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Universidad Mayor Real y Pontificia de San Francisco Xavier de Chuquisaca
Facultad de Contaduría Pública y Ciencias Financieras
Centro de estudios de posgrado e investigación
Evaluación de los procedimientos del sistema de tesorería de la unidad de coordinación del
Programa de servicios agropecuarios y actualización del manual
Tesis en opción al grado académico de
Magíster en auditoria
Mención control de gestión
Patricia Irene Maceda Maldonado
Sucre-Bolivia
2006
2
Resumen
En el presente trabajo se efectúa la evaluación del manual de procedimientos de Tesorería de la
Unidad de Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios, con el fin de realizar su
actualización, para contar con los lineamientos adecuados para el mejor desempeño de las funciones
asignadas y permitir normar la ejecución de las operaciones relacionadas con el manejo de recursos
financieros asignados a la UCPSA.
Se parte de un marco teórico en el que los principales elementos son la Ley 1178, que regula
los Sistemas de Administración y de Control de los recursos del Estado y su relación con los
sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública; los manuales de procedimientos de todas
las instituciones del Sector público deben ser elaborados en función a los objetivos de control de la
ley 1178. En este sentido, fue creado el Sistema Integrado de Gestión y Modernización (SIGMA),
con el fin de generar información financiera útil, oportuna y confiable para uso del Ministerio de
Hacienda y gestión de recursos, en un marco de absoluta transparencia
El enfoque de la investigación es cualitativo, principalmente porque el investigador está
involucrado con el sistema que se estudia. Asimismo, se ha utilizado la Investigación-Acción,
puesto que de la práctica misma se generan nuevos conocimientos. También el análisis crítico y
objetivo más la investigación participativa, descriptiva y reflexiva, puesto que se efectuó la
evaluación de los procedimientos del manual de tesorería tal y como aparecen en el presente..
Por último, sobre la base de todo lo expuesto, se han arribado a determinadas conclusiones
entre las cuales encontramos las que hacen al objeto del problema y su estudio; Finalmente, se
recomiendan algunas tareas que deberían realizarse para dar cumplimiento al Reglamento
específico Tesorería y poder realizar la actualización del Manual de procedimientos del sistema de
Tesorería de la UCPSA, para coadyuvar a un mejor funcionamiento.
Palabras clave: SIGMA, evaluación de riesgo, tesorería gubernamental, administración de
recursos, gastos operativos.
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Abstract
In this work is carried out the evaluation of the procedures manual Treasury of the programme
coordination unit of agricultural services, in order to perform your upgrade, having the guidelines
appropriate for the proper performance of the functions assigned to allow to regulate the execution
of operations related to the management of financial resources allocated to the UCPSA.
Are based on a theoretical framework in which the main elements are the law 1178, which
regulates the systems of management and Control of the resources of the State and its relationship
with national systems of planning and public investment; the operating procedures of all the
institutions of the Public Sector should be prepared according to the objectives of the law 1178
control. In this sense, was created the integrated system of management and modernization
(SIGMA), in order to generate useful, timely and reliable financial information for use by the
Ministry of finance and management of resources, in a context of absolute transparency.
The focus of the research is qualitative, mainly because the researcher is involved in the
system studied. Also, action research has been used since in practice new knowledge generated.
Also critical and objective analysis more descriptive and reflective, participatory research, since
assessment of the Treasury manual procedures carried out as they appear in the present.
Finally, on the basis of the foregoing, they have arrived at certain conclusions which include
which make the object of the problem and its study; i.e., demonstrates that the procedures manual of
the UCPSA Treasury system, is outdated and does not comply with the specific regulations of the
same.
Key words: SIGMA, assessment of risk, Government Treasury, administration of resources,
operating expenses.
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Índice
Evaluación de los procedimientos del sistema de tesorería de la unidad de coordinación del
programa de servicios agropecuarios y actualización del manual
Introducción 8
Capítulo i
Marco teórico 11
1.1 Administración pública y privada 11
1.2 Ley de administración y control gubernamentales (1178) 13
1.3 Sistema integrado de gestión y modernización administrativa (SIGMA)
14
1.1.1 Objetivos del SIGMA 15
1.1.2 Componentes del SIGMA 16
1.4 Control interno 18
1.4.1 Ambiente de control 19
1.4.2 Evaluación de riesgo 20
1.4.3 Actividades de control 20
1.5 Manual de procedimientos 22
1.6 Reglamento específico 24
1.7 Sistema de tesorería 25
1.8 Relación con otros sistemas
1.8.1 Sistema de programación de operaciones 27
1.8.2 Sistema de presupuestos 27
1.8.3 Sistema de administración de bienes y servicios 28
1.8.4 Sistema de contabilidad integrada 28
1.8.5 Sistema de control gubernamental 28
Capítulo II
Marco metodológico 29
Enfoque de la investigación 29
2.1 Técnicas y estrategias de investigación 31
Capítulo III
Análisis crítico del manual de procedimientos de la unidad de tesorería de la UCPSA
33 3.1 Recaudación de recursos 34
3.1.1 Recursos de entidades financieras internacionales 34
3.1.2 Desembolsos del Banco Interamericano de Desarrollo 36
3.1.3 Desembolso de financiadores del Basket Found
3.1.4 (Cosude-Holanda-Britanicos-DFID y otros) 38
3.1.5 Administración de recursos
3.1.6 Pago de sueldos con fondos TGN mediante formulario C31. 40
3.1.7 Pago planilla de aguinaldos para el personal contratado con fondos TGN.
43
3.1.8 Pago por compras de gastos fijos mediante el formulario C-31
45
3.1.9 Pago con cheque 47
3.1.10 Pago por amortización de deuda 48
3.1.11 Pago con dinero en efectivo 48
3.1.12 Fondo fijo caja chica (Bs.1 a 2000) 50
3.1.13 Registro de desembolsos 51
5
3.1.14 Compras menores de bienes hasta 160.000 53
3.1.15 Compras menores de bienes mediante invitación directa 54
3.1.16 Contratación de servicios (Bs. 2001 – Bs 20.000) 54
3.1.17 Gastos operativos 58
3.1.18 Gastos diversos 59
3.1.19 Adquisición de material 61
3.1.20 Pasajes y viáticos 62
3.1.21 Viáticos para consultores 64
Capítulo IV
Propuesta de actualización y ajustes al manual de procedimientos de la unidad
de tesorería de la UCPSA
4.1 Introducción 67
4.2 Flujo narrativo de pago de honorarios mediante SIGMA. 70
4.3 Pago de gastos operativos mediante SIGMA. 74
4.4 Pago de PITAS 77
4.5 Apertura del Fondo Rotativo 82
4.6 Reembolso de pasajes terrestres y gastos menores. 83
4.7 Procedimiento para el pago de viáticos 86
Conclusiones y recomendaciones 88
Bibliografía 91
Anexos 94
6
Evaluación de los procedimientos del sistema de tesorería de la unidad de coordinación del
programa de servicios agropecuarios y actualización del manual
Introducción
La Unidad de Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios (UCPSA), fue creada por el
Ministerio de Agricultura mediante Resolución Ministerial No. 023 de fecha 13 de marzo de 2000.
La UCPSA tiene funciones de coordinación, planificación operativa, administración
financiera y seguimiento, control y evaluación del Programa de Servicios Agropecuarios, de los
fondos BID, FOCAS, TGN, Y GTZ.
El Manual de Tesorería permite normar la ejecución de operaciones relacionadas con el
manejo de recursos financieros asignados a la UCPSA, para el cumplimiento de sus funciones.
Asimismo, la UCPSA cuenta con un Reglamento específico del Sistema de Tesorería, en función
del cual debe estar efectuado el Manual de Tesorería.
Uno de los objetivos del Reglamento Específico del Sistema de Tesorería es normar el
sistema basado en principios, definiciones y disposiciones que permitan asegurar su adecuado
funcionamiento.
Los encargados de Análisis y Programación Financiera y Tesorería en coordinación con el
Subcoordinador Administrativo Financiero y el Encargado de Tesorería, son los responsables de
revisar actualizar y ajustar el Manual de funciones de Tesorería, en función de Directrices que se
deriven del marco político estratégico del Organo Rector del sistema de Tesorería, como resultado
de su aplicación, experiencia, observaciones y recomendaciones debidamente fundamentadas por el
Encargado de Tesorería y como resultado del funcionamiento de los otros Sistemas
interrelacionados.
Desde la creación de la UCPSA, en fecha 13 de marzo de 2000, las disposiciones y normas
que rigen el funcionamiento relativo al manejo de recursos han ido evolucionando con el transcurso
de los años, y no se ha cumplido la disposición señalada en el Reglamento Específico del Sistema
de Tesorería; es así que se constató que el Manual de procedimientos del sistema de Tesorería está
desactualizado, principalmente porque no especifica la operativa del Sistema de Tesorería con
relación a pagos mediante los diferentes módulos del Sistema Integrado de Gestión y
Modernización Administrativa (SIGMA).(Módulo de Producción, Módulo de personal).
En este sentido, el planteamiento del presente trabajo está dirigido a la evaluación de los
procedimientos de la Unidad de Tesorería y, en función a éste análisis, se pretende realizar la
actualización del manual de procedimientos de Tesorería, para contar con los lineamientos
adecuados para el mejor desempeño de las funciones inherentes a éste ámbito.
En este sentido, para la realización de la investigación, realizamos las siguientes preguntas:
¿Se necesita actualizar el Manual de Procedimientos de Tesorería, para coadyuvar a un
mejor funcionamiento de la Unidad?
¿La Unidad de Coordinación del PSA, cumple con el Reglamento específico respecto al
funcionamiento de la Unidad de Tesorería?
7
El presente trabajo, mediante el análisis del Manual de Tesorería, en función del Reglamento
Específico de la Unidad de tesorería, que implica, a su vez, el análisis de las funciones que cumple
dicha unidad en la actualidad, pretende mejorar el funcionamiento de la Unidad de Tesorería que
está interrelacionada con otras unidades, para el logro de objetivos de la Unidad de Coordinación
del Programa de Servicios Agropecuarios (UCPSA); asimismo, se pretende lograr mayor eficiencia
en el desarrollo de las funciones de los profesionales involucrados en el manejo del Sistema de
Tesorería.
Por otra parte, el período de análisis será desde la implementación del Manual de Tesorería,
hasta el presente año (2001-2006), con el fin de determinar la evolución de los procedimientos que
se realizan efectivamente en la Unidad de Tesorería.
Se considerarán todas las normas vigentes para instituciones del Sector público y las normas
establecidas por los financiadores externos en los contratos y convenios, normas relacionadas con el
manejo de recursos.
8
Capítulo I
Marco teórico
Para el desarrollo de este capítulo se emplearán conceptos relacionados con las preguntas de
investigación. Asimismo, el propósito de este desarrollo es destacar la importancia de los
manuales de procedimientos, en una institución donde se establecen las políticas de Control
interno y eficiente funcionamiento de los sistemas, aplicando procedimientos adecuados en la
entidad, en el marco de las disposiciones legales vigentes.
En este sentido, desde el punto de vista de la Administración, es necesario diferenciar qué
es la Administración Pública y qué es la Administración privada.
