Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun 2016
Tata Naskah Dinas
Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun 2016
Permenristekdikti
No. 51 Tahun 2015
Tata Naskah Dinas di Kemenristekdikti
Permenpan
No. 80 Th 2012
Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas
Instansi Pemerintah
Permendikbud No. 6 Tahun 2013
PermenANRI
No. 2 Tahun 2014
Pedoman
Tata Naskah Dinas
TIDAK BERLAKU LAGI Permenristekdikti
No. 20 Tahun 2015
Hirarki Undang-Undang
Tata Naskah Dinas ?
Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi
dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan
Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan
tugas pemerintahan
Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak
dan redaksional, serta penggunaan lambang Universitas, logo, dan cap
dinas.
4
Jenis Naskah Dinas 1. peraturan;
2. keputusan;
3. instruksi;
4. surat edaran;
5. surat dinas;
6. nota dinas;
7. memo;
8. surat undangan;
9. surat tugas;
10. nota kesepahaman;
11. surat perjanjian;
12. surat kuasa;
13. surat perintah;
14. surat keterangan;
15. surat pengumuman;
16. berita acara;
17. surat pengantar;
18. surat pernyataan;
19. laporan;
20. telaahan staf;
21. notula rapat; dan
22. prosedur op. standar.
1. peraturan;
2. keputusan;
3. instruksi;
1. surat dinas; 2. nota dinas; 3. memo; 4. surat undangan; 5. surat tugas; 6. surat keterangan; 7. notula rapat; 8. telaah staf;
p
No. JENIS N.D. Pengertian 1 Peraturan Naskah Dinas yg bersifat mengatur
2 Keputusan Naskah Dinas berupa penetapan yg tidak bersifat mengatur
3 Instruksi Perintah berupa petunjuk or arahan ttg pelaks. kebijakan atau peraturan perundang-undangan
4 Pros.Op.Standar. ND yg memuat serangkaian Petunjuk ttg cara dan urutan kegiatan tertentu.
5 Surat Edaran Pemberitahuan ttg hal tertentu yg penting dan mendesak
6 Surat Tugas ND berisi penugasan dr Pejabat berwenang ke seseorang utk melaksanakan kegiatan
7 Nota Dinas ND yg bersifat Internal dr. Atsn ke bwhan/sebaliknya/setara berisi catatan/psn singkat ttg persoalan kedinasan
8 Memo Sama dgn diatas tapi dari Atasan ke bawahan
9 Surat Dinas ND yg berisi hal penting berkenaan dg Adm. Pemerintahan
10 Surat Undangan ND berisi pemberitahuan kpd Pejabat / seseorang utk menghadiri acara di waktu dan tempat ttt
11 Nota Kesephman ND berisi kesepakatan bersama ttg obyek yg mengikat antara dua pihak utk melaks. tindakan/perbuatan hukum
12 Surat Perjanjian ND berisi kesepakatan bersama ttg obyek yg mengikat antara dua pihak utk melaks. tindakan/perbuatan hukum
13 Surat Kuasa ND berisi kewenangan penerima kuasa utk bertindak/melakukan sesuatu keg. atas nama pemberi kuasa
14 Surat Perintah ND berisi perintah utk melaks. Pekerjaan ttt, dari atasan/pejabat yg berwenang kpd bawahan/pegawai lainnya
15 Surat Keterangan ND berisi inf./keterangan mengenai hal atau seseorang utk kepentingan kedinasan
16 Berita Acara ND berisi laporan ttg kejadian/peristiwa mengenai waktu, tempat, ket. & hal lain yg berhubu.dg kejadian tsb
