Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 2
Isi Kandungan
Perkara Muka Surat Pengenalan 4
BAB A | Pengurusan Dan Kawalan Sistem
Pengurusan sistem SPA 6
Fungsi dan tanggungjawab pentadbir 8
Sistem Kod 13
BAB B | Pendaftaran Aset Alih Kerajaan
Aliran pendaftaran aset 17
Pengesahan data oleh Pegawai 19
BAB C | Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan 20
Penempatan Aset 21
Carta alir proses kerja penempatan aset 22
Pergerakan aset 23
Carta alir proses kerja pergerakan aset 25
Pemeriksaan aset 26
Proses kerja pemeriksaan aset 28
BAB D | Penyelenggaraan aset alih
Penyenggaraan aset 30
Proses kerja penyenggaraan cegahan 32
Proses kerja penyenggaraan pembaikan 33
Carta alir proses kerja aduan hingga pembaikan 34
Penambahan, penggantian dan naiktaraf 35
BAB E | Pelupusan dan Kehilangan
Pelupusan aset 36
Modul pelupusan di dalam sistem SPA 37
Proses kerja pelupusan 39
Kehilangan dan hapuskira 41
Proses kerja dan tugas urusetia 42
BAB F | Pengurusan Stor.
Pengenalan dan kumpulan pengguna 44
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 3
Kawalan Stok 47
Paras Stok 49
Rekod Lajer Stok 51
Carta Alir Proses Penerimaan Barang 54
Permohonan Pengeluaran Barang 54
Kawalan dan verifikasi stok 58
Pelupusan dan Hapuskira 59
Laporan Stor 60
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 4
Kementerian Kewangan Malaysia
PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR BERDASARKAN PENGGUNAAN
SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)
1. Pendahuluan.
1.1 Manual perlaksanaan Sistem SPA ini diadakan bagi memudahkan pelaksanaan
penggunaan sistem SPA di dan Agensi di bawahnya. Panduan ini buat sejajar
dengan dasar kerajaan dan memenuhi kehendak semua peraturan dan Tatacara
Pengurusan Aset Alih (TPA) dan stor yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan
Malaysia dan agensi-agensi kerajaan yang lain yang masih berkuatkuasa.
1.2 Adalah diharapkan panduan ini dapat membantu kakitangan MOF dan Agensi di
bawahnya menjalankan tugas serta menjadi sumber rujukan Unit Pengurusan
Aset dan stor di Kementerian Kewangan Malaysia.
1.3 Panduan ini juga mengimbil kira kesesuaian suasana dan persekitaran di
Kementerian Kewangan Malaysia.
2. Latarbelakang SPPA.
2.1 Pelbagai usaha telah diadakan supaya pengurusan aset dan stor dapat
dipertingkatkan dan yang terbaharu Bahagian Kawalan dan Pemantauan,
Kementerian Kewangan Malaysia telah mengemaskini secara menyeluruh
peraturan pengurusan aset alih dengan mengeluarkan satu pekeliling
baru ia itu. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007- Tatacara
Pengurusan Aset Alih. Ia merupakan satu pekeliling baru yang mengabung
dan mengemaskini pekeliling lama supaya lebih teratur dan bersesuaian
dengan keadaan semasa. Satu pendekatan baru perlu diambil bagi
memastikan aset-aset kerajaan diselenggara dengan cekap dan teratur supaya ia
dapat digunakan untuk memakmurkan rakyat. Di era teknologi maklumat ini,
tiba masanya pengurusan aset kerajaan berubah dari kaedah traditional (cara
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 5
manual) kepada pengurusan aset dan stor berkomputer. Ini dirasakan
merupakan satu pendekatan yang terbaik bagi menggantikan sistem manual
yang lambat dan rumit.
2.2 Sistem SPA ini terbahagi kepada dua komponen ia itu Sistem MyAsset dan
Sistem Mystore. Sistem SPA meliputi semua aspek pengurusan aset alih dan
inventori berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) (Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling-
pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan aset alih. Manakala sistem Mystor
meliputi semua aspek pengurusan stor berdasarkan Panduan Perbendaharaan |
Tatacara Pengurusan Stor (TPS), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain
yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor.
2.2.1. Modul Sistem SPA |Pengurusan Harta Modal dan Inventori.
2.2.2. Modul Sistem SPA | Pengurusan Stor.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 6
BAB A | PENGURUSAN DAN KAWALAN SISTEM.
3. Pengurusan Sistem SPA
3.1. Kuasa pelaksanaan keseluruhan sistem ini adalah dibawah kuasa Ketua
Setiausaha Perbendaharaan , selaku Pegawai Pengawal. (PP 02/2007). Sistem ini
memberi keutamaan keselamatan maklumat dan kebolehpercayaan data. Pada
dasarnya, semua maklumat dan data yang terdapat di dalam sistem ini tidak
boleh diubah, dipadam atau dipindahkan. Pengubahan, pemadaman dan
perpindahan. maklumat dan data hanya boleh dilakukan oleh mereka yang
diberi kuasa laluan sebagai Admin SPA.
3.2. Bagi memastikan kesahihan dan keberkesanan pelaksanaan sistem ini, Pegawai
Pengawal boleh melantik seorang pegawai kanan untuk mengetuai pelaksanaan
Sistem SPA ini bagi memantau pelaksanaan sistem dan juga bagi menjaga
keselamatan sistem ini, samada dari segi merekod, mengemaskini ‘editing’,
penyimpanan dan penghapusan maklumat.
3.3. Disamping itu MOF juga telah mewujudkan jawatankuasa bagi mentadbir dan
mengawasi pengurusan aset dan stor. Fungsi dan tanggungjawab jawatankuasa
tersebut adalah seperti berikut;
3.3.1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan
oleh Pegawai Pengawal. JKPAK merupakan Jawatankuasa tertinggi yang
akan menentukan dasar dan melaksanakan pemantauan sepenuhnya
perlaksanan sistem pengurusan aset dan stor di Kementerian Kewangan
Malaysia. JKPAK akan menjalankan fungsinya berdasarkan kehendak
SPP 5 Tahun 2007. Di samping itu segala urusan berkenaan dengan
pengurusan sistem SPA adalah tanggungjawab jawatankuasa ini.
Sebarang perubahan dasar dan pelaksanaan perlu dirujuk dan mendapat
kelulusan terlebih dahulu dari jawatankuasa ini.
3.3.2. Jawatankuasa ini (jika perlu) boleh membentuk jawatankuasa kecil bagi
memastikan keberkesanan dan pelaksanaan pengurusan aset alih dan
stor di cawangan atau bahagian masing-masing.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 7
3.3.3. JKPAK juga boleh mencadangkan kepada Pegawai Pengawal untuk
melantik mana-mana pegawai yang dianggap sesuai untuk menjadi
“Pentadbir-Pentadbir” kepada sistem ini.
Pentadbir-Pentadbir kepada sistem ini dipanggil ;
(a) Admin SPA
(b) Admin Mystor
(c) Admin Kod
(d) Admin Lokasi
(e) Admin Verifikasi (pemeriksaan teknikal)
(f) Admin Penempatan
(g) Admin Penyenggaraan
(h) Admin Pemeriksa.
(i) Admin Pelupusan.
(j) Admin Kehilangan.
(k) Admin SPA (Cawangan)
Di mana semua ‘admin’ yang disebut di atas mempunyai fungsi dan
tanggungjawab seperti yang akan diterangkan di bawah.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 8
4. Fungsi dan tanggungjawab pentadbir (‘admin)’ di dalam sistem SPA adalah seperti
berikut;
4.1. Admin SPA
“Admin SPA” merupakan pentadbir tertinggi yang mengurus sistem ini. “Admin
SPA” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan pegawai yang mempunyai
akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya ke atas
pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:-
(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan “Admin SPA”
(b) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada
mana-mana pegawai dan kakitangan MOF untuk menggunakan
sistem ini.
(c) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-
mana pegawai dan kakitangan MOF yang diberi laluan
menggunakan sistem ini.
(d) Berkuasa mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi
dan maklumat di dalam sistem ini.
(e) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan
maklumat di dalam sistem ini.
4.1.1 Pelantikan “Admin SPA”
Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Admin SPA”. Jumlah
pelantikan hendaklah dihadkan kepada 3 hingga 6 orang sahaja.
Pelantikan secara tetap boleh dibuat berdasarkan jawatan dan mereka
yang mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab pengurusan
Aset Alih dan Stor di MOF.
4.2. Admin Mystor
“Admin Mystor” merupakan individu atau sekumpulan individu yang
mempunyai laluan dan kuasa penuh terhadap sistem MyStor. I a
bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-
(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Pegawai Stor
(b) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Penyelenggara Stor
(c) Boleh mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan
maklumat di sistem MyStor sahaja.
(d) Mengawal Kod barang dan kod lokasi penyimpanan di stor.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 9
4.2.1. Pelantikan “Admin Mystor”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli
“Admin SPA” untuk membuat pelantikan “Admin Mystor”, berdasarkan
jawatan dan mereka yang mempunyai hubungan kerja dengan
pengurusan stor di Kementerian Kewangan Malaysia.
