Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Agosto 2013
Processo e Método de Avaliação MPS.BR
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final
Processo de Avaliação MPS
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Processo de Avaliação MPS
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
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Responsabilidades das mini-equipes durante a avaliação final
– Verificar os resultados a partir dos indicadores (ajustes realizados)
– Caracterizar a implementação em cada projeto/trabalho nos processos sob sua responsabilidade
– Propor caracterização para resultados do processo, resultados dos atributos do processo e atributos do processo nos processos sob sua responsabilidade
– Identificar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria nos processos sob sua responsabilidade
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Responsabilidades conjuntas durante a avaliação final
• Rever o trabalho das mini-equipes• Realizar as entrevistas• Caracterizar os resultados dos processos, resultados de
atributos do processo e atributos do processo• Aprovar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e
oportunidades de melhoria• Decidir o Nível MR-MPS
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
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Verificar evidências
• Cada mini-equipe, nos processos sob sua responsabilidade:
– Examina a planilha de indicadores em conjunto com o Relatório de Ajustes para a Avaliação Final
– Verifica a presença e adequação dos indicadores que comprovam a implementação dos resultados esperados para cada resultado esperado de processo e de atributo do processo
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
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Realizar entrevistas• São realizadas na avaliação final para se obter as afirmações• Mostram o grau em que os colaboradores da organização
entendem e usam os processos• Pode ser realizada em paralelo com a verificação de evidências
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Confidencialidade das entrevistas
• Se guarda rigorosa confidencialidade das entrevistas• Pelos membros da equipe de avaliação e pelos
entrevistados durante e depois da avaliação
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Nenhuma informação será atribuída a uma pessoa individualmente
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Entrevistas e solicitação de documentos
• A Equipe de Avaliação pode solicitar mais documentação quando:– Um entrevistado menciona um documento que não
está disponível à equipe de avaliação
– A equipe nota a falta de uma evidência direta que é necessária à avaliação
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Notas de Entrevistas
• Toda a equipe deve tomar notas das afirmações coletadas
• Nos processos sob sua responsabilidade as mini-equipes devem ser especialmente cuidadosas.– Notas são destruídas ao final da avaliação
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Entrevista: Distribuição dos Lugares
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Entrevistado
Membro da Equipe de Avaliação
Avaliador LíderL
L
M
MM
M
E
E
EE
E
E
L
M
MM
E
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Entrevistas: Exemplo de Distribuição do Tempo10 minutos Abertura da Entrevista e Apresentações
• O Avaliador Líder explica o objetivo da avaliação MPS, explica as regras de confidencialidade, pergunta se assistiram a Reunião de Abertura e apresenta a equipe de avaliação
• Cada entrevistado se apresenta dizendo seu nome e seu papel na organização
30 minutos Perguntas sobre os processos
• O Avaliador Líder e a equipe de Avaliação fazem perguntas
10 minutos Perguntas finais
• Por exemplo: Tem alguma coisa mais que gostaria de nos dizer ?
10 minutos Encerramento
• O Avaliador Líder encerra a entrevista lembrando o horário de apresentação dos resultados preliminares e a vigência permanente do acordo de confidencialidade
60 minutos Total
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Entrevistas: Perguntas• No início da entrevista começar por questões genéricas e depois
fazer perguntas mais específicas. Por exemplo:• Você poderia nos explicar o seu trabalho?• Como você realiza o planejamento de seus projetos?• Como são tratadas as mudanças nos requisitos?• Como é feito o monitoramento dos projetos?• Como você foi treinado para realizar o seu trabalho?
• No final da entrevista volta-se a fazer perguntas genéricas sobre o ambiente da empresa e a cultura organizacional. Por exemplo:
• Há quanto tempo está na empresa?• O que você mais gosta nesta empresa?• Se pudesse mudar algo, o que mudaria?
17Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
As perguntas não devem poder ser respondidas com SIM ou NÃO
As perguntas não podem vir com a resposta incluída
Cuidado com a reação corporal à resposta do entrevistado
Entrevistas: PerguntasEntrevistas: Perguntas
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
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Registrar afirmações na planilha de indicadores
• Quando termina uma entrevista cada mini-equipe deve:– Rever suas notas e fazer observações na planilha – Controlar o andamento de sua parte na avaliação– Controlar a cobertura das afirmações– Rever e atualizar a lista de perguntas para as
entrevistas que faltam– Registrar pontos fortes, pontos fracos e
oportunidades de melhoria
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Cobertura das afirmações• Devem haver afirmações que comprovem os indicadores diretos• Cobertura de afirmações para cada processo
– Para cada resultado esperado deve haver pelo menos uma afirmação
– Todos os projetos/trabalhos (mesmo os não concluídos devem ter afirmações para os resultados)
– Em um projeto/trabalho concluído deve-se ter afirmações para aproximadamente 50% dos resultados
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Planilha com registros das afirmações Gerência de Projetos
Resultado esperado / evidências Fonte da evidência
OR
GProjeto 1Projeto 2Projeto 3Projeto 4Projeto 5
O propósito do processo Gerência de Projetos é estabelecer e manter planos que definem as atividades, recursos e responsabilidades do projeto, bem como prover informações sobre o andamento do projeto que permitam a realização de correções quando houver desvios significativos no desempenho do projeto. O propósito deste processo evolui à medida que a organização cresce em maturidade. Assim, a partir do nível E, alguns resultados evoluem e outros são incorporados, de forma que a gerência de projetos passe a ser realizada com base no processo definido para o projeto e nos planos integrados. No nível B, a gerência de projetos passa a ter um enfoque quantitativo, refletindo a alta maturidade que se espera da organização. Novamente, alguns resultados evoluem e outros são incorporados.
GPR 1. O escopo do trabalho para o projeto é definido. As evidências apresentadas para este resultado permitem assegurar que o escopo do projeto foi definido?
AD: Documento de Visão X X X
Afirm: Pedro, João e Maria (gerentes dos projetos 1,2 e 3)
(T,L,P,N,NA)
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
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Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado de atributo
do processo em cada projeto/trabalho
• Estamos prontos para caracterizar os resultados quando:– Temos para cada implementação associada a um
resultado:• Uma evidência direta e • Uma afirmação
– A mini-equipe responsável por verificar o processo tem consenso de que a evidência objetiva é adequada para determinar a caracterização
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Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado de atributo
do processo em cada projeto/trabalho
• Atribuir T, L, P, N, F ou NA a cada projeto/trabalho em cada resultado esperado do processo e de atributo do processo.
• Para cada resultado em cada projeto/trabalho devem haver indicadores diretos. Este indicador direto deve ser comprovado por afirmações
• Responsável: Mini-equipes
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Escala para caracterizar o grau de implementação de um resultado esperado do processo e de um resultado esperado de
atributo do processoGrau de implementação Caracterização
Totalmente implementado (T)
- O indicador direto está presente e é julgado adequado- Existe pelo menos uma afirmação confirmando a implementação- Não foi notado nenhum ponto fraco substancial na avaliação inicial
ou na avaliação final
Largamente implementado (L)
- O indicador direto está presente e é julgado adequado- Existe pelo menos uma afirmação confirmando a implementação- Foi notado um ou mais pontos fracos substanciais na avaliação
inicial ou na avaliação final
Parcialmente implementado(P)
- O indicador direto não está presente ou é julgado inadequado- Artefatos/afirmações sugerem que alguns aspectos do resultado
esperado estão implementados- Foi notado um ou mais pontos fracos substanciais
Não implementado (N)
- Qualquer situação diferente das acima
Não avaliado (NA)
- O projeto/trabalho não está na fase de desenvolvimento que permite atender ao resultado ou não faz parte do escopo do projeto/trabalho atender ao resultado.