17 Surat Pengantar ND utk mengantar/menyampaikan surat, dokumen, barang dan atau bahan lain yg dikirimkan
18 Surat Pernyataan ND yg menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertgjwban atas pernyataan tsb.
19 Surat Pengumuman ND yg berisi pemberitahuan suatu hal yg ditujukan ke para pegawai atau masy. umum
20 Laporan ND yang memuat pemberitahuan ttg suatu kegiatan.
21 Telaahan staf Uraian dr staf ke atasan memuat analisis singkat & jelas suatu persoalan dg memberikan jalan keluar/pemechn
22 Notula Rapat Uraian hasil pembahasan dan/atau segala sesuatu yg disampaikan dalam suatu rapat
“Naskah dinas yang berisi hal penting
berkenaan dengan administrasi pemerintahan”
1. Surat Dinas
a. Kepala surat
b. Pembuka surat
c. Isi surat, dan
d. Penutup surat
Bagian-bagian surat dinas :
Kepala naskah dinas PTN dicantumkan :
● lambang PTN sesuai Statuta - 080/O/2002,
● nama Kementerian, Times New Roman 14
● nama PTN, Times New Roman 14 – dicetak lebih tebal
● alamat lengkap disertai kode pos, tilp, fax, laman T.R 12
● garis penutup ; - tebal ukuran 2¼ pt ,
- 4,5 cm dari tepi atas kertas
Kepala surat
Contoh : Kepala naskah dinas Universitas
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia
Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420
http://www.ub.ac.id E-mail : [email protected]
Contoh : Kepala naskah dinas Fakultas
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS HUKUM
Jalan MT. Haryono no. 169, Malang, Indonesia
Telp. +62341-553898, 575777, Fax. 566505
http://www.ub.ac.id E-mail : [email protected]
Kepala Naskah Dinas
Pembuka surat terdiri dari :
- nomor surat ;
- lampiran ;
- hal ; ► berisikan inti keseluruhan surat
- tanggal ;
- alamat tujuan ;
Pembuka surat
► nomor urut, kode surat dan tahun
► nomor urut tdk dikombinasikan huruf
► Ditulis dg kata, diawali huruf kapital
► jika tdk ada, tdk perlu ditulis
► ditulis dikanan lurus nomor surat
► tidak disertai tempat pembuatan
► didahului frasa Yth.
► nama tempat tdk didahului kata di
Isi surat terdiri dari :
- pendahuluan ;
- Isi pokok ; ► uraian dari inti surat
- Kalimat penutup ; ► kalimat yg mengakhiri isi surat dinas
Isi Surat
► merupakan pembuka, ditulis singkat & jelas
► ditulis dibawah dan sejajar dg alamat surat
Penutup surat terdiri dari :
a. Nama jabatan ;
b. Nama pejabat ;
c. Singkaktan NIP ;
d. Cap dinas ;
Penutup surat
Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal
kata, dan diakhiri tanda baca koma
Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn.
Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan
Garis bawah
Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital
Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak
Dibubuhkan dg menyentuh bagian sisi kiri tanda
tangan pejabat
UNIVERSITAS BRAWIJAYA KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia
Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420
http://www.ub.ac.id E-mail : [email protected]
Sehubungan dengan surat saudara nomor : 282-09/UN10.32/LL/2016 perihal pengajuan pembuatan
Keputusan Rektor tentang pendirian Portsmouth-Brawijaya Center for Global Health, Population and
Policy ( PB Centre ), dengan ini kami beritahukan bahwa sesuai Peraturan Rektor tentang OTK UB
sebagaimana terlampir, seharusnya yang mengajukan adalah ketua LPPM.
Namun demikian sambil pengajuan saudara kami proses, dimohon agar diajukan kembali sesuai
ketentuan diatas.
Demikian atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.
Nomor : 2568/
Yth. Kepala
Kantor Urusan Internasional
Universitas Brawijaya
Malang
Lampiran : Satu Lembar
13 September 2016 UN10.B20/ TU/ 2016
H a l : Pemberitahuan
Kepala BUK,
Drs. Syarif Utomo, M.M.
NIP 195812201981031003
Tembusan : Kepala LPPM UB
Lambang Universitas Brawijaya
Makna Lambang Universitas adalah sebagai berikut :
1. Lambang secara keseluruhan menggambarkan corak atau
watak dari Universitas Brawijaya.
2. Jiwa kepeloporan, seperti yang dimiliki oleh Raden Wijaya
(Prabu Brawijaya), dilukiskan dengan warna kuning emas,
yang bermakna kebijakan dan kejayaan.
3. Sifat universal, dilukiskan dengan warna biru bersinar.
4. Menjunjung tinggi falsafah Pancasila, digambarkan dalam
bentuk segilima berwarna kuning emas.
5. Berani membongkar segala sesuatu yang tidak benar,
digambarkan dalam bentuk mahkota candra kapala.
6. Penegak tertib hukum, digambarkan dalam bentuk
gada.
7. Berani mengatakan segala sesuatu yang dianggap tidak
benar, digambarkan dalam bentuk senjata cakra.
8. Segalanya dilakukan dengan kesucian yang disertai pula
tugas pemelihara atau pembina sesuai dengan sifat
Wisynu, yang dilambangkan dalam bentuk fanka atau siput.
9. Percaya dan meyakini benar-benar bahwa zat hidup itu
ada, yang dilukiskan dalam bentuk lampu.
