Download - Valgkomitearbeid kurs 11.-12.11
Norske Landbrukstenester
Kurs i valgkomité-arbeid
Av Ingvild Våg
www.styrekonsult.no
E-post: [email protected]
Tlf. 97 69 67 17
Plassering i organsisasjonen
revisor valgkomité styret
Medlem-
mene
Års-
møtet
Innstiller styremedlemmer til valg
Revisors beretning Styrets årsberetning
Arbeidsmetoden
1. Konstituering og bli kjent med rammene
2. Planlegging av arbeidet over året
3. Informasjonsinnhenting med verktøy for vurdering og analyse
4. Søke etter den beste kandidaten – innsalg og intervju
5. Utvelgelse, innstilling og presentasjon
6. Årsmøtet
7. Takling av utfordringer underveis
Oppstart
• Konstituering – når?
• Den enkeltes nettverk, kompetanse, erfaring
• Velge leder – hvis ikke valgt på årsmøtet
• Velge sekretær
• Gjennomgå instruks for valgkomiteen
• Få felles forståelse for oppgaven og mandatet
Rammer for arbeidet
• Samvirkeloven
• Vedtektene – finnes
begrensninger?
• Beslutninger gjort i
generalforsamlingen
• Instruks for valgkomitéen
• Instruks for styret
• Instruks for daglig leder
Plan for arbeidet
• Årsplan for arbeidet i komitéen
• Møteplan – Møte med styret
– Møte med daglig leder
– Møte i komitéen
– Stille på medlemsmøter
– Møte med revisor
• Kommunikasjonsplan– Når, hvor til hvem
Møte med styret - formål
• 2-3 ganger pr. år
• Lære om styremedlemmene – fokus områder
• Lære om arbeidsformen
• Lære om saker som er utfordrende
• Hvilken kompetanse som trenges
• Fremtidens utfordringer som fremtidens styre skal håndtere
• Gjennomgang av styreprotokollene
Gruppearbeid
• Hvem er på valg?
• Hvilke begrensninger finnes til nye
kandidater (ref. vedtektene)
• Arbeidsplan for året fastsettes
Informasjonsinnhenting
• Kartlegge det totale behovet for
kompetanse i styret
• Kartlegge det enkelte styremedlems
kompetanse
• Kartlegge motivasjon, fremtidstanker
og utviklingssyn hos den enkelte
• Hvem er på valg?
• Stiller de som er på valg sin plass til
disposisjon?
Innspill fra strategiplanen
• Hvilke mål har virksomhetens satt
seg for de nærmeste årene?
• Hvilke strategier skal medføre
måloppnåelsen?
• Hvilke utfordringer/hindringer/risikoer
vil måtte håndteres?
• Vil dette kreve ny kompetanse?
Verktøy
• Kartleggings-/informasjonsinnhentingsskjema
• Samme skjema for all informasjonsinnhenting fra:– Styremedlemmer
– Daglig leder
– Revisor
– Strategiplaner
– Politiske føringer
– Annet
Kompetanse
• Myk kompetanse: språk, kulturforståelse, HMS og internasjonal erfaring
• Faglig kompetanse: strategi, økonomi, finans, analyse, logistikk, produksjon ,IKT
• Kommunikasjon/nettverk: Mediekunnskap, politikernettverk, næringsnettverk, journalistnettverk og gode kommunikasjon- og skriveegenskaper
• Markedskompetanse: Markedsføring, kundekontakter, produkt- bransjeinnsikt
Gruppearbeid 2
• Valgkomiteen skal oppdatere
kompetansekartleggingsskjema og
intervjue styremedlemmer
Analyse av kartleggingen
• Hva mangler/for lite av
• Hva har vi overvekt av
• Hva forsvinner med de som er på
valg og eventuelt går ut
• Konklusjon på hva som trenges
Kompetansegapet må fylles
• Opplæring/kompetanse-
heving blant dagens
styremedlemmer
• Finne kandidater som
dekker behovet
• Leie inn en konsulent hvis
kompetansebehovet er
kortsiktig og forbigående
Kandidatsøk
• Vi vet nå følgende:
– Hvem som er på valg
– Hvem som eventuelt tar gjenvalg
– Om vedtektene stiller spesielle krav til
kandidater – geografi, eierstørrelse,
etc.