Fora do escopo(F)
- O resultado esperado está fora do escopo da avaliação, conforme documentado no plano da avaliação.Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
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Planilha após verificação dos ajustes com registros das afirmações
Gerência de Projetos
Resultado esperado / evidências Fonte da evidência
OR
GProjeto 1Projeto 2Projeto 3Projeto 4Projeto 5
O propósito do processo Gerência de Projetos é estabelecer e manter planos que definem as atividades, recursos e responsabilidades do projeto, bem como prover informações sobre o andamento do projeto que permitam a realização de correções quando houver desvios significativos no desempenho do projeto. O propósito deste processo evolui à medida que a organização cresce em maturidade. Assim, a partir do nível E, alguns resultados evoluem e outros são incorporados, de forma que a gerência de projetos passe a ser realizada com base no processo definido para o projeto e nos planos integrados. No nível B, a gerência de projetos passa a ter um enfoque quantitativo, refletindo a alta maturidade que se espera da organização. Novamente, alguns resultados evoluem e outros são incorporados.
GPR 1. O escopo do trabalho para o projeto é definido. As evidências apresentadas para este resultado permitem assegurar que o escopo do projeto foi definido?
AD: Documento de Visão X X X
Afirm: Pedro, João e Maria (gerentes dos projetos 1,2 e 3)
(T,L,P,N,NA) Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
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Planilha com caracterização por projetoGerência de Projetos
Resultado esperado / evidências Fonte da evidência
OR
GProjeto 1Projeto 2Projeto 3Projeto 4Projeto 5
O propósito do processo Gerência de Projetos é estabelecer e manter planos que definem as atividades, recursos e responsabilidades do projeto, bem como prover informações sobre o andamento do projeto que permitam a realização de correções quando houver desvios significativos no desempenho do projeto. O propósito deste processo evolui à medida que a organização cresce em maturidade. Assim, a partir do nível E, alguns resultados evoluem e outros são incorporados, de forma que a gerência de projetos passe a ser realizada com base no processo definido para o projeto e nos planos integrados. No nível B, a gerência de projetos passa a ter um enfoque quantitativo, refletindo a alta maturidade que se espera da organização. Novamente, alguns resultados evoluem e outros são incorporados.
GPR 1. O escopo do trabalho para o projeto é definido. As evidências apresentadas para este resultado permitem assegurar que o escopo do projeto foi definido?
AD: Documento de Visão X X X
Afirm: Pedro, João e Maria (gerentes dos projetos 1,2 e 3)
(T,L,P,N,NA) T P T Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
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Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo na unidade organizacional
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• Agregar os resultados obtidos na tarefa anterior para caracterizar (de forma inicial) o grau de implantação de cada resultado esperado do processo e de atributo do processo na unidade organizacional– A mini-equipe agrega os resultados atribuindo um grau
que caracterize a implantação de cada:• resultado esperado do processo na unidade organizacional• atributo do processo na unidade organizacional
• Responsável: Mini-equipe
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Regras para caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional
31Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Caracterização nos projetos avaliados
Caracterização agregada para a UO
Observações
Todos X (isto é, todos T, ou todos L, ou todos P, ou todos N)
X Se todos os projetos/trabalhos têm a mesma caracterização, esta é a caracterização da UO
Todos os projetos/trabalhos terminados X (isto é, todos T, ou todos L, ou todos P ou todos N) e os incompletos NA (Não Avaliado)
X Se pelo estágio de desenvolvimento dos projetos/trabalhos incompletos o resultado não puder ser evidenciado (NA), a caracterização da UO é X
Todos T ou L L Se os projetos/trabalhos forem caracterizados para um resultado esperado como L ou T, caracteriza-se a UO como L para este resultado esperado
Todos T ou L e os incompletos NA (Não Avaliado)
L Se pelo estágio de desenvolvimento dos projetos/trabalhos incompletos o resultado não puder ser evidenciado, a caracterização da UO é L
Existem P, mas não existem N (Pode existir NA - Não Avaliado )
L ou P A decisão é da equipe de avaliação
Existe N N, P ou L A decisão é da equipe de avaliação
Resultado Esperado F (Fora do Escopo)
F O resultado esperado foi declarado fora do escopo da avaliação no plano da avaliação
Considerações para a Caracterização• Obedecer as regras• Considerar a gravidade das fraquezas em seu conjunto• Considerar a razão individual de cada grau• Peso relativo das instâncias com pontos fracos• Não se pode caracterizar um resultado como T se alguma
instância (projeto) é diferente de T• O resultado nunca pode ser maior do que a maior das
caracterizações
32Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
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Considerações relacionadas à caracterização de resultados aos quais foi atribuído um REQUERIDO na avaliação inicial
33
A critério da equipe de avaliação e considerando a sua
importância, um resultado com Requerido na avaliação inicial
pode vir a ser caracterizado como T (totalmente implementado).
