Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 257
STANDAR 6
PEMBIAYAAN, PRASARANA, SARANA, DAN SISTEM INFORMASI
Standar ini merupakan acuan keunggulan mutu pengadaan dan pengelolaan dana, sarana, dan prasarana yang diperlukan untuk penyelenggaraan program-program dalam perwujudan visi, penyelenggaraan misi, dan pencapaian tujuan perguruan tinggi. Pembiayaan adalah usaha penyediaan, pengelolaan serta peningkatan mutu anggaran yang memadai untuk mendukung penyelenggaraan program-program akademik yang bermutu di perguruan tinggi sebagai lembaga nirlaba. Pengelolaan sarana dan prasarana perguruan tinggi meliputi perencanaan, pengadaan, penggunaan, pemeliharaan, pemutakhiran, inventarisasi, dan penghapusan aset yang dilakukan secara baik, sehingga efektif mendukung kegiatan penyelenggaraan akademik di perguruan tinggi. Sistem pengelolaan informasi mencakup pengelolaan masukan, proses, dan keluaran informasi, dengan memanfaatkan teknologi informasi dan pengetahuan untuk mendukung penjaminan mutu penyelenggaraan akademik perguruan tinggi. 6.1 Pembiayaan
Pengelolaan dana institusi perguruan tinggi harus tercerminkan dalam dokumen tentang proses perencanaan, penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring dan evaluasi, serta pertanggungjawaban penggunaan dana kepada pemangku kepentingan melalui mekanisme yang transparan dan akuntabel.
6.1.1 Jelaskan proses pengelolaan dana institusi perguruan tinggi mulai dari perencanaan, penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring dan evaluasi, serta pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan.
Perencanaan Penerimaan keuangan dimulai dari penyusunan target pendapatan
dana Biaya Pengembangan yang bersumber dari mahasiswa, kerjasama penelitian
dan pendapatan lainnya yang syah. Dana yang bersumber dari mahasiswa antara
lain: Herregistrasi, BPP Pokok, BPP SKS, uang praktikum, dan uang kegiatan senat
mahasiswa, Perhitungan target pagu penerimaan dimulai dari program studi
bersama-sama dengan fakultas. Setelah itu diverifikasi dan dikonfilasi oleh tim
keuangan di tingkat Universitas.
Pembahasan target pagu silanjutnya dilakukan pembahasan dengan Yayasan
UPDM yang sebelumnya telah dilakukan pembahasan bersama Rektor dan Wakil
Rektor II bidang Keuangan. Setelah target pagu di setujui oleh Ketua Pembina.
Yayasan UPDM, selanjutnya dibuat perencanaan penggunaan anggaran.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 258
Penggunaan anggaran didasarkan kepada Rencana strategis Universitas dan
Rencana strategis fakultas yang diturunkan dari Renstra Universitas.
Pendapatan Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama) selain bersumber dari
mahasiswa juga bersumber dari hasil kerjasama penelitian dan kerjasama
pengabdian kepada masyarakat dengan instansi pemerintah dan non-pemerintah.
(SOP pendapatan dari mahasiswa disajikan dalam Lampiran SOP Tata Kelola
Bidang Keuangan).
Berdasarkan peraturan pimpinan universitas membuat kebijakan bahwa semua
penerimaan yang mengatasnamakan Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama)
dananya harus dimasukkan dan dicatat ke rekening penerimaan Universitas Prof.
DR. Moestopo (Beragama). Dengan demikian semua penerimaan universitas Prof.
DR. Moestopo (Beragama) akan tercatat dengan baik dan tidak ada lagi pencatatan
penerimaan UPDM (B) yang dicatat di rekening lain selain rekening penerimaan.
Selain itu dalam proses pembayaran Herregistrasi, BPP Pokok, dan BPP sks untuk
memudahkan mahasiswa dalam melakukan pembayaran telah dilakukan
pembayaran secara online dan multi bank. Dengan sistem ini selain memudahkan
proses transaksi akan memudahkan juga bagian pengawasan keuangan untuk
memonitoring setiap saat penerimaan Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama).
Pengalokasian dana
Untuk membiayai operasional manajemen ditingkat universitas dan di tingkat
fakultas/PPS, Rektor UPDM (B) telah membuat kebijakan atau peraturan berkaitan
dengan pengalokasian anggaran dari penerimaan universitas. Alokasi perbandingan
penerimaan antara fakultas/PPS, antara program pasacasarjana, antara lembaga
penelitian dan kerjasama telah dituangkan dalam SK Rektor.
Pelaporan
Prosedur pelaporan keuangan berlaku untuk semua kegiatan yang bersifat
direncanakan maupun tidak direncanakan/terprogram dilingkungan UPDM (B) dalam
kurun waktu setiap 3 (tiga) bulan atau triwulan dan laporan setiap 1 (satu) tahun atau
tahunan.
Penyusunan Laporan keuangan Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama)
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 259
mengacu kepada laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi yang
berlaku atau standar yang telah ditentukan oleh Yayasan UPDM (B).
Laporan pertanggungjawaban yang disusun kemudian ditanda tangani oleh pejabat-
pejabat yang berwenang di Rektorat, Fakultas, PPs dan Unit kerja yang memiliki
anggaran.
Laporan keuangan yang telah selesai kemudian disampaikan kepada Rektor melalui
Karo II Rektorat. Karo II selanjutnya melakukan pemeriksaan, pengecekan dan
analisis terhadap laporan keuangan tersebut, dan selanjutnya disampaikan kepada
Warek II. Warek II melakukan pemeriksaan dan memberi rekomendasi yang diparaf,
untuk kemudian disampaikan kepada Rektor.
(Dokumen laporan Keuangan UPDM (B).
Audit
Dalam upaya pengelolaan keuangan, pejabat atau pegawai yang memiliki tugas atau
berkaitan dengan pelaksanaan tugas yang dilaksanakan dalam bidang keuangan
UPDM (B) berkomitmen terhadap peraturan yang ada yaitu dengan dibentuknya
satuan pengawasan internal (SPI). Dengan dibentuknya SPI diharapkan
pengawasan lebih optimal sehingga penyimpangan terhadap peraturan yang ada
dapat diminalisasi.
Selain itu pengawasan pengelolaan keuangan di audit oleh auditor internal dan
auditor eksternal. Audit internal dilakukan oleh Yayasan UPDM dan audit eksternal
oleh lembaga eksternal yaitu Kantor Akuntan Publik (KAP) Yahya Santosa & Rekan.
Audit laporan keuangan Yayasan UPDM (B) selain dimonitoring atau diaudit oleh
kedua lembaga tersebut diatas juga diaudit oleh lembaga independen yaitu kantor
akuntan publik (KAP). Laporan keuangan tahun 2011 hasil audit oleh kantor akuntan
publik UPDM (B) mendapat wajar dengan kekecualian. Sedangkan laporan
keuangan tahun 2012 hasil audit oleh KAP ada peningkatan menjadi wajar tanpa
pengecualian (WTP). Peningkatan opini hasil audit ini menunjukkan bahwa
pengelolaan keuangan di UPDM (B) telah memenuhi standar perundang undangan
yang berlaku.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 260
Monitoring dan Evaluasi Keuangan
Monitoring dan evaluasi pengelolaan keuangan meliputi dana penyelenggaraan
pendidikan, dana pengembangan, realisasi anggaran, output dan pagu anggaran
masing-masing Unit kerja. Proses monitoring terhadap penerimaan yang bersumber
dari mahasiswa dilakukan dengan cara rekonsiliasi penerimaan dengan
fakultas/PPS dan bank. Selain itu, juga dilakukan rekonsiliasi penerimaan dan
belanja dengan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA). Laporan keuangan setiap
bulan, 3 (tiga) bulan atau triwulan akan dilaksanakan evaluasi yang diikuti Rektorat,
Fakultas, PPs atau Unit Kerja yang memiliki anggaran untuk membahas kinerja,
kendala dan hambatan dalam mengimplementasikan program kerja.
Pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan
Pertanggungjawaban dan pelaporan keuangan UPDM (B) dilakukan sebagai berikut:
a. Setiap transaksi keuangan UPDM (B) diakuntansikan dan dokumen
pendukungnya dikelola secara tertib;
b. Laporan keuangan UPDM (B) meliputi laporan realisasi anggaran/laporan
operasional, neraca, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan
disertai laporan kinerja UPDM (B);
c. Laporan keuangan dilakukan secara periodik yaitu bulanan, triwulanan,
semester dan tahunan disampaikan kepada Rektorat, dan Yayasan;
d. Dalam rangka konsolidasi laporan keuangan UPDM (B) menyusun laporan
keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku atau standar
yang telah ditentukan oleh Yayasan. Laporan keuangan yang sesuai
standar akuntansi terdiri laporan realisasi anggaran, neraca, dan catatan
atas laporan keuangan.
e. Laporan keuangan yang sesuai dengan Standar Akuntansi disampaikan ke
Rektorat dan Yayasan secara periodik yaitu bulanan, triwulan, semester
dan tahunan.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 261
6.1.2 Jelaskan mekanisme penetapan biaya pendidikan (SPP dan biaya lainnya), serta jelaskan pihak-pihak yang berperan dalam penetapan tersebut.
Mekanisme penetapan sumbangan penyelenggaraan pendidikan (SPP) dimulai
dari program studi, fakultas/PPS dan universitas. Pembahasan di tingkat program
studi dilakukan dengan cara melakukan analisis terhadap kurikulum hasil kajian
terhadap kurikulum selanjutnya ditentukan kebutuhan SDM, sarana dan prasarana,
kebutuhan barang habis pakai, dan fasilitas penunjang lainnya.
Biaya diklasifikasikan ke dalam kelompok biaya langsung dan biaya tidak langsung
(penunjang). Biaya langsung merupakan biaya pengelolaan akademik, sedangkan
biaya tidak langsung biaya pengelolaan sumber daya baik tingkat prodi,
fakultas/PPS, lembaga, maupun universitas. Biaya tidak langsung dialokasikan ke
setiap prodi dan fakultas/PPS dengan cara ditetapkan tarif di muka, yaitu dengan
menggunakan indeks. Setiap kelompok biaya langsung dan biaya tidak langsung
dihitung berdasarkan aktivitas dan tarif tertentu
Penetapan biaya pendidikan personal atau tarif pokok layanan per-mahasiswa
selanjutnya mempertimbangkan total biaya operasional UPDM (B) dalam 1 (satu)
tahun anggaran, serta pengadaan sebagian sarana dan prasarana pendidikan),
serta memperhatikan tarif layanan pendidikan yang ditetapkan PTS lain.
Biaya pendidikan ditetapkan di Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama) dimulai
dari perhitungan oleh program studi berdasarkan kurikulum yang ada. Dari kurikulum
yang ada kemudian dilakukan perhitungan mengenai jumlah biaya yang dihabiskan
dalam proses belajar mengajar per mahasiswa. Langkah yang dilakukan adalah
sebagai berikut :
1. Membagi cost berdasarkan biaya langsung dan tidak langsung.
A. Biaya langsung terdiri dari :
a. Gaji & honor dosen; gaji termasuk sumber dana dari Mahasiswa. Semua
honor yang diberikan dalam rangka pengajaran harus diperhitungkan. Honor
ini diambil berdasarkan SK Rektor dan turunannya.
b. Bahan habis pakai pembelajaran (Kuliah dan Praktikum). Bahan habis pakai
ini dibagi menjadi 2 bagian yaitu perkuliahan di kelas dan perkuliahan
praktikum. Bahan habis pakai perkuliahan di kelas seperti spidol, kertas,
printer dan lainnya. Sedangkan untuk bahan habis pakai praktikum
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 262
dijabarkan berdasarkan dari data kurikulum untuk masing-masing mata
kuliah memerlukan bahan habis pakai apa saja selama praktikum itu
berlangsung.
c. sarana pembelajaran langsung (Kuliah dan Praktikum)
d. gedung yang digunakan dalam pembelajaran (Kuliah dan Praktikum).
Komponen biaya tersebut kemudian dibagi berdasarkan activity driver dan
dibagi dengan jumlah mahasiswa sehingga didapatlah rate untuk biaya
langsung masing-masing komponan yang disebut dengan biaya pendidikan
personal.
Biaya pendidikan personal merupakan tarif pokok layanan per-mahasiswa
atau dalam produksi dikenal dengan harga pokok produksi (HPP). Tarif ini
menjadi tarif dasar. Pada implementasinya, penetapan tarif layanan per-
mahasiswa dapat diatas tarif dasar berdasarkan daya beli atau kemampuan
ekonomi keluarga.
B. Biaya tidak langsung terdiri dari :
a. Biaya sumber daya manusia manajerial dan tenaga kependidikan;
b. Sarana & prasarana non pembelajaran;
c. pemeliharaan;
d. Kegiatan pengembangan institusi (penelitian dosen, penelitian
mahasiswa, kemahasiswaan, pengembangan program, pengabdian pada
masyarakat dan lainnya).