1.1 Administración pública y privada
Existen tres diferencias principales para distinguir el derecho público del privado:
La naturaleza del órgano. Una función social debe considerarse de orden público, cuando
interviene en ella una autoridad soberana, precisamente con ese carácter.
Función privada será, por el contrario, aquella en la que no existe intervención directa de
una autoridad soberana; por tanto, ninguno de quienes intervienen en esa función ejerce
actos de autoridad, sino, más bien, actos de gestión.
El fin buscado. Derecho público es el que mira al bien de la República; privado, en
cambio, el que sólo atiende la utilidad particular.
La administración será pública o privada, según que se de con el fin de lograr directamente
un beneficio particular, o bien que se refiera inmediatamente a un bien social.
El poder público proporciona servicios que son, en gran medida, intangibles.
La fuente inmediata. Este último criterio mira al medio jurídico del que emana el acto
administrativo. Cuando éste deriva inmediatamente de la ley, sin necesidad de ninguna
aceptación o convenio, sino que aquella se impone unilateralmente por la autoridad a sus
súbditos, es evidente que se trata de un acto de administración pública. Cuando, por el
contrario, la fuente inmediata de la obligatoriedad de realizar un acto dentro de un
organismo social, es el hecho de haber celebrado, expresa o tácitamente, un convenio,
contrato, convención, etc., el acto será de orden privado, auque la fuerza de exigibilidad
coactiva de este contrato o convenio esté garantizada y se funde en una ley, ya sea positiva
o, por lo menos, de derecho natural.
Un administrador público tiene que estar seguro de que sus acciones se ajusten a las
prescripciones legales. En consecuencia, debe consultar constantemente las leyes y
reglamentos que indican la forma de proceder.
El administrador privado, también consulta códigos y reglamentos para proceder, pero con
distinto fin, para encontrar la forma de hacer lo que se propone sin ser sancionado. Las
leyes sirven al administrador público para saber qué es lo que debe hacer y, al privado, qué
es lo que no se debe hacer. Aquí el público está en ventaja con respecto al privado.
9
Se puede concluir que el objeto de la Administración Pública es servir a los ciudadanos,
procurar la continuidad de los servicios. Y el propósito de la Administración privada es la obtención
de lucro, en la mayoría de los casos. 1
La unidad de coordinación del programa de servicios agropecuarios es un programa
dependiente del ministerio de agricultura y ganadería.
La UCPSA representa al Organismo Ejecutor (Ministerio de Agricultura) ante el BID,
FOCAS, TGN y GTZ, en el proceso de administración del Contrato de Préstamo y de los
aspectos normativos y operativos del PSA, conforme a los procedimientos acordados por el
Ministerio con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Por lo tanto, para su
Administración se deben considerar todas las disposiciones legales establecidas por el Estado.
1.2 Ley de administración y control gubernamentales (1178)
La ley 1178 regula los sistemas de administración y de Control de los recursos del Estado
y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública, con el
objeto de:
Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz y eficiente de los
recursos públicos, para el cumplimiento y ajuste oportuno de la políticas, los programas, la
prestación de servicios y los proyectos del sector público.
Disponer de información útil, oportuna y confiable, asegurando la razonabilidad de los
informes y Estados Financieros.
Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad
por sus actos rindiendo cuenta no sólo de los objetivos a que se destinaron los recursos
públicos que le fueron confiados, sino también la forma y resultado de su aplicación.
Desarrollar la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo
incorrecto de los recursos del Estado.2
En este sentido los manuales de procedimientos de todas las Instituciones del Sector
Público deben ser elaborados en función a los objetivos de Control de la Ley 1178.
Asimismo en función a esta ley, la Administración de recursos de las Instituciones
públicas ha ido evolucionando; es así que se implantó el Sistema Integrado de Gestión
y Modernización Administrativa (SIGMA).
1.3 Sistema integrado de gestión y modernización administrativa (SIGMA)
Durante las fechas del 7 al 14 de abril de 1999, una Misión del Banco Mundial evaluó las
necesidades de reestructurar el Proyecto de Descentralización Financiera y Resposabilidad-ILACO
II, del convenio No. 033-BO, suscrito entre el gobierno de Bolivia y el Banco Mundial, y determinó
continuar apoyando al desarrollo e implantación de un nuevo Sistema Integrado de Gestión y
Modernización administrativa SIGMA, sobre la base de los cambios conceptuales en los órganos
rectores de los sistemas que regula la Ley 1178 “Ley de Administración y Control Gubernamental”.
Con el plan de acción acordado, el Proyecto llegaría a cumplir el objetivo crítico de generar
información financiera útil, oportuna y confiable para el uso del Ministerio de Hacienda, las
entidades del Sector Público y la ciudadanía en general.
1 Reyes Ponce Agustín, ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, Pag, 33-35
Monografías.com 2 Art. 1° Ley 1178
10
En base al acuerdo logrado con el Banco Mundial, el Proyecto diseñó, desarrolló y puso en
marcha el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa SIGMA, en las entidades
del Sector Público.
El SIGMA, fue aprobado mediante Decreto Supremo Nº 25875, de fecha 18 de agosto de
2000, para su implantación obligatoria en todas las entidades del sector público, previstas en el
artículo 3 de la ley 1178, en forma de prueba de septiembre a diciembre del 2000 y, oficialmente, a
partir del 2 de enero del 2001, hasta la fecha.
La aprobación del Sistema se complementó con el Decreto Supremo N° 26455, del 19 de
diciembre de 2001, en el que se establecieron las responsabilidades del uso y administración de
información que se genera y transmite a través de los sistemas informáticos, en el marco del
SIGMA. Asimismo, amplió el ámbito de aplicación del Decreto Supremo N° 25875 a las unidades
administrativas de los Poderes Legislativo y Judicial, previstas en el Artículo 4° de la Ley N° 1178.
Objetivos del SIGMA
- Gestión de recursos en un marco de absoluta transparencia.
- Generación de información útil, oportuna y confiable.
- Promover economía, eficiencia y efectividad de la gestión pública.
- Interrelacionar el sistema de Administración Financiera con los sistemas de control interno
y externo.
- Interacción con los sistemas de Planificación de Operaciones y el Presupuesto, y envía
información sobre resultados de gestión al sistema de Seguimiento de Resultados-SISER.
Componentes del SIGMA
El SIGMA, como instrumento de la Administración pública, es un conjunto de políticas, principios,
normas, procedimientos técnicos, herramientas informáticas, otros medios y/o recursos y
organismos que intervienen en la planificación, gestión y control de fondos públicos.
Integra los Sistemas de presupuestos, contabilidad, tesorería, crédito público, compras y
contrataciones y administración de personal, que operan en la plataforma informática
actualizada y produce información en tiempo real.
Se constituye en un sistema de gestión, orientado a reemplazar el flujo de papeles por el flujo
de información computarizada, permitiendo:
- Generar registros simultáneos, diseñados bajo la concepción de bases de datos relacionales
a partir de una única carga de datos, y producir múltiples combinaciones de información
presupuestaria, económica, contable, de gestión, de inversión, etc., en distintos formatos.
- Relacionar la gestión con el registro, permitiendo efectuarla en forma simultánea (tiempo
real).
11
- Utilizar la operatoria de la cuenta Única del Tesoro, para optimizar la
administración de los recursos y de éste modo, los proveedores y beneficiarios que
contratan con el Estado recibirán sus pagos directamente en su cuenta de cualquier
banco comercial, significando esto un verdadero proceso de reingeniería en la
Administración Pública.
- Poner en práctica los Principios de Contabilidad Gubernamental Integrada facilitando la
generación de información financiera y no financiera cumpliendo las cualidades de
integridad, claridad, aplicabilidad, materialidad, confiabilidad, manifestación fidedigna,
comparatividad y oportunidad.
- Identificar a los servidores públicos responsables de cada paso dentro de los ciclos
transaccionales en función a la asignación de funciones y niveles de responsabilidad de los
usuarios, mediante la determinación de roles específicos que deben cumplir.
- Utilizar la firma electrónica para la autorización de transacciones.
- Incorporar e integrar los procesos de administración de bienes, servicios y de personal.
- Estandarización de hardware en las entidades del sector público, para una adecuada
conexión a servidores principales, mediante cableado de fibra óptica.3
En la Unidad de Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios se procedió a la
Implantación gradual del SIGMA, para efectuar los pagos por diferentes conceptos.
Se inició con la administración de recursos del TGN, como en todo programa
dependiente del sector Público. Posteriormente, se implantaron los pagos mediante SIGMA,
para recursos provenientes de crédito y donaciones de organismos del exterior, a partir de
noviembre de 2003. Para este efecto se abrieron libretas en el Banco Central de Bolivia para
cada fuente de financiamiento a fin de trabajar mediante la Cuenta Unica del Tesoro,
eliminándose parcialmente la emisión de cheques. Para tal efecto muchos procedimientos
relacionados con el manejo de recursos se modificaron, para un mejor control de los mismos
de parte del Estado.
1.4 Control interno
El sistema de control interno, aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una
herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y
producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas
adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad
de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular
la observación de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
programados.
Todos los integrantes de la organización, sea ésta pública o privada, son responsables
directos del sistema de control Interno, esto es lo que garantiza la eficiencia total. 4
3 sigma . gov. bo
4 www.gestiopolis.com/canales/financiera
12
Mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluación de los estados
financieros se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad. La evaluación
del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de
reconocido valor técnico son el fundamento de la realización de una buena auditoría financiera.
En la actualidad, como resultado de la integración de 5 organismos profesionales, se dio
origen al Comité de Organizaciones Patrocinadoras (COSO), con el objetivo de integrar en una
sola dirección el concepto de Control Interno, es así que el COSO define el control Interno de la
siguiente manera:
“El Control Interno es un proceso, efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia
y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionado con el logro de
objetivos en las siguientes categorías:
- Confiabilidad en la presentación de informes Financieros.
- Efectividad y eficiencia de las operaciones.
- Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”.
El Control Interno consta de 5 componentes interrelacionados:
- Ambiente de control.
- Evaluación de riesgos.
- Actividades de Control.
- Información y Comunicación.
- Vigilancia.
A continuación se realiza una breve descripción de cada componente del Control Interno.
Ambiente de Control
Marca las pautas de comportamiento de una organización y tiene una influencia directa en el nivel
de concienciación del personal, respecto al control. Es el elemento que establece la disciplina y la
estructura; el ambiente de control sirve como cimiento para los demás componentes del Control
Interno.
Evaluación el riesgo
Es el proceso que debe conducir la entidad, para identificar y evaluar cualquier riesgo que tenga
relevancia para la consecución de sus objetivos. Una vez hecho esto, la Gerencia debe determinar
cómo se manejan los riesgos. El establecimiento de los objetivos es una condición previa a la
evaluación de riesgos. La dirección debe fijar primero los objetivos antes de identificar los riesgos
que pueden tener un impacto sobre su consecución y tomar las medidas oportunas.
Actividades de control
Estas son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar el cumplimiento de las direcciones
de la gerencia. Las actividades de control se llevan a cabo en cualquier parte de la organización,
en todos sus niveles y funciones, y comprenden una serie de actividades, como ser: aprobaciones y
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el análisis de los resultados de las operaciones, la
salvaguarda de activos y la segregación de funciones.
