listado de series con
sus correspondientes
tipos documentales
donde se le asigna un
tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo
vital de los documentos
Tablas de Retención Documental?
VENTAJAS
ADMINISTRATIVAS Facilitar el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Pueden ser:
GENERALES:
Documentos administrativos comunes
o documentos facilitativos (Circulares, Memorandos, Directicas
Presidenciales).
ESPECÍFICAS:
documentos característicos de cada organismo ( Historias
Clínicas, Actas de sesiones de Congreso)
NORMATIVIDAD
Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central.
Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995."
ELABORACIÓN
AVAL – COMITÉ DE ARCHIVO DE LA
ENTIDAD
APROBACIÓN INSTANCIAS
CORRESPONDIENTES
DIFUNDIR A TODAS LAS
DEPENDENCIAS
REALIZAR SENSIBILIZACIÓN
APLICABILIDAD
ACTUALIZACIÓN
PROCESOS TÉCNICOS Herramienta de primera mano en gestión documental.
1.Identificación Elaboración de tablas
2.Valoración de Retención Documental
3. Selección
4.Eliminación Resultados
1.IDENTIFICACIÓN • Reconocer la procedencia,
caracterizar y describir la documentación que se analizará.
• Identificar Secciones, Series, Subseries de acuerdo a la estructura orgánico-funcional, denominada clasificar para así ubicar lo que se quiere caracterizar y describir.
• Se puede establecer de lo general a lo particular, como se realiza la descripción.
Basadas en la estructura orgánico-funcional de la entidad Productora, identificando las series y subseries documentales con cualquier soporte de información.
PRINCIPIOS BÁSICOS
REFLEJA LA ACTIVIDAD
DESARROLLADA POR LA OFICINA
PRODUCTORA AL CUMPLIR LAS FUNCIONES ASIGNADAS
CONSTITUYE LA UNIDAD BÁSICA DE
VALORACIÓN
PUEDE SER: -SIMPLE
- COMPLEJA
SERIE DOCUMENTAL.
SIMPLES
• ACUERDOS
• DECRETOS
• RESOLUCIONES
COMPUESTAS
• CONTRATOS
• HISTORIAS LABORALES
• HISTORIAS CLÍNICAS
Se fijan los períodos de
retención y disposición final
de los documentos,
establecidos por la ley, un
reglamento o propuestos
por los gestores de la
documentación, acorde a
las necesidades
administrativas y
disposiciones legales.
2.VALORACIÓN
Proteger el patrimonio cultural, permitiendo establecer valores primarios y secundarios y la permanencia en cada fase de archivo.
VALORACIÓN EN EL CICLO VITAL
Para tener en cuenta
El uso
La frecuencia
Normas que regulan la
producción del documento
Para un SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVOS la valoración se realiza así:
• Organismo Productor, se lleva acabo desde el Archivo Central correspondiente.
• Administración General, coordinada por el Archivo General de la Nación con la participación de todos los archivos centrales de las entidades nacionales y apoyados por el organismo que los produjo.
VALORES SECUNDARIOS DE LOS
ARCHIVO PERMANENTE O HISTÓRICO
Son los que sirven de referencia para la elaboración
o reconstrucción de cualquier actividad de la
administración.
Fuente primaria de la historia y testimonio de la
memoria colectiva
Patrimonio cultural de una comunidad que los creó y
los utiliza.
Algunos nacen con valores permanentes otros los
alcanzan en la valoración.
3.Selección Proceso en el
cual se
determina la
conservación
parcial de la
documentación
por medio del
muestreo.
LA SELECCIÓN PERMITE:
1 Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos
2 Ofrecer acervos documentales integrales que reflejan la estructura de la entidad
3 Reducir costos en espacio tiempo y materiales
4 Garantizar la conservación documental
No hay una norma general para la selección pero sí
podemos abordar algunas pautas:
• Aplicarse a la documentación que ha perdido
vigencia.
