VedleggHer finner du ytterligere informasjon, søknader,

vedlegg og Kjernestyret og Representantskapets

innstillinger.

Agenda FM 04/12

01/12 - Godkjenning av referat og dagsorden

02/12 - Meldingsrunde

04/12 - Økonomiske tilstand i NHHS (10 + 2 min)

25/12 - Steinlageret (Orienteringssak) (5 + 10 min)

26/12 - Gullroten (Vedtakssak) (5 +10 min)

27/12 - Endring av Valginstruks - ettsemesters stemmerett (Vedtakssak) ( 5 + 5 min)

28/12 - K7 Minutter instruksendering (5 + 10 min)

29/12 - Bergen Challenge underutvalgssøknad (15 + 30 min)

30/12 - NHHI Friidrett (5 + 5 min)

31/12 - Kapitalismeutvalget (5 + 5 min)

10/12 - Eventuelt

04/2012

Velkommen skal du være på foreningsmøtettorsdag 1. november

1 9 3 6 - 2 0 1 1 75 år

1

Denne publikasjonen er et vedlegg til

FMmagasinet. Her finner du utfyllende

informasjon om sakene som står på

agendaen, samt Kjernestyrets og

Representantskapets innstillinger.

Fullstendig referat fra forrige FM finnes på

nettsidene til NHHS.

Møteleder: Henny Marie Fløystad

Bisitter: Stine Somby Flågan

Referenter: Arne Kristoffer Hansen og

Maria Nymo

1/12 – Godkjenning av referat og

dagsorden

02/12 – Meldingsrunde

Kjernestyret og Representantskapets

meldingsrunde finnes i skriftlig form i

FMmagasinet.

informasjon.

04/12 – Økonomisk tilstand NHHS

Økonomiasnvarlig i Kjernestyret Micael

Ueland gir informasjon om den økomiske

tilstanden i NHHS.

25/12 Orientering om Steinlageret

Orientering om Steinlageret

Ressursgruppen for lagringsplass i NHHS

orienterer om situasjonen rundt utredning

av Steinlageret som lagringsplass.

26/12 «Gullroten» Prosjektansvarlig i Kjernestyret, Solfrid

Helgesen, presenterer saken.

VEDLEGG 1: Søknad om opprettelse av

”S : G ”

Vedlegg 2: Innstilling fra Kjernestyret

Vedlegg 3: Innstilling fra

Representantskapet (separat)

VEDLEGG 1:Søknad om opprettelse av

”S : G ”

OPPSUMMERING

”G ”

som en offisiell hederspris i Norges

Handelshøyskoles Studentforening.

På Strategisk Forum 23.oktober 2012 ble

bakgrunn for og gjennomføring av

historiens første utdeling av prisen

”G ” M

innspill på om dette var en pris man ønsket

i studentforeningen, høre om forsamlingen

var enig i retningslinjene som ble utformet

tidligere i vår, og på hva som burde være

veien videre.Dette førte til mange gode

innspill, og det ble fremmet et ønske fra

forsamlingen om å ta saken opp på FM slik

at den offisielt kan bli en del av

tradisjonene i NHHS, dersom flertallet

ønsker det.

BAKGRUNN

Når man sitter i Kjernestyret er man en av

dem som aller best ser den fantastiske

innsatsen som legges ned i

studentforeningen vår, og hvor viktig hver

eneste NHHSer er for at hjulene skal kunne

gå rundt. Vi er bortskjemte på

studentengasjement i Norges aller beste

studentforening, og vi tror det er stor

sannsynlighet for at vi har det høyeste

antallet ildsjeler samlet på et og samme

sted.

Disse ildsjelene ønsket vi å hedre, og det

ønsket vi å gjøre ved å opprette en ny

utmerkelse i NHHS, nemlig

”S ederspris:

G ” V æ

2

på de som alltid yter det lille ekstra for

NHHS innenfor sine ansvarsområder og

som har utmerket seg positivt over lengre

tid.Utmerkelsen skal ligge under ridder i

rang, og kan dermed deles ut med større

hyppighet. Prisen skal gis til en NHHSer

som har utmerket seg positivt over lengre

tid, og det er ikke et kriterium at

vedkommende skal ha flest mulige verv.

Prisvinneren skal være en person som

alltid yter det lille ekstra for NHHS

innenfor sine ansvarsområder.

HISTORIKK

På KS-styremøte 29.mars 2012 ble saken

”O NHHS- ”

diskutert, og man ble enige om at Solfrid

som foreslo saken skulle skrive et skriftlig

forslag til vedtak og retningslinjer rundt

dette. Ut i fra dette bakgrunnsarbeidet var

det enighet om at dette var noe vi ønsket,

og vi bestemte oss for å prøve ut ordningen

17.mai 2012 for å se om prisen ville skape

engasjement og ha den positive effekten vi

håpet på.

Gjennomføringen skulle vise seg å bli

akkurat det vi hadde drømt om. Vi mottok

utrolig mange nominasjoner, og det var

fantastisk å lese alle de gode ordene som

ble skrevet om ulike bidragsytere i

studentforeningen vår. Vi endte opp med å

gi prisen til tre nominerte som virkelig

oppfylte kravene vi hadde satt til en verdig

vinner av Gullroten. De tre hadde utmerket

seg innenfor hvert sitt område, men

fellesnevneren var at de alle over lang tid

hadde lagt ned en innsats langt over det

som ble forventet av dem. Vinnerne våren

2012 var Erlend Karlseng (show og revy),

Mikkel Myhre (grafisk) og Andreas Martin

Saxegaard (K7, AV-system).

NAVN

Når det gjelder navnet på prisen gikk vi

gjennom en grundig idémyldring, og

diskuterte mange ulike forslag. Det er ulike

grunner til at vi til slutt valgte å kalle

prisen for Gullroten. For det første ønsket

vi at prisen skulle oppleves som en gulrot

for de som mottok den, og være en ekstra

motivasjonsfaktor for å fortsette den gode

innsatsen. Et annet mål med prisen var at

den skulle bidra til å løfte frem de litt mer

usynlige, men ekstremt viktige nøkkel-

bidragsyterne i studentforeningen. Dette

syntes vi ble illustrert fint av at gulroten er

delvis under jorden. Vi valgte også det fine

ordspillet GULLroten, for å få frem at det

er en eksklusiv og verdig pris som skal

henge høyt. Helt til sist ønsket vi et

originalt navn som folk skulle huske og

knytte assosiasjoner til med en gang, noe

vi opplevde at var tilfellet.Det er ønskelig

at prisen skal beholde navnet sitt med

tanke på de tre som allerede har mottatt

prisen.

SPILLEREGLER

Som nevnt tidligere ble det utformet et sett

retningslinjer for prisen, og disse

” ”

dem ble diskutert på Strategisk Forum. Her

kom det blant annet innspill på hvorvidt

nominasjonene skulle offentliggjøres,

hvilket organ som skal bestemme vinnerne

av prisen, antall vinnere ved hver utdeling,

og under hvilket arrangement prisen skal

deles ut. Jeg vil her gjengi noen av

argumentene som kom frem, og gi en

begrunnelse der det virker naturlig.

Fullstendige spilleregler finnes i vedlagte

retningslinjer.Når det gjelder antall ble det

bestemt at utmerkelsen skal gis ut til

maksimalt tre personer per år, dvs. at den

også kan gis ut til færre. På Strategisk

3

Forum kom det frem at man mente dette

var et fornuftig antall.

Alle medlemmer av NHHS skal få

muligheten til å nominere kandidater de

mener fortjener utmerkelsen. På Strategisk

Forum ble det diskutert hvorvidt navnene

på alle de nominerte skulle offentliggjøres,

da man så på det som nesten like hyggelig

å bli nominert som og faktisk vinne prisen.

Etter litt diskusjon rundt dette punktet har

man innstilt på at nominasjonene ikke skal

offentliggjøres. Hovedargumentet for dette

er at man ikke ønsker at det skal bli en

diskusjon rundt hvorvidt vinnerne var

verdige eller ikke, og at de skal bli målt

opp mot de andre nominerte. Dette vil

kunne være ubehagelig for de som mottar

prisen og bidra til at den nesten virker mot

sin hensikt, i tillegg til at det vil skape mye

unødvendig debatt.

Man har også innstilt på at prisen ikke skal

deles ut til medlemmer av sittende

storstyrer eller til sittende medlemmer av

Representantskapet. Årsaken til dette er

ønsket om å berømme de som jobber mer i

kulissene, enn de som allerede er svært

synlige i studentforeningen.

Når det gjelder hvem som skal bestemme

vinnerne av hedersprisen har man vært

gjennom tre ulike forslag. At KS og RS

bestemmer, at det skal være en åpen

avstemming på nettsiden, eller at KS

bestemmer hvem som skal motta prisen. På

Strategisk Forum kom det raskt frem at

man ikke ønsket en offentlig avstemming

da man ville unngå at det skulle bli en

popularitetskonkurranse. I tillegg mente

man at en slik pris som kun er ment som en

gladsak ikke skulle trenge å gå gjennom

alle de byråkratiske prosessene i NHHS, og

man konkluderte med at vinnerne av prisen

skulle avgjøres av KS.

Helt til slutt ble det diskutert i hvilken

anledning prisen skulle bli delt ut. I vår ble

både arrangementer som NHH-ballet,

Internaften, valgshow, FM og 17.mai-

frokosten vurdert. Man kom da frem til at

17.mai-frokosten var den mest passende

anledningen, en konklusjon man endte opp

med også på Strategisk Forum. Grunnen til

dette var at man mente det var en verdig

anledning, det er en anledning hvor det i

motsetning til andre arrangementer passer

å invitere familie, det er en anledning hvor

alkoholkonsum ikke er hovedfokus, og det

er en anledning som differensierer seg fra

utdeling av Ridder-ordenen.

SLUTTKOMMENTAR

Vi håper Foreningsmøtet ser verdien av å

ha en slik pris i NHHS, og at flertallet av

studentforeningens medlemmer ønsker å

innføre en ordning hvor man kan berømme

noen av de fantastiske ildsjelene vi har i

studentforeningen vår. Da prosessen

allerede er prøvd ut vet man at dette er en

pris som skaper positivt engasjement i

studentforeningen, og at vinnerne setter

stor pris på å få en slik anerkjennelse.

VEDLEGG 2: Innstilling fra Kjernestyret

Bakgrunn

Prosjektansvarlig i Kjernestyret søker om å

”S :

G ”

NHHS, ved å legge til en paragraf i

Kjernestyrets instruks. På Kjernestyrets

møte den 29. mars 2012 ble saken

”O NHHS- ”

fremmet av prosjektansvarlig og diskutert,

og det ble i etterkant av møtet utarbeidet

retningslinjer for utdelingen av Gullroten.

17.mai 2012 ble hedersprisen delt ut for

første gang, som en prøveordning, på

4

NHHS sin 17.mai-frokost. Prisen ble tildelt

tre ildsjeler i studentforeningen.

Utmerkelsen skal ligge under ridder i rang,

og kan dermed deles ut med større

hyppighet. Prisen skal gis til NHHSere

som har utmerket seg positivt over lengre

tid, og det er ikke et kriterium at

vedkommende skal ha flest mulige verv.

Prisvinneren skal være en person som

alltid yter det lille ekstra for NHHS

innenfor sine ansvarsområder.

På Strategisk Forum den 23. oktober 2012

ble bakgrunnen for og gjennomføring av

historiens første utdeling av prisen

presentert. Målet var å få innspill på om

dette var en pris man ønsket i

studentforeningen, høre om forsamlingen

var enig i retningslinjene som ble utformet

tidligere i vår, og på hva som burde være

veien videre.

Kjernestyrets innstilling

Kjernestyret ser hver dag hvilken innsats

som blir gitt av frivillige personer til

NHHS og mener at en hederspris som kan

deles ut med større hyppighet enn ridder

kan gi viktige personer i studentforeningen

heder og ære for den innsatsen de gir.

Tilbakemeldingene som er gitt fra

Strategisk Forum har vært positive til

opprettelsen av hedersprisen. KS har fått

noen tilbakemeldinger på navnet

«Gullroten», men bakgrunnen for

navnevalget er godt beskrevet i FM-

søknaden, samt at det vil være ønskelig å

opprettholde navnet med tanke på at prisen

allerede er delt ut til tre personer.

Kjernestyret anser seg ikke som inhabile i

behandlingen av søknaden, men mener det

er naturlig at innstillingen til

Representantskapet tillegges mer vekt.

Kjernestyret innstiller positivt til

instruksendringen og opprettelsen av

«Studenforeningens hederpris: Gullroten»

som offisiell hederspris i NHHS.

27/12 Endring av Valginstruks -

ettsemesters stemmerett

Vedlegg 4: Søknad fra

Reformressursgruppen

Vedlegg 5:Valginstruks(bak )

Vedlegg 6: Innstilling fra Kjernestyret

Vedlegg 7: Innstilling fra

Representantskapet

VEDLEGG 4: Søknad fra

Reformressursgruppen

(English further down.)

Forrige FM ble det fremmet et omfattende

forslag fra Reformgruppen om å reformere

og oppdatere lovene og instruksene i

NHHS. En liten del av dette forslaget var

et tillegg1 som presiserte at

ettsemesterstudenter (hovedsakelig gjelder

dette utvekslingsstudenter, og vil i resten

av søknaden refereres til som dette) på

NHH ikke er en del av manntallet som er

benyttet ved valg i NHHS, og dermed ikke

har stemmerett. I tiden etter at forslaget ble

godkjent på FM, har det vært mye

diskusjon rundt saken. Etter at flere

studenter tok kontakt med KS, besluttet KS

og Reformgruppen å undersøke saken

videre for å forsikre seg om at alle

antagelsene som lå til grunn for forslaget

var riktige.

Dette viste seg dessverre å ikke være

tilfelle.

Utgangspunktet for forslaget var basert på

en hypotese om at NHH har sine egne

manntallslister for studenter, siden

«manntall» er spesifisert i §62 i NHHs

valginstruks. En annen antagelse var at

Itslearning var direkte knyttet til NHHs

manntall. At utvekslingsstudenter tidligere

aldri har hatt muligheten til å stemme på

Itslearning antok vi betød at disse ikke var

en del av manntallet. Uten noen presedens

å basere forslaget vårt på, fremmet

Reformgruppen endringsforslaget i god tro.

Ifølge Studieadministrasjonen betaler

heller ikke utvekslingsstudenter

semesteravgift til NHH, men til

institusjonene de normalt studerer ved. Det

ble antatt at endringsforslaget var i tråd

5

med nåværende NHH-praksis, og at

stemmepraksisene i NHHS og NHH

dermed skulle bli standardisert.

Reformgruppen har allerede hatt god

kontakt med NHH sin jurist før FM-

søknaden ble skrevet. Vi stilte aldri

spørsmål til antagelsene om stemmerett, da

de fremstod som logiske, og forklarte

hvorfor utvekslingsstudenter ikke kunne

stemme på Itslearning. Etter diskusjoner i

etterkant av FM med NHH-juristen, IT-

avdelingen på NHH og

Studieadministrasjonen, viste det seg at

antagelsene våre ikke stemte. NHH har

ikke en offisiell manntallsliste for

studenter, kun for ansatte. Det kom også

frem at utvekslingsstudenter ikke har hatt

muligheten til å stemme på Itslearning

fordi de rett og slett ikke er blitt lagt til i

deltagerlisten ved de ulike valgene.

I følge Studieadministrasjonen er det

dessuten slik at selv om

utvekslingsstudenter ikke betaler

semesteravgift til NHH, blir de hos NHH

og hos Studentsamskipnaden i Bergen

(SiB) regnet som fulltidsstudenter som

betaler semesteravgift, jfr. første

leddsetning i §51, som ikke ble endret

forrige FM.

Utvekslingsforslaget var derfor basert på

feil/utilstrekkelig informasjon, og

Reformgruppens forslag (og dermed KS og

RS sine innstillinger) kan derfor anses som

ugyldige i dette enkelttilfellet.

Konklusjonen til FM kan i forlengelsen av

dette også anses som tatt på feil grunnlag.

Det er ingen bestemmelser i Loven for

NHHS som behandler situasjoner som

denne, bortsett fra §28g3 (som i

utgangspunktet ikke løser problemet, da

FM er over), så dette er i en lovmessig

gråsone. En tolkning av loven er at et FM-

vedtak er bindende uansett, og at det

kreves et nytt FM for å overstyre dette.

Delen angående utvekslingsstudenter var

det eneste forslaget i Reformgruppens

søknad som var fullstendig basert på

NHHs praksis. Den øvrige delen av

Reformgruppens forslag ble diskutert og

behandlet med et korrekt grunnlag.

Ironisk ble forslaget, som var ment til å

oppklare usikkerhet og tvetydighet i

valginstruksen til NHHS, ugyldig nettopp

som følge usikkerhet og tvetydighet. Alle

som har vært involvert i dette var like

overrasket som noen av dere er nå da dette

kom frem. Ingen har forsøkt å lyve eller

lure noen – dette var en feil, og en feil som

vi nå håper å rette opp i.

Den 27. september ble denne

informasjonen sendt ut på norsk og engelsk

på NHHS sine mailløkker og på nhhs.no.

Innholdet var utarbeidet etter god dialog

med Kjernestyret, Representantskapet,

Profileringsutvalget, MEBA Council,

International Committee og Forum for

Leaders (NHHS sitt lederforum for ledere

av underutvalg). Stud.NHH ble da

presentert for to alternativer:

Alternativ 1

I §94 av KS-instruksen står det at

Kjernestyret er besluttende organ i

enkeltsaker som ikke omfattes av Loven

eller instruksene. Vi foreslår derfor å følge

tolkningen om at vedtaket som følge av

den nye informasjonen, kan erkjennes som

ugyldig i praksis. Ved neste valg (som er

før neste Foreningsmøte) vil

utvekslingsstudenter derfor ha stemmerett.

På FM nr. 4 den 1. november vil

Reformgruppen fremme et forslag til FM

som formelt retter opp i feilen.

Alternativ 2

Da alternativ 1 er basert på uklare deler av

Loven, og i utgangspunktet går imot et

FM-vedtak, ønsker vi å åpne for

muligheten for et ekstraordinært FM.

Dersom dette er ønskelig, må 75 signaturer

fra NHHS-medlemmer (hvilket er kravet i

Loven for å innkalle til et ekstraordinært

FM) leveres på KS-kontoret. Alternativt

kan Kjernestyret kontaktes, som kan

innkalle til et ekstraordinært FM på

egenhånd. Dette vil i så fall være basert på

KS sine vurderinger, som igjen vil være

basert på tilbakemeldingene fra stud.NHH.

Undertegnede fikk utelukkende positive

tilbakemeldinger fra publikum, som var

enige i at alternativ 1 var den beste

løsningen. Reformgruppen søker derfor om

6

følgende instruksendring i valginstruksen,

som vil sørge for at fremtidige NHHSere

vet at utvekslingsstudenter har stemmerett:

Valginstruksen (§5 Stemmerett, punkt 1)

• For å ha stemmerett ved valget, må

man være medlem av Norges

Handelshøyskoles Studentforening, og ha

betalt semesteravgift for inneværende

semester, og være klassifisert som

fulltidsstudent i NHH sin valginstruks.

Studenter som kun går ett semester på

NHH har ikke stemmerett.

Utvekslingsstudenter har stemmerett.

Vi foreslår å legge til setningen

«Utvekslingsstudenter har stemmerett»,

fremfor å fjerne alle henvisninger til

utvekslingsstudenter/ettsemesterstudenter,

for at det ikke skal være noen tvil at

utvekslingsstudenter har stemmerett. Da

slipper man lignende misforståelser som

det har vært de siste årene i fremtiden.

Grunnen til at «utvekslingsstudenter»

brukes, og ikke «ettsemesterstudenter», er

fordi dette i praksis er det samme, og

«utvekslingsstudenter» i større grad er

selvforklarende. På denne måten vil det

dessuten ikke være noen tvil om at

utvekslingsstudenter som studerer i mer

enn ett semester også har stemmerett.

1Valginstruksen, §5:

• For å ha stemmerett ved valget, må

man være medlem av Norges

Handelshøyskoles Studentforening, ha

betalt semesteravgift for inneværende

semester, og være klassifisert som

fulltidsstudent i NHH sin valginstruks.

Studenter som kun går ett semester på

NHH har ikke stemmerett.

• Personer som i egenskap av å være

ansatt ved NHH har stemmerett ved valg

av ansattrepresentanter i Styret ved NHH,

har ikke stemmerett ved valg av

studentrepresentanter til Styret ved NHH.

2Valgreglement for NHH § 6. Liste over

stemmeberettigede - klage over

manntallsføringen

Administrerende direktør er

manntallsfører. Manntallet over de som har

stemmerett, skal være satt opp senest seks

uker før vedkommende valg for tilsatte og

studenter. Manntallet skal straks legges ut

til gjennomsyn for alle det vedkommer.

Klage over manntallsføringen avgjøres av

Det sentrale valgstyret. Klagen må være

innkommet til manntallsfører senest to

uker før valgdagen.

3 Loven for NHHS §28g) Kjernestyret og

Representantskapet er saksbehandlende

organer, og skal for alle

lovendringsforslag, instruksendringsforslag

og investeringssøknader fremme en

innstilling for FM. All relevant

saksinformasjon skal ligge til grunn for

denne innstillingen til FM. I motsatt tilfelle

skal saken underkjennes av

Foreningsmøtet. Saker kan underkjennes

med simpelt flertall.

4 Instrukser for Kjernestyret §9) Excerpt:

Kjernestyret er besluttende organ i

følgende saker: {..} Øvrige enkeltsaker

som ikke omfattes av lov for NHHS eller

instrukser.

English

Last General Assembly there was a large

proposal to reform and update the laws and

statutes that regulate NHHS. A small part

of this proposal was a clause1 that

formalized that one-semester students

(typically exchange students, and will be

referred to in the rest of the text as

exchange students) at NHH were not be

part of the electoral list used in NHHS

balloting. After this was ratified by the

General Assembly there has been a great

deal of discussion around this decision.

After several students have contacted the

Executive Board, they and the Reform

Group decided to look further into the case

to ensure that all assumptions in the

proposal were correct.

Unfortunately they were not.

7

At its very core, the proposal was built on

the hypothesis that NHH had its own

electoral list of students, since in §62 of the

NHH electoral mandate electoral lists are

specified. It was also assumed that

Itslearning was directly connected to

NHH’ c c

exchange students have never been able to

vote on Itslearning in the past meant that

they were not on this electoral list. With no

precedence to base their suggestion on, the

clause was submitted in good faith by the

Reform Group. Also, according to the

Department of Academic Affairs,

exchange students do not pay

semester/tuition fees to NHH, but to their

home institutions. It was thought that this

suggestion would be in line with current

NHH practice, and thus standardize voting

procedures.

The Reform Group had already been in

contact with NHH's lawyer before

submitting their recommendation, but

never questioned these assumptions as they

seemed logical and explained why

xc c ’

A c w NHH’

lawyer, the NHH IT Department, and the

Department of Academic Affairs at NHH it

was discovered that this was not the case.

T c NHH ’

have an official electoral list for students,

and only regulates its employees. It was

also uncovered that the reason that

exchan ’ b

vote electronically is that they were never

added to the participant list for the relevant

elections.

According to the Department of Academic

Affairs, even though exchange students do

not pay their tuition fees to NHH, they are

still regarded as full time students that pay

tuition fees by the Student Welfare

Organisation in Bergen (SiB) and NHH.

All in all, this means that the clause was

built on flawed premises, and thus the

recommendations from the Reform Group,

the Executive Board, and The Board of

Representatives can be considered invalid.

This means that the conclusion of the

General Assembly could be considered

null and void due to these invalid

recommendations.

There is no clause in the Law for NHHS

that deals with situations like this other

than §28g3 (which doesn't supply a

solution, since the General Assembly is

already over), and it is clearly in a grey

area legally speaking. One interpretation of

the law states that a General Assembly

resolution is binding no matter what, and

that thus it would require another General

Assembly to reverse this.

It is also worth mentioning that the clause

in question was the only one which was

completely and wholly based on NHH

practice, meaning that the rest of the

proposal was discussed on the proper

premises.

Ironically the clause, which was meant to

clear up uncertainty and ambiguity, was

invalid for the same reasons. Everyone

involved was just as surprised as some of

you are now when this came to light. No

one tried to lie or deceive anyone - this was

an honest mistake, and a mistake that we

hope has now been corrected.