13
Información y comunicación
Estos elementos claves ayudan a la Gerencia a cumplir con sus responsabilidades. La Gerencia
debe establecer un proceso oportuno y eficaz para la transmisión de comunicaciones.
Vigilancia:
Es el proceso empleado por la entidad para evaluar la calidad de su desempeño en materia
de control interno, al correr del tiempo.
De acuerdo a lo señalado anteriormente, podemos determinar lo siguiente:
Los manuales de procedimientos forman parte de los elementos del sistema de control
interno administrativo y del componente actividades de control, coadyuvan al logro de
eficiencia y eficacia de las operaciones. Es así que en el presente trabajo se realiza la
evaluación de los procedimientos del Sistema de Tesorería de la UCPSA considerando
también aspectos relativos a las normas de Control Interno.
El Art. 13 de la Ley 1178, establece que el Control Interno Gubernamental estará integrado
por el Sistema de Control Interno, compuesto por el instrumento de control previo y posterior y el
Sistema de Control Externo Posterior.
De acuerdo al Art. 18° del D.S.No. 23215, las Normas Básicas de Control Gubernamental
Interno son emitidas por la Contraloría General de la República y forman parte del Control
gubernamental, son normas generales de carácter principista que definen el nivel mínimo de
calidad para desarrollar adecuadamente las políticas, los programas, la organización, la
administración y el control de las operaciones de las entidades públicas. Establece, además, que
estas normas deben ser tenidas en cuenta por el órgano rector de los Sistemas de Administración,
en el Diseño y desarrollo (implantación, evaluación y actualización) de los mismos y por las
entidades públicas en la elaboración de la normatividad secundaria, es decir, reglamentos,
manuales, instructivos o guías, emitidos por los ejecutivos y aplicados por las propias entidades.
1.5 Manual de procedimientos
Existen varios conceptos de manuales de procedimientos; sin embargo, los siguientes son los más
adecuados para el enfoque de presente trabajo:
Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los mecanismos
esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas. En él se definen las
actividades necesarias que deben desarrollar los órganos de línea, su intervención en las diferentes
etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participación; finalmente, proporciona
información básica para orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.
Es por ello que se considera, también, como un instrumento imprescindible para guiar y conducir
en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos; todo ello
con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el
usuario, con relación a los servicios que se le proporcionan.5
5 www.salud.gob.mx
14
El manual de procedimientos es parte de los componentes del sistema de control interno
(Actividades de control), el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre
políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.
Las empresas, en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno,
tienen que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que
forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el
cumplimiento con la función empresarial.6
Asimismo, de acuerdo con la “Guía para la aplicación de los principios, normas generales y
básicas de Control Interno Gubernamental”, emitida por la Contraloría General de la República, las
entidades públicas deberán emitir sus manuales de procesos con todas las actividades de control que
se consideren necesarias. Estos manuales deben estar dirigidos a responder ¿Cómo hacer? o ¿Cómo
llevar a cabo los procesos, operaciones y procedimientos para el cumplimiento de los objetivos?.
Todo proceso operativo debe estar descrito en el manual de procesos, dicho manual debe ser
íntegro y consistente; razón por la cual no pueden existir servicios prestados o bienes producidos sin
procesos, ni procesos sin sus operaciones respectivas. Es conveniente que las operaciones se
describan a nivel de procedimientos para lograr una mayor estandarización y entendimiento de las
mismas.
De acuerdo a las anteriores definiciones, concluimos que la finalidad del manual de
procedimientos es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades
contenidas en cada proceso. Este manual debe evolucionar con la institución.
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información
que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por
medio de revisiones periódicas, efectuando evaluaciones en forma sistemática de las medidas
de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual, así como los
cambios operativos que se realicen en la institución, se debe establecer un calendario para la
actualización del manual y designar un responsable para la atención de esta función.
1.6 Reglamento específico
Para la elaboración del Manual de procedimientos del Sistema de Tesorería de la UCPSA existe un
Reglamento Específico aprobado mediante Resolución administrativa de la Unidad de Coordinación
del Programa de Servicios Agropecuarios, el mismo que determina las acciones, los recursos, los
responsables y el tiempo necesario para la aplicación y operación del Sistema de Tesorería.
En general, las normas se agrupan en un reglamento, el cual sirve para aclarar dudas sobre el
cumplimiento de la ley, siendo importante delimitar lo que es estrictamente procedimental y lo que
forma parte de una norma.
6 www.gestiopolis.com/canales/financiera
15
De acuerdo a la “Guía para la aplicación de los principios, normas generales y básicas de
Control Interno Gubernamental”, emitida por la Contraloría General de la República, los
Reglamentos específicos constituyen documentos reguladores de las acciones, los recursos, los
responsables y el tiempo necesario que se requerirá para la aplicación y operación de los sistemas
administrativos, además de incluir las actividades de control necesarias. Es decir, que estos
reglamentos no deben representar una copia de la norma básica respectiva, sino que deben basarse
en ellas y transformarse en instrumentos útiles de gestión. Estos reglamentos no son rígidos y están
sujetos a modificaciones que puedan surgir durante su aplicación. De ésta manera se podrán incluir
los ajustes que sean necesarios, de acuerdo con la estructura organizativa y las particularidades de la
operatoria en cada entidad.
En este sentido, en el presente trabajo también se evaluará el reglamento específico del
sistema de Tesorería, por estar íntimamente ligado a la elaboración del Manual de
Procedimientos de Tesorería de la UCPSA.
1.7 Sistema de tesorería
Para el desarrollo de este punto, se ve la necesidad de definir qué es Tesorería, desde diferentes
puntos de vista, tanto para entidades del sector público como para entidades privadas.
Desde el punto de vista financiero, tesorería es un componente de los Estados financieros
que incluye dinero en efectivo, existente en caja y en las cuentas corrientes bancarias del país y del
exterior, al igual que otros valores con características similares de liquidez, certeza y efectividad.
Los saldos de caja y bancos no suelen ser significativos al cierre de cada gestión bajo
análisis, pero las cuentas que integran el componente involucran movimientos relevantes, puesto
que se relacionan con la obtención de fondos (cobranzas) y el egreso de los mismos (desembolsos).
En general, las actividades que se incluyen en la secuencia del procesamiento del
componente de tesorería son ingresos, pagos, planificación de los recursos y las necesidades
financieras.7
De acuerdo al “Modelo Conceptual del SIGMA”, “El sistema de tesorería comprende el
conjunto de principios, normas y procedimientos que intervienen directamente en el proceso de
administración de los recursos públicos, es decir, la percepción y recaudación, así como su
canalización hacia la cancelación de las obligaciones del Estado”.
Este concepto es el más adecuado para el enfoque del presente trabajo, puesto que el
Sistema de Tesorería de la UCPSA está determinado para el manejo de recursos del Estado, ya que
la UCPSA administra recursos BID, FOCAS, GTZ y TGN, que deben estar inscritos en el
Presupuesto General de la Nación, es así que, de acuerdo al Art. 11° de la ley 1178, el ”Sistema de
Tesorería y Crédito público manejará los ingresos, el financiamiento o crédito público, y
programará los compromisos, obligaciones y pagos para ejecutar el presupuesto de gastos”;
asimismo, uno de sus preceptos indica que “serán de cumplimiento obligatorio por las entidades del
Sector público, las políticas y normas establecidas por la máxima autoridad del Sistema de
Tesorería del Estado, para el manejo de fondos, valores y endeudamiento”.
7 Carlos A. Slosse. AUDITORIA UN NUEVO ENFOQUE EMPRESARIAL. Pág. 150.
16
En el presente trabajo se realiza la evaluación de los procedimientos del Sistema de
Tesorería de la UCPSA. En este sentido, se entiende por sistema lo siguiente:
Sistema es un conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y con su ambiente,
para lograr objetivos comunes, operando sobre información, energía o materia u organismos.8
Un sistema es un conjunto organizado, formando un todo en el que cada una de sus
partes está conjuntada, a través de una ordenación lógica que encadena sus actos a un
fin común9.
Asimismo, sistema es un conjunto de partes que operan con interdependencia, para
lograr objetivos comunes.10
En consecuencia, el Sistema de Tesorería es un conjunto de elementos organizados para
coadyuvar al logro de objetivos de la UCPSA. Forma parte de un todo y está interrelacionado con
otros sistemas para un fin común. (Sistema de Programación de operaciones, Sistema de
Presupuestos, sistema de contabilidad integrada, Sistema de Personal, Sistema de administración de
Bienes y Servicios).
Sistema de programación de operaciones (SPO).
El programa de Operaciones Anual de la Unidad de Coordinación del Programa de Servicios
Agropecuarios establece el Programa de egresos que será ejecutado con recursos públicos, recursos
del Banco Interamericano de Desarrollo y los recursos otorgados por las Agencias Bilaterales. A su
vez, tesorería recibe tanto los recursos públicos como los otorgados por la Agencias Bilaterales,
para la ejecución de dicho Programa.
Sistema de Presupuesto (SPRES)
Provee el presupuesto de ingresos y egresos aprobado para realizar la programación de flujos
financieros de la Unidad de Coordinación del PSA, para realizar la programación de flujos
financieros de ingresos y gastos, y recibe la ejecución presupuestaria de la Unidad de Tesorería, en
base a las disponibilidades.
Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS)
Proveerá las condiciones para la administración de los bienes y servicios aprobados y que afectarán
a la ejecución de recursos de la Unidad de Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios.
El Sistema de tesorería provee de los recursos necesarios que recibe de los organismos Bilaterales y
del TGN, para el adecuado funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios
del Programa.
Sistema de Contabilidad Integrada (SCI) Proporciona información relativa a los registros
contables para la programación de los flujos financieros, recibiendo información de la ejecución
presupuestaria, para su posterior registró contable.
8 www.wikipedia.org/wiki/sistema 9 Fernando del Pozo Navarro. LA DIRECCIÓN POR SISTEMAS. 10 www.businesscol.com
17
Sistema de Control Gubernamental (SGC)
Proporciona las condiciones para mejorar la eficiencia en el uso de los recursos públicos, recibiendo
información para el control interno y externo de la Unidad de Tesorería de la Unidad de
Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios.
El sistema de Tesorería forma parte del Sistema Integrado de la UCPSA; por tanto, si
el funcionamiento de éste sistema es inadecuado, afecta al funcionamiento de los demás
sistemas, originando que la información no sea confiable y oportuna.
18
Capítulo II
Marco metodológico
2.1 Enfoque de la investigación
El enfoque del presente trabajo es cualitativo, porque “involucran la recolección de datos utilizando
técnicas (que no pretenden medir o asociar las mediciones con números), tales como observación no
estructurada, entrevistas abiertas, revisión de documentos y evaluación de experiencias
personales”.11
Asimismo, de acuerdo a los autores M.A. Rothery y R. Grinnell y Creswell, este tipo de
investigación se describe como estudios:
Que se conducen básicamente en ambientes naturales, donde los participantes se comportan
como lo hacen en su vida cotidiana.
Las preguntas de investigación no siempre se han conceptualizado ni definido por completo,
es decir, en la manera cómo van a medirse o evaluarse.