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Planilha com caracterização por projetoGerência de Projetos
Resultado esperado / evidências Fonte da evidência
OR
GProjeto 1Projeto 2Projeto 3Projeto 4
Total
O propósito do processo Gerência de Projetos é estabelecer e manter planos que definem as atividades, recursos e responsabilidades do projeto, bem como prover informações sobre o andamento do projeto que permitam a realização de correções quando houver desvios significativos no desempenho do projeto. O propósito deste processo evolui à medida que a organização cresce em maturidade. Assim, a partir do nível E, alguns resultados evoluem e outros são incorporados, de forma que a gerência de projetos passe a ser realizada com base no processo definido para o projeto e nos planos integrados. No nível B, a gerência de projetos passa a ter um enfoque quantitativo, refletindo a alta maturidade que se espera da organização. Novamente, alguns resultados evoluem e outros são incorporados.
GPR 1. O escopo do trabalho para o projeto é definido. As evidências apresentadas para este resultado permitem assegurar que o escopo do projeto foi definido?
AD: Documento de Visão X X X
Afirm: Pedro, João e Maria (gerentes dos projetos 1,2 e 3)
(T,L,P,N,NA) T P T Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
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Planilha com caracterização por resultadoGerência de Projetos
Resultado esperado / evidências Fonte da evidência
OR
GProjeto 1Projeto 2Projeto 3Projeto 4
Total
O propósito do processo Gerência de Projetos é estabelecer e manter planos que definem as atividades, recursos e responsabilidades do projeto, bem como prover informações sobre o andamento do projeto que permitam a realização de correções quando houver desvios significativos no desempenho do projeto. O propósito deste processo evolui à medida que a organização cresce em maturidade. Assim, a partir do nível E, alguns resultados evoluem e outros são incorporados, de forma que a gerência de projetos passe a ser realizada com base no processo definido para o projeto e nos planos integrados. No nível B, a gerência de projetos passa a ter um enfoque quantitativo, refletindo a alta maturidade que se espera da organização. Novamente, alguns resultados evoluem e outros são incorporados.
GPR 1. O escopo do trabalho para o projeto é definido. As evidências apresentadas para este resultado permitem assegurar que o escopo do projeto foi definido?
AD: Documento de Visão X X X
Afirm: Pedro, João e Maria (gerentes dos projetos 1,2 e 3)
(T,L,P,N,NA) T P T L
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Todo resultado L, P ou N deve ter associado um ponto fraco que justifique a caracterização
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
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Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional• A mini-equipe faz uma caracterização inicial de cada
atributo do processo nos processos sob sua responsabilidade ( atribui um grau)
37
Este grau será proposto pela mini-equipe à toda a equipe de avaliação na reunião de
consenso
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
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Regras para caracterizar o grau de implantação dos atributos de processo na unidade organizacional
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Grau de implementação Caracterização Porcentagem de Implementação dos
resultados relacionados
Totalmente implementado (T)
Existe evidência de um enfoque completo e sistemático para o atributo no processo avaliado e de sua plena implementação, Não existem pontos fracos relevantes para este atributo no processo avaliado
>85% a 100%
Largamente implementado (L)
Existe evidência de um enfoque sistemático e de um grau significativo de implementação do atributo no processo avaliado. Existem pontos fracos para este atributo no processo avaliado
>50% a 85%
Parcialmente implementado(P)
Existe alguma evidência de um enfoque para o atributo e de alguma implementação do atributo no processo avaliado. Alguns aspectos de implementação não são possíveis de predizer.