On September 27th, the information above

was sent out in Norwegian and English to

the NHHS mailing lists and posted at

nhhs.no. The contents had been developed

after a good dialogue with the Executive

Board, the Board of Representatives, The

Promotion Committee, MEBA Council,

International Committee and Forum for

Leaders (a forum for subcommittee leaders

in NHHS). The students at NHH were then

presented with to alternatives:

Alternative 1

In §94 of the Executive Board's statutes it

is stated that the Executive Board is the

decision-making organ for issues not

covered by the Law of NHHS or statuettes.

We therefore propose that as a

consequence of the new information, the

8

exchange student-clause is considered

invalid for all practical reasons. In the

upcoming election (which is before the

next General Assembly), exchange

students will have the right to vote. At

General Assembly nr. 4, November 1st, the

Reform group will make a proposal that

formally fixes the mistake that was made.

Alternative 2

As alternative 1 is based on unclear pieces

of the Law of NHHS and goes against the

decision of the General Assembly, we

would like to still open for the possibility

of an extraordinary General Assembly. If

this is desired a list of minimum 75

signatures from NHHS members (which is

required by NHHS Law for an

extraordinary General Assembly) can be

submitted to the Executive Board office.

Alternatively, contact the Executive Board,

who can call for an extraordinary General

Assembly at their discretion. Please be

aware that this requires a general

consensus and is subject to their

judgement.

The Reform Group only got positive

remarks, and those who answered the e-

mail said they agreed that alternative 1 was

the best solution. Therefore, the Reform

Group applies the General Assembly for

the following change in the Election

Statutes of NHHS, that will make sure that

future exchange students will have the

right to vote:

In Norwegian:

Valginstruksen (§5 Stemmerett, punkt 1)

• For å ha stemmerett ved valget, må

man være medlem av Norges

Handelshøyskoles Studentforening, og ha

betalt semesteravgift for inneværende

semester, og være klassifisert som

fulltidsstudent i NHH sin valginstruks.

Studenter som kun går ett semester på

NHH har ikke stemmerett.

Utvekslingsstudenter har stemmerett.

In English (an interpretation of the

statutes):

The Election Statutes (§5, Voting Rights,

1. part)

• To have voting rights for the NHHS

election, you have to be a member of the

Student Association of the Norwegian

School of Economics, and have paid the

tuition fees for the current semester, and be

classified as a full NHH’

election statutes. Students only attending

NHH for one semester do not have voting

rights. Exchange students have voting

rights.

We propose to remove the sentence that

“… b c

NHH’s election statutes.

Students only attending NHH for one

” W

w c “Exc

”

removing any references to exchange

students/one semester students, so that

there will be no doubt that exchange

students have voting rights. In the future,

we will then hopefully avoid circumstances

w xc c ’ w

the case for many years up until now. The

reason that we propose the use of

“ xc ” “

” b c

self-explanatory. With the use of

“ xc ”

that there is no doubt that exchange

students that study at NHH for more than

one semester also have voting rights.

1Valginstruksen, §5:

• For å ha stemmerett ved valget, må

man være medlem av Norges

Handelshøyskoles Studentforening, ha

betalt semesteravgift for inneværende

semester, og være klassifisert som

fulltidsstudent i NHH sin valginstruks.

Studenter som kun går ett semester på

NHH har ikke stemmerett.

• Personer som i egenskap av å være

ansatt ved NHH har stemmerett ved valg

av ansattrepresentanter i Styret ved NHH,

9

har ikke stemmerett ved valg av

studentrepresentanter til Styret ved NHH.

2Valgreglement for NHH § 6. Liste over

stemmeberettigede - klage over

manntallsføringen

Administrerende direktør er

manntallsfører. Manntallet over de som har

stemmerett, skal være satt opp senest seks

uker før vedkommende valg for tilsatte og

studenter. Manntallet skal straks legges ut

til gjennomsyn for alle det vedkommer.

Klage over manntallsføringen avgjøres av

Det sentrale valgstyret. Klagen må være

innkommet til manntallsfører senest to

uker før valgdagen.

3 Loven for NHHS §28g) Kjernestyret og

Representantskapet er saksbehandlende

organer, og skal for alle

lovendringsforslag, instruksendringsforslag

og investeringssøknader fremme en

innstilling for FM. All relevant

saksinformasjon skal ligge til grunn for

denne innstillingen til FM. I motsatt tilfelle

skal saken underkjennes av

Foreningsmøtet. Saker kan underkjennes

med simpelt flertall.

4 Instrukser for Kjernestyret §9) Excerpt:

Kjernestyret er besluttende organ i

følgende saker: {..} Øvrige enkeltsaker

som ikke omfattes av lov for NHHS eller

instrukser.

VEDLEGG 6: Innstilling fra Kjernestyret

Bakgrunn

Reformgruppen søker om endring av

valginstruksen og klargjøre at

utvekslingsstudenter har stemmerett.

Kjernestyrets innstilling

Kjernestyret ser på dette som en liten, men

god endring som klargjør dagens praksis

bedre. Utvekslingsstudenter er en konstant

masse, som er viktig at blir representert.

Det er også slik at vi ønsker at dette skal

være en studentmasse som skal være

representert i NHHS.

Kjernestyret ser det som hensiktsmessig å

fjerne referanser til ettsemesterstudenter og

klargjøre utvekslingsstudenters rolle under

valget. Slik praksisen er, sees

utvekslingsstudenter på som

fulltidsstudenter av NHH og SiB.

På bakgrunn av momentene innstiller

Kjernestyret positivt til Reformgruppens

forslag om utvekslingsstudenters rolle ved

valg.

VEDLEGG 7: Innstilling fra

Representantskapet

Bakgrunn:

Kort tid etter FM 03/12 kom det frem at

det hadde blitt fattet et vedtak på feil

grunnlag i saken om utvekslingsstudenters

stemmerett og Reformgruppen har ryddet

opp i dette.

Representantskapets innstilling:

Representantskapet berømmer

Ressursgruppen for å ha lagt seg flat og

ført en ryddig saksgang i etterkant av FM

03/12.

Det er positivt at utvekslingsstudenter får

stemme til tross for at noen kun tilbringer

ett semester ved NHH. Dette da de som en

gruppering er tjent med å velge inn organer

som for eksempel IC til kommende

utvekslingsstudenters fortjeneste.

Kjernestyrets innstilling votert over i sin

helhet og vedtatt ved 6 stemmer for, 0

stemmer mot og 0 avholdende stemmer.

English: The Board of Representatives commends the

work and self-critique of the Reform group

in the wake of FM 03/12.

10

It is positive that the Exchange students have

a chance to vote, even though their stay at

NHH is limited to just one semester. The

Exchange students as a group benefits from

voting rights as they get to have a say in

groups as IC for coming Exchange students.

The Executive Boards proposition voted

for with 6 votes for, 0 votes against and 0

votes abstained.

28/12 K7 Minutter

instruksendering

Leder for K7 Minutter Edda Burheim og

og omstruktureringsansvarlig Fredrik

Torgersen vil presentere saken.

Vedlegg 8: Søknad fra K7 Minutter

Vedlegg 9: Instruks for K7 Minutter

Vedlegg 10: Innstilling fra Kjernestyret

Vedlegg 11: Innstilling fra

Representantskapet

VEDLEGG 8: Søknad fra K7 Minutter

OPPSUMMERING

Vi søker om å endre instruksen vår i

hovedsak på to punkter. Det ene er å få en

egen redaktør som en del av styret og det

andre er å gå over fra sendinger til

enkeltsaker. I tillegg ønsker vi å rydde opp

i, og klargjøre deler av instruksen vår i

forhold til hvor K7 Minutter er i dag.

I 2009 fikk K7 Minutter ansvar for AV-

systemet i aulaen. Etter dette er

medlemstallet vårt blitt doblet. Dette har

ført til at styret i K7 Minutter har fått

veldig mye mer å gjøre i forhold til

organisering. Det har også gjort at vi har

blitt mer avhengig av andre grupper i

studentforeningen, noe som går i mot det at

leder også skal være en uavhengig redaktør

for K7 Minutter. På bakgrunn av dette

ønsker vi å opprette en egen redaktør

stilling.

Verden og teknologien forandrer seg. Man

har de siste ti årene gått fra å se nesten alt

av video på TV hjemme, til å bruke

internett og youtube mer aktivt. Man ser

også at det har kommet tjenester som

VGTV ol. Vi med vårt sendingsformat blir

da utdaterte i forhold til resten av

medieverden, og vi ønsker derfor å gå over

fra sendinger til enkeltsaker.

Om vi får avslag på denne søknaden vil det

få en demotiverende virkning på vårt

videre arbeid, og generelt videoarbeid i

studentforeningen. Samtidig er det en stor

fare for at enkelte styremedlemer kan blir

utbrendt, som fører til at NHHS mister

viktige mennesklige videoressurser.

BAKGRUNN

I 2009 fikk NHHS AV-systemet i aulaen

som K7 Minutter fikk ansvar for å drifte.

Dette har ført til større endringer i gruppen.

Dette har ført til bedre kvalitet på

aulashowene, men samtidig over doblet

arbeidsmengden for K7 Minutter. Dette har

vi løst ved å doble medlemstallet i K7

Minutter de siste årene. Vi fikk også en

egen AV-ansvarlig i 2009 og fra å være

rundt 20 medlemmer frem til våren 2010 til

å være 43 medlemmer i skrivende stund.

Dette har gjort at vi generelt har fått mange

flere henvendelser og arbeidet har dreiet

seg mer om organisering. Når leder er

avhengi av å ha et godt forhold til andre i

studentforeningen, kan det være vanskelig

å opptre som en uavhengi kritisk presse.

Formatet sendinger, som vi har brukt i

flere år, passer ikke lengre til den

løsningen vi nå ønsker å ha for visning.

Tidligere har vi vist sendingene våre på

nettsiden vår k7.no og i Aud.Max etter

forelesning, med varierende resultat.

Derfor besluttet vi i desember 2011 å

opphøre med dette og istedet fokusere på

promotering av sendingene på nett. Nå er

vi altså bare en nettbasert kanal, som

VGTV og BTV, hvor de utelukkende har

enkeltsaker. Det eksisterer så godt som

ingen nettbaserte kanaler som har

sendingsformatet som standard, så på dette

feltet er vi utdatert. Vi føler at dagens

11

situasjon ikke er optimal med tanke på

profesjonalitet og kvalitet på produktet.

Vi har hatt en prøveperiode med de nye

instruksene i høstsemesteret 2012. Vi har

hatt redaktør inne som et ekstra

styremedlem til å prøve ut det nye systemet

og hatt et stort fukus på PR-delen av

PR/info stillingen for å kjøre dette

skikkelig inn. Dette har utelukkende fått

gode tilbakemeldinger fra de involverte,

både i styret og fra medlemmene i K7.

Samtidig med disse endringene har vi

planer om å oppdatere den gamle nettsiden

til en mer modere og brukervenlig platform

som støtter formatet med enkeltsaker.

Denne siden skulle etter planen være

opprativ gjennom prøveperioden, men på

grunn av uforutsette tekniske problemer

har dette ikke skjedd. Vi har som substitutt

for den manglende nettsiden valgt å

utelukkende legge sakene vi har produsert

dette semesteret på K7 Minutters

facebookside. Alternativet hadde vært å

legge ut enkeltsaker på den gamle

nettsiden, men dette ville skapt store

problemer for videoarkivet, som er et

veldig primitivt system og som da er

vanskelig å benytte til dette formatet. Vi

føler også at vi ved hjelp av facebook har

fått en god innsikt i seervaner, noe som

igjen vil gjøre nettsiden bedre.

INNSTILLING

Her viser vi endringene som vi ønsker å få

gjort, og deretter følger en begrunnelse

hvorfor vi ønsker den endringen. Vi går

gjennom alle paragrafer som vi ønsker å få

endret.

Går fra sendinger til saker

§1

K7 Minutter har to hovedansvarsområder:

• K7 MINUTTER skal produsere

sendinger saker med nyheter og

underholdning for studentene ved NHH,

samt bistå NHHS ved videoproduksjon.

• S ” ”

arrangementer i aulaen i regi av

underutvalg i NHHS eller Kjernestyret.

Vi ønsker å kunne gå fra å lage sendinger

som kommer ut annenhver måned til å lage

enkeltsaker som legges ut på nett. Dette

ønsker vi fordi vi mener konseptet med

sendinger er utdatert, det å lage sendinger

er mye ekstraarbeid for lite nytte, og

enkeltsaker gjør at vi kan være mer

aktuelle.

Om man ser seg rundt om på forskjellige

videotjenester på nett i dag, er

sendingskonseptet ikke-eksisterende. Vi

mener det er viktig å holde tritt med verden

rundt oss, og tilpasse oss seervanene til et

vanlig moderne menneske. Derfor mener

vi at sendinger er utdatert og at enkeltsaker

er mer passende.

Det å lage en sending gjør at man også ha

et studio. Å filme og redigere et studio tar

veldig mye tid. Dette på tross av at

kvaliteten på studioene våre har vært av

varierende kvalitet. Vi har også fått

tilbakemeldinger fra seere om at studio har

ofte blitt oppfattet som litt «kleint». Studio

er praktisk i forhold til å presentere saker,

men vi ser at denne fordelen drukner i alle

ulempene med dette.

Når vi kommer med en sending annen hver

uke er det ofte at en eller flere saker

omhandler noe som har skjedd for relativt

lenge siden. Vi ønsker at våre seere skal ha

et tettere forhold til vårt produkt, og tror at

saker om ting de allerede har glemt vil

virke negativt på dette. Samtidig mener vi

at om sakene våre er mer aktuelle

tidsmessig, vil det helhetlige produktet K7

Minutter leverer bli enda bedre.

Her vil vi også legge til at vi har sluttet

med å vise sendinger i Aud.Max, så det vil

derfor ikke bli noe problem ift.

Overgangen mellom sendinger og saker

her. Grunnen til at vi sluttet å vise

sendinger i Aud.Max er at vi kun fikk lov

12

til å vise sendinger etter siste forelesning

for dagen. Dette førte var at folk ofte var

slitne og valgte å gå, istedenfor å bli

værende å se. Det satt ofte få mennesker

igjen å så. Vi syns dette var dårlig PR for

K7 Minutter.

§9

Hver sending skal ha en sendeleder som

også er redaktør for sendingen. Leder har

ansvar for å utnevne sendeleder.

Siden vi går fra sendinger til saker, vil det

ikke være naturlig å ha en sendeleder for

en ikke-eksisterende sending.

§15

K7 MINUTTER skal sendes minimum

annenhver uke og minimum 5 ganger per

semester, med mindre spesielle

omstendigheter ikke tillater det.

K7 MINUTTER skal ha minst 20 saker per

semester med mindre spesielle

omstendigheter ikke tillater det

Siden vi går fra sendinger til saker

omformulerer vi denne. 20 saker tilsvarer

minimumskravet vårt med sendinger, da vi

har et minimum på 4 saker per sending.

§17

Prioritering for bruk av K7 Minutters

utstyr:

1. Produksjon av K7 Minutters –

nyhetssendinger redaksjonelle saker.

2 G ” ”

filmproduksjon ved arrangementer i aulaen

3. Opplæring og etterutdanning av

medlemmer i K7 Minutter

4. Oppdrag utført av medlem i K7

minutter for underutvalg

5. Oppdrag utført av K7 Minutter for

interessegrupper og studenter ved NHH

6. Utlån av K7 Minutter sitt utstyr til

kvalifisert/opplært medlem i NHHS etter

avtale

Vi bytter her ut nyhetssendinger med

redaksjonelle saker.

Endring i styrestillinger

Vi ønsker å fjerne dataansvarligstillingen

og få inn en egen redaktørstilling. Samtidig

ønsker vi å tilføre PR til

informasjonsansvarligstillingen. Samtidig

ønsker vi å flytte litt på ansvarsområdene

innad i styret.

§2

K7 MINUTTER har 6 tillitsvalgte som

utgjør styret. Disse dekker følgende

ansvarsområder:

1. Leder

2. Økonomiansvarlig

3. Teknisk ansvarlig

4. Dataansvarlig 4. Redaktør

5. PR/Informasjonsansvarlig

6. AV-ansvarlig

§3

Leders ansvarsområde:

• Leder har ansvarsområder i henhold

til fellesinstruksen for underutvalgene.

• Leder er ansvarlig redaktør for K7

MINUTTERs sendinger.

§5

Teknisk ansvarlig sitt ansvarsområde:

• Teknisk ansvarlig har ansvaret for

vedlikehold av K7 MINUTTERs utstyr,

samt ansvar ved anskaffelse av nytt utstyr.

• Teknisk ansvarlig skal koordinere

utlån av K7 MINUTTERs utstyr samt påse

at alle som benytter utstyret har den

nødvendige kompetanse.

• Teknisk ansvarlig skal revidere 3

års planer (Se egen del av instruks for

økonomiske forhold) hvert høstsemester i

samarbeid med AV-ansvarlig og leder, og

levere denne til Kjernestyret.

• Ansvar for daglig drift av

datamaskinene, og vedlikehold samt

oppdateringer.

§6

Dataansvarlig sitt arbeidsområde:

• Dataansvarlig har i tillegg ansvaret

for K7s nettside, publisering av sendinger

på nett, samt at det som produseres

arkiveres i både fil- og tapeformat.

• Dataansvarlig har ansvar for å

holde orden på videoarkiv.

• Ansvar for daglig drift av

datamaskinene, og vedlikehold samt

oppdateringer.

Redaktør sitt arbeidsområde:

• Redaktør er ansvarlig redaktør for

K7s saker

13

• Redaktør har ansvar for å holde

orden på videoarkiv.

Dataansvarlig har av naturlige årsaker

mistet viktigheten gjennom årene. Den

generelle datakompetansen i gruppen har

økt sammen med medlemstallet og de

vanskeligste oppgavene har ofte blitt slik at

vi uansett må ta kontakt med it-gruppen for

å løse problemer. Vi fikk ny datapark

desember 2011, og dataparken vår ble

gjennom dette lagt under IT-gruppen sin

investeringsplan. Det gjør at vi ikke lengre

trenger en dataansvarlig til å ha ansvar for

å oppdatere hardware. Likevel er det viktig

at softwear og småendringer blir gjort

kontinuerlig. Derfor ønsker vi å legge dette

under teknisk ansvarlig, da det er noe som

overlapper med han/huns nåværende

arbeidsoppgaver.

Dataansvarlig har tidligere hatt ansvar for

drift av nettsiden og å arkivere

produksjoner. Dette faller nå henholdsvis

under PR/info og redaktør fordi det er

naturlig for deres stillinger. PR/info har

også ansvar for ekstern info, og nettsiden

er en viktig kilde til dette.

Den nye stillingen «Redaktør» vil i tillegg

til å være ansvarlig redaktør ta over

ansvaret for å publisere sakene. Redaktør

har siste ansvar for alt som K7 publiserer,

og det er derfor naturlig at redaktør er siste

person som ser på saken før den publiseres.

På grunn av dette er det også mest

hensiktsmessig at redaktør er ansvarlig for

arkivering av alt videomatriell.

Tidligere har leder vært ansvarlig redaktør.

Det har vært to problemer med dette. Det

første er at arbeidsmengden rundt det å

være ansvarlig redaktør, oppå alt ansvaret

leder har er alt for stor. Spesielt etter at

AV-systemet ble en del av NHHS. Det

andre problemet er at leder for K7 Minutter

er avhengig av et godt samarbeid med

resten av studentforeningen. På grunn av

utlån av utstyr, oppdrag og generelt

samarbeid. Da er det vanskelig å fungere

som en uavhengig redaktør. K7 Minutter

ønsker å være så uavhengig på den

redaksjonelle delen av gruppen.

Alt dette gjør at vi ønsker å bytte fra

dataansvarlig til redaktør. Redaktør vil da

også bli tillitsvalgt i NHHS.

§7

PR / Informasjonsansvarlig sitt

ansvarsområde:

• PR / Informasjonsansvarlig har

ansvar for intern og ekstern informasjon og

profilering.

• PR / Informasjonsansvarlig har

ansvar for profilering av K7 Minutter.

• PR / Informasjonsansvarlig har

ansvar for daglig drift av nettsiden til K7

Minutter.

Vi leverer et produkt til stud.NHH. Dette

har vi et stort ønske om at så mange som

mulig benytter seg av. Derfor er det viktig

med PR og reklame. Siden vi ikke viser

sending i Aud.Max lengre er det enda

viktigere enn før å drive god PR for å heve

antall seere. Et større antall seere skaper

større arbeidsglede for medlemmene, som

igjen vil skape et bedre produkt for

stud.nhh. For å understreke dette ønsker vi

at PR/info skal ha et eget punkt som

omhandler profilering.

Pr/info vil også få ansvaret for den daglige

driften av nettsiden, som beskrevet i

endringene i § 6.

Vi føler det er viktig å få PR inn i

stillingsnavnet for å gjøre bevisheten rundt

PR større, både internt og eksternt.

Vi ønsker å fjerne første punkt i AV-

ansvarlig sin instruks.

§8

AV-ansvarlig sitt ansvarsområde:

• AV-ansvarlig skal koordinere alt av

innkommende oppdrag knyttet til AV-

systemet

• AV-ansvarlig har ansvaret for K7

Minutters AV-system, samt ansvar ved

anskaffelse av nytt utstyr knyttet til dette.

• AV-ansvarlig skal revidere 3 års

planer (Se egen del av instruks for

økonomiske forhold) hvert høstsemester i

samarbeid med økonomiansvarlig, teknisk

ansvarlig og leder, og levere denne til

Kjernestyret.

14

AV-ansvarlig har pr.dags dato ikke det

reelle ansvaret for dette, og vi syns da det

er naturlig at det styrkes, da det ikke

stemmer med virkeligheten.

Endring i valggjennomføring

Vi ønsker å flytte valg av

PR/informasjonsansvarlig til

høstsemesteret, og sette valg av Redaktør

til vårsemesteret.

§11

Alle tillitsvalgte i K7 MINUTTER velges

ved internvalg og sitter ett år.

• Økonomiansvarlig, teknisk

ansvarlig og informasjonsansvarlig

Redaktør velges på slutten av

vårsemesteret, og sitter de påfølgende to

semestre.

• Leder, dataansvarlig

PR/Informasjonsansvarlig og AV-ansvarlig

velges på slutten av høstsemesteret, og

sitter de påfølgende to semestre.

Vi ønsker at styret skal ha best mulig

overlapping mellom stillingene, slik at vi

får god kontinuitet i vårt arbeid. Derfor

ønsker vi at stillinger som har en viss

sammenheng med hverandre, velges i

forskjellige semestre.

Alkohol og K7 sitt utstyr

Vi ønsker å endre ordlyden i § 19, for å

spesifisere ifht forsikring.

§19

Ved bruk av K7 Minutters utstyr skal en

ikke drikke alkohol.

Ved bruk av K7 Minutter sitt utstyr må

man være edru.

Etter samtale med økonomiansvarlig i KS

har vi funnet ut at forsikringen av utstyret

vårt ikke gjelder om brukeren har promille.

Derfor ønsker vi å spesifisere denne

instruksen, slik at det ikke er noen tvil i

forhold til forsikringen.

SLUTTKOMMENTAR

Disse endringene ble utformet av en

gruppe i K7 Minutter, våren 2012. Deretter

hadde vi et allmøte med alle våre

medlemmer, hvor vi diskuterte endringene,

og stemte over dem. Deretter hadde vi

valg, hvor vi også valgte en redaktør.

Denne høsten har vi hatt en prøveordning

på endringene, og tilbakemeldingene fra

medlemmene og styret har vært gode.

Spesielt har dette lettet arbeidet for leder

en del, og gjort styrearbeidet mer

oversiktlig.

Konsekvensene ved avslag vil være at hele

gruppen blir demotiverte, til fortsatt arbeid.

Vi har gjennom en naturlig prosess

kommet frem til disse endringene, og hele

gruppen er sammen enige om disse. Ved

avslag vil det være unaturlig å gå tilbake til

slik det var før.

Samtidig vil det føre til at enkelte

styremedlemmer kan stå i fare for å bli

utbredte. Dette vil igjen føre til at NHHS

vil miste viktige, menneskelige ressurser.

VEDLEGG 10: Innstilling fra Kjernestyret

Bakgrunn

Underutvalget K7 Minutter ønsker å endre

sine instrukser. Endringene går i hovedsak

ut på to punkter. Det ene er å endre

styrestillingene og det andre er at de ønsker

å endre instruksen slik at det skal være

mulig med enkeltsaker fremfor sendinger.