La recolección de datos está fuertemente influida por las experiencias y las prioridades de
los participantes en la investigación, más que por la aplicación de un instrumento de
medición estandarizado, estructurado y predeterminado.12
Sin embargo, de acuerdo a los comentarios del autor Neuman, las actividades principales de la
investigación cualitativa, que se adecúan al presente trabajo, son las siguientes:
El investigador observa eventos ordinarios y actividades cotidianas tal y como
suceden en sus ambientes naturales, además de cualquier acontecimiento inusual.
Está directamente involucrado con las personas que se estudian y con sus
experiencias personales.
Adquiere un punto de vista interno (desde adentro del fenómeno), aunque mantiene
una perspectiva analítica o una distancia específica como observador externo.
Siguen una perspectiva holística (los fenómenos se conciben como un “todo” y no
como partes) e individual.
Se observan los procesos sin irrumpir, alterar o imponer un punto de vista externo,
sino tal y como son percibidos por los actores del sistema social.13
El enfoque de la investigación es cualitativo, también porque va de lo particular a lo general.
11 HERNÁNDEZ SAMPIERI ROBERTO, Metodología de la Investigación, pág. 12. 12 HERNÁNDEZ SAMPIERI ROBERTO, Metodología de la Investigación, pág. 12. 13 HERNÁNDEZ SAMPIERI ROBERTO, Metodología de la Investigación, pág. 13.
19
Se considera, también que el enfoque del presente trabajo es la investigación-acción, puesto
que de la práctica misma se generan nuevos conocimientos para el investigador y las personas
involucradas; asimismo, permite la movilización y reforzamiento de las organizaciones de base y
mejor uso de los recursos disponibles, en base al análisis crítico de las necesidades y opciones de
cambio.
Esta investigación es de carácter objetivo y crítico, producto de la práctica y de la
experiencia, lo que permitió conocer y transformar los procesos consignados en el Manual de
Procedimientos de la Unidad de Tesorería de la UCPSA. Se utilizó como elemento esencial la
reflexión y se actuó como resultado de la misma y de una observación continua de los
procedimientos que se aplican.
La investigación realizada también fue participativa, porque abarcó un proceso de
comunicación y retroalimentación permanente entre los sujetos involucrados.
La investigación es de carácter descriptiva y reflexiva, ya que se realiza una evaluación de
los procedimientos consignados en el Manual de Tesorería y, tal y como aparecen en el presente, en
el momento de realizar la investigación. Asimismo se efectuó una interpretación de los problemas y
causas que permitieron valorar los procedimientos vigentes.
2.2Técnicas y estrategias de investigación
En el presente trabajo se efectúa la evaluación de los procedimientos aplicados en la Unidad de
Tesorería y los procedimientos descritos en el manual de Tesorería; en este sentido las técnicas de
Investigación que se utilizan son:
La observación participante, puesto que el trabajo de campo permite la observación directa,
con el propósito de estudio y el acopio de testimonios que permitan confrontar la teoría con
la práctica, en la búsqueda de la verdad objetiva; es decir, la evaluación los procedimientos
de la unidad de Tesorería de la UCPSA, en diferentes escenarios:
Procedimientos descritos en el Manual de Tesorería.
Procedimientos que se realizan efectivamente.
Procedimientos que debería incluirse o cambiar, para optimizar el funcionamiento
integrado del sistema de tesorería con los demás sistemas relacionados.
Entrevistas en profundidad a personas involucradas en el funcionamiento del Sistema de
Tesorería para el manejo de recursos del Estado, respecto a los procedimientos que se
realizan en la Unidad de Tesorería y los procedimientos descritos en el manual.
Asimismo, se involucra también como sujetos de información al personal responsable de los
sistemas interrelacionados con el Sistema de tesorería; presupuestos, compras y
Contabilidad, principalmente a quienes se entregará cuestionarios enfocados a los
procedimientos del sistema de tesorería de la Unidad de Coordinación del Programa de
Servicios Agropecuarios.
Las fuentes de información que se utilizan no sólo son humanas, también son de carácter
documental; es decir; leyes, reglamentos, bibliografía en general, referentes al tema de
investigación; información que es analizada en función de los objetivos y preguntas de
investigación del presente trabajo.
20
Se utilizan flujogramas para exponer de forma clara y concreta los procedimientos descritos
en el Manual de Tesorería y los procedimientos que efectivamente se realizan en la Unidad
de Tesorería, asimismo se diseñan los flujogramas de los procedimientos que se consideran
adecuados para el óptimo funcionamiento de la Unidad de Tesorería.
21
Capítulo III
Análisis crítico del manual de procedimientos de la unidad de tesorería de la UCPSA
Sistema: tesorería
Subsistema: Recaudación de recursos
Proceso: Recursos de entidades financieras internacionales
SUBCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
ENTIDAD FINANCIERA INTERNACIONAL
BANCO
INICIO
REVISAN
DOCUMENTACIÓN
REALIZA EL
DESEMBOLSO
REALIZA EL TRASPASO DE
LA UCPSA
FIN
RECIBE EN CUENTA CORRIENTE EL
TRASPASO
REALIZA LA
SOLICITUD
PRESENTA ESTADOS DE
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA O
PROYECTO
APRUEBA
DESEMBOLSO
22
B.
Sistema : Tesorería
Subsistema : Recaudación de recursos
Proceso : Recursos de entidades financieras internacionales
El procedimiento para la obtención de recursos de Entidades Financieras Internacionales, señalado
en el Manual de procedimientos del Sistema de Tesorería no se encuentra actualizado.
1.- Una vez autorizados, los desembolsos de los organismos internacionales son abonados en una
cuenta especial, abierta en el Banco Central de Bolivia; en transferencia directa, ya no se realizan
mediante cheque.
2.- La Unidad de Tesorería se encarga de realizar el registro del INGRESO en el Módulo de
Tesorería del Sistema Visual, quedando como respaldo el Comprobante de Contabilidad emitido
por el Banco Central de Bolivia y el comprobante de tesorería, documentos que son remitidos a
Contabilidad.
El procedimiento correspondiente a la Unidad de Tesorería no se encuentra graficado en el
diagrama de flujo.
3.2 Sistema: Tesorería
Subsistema: Recaudación de recursos
Proceso: Desembolso del banco interamericano de desarrollo
23
SUBCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
MINISTERIO DE HACIENDA
BANCO
INICIO
REVISAN
DOCUMENTOS
EFECTÚA EL
DESEMBOLSO
EMITE CHEQUE O REALIZA
TRASPASO
FIN
RECIBE EN CUENTA
CORRIENTE
ELABORA EL
PLAN OPERATIVO
ANUAL
APRUEBA
REQUERIMIENTO
NO
SI
24
Sistema : Tesorería
Subsistema : Recaudación De Recursos
Proceso : Desembolso del banco interamericano de desarrollo
Al inicio del Programa, efectivamente se realizaban los procesos señalados para la obtención de
desembolsos del BID, sin embargo, el Programa ha evolucionado con el tiempo y actualmente se
solicitan recursos del BID, por desembolsos del Fondo Rotatorio y Reposiciones del Fondo
Rotatorio, mediante la presentación de justificaciones de los gastos. En algunos casos existen
desembolsos directos al proveedor.
El BID efectúa los desembolsos señalados a una cuenta Especial del Banco Central de
Bolivia. Actualmente el Ministerio de Hacienda dispuso el cierre de las cuentas fiscales en la Banca
privada, ordenando el manejo de Recursos mediante libretas abiertas en el Banco Central de
Bolivia.
Una vez recibidos los recursos del BID, la Unidad de Tesorería procede al registro en
INGRESOS del módulo de Tesorería y la emisión del comprobante de tesorería. Esta operación es
respaldada por el comprobante de contabilidad del Banco Central de Bolivia, y el LMS obtenido
mediante Internet del BID. Dichos documentos son remitidos a Contabilidad, para su registro.
El diagrama de flujo no representa el procedimiento descrito anteriormente.
3.3
Sistema: Tesorería
Subsistema: Recaudación de recursos
Proceso: desembolso de los financiadotes del basket fund
(COLUDE HOLANDA – BRITÁNICOS Y OTROS)
25
SUBCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
ENTIDAD FINANCIERA
INTERNACIONAL
BANCO
INICIO
REVISAN
DOCUMENTACIÓN
REALIZA EL
DESEMBOLSO
REALIZA EL TRASPASO A CUENTA
DE LA UCPSA
FIN
RECIBE EN CUENTA CORRIENTE EL
TRASPASO
REALIZA LA
SOLICITUD
PRESENTA ESTADOS DE EJECUCIÓN DEL
PROGRAMA O
PROYECTO
APRUEBA
DESEMBOLSO
NO
SI
26
Sistema : Tesorería
Subsistema : Recaudación de recursos
Proceso : Desembolso de financiadores del basket found (cosude-holanda-británicos-
DFID Y otros)
El Ministerio de Hacienda dispuso el cierre de las cuentas fiscales en la Banca privada, ordenando
el manejo de Recursos mediante libretas abiertas en el Banco Central de Bolivia.
Una vez recibidos los recursos de los diferentes financiadores, la Unidad de Tesorería
procede al registro en INGRESOS del módulo de Tesorería y la emisión del comprobante de
tesorería. Esta operación es respaldada por el comprobante de contabilidad del Banco Central de
Bolivia y/o extracto bancario. Dichos documentos son remitidos a Contabilidad para su registro.
El diagrama de flujo no representa el procedimiento descrito anteriormente.
3.4 Sistema: Tesorería
Subsistema: Administración de recursos
Proceso: Pago De Sueldos Con Fondos
27
TGN
SUBCOORDINADOR ADMINISTRATIVA
FINANCIERO
MINISTERIO DE HACIENDA TGN
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
INICIO
INSTRUYE ELABORACIÓN DE LA
PLANILLA
ENTREGA FORMULARIO 101
EMITE PLANILLAS DE SUELDOS PRELIMINAR
FIN
ELABORA PLANILLA Y LA ENTREGA A LA CONSULTORA
EMITE PLANILLA DE SUELDO OFICIAL
REMITE PLANILLA PRELIMINAR
REVISA PLANILLA PRELIMINAR INCORPORA
CORRECCIONES
ENVÍA PLANILLA CORREGIDA
REALIZA TRÁMITE CORRESPONDIENTE
EMITE EL DESEMBOLSO
AVISA A LA UCPSA LA LIBRE DISPONIBILIDAD
P/COBRO SUELDOS
DIVISA INFORMACIÓN
MENSUAL
28
Sistema : Tesorería
Subsistema : Administración De Recursos
Proceso : Pago De Sueldos Con Fondos Tgn-Mediante Formulario C-31
Los procedimientos descritos en el Manual de Tesorería, para el pago de sueldos con recursos del
TGN, se encuentran desactualizados en su mayor parte.
El pago de sueldos, con recursos del TGN, actualmente se realiza mediante el SIGMA
(Sistema de Gestión y Modernización Administrativa). Las planillas son elaboradas mediante el
Módulo de personal del SIGMA.
La información generada en el módulo de personal, se presenta en el TGN, en un medio
magnético (diskette) para su verificación y aprobación. Asimismo se presenta el Comprobante C-
31, elaborado en el módulo de producción para la consignación del sello rojo.
