Download - Tugas Gabungan

Tugas 1 17 Maret 2011 Keterangan : Semua hadir

BAB I DEFINISI LINGKUP

1.1. Uraian Singkat Sistem informasi merupakan elemen yang penting didalam dunia saat ini. Kurangnya sistem informasi yang memadai dapat membuat pengguna informasi tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Selain itu juga dapat menyebabkan masalah yang mungkin berdampak secara tidak langsung terhadap kinerja sistem. Salah satu organisasi yang perlu mendapat perhatian dalam bidang sistem informasi adalah Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Wushu. UKM Wushu merupakan salah satu jenis UKM yang terdapat di Unika Atma Jaya yang menaungi bidang seni bela diri. UKM ini mempunyai beberapa kegiatan yang dilakukan, seperti latihan rutin setiap hari Selasa dan Jumat, performance show pada suatu event tertentu, promosi pada saat pengenalan fakultas untuk mahasiswa baru, dan lain-lain. Sampai saat ini, di UKM tersebut belum ada suatu sistem yang menyediakan informasi yang mudah diakses mengenai absensi anggota UKM, absensi pelatih, uang kas dan berbagai informasi penting lainnya. Oleh karena itu, menurut kami adalah perlu membuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi yang akan memudahkan baik pihak pengurus UKM, pelatih maupun anggota UKM didalam mendapatkan informasi yang diperlukan. Adanya sistem informasi yang mendukung akan membuat pendataan yang dilakukan menjadi lebih efisien dan efektif. Dengan dibuatnya sistem informasi pada UKM Wushu ini, kami berharap terbentuknya komunikasi yang baik diantara pihak-pihak yang terlibat sehingga dapat memajukan performansi UKM Wushu dalam pelaksanaan kegiatannya.

1.2. Gejala Permasalahan Untuk membuat sistem informasi yang dapat menyelesaikan masalah, maka diperlukan suatu alat untuk mengidentifikasi gejala-gejala yang dapat menyebabkan masalah. Adapun yang dimaksud dengan gejala adalah suatu tanda-tanda yang memungkinkan adanya masalah. Tools yang dipakai untuk mengidentifikasi gejala adalah PIECES (Performance, Information,

1

Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi

2

Economics, Control, Efficiency and Service). Deskripsi gejala-gejala masalah yang terjadi di UKM Wushu dapat dilihat pada tabel 1.1. dibawah ini.

Tabel 1.1. Penentuan Gejala dengan Metode PIECES Elemen PIECES Gejala Kondisi Saat ini Kondisi yang Diharapkan Identitas anggota didapat langsung setelah data dimasukkan Pencarian dilakukan Proses pencarian secara manual dengan identitas anggota melihat file yang berisi membutuhkan waktu form pendaftaran. yang lama Waktu yang dibutuhkan kurang lebih 5 menit. Pembayaran uang kas 85% dari dari anggota sering melewati batas membayar uang kas waktu yang telah melewati batas waktu ditentukan yang ditentukan Absensi dilakukan Tidak ada informasi secara manual pada saat mengenai jumlah latihan dimulai anggota yang hadir saat Jumlah anggota saat latihan dilakukan latihan dihitung secara manual Dari tahun ke tahun, Adanya penumpukan identitas anggota data identitas anggota semakin menumpuk Pengurus menanyai bisa/tidaknya pelatih Tidak ada informasi melalui SMS mengenai absensi Para anggota sering pelatih pada hari bertanya kepada latihan pengurus ada/tidaknya latihan Anggota harus bertanya Kurangnya informasi kepada bendahara mengenai status bagaimana status pembayaran uang kas pembayaran uang kas nya. Pengeluaran dan Tidak adanya laporan pendapatan uang kas keuangan kas tidak dicatat secara rinci

Performance

Seluruh anggota membayar uang kas tepat waktu Adanya absensi yang terkomputerisasi

Information

Adanya database yang menyediakan identitas anggota Seluruh anggota dapat mengetahui hadir/tidaknya pelatih sebelum jam latihan

Anggota dapat dengan mudah mengakses informasi mengenai uang kas melalui komputer Dibuat perincian penggunaan uang kas

Economics

Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta

Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi Yang dicatat hanya sisa uang kas saat itu Pendataan uang kas dicatat dalam bentuk buku dimana memungkinkan untuk dimanipulasi anggota lain Sistem pendataan yang serba manual membutuhkan banyak kertas/buku Tergantung mood bendahara

3

Control

Kurangnya keamanan pada sistem pendataan uang kas

Dibuat proteksi terhadap pendataan uang kas

Efficiency

Penggunaan kertas yang terlalu banyak Pemantauan mengenai pembayaran uang kas tidak berjalan baik

Sistem pendataan dilakukan dengan menggunakan komputer Ada aturan yang jelas terhadap batas waktu pembayaran uang kas

1.3. Ruang Lingkup Penelitian Untuk memfokuskan sistem informasi yang kami buat, maka yang akan kami bahas dalam sistem informasi ini antara lain adalah pendataan anggota, absensi anggota, absensi pelatih dan uang kas. Yang dimaksud dengan sistem informasi pendataan anggota adalah menyediakan informasi selengkap-lengkapnya mengenai anggota UKM Wushu yang masih aktif saat ini, dengan demikian dapat disajikan rekapitulasi mengenai fakultas mana yang paling berminat terhadap UKM Wushu. Selain itu juga dapat disajikan rekapitulasi mengenai jumlah anggota dari tahun ke tahun. Sistem informasi mengenai absensi anggota dibuat dengan tujuan agar adanya informasi yang jelas mengenai siapa saja yang bisa mengikuti latihan pada hari tersebut sehingga pelatih maupun anggota tidak datang sia-sia. Begitu juga bagi pelatih absensi berguna untuk mengetahui apakah pada hari tersebut pelatih berhalangan hadir atau tidak sehingga anggota tidak sia-sia menunggu untuk mengikuti latihan. Sistem informasi mengenai uang kas dibuat dengan tujuan untuk mempercepat proses pendataan uang kas, pembuatan rincian mengenai penggunaan uang kas, serta memberikan proteksi terhadap status pembayaran anggota.


BAB II ANALISIS PERMASALAHAN

2.1. Memahami Bidang Masalah Sistem informasi yang terjadi saat ini pada UKM Wushu masih dilakukan serba manual. Misalnya saja dalam hal absensi anggota, sekretaris harus mencentang satu per satu anggota yang hadir mengikuti latihan di hari tersebut. Dengan sistem saat ini, proses pendataan yang ada kurang efektif karena memerlukan banyak waktu dan juga cukup membuang biaya didalam melakukan pendataannya. Hal ini akan berdampak pada repotnya pengurus UKM dalam melakukan pendataan. Selain itu komunikasi antara pihak yang terlibat (pelatih, anggota dan pengurus) belum berjalan efektif. Informasi yang dibutuhkan tidak tersedia pada waktu yang tepat. Untuk itu kami bermaksud membuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga baik anggota, pengurus dan pelatih dapat mengakses sistem informasi itu kapanpun dimana pun mereka mau. Dengan itu juga waktu yang dibutuhkan dalam pendataan dapat diminimumkan.