10. Keseluruhan lambang tersebut menggambarkan penjiwaan
watak Raden Wijaya (Prabu Brawijaya) yang senantiasa
dilandasi moral Pancasila.
Lambang yang selama ini sering digunakan
(lambang pada kepala naskah dinas fakultas/unit kerja)
Selama ini dalam setiap pembuatan kepala naskah
dinas masing-masing fakultas memberikan
tambahan nama Fakultas di dalam lambang
Universitas Brawijaya, padahal sebenarnya hal
tersebut tidak diperkenankan. (Dalam Peraturan Rektor Nomor 7 Tahun 2014 tentang Naskah
Dinas, lambang pada kepala naskah dinas fakultas/unit masih
terdapat nama fakultas/unit)
“ND yg bersifat Internal, berisi pesan singkat
ttg pokok persoalan kedinasan dari atasan ke
bawahan/sebaliknya atau setingkat”
2. Nota Dinas
a. Kepala
b. Pembuka
c. Isi, dan
d. Penutup
Bagian-bagian nota dinas :
Pembuka nota dinas terdiri dari :
- frasa nota dinas ;
- nomor ;
- tujuan ;
- asal ;
- hal ;
Pembuka nota dinas
► ditulis dibawah kepala nota dinas
► huruf kapital secara simetris
Ditulis dibawah dan sejajar dengan
► frasa nota dinas dengan huruf kapital
diikuti dengan nomor
► ditulis dibawah Yth. didahului kata dari
► diikuti tanda baca titik dua
► ditulis disebelah kiri dibawah asal
► diikuti tanda baca titik dua
► didahului frasa Yth.
► ditulis disebelah kiri dibawah nomor
Isi nota dinas terdiri dari :
- pendahuluan ;
- Isi pokok ; ► uraian dari inti nota dinas
- Kalimat penutup ; ► kalimat yg mengakhiri isi nota dinas
Isi Nota Dinas
► merupakan pembuka, ditulis singkat & jelas
► ditulis dibawah dan sejajar dgn hal
Penutup nota dinas terdiri dari :
a. Tanggal ;
b. Nama jabatan ;
c. Nama pejabat ;
d. Singkaktan NIP ;
e. Cap dinas ;
Penutup nota dinas
ditulis dikanan bawah, dibawah baris akhir isi
dan tanpa didahului nama tempat
Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn.
Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan
Garis bawah
Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital
Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak
Dibubuhkan dg menyentuh bagian sisi kiri tanda
tangan pejabat
Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal
kata, dan diakhiri tanda baca koma
UNIVERSITAS BRAWIJAYA KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia
Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420
http://www.ub.ac.id E-mail : [email protected]
Dengan ini kami mohon diterbitkannya Surat Keputusan Rektor tentang Program Afirmasi Angkatan
Tahun 2012, 2013, 2014 dan 2015 pada semester Genap TA. 2015/2016 (daftar terlampir) dengan
jumlah mahasiswa sebanyak 53 (Lima Puluh Tiga) orang.
Demikian permohonan kami, atas perhatian Bapak disampaikan terima kasih.
Nomor : 2568/
Yth. : Rektor
UN10.A3/ KM/ 2016
Wakil Rektor
Bidang Kemahasiswaan,
Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS.
NIP 195502131984031001
Tembusan : Kabag. Umum
13 September 2016
NOTA DINAS
Dari : Wakil Rektor III H a l : Permohonan Penerbitan SK Program Afirmasi
Angkatan Tahun 2012, 2013, 2014 dan 2015
pada Semester Genap TA 2015/2016
“ND yg bersifat Internal, berisi catatan singkat
ttg pokok persoalan kedinasan dari atasan ke”
3. Memo
a. Kepala
b. Pembuka
c. Isi, dan
d. Penutup
Bagian-bagian Memo :
Pembuka memo terdiri dari :
- frasa memo;
- tujuan ;
- asal ;
Pembuka Memo
► ditulis dibawah kepala memo
► huruf kapital secara simetris
► ditulis dibawah Yth. didahului kata dari
► diikuti tanda baca titik dua
► didahului frasa Yth.
► ditulis disebelah kiri dibawah memo
Isi memo terdiri dari :
Isi pokok ; ► uraian singkat dari inti memo
Isi Memo
Penutup memo terdiri dari :
a. Tanggal ;
b. Nama jabatan ;
c. Nama pejabat ;
d. Singkaktan NIP ;
e. Cap dinas/jabatan ;
Penutup Memo
ditulis dikanan bawah, dibawah baris akhir isi
dan tanpa didahului nama tempat
Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn.
Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan
Garis bawah
Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital
Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak
Tidak dibubuhi Cap dinas atau Cap jabatan
Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal
kata, dan diakhiri tanda baca koma
“ND yg berisi pemberitahuan kpd Pejabat atau
atau seseorang utk menghadiri acara pada
waktu dan tempat yg telah ditentukan”
4. Undangan
Bentuk surat :
a. Kepala
b. Pembuka
c. Isi, dan
d. Penutup
Bagian-bagian Undangan :
Bentuk kartu :
a. Kepala
b. Isi, dan
c. Penutup
- Kepala ; ► sebagaimana surat dinas
- Pembuka ; ► sebagaimana surat dinas
- Isi ;
- Penutup ; ► sebagaimana surat dinas
Undangan berbentuk surat
► Pendahuluan : sebagaimana surat dinas
► Isi : uraian dari inti undangan dg menyebutkan
hari, tanggal, waktu, tempat dan acara serta
dapat menyebutkan pakaian yg hrs digunakan
► Kalimat penutup
- Kepala ;
- Isi ;
- Penutup ; ► permohonan jawaban atau konfirmasi
melalui telepon
Undangan berbentuk kartu
uraian dari inti undangan dg menyebutkan hari,
► tanggal, waktu, tempat dan acara serta dapat
menyebutkan pakaian yg hrs digunakan
► lambang PTN : secara simetris
► nama jabatan yg mengundang, dicetak lengkap
dibawah lambang secara simetris dan dapat di
tambah frasa beserta suami/istri
“ND yg berisi penugasan dari Pejabat yang
berwenang kpd seseorang utk melaksanakan
suatu kegiatan”
5. Surat Tugas
a. Kepala
b. Pembuka
c. Isi, dan
d. Penutup
Bagian-bagian Surat Tugas :
Pembuka Surat Tugas, baik yang
berbentuk lembaran maupun kolom,
terdiri dari :
- Frasa S. Tugas ;
- nomor surat ;
Pembuka Surat Tugas
► Ditulis dibawah kepala surat dengan
huruf kapital secara simetris
► ditulis dibawah frasa s. tugas secara
simetris diawali dg huruf Kapital
Isi surat tugas bentuk lembaran terdiri
dari : 1. Nama jabatan pemberi tugas ditulis disebelah kiri
dibawah nomor
2. Nama ditulis dibawah dan sejajar dg awal frasa
nama jabatan pemberi tugas.
3. Berikut berturut-turut : NIP, pangkat dan golongan,
jabatan ditulis dibawah frasa nama
4. Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis
dibawah dan sejajar dg frasa jabatan serta didahului
kata untuk
Isi Surat Tugas
Isi surat tugas bentuk kolom terdiri
dari :
1. Nama jabatan pemberi tugas ditulis disebelah kiri
dibawah nomor
2. Kolom isian S. Tugas berisi ;
- nomor
- nama
- NIP
- Pangkat dan golongan
- jabatan yg diberi tugas
ditulis dibawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan
pemberi tugas.
3. Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis dibawah kolom
sejajar dg nomor isi kolom serta didahului kata untuk
Isi Surat Tugas
● Penutup surat tugas dibuat dg menggunakan
tata cara sebagaimana penutup surat dinas.
● Apabila ada tembusan, dibuat sama dg tata
cara sebagaimana surat dinas
Penutup Surat Tugas
“Uraian tertulis dari staf kpd atasan yang
memuat analisis singkat dan jelas suatu
persoalan dengan memberikan jalan keluar/
pemecahan yang disarankan”
6. Telaahan staf
a. Kepala
b. Pembuka
c. Isi, dan
d. Penutup
Bagian-bagian telaah staf :
a. Kepala telaahan staf : sebagaimana tata cara kepala S. dinas
b. Pembuka telaahan staf terdiri dari : 1. Kata telaahan staf, dan
2. Judul telaahan
Ditulis dibawah kepala telaahan dg huruf Kapital
c. Isi telaahan staf terdiri dari : 1. persoalan;
2. praanggapan;
3. fakta yang mempengaruhi;
4. analisis;
5. kesimpulan; dan
6. saran.
c. Penutup telaahan staf terdiri dari : 1. tempat pembuatan telaahan;
2. tanggal pembuatan telaahan;
3. nama jabatan pembuat telaahan;
4. tanda tangan;
5. nama pembuat telaahan; dan
6. NIP pembuat telaahan.