4.3. Admin Kod
4.3.1. Sistem Koding
Koding adalah merupakan elemen penting didalam Sistem ini. Koding
digunakan sebagai pengenalan kepada sesuatu alat atau barang. Untuk
mengujudkan satu sistem yang mantap dan sistematik, pemantuan
dalam mewujudan dan penggunaan koding adalah perlu diutamakan.
Kegagalan mengawasi pelaksanaan sistem koding boleh menjejaskan
kelancaran sistem ini.
Dalam sistem ini terdapat beberapa klasifikasi koding digunakan; ia itu
Kod Pengenalan Organisasi, Kod Aset Alih dan Inventori, Kod Stor dan
Kod Lokasi.
Sistem ini telah memberi kuasa kepada pemegang “Admin Kod” untuk
mengujud, mengubah, menambah dan membatal kod-kod didalam
system ini.
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli
“Admin SPA” untuk membuat pelantikan “Admin Kod”, berdasarkan
jawatan dan pengetahuan mereka. Admin Kod akan bertanggung jawab
terhadap pengurusan kod aset/barang di MOF. Admin Kod akan
memastikan semua kod-kod aset/barang yang digunakan adalah
sistematik dan sesuai.
4.3.2. Pentadbir Kod Aset Alih dan Inventori
Pentadbir Kod Aset Alih dan Inventori akan bertanggungjawab;
(a) menentukan sistem koding yang digunakan.
(b) Memastikan koding yang digunakan adalah sesuai,
berkesan, mudah dibaca,mudah difahami dan teratur
(c) mempunyai kuasa untuk mengujukan kod baru, mengubah
dan menghapus kod asset alih dan inventori.
(d) Menyimpan senarai Kod Aset Alih dan Inventori.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 10
4.3.2.1. Mana-mana ahli “Admin SPA” telah diberi kuasa pelantikan
“Admin Kod”, boleh melantik mereka yang mempunya
pengetahuan dan pengalaman untuk menjalankan tugas ini.
4.3.2.2. Bagi membantu pentadbir kod, Admin SPA juga boleh melantik
beberapa pegawai dan kakitangan untuk mengujudkan kod
berdasarkan kategori aset alih dan inventori mengikut
pengetahuan dan pengalaman mereka.
4.4. Admin Lokasi
“Admin Lokasi” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai
laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat kod lokasi penempatan aset.
(a) Mendaftar kod lokasi, mengemaskini dan mengawal kod lokasi yang
telah didaftarkan.
4.5. Admin Verifikasi (Pegawai Pengesah).
“Admin Verifikasi” merupakan individu atau sekumpulan individu yang
mempunyai laluan dan kuasa untuk mengesahkan maklumat aset alih yang
didaftar oleh kerani aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-
(a) Membuat semakan kepada data dan aset yang didaftarkan.
(b) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang telah
dimasukkan oleh Kerani aset.
(c) Memastikan data dimasukkan adalah benar dan mengikut spesifikasi
yang ditetapkan.
(d) Pegawai yang dilantik juga berhak membuat kemaskini dan
memadam rekod yang telah disahkan.
4.6. Admin Penempatan
“Admin Penempatan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang
mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat penempatan. Ia
bertanggungjawab dan di beri kuasa bergantung kepada tapisan data atau
maklumat yang dibenarkan untuk dikemaskini. Bidang kuasa admin penempatan
adalah seperti berikut;-
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 11
(a) Mengemaskini rekod penempatan kepada aset-aset yang
dipertanggungjawab ke atasnya (mengikut level akses yang
dibenarkan).
(b) Mencetak rekod penempatan dan mengambil tandatangan pegawai
bertanggungjawab kepada penempatan yang dibuat (KEW.PA-2).
(c) Mencetak KEW.PA-7 (Senarai Aset dilokasi).
4.7. Admin Penyelenggaraan
“Admin penyelenggaran” merupakan individu atau sekumpulan individu yang
mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini. Ia bertanggungjawab dan di
beri kuasa untuk :-
(a) Membuat kemaskini rekod penyelenggaraan kepada aset yang
dipertanggungjawab ke atasnya.
(b) Membuat cetakan rekod penyelenggaraan di kad KEW.PA-14
(c) Membuat pengistiharan dan pengumpulan data kepada aset-aset
yang perlu penyelenggaraan (KEW.PA-13).
(d) Merekod aduan kerosakan peralatan (KEW.PA-9).
4.8. Admin Pemeriksaan.
“Admin pemeriksaan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang
mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini rekod pemeriksaan. Ia
bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-
(a) Membuat kemaskini rekod pemeriksaan kepada aset.
(b) Cetak maklumat dan laporan pemeriksaan yang telah dibuat.
4.9. Admin Pelupusan.
“Admin pelupusan” merupakan urusetia pelupusan yang mempunyai laluan dan
kuasa mengemaskini rekod pelupusan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri
kuasa untuk :-
(a) Mengumpul dan menyediakan senarai aset untuk tujuan pelupusan.
(b) Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan pelupusan.
(c) Menyediakan dan mengemaskini dokumen laporan Lembaga
Pemeriksa.
(d) Mengemaskini keputusan pelupusan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 12
4.10. Admin Kehilangan.
“Admin kehilangan” merupakan urusetia kehilangan yang mempunyai laluan
dan kuasa untuk mengemaskini rekod kehilangan aset. Ia bertanggungjawab dan
di beri kuasa untuk :-
(e) Menerima dan merekod laporan kehilangan.
(f) Menyediakan laporan awal dan laporan akhir kehilangan.
(g) Mengemaskini semua dokumen yang berkaitan kehilangan.
(h) Mengemaskini keputusan hapuskira.
4.11. Admin SPA (Cawangan).
“Admin SPA” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan pegawai yang
mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya
ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:-
(a) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada mana-
mana pegawai dan kakitangan MOF di cawangannya.
(b) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-mana
pegawai dan kakitangan MOF yang diberi laluan menggunakan
sistem ini di cawangannya .
(c) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat
di cawangannya.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 13
5. Sistem Klasifikasi Kod Kementerian Kewangan Malaysia
Penerangan sistem kod yang digunakan.
5.1. Sistem Kod yang digunakan.
No Kod Definasi Kod
1 KK Kod Kementerian.
2 BKP10 Kod bahagian
3 H / I H | Harta Modal dan I | Harta Inventori.
4 07 Tahun perolehan aset
5 0001 Bil atau nombor siri aset
6 001002003 Kod klasifikasi aset
DB | SB |LH | HD Kaedah Perolehan atau penerimaan aset
* DB : Beli, LH: Lucut Hak, SB: Sewa Beli, HD: Hadiah
5.1.1 Susunan No Siri Pendaftaran Harta Modal.
KK/BKP10/H/07/0001/001002003/HD
5.1.2. Susunan No Siri Pendaftaran Harta Inventori.
KK/BKP10/I/07/0001/001004003/HD Contoh Label: Saiz Label : 6cm x 3.5cm
KEMENTERIAN
KEWANGAN MALAYSIA
HAK KERAJAAN MALAYSIA
KK/BKP10/H/07/001/001002003/HD
KOMPUTER PERIBADI NO SIRI : X0029OO029KY
TARIKH PEROLEHAN : 03-12-2007
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 14
5.2. Kod Aset (Harta Modal dan Inventori).
Kategori Sub Kategori Jenis
XXX XXX XXX
999 Kategori 999 Sub Kategori 999 Jenis
** Rujuk lampiran kod aset.
Contoh kod :
Kategori Sub Kategori Jenis
001 002 003
Peralatan/Kelengkapan Komputer
Komputer Komputer Peribadi
Oleh Yang Demikian Kod Bagi Komputer Peribadi Acer ialah | 001002003 Keterangan | Kod Aset 5.2.1 Klasifikasi kod.
Sistem kod bagi pengkelasan aset yang digunakan adalah dengan menggunakan format 3 | 3 | 3 dimana agensi boleh mewujudkan 999 kategori kod,999 sub kategori bagi satu kod dan 999 jenis bagi setiap sub kategori.
5.2.2 Kawalan Kod.
Sistem kod yang diwujudkan dikawal oleh admin kod yang dilantik oleh Admin SPA. Di mana hanya admin kod yang dilantik sahaja dibenarkan untuk mengemaskini dan menambah kod sedia ada. Fungsi Admin Kod rujuk perkara 4.3.2.
5.2.3 Permohonan Kod Baru.
Semua kod baru yang ingin diwujudkan oleh pendaftar aset perlu dirujuk kepada admin kod. Permohonan kod baru perlu di salurkan terus kepada admin kod yang di lantik.
1 2 3
Klasifikasi Kod Jenis Aset
Klasifikasi Kod Kategori Aset
Klasifikasi Kod Sub Kategori Aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 15
5.3. Koding lokasi. 5.3.1. Bangunan.
Kod Definasi Kod
160101 Kod Cawangan (tidak boleh diubah)
BGN Kod Bangunan (tidak boleh diubah)
BS Blok Selatan
01 Aras 1
011 Bilik Gimnasium
Contoh : Bilik Ketua Pengarah | 160101/BGN/BS/01/011
5.3.2. Kawasan.
Kod Definasi Kod
160101 Kod Cawangan (tidak boleh diubah)
KAW Kod Kawasan (tidak boleh diubah)
P001 Lot Parking 01
Contoh : Lot Parking 01 I 160101/KAW/P001
Keterangan | Kod Lokasi 5.3.3 Klasifikasi kod Lokasi.