2.2. Menganalisis Masalah dan Kesempatan Langkah pertama yang dilakukan dalam analisis ini adalah menggali kebutuhan informasi untuk kondisi saat ini yang dapat dilihat pada tabel 2.1. dibawah ini.

Tabel 2.1. Kebutuhan Informasi No 1 Jenis Informasi Identitas anggota Status kehadiran anggota Status kehadiran pelatih Yang Butuh Pengurus Yang Memberi Sekretaris Waktu Penyampaian Saat pendaftaran Sebelum latihan Performansi Sistem Sekarang Anggota mengisi form pendaftaran secara manual Status kehadiran dilakukan dari mulut ke mulut Pengurus menanyakan hadir/tidaknya pelatih melalui Akibat yang Ditimbulkan Menumpuknya kertas form pendaftaran Tidak adanya latihan karena kekurangan anggota Membuang pulsa pengurus

2

Pelatih

Pengurus

3

Anggota

Pengurus

Sebelum Latihan

4

Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi 4 Absensi anggota Status pembayaran uang kas Pengurus Sekretaris SMS Pada saat Dilakukan secara latihan manual oleh sekretaris Setiap awal Dilakukan secara bulan manual dengan menulis di buku dan penagihan tidak rutin dilakukan Setiap awal Tidak dibuat bulan rincian mengenai pengeluaran dari uang kas

5 Jalannya latihan agak terganggu Banyak yang belum membayar uang kas

5

Pengurus

Bendahara

6

Rincian pengeluaran uang kas

Pengurus

Bendahara

Uang kas sering habis tak terduga

Langkah selanjutnya adalah dengan mendokumentasikan analisis sebab akibat yang dapat dilihat pada tabel 2.2. berikut ini.

Tabel 2.2. Matriks Masalah dan Tujuan Masalah Tidak tersedianya rekapitulasi mengenai identitas anggota Sebab Belum adanya sistem informasi yang memadai Tujuan Kondisi yang Diharapkan Menghasilkan Kebenaran Data identitas statistik informasi anggota dapat keanggotan identitas diolah sehingga yang menghasilkan informatif sesuai yang informatif Identitas Jumlah Identitas masing-masing kertas anggota yang anggota dapat yang banyak tidak diketahui digunakan mempersulit apabila penyimpanan dibutuhkan Memberikan Jumlah Bisa/tidaknya kepastian anggota anggota ada/tidaknya yang mengikuti latihan di hari datang latihan dapat itu diketahui sebelum jam latihan Memberikan Waktu Bisa/tidaknya kepastian update pelatih Kriteria Usulan Perbaikan Membuat database seluruh anggota

Menumpuknya Pendataan bersifat form pendaftaran manual

Ketersediaan informasi kehadiran anggota tidak tepat waktu

Belum ada sarana untuk menangkap informasi dengan cepat

Membuat sistem yang terkomputeri sasi mengenai data anggota Anggota mengupdate informasi kehadiran mereka ke dalam sistem pelatih mengupdate

Ketersediaan informasi

Belum ada sarana untuk menangkap


Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi kehadiran pelatih informasi tidak tepat waktu cepat dengan ada/tidaknya latihan di hari itu memberikan latihan dapat diketahui sebelum jam latihan Absensi tidak memakan waktu yang lama

6 informasi kehadirannya ke dalam sistem Membuat kartu keanggotaan

Pemborosan waktu dalam melakukan absensi Pembayaran uang kas banyak yang tertunda

Masih dilakukan Absensi tidak Waktu secara manual mengganggu mengabse latihan n Penagihan yang Pembayaran tidak konsisten tepat waktu

Waktu pembayar an uang kas, frekuensi penagihan Tidak adanya Tidak ada Uang kas dapat Pengeluar informasi pencatatan yang dikontrol an yang pengeluaran detail terhadap dibutuhka pengeluaran n

Para anggota Memberikan membayar uang warning kas saat ditagih dalam sistem apabila uang kas belum dibayar Adanya rekap Pembuatan pengeluaran laporan yang secara rinci terkomputeri sasi


Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi 2.3. Menganalisis Proses Bisnis

7

Aktivitas yang terjadi dari awal mula anggota mendaftar sampai mengikuti latihan dapat dilihat pada bagan dibawah ini.Anggota Anggota Potensial Potensial Anggota UKM Anggota UKMStart

Pelatih Pelatih

Sekretaris Sekretaris

Bendahara Bendahara

BPH BPH

Mendaftarkan diri Mendaftarkan diri di UKM Wushu di UKM Wushu

Melakukan Melakukan pendaftaran ulang pendaftaran ulang

Merekap data Merekap data pendaftaran pendaftaran

Memeriksa jumlah Memeriksa jumlah anggota yang anggota yang mendaftar mendaftar

Mengumpulkan Mengumpulkan uang pendaftaran uang pendaftaran

Jumlah anggota Jumlah anggota yang latihan >10? yang latihan >10?

Bisa datang? Bisa datang?

Mencatat Mencatat kehadiran kehadiran anggota saat anggota saat latihan latihan

Konfirmasi Konfirmasi apakah pelatih apakah pelatih bisa datang via bisa datang via SMS SMS

Ada latihan Ada latihan

Latihan dipimpin Latihan dipimpin oleh BPH oleh BPH

Latihan dibatalkan Latihan dibatalkan

Latihan >2 kali Latihan >2 kali sebulan? sebulan? Mengumpulkan Mengumpulkan uang kas uang kas

Masih berminat Masih berminat latihan? latihan?

Membuat daftar Membuat daftar pembayaran uang pembayaran uang kas kas

End

Gambar 2.1. Flowchart Proses Pendataan UKM Wushu



BAB III ANALISIS PERSYARATAN

3.1. Mengidentifikasi dan Menyatakan Persyaratan Sistem Dalam suatu sistem, terdapat dua jenis kebutuhan yang harus dipenuhi, yaitu functional requirement dan nonfunctional requirement. Yang dimaksud dengan functional requirement adalah deskripsi mengenai aktivitas dan layanan yang harus diberikan / disediakan oleh sebuah sistem. Sementara nonfunctional requirement adalah deskripsi mengenai fitur, karateristik, dan batasan lainnya yang menentukan apakah sistem memuaskan atau tidak. Dalam sistem informasi pendataan di UKM Wushu, yang termasuk dalam functional requirement adalah layanan pendaftaran anggota baru, layanan informasi kehadiran anggota dan pelatih, layanan status pembayaran uang kas, layanan rincian pengeluaran UKM. Sedangkan yang termasuk dalam nonfunctional requirement adalah waktu respon dari sistem cepat, mudah untuk dipelajari dan digunakan, dan memiliki proteksi terhadap data yang dianggap penting. Untuk membuat persyaratan tersebut didalam sistem, digunakanlah model use-case persyaratan. Tujuan pembuatan model ini adalah untuk mendapatkan dan menganalisis informasi persyaratan yang cukup untuk mempersiapkan model yang mengkomunikasikan apa yang diperlukan dari perspektif pengguna, tetapi bebas dari detail spesifik tentang bagaimana sistem akan dibangun dan diimplementasikan. 3.1.1. Mengidentifikasi Pelaku Bisnis Untuk lebih memperjelas sistem yang ada, maka dilakukan terlebih dahulu pengidentifikasian terhadap pelaku bisnis yang terlibat dalam sistem. Dengan memusatkan perhatian pada pelakunya, kita dapat berkonsentrasi pada bagaimana sistem itu akan digunakan dan bagaimana akan dibangun. Memusatkan perhatian pada pelaku juga akan membantu kita dalam menyaring dan mendefinisikan lebih lanjut lingkup dan batasan sistem yang dibuat. Berikut dibawah ini adalah pelaku bisnis dari sistem informasi pendataan di UKM Wushu.

