SISTEM
PERATURAN PERUNDANGAN UNDANGAN
1. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
2. PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN
PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN
2009 TENTANG KEARSIPAN
3. UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN
PERUSAHAAN
4. UU NO 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI
TRANSAKSI ELEKTRONIK
5. UU NO 14 TAHUN 2008 TENTANG KETERBUKAAN
INFORMASI PUBLIK
RUANG LINGKUP ARSIP
ARSIP
ARSIP DINAMIS
AKTIF INAKTIF
ARSIP VITAL
ARSIP STATIS
HIRARKI ARSIPARSIP
ARSIP DINAMIS AKTIF
ARSIP DINAMIS INAKTIF
TIDAK BERNILAI GUNA BERNILAI GUNA PERMANEN
ARSIP STATIS
ARSIP DINAMIS
ARSIP USUL MUSNAH
EVIDENSIAL INFORMASIONAL
TERMINOLOGI ARSIPYANG BARU
ARSIP
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagaibentuk dan media sesuai dengan perkembanganteknologi informasi dan komunikasi yang dibuat danditerima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalampelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara.
TERMINOLOGI ARSIPYANG BARU
ARSIP DINAMIS
Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
ARSIP STATIS
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.
ARSIP VITAL
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
TERMINOLOGI ARSIPYANG BARU
ARSIP AKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
ARSIP INAKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
TERMINOLOGI ARSIPYANG BARU
ARSIP TERJAGA
Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
ARSIP UMUM
Arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Arsip sebagai bahan
akuntabilitas kinerja
dan alat bukti yang sah
Arsip sebagai
pertanggungjawaban nasional
bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Akuisisi
Pengolahan
Preservasi
Akses
struktur
isikonteks
Kegiatan/Peristiwa
Penciptaan
Pemeliharaan
Penggunaan
Penyusutan
PENGELOLAANARSIP
a. Menjamin terciptanya arsip;
b. Menjamin ketersediaan arsip;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip;
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat;
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban;
g. Menjamin keselamatan aset nasiona;
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Arsip sebagai bahan
akuntabilitas kinerja
dan alat bukti yang sah
Arsip sebagai
pertanggungjawaban nasional
bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Akuisisi
Pengolahan
Preservasi
Akses
struktur
isikonteks
struktur
isikonteks
Kegiatan/Peristiwa
Penciptaan
Pemeliharaan
Penggunaan
Penyusutan
PENGELOLAANARSIP
a. Menjamin terciptanya arsip;
b. Menjamin ketersediaan arsip;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip;
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat;
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban;
g. Menjamin keselamatan aset nasiona;
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.
SUMBER DAYA
PEMBINAAN
KEBIJAKAN
DINAMIS
STATIS
SKN
SIKN
JIKN
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL
Suatu sistem yang membentuk pola hubunganberkelanjutan antarberbagai komponen yangmemiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang salingmempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional
Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakansarana jaringan informasi kearsipan nasional
Sistem jaringan informasi dan saranapelayanan arsip secara nasional yang dikelolaoleh ANRI
12
a. Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah
c. Menjamin pengelolaan arsip yang andald. Menjamin pelindungan kepentingan
negara dan hak–hak keperdataan rakyat
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BERTUJUAN
13
d. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional
e. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip
f. Menjamin keselamatan aset nasionalg. Meningkatkan kualitas pelayanan publik
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BERTUJUAN
Problem Retensi Arsip
• Kebiasaan menyimpansemua arsip hasil kerja(penting & tidak)
• Kontrol laju pertambahanarsip sulit karena arsippenting & tidak, bercampur
• Menimbulkan kurangnyaefisiensi dan efektivitas kerja
PENCIPTA
ARSIP
LEMBAGA