Kod lokasi di kelaskan mengikut kod di dalam bangunan seperti di perenggan 5.3.1 dan kod di kawasan seperti diperenggan 5.3.2. Oleh yang demikian pengawal dan pendaftar kod lokasi perlu memberi pecahan kod yang sesuai seperti yang telah ditetapkan.
5.3.4 Kawalan Kod Lokasi.
Kod lokasi dikawal oleh admin yang dilantik di setiap cawangan. Hanya penambahan lokasi di cawangan itu sahaja yang boleh dibuat oleh pegawai yang dilantik.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 16
BAB B | PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN.
6. Pendaftaran Aset Alih.
6.1. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
6.1.1. Harta Modal
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit
Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau
(b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual
tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara
berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan
penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam
manual/buku panduan pengguna.
6.1.2. Inventori
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada
RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak
memerlukan penyelenggaraan berjadual.
(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir danpinggan mangkuk tanpa
mengira harga perolehan asal.
6.2. Maklumat Penting semasa pendaftaran dibuat seperti berikut;
6.2.1. Aset yang dibeli.
(a) Pesanan Rasmi Kerajaan;
(b) Nota Serahan;
(c) Invois;
(d) Dokumen Kontrak;
(e) Kad Jaminan;
(f) Manual Pengguna; dan
(g) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
6.2.2. Aset yang disewa beli:-
(a) Surat Ikatan Perjanjian; dan
(b) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
6.2.3. Aset yang diterima daripada sumber lain:
(a) Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;
(b) Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang
sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan;
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 17
(c) Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah
Lucuthak oleh Mahkamah.
6.2.4. Aset yang belum berdaftar:
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 6.2.1, 6.2.2 dan 6.2.3,
pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan
atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
Arahan kepada pendaftar Aset |
a. Pastikan semua dokumen yang berkaitan diterima sebelum pendaftaran dibuat.
b. Semua pendaftaran kepada aset-aset yang diterima hendak dilakukan dalam tempoh kurang dari 2 minggu.
Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 18
6.3. Keterangan pendaftaran aset alih.
Langkah Proses Tempoh Masa
1 Penerimaan aset daripada pembekal.
2 Penerimaan dokumen perolehan aset 1 hari
3 Tentukan kumpulan Aset 2 hari
4 Daftar Aset
5 Pengesahan data oleh Pegawai 3 hari
6 Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3
1 hari 7 Cetak Label Aset
8 Cetak KEW.PA-7.
9 Buat Penempatan Aset 1 hari
Perincian Pendaftaran.
6.3.1. Penerimaan dokumen perolehan aset.
Sebelum membuat pendaftaran aset dibuat, pendaftar perlulah
menerima semua dokumen berkaitan seperti di dalam perkara 6.2 untuk
mengelakkan pendaftaran tidak lengkap.
6.3.2. Penentuan kumpulan aset.
Pendaftar perlu membuat kelas aset yang betul dari aspek;
(a). Kumpulan aset harta modal atau inventori. Rujuk perkara 6.1
dan;
(d). Klasifikasi keterangan aset iaitu kod kategori, sub kategori dan
kod jenis yang akan digunakan.
Sekiranya tidak terdapat kod yang tidak sesuai semasa pendaftaran aset,
pendaftar perlu membuat permohonan penambahan kod dan dirujuk
terus kepada admin kod di ibu pejabat.
6.3.3. Daftar aset di dalam sistem SPA.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 19
6.3.4. Pengesahan data oleh Pegawai Aset (Admin verifikasi daftar).
6.3.4.1 Semua rekod pendaftaran aset yang didaftarkan oleh pendaftar
aset perlu disahkan oleh Pegawai Aset. Pegawai Aset perlu;
(a) Memastikan aset yang di daftarkan wujud.
(b) Memastikan maklumat yang dimasukkan ke dalam
sistem SPA adalah tetap.
6.3.4.2. Apabila Aset yang didaftar telah disahkan, sistem akan menjana
no. siri pendaftaran secara automatik dan mengesahkan rekod
yang telah didaftarkan.
6.3.4.3. No siri pendaftaran yang dijana akan mengikut cawangan, tahun
dan jenis aset. No siri akan bermula dengan nombor 0001 bagi
setiap jenis aset.
6.3.5. Cetak KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-7 dan label aset.
6.3.5.1. Pendaftar aset perlu membuat cetakan kepada kad-kad
kewangan iaitu;
(a) KEW.PA-2 | Kad daftar Harta Modal jika anda mendaftar
harta modal.
(b) KEW.PA-3 | Kad daftar inventori jika anda mendaftar
inventori.
(c) KEW.PA-7 | Senarai aset di lokasi.
(Rujuk lampiran cetakan kad)
6.3.5.2. Cetak label aset seperti di perkara 5.1.3.
6.3.5.3. Semua kad yang dicetak perlu ditandatangani oleh pegawai yang
bertanggungjawab dan pegawai bertanggungjawab di
penempatan yang dibuat.
6.3.6. Penempatan Aset.
Serahkan atau tempatkan aset di penempatan yang telah di daftarkan di dalam sistem SPA.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 20
BAB C | PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
7. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan.
7.1. Objektif.
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir
dan teratur bagi tujuan :
(a) Mengurangkan pembaziran;
(b) Menjimatkan kos;
(c) Mencapai jangka hayat;
(d) Mencegah penyalahgunaan; dan
(e) Mengelakkan kehilangan.
7.2. Penggunaan
Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-
(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;
(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam
manual/buku panduan pengguna;
(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;
(d) Perlu direkodkan; dan
(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan
Kerosakan Aset KEW.PA-9.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 14 dan 15 PP bil. 5 Tahun 2007’
7.3. Tiga komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah kaedah
menggunakan sistem di dalam menguruskan;
(a) Penempatan Aset.
(b) Pergerakan Aset.
(c) Pemeriksaan Aset
Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 21
8. Penempatan Aset.
8.1. Pegawai bertanggungjawab.
Pegawai dan kerani Penempatan aset yang dilantik oleh SPA Admin. Dimana ia boleh terdiri dari pegawai aset atau daripada pegawai-pegawai lain.
8.1.1. Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:
(a) Mahir mengenai lokasi di MOF. (b) Pegawai penempatan mengikut bahagian atau cawangan.
8.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:
(a) Mengemaskini rekod-rekod penempatan aset. (b) Mencetak rekod penempatan di kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 (c) Mengambil tandatangan pegawai bertanggungjawab ke atas
penempatan yang telah dibuat. (d) Memastikan rekod penempatan kedua dikemaskini. (e) Mencetak KEW.PA-7 sebagai rekod pengurusan dan rekod di
penempatan aset. (f) Mencetak laporan penempatan sekurang-kurangnya setahun
sekali. 8.2. Pemindahan aset.
8.2.1. Sebarang perubahan lokasi terhadap aset dan inventori hendaklah
direkod samada perpindahan aset disebabkan; (a) Berpindah dari bilik ke bilik yang lain (b) Berpindah dari unit/Bahagian ke Unit/bahagian lain (c) Berpindah milik kepada pegawai yang lain.
8.2.2. Pastikan tandatangan pegawai bertanggungjawab keatas penempatan
baru yang dibuat di ambil (Di atas kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3). 8.2.3. Sekiranya penempatan dibuat ke atas cawangan lain atau tempat lain
(Di luar kawasan) pastikan original kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 diserahkan ke cawangan tersebut.
8.2.4. Pegawai yang berpindah atau berhenti perlu menyerahkan aset kepada pegawai aset yang bertanggungjawab. Oleh yang demikian pegawai penempatan perlu membuat kemaskini rekod penempatan kepada pegawai baru yang akan mengambil alih atau bertanggungjawab ke atas aset tersebut.
Rujuk carta alir penempatan di sebelah.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 22
Rajah 2 | Carta Alir Proses Kerja Penempatan Aset.
*Semua pemindahan maklumat penempatan perlu mendapat pengesahan pegawai aset.
Tidak
Ya
Admin Penempatan | Uruskan Penempatan Semuala
Keputusan | keputusan aset alih di pindah atau tidak
Carian Sistem | Cari maklumat aset yang hendak dipindahkan. Pastikan aset betul
Kemaskini | Kemaskini rekod penempatan.
Cetak | Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3. Dan Cetak KEW.PA-7.
Failkan semula Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 dan KEW.PA-7 dan pamirkan KEW.PA-7 di lokasi penempatan.
Aset perlu penempatan semula | · Pemeriksaan aset.
· Pemindahan lokasi atau pegawai · Pegawai berhenti atau pindah.
*
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 23
9. Pergerakan Aset.
Pada dasar, semua aset tidak dibenarkan berpindah/ bergerak dari tempat atau lokasi
yang didaftarkan.