6.1.3 Jelaskan kebijakan mengenai pembiayaan mahasiswa yang berpotensi secara
akademik dan kurang mampu, jumlah dan persentase mahasiswa yang mendapatkan keringanan atau pembebasan biaya pendidikan terhadap total mahasiswa.
Berdasarkan SK Rektor Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama) No.
005/SK/R/UPDM/VI/2011 tentang bantuan biaya pendidikan bagi Mahasiswa Baru
Program Sarjana yang tidak mampu secara ekonomi dan batuan bagi putra/putri dari
Tenaga Pendidikan dan Tenaga Kependidikan yang lulus seleksi penerimaan
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 263
mahasiswa baru. Dalam program kerjanya Universitas Prof. DR. Moestopo
(Beragama) mengalokasikan anggaran untuk membantu mahasiswa baru yang lulus
seleksi tidak mampu secara ekonomi dan bantuan bagi putra/putri dari Tenaga
Pendidikan dan Tenaga Kependidikan.
Bantuan biaya pendidikan tersebut diimplementasikan dalam bentuk Program
Beasiswa bagi Mahasiswa yang mendapat ranking/berprestasi dari sekolahnya
akan tetapi tidak mampu secara ekonomi. Keringanan biaya pendidikan tersebut
diberikan pada mahasiswa yang mendapat ranking 1, 2, dan 3 dengan mendapat
potongan sebesar Rp. 2.900.000,- dari biaya pengembangan dan kemahasiswaan.
Program Beasiswa Prestasi ini telah dilaksanakan sejak tahun 2006. Sumber dana
beasiswa berasal dari alokasi anggaran yang sudah dialokasikan setiap tahunnya.
Berdasarkan data yang ada tahun 2013 (data sampai Agustus 2013) ada 16 orang
mahasiswa atau 6,9% dari total student body.
6.1.4 Tuliskan realisasi penerimaan dana (termasuk hibah) dalam juta rupiah, selama
tiga tahun terakhir, pada tabel berikut.
Sumber Dana Jenis Dana Jumlah Dana (Juta Rupiah) Jumlah (Juta
Rupiah) TS-2 TS-1 TS
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Mahasiswa Kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi
57,661 62,574 68,007 188,246
PT sendiri*
Yayasan
Bantuan Kegiatan Promosi
20 20
Sarana/Prasarana 145 155 215 515
Beasiswa Yayasan 100 100 100 300
Kemendiknas Dana hibah Program Wirausaha Mahasiswa (HI)
80 80
Beasiswa (FISIP AN) 70 70 75 215
Dana hibah sarana prasarana dari Diknas
30 30
Dana hibah kerjasama internasional dari Dikti
27 50 77
Penelitian 75 75 75 225
Dana hibah untuk PPs 30 50 75 155
Kementrian Dalam Negeri
Pengabdian Masyarakat (Pendidikan Politik Masyarakat)
350 70 420
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 264
Kementrian Luar Negeri
Bantuan Seminar (FKJHII)
15 15
Kementrian Sosial Bantuan Sosial (AN) 36 36
Bantuan Sosial (PPs) 20 60 80
Pemrov. DKI Jaya Pengkajian Penelitian 60 49 109
Bantuan untuk PPs 30 27,50 25 82,50
Dinas Perhubungan Bantuan untuk PPs 15 20 25 60
Kemenkopolhukam Pengkajian Penelitian 200 200
Kemenpora Bantuan untuk PPs 65 85 95 245
Kementrian Keuangan Bantuan diklat untuk FE 15 15
Kementrian Koperasi Bantuan diklat untuk FE 30 30 60
Sumber lain (dalam dan luar negeri)
RSGM 1,647 1,924 2,209 5,779
Dana dari Korea 97,513 97,513
Sumbangan dari Menpora
50 50
Sumbangan dari BNI 5 5
Bantuan untuk AN 70 40 250 360
PT. Askap Futures 10 10
PT. Asjaya Indosurya Cecurities
10 10
Bank Mandiri 210 210
TIRI 35 35
Kawasaki 45 45
Pihak Swasta (FIKOM) 20 15 15 50
PT. Telkom 50 50 75 175
PT. Mutual Global Resources
75 100 120 295
Yayasan Pradahamsah 25 50 75
Notaris Santi Hendarti 20 20
Total 60,470 65,847 72,083 198,400
Catatan: * Dana yang diterima perguruan tinggi dari usaha pemanfaatan sumber daya dan usaha lainnya. ** Termasuk gaji tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.
6.1.5 Tuliskan penggunaan dana yang diterima pada Tabel 6.2.2 selama tiga tahun
terakhir pada tabel berikut.
No. Jenis Penggunaan Juta Rupiah Jumlah
(Juta Rupiah) TS-2 TS-1 TS
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Penyelenggaraan pendidikan*
29,815 31,029 33,915 94,759
2 Penelitian 1,974 2,328 3,632 7,934
3 Pengabdian kepada masyarakat
849 1,048 1,725 3,622
4 Investasi prasarana 3,224 3,996 4,149 11,369
5 Investasi sarana 3,775 3,783 4,362 11,920
6 Investasi SDM 977 1,007 1,316 3,300
7 Lain-lain, sebutkan: ... 3,661 4,619 4,050 12,330
Total 44,275 47,810 53,149 145,234
Catatan: * Termasuk gaji tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 265
6.1.6 Tuliskan dana untuk kegiatan penelitian dalam tiga tahun terakhir dengan mengikuti format tabel berikut.
No Sumber Dana Besarnya Dana* (Juta Rupiah)
TS-2 TS-1 TS Jumlah
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Institusi sendiri /yayasan 1,529 2,121 3,265 6,915
2 Kemdiknas/Kementerian lain terkait
355 180 195 730
3 Lembaga/institusi di luar Kemdiknas/Kementerian lain terkait
90 27,5 74 191,5
4 Lembaga/institusi luar negeri
0 0 98 98
Total 1,974 2,328 3,632 7,934
Catatan: * Di luar dana penelitian/penulisan skripsi, tesis, dan disertasi sebagai bagian dari studi lanjut yang dikeluarkan oleh mahasiswa.
6.1.7 Tuliskan dana yang diperoleh dari/untuk kegiatan pelayanan/pengabdian kepada
masyarakat pada tiga tahun terakhir dengan mengikuti format tabel berikut.
No Sumber Dana Besarnya Dana (Juta Rupiah)
TS-2 TS-1 TS Jumlah
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Institusi sendiri /yayasan 377 182 540 1,099
2 Kemdiknas/Kementerian lain terkait
172 636 375 1,183
3 Lembaga/institusi di luar Kemdiknas/Kementerian lain terkait
300 230 810 1,340
4 Lembaga/institusi luar negeri
- - - 0
Total 849 1,048 1,725 3,622
6.1.8 Jelaskan sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal untuk pemanfaatan dana yang lebih efektif, transparan, dan memenuhi aturan keuangan yang berlaku.
Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal di Universitas Prof. DR.
Moestopo (Beragama) didasarkan pada SK Rektor No. 025/SK/R/UPDM/IV/2011
tentang Keuangan Universitas, bahwa pengelolaan keuangan universitas
dilakukan secara tertib, taat pada peraturan, efisien, ekonomis, efektif, transparan
dan bertanggung jawab dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 266
Kebijakan internal Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama) dalam
pengelolaan keuangan terdiri dari :
a. Pendapatan/sumbangan Pengembangan
Pendapatan/sumbangan pengembangan berasal dari Pengembangan Mutu
Pendidikan (PMP), Pengembangan Administrasi Pendidikan (PAP),
Pengembangan Universitas, Pengembangan Fakultas, Kegiatan
Kemahasiswaan/Pradik, Outbond, Senat Mahasiswa + BEM, dan Asuransi
Untuk kegiatan Fakultas/program/Unit Kerja ada alokasi pendapatan sesuai
Surat Keputusan (SK) Rektor.
b. Penganggaran
Dalam menyusun anggaran di sesuaikan dengan RKA dan Renstra
Universitas. Mekanisme pencairan anggaran sesuai dengan SOP pencairan
dana anggaran bagi Fakultas, PPs, Lembaga, Biro dan Unit Sejajar di
UPDM (B) yaitu 2 (dua) hari kerja
c. Pelaporan
Prosedur pelaporan berlaku untuk semua kegiatan yang bersifat
direncanakan maupun tidak direncanakan/terprogram dilingkungan UPDM
(B) dalam kurun waktu yang ditentukan. Pembuatan laporan mengacu pada
laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku atau
standar yang telah ditentukan oleh Yayasan.
Monitoring dan evaluasi internal dilakukan secara teratur dan terus menerus oleh
Satuan Pengawas Internal (SPI). SPI didukung oleh staf yang memiliki
kemampuan di bidang akuntansi/keuangan, manajemen sumber daya manusia,
manajemen aset, hukum, dan ketatalaksanaan.
Implementasi Monitoring dan Evaluasi
Tahapan Monitoring dan Evaluasi Keuangan, terdiri dari 3 (tiga) tahapan :
a. Pendapatan
Berkaitan dengan rekon dengan bank dan fakultas
b. Realisasi Anggaran, sesuai dengan SOP pencairan. Hal-hal yang
dimonitoring adalah :
- Pagu Anggaran
- MAK
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 267
- Output
- Lampiran Pencairan
c. Pelaporan Prosesnya adalah sbb :
- Memverifikasi belanja
- Jurnal
- Membuat voucer
- Rekon
- Hasilnya berupa laporan untuk di sampaikan ke Wadek II,
Dekan/Direktur, Karo II, Warek II, Rektor dan Yayasan.
Rekon data penerimaan :
Fakultas/PPS menerima alokasi dari dana SPP/DP mahasiswa sesuai dengan SK
Rektor. Pihak Universitas dan Fakultas mengadakan Rekon penerimaan satu
bulan sekali. Apabila terjadi kekurangan penerimaan di fakultas/PPS, maka akan
ditindaklanjuti sesuai dengan data yang ada.
Pencairan Anggaran (SOP terlampir)
Fakultas/PPS mengajukan pencairan anggaran sesuai dengan kebutuhan, maka
bagian verifikasi Universitas memeriksa baik pagu, MAK, output, maupun
kelengkapan yang lainnya sesuai dengan mekanisme keuangan, kalau terjadi
kekurangan atau kesalahan maka dari fihak Universitas mengembalikan dokumen
tersebut ke fakultas yang bersangkutan.
Apabila pengajuan pencairan anggaran dari fakultas/PPS tidak ada kesalahan
maka oleh bagian verifikasi di catat dalam kartu kendali pengeluaran dan
diteruskan dalam mekanisme pencairan anggaran dengan diteruskan ke Pembuat
Dana Penyelenggaraan Pendiidkan (DPP), Dana Pengembangan (DP) dan Dana
diluar DPP dan DP kemudian di bayarkan oleh Bendahara Pengeluaran melalui
Bank persepsi Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama).
Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan serta kinerja yang akuntabel yang
dilakukan secara berkala, hasilnya didokumentasikan dan ditindaklanjuti.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 268
6.1.9 Jelaskan tentang lembaga audit eksternal keuangan, pelaksanaan audit, ketersediaan laporan bagi pemangku kepentingan, serta tindak lanjutnya oleh perguruan tinggi.
Laporan audit keuangan yang dilakukan secara berkala oleh auditor eksternal
yang kompeten dan hasilnya dipublikasikan serta ditindaklanjuti oleh perguruan
tinggi.
Sesuai dengan SK Badan Penasehat Yayasan No 27/H/YS.UPDM/SK/V/2005
tentang Keuangan Yayasan Universitas Prof. DR. Moestopo yang menyebutkan
tentang perlunya dilakukan pemeriksaan oleh suatu lembaga audit eksternal yang
bebas dan mandiri. Hal ini perlu dilakukan dalam rangka mewujudkan
pengelolaan keuangan yayasan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Pengawasan eksternal dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) Yahya
Santosa and Rekan, serta lembaga audit independen.
Kantor Akuntan Publik Yahya Santosa & Rekan dan tim pemeriksa dari Badan
Pengawas Yayasan UPDM mengadakan pemeriksaan di Universitas Prof. DR.
Moestopo (Beragama) termasuk memeriksa pengelolaan keuangan universitas.
Pemeriksaan dilakukan di seluruh unit kerja yang berada di lingkungan
Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama) selama 2 – 4 minggu. Pemeriksaan
dilakukan oleh masing-masing lembaga sebanyak satu kali dalam setahun. Selain
kedua lembaga tersebut, audit juga dilakukan oleh auditor independen.
Rekomendasi dari temuan pemeriksaan oleh KAP Yahya Santosa & Rekan, serta
auditor independen tersebut harus ditindaklanjuti oleh semua unit kerja. Dalam
satu tahun, 2 – 3 kali tim Monitoring Badan Pengawas Yayasan UPDM
mengadakan monitoring kemajuan tindak lanjut yang dilakukan oleh unit kerja.