Una vez obtenido el sello rojo, la Contadora procede a la aprobación en el SIGMA y la
Subcoordinadora Administrativa procede a la Firma, también en el SIGMA. Sin embargo, esta
operación es realizada cuando existe confirmación de la asignación de cuota de parte del TGN; caso
contrario, el SIGMA no permite realizar el procedimiento señalado. Si existiese cuota, el TGN es el
encargado de realizar el pago, ya sea mediante papeleta de pago (cheque de funcionario público) o
transferencia directa a la cuenta de los beneficiarios.
Es decir, la Unidad de Tesorería no interviene en el proceso de pago de sueldos con recursos del
TGN.
29
3.5
Sistema: Tesorería
Subsistema: Administración De Recursos
Proceso: Pago De Planillas De Aguinaldos Para El Personal
Contratado Con Fondos TGN
SUBCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
BANCO
INICIO
FIN
RECIBE EL TRASPASO
DE LA UCPSA
REALIZA LA SOLICITUD
RECIBE DOCUMENTACIÓN
EMITE PLANILLA DE AGUINALDO PRELIMINAR
REMITE PLANILLA PRELIMINAR
REVISA PLANILLA PRELIMINAR INCORPORA
CORRECCIONES
ENVÍA PLANILLA CORREGIDA
EMITE PLANILLA DE
PLANILLA OFICIAL
REALIZA TRÁMITE CORRESPONDIENTE
EMITE EL DESEMBOLSO
AVISA A LA UCPSA LA LIBRE DISPONIBILIDAD P/COBRO AGUINALDO
30
Sistema : Tesorería
Subsistema : Administración de recursos
Proceso : Pago planilla de aguinaldos para el personal contratado con fondos TGN
El pago de Aguinaldos, con recursos del TGN (partida 121), únicamente está permitido si el
contrato especifica en alguna cláusula este beneficio, caso contrario no está permitido.
En caso de existir pago de aguinaldos, la planilla correspondiente se la elabora mediante el
Módulo de Personal del SIGMA, llevando la información obtenida en un medio magnético para su
verificación y aprobación en el TGN.
El manual de procedimientos de Tesorería indica que se emiten cheques; sin embargo
debido a las disposiciones del Ministerio de Hacienda, con el SIGMA ya no se realiza este
procedimiento. Se abona en la cuenta de cada beneficiario o se emiten papeletas de pago.
3.6
Sistema: Tesorería
Subsistema: Administración de recursos
Proceso: Pago por compras de gastos fijos
31
ASISTENTE CONTABLE
ENCARGADO DE CONTABILIDAD
PROVEEDOR
SUBCOORDINADOR ADMINISTRADOR
FINANCIERO Y COORDINADOR
NACIONAL
INICIO
REVISA CUENTAS POR PAGAR Y FACTURAS
FIN
ENVÍA EL FORMULARIO AL TGN
APRUEBAN Y FIRMAN
REALIZA EL SEGUIMIENTO CORRESPONDIENTE
REVISA DOCUMENTACIÓN Y FIRMA
32
Sistema : Tesorería
Subsistema : Administración de recursos
Proceso : Pago por compras de gastos fijos mediante el formulario C-31
Para las compras y gastos fijos con recursos del TGN, el programador financiero programa los
gastos existentes en función a las facturas de los diferentes acreedores; posteriormente, se elaboran
los formularios C-31 en el módulo de producción del SIGMA.
No es necesario llevar al TGN para su procesamiento, puesto que la UCPSA cuenta con el
servicio de Internet (link del SIGMA) para realizar los Comprobantes de ejecución de gastos C-31.
La UCPSA, para canalizar el correspondiente pago, interviene mediante el SIGMA hasta el
momento de la firma a través del sistema, siempre y cuando exista o haya sido asignada la cuota
mensual correspondiente. El pago (priorización) es realizado en el TGN, por tanto no interviene la
Unidad de Tesorería de la UCPSA.
Una vez efectuado el pago, este es registrado en Contabilidad.
Sistema : Tesorería
Subsistema : Administración de recursos
Proceso : Pago con cheque
Con la implementación del SIGMA se han reducido los pagos con cheque, en su mayoría se
realizan mediante el Comprobante de ejecución de gastos C-31, abonando directamente a las
cuentas de los beneficiarios. De acuerdo a instrucciones del Ministerio de Hacienda, se ha creado el
manejo de FONDO ROTATIVO para el pago de gastos menores, como ser; capacitación,
comisiones bancarias, publicaciones, reembolso de pasajes terrestres mediante cheque. Asimismo,
se utiliza la cuenta de Fondo Rotatorio para el pago de viáticos al personal de la UCPSA, con
cheque.
Es decir, el pago con cheque se ha reducido sustancialmente en la UCPSA, desde la
aplicación del SIGMA.
33
3.7
Sistema: Tesorería
Subsistema: Administración de recursos
Proceso: Pago por amortización de deuda
INICIO
FORM. ORDEN DE PAGO
FIN
SUNCOORDINADOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
UNIDAD
TESORERÍA
SUPERINTENDENTE
AGRARIO
BANCO
DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD
REMITE ORDEN DE PAGO Y CPBTE.
EGRESO
REALIZA
PROVISIÓN DE FONDOS
REALIZA NOTA DE TRASPASO AL
FONDOS
FIRMA NOTA DE TRASPASO
ENVÍA CARTA TRASPASO AL
BANCO
RECIBE NOTA DE DESTINO Y FOTOCOPIA
REVISA NOTA DEBITO Y CBTE. DE
PASO
EMITE NOTA DE DÉBITO
NOTA DÉBITO CBTE. EGRESO
NOTA DE DÉBITO CBTE.
EGRESO
34
Sistema : Tesorería
Subsistema : Administración de recursos
Proceso : Pago por amortización de deuda
La deuda existente es la obtenida con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID); sin embargo, es
el Departamento de Deuda Externa del Banco Central de Bolivia el ente encargado de amortizar la
deuda al BID, más los intereses y comisiones.
Este procedimiento es realizado a Nivel del Estado, puesto que el contrato de préstamo es
realizado entre el BID y el Ministerio de Agricultura.
F.
Sistema : Tesorería
Subsistema : Administración de recursos
Proceso : Pago con dinero en efectivo
Este procedimiento, previsto en el manual de tesorería, no se realiza en la UCPSA. Inicialmente los
pagos se realizaban mediante cheque. Inclusive con la implementación del SIGMA se redujo la
emisión de cheques.
Los únicos pagos en efectivo son los realizados mediante caja chica cuyo procedimiento se
detalla más adelante.
3.8
Sistema: Tesorería
Subsistema: administración de recursos
Proceso. Fondo fijo de caja chica (bs 1 bs 2.000)
35
UNIDAD
SOLICITANTE
SECRETARIA SUBCOORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA FINANCIERA
SUBCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
INICIO
FORM.
ADQ-07
RECIBE EL FORMULARIO
ADQ-07
ARCHIVA COPIA FORM ADQ-07
ARCHIVA ORIGINAL FORM ADQ-07
ADQUIERE EL BIEN
O SERVICIO
ENTREGA FACTURA O RECIBO
REVISA
DOCUMENTACIÓN
REALIZA EL
DESCARGO
REGISTRA OPERACIÓN EN
LIBRO DE CAJA
FIN
RECIBE DOCUMENTACIÓN
RESPALDATORIA
36
G.
Sistema : Tesorería
Subsistema : Administración de recursos
Proceso : Fondo fijo caja chica (Bs 1 A 2.000)
Este procedimiento cambió sustancialmente en la forma de rendir cuentas, puesto que actualmente
está rendición se la realiza a través del SIGMA (Módulo de Caja chica), que está incluido en el
Módulo de Fondo Rotativo; es decir, la solicitud de reposición de caja chica se la realiza mediante
el SIGMA. La Unidad de Tesorería es responsable de la aprobación de la rendición de cuentas y
reposición del Fondo fijo de Caja Chica, de acuerdo al procedimiento determinado para este efecto.
Actualmente el Fondo fijo es manejado por el asistente Contable y no así por la Secretaria de la
Subcoordinación administrativa.
H.
Sistema : Tesorería
Subsistema : Administración de recursos
Proceso : Registro de desembolsos
Los procedimientos descritos en el manual de Tesorería no están acordes con los que se realizan
actualmente, puesto que se efectúan desembolsos a los diferentes proyectos, a través del Banco
Central de Bolivia, y los pagos son directos; es decir, las transferencias son directamente a la cuenta
del Beneficiario, desde las Cuentas Especiales abiertas en el B.C.B.
En este procedimiento interviene la supervisión financiera del SIBTA, quien elabora la
orden de transferencia del Banco Central. No existe la emisión de cheques.
La Unidad de tesorería efectúa el registro de la operación en el Sistema Integrado (VISUAL)
de la UCPSA, cuando ya se efectuó el pago.
Posteriormente se procede a la elaboración del Comprobante Contable
37
3.9
Sistema: Tesorería
Subsistema: Administración de recursos
Proceso: Registro de desembolso
SUBCOORDINADOR ADMINISTRATIVA
FINANCIERO
ENCARGADO DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO DE
TESORERÍA
COORDINADOR NACIONAL
INICIO
REVISA LA SOLICITUD
EMITE LA ORDEN DE PASO Y AUTORIZA EL DESEMBOLSO
FIRMA LOS DOCUMENTOS
PARA CONSIGNAR EL NÚMERO DE CHEQUE
CONSULTA AL ENCARGADO DE TESORERÍA
RECIBE Y EMITE EL
CHEQUE
EMITE EL CHEQUE COMPROBANTE
ENVÍA A CONTABILIDAD
DECEPCIONA Y CONTABILIZA
FIN
VERIFICA Y EMITE EL COMPROBANTE
38
Sistema : Tesorería
Subsistema : Administración de recursos
Proceso : Compras menores bienes hasta 160.0000 bs.
Para la Adquisición de Bienes y servicios en la UCPSA se consideran las Normas Básicas del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios y las Normas emitidas por el BID, que, con el
transcurso de los años, han sufrido modificaciones, tales como cambio del límite para dichas
adquisiciones y, en el caso del BID, depende de la elegibilidad de los gastos.
La adquisición de Bienes y Servicios actualmente es realizada mediante el SIGMA (Módulo
de Adquisiciones de Bienes y Servicios); por tanto los procedimientos han sufrido modificaciones
sustanciales que incluyen mayor Control y tienen mayores limitaciones.
En el proceso intervienen la Subcoordinación Administrativa Financiera, el Asistente
Administrativo, Tesorería y Contabilidad.
El pago por estas adquisiciones está a cargo de la Unidad de Tesorería y se lo realiza
mediante el SIGMA (priorización).
El procedimiento actual, para el registro de estas operaciones, debido a que el SIGMA no es
compatible con el Sistema de Contabilidad Integrada (Visual) de la UCPSA, origina duplicidad de
trabajo.
J.
Sistema : tesorería
Subsistema : administración de recursos
Proceso : compras menores bienes mediante invitación directa
Como se mencionó anteriormente, el proceso de Compras es realizado mediante el SIGMA.
Las Compras menores de bienes, mediante invitación directa, son realizadas en la UCPSA,
únicamente en los casos en que no se encuentren registrados en el SIGMA los ITEMS que se
requieren; sin embargo es obligatorio el Registro del Proveedor en el SIGMA, para poder efectuar
el pago correspondiente.
39
3.10
Sistema: Tesorería
Subsistema: Administración de recursos
Proceso: Registro de desembolso
K.