– Hvilken kompetanse vi skal lete etter
Hvor bør vi lete?
• Blant medlemmene • Tidligere styremedlemmer?
• I andre organisasjoner
– Søsterorganisasjoner
– Frivillige organisasjoner
– Aksjeselskap
– Politiske verv
• Blant engasjerte personer i media
Innsalg av vervet
• Argumentasjonsliste:
– Mulighet til å påvirke
– Gir større nettverk
– Være med på utvikling
– Ny kompetanse, erfaring
– Et trinn på karrierestigen
Informasjon til kandidaten
• Kort om virksomheten:
– Muligheter og utfordringer
– Økonomisk situasjon
• Om styrearbeidet:
– Arbeidsmengde, oppgaver, tilleggsoppgaver
– hyppighet i styremøter
– Kompetanse som finnes i styret
Intervjue kandidatene
• Bruk intervjuskjema – likt for alle kandidater
• Skap en god atmosfære
• Få kandidaten til å føle seg beæret og spesiell
• Forklar hvorfor dere har plukket ut vedkommende
• Åpne spørsmål – ikke ja/nei
• La kandidaten få tenke gjennom spørsmåla
Ønsket informasjon fra intervjuet
• Erfaring – både styrearbeid og ansatt
• Gjennomføringsevne
• Fleksibilitet i forhold til møter, samlinger, oppdrag
• Habilitet
• Referanser – godkjent av kandidaten
Tilpasset rollen kandidaten er tiltenkt.
Velge den rette
• Lage en oversikt i matriseform med kandidatene og deres kompetanse
• Sett sammen ulike alternativer og tenk også langsiktig
• Kan manglende kompetanse skaffes av et styremedlem?
• Test av innstillingen i god tid, kan synliggjøre at nye kandidater må søkes
• Uenighet i komitéen kan oppstå – bruk tid –flere alternative sammensetninger
Når innstillingen er klar
• Endringer blant dagens styremedlemmer i
forhold til tidligere innhentet info?
– Trekker seg/vil bli med videre?
• Sjekk at kandidaten fortsatt vil stille
• Informer om innstillingen og gangen videre
• Informer også de som ikke når opp og ta
godt vare på de til en senere anledning
Presentasjon av kandidater
• Lag kort presentasjon av kandidatene –også eksisterende styremedlemmer for å vise sammensetningen
– Kompetanse/erfaring/nettverk/etc.
• Bruk kompetansekartleggingsskjema til å finne argument
• Forbered kandidaten på egenpresentasjon på årsmøtet
Til årsmøtet
• Innstillingen oversendes årsmøtet etter
reglene i vedtektene
• Normalt sammen med årsmøtepapirene
noen uker før årsmøtet
• Sørg for å invitere kandidatene
På årsmøtet
• Hele valgkomitéen bør møte – forberedt
• Ivareta kandidatene – spesielt hvis de ikke blir valgt
• Valgkomitéens leder presenterer:
– Arbeidsform i komitéen, antall møter
– Tilgang til kandidater og engasjement blant medlemmer
– Andre forhold som er viktig for instillingen
• Innstillingen legges fram – kandidatene reiser seg og får anledning til å presentere seg raskt selv
Valg
• Årsmøtets ordfører styrer valget
• Det kan her komme benkeforslag
• Ta godt vare på de som ikke blir valgt
Jobben er gjort!
Utfordringer
• Kandidater som ønsker gjenvalg i strid med
valgkomitéens kartlagte behov
– Ønsker egentlig å fortsette, men tror de ikke blir
valgt
– Ønsker å fortsette, men styret trenger annen
kompetanse/egnethet
– Ønsker å fortsette, men styret trenger fornyelse
Bruk tid til å få forståelse og ikke bitterhet
Benkeforslag – ta lærdom
• Hva skjedde og hvorfor?
• Burde valgkomitéen ha forutsett det?
• Er valgkomitéen i utakt?
– Går for fort fram – eller for seint?
– Vil ha endringer/ikke endringer som årsmøtet ikke er enig i?
– Uro i medlemsmassen, ulike leirer med ulikt syn?
• Fokus på profesjon – ikke person