Tipos de Eventos
Tradicionales:
Organización de eventos II – Prof. Jessica M. Giao
1er Cuatrimestre - 2013
Tipos de eventos
• Ferias y exposiciones
• Congresos
• Family days
• Jornadas
• Presentación de libros
• Presentación de productos en el mercado
• Eventos de networking
• Conmemoraciones
• Reuniones Institucionales
• Actos protocolares
• Agasajos y banquetes
• Inauguraciones
Ferias y exposiciones
• Son eventos de gran magnitud y amplio alcance que, si bien no es su principal meta, potencian
el turismo en el lugar en donde se realizan.
• Tanto las ferias como las exposiciones, son la vidriera de una temática especial de diferentes
empresas que, durante una cantidad limitada de tiempo, en un espacio determinado
organizado para tal fin, los visitantes recorrerán y conocerán sus productos o servicios.
• Las empresas patrocinadoras que participan con un stand, lo hacen utilizando el evento como
una herramienta de marketing, para potenciar sus negocios. Esto les permite conocer a sus
consumidores, promocionarse y conseguir ventas.
• Las exposiciones incluyen intercambio de información y generación de negocios, generalmente
se realizan en actividades económicas y sectores industriales, como por ejemplo Expo Eventos,
la Feria Internacional de Turismo (FIT). En cambio, a las ferias se le suma el intercambio
comercial y generalmente se encuentran en el ámbito de las actividades culturales, de
entretenimiento, como por Ejemplo la Feria Internacional del Libro de Buenos Aires o la Feria
de las Colectividades.
• Esta es la gran diferencia: en las ferias, los stands además de mostrar sus productos, los
comercializan en ese momento con el consumidor, en cambio, en las exposiciones
generalmente cuentan con un público más especializado y el objetivo es generar posibilidades
de negocios. Aunque en muchos rubros, una misma exposiciones establece algunos días para el
público en general (generalmente sábados y domingos) y otros días para el público
especializado en la temática.
Ferias y exposiciones
• La tendencia es que se incluyan conferencias programadas especializadas pero la actividad principal
es la exposición en si, por lo que es importante encontrar un lugar en donde exista espacio suficiente
para el armado de los stands o mesas para los expositores y que los visitantes puedan recorrerla y
desplazarse por el espacio libremente.
• Como la convocatoria generalmente es masiva , hay que realizar una campaña de prensa en los
medios de comunicación además de publicidad para así lograr la convocatoria deseada.
• Algunos de los ingresos que se puede tener a través de la organización de una feria o exposición son:
- Venta de entradas
- Patrocinadores
- Alimentos y bebidas
- Venta en los stands (en las ferias)
Congresos
• Un congreso es uno de los eventos más complejos de organizar en lo que respecta a la
coordinación y logística porque generalmente son eventos de varios días y con diferentes
actividades paralelas.
• Los congresos se realizan porque nuclean a los miembros de una asociación, un organismo o
una entidad y su alcance (nacional, internacional, regional) va a variar de acuerdo a la
magnitud de la entidad organizadora.
• Para organizarlo, como cualquier tipo de evento, se requiere de un tiempo para la
planificación, que podrá varias desde 6 meses hasta 4 años de antelación.
• Los asistentes participan para debatir cuestiones previamente establecidas en el programa
del evento, actualizarse y además intercambiar y fomentar las relaciones entre colegas.
• Generalmente en los congresos participa un amplio porcentaje de los profesionales
vinculados a la temática, lo cual no significa que todos los congresos tienen 4000 asistentes,
ya que ese número variará de acuerdo a la cantidad de miembros de la entidad organizadora
y público al que apuntan (si esperan gente de otras ciudades o países).
• Los congresos se realizan con una frecuencia determinada, que puede variar entre uno o
cuatro años. A veces, para disminuir costos en la organización, se unifican actividades
nacionales y regionales en una misma fecha y lugar. En general la duración de los congresos
es de 2 a 5 días y existen sesiones plenarias y/o simultáneas.