SISTEMA : TESORERÍA
SUBSISTEMA : ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
PROCESO : CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (Bs, 2001-Bs. 20.000)
Los parámetros para la contratación de servicios han sido modificados, de acuerdo a las normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios.
Los pagos son efectuados mediante SIGMA. Las empresas adjudicadas deben estar registradas para poder abonar directamente en su cuenta, de
acuerdo a procedimientos establecidos.
DE** ACTA CONFORMIDAD
SERVICIOS
RECIBE COMPROBANTE
DE EGRESO
COMPROBANTE DE EGRESO
UNIDAD SOLICITANTE
COORDINADOR NACIONAL
SUBCOORDINADOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ENCARGADO DE TESORERÍA
FUNCIONARIO
DESIGNADO
ACTIVOS FIJOS Y SERVICIOS
GENERALES
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
ASESORÍA
LEGAL
PROVEEDORES
AB RECIBE ORIGINAL
ACTA CONFORMIDAD
SERVICIO
VERIFICA LEGAJO DE
DOCUMENTACIÓN
COPIA ACTA DE
CONFORMIDAD
DOM- ACTA DE
CONFORMIDAD RECIBE COPIA ACTA
CONFORMIDAD SERVICIO SE INICIA
PRESENTA FACTURA
ELABORA EL CHEQUE
REMITE EL LEGAJO DE DOCUMENTACIÓN
FIRMA COMPROBANTE
DE EGRESO
RECIBE
CHEQUE
ENTREGA EL
CHEQUE
FIRMA COMPROBANTE
EGRESO Y CHEQUE
FIN
FIRMA COMPROBANTE
DE EGRESO Y CHEQUE
REVISA LEGAJO DE DOCUMENTACIÓN
40
3.11
Sistema: Tesorería
Subsistema: Administración de recursos
Proceso: Gastos diversos: Pasajes, fotocopias, gasolina, etc.
INICIO
GENERAN EL GASTO
FIN
RECIBEN FACTURAS PONEN SU ACEPTACIÓN AL GASTO
ACEPTACIÓN DEL GASTO
VERIFICAR SI
CORRESPONDE EL GASTO VoBo PARA EL GASTO
FUNCIONARIO
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
SUBCOORDINADOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
UNIDAD
CONTABILIDAD
UNIDAD
CONTABILIDAD
REGISTRA EN EL SISTEMA CONTABLE
PROCESO AL PAGO O POR
CHEQUE EFECTIVO
41
L.
Sistema : Tesorería
Subsistema : Administración de recursos
Proceso : Gastos operativos
Los gastos operativos como ser; honorarios del personal cancelados con fondos FOCAS y BID, son
procesados mediante SIGMA.
Las planillas de honorarios son realizadas en el Módulo de personal del SIGMA. Esta
información es presentada en el TGN, en un medio magnético para su correspondiente verificación
y aprobación.
Paralelamente es elaborado el Comprobante de ejecución de gastos C-31, que es presentado
en el TGN una vez aprobada la información del medio magnético para la consignación de sello rojo
(Habilitación para poder efectuar la aprobación en el Sistema).
El pago es realizado por la Unidad de Tesorería en el SIGMA (Priorización), abonándose
directamente en las cuentas de los beneficiarios. En caso de no tener cuenta, el TGN emite cheque
de funcionario público para ser cobrado en el Banco Mercantil.
El resto de los gastos operativos (combustibles, lubricantes, alquileres y servicios básicos)
son cancelados mediante SIGMA con la elaboración del comprobante de ejecución de gastos C-31 y
no requieren aprobación del TGN.
Con la implementación del SIGMA se eliminan en gran parte, la emisión de cheques y, en
general los procedimientos son similares para los diferentes gastos.(M, N)
42
3.12
Sistema: Tesorería
Subsistema: Administración de recursos
Proceso: Adquisición de material: escritorio, informática, limpieza, etc.
INICIO
SOLICITA MATERIAL
FIN
VERIFICA EXISTENCIA
UNIDAD
SOLICITANTE
ENCARGADO DE
ALMACÉN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
SUBCOORDINADOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
TESORERÍA
REGISTRA EN EL SISTEMA CONTABLE
PROCEDE AL
PASO POR CHEQUE O
EFECTIVO
RECIBE SOLICITUD DE COMPRA SOLICITA
VERIFICACIÓN EXISTENCIA
OBTENCIÓN DE 3 COTIZACIONES
ELABORACIÓN CUADRO COMPARATIVO
ASIGNA LA COMPRA DE ACUERDO AL
CUADRO
COMPARATIVO
REALIZA LA
COMPRA
ENTREGA DOCUMENTACIÓN PARA
INGRESO A BASE DE DATOS DE INVENTARIO
DE ALMACENES
NO
43
Sistema : tesorería
Subsistema : administración de recursos
Proceso : pasajes y viáticos
La escala de viáticos que debe aplicarse a todas las fuentes de financiamiento, tanto para la UCPSA,
el SENASAG y las cuatro Fundaciones, será la escala vigente para el sector público de acuerdo a
disposiciones legales.
El aspecto de procedimientos de Control Interno, para el pago de viáticos, se mantiene
vigente, sin embargo, la forma de pago ha cambiado, puesto que se realiza mediante el SIGMA
(Módulo de Fondo Rotativo), utilizando como puente la cuenta fiscal del Fondo Rotativo. En este
caso, se emite un cheque por el monto de viático correspondiente, previa solicitud de traspaso de
fondos de las libretas del Banco Central de Bolivia a la Cuenta Fiscal de la UCPSA (Banco Unión
S.A).
El procedimiento actual, que será demostrado en el siguiente capítulo origina duplicidad de
trabajo y demora en el pago en relación al procedimiento detallado en el Manual de Tesorería.
Para el pago de pasajes aéreos, se aplica el procedimiento que se sigue en el pago de gastos
mediante SIGMA y, la documentación de respaldo, está relacionada con el viaje realizado por los
consultores. El pago de pasajes es posterior al viaje, puesto que existe un contrato con la Agencia de
Viajes Internacional Tarija, quien provee pasajes aéreos, de acuerdo a solicitud del Consultor y
Memorándum de viaje.
Los pasajes terrestres son reembolsados a los funcionarios en forma conjunta con los viáticos.
44
3.13
Sistema: tesorería
Subsistema: administración de recursos
Proceso: pasajes y viáticos
INICIO
PRESENTA MEMORANDUM
FIN
APRUEBA EL VIAJE
UNIDAD
SOLICITANTE
COORDINADOR
NACIONAL
SUBCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
UNIDAD
CONTABILIDAD
AUDITORÍA
INTERNA
NO
SI
INSTRUYE ELABORACIÓN A LA
SECRETARIA COORDINADOR
RECIBE MEMORANDO
FIRMADO
ELABORA LA
HOJA DE RUTA
INSTRUYE VERIFICACIÓN
PRESUPUESTARIA AL RESPONSABLE
ELABORA CRTE. EGRESO. PLANILLAS
Y CHEQUES
ENTREGA PASAJES, VIÁTICOS Y
MEMORANDUMS
RECIBE
DOCUMENTACIÓN
ENTREGA MEMORANDO
DEL VIAJE
REALIZA EL VIAJE
DEVUELVE LOS
PASAJES
PRESENTA INFORME ACTIVIDADES Y
DOCUMENTACIÓN RESULTANTE
PRESENTA DESCARGO
PRESENTA
ANTECEDENTES
RECIBE EL MEMORANDO DEL
VIAJE
RECIBE PASAJES
RECUPERA LOS FONDOS DE AGENDA
DE VIAJE
ESPECIFICA LA CTA. P/RECUPERAR
FONDOS
VERIFICA LOS DOCUMENTOS DEL
DESCARGO
VERIFICA DOCUMENTO DESCARGO
ESTABLECERÁ PLAZO DE
PRESENTACIÓN
CONCLUYE EL TRÁMITE
PROCEDERÁ A REALIZAR TRAMITE
SI
SI
NO
NO
NO
45
3.14
Sistema: tesorería
Subsistema: administración de recursos proceso: viáticos
INICIO
SOLICITA PAGO DE VIÁTICOS LLENA FORMULARIO DE
VIÁTICOS
FIN
AUTORIZA VIÁTICOS
TRANSCRIPCIÓN
AL SISTEMA
CONSULTOR
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
SUBCOORDINADOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
COORDINADOR
NACIONAL
TESORERÍA
UNIDAD
CONTABILIDAD
VERIFICA CRONOGRAMA HORARIOS DE
SALIDA Y LLEGA ESTABLECEN
MONTO DE ADELANTO Y
LIQUIDACIÓN DEFINITIVA
VobO PAGO
ENTREGA MONTO VIÁTICOS, EMITE
RECIBO TRANSMITE A CONTABILIDAD
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Sistema : tesorería
Subsistema : administración de recursos
Proceso : viáticos para consultores
La operativa de pago de viáticos a consultores con diferentes financiamientos es la misma que del
punto anterior. En la UCPSA la modalidad de pago es contra reembolso. No se entregan viáticos
antes de la realización del viaje. Sólo en casos excepcionales debido a políticas de Control Interno.
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Capítulo IV
Propuesta de actualización y modificaciones del manual de procedimientos de la unidad de
tesorería de la UCPSA
4.1 Introducción
El cambio principal en la forma de pago de la Unidad de Tesorería de la UCPSA consiste en la
implementación del SIGMA (Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa),
situación que origina, a su vez, la eliminación de algunos procedimientos realizados al inicio del
Programa.
Cabe señalar que todos los procedimientos de los diferentes sistemas de Control de la
Unidad de Coordinación del Programa de Servicios Agropecuarios (UCPSA), se rigen por las
diferentes Normas Básicas de cada Sistema.
En consecuencia, los procedimientos establecidos y regulados por la Normas Básicas, se
mantienen de acuerdo a las mismas; sin embargo, la forma de pago cambia sustancialmente con la
implementación del SIGMA; es así que se detallan los procedimientos actualizados y los que
realmente se realizan en la UCPSA.
Para este efecto, en primer lugar es necesario conocer el funcionamiento de la Cuenta Unica
del Tesoro (CUT) y el manejo de las libretas.
La Cuenta Única del Tesoro se encuentra abierta en el Banco Central de Bolivia.
Para la realización de pagos por las Direcciones Administrativas, como lo es la UCPSA, se realizan
los siguientes procedimientos:
- La Subcoordinación Administrativa solicita Transferencia de fondos de las cuentas
Especiales abiertas en el Banco Central, de los diferentes fondos, según sea la necesidad de
gasto, a las libretas existentes para cada fondo, también en el Banco Central de Bolivia.
- El Banco Central, en el lapso de 24 horas efectúa el desembolso a la libreta, a la cual se
solicitó la transferencia.
- La Unidad de Tesorería y el Encargado de Programación Financiera y presupuestos
verifican los saldos.
- El encargado de Programación Financiera y Presupuestos procede a elaborar el
Comprobante de Ejecución del Gastos C-31, del tipo de gasto que corresponde.
Pago
- El C-31 (Comprobante de ejecución de gasto) y los documentos de respaldo, son revisados
por la Contadora de la UCPSA, quien aprueba en el Sistema el C-31.
- La Subcoordinadora Administrativa y Financiera Procede a la verificación y firma del C-31,
en el SIGMA.