8

Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi Tabel 3.1. Daftar Istilah PelakuIstilah Anggota potensial Anggota UKM Pelatih BPH Sekretaris Bendahara Deskripsi Individu yang ingin bergabung di UKM Wushu Individu yang telah bergabung di UKM Wushu Individu yang memberikan materi latihan di UKM Wushu Pengurus inti UKM Wushu Individu yang mengurus administrasi di UKM Wushu Individu yang mengurus keuangan di UKM Wushu

9

3.1.2. Membuat Diagram Model Use-Case Untuk memodelkan use-case maka diidentifikasikan terlebih dahulu nama usecase yang ada beserta deskripsi dan pelaku yang terlibat dimana dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 3.2. Daftar Istilah Use-CaseNama use-case Mengisi form pendaftaran Pelaku yang berpartisipasi dan perannya Mendeskripsikan kejadian anggota potensial Anggota potensial (bisnis primer) yang ingin bergabung dalam UKM Wushu untuk Anggota UKM (bisnis primer) menjadi anggota baru atau anggota lama yang Sekretaris (penerima eksternal) masih ingin bergabung untuk periode selanjutnya. Mendeskripsikan kejadian sekretaris yang Sekretaris (server eksternal) menampilkan history data anggota yang aktif Anggota UKM (bisnis primer) (batas waktu maksimum 3 tahun). Mendeskripsikan kejadian seorang anggota Anggota UKM (bisnis primer) UKM yang menyerahkan perubahan datanya, BPH (server eksternal) misalnya alamat rumah, no. HP, email, dll. Mendeskripsikan kejadian anggota atau pelatih Anggota UKM (bisnis primer) yang memberikan status kedatangan mereka Pelatih (bisnis primer) pada hari latihan Sekretaris (penerima eksternal) Mendeskripsikan kejadian anggota atau pelatih Anggota UKM (bisnis primer) yang ingin merubah status kedatangan mereka Pelatih (bisnis primer) pada hari latihan Mendeskripsikan kejadian seorang anggota Anggota UKM (bisnis primer) UKM yang telah membayar uang kas pada bulan Bendahara (penerima eksternal) yang bersangkutan Sekretaris (server eksternal) Mendeskripsikan kejadian bendahara UKM yang Anggota UKM (bisnis primer) membuat rincian mengenai siapa saja yang sudah Bendahara (server eksternal) membayar uang kas. Mendeskripsikan kejadian sekretaris UKM yang Sekretaris (server eksternal) menampilkan informasi mengenai rincian sisa BPH (bisnis primer) uang kas yang tersedia Deskripsi use-case

Membuat anggota

daftar

Mengumpulkan perubahan data anggota Mengisi daftar hadir latihan Mengisi revisi daftar hadir latihan Mengisi daftar pembayaran uang kas Membuat rincian pembayaran uang kas Membuat rincian penggunaan uang kas


Tugas Besar TKI 415 - Sistem InformasiMembuat pengumuman status latihan

10

Mendeskripsikan kejadian sekretaris UKM yang Sekretaris (server eksternal) menampilkan informasi ada / tidaknya latihan Anggota UKM (bisnis primer) pada hari tersebut. Pelatih (bisnis primer)

Setelah use-case dan pelaku teridentifikasi, diagram model use-case pun dapat digunakan untuk menggambarkan secara grafis lingkup dan batasan sistem. Diagaram ini dapat dilihat pada gambar 3.1. dibawah ini.Subsistem Operasi Pelatih Mengisi daftar hadir latihan>

Subsistem Administrasi Mengisi form pendaftaran > Membuat daftar anggota Anggota Potensial

>

Mengisi revisi daftar hadir latihan >

Anggota UKM

Membuat pengumuman status latihan

Mengumpulkan perubahan data anggota

Badan Pengurus Harian

Sekretaris

Bendahara

Subsistem Keuangan Mengisi daftar pembayaran uang kas >>

Membuat rincian Membuat rincian pembayaran uang kas > penggunaan uang kas

Gambar 3.1. Diagram Use-Case Sistem informasi Pendataan di UKM Wushu

Setelah membuat diagram use-case mengenai sistem informasi pendataan di UKM Wushu, selanjutnya dibuat dokumentasi naratif agar dapat memahami kejadian dan besar sistem. Dari 9 use-case yang ada, yang akan kami buat pada tugas ini hanyalah dua buah narasi use-case saja. Berikut dibawah ini adalah narasi dari kedua use-case tersebut. Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta

Tugas Besar TKI 415 - Sistem InformasiSistem Informasi Pendataan di UKM Wushu Pengarang : Terry Karnadi (2008-043-037) Wahyudi Sugiharto (2008-043-051) Nama Use Case: ID Use Case: Prioritas: Sumber: Pelaku Bisnis Utama Pelaku Partisipan Lain Stakeholder yang Berminat Lain Deskripsi: Prakondisi: Sasaran:

11Tanggal: 23 Maret 2011 Versi:

Mengisi form pendaftaran Tipe Use Case WIS-001 Persyaratan Bisnis: Tinggi Form pendaftaran - Anggota potensial - Anggota UKM Sekretaris (penerima eksternal) BPH - Berkepentingan dalam kegiatan penerimaan anggota untuk tujuan mengetahui perkembangan jumlah mahasiswa yang mendaftar Use case ini mendeskripsikan kejadian anggota potensial yang ingin bergabung dalam UKM Wushu untuk menjadi anggota baru atau anggota lama yang masih ingin bergabung untuk periode selanjutnya. Mahasiswa tertarik untuk bergabung dalam UKM Wushu Use Case ini diawali saat adanya mahasiswa atau anggota UKM lama yang ingin mendaftar di UKM Wushu Kegiatan Pelaku Respons Sistem Langkah 1: Anggota potensial Langkah 2: Sistem mengecek apakah menuliskan informasi yang semua data yang diminta sudah terisi diminta dalam sebuah form Langkah 3: Sistem mengecek status pendaftaran pembayaran uang pendaftaran Langkah 4: Sistem merekam informasi mahasiswa tersebut kedalam account baru Langkah 5: Sistem menampilkan pesan konfirmasi bahwa anggota telah bergabung dalam UKM Wushu Alt-Langkah 2: Anggota belum menyediakan semua informasi yang dibutuhkan dalam proses pendaftaran. Sistem merespons dengan memberi peringatan bahwa ada data yang belum terisi Alt-Langkah 4: Anggota belum membayar uang pendaftaran. Anggota harus melakukan pembayaran agar dapat terdaftar di sistem