• Los Congresos en Argentina tienen una estacionalidad más marcada, la mayoría se realiza
entre los meses de marzo y noviembre. En junio y julio se suelen realizar para actividades
nacionales o regionales en donde no sea el receso de verano en Estados Unidos o Europa.
• Los congresos son eventos que se autofinancian por el aporte de los participantes (el costo
del a inscripción) y la industria (los patrocinadores).
Jornadas
• Como el nombre lo indica, una jornada es un evento que tiene una duración de un solo día,
por lo que el tema que se decida abordar, se desarrollará, a través de diversas actividades,
charlas y debates durante ese tiempo.
• La característica principal de una jornada es, a partir de los objetivos que se establecen,
proponer un tema en particular para que sea tratado desde diferentes enfoques.
Posteriormente al evento, se pueden publicar conclusiones y resultados de interés para el
público en general.
• En lo que respecta a la planificación y la organización, una jornada tiene las mismas
características y objetivos que un Congreso, pero a menor escala, en general de menor
cantidad de asistentes y alcance. El programa de actividades es similar a un congreso,
pudiendo incluir actividades como conferencias, talleres, simposios y mesas redondas.
• Una característica particular de estos eventos es la inclusión de un espacio para una charla
que convoca a la comunidad en general para informar o concientizar sobre algún tema de
gran interés.
Jornadas
• Existen distintos tipos de jornadas que se realizan con bastante frecuencia :
• Jornadas interdisciplinarias: En las que convergen una serie de profesionales de diferentes
especialidades que se juntan para tratar un determinado tema. Se utiliza mucho por
ejemplo en los Hospitales, en los que se realizan en esos días la presentación de casos en los
que sobre un mismo diagnóstico se realizan interconsultas con diferentes especialistas para
llegar a un consenso acerca de un tratamiento.
• Jornadas de Capacitación: Es otra temática que se está utilizando mucho en las empresas.
Suelen reunir a sus ejecutivos y empleados con el fin de capacitarlos, entrenarlos o
motivarlos para incrementar su capacidad operativa en beneficio de los intereses
comerciales de la compañía. Muchas veces estas jornadas se realizan en lugares alejados del
espacio de trabajo e incluyen actividades de grupo.
• Jornadas solidarias: Generalmente también son actividades abiertas a la comunidad, pero
tienen como fin la recaudación de fondos o de objetos que necesita alguna Fundación u
ONG.
Family Day
• Un día con la familia, es una propuesta que están realizando las empresas, grandes y
pequeñas, a fin de que sus empleados puedan encontrarse en un ámbito diferente al
cotidiano e interactuar y compartir distintas actividades junto a sus maridos, esposas e
hijos.
• Algunas características a tener en cuenta en la organización de un Family Day:
• El lugar: Sería interesante elegir un lugar fuera del ámbito cotidiano de la empresa. Este
encuentro puede organizarse en un club, una quinta o un espacio al aire libre con el que la
empresa cuente. Los encargados de organizarlo, deberán prever cómo llegarán al lugar, ya
que no todos pueden tener movilidad propia. Puedes contratar algún servicio de transfer
que salga de algún punto en común para que se acerquen quienes no tienen auto. El punto
en común puede ser la sede de la empresa o donde consideren que sea de fácil acceso.
• Si llueve un Plan B! Se puede contratar carpas o un espacio con un quincho cerrado, para
que en caso de lluvia, se mantengan en ese lugar o puedes decidir con anticipación si se
suspenderá por lluvia. En estos casos, si la gente ya lo sabe es más fácil coordinar otra
fecha.
• El día: Deberían elegir un día del fin de semana o un feriado a fin de que todos los
miembros de la familia puedan asistir. Una jornada de 4 o 5 horas es suficiente para que se
realice un almuerzo y luego algunas actividades recreativas. Generalmente se realizan en
primavera u otoño, que son momentos en los que hay buen clima.