Kjernestyrets innstilling

Kjernestyret ser på endringene K7 minutter

har gjort som en modernisering og en

nødvendig endring av deres instruks. Vi ser

på det som svært positivt at endringene

som det søkes om har hatt en prøveperiode,

og at de har vært i dialog med oss gjennom

hele prosessen.

Det er positivt at de ikke øker antall

styrestillinger, men at de i stedet forandrer

styremedlemmenes ansvarsområder slik at

de stemmer bedre overens med ønsket

praksis. Vi stiller spørsmålstegn ved

nødvendigheten av å endre navn fra

informasjonsansvarlig til

15

PR/informasjonsansvarlig, men mener

dette er noe K7 kan bestemme selv.

K7 har hatt sendinger i mange år, men vi

støtter argumentene for å gå over til

enkeltsaker. Gjennom enkeltsaker kan K7

være mer aktuelle enn gjennom sendinger.

Vi vil likevel nevne at promotering av

denne endringen er viktig for at studentene

skal få det med seg. Dette regner vi med

vil ordne seg når den nye nettsiden

kommer i gang og

PR/informasjonsansvarlig i styret starter

sitt virke.Vi er svært positive til endringen

som sier at K7-minutters utstyr kun kan

benyttes av personer som er edru. Dette er

nødvendig med tanke på verdien av

utstyret K7 benytter seg av.

Kjernestyret innstiller positivt på

søknad om endring av instruksen til K7-

minutter.

VEDLEGG 11: Innstilling fra

Representantskapet

Bakgrunn:

Underutvalget K7 Minutter ønsker å endre

sine instrukser. Endringene går i

hovedsak ut på to punkter: Det ene er å

endre styrestillingene, og det andre er å

endre

instruksen slik at det skal være mulig med

enkeltsaker fremfor sendinger.

Representantskapets innstilling:

Representantskapet ønsker først å

berømme K7 Minutter for en veldig flott

prosess i

arbeidet mot denne søknaden. Vi mener

dere i prøveordningen har bevist at den nye

strukturen med redaktør fungerer

hensiktsmessig, og at endringen i intern

valgordning dermed er fornuftig. Dette har

vist at søknaden er forankret i

gjennomtenkte og velfungerende

endringer.

Å gå fra sendinger til enkeltsaker virker på

Representantskapet som en god løsning,

som sikrer at K7 Minutter leverer et

produkt som er mer attraktivt for

studentene.

Det gir et mer relevant nyhetsbilde, og er

mer i tråd med resten av media-verden,

som

dere selv påpeker.

Representantskapet mener K7 Minutter

med sin varige medlemsmasse drar

fordeler

av en detaljert instruks. Endringene dere

søker om gjenspeiler på en bedre måte

hvordan ansvarsområdene i K7 i praksis

fordeles. Instruksen bør i sammenheng

med

utfyllende vitebøker inneholde klare

formuleringer av ansvarsfordelingen, og

dette

har vi grunnlag for å kunne si dere

oppfyller.

Representantskapet innstiller positivt til K7

Minutter´s søknad om

instruksendring.

29/12 Bergen Challenge

underutvalgssøknad

Leder Christian Magnus Knap og

Økonomiansvarlig Jørn Valgermoe

presenterer søknaden.

Vedlegg 12: Underutvalgssøknaden

Vedlegg 13: Støtteerklæringer

Vedkegg 14:Instruks BC (bak)

Vedlegg 15: Instruks fond og

avskrivninger(bak)

Vedlegg 16:Instruks it-gruppen (bak)

Vedlegg 17: Lov for NHHS (bak)

Vedlegg 18: Regnskapsinstruks (bak)

Vedlegg 19:Instruks Teknisk Gruppe (bak)

Vedkegg 20:Økonomiinstruks (bak)

Vedlegg 21:Ansettelse og

konsertvirksomhet (bak)

Vedlegg 22: Avtale mellom BC og UKEN

(bak)

Vedlegg 23: Innstilling fra Kjernestyret

16

Vedlegg 24: Innstilling fra

Representantskapet (separat)

VEDLEGG 12:Underutvalgssøknaden

OPPSUMMERING

Bergen Challenge søker herved om å bli en

offisiell del av NHHS ved å bli vedtatt som

underutvalg ved fjerde Foreningsmøte

2012, torsdag 1. november.

Underutvalgssøknaden vil tre i kraft med

virkning fra 01.01.2013.

Bergen Challenge er en

studentidrettsfestival som skal arrangeres

annethvert år, med visjon om å være

Norges største og beste. Arrangementet

skal bestå av en sportslig del, med

hovedfokus på å arrangere Studentleker,

som innebærer Studentmesterskap og

Studentcup i en rekke ulike idretter. Den

kulturelle delen har åpningsseremoni,

bankett og andre sosiale arrangementer i

fokus. Norges Studentidrettsforbund står

for tildelingen av Studentleker,

Studentmesterskap og Studentcuper, og

Bergen Challenge skal etterstrebe

muligheten til å arrangere dette hvert

partallsår.

Bergen Challenge ble arrangert for første

gang i 2011, med suksess og et marginalt

overskudd. 2012- versjonen bygget videre

på suksessen, med mange forbedringer.

Foreløpig resultat vitner om overskudd og

de generelle tilbakemeldingene fra

deltakere har vært svært positive.

Bergen Challenge som underutvalg

medfører visse utfordringer for

studentforeningen. Vi mener at

studentforeningen har plass til Bergen

Challenge, basert på søkertall både i 2011

og 2012. Problematikken med

ansettelsesprosessen for de tre store

prosjektorganisasjonene, UKEN, NHH-

Symposiet og Bergen Challenge, har blitt

løst gjennom dialog. Det gjenstår en del

arbeid med problematikken rundt knappe

ressurser i NHHS, men dialog med ledere

for de utsatte gruppene har medført god

innsikt i Bergen Challenge sitt behov og

påvirkning. I tillegg har disse møtene vært

viktig for å se på potensielle løsninger og

kreative ideer for hvordan dette skal kunne

løses på helhetsbasis for hele

studentforeningen. Videre har Bergen

Challenge og UKEN hatt dialog på

problematikken rundt overlappende

kjernevirksomhet, og en avtale er

utarbeidet.

Bergen Challenge som underutvalg

medfører svært mange muligheter for

studentforeningen. Bergen Challenge

komplementerer det allerede eksisterende

tilbudet i NHHS. Prosjektet gir også flere

en mulighet til å engasjere seg i NHHS.

Bergen Challenge gir blant annet nye

førstekullister og masterstudenter

muligheten til å engasjere seg tidlig de

årene UKEN ikke arrangeres, i tillegg

tilbyr organisasjonen verv til studenter som

ikke tidligere har hatt et stort tilbud,

deriblant utvekslingsstudenter og

idrettsengasjerte NHH-studenter. NHH og

NHHS kan nyte godt av Bergen Challenge

i form av merkevarebygging, da

arrangementets fokus på idrett og sunne

verdier kan være hensiktsmessig. I tillegg

er Bergen Challenge et arrangement som

når ut til hele landets studenter, og som i så

måte kan skape positive effekter for NHHS

i og utenfor Bergen.

Bergen Challenge 2011 og 2012 har gitt

sitt overskudd til NHH Aid. Ved

underutvalgsstatus vil et potensielt

overskuddet i sin helhet tilfalle NHHS.

Unntaket er i tilfeller der støtten fra Norges

Studentidrettsforbund overgår

idrettskostnadene. I slike tilfeller vil

differansen tilfalle NHHI.

Bergen Challenge har gått i overskudd

begge sine leveår, noe som innebærer et

stort økonomisk potensiale. Spesielt viktig

er det å fremheve at støtten fra Norges

Studentidrettsforbund og inntekter fra

deltakeravgift er viktige inntektskilder. I

tillegg er samarbeidsavtaler og

17

annonseinntekter betydelige inntektskilder.

Kostnadsmessig er det halleie,

åpningsseremoni og bankett som er de

største utgiftspostene. Det er viktig å

merke seg at det kan kuttes mye i flere av

disse dersom sviktende deltakerantall

skulle bli en realitet. Både Bergen

Challenge 2011 og 2012 har tilknyttet seg

gode samarbeidsavtaler, noe som vitner om

et stort potensiale i forbindelse med

markedsavtaler. Et kritisk punkt er

reforhandlingene av NHHS sine

samarbeidsavtaler, som kan åpne for at

Bergen Challenge fritt kan tilknytte seg de

samarbeidspartnere organisasjonen finner

hensiktsmessig.

Endringen til underutvalg trengs for å sikre

kontinuitet i gjennomføringen av

arrangementet og heve idrettsfestivalens

kvalitet. For NHHS er det viktig at Bergen

Challenge blir et underutvalg slik at

studentforeningen har mer kontroll på

arrangementet, blant annet gjennom

budsjettrunder og styrevalg. I tillegg vil

studentforeningen kunne nyte godt av et

potensielt overskudd. Skulle Bergen

Challenge ikke bli tatt opp som

underutvalg, vil det være en viss fare for at

prosjektet dør ut på sikt, og det vil medføre

at studentforeningens kontroll over

arrangementet er minimal.

BAKGRUNN

Hva er Bergen Challenge?

Bergen Challenge er en

studentidrettsfestival som annethvert år

arrangerer Studentleker. Studentleker er en

betegnelse for et idrettsarrangement med

flere ulike idrettsturneringer, og Norges

Studentidrettsforbund (NSI) står for

tildelingen av dette. Bergen Challenge står

som teknisk arrangør på vegne av NHHI,

som er formell arrangør for Studentlekene.

I tillegg til idrettsturneringene skal Bergen

Challenge også arrangere

åpningsseremoni, sosiale arrangementer og

en avsluttende bankett. Bergen Challenge

har som visjon å være Norges største og

beste studentidrettsfestival. Målet er at

Bergen Challenge skal bli et arrangement

som hele studentidretts-Norge skal ønske å

delta på. Arrangementet skal fungere som

en møteplass for idrettsinteresserte

studenter fra hele landet, slik at nettverk

kan bygges på tvers av idrettslag og

studiesteder.

Studentlekene Bergen Challenge 2011

Ideen Bergen Challenge ble unnfanget av

NHH-studentene Martin Schütt og Kjetil

Sand. Etter Studentlekene i Trondheim

vinteren 2010, mente de at NTNUI hadde

levert et bra arrangement, men at med

NHHS i ryggen kunne NHH-studenter få

til dette langt bedre. De fikk med seg

nesten 400 medhjelpere fra

studentforeningen, og skapte Bergen

Challenge, 12-16. oktober 2011. Det ble

arrangert 16 forskjellige idretter, hvorav 12

hadde status som Studentmesterskap. I

underkant 1100 deltagere fra 24

forskjellige studentidrettslag i landet deltok

på idrettsfestivalen. Åpningsseremonien på

Festplassen inneholdt konsert, show, taler

og et fyrverkerishow. Torsdags- og

fredagskvelden inneholdt et ulike

kulturelle tilbud til deltakerne, og lørdagen

ble avsluttet med en bankett i

Vestlandshallen.

Med tanke på at arrangementet ble

gjennomført for første gang må Bergen

Challenge 2011 kalles en stor suksess.

Arrangementet gikk med et lite overskudd,

og tilbakemeldingene fra både deltakere og

funksjonærer var hovedsakelig gode.

Idrettsturneringene under Bergen

Challenge 2011 ble gjennomført

oppskriftsmessig, åpningsseremonien ble

en ubetinget suksess, og banketten ble en

verdig avslutning, dog med

forbedringspotensial. Enkelte aspekter ved

arrangementet var mindre vellykket, blant

annet var etterspørselen etter flere av

utelivsarrangementene mangelfull. I

retrospekt kan dette knyttes sammen med

for lite informasjon og for bredt tilbud.

18

Det økonomiske målet til Bergen

Challenge 2011 var å unngå underskudd,

med mest mulig midler brukt på selve

arrangementet for å bygge merkevaren

Bergen Challenge. Resultatet ble 3712

kroner, som etter avtale gikk uavkortet til

NHH Aid. Det eneste tilsvarende

arrangementet Bergen Challenge kan

sammenlignes med, er Studentlekene i

Trondheim 2010. Studentlekene

Trondheim 2010 endte opp med et

underskudd på over 500 000, inkludert en

uforutsett vaskeregning på 250 000 kr.

Studentlekene Bergen Challenge 2012

Bergen Challenge 2012 arrangerte 14 ulike

idrettsturneringer, hvorav åtte hadde status

som studentmesterskap, mens de

resterende seks var studentcup. 1539

deltakere fra 32 ulike studentidrettslag

deltok i lekene, og av disse kom omkring

900 deltakere fra studiesteder utenfor

Bergen. NHHI var representert med i

overkant av 300 deltakere.

Startskuddet for Studentlekene gikk

offisielt torsdag 11. oktober med

innledende runder i de fleste idrettene på

dagtid, og en åpningsseremoni, som

inneholdt sang, dans, taler og

fyrverkerishow, på Festplassen på

kveldstid. Fredag ble konseptdagen «Idrett

for alle» arrangert på Festplassen, med

fokus på å rette søkelyset mot

funksjonshemmedes muligheter på

idrettsarenaen. Samme kveld ble en

futsalcup for psykisk utviklingshemmede

arrangert i Vitalitetssenteret. For årets

deltakere fortsatte idrettsturneringene

denne dagen, før det på kveldstid ble vist

landskamp på storskjerm i Festivalcampen.

Lørdag var det duket for finaler i de fleste

idrettene, mens kvelden førte med seg en

avsluttende bankett i Grieghallen.

Bergen Challenge 2012 hadde med seg 335

funksjonærer, hvorav åtte er eksterne

studenter med ansvar for rekruttering ved

sitt studiested.

Bergen Challenge 2012 har hovedsakelig

ført med seg positive tilbakemeldinger fra

deltakerne. Spesielt Grieghallen som

bankettleverandør, profesjonelle

idrettsturneringer og bedre

informasjonsflyt har blitt trukket frem som

positive aspekter fra deltakerne. Bergen

Challenge 2012 skal gjennomføre en

deltakerundersøkelse, som neste styre kan

bygge videre på.

Organisasjonens oppbygning

Dette er et forslag til oppbygningen av

Bergen Challenge, basert på erfaringer fra

2011 og 2012.

Styret består av følgende åtte stillinger:

Leder, Økonomisjef, Arrangementssjef,

Informasjonssjef, Markedssjef, Kultursjef,

Logistikksjef og Eksternsjef1.

Økonomiseksjonen har ansvar for alt som

vedrører Bergen Challenge økonomisk.

Arrangementseksjonen har ansvar for alle

arenaer og idrettsturneringer.

Informasjonsseksjonen har ansvar for

intern informasjonsflyt før og under

arrangementet.

Markedsseksjonen har ansvar for

samarbeidspartnere, leverandøravtaler og

reklamesalg.

Kulturseksjonen har ansvar for festivalens

kulturelle tilbud, som åpningsseremoni og

avsluttende bankett.

1 Merknad: Bergen Challenge 2012 hadde stillingen

HR-ansvarlig, som vil falle innunder

Informasjonsseksjonen fra og med Bergen

Challenge 2014, da vi finner det hensiktsmessig at

styret består av åtte personer, slik som for de andre

prosjektorganisasjonene.

19

Logistikkseksjonen har ansvar for alt

vedrørende overnatting, innkjøp og

transport.

Eksternseksjonen har ansvar for

rekruttering av deltagere, mediehåndtering

og ekstern informasjonsflyt før og under

arrangementet.

UTFORDRINGER

Plass i NHHS?

I forkant av Bergen Challenge 2011 var

mange skeptiske til om studentforeningen

hadde nok engasjement til å huse enda en

stor prosjektorganisasjon. UKEN 12 og

Bergen Challenge 2011 ansatte i samme

perioder i alle ansettelsesrundene, noe

begge parter kom godt ut av. Eksempelvis

ansatte UKEN ca 700 personer, og Bergen

Challenge 2011 ansatte omkring 250

personer høsten 2011. Bergen Challenge

2012 har hatt oversøking på alle

ansettelsesrunder, og NHH-Symposiet har

gitt uttrykk for at også de har oppnådd

gode søkertall, uten at vi har

detaljkunnskap om dette. I sum anser vi

trykket på studentforeningen som mindre

etter flytting av arrangementet til

partallsår.

Vi vet imidlertid ikke hvor mye tre store

prosjektorganisasjoner, UKEN, Symposiet

og Bergen Challenge, tærer på

rekrutteringen til de andre underutvalgene,

og vi kan heller ikke si noe om hvordan

rekrutteringen vil være i årene som

kommer. Basert på de erfaringer vi har fra

rekrutteringsprosessene til Bergen

Challenge 2011 og 2012, kan vi trekke den

konklusjonen at Bergen Challenge er et

konsept stud.NHH ønsker å støtte og være

med på å utvikle videre.

Ansettelsesrekkefølge for de tre

prosjektorganisasjonene

UKEN, NHH-Symposiet og Bergen

Challenge er sammen blitt enige om en fast

ordning for rekkefølge på

rekrutteringsukene i årene som kommer,

gitt at Bergen Challenge blir valgt inn som

Underutvalg. Dette er en avtale vi alle

stiller oss bak, og som vi håper kommende

styrer for alle tre prosjektorganisasjonene

vil følge i årene fremover. Se vedlegg 21,

utformet av Solfrid Helgesen,

Prosjektansvarlig i Kjernestyret 2012.

Knappe ressurser i NHHS

Studentforeningen opplever knapphet på

ressurser i enkelte av foreningens

Underutvalg. Hovedsakelig gjelder dette

Teknisk Gruppe (TG), K7 Minutter,

Grafisk NHHS og it.gruppen. Bergen

Challenge vil som underutvalg ha krav på

hjelp fra nevnte grupper, noe som

ytterligere vil tære på ressursene i

studentforeningen.

Bergen Challenge har vært i møter med

lederne for disse fire gruppene. Sammen

har vi sett på behovet for gruppens

ressurser i dag, og i fremtiden, samt gått

inn på hvordan Bergen Challenge

eventuelle inntreden som Underutvalg vil

påvirke den aktuelle gruppen.

Teknisk Gruppe

For Bergen Challenge er behovet for TG,

slik arrangementet er utformet i dag, lite. I

samarbeid med TG kan vi se for oss

følgende bruksområder i fremtiden; en

avsluttningsfest for funksjonærene med

aulashow, konsert arrangert for deltakere

og funksjonærer under Bergen Challenge,

for eksempel i Campus eller Aulaen, og

hjelp til å vurdere tilbud fra eksterne

lyd/lys-leverandører.

Åpningsseremoni og bankett er større

arrangement som foregår utenfor skolen,

der utstyret leies inn fra eksterne

leverandører. Dette vil ikke kreve støtte fra

TG. I Festivalcampen og eventuelt i haller

vil det holde med PA-anlegg, som heller

ikke krever TGs kompetanse.

Etter samtale med leder i Teknisk Gruppe,

Erik Ingebrigtsen, våren 2012, kom det

20

frem at gruppens medlemmer synes det er

gøy å arrangere konserter og aulashow, og

at det derfor trolig vil være uproblematisk

å rekruttere folk til slike oppgaver.

Kjedelig arbeid som rigging av anlegg i

haller derimot er ikke ønskelig, men det

anser vi som et svært usannsynlig behov

ved kommende idrettsfestivaler, slik

arrangementet er utformet i dag.

Bergen Challenge er enige med TG om

denne instruksendringen i TG sine

instrukser. Se vedlegg 6:

§22

Bergen Challenge

Teknisk Gruppe skal bidra med følgende i

semestre hvor Bergen Challenge

arrangeres.

1. Teknisk bistand med å arrangere

ett mindre arrangement på NHH

for funksjonærer i Bergen

Challenge.

2. Teknisk bistand ved en konsert

enten i Aulaen eller i Campus

forutsatt at Backline ikke

arrangerer andre konserter samme

semester, med unntak av i

Førstekullsuken.

3. Å gi skriftlige tilbakemeldinger på

raidere og utstyrsforespørsler som

blir sendt til Teknisk Gruppe innen

Teknisk Gruppes frister som nevnt i

§14 i Teknisk Gruppes instruks.

4. Bergen Challenge har prioritet på

utlån av utstyr under Bergen

Challenge men fastmontert utstyr i

Aulaen eller Campus lånes ikke ut.

Utstyrsbehov skal sendes Teknisk

Gruppe etter fristene nevnt i §14 i

Teknisk Gruppes instruks.

Verken Bergen Challenge 2011 eller 2012

har brukt TG i forbindelse med

arrangementet, bortsett fra lån av diverse

utstyr under arrangementet.

K7 Minutter

Bergen Challenge har behov for studenter

med kompetanse innen filming og

redigering av video. Vi er avhengig av å få

filmet under selve arrangementet, slik at vi

har materiale tilgjengelig for senere bruk.

Særlig viktig er det å få laget en

rekrutteringsfilm til bruk ved rekruttering

av deltagere for kommende Bergen

Challenge. I en slik rekrutteringsfilm er det

naturlig å benytte videomateriale fra

tidligere arrangementer. Det er også

ønskelig å få laget en oppsummeringsfilm

som både kan komme deltakere og

funksjonærer til gode. Andre potensielle

behov er intern rekrutteringsfilm til

ansettelsesrunder og materiale til en

eventuell avslutningsfest for

funksjonærene (for eksempel aulashow ala

Symposion). Til et aulashow er Bergen

Challenge avhengig av hjelp fra folk med

kompetanse på AV. Dette vil legge

ytterligere press på ressursene i AV-

gruppen til K7 Minutter. Leder for K7

Minutter, Edda Burheim, ser på dette som

et kritisk punkt, men mener at tidlig

planlegging (før sommeren) i stor grad vil

føre til at dette likevel er gjennomførbart.

Mange av de nevnte bruksområdene har til

nå vært samordnet, og vi ser for oss at

dette også kan gjøres i fremtiden da

materiale filmet under arrangementet i stor

grad kan benyttes til rekrutteringsfilmer,

internt og eksternt, samt avslutningsvideo

for funksjonærer.

Bergen Challenge ønsker å opprette en

egen videogruppe som har ansvar for all

utarbeidelse av videomateriale i

forbindelse med arrangementet. Til dette

vil Bergen Challenge trenge én

gruppeleder fra K7 Minutter. Bakgrunnen

for dette er at vedkommende må ha

tilstrekkelig kompetanse på utstyr til at K7

Minutter ser det som forsvarlig at personen

driver opplæring av nye funksjonærer i

forbindelse med bruk av utstyret, filming,

klipping og redigering. Øvrige

funksjonærer trenger ikke å ha erfaring på

21

området, selv om dette til en viss grad vil

være ønskelig. I Bergen Challenge 2012

var mediegruppen på totalt seks personer,

der to var ansatt i K7 Minutter.

I samråd med leder for K7 Minutter, Edda

Burheim, har Bergen Challenge også sett

på muligheten for å fungere som både

rekrutterings- og opplæringskanal for

kommende medlemmer av K7 Minutter.

Burheim ser på det som positivt dersom

videogruppen i Bergen Challenge kan

fungere som en rekrutteringskanal videre

til K7 Minutter, i likhet med de andre

prosjektorganisasjonene. I tillegg er det

viktig å være klar over effektene en

Gruppeleder-stilling kan ha på et allerede

ansatt K7 Minutter-medlem, der spesielt

muligheten for å bli overarbeidet er en

kritisk faktor. Imidlertid er det viktig å

poengtere her at Bergen Challenge ikke har

like mange, eller store, arrangementer som

for eksempel UKEN, slik at dette bør ikke

være et stort problem. Vi har også vært

inne på tanken om å ha felles

opplæringskurs for Bergen Challenge og

K7 Minutter, gjerne i samråd med NHH-

Symposiet. Dersom et slikt kurs ble holdt

av en ekstern leverandør kan dette lette

arbeidsmengden for K7 Minutter. Ideen

har ikke blitt utredet ytterligere.

Problemet kan bli å finne en gruppeleder

som har lyst/tid til å være med. Dersom

frykten for potensielle gruppeledere og

videomedarbeidere er å bli overarbeidet,

kan løsningen være å kontraktfeste hva

som forventes av i forbindelse med arbeid i

samråd med vedkommende dersom dette er

ønskelig.