Keuangan Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama) tahun 2011 diaudit oleh
Kantor Akuntan Publik Yahya Santosa dan Rekan dan hasilnya adalah Wajar
dengan Pengecualian. Pada tahun 2012, Keuangan Universitas Prof. DR.
Moestopo (Beragama) diaudit oleh lembaga yang sama dan hasilnya adalah
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 269
Wajar Tanpa pengecualian – WTP (Audit 2013). Hal ini, menunjukkan bahwa
hasil audit keuangan beserta rekomendasinya, direspon Universitas Prof. DR.
Moestopo (Beragama) dengan baik.
6.2 Prasarana dan Sarana
6.2.1 Jelaskan sistem pengelolaan prasarana dan sarana (kebijakan pengembangan dan pencatatan, penetapan penggunaan, pemeliharaan/perbaikan/kebersihan, keamanan dan keselamatan prasarana dan sarana) yang digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan akademik dan non-akademik, untuk mencapai tujuan institusi.
Sistem pengelolaan prasarana dan sarana akademik dan non akademik
Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama) berupa kebijakan, peraturan, dan
pedoman/ panduan dalam aspek:
(1) Pengembangan dan pencatatan.
Sistem pengembangan dan pencatatan prasarana dan sarana akademik dan
non akademik dilakukan berdasarkan Standard Operasional Prosedur (SOP)
Pengadaan Barang dan Jasa (SOP tersedia).
Tahapan-tahapan Pengadaan Sarana dan Prasarana sebagai berikut:
1. Unit kerja yang memerlukan barang membuat permintaan barang rangkap
2. Dalam permintaan barang harus dinyatakan keterangan tentang jumlah
barang yang diminta, satuan, spesifikasi, tanggal diperlukan,
tujuan/keperluannya.
2. Kepala Sub. Bagian/unit kerja yang bersangkutan menandatangani
permintaan barang dan meneruskan ke pimpinan Universitas atau
Fakultas/PPS.
3. Apabila pimpinan Universitas/Fakultas/PPs memberikan persetujuan maka
permintaan barang lembar 1 diteruskan kepada yayasan yaitu unit kerja
yang menangani pengadaan perlengkapan, sedangkan permintaan barang
lembar ke 2 sebagai arsip.
4. Atas dasar permintaan barang lembar ke 1, unit kerja yang menangani
perlengkapan menilai kewajaran jumlah yang dipesan dan jika perlu
mendapat penjelasan atas spesifikasi barang yang akan dibeli dengan unit
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 270
kerja memerlukan agar barang yang dipesan sesuai dengan yang
dikehendaki.
5. Unit kerja Yayasan yang menangani pembelian setelah menerima Daftar
Permintaan Barang (DPB) lembar ke 1, menghubungi beberapa pemasok
untuk mendapatkan penawaran harga, kemudian memeriksa penawaran
harga dari beberapa pemasok dan menyeleksinya.
6. Setelah menyeleksi penawaran harga dari pemasok, dan sudah
memilihnya maka selanjutnya unit kerja yayasan yang menangani
pembelian membuat Order Pembelian (OP) dalam rangkap 4 (empat) dan
meneruskan OP tersebut kepada Ka. Bag. TU, Kepada Wadek II, dan
Dekan untuk tingkat fakultas/PPS. Untuk tingkat Universitas OP tersebut
diteruskan kepada Wakil Rektor II (tembusan) dan Kepala Biro Umum.
7. Setelah disetujui selanjutnya unit kerja yang menangani pembelian
melaksanakan pembelian dan pendistribusian OP sebagai berikut :
a. Lembar ke 1 : Pemasok, sebagai tanda pemesanan pembelian.
b. Lembar ke 2 : Unit kerja yang menangani perlengkapan dan rumah
tangga, sebagai dasar pemeriksaan barang pada saat penerimaan
barang.
c. Lembar ke 3 : Rektorat bagian keuangan yang mengeluarkan cek,
sebagai arsip pembukuan.
d. Lembar ke 4 : Arsip unit kerja yayasan yang menangani pembelian.
8. Transaksi pembelian barang dicatat dalam aplikasi keuangan pada SITU.
(2) Penetapan penggunaan
Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama) memiliki pedoman prosedur
penggunaan ruang dan peralatan, baik di tingkat universitas dan tingkat
fakultas/PPS.
a. Prosedur penggunaan ruang bersama di lingkungan Universitas (SOP
tersedia)
Tahapan permintaan ijin penggunaan ruang sebagai berikut:
1. Pemohon kegiatan mengajukan permohonan ruang bersama kepada
Wakil Rektor II sebagai penanggung jawab sarana dan prasarana
Universitas melalui Kepala Biro Administrasi;
2. Petugas Penanggungjawab ruangan mengecek jadwal penggunaan
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 271
ruang bersama dan melanjutkan surat permohonan ke Kepala Biro
untuk meminta disposisi. Skala prioritas sudah tersedia dengan
mengutamakan kegiatan akademik/kuliah tamu/kegiatan
mahasiswa/kegiatan upacara.
3. Setelah diizinkan pemohon wajib mencatat nama dengan
meminjamkan kartu identitas, mencatat alamat pemakaian dan
mencatat tujuan pemakaian.
- Pemohon wajib mengikuti tata tertib pengguanan alat
- Menjaga peggunaan alat dari kerusakan
- Menata/memelihara alat agar tidak hilang
- Pemohon setelah selesai menggunakan alat harus mengembalikan
alat secara utuh dengan mengisi buku sebagai bukti pengembalian.
b. Prosedur Penggunan ruang bersama di lingkungan Fakultas/PPS (SOP
tersedia)
Tahapan permintaan ijin penggunaan ruang sebagai berikut:
1. Pemohon/panitia kegiatan mengajukn permohonan ruang bersama
kepada Wakil Dekan II sebagai penanggungjawab sarana dan
prasarana Fakultas.
2. Petugas mengecek jadwal penggunaan ruang bersama dan
melanjutkan surat permohonan ke Wadek II untuk meminta disposisi
melalui Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas/PPS. Skala prioritas
sudah tersedia dengan mengutamakan kegiatan akademik/kuliah
tamu/ kegiatan mahasiswa.
3. Setelah diizinkan pemohon wajib mencatat nama dengan
meminjamkan kartu identitas, mencatat alamat pemakaian dan
mencatat tujuan pemakaian.
- Pemohon wajib mengikuti tata tertib pengguanan alat;
- Menjaga peggunaan alat dari kerusakan;
- Menjaga/memelihara alat agar tidak hilang;
- Pemohon setelah selesai menggunakan alat harus mengembalikan
alat secara utuh dengan mengisi buku sebagai bukti pengembalian.
c. Prosedur penggunaan peralatan penunjang ruang bersama di Universitas
(SOP tersedia)
Tahapan pedoman peminjaman peralatan ruang bersama untuk tujuan
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 272
kegiatan akademik atau kegiatan lainnya adalah sebagai berikut:
1. Penggunaan alat (LCD, 272nstrume, Layar, OHP dll), permohonan
harus mengajukan surat permohonan kepada Wakil Rektor II melalui
Kepala Biro II.
2. Petugas mengecek ketersediaan alat tersebut dan melanjutkan surat
permohonan kepada Kepala Biro II untuk meminta disposisi, sudah
tersedia prioritas penggunaan alat dengan mengutamakan kegiatan
akademik;
3. Setelah diijinkan pemohon: wajib mencatat nama dengan
meminjamkan kartu identitas, mencatat alamat pemakaian dan
mencatat tujuan pemakaian.
- Pemohon wajib mengikuti tata tertib pengguanan alat;
- Menjaga penggunaan alat dari kerusakan
- Menjaga/memelihara alat agar tidak hilang
- Pemohon setelah selesai menggunakan alat harus mengembalikan
alat secara utuh dengan mengisi buku sebagai bukti pengembalian.
d. Prosedur penggunaan peralatan kuliah di Fakultas/PPS (SOP tersedia)
Tahapan yang harus ditempuh untuk penggunaan peralatan kuliah di
fakultas adalah sebagi berikut:
1. Penggunaan alat penunjang perkuliahan (LCD, Laptop, Layar, OHP
dll). Pemohon harus mengajukan permohonan untuk kegiatan
akademik
2. Untuk tujuan kegiatan di luar akademik, misalnya kegiatan
kemahasiswaan, ketua kegiatan mengajukan permohonan pengunaan
ruang kepada Wadek II melalui Kepala Bagian Administrasi untuk
minta disposisi (jadwal dan prioritas penggunaan ruang tersedia
dengan mengutamakan kegiatan akademik)
3. Pemohon wajib mengikuti tata tertib penggunaan alat perkuliahan:
- Menjaga peggunaan dari alat kerusakan
- Menjaga/memelihara alat agar tidak hilang
- Pemohon setelah selesai menggunakan alat harus mengembalikan
alat secara utuh dengan mengisi buku sebagai bukti pengembalian.
e. Prosedur penggunaan instrument di fakultas/lembaga (SOP tersedia)
Tahapan pengajuan penggunaan instrumen adalah sebagai berikut:
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 273
- Bagi pemohon di luar fakultas lembaga harus mengajukan ijin
penggunaan instrument kepada Fakultas/PPS melalui Wadek II sebagai
penangungjawab sarana prasarana
- Pimpinan fakultas/PPS akan melanjutkan permohonan tersebut kepada
kepala Laboratorium dimana instrument berada untuk mengecek jadwal
penggunaan instrument dan kelaikan instrument tersebut.
- Kepala Laboratorium akan memberikan respon berkenaan dengan
kemungkinan penggunaan instrument tersebut kepada pimpinan
fakultas/PPS/lembaga. Pimpinan fakultas/PPS akan memberikan
keputusan kepada pemohon;
- Bagi pemohon penggunaan instrument di dalam fakultas/PPS
(mahasiswa dan dosen) langsung mengajukan permohonan
penggunaan kepada pimpinan laboratorium tersebut secara tertulis.
Kemudian petugas Lab mengecek jadwal penggunaan alat untuk
membantu menentukan ijin penggunaan instrument tersebut.
- Setelah pemohon diberikan ijin harus mengikuti tata tertib penggunaan
alat agar terhindar dari kerusakan dan mengikuti SOP instrument yang
dipandu penggunaan instrument oleh operator di Laboratorium
tersebut.
(3) Keamanan dan keselamatan penggunaan,
Untuk menjaga keamanan dan keselamatan penggunaan alat, pemohon
wajib mengikuti tata tertib yang telah ditetapkan:
- Menjaga peggunaan dari alat kerusakan
- Menjaga/memelihara alat agar tidak hilang
- Mengembalikan alat secara utuh dengan mengisi buku sebagai bukti
pengembalian.
(4) Pemeliharaan/ perbaikan/ kebersihan
Pemeliharaan / perbaikan/ kebersihan prasarana dan sarana di lingkungan
Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama) diatur dalam pedoman
penggunaan prasarana dan sarana yang ditetapkan melalui keputusan
Rektor universitas No. 025/SK/R/UPDM/IV/2011. Pedoman ini dijabarkan
dalam bentuk standar operasional prosedur (SOP) untuk setiap aspek
pengelolaan prasarana dana sarana.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 274
6.2.2 Tuliskan lokasi, status, penggunaan dan luas lahan yang digunakan perguruan tinggi untuk menjamin penyelenggaraan pendidikan yang bermutu, dalam tabel berikut.
No. Lokasi Lahan
(Nama dan Nomor Jalan, Kota, Propinsi)
Status Penguasaan/ Kepemilikan
Lahan*
Penggunaan Lahan Luas Lahan
(Ha)
(1) (2) (3) (4) (5) 1 Jl. Hanglekir I/8
Kel. Gunung, Tanah Abang, Jakarta Pusat.
Tanah Milik Sendiri
Ruang Yayasan, Ruang Rektorat, Ruang Administrasi Ruang Kuliah : FISIP, FE, FIKOM, Pascasarjana, Perpustakaan, Ruang Rapat Ruang MEC Ruang Informasi PMB Ruang Satpam Ruang Poliklinik Ruang Kegiatan Mahasiswa, Sarana umum, Mesjid, Kapel Lahan Parkir
3.817,92 m²
2 Jl. Bintaro Permai Raya No. 3 Bintaro, Jakarta Selatan.
Tanah Milik Sendiri
Ruang Administrasi Ruang Kuliah: FKG, Ruang Praktikum Ruang Lab Komptr Perpustakaan Ruang OSCE Ruang Stensil Ruang Bengkel Gigi Ruang Kepanitraan Klinik RS Gigi & Mulut, Ruang Satpam
7,581 m²
3 Jl. Swadharma Raya No. 54 Ulujami, Pesanggrahan, Jakarta Selatan.
Tanah Milik Sendiri
Pusat Laboratorium Terpadu yang dipergunkan untuk: - Studio TV 1 - Subcontrol STO 1 - Studio TV 2 - Subcontrol STO 2 & Master Control - Workshop Tata Artistik - Ruang Rias Pria - Ruang Rias Wanita - Kantor Administrasi - Guest Sitting Area & Mainhall Reception - Studio Radio 1 & Sub Control STO 1
2,243 m²
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 275
- Ruang Post Production TV - Ruang Perpustakaan - Ruang Dosen - Hall Mahasiswa - Ruang Kelas - Lab Humas - Lab Komputer - Lab Jurnalistik - Lab Fotografi & Periklanan. - Ruang Ketua Yyasan - Ruang Rektor - Ruang Simulasi Sidang HI - Ruang Lab Bahasa - Ruang Lab Komptr FISIP - Ruang Lab Komptr Akuntansi. - Ruang Storage dan Maintenance Teknik STO R-TV & IT Ruang Satpam
dst
TOTAL 13,642 m²
Keterangan: * Status: milik sendiri, sewa, pinjaman, kerjasama. Siapkan dokumen bukti status penguasaan/kepemilikan lahan.