- La Encargada de tesorería procede a la priorización (pago mediante el SIGMA).
Este procedimiento es general para los pagos mediante SIGMA.
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Funcionamiento Cuenta Única del Tesoro
BANCO Beneficiario
TESORO GENERAL DE
LA NACIÓN BANCARIA
CUT
FLUJO
FINANCIERO
Libre Banco
Libretas
Direcciones
Administrativas
ORDEN
TRANSFERENCIA
Priorización de
Pagos
Priorización de
Pagos
CUT
4.2 Flujo narrativo de pago de honorarios mediante SIGMA
1) La Encargada de Tesorería recibe copia de los contratos de la Subcoordinación
Administrativa y. Financiera.
2) La encargada de Tesorería, a principio de cada año, registra en el SIGMA los datos de los
contratos de todo el personal de la UCPSA, a quienes se les paga con fondos BID, FOCAS,
TGN y al personal de las fundaciones que percibe honorarios con fondos BID.
3) Las planillas de honorarios, mediante el SIGMA se generan el 27 de cada mes.
- La Encargada de Tesorería crea las planillas y las genera, de acuerdo a los contratos
vigentes (Módulo de Personal).
- La Contadora de la UCPSA VERIFICA en el Sistema dichas planillas.
- La Encargada de Tesorería imprime las planillas y baja la información al medio
magnético (diskette), el mismo que es presentado al Ministerio de Hacienda.
- El Especialista en Programación Financiera y presupuestos elabora el comprobante
C-31 de ejecución del gasto. (firman físicamente la Contadora de la UCPSA y
Subcoordinadora Administrativa y Financiera).
- El Encargado de Programación Financiera y Presupuestos realiza la Programación de
transferencia de las Cuentas especiales BID y FOCAS, a las libretas.
- La Encargada de Tesorería efectúa la Nota de solicitud de las transferencias
mencionadas al Banco Central de Bolivia.
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- El Ministerio de Hacienda (Dirección de Informática del Tesoro), valida la
información contenida en el medio magnético (4 ventanillas), para la consignación
de sello rojo que significa la liberación de pago de parte del TGN.
- Una vez validado el medio magnético, efectúan la consignación del sello rojo en el
Comprobante C-31 de ejecución del gasto.
- La Contadora de la UCPSA APRUEBA las planillas con sello rojo en el SIGMA
(Módulo de personal), luego APRUEBA los Comprobantes C-31 en el Módulo de
Producción.
- La Subcoordinadora Administrativa y Financiera FIRMA en el SIGMA los
comprobantes C-31.
- La encargada de Tesorería, en el horario de 11:30 a 12:00 ó 12:30 a 14:30, realiza la
programación de pagos de los honorarios en el SIGMA, y la priorización (pago) en
el Módulo de Producción, previa verificación de saldos en las libretas CUT.
- El Coordinador Nacional de la UCPSA firma físicamente los Comprobantes C-31.
- El personal recibe sus honorarios directamente en sus cuentas bancarias del Banco
Mercantil S.A. El personal que no tiene cuenta bancaria recibe sus honorarios
mediante cheque de funcionario público, al día siguiente de la operación.
- El Encargado de Programación Financiera y Presupuestos obtiene el reporte de
pagos del SIGMA y la orden de transferencia del SIGMA, para verificar la fecha
efectiva de cobro.
- El Mensajero obtiene las papeletas de pago impresas en el TGN, al día siguiente del
pago. Fotocopia junto al recibo.
- La Encargada de Tesorería imprime las papeletas de pago generadas por el SIGMA,
adjunta las papeletas de pago impresas en el TGN, para su entrega al personal y el
recibo para su firma
- El Especialista en Programación Financiera y Presupuestos, elabora la certificación
presupuestaria en el Sistema de Contabilidad VISUAL de la UCPSA.
- La Encargada de Tesorería registra en el módulo de Tesorería, el pago realizado y
adjunta la papeleta de pago generada por el SIGMA y el Recibo de pago, ambos
debidamente firmados.
- El Asistente Contable elabora el comprobante de Contabilidad en el módulo de
Contabilidad.
- La Contadora General de la UCPSA revisa la documentación de respaldo, asignación
contable, partida presupuestaria, y procede a la firma del comprobante de
contabilidad.
- La Subcoordinadora Administrativa y Financiera efectúa la correspondiente
verificación y firma el comprobante contable.
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- El Coordinador Nacional de la UCPSA revisa y firma los documentos contables.
- El Asistente Contable procede a su archivo.
4.3 Pagos mediante SIGMA
- La Subcoordinación Administrativa y Financiera remite a Programación Financiera y
Presupuestos las facturas de servicios recibidas de los diferentes acreedores de la UCPSA.
(luz, agua, teléfono, alquileres, seguridad, etc.).
- Programación Financiera y presupuesto recibe los documentos señalados en párrafo anterior
y procede a la elaboración de la programación de gastos, y los remite a Tesorería.
- Tesorería recibe la Programación de gastos y procede a elaborar la Nota de solicitud de
desembolso al Banco Central de Bolivia (fuentes BID o FOCAS).
- La Subcoordinación Administrativa y Financiera firma la Nota al BCB y remite a
Coordinación Nacional.
- La Coordinación Nacional Firma Nota al B.C.B.
- La Secretaría de Coordinación efectúa el despacho, entregando al mensajero.
- El mensajero entrega la nota al B.C.B., antes de Hrs. 11:00.
- El Banco Central efectúa la operación, dentro de las 24 horas de recibida la Nota.
- El encargado de presupuestos y programación financiera elabora y emite el Comprobante C-
31 de ejecución de gastos, mediante SIGMA y los remite a Contabilidad
- Contabilidad procede a la verificación de datos y documentos de respaldo correspondiente y
APRUEBA el C-31, mediante el SIGMA, y los entrega a la Subcoordinación administrativa.
- La Subcoordinación administrativa verifica los documentos y FIRMA en el SIGMA. Remite
a Tesorería.
- Tesorería procede a la priorización de pagos previa verificación de saldos en el horario de
11:30 a 12:00 y de 12:30 a 14:30 (Paga) y remite a Coordinación Nacional.
- Coordinación Nacional verifica y procede a firmar el C-31,.y entrega a la Secretaría de
Subcoordinación.
- La Secretaría de Subcoordinación entrega a Programación Financiera y Presupuestos, los
anteriores documentos.
- El encargado de Programación Financiera y Presupuestos elabora la certificación
presupuestaria y la orden de pago en el SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA
VISUAL, la firma y remite a Tesorería.
- Tesorería elabora y emite el comprobante de tesorería, firma y entrega a contabilidad.
51
- Contabilidad elabora el comprobante de contabilidad, verifica la documentación de respaldo
y firma el comprobante. Remite a la Subcoordianción Administrativa y Financiera.
- La Subcoordinación Administrativa y Financiera verifica los documentos y los firma.
Remite a Coordinación Nacional.
- Coordinación Nacional Verifica y firma los documentos. Entrega a la Secretaría de
Subcoordinación.
- Secretaría de Subcoordinación Administrativa y Financiera. Entrega a contabilidad.
- Contabilidad procede a su archivo.
4.4 Desembolsos PITA’s
1.- La Secretaría de la Subcoordinacion Administrativa Financiera recibe el tramite con instrucción
de la Coordinación Nacional del PSA, para efectuar desembolsos a favor de Oferentes que vienen
ejecutando PITA’s en las entidades ejecutoras del SIBTA.
2.- La Secretaría pasa a la Subcoordinacion Administrativa Financiera la documentación original de
solicitud de desembolso.
3.- La Subcoordinacion Administrativa Financiera deriva el trámite a la Oficina de Presupuestos,
para su certificación de saldo presupuestario.
4.- La Oficina de Presupuestos remite la solicitud de desembolso a la Supervisión Financiera del
SIBTA, para que solicite al Banco Central de Bolivia la transferencia de fondos a favor de los
oferentes.
5.- Supervisión Financiera del SIBTA analiza y revisa los respaldos documentados de los
desembolsos solicitados por las FDTA’s, verificando la consistencia de la información que debe ser
justificada al BID, el examen no comprende la información técnica, por ser responsabilidad de la
Subocoordinacion de Planificación de la UCPSA.
6.- De presentarse observaciones a la documentación revisada, el tramite retorna a la
Subcoordinacion de Planificación o, en su caso, son comunicadas a las FDTA’s, para la
regularización de los mismos .
7.- Una vez validada la documentación que respaldan las solicitudes de desembolso, la Unidad de
Tesorería de la UCPSA debe realizar la Nota de solicitud de transferencia de fondos del Banco
Central de Bolivia (cuenta especial No.4888 – MACIA – PSA CP No.1057/SF-BO) a la cuenta
bancaria del oferente.
8.- La Solicitud de Transferencia de Fondos, con la documentación de respaldo, es derivada via
secretaria a la Subcoordinación Administrativa y Financiera, para su consideración y firma; del
mismo modo, se envía a la Coordinación Nacional de la UCPSA para la firma del documento, en
razón de ser las dos firmas autorizadas ante el Banco Central de Bolivia.
9.- Una vez firmada la Solicitud de Transferencia, se la envía al Banco Central de Bolivia, para que
realice la transacción a la cuenta corriente habilitada por los oferentes en los Contratos de
Prestación de Servicios, la documentación original de respaldo del desembolso es devuelta, vía
secretaria de la Coordinación Nacional de la UCPSA, a la Unidad de Tesorería con copia a
Supervisión Financiera del SIBTA, para su seguimiento.
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10.- La Solicitud de Transferencia efectuada por el Banco Central de Bolivia es recogida en
originales, por el mensajero, y entregada a la Secretaria Ejecutiva de Coordinación Nacional,
adjunto a la Solicitud de Transferencia el Banco Central de Bolivia acompaña, en originales, la
factura por las comisiones bancarias y el comprobante contable, por la transacción realizada.
11.- La Secretaria Ejecutiva de Coordinación Nacional deriva, en originales, a la Supervisión
Financiera del SIBTA la Solicitud de Transferencia efectuada, la factura por las comisiones
bancarias y el comprobante contable del BCB.
12.- La Solicitud de Transferencia efectuada, la factura por las comisiones bancarias y el
comprobante contable del BCB, son enviados vía fax a las FDTA’s por la Supervisión Financiera
del SIBTA, para que notifiquen a los Oferentes sobre la transacción bancaria realizada, además de
solicitar la nota fiscal y el recibo oficial.
13.- Con el propósito de reiterar la emisión adecuada de la nota fiscal y el recibo oficial, por parte
de los Oferentes beneficiados con los desembolsos, la Supervisión Financiera del SIBTA, con nota
oficial de la UCPSA, envía a las FDTA’s fotocopias de la Solicitud de Transferencia efectuada y el
comprobante contable del BCB, adjunto el original de la factura por las comisiones bancarias,
solicitando en el oficio que la fecha de la factura y del recibo oficial deben coincidir con la fecha de
la transferencia bancaria.
14.- Los originales de la Solicitud de Transferencia efectuada y el comprobante contable del BCB,
además de una fotocopia de la factura por comisiones bancarias, adjunto a toda la documentación
original de respaldo a la solicitud de desembolso, son enviados por la Supervisión Financiera del
SIBTA a la Oficina de Contabilidad para su proceso correspondiente.