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada
Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai
penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 15.2 PP bil. 5 Tahun 2007’
9.1. Bagi memastikan setiap pergerakan| pinjaman aset diselia dengan baik, Jabatan
perlu melantik pegawai aset yang perlu menyelenggara rekod pergerakan.
9.1.1 Perlantikan pegawai yang akan menyelenggara rekod pergerakan.
Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:
(a) Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.
(b) Pegawai bertanggungjawab kepada rekod pergerakan aset.
9.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:
(a) Mengemaskini rekod-rekod pinjaman/pergerakan aset.
(b) Mencetak rekod pergerakan aset.
(c) Menyimpan fail pergerakan aset ditempat yang selamat.
(d) Memastikan rekod penyenggaraan kedua dan seterusnya
dikemaskini.
(e) Mencetak laporan pergerakan setiap bulan dan rekod pergerakan
tahunan tahunan.
(f) Buat laporan sekiranya barang yang dipulangkan mengalami
kerosakan atau berkeadaan tidak seperti semasa aset dipinjam.
(g) Menjaga, mengawal dan memastikan aset-aset di bawah seliaannya
di simpan di tempat yang selamat.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 24
9.2. Kawalan pergerakan aset.
9.2.1. Pengawai perlu menyelia aset-aset yang di pinjam mengikut tarikh
pemulangan yang dijangkakan ( Aset yang belum dipulangkan).
9.2.2. Membuat pemerhatian kepada aset yang dipinjam. Sistem akan
memaklumkan kepada pegawai mengenai aset yang belum dipulangkan
mengikut tarikh yang ditetapkan.
9.2.3. Menyediakan laporan pergerakan aset.
9.2.4. Pegawai Aset perlu mengambil tindakan segera (memberi memo aset
lewat dipulangkan) sekiranya aset yang dipinjam tidak dipulangkan
mengikut tarikh yang ditetapkan.
9.2.5. Merekod terus ke sistem SPA.
Kaedah kedua ialah merekod terus rekod pergerakan. Proses awal
kelulusan pengeluaran barang masih dibuat secara manual.
9.3. Kedua-dua kaedah yang terdapat di dalam sistem SPA boleh digunakan untuk
merekod pergerakan aset. Namun begitu jika kaedah merekod terus digunakan
peminjam terlebih dahulu perlu mendapat persetujuan pegawai aset untuk
mengeluarkan barang tersebut.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 25
Rajah 3 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Pergerakan Aset Secara Terus.
| Proses Pemerhatian
Proses Kelulusan | Semua permohonan bagi pergerakan aset perlu disokong atau diluluskan oleh pegawai aset.
Kemaskini Rekod SPA| Kemaskini aset yang diserahkan kepada pemohon
Cetak Borang| Cetak Borang pergerakan untuk ditandatangani oleh pembawa
Pemulangan Barang
Pemulangan Barang| Barang yang dipulangkan hendaklah di periksa keadaan fizikalnya. Jika kuantiti barang yang dipulangkan tidak mencukupi, tandakan barang yang dipulang sahaja.
Cetak KEW.PA-6 | Cetak rekod pergerakan barang bagi setiap barang yang dikeluarkan dan dipulangkan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 26
10. Pemeriksaan Aset.
10.1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-
10.1.1. Fizikal;
10.1.2. Rekod; dan
10.1.3. Penempatan.
10.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-
10.2.1. Mengetahui keadaan dan prestasinya;
10.2.2. emastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap,tepat dan
kemaskini; dan
10.2.3. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang
tercatat dalam daftar.
10.3 Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang
Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset
untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan
hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
10.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta
Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua
Jabatan.
10.5 Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-
sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12
kepada Pegawai Pengawal.
10.6 Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA-12 kepada
Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
10.7 Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa
ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi
‘Arahan Perbendahaaran | Para 18 PP Bil. 5 Tahun 2007’
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 27
Sistem SPA.
10.8. Pegawai Pemeriksa ialah Pegawai bertanggungjawab untuk membuat
pemeriksaan dan membuat kemaskini rekod pemeriksaan. Ia terdiri daripada
pegawai yang dilantik oleh pegawai pengawal Kementerian atau Jabatan.
10.8.1 Kaedah Perlantikan:
Pegawai Pemeriksa perlu didaftarkan ke dalam sistem. SPA admin
mempunyai kuasa untuk mendaftar Pegawai Pemeriksa.
Terdapat dua kategori pegawai pemeriksa iaitu:
(a) Pengawai yangboleh membuat kemaskini rekod untuk semua
kategori mengikut tapisan data .
(b) Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori
tertentu sahaja mengikut tapisan data.
10.9. Fungsi dan tanggungjawab:
10.9.1. Pemeriksaan perlu dibuat sekurang-kurangnya dua tahun sekali. Namun
begitu bagi aset-aset tertentu pemeriksaan perlu dilakukan dengan lebih
kerap.
10.9.2. Mengemaskini rekod-rekod pemeriksaan aset.
10.9.3. Mencetak rekod pemeriksaan pada kad KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
10.9.4. Tandatangan pada bahagian rekod yang dikemaskini
10.9.5. Memastikan rekod pemeriksaan kedua dan seterusnya dikemaskini.
10.9.6. Menyediakan jadual pemeriksaan aset dan stor.
10.9.7. Menyediakan laporan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12.
10.9.8. Memastikan semua aset diperiksa setahun sekali.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 28
10.10. Proses Kerja Pemeriksaan.
No. Perkara Tindakan atau Pegawai Melulus/rujuk.
1
Sediakan surat perlantikan pegawai pemeriksa aset
Pegawai Pengawal
2
Sediakan jadual pemeriksaan aset
Pegawai Aset (KJ/PP/Peg. Pem)
3
Serahkan surat perlantikan dan jadual kepada pegawai pemeriksa
(Pegawai Aset/Ketua Jabatan) Pegawai Pemeriksa
4
Pegawai Pemeriksa menjalankan pemeriksaan aset mengikut jadual
Pegawai Pemeriksa
5
Sediakan laporan pemeriksaan aset
· KEW.PA-10 |Laporan Pemeriksaan Harta Modal.
· KEW.PA-11| Laporan Pemeriksaan Inventori
· Cetak dan Tandatangan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
· KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan Tahunan.
Pegawai Pemeriksa Ketua jabatan/Pegawai Pengawal
6
Semak dan Kaji Laporan
Pegawai Aset
7
Kemuka Laporan ke Kementerian
Pengarah
8
Terima Jawapan daripada Kementerian
Pengarah
9
Ambil tindakan berdasarkan syor dan kelulusan.
Pegawai Aset
10
Failkan laporan verifikasi stok (Laporan pemeriksaan aset)
Pegawai Aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 29
Rajah 4 | Carta Alir Proses Kerja Pemeriksaan harta Modal dan Inventori.
Task Pemeriksaan | Pegawai Pemeriksa perlu menjana task kerja pemeriksaan daripada jadual yang disediakan.
Pilih aset yang hendak diperiksa | Kumpulkan senarai aset yang hendak diperiksa.
Jana dan cetak laporan |
· KEW.PA-10 |Laporan Pemeriksaan Harta Modal.
· KEW.PA-11| Laporan Pemeriksaan Inventori.
· KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan Tahunan.
Buat Pemeriksaan Aset | Lakukan pemeriksaan aset dan kemaskini hasil pemeriksaan ke Sistem SPA. Jana Laporan mengikut status aset yang diperiksa.
Cetak kad |
· KEW.PA-2 |Pemeriksaan Harta Modal.
· KEW.PA-3| Pemeriksaan Inventori.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 30
BAB D | PENYELENGGARAAN ASET ALIH.
11. Penyenggaraan Aset .
Rekod penyenggaraan dan naik taraf perlu diselenggara menggunakan SPA di dalam
modul penyenggaraan. Dimana pegawai-pegawai yang bertanggungjawab perlu
mengemaskini rekod penyenggaraan dan naik taraf di dalam sistem SPA.
Contoh penyenggaraan :
§ Membaik pulih kerosakan pada komputer.
Contoh Menaiktaraf:
§ Menukar perkakasan utama di dalam aset. (seperti processor atau
RAM).
11.1. Kaedah Perlantikan:
Pegawai penyenggaraan adalah pegawai-pegawai yang dilantik oleh
Jawatankuasa pengurusan aset Kementerian/ Jabatan. Terdapat dua kategori
pegawai iaitu :
11.1.1 Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk semua kategori
(mengikut tapisan data)
11.1.2 Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori tertentu
sahaja (mengikut tapisan data)
11.2. Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:
11.2.1. Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.
11.2.2. Pegawai yang mahir dan mempunyai kepakaran dalam menyenggara
aset (Pegawai Penyelenggaraan boleh dibuat mengikut pecahan
kategori).
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 31
11.3. Pegawai Penyelenggara adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan
langkah-langkah berikut seperti yang disebut di dalam arahan :-
‘Arahan Perbendahaaran | Para 18 PP bil. 5 Tahun 2007’
11.3.1. Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan Aset
yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan
mengikut KEW.PA-13.
11.3.2. Merancang Penyelenggaraan
Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu
program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.
11.3.3. Melaksanakan Program Penyelenggaraan
Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah
ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan
segera.