6.2.3 Prasarana untuk kegiatan akademik dan non-akademik Tabel A. Tuliskan data prasarana (kantor, ruang kelas, ruang laboratorium, studio, ruang
perpustakaan, kebun percobaan, ruang dosen) yang digunakan institusi dalam penyelenggaraan program / kegiatan institusi dengan mengikuti format tabel berikut.
No.
Jenis Prasarana Jumlah
Unit Total Luas
(m2)
Kepemilikan* Kondisi**
Milik Sendiri
Sewa/ Pinjam/
Kerjasama Terawat
Tidak Terawat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1 Perkantoran/ administrasi
20 2.490,12 √ √
2 Ruang kuliah 62 4.052 √ √
3 Ruang diskusi, seminar, rapat
3 300 √ √
4 Ruang kerja dosen 24 1.078,2 √ √
5 Laboratorium/ studio/bengkel/dsb
33 3.221,12 √ √
6 Ruang Perpustakaan 2 655,52 √ √
Luas Seluruhnya 11.796,96
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 276
Keterangan: * Siapkan dokumen terkait dengan kepemilikan/penguasaan prasarana pada saat asesmen lapangan.
** Beri tanda √ pada kolom yang sesuai.
Tabel B. Tuliskan data prasarana lain yang mendukung terwujudnya visi (misalnya tempat
pembinaan minat dan bakat, kesejahteraan, ruang himpunan mahasiswa, asrama mahasiswa) dengan mengikuti format tabel berikut.
No. Jenis Prasarana
Pendukung Jumlah
Unit
Total Luas (m
2)
Kepemilikan* Kondisi**
Milik Sendiri
Sewa/ Pinjam/Ker
jasama Terawat
Tidak Terawat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1 Kampus Hanglekir:
Ruang Ibadah 5 350 √ √
Poliklinik 1 50 √ √
Ruang Pusgiwa 10 160 √ √
Ruang Senat Mahasiswa
3 60 √ √
Ruang BPM 3 60 √ √
Lahan Parkir 1 1200 √ √
Olah Raga 1 √ √
2 Kampus Bintaro:
Ruang Ibadah 5 108,09 √ √
Klinik Khusus 1 168,48 √ √
Ruang rapat 3 125,52 √ √
Ruang Senat Mahasiswa
1 19,44 √ √
Ruang BPM 1 20 √ √
Lahan Parkir 1 500 √ √
Olah Raga 1 √ √
...
Luas Seluruhnya 2.821,53
Keterangan: * Siapkan dokumen terkait dengan kepemilikan/penguasaan prasarana pada saat asesmen lapangan.
** Beri tanda √ pada kolom yang sesuai.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 277
6.2.4 Sebutkan prasarana tambahan yang dikelola dalam tiga tahun terakhir. Uraikan pula rencana investasi untuk prasarana dalam lima tahun mendatang, dengan mengikuti format tabel berikut.
No. Jenis Prasarana
Tambahan
Investasi Prasarana Selama Tiga Tahun
Terakhir (Juta Rupiah)
Rencana Investasi Prasarana dalam Lima Tahun Mendatang
Nilai Investasi (Juta Rupiah)
Sumber Dana
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Lab. Terpadu UPDM (B) Swadarma
10.302.848.281 30.877.220.000 Pengembangan Mahasiswa
2 Gedung Perkuliahan FKG
20.832.915.498 Tanah Karawang ± 20 ha
Pengembangan Mahasiswa
---
TOTAL
6.2.5 Pustaka (buku teks, karya ilmiah, dan jurnal; termasuk juga dalam bentuk
elektronik/e-library)
No. Jenis Pustaka Jumlah Judul
Jumlah Copy Cetak Elektronik
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Buku teks 18.764 43.055
2 Jurnal nasional yang terakreditasi
11 40
3 Jurnal internasional 225 8 305
4 Prosiding 36 38
5 Skripsi/Tesis 5.218/338 500 5.218/338
6 Disertasi 36 38
TOTAL 24.628 508 49.032
6.2.6 Jelaskan pula aksesibilitas dan pemanfaatan pustaka di atas.
Pelayanan aksesibiltas dan pemanfaatan perpustakaan dilayani oleh CISRAL (Center of
Information Scientific Resources and Library).
Waktu Layanan
Perpustakaan dibuka pada setiap hari kerja dari hari Senin s/d Sabtu dengan
ketentuan sebagai berikut :
Hari Senin s/d Jum’at : Jam 08.00 – 20.00 WIB
Hari Sabtu : Jam 08.00 – 16.00 WIB
Hari Minggu : Libur
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 278
Khusus untuk Pelayanan Referensi dan Pelayanan Majalah Dokumentasi batas
pelayanan sampai jam 16.00 (senin-jumat).
Mutu Layanan
Selama tiga tahun terakhir, pengunjung CISRAL selalu bertambah, pada 2013 jumlah
pengunjung sebanyak 14.297. pengunjung.
Bulan Jumlah Pengunjung
2011 2012 2013
Januari 1401 1367 1133
Februari 904 723 762
Maret 1856 1714 1346
April 1843 1862 2147
Mei 1866 1703 1768
Juni 1827 1735 1896
Juli 823 734 837
Agustus 569 426 390
September 1632 1526 2307
Oktober 1781 1752 2187
November 1384 1608 2074
Desember 931 836 2018
TOTAL 16817 15986 33162
Tabel 6.2.6 Jumlah Pengunjung CISRAL
Sedangkan untuk layanan e-resources dapat diakses secara penuh 24 jam/hari melalui
http://library.moestopo.ac.id, dan http://journal.updm.ac.id
Aksesibilitas perpustakaan bagi mahasiswa dan dosen sangat memadai melalui berbagai
layanan:
1. Pelayanan sirkulasi. Bagian ini melayani peminjaman buku, pengembalian buku, dan
penelusuran informasi koleksi buku (OPAC). Di bagian ini terdapat koleksi Tandon dan
koleksi buku teks yang dapat dipinjam oleh Anggota Cisral.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 279
2. Pelayanan Referensi. Bagian Referensi melayani rujukan ilmiah, penggunaan
koleksi referensi, foto copy dan penelusuran informasi buku. di bagian ini terdapat
koleksi tesis, disertasi, kamus, laporan penelitian, dan jenis koleksi referensi lainnya
sebagai sumber rujukan.
3. Pelayanan Majalah & Dokumentasi. Bagian Majalah dan Dokumentasi melayani
penggunaan majalah, jurnal ilmiah, e-clipping, koran, dan foto copy.
4. Pelayanan Keanggotaan. Bagian Keanggotaan, melayani pembuatan kartu Cisral /
kartu baca, pembuatan kartu FPPT (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi),
pembuatan surat bebas pustaka, dan perpanjangan kartu anggota.
5. Pelayanan Multimedia Corner. Bagian Multimedia Corner melayani akses internet,
fasilitas Personal Computer, dan back up data. Tersedia 5 PC Multimedia yang
digunakan untuk Anggota Cisral, setiap PC memiliki sambungan ke internet dan
dilengkapi dvd-rw untuk back up data.
6. Pelayanan E-Resources (E-Books, E-Journal, Pustaka Ilmiah, OPAC).
Fasilitas E-Resources salah satu-nya adalah E-Library dapat dilakukan secara
online melalui http://library.moestopo.ac.id.Sistem E-Library yang digunakan saat ini
adalah Senayan yang merupakan produk open-source yang dikembangkan oleh
pihak Dikti.Alasan penggunaan Senayan karena salah satu E-Library dengan
kemampuan yang baik dalam pengolahan data dan banyak digunakan oleh
perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta. Dengan adanya kesamaan aplikasi E-
Library dengan perguruan tinggi lain akan dapat memungkinkan pertukaran data dan
informasi pustaka. Sistem informasi E-library 24 jam online sehingga dapat diakses
darimana saja dan kapan saja.
Fasilitas E-Resources pada perpustakaan adalah tersedianya beberapa unit
komputer PC yang merupakan bagian dari sarana publik yang dapat digunakan
selama pada jam kerja. Selain itu juga tersedia sarana ruang baca, loker serta
internet hotspot.Sedangkan fasilitas E-Book (buku digital) dan E-Journal (jurnal
digital) sampai saat ini belum tersedia.
Aksesibilitas dan pemanfaatan pustaka di CISRAL selama tahun 2014 oleh mahasiswa dan
dosen baik secara akses langsung dan akses online mencapai .............., dengan rincian
sebagai berikut :
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 280
1. Peminjaman buku teks total sebanyak 1697, dengan peminjaman kelompok koleksi
pustaka ilmu sosial sebanyak 2262, diikuti kelompok koleksi pustaka kedokteran
sebanyak buku 6000, skripsi 3580, jurnal 4000.
2. Pemakaian koleksi jurnal dan prosiding sebanyak 710.
3. Pemakaian/akses e-journal pada tahun 2014 sebanyak 30.000/6 bulan.
6.2.7 Jelaskan upaya perguruan tinggi menyediakan prasarana dan sarana pembelajaran yang terpusat, serta aksesibilitasnya bagi sivitas akademika.
Untuk mendukung proses pembelajaran, penyediaan sarana dan prasarana dikelola oleh
universitas dan fakultas. Beberapa fasilitas yang dikelola oleh universitas (terpusat)
antara lain :
- Perpustakaan Terpusat (E-Library Center)
Pelayanan administrasi perpustakaan menggunakan produk open-source dari Diknas
yaitu Senayan. Aplikasi E-Library tersebut online 24 jam sehingga pihak public-pun dapat
mencari informasi pustaka darimana saja dan kapan saja. Aplikasi E-Library ditempatkan
pada sebuah Virtual Private Server (VPS) sub-domain http://library.moestopo.ac.id,
server tersebut berada pada sebuah perusahaan penyelenggara data-center.
- Pembelajaran Online (E-Learning)
Guna meningkatkan proses belajar-mengajar dalam hal ini telah tersedia aplikasi E-
Learning online 24 jam. Dengan E-Learning diharapkan sebagai metode pendukung
selain tatap muka karena tersedia banyak fasilitas komunikasi yang dapat dilakukan
secara 2 (dua) arah antara Dosen dan Mahasiswa. Aplikasi E-Learning ditempatkan pada
sebuah Virtual Private Server (VPS) dengan alamat sub-domain
http://elearning.moestopo.ac.id, server tersebut berada pada sebuah perusahaan
penyelenggara data-center.
- Laboratorium Terpadu UPDM (B) yang berlokasi di kampus III Jl. Swadarma Raya,
digunakan untuk berbagai aktivitas laboratorium komputer dan laboratorium bahasa,
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 281
studio TV dan studio Radio, laboratorium humas, laboratorium jurnalistik, Laboratorium
Fotografi dan Periklanan, dan Ruang Simulasi Sidang Hubungan Internasional. Kegiatan
pendidikan dan pengajaran di antaranya kegiatan praktikum dan kegiatan perkuliahan.
- Gedung Kuliah Bersama berlokasi di Jl. Hanglekir, Jakarta Pusat. Gedung tersebut
dimanfaatkan untuk kegiatan perkuliahan, praktikum, dan pelayanan. Ruang perkuliahan
berada di lantai 1, 2, 3, 4 dan 5; Laboratorium yang digunakan untuk praktikum berada di
Lantai 1 dan 2, dan ruang pelayanan pendukung seperti pelayanan bimbingan konseling
dan BAPSI berada di lantai 1, dan pelayanan perkuliahan umum (MKU) berada di lantai
2.
6.3 Sistem Informasi 6.3.1 Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh perguruan tinggi
untuk kegiatan pembelajaran (hardware, software, e-learning, e-library).
Untuk mendukung proses pembelajaran, setiap fakultas/PPS telah memiliki fasilitas
laboratorium komputer dan multimedia yang dapat digunakan oleh seluruh civitas
akademika. Seluruh perangkat PC terhubung dalam sebuah jaringan LAN yang
berpusat pada bagian BAPSI untuk kemudian dihubungkan ke jaringan WAN/Internet,
adapun Perangkat Keras yang digunakan adalah
1. Application Server, sebuah perangkat computer server yang digunakan untuk
menjalankan aplikasi pelayanan akademik dan keuangan mahasiswa dalam
hal ini aplikasi tersebut dinamai SIMPATI (Sistem Informasi Manajemen
Perguruan Tinggi).
