K E Y B O A R D > P a g e 4

S P OT L I G H T

Microsoft Dynamics NAV ondersteunt sterke groei

bij Vergalle

Vergalle NV is een sterk groeiendefamiliale onderneming, actief in plaat- en

bandstaal. Waar in 2001 op jaarbasis 95.000 ton werdverwerkt, wordt heden de kaap van 130.000 tongemakkelijk overschreden. In 2007 werd een omzetgerealiseerd van meer dan 100 miljoen Euro. Om dezestijgende trend de komende jaren te kunnen handhaven,koos Vergalle NV voor Microsoft Dynamics NAV als IT

Concept Group 08:Keyboard Final 26/05/08 10:46 Page 4

oplossing en The Concept Group als strategische partner.

K E Y B O A R D > P a g e 5

S P OT L I G H T

Vergalle NV is een familiebedrijf. Watomstreeks 1950 begon als eendetailhandel in ijzerwaren is discreet engestaag uitgegroeid tot een productie-eenheid, waar eigen middelen, cashflowen gezond ondernemerschap zorgenvoor de constante groei. Alsnevenactiviteit opende de bedrijfsleider,Frank Vergalle, in 2005 het exclusieverestaurant Margaretha’s, gelegen op deMarkt van Oudenaarde. Alles samen teltVergalle NV een 45-tal medewerkers enis het bedrijf nog steeds volledigfinancieel onafhankelijk.

Als 'service center' produceert VergalleNV vanuit 'moederbobijnen'halffabrikaten voor diverse industrieën:bouw, meubelen, airco, 'witgoed',magazijn- en transportsystemen. Deafzetmarkt situeert zich voornamelijk inEuropa. Er wordt vanuit de gehele wereldgeïmporteerd. Bobijnen wordenaangekocht en op maat versneden inplaat- en bandstaal. Zowel de dimensies(breedte, lengte, dikte) alsookhoeveelheid, verpakking, transport,stock, leveringstermijn, facturatie, …worden aangepast volgens de wensenvan de klant. “Op maat” bevestigt hetservice gericht zijn van Vergalle NV.

Nood aan een nieuwe oplossingom groei te kunnen realiseren

In 1988 nam Frank Vergalle de leidingover het familiebedrijf in handen.Naarmate de activiteiten van Vergalle NVin een stroomversnelling raakten, werdduidelijk dat het bestaande systeem nietmeer voldeed aan de wensen enverwachtingen van een snelgroeiendeonderneming. Er werd toen gewerkt meteen specifiek pakket voor destaalnijverheid, met aparte modules voorboekhouding, verkoop en voorraad. Doorhet feit dat er nauwelijks sprake was vanintegratie tussen de 3 entiteiten, werdendezelfde gegevens meerdere malen inhet systeem ingegeven. Hierdoor werd erkostbare tijd verloren en groeide hetrisico op fouten. Dit had tot gevolg datde stock niet meer voor 100%betrouwbaar was, waardoor het kongebeuren dat de verkeerde materialenwerden geleverd. Daarnaast bleek het

bestaande systeem ook weinig flexibel tezijn. Dit maakte het doorvoeren vanaanpassingen moeilijk, wat voor eenservicegericht bedrijf als Vergallenoodzakelijk is. Dit alles deed Vergalle in2001 besluiten op zoek te gaan naar eenmodern en toekomstgericht systeem omzijn dagelijkse activiteiten beter tekunnen opvolgen.

Over de vereisten waaraan het nieuwepakket moest voldoen, was financieeldirecteur Rony Verslycken duidelijk: “Omte beginnen moest de volledige financiëleen logistieke flow geïntegreerd worden.Het gebeurde immers dat klanten deverkeerde artikelen geleverd kregen.” Erwerd meteen gedacht aan een oplossingop basis van scanning. Hierdoor zou hetaantal manuele ingaves en daarmeesamenhangende fouten tot een minimumherleid kunnen worden. Daarnaast wasook het platform waarop de oplossingmoest draaien, een cruciale factor.Vergalle wou een ‘open systeem’, dateenvoudig kon benaderd worden vooranalyse en rapportage, waarmee dedagelijkse gang van zaken nauwkeurigkon opgevolgd en bijgestuurd worden.

Keuze voor integratie enflexibiliteit

Na een uitgebreide zoektocht naaroplossingen in de markt, kwam Vergalleuit bij het pakket Microsoft DynamicsNAV. Vooral de hoge mate van flexibiliteiten sterke integratie tussen deverschillende modules warendoorslaggevend geweest bij de keuzevoor Dynamics NAV. Als partner gafVergalle de voorkeur aan een MicrosoftSolution Center uit Gent dat instond voorde implementatie van MicrosoftDynamics NAV 2.60. Na enkele jaren vansuccesvol werken werd er besloten up tegraden naar de nieuwste versie vanMicrosoft Dynamics NAV. Toen duidelijkwerd dat de implementatiepartner nietlanger de nodige continuïteit kongaranderen, werd er voor het realiseren

gevoelsmatige beslissing; met de

het meteen”, aldus Rony Verslycken. “Wezochten opnieuw een regionale partner,met de nodige kennis van onzeactiviteiten en die tegelijkertijd eenoplossing kon bieden op het vlak van

Concept Group 08:Keyboard Final 26/05/08 10:46 Page 5

van de upgrade geopteerd voor The Concept Group. “Dit was een puur

medewerkers van The Concept Group klikte

Vergalle produceert halffabrikaten voor diverse sectoren, zoals de bouwsector, demeubelbranche, aircofabrikanten en de logistieke sector. De afzetmarkt situeert zichvoornamelijk in Europa. Grote rollen staal worden vanuit heel de wereld aangekocht enop maat versneden in plaat- en bandstaal. Zowel de dimensies (breedte, lengte, dikte)alsook hoeveelheid, verpakking, transport, stock, levertermijn, facturatie, … wordenaangepast volgens de wensen van de klant. Vergalle telt in totaal 45 medewerkers enrealiseerde het voorbije jaar een omzet van meer dan 100 miljoen Euro.

