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TENUTA DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI CARTACEI IN AMBITO SANITARIO
Dott. Domenico TestaComitato Privacy
Roma 27 ottobre 2008
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La sicurezza dei dati sanitari, oltre che attraverso l’impiego di strumenti elettronici, passa anche attraverso la corretta tenuta ed archiviazione delladocumentazione cartacea
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CARTELLA CLINICA - foglio di accettazione;- cartella di Pronto Soccorso;- modulo consenso Privacy; - copia dei referti inviati all'Autorità Giudiziaria;- copia del referto di scioglimento della prognosi riservata;- copia della denuncia di malattia infettiva/notifica infezioni ospedaliere; - scheda di di missione ospedaliera (si ricordano i diversi modelli: Mod. RAD ricovero, Mod. RAD
D11 D12, Mod. RAD gravidanza neonato, Mod. CEDAP); - certificato di assistenza al parto;- scheda ostetrica;- scheda anestesiologica;- scheda infermieristica laddove sia presente;- scheda interventi chirurgici (informatizzata laddove questa sia stata attivata) ;- consenso informato a procedure diagnostiche;- consenso informato all'atto chirurgico;- consenso informato all'anestesia;- consenso informato alle trasfusioni, alle autotrasfusioni, agli emoderivati, al prelievo d'organi ed
alla sperimentazione di farmaci/procedure;- referti indagini di laboratorio e strumentali;- diaria;- eventuali comunicazioni al Tribunale dei Minori da parte del dirigente medico e dell' assistente
sociale;- comunicazioni del Giudice di Sorveglianza per pazienti di Istituti Carcerari; - trattamenti sanitari obbligatori;- consulenze specialistiche effettuate;- domanda per lungodegenza, riabilitazione;- relazione su eventuali incidenti nel corso del ricovero (es. cadute);- copia del riscontro diagnostico, qualora richiesto;- copia della lettera di dimissione destinata al paziente.- Certificati di degenza. - Referti di laboratorio - Radiografie, Ecografie, RMN, TAC
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Documentazione non inviataall’archivio centrale
Rilevazione anno 2006-7
Risposte
U.o.c.27 su 48
U.o.s.d25 su 48
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PRONTO SOCCORSO
Documentazione cartacea:• Referti• Foglio di Triage • Cartella di P.S.
- Documenti cartacei sono trattenuti per 2 gg e quindi inviati all’Archivio centrale.- Norme privacy talora applicabili con difficoltà- Problema del rapporto con i vigili urbani
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AMBULATORI
Documentazione cartacea: Cartelle e registri ambulatoriali
Responsabili: Dirigenti Patologia della mammella: Cartelle in classificatore
chiuso
Endocrinologia: Cartelle in classificatore chiuso
Reumatologia: Cartelle in classificatore chiuso
Dietologia: Cartelle in classificatore chiuso
Neurologia: Cartelle in classificatore chiuso
Odontoiatria: Cartelle in classificatore chiuso
Impronte protesi in scaffalatura
(Archiviate a fine cura)
Medicina dello sport: Certificazioni di idoneità
In scaffalatura (Archiviate a fine cura)
Geriatria: Cartelle e valutazioni funzionali in armadio chiuso
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AMBULATORI Documentazione cartacea: Cartelle e registri
ambulatoriali
Responsabili: Dirigenti
Centro antiepatite: Cartelle in classificatore aperto (serratura rotta)
Broncopneumologia: Cartelle in classificatore aperto (serratura rotta)
Allergologia: Cartelle in classificatore aperto (serratura rotta)
Ematologia: Cartelle in classificatore chiuso
Cardiologia: Cartelle in classificatore aperto
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Quali sono le REGOLE per la sicurezza degli archivi e
documenti cartacei ?
Gli incaricati devono rispettare le istruzioni impartite
dall’Azienda relative al controllo ed alla custodia degli
atti e dei documenti contenenti dati personali e/o
sensibili, per l'intero ciclo necessario allo svolgimento
delle operazioni di trattamento e delle attività
affidate.
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La riproduzione di documenti contenenti Dati Personali Sensibili su supporti non informatici (ad esempio fotocopie) è vietata se non espressamente autorizzata preventivamente e specificatamente dalla Direzione Medica (Responsabile competente) o se non richiesta dal Paziente.
RIPRODUZIONE DI DOCUMENTI
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La documentazione sanitaria riprodotta in copia deve essere
sottoposta alla medesima disciplina dei documenti originali.
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Gli atti e i documenti contenenti dati di caratteresanitario sono controllati e custoditi dagli
Incaricati in maniera che ad essi non accedanopersone prive di autorizzazione, e sono restituiti
alle strutture competenti ed all’archivio al terminedelle operazioni affidate.
Sicurezza dei documenti sanitari
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Gestione dei documenti sanitari
Gli atti ed i documenti sanitari devono essere
accessibili solo al personale incaricato del
trattamento dei dati, nonché su richiestaall’Interessato e/o a persona
autorizzatadall’Interessato.
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Gli atti ed i documenti sanitari che seguono l’Interessato in
tutti i suoi spostamenti devono essere adeguatamente custoditi e
sorvegliati
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Accesso agli archivi
L'accesso agli archivi contenenti dati personali e/osensibili deve essere controllato.
Le persone ammesse, a qualunque titolo, dopo l'orario di
chiusura, devono essere identificate e registrate.
Quando gli archivi non sono dotati di strumentielettronici per il controllo degli accessi o di incaricatidella vigilanza, le persone che vi accedono devono
essere preventivamente autorizzate.
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CUSTODIA
La documentazione deve essere custoditain modo da ridurre al minimo i rischi di
distruzione e perdita, anche accidentaledei dati personali contenuti nei documenti
archiviati.
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Relazione dell’Autorità Garante della Privacy – Anno 2006
Nota del 29 Novembre 2006
L’Ufficio è intervenuto con riferimento allecondizioni di degrado
in cui venivano conservate le cartelle cliniche
in un ospedale romano
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Gli archivi centrali delle cartelle cliniche e delladocumentazione sanitaria sono sotto la
responsabilitàdel Direttore Medico dei Presidi Ospedalieri.
Quali sono le regole per la sicurezza degli archivi e documenti cartacei ?
RESPONSABILITÀ
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Quali sono le regole per la sicurezza degli archivi e documenti cartacei ?
Per le cartelle cliniche e la documentazione
Sanitaria giacente presso le varie strutture
ospedaliere ed aziendali la responsabilità
farà capo al Responsabile della Struttura
ove i medesimi atti sono ubicati.
RESPONSABILITÀ
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Nel caso di documentazione archiviatapresso la ditta convenzionata, il legale
rappresentante della medesima èresponsabile della conservazione e
dellasicurezza.
Quali sono le regole per la sicurezza degli archivi e documenti cartacei ? RESPONSABILITÀ
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I dati contenuti nella cartella clinica e nella documentazionesanitaria sono riservati e la loro diffusione senza
l’autorizzazione delle parte interessata configura reato:
• Per violazione dell’art. 622 Codice Penale - (Rivelazione di segreto professionale).
• Per violazione di segreto d’ufficio. Art. 236 Codice Penale• Per violazione del Codice in materia di protezione dei dati
personali (Codice privacy – lgs. n. 196/2003)
La cartella clinica e la documentazione sanitaria non appartiene a
chi la redige ma - all’Azienda Ospedaliera, che ne garantisce la custodia e la
riservatezza, - ed al malato che ne è destinatario.