11.3.4. Merekodkan Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam
Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14.
11.3.5. Menilai Program Penyelenggaraan
Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi
tujuan berikut:-
(a) Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;
(b) Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan
berkualiti,bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;
Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan
(c) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakanyang
sesuai ke atas aset berkenaan.
11.3.6. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta Kerja-
kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia
dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam
perjanjian dipatuhi.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 32
Rajah 5 | Penyenggaraan Aset.
11.4. Proses Kerja Penyenggaraan Cegahan (Preventive Maintenance).
No. Perkara Tindakan atau Pegawai Melulus/rujuk.
1
Mewujudkan senarai aset yang perlu diselenggara (KEW.PA-13)
Pegawai Aset
2
Membuat penilaian kepada penyelenggraan sama ada boleh dibuat sendiri atau perlu di lakukan oleh kontraktor
Pegawai Aset
3
Jana jadual penyelenggaraan cegahan.
Pegawai Aset
4
Laksana penyenggaraan mengikut jadual dan Kemaskini rekod penyelenggraan cegahan di dalam sistem SPA
Penyelenggara Aset
5
Cetak Laporan KEW.PA-13
Pegawai Pemeriksa (Pegawai Aset)
Daftar Aduan di dalam Borang KEW.PA-9
Terdapat 2 jenis penyelenggaraan iaitu corrective dan preventive
corrective preventive
Siap Dalam Pembaikan
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 33
11.5. Proses Kerja Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance).
No. Perkara Tindakan atau Pegawai Melulus/rujuk.
1
Mengemukkan permohonan / aduan kerosakan (KEW.PA-9) Rekod aduan kerosakan
Aduan Pengguna Pegawai Aset.
2
Melakukan proses penilaian , ujian dan pentauliahan untuk samada pembaikan sendiri atau perlu pembaikan oleh kontraktor. Dapatkan kelulusan di borang KEW.PA-9
Pegawai Aset
3
Melaksanakan proses perolehan sebutharga sekiranya perlu - tidak dapat melakukan
pembaikan sendiri dengan sempurna atau
- mengesyorkan proses pelupusan atau pengeluaran sijil / surat tidak ekonomi untuk di perbaiki (jika perlu)
Pegawai Aset
4
Kemaskini rekod penyelenggraan di dalam sistem SPA (KEW.PA-14)
Penyelenggara Aset
5
Mengawasi kerja-kerja oleh kontraktor
Penyelenggara Aset
6.
Menyediakan laporan pembaikan dan rekod penyelenggaraan di dalam system SPA
Penyelenggara Aset
7.
Cetak kad KEW.PA-14
Penyelenggara Aset
8.
Sediakan laporan penyelenggaraan sukuan dan tahunan.
Pegawai Aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 34
Rajah 6| Carta Alir Proses Kerja Aduan hingga Pembaikan Rajah 7 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Penyenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance). 11.6. Kaedah kawalan.
a. Pengawai perlu menyelia aset-aset yang diselenggara.
( Aset yang belum siap).
b. Membuat pemerhatian kepada kekerapan penyenggaraan dibuat
kepada satu-satu aset. (Membuat pemerhatian kekerapan
penyenggaraan dibuat bagi satu-satu aset)
c. Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang perlu dilupuskan.
(Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang tidak ekonomi
dibaiki dan perlu di cadangkan dilupuskan.)
Didaftarkan oleh pegawai penyengggara aset
Borang Disahkan oleh Pegawai Aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 35
11.7. Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
11.7.1. Sekiranya berlaku Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf terhadap
sesuatu aset, rekod aset hendaklah dikemaskini menggunakan KEW.PA2
Bahagian B
11.7.2. Maklumat Penting semasa pendaftaran penambahan, penggantian dan
naik taraf aset dibuat seperti berikut;
(a) Tarikh penambahan, penggantian dan naik taraf
(b) maklumat penambahan, penggantian dan naik taraf
(c) Tempuh jaminan
(d) Harga penambahan, penggantian dan naik taraf
(e) Nama dan tandatangan pegawai yang mengesahkan.
Rajah 8 | Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
Terima bahan/barang untuk Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf
Buat carian di SPA dan kenalpasti aset indul@asal
Kemaskini KEW.PA 2 Bahgian B
Cetak pada salian asal KEW.PA 2 Bahgian B
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 36
BAB E | PELUPUSAN DAN KEHILANGAN.
12. Pelupusan Aset.
“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
12.1. Justifikasi Pelupusan
Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-
12.1.1. Tidak Ekonomi Dibaiki;
12.1.2. Usang/obselete;
12.1.3. Rosak dan tidak boleh digunakan;
12.1.4. Luput tempoh penggunaan;
12.1.5. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;
12.1.6. Tiada alat ganti;
12.1.7. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;
12.1.8. Disyor selepas pemeriksaan aset;
12.1.9. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;
12.1.10. Perubahan teknologi; dan
12.1.11. Melebihi keperluan.
12.2. Kuasa Melulus.
12.2.1. Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah
keseluruhannya melebihi RM500,000; dan
(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti
berikut:-
A. Hadiah;
B. Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;
C. Tukar Beli (trade-in);
D. Tukar Barang (barter-trade); dan
E. Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara
ini.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 37
12.2.2. Kementerian/Jabatan
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah
keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan
(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan
asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah
keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.
12.2.3. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta
Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya
kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan
Perbendaharaanyang sedang berkuatkuasa.
‘ Arahan Perbendaharan | Para 24 dan 25 PP bil. 5 Tahun 2007’
12.3. Modul Pelupusan di dalam sistem SPA:
Urusetia Pelupusan
Penyelia pelupusan.
12.3.1. Mengumpul aset yang hendak dilupuskan.
12.3.2. Membuat pemerhatian kerja kepada penyediaan dokumen sokongan
pelupusan ( PEP, laporan penyelegaraan dan lain-lain).
Setiausaha Pelupusan.
12.3.3. Membuat semakan kepada dokumen-dokumen sokongan.
12.3.4. Persediaan mesyuarat jawatankuasa lembaga dan mengemaskini rekod
selepas mendapat syor lembaga.
12.3.5. Persediaan untuk kelulusan (Pegawai pengawal atau Kementerian
kewangan).
12.3.6. Makluman kepada pengguna/penyelia pelupusan
12.3.7. Mengemaskini rekod pelupusan selepas mendapat kelulusan pelupusan.
12.3.8. Menyediakan laporan pelupusan aset.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 38
12.4. Perlantikan urusetia Pelupusan.
12.4.1. Kriteria Pegawai dan kerani penempatan:
(a) Dilantik oleh Pegawai Pengawal.
(b) Pegawai bertanggungjawab kepada rekod pelupusan aset.
(c) Pegawai mestilah mahir dengan aset-aset jabatan dan kaedah
pelupusan.
12.4.2. Pegawai yang perlu dilantik:
(a) Setiausaha Pelupusan.
(b) Penyelia Pelupusan.
12.4.3. Tugas-tugas:
(a) Mengenalpasti aset yang hendak dilupuskan.
(b) Menyediakan dokumen bagi tujuan pemeriksaan dan syor
lembaga pelupusan.
(c) Menyediakan dokumen pelupusan yang telah mendapat syor
untuk dilupuskan.
(d) Menghantar dokumen pelupusan kepada pegawai pengawal atau
Kementerian Kewangan.
(e) Mengemaskini rekod pelupusan yang telah diluluskan.
12.5. Kawalan Pelupusan.
Penyelia Pelupusan.
12.5.1. Memastikan aset yang hendak dilupuskan mempunyai dokumen yang
lengkap sebelum diserahkan kepada setiausaha.
12.5.2. Menyelia kerja-kerja penyediaan dokumen bagi pelupusan yang hendak
dibuat.
Setiausaha Pelupusan.
12.5.3. Memastikan dokumen yang dihantar untuk pelupusan telah
dilengkapkan.
12.5.4. Memastikan tempoh yang diambil untuk Syor dan kelulusan tidak terlalu
lama.
12.5.5. Membuat pelupusan secapat mungkin dan mengeluarkan laporan
pelupusan dalam tempoh yang ditetapkan (Tidak lebih 3 Bulan).
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 39
12.6. Proses kerja pelupusan.
No. Perkara Tindakan atau Pegawai Melulus/dirujuk.
1
Terima permohonan pelupusan daripada bahagian dan cawangan
Urusetia
2
Semak permohonan dan daftar task pelupusan di dalam sistem SPA.
Urusetia
3
Sediakan dokumen sokongan dan sijil PEP KEW.PA-16.
Urusetia & Pengguna
4
Uruskan perlantikan Ahli Lembaga Pemeriksa dan dapatkan kelulusan Pegawai Pengawal.
Urusetia
5
Lantikan, maklum dan daftarkan senarai Ahli Lembaga Pemeriksa di dalam sistem SPA.
Pegawai Pengawal & Urusetia
6
Sediakan jadual lawatan dan borang KEW.PA-17 untuk catatan dan syor Lembaga Pemeriksa.
Urusetia
7
Pemeriksaan barang oleh Lembaga Pemeriksa.