Grafisk NHHS

Bergen Challenge har behov for studenter

med kompetanse innen grafisk arbeid. Slik

som situasjonen er i dag benytter Bergen

Challenge grafikere til å lage

rekrutteringsmagasinet, infoblekken,

plakater og flyers i forbindelse med

ansettelsesrunder og arrangementet, samt

promoteringsmateriale som roll-ups og

bannere. Designprofilen til Bergen

Challenge er i dag fullstendig, og arbeid

med sistnevnt effekter består av mindre

oppgaver som å oppdatere logoer. Hvis

Bergen Challenge skulle bli Underutvalg er

det naturlig å tenke seg at også utarbeidelse

av ansettelsesblekken vil falle innunder

grafikernes arbeidsoppgaver. Denne blir i

dag laget av redaksjonsgruppen, noe som

vil være en alternativ løsning dersom vi

ikke får nok grafikere.

Bergen Challenge ønsker å opprette en

egen designgruppe som har ansvar for all

utarbeidelse av nevnte designmateriale. På

denne måten vil ikke Bergen Challenge

påvirke arbeidet til Grafisk NHHS utover

engasjementet til de som selv velger å søke

Bergen Challenge. Til dette vil Bergen

Challenge se på det som fordelaktig å

rekruttere gruppeleder fra Grafisk NHHS.

Vedkommende vil ha ansvar for å lære opp

funksjonærer i forbindelse med utforming

av grafisk materiale for Bergen Challenge.

Øvrige funksjonærer trenger ikke å ha

erfaring på området, selv om dette til en

viss grad vil være ønskelig.

I samråd med Leder for Grafisk NHHS

våren og høsten 2012, henholdsvis André

Buhagen og Martina Siebenbrunner, har vi

sett på hvilke problemer, og potensielle

løsninger, en Underutvalg-status for

Bergen Challenge fører med seg for

Grafisk NHHS. Det er ingen hemmelighet

at Grafisk NHHS har mye å gjøre, og at

Bergen Challenge ytterligere vil øke

arbeidsmengden for gruppen. Dersom vi

ikke får søkere til Bergen Challenge må vi

se på alternative løsninger. Vi har tidligere

samarbeidet med designstudenter hos

Norges Kreative Fagskole (NKF). Det er

blant annet studenter herfra som har laget

designprofilen og logoen til Bergen

Challenge. Vi ser det selvfølgelig mest

hensiktsmessig å samarbeide med

studenter fra NHH, men dersom dette ikke

skulle la seg gjøre, er ekstern rekruttering

et alternativ.

22

Årets Bergen Challenge har et grafisk-team

på tre personer, én gruppeleder og to

funksjonærer. Per dags dato har vi ikke

behov for flere, men det vil være naturlig å

utvide med én til to funksjonær dersom

gruppen også får ansvaret for

ansettelsesblekken. Dette behovet er

estimert i samråd med André Buhagen,

Martina Siebenbrunner og sittende

Gruppeleder Grafisk i Bergen Challenge,

Asbjørn Dyrnes Ræder, som tidligere også

har vært leder for Grafisk NHHS. Bergen

Challenge kan selvfølgelig ikke se bort fra

at behovet kan øke, spesielt dersom

designprofilen skal endres. Kontinuitet er

viktig for å bli gjenkjent av studenter over

hele Norge, derfor er det lite

hensiktsmessig å bytte ut designprofilen

med det første. Et slikt bytte må være nøye

gjennomtenkt, og det er også et spørsmål

om utarbeidelse av ny designprofil skal

skje internt i NHHS, eller outsources slik

NHH-Symposiet 2011 gjorde.

Bergen Challenge kan også fungere som

rekrutterings- og opplæringskanal for

Grafisk NHHS. I tillegg har vi vært inne på

ideen med felles kursing for de tre store

prosjektorganisasjonene, men her er det en

del problemstillinger som må løses,

deriblant hvor et slikt kurs skal holdes,

siden kapasiteten på Mediesenteret er

begrenset. Andre problemstillinger i

forbindelse med dette er hvordan kostnader

skal fordeles, samt at man ansetter i ulike

mønstre, slik at behovet for kursing vil

variere mellom gruppene.

it.gruppen

Bergen Challenges behov for IT-hjelp er

todelt; hjelp til drift, og potensielt

oppbygging av nettside, samt

påmeldingssystem.

Bergen Challenge 2011 og 2012 har brukt

en svært enkel nettside i programmet

WordPress, laget av Martin Schütt. Det er

hensiktsmessig at vi utvikler en mer

utarbeidet hjemmeside til Bergen

Challenge 2014, i samme format som

Studentlekene 2013, UKEN eller NHH-

Symposiet. Førstnevnte benytter også

WordPress, men deres nettside er mer

anvendbar enn dagens løsning for Bergen

Challenge. Sittende leder i it.gruppen,

Morten Dørum, ser på det som en mulighet

at it.gruppen kan bygge en lignende side til

Bergen Challenge. Dog er dette avhengig

av kapasiteten i it.gruppen. Siden Bergen

Challenge ikke skal bytte designprofil til

hvert arrangement, vil en slik nettside

kunne benyttes i flere år fremover. Bergen

Challenge eier også

www.bergenchallenge.no som vil være en

mer naturlig nettadresse for å sikre

kontinuitet fremover. Trung Tran, Leder

for it.gruppen våren 2012, estimerte et

behov på to til tre personer og én måneds

arbeid for å få en slik nettside på plass.

Utover dette kreves det én person til drift

av nettsiden før og under Bergen

Challenge.

Bergen Challenge 2011 leide

påmeldingssystemet CupAssist, som blant

annet Norway Cup benytter, for cirka 21

000 kr. Bergen Challenge 2012 har valgt å

benytte DNBs påmeldingssystem

deltager.no, som koster nærmere 30 000 kr.

Denne kostnaden er imidlertid variabel og

har i sin helhet blitt dekket av deltagerne

gjennom et påmeldingsgebyr. Alle

påmeldingsprogram på markedet i dag har

klare svakheter i forhold til Bergen

Challenge sitt behov. Gitt at man har

kapasiteten og kompetansen til å utvikle et

eget påmeldingssystem, bør det være et

mål på sikt. Et slikt system vil både være

kostnad- og tidsbesparende i fremtiden.

Et selvutviklet påmeldingssystem er

imidlertid ikke noe Bergen Challenge må

ha, men det er noe som vil komme

studentforeningen til gode over tid. I

tillegg er det ønskelig fra it.gruppen sin

side å utvikle et slikt system. Leder høsten

2012, Morten Dørum, fremhever at

it.gruppen ser på slike prosjekter som

kompetanseheving og en morsom

arbeidsoppgave. Han forteller at det er

vanskelig å estimere hvor tidkrevende det

er å bygge et slikt system, men når

23

systemet er oppe krever det én person for

drift i forbindelse med påmeldingsperioden

til Bergen Challenge.

Bergen Challenge og it.gruppen har blitt

enig om følgende løsning som et

prøveprosjekt som skal revideres etter

Bergen Challenge 2014. Avtalen innebærer

at it.gruppen instruksfester følgende i nye

punker i deres instruks, se vedlegg 3:

§9

Bergen Challenge.

1. it.gruppen har ansvar for teknisk

drift av nettsiden til Bergen

Challenge. Dette innebærer

it.gruppen står ansvarlig for å

drifte serveren som trengs for å

kjøre nettsiden, og oppdatere denne

ved behov. it.gruppen har ikke

ansvar for grafiske eller

innholdsmessige elementer ved

nettsiden til Bergen Challenge,

dersom it.gruppen ikke skulle ønske

dette selv.

2. it.gruppen har ansvar for å sikre at

påmelding- og

akkrediteringssystemet til Bergen

Challenge fungerer hensiktsmessig.

it.gruppen skal oppdatere dette ved

feil og mangler, eller ved rimelig

ønske om forbedringer.

3. it.gruppen har ansvar for å lære

opp aktuelle funksjonærer i Bergen

Challenge i bruk av nettsiden og

påmeldings- og

akkrediteringssystemet.

4. Dersom Bergen Challenge ansetter

en egen IKT-gruppe vil de

overnevnte ansvarsområdene falle

bort, med unntak av ansvar for

serverdrift.

5. it.gruppen stiller seg positivt til å

kunne velge å gjennomføre av

prosjekter utover punkt 1 til 3,

dersom Bergen Challenge tar

kontakt i god tid, og it.gruppen har

kapasitet og ressurser til å

gjennomføre dette.

6. Punkt 1-5 revideres etter Bergen

Challenge 2014, for å vurdere

hvorvidt dette er en fornuftig måte

å organisere arbeidet mellom

it.gruppen og Bergen Challenge.

Bergen Challenge ønsker fortsatt å kunne

ansette en webmaster som skal være

ansvarlig for daglig drift av nettsiden, samt

oppdatering av denne. I tillegg ønsker

Bergen Challenge også å ansette en

funksjonær med ansvar for daglig drift og

oppfølging av påmeldings- og

akkrediteringssystemet. Disse to stillingene

vil det imidlertid være naturlig å putte

innunder henholdsvis Redaksjon og

Stålkontroll, slik at en egen IKT-gruppe

ikke er ønskelig slik avtalen er per i dag.

it.gruppen står ansvarlig for hensiktsmessig

opplæring av disse funksjonærene.

I følge Leder våren 2012, Trung Tran,

frykter it.gruppen at

prosjektorganisasjonene har så høye

forventninger, og på den måten vil kreve at

de aller beste må jobbe mer. I verste fall vil

it.gruppens kjernepersonell bli utbrent, noe

som vil gi et generasjonstap for it.gruppen.

Dette er et problem som allerede eksisterer

i studentforeningen, og som dermed ikke er

skapt av Bergen Challenge. Det er

imidlertid naivt å tro at Bergen Challenge

ikke ytterligere vil øke denne

problematikken dersom gruppen får

underutvalgsstatus. Morten Dørum mener

imidlertid at ved overnevnte løsning vil

dette problemet i stor grad falle bort.

Bergen Challenge som underutvalg vil

også føre til at det må budsjetteres for to

nye PCer til Bergen Challenge- kontoret,

hvert tredje år. Dette ser it.gruppen på som

uproblematisk, i følge Morten Dørum.

24

Interessekonflikter med UKEN

Bergen Challenge og UKEN har primært

én interessekonflikt, som omhandler

overlappende kjernevirksomhet mellom de

to organisasjonene. Hovedsakelig gjelder

dette kulturarrangementer i regi av Bergen

Challenge og idrettsturneringer arrangert

av UKEsport i UKEN. I følge reglene for

Underutvalg kan ikke Underutvalgenes

virksomhet kollidere med hverandre, noe

som man skal etterstrebe at ikke

forekommer i henhold til § 11 i ”Generell

instruks for underutvalg”.

Underutvalget skal søke å unngå at

aktiviteter kommer i konflikt med andre

Underutvalgs/Interessegruppers

arrangementer/prosjekter.

Vedlegg 9 er en avtale mellom Bergen

Challenge og UKEN som dekker

interessekonfliktene. Den trer i kraft

dersom Bergen Challenge tas opp som

Underutvalg, og avtalen godkjennes på

Foreningsmøtet.

Kulturarrangementer

U EN æ NHHS’ æ

kulturarrangør i Bergen by, og frykter at

studentene i byen kan blande sammen

U EN B C ”NHH”

hvis Bergen Challenge også arrangerer

konserter tilgjengelig for alle.

Utdrag fra instruksene for Bergen

Challenge:

§13

Bergen Challenge skal ikke arrangere

kulturarrangementer (ekskludert idrett)

med billettsalg tilgjengelig for alle.

Kulturarrangementer med billettsalg skal

kun være tilgjengelig for deltagere,

supportere og funksjonærer.

Bergen Challenge skal ikke arrangere

kulturarrangement på skolen med

billettsalg åpent for alle, da dette er

innenfor UKENs kjernevirksomhet.

Lukkede arrangement eller arrangement

tilgjengelig for alle uten billettsalg (gratis),

som for eksempel åpningsseremonien og

opplegg på Festivalcampen, faller ikke inn

under disse bestemmelsene.

Bergen Challenge kan derfor arrangere en

lukket aulakonsert under BC med hjelp av

Backline, gitt at disse har kapasitet til det.

En slik løsning vil sikre at NHHS

opprettholder sitt rykte som en ryddig

konsertarrangør. Disse billettene er kun

ment for deltagere, supportere og

funksjonærer. Supporterbilletter ligger på

omtrent samme prisnivå som

deltakerbilletter. Hovedpoenget med disse

billettene er inngang på banketten, noe som

vil gjøre det umulig å dumpe prisene under

variabel kostand for banketten.

Per i dag og i de neste årene er det ønskelig

at Backline skal arrangere høst-konserten

sin på fredagen under Bergen Challenge.

Da er det flere studenter i Bergen, noe som

kan øke etterspørselen etter konsertbilletter

for konserter i regi av Backline. Dette er

spesielt positivt, da Backline til tider har

slitt med oppslutning rundt sine konserter.

Bergen Challenge kan ikke ha Backlines

høstkonsert med i programmet for

idrettsfestivalen, bortsett fra i annonse-

format. Bergen Challenge kan ikke være

involvert i konserten på noen annen måte.

Idrettsturneringer

Bergen Challenge ønsker å være eneste

leverandør av store idrettsturneringer i regi

av NHHS. Dette har bakgrunn i at idrett er

Bergen Challenge sin kjernevirksomhet, og

det er naturlig å anta at flere tilbud av slike

arrangementer vil påvirke deltakerantallet

til Bergen Challenge negativt. Dette er

fordi de færreste deltakere vil reise til

Bergen flere ganger med kun et halvt års

mellomrom.

Utdrag fra instruksene for Bergen

Challenge:

§12

Bergen Challenge skal være NHHS’

primære arrangør av Studentmesterskap

25

og Studentcuper tildelt av Norges

Studentidrettsforbund.

For Bergen Challenge er det ikke ønskelig

at UKEN, eller andre underutvalg ved

NHH, skal kunne arrangeres større

idrettsturneringer. I dette legger vi at det

ikke skal arrangeres flere turneringer

samlet, samt rekrutteres til

idrettsturneringer utenfor Bergensregionen.

Dette innebærer at UKEN for eksempel

kan arrangere en enkel futsalturnering for

Bergensstudenter, men ikke en futsal- og

håndballturnering, eller rekruttere utenfor

Bergen til slike turneringer.

Karrieredagen

Næringslivsutvalget arrangerte

Karrieredagen 2011 (KD) torsdagen under

Bergen Challenge 2011. Dette var uheldig

både for studenter og bedrifter, da svært

mange studenter var borte fra skolen denne

dagen i forbindelse med

idrettsturneringene. For Bergen Challenge

2012 og Karrieredagen 2012 ble dette løst

ved KD ble arrangert onsdag 10.oktober,

før startskuddet for Bergen Challenge

hadde gått. Sammenlignet med Bergen

Challenge 2011, hadde Bergen Challenge

2012 minimal påvirkning på oppmøtet på

Karrieredagen 2012. De neste årene vil en

lignende løsning være mulig, for å

forhindre at Karrieredagen og Bergen

Challenge påvirker hverandre negativt.

Dette innebærer at Karrieredagen ikke

arrangeres torsdag eller fredag i høstferien

i partallsår.

MULIGHETER

Mangfold

NHHS tilbyr i dag en storslagen

kulturfestival og en anerkjent

arbeidslivskonferanse. Ved å tilby et

b NHHS’

tilbud tilnærmet komplett. Idrett er i seg

selv verdt å satse på, og et arrangement

som Bergen Challenge genererer

merverdier utover bare et potensielt bidrag

NHHS’ G NHHI

stud.NHHs store interesse for idrett.

Bergen Challenge kan bidra til økt

interesse for studentidrett og fysisk

aktivitet, og kan forhåpentligvis bidra til at

flere ønsker å melde seg inn i NHHI-

lagene, eller opprette nye lag.

Merkevarebygging utenfor NHH

Under Bergen Challenge 2011 deltok i

underkant av 1100 utøvere fra om lag 24

forskjellige studiesteder fra Tromsø i nord

til Kristiansand i sør. Over halvparten av

deltakerne, minst 600, kom fra studiesteder

utenfor Bergen. Bergen Challenge 2011

opplevde kraftig konkurranse fra UKA i

Trondheim, som mest sannsynlig bidro til

svekket deltakelse fra denne regionen.

Dette blir ikke tilfelle når Bergen

Challenge arrangeres partallsår. Bergen

Challenge 2012 hadde en økning i antall

deltakere på over 40 prosent med et

deltakerantall på i overkant av 1500.

Utøverne kom fra 32 ulike

studentidrettslag, noe som vitner om økt

interesse nasjonalt.

Et arrangement av så stort omfang som

Bergen Challenge vil rekruttere studenter

fra hele landet, og på slik måte kan NHH

og NHHS markedsføre seg ut mot en større

studentgruppe enn ellers. Bergen

Challenge når ut på en helt annen måte enn

det andre grupper på NHH gjør. Vi

rekrutterer deltakere fra hele landet, og

promoterer kraftig ut mot både store og

små studiesteder i Norge gjennom vårt

roadshow som varer i tre til fire uker. Det

kan også tenkes at Bergen Challenge kan

bidra til å motvirke eventuelle eksisterende

fordommer mot NHH-studenter, kanskje

spesielt blant andre Bergensstudenter, men

også hos resten av student-Norge.

Videre har medieinteressen for Bergen

Challenge 2012 vært forholdsvis stor, og

utelukkende positiv, noe som fremmer

merkevaren NHH og NHHS ytterligere.

26

Flere får plass i NHHS

Ikke alle får plass i studentforeningen, og

Bergen Challenge bidrar til at flere kan få

sjansen til være med i NHHS. Gjennom

studentforeningsarbeid får man muligheten

til å tilegne seg verdifull kunnskap og

erfaring, få nye venner og oppleve mye

moro, noe som er alle vel forunt. Verv i

prosjektorganisasjonene er populært, og

det kan være hard kamp om større

stillinger som gruppeleder eller styreverv.

Dette ser man også i flere andre

Underutvalg og Interessegrupper ved

skolen. Bergen Challenge åpner for at flere

skal kunne få plass i studentforeningen,

spesielt i forbindelse med litt mer

ansvarsfulle verv.

Bergen Challenge vil høstsemesteret i

partallsår ansette opp mot 300

funksjonærer. Samtidig ansetter NHH-

Symposiet viktige stillinger, som enkelte

gruppeledere, mellomledere, samt

funksjonærer. Disse stillingene er

kompatible, og et Bergen Challenge-verv

kan kombineres med et verv i NHH-

Symposiet, eller andre verv i

Studentforeningen. På denne måten vil

flere førstekullister og eksterne

masterstudenter bli inkludert i

Studentforeningen på et tidlig stadium. I

oddetallsår ansetter UKEN omtrent 700

personer, og da får svært mange mulighet

til å være med i Studentforeningen. Denne

muligheten har ikke tidligere funnet sted

for studentene som begynner partallsår,

men med Bergen Challenge blir tilbudet

større.

Et annet sentralt aspekt er at Bergen

Challenge kan engasjere idrettsinteresserte

studenter, som tidligere kanskje ikke har

funnet sin plass i NHHS. Tilbudet til

studenter som vil ha verv innen idrett på

NHH er begrenset. I tillegg til å kunne

drive med idrett, er det hovedsakelig verv i

StafKom og NHHI som til nå har vært

tilbudet til idrettsinteresserte studenter.

Bergen Challenge 2012 har merket en stor

interesse fra studenter som tidligere ikke

har engasjert seg i studentforeningsarbeid.

Dette vitner om at Bergen Challenge

appellerer til en gruppe studenter som

tidligere ikke har funnet passende verv i

Studentforeningen, og på denne måten

skaper vi mangfold i tilbudet for

stud.NHH.

Mange utvekslingsstudenter vil gjerne

engasjere seg i NHHS, men de taper ofte i

konkurransen mot norske studenter. Ved

den store ansettelsesrunden på høsten,

tilbyr Bergen Challenge flere stillinger som

også utvekslingsstudenter og utenlandske

masterstudenter kan søke på. Bergen

Challenge 2011 hadde omkring 30

utenlandske studenter, mens tallet for

Bergen Challenge 2012 var i underkant av

20. Her er det potensiale til å engasjere

enda flere på sikt.

Eksterne studenter i Bergen

Ved å inkludere eksterne studenter i

Bergen i ekstern-Rabalder, får UKEN vist

NHHS-entusiasme utenfor NHH, og brukt

tilgjengelige ressurser for prosjektets beste.

Bergen Challenge ser også muligheten for

å bruke eksterne studenter i Bergen og ved

andre skoler rundt om i landet. Bergen

Challenge 2012 har hatt et prøveprosjekt

der vi har ansatt eksterne funksjoner, blant

annet ved Norges Idrettshøyskole, BI

Bergen og Høgskolen i Bergen for hjelp til

rekruttering. Prosjektet har vært vellykket,

og det er noe vi vil anbefale fremtidige

styrer å fortsette med. I de tilfellene vi skal

arrangere turnering i idretter der ingen på

NHH besitter kompetansen som kreves, vil

det være naturlig å inkludere andre

studentidrettslag, og da spesielt BSI, i

gjennomføringen. Å engasjere studenter

utenfor NHH vil bidra til å bygge et

positivt omdømme for NHH og NHHS.

ANNET

NHH Aid

Bergen Challenge har både i 2011 og 2012

hatt en samarbeidsavtale med NHH Aid,

og overskuddet har i sin helhet tilfalt NHH

Aid disse to årene. Som underutvalg

27

underlagt NHHS kan ikke Bergen

Challenge fritt disponere et overskudd, og

det vil være naturlig at overskuddet går

direkte til NHHS. Hovedårsaken bak dette

er at en stor prosjektorganisasjon som

Bergen Challenge tar mye ressurser fra

studentforeningen, og det er derfor riktig å

gi noe tilbake til studentforeningen. Til

sammenligning tilfaller overskuddet til

UKEN og NHH-Symposiet NHHS i sin

helhet. Skulle et fremtidig Bergen

Challenge-styre ønske å gi deler av

overskuddet til NHH Aid, bør dette skje

gjennom budsjettrunder med

Representantskapet og Kjernestyret.

Det er vanskelig å verdsette hvilke fordeler

Bergen Challenge 2011 og 2012 har hatt av

å kunne spille på at overskuddet gis til

NHH Aid. Av og til kan det være at

Bergen Challenge har fått mer fordelaktige

avtaler, men i all hovedsak er det

frivilligheten bedriftene bryr seg om.

Derfor tror vi ikke det vil være noen

nevneverdig forskjell når Bergen

Challenge ikke kan spille på veldedighet.

Når det er sagt vil vi anbefale Bergen

Challenge 2014 om å se på andre

muligheter for et samarbeid med NHH

Aid, uten at dette er utarbeidet ytterligere.

NHHI

Hvis Bergen Challenge går i overskudd, og

støtten fra Norges Studentidrettsforbund

(NSI) overstiger idrettskostnadene, må

disse pengene øremerkes til NHHI, og kan

ikke gis NHHS. Dette er fordi NSI ikke

kan gi penger til drift av en

studentforening, men de kan gi til et

idrettslag. Det er også ønskelig fra Bergen

Challenge sin side å låne tilgjengelig

idrettsutstyr av lagene i NHHI dersom

dette skulle være hensiktsmessig. Innkjøpt

idrettsutstyr i regi av Bergen Challenge vil

i sin helhet tilfalle NHHI etter

arrangementet, men det er ønskelig å ha

muligheten for å låne tilbake ved senere

arrangementer.

Utdrag fra instruksene for Bergen

Challenge:

§7

Hele overskuddet skal overføres til NHHS.

§8

Dersom den økonomiske støtten fra Norges

Studentidrettsforbund overstiger

arrangementets idrettskostnader, og

Bergen Challenge går i overskudd, skal

differansen tilfalle NHHI.

§14

Alt idrettsutstyr som Bergen Challenge

kjøper eller finansierer med økonomisk

støtte fra Norges Studentidrettsforbund,

tilfaller formelt NHHI etter endt

arrangement.

Bergen Challenge ønsker at hvert idrettslag

i NHHI klarer å stille med en

idrettsansvarlig som har ansvar for

arrangeringen av sin idrett, så langt NHHI

har lag innenfor gjeldende idrett. Disse blir

ansatt i Bergen Challenge på lik linje med

alle andre, og må søke stillingene gjennom

våre ansettelsesrunder. En slik ordning er

ønskelig for å sikre at alle

idrettsturneringene holder god kvalitet.