• Comida: Un buen asado puede ser una excelente opción para un día al aire libre, pero
también puede contratarse un servicio de pizza party, que será más práctico a la hora de
preparar y servir a los participantes. Comidas más informales y si hay niños, tener un
menú simple para ellos.
Family Day
• Actividades: El objetivo es fomentar los vínculos entre los distintos empleados, con sus
familias por lo que es importante en proponer actividades grupales para ayudar a generar
estas interrelaciones.
• Pero es importante tener en cuenta a la hora de planificarlas, las diversas edades de
quienes participarán, porque tienen que ser genéricas para que todos puedan participar.
Algunos juegos de kermese o competencias grupales al aire libre son una buena opción.
También, si el espacio lo permite, puede existir un momento para andar en bicicleta o a
caballo.
• Es importante que haya un espacio dedicado a los más chiquitos (los bebés hasta los niños
de dos años) a fin de que puedan pasar un rato divertido ellos también. Se puede preparar
una plaza blanda, con algunas coordinadoras para que cuiden de ellos.
• También es muy motivante para los empleados que les hagan regalos o realicen sorteos.
Este item va a depender del presupuesto con el que cuenten para realizar el evento, ya
que algunas empresas hasta llegan a sortear, televisores o computadoras entre los
asistentes.
• Los participantes: Es importante que envíes las invitaciones con un mes de antelación y
que solicites que confirmen con cuántos miembros de su familia asistirán, a fin de
preparar el espacio y los juegos para esa cantidad de personas.
• Reconfirmar durante la semana previa al evento.
Presentación de un libro
• Este tipo de eventos, de índole cultural, son el fin de un largo proceso, en el que el
artista (sea escritor o músico) comienza a mostrar a otros su obra finalizada.
• El evento en sí va a ser una herramienta más que el autor, compositor o cantante,
utilizarán para dar a conocer su arte.
• Muchas veces estos eventos se realizan en el marco de Ferias (la Feria
Internacional del Libro) o Festivales (de diferentes géneros musicales), pero
cuando cuentan con cierto presupuesto para hacer un evento único en el que los
tiene como protagonistas es mucho mejor, ya que podrá intercambiar más de cerca
con sus invitados.
• El lugar: Conviene buscar un espacio ligado al arte que se vaya a presentar. En el
caso de un libro puede ser una librería, en la editorial del libro, o un salón acorde
a la cantidad de invitados. Si el salón es un espacio general, conviene ambientarlo
un poco con la estética de la temática del libro (se puede dar el clima del género
del libro por ejemplo).
• En el caso de la presentación musical, un espacio destinado para recitales, será
mucho más adecuado, ya que seguramente contará con el equipamiento técnico
para la realización del encuentro (consolas, parlantes, amplificadores, micrófonos
y la acústica del lugar).
Presentación de un libro
• Invitaciones: Van a tener que apuntar a que participen tres tipos de asistentes
▫ Personas allegadas al artista
▫ Personas que ya conocen su obra anterior(si la hubiera) o que les interesa el
género en el que se desenvuelve
▫ La prensa: Es importante hacer un listado de los periodistas y columnistas de
cultura en los distintos medios de comunicación (TV, radio, gráfico y digital),
son los que pueden ayudar con la difusión del material y además participar en el
evento.
• Lo ideal es enviar invitaciones personalizadas y solicitar que confirmen su
asistencia. Se puede dar una fecha límite para que confirmen su participación, si
no respondieron ese día, puedas disponer del espacio para invitar a otros. Este tipo
de eventos son gratuitos para los invitados.
Presentación de un libro
• El día de la presentación del libro:
• Mientras llegan los invitados y estos esperan para la presentación, si se encuentran
de pie, se los puede convidar con una copa de vino o gaseosa. Conviene que el
horario en que se los cita sea de media hora antes de comenzar la presentación
propiamente dicha.
• Para la presentación, se puede hacer una mesa redonda en la que participen
personas que representen un pilar importante para el autor en el desarrollo de su
libro, para así conversar con el público acerca de sus apreciaciones. Excepto que el
público esté sentado cómodo, este momento no debería durar más de 30 minutos
en total.