Lembaga Pemeriksa
8
Kemaskini laporan pemeriksaan di KEW.PA-17. Cetak laporan dan tandatangan.
Urusetia/ Lembaga Pemeriksa
9
Kemukakan laporan Lembaga Pemeriksa dan dokumen sokongan untuk kelulusan kepada kuasa melulus.
Lembaga Pemeriksa & Urusetia
10
Maklum kepada pemohon dan laksanakan kaedah pelupusan yang
Urusetia/Pengguna
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 40
disyorkan dan di luluskan oleh kuasa melulus.
11
Kemaskini kaedah Pelupusan seperti yang di luluskan
Urusetia
12
Cetak Sijil Penyaksian Pelupusan KEW.PA-18 dan Sijil Pelupusan KEW.PA-19
Urusetia
13
Sahkan semua telah dilupuskan dikemaskini di dalam rekod SPA dan Cetak KEW.PA-2 dan KEW.PA3.
Urusetia
14
Cetak laporan pelupusan KEW.PA-20.
Urusetia
‘ Rujuk Arahan Perbendaharan | Jadual 3 PP bil. 5 Tahun 2007’
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 41
13. Kehilangan dan Hapuskira
“Kehilangan” bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan
oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam,
kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
“Hapus kira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
“Pegawai Pengawal” ialah Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua
Pengarah Jabatan.
“Ketua Jabatan” termasuk ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil,
pejabat atau pejabat wilayah.
13.1. Kuasa Melulus
13.1.1. Peringkat Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah
keseluruhannya melebihi RM500,000.
(b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik,
Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai
perolehan asal iaitu:-
i. Telefon Bimbit;
ii. Walkie-Talkie;
iii. Kamera Digital;
iv. Kamera Video;
v. Komputer Riba;
vi. Palmtop/ Pocket PC;
vii. Personal Digital Assistant (PDA);
viii. LCD projector;
ix. Pemain CD/DVD; dan
x. Smartphone.
(c) Semua kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau
kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 42
13.1.2. Peringkat Pegawai Pengawal
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.
(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira
mesti berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau
kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.
‘ Arahan Perbendaharan | Para 38 PP bil. 5 Tahun 2007’
13.2. Modul Kehilangan dan Hapuskira di dalam sistem SPA:
13.2.1. Proses Kerja dan Tugas Urusetia
(a) Mendaftar laporan Kehilangan dan Mendapatkan maklumat
mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal/Inventori
melalui sistem SPA;
(b) Menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 untuk pengesahan
Ketua Jabatan;
(c) Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada
Pegawai Pengawal;
(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan
menggunakan contoh format KEW.PA-29;
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis;
(f) Mendapatkan Laporan Akhir KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa
Penyiasat dan mengemaskini laporan akhir ke dalam sistem SPA;
(g) Mengemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan
syor daripada Pegawai Pengawal;
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus
kira lengkap dan teratur;
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus
dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal
dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum
diperolehi;
(j) Memaklumkan keputusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan
kemaskini rekod daftar aset di dalam sistem SPA;
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 43
(k) Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia
Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya;
(l) Cetak Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 untuk pengesahan Ketua
Jabatan dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam
tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan hapus kira;
(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan
surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib
dan memaklumkannya kepada Perbendaharaan; dan
(n) Menyedia, Mencetak dan mengemukakan Laporan Tahunan
Tindakan Surcaj/Tatatertib KEW.PA-32 ke
‘ Rujuk Arahan Perbendaharan | Para 39.2 PP bil. 5 Tahun 2007’ & ‘ Rujuk Arahan Perbendaharan | Jadual 5 PP bil. 5 Tahun 2007’
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 44
Perlaksanaan. Sistem Pengurusan Stor BAB F | Sistem Pengurusan Stor.
14. SPA merupakan satu Sistem Pengurusan Stor di dalam jabatan. Ia merangkumi proses
penerimaan, penyimpanan, permohonan pengeluaran , kelulusan dan kawalan stor. Sistem
ini dibangunkan mengikut keperluan Panduan Perbedaharaan – Tatacara Pengurusan Stor
(PP-TPS) dan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 dan Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 05 Tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) serta
lain-lain pekeliling yang masih berkuatkuasa.
15. Modul Keseluruhan Sistem SPA:
16. Kumpulan Pengguna Sistem Stor.
Berikut merupakan kumpulan pengguna Sistem Stor dan mereka hendaklah
dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan:
Kumpulan Pengguna
1 Admin MyStor.
2 Pegawai Stor.
3 Kawalan Stor.
4 Penyelenggara Stor.
5 Pelulus/Penyokong Bahagian
6 Pengguna.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 45
16.1. Admin MyStor.
Admin MyStor ialah pegawai yang dilantik oleh SPA Admin atau Pegawai
Pengawal untuk mengawal keseluruhan operasi.
Skop Kerja dan tanggungjawab :
(a) Membuat pendaftaran Stor.
(b) Melantik Pegawai dan pengawal stor stor yang akan menjaga
stor dibawah kawalannya
(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada semua stor yang
didaftarkan.
16.2. Pegawai Stor.
Pegawai Stor ialah pegawai yang dilantik oleh Stor Admin untuk
mengawal dan menyelia mengikut stor yang telah diamanahkan.
Skop Kerja dan tanggungjawab :
(a) Melantik Penyelenggara stor yang akan menjaga stor dibawah
kawalannya
(b) Melulus atau menolak permohonan keperluan pejabat daripada
pengguna.
(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok
terkini dan senarai pesanan semula).
(d) Kawalan dari aspek barang yang bertarikh lupus dan barang
yang tidak bergerak didalam stor.
(e) Menyediakan laporan tahunan seperti yang dikehendaki oleh
Bahagian Kewangan
16.3. Pengawai Stor ( Kawalan Stor).
Pegawai Stor (Kawalan Stor) ialah pegawai yang dilantik oleh Stor Admin
untuk mengawal dan menyelia mengikut stor yang telah diamanahkan.
Sama tugasnya seperti Pegawai Stor tetapi had kuasa hanya tidak boleh
melantik penyelenggara stor
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 46
Skop Kerja dan tanggungjawab :
(a) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok
terkini dan senarai pesanan semula).
(b) Kawalan dari aspek barang yang bertarikh lupus dan barang
yang tidak bergerak didalam stor.
(c) Menyediakan laporan tahunan seperti yang dikehendaki oleh
Bahagian Kewangan
16.4. Penyelenggara Stor.
Penyelenggara Stor ialah pegawai/ kerani stor yang dilantik oleh Pegawai
Stor untuk menyelia stor
Apabila seorang Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu
stor melepaskan tanggungjawab kepada pegawai lain maka pegawai
yang mengambil alih hendaklah memeriksa rekod stor dan berpuashati
ia adalah betul dan kemaskini. PP-TPS . Panduan 7.
Skop Kerja:
(a) Merekod penerimaan barang.
(b) Membuat pengeluaran barang mengikut kelulusan yang telah
ditetapkan.
(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok
terkini dan senarai pesanan semula).
16.5. Pelulus Permohonan Barang
Pelulus/Penyokong Bahagian.
Pegawai Pelulus/penyokong permohonan pengguna di bahagiannya.
Pegawai ini boleh jadi Ketua Jabatan sendiri atau pegawai yang dibri
kuasa meluluskan permohonan pengeluaran barang dari stor.
Pegawai Pelulus/penyokong permohonan perlu memastikan barang-
barang yang dipohon adalah untuk kegunaan Bahagian sahaja dan boleh
meluluskan sepenuh atau sebahagian sahaj permohan tersebut.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 47
16.6. Pengguna.
Pengguna dalam skop pengurusan stor ialah pegawai atau kakitangan
yang dibenarkan untuk memohon pengeluaran barang di stor.
Perlantikan Pengguna Sistem SPA akan dibuat oleh Pewagai Stor dan
setiap Bahagian perlu mencadangkan nama kepada Pegawai Stor untuk
tujuan ini.
Sila rujuk terma pengeluaran barang dalam proses permohonan barang.
17. Kawalan Stok
17.1. Katalog Barang Standard / Masterlisting
Semua barang-barang standard hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat
dalam satu katalog yang megadungi maklumat-maklumat mengenai
nombor kod, perihal rupabentuk, unit dan harga.( PP-TPS . Panduan 96.)
Dalam sistem Mystor senarai standard ini boleh dicapai di butang (icon)
Kawalan Stok .Katalog Barang Standard ini mempunyai segala maklumat
barang. Ia hendaklah dicetak dan difailkan untuk tujuan rujukan dan
audit. Katalog Barang Standard ini hendaklah sentiasa dikemaskini setiap
kali terdapat perubahan kepada senarai barang.
17.2. Kod stor
Seberapa boleh, pegawai penerima hendaklah memberi kod kepada
semua barang-barang yang diterima atau bekasnya dengan
menggunakan teg atau tanda pengenalan bagi memudahkan
pengendalian penstoren. PP-TPS . Panduan 72.