• Series documentales voluminosas y su contenido
informativo se encuentra en otra serie.
• Series documentales donde su valor informativo no
amerita conservación total.
• Utilizar el muestreo cuando una serie no amerita su
conservación total.
4. ELIMINACIÓN Proceso donde se destruyen los documentos que ha
perdido el valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o
contable y no posee valor histórico relevante par la
ciencia y la tecnología.
El comité de Archivo de cada entidad es el encargado
de decidir que documentos se eliminan.
Los documentos inactivos señalados como
eliminables deben destruirse una vez se cumpla el
plazo fijado en las tablas de Retención.
La eliminación se debe realizar de acuerdo a lo
establecido en las tablas de retención.
En el proceso de reparación de las transferencias
primarias y secundarias; cuando se transfieren del
archivo de gestión al central y este a su vez al
histórico, se debe levantar un acta con sus
respectivos inventarios. ( Ver anexo )
PASOS PARA LA ELABORACIÓN
DELAS TABLAS DE RETENCION. En este proceso se contemplan cuatro etapas:
1. Compilación de la información institucional.
• Disposiciones legales, actos admirativos y normas que rigen a la empresa.
• Estructura interna de la entidad, manual de funciones y procedimientos.
• Organigrama actual resoluciones, acto administrativo de creación de grupos y asignación e funciones.
2. Entrevista con los Productores de los Documentos
de la Institución.
• Identificación y definición de unidades
documentales.
• Análisis de la producción y tramite documental
teniendo en cuenta los manuales de procedimientos
de las dependencias.
• Identificación de los valores primarios de la
documentación.
ENCUESTA UNIDAD
DOCUMENTAL
Se debe aplicar a cada dependencia administrativa
productora de documentos; este instructivo
comprende dos partes:
La primera identifica la oficina.
La segunda identifica cada unidad documental
producida por dicha oficina.
ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL
I. Nombre de la oficina: _________________
1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica.
2. Fecha de última asignación de funciones.
3. Acto administrativo mediante el cual le asignaron funciones
___________________________________
4. Funciones_______________________________
5. Unidades documentales que tramita ___________________
6. Realizan selección y descarte documental. Si__ No__.
7. Sistema de organización de los archivos de oficina.
8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en
promedio?
II. ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL
1. Oficina productora__________________________________________________________________
2. Nombre de la unidad documental_______________________________________________________
3. Función de la oficina que la genera o tramita______________________________________________
4. Caracteres externos_________________________________________________________________
4.1. Soporte: Papel __, microfilm___, cinta magnética___, otros___.
4.2. Formato. __expediente, ___ libro, ___documento simple.
4.3. Ordenación: __cronológica, ___onomástica, ___numérica o ___alfa temática.
4.4. Estado de Conservación: __ BUENA, __REGULAR, __ MALA;
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental.
6. Trámite. ___Original. ___Número de Copias.
7. ¿La información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra?
Sí_______ Cuál? ___________________________ No______
8. ¿Qué documentos conforman esta Unidad Documental?
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental.
10. ¿Con qué periodicidad se produce esta Unidad Documental: Diaria__ Semanal__ Mensual__ Anual__ Otra__
¿Cuál?__.
11. ¿Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de gestión y quién lo establece?
12. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan:
12.1 La misma oficina ______ 12.2 Otras oficinas _____ ¿Cuáles? _______
12.3 Otras entidades ______ ¿Cuáles? _________________________
12.4 Personas naturales ______________________________________
12.5 ¿Por qué lo consultan?_____________________________________
13. ¿Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos?
Central ______ Histórico ______ Otros _____ ¿Cuáles?______
13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?
14. ¿En el archivo central la oficina sigue consultando esta unidad documental?
14.1. ¿Con qué frecuencia?
14.2. ¿Qué años?
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta Unidad Documental?
16. Observaciones
Respondió la Encuesta: _________________________ Aplicó la encuesta: _____________________
Ciudad y fecha: __________________________________________________________