2. Domain Name dan Access Channel Server, sebuah perangkat server yang
digunakan untuk :
a. Portal website domain www.moestopo.ac.id
b. Portal website sub-domain fakultas dan lembaga/unit.
c. Aplikasi E-Library
d. Aplikasi E-Learning
e. Aplikasi E-Support
f. Aplikasi Anjungan Mahasiswa
g. Aplikasi Anjungan Dosen
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 282
3. Proxy Server, sebuah parangkat computer server yang digunakan untuk
mengatur akses dunia maya mulai dari Autehtifikasi penggunaan (dengan user
id), blok/unblok website, blok/unblok port dan lain sebagainya.
4. Router, sebuah perangkat yang mengatur arus lalu-lintas data yang ada dalam
jaringan serta digunakan untuk manajemen bandwidth. .
Ketersediaan bandwidth dipercayakan pada 2 (dua) provider yaitu Telkom dan
First Media, dimana Telkom sebanyak 8 Mbps dan First Media sebanyak 4 Mbps.
Hardware :
Tabel 6.3.1.1 Perangkat Room Server – Kampus Hanglekir
Item Jenis Hardware Jumlah
Komputer Server PC Server 4 Unit
Managable Switch-Hub Switch 2 Unit
Router Bandwidth Management 2 Unit
Tabel 6.3.1.2 Perangkat Pada Fakultas/ PPS – Kampus Hanglekir
Item Jenis Hardware Jumlah
PC Client PC ?
Switch-Hub Switch 35 Unit
Tabel 6.3.1.2 Perangkat Room Server – Kampus Bintaro
Item Jenis Hardware Jumlah
Managable Switch-Hub Switch 1 Unit
Router Bandwidth Management 1 Unit
Tabel 6.3.1.3 Perangkat Pada Fakultas – Kampus Bintaro
Item Jenis Hardware Jumlah
PC Client PC ?
Switch-Hub Switch 25 Unit
Tabel 6.3.1.4 Perangkat Room Server – Kampus Swadarma
Item Jenis Hardware Jumlah
Managable Switch-Hub Switch 1 Unit
Router Bandwidth Management 1 Unit
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 283
Perangkat Pada Fakultas – Kampus Bintaro
Item Jenis Hardware Jumlah
PC Client PC ?
Switch-Hub Switch ?
Software
Software yang digunakan saat ini ada yang berlisensi da nada yang GPL (General
Public Lisence) / Open Source.
a) GPL/Open Source :
No. Jenis Keterangan
1. Linux OS UBuntu Operating System Server
2 Apache Web Server Web Server
3 Radius Server Aplikasi Authentifikasi User
4 PHP Programming Language
5 MySQL Database Server
6 Senayan Aplikasi E-Library
7 Moodle Aplikasi E-Learning
8 Simpati Aplikasi Akademik & Keuangan
Mahasiswa
9 Ticket Support Aplikasi Keluhan Sarana & Prasarana
Sistem Informasi dan Telnologi
Informasi
10 HRD Aplikasi Human Resources
Development
b) Ber-lisensi :
No. Jenis Keterangan
1. Windows XP Operating System
2 Windows 7 Operating System
3 Windows 8 Operating System
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 284
6.3.2 Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk kegiatan administrasi (akademik, keuangan, dan personil) serta aksesibilitasnya.
A. SISTEM INFORMASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
Sistem informasi ini merupakan pintu gerbang awal dari semua proses sistem
yang mengatur sedemikian rupa proses administrasi yang berkaitan dengan
aktivitas penerimaan mahasiswa baru.
Sistem informasi ini terdiri atas beberapa sub modul seperti :
o Administrasi Admin
Sub-modul ini berfungsi mengatur segala persiapan yang berkaitan
dengan proses PMB seperti pengaturan jadwal penjualan tiap
gelombang, pengaturan jenis dan harga formulir, pengaturan jadwal
dan ruang tes dan lain-lain.
o Administrasi Registrasi :
Sub-modul ini mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan
proses transaksi registrasi atau pendaftaran, seperti penjualan atau
pencetakan kuitansi baik yang dilakukan secara online aupun offline,
pencetakan kartu tes, pendataan biodata peserta, administrasi
registrasi online, pendataan peserta rekomendasi dan berbagai macam
pencetakan.
o Administrasi Ujian Dan Seleksi
Sub-modul ini berfungsi menyajikan informasi yang berkaitan dengan
proses Ujian/Tes Seleksi seperti pencetakan daftar hadir, pendataan
jawaban para peserta, proses nilai final, proses ranking, proses lulus
seleksi dan berbagai macam pencetakan.
o Administrasi Her-Registrasi Lulus Seleksi
Sub-modul ini berfungsi mengatur segala sesuatu yang berhubungan
dengan proses pendaftaran ulang para peserta yang dinyatakan lulus
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 285
seleksi, mulai dari penerimaan pembayaran, proses krs paket, cetak
kartu mahasiswa baru dan berbagai macam pencetakan.
B. SISTEM INFORMASI AKADEMIK MAHASISWA
Sistem informasi ini berfungsi mengatur dan mencatat seluruh bisnis proses
aktivitas transaksi akademik.
Sistem informasi ini terdiri atas beberapa sub-modul seperti :
o Administrasi Admin
Sub-modul ini berfungsi mengatur segala persiapan yang berkaitan
dengan aktivitas akademik seperti setting kalender akademik. Kalendar
akademik bukan hanya sekedar sebuah rencana kerja tetapi juga
berfungsi kontrol waktu terhadap berbagai transaksi seperti KRS, KBT,
Pencetakan KHS, Permohonan Cuti, Pendataan Nilai Semester dll.
Administrasi Admin juga memegang kendali tehadap seluruh data yang
berkenaan dengan Data Master seperti Master Mahasiswa, Kurikulum,
Prasarat Matakuliah, Pembobotan Nilai, Pembagian Akses KRS Online,
Data Fakultas, Data Jurusan dll.
o Administrasi BAAK
Sub-modul ini berfungsi mengendalikan seluruh proses bisnis pada
Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan seperti yang berkaitan
dengan proses pembayaran, pencetakan kartu mahasiswa, proses dan
pencetakan ijazah, pencetakan transkrip nilai, pencetakan KHS (Kartu
Hasil Studi), pencetakan berbagai macam SK (SK Mengajar, SK Cuti),
pendaftaran wisuda dll serta berbagai macam pencetakan.
o Administrasi Fakultas/Program Studi
Sub-modul ini berfungsi mengendalikan seluruh proses bisnis pada
Fakultas maupun Program Studi seperti pembuatan jadwal, proses
pendaftaran KRS dan KBT, administrasi kehadiran dosen dan
mahasiswa, pembuatan jadwal UTS dan UAS, pencetakan daftar hadir
kuliah (DHK), pencetakan Daftar Hadir Ujian (DHU) serta berbagai
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 286
macam pencetakan.
C. SISTEM INFORMASI KEUANGAN MAHASISWA
Sistem informasi ini berfungsi mengatur dan mencatat seluruh bisnis proses
aktivitas transaksi keuangan mahasiswa.
Sistem informasi ini terdiri atas beberapa sub-modul seperti :
o Administrasi Keuangan Mahasiswa
Sub-modul ini berfungsi sebagai proses validasi keuangan mahasiswa
seperti pemantauan status hutang/piutang mahasiswa, transaksi
potongan, transaksi pengembalian uang kuliah, update hutang/piutang
mahasiswa, proses validasi pembayaran harian, pemantauan rekening
koran dll serta berbagai macam pencetakan seperti daftar pembayaran
harian, daftar hutang mahasiswa, daftar piutang mahasiswa, daftar
rekapitulasi saldo keuangan mahasiswa dll.
o Administrasi Virtual Account
Sub-Modul ini adalah opsi jika institusi bekerjasama dengan pihak per-
bankan dengan pemanfaatan produk virtual account yang akan
digunakan untuk pembayaran uang kuliah oleh mahasiswa, Adapun
modul-modul tersebut seperti proses upload data virtual harian, proses
verifikasi dan proses finalisasi pembayaran.
D. SISTEM INFORMASI ANJUNGAN MAHASISWA (Access Channel)
Sistem informasi ini berfungsi menyajikan informasi semua properti dan attribut
mahasiswa yang bersangkutan. Informasi-informasi yang disajikan seperti
kalender akademik, data pribadi, data orang tua, data jadwal kuliah, data
jadwal ujian, data nilai, data KRS/KBT, informasi status keberadaan dosen,
histori IPS/IPK, histori nilai, upload bahan ajar.
SI Anjungan Mahasiswa juga bukan sekedar informasi, juga bisa untuk
melakukan transaksi seperti Transaksi KRS/KBT secara online dan pengisian
EDOM (Evaluasi Dosen Oleh Mahasiswa).
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 287
E. SISTEM INFORMASI ANJUNGAN DOSEN (Access Channel)
Sistem ini berfungsi menyajikan berbagai informasi semua property dan atribut
dosen yang bersangkutan. Informasi-informasi yang disajikan seperti kalender
akademik, data pribadi, data akademik, data jadwal kuliah, data jadwal
mengajar, data mahasiswa bimbingan, upload bahan ajar dll.
Selain informasi yang diberikan, anjungan dosen-pun bisa melakukan
transaksi seperti Transaksi Ketidakhadiran Mengajar dan Transaksi Pendataan
Nilai Semester.
F. SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (HRD)
Sistem ini berfungsi menyajikan berbagai informasi yang berkaitan dengan
kepegawaian, mulai dari Biodata Pribadi, Riwayat Pekerjaan, Riwayat
Pendidikan, Data Keluarga, Transaksi seperti Kenaikan Golongan, Mutasi dan
lain-lain.
6.3.3 Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh institusi perguruan tinggi untuk pengelolaan prasarana dan sarana (hardware, software).
Pihak yang bertanggung jawab terhadap kinerja seluruh perangkat keras dan
perangkat lunak adalah BAPSI (Badan Perencanaan dan Sistem Informasi). BAPSI
memiliki Tim Trouble-Shooting yang terdiri dari 2 (dua) personil yang dapat melayani
mulai dari pukul 08:00 s.d. 22:00. Terdapat 2 (dua) jenis pekerjaan yang dilakukan
oleh Tim Trouble-Shooting adalah sbb :
Rutin, adalah pekerjaan yang yang secara rutin dilakukan, salah satunya adalah
setiap pagi dilakukan pengecekan terhadap perangkat Wifi yang tersebar.
Panggilan, adalah jenis pekerjaan berdasarkan panggilan, misal computer problem,
virus, instalasi software dsb. Untuk jenis pekerjaan ini, pihak yang melaporkan harus
mengisi tiket support online pada Aplikasi E-Support di halaman
http://support.moestopo.ac.id, adapun tujuan dari E-Support adalah sebagai berikut :
1. Seluruh permasalahan memiliki rekam jejak, sehingga kami dapat memonitor
kasus per kasus.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 288
2. Proses penanganannya menjadi lebih ter-arah, mulai dari sistem antrian
hingga kepada tingkat keperluannya (Low/Medium/High).
6.3.4 Jelaskan sistem pendukung pengambilan keputusan.
Sistem pendukung pengambilan keputusan di Universitas Prof. DR. Moestopo
(Beragama) yang lengkap efektif dan objektif dapat diperoleh melalui berbagai
sistem informasi yang tersedia di Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama).
Dengan adanya berbagai sistem informasi yang lengkap dan dapat diakses dengan
cepat dan mudah secara akurat, pengambilan keputusan menjadi lebih efektif dan
objektif.
Sebagai contoh sistem informasi akademik dapat menjadi sumber informasi dalam
pengambilan keputusan bagi dosen penasehat akademik/wali untuk menentukan
matakuliah yang dapat diambil oleh mahasiswanya. Selain itu, sistem informasi
akademik juga menjadi sumber informasi bagi penentuan kebijakan pemutusan studi
mahasiswa.
Seluruh aplikasi, baik sistem informasi akademik dan sistem informasi manajemen
lainnya yang telah dilengkapi dengan fungsi pelaporan dan statistik dapat digunakan
sebagai informasi pendukung keputusan pimpinan. Data tersebut diolah dari seluruh
data yang terdapat pada basis data Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama).
Di masa yang akan datang berbagai system informasi yang ada akan diintegrasikan
menjadi Decision Support Systems (DSS) oleh UPT DCistem. Prosesnya sebagai
berikut :
a. Input : Sejumlah kecil data atau database besar untuk dianalisis; model-
model analitik dan alat bantu analisis
b. Proses : Interaktif, simulasi, analisis
c. Output : Laporan-laporan khusus; analisis keputusan; jawaban pertanyaan
d. Pengguna : Staf ahli, staf manajer.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 289
6.3.5 Jelaskan sistem informasi (misalnya website institusi, fasilitas internet, jaringan lokal, jaringan nirkabel) yang dimanfaatkan untuk komunikasi internal dan eksternal kampus. Jelaskan juga akses mahasiswa dan dosen terhadap sumber informasi.