Uitdaging

Om de groei van Vergalle NV te kunnen handhaven, was het noodzakelijk dat het bedrijfinvesteerde in een systeem waarmee het een optimale service en de nodige garantieskon geven aan zijn klanten. Door het risico op fouten dat onstaan was als gevolg vande manuele invoer van gegevens in diverse, niet-gekoppelde systemen, werden deverkeerde goederen bij de klant geleverd. Ook bleek het moeilijk om aanpassingen in debestaande omgeving door te voeren.

Oplossing

Vergalle koos voor Microsoft Dynamics NAV, juist omwille van de integratie tussen de

voor de upgrade van het systeem en voerde tal van optimalisaties uit. Zo werd er o.min het magazijn en de productieruimte van start gegaan met RF scanning binnenMicrosoft Dynamics NAV.

Voordelen

• De integratie van boekhouding, inkoop, verkoop, magazijnbeheer en productie, en het gebruik van RF scanning leidde tot een reductie van het aantal manuele handelingen en de foutenlast die hierdoor onstaan was

• Microsoft Dynamics NAV kan eenvoudig aangepast worden aan de wensen van de klant, waardoor Vergalle een betere service en condities kan geven aan zijn eindklanten

• Omdat Microsoft Dynamics NAV zeer herkenbaar is, zijn de gebruikers erg tevreden over het gebruiksvriendelijkheid van het systeem

• Door het gebruik van Microsoft SQL Server is het eenvoudig om de juiste informatie snel uit het systeem te halen

Profiel Vergalle NV

S P OT L I G H T

K E Y B O A R D > P a g e 6

retail-hospitality voor ons restaurantMargaretha’s.”

Voor de upgrade van MicrosoftDynamics NAV werd er gekozen voor eengefaseerde aanpak . Er werd van startgegaan met een uitgebreide analyse vande bedrijfsprocessen en gezocht naar demeest efficiënte manier om bij Vergallemet RF scanning aan de slag te gaan.Omdat Vergalle een bedrijf is dat continuin beweging is en waarbij er steedsnieuwe eisen door de klanten wordengesteld, was het van cruciaal belang datde RF scanningsapplicatie eenvoudigaangepast & uitgebreid kon worden.Nadien werd er van start gegaan met deupgrade en optimalisatie van hetsysteem. Het volledige project kende eendoorlooptijd van ongeveer 11 maanden.Na het live gaan, volgden er 1 à 2moeilijke maanden, maar nadienfunctioneerde alles vlot en werden er nogenkele optimalisaties doorgevoerd. Dekomende maanden zal er voornamelijkgefocust worden op het verder finetunenen uitbreiden van de applicatie.

Eenvoudig, performant enklantgericht

De automatisering en upgrade vanMicrosoft Dynamics NAV heeft eengrondige verandering teweeg gebrachtbij Vergalle. Doordat het aantal manuelehandelingen flink gereduceerd is, hebbende diverse afdelingen nu meer tijd omzich met zaken bezig te houden die eenechte toegevoegde waarde kunnen

geven aan het bedrijf. Bovendien werdhet risico op fouten sterk verminderd,waardoor Vergalle een betereklantenservice kan leveren en beteregaranties kan geven aan zijn cliënteel.“Het grote voordeel van MicrosoftDynamics NAV is het feit dat degebruikers vrij snel hun weg vinden in hetsysteem doordat het zo herkenbaar is.Bovendien hebben ze per profiel eeneigen menu waardoor ze enkel over dieinformatie beschikken die voor hetuitvoeren van hun specifieke taak nodigis”, zegt Rony Verslycken.

Als databank werd er bij de upgradegekozen voor Microsoft SQL server. Opdie manier wordt de snelheid enperformantie van Microsoft DynamicsNAV gegarandeerd en beschikt Vergallemeteen over de Business Intelligencefunctionaliteiten die het nodig had. “Het

grote voordeel van SQL Server incombinatie met Excel, is dat de gebruikersheel eenvoudig en snel de juiste informatieuit het systeem kunnen halen, zonder dater vooraf een uitgebreide opleiding nodigis”, stelt Rony Verslycken.

Toekomst

Voor de nabije toekomst heeft Vergalle nogverschillende punten op de agenda staan.Zo zal de productie- en opslagcapaciteitverhoogd worden, met verbeteringen in deorganisatie en diversificatie van deproducten. Dit heeft ondermeer tot gevolgdat het aantal scanposten in het magazijnen productieruimte aanzienlijk zal wordenuitgebreid. Ook het herbekijken van deaankoopprocessen en het invoeren vanelektronische datauitwisseling als middelvoor klantenbinding behoren tot deprioriteiten.

Concept Group 08:Keyboard Final 26/05/08 10:46 Page 6

diverse modules en hoge mate aan flexibiliteit van het pakket. The Concept Group stond in