Download - Sim week 03 chapter 01

Management Information System Industrial Engineering Department

W e e k

I T T E L K O M

3

Data, Informasi dan Manajemen Informasi

C h a p t e r 1

Program Studi Sistem Informasi

Murahartawaty Management Information System

DEFINISI DATA

• Data adalah fakta-fakta mentah atau deskripsi-deskripsi dasar dari hal, event, aktivitas, dan transaksi yang ditangkap, direkam, disimpan, diklasifikasikan, tetapi tidak diorganisasikan untuk tujuan spesifik tertentu.

• Contoh : umur, nilai test, kode mata kuliah, nama orang tua, jumlah pasien, warna mobil, luas tanah, ukuran sepatu, jenis rambut, harga motor.


KLASIFIKASI DATA

• Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu; misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.

• Teks adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tak tergantung masing-masing item secara individual. Contoh teks adalah artikel koran.

• Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.

• Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrumen musik, suara orang atau suara binatang, gemericik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio.

• Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.


Contoh Data

• Contoh data teks: Artikel Koral

Contoh data Citra (image)


Definisi Informasi

• Data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut (McFadden, 1999).

• Menurut Davis (1999), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang


Ilustrasi

• Bandingkan 6.30 27 6.32 28 6.34 27 dengan:

Adakah artinya?

Terjadi kenaikan suhu 10C pada pukul 6.30 – 6.32.

Waktu Suhu

6.30 27

6.32 28

6.34 27


CONTOH INFORMASI

• Nama-nama mahasiswa dengan nilai rata-rata

• Nama-nama konsumen dengan saldo bank

• Jumlah gaji dengan jumlah jam bekerja

• Rata-rata IPK lulusan periode wisuda Oktober,

• Jadwal kuliah semester genap

• Peringkat mobil terlaris Tahun 2011


Makna Informasi

• Makna informasi itu bersifat relatif terhadap pemakai.• Bagi seseorang informasi itu bermakna, tetapi bagi

orang lain mungkin tidak.


DATA tidak memiliki makna yang melekat. Data baru baru memiliki arti (menjadi INFORMASI) setelah kita tafsirkan melalui 5K.•Kondensasi: meringkas data, menghilangkan kedalaman yang tidak dibutuhkan.•Kontekstualisasi: memahami kenapa data dikumpulkan.•Kalkulasi: analisa data•Kategorisasi: satuan analisa diketahui.•Koreksi: Kesalahan dihilangkan

DATA MENJADI INFORMASI


PERBEDAAN PENDAPAT

• Bagi Sosiolog, fakta tidak dibentuk secara alamiah, tetapi merupakan sesuatu yang dibentuk atau dikonstruksi. Setiap orang bisa mempunyai konstruksi yang berbeda-beda atas suatu fakta, tergantung pada pengalaman, preferensi, pendidikan tertentu, dan lingkungan pergaulan atau sosial tertentu.

• Berarti, sudah ada proses interpretasi manusia melalui pengetahuan sebelumnya dalam mengumpulkan data (Eriyanto, Analisis Framing, 2002).


Data Penjualan Produk di Supermarket

Grafik perbandinganpenjualan produk yang

Promosinya gencar dengan yang tidak

CONTOH KONVERSI

KONDENSASI


DEFINISI PENGETAHUAN

• Pengetahuan terdiri dari informasi yang sudah diorganisasikan dan diproses untuk memperoleh pemahaman, pengalaman, pembelajaran yang terakumulasi, sehingga dapat diaplikasikan dalam masalah atau proses bisnis tertentu.

• Dalam organisasi tidak hanya berada dalam dokumen dan tempat penyimpanan, tetapi juga di dalam kebiasaan sehari-hari, proses, praktek dan norma. (Davenport dan Prusak, 1997)


DATA – INFORMASI - PENGETAHUAN

• Data merupakan hasil pengamatan langsung terhadap suatu kejadian atau suatu keadaan; ia merupakan entitas yang dilengkapi dengan nilai tertentu.

• Informasi merupakan kumpulan data yang terstruktur untuk memperlihatkan adanya hubungan antarentitas.

• Pengetahuan merupakan model yang digunakan manusia untuk memahami dunia, dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia


EXAMPLE 1

• Data: Lampu kuning menyala.

Informasi: Tanda harus mulai mengerem mobil.

Pengetahuan: Saya harus mulai menginjak rem, jika tidak saya bisa ditilang. Tapi banyak orang di Jakarta justru mempercepat mobilnya sebelum lampu merah menyala, jika saya tidak mempercepat mobil, saya bisa ditabrak dari belakang.