Untuk mendukung komunikasi dan penyebaran informasi, Universitas Prof. DR.
Moestopo (Beragama) memanfaatkan teknologi informasi (TI) komputer, dengan
menyediakan banyak website yang dapat diakses secara online, diantaranya adalah
sebagai berikut :
1. http://www.moestopo.ac.id, adalah website utama Universitas Prof Dr
Moestopo (Beragama)
2. http://fkg.moestopo.ac.id adalah website Fakultas Kedokteran Gigi.
3. http://fisip.moestopo.ac.id, adalah website Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik.
4. http://fe.moestopo.ac.id adalah website Fakultas Ekonomi.
5. http://fikom.moestopo.ac.id adalah website Fakultas Ilmu Komunikasi.
6. http://pps.moestopo.ac.id adalah website Program Pascasarjana.
7. http://humas.moestopo.ac.id adalah website Bagian Hubungan Masyarakat.
8. http://pmb.moestopo.ac.id adalah website Pendaftaran Online Mahasiswa
Baru.
9. http://cama.moestopo.ac.id adalah website Her-Registrasi Mahasiswa Baru
10. http://library.moestopo.ac.id adalah website E-Library (Perpustakaan).
11. http://elearning.moestopo.ac.id adalah website E-Learning (Proses
Pembelajaran Online).
12. http://support.moestopo.ac.id adalah website E-Support (pelaporan sarana
dan prasarana SI/TI).
13. http://jurnalfikom.moestopo.ac.id adalah website informasi yang berkaitan
dengan jurnal Fakultas Ilmu Komunikasi.
14. http://mahasiswa.moestopo.ac.id adalah website Anjungan Mahasiswa.
15. http://dosen.moestopo.ac.id adalah website Anjungan Dosen.
Secara keseluruhan web yang dibangun, dikembangkan oleh BAPSI sertadikelola
secara mandiri oleh tiap-tiap penanggung jawab (webmaster) di tiap-tiap unit kerja.
Domain dan hosting dari keseluruhan sistem jaringan Universitas Prof. DR.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 290
Moestopo (Beragama).
Untuk meningkatkan pelayanan kepada seluruh stakeholder-nya, Universitas Prof.
DR. Moestopo (Beragama) terus melakukan penataan berbagai system pengelolaan
seperti pengelolaan keuangan dan administrasi berbasis IT seperti yang telah
diuraikan sebelumnya. Dengan penataan tersebut, data-data yang dimiliki menjadi
lengkap, akurat dan akuntabel. Selain itu, dari sisi keuangan dapat lebih tertib dan
terkontrol serta lebih transparan.
Dengan tersedianya system pengelolaan informasi berbasis IT tersebut, para
mahasiswa, dosen, dan semua pihak dapat mengakses informasi yang relevan
secara lebih cepat dan akurat, baik dari dalam kampus melalui hot-spot di seluruh
penjuru maupun juga melalui akses internet dari luar kampus.
Pada saat ini Universitas Prof Dr Moestopo (Beragama), mengadakan kerjasama
dengan Google Indonesia dengan memanfatkan Google Apps For Education.
Dengan kerjasama ini banyak hal positif yang dapat diambil salah satunya adalah
semua bersifat free (gratis), seperti Mail Server, Google Drive, Google Docs dsb
dengan domain moestopo.ac.id. Data-data pada sistem internal akan kami
hubungkan (link) dengan fasilitas dari pihak google, contoh mahasiswa akan
mendapatkan mail dengan format (nim)@moestopo.ac.id,
(no_dosen)@moestopo.ac.id, (no_karyawan) dan tiap 1 (satu) mail akan mendapat
quota cloud-storage sebesar 15Gb.
Tersedia pula mail-group, dengan mail-group, maka penyebaran informasi akan
semakin mudah.Penyebaran informasipun dilakukan melalui Social Media seperti
Facebook, Twitter dan Youtube.
Jaringan WAN pada 3 (tiga) lokasi kampus (Hanglekir,Bintaro, Swadarma)
menggunakan Fiber Optic dan masing-masing memiliki 2 jaringan Fiber Optic, 1
primary dan 1 secondary. Ke 2 (dua) jaringan tersebut dilayani oleh 2 (dua) provider
berbeda yaitu TELKOM dan FIRST MEDIA. Ke (3) lokasi kampus tersebut terhubung
satu sama lain melalui jaringan VPN (Virtual Private Network). Dengan VPN maka
data transfer yang ada dalam institusi menjadi bersifat lokal walau menggunakan
jaringan publik sehingga faktor keamanan menjadi lebih baik. Dengan VPN masa
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 291
depan akan penggunaan perangkat berbasis IP seperti Video Conference, Voice
Call tentu akan mengurangi biaya.
Jaringan LAN telah terhubung pada semua bagian/unit kerja sebagai berikut :
Tabel 6.3.5a Jaringan Kampus Hanglekir
No Ruang Jumlah PC
1 Yayasan : - Keuangan, Pajak, Pimpinan - Inventaris, SDM, Man.Building
14 7 7
2 Rektorat : - Sekretariat - Biro Adm.Akademik + Pimpinan - Biro Adm.Keuangan, Umum dan SDM - Biro Adm.Kemahasiswaan - Badan Perencanaan dan Sistem Informasi - Badan Audit Internal Universitas - Badan Humas + PMB
26 2 6 5 3 3 1 7
3 Program Pasca Sarjana : - Pimpinan - Staf
12 5 7
4 Fakultas Ekonomi : - Pimpinan - Bagian Akademik - Bagian Keuangan - Ruang Dosen
14 4 5 3 2
5 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : - Pimpinan - Bagian Akademik - Bagian Keuangan - Ruang Dosen
12 3 6 2 1
6 Fakultas Ilmu Komunikasi : - Pimpinan - Bagian Akademik - Bagian Keuangan - Ruang Dosen - Jurnal Wacana - Station Radio
26 4 7 5 7 1 2
7 Perpustakaan : - Pelayanan - Anjungan
12 8 4
8 Pusat Penelitian Universitas 3
Total Seluruhnya Kampus Hanglekir 119
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 292
Tabel 6.3.5b Jaringan Kampus Bintaro
No Ruang Jumlah PC
1 Fakultas Kedokteran Gigi : - Pimpinan - Sekretariat - Bagian Akademik - Bagian Keuangan - Perpustakaan – Pelayanan - Perpustakaan - Anjungan - Lab CBT - Lab OSCE
80 3 4 5 4 4
11 41 8
2 Rumah Sakit Gigi dan Mulut : - Pimpinan - Bagian Pelayanan dan Klinik - Bagian Bedah Mulut - Bagian Penyakit Mulut - Bagian Periodonsia - Bagian Orthodonsia - Bagian Radiologi - Bagian Material Kedokteran Gigi - Bagian Konservasi - Klinik Khusus - Depot Obat - Dental Publlic Health
19 2 3 1 1 2 2 2 1 1 1 1 2
Total Seluruhnya Kampus Hanglekir 99
Tabel 6.3.5c Jaringan Kampus Swadarma
No Ruang Jumlah PC
1 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik - Laboratorium Bahasa - Laboratorium Komputer
60 30 30
2 Fakultas Ekonomi : - Laboratorium Komputer
30 30
3 Fakultas Ilmu Komunikasi : - Laboratorium Radio - Laboratorium TV - Laboratorium Komputer
?? ? ?
47
Total Seluruhnya Kampus Hanglekir ???
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 293
6.3.6 Jelaskan kapasitas internet yang tersedia dan bandwidth per mahasiswa.
Dalam memberikan pelayanan sistem informasi kepada seluruh sivitas akademika,
Universitas Prof. DR. Moestopo (Beragama) secara terus menerus meningkatkan
kapasitas bandwidth untuk mengakses internet, adapun perkembangan peningkatan
bandwidth sebagai berikut :
- Tahun 2008-2011, Total Bandwidth adalah 2Mbps
- Tahun 2011-2013, Total Bandwidth adalah 8Mbps
- Tahun 2013-2014, Total Bandwidth adalah 13Mbps
Pengguna internet adalah pegawai administrasi sebanyak , pegawai akademik
(dosen) sebanyak dan mahasiswa,
Tabel 6.3.6a Kampus Hanglekir
No. Provider Bandwidth
1 TELKOM-Astinet 4 Mbps
2 First Media 3 Mbps
TOTAL 7 Mbps
Tabel 6.3.6b Kampus Bintaro
No. Provider Kapasitas Bandwidth
1 TELKOM-Astinet 2 Mbps
2 FIRST MEDIA 2 Mbps
TOTAL 4 Mbps
Tabel 6.3.6c Kampus Bintaro
No. Provider Kapasitas Bandwidth
1 TELKOM-Astinet 2 Mbps
TOTAL 2 Mbps
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 294
6.3.7 Aksesibiltas Data
Beri tanda √ pada kolom yang sesuai (hanya satu kolom) dengan aksesibilitas tiap jenis data pada tabel berikut.
No. Jenis Data
Sistem Pengelolaan Data
Secara Manual
Dengan Komputer
Tanpa Jaringan
Dengan Komputer Jaringan
Lokal (Intranet)
Dengan Komputer Jaringan
Luas (Internet)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Mahasiswa √
2 Pembayaran SPP √
3 Kartu Rencana Studi (KRS) √
4 Jadwal mata kuliah √
5 Nilai mata kuliah √
6 Transkrip akademik √
7 Lulusan √
8 Tenaga pendidik √
9 Tenaga kependidikan √
10 Tenaga pendukung lainnya √
11 Keuangan √
12 Inventaris √
13 Perpustakaan √
Jumlah tanda √ NA=0 NB=0 NC =1 ND =12
6.3.8 Blue print sistem informasi.
Jelaskan blue print pengembangan, pengelolaan, dan pemanfaatan sistem informasi.
Pesatnya perkembangan masyarakat saat ini, menuntut organisasi dan para pelaku
bisnis pendidikan bersikap pro-aktif dalam menjawab kebutuhan masyarakat.
Banyaknya para pengelola, pemilik, pemegang saham bisnis pendidikan yang berasal
dari kalangan bisnis murni, berdampak pada manaje-men pengelolaan, proses bisnis,
strategi bisnis, pemasaran dan lain-lain akan menghalalkan segala cara untuk mencapai
tujuan yang ingin dicapai.
Masyarakat saat ini sangat selektif memilih kebutuhan hidup termasuk pendidikan, mulai
dari PG, TK, SD, SMP, SMA dan PT sehingga tantangan semakin berat sehubu-ngan
visi dan misi pendidikan dengan bisnis murni yang berperan mencerdaskan bangsa dan
Negara, membuat pengelola PT harus cermat dalam menentukan langkah-langkah
strategi bisnis yang akan dijalankan. Salah satu perangkat guna mendukung strategi
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 295
bisnis adalah dengan pemanfaatan Sistem Informasi dan penerapan Teknologi informasi
(SI/TI) pada semua level organisasi.
Implementasi SI/TI memberikan pengaruh yang besar dalam proses bisnis modern saat
ini karena memberikan nilai tambah pada efisiensi, efektifitas serta produktivitas sumber
daya manusia. Penerapan SI/TI pada masa lalu masih bersifat lokal dan cenderung
dianggap hanya sebagai perangkat data-processing saja atau disimpulkan bahwa SI/TI
adalah alat pemercepat proses data.
Perkembangan SI/TI saat ini sangat jauh dari apa yang banyak diperkirakan dan sangat
mempengaruhi perkembangan disiplin ilmu lain dengan menghubungkannya dengan
SI/TI. Pada bisnis modern saat ini SI/TI bukan hanya sekedar support kepada
manajemen, namun sudah berperan sebagai Key Operational, High Potential dan
memiliki peran Strategic (Ward & Peppard,2002) serta sebagai business enabler.
Keberadaan perguruan Tinggi mempunyai kedudukan dan fungsi penting dalam
perkembangan suatu masyarakat. Proses perubahan sosial (social change) di
masyarakat yang begitu cepat, menuntut agar kedudukan dan fungsi perguruan tinggi itu
benar-benar terwujud dalam peran yang nyata. Pada umumnya peran perguruan tinggi
itu diharapkan tertuang dalam pelaksanaan Tri dharma perguruan tinggi, yaitu : dharma
pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
Untuk meningkatkan Tri dharma perguruan tinggi memerlukan dukungan SI/TI dengan
tujuan strategi pencapaian tujuan (goal) dan untuk meningkatkan daya saing menjadi
lebih mudah.
Untuk menerapkan SI/TI pada perguruan tinggi akan jauh lebih baik melalui pembuatan
sebuah kerangka kerja (framework /blueprint) dengan skala Enterprise Resource
Planning (ERP) dengan metodologi Erterprise Architecture Planning (EAP).