17.3. Pengujudan kod dan mengemaskini kod barang yang akan digunakan.
Tanggungjawab mengujud, mengemaskini, menambah dan memadam
semua kod stor adalah bibawah kuasa Pegawai Stor. Semasa
mengendalikan kod stor perkara berikut hendaklah diberi perhatian;
(a) Penggunaan kod akan ditentukan pada permulaan oleh
PegawaiStor semasa mengujudkan stor dan tidak boleh dipinda-
pinda.
(b) Sila rujuk kategori kod barang stor.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 48
(c) Semasa membuat deklarasi kepada kod jenis masukkan bersama
tahap pesanan semula, tahap minima, tahap maksima, unit
ukuran dan gambar barang (jika ada).
(d) Pastikan tiada pertindihan kod.
Contoh deklarasi kod barang:
Contoh kod bagi pen biru.
Kod penuh bagi pen biru mata bola ialah : 0101001
Paras pesanan barang bagi pen biru mata bola : 10 batang
Unit Ukuran bagi pen biru mata bola : Batang.
17.4. Lokasi Stok
Lokasi stok bagi semua barang-barang hendaklah direkodkan di dalam
lejar /kad Stok dan kad petak. Sekiranya perlu dibuat simpanan
rambang, lokasinya hedaklah ditunjuk di dalam satu carta lokasi stok
yang dikemaskini. PP-TPS Panduan. 125.
17.5. Daftar lokasi penyimpanan barang
Bagi sistem Mystor kod lokasi akan dikendalikan oleh Pegawai Stor
ketika mendaftar kod lokasi. Sistem kod lokasi yang digunakan adalah
tetap.
Kategori Sub Kategori Jenis
XX XX XXX
99 Kategori 99 Sub Kategori 99 Jenis
Kategori Sub Kategori Jenis
01 | Alatulis 01| Pen 001 | Pen biru mata bola
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 49
Contoh :
Rak Pertama, Tingkat 1, Lot no 1 dan Lot penyimpanan pertama, oleh
yang demikian deklarasi penuh bagi ruang ini ialah : R01010101.
17.6. Lingkaran Lokasi
Sistem lokasi stok hendaklah dirangka semudah mungkin dan setiap stor
hendaklah mempunyai satu sistem yang tetap. PP-TPS, Panduan. 127.
17.7. Paras Stok
Paras stok harus disimpan mengikut Panduan 111 hingga 117, PP-TPS .
Terdapat tiga jenis paras stok ia itu;
17.7.1. Paras Maksima
Paras kuantiti maksima yang boleh disimpan satu-satu
stor. Pembelian Barang-barang yang berlebihan yang
mengakibatkan pembaziran wang dan ruang stor
hendaklah dielakkan (PP-TPS, Panduan. 95)
17.7.2. Paras Memesan
Paras dimana kuantiti stok telah sampai diperingkat
pesanan semula. Pada paras ini sistem akan
mengeluarkan tanda amaran “Bendera Hijau” (PP-TPS,
Panduan. 105)di icon pesan semula. Tindakan pesan
semula stok perlu dijalankan. (Ikut proses 16.5)
Keterangan Contoh Kod
Jenis Penyimpanan R untuk Rak XX
Rak No. 01 XX
Baris/ Tingkat 01 XX
Lajur/ Lot 01 XX
Ruang 01 XX
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 50
17.7.3. Paras Minima
Paras dimana kuantiti stok adalah kritikal disimpanan
stor. Pada paras ini sistem akan mengeluarkan tanda
amaran “Bendera Merah” (PP-TPS, Panduan. 107)di
icon pesan semula.
17.8. Pesanan Semula
17.8.1. Bagi memastikan stok keperluan mencukupi dan
mengelakkan pembaziran pengawal stor atau pegawai
stor perlu membuat kawalan dengan kaedah:
a. Menyedikan atau mencetak laporan bulanan kadar
penggunaan barang. Seperti yang dinyatakan di
dalam tajuk laporan.
b. Semasa membuat pembelian atau mengeluarkan
borang permohonan pembelian stok, pegawai perlu
melihat terlebih dahulu kadar penggunaan dan baki
semasa stok . Tujuan mengelakkan pembelian
berlebihan.
c. Pembelian barang-barang yang berlebihan akan
mengakibatkan pembaziran modal dan penggunaan
ruang stor yang luas hendaklah dielakkan. ” (PP-TPS,
Panduan. 95)
17.9. Barang-barang yang perlu dipesan.
(a) Barang-barang yang telah mencapai paras untuk pesanan semula
boleh di dapati di icon Senarai Barang Pesanan Semula.
(b) Setiap barang dibawah paras memesan akan ditandakan dengan
warna merah bagi tujuan memudahkan pemerhatian keperluan
barang. Tidak semestinya setiap barang yang ditandakan merah
perlu dipesan serta-merta. Ia bergantung kepada keperluan
Kementerian atau Jabatan.
17.10. Barang-barang bertarikh luput.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 51
Semua barang-barang yang berhad tempuh penggunaan dan tarikh
luput hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat (PP-TPS, Panduan. 95).
Dalam sistem Mystor, Pegawai Stor hendaklah;
(a) Senarai barang-barang bertarikh luput perlu disemak sekurang-
kurangnya seminggu sekali bagi menelakkan barang tidak boleh
digunakan lagi.
(b). Pegawai stor perlu mencetak senarai barang bertarikh luput dan
membuat perancangan kepada penggunaan barang tersebut.
17.11. Barang-barang tidak bergerak.
(a) Senarai barang tidak bergerak yang terdapat di dalam sistem
mengikut kaedah dimana jika tiada transaksi pengeluaran dalam
tempoh yang ditetapkan ia akan masuk ke dalam senarai item tidak
bergerak.
(b) Pegawai stor perlu memastikan barang tidak bergerak tidak dipesan
untuk tambahan stok dan membuat semakan kepada barang
tersebut untuk tujuan pelupusan. (Sekiranya barang tidak
digunakan lagi)
18. Rekod/Lejar Stor
Pekeling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007 mengkehendaki semua maklumat dalam
Daftar Stor Bekalan Pejabat (KEW314) di pindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300J3) dan
Kad Petak (KEW. 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor.
18.1. Kad Stok
Satu lajer stor atau kad kawalan stok (KEW 300 J3) untuk merekod
penerimaan dan keluaran barang-barang hendaklah disimpan di setiap
stor dan hendaklah menunjukkan; PP-TPS, Panduan 88.
a. Kuantiti dan harga setiap barang yang diterima.
b. Kuantiti, kadar keluaran dan jumlah nilai setiap keluaran; Baki-
baki numerik dan kewangan yang tinggal dalam stok setelah
resit atau keluaran telah dicatitkan
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 52
18.2. Kad Petak
Kad Petak (KEW300 300 J4) hendaklah disediakan bagi merekod
terimaan, keluaran dan baki stok. PP-TPS, Panduan 92.
Sebaik-baiknya Kad Petak ini hendaklah diletakan berhampiran dengan
barang-barang bagi memudahkan perekodan keluar-masuk barang.
18.3. Cetakan KAD PETAK dan KAD STOK
Kedua-dua kad perlu diselenggara seperti yang telah di nyatakan
didalam panduan perbendaharan - Tatacara pengurusan Stor bil. 85. Di
mana di dalam penggunaan sistem ini penyelenggara atau pegawai stor
perlu mencetak apabila diperlukan atau selepas setiap muka surat telah
penuh. Dan ia perlu difailkan di fail Kad Petak dan fail Kad Stok.
18.4. Pembetulan kad stok/Lejar
Kesilapan merekod di kad stok/Lejar tidak boleh dipadam (delete). PP-
TPS, Panduan 89. Semua pembetulan boleh dilakukan dengan membuat
lejar kedalam sistem
18.5. Keadaan dibenarkan pembetulan pada lejar atau Kad Kawalan Stok:
(a) Kesilapan semasa merekod penerimaan atau pengeluaran
barang.
(b) Berlaku perselisihan stok ( Disahkan oleh Pegawai Audit).
18.6. Kaedah pembetulan lajer atau Kad Kawalan Stok.
(a) Hanya pegawai stor sahaja dibenarkan untuk membuat
pembetulan lajer atau Kad Kawalan Stok.
(b) Pegawai stor perlu memasukkan sebab kenapa pembetulan
rekod perlu dilakukan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 53
19. Penerimaan
19.1. Rekod Penerimaan.
19.1.1. Penerima hendaklah menyemak barang-barang tersebut
berdasarkan pesanan kerajaan, nota hantaran, bil
serahan, inbois atau sebarang dokumen penghantaran
yang sah. (PP.TPS Panduan 48)
19.1.2. Pengesahan hanya boleh dilakukan apabila telah ada
kepastian barang telah lengkap diterima.
19.1.3. Setiap penerimaan perlu direkod ke dalam kad petak,
kad kawalan stok dan sistem Mystor.
19.1.4. Penyelenggara perlu mencetak akuan penerimaan
sebagai rekod penerimaan stok daripada pembekal.
19.1.5. Semua rekod penerimaan perlu difailkan di fail khas
penerimaan barang.