Bidang Khas suatu Event:

Bidang Alternatif

Kesimpulan: Postkondisi: Aturan Bisnis: Batasan dan Spesifikasi Implementasi

Use-Case ini menyimpulkan apakah anggota potensial sudah terdaftar sebagai anggota UKM Data anggota telah disimpan dan nama anggota tersebut akan terdaftar dalam data absensi dan status pembayaran uang kas - Yang boleh mendaftar di UKM Wushu adalah mahasiswa UAJ - Bagi mahasiswa dengan status cuti diperbolehkan mendaftar Use Case ini dilakukan pada saat setiap awal semester


Tugas Besar TKI 415 - Sistem InformasiAsumsi: Masalah Terbuka: Data yang diberikan mahasiswa merupakan data yang sesungguhnya Menentukan bagaimana kapasitas anggota ditetapkan

12

Sistem Informasi Pendataan di UKM Wushu Pengarang : Terry Karnadi (2008-043-037) Wahyudi Sugiharto (2008-043-051) Nama Use Case: ID Use Case: Prioritas: Sumber: Pelaku Bisnis Utama Pelaku Partisipan Lain Stakeholder yang Berminat Lain Deskripsi: Prakondisi: Sasaran:

Tanggal: 23 Maret 2011 Versi:

Membuat pengumuman Tipe Use Case status latihan WIS-002 Persyaratan Bisnis: Rendah Form daftar hadir latihan - Pelatih - Anggota UKM Sekretaris (penerima eksternal) BPH - Berkepentingan dalam melihat bagaimana kekonsistenan anggota UKM dengan latihan yang ada Use case ini mendeskripsikan kejadian sekretaris UKM yang menampilkan informasi ada / tidaknya latihan pada hari tersebut. Mahasiswa telah mengisi daftar hadir latihan Use Case ini diawali saat sebelum dilakukannya latihan Kegiatan Pelaku Respons Sistem Langkah 1: Sekretaris Langkah 2: Sistem mengecek melihat informasi berapa jumlah anggota UKM yang mengenai siapa saja yang mengikuti latihan. akan hadir pada saat Langkah 3: Sistem mengecek status latihan kehadiran pelatih Langkah 4: Sistem menampilkan pesan mengenai ada atau tidaknya latihan Alt-Langkah 2: Anggota belum mengisi status kehadiran. Apabila jam 10 pagi anggota belum mengisi maka dianggap tidak hadir.

Bidang Khas suatu Event:

Bidang Alternatif

Alt-Langkah 3: Pelatih belum mengisi status kehadiran. Apabila jam 10 pagi pelatih belum mengisi maka dianggap tidak hadir. Use-Case ini menyimpulkan terdapat atau tidak latihan pada hari yang bersangkutan Adanya latihan pada hari yang bersangkutan - Anggota UKM wajib mengisi status kehadiran sebelum latihan dimulai - Mahasiswa diperbolehkan merubah status kedatangan latihan Use Case ini dilakukan pada saat hari latihan Hadir atau tidaknya anggota sesuai dengan daftar yang telah diisi Menentukan apakah perlu diadakan latihan pengganti atau tidak

Kesimpulan: Postkondisi: Aturan Bisnis: Batasan dan Spesifikasi Implementasi Asumsi: Masalah Terbuka:


Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi 3.2. Membuat Prioritas Persyaratan Sistem

13

Pada bagian sebelumnya kita telah mengidentifikasi dan menyatakan persyaratan sistem dengan menggunakan use-case. Tapi tidak semua persyaratan dianggap sama. Jika sebuah persyaratan melebihi jadwal atau anggaran, maka amatlah berguna untuk mengetahui persyaratan-persyaratan yang lebih penting daripada persyaratan lainnya. Untuk itulah dibuat prioritas persyaratan sistem. Menurut kepentingannya, prioritas dapat diklasifiksikan menurut kepentingannya: Mandatory requirement (persyaratan yang ditetapkan) adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh sistem. Tanpa ini sistem tidak akan ada gunanya. Dalam sistem informasi pendataan di UKM Wushu, yang termasuk dalam mandatory requirement antara lain adalah: Mengisi form pendaftaran Membuat daftar anggota Mengumpulkan perubahan data anggota Mengisi daftar pembayaran uang kas Membuat rincian pembayaran uang kas Membuat rincian penggunaan uang kas

Desirable requirement (persyaratan yang diinginkan) adalah persyaratan yang tidak perlu dipenuhi oleh sistem pada saat awal pembuatan. Tanpa ini sistem tidak akan ada gunanya. Dalam sistem informasi pendataan di UKM Wushu, yang termasuk dalam desirable requirement antara lain adalah: Mengisi daftar hadir latihan Mengisi revisi daftar hadir latihan



BAB IV DESAIN LOGIS

4.1. Flowchart Sistem Usulan Dalam bab ini akan dibuat mengenai bagaimana suatu sistem informasi didesain sedemikian rupa sehingga dapat membuat aliran informasi menjadi lebih baik. Hal yang akan dilakukan adalah dengan membuat desain logis dari sistem informasi. Sebelum menjabarkan secara lengkap mengenai aliran data dari sistem informasi pendataan di UKM Wushu, maka terlebih dahulu dibuat flowchart yang menggambarkan keadaan sistem yang diinginkan terjadi. Gambar dari flowchart sistem usulan dapat dilihat pada Gambar 4.1 di bawah ini.

14

Tugas Besar TKI 415 - Sistem InformasiAnggota Anggota Potensial Potensial Anggota UKM Anggota UKMStart

15Pelatih Pelatih Sekretaris Sekretaris Bendahara Bendahara BPH BPH

Mendaftarkan diri Mendaftarkan diri di UKM Wushu di UKM Wushu

Melakukan Melakukan pendaftaran ulang pendaftaran ulang

Merekap data Merekap data pendaftaran pendaftaran Membuat history Membuat history data anggota data anggota yang aktif yang aktif

Memeriksa jumlah Memeriksa jumlah anggota yang anggota yang mendaftar mendaftar

Apakah ada data Apakah ada data yang berubah? yang berubah?

Sudah membayar Sudah membayar uang pendaftaran? uang pendaftaran?

tidak

ya Terdaftar sebagai Terdaftar sebagai anggota UKM anggota UKM

Mengumpulkan Mengumpulkan uang pendaftaran uang pendaftaran

Melakukan Melakukan perubahan data perubahan data anggota anggota

Mengupdate Mengupdate status latihan status latihan pada sistem pada sistem

Mengupdate Mengupdate status latihan status latihan pada sistem pada sistem

Ada perubahan Ada perubahan status? status?

Ada perubahan Ada perubahan status? status?

Merubah status Merubah status latihan pada latihan pada sistem sistem

Merubah status Merubah status latihan pada latihan pada sistem sistem

Membuat Membuat pengumuman pengumuman status latihan status latihan

Jumlah anggota Jumlah anggota yang latihan >10? yang latihan >10?

ya

Bisa datang? Bisa datang? ya

Ada latihan tidak Latihan dipimpin oleh BPH Mengumpulkan uang kas tidak

Latihan dibatalkan Mengupdate status pembayaran uang kas pada sistem

ya

Membuat daftar pembayaran uang kas

Latihan >2 kali sebulan? Membuat rincian penggunaan uang kas tidak Mengupdate rincian penggunaan uang kas

Masih berminat latihan?