6.3.1.1 Enterprise Resource Planning
Enterprise Architecture Planning selanjutnya disebut EAP, merupakan suatu
metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. Menurut
Steven H. Spewak, Enterprise Architecture Planning atau EAP adalah suatu
metode pendekatan perencanaan kualitas data yang berorientasi pada kebutuhan
bisnis serta bagaimana cara implementasi dari arsitektur tersebut dilakukan
sedemikian rupa dalam usaha untuk mendukung perputaran roda bisnis dan
pencapaian isi sistem informasi dan organisasi.
Pada dasarnya EAP bukan merancang bisnis dan arsitekturnya , tetapi
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 296
mendefinisikan kebutuhan bisnis dan arsitekturnya. Steven H Spewak menyatakan
bahwa pemakaian EAP memiliki 3 arsitektur yakni arsitektur data, arsitektur
aplikasi, dan arsitektur teknologi.
Metode EAP bukan suatu perancangan tetapi pendefinisian ter hadap arsitektur
data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi.
Komponen dari metodologi EAP menurut Spewak menggunakan dasar dua lapisan
(layer) dari kerangka kerja John Zachman yaitu tahap tinjauan Ballpark dan tinjauan
Owner’s. Hasil EAP adalah cetak biru tingkat tinggi untuk data, aplikasi dan
teknologi untuk keseluruhan enterprise yang akan digunakan pada proses peran
cangan dan penerapan selanjutnya.
Struktur EAP ditunjukkan dalam suatu gambaran komponen yang dikelompokkan
menjadi empat lapisan (layer) seperti pada Gambar 2.1. Masing-masing blok
merepresentasikan suatu tahap proses yang berfokus pada bagaimana cara
mendefinisikan arsitektur terpadu dan rencana pengembangannya.
Tahap I, Inisialisasi Perencanaan
Adalah tahap dimana proses rencana kerja disiapkan, strategi serta komitmen
manajemen, tim kerja, metodologi, dan pemantapan visi. Melakukan telaah
terhadap peran struktur organisasi dengan tugas dan fungsi dalam proses bisnis.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 297
Tahap II terdiri dari :
Permodelan proses bisnis : analisa keseluruhan proses bisnis baik input dan
outputnya dari seluruh bagian dalam struktur organisasi.
Sistem dan Teknologi saat ini : analisa tentang keradaan Sistem dan Teknolgi
yang dipakai saat ini, mulai dari kemapuan dan feature yang dimiliki.
Tahap III, terdiri dari :
Arsitektur Data : mendefinikan bentuk arsitektur data yang akan digunakan
dalam setiap proses bisnis.
Arsitektur Aplikasi : mendefinisikan bentuk arsitektur aplikasi yang akan
digunakan mengolah data untuk mendukung proses dan fungsi bisnis.
Arsitektur Teknologi : mendefenisikan bentuk arsitektur teknologi yang akan
digunakan untuk mendukung fungsi bisnis, seperti teknologi perangkat keras,
teknologi perangkat lunak, teknologi jaringan, teknologi sekuriti dan lain-lain.
Tahap IV, Rencana Implementasi :
Adalah tahap penyusunan rencana kerja implementasi seluruh arsitektur
yang telah didefinisikan, seperti jadwal, strategi implementasi dan lain-lain.
6.3.1.2 AnalisisEnterpriseInstitusi
Perguruan Tinggi adalah sebuah organisasi yang unik, keunikan tersebut bisa
dilihat dari :
1. Struktur organisasi tidak menggambarkan aliran kewenangan dan
pertanggung-jawaban.
2. Siklus mempertahankan customer (mahasiswa) dipastikan hanya pada siklus
tertentu, setelah itu dituntut untuk mencari lagi customer baru.
3. Produk yang dihasilkan adalah pendidikan, sesuatu yang tidak memiliki
bentuk fisik yang akan dibawa pulang oleh customer.
4. Ketergantungan dengan regulator (pemerintah) masalah standar mutu dan
kualitas pendidikan.
Tata kelola perguruan tinggi bermacam-macam berdasakan kebijakan pihak
manajemen dan pihak prinsipal, ada yang penyelenggaraannya secara terpusat
dan ada pula yang terdistribusi pada masing-masing fakultas.Bahkan dengan
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 298
munculnya strategi perluasan bisnis dengan metode Franchise belakangan ini juga
mengubah sistem tata kelolanya.
Metode tata-kelola yang bermacam-macam memiliki kelebihan dan kekurangannya,
namun seiring dengan perkembangan teknologi dalam hal ini cloud-computing,
rasanya metode terpusat akan jauh lebih baik, tinggal bagaimana mendefinisikan
semua unsur tersebut dengan metodologi yang tepat sehingga dapat memuaskan
semua pihak dan dapat dijadikan senjata strategis dalam persaingan bisnis yang
berjalan saat ini dan pada masa yang akan datang.
Umumnya struktur organisasi perguruan tinggi terdiri dari :
1. Rektorat
2. Biro/Unit Administrasi Akademik
3. Biro/Unit Administrasi Umum Keuangan
4. Biro/Unit Administrasi Alumni dan Kemahasiswaan
5. Fakultas dan Program Studi
6. Lembaga-lembaga lainnya
Kompleksitas, volume kerja, peraturan dari regulator (pemerintah) dan
perkembangan IPTEK belakangan ini banyak memberi kontribusi perubahan dalam
struktur organisasi di atas, seperti munculnya :
1. Biro/Unit Admisi/Humas
2. Biro/Unit Sumber Daya Manusia, yang dulunya gabung dengan Biro Umum
dan Keuangan
3. Biro/Unit Sistem Informasi
4. Biro/Unit Baru lainnya
5. Lembaga Baru lainnya
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 299
Gambar 6.3.8.2Main dan Support Project
Bisnis proses perguruan tinggi seperti pada Gambar 3.1 terlihat jelas bahwa
pengelolaan perguruan tinggi memerlukan sebuah dukungan perangkat, dan yang
bisa menjawab semua itu adalah Penerapan Sistem Informasi dan Teknologi
Informasi.
6.3.1.3 Analisis Bisnis Proses
Untuk melakukan identifikasi terhadap proses bisnis perguruan tinggi, penulis
menggunakan model rantai nilai Michael Porter yaitu melakukan pengelompokan
antara primary activity dan support activity (lihat gambar), adapun proses bisnis
tersebut adalah sebagai berikut :
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 300
Gambar 6.3.8.3.a Aktivitas Bisnis Proses
6.3.1.3.1 Primary Activities
6.3.1.3.1.1 Administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru
Adalah proses bisnis yang dilakukan oleh bagian admisi atau humas
dalam tata-kelola penerimaan mahasiswa baru, adapun kegiatan bisnis ini
adalah sebagai berikut :
1. Pendaftaran :
a. Mempersiapkan Jenis & Harga Formulir.
b. Mempersiapkan Penjadwalan Penjualan dan Ruang Ujian
Seleksi.
c. Mempersiapkan Staf Penjualan
2. Ujian Seleksi :
a. Mempersiapkan Ruangan Ujian Seleksi
b. Melakukan Distribusi Peserta dan Bahan Ujian
c. Melakukan Pengawasan Proses Ujian.
d. Melakukan Pengumpulan Jawaban Peserta Ujian.
3. Proses Seleksi :
a. Mempersiapkan Bahan Soal.
b. Mempersiapkan Bobot & Kunci Jawaban,
c. Melakukan Proses Penilaian dan Proses Ranking Nilai
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 301
d. Memutuskan dan mem-publikasi Status Kelulusan.
4. Pemasaran dan Kerjasama :
a. Membuat program kerja pemasaran dan kerjasama dengan
pihak yang dinilai akan memberi kontribusi PMB.
b. Melaksanakan program kerjasama tersebut.
c. Mengolah dan mempublikasi kan program kerjasama tersebut.
d. Memberikan laporan program kerja dan hasil realisasinya.
6.3.1.3.1.2 Administrasi Akademik
Adalah proses bisnis yang melibatkan beberapa bagian berkenaan
dengan aktivitas administrasi yang dilakukan oleh para mahasiswa.
1. Administrasi Penjadwalan :
a. Mempersiapkan jadwal perkuliahan yang akan disajikan
berdasarkan kurikulum.
b. Mempersiapkan para dosen yang akan mengampu matakuliah
yang disajikan.
c. Melakukan pengaturan penggunaan ruang perkuliahan.
d. Mempersiapkan legalitas administrasi SK Mengajar kepada
setiap Dosen.
e. Menyajikan laporan yang berkenaan dengan penjadwalan
kuliah.
2. Administrasi Herregistrasi :
a. Proses pengambilan paket atau matakuliah yang diambil.
b. Melakukan proses perwalian atau bimbingan sehubungan
dengan pengambilan paket atau matakuliah yang diambil.
c. Melakukan verifikasi terhadap paket / matakuliah yang diambil,
verikasi dilakukan terhadap prasarat matakuliah dan batasan
jumlah SKS yang diambil.
d. Melakukan pengolahan data terhadap aktivitas mahasiswa
aktif, cuti, tunggu sidang, tunggu wisuda, do, keluar, lulus dan
lain-lain.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 302
e. Menyajikan pelaporan statistik aktifitas mahasiswa setiap
semester.
3. Administrasi Pembayaran Uang Kuliah :
a. Menerima pembayaran mahasiswa
b. Menyimpan pembayaran mahasiswa
c. Memantau utang-piutang mahasiswa
d. Menyajikan pelaporan utang-piutang mahasiswa.
4. Administrasi Perkuliahan :
a. Mempersiapkan Daftar Hadir Kuliah (DHK).
b. Mempersiapkan Perangkat Pendukung (Spidol, Komputer &
Projector).
c. Melakukan Administrasi Data Kehadiran dan Ketidakhadiran
Dosen.
d. Melakukan Administrasi Data Kehadiran dan Ketidakhadiran
Mahasiswa.
e. Menyajikan pelaporan kehadiran dosen per periode tertentu
(bulan atau semester).
5. Administrasi Ujian (UTS/UAS) :
a. Mengatur Penjadwalan UTS/UAS.
b. Mengatur Penggunaan Ruang UTS/UAS.
c. Mempersiapkan SDM Pengawas UTS/UAS.
d. Mempersiapkan Bahan UTS/UAS per Dosen per Matakuliah.
e. Melaksanakan proses UTS/UAS dan melakukan pengawasan.
f. Melakukan Pengumpulan berkas Jawaban Peserta UTS/UAS
dan Memberikannya kepada Dosen Pengampu matakuliah
tersebut.
g. Memberikan pelaporan petugas pengawas Ujian (UTS/UAS)
kepada Bag.Keuangan
6. Administrasi Penilaian :
a. Mempersiapkan Batas Akhir Penilaian.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 303
b. Mempersiapkan Daftar Peserta Kuliah.
c. Melakukan proses pembe rian komponen nilai (Kehadiran,
Tugas Mandiri, UTS, UAS, Praktikum, dll).
d. Melakukan Proses Grade dan Finalisasi Penilaian
e. Melakukan Proses Perhitungan Index Prestasi Semester dan
Komulatif.
f. Mempersiakan Kartu Hasil Studi (KHS).
g. Menyajikan pelaporan yang berkenaan dengan statistik IPS
dan IPK.
h. Menyajikan pelaporan yang berkaitan dengan statistik
kelulusan per matakuliah.
i. Menyajikan pelaporan yang berkaitan dengan statistik
kelulusan per dosen.
7. Administrasi Beasiswa :
a. Melakukan sosialisasi informasi tentang beasiswa.
b. Menerima dan mengolah data usulan peserta beasiswa.
c. Melakukan verifikasi dan validasi peserta beasiswa
d. Melakukan proses administratif ke pimpinan setempat dan
kepada pihak regulator (pemerintah).
e. Melakukan proses administrative realisasi pemberian
beasiswa.
f. Membuat pelaporan hasil distribusi realisasi pemberian
beasiswa.
8. Administrasi Verifikasi dan Validasi Pelaporan EPSBED/PDPT :
a. Melakukan pengolahan data pelaporan EPSBED/PDPT.
b. Melakukan verifikasi dan validasi hasil pengolahan data dan
melakukan konfirmasi dengan program studi.
c. Membuat pelaporan hasil verifikasi dan validasi
EPSBED/PDPT.
d. Melakukan pengiriman data kepada pihak regulator
(pemerintah).
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 304
9. Administrasi Lulusan :
a. Administrasi Proposal
i. Menentukan jadwal pendaftaran dan sidang proposal
ii. Menerima pendaftaran dan proses verifikasi pendaftar
iii. Mempersiapkan Dosen penguji proposal.
iv. Melaksananan dan memantau proses sidang proposal.
v. Menerima dan menyimpan hasil sidang proposal.
vi. Membuat pelaporan proses sidang proposal.
b. Administrasi Tugas Akhir
i. Menentukan jadwal pendaftaran dan sidang tugas akhir.
ii. Menerima pendaftaran dan proses verifikasi pendaftar
iii. Mempersiapkan Dosen penguji tugas akhir.
iv. Melaksananan dan memantau proses sidang tugas akhir.
v. Menerima dan menyim pan hasil sidang tugas akhir.
vi. Membuat pelaporan proses sidang tugas akhir.
