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Fuente: Hay Group; confidencial, para uso interno.Fuente: Hay Group; confidencial, para uso interno.
Septiembre de 2008
ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Taller preparado por
Desarrollo Organizacional Corporativo y GestiónHumana
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Objetivo de la Sesión
Repasar los conceptos de la Descripción de
Cargos y cómo diligenciar el documento.
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¿Qué es un Cargo?
MisiónProposito de la Organización
Estrategia y Plan
Estructura Organizacional
CARGOS
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¿Qué es un Cargo?
COMPETENCIAS
Conocimientos,Habilidades yDestrezas Requeridas
PROCESOS
Procesosen los queparticipa
o sobre losque impacta
RESULTADOS
Resultados
Esperados
Es la unidad básica de la estructura organizacional que ayuda a laorganización a alcanzar su misión.
Está compuesto por 3 elementos:
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Qué es una Descripción de Cargo
Documento que sintetiza el propósito, las
funciones, el alcance y los resultadosesperados del cargo.
……. Es el “resumen ejecutivo” del cargo
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Características de las Descripciones
El análisis del contenido del cargo.
Describir el cargo “tal como es hoy”.
Foco en resultados.
Hacer abstracción de la persona que ocupa el cargo.
Evitar juicios de valor.
Al momento de realizar una descripción de cargo hay que tener encuenta:
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Usos de las Descripciones de Cargos
Análisis de la Organización
Reclutamiento y Selección
Gestión del Desempeño
Planificación de Carrera
Valoración de Cargos
Entrenamiento y Desarrollo
Es la base para los distintos sistemas de gestión
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¿Qué personas intervienen?
TITULAR DEL CARGO
Cómo es el CARGO
SUPERIOR
Verifica y aprueba sucontenido
FACILITADOR-Aporta metodología-Asesora en la elaboracióndel documento
Aspectos Generales
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Contenido de una Descripción
Identificación
Organigrama
Misión
Responsabilidades
Relaciones
Requisitos delCargo
Cuál es el cargo Para qué está elcargo en Alpina
Toma deDecisiones
Qué requiere el cargo
Dimensiones
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Identificación del Cargo
1. Identificación del Cargo
Nombre del Cargo:Vicepresidencia:
Área:
Cargo jefe inmediato:
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Misión
Expresa el propósito general del cargo en la organización, surazón de ser.
Permite comprender para qué está el cargo en la
Organización.
¿Qué hace?(verbos)
¿De acuerdocon qué?
¿Para qué?¿Dónde?
Acción Guía o Marco ResultadoFunción
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Misión: Elemento “Acción”
Estratégica
Táctica
Operativa
Verbo de Acción que define qué hace el puesto, cómo actúa.
Acción = ¿Qué?
Acción Guía o Marco ResultadoFunción
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Acción- Lista de Verbos
Estrategia
Táctica
Operativa
Orientada al logro de laMisión de la Organización.Brindar lineamientos
Planificar
Dirigir Establecer Definir
Dirigir Programar Evaluar Controlar OrganizarEvaluar Coordinar Integrar
Supervisar
Ejecutar Hacer Realizar
Traduce los lineamientosestratégicos en accionesconcretas. Operacionalizar
Acciones concretas deejecución.Hacer las cosas
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VERBOS
DE
ACCIÓN
DE
RESULTADO=
Planificar Coordinar Controlar Supervisar Evaluar Analizar Ejecutar Vender Comprar
Lograr Asegurar Garantizar
Contribuir Mantener
Recomendaciones sobre la redacción
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Área de la Organización donde el cargo actúa. Se clasifica en:
Función = ¿Dónde?
Básica
Derivada
Auxiliar
Afecta directamente la Misión dela Organización
Afecta la Misión de una FunciónBásica
Afecta la Misión de unaFunción Derivada
Misión: Elemento “Función”
Acción Guía o Marco ResultadoFunción
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Básica
Derivada
Auxiliar
Compras
Control
Producción
Almacén de
Repuestos
Actividad
Secretarial
y de Apoyo
Mantenimiento Fabricación
Producción Calidad
Operaciones
Misión: Elemento “Función”
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Guía = Orientación/ Pautas de Actuación
Fuentes que regulan al Cargo
Orientados (entorno, estrategia)
Dirigidos (políticas/objetivos organizacionales)
Misión: Elemento “Guía”
Controlados (procedimientos, normas einstrucciones)
Acción Guía o Marco ResultadoFunción
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Es el p roducto esperado por el cargo como resultante de unaAcción llevada a cabo en una determinada Func ión o proceso.
Resultado = ¿Para qué?