Dette er imidlertid ikke noe Bergen

Challenge setter som krav, men som bør

være gjensidig ønskelig, ettersom både

idrettslagene og Bergen Challenge vil nyte

godt av en best mulig gjennomført

idrettsturnering.

I visse tilfeller kan det åpnes for at andre

idrettslag ved skolen kan arrangere

Studentmesterskap. Dette gjelder i

hovedsak roregattaen, da denne tradisjonelt

arrangeres om våren.

Økonomisk potensiale

Da Bergen Challenge ble arrangert for

første gang i 2011, var det stor usikkerhet

knyttet til prosjektets bunnlinje. Grunnet

disiplinerte avgjørelser og god økonomisk

styring, gikk Bergen Challenge 2011 3712

kroner i pluss.

28

For Bergen Challenge 2012 har målet vært

” ”

bygge en grunnmur for fremtiden, både

internt blant funksjonærene og eksternt

blant deltakerne. I årene som kommer har

man et betraktelig bedre utgangspunkt enn

i 2011 og 2012, da man kan bygge på

tilegnete erfaringer. Med en viss anelse om

deltakerantall, hvor mye sponsorinntekter

det er mulig å oppdrive, og hvilke

kostnader som går med for å gjennomføre

et vellykket arrangement, forenkles

budsjetteringsprosessen betydelig. I tillegg

vil gode vitebøker, smarte løsninger og

scenarioanalyse føre til at fremtidige

arrangementer ligger til rette for god

økonomisk kontroll.

Inntekter

Inntektene til Bergen Challenge består

hovedsakelig av deltakeravgift,

salgsinntekter under arrangementet,

samarbeidspartnere, reklamesalg,

fondsstøtte og støtte fra Norges

Studentidrettsforbund.

Deltakeravgiften til Bergen Challenge var i

2011 og 2012 på 450 kroner, fastsatt i

samarbeid med Norges

Studentidrettsforbund. Dette dekker

deltakelse i idrett, bankett og forsikring. I

tillegg tilbys det overnatting på skole,

inkludert frokost, til 300 kroner per person.

Både i 2011 og 2012 inngikk Bergen

Challenge samarbeidsavtale med hoteller

som sikret deltakerne rabatterte priser på

overnatting. I 2012 ble deltakerinntektene

på i overkant av 800 000, mot i omtrent

530 000 i 2011. Økningen kommer som

følge av en økning i antall deltakere på

over 40 prosent. På bakgrunn av ventelister

i årets arrangement og økt kjennskap til

arrangementet på sikt, vil dette kunne øke

ytterligere, som vil generere høyere

inntekter til fremtidige arrangementer.

Deltakeravgiften er arrangementets

hovedinntektskilden, og derfor har den

mye å si for omfanget og utførelsen av

Studentlekene. Vi har valgt å sette

påmeldingsfristen fire uker før

arrangementet starter, slik at vi kan justere

arrangementets størrelse etter antall

deltagere, for å kunne sikte oss inn mot et

ønsket resultat.

Salgsinntekter består av kiosksalg på

dagtid og alkoholsalg på kveldstid, samt

salg av profileringsartikler. Bergen

Challenge etterstreber å holde en

prisstrategi som både er studentvennlig og

som gir en tilstrekkelig profittmargin.

Bergen Challenge 2011 hadde 370 000 i

salgsinntekter på banketten i

Vestlandshallen. Bergen Challenge 2012

benyttet Grieghallen som bankettlokale, og

fikk derfor ikke inntekter på alkoholsalg i

forbindelse med banketten. Hovedårsaken

til at Vestlandshallen ikke ble brukt i år var

fordi den allerede var reservert i det vi

begynte arbeidet vårt. Med deltakerantallet

til Bergen Challenge 2012 ville

Vestlandshallen generert større inntekter i

form av alkoholsalg enn situasjonen var for

Bergen Challenge 2011.

Norges Studentidrettsforbund fungerer som

en medarrangør eller samarbeidspartner.

Deres støtte i 2012 er lagt opp slik at

Studentleker får 10 000 i grunnstøtte per

Studentmesterskap og 5 000 per Student-

cup. Det tilkommer også opptil 10 000 i

variabel inntekt per Studentmesterskap og

5 000 per Student-cup, avhengig av antall

deltakende idrettslag. I tillegg får man 20

000 i støtte for å arrangere Studentleker.

For Bergen Challenge 2012 kom NSI-

støtten på i overkant av 200 000.

Markedsinntekter, fondsstøtte og

reklamesalg er en inntektspost som vil

variere mye fra år til år. I 2012 var den

totale posten på i underkant av 400 000.

For mer informasjon om dette, se avsnittet

Markedsavtaler.

Kostnader

De store kostnadsdriverne til Bergen

Challenge er i hovedsak

promoteringsmateriale, åpningsseremoni,

29

halleie, festivalcamp på Festplassen og

bankett. I tillegg finner man flere mindre

poster, som umulig kan fremheves i denne

søknaden.

For de fleste leverandøravtalene våre kan

vi avbestille/avlyse tjenester, slik at

eventuelle nødvendige kostnadskutt er

mulig skulle deltakerantallet svikte. På

bakgrunn av dette kan vi med trygghet si at

en svikt i deltakerantall ikke vil ha en stor

betydning for det økonomiske resultatet.

Gode leverandøravtaler åpner for retur av

de fleste av varene som ikke blir solgt.

Åpningsseremonien foregikk i 2012 på

Festplassen med en kostand på omkring

160 000 kroner. Her var teknisk utstyr og

fyrverkerishow de største utgiftspostene.

Vi hadde en avbestillingsklausul i vår

kontrakt med fyrverkerileverandøren, slik

at store deler av denne kostnaden kunne bli

eliminert dersom været ødela forholdene,

eller vi av andre årsaker måtte avlyse

fyrverkeriet.

Banketten ble i år holdt i Grieghallen.

Dette innebærer en betydelig lavere fast

kostnad enn situasjonen er ved bruk av

Vestlandshallen, som Bergen Challenge

2011 benyttet som bankettlokale. De

variable kostnadene knyttet til Grieghallen

er imidlertid betydelig høyere, og Bergen

Challenge får heller ikke inntekter fra

alkoholsalg. Fordelen ved bruk av

Grieghallen er at risikoen blir minimal,

men negativt er at man ikke kan tjene på

alkoholsalg. Vestlandshallen har betydelig

større risiko grunnet usikkert alkoholsalg.

Imidlertid vil det være logisk å anta at økt

deltakerantall vil føre til økt salgsinntekt,

og dermed høyere dekningsbidrag. Dette

kan forsvare bruk av Vestlandshallen med

større faste kostnader enn for eksempel

Grieghallen. Her bør det poengteres at

årets deltakere så på Grieghallen som et

stort løft for arrangementet. Vi ønsker

imidlertid å presisere at Vestlandshallen

kan være et godt alternativ dersom man

lærer av erfaringene fra Bergen Challenge

2011, spesielt i forbindelse med

matservering.

Promoteringsmateriale faller på omkring

130 000 kroner i 2012. Dette er inkludert

roadshow, ansettelsesblekker og

informasjonsmagasiner. Det er imidlertid

verdt å merke seg at magasinet ble

selvfinansiert gjennom annonsesalg.

Festivalcampens totalkostnad er budsjettert

til omkring 100 000 kroner i 2012. Det er

her verdt å merke seg at hele denne

kostnaden kan bli eliminert dersom

deltakerantall skulle svikte, da vi ikke er

pålagt å ha en festivalcamp for

gjennomføring av Studentleker.

Velferd er hyppig diskutert i NHHS, og

velferdssummen til Bergen Challenge 2011

ble tatt opp av K7 Bulletin vinteren 2012.

Som interessegruppe både i 2011 og 2012,

med krav om overskudd og stor usikkerhet,

var det vanskelig å bruke mye penger på

velferd. Velferden i 2012 kom blant annet

gjennom rabattert deltakeravgift, sosiale

sammenkomster og fester, deriblant

Krambodentur, en funksjonærbankett med

3-retters middag, samt mat fra kioskene i

forbindelse med skiftarbeid under

arrangementet. I Bergen Challenge 2011

kom velferden på omtrent 165 kroner per

person, mens foreløpige tall for Bergen

Challenge 2012 ligger på velferd på i

overkant av 115 000 kroner, som tilsvarer

nesten 350 kroner per person. Dette er en

kostnadspost som er viktig for å sikre gode

opplevelser for funksjonærene.

Markedsavtaler

Bergen Challenge har i dag status som

Interessegruppe, og har derfor ingen

begrensninger på hvilke bransjer og

selskaper organisasjonen kan inngå

b NHHS’

hovedsamarbeidspartnere; Skagenfondene

(finans), KPMG (revisjon) og SpareBank 1

SR-Bank (bank) har klausul om

bransjeeksklusivitet. Skulle Bergen

30

Challenge bli tatt opp som Underutvalg

ville dette medføre at organisasjonen ikke

kan knytte til seg samarbeidspartnere

innenfor disse bransjene, slik reglene er i

dag.

NHHS som sponsorobjekt skiller seg ut fra

andre studieinstitusjoner i Norge. Mens

andre studiesteder, som for eksempel

NTNU, kan skilte med flere ulike

studieretninger, har NHH kun én

studieretning. Den manglende bredden i

studietilbudet begrenser hvilke bransjer

som vil være interessert i et samarbeid med

NHH-studenter. De mest aktuelle

bransjene for vår studieinstitusjon er

naturligvis innenfor de bransjene der

NHHS allerede har

hovedsamarbeidspartnere. Dette illustreres

også ved å se på

hovedsamarbeidspartnerne Bergen

Challenge 2012 tilknyttet seg; DNB og

A.T. Kearney.

UKEN og NHH-Symposiet har unntak fra

NHHS sine avtaler, og kan dermed fritt

knytte til seg samarbeidspartnere fra de

bransjene de finner hensiktsmessig. På lik

linje med UKEN og NHH-Symposiet er

Bergen Challenge et stort prosjekt, som er

avhengige av ekstern støtte for å levere et

solid og konkurransedyktig produkt.

Derfor er det viktig at også Bergen

Challenge får fritak fra denne

bransjeeksklusiviteten dersom

organisasjonen blir tatt opp som

Underutvalg.

Bergen Challenge, som Underutvalg, er

avhengig av å ha de samme spillereglene

som de to andre prosjektorganisasjonene.

Derfor har Kjernestyret startet en prosess

for å sørge for at Bergen Challenge får

fritak fra bransjeeksklusiviteten. I

skrivende stund er status på dette slik:

Skagenfondene: Avtalen er

reforhandlet, og Bergen Challenge

vil derfor kunne tilknytte seg

samarbeidspartnere innenfor

finansbransjen.

SpareBank 1SR-Bank blir

reforhandlet høsten 2012.

KPMG sin avtale skal reforhandles

senest våren 2014.

I denne prosessen blir det også vektlagt at

Bergen Challenge er et arrangement som i

stor grad, i motsetning til de to andre

prosjektorganisasjonene, blir gjennomført

utenfor NHH sine lokaler.

Markedseksponeringen på NHH er

begrenset til forberedelsene av

arrangementet, for eksempel

ansettelsesuker og rekruttering av deltakere

og funksjonærer fra skolen, mens det i liten

grad er eksponering på NHH under selve

arrangementet.

Bergen Challenge er et attraktivt

sponsorobjekt av hovedsakelig tre grunner;

tilknyttingen til studentmassen på NHH,

stort rekkevidde og omfang i hele student-

Norge, og at kjernevirksomheten er idrett.

Det er ingen tvil om at NHH-studenter er

yndete sponsorobjekter, spesielt i tidligere

nevnte bransjer. Det som skiller oss fra de

andre prosjektorganisasjonene ved NHH er

rekkevidden til studenter utover NHH og

Bergen. Bergen Challenge legger ut på et

roadshow der vi besøker et tyvetalls

studiesteder rundt om i landet. Dermed vil

en samarbeidspartner ikke bare profilere

seg ved NHH, men også på flere andre

studiesteder rundt om i landet. Bergen

Challenge har hele studentidretts-Norge

som sin målgruppe. For å gjennomføre et

Studentmesterskap må det blant annet være

deltagende lag fra minst to ulike regioner

av landet, noe som automatisk gjør Bergen

Challenge til et prosjekt som hele tiden må

satse og hevde seg på en nasjonal arena.

31

Bergen Challenge er hovedsakelig et

idrettsarrangement med flere sideprosjekter

”I ”

fokus på funksjonshemmedes muligheter

på idrettsarenaen, og Barnedagen. Vår

kjernevirksomhet er ikke alkohol og

festligheter, men sunne idrettsverdier,

mestring og konkurranse. Dette gjør oss til

et meget spennende sponsorobjekt som

mange bedrifter gjerne vil assosieres med.

70 prosent av alle norske sponsormidler

går til idrett ifølge en undersøkelse av

Sponsor Insight (2009). Dette viser at idrett

er en veldig attraktiv markedskanal for

mange norske bedrifter, noe Bergen

Challenge, sammen med NHHS, kan

utnytte.

Bergen Challenge-styrene i fremtiden vil

ha 1,5 år på seg fra de blir valgt, til

arrangementet avholdes. Både Bergen

Challenge 2011 og 2012 har hatt i

underkant av et år på seg. Fordelen med å

ha lengre tid i forberedelsene er at man kan

inngå lengre samarbeid, som gir større

avtaler. Det er også lettere å tilknytte seg

bedrifter når de får vite om arrangementet i

god tid i forveien.

Praktiske opplysninger

Bergen Challenge vil, på lik linje med

blant annet UKEN og NHH-Symposiet, ha

sitt eget organisasjonsnummer.

Dersom søknaden får gjennomslag på

Foreningsmøtet, vil dette medføre enkelte

endringer i NHHS sine lover og

instruksene til andre underutvalg. Vedlagt i

søknaden ligger disse lov- og

instruksendringene, se vedlegg 2,4,5 og 7.

Den eneste som gjenstår dersom Bergen

Challenge skulle bli underutvalg er en

eventuell endring av Controller Prosjekt-

stillingen. I den forbindelse må både

instruksen til nevnte stilling, samt

instruksen til Representanskapet, endres.

Kjernestyret ser på det som hensiktsmessig

at denne endringen utarbeides av

Representantskapet i etterkant, dersom

Bergen Challenge skulle oppnå status som

underutvalg. Et slikt etterarbeid anses ikke

som problematisk, da en controller-

funksjon for Bergen Challenge ikke er

aktuelt før høsten 2013.

INNSTILLING

Det søkes med dette om at Bergen

Challenge blir tatt opp som underutvalg i

NHHS med innvirkning fra 01.01.2013.

BASIS FOR INNSTILLINGEN

For Bergen Challenge er det viktig å bli et

underutvalg underlagt NHHS for å sikre

kontinuitet i arrangementet. Potensialet for

et lønnsomt arrangement for

studentforeningen, både fra et økonomisk

og et merkevareperspektiv, er definitivt

tilstede, og det vil vær NHHS’ b

interesse å ha en nærmere tilknytning til

driften av Bergen Challenge. Datoen er

valgt slik at Bergen Challenge 2012 har

status som interessegruppe, mens

fremtidige arrangementer, fra og med

Bergen Challenge 2014, vil ha

underutvalgsstatus.

Vi er ydmyke overfor studentforeningen og

studentene ved Handelshøyskolen. Vi er

klar over problematikken som ligger i

enkelte aspekter ved at Bergen Challenge

blir underutvalg, og har i stor grad prøvd å

hente innspill fra ulike kilder. Representert

i dette arbeidet er møter med ledere for

grupper med knappe ressurser, debatt på

Strategisk Forum og Foreningsmøtet. I

tillegg har vi gjennom hele året hatt en god

dialog med Kjernestyret, som har kommet

med gode innspill. Fokuset på dialog med

ulike aktører har ført til at vi har funnet

løsninger på enkelte problemer, men vi er

klar over at veien fortsatt er lang og at det

kan finnes forbedringer i forhold til de

løsninger som er presentert her. Vi har,

gjennom Bergen Challenge sine leveår,

forsøkt å sy oss så sømløst som mulig inn i

studentforeningen. Vi er ikke ute etter å

overta noens plass, men heller å skape et

helhetlig tilbud i studentforeningen her ved

32

skolen. Det er ikke bare kollisjonsfritt å

manøvrere seg rundt i studentforeningen

for en såpass stor organisasjon, men etter

to suksessfulle idrettsfestivaler mener vi at

vi med det rette kan hevde at Bergen

Challenge gir studentforeningen utrolig

mye mer enn hva arrangementet tar.

SLUTTKOMMENTAR

Vi håper Foreningsmøtet ser verdien av å

vedta Bergen Challenge som nytt

underutvalg.

Idrett er viktig, idrett skal være gøy, og en

idrettsfestival er verdt mye mer enn

pengene den genererer. Bergen Challenge

er positivt for NHHS, både internt på

skolen og eksternt for resten av landets

studenter. Bergen Challenge setter NHHS

på Norgeskartet, og er en viktig

samlingsplass for landets studenter. Videre

fremmer Bergen Challenge studentidretten,

i NHHI og i landet generelt. Det er viktig å

presisere at Bergen Challenge er noe som

skal komme studentforeningen til gode,

både gjennom gode opplevelser, så vel som

rent økonomisk.

Konsekvensene ved et eventuelt avslag vil

være at Bergen Challenge fortsetter som

interessegruppe. Dette kan gjøre det

vanskeligere å oppnå ønsket oppslutning

rundt prosjektet blant stud.nhh, og Bergen

Challenge kan i verste fall dø ut over tid.

Fortsatt status som interessegruppe vil også

gjøre at NHHS har minimal innflytelse på

hva Bergen Challenge foretar seg. Med

Bergen Challenge som interessegruppe vil

studentforeningen gå glipp av et potensielt

overskudd, og Bergen Challenge har

vanskeligere for å utnytte sitt fulle

potensial.

VEDLEGG 13: Støtteerklæringer

Støtteerklæring fra it.gruppen:

Styremedlemmene hos oss, støtter på

vegne av hele it.gruppen, at Bergen

Challenge blir et underutvalg i NHHS. Til

tross for det økte ressursbehovet, føler vi at

vi har kommet til enighet gjennom den

søknaden

"Underutvalgssøknad_Bergen_Challenge_

FM4", datert 20.10.2012. På denne måten

vil ressursproblematikken kunne løses på

en hensiktsmessig og overkommelig måte,

slik it.gruppen ser det.

Mvh Morten Dørum,

Leder it.gruppen 12/13

Støtteerklæring fra K7 Minutter

Vi i K7 Minutter stiller oss bak det som er

blitt nevnt om oss i underutvalgssøknaden

til Bergen Challenge. Vi vil også berømme

Bergen Challenge for deres forrarbeid med

søknaden, og hvordan de har inkludert oss

i prosessen.

Mvh K7 Minutter v/ Leder Edda Nermoen

Burheim

Støtteerklæring fra Grafisk NHHS

På vegene av styret, og resten av Grafisk

NHHS, støttes underutvalgssøknaden til

Bergen Challenge, datert 20.10.2012.

Underutvalgsstatus for Bergen Challenge

vil innebære økt utnyttelse av Grafisk

NHHS sine knappe ressurser. Gjennom

dialog har vi imidlertid kommet til en

enighet og felles forståelse, som vi tror vil

fungere for både Grafisk NHHS og Bergen

Challenge. Vi støtter derfor Bergen

Challenge sin underutvalgssøknad, og

ressursbruken som beskrevet i dokumentet

"Underutvalgssøknad_Bergen_Challenge_

FM4".

Martina Maria Siebenbrunner

Leder Grafisk NHHS 12/13

Støtteerklæring fra Teknisk Gruppe:

Vi støtter på vegne av hele Teknisk

Gruppe, at Bergen Challenge blir et

underutvalg i NHHS. Til tross for det økte

ressursbehovet, føler vi at vi har kommet

til enighet gjennom den søknaden

"Underutvalgssøknad_Bergen_Challenge_

FM4", datert 20.10.2012. På denne måten

vil ressursproblematikken kunne løses på

33

en hensiktsmessig og overkommelig måte,

slik Teknisk Gruppe ser det.

Mvh Gisle Rognerud

Leder Teknisk Gruppe 12/13

Støtteerklæring fra Backline Music:

Backline Music stiller seg bak det som er

beskrevet under kulturarrangementer i

underutvalgssøknaden fra Bergen

Challenge, datert 20.10.2012. Vi føler vi

har kommet til enighet om hvordan

arbeidet med eventuelle konserter under

Bergen Challenge skal foregå, på en måte

som bevarer bookingkompetansen i

studentforeningen. Backline Music støtter

derfor at Bergen Challenge blir et

underutvalg i NHHS.

Med vennlig hilsen

Backline Music v/ Carina Raa

VEDLEGG 23: Innstilling fra Kjernestyret

Bakgrunn

Etter en lang prosess, med behandling i

flere fora, søker Bergen Challenge om

status som underutvalg.

Kjernestyrets innstilling

Kjernestyret ønsker innledningsvis å

berømme arbeidet som har blitt lagt ned i

denne søknaden. Det har vært en lang, men

god og nødvendig prosess. Fint at dere

etter påpekning fra Kjernestyret har

inkludert støtteerklæringer fra de gruppene

med knappe ressurser som blir særlig

berørt. Her vil vi trekke frem at it.gruppens

instruksendring er noe detaljert. Likevel

ser vi nødvendigheten av dette da

it.gruppen er overarbeidet og derfor

avhengig av klare rammer for deres ansvar.

Kjernestyret mener det er helt riktig at

eventuelt overskudd tilfaller NHHS.

Kjernestyret ønsker å påpeke at BC, i

utvidet forstand, vil fortsette å støtte NHH

Aid gjennom kronerullingen. Vi ser det

også som hensiktsmessig å redusere antall

styremedlemmer til åtte på bakgrunn av

begrunnelsen som foreligger. Det er flott at

det har blitt enighet om

ansettelsesprosessen og rekkefølge blant

alle prosjektorganisasjonene.

BC må regne med utfordringer i

forbindelse med overgang til ny

organisasjonsstruktur og regnskapssystem.

Dette er imidlertid noe som enkelt løses,

men må tas i betraktning av BC 14. Den

største utfordringen ved søknaden ligger i

problematikken rundt markedsavtalene.

Slik det er i dag vil ikke BC kunne

opprettholde alle sine samarbeidsavtaler på

grunn av eksklusivitet i avtalene til NHHS.

Kjernestyret mener, i likhet med BC, at

dette vil være mulig å ordne før BC 14.

Dette er likevel et usikkerhetsmoment.

Avslutningsvis ønsker Kjernestyret å

påpeke at BC, uavhengig av status som

underutvalg, eksternt uansett vil oppfattes

som NHHS, og derfor i stor grad vil

påvirke NHHS sin merkevare. Ved

underutvalgsstatus er det flere instanser

som evaluerer budsjett og langsiktighet.

Dette vil føre til økt kontroll og redusert

risiko for NHHS.

Med disse momentene innstiller

Kjernestyret positivt på søknaden og

dens innhold.

30/12NHHI Friidrettsjenter

VEDLEGG xx: Søknad om stiftelse av

NHHI Friidrettsjenter

Vi er noen jenter som ønsker å starte et

friidrettslag gjennom NHHI og vi søker

dermed om å opprette et lag for

treningsglade jenter. Vi kommer til å starte

med å ha en fast trening i uken. Her vil vi

legge opp til godt planlagte økter. Målet

vårt er å komme i god fysisk form samt å

hevde oss i konkurranser i framtiden. Vi

vil også prøve å arrangere et mesterskap i

34

friidrett mot våren for å få fart på denne

spennende sporten på NHH. Treningene vil

finne sted først og fremst på skansemyren

idrettsplass som er åpent for alle. Vi

kommer til å ha et fast styre som vil sitte i

et år før det skal velges nytt styre. Dette

styret vil inneholde daglig leder,

økonomiansvarlig, trener,

rekrutteringsansvarlig og en

sosialansvarlig. Økonomisk sett kommer vi

til å ha en medlemskontingent for å få

hjulene til å gå rundt. Ettersom vi trener på

skansemyren idrettsplass trenger vi ikke

noe støtte fra NHHI foreløpig. Etter det

sportslige kommer vi til å ha noe fokus på

det sosiale som vil styrke samholdet i

gruppa og som vi igjen kan ta nytte av

under treningene.