• Una vez que se desarrolla este momento, el autor invitará a quienes quieran que
les firme su ejemplar. Es un buen momento también para ofrecer libros para
quienes no lo hayan comprado o recibido con anterioridad.
Presentación de un libro
• El día de la presentación del disco:
• Si el espacio cuenta con mesas, los invitados mientras esperan que comience el
espectáculo pueden consumir bebidas o alguna comida simple. También se puede
usar el recurso de esperar 30 minutos (o hasta 45 en este caso) para el inicio del
show.
• El músico que presenta su nuevo material puede llevar otros músicos invitados
(hayan participado en algún tema en el disco o no) para compartir en el escenario
uno o dos temas con ellos.
• Al finalizar el recital pueden incluir a la salida una mesa con los cd’s para la venta
del material.
• La semana posterior a la presentación: enviar agradecimientos a quienes
asistieron y a todos los que ayudaron a preparar el evento. Como así también hacer
un seguimiento de los medios en los que realizaron cobertura o difusión del
encuentro.
Definiciones de la terminología de eventos* • PANEL: varias personas exponen su idea pero sin hacer uso de la palabra en forma de
exposición. Los participantes de la mesa dialogan y evitan superposiciones de exposición mediante la presencia de un coordinador, que modera la reunión y permite intercalar preguntas.
• FORO: del latín “forum”, plaza en la que se celebraban en Roma las reuniones y discusiones políticas. Reunión de libre expresión de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la reunión.
• ASAMBLEA: del francés “ assembleé”. Reunión formal y reglamentaria de una institución. Necesita que se libre un acta. Se verifica el quórum para comenzar la sesión y para tomar las decisiones. Necesita de un temario u orden del día; los temas deben ser previamente notificados a todas las personas que van a participar.
• TALLER: del francés “atelier”, oficina donde se hace un trabajo manual.
• COLOQUIO: del latín “colloquium”, conversar. Reunión informal de especialistas. Se discute un problema sin necesidad de llegar a un acuerdo ó conclusión.
• EXPOSICIÓN: reunión de varios expositores para una exhibición pública sin venta directa a los visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados en determinadas actividades.
• MUESTRA: Exposición que realiza un expositor único.
• FERIA: exposición en la que se ponen a la venta los productos, servicios, elementos, que se exhiben. Divulgación con ventas.
Fuente: “Manual de ceremonial empresario e institucional”, de Aníbal Gotelli. Edit. Imagen 2001.
Definiciones de la terminología de eventos*
• CONGRESO: del latín “congregare”, juntar, reunir. Es una reunión científica ó institucional de colegas de una misma asociación ó entidad, con características reglamentadas y un trabajo sistematizado.
• JORNADAS: del provenzal “jorn” : día. Evento que se completa en el transcurso de un solo día.
• CONVENCIÓN: del latín “convenire”, venir varias personas a un mismo lugar. Es una reunión formal con participantes relacionados con la política ó a una corporación y su objetivo es proveer información u opinión. Se delibera y luego se obtiene un consenso.
• SEMINARIO: del latín “seminarius”. Relativo a la semilla y a la siembra. Reunión de estudio y trabajo de un grupo reducido que investiga un tema ó pocos temas determinados, en sesiones ó reuniones planificadas. Es un grupo de aprendizaje activo, con relación directa entre especialistas y alumnos. Es intensivo.
• SIMPOSIO: del griego “Synposin”, del latín “festín”. Reunión de personas capacitadas en determinado tema con la exposición de expertos. Cada persona habla de un aspecto en particular del tema y lo hace con profundidad en un lapso no mayor a 20 minutos.
• CONFERENCIA: del latín “conferre”, juntos. Un expositor desarrolla un tema en particular.
• MESA REDONDA: los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos. El número de expositores varía de 3 a 6 personas. Es necesario un moderador.
Fuente: “Manual de ceremonial empresario e institucional”, de Aníbal Gotelli. Edit. Imagen 2001.