15.- Contabilidad recibe la Solicitud de transferencia efectuada, el comprobante contable del
B.C.B., una fotocopia de factura por comisiones bancarias y toda la documentación de respaldo del
desembolso, verificando si llegó la factura y el recibo original del oferente; caso contrario, realiza el
reclamo a la Fundación correspondiente. Luego la remite a Tesorería.
16.- Tesorería efectúa el registro de la operación en el Módulo de tesorería del sistema Visual y
emite el comprobante correspondiente. Firma la responsable de Tesorería.
17.- Contabilidad elabora el comprobante de Contabilidad Integrado, revisando toda la
documentación de respaldo, y la Contadora procede a la firma del comprobante.
18.- El comprobante de contabilidad Integrado y toda la documentación de respaldo se remiten a la
Subcoordinación Administrativa Financiera, para su revisión y correspondiente firma.
19.- El comprobante de contabilidad integrado y toda la documentación de respaldo se envían a
Coordinación Nacional para verificación y firma.
20.- Luego de las firmas, la Secretaría de Administración procede al envío de la fotocopia del
comprobante y documentos de transferencia, a la fundación correspondiente, para que realice el
registro contable de la operación.
21.- La Secretaría de Administración devuelve el comprobante Integrado a Contabilidad.
22.- Contabilidad procede al archivo del comprobante.
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4.5 apertura del fondo rotativo
De acuerdo a instrucciones del Ministerio de Hacienda, se procedió al cierre de cuentas fiscales de
la banca privada y se determinó la apertura de una cuenta Fiscal, para el manejo de recursos BID y
FOCAS, mediante Fondo Rotativo autorizado por el Ministerio de Hacienda.
Una vez autorizado, se procede a la apertura de dicho fondo en el SIGMA, originándose un
formulario C-34.
El Monto solicitado para gastos, con recursos BID, es de Bs. 6.000 y, para recursos FOCAS,
es de Bs. 12.000.
El encargado de presupuestos efectúa la programación para solicitar transferencia del Banco Central
de Bolivia.
La encargada de Tesorería elabora el formulario de solicitud de transferencia de Fondos del
Banco Central de Bolivia a las libretas de BID o FOCAS, correspondientes.
El Banco Central de Bolivia efectúa el desembolso en el lapso de 24 horas.
La contadora de la UCPSA aprueba el C-34.
La encargada de Tesorería, previa verificación de saldos, procede a la priorización de pagos,
efectivizándose de ésta manera las disponibilidades de fondos.
4.6 Reembolso de pasajes terrestres y gastos menores mediante fondo rotativo
Esta forma de pago (con cheque) fue implementada una vez que la UCPSA realiza pagos mediante
el SIGMA.
La Subcoordinación Administrativa y Financiera aprueba la solicitud del gasto y los remite a
Programación Financiera y Presupuestos.
El encargado de Programación Financiera y Presupuestos emite la certificación
presupuestaria y la remite a Tesorería.
Tesorería recibe la certificación presupuestaria, registra el gasto en el Módulo de tesorería
del Sistema Visual, y emite el cheque correspondiente y el comprobante de tesorería. Paralelamente
registra el gasto en el Módulo de Fondo Rotativo, generándose la solicitud de gasto y entrega de
cheque. Esta documentación es remitida a Contabilidad.
Contabilidad recibe los documentos, verifica y registra en el Sistema Contable Visual
emitiendo el Comprobante de contabilidad. La contadora Firma los comprobantes y remite a la
Subcoordinación para la correspondiente firma.
La Subcoordinación Administrativa y Financiera revisa los documentos y procede a la firma de los
comprobantes y del cheque. Remite a la Coordinación Nacional.
Coordinación Nacional Verifica los documentos y firma los comprobantes y el Cheque. Vía
secretaría de Coordinación los remite a Secretaría de Subcoordinación
La Secretaría de Subcoordinación entrega el cheque al beneficiario.
54
4.7 Procedimiento para el pago de viáticos
- La Subcoordinación Administrativa y Financiera recibe la solicitud de reembolso de
viáticos, verifica y remite a la Asistente Administrativa para su proceso
- La Asistente Administrativa efectúa la liquidación de los viáticos y deriva a Programación
Financiera.
- El encargado de Programación Financiera programa la solicitud de desembolso y remite a
Tesorería.
- La encargada de Tesorería efectúa la solicitud de transferencia del Banco Central de Bolivia
a la Libreta y deriva a Secretaría de Coordinación par las respectivas firmas.
- La Secretaría de coordinación despacha la solicitud antes de Hrs. 11:00 al Banco Central de
Bolivia.
- El encargado de Programación Financiera y Presupuestos elabora el comprobante C-31
(Comprobante de ejecución de gastos) de transferencia de fondos de la libreta CUT a la
cuenta del Banco Unión S.A. (FONDO ROTATIVO BID/FOCAS), asignando la partida
correspondiente entregando a Contabilidad.
- La contadora APRUEBA el C-31 en el SIGMA.
- La Subcoordinación Administrativa FIRMA el C-31 en el SIGMA.
- Tesorería efectúa la Programación y priorización de pago en el SIGMA.
- Tesorería verifica la transferencia de fondos al Banco Unión.
- Programación Financiera y Presupuestos elabora la certificación presupuestaria en el
Sistema VISUAL de la UCPSA y remite a Tesorería.
- Tesorería elabora el comprobante de Tesorería emitiendo el cheque y deriva a Contabilidad.
- Contabilidad Recibe le cheque y la documentación de respaldo, la verifica y firma,
remitiendo a la Subcoordinación Administrativa y Financiera.
- La Subcoordinación Administrativa firma los documentos y el cheque y deriva a
Coordinación Nacional.
- Coordinación Nacional efectúa la verificación de los documentos firmando el cheque y
deriva a Secretaría de la Subcoordinación.
- La Secretaría de Subcoordinación entrega el cheque al beneficiario y devuelve los
documentos a Contabilidad.
- El Asistente Contable procede al archivo del comprobante de contabilidad.
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4.8 Procedimientos para el pago de compras menores
- La Subcoordinación Administrativa y Financiera recibe la solicitud de compra y la remite al
Especialista en Programación Financiera y Presupuestos.
- Programación Financiera y Presupuestos certifica la existencia presupuestaria, en la
respectiva partida, y la remite a la Asistente Administrativa.
- La Asistente Administrativa comienza el proceso de adquisición, mediante el SIGMA,
generando una orden de compra.
- Selecciona 3 beneficiarios registrados en el SIGMA, para realizar las respectivas
cotizaciones.
- El SIGMA, automáticamente adjudica al menor costo y la Asistente Administrativa remite
la documentación a la Subcoordinación Administrativa y Financiera.
- La Subcoordinación Administrativa y Financiera efectúa la aprobación de la orden de
compra en el SIGMA y remite a Programación Financiera para la elaboración del C-31 de
compras.
- Programación Financiera elabora el C-31 de compras y remite toda la documentación a
Contabilidad.
- Contabilidad revisa la documentación y APRUEBA en el SIGMA el C-31 de compras y lo
remite a la Subcoordinación Administrativa y Financiera.
- La Subcoordinación Administrativa y Financiera FIRMA en el SIGMA el C-31 de compras,
y lo remite a Tesorería.
- Tesorería efectúa la programación y priorización de pago en el SIGMA y lo remite a
Presupuestos para el inicio de registro en el Sistema Integrado “Visual de la UCPSA”, de
acuerdo a procedimiento descrito en el punto No. 4.3.
Conclusiones y recomendaciones
No se efectúa la evaluación periódica del manual y su actualización, como indica el
Reglamento específico.
Se efectuó la implementación del SIGMA para pagos en sus diferentes módulos.
El sistema de Tesorería integra los diferentes Sistemas de la UCPSA, pero operativamente
existen procedimientos que no están inmersos en esta integración, lo que podría originar
ineficiencia de las operaciones, pagos sin verificación previa de saldos.
Los procedimientos de pago, mediante SIGMA son más largos que los efectuados al inicio
del Programa (CHEQUE); sin embargo, existe mayor transparencia y control.
Con el pago mediante SIGMA se evita la duplicidad de pagos.
Existen procedimientos de desembolsos que no son efectuados por la Unidad de Tesorería.
La Unidad de Tesorería no realiza flujos de efectivo; por tanto, no existe proyección de
recursos obtenidos.
Las transferencias directas a oferentes no son realizadas mediante SIGMA, son más rápidas;
sin embargo, se genera una brecha entre la información registrada en el Sistema VISUAL de
la UCPSA y la registrada en el SIGMA y la Contaduría.
No existe compatibilidad del SIGMA con el Sistema Integrado de la UCPSA (VISUAL),
originando duplicidad de esfuerzo para el registro de las operaciones.
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Recomendaciones
Se recomienda dar cumplimiento al Reglamento específico del sistema de Tesorería y las
Normas Básicas de Control Gubernamental respecto a la evaluación y actualización del
Manual de procedimientos del Sistema de Tesorería de la UCPSA, mediante revisiones
periódicas.
Se recomienda efectuar evaluaciones de forma sistemática de las medidas de mejoramiento
administrativo y de los cambios operativos que se realicen en la Institución.
Se debe establecer un calendario para la actualización del manual y designar un responsable
para la atención de esta función.
Se recomienda que el registro de las operaciones de pago sea efectuado en el momento de
pago y no en forma posterior, para proporcionar a los ejecutivos información oportuna y
confiable para la toma de decisiones.
Referencia bibliográfica
- Barrantes Echavarría Rodrigo, investigación: un camino al conocimiento. Editorial
universidad estatal a distancia (euned). Primera edición (quinta reimpresión).
- Contraloría general de la república de Bolivia, guía para la aplicación de los principios,
normas generales y básicas de control interno gubernamental. Versión 1.
- Contraloría general de la república, principios, normas generales y básicas de control
interno. Enero de 2001.
- Diciembre de 2002.
- Contraloría general de la república, guía para la evaluación del proceso de control interno.
Versión 1. Julio de 2004.
- Del Pozo Navarro Fernando, la dirección por sistemas. Editorial limusa. Séptima
reimpresión. 1988.
- Ley 1178 de 23 de julio de 1990.
- Manual de procedimientos del sistema de tesorería del sigma. 2005.
- Manual de procedimientos de tesorería de la unidad de coordinación del programa de
servicios agropecuarios y reglamento específico.
- Ministerio de hacienda, sistema integrado de gestión y modernización administrativa
(sigma), modelo conceptual. Año 2000.
- Paiva Quinteros Walker, Control Interno. 2004
- Reglamentos de los sistemas de control gubernamental.
- Reyes Ponce Agustín, administración de empresas. Editorial limusa. Vigésima séptima
reimpresión. 1980.
57
- Slosse carlos a., auditoria. Un nuevo enfoque empresarial. Ediciones macchi. Segunda
edición. 1997.
- unidad de coordinación del programa de servicios agropecuarios, reglamento específico del
sistema de tesorería.
- Unidad de coordinación del programa de servicios agropecuarios, manual de
procedimientos de tesorería.
- www.sigma.gov.bo
- www.gestiopolis.com
- www.wikipedia.org
- www.businesscol.com
- www.mineco.gob.gt
- www.policia.gov.co