Vi mener at dette vil være et godt tilbud til

de som har drevet med friidrett på sin

hjemplass og vil fortsette med dette når de

begynner på NHH, men det vil også være

plass til de som er glad i å trene, har en

positiv innstilling og som har lyst til å lære

mer om friidrett.

Per dags dato er vi 10 jenter som ønsker å

danne gruppen og vi kommer til å ha nytt

opptak etter jul.

31/12 Kapitalismeutvalget VEDLEGG xx: Søknad om opprettelse av

interessegruppe

Jeg, Eirik Aaserød på vegne av styret,

søker med dette Foreningsmøtet ved

NHHS om å opprette interessegruppen

"Kapitalismeutvalget NHHS". Dersom

navnet ikke skulle godkjennes har vi

alternativet "NHHS Laissez-faire".

Formålet med gruppen er å fremme

forståelse på NHH for det frie markedet og

individuelle rettigheter, som liv, eiendom,

frihet og å søke lykken – og hvordan dette

er det praktiske og moralske. Økonomisk

teori og etikk står derfor sentralt. Det er

nødvendig å presisere at gruppen ikke er

politisk. Gruppen skal fungere som en

motvekt til keynesiansk teori som

dominerer forelesningene.

Gruppens arbeid vil skje igjennom møter,

debatter, diskusjoner, foredrag og

seminarer. BI Nydalen har et tilsvarende

utvalg, "Kapitalismeutvalget BI Nydalen",

som vi allerede har et nært samarbeid med.

På BI har de hatt foredrag og seminarer

med flere profilerte personer, bla Ph.D.

Edwin A. Lock. Jeg har også vært i kontakt

med doktorgrad stipendiat ved UiO Ole

Martin Moen, som har sagt seg villig til å

holde foredrag for oss i Etikk. Mannen bak

Kapitalismeutvalget på BI, Tore

Rasmussen, har også et stort nettverk han

ønsker å dele med oss.

Alle – damer og menn – vil være

velkommen i gruppen. Noen av

foredragene vil kanskje være på engelsk

også. For å bli akseptert som et

styremedlem må en ha forståelse for

relevant økonomisk teori. Dette vil bli

vurdert ved intervju. Rekruttering vil skje

igjennom stand på skolen, sosiale medier

og forhåpentligvis NHHS. Av hensyn til

gruppens formål, å spre ideer til nye

personer, skjer rekruttering over en lav

terskel, uten medlemsavgift.

I disse turbulente økonomiske tider er også

gruppen mer relevant enn noen gang, med

sitt alternative rammeverk for forståelse av

økonomi. Vi ser på dette som en

nødvendig gruppe på NHH for et rikt og

bredt intellektuelt miljø.

Det er etablert et styre med følgende

personer:

Leder: Eirik Aaserød

Nestleder: Andreas Henrik Østrem

Styremedlem: Martin Bryne

Styremedlem: Kristofer Faye-Hansen

10/12 Eventuelt

35

VEDLEGG «bak»

VEDLEGG 5: Valginstruks

Valginstruks Oppdatert på Foreningsmøtet 20. september 2012

I Generelle bestemmelser

§1 Valgstyret

Valgstyret fastsetter stemmesteder og tidspunkt for stemmegivning.

Stemmestedet skal holdes åpent i minst seks timer mellom kl. 07.00 og 17.00.

Ved ordinært valg der stillinger til Kjernestyret, Symposiet-styret, UKE-styret og

representanter til styret ved NHH utlyses, skal stemmestedet holdes åpent to dager,

minst seks timer per dag.

Det skal også være anledning til å avgi stemme umiddelbart etter valgutspørring.

§2

Valgstyret skal administrere og kontrollere gjennomføring av både valg og

forberedelser til dette.

Valgstyret skal ikke motta stemmesedler eller delta i selve opptellingen av stemmer,

men kontrollere at alt blir gjennomført i henhold til lov for NHHS og valginstruks.

Valgstyret skal foran hvert valg utarbeide retningslinjer for gjennomføring av

valgkamp. Retningslinjene kunngjøres minst 8 åtte dager før valgstart.

Valgstyret har fullmakt til å ekskludere kandidater ved brudd på retningslinjene.

§3

Valgstyret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Det

gjøres vedtak med simpelt flertall. Leder av valgstyret har dobbeltstemme ved stemmelikhet.

36

§4 Valgkomité

Valgstyret oppnevner en valgkomité, som skal bistå valgstyret i planlegging og

gjennomføring av valget.

Sittende rekrutteringsansvarlig i Profileringsutvalget er leder for valgkomiteen såfremt

Kjernestyret ikke gir dispensasjon for dette.

Valgstyret sørger for at valgkomiteen får en fullstendig liste over hvilke tillitsverv som

skal besettes ved valget.

Valgkomiteens oppgaver innebærer blant annet profileringsarbeid og praktisk

gjennomføring av valget. Medlemmer av valgkomiteen kan ikke stille til valg.

§5 Stemmerett

For å ha stemmerett ved valget, må man være medlem av Norges Handelshøyskoles

Studentforening, og ha betalt semesteravgift for inneværende semester, og være

klassifisert som fulltidsstudent i NHH sin valginstruks. Studenter som kun går ett

semester på NHH har ikke stemmerett. Utvekslingsstudenter har stemmerett.

Personer som i egenskap av å være ansatt ved NHH har stemmerett ved valg av

ansattrepresentanter i Styret ved NHH, har ikke stemmerett ved valg av

studentrepresentanter til Styret ved NHH.

§6 Liste over stemmeberettigete

Valgstyret har ansvar for å fremskaffe manntallslister over stemmeberettigete, til bruk ved

stemmegivning.

§7 Rett til å stemme ved tvist om stemmerett

Den som blir nektet å avgi stemme skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel. Slik

stemmeseddel skal ikke legges i valgurnen, men i en særskilt konvolutt påført navn og adresse

for velgeren. Stemmeseddelen skal oppbevares på en betryggende måte med tanke på

eventuell klage. Klage skal rettes til valgstyret.

§8 Valgprotokoll

Utfallet av valg etter dette reglement skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som

underskrives av valgstyret. Melding om utfallet av valget sendes til Kjernestyret og

kunngjøres på dertil egnet måte senest 24 timer etter at valgresultatet er klart. Melding om

utfallet av valg på representanter til Styret ved NHH sendes til Styret ved NHH.

§9 Stemmeseddel

Stemmesedlene skal ikke virke villedende. Ved hver post skal det føres opp i parentes hvor

mange kryss som skal settes, det vil si hvor mange som skal velges til den posten. I de tilfeller

det er flere kandidater til samme verv, skal stemmeseddelen utformes på en måte som ikke

favoriserer noen av kandidatene.

For leder i Kjernestyret, nestleder i Representantskapet og representanter til Styret ved NHH

skal det føres opp en «motstemme-boks». Et kryss i denne boksen regnes som en stemme mot

kandidaten. Dersom det ikke er krysset på stillingen, vil ikke stemmen telle blant de avgitte

stemmer på denne posten (jfr. §13 f). Hvis kandidater stiller som blokk (gruppe) til en post,

skal disse føres opp slik at gruppene står adskilt fra hverandre. I slike tilfeller må en samtidig

passe på at rekkefølgen på vervene innenfor de enkelte postene, er lik under oppstillingen av

blokkene (gruppene).

37

Ved elektronisk avstemming følger stemmeskjemaene de samme bestemmelsene som over.

§10 Oppmelding

De som stiller i blokk må stille til samme utvalg. Det er heller ikke anledning til å registrere

seg som kandidat på flere stillinger ved samme valg såfremt Kjernestyret ikke gir

dispensasjon for dette.

§11 Valg / avstemming

Valgurnene skal sjekkes, sikres og åpnes etter stemmegivningen av en representant fra

valgstyret. Urnevakten skal krysse av på manntallslisten ved hver person som avgir stemme.

De skal kontrollere at ingen avgir stemme mer enn en gang og at ingen stemmer uten

stemmerett eller uten personlig frammøte. Det skal også forsikres at ingen stemmeberettigete

har stemt både ved elektronisk og fysisk urneavstemming. Ved tvist om stemmerett følges

reglene i § 7 i denne instruks. Valget foregår generelt som simpelt flertallsvalg, med unntak

av de kandidater nevnt i §13 f) i valginstruks.

§12 Opptelling

Opptellingsperioden er tiden fra urnene åpnes til resultatet av valget foreligger. Valgstyret er

ansvarlig for opptellingen av stemmer. Valgkomiteen, og andre som valgstyret eventuelt

utnevner, skal fungere som tellekorps. Leder for valgstyret og en representant fra Kjernestyret

skal til enhver tid være tilstede under opptellingen.

En stemmeseddel skal forkastes hvis noen av kryssene er laget med maskin/PC. Hvis det

under en post er ført opp med flere kryss enn det skal være, skal denne posten på

stemmeseddel forkastes. En post blir også forkastet dersom den er flertydig. Valgstyret

vurderer tvilstilfeller. Poster som ikke er avkrysset, teller med som avgitte stemmer, med

unntak av postene for leder Kjernestyret, nestleder Representantskapet og representanter til

Styret ved NHH.

§13 Suppleringsvalg

Profileringsutvalget er ansvarlig for suppleringsvalget. Dette innebærer å utlyse og fylle

ledige stillinger etter valget, med unntak av bestemmelsene nevnt i § 16 i valgloven.

Suppleringsvalget:

a) Profileringsutvalget fastsetter tidspunkt for suppleringsvalget, og setter en felles

absolutt frist for oppmelding av kandidatur. Denne fristen skal kunngjøres på dertil

egnet måte senest en uke før og gjelder for alle stillinger.

b) Profileringsutvalget er ansvarlig for at suppleringsvalget og ledige stillinger i

underutvalg blir annonsert på dertil egnet måte. Profileringsutvalget er ansvarlig for at

grundig informasjon om ledige verv er lett tilgjengelig for alle studenter.

c) Profileringsutvalget setter en felles tilbakemeldingsfrist. Innen utløpet av denne skal

alle som stilte til suppleringsvalget være informert om utfallet. Det påtroppende

underutvalgets medlemmer i samarbeid med de sittende medlemmene intervjuer og

innstiller kandidater til Kjernestyret som godkjenner på bakgrunn av dette.

38

d) Ved suppleringsvalg til Kjernestyret, Representantskapet og Styret ved NHH avholdes

egen valgutspørring. Dato for denne kunngjøres sammen med registreringsfrist og skal

avholdes innen fem dager etter fristen.

e) Dagen etter valgutspørring avholdes urnevalg. Urnene skal være åpne i minst 6 timer.

Disse fordeles hensiktsmessig mellom Service bygget og Merino.

f) Ved valg på leder Kjernestyret, nestleder Representantskapet og Styret ved NHH,

opphører «motstemmeboksen» dersom det er to eller flere kandidater.

II Styret ved NHH

Valget av studentrepresentanter til Styret ved NHH reguleres av valgreglementet til NHH

(vedlegg 1) og utfylles av NHHS sine lover og instrukser. Ved konflikter gjelder

valgreglementet til NHH.

§14

Medlemmer og varamedlemmer til Styret ved NHH fra studentene velges ved

studentforeningens urnevalg vårsemesteret hvert år. Det skal velges to medlemmer og to

varamedlemmer. Innenfor hver av kategoriene skal det velges ett av hvert kjønn.

Datoen for valget av studentrepresentanter til Styret ved NHH og fristen for å fremsette

forslag på kandidater fastsettes av Kjernestyret NHHS og godkjennes av Styret ved NHH.

Datoen kunngjøres innen utgangen av mars måned. I kunngjøringen gjøres det også kort rede

for reglene om fremsettelse av forslag og for fremgangsmåten for valget.

Forslag på kandidatene til medlemmer og varamedlemmer skal være innkommet til

studentenes valgstyre senest to uker før valget. Kandidatene har mulighet til å trekke seg.

Forslag må innleveres skriftlig til valgstyret og være underskrevet av forslagstiller.

Selvlansering av kandidatur kan foretas, og da gjelder de samme tidsfristene som ved det

ordinære NHHS-valget.

Fremsatte forslag skal straks meddeles de foreslåtte kandidater og deretter kunngjøres for de

stemmeberettigede. Når fristen for å fremsette forslag er ute, kunngjøres en samlet oversikt

over de innkomne forslag.

Valget skjer som et absolutt flertallsvalg, det kreves altså mer enn halvparten av de avgitte

stemmer som er godkjent for at en kandidat skal anses som valgt. Dersom ingen av

kandidatene oppnår absolutt flertall, skal det skal avholdes ny valgomgang blant de to

kandidatene som fikk flest stemmer. Ved stemmelikhet mellom konkurrerende kandidater skal

det gjennomføres ny valgomgang mellom disse kandidatene. Ved stemmelikhet i andre

valgomgang avgjøres valget ved loddtrekning.

Kandidater til Styret ved NHH gis ikke anledning til å stille i blokk. Med blokk menes

samarbeid mellom kandidatene i form av felles grafisk profil, markedsføring, strategi eller

liknende.

III Utfyllende regler/ikrafttreden

§15 Utfyllende regler

39

Kjernestyret NHHS kan gi nærmere bestemmelser om utfylling og gjennomføring av dette

reglement.

§16 Ikrafttreden

Denne instruks trer i kraft torsdag 20. september 2012, i samsvar med bestemmelser fra

Foreningsmøtet 20. september 2012.

VEDLEGG 9: Instruks K7 Minutter

K7 Minutter

Oppdatert 20.06.2011 Representantskapet

I Formål

§1

K7 Minutter har to hovedansvarsområder:

K7 MINUTTER skal produsere sendinger saker med nyheter og underholdning for

studentene ved NHH, samt bistå NHHS ved videoproduksjon.

Sørge ” ”

NHHS eller Kjernestyret.

II Organisasjon

§2

K7 MINUTTER har 6 tillitsvalgte som utgjør styret. Disse dekker følgende ansvarsområder:

1. Leder

2. Økonomiansvarlig

3. Teknisk ansvarlig

4. Dataansvarlig 4. Redaktør

5. PR/Informasjonsansvarlig

6. AV-ansvarlig

Videre har K7 MINUTTER muligheten til å ta opp medarbeidere for å sikre den interne

rekruttering og den daglige driften. Disse er ikke tillitsvalgte.

§3

Leders ansvarsområde:

Leder har ansvarsområder i henhold til fellesinstruksen for underutvalgene.

Leder er ansvarlig redaktør for K7 MINUTTERs sendinger.

§4

Økonomiansvarliges ansvarsområde:

Ansvar i henhold til fellesinstruks for underutvalgene.

§5

Teknisk ansvarlig sitt ansvarsområde:

Teknisk ansvarlig har ansvaret for vedlikehold av K7 MINUTTERs utstyr, samt

ansvar ved anskaffelse av nytt utstyr.

Teknisk ansvarlig skal koordinere utlån av K7 MINUTTERs utstyr samt påse at alle

som benytter utstyret har den nødvendige kompetanse.

Teknisk ansvarlig skal revidere 3 års planer (Se egen del av instruks for økonomiske

forhold) hvert høstsemester i samarbeid med AV-ansvarlig og leder, og levere denne

til Kjernestyret.

Ansvar for daglig drift av datamaskinene, og vedlikehold samt oppdateringer.

§6

Dataansvarlig sitt arbeidsområde:

40

Dataansvarlig har i tilllegg ansvaret for K7s nettside, publisering av sendinger på nett,

samt at det som produseres arkiveres i både fil- og tapeformat.

Dataansvarlig har ansvar for å holde orden på videoarkiv.

Ansvar for daglig drift av datamaskinene, og vedlikehold samt oppdateringer.

Redaktør sitt arbeidsområde:

Redaktør er ansvarlig redaktør for K7s saker

Redaktør har ansvar for å holde orden på videoarkiv.

§7

PR/Informasjonsansvarlig sitt ansvarsområde:

PR/Informasjonsansvarlig har ansvar for intern og ekstern informasjon og profilering.

Ansvar for at sendinger vises etter forelesning på bachelornivå.

PR / Informasjonsansvarlig har ansvar for profilering av K7 Minutter.

PR / Informasjonsansvarlig har ansvar for daglig drift av nettsiden til K7 Minutter.

§8

AV-ansvarlig sitt ansvarsområde:

AV-ansvarlig skal koordinere alt av innkommende oppdrag knyttet til AV-systemet

AV-ansvarlig har ansvaret for K7 MINUTTERs AV-system, samt ansvar ved

anskaffelse av nytt utstyr knyttet til dette.

AV-ansvarlig skal revidere 3 års planer (Se egen del av instruks for økonomiske

forhold) hvert høstsemester i samarbeid med økonomiansvarlig, teknisk ansvarlig og

leder, og levere denne til Kjernestyret.

§9

Hver sending skal ha en sendeleder som også er redaktør for sendingen. Leder har ansvar for å

utnevne sendeleder.

§10

K7 MINUTTER skal følge «Vær Varsom plakaten» og vanlig presseskikk.

III Valg

§11

Alle tillitsvalgte i K7 MINUTTER velges ved internvalg og sitter ett år.

Økonomiansvarlig, teknisk ansvarlig og informasjonsansvarlig Redaktør velges på

slutten av vårsemesteret, og sitter de påfølgende to semestre.

Leder, dataansvarlig PR/Informasjonsansvarlig og AV-ansvarlig velges på slutten av

høstsemesteret, og sitter de påfølgende to semestre.

§12

K7 MINUTTER skal stille gruppeleder til videogruppen i UKEN og NHH-Symposiet.

IV Økonomi

§13

K7 MINUTTER skal rette seg etter fellesinstruksen for underutvalgene.

§14

For oppdrag utover vanlig produksjon lønnes K7 MINUTTER etter standardsatser, se C§1.

Opplæring av medlemmer i andre underutvalg samt produksjon etter søknad skal imidlertid

ikke lønnes.

V Virksomhet

§15

41

K7 MINUTTER skal sendes minimum annenhver uke og minimum 5 ganger per semester,

med mindre spesielle omstendigheter ikke tillater det.

K7 MINUTTER skal ha minst 20 saker per semester med mindre spesielle omstendigheter

ikke tillater det

§16

K7 Minutter skal dekke Foreningsmøte og stille med sak til sending.

§17

Prioritering for bruk av K7 Minutters utstyr:

1. Produksjon av K7 Minutters – nyhetssendinger redaksjonelle saker.

2 G ” ”

3. Opplæring og etterutdanning av medlemmer i K7 Minutter

4. Oppdrag utført av medlem i K7 minutter for underutvalg

5. Oppdrag utført av K7 Minutter for interessegrupper og studenter ved NHH

6. Utlån av K7 Minutter sitt utstyr til kvalifisert/opplært medlem i NHHS etter avtale

§18

K7 Minutter har ansvaret for:

Utlån, leie og forsvarlig drift / bruk av NHHS sitt videotekniske utstyr

Føre protokoll over utstyr og hvem som låner / eier det.

§19

Ved bruk av K7 Minutters utstyr skal en ikke drikke alkohol.

Ved bruk av K7 Minutter sitt utstyr må man være edru.

VEDLEGG 14: Instruks for Bergen Challenge

Studentlekene Bergen Challenge

I Formål

§1

Studentlekene Bergen Challenge er en landsdekkende studentidrettsfestival, arrangert av

Norges Handelshøyskoles Studentforening.

§2

Delmål:

Bergen Challenge skal fremme studentidrett i Norge.

Bergen Challenge skal styrke det interne og idrettslige miljø og aktivitetstilbud ved

NHH.

Bergen Challenge skal markedsføre NHHS og NHH ut mot alle Norges studenter

Bergen Challenge skal styrke relasjonen mellom stud.NHH, bergensstudentene og de

øvrige studentene i Norge.

B C NHHS’

II Organisasjon

§3

Bergen Challenge ledes av et styre på åtte personer fordelt på følgende stillinger:

42

Leder

Arrangementsjef

Kultursjef

Logistikksjef

Økonomisjef

Eksternsjef

Informasjonssjef

Markedssjef

§4

Arrangementsjef er ansvarlig for gjennomføring av idrettsturneringene, med tilhørende

arenaer.

Kultursjef er ansvarlig for de kulturelle aktivitetene under arrangementet.

Logistikksjef er ansvarlig for overnatting for deltakere og transportbehov knyttet til

arrangementet.

Eksternsjef har ansvar for rekruttering av deltakere og tilskuere til arrangementet, og all

ekstern markedsføring.

Informasjonssjef er ansvarlig for informasjonsflyt internt i organisasjonen, samt utarbeidelse

av informasjonsmateriell.

Markedssjef er ansvarlig for alt samarbeid med næringslivet og sponsorer.

III Valg

§5

Hele styret for Bergen Challenge velges vårsemesteret oddetallsår, for de fire påfølgende

semestre.

§6

Assistenter, gruppeledere, mellomledere, funksjonærer og andre medarbeidere velges av

Bergen Challenge-styret eller den de bemyndiger.

IV Økonomi

§7

Hele overskuddet skal overføres til NHHS.

§8

Dersom den økonomiske støtten fra Norges Studentidrettsforbund overstiger arrangementets

idrettskostnader, og Bergen Challenge går i overskudd, skal differansen tilfalle NHHI.

§9

Økonomisjef har ansvaret for alle økonomiske forhold i Bergen Challenge.

43

V Drift / Virksomhet

§10

Bergen Challenge skal arrangeres høstsemesteret partallsår.

§11

Bergen Challenge har ansvar for å søke Norges Studentidrettsforbund om å arrangere

Studentleker, i samråd med NHHI. Ved tildeling av Studentleker til NHHI, står NHHI kun

som formell arrangør, mens Bergen Challenge er den tekniske arrangøren, og har ansvar for

den praktiske gjennomføringen av arrangementet.

§12

B C æ NHHS’ æ S S c

tildelt av Norges Studentidrettsforbund.

§13

Bergen Challenge skal ikke arrangere kulturarrangementer (ekskludert idrett) med billettsalg

tilgjengelig for alle. Kulturarrangementer med billettsalg skal kun være tilgjengelig for

deltagere, supportere og funksjonærer.

§14

Alt idrettsutstyr som Bergen Challenge kjøper eller finansierer med økonomisk støtte fra

Norges Studentidrettsforbund, tilfaller formelt NHHI etter endt arrangement.

VI Ansvar overfor og forhold til eksterne institusjoner

§15

Ansvar for skade på folk og eiendom som oppstår i forbindelse med Bergen Challenge eller

dennes avvikling, hviler i siste instans på NHHS. Bergen Challenge plikter i samråd med

økonomiansvarlig NHHS, derfor å tegne de nødvendige forsikringer for å dekke dette ansvar.

§16

Bergen Challenge må til enhver tid sørge for å ha et ryddig forhold til eksterne institusjoner.

VEDLEGG 15: Instruks Fond og avskrivninger

Fond og avskrivninger

Oppdatert på Foreningsmøtet 19.04.12

Innledende bestemmelse

§1

De likvide midlene til NHHS skal plasseres av Kjernestyret på en mest mulig hensiktsmessig

måte og minst tilfredsstille kravene i §§ 2-8.

II Instruks for sikkerhetsfond

§2

44

NHHS skal ha et sikkerhetsfond som ved opprettelse i 1998 ble satt til kr. 200.000, og er per i

dag pålydende kr 1 016 000. Renteinntektene tillegges fondet, og demmer opp for

prisstigningen.

§3

Midlene i sikkerhetsfondet skal stå på sperret konto og kan kun benyttes til dekning av

underskudd eller ved ekstreme likviditetsproblemer i NHHS totalt sett, og kun i situasjoner

hvor det er umulig å komme ut av situasjonen ved hjelp av annen egenkapital (nødvendige

likviditetsreserver unntatt).

§4

Disponering av sikkerhetsfondet NHHS kan kun foretas etter vedtak på Foreningsmøtet. Forut

for et slikt vedtak skal det minst 14 dager før vært lagt frem en innstilling om bruk av midlene

for studentforeningen. Innstillingen skal være utformet av Representantskapet i samarbeid

med de berørte underutvalg. Om disse ikke er enige, skal alle parters syn fremkomme av

innstillingen.

§5

Sperret konto skal kreve signatur fra to medlemmer av Representantskapet og leder eller

økonomiansvarlig i Kjernestyret for å åpnes.

§6

Etter bruk av midlene fra sikkerhetsfondet NHHS, bygges det snarest opp igjen til full

størrelse. Til dette benyttes 100 % av de påfølgende overskudd i NHHS, uavhengig av hvilken

enhet som forårsaket bruk av midlene.