EXAMPLE 2

• Data : Suhu udara di ruang kelas saat ini 20 °CInformasi : Ruang kelas dinginPengetahuan : Mahasiswa yang sedang flu sebaiknya memakai jaket dan Mahasiswa yang kedinginan memakai jaket

• Data : Nilai mata kuliah SIM dapat DInformasi : Tidak Lulus mata kuliah SIMPengetahuan : Hanya bisa mengulang tahun depan


Komponen-komponen Pengetahuan

• Intuisi• Kebenaran dasar (ground truth)• Kemampuan membuat penilaian (judgment)• Pengalaman• Asumsi• Kepercayaan • Intelejensi


Contoh Asumsi

• Krisis ekonomi menyebabkan pasar menyusut

• PT A. Asumsi: daya beli masyarakat akan turun. Karena itu harga produk harus diturunkan lebih rendah dari perusahaan lain.

• PT B. Asumsi: penurunan harga akan menyebabkan masyarakat mempersepsi produk sebagai kurang bermutu. Karena itu ketika banyak perusahaan menurunkan harga, PT B justru mempertahankan harga tinggi.


Kategori dari Pengetahuan

• Pengetahuan Tasit (Tacit Knowledge): sulit diartikulasikan, diformalkan dan disimpan. Pengetahuan ini tersimpan di kepala orang. Bagian tasit dari pengetahuan dikembangkan melalui proses uji-coba di dalam praktek.

• Pengetehuan Eksplisit (Explicite Knowledge): bisa dikodifikasikan dan ditransmisikan secara sistematis dan dengan bahasa yang formal di dalam: dokumen, basisdata, web, surat elektronik, diagram.


Aliran informasi = Aliran Pengetahuan??


Kandungan Informasi

• Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.

• Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.

• Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada.

• Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar

• Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, sehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.


Data, Informasi, & Pengetahuan


Information Overload

• Definisi: receiving too much information

Menerima informasi melebihi dari yang dapat di serap atau diartikan sebagai informasi yang berlebihan.

• Information Processing Requirements > Information Processing Capacities

Quantity of information > the amount of time given to process it.

Kapasitas = Kemampuan Berpikir Individu

Information overload Cognitive Overload Information Processing Quality of decision making


Kurva Information Overload


Penjelasan Inverted u curve

• Little or no information, individuals have little or nothing to process and consequently make poor decisions.

• Amount of information increases, so too does information processing and the quality of decision-making. However, after a certain point is reached, the decision-maker has obtained more information than he can process, information overload has occurred and decision-making ability decrease.


Overload Situation

• Information Retrieval, Organization– Searching on the Internet, Evaluating the variety of

product functions

• Decision Process– Supermarkets (choice of product), price setting,

advertising media selection

• Communication Process– Bulletin Board, Face to face discussions, E-mail


Information Overload


Penyebab Information Overload

• People : quantity of information to be processed > the individual can process in the time available for processing – Dipengaruhi oleh tingkat pendidikan,

pengalaman, motivasi

• Technology– push e-mail , intranet, extranet, Internet , rise

in number of television channels, various distribution channels for the same content


Penyebab Information Overload

• Organization – Lack of standard operating procedures , no internal

communications strategy

• Process/Task – Complexity of tasks, time pressure, unclear goal of

task, inability to recognize when the task is complete

• Information Attribute– number of items comprising information, uncertainty of

information (info needed versus info available), ambiguity of information, complexity of information, unknown reliability of source of information .


Efek Information Overload

• Kita kehilangan fokus karena terlalu banyak pilihan dan infomasi, kemampuan mensintesis data tiba-tiba lenyap karena menyadari kita tidak mampu memproses semua data itu dalam waktu bersamaan. (Produktivitas menurun)

• Ketika dalam waktu singkat, secara bersamaan otak menyerap banyak data yang berlainan, maka terjadilah Overload Cognitif, akhirnya kita dipaksa berfikir untuk merencanakan melakukan banyak hal dalam waktu bersamaan padahal dalam dunia nyata hanya sedikit yang bisa kita kerjakan dalam satu waktu (Stress)


Solusi: People (Reactive)

• Filtering – focusing attention only on the most useful and essential information

• Prioritizing – determining and approaching most important tasks first

• Limiting – not being seduced by thinking that more information is better

• Satisficing – seeking “good enough” solutions; not perfection (Simon 1979)

• Altering – changing perception of a task by performing it in a different way or place