19.2. Pemulangan Barang-Barang Yang Belum Guna.
Barang-barang yang telah dikeluarkan dari stor tetapi belum digunakan
dan hendak dikembalikan ke Stor hendaklah dimasukkira sebagai stok
biasa.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 54
19.3. Carta alir proses penerimaan barang stok.
Rajah 9 | Carta Alir Penerimaan Barang Stok
20. Permohonan dan Pengeluaran Barang
Tiap-tiap pengeluaran perlu mendapat kebenaran daripada Pegawai Stor atau seorang
pegawai yang diwakilkan secara bertulis. Pengeluar dan penerima hendaklah
menandatangani baucer pengeluaran barang tersebut. PP-TPS, Panduan 16.
Penyelenggara stor hanya perlu membuat pengeluaran mengikut barang dan kuantiti
barang yang telah diluluskan oleh Pengawai Stor sahaja. PP-TPS, Panduan 17.
20.1. Kaedah Permohonan barang-barang stor menggunakan sistem.
20.1.1. Semua permohonan bagi pengeluaran barang-barang
stor perlu melalui sistem SPA
20.1.2. Setiap bahagian akan melantik pengguna sistem yang
akan menjadi wakil permohonan pengeluaran barang.
20.1.3. Wakil bahagian akan mengagihkan barang kepada
pengguna akhir.
20.1.4. Setiap permohonan bagi pengeluaran perlu mendapat
pengesahan atau sokongan daripada pegawai stor di
peringkat bahagian.
Jika barang tidak cukup atau rosak|
Maklumkan kepada pembekal dan mohon bekalkan kuantiti yang berselisih
Penerimaa Barang| Pastikan penerimaan barang
beserta DO.
Rekod Penerimaan| Barang yang telah di semak direkod dilam sistem. Pastikan kategori dan jenis barang dipilih dengan betul
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 55
20.1.5. Barang-barang yang diluluskan pengeluaran oleh
pengawai stor pusat/Kementerian/Jabatan sahaja yang
dibenarkan untuk pengeluaran oleh penyelenggara stor
dan diambil oleh pemohon barang.
20.2. Perkara-perkara yang perlu dipatuhi.
20.2.1. Pengguna DILARANG mengambil barang terus di stor
tampa melalui proses permohonan on-line.
20.2.2. Penyelenggara stor DILARANG untuk membuat
pengeluaran tampa melalui proses seperti dinyatakan
di atas.
20.2.3. Pengguna dinasihati memohon barang-barang dengan
betul untuk mengelakkan kesukaran dalam proses
pengeluaran.
20.2.4. Hanya permohonan yang mempunyai sokongan
daripada pegawai stor bahagian sahaja yang akan
diproses untuk semakan pegawai stor Jabatan atau
Kementerian.
20.2.5. Pegawai stor Kementerian/ Jabatan akan meluluskan
pengeluaran mengikut keperluan munasabah.
20.3. Rekod Pengeluaran.
20.3.1. Rekod pengeluaran barang perlu dilakukan oleh
penyelenggara stor apabila barang dikeluarkan dari
stor.
20.3.2. Penyelenggara perlu mencetak baucer pengeluaran
sebagai rekod pengeluaran stok kepada pengguna.
20.3.3. Baucer pengeluaran WAJIB di tandatangani oleh
penerima atau pengambil barang.
20.3.4. Semua rekod pengeluaran perlu difailkan di fail khas
pengeluaran barang.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 56
20.4. Pengeluaran secara Manual
20.4.1. Langkah-langkah pengeluaran secara manual dijalankan.
1. Pengguna perlu mengisi borang permohonan
pengeluaran barang stor.
2. Permohonan perlu mendapat kelulusan Bahagian.
3. Penyelenggara Stor mengeluarkan barang dan
mengesahkan pengeluaran tersebut.
4. Penyelenggara Stor merekod pengeluaran di
dalam sistem dan mencetak borang pengeluaran.
5. Pengguna mengesahkan pengeluaran barang.
6. Failkan borang pengeluaran.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 57
20.5. Pengeluaran secara Online
Rajah 10| Carta Alir Proses Permohonan Barang.
Permohonan Semula
Permohonan Semula
Permohonan Bekalan Pejabat | Permohonan daaripada pengguna atau wakil bahagian
Proses Kelulusan di Peringkat Bahagian | Ketua bahagian perlu menyokong permohonan.
Senarai Permohonan Di sokong |
Proses Kelulusan di Peringkat Pegawai Stor| Pegawai stor perlu meluluskan permohonan.
Senarai Lulus| Senarai permohonan yang diluluskan menunggu pengeluaran barang
Pengeluaran Barang| Pengeluaran oleh penyelenggara stor. Pengambil barang dan pengeluar perlu menandatangani baucer pengeluaran.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 58
21. Verifikasi Stok dan Perkiraan.
21.1. Verifikasi Stok.
21.2. Pegawai Pemverifikasi Stok.
Pegawai Pemverifikasi stor adalah mereka yang dilantik oleh Pegawai
Pengawal dan tidak terlbat secara lansung dengan pengurusan stor
untuk membuat pemverifikasian barang-barang di stor.
21.3. Tugas-tugas Pemverifikasi Stok.
a. Membuat verifikasi stok mengikut masa yang sesuai
b. Barang Tidak menarik perlu diverifikasi dua tahun sekali.
c. Barang Menarik perlu diverifikasi setahun sekali.
d. Barang sangat menarik perlu diverifikasi tidak kurang 2 kali
setahun.
e. Menyediakan Laporan Verifikasi (Lampiran S, K , U1 dan U2)
f. Mengemukakan laporan kepada Ketua Jabatan
21.4. Pemverifikasi Stok Menggunakan Sistem SPA
21.4.1. Untuk tujuan verifikasi, pegawai yang dilantik perlu
membuat verifikasi seperti yang dinyatakan didalam
sistem.
21.4.2. Seterunya perlu mencetak laporan-laporan
pemeriksaaann/ verifikasi seperti lampiran S, K , U1 dan
U2.
21.4.3. Jika terdapat perselisihan ia perlu dirujuk untuk
pertimbangan pegawai pengawal.
21.5. Peyelarasan Laporan Verifikasi
Sekiranya terdapat perselisihan, daripada laporan dan pertimbangan
Pegawai Pengawal diterima, Pegawai Stor hendaklah membuat
pembetulan pada kad lajer untuk mengimbangkan baki fizikal dengan
baki semasa di dalam kad lejar dan sistem.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 59
21.6. Perkiraan Stok
21.6.1. Pegawai stor hendaklah melaksanakan satu
perancangan pusingan pengiraan stor yang formal
seperti yang digariskan dalam PP. TPS Panduan 202
hingga 206. Perkiraan stok hendaklah dijalankan
sekurang-kurangnya setahun sekali
21.6.2. Pegawai Stor hendaklah menyediakan senarai barang-
barang yang dikira. PP. TPS Panduan 205
21.6.3. Dalam sistem Mystor pengiraan stok boleh dilaksanakan
dengan membandingkan fizikal barang dengan senarai
stok terkini. Sekiranya terdapat perselisihan pegawai
stor perlu menyediakan atau mencetak Penyata
penyesuaian Stok (KEW 300 K ) dan dikemukakan
kepada Pegawai Pengawal melalui Ketua Jabatan untuk
kelulusan.
22. Pelupusan dan Hapuskira Barang Stor.
22.1. Pada dasarnya terdapat 2 kaedah pelupsan dan hapuskira bagi barang-
barang stor ia itu;
(a) Kaedah pelupusan dan hapuskira yang sama dengan proses
pelupusan aset alih kerajaan (TPA) bagi tindakap pelupusan biasa,
dan
(b) Sekiranya terdapat barang usang dan perselisihan stor yang
dilaporkan oleh pemverifikasi stok melalui laporan-laporan
pemeriksaaann/verifikasi seperti lampiran S, K , U1 dan U2 dan
diluluskan oleh Pegawai Pengawal.
22.2. Hanya Pegawai Stor sahaja yang dibenarkan untuk mengemaskini rekod
pelupusan dan hapuskira stok.
22.3. Hanya barang-barang yang telah diluluskan oleh pegawai pengawal atau
Kementerian Kewangan sahaja yang dibenarkan untuk dilupuskan.
22.4. Keputusan pelupusan dan hapuskira hendaklah direkod dan diselaras ke
dalam kad petak dan kad lejar/kawalan stok.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 60
22.5. Pengawai Stor perlu mencetak laporan pelupusan dan hapuskira barang
stok tiga bulan sekali (jika Perlu).
23. Laporan Stor
23.1. Berdasarkan pekeliling perbendaharaan 12 Tahun 1995 – Tanggungjawab
Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan aset dan stor menyenarikan
laoporan-laporan yang perlu dikemukakan oleh Jabatan ke Kementerian
Kewangan.
23.2. Mystor telah mengadakan format-format laporan bagi memudahkan
pengguna menjana laporan. Laporan-laporan tersebut boleh dibahagi
kepada;
· Laporan Bulanan
· Laporan Tahunan
23.3. Laporan Bulanan
· Laporan Penerimaan dan Pengeluaran
23.4. Laporan Tahunan/Tetap
· Kadar Pusingan Stok
· Sijil Tahunan Pemeriksaan stok
· Sijil Verifikasi Stok