Memantau pengeluaran uang kas

tidak

End

Gambar 4.1. Flowchart Sistem Usulan Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta


16

Proses pendataan yang terjadi di UKM Wushu terbagi menjadi dua bagian besar, yaitu proses yang terjadi pada saat pendaftaran dan proses yang terjadi pada saat latihan. Proses pendataan diawali dari adanya anggota potensial yang ingin mendaftarkan dirinya bergabung dengan UKM Wushu serta anggota UKM lama yang ingin tetap menjadi anggota aktif UKM Wushu dengan cara mendaftar ulang. Proses ini akan berlanjut ke pihak sekretaris UKM yang akan merekap data-data anggota yang mendaftar yang kemudian akan dibuat history mengenai data anggota yang aktif di dalam sistem terkomputerisasi. Selanjutnya proses belanjut ke BPH (Badan Pengurus Harian) UKM Wushu dimana bertugas melakukan pemeriksaan terhadap banyaknya jumlah anggota yang mendaftar. BPH juga berwenang untuk mengubah data anggota yang telah terdaftar dalam sistem jika ada perubahan yang perlu dilakukan oleh anggota yang ada. Setelah data anggota telah fix, kemudian terjadi proses pembayaran uang pendaftaran sebesar Rp 35.000,- yang dibayarkan ke bendahara. Anggota yang telah melunasi pembayaran uang pendaftaran akan terdaftar dalam sistem dan dibuatkan account baru. Sementara bagi yang belum membayar, anggota tersebut belum terdaftar dalam sistem sampai uang pendaftaran yang dibebankan kepada mereka telah dilunasi. Setelah proses-proses diatas terjadi, maka akan dilanjutkan dengan proses yang terjadi pada saat latihan. Pada hari latihan, anggota UKM dan pelatih akan memberikan status latihan pada sistem apakah mereka bisa datang latihan pada hari itu (untuk pelatih status latihan merupakan bisa tidaknya ia datang melatih). Sistem yang ada memungkinkan anggota UKM maupun pelatih merubah status latihan mereka sampai maksimal jam 12.00. Status yang diupdate oleh anggota UKM ini nantinya akan digunakan sebagai absensi latihan pada hari itu. Pada jam itu sekretaris akan membuat pengumuman mengenai ada tidaknya latihan pada hari itu di dalam sistem. Disini akan muncul 3 macam kemungkinan. Pertama, jika anggota UKM yang dapat mengikuti latihan berjumlah lebih dari 10 orang dan pelatih bisa datang, maka latihan pada saat itu akan diadakan. Kedua, jika anggota UKM yang dapat mengikuti latihan berjumlah lebih dari 10 orang tetapi pelatih tidak bisa datang, maka latihan pada saat itu akan diambil alih oleh BPH yang mempunyai tingkatan sabuk yang tertinggi. Ketiga, jika anggota UKM yang dapat mengikuti latihan berjumlah kurang dari 10 orang maka latihan akan ditiadakan. Untuk anggota UKM yang mengikuti latihan lebih dari 2 kali dalam sebulan, maka ia akan dibebankan uang kas sebesar Rp 20.000 per bulannya. Uang kas ini digunakan untuk Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta


17

keperluan kepelatihan, membeli peralatan dan perlengkapan latihan, membayar gaji pelatih dan sebagainya. Bendahara akan mengumpulkan uang kas, membuat daftar pembayaran uang kas serta membuat rincian penggunaan uang kas yang kemudian akan diberikan sementara ke sekretaris untuk diupdate dalam sistem. Selanjutnya rincian ini akan dipantau oleh BPH selaku pengendali sistem. Untuk anggota yang mengikuti latihan kurang dari 2 kali dalam sebulan, maka pengurus akan mengkonfirmasi pada anggota tersebut apakah ia masih berminat latihan. Jika ya, maka nama dia masih akan tercantum dalam sistem tetapi jika tidak, ia akan terhapus dalam sistem dan bukan merupakan anggota UKM Wushu lagi.

4.2. Data Flow Diagram (DFD) Untuk membuat sistem informasi yang akan diterapkan pada UKM Wushu, maka terlebih dahulu dilakukan proses pemodelan. Pemodelan terdiri dari 2 jenis, yaitu model logis dan model fisik. Model logis merupakan representasi piktorial nonteknis yang menyatakan apa yang dilakukan sistem. Sementara model fisik merupakan representasi piktorial teknis yang menjelaskan bagaimana sistem tersebut diimplementasikan. Saat ini, terlebih dulu dibuat model logis sehingga sistem yang ada dapat digambarkan dengan lebih jelas. Salah satu tools untuk membuat model yang fokus pada proses analisis sistem adalah dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Data Flow Diagram adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. Berikut ini adalah bagan DFD dari sistem informasi pendataan yang terdapat di UKM Wushu.


Tugas Besar TKI 415 - Sistem InformasiaLEVEL 1 DIAGRAM: PROSES 1Data anggota fix Form daftar ulang 1.2 Mengisi form daftar ulang

18

Anggota UKM

update

D1

Data anggota

read

1.4 Mengakses data anggota

Data anggota fix

BPH Laporan keuangan Evaluasi latihan

Anggota potensial

Form pendaftaran

1.1 Mengisi form pendaftaran

update create 1.3 Membuat rekapitulasi

2

3

Sekretaris

Data anggota

Data anggota fix

1

3

LEVEL 1 DIAGRAM: PROSES 2Data uang kas

BPH

Evaluasi latihan

Pelatih

2.6 Mengakses absensi latihan

Status kehadiran

read

2.1 Anggota UKM Status kehadiran Menginput status kehadiran latihan Status kehadiran

2.2 Mengisi revisi daftar hadir latihan Status kehadiran fix D2 Daftar hadir latihan

3 2.7 Mengakses status pembayaran uang kas 2.5 Bendahara Daftar Uang kas Menagih uang kas read Laporan pembayaran Uang kas D3 Daftar pembayaran uang kas

2.3 3 Sekretaris Status kehadiran Merekap status kehadiran anggota dan pelatih update

create 2.4 Status latihan Membuat pengumuman status latihan


Tugas Besar TKI 415 - Sistem InformasiLEVEL 1 DIAGRAM: PROSES 33.1 2 Bendahara transaksi Membuat laporan keuangan create D4 Laporan keuangan

19

read update 3.2 Menampilkan rincian uang kas dalam sistem Rincian uang kas (laporan keuangan) 3.3 Mengakses rincian uang kas