Solusi: People (Proactive)

• Create a personal system for storing and retrieving information (i.e. notebook, planner, system for filing and organizing email)

• Do not overwhelm yourself with a waste-not want-not mentality; throw it away or delete it

• Time management training

• Thinking and decision making skills

• Creativity, innovation and risk taking


Solusi: Technology

• Offer technology training (i.e. database management, search engines, data storage and retrieval)

• Spend more time and money improving user ability to operate technology fully and successfully (as opposed to buying more and better technology)

• Use filters to eliminate spam

• When possible, leave cell phones and laptops behind


Solusi: Organization

• Prevent broadcasting of messages to all employees

• Offer decision-making models or templates that workers can use

• Standardize communication by creating memo and email templates that allow readers to quickly assess topic

• Use a well-coordinated team approach to share the burden of information processing;


Solusi: Process/Task

• Limit time with TV (eliminate cable or satellite)

• Limit time on internet

• Limit time following the news


Solusi: Information Attribute

• Use charts, graphs and other graphical representations

• Summarize content in the beginning of the communication

• Use headers to introduce and divide content

• Limit web page content to one or two screen


KUALITAS INFORMASI

• Time Dimension• Ketepatan waktu: Informasi harus

tersedia ketika dibutuhkan.• Kekinian: Informasi harus selalu baru

ketika disediakan.• Frekuensi: Informasi harus tersedia

sesering yang dibutuhkan.• Periode waktu: Informasi harus

tersedia untuk periode waktu lampau, sekarang, dan masa depan.


Kualitas Informasi

Content Dimension• Keakuratan: Informasi harus bebas dari kesalahan.

• Relevansi: Informasi harus berhubungan dengan kebutuhan informasi dari penerima tertentu untuk situasi tertentu.

• Kelengkapan: Semua informasi yang dibutuhkan harus tersedia.

• Cakupan: Informasi dapat memiliki cakupan yang sempit dan luas, atau untuk fokus internal dan eksternal.

• Kinerja: Informasi dapat menunjukkan kinerja dengan mengukur aktivitas yang diselesaikan, kemajuan yang dicapai, atau sumber daya yang diakumulasi.


Kualitas Informasi

Form Dimension (dimensi bentuk informasi)• Kejelasan: Informasi harus tersedia dalam bentuk

yang mudah dipahami.

• Rinci: Informasi dapat disediakan dalam bentuk rinci dan ringkasan.

• Urutan: Informasi dapat disusun dalam urutan yang telah ditentukan.

• Presentasi: Informasi dapat disajikan dalam bentuk narasi, numerik, grafik, atau bentuk lainnya.

• Media: Informasi dapat disediakan dalam bentuk dokumen tercetak, tampilan video, atau media lainnya.


PILAR INFORMASI

• Akurat berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

• Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

• Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.


MANAJEMEN INFORMASI

• Manajemen Informasi adalah teknik pengaturan atau organisasi agar informasi mudah dicari dan digunakan kembali oleh pemakai.

• Yang termasuk dalam proses manajemen informasi, antara lain, pengumpulan informasi, pengolahan informasi, kemas ulang informasi, dan temu kembali informasi.


MANAJEMEN PENGETAHUAN

• KM adalah teknik membangun suatu lingkungan pembelajaran (learning environment), sehingga orang-orang di dalamnya terus termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat. Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan, antara lain, pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi), dan berbagi pengetahuan.

• Secara sederhana dapat disimpulkan, KM mengurusi agar manusia di dalamnya terus produktif belajar dan berbagi pengetahuan (knowledge sharing) yang dimiliki. Adapun IM mengurusi informasi agar terkumpul, terorganisasi, dan mudah dicari serta digunakan. Informasi akan menjadi input bagi orang lain dan diolah menjadi pengetahuan baru.


MANAJEMEN PENGETAHUAN

• KM adalah teknik membangun suatu lingkungan pembelajaran (learning environment), sehingga orang-orang di dalamnya terus termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat.

• Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan, antara lain, pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi), dan berbagi pengetahuan.


IM VERSUS KM

• Secara sederhana dapat disimpulkan, KM mengurusi agar manusia di dalamnya terus produktif belajar dan berbagi pengetahuan (knowledge sharing) yang dimiliki.

• Adapun IM mengurusi informasi agar terkumpul, terorganisasi, dan mudah dicari serta digunakan. Informasi akan menjadi input bagi orang lain dan diolah menjadi pengetahuan baru.

Download - Sim week 03 chapter 01

Top Related