Permanente
Positivo
EL RESULTADODEBE SER
Misión: Elemento “Resultado”
Acción Guía o Marco ResultadoFunción
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Permanente:
RESULTADO OBJETIVO=
Plazos Volúmenes en $/ #/ Kg. % (rentabilidad- market share)
Plazos Volúmenes en $/ #/ Kg. % (rentabilidad- market
share)
Ejemplo:
Lograr un volumen de ventasde U$S100.000 en el año2005.
Ejemplo:
Lograr el volumen de ventaspresupuestado.
Misión: Elemento “Resultado”
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Positivo:
INCORRECTOCORRECTO
Ejemplo:
Evitar daños físicos a losempleados de la
organización.
Ejemplo:
Garantizar la seguridad físicade los empleados de la
organización.
Misión: Elemento “Resultado”
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Lograr el volumen de producción establecido
Mantener el nivel de inventario dentro de los límites establecidos
Garantizar el funcionamiento de los equipos
Asegurar el flujo de caja
Misión: Elemento “Resultado”
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Misión: Ejemplo
Dirigir y coordinar los procesos de contabilidad, impuestos,
auditoria interna y planeación financiera, de acuerdo con
las políticas del grupo y cuadro de mando, con el
propósito de asegurar la disponibilidad y fiabilidad de la
información financiera que permita el mantenimiento del
patrimonio de la Compañía.
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A F R +
Dirigir y controlar
con el propósito de asegurar ladisponibilidad y fiabilidad de la
información financiera quepermita el mantenimiento delpatrimonio de la Compañía.
los procesos de contabilidad,impuestos, auditoria interna y
planeación financiera
+ G
de acuerdo con laspolíticas del grupo y
cuadro de mando
Redacción de la misión - ejemplo
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• Son las funciones CLAVES y permanentes del cargo
en términos de resultados más significativos.
• Difícilmente son más de 8 responsabilidades.
Responsabilidades del cargo
¿Qué hace?(verbos)
¿Para qué?¿Dónde?
Acción ResultadoFunción
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Características:
Siguen la misma fórmula que la utilizada para la Misión.
Se listan por orden de importancia.
Deben poder medirse.
Deben ser distintivos y específicos del puesto.
Ejemplos:
Coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos
de la planta, a fin de garantizar su funcionamiento.
Organizar, supervisar y controlar el programa semanal de producción, a fin de
asegurar su cumplimiento dentro de las condiciones establecidas.
Responsabilidades del Cargo
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Sección que incluye:
Magnitud cuantificable sobre la cual el cargo ejerce un
impacto directo o indirecto.
Monto expresado en pesos o dólares anualizados.
Permite comparar entre cargos similares.
Dimensiones
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Dimensiones
4. Dimensiones
Número de Personas que le reportan
directamente:
Número de Personas
totales en el área:
Magnitudes económicas:(variables económicas, presupuestos, gastos, ventas, etc. sobre las que el cargo incida directa oindirectamente)
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Decisiones que puede y debe tomar:
- Política de pago a proveedores (plazos, condiciones contractuales, etc.)- Pago o denegación de pago a proveedores- Definición, cambio o reestructuración del plan de cuentas- Cambios en los procesos y procedimientos de trabajo de su área
Decisiones que puede y debe proponer:
- Modificaciones en la política de facturación- Flujo de caja de la Compañía- Presupuesto de la Compañía
Gerente Administrativo y Financiero
Toma de decisión - Ejemplo
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RELACIONES INTERNAS
• Relaciones internas más significativas que mantiene el titular del CARGOcon otros CARGOS de la organización.
• Es importante sintetizar el motivo más habitual de la relación.• Excluir el superior y los colaboradores.
RELACIONES EXTERNAS
• Relaciones más significativas que mantiene el titular con el entorno externode la organización (Competencia, Proveedores, Organismos Oficiales,...).
• Sintetizar el motivo de la relación.
Relaciones de Trabajo
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Relaciones de Trabajo
6. Relaciones
Indique con quien se relaciona el cargo, el propósito y la frecuencia. NO incluir con jefes ni subalternos.
RELACIONES INTERNAS:
Cargo Propósito Frecuencia
RELACIONES EXTERNAS:
Cargo Propósito Frecuencia
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Perfil del Cargo
El perfil del cargo indica los conocimientos, habilidades, experiencia y
competencias necesarios para desempeñar normalmente el CARGO
NO se piden los conocimientos y experiencia del titular actual
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Perfil del Cargo
7. Requisitos del cargo
Indique el nivel de educación y experiencia que requiere la persona para ejercer el cargo:
Nivel de Formación:Con Idiomas, especialización, etc.
Conocimientos específicos:
Experiencia: Años:
Competencias:
Utilizar los modelos de competencias existentes