>15% a 50%
Não implementado (N)
Existe pouca ou nenhuma evidência de implementação do atributo no processo avaliado
0 a 15%
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Esta porcentagem deve ser vista de forma global no que se refere ao grau de implantação do atributo de processo e é, ao mesmo tempo, uma avaliação qualitativa e quantitativa
39
Considerações relacionadas à caracterização de Atributo de Processo
• A porcentagem de orientação para caracterização de um atributo de processo deve ser vista de forma global no que se refere ao grau de implementação do atributo de processo e é, ao mesmo tempo, uma avaliação qualitativa e quantitativa.
• Em casos onde o qualitativo tiver predominância sobre o quantitativo, o avaliador líder deve enviar uma justificativa detalhada da caracterização realizada para o auditor, a qual será incorporada à documentação da avaliação enviada à SOFTEX
39Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
AP 1.1
AP 2.1
AP 2.2
AP 3.1
AP 3.2
RAP 9. (Até o nível F). Os resultados do processo são revistos com a gerência de alto nível para fornecer visibilidade sobre a sua situação na organização.
T ou L ?
Exemplo: Caracterização de AP 2.1 no Nível GRAP 1 RAP 5 T RAP 9 L RAP 13
RAP 2 T RAP 6 T RAP 10 T RAP 14RAP 3 T RAP 7 T RAP 11
RAP 4 T RAP 8 T RAP 12
40
41
AP 1.1
AP 2.1 T
AP 2.2
AP 3.1
AP 3.2
Exemplo: Caracterização de AP 2.1 no Nível G
41
RAP 1 RAP 5 T RAP 9 L RAP 13
RAP 2 T RAP 6 T RAP 10 T RAP 14RAP 3 T RAP 7 T RAP 11
RAP 4 T RAP 8 T RAP 12
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Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Regras para caracterizar o grau de implantação dos atributos de processo na unidade organizacionalGrau de implementação Caracterização Porcentagem de
Implementação dos resultados
relacionadosTotalmente implementado
(T)Existe evidência de um enfoque completo e sistemático para o atributo no processo avaliado e de sua plena implementação, Não existem pontos fracos relevantes para este atributo no processo avaliado
>85% a 100%
Largamente implementado (L)
Existe evidência de um enfoque sistemático e de um grau significativo de implementação do atributo no processo avaliado. Existem pontos fracos para este atributo no processo avaliado
>50% a 85%
Parcialmente implementado(P)
Existe alguma evidência de um enfoque para o atributo e de alguma implementação do atributo no processo avaliado. Alguns aspectos de implementação não são possíveis de predizer.
>15% a 50%
Não implementado (N)
Existe pouca ou nenhuma evidência de implementação do atributo no processo avaliado
0 a 15%
Esta porcentagem deve ser vista de forma global no que se refere ao grau de implantação do atributo de processo e é, ao mesmo tempo, uma avaliação
qualitativa e quantitativa42
43
AP 1.1
AP 2.1 T
AP 2.2
AP 3.1
AP 3.2
Exemplo: Caracterização de AP 2.1 no Nível G
43
RAP 1 RAP 5 T RAP 9 L RAP 13
RAP 2 T RAP 6 T RAP 10 T RAP 14RAP 3 T RAP 7 T RAP 11
RAP 4 T RAP 8 T RAP 12
O grau T em AP 1.1 significa um alcance de mais do que 85% do conjunto dos resultados esperados do processo, sem fraquezas significativas ou sem atribuição de “Não Implementado” (N).