NEGARA
PEMERINTAH
DAEARH
LEMBAGA
PENDIDIKAN
PERUSAHAANORGANISASI
MASYARAKAT
PERSEORANGAN
ORGANISASI
POLITIK
PENCIPTAAN
PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN
PENYUSUTAN
ARSIP DINAMIS
LEMBAGA
KEARSIPAN
ARSIP NASIONAL
REPUBLIK
INDONESIA
ARSIP
DAERAH
PROVINSI
ARSIP
DAERAH
KAB/KOTA
ARSIP
PERGURUAN
TINGGI
PENCIPTAANPENGGUNAAN &PEMELIHARA
ANPENYUSUTAN AKUISISI PENGOLAHAN PRESERVASI
LAYANAN/AKSES
ARSIP STATIS
ARSIP PERGURUAN TINGGIPasal 27
(1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi(2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi(3) Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan(4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari :a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; danb. Ciivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi(UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
arsip
tekstual
media baru
foto
film
video
audio
elektronik
bentukkhusus
peta
gambararsitektur
poster
Arsip dilihat dari bentuknya :
18
KONSEP AUTENTISITAS DAN RELIABILITAS ARSIP
• Struktur
Jenis, format, bentuk susunan naskah dinas
• Konteks
Kewenangan, pejabat yang berwenang
• Konten
Tugas pokok, fungsi unit kerja
Pendekatannya (Pengelolaan)
arsiparsip elektronik
perubahan dari satu sistempengetahuan ke sistem pengetahuan yang lain dibutuhkan pengetahun
komplementer tentang komputer
dibutuhkan pengetahun dasar tentang arsip
20
Perkembangan kemajuan IPTEK terutama dibidang teknologi informasi dankomunikasi atau dibidang industri komputer telah menimbulkan spesialisasibaru dalam profesi kearsipan, dan kondisi ini harus dijadikan peluang bagikemajuan di dunia kearsipan
PROSES ARSIP ELEKTRONIK
1.DIGITALISASI
2.ALIH MEDIA
3.ELEKTRONIKISASI
AUTOMATION RECORDS
MANAGEMENT
1. INFORMATION INTEGRITY
2. FINDING FILES (INDEXING)
3. SECURITY AND PRIVACY
4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL
VALUE)
5. SCHEDULING/DISPOSAL
6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL
7. LINKS TO PAPER FILES
8. BACKUPS
RON ELLIOT
CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT
℮-arsip
• ℮-arsip adalah electronik file generally consistof any collection of information that isrecorded in a code that can be stored by acomputer and stored on some medium forretrieval viewing and use ..Patricia E. Wallace,Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, RecordsManagement: Integrated Information System,1992
23
℮-arsip adalah pada umumnya arsip elektronikterbagi dalam beberapa kumpulan informasiyang direkam dalam kode yang dapatdisimpan dalam komputer dan dalambeberapa media untuk dilihat kembali dandipergunakan.
24
UU NOMOR 11 TAHUN 2008
TENTANG
Informasi Transaksi Elektronik
• Informasi Elektronik adalah satu atau
sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi
tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta,
rancangan, foto, elektronik data interchange
(EDI), surat elektronik (electronic mail),
telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya,
huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau
perforasi yang telah diolah yang memiliki arti
atau dapat dipahami oleh orang yang mampu
memahami;
surat
item
file
records
archives
KUMPULAN
INFORMASI
prosesdasar
input
data surat
disimpan
data file
disimpan
data records
disimpan
data archives
a
b
b
file
ya
Stop/drop
nilai
ya
tdkmusnah
nilaitdkmusnah
Aktivasielektronik
Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip :
input input input
27
data direktory/cloud
prosesdasar
input
data surat
aktivasielektronik
disimpan
data file
aktivasielektronik
disimpan
data records
aktivasielektronik
disimpan
data archives
a
b
b
file
ya
nilai
ya
tdkmusnah
nilaitdkmusnah
Aktivasielektronik
Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip :
28
Stop/drop
data direktory/cloud
Caraka /
Pos
(masuk)
Digitasi
PenyimpananArsip Non-elektronik
PUSAT
BERKAS
(CENTRAL
FILE)
“PENGOLAH
ARSIP”
“PENGOLAH
ARSIP”
komunikasi
kedinasan
elektronik
APLIKA
SI
KEARSI
PANRegistrasi
Caraka /
Pos
(keluar)
Surat
elektronik
(e-mail)INTERNET
Kontrol
Operasi
Penyimpanan
Arsip
Elektronik
PEMINDAHAN
ARSIP INAKTIF
TERIMA KASIH