2

Sekretaris

Rincian pembayaran Uang kas

Laporan keuangan 1 1 BPH

2

Gambar 4.2 Data Flow Diagram Sistem Informasi Pendataan UKM Wushu

Dari DFD diatas dapat dilihat bahwa sistem yang ada dijabarkan tahap demi tahap sampai mencapai proses yang detail. Pada context diagram, terlihat bahwa terdapat 3 source yang berhubungan langsung dengan sistem informasi pendataan UKM Wushu, yaitu mahasiswa, pelatih dan pengurus UKM. Masing-masing source ini membawa data/ informasi yang akan dialirkan ke proses 0, yaitu sistem informasi pendataan UKM Wushu. Pada level 0 diagram, source dan proses yang ada pada context diagram dijabarkan lebih detail lagi. Untuk source mahasiswa ternyata dapat dibedakan lagi menjadi anggota potensial dan anggota UKM (anggota lama). Sementara untuk source pengurus dapat dijabarkan lagi menjadi sekretaris, bendahara, dan BPH. Untuk prosesnya, sistem informasi pendataan dapat dibagi menjadi sistem administrasi, sistem operasional dan sistem keuangan. Untuk data / informasi yang terjadi dapat dilihat pada gambar diatas. Pada level 1 diagram, untuk proses 1, anggota potensial memberikan data berupa form pendaftaran yang telah diisi oleh mereka. Anggota UKM memberikan data berupa form pendaftaran ulang yang telah diisi. Selanjutnya informasi ini akan masuk ke dalam data store anggota. Sekretaris bertugas membuat rekapitulasi data anggota yang kemudian akan diupdate pada data store untuk ditampilkan dalam sistem. Data yang berupa anggota fix ini dapat dibaca oleh BPH jika terjadi proses mengakses dalam sistem. Data ini juga dapat diakses oleh anggota UKM dan anggota potensial.



20

Pada level 1 diagram, untuk proses 2, aliran data berupa status kehadiran latihan dialirkan dari anggota UKM dan pelatih ke dalam proses menginput status kehadiran latihan. Pada diagram ini juga digambarkan proses revisi daftar hadir latihan jika ada anggota dan pelatih yang merubah statusnya. Dari proses ini akan menghasilkan data status kehadiran yang sudah fix. Aliran data ini selanjutnya masuk dalam data store D2, yang diberi nama daftar hadir latihan. Data ini bisa diakses oleh BPH jika terjadi proses pengaksesan data. BPH berkepentingan untuk mengendalikan dan memantau jumlah anggota yang latihan sehingga mereka dapat menentukan siapa saja yang berhak memperoleh sertifikat keanggotaan. Bendahara mengalirkan informasi berupa daftar uang kas sehingga proses menagih uang kas dapat terjadi. Proses ini akan memberikan data berupa laporan pembayaran uang kas yang akan tersimpan dalam data store D3. Data ini dapat dibaca juga oleh BPH sebagia pengendali sistem. Sekretaris bertugas merekap status kehadiran anggota dan pelatih serta membuat pengumuman latihan yang didapatkan dari data status kehadiran dan status latihan untuk kemudian dialirkan ke data store D3. Disini terjadi proses update (merekap status kehadiran) dan create (membuat pengumuman). Pada level 1 diagram, untuk proses 3, aliran data berupa transaksi pembayaran uang kas akan masuk ke proses membuat laporan keuangan yang dilakukan oleh bendahara. Proses ini akan berlanjut ke data store D4, dimana laporan keuangan akan dibuat dalam sistem dan tersimpan. Selanjutnya data store ini dapat dibaca oleh sekretaris dan BPH dimana sekretaris berkepentingan untuk menampilkan rincian uang kas dalam sistem yang kemudian akan diupdate dalam sistem. BPH sebagai pengendali dapat membaca laporan keuangan yang telah ditampilkan sistem untuk mengetahui bagaimana perincian pemasukan dan pengeluaran dari uang kas yang ada.



BAB V ENTITIY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD)

5.1. INPUT Untuk memudahkan pembuatan ERD, maka pertama-tama dibuat terlebih dahulu desain form input nya. Sistem yang kami buat disini adalah sistem informasi pendataan di UKM Wushu dimana mancakup pendaftaran, absensi, status latihan dan status pembayaran uang kas. Dalam pembuatan form input ini, tidak semuanya dibuat, melainkan hanya beberapa input saja. Berikut dibawah ini adalah input dari sistem pendataan di UKM Wushu. 1. Daftar produk rutin Daftar produk rutin ini digunakan untuk mengetahui produk rutin apa saja yang masih ada pada stok di UKM. Dengan diketahuinya sisa produk rutin tersebut, maka dapat dilakukan pemesanan apabila ada barang yang sudah kehabisan stok. Berikut dibawah ini adalah contoh form daftar produk rutin dari sistem yang akan kami buat.Perincian Penggunaan Uang Kas Daftar Produk Rutin UKM Wushu No Form Produk Rutin: DPR/001 Tanggal: No Produk 1 Aqua 2 Tissue 3 Pocari sweat Stok optimal 3 5 1 Sisa stok 1 2 1 Status Pesan Ya Ya Tidak Jumlah Harga / Unit Total 2 Rp24,000.00 Rp48,000.00 3 Rp5,000.00 Rp15,000.00 0 Rp5,000.00 Rp0.00

Gambar 5.1. Daftar Produk Rutin

2. Daftar inventaris peralatan Daftar inventaris peralatan ini digunakan untuk mengetahui peralatan apa saja yang masih ada pada stok di UKM. Dengan diketahuinya sisa peralatan tersebut, maka dapat dilakukan pemesanan apabila ada barang yang sudah kehabisan stok. 21


22

Berikut dibawah ini adalah contoh form inventaris peralatan dari sistem yang akan kami buat.Daftar Inventaris Peralatan UKM Wushu No Form Inventaris Peralatan: DIP/001 Tanggal: No Peralatan Stok 1 Pedang 3 2 Golok 2 3 Toya 2 Kondisi Baik Baik Tidak baik Status Pesan Tidak Tidak Ya Jumlah Harga / Unit Total 0 Rp300,000.00 Rp0.00 0 Rp300,000.00 Rp0.00 1 Rp450,000.00 Rp450,000.00

Gambar 5.2. Daftar Inventaris Peralatan

3. Nota pembayaran uang kas Nota pembayaran uang kas ini digunakan untuk mengetahui siapa saja yang sudah membayar uang kas setiap bulannya. Dengan dibuatnya form pembayaran uang kas ini, maka pemasukan uang kas dapat dikontrol. Berikut dibawah ini adalah form nota pembuatan uang kas untuk sistem yang kami buat.Nota Pembayaran Uang Kas No. Nota : UK/001 Nama anggota: Periode Jumlah 20,000 Jan-11 20,000 Feb-11 20,000 Mar-11 20,000 Apr-11 20,000 May-11 20,000 Jun-11 20,000 Jul-11 20,000 Aug-11 20,000 Sep-11 20,000 Oct-11 20,000 Nov-11 Dec-11 Total 220,000

Gambar 5.3. Nota Pembayaran Uang Kas

4. Formulir pendaftaran Formulir pendaftaran dapat dilihat pada halaman sebaliknya. Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta

Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi 5.2. OUTPUT

23

Setelah membuat form input, selanjutnya untuk memudahkan maka dibuat form output nya. Adapun form output yang kami buat dalam sistem ini antara lain adalah: 1. Laporan Keuangan Laporan keuangan ini merupakan hasil laporan yang menunjukan pemasukan dan pengeluran yang terdapat di UKM Wushu. Dengan dibuatnya laporan keuangan maka BPH dapat mengontrol penggunaan uang kas. Berikut dibawah ini adalah laporan keuangan dari sistem yang telah kami buat.Laporan Keuangan UKM Wushu Bulan April 2011 No Form : LK/2011/04 Income Saldo bulan lalu Uang kas Dana IKM Orang x Rp 30 20.000/orang Outcome Pembayaran gaji Rp500,000.00 pelatih Rp600,000.00 Konsumsi air minum Inventaris peralatan Lain-lain Total

Rp630,000.00 Rp100,000.00 Rp200,000.00 Rp50,000.00 Rp980,000.00

Total Sisa Saldo

Rp1,100,000.00 Rp120,000.00

Gambar 5.4. Laporan Keuangan

2. Rekapitulasi data anggota Rekapitulasi data anggota ini merupakan rekap mengenai anggota UKM Wushu, sehingga dapat dianalisa fakultas mana yang paling banyak masuk kedalam UKM Wushu. Berikut dibawah ini adalah rekapitulasi data anggota dari sistem yang kami buat.


Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi Rekapitulasi Jumlah Anggota Tiap Fakultas70 60 Jumlah Orang 50 40 30 20 10 0 Teknik Bioteknologi Fakultas Ekonomi Jumlah Orang

24

Gambar 5.5. Rekapitulasi Jumlah Anggota Tiap Fakultas

Rekapitulasi Alasan Masuk UKM Wushu100 80 Persentase 60 40 20 0 Tertarik Ingin Ikut olahraga teman Alasan Dapat SKP Lainnya Industri Mesin Elektro Bioteknologi

Gambar 5.6. Rekapitulasi Alasan Masuk UKM Wushu



25

Rekapitulasi Anggota Wushu Berdasarkan Angkatan50 40

Persentase

30 20 10 0 2006 2007 2008 Angkatan 2009 2010

Industri Mesin Elektro Bioteknologi

Gambar 5.7. Rekapitulasi Alasan Masuk UKM Wushu Berdasarkan Angkatan

5.2. ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD) Entitiy Relationship Diagram ini menggambarkan hubungan antar entitas yang terjadi di sistem yang kami buat. ERD ini dibuat berdasarkan input dan output yang telah dibuat sebelumnya. Berikut dibawah ini adalah gambar dari ERD dari sistem pendataan di UKM Wushu.Anggota potensial NIM (PK) Nama anggota Form Pendaftaran No form pendaftaran (PK) NIM (FK) No anggota (FK) Nama anggota Anggota UKM No anggota (PK) Nama anggota NIM (FK) Tempat/ tanggal lahir Provinsi Kelahiran Jenis Kelamin Berat/ tinggi badan Alamat Lengkap Agama Golongan Darah No. telepon/HP Alasan mengikuti Wushu Mengetahui Wushu Penyakit bawaan Tanggal Penerimaan Transaksi Pembayaran Uang Kas No nota (PK) No anggota (FK) Periode Yang Dibayarkan No nota (PK) (FK) Periode (PK) Jumlah

Produk No form barang (PK) Produk (PK) Stok optimal Sisa stok

Barang No form barang (PK) Tanggal Sisa Stok Status Pesan Harga

Peralatan No form Barang(PK) Peralatan (PK) Stok Kondisi

Gambar 5.8. ERD Sistem Pendataan di UKM Wushu Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta


26

Gambar diatas merupakan gambar dari Normalized ERD dari sistem yang kami buat. Berdasarkan ERD yang telah dibuat, dapat dilihat bahwa pada sistem pendataan di UKM Wushu ini terdapat 8 buah entitas, dimana dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok besar. Kelompok entitas yang pertama menjelaskan tentang sistem pendaftaran dan sistem penerimaan uang kas. Sedangkan kelompok entitas yang kedua menjelaskan tentang penggunaan uang kas untuk pembelian barang rutin dan peralatan. Pada kelompok entitas yang pertama, dapat dilihat hubungan awal yang terjadi adalah antara entitas anggota potensial dan form pendaftaran. Hubungan yang terjadi adalah ont to one, artinya adalah satu angota potensial mengisi satu buah form pendaftaran, dimana atribut yang menghubungkan kedua entitas tersebut adalah NIM. Selanjutnya setelah mengisi formulir pendaftaran, maka anggota potensial tersebut resmi menjadi anggota UKM. Anggota UKM memiliki beberapa atribut yang menjelaskan data-data tentang anggota tersebut dimana data tersebut nantinya akan disimpan dalam database yang dimiliki oleh sistem yang akan kami buat. Kedua entitas ini dihubungkan oleh atribut nomor anggota. Setelah mereka terdaftar sebagai anggota UKM, maka selanjutnya mereka diwajibkan untuk membayarkan uang kas setiap bulannya. Maka selanjutnya anggota UKM ini dihubungkan dengan entitas transaksi pembayaran uang kas. Dari sistem yang kami buat, masing-masing anggota memiliki 1 buah nota pembayaran uang kas. Maka hubungan yang terjadinya adalah one to one, dimana satu buah anggota memiliki satu buah transaksi pembayaran uang kas. Pada entitas transaksi pembayaran uang kas, entitas bisa berulang, yaitu antara nomor nota dengan periode, maka untuk mengantisipasi hal tersebut untuk pembayaran uang kas dibagi menjadi dua buah entitas sehingga tidak terjadi pengulangan pada primary key. Pada kelompok entitas yang kedua, membahas tentang pengeluaran uang kas untuk membeli barang. Barang pada UKM Wushu dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu barang rutin dan peralatan. Kedua form tersebut dibuat untuk mengetahui produk apa saja yang ingin dipesan setiap bulannya.


Tugas 5 16 Mei 2011 Keterangan : Semua hadir

BAB VI PHYSICAL ERD6.1. ERD Fisik 1 Langkah pertama yang dibuat setelah pembuatan ERD adalah pembuatan ERD fisik 1. Pembuatan ERD fisik 1 ini digunakan untuk menampilkan tampilan form yang nantinya akan dibuat di komputer. Gambar dari ERD fisik 1 dari sistem pendataan di UKM Wushu dapat dilihat pada halaman dibelakang.

6.2. ERD Fisik 2 ERD fisik 2 ini dibuat untuk membuat format dari program yang akan kami buat pada komputer. Untuk pembuatan program sisten informasi ini digunakan dengan menggunaan software Microsoft Access. Dari ERD fisik 2 ini juga terlihat hubungan antara masing-masing entitas sesuai dengan ERD yang telah dibuat, serta dilengkapi dengan format masing-masing atribut pada program. Tujuannya adalah untuk membatasi user dalam mengisi program yang ada. Gambar dari ERD fisik sistem informasi sistem pendataan di UKM Wushu dapat dilihat pada halaman dibawah ini.