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
44
TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Todo resultado L, P ou N deve ter associado um ponto fraco que justifique a caracterização
Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo, de cada resultado esperado de atributo do processo e de cada atributo do processo na unidade organizacional
• Em reunião de toda a equipe cada mini-equipe apresenta sua proposta de caracterização
• A equipe de avaliação, por consenso, atribui um grau que caracterize a implantação de cada resultado esperado de processo, de cada resultado esperado de atributo do processo e de cada atributo do processo para a unidade organizacional
• Responsável: Equipe de avaliação
45Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Consenso• É imprescindível que as decisões importantes da equipe de
avaliação sejam por consenso• Consenso:
– Chegar a uma proposta suficientemente aceitável para todos os membros da equipe
– É buscar o Win/Win para todos os membros da equipe– Não é voto unânime– Não é voto majoritário– Não é uma proposta que deixa todos igualmente satisfeitos– Não é só encerrar quando se chega a 100% de acordo
46
Conduzir a equipe ao consenso é responsabilidade do Avaliador Líder
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
47
Voto do Polegar• Polegar apontando para cima
– Significa: “Apoio esta decisão e é a de minha preferência”
• Polegar apontando para o lado– Significa: “Esta decisão não é a de minha preferência mas posso aceitá-la
e apoiá-la fora da equipe”
• Polegar apontando para baixo– Significa: “Não posso apoiar esta decisão”
47
Se houver um único polegar apontando para baixo a decisão não é tomada e busca-se o consenso até
todos considerarem a decisão aceitável
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
48
TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional
• Tendo-se a caracterização por resultado, a equipe de avaliação caracteriza o processo para a organização como:– SATISFEITO ou – NÃO SATISFEITO
• Responsável: Equipe de avaliação
49Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Caracterização do grau de implementação dos processos na unidade organizacional
SATISFEITOTodos os resultados esperados para o processo são T ou L Tem-se resultados para os atributos do processo conforme a Tabela
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Nível MR-MPS Atributos do processo CaracterizaçãoG AP 1.1 T
AP 2.1 L ou T
F AP 1.1 T
AP 2.1 e AP 2.2 L ou T
E AP 1.1, AP 2.1, AP 2.2 T
AP 3.1 e AP 3.2 L ou T
D AP 1.1, AP 2.1, AP 2.2 T
AP 3.1 e AP 3.2 L ou T
C AP 1.1, AP 2.1, AP 2.2 T
AP 3.1 e AP 3.2 L ou T
B AP 1.1, AP 2.1, AP 2.2, AP 3.1 e AP 3.2 T
AP 4.1 e AP 4.2 L ou T
A AP 1.1, AP 2.1, AP 2.2, AP 3.1, AP 3.2, AP 4.1 e AP 4.2 T
AP 5.1 e AP 5.2 L ou T
Caracterização do grau de implementação dos processos na unidade organizacional
SATISFEITOTodos os resultados esperados para o processo são T ou L Tem-se resultados para os atributos do processo conforme a Tabela
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Nível MR-MPS Atributos do processo CaracterizaçãoG AP 1.1 T
AP 2.1 L ou T
F AP 1.1 T
AP 2.1 e AP 2.2 L ou T
E AP 1.1, AP 2.1, AP 2.2 T
AP 3.1 e AP 3.2 L ou T
D AP 1.1, AP 2.1, AP 2.2 T
AP 3.1 e AP 3.2 L ou T
C AP 1.1, AP 2.1, AP 2.2 T
AP 3.1 e AP 3.2 L ou T
B AP 1.1, AP 2.1, AP 2.2, AP 3.1 e AP 3.2 T
AP 4.1 e AP 4.2 L ou T
A AP 1.1, AP 2.1, AP 2.2, AP 3.1, AP 3.2, AP 4.1 e AP 4.2 T
AP 5.1 e AP 5.2 L ou T
Os atributos de processo 4.1, 4.2, 5.1 e 5.2 são caracterizados conforme pertinente e de acordo com a seleção de processos feita pela unidade organizacional. A não caracterização destes atributos do processo para todos os processos, não impede que seja atribuído à unidade organizacional o nível B ou o nível A.
52
Caracterização do grau de implementação dos processos na unidade organizacional
52
NÃO-SATISFEITO
Em qualquer situação diferente das anteriores
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria
• Pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria são apresentados aos entrevistados antes de finalizar esta etapa da avaliação– Planejar o número de reuniões (chefes e subordinados
não podem estar na mesma reunião)– O Avaliador Líder ou um avaliador adjunto apresenta
(Slides) dos Pontos Fortes, Pontos Fracos e Oportunidades de Melhoria por:
• Processo • Gerais do Modelo• Globais que são relacionados à unidade organizacional
54Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
• É direto e não apresenta desculpas• Estimula o feedback dos participantes• Se existe desacordo não se compromete a mudar, mas sim
a analisar cuidadosamente a opinião • Lembra o Acordo de Confidencialidade
Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria
• Os membros da equipe de avaliação tomam notas do feedback para depois da apresentação discutir os comentários e chegar a consenso sobre os pontos fortes, os pontos fracos e as oportunidades de melhoria
55Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Observação:
A Organização pode ter solicitado um nível MPS e lhe ser atribuído um nível inferior
Atribuir nível MPS.BR
• Atribuir o Nível MPS onde todos os processos pertinentes ao Nível tenham sido caracterizados como SATISFEITO
• Responsável: Equipe de avaliação
57Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Organizar ambiente de trabalho da avaliação
• Após o encerramento da avaliação, a equipe de avaliação deve:– Eliminar a documentação gerada que possam
comprometer o Acordo de Confidencialidade• anotações em papéis e planilhas• arquivos intermediários gerados
– Gerar uma versão da apresentação dos resultados da avaliação e da planilha de avaliação resultante (sem indicativos de quem forneceu as evidências) e entregar para o coordenador local.
– O avaliador líder deve copiar a planilha de avaliação final e as apresentações realizadas e arquivar estes documentos
59Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
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TAREFA1. Realizar reunião de abertura2. Assinar comprometimento com o Plano de Avaliação3. Completar assinaturas no Acordo de Confidencialidade (se pertinente)4. Treinar equipe para a avaliação final5. Verificar evidências6. Realizar entrevistas7. Registrar afirmações na Planilha de Indicadores8. Caracterizar o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada resultado esperado
de atributo do processo em cada projeto/trabalho9. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada resultado esperado do processo e de cada
resultado esperado de atributo do processo na unidade organizacional10. Caracterizar, inicialmente, o grau de implementação de cada atributo do processo na unidade organizacional11. Caracterizar o grau de implementação, na unidade organizacional, de cada resultado esperado do processo,
de cada resultado esperado de atributo do processo em reunião de consenso 12. Caracterizar o grau de implementação dos processos na unidade organizacional13. Apresentar pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria14. Rever a caracterização e finalizar a redação dos pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de melhoria (se
pertinente)15. Atribuir nível MR-MPS16. Organizar ambiente de trabalho da avaliação17. Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador18. Comunicar o resultado da avaliação aos colaboradores da unidade organizacional
Subprocesso: Realizar a avaliação finalConduzir a Avaliação Final
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Comunicar o resultado da avaliação ao patrocinador
• Os resultados da avaliação são comunicados ao patrocinador pelo avaliador líder
• Nesta reunião:– Pode haver participação de toda a equipe de avaliação,
a critério do avaliador líder– Podem haver outros participantes da unidade
organizacional a critério do patrocinador– Deve ser uma reunião onde o avaliador líder:
• descreva os resultados, • comente os pontos fortes, pontos fracos e oportunidades de
melhoria, e• mostre os próximos passos para a melhoria dos processos
• Responsável: Avaliador Líder
61Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Processo de Avaliação MPS
62Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Subprocesso: Realizar a avaliação final
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Colocar as avaliações da equipe e do patrocinador em um envelope lacrado e assinado pelo patrocinador
Processo de Avaliação MPS
64Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Subprocesso: Documentar os resultados da avaliação
65Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Subprocesso: Documentar os resultados da avaliação
66Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Auditar a avaliação final
• O auditor designado pela ETM emite parecer que pode ser:– APROVADO: a documentação está completa, correta
e não há dúvidas com relação ao resultado da avaliação final
– NÃO APROVADO: há dúvidas com relação ao resultado da avaliação final
67Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Subprocesso: Documentar os resultados da avaliação
68Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
Subprocesso: Documentar os resultados da avaliação
Treinamento da Equipe para a Avaliação Final – Setembro 2013
70
Alguma dúvida ?