6.3.1.3.1.3 Administrasi Pelepasan Mahasiswa
Adalah proses bisnis yang berkaitan dengan pelepasan mahasiswa
sebagai alumni.
a. Administrasi Ijazah :
i. Menerima dan mengelola permohonan pencetakan ijazah.
ii. Melakukan proses pencetakan ijazah.
iii. Melakukan proses legalisasi ijazah dengan tanda tangan
pejabat.
iv. Mengelola proses administrasi penyerahan ijazah kepada
mahasiswa.
v. Membuat laporan administrasi seputar Ijazah.
b. Administrasi Wisuda :
i. Membentuk kepanitiaan prosesi wisuda.
ii. Menentukan biaya dan aturan main lainnya prosesi wisuda.
iii. Mempersiapkan waktu dan tempat prosessi wisuda.
iv. Mempersiapkan berbagai atribut kelengkapan prosesi wisuda.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 305
v. Mempersiapkan proses gladi-resik prosesi wisuda.
vi. Membuat jadwal pendaftaran Wisuda.
vii. Melakukan administrasi pendaftaran wisuda.
viii. Mempersiapkan pelaporan pendukung demi kelancaran prosesi
wisuda.
6.3.1.3.2 Secondary Activities
6.3.1.3.2.1 Administrasi E-Learning
Adalah proses bisnis berbagai aktivitas guna mendukung proses
pembelajaran melaui media internet secara online.
1. Melakukan proses pembelajaran kepada stake holder seperti
Dosen dan Mahasiswa tentang penggunaan dan pemanfaatan
media e-learning.
2. Melakukan administrasi user atau pengguna.
3. Melakukan monitoring dan administering e-learning.
6.3.1.3.2.2 Administrasi E-Library
Adalah proses bisnis berbagai aktivitas guna mendukung proses transaksi
aset pustaka baik secara offline maupun online.
1. Melakukan proses administrasi koleksi buku, jurnal, majalah, tugas
akhir dll.
2. Melakukan proses administrasi peminjaman dan pengembalian
koleksi.
3. Memberikan dan menyajikan pelaporan seputar aktivitas
perpustakaan.
6.3.1.3.2.3 Administrasi HRD
Adalah proses bisnis berbagai aktivitas pada unit kepegawaian.
1. Administrasi Rekruitmen :
i. Melakukan proses publikasi kebutuhan SDM.
ii. Melakukan administrasi dan verifikasi data para pendaftar.
iii. Melaksanakan proses seleksi (tes/wawancana), mengolah
serta memberi kesimpulan akhir kepada pimpinan.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 306
iv. Melakukan proses legalitas administrasi pengangkatan pada
SDM baru.
v. Menyajikan pelaporan yang berkaitan dengan proses
rekruitmen.
2. Administrasi Mutasi :
i. Memberikan saran dan masukan kepada Pimpinan.
ii. Melakukan pendekatan atau sosialisasi terhadap karyawan
yang akan dimutasi.
iii. Melakukan proses legalitas administrasi proses mutasi.
iv. Menyajikan pelaporan yang berkaitan dengan proses mutasi.
3. Administrasi Golongan/Skala Gaji, Sertifikasi, Studi Lanjut, dan
Pengembangan Karir :
i. Menerima dan mengolah usulan kenaikan golongan/skala,
sertifikasi, studi lanjut dan pengembangan karir.
ii. Memberikan pelaporan usulan kenaikan golongan/skala,
sertifikasi, studi lanjut dan pengembangan karir kepada
pimpinan.
iii. Mempersiapkan proses legalitas administrasi kenaikan
golongan/skala, sertifikasi, studi lanjut dan pengembangan
karir.
iv. Menerima dan menyimpan laporan hasil sertifikasi, studi
lanjut dan pengembangan karir.
v. Melakukan analisis hasil kinerja SDM.
vi. Menyajikan pelaporan seputar proses kenaikan
golongan/skala, sertifikasi, studi lanjut dan pengembangan
karir.
4. Administrasi Masa Bakti/Pensiun
i. Melakukan pemantauan para SDM yang mendekati Masa
Bakti.
ii. Melakukan penyajian pelaporan kepada pimpinan para SDM
yang mendekati Masa Bakti.
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 307
iii. Melakukan pendekatan dan sosialisasi kepada SDM Masa
Bakti.
iv. Melakukan proses legalitas administrasi SDM Masa Bakti.
v. Menyajikan pelaporan seputar realisasi SDM Masa Bakti.
6.3.1.3.2.4 Administrasi Penggajian Karyawan dan Honorararium
Dosen
Adalah proses bisnis yang berkaitan dengan pemberian imbal jasa /
kesejahteraan kepada Karyawan dan Dosen.
1. Melakukan pemeliharaan, pengolahan data karyawan dan dosen.
2. Melakukan pengolahan data transaksi komponen gaji dan
melakukan perhitungan gaji karyawan dan Honorarium Dosen.
3. Menyajikan laporan gaji karyawan dan honorarium dosen.
4. Membuat Transaksi Transfer ke Bank data gaji dan honorarium
dosen.
6.3.1.3.2.5 Administrasi Evaluasi Kinerja
Adalah proses bisnis yang berkaitan dengan Evaluasi Kinerja berbagai
resources yang ada.
1. Merancang parameter penilaian kinerja.
2. Mendistribusikan kertas kerja penilaian kinerja.
3. Melakukan pengumpulan hasil penilaian kinerja.
4. Melakukan analisis hasil penilaian kinerja
5. Menyajikan laporan analisis peniaian kinerja.
6. Membuat keputusan atas hasil kinerja.
7. Melakukan tindakan / aksi guna perbaikan kinerja.
6.3.1.4 Analisis Sistem dan Teknologi Saat Ini
Adalah tahap melakukan dokumentasi dan pendefinisian terhadap sistem dan teknologi
yang digunakan saat ini. Tahap ini akan menghasilkan Information Resource Catalog
(IRC), dimana strategi yang dilakukan adalah dengan :
1. Menentukan ruang lingkup dan tujuan IRC.
2. Penggambaran skema data, aplikasi dan teknologi saat ini.
3. Melakukan pengumpulan data dan informasi
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 308
6.3.1.5 Desain Arsitektur Data, Aplikasi dan Teknologi
6.3.1.5.1 Arsitektur Data
1. Administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru
1.1 Administrasi Pendaftaran
1.1 Petugas Pendaftaran
1.2 Formulir
1.3 Periode USM
1.4 Jadwal Ujian Seleksi
1.5 Ruang Ujian Seleksi
1.6 Calon Mahasiswa
1.2 Administrasi Ujian Seleksi
1.2.1 Administrasi Proses Seleksi
1.2.2 Petugas SeleksiB
1.2.3 Bobot dan Kunci Jawaban
1.2.4 Jawaban Peserta
1.3 Administrasi Pemasaran dan Kerjasama
1.4 Administrasi Tryout
2. Administrasi Akademik
2.1 Administrasi Data Master
2.1.1 Mahasiswa
2.1.2 Mata Kuliah
2.1.3 Kurikulum
2.1.4 Prasarat Matakuliah
2.1.5 Batasan SKS
2.1.6 Kalendar Akademik
2.1.7 Kalendar Keuangan
2.1.8 Gedung
2.1.9 Ruang
2.2 Administrasi Penjadwalan
2.2.1 Petugas Penjadwalan
2.2.2 Jadwal Perkuliahan
2.2.3 Dosen/Pengajar
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 309
2.2.4 Ruang Perkuliahan
2.3 Administrasi Her-Registrasi
2.2.1 Pendaftaran Semester (KRS)
2.2.2 Pendaftaran Batal Tambah (KBT)
2.4 Administrasi Pembayaran Uang Kuliah
2.4.1 Virtual Account
2.4.2 Pembayaran
2.4.3 Pengembalian Uang Kuliah
2.5 Administrasi Kehadiran Perkuliahan
2.5.1 Petugas Perkuliahan
2.5.2 Kehadiran/Ketidakhadiran Dosen
2.5.3 Kehadiran/Ketidakhadiran Mahasiswa
2.6 Administrasi Ujian
2.6.1 Petugas Ujian
2.6.2 Jadwal & Ruang UTS/UAS
2.6.3 Pengawas Ujian UTS/UAS
2.7 Administrasi Penilaian
2.7.1 Bobot dan Grade Nilai
2.7.2 Gradedan Range Nilai
2.7.3 Rincian Nilai
2.7.4 History Nilai
2.7.5 History IPS/IPK
2.8 Administrasi Beasiswa
2.8.1 Pendaftaran Beasiswa
2.8.2 Beasiswa Final
2.9 Administrasi EPSBED
2.9.1 Master Mahasiswa
2.9.2 Transaksi Aktivitas Mahasiswa
2.9.3 Transaksi Nilai Semester
2.9.4 Transaksi Lulusan/Non Aktif/DO
2.9.5 Transaksi Aktivitas Mengajar Dosen
2.9.6 Transaksi KRS Semester Berjalan
2.9.7 Transaksi Kapasitas Mahasiswa Baru
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 310
2.10 Administrasi LulusanAdministrasi Pelepasan Mahasiswa
2.10.1 Administrasi Ijazah
2.10.1.1 Petugas Ijazah
2.10.1.2 Penerima Ijazah
2.11 Administrasi Wisuda
2.11.1 Petugas Wisuda
2.11.2 Jadwal Pendaftaran Wisuda dan Biaya
2.11.3 Peserta Wisuda
3. Administrasi Perpustakaan (E-Library)
3.1 Petugas
3.2 Anggota
3.3 Pustaka
4. Administrasi Pembelajaran Online (E-Learning)
4.1 Petugas
4.2 Kursus
4.3 Member (Dosen dan Mahasiswa)
5. Administrasi Human Resources Development
5.1 Administrasi Rekruitment
5.1.1 Petugas Rekruitment
5.1.2 Data Pelamar
5.2 Administrasi Mutasi
5.3 Administrasi Golongan/Skala Gaji, Sertifikasi, Studi Lanjut,
Pengembangan Karir.
5.3.1 Kenaikan Gol/Skala
5.3.2 Sertifikasi
5.3.3 Studi Lanjut
5.3.4 Pengembangan Karir
6. Administrasi Penggajian dan Honorarium Dosen
6.1 Gol/Skala Gaji
6.2 Master Karyawan
6.3 Transaksi Tunjangan-tunjangan
6.4 Transaksi Gaji
6.5 Transaksi Honor Dosen
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 311
7. Administrasi Evaluasi Kinerja
7.1 Quizioner
7.2 Rincian Nilai Evaluasi Kinerja
7.3 Index Prestasi Evaluasi Kinerja.
8. Administrasi Skripsi/Tugas Akhir
8.1 Jadwal Pendaftaran Sidang Proposal dan Biaya.
8.2 Peserta Sidang Proposal
8.3 Jadwal, Ruang, dan Penguji Sidang Proposal
8.4 Jadwal Pendaftaran Sidang Tugas Akhir dan Biaya.
8.5 Peserta Sidang Tugas Akhir
8.6 Jadwal, Ruang dan Penguji Sidang Tugas Akhir
6.3.1.5.2 Arsitektur Aplikasi/Sistem Informasi (SI)
1. Penerimaan Mahasiswa Baru
2. Akademik :
a. SI-Penjadwalan Kuliah
b. SI-Pendaftaran Semester
c. SI-Keuangan Mahasiswa
d. SI-Perkuliahan
e. SI-Ujian UTS/UAS
f. SI-Penilaian dan Index Prestasi
g. SI-Beasiswa
h. SI-EPSBED/PDPT
i. SI-Lulusan
3. Pelepasan Mahasiswa
4. E-Learning
5. E-Library
6. HRD
7. Penggajian dan Honorarium Dosen
8. Evaluasi Kinerja
9. Anjungan Mahasiswa
10. Anjungan Dosen
11. Support
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 312
6.3.1.5.3 Arsitektur Teknologi
Strategi yang digunakan dalam pengembangan SI/TI adalah minimalisasi unsur
pembiayaan, dimana kebijakan yang dilakukan adalah dengan penggunaan produk
open source, seperti :
Operating System : Linux Server
Security : Snort
Proxy Server : Squid
Radius Server: Free Radius
Http Server : Apache Web Server
Programming : PHP
Database Server : MySQL
Cloud Computing
Virtual Private Network
Gambar 6.3.8.5.3.a Cloud Arsitektur
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 313
Gambar 6.3.8.5.3.b Global Network Diagram
Gambar 6.3.8.5.3.b Hanglekir Network Diagram
Borang Institusi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 314
Gambar 6.3.8.5.3.c Bintaro Network Diagram
Gambar 6.3.8.5.3.dSwadarma Network Diagram