27

BAB VII ANALISA KESELURUHAN

Sistem yang akan kami buat pada tugas ini adalah sistem informasi mengenai pendataan di UKM Wushu. Adapun kami memilih sistem ini untuk dibuat adalah karena di UKM Wushu belum ada sistem informasi yang jelas. Hal ini membuat baik pengurus dan anggota kesulitan dalam mendapatkan informasi seputar UKM. Sistem yang kami buat nantinya akan mencakup mengenai beberapa bagian, yaitu pendaftaran, data anggota, status latihan, pembayaran uang kas dan penggunaan uang kas serta laporan keuangan. Langkah awal untuk membuat sistem ini adalah menganalisa gejala. Penentuan gejala ini dilakukan dengan menggunakan metode PIECES. Adapun tujuan dari penentuan gejala dengan menggunakan metode PIECES ini adalah untuk mengetahui hal-hal apa saja yang menjadi potensi masalah pada UKM Wushu. Analisa PIECES ini dibagi menjadi beberapa elemen, yaitu performance, information, economic, control dan efficiency. Pada analisa ini selain diidentifikasi gejalanya juga dibuat bagaimana kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan dari sistem. Untuk penentuan gejala secara lengkap dapat dilihat pada tabel 1.1. Dari tabel tersebut terlihat ada beberapa masalah yang sangat krusial bagi kelangsungan UKM tersebut, seperti telatnya pembayaran uang kas, sulitnya pencarian data anggota dan lain sebagainya. Setelah mengetahui apa saja gejala permasalahan yang terdapat pada UKM Wushu, maka selanjutnya dibuat analisis permasalahan. Analisis permasalahan ini terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu memahami bidang masalah, menganalisis masalah dan kesempatan, dan menganalisis proses bisnis. Setelah mengamati lebih lanjut terhadap sistem yang ada di UKM Wushu saat ini,dapat dilihat bahwa sistem informasi yang dilakukan saat ini masih serba manual, dimana terdapat banyak kekurangan yaitu kurangnya efektif dalam penyampaian informasi. Untuk itu pada sistem yang akan kami buat, akan dibuat sistem informasi yang sudah menggunakan komputer sehingga informasi-informasi dapat mengalir secara lebih efeisien. Setelah itu dilanjutkan dengan menganalisis masalah dan kesempatan, dimana dapat dilihat pada tabel 2.1. Dari hasil analisis masalah tersebut kita dapat mengetahui apa saja jenis informasi yang ada di UKM Wushu serta apa masalah dan akibat yang ditimbulkan dari masing-masing masalah. Atas dasar itulah nantinya akan dilakukan perbaikan dengan menciptakan suatu sistem informasi yang dapat mengatasi masalah yang ada sekarang ini. Untuk membantu dalam menciptakan suatu sistem yang ideal, maka 28


29

dibuatlah matriks masalah dan tujuan. Matriks ini nantinya akan membantu kita dalam mengidentifikasi masalah, apa sebab nya dan bagaimana perbaikan yang dilakukan agar permasalahan tersebut dapat teratasi. Untuk lebih memahami sistem pendataan UKM Wushu yang ada saat ini, maka dibuatlah flowchart saat ini. Adapun gambar dari flowchart yang ada saat ini dapat dilihat pada gambar 2.1. pada flowchart tersebut digambarkan seluruh entitias yang terlibat dalam sistem informasi yang ada, entitas yang terlibat antara lain adalah anggota potensial, anggota UKM, pelatih, sekretaris, bendahara dan BPH. Setelah mengetahui apa saja masalah, kita harus dapat membedakan masalah tersebut berdasarkan kebutuhannya. Kebutuhan ini dapat dibagi menjadi dua, yaitu functional requirement dan nonfunctional requirement. Functional requirement adalah deskripsi mengenai aktivitas dan layanan yang harus diberikan / disediakan oleh sebuah sistem. Sementara nonfunctional requirement adalah deskripsi mengenai fitur, karateristik, dan batasan lainnya yang menentukan apakah sistem memuaskan atau tidak. Dalam sistem informasi pendataan di UKM Wushu, yang termasuk dalam functional requirement adalah layanan pendaftaran anggota baru, layanan informasi kehadiran anggota dan pelatih, layanan status pembayaran uang kas, layanan rincian pengeluaran UKM. Sedangkan yang termasuk dalam nonfunctional requirement adalah waktu respon dari sistem cepat, mudah untuk dipelajari dan digunakan, dan memiliki proteksi terhadap data yang dianggap penting. Dalam melakukan analisis persyaratan kita juga membuat use-case, yaitu diagram use case dan narasi dari use case. Use case ini adalah suatu sekuensial aksi yang dilakukan oleh sistem, yang akan secara bersama-sama, memproduksi hasil yang dibutuhkan oleh pengguna sistem. Use Case mendefinisikan alur proses sepanjang sistem berbasis pada kegunaan sebagaimana yang biasa dilakukan (secara manual). Dari sistem informasi pendataan di UKM wushu, dapat dibagi menjadi tiga subsistem, yaitu subsistem operasi, subsistem administrasi dan subsistem keuangan. Use case ini dibuat untuk masing-masing subsistem yang ada, serta hubungan antara masing-masing pelaku bisnis yang terlibat. Adapun gambar dari diagaram use case dapat dilihat pada gambar 3.1. Narasi use case merupakan penjelasan rinci mengenai masing-masing use case. Dari sistem yang ada, terdapat 9 buah use case, namun narasi tidak dibuat untuk seluruh use case tersebut, melainkan hanya dua buah use case saja. Langkah selanjutnya adalah pembuatan desain logis dari sistem informasi pendataan di UKM Wushu. Pembuatan desain logis ini diawali dengan pembuatan flowchart sistem Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta


30

usulan. Flowchart sistem usulan ini merupakan perbaikan dari flowchart yang ada saat ini. Gambar dari flowchart sistem usulan dapat dilihat pada gambar 4.1. Setelah membuat flowchart usulan dilanjutkan dengan pembuatan DFD (Data Flow Diagram). Data Flow Diagram adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. Dari DFD tersebut dapat dilihat bahwa sistem yang ada dijabarkan tahap demi tahap sampai mencapai proses yang detail. Pada context diagram, terlihat bahwa terdapat 3 source yang berhubungan langsung dengan sistem informasi pendataan UKM Wushu, yaitu mahasiswa, pelatih dan pengurus UKM. Masingmasing source ini membawa data/ informasi yang akan dialirkan ke proses 0, yaitu sistem informasi pendataan UKM Wushu. Kita juga perlu melakukan hubungan antara masing-masing entitas, yaitu dengan pembuatan Entity Relationship Diagram. Gambar dari ERD sistem pendataan di UKM Wushu dapat dilihat pada gambar 5.8. Berdasarkan ERD yang telah dibuat, dapat dilihat bahwa pada sistem pendataan di UKM Wushu ini terdapat 8 buah entitas, dimana dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok besar. Kelompok entitas yang pertama menjelaskan tentang sistem pendaftaran dan sistem penerimaan uang kas. Sedangkan kelompok entitas yang kedua menjelaskan tentang penggunaan uang kas untuk pembelian barang rutin dan peralatan. Untuk memperjelas ERD yang ada maka dibuatlah ERD fisik 1 dan ERD fisik 2. ERD fisik 1 menampilkan contoh format masing-masing entitas pada saat dilakukan pemrograman di komputer, sedangkan ERD fisik 2 menampilkan format masing-masing atribut dari masing-masing entitas yang dibuat.


Download - Tugas Gabungan

Top Related