III Generelt

§7

Følgende underutvalg kan ha egen NHHS bankkonto: UKEN, NHH-Symposiet, Bergen

Challenge, Klubb- og Kulturutvalget, Næringslivsutvalget, International Committee og

Årboken.

IV Instruks for pengeplasseringer

§8

Når likviditetssituasjonen tillater det kan pengene tas ut av bankkonto og plasseres der hvor

rente, risiko og likviditetsaspektene står i samsvar med den økonomiske situasjonen i NHHS.

Alle aktiva unntatt sikkerhetsfondet disponeres av leder og økonomiansvarlig i Kjernestyret.

a) Vurdering av hvorvidt den økonomiske og likviditetsmessige situasjonen tillater

pengeplasseringer foretas av Økonomiansvarlig i Kjernestyret sammen med Controller

NHHS og Representantskapet.

b) Summen av plasseringene, den forvaltede kapitalen, er summen av midler som står

bundet på høyrentekonto i 12 måneder, eller mer, og det som er investert i fond (rente-

og/eller obligasjonsfond eller aksjefond).

c) Den forvaltede kapitalen skal enten plasseres i fond eller på en låst høyrentekonto.

d) Vedtak om å øke, eller redusere, den forvaltede kapitalen må fattes med 3/4 flertall i

Representantskapet, subsidiært med 2/3 flertall på Foreningsmøtet.

45

e) Vedtak om å skyte inn ny overskuddskapital i forvaltet kapital kan fattes én gang i

semesteret. Vedtak om reduksjon, det vil si uttak fra den forvaltede kapitalen, kan

fattes hele året. Reduksjon kan kun skje på grunnlag av at den likviditetsmessige

situasjonen krever det, eller etter at plasseringen har gått utover sin tidshorisont.

f) Maksimalt 20 % av den forvaltede kapitalen kan stå i aksjefond. Plassering i fond har

en tidshorisont på minst tre (3) år. Plassering på bundet høyrentekonto har en

tidshorisont på ett (1) år.

g) Ved plassering i fond skal man kun benytte seg av norske fondsforvaltere.

h) Økonomiansvarlig i Kjernestyret skal holde en oversikt over innskudd i den forvaltede

kapitalen og tidspunkt for innskudd/uttak, og nye innskudd/uttak skal meldes på

Foreningsmøtet.

i) Innskudd i fond skal følge en rebalanseringsstrategi. Det innebærer at en andel

plasseres i aksjefond og en i rente-/obligasjonsfond, og andelene balanseres periodisk.

V Instruks for avskrivninger

§9

Investeringer med innkjøpsverdi på over kr. 200.000 skal aktiveres og avskrives lineært over

antatt levetid.

Investeringer i varige driftsmidler med innkjøpsverdi på over kr. 20.000 kan balanseføres og

avskrives lineært hvis økonomiansvarlig i Kjernestyret og Controller NHHS finner det

fornuftig.

§10

Innsponset utstyr og utstyr som er fått i gave fra FfNHHiB avskrives på lik linje som annet

utstyr.

§11

De underutvalg som avskriver skal til enhver tid ha tilgjengelig en oppdatert liste over det

utstyr som avskrives.

VEDLEGG 16: Instruks for it-gruppen

IT-Gruppen

Oppdatert 31.5.11 - Representantskapet

I Formål

§1

it.gruppen er et internt serviceorgan for Norges Handelshøyskoles Studentforening. it.gruppen

skal ha som hovedoppgave å drifte samt forvalte internt Studentforeningens IT-ressurser på en

best mulig måte. Det er et overordnet mål for it.gruppen å fremme IT-kunnskaper i

Studentforeningen.

46

II Organisasjon

§2

it.gruppen skal bestå av:

1. Leder

2. Nestleder/økonomiansvarlig

3. Systemansvarlig

4. Webmaster

5. Utviklingsansvarlig

6. Mailansvarlig

7. Prosjektansvarlig

8. Serveransvarlig

§3

Leders ansvarsområde:

1. Foreta prioriteringer av forespørsler fra Studentforeningen rettet mot It.gruppens

seksjoner.

2. B b NHHS’ IT-strategi.

3. Representere studentene ved NHH i skolens IT-Brukerforum.

4. Overordnet kontakt med IT-avdelingen ved NHH.

5. Øvrig ansvar er beskrevet i instruks for underutvalg.

Nestleders/økonomiansvarligs ansvarsområde:

1. Økonomiansvarlig skal sammen med systemansvarlig legge fram 3-års plan

Studenforeningens IT-standard. Denne skal revideres hver høst og legges frem for

Representantskapet.

2. Øvrig ansvar er beskrevet i instruks for underutvalg.

Systemansvarligs ansvarsområde:

1. Koordinere arbeidet innad i systemseksjonen.

2. Hovedansvar for it.gruppens brukerstøtte mot Studentforeningens underutvalg.

3. Drift av nettverk, arbeidsstasjoner og skrivere.

4. Brukeradministrasjon.

5. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen.

6. Ansvarlig for innkjøp og kontakt med leverandører.

Webmasters ansvarsområde:

1. Koordinere arbeidet innad i utviklingsseksjonen i samarbeid med

utviklingsansvarlig. Webmaster er nestleder for utviklingsseksjonen.

2. Teknisk ansvar for NHHS's websider, herunder eksternweb og hjemmesider for

underutvalg og interessegrupper.

3. Ansvarlig for kontakt med, og utviklingsstøtte til Kjernestyret NHHS og

studentforeningens underutvalg angående webløsninger.

4. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen.

Utviklingansvarligs ansvarsområde:

1. Koordinere arbeidet innad i Utviklingsseksjonen i samarbeid med webmaster.

Utviklingsansvarlig er seksjonsleder for utviklingsseksjonen.

2. Utvikle programmer og databasebaserte applikasjoner for NHHS og

Studentforeningens underutvalg etter behov.

3. Daglig drift og vedlikehold av Studentforeningens databaser og SQL-server.

47

4. Utvikling av større, dynamiske webapplikasjoner for NHHS og Studentforeningens

underutvalg etter behov.

5. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen.

Mailansvarligs ansvarsområde:

1. Koordinere arbeid som angår mail.

2. Vedlikeholde og drifte intern mailserver.

3. Vedlikeholde og drifte mail-løsning.

4. Tilrettelegge webløsninger for mailsystem.

5. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen.

Prosjektansvarliges ansvarsområde:

1. Generelt ansvar for de større prosjektene som it.gruppen er involvert i. Dette kan

være Uken, Symposiet, GEP, Karrieredagen etc.

2. Koordinere samarbeidet mellom prosjektgruppen og it.gruppens øvrige arbeid.

3. I samarbeid med de øvrige tillitsvalgte i it.gruppen foreta de nødvendige

prioriteringer med hensyn på personell- og maskinvareressurser.

4. Bistå i utarbeidelse av prosjektets/arrangementets overordnede it-strategi.

5. Funksjonell kontakt med it-avdelingen i de saker som angår de ulike prosjektene.

6. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen.

7. Prosjektansvarlig ansettes av it.gruppens styre med simpelt flertall.

Serveransvarligs ansvarsområde:

1. Drift av Studentforeningens servere.

2. Administrere backupløsninger og backuprutiner.

3. Funksjonsmessig kontakt med IT-avd. ved NHH ifm. drift av Studentforeningens

systemer.

4. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen.

5. Ansvarlig for studentforeningens lisenser og programvare

III Valg

§4

it.gruppens tillitsvalgte ansettes for en periode på to semestre av Kjernestyret etter innstilling

fra it.gruppens medlemmer. Øvrige medlemmer ansettes av it.gruppens tillitsvalgte.

§5

Et medlem av it.gruppen kan ved semesterets valg kun stille til et av styrevervene som er

utlyst.

IV Økonomi

§6

Prising av it.gruppens eksterne oppdrag fastsettes av Leder i samråd med it.gruppens øvrige

medlemmer og økonomiansvarlig NHHS. Prisene skal i størst mulig grad følge de betingelser

som gjelder IT-bransjen for øvrig.

V Virksomhet

§7

1. Generell brukerstøtte til brukere av Studentforeningens IT-ressurser.

2. Drifte nett- og nettverksressurser.

3. Koordinere innkjøp av IT-utstyr i NHHS.

4. Ansvar for sikkerhetskopiering i NHHS samt sørge for gode driftsrutiner.

48

5. Gjennomføre IT-strategi og informasjonssystemer

6. Sørge for lisenskontroll.

7. Kontakt med skolens IT-avdeling.

8. Effektivisere IT-bruk slik at det skaper verdiøkning for NHHS samt sørge for

kontinuitet i IT-driftsmiljøet.

9. Utvikling av databaser og applikasjoner i Studentforeningen.

10. Tilrettelegge mail-løsninger.

11. Tilrettelegge Studentforeningens internett-satsning.

12. It.gruppen skal ved semesterstart sende ut informasjonsbrev til ledere i underutvalg

og interessegrupper med veiledning for bruk av Studentforeningens datasystemer og

nettsider.

13. Legge fram en plan over nødvendige fremtidige utgifter for å opprettholde og/eller

forbedre studentforeningens it-standard.

14. Teknisk drifts og vedlikeholdsansvar for Studentforeningens kassesystem.

15. It.gruppen kan ikke pålegges nye arbeidsoppgaver som går ut over deres daglige

drift, uten å ha deltatt i beslutningen.

§8

It.gruppen besitter adgangsmuligheter som kan føre til innsyn i informasjon som er

taushetsbelagt. Som medlem av it.gruppen forplikter man seg til ikke å urettmessig erverve

seg slik informasjon, samt holde taushetsplikten i de tilfeller der man får tilgang til slik type

informasjon. It.gruppens medlemmer er dermed underlagt taushetsplikt, og for å være medlem

av it.gruppen kreves det signert taushetserklæring, og erklæring på at en er inneforstått med at

en ikke skal misbruke tilgangene man oppnår som medlem av it.gruppen.

§9

Bergen Challenge:

1. it.gruppen har ansvar for teknisk drift av nettsiden til Bergen Challenge. Dette

innebærer it.gruppen står ansvarlig for å drifte serveren som trengs for å kjøre

nettsiden, og oppdatere denne ved behov. it.gruppen har ikke ansvar for grafiske eller

innholdsmessige elementer ved nettsiden til Bergen Challenge, dersom it.gruppen ikke

skulle ønske dette selv.

2. it.gruppen har ansvar for å sikre at påmelding- og akkrediteringssystemet til Bergen

Challenge fungerer hensiktsmessig. it.gruppen skal oppdatere dette ved feil og

mangler, eller ved rimelige ønsker om forbedringer.

3. it.gruppen har ansvar for å lære opp aktuelle funksjonærer i Bergen Challenge i bruk

av nettsiden og påmeldings- og akkrediteringssystemet.

4. Dersom Bergen Challenge ansetter en egen IKT-gruppe vil de overnevnte

ansvarsområdene falle bort, med unntak av ansvar for serverdrift.

5. it.gruppen stiller seg positivt til å kunne velge å gjennomføre av prosjekter utover

punkt 1 til 3, dersom Bergen Challenge tar kontakt i god tid, og it.gruppen har

kapasitet og ressurser til å gjennomføre dette.

6. Punkt 1-5 revideres etter Bergen Challenge 2014, for å vurdere hvorvidt dette er en

fornuftig måte å organisere arbeidet mellom it.gruppen og Bergen Challenge.

VEDLEGG 17: Lov for Norges Handelshøyskoles Studentforening

Oppdatert på Foreningsmøtet 20. september 2012

I Formål/medlemmer

49

§1 Visjon

Studentforeningen er en arena for samvær og personlig utvikling for alle studenter ved NHH.

a) Alle studenter ved NHH skal ha mulighet til å delta aktivt i NHHS. Alle i NHH-

miljøet skal kunne nyte godt av NHHS.

b) NHHS skal gi mulighet for læring og være en styrke for studentene. NHHS skal gi

studentene mulighet til å oppdage egne talenter.

c) NHHS skal bidra til verdiskapning for NHH. NHHS skal være utadrettet.

d) NHHS skal skape et godt miljø og verdsette mangfold. NHHS skal ivareta tradisjoner

og være fremtidsrettet.

§2

Obligatoriske medlemmer er alle faste studenter ved Norges Handelshøyskole.

§3

Kjernestyret NHHS har ved særlig skjerpende omstendigheter anledning til å utestenge

medlemmer som har forbrutt seg mot Norges Handelshøyskoles Studentforening fra

arrangement og aktiviteter organisert av Norges Handelshøyskoles Studentforening.

Kjernestyrets avgjørelse kan ankes inn for Representantskapet. Representantskapets

avgjørelse kan ankes inn for studentforeningens ankeorgan for disiplinærsaker. (1) (2)

(1) Endret 09.11.00

(2) Endret 06.11.08

§4

a) Æresmedlem kan bare den bli som har gjort seg særlig fortjent til Norges

Handelshøyskoles Studentforenings høyeste utmerkelse. Tittelen kan bare gis til

personer som ikke er medlemmer av NHHS, men som ved sitt engasjement for NHHS

har vist seg verdig et æresmedlemskap. Forslag fremmes til Representantskapet og

behandles av dette. Hvis Representantskapet enstemmig finner kandidaten verdig til

æresmedlemskap, skal forslaget fremmes for Foreningsmøtet. Avholdne stemmer skal

opplyses om på Foreningsmøtet.(1)

b) Til ridder av "De niidkiære Kremmere" kan kun utnevnes tidligere eller nåværende

medlemmer av NHHS som har gjort seg særlig fortjent til denne utmerkelse. Forslaget

fremsettes til Representantskapet og godkjennes av dette. Hvis Representantskapet

enstemmig finner vedkommende verdig til ordenen skal forslaget fremmes for

Foreningsmøtet. Avholdne stemmer skal opplyses om på Foreningsmøtet.(1)

(1) Endret 20.09.12

§5

Kårbåndet til Norges Handelshøyskoles Studentforening kan bæres til galla av nåværende og

tidligere medlemmer av studentforeningen. (1)

50

(1) Endret 22.04.04

II Organisasjon

§6 Foreningsmøtet

a) Foreningsmøtet er det øverste organet i Norges Handelshøyskoles Studentforening.

b) Adgang til Foreningsmøter har, foruten medlemmer av Norges Handelshøyskoles

Studentforening, også tidligere medlemmer av Norges Handelshøyskoles

Studentforening samt Norges Handelshøyskoles ansatte. Disse har talerett. Stemmerett

har bare medlemmer av Norges Handelshøyskoles Studentforening. Dersom

Foreningsmøtet tillater det kan andre enn ovennevnte ha talerett. Dette stemmes over

med 2/3 flertall.

c) Foreningsmøtet avholdes minst en gang i semesteret, og ellers når Representantskapet,

Kjernestyret, eller når minst 75 av studentforeningens medlemmer måtte kreve det.

d) Alle underutvalg plikter å stille med leder eller dens stedfortreder på Foreningsmøtet.

e) Profileringsutvalget plikter i henhold til egen instruks å innkalle til Foreningsmøtet og

sørge for ledelsen av disse.

§7 Representantskapet (1)

a) Representantskapet har det overordnede og langsiktige ansvaret for økonomisk styring

i NHHS, og skal fungere som et kontrollorgan ovenfor Kjernestyret og NHHS

forøvrig.

b) Representantskapet består av åtte medlemmer. Disse er leder, nestleder, to tidligere

eller nåværende ledere av underutvalg, tre tidligere eller nåværende tillitsvalgte i

NHHS og ett medlem i NHHS. Controllere har møte og talerett.

(1) Endret 02.05.11

§8 Kjernestyret

a) Kjernestyret er ansvarlig for den daglige driften av NHHS.

b) Kjernestyret består av åtte medlemmer. Disse er leder, fagpolitisk ansvarlig,

økonomiansvarlig, eksternansvarlig, internansvarlig, informasjonsansvarlig,

markedsansvarlig og prosjektansvarlig. Fagpolitisk ansvarlig er nestleder.

c) Kjernestyret representerer Norges Handelshøyskoles Studentforening ovenfor

Høyskolens myndighet og utad. Lederens, eller i dennes fravær, nestlederens

underskrift forplikter Norges Handelshøyskoles Studentforening.

51

d) Kjernestyret kontrollerer underutvalgenes arbeid, og påser at instruksene blir

overholdt.

e) Kjernestyret har ansvaret for gjennomføringen av strategiske beslutninger i NHHS.

§9 Underutvalg

a) Norges Handelshøyskoles Studentforening har 26 27 underutvalg (1) (2)

. For

underutvalgene eksisterer en generell instruks. I tillegg har hvert enkelt underutvalg en

egen instruks

b) Fagpolitisk ansvarligs ansvarsområde:

Fagutvalget

c) Økonomiansvarligs ansvarsområde:

Regnskapsgruppen

Controller

d) Internansvarligs ansvarsområde:

Backline Music

Hytteutvalget

NHHI-styret (3)

Klubb- og Kulturutvalget

Teknisk Gruppe

e) Markedsansvarligs ansvarsområde: (1)

Markedsgruppen

Næringslivsutvalget

NHHS Consulting

f) Eksternansvarligs ansvarsområde: (1)

AIESEC

International Committee

MEBA Council

Global Economic Perspectives

Studentpolitisk Utvalg (SPU)

Økonomiformidlingen

g) Informasjonsansvarligs ansvarsområde:

Grafisk NHHS

Profileringsutvalget

it.gruppen

K7 Minutter

K7 Bulletin

52

Foto NHHS

h) Prosjektansvarligs ansvarsområde: (2) (4)

UKEN

NHH-Symposiet

Bergen Challenge

Stafettkomiteen

NHH Aid

i) Alle tillitsvalgte og medlemmer av underutvalg i NHHS er personlig økonomisk

ansvarlige for tap av studentforeningens eiendom. Herunder følger plikt til

umiddelbart å melde fra om økonomiske tap til Kjernestyret. Dersom økonomiske tap

kan henføres til grov uaktsomhet, vil vedkommende bli gjort erstatningspliktig. For at

det skal foreligge grov uaktsomhet, vil det være krav om et stort avvik fra den vanlige

aktsomhetsnorm, et avvik som folk sjelden gjør seg skyldig i.

j) Når man sitter som tillitsvalgt i Kjernestyret, Markedsgruppen, Profileringsutvalget,

Controller, Internrevisor eller som leder/nestleder av Representantskapet har man ikke

anledning til å inneha andre tillitsverv i NHHS. (3)

k) Leder i de enkelte underutvalg er pålagt å underrette Kjernestyret om

sammenhengende fravær blant tillitsvalgte i underutvalget utover to uker i

undervisningssemesteret, samt opplyse hvilke konsekvenser fraværet får. Dersom

fraværet gjelder leder, skal leders stedfortreder underrette om forholdet. Dette skal

meddeles straks leder eller dennes stedfortreder er kjent med situasjonen. (1) Endret 28.10.04

(2) Endret 20.09.12

(3) Endret 01.11.07

(4) Endret 06.11.08

§10 Tillitsvalgte

Tillitsvalgte i studentforeningen er sittende øverste styre i underutvalg, samt de som besitter

stillinger i studentforeningen som er definert som kontrollorgan.

I tilfeller hvor et underutvalg er et aksjeselskap, vil den daglige ledelsen bli sett på som styret

i underutvalget.

§11 Andre representanter (1)

a) Eksternansvarligs ansvarsområde dekker Norges Handelshøyskoles Studentforenings

representanter i Representantskapet i Det Akademiske Kvarter.

b) Norges Handelshøyskoles Studentforenings representanter i Styret ved NHH sorterer

under Fagpolitisk ansvarligs ansvarsområde. (1) Endret 02.05.11

§12 Interessegrupper

53

Interessegruppene skal rette seg etter de gjeldende lover og instrukser for NHH og NHHS,

samt forholde seg til Foreningsmøtevedtak. For interessegrupper eksisterer en egen instruks.

§13 Generelle voteringsregler (1)

Ved avstemninger er det tre alternativer: For, i mot eller avholden.

Det finnes fem forskjellige former for voteringer i NHHS: simpelt flertall, absolutt flertall, 2/3

flertall, 4/5 flertall og enstemmig (ingen motstemmer).

Ved voteringstypen «simpelt flertall» menes det forslaget som har fått flest av stemmene.

Absolutt flertall betyr at man har over halvparten av stemmene.

Avholdne stemmer regnes ikke med i flertallsvurderingen.

(1) Lagt til 20.09.12

III Valg

§14

a) Studentforeningens tillitsvalgte velges ved valg en gang hvert semester. Dette gjelder,

hvis ikke annet er bestemt, for det følgende semester. Valget åpnes senest tolv timer

etter oppmeldingsfristen for kandidatur går ut. Alle medlemmer av NHHS kan stille til

valg, med mindre annet er bestemt etter §3, §19 b) eller d). Kjernestyret fastsetter

tidspunkt for valguken og kunngjør dette senest fem uker før denne.

b) Kjernestyret oppnevner et valgstyre på fem medlemmer. Valgstyret skal administrere

og kontrollere valget og forberedelsene til dette. Valgstyret består av fire medlemmer

fra studentene, henholdsvis informasjonsansvarlig i Kjernestyret,

rekrutteringsansvarlig og informasjonsansvarlig i Profileringsutvalget, et øvrig

medlem i studentforeningen og ett medlem fra staben(1)

ved Høyskolen. Valgstyret er

ansvarlig for at gjeldende regler for valget nærmere beskrevet i egen valginstruks

følges. Ved forfall fra et eller flere av medlemmene i valgstyret oppnevner

Kjernestyret varamedlemmer.

c) Valgstyret fungerer som klageinstans. Representantskapet er ankeinstans.

d) Valgstyret nedsetter en valgkomité. Valgkomiteen skal bistå valgstyret i den praktiske

gjennomføringen av valget. Arbeidsoppgavene til valgkomiteen er nærmere beskrevet

i Valginstruks for NHHS.

e) Ledere av alle underutvalg plikter å sende inn en oversikt til valgstyret over stillinger

som skal utlyses på kommende valg, samt stillingsbeskrivelser for disse, minst fire

uker før valgåpning.

f) Fristen for å registrere sitt kandidatur ved valg settes av valgstyret. Valgstyret skal

sørge for å kunngjøre denne registreringsfristen på dertil egnet sted senest 14 dager i

forveien.

54

g) Hvis ingen av kandidatene som stiller som leder til Kjernestyret, representanter til

Styret ved NHH eller nestleder i Representantskapet oppnår absolutt flertall av de

avgitte godkjente stemmene, skal det avholdes omvalg. Omvalget avholdes mellom de

to kandidatene som fikk flest stemmer i hovedvalget, og skal finne sted senest en uke

etter dette. Omvalget avgjøres med flertall og for øvrig etter de samme regler som

hovedvalget. (2)

h) Medlemmer av NHHS som er utestengt på grunn av brudd på

utkommanderingsinstruksen, kan ikke velges til verv i NHHS som skal påbegynnes

før utestengningsperioden er avsluttet (jfr. instruks for Klubb- og Kulturutvalget).

(1) Endret 15.02.07

(2) Endret 20.09.12

§15

I perioden fra valgåpning til offentliggjøring av resultat kan ingen underutvalg eller

interessegruppe være involvert i en rekrutterings- eller ansettelsesprosess overfor medlemmer

av NHHS. Ved særskilte tilfeller kan Kjernestyret gi dispensasjon fra denne paragrafen.

§16

a) Eksternansvarlig i Kjernestyret vil gjennom sitt verv være én av to representanter fra

NHHS til Velferdstinget. På vårens første FM velges den andre representanten samt

vararepresentanter til Velferdstinget for ett år.

b) Representantene valgt inn i Velferdstinget og Velferdsstyret holder Kjernestyret og

studentforeningen orientert om organisasjonens arbeid.

§17

Alle valg foregår skriftlig og/eller elektronisk. (1)

Det er dog ikke nødvendig med skriftlig

votering ved suppleringsvalg, med mindre det er stillingene til Kjernestyret,

Representantskapet og Styret ved NHH som skal fylles.

(1) Endret 20.09.12

§18

Kjernestyret godkjenner nye tillitsvalgte i stillinger som ikke ble besatt ved valget eller der

tillitsvalgt har måttet fratre i løpet av sin periode. Der det finnes en vararepresentant, vil

vedkommende overta. Medlemmer i Styret ved NHH, Representantskapets nestleder og

Kjernestyret må velges ved urneavstemming. Nærmere regler for suppleringsvalg finnes i

valginstruksen.

§19

a) Medlemmer av NHHS kan fremme mistillitsforslag mot tillitsvalgte i NHHS.

Mistillitsforslag fremmes for Foreningsmøtet og vedtas med 2/3 flertall.

55

b) Ved godkjent mistillitsforslag skal den tillitsvalgte vedtaket er rettet mot fratre vervet

umiddelbart. Vedtaket kan gjelde for dette tillitsvervet, alle nåværende tillitsverv eller

all fremtid.

c) Nyvalg skal foregå tidligst en uke og senest to uker etter endelig

Foreningsmøtevedtak.

d) Medlemmer av NHHS kan fremme forslag om utestengelse fra fremtidige tillitsverv

mot tidligere tillitsvalgte i NHHS. Forslag om utestengelse fremmes for

Foreningsmøtet og vedtas med 2/3 flertall. Vedtaket kan gjelde for ett år eller all

fremtid.

e) Forslag om mistillit eller utestengelse kan ankes inn for Representantskapet senest to

virkedager etter Foreningsmøtet. Representantskapet vurderer hvorvidt det bør

innkalles til ekstraordinært Foreningsmøte.

f) Forslag om mistillit eller utestengelse må fremmes som egen sak senest 8 dager før

Foreningsmøtet.

IV Økonomi

§20 Ansvar Foreningens formue og gods forvaltes og disponeres av Kjernestyret.

§21 (1) (2) (3)

a) Kjernestyret og Representantskapet skal til enhver tid drive en forsvarlig

investeringspolitikk, der den eksisterende økonomiske situasjonen i studentforeningen

skal legges til grunn.

b) Alle investeringssøknader i NHHS leveres til kontaktperson i Kjernestyret.

Investeringer og leieavtaler med totalbeløp under kr 30 000 inkl. mva. behandles av

Kjernestyret. Avgjørelsen kan ankes til Representantskapet. Investeringer og

leieavtaler med totalbeløp mellom kr 30 000 inkl. mva. og kr 100 000 inkl. mva.

behandles av Kjernestyret og Representantskapet. Investeringen må være godkjent i

begge organene for å tre i kraft.

c) Ved uenighet mellom Kjernestyret og Representantskapet skal saken tas til

Foreningsmøtet av berørte underutvalg.

d) Ved hvert Foreningsmøte skal det legges frem en redegjørelse over

Studentforeningens økonomiske situasjon av økonomiansvarlig i Kjernestyret (1) Endret FM 26.04.07

(2) Endret FM 23.09.10

(3) Endret FM 20.09.12

§22 Regnskap

56

Alle som mottar midler fra Norges Handelshøyskoles Studentforening har regnskapsplikt. (jfr.

Regnskapsinstruks). Økonomiansvarlig i Kjernestyret er ansvarlig for at regnskapsinstruksen

overholdes.

§23 Revisjon

Til tallmessig og teknisk gjennomgåelse av Norges Handelshøyskoles Studentforenings

regnskaper oppnevnes en internrevisor. Denne plikter også å sette seg grundig inn i alle lover

og instrukser som berører regnskapsførselen i Norges Handelshøyskoles Studentforening, og

påse at disse blir fulgt. Ved brudd på lover eller instrukser skal revisorene gi innberetning til

Representantskapet, som legger saken frem på førstkommende Foreningsmøte. (1)

(1) Endret 01.11.07

§24 Obligatoriske fond

a) Norges Handelshøyskoles Studentforening skal ha et sikkerhetsfond som beskrevet i

egen instruks.

b) Disponering av Sikkerhetsfondet kan kun foretas etter vedtak på Foreningsmøtet, og i

henhold til de retningslinjer som er gitt i egen instruks.

V Drift/Virksomhet

§25 Instrukser

a) Det skal foreligge instrukser for hvert enkelt underutvalg, studentforeningens

styringsorganer og studentforeningens representanter i øvrige organer samt en generell

instruks for interessegrupper.

b) Det skal foreligge instrukser for andre forhold av sentral betydning i

studentforeningen.

c) Det skal foreligge egen valginstruks som omhandler retningslinjer og regler for

gjennomføring av valg til tillitsverv i studentforeningen.

d) Dato for oppdatering skal påføres som fotnote i instruksen.

§26 Tilgjengelighet

Ett eksemplar av denne loven og alle gjeldende instrukser skal til enhver tid være tilgjengelige

for studentforeningens medlemmer. Det påligger Kjernestyret å påse at disse eksemplarene til

enhver tid er ajourført. Videre skal alle underutvalgene ha et oppdatert eksemplar av loven,

sin egen instruks og den generelle instruks for underutvalg. Kjernestyret er ansvarlig for at det

til enhver tid finnes en oppdatert liste over samtlige tillitsvalgte.

VI Regler for Foreningsmøtet

§27 Kunngjøring

a) Tid og sted for Foreningsmøtet kunngjøres for alle NHHS medlemmer på dertil egnet

måte minst 14 dager før møtet. Det skal imidlertid tilstrebes at dette skjer innen

utgangen av semesteret før møtene skal avholdes.

57

b) Det skal ikke gjennomføres andre arrangementer i NHHS-regi som kan være til hinder

for medlemmenes deltakelse på Foreningsmøtet. Denne bestemmelsen gjelder så fremt

dato for Foreningsmøtet kunngjøres innen utgangen av semesteret før. Dispensasjon

fra denne bestemmelse kan gis av Kjernestyret.

§28 Møteledelse

a) Møtet ledes av en ordstyrer og en bisitter. Begge er medlemmer av

Profileringsutvalget.

b) Ordstyrer foreslår debattregler ved møtets begynnelse, disse vedtas med simpelt

flertall og kan endres underveis.

§29 Dagsorden

a) Lovendringsforslag, instruksendringsforslag og investeringssøknader må overleveres

Kjernestyret i skriftlig form, senest tre uker før det skal behandles på Foreningsmøtet. (1)

b) Orienteringssaker som skal med på foreløpig dagsorden må være Kjernestyret i hende

senest åtte døgn før Foreningsmøtet. Hovedpunktene i saksinformasjonen må da

legges frem.

c) Saker som meldes etter fristen i punkt a), skal voteres over under behandling av

dagsorden og krever 2/3 flertall.

d) Saker til "Eventuelt" meldes under behandling av dagsorden. Under punktet

"Eventuelt" kan det ikke fattes vedtak av viktighet for driften av Norges

Handelshøyskoles Studentforening. Ved tvil om viktighet avgjøres dette av

Foreningsmøtet ved flertallsvotering.

e) Endelig dagsorden vedtas med simpelt flertall.

f) Strykninger og tillegg til endelig dagsorden krever 4/5 flertall. Punkter på endelig

dagsorden kan utsettes til neste Foreningsmøte med simpelt flertall.

g) Kjernestyret og Representantskapet er saksbehandlende organer, og skal for alle

lovendringsforslag, instruksendringsforslag og investeringssøknader fremme en

innstilling for FM. All relevant saksinformasjon skal ligge til grunn for denne

innstillingen til FM. I motsatt tilfelle skal saken underkjennes av Foreningsmøtet.

Saker kan underkjennes med simpelt flertall.

(1) Endret 20.09.12

§30 Meldinger og spørsmål

a) Når den endelige dagsorden er satt åpnes det for meldinger og spørsmål.

58

b) Meldinger og spørsmål er ikke gjenstand for debatt eller vedtak.

§31 Beslutningsdyktighet

a) Foreningsmøtet er beslutningsdyktig så sant minst 75 stemmeberettigede er til stede

når endelig dagsorden settes.

b) Voteringer over lovendringer krever minst 75 stemmeberettigede i salen. Det skal

benyttes tellekorps, og i protokollen skal det anføres antall for, mot og avholdende.

c) I de tilfeller Foreningsmøtet ikke er beslutningsdyktig anser man likevel saken som

vedtatt dersom referatet blir godkjent på neste Foreningsmøte. Før godkjennelse av

referat plikter ordstyrer å opplyse at Foreningsmøtet ikke var beslutningsdyktig.

d) Blir behandlingen av en sak underkjent, skal den tas opp på nytt på neste

Foreningsmøte. I de tilfeller der sakens natur krever en rask avgjørelse, kan saken tas

opp på samme Foreningsmøte hvis ingen har innvendinger mot dette.

§32 Forslag

a) Forslag kan kun i skriftlig form forlanges satt under votering.

b) Tillegg til et forslag krever forslagsstillerens samtykke.

c) Et forslag kan ikke trekkes tilbake så lenge minst ett av medlemmene forlanger det

opprettholdt.

d) Forslag om utsettelse av en sak eller avvisning av en sak tas opp til votering

umiddelbart. Foreligger forslag om begge deler, voteres det over strykning først.

e) Foreningsmøtet kan fremme endringsforslag til investeringssøknader, lovendrings- og

instruksendringsforslag, såfremt endringsforslaget er basert på hovedforslaget. Et

endringsforslag settes under votering før hovedforslaget.(1)

f) Er det fremsatt et primærforslag og et sekundærforslag, voteres det over

primærforslaget først. (1)

(1) Endret 20.09.12

§33 Votering (1)

a) Til gyldig vedtak kreves simpelt flertall dersom ikke noe annet er bestemt.

b) Voteringsorden foreslås av ordstyrer etter at alle forslag er lest opp. Ved uenighet

voteres det over voteringsorden.

c) Votering foregår ved stemmetegn, med mindre skriftlig votering forlanges.

59

d) Prøvevotering kan benyttes hvis Foreningsmøtet finner det ønskelig.

e) Ved votering oppnevner Profileringsutvalget et tellekorps av hensiktsmessig

størrelse.(1)

f) Ved skriftlige voteringer oppnevnes alltid tellekorps.

g) Når det stemmes over mer enn to alternativer, settes de to mest ekstreme utfallene opp

mot hverandre. Deretter settes det vinnende alternativet opp mot det neste.

h) Lovendringer og investeringsforslag krever 2/3 flertall.(1) (2)

i) Vedtak om æresmedlemskap og "De niidkiære Kremmere" krever 4/5 flertall.

j) Vedtak fattet på et Foreningsmøte kan kreves tatt opp til uravstemning ved innsamling

av minst 150 underskrifter fra medlemmer av Norges Handelshøyskoles

Studentforening. Underskriftene skal være Kjernestyret i hende innen kl.1200 to

virkedager etter Foreningsmøtet.

(1) Endret 20.09.12

(2) Endret 18.09.03

§34 Protokolltilførsel

Ethvert medlem av Norges Handelshøyskoles Studentforening kan kreve protokolltilførsel,

denne skal fremsettes skriftlig innen møtet heves.

VEDLEGG 18: Regnskapsinstruks Oppdatert på FM 20.09.12

I Generelle regler

§1

NHHS’

§2

Leder og økonomiansvarlig i hvert underutvalg er ansvarlig for underutvalgenes økonomiske

virksomhet.

§3

Ø ”

b NHHS” Ø C

å påse at underutvalgenes regnskap blir ført i overenstemmelse med god regnskapsskikk i de

” b NHHS”

§4

NHHS regnskap følger kalenderåret. Halvårlige rapporter skal utarbeides og offentliggjøres.

§5

60

NHH-Symposiet, Bergen Challenge og UKEN omfattes ikke av § 4, men avslutter regnskap

etter endt prosjekt. Disse utvalgene skal likevel utarbeide og offentliggjøre rapporter for hvert

halvår.

II Budsjetter

§6

I uken etter høstvalget skal avtroppende og påtroppende økonomiansvarlig i hvert underutvalg

utarbeide budsjetter og investeringsforslag for kommende kalenderår. Budsjettene revideres

etter valget i april. Spesifikasjon for UKEN, Bergen Challenge og NHH-Symposiet er gitt i

§8.

§7

Innleveringsfrist for budsjetter er to uker etter valget. Budsjettene gjennomgås og godkjennes

av Representantskapet i samråd med leder og økonomiansvarlig i de enkelte underutvalg.

Budsjettene kan revideres ultimo januar/eller medio september etter ønske fra underutvalgene.

§8

UKEN, Bergen Challenge og NHH-Symposiet:

a) UKEN, Bergen Challenge og NHH-Symposiet skal budsjettere på prosjektbasis for

arrangementet.

b) I tillegg forelegger UKEN et budsjett før MUF senest en måned før arrangementet.

c) Representantskapet holdes løpende orientert om budsjetteringsprosessen i semestrene

frem mot arrangementene. Budsjettet for hele arrangementet leveres medio november

høsten før gjennomføringen.

d) Hovedbudsjettet revideres innen midten av februar.

e) Leder for UKEN, Bergen Challenge og NHH-Symposiet plikter å levere nevnte

budsjetter til Representantskapet til angitte tidsfrister.

f) Budsjettene gjennomgås og godkjennes av Representantskapet i samråd med leder og

økonomiansvarlig i de enkelte underutvalg.

§9

Samtlige budsjetter skal være godkjent innen utgangen av det semesteret de leveres, dette

gjelder ikke reviderte budsjetter.

III Investeringer

§10

Investeringer skal vedtas i forbindelse med budsjettbehandlingen.

§11

Investeringsforslag utenom de vedtatte investeringer i forbindelse med budsjetter må meldes

til Økonomiansvarlig NHHS. UKEstyret og NHH-Symposiet kan selv vedta investeringer

inntil kr. 5 000 inkl. mva. Investeringsforslag inntil kr 30 000 inkl. mva. fra andre underutvalg

vedtas av Kjernestyret.

61

§12

Investeringsforslag mellom kr 30 000 inkl. mva. og kr 100 000 inkl. mva. skal leveres til

kontaktperson i Kjernestyret for behandling av Kjernestyret og godkjennes av

Representantskapet i samråd med det/de forslagsstillende underutvalg.

§13

Investeringsforslag på over kr. 100 000 inkl. mva. skal leveres til kontaktperson i

Kjernestyret. Det behandles av Kjernestyret og Representantskapet, men må godkjennes på

Foreningsmøtet.

§14

Representantskapet er siste ankeinstans for investeringsforlag inntil kr 30 000 inkl. mva. I

investeringsforslag mellom kr 30 000 inkl. mva. og kr 100 000 inkl. mva. er Foreningsmøtet

siste ankeinstans. I slike tilfeller må det vedtas med 2/3 flertall.

IV Regnskap

§15

Økonomiansvarlig i de enkelte underutvalgene plikter å ha ferdigført bilagene fra forrige

semester i løpet av første uke etter semesterstart. For UKEN, Bergen Challenge og NHH-

Symposiet gjelder kun § 16.

§16 Regnskap med utfyllende noter skal leveres i henhold til den frist Representantskapet setter.

Regnskapene gjennomgås og godkjennes av Representantskapet i samråd med leder og

økonomiansvarlig i de enkelte underutvalg.

§17

I forbindelse med regnskapsfremleggelsen plikter økonomiansvarlig å

redegjøre Representantskapet for eventuelle inventarendringer.

VEDLEGG 19: Instruks Teknisk Gruppe Oppdatert 31.5.2011 - Representantskapet

I Formål

§1

Teknisk Gruppe (TG) er NHHS` kompetansesenter for drift av lyd-, AV- og lysutstyr. TG er

ansvarlig for rigging og styring av lyd og lys ved konserter, og ved en begrenset mengde

andre arrangementer i regi av underutvalg i NHHS.

II Organisasjon

§2

Styret i TG består av:

1. Leder

2. Økonomiansvarlig

3. Materialforvalter lyd

4. Materialforvalter lys

5. Sceneansvarlig

§3

Leders ansvarsoppgaver:

Leders oppgave er å koordinere aktivitetene innen Teknisk Gruppe. Han/hun skal være

bindeleddet mellom TG og andre underutvalg og Interessegrupper i NHHS.

62

Det skal i tillegg foreligge en treårsplan som skal revideres ved starten av hvert høstsemester.

Treårsplanen skal inneholde følgende elementer:

Statusrapport

Reinvesterings oversikt

Forslag / prioritering av hva som bør anskaffes / investeres i kommende år og

fremover

Planen skal ikke være forpliktende, men skal være rettledende og informasjonsgivende for

Representantskapet.

§4

Materialforvalter lyd:

Materialforvalter lyd har ansvaret for alt lydutstyret. Han / hun skal ha kontroll på utstyrets

tekniske standard, sørge for vedlikehold og reparasjoner samt ha kontroll på alt utleie.

Vedkommende skal føre protokoll over all bruk av utstyret slik at økonomiansvarlig kan

fakturere brukerne. Protokollen skal inneholde hva som er lånt / leid og hvor lenge.

§5

Materialforvalter lys:

Materialforvalter lys har ansvaret for alt lysutstyret. Han / hun skal ha kontroll på utstyrets

tekniske standard, sørge for vedlikehold og reparasjoner samt ha kontroll på alt utleie.

Vedkommende skal føre protokoll over all bruk av utstyret slik at økonomiansvarlig kan

fakturere brukerne. Protokollen skal inneholde hva som er lånt / leid og hvor lenge.

§6

Sceneansvarlig:

Sceneansvarlig har ansvaret for Aulaen og Campus. Han / hun skal passe på at lokalene er

ryddet og sørge for generelt vedlikehold. Han / hun kan pålegge brukerne av de respektive

lokalene rydding, hvis dette ikke er utført på en tilfredsstillende måte. Han / hun har også

ansvar for verktøylageret til NHHS og utrekvirering til TG-baren.

III Valg

§7

TG’ TG A TG V

slutten av vårsemesteret. Valget må godkjennes av Kjernestyret.

IV Økonomi

§8

Leieinntekter tilfaller TG som driftsinntekter. Leievilkårene skal i størst mulig grad følge de

betingelser som gjelder i bransjen forøvrig. Styret i TG reviderer hvert høstsemester en

veiledende prisliste for leie av utstyret, og kopi av denne leveres økonomiansvarlig NHHS og

godkjennes av Representantskapet.

V Virksomhet

§9

Funksjoner:

TG har ansvaret for:

vedlikehold og forsvarlig oppbevaring av utstyr og verktøy

utlån, leie og forsvarlig drift / bruk av NHHS sitt tekniske utstyr

føre protokoll over utstyr og hvem som låner / leier det

§10

Rutiner for rekvirering og lån av utstyr informeres om ved semesterstart, samt ved oppslag på

døren til TG rommet.

§11

Teknisk utstyr kan lånes ut til alle underutvalg i NHHS. Utstyr kan også lånes til andre som er

medlemmer av NHHS, dersom vedkommende arrangement foregår i tilknytning til NHH.

63

Dersom arrangementet generer betydelige inntekter og overskudd, skal det beregnes leie på

utstyret.

§12

For arrangement uten tilknytning til NHH kan utstyr leies ut.

§13

Når teknisk utstyr leies eller lånes ut, er TGs materiellforvalter lyd eller lys ansvarlig for at

frakt, til- b TG’

teknikere som trengs til et hvert arrangement.

§14

Rekvisisjon av teknisk utstyr skjer skriftlig pr brev eller mail senest onsdagen en uke før det

aktuelle arrangement. Kjernestyret NHHS kan rekvirere utstyr på kortere varsel enn en uke.

Den som rekvirerer utstyret har ansvaret for det, den tiden den lånes / leies og at det behandles

med forsiktighet og oppbevares forsvarlig. Hvis ikke rekvisisjonen har kommet TG i hende i

rett tid kan TG nekte å levere ut utstyr og / eller stille med tekniker.

§15

TG har følgende prioriteringsliste for utlån / leie:

1. Kjernestyret NHHS, KKU, Backline

2. Øvrige underutvalg av NHHS

3. Interessegrupper tilknyttet NHHS

4. Øvrige medlemmer av NHHS

5. Øvrige

Denne prioriteringsrekkefølgen gjelder frem til rekvisisjonen behandles onsdagen en uke før

utleie / lån. Etter dette gjelder ikke prioriteringen.

§16

Denne paragrafen trer i kraft hvert semester det arrangeres UKEN. UKEN har 1. prioritet på

det tekniske utstyret i UKE-semesteret, men utstyret skal være tilgjengelig også for andre

frem til UKEN starter. I forbindelse med UKEN får alle i TG fUKENsjonær status mot at man

jobber gratis.

§17

Denne paragrafen trer i kraft hvert semester det arrangeres NHH-Symposiet. NHH-Symposiet

har 1. Prioritet på det tekniske utstyret i forbindelse med konferansen.

§18

Hvert medlem av TG disponerer nøkler til TG-rommet og teknisk lager.

§19

På arrangement der det er utkommanderte i Klubben skal tekniker etter henvendelse til

vaktsjef i KKU få nødvendig hjelp til å bære utstyr.

§20

I TGs virksomhet med innleide band og andre aktører, kreves det konfidensialitet i forhold til

aktørenes raidere. TGs medlemmer er derfor underlagt taushetsplikt i disse sakene, og for å

være TG medlem kreves det signert taushetserklæring.

VI Kjernearrangementer

§21

Alle arrangementer i regi av kjernestyret NHHS:

FM

Valgutspørring

Internaften

U-fagsaften

1. Kullsuken

64

Andre arrangementer:

Valgshow

Et antall arrangementer i regi av KKU.

Arrangementer i lokalene til NHH i regi av IU.

Konserter i regi av Backline.

Bergensbaneløpet til Stafett komiteen.

§22

Teknisk Gruppe skal bidra med følgende i semestre hvor Bergen Challenge arrangeres:

1. Teknisk bistand med å arrangere ett mindre arrangement på NHH for funksjonærer i

Bergen Challenge.

2. Teknisk bistand ved en konsert enten i Aulaen eller i Campus forutsatt at Backline

ikke arrangerer andre konserter samme semester, med unntak av i Førstekullsuken.

3. Å gi skriftlige tilbakemeldinger på raidere og utstyrsforespørsler som blir sendt til

Teknisk Gruppe innen Teknisk Gruppes frister som nevnt i §14 i Teknisk Gruppes

instruks.

Bergen Challenge har prioritet på utlån av utstyr under Bergen Challenge men fastmontert

utstyr i Aulaen eller Campus lånes ikke ut. Utstyrsbehov skal sendes Teknisk Gruppe etter

fristene nevnt i §14 i Teknisk Gruppes instruks.

VEDLEGG 20:Økonomiinstruks Oppdatert 08.05.12 - Representantskapet

I Generelle regler

§1

T ”Ø NHHS”

Representantskapet innen utgangen av hvert semester, i forbindelse med budsjettbehandling.

II Velferdsinstruks

§2

Underutvalg i NHHS kan hvert semester budsjettere med velferd i henhold til gjeldende

”Ø NHHS”

Styrene i NHH-Symposiet, Bergen Challenge og UKEN har anledning til å budsjettere med

velferd til to av de fire semestrene de sitter som tillitsvalgt, men står fritt til å utligne

budsjettert velferd over tre semestre dersom de finner det ønskelig.

§3

Velferdsbudsjettet er tenkt brukt på felleskaps- og motivasjonsfremmende tiltak.

Velferdsbudsjettet kan disponeres etter eget ønske, under forutsetning av at det ikke utbetales

i kontanter.

§4

Hvert underutvalg kan budsjettere med gruppevelferd i henhold til inndeling i

justeringsgrupper 1), 2), 3) og 4). Justeringsgruppenes formål er å tilpasse velferd til

arbeidsmengde og arbeidsmønster for tillitsvalgte og medlemmer.

Gruppe 1) Backline, GEP, Hytteutvalget, NHHI, International Committee, Markedsgruppen,

SPU NHHS

Gruppe 2) MEBA Council, NHH Aid, Stafettkomiteen, Økonomiformidlingen

Gruppe 3) Representantskapet, Profileringsutvalget, Fagutvalget

Gruppe 4) K7 Bulletin, Foto, Grafisk, K7 Minutter, Regnskapsgruppen

Gruppe 5) Klubb- og kulturutvalget, Kjernestyret, it.gruppen

Gruppe 6) Teknisk Gruppe

65

S ” NHHS”

§5

Kjernestyret, UKEN, Bergen Challenge, GEP og NHH-Symposiet har anledning til å

budsjettere særskilt for prosjektmedarbeidere. Beløpet skal forklares i egen note til budsjett.

§6

Næringslivsutvalget, Backline og K7 Minutter har anledning til å budsjettere velferd hvert

semester i henhold til velferdssatsen for akti S ”

NHHS”

§7

Hvert underutvalg kan budsjettere med forbrødring for sittende tillitsvalgte. Satser jfr.

”Ø NHHS”

III Instruks for dekning av utgifter til NHHS' representasjon utad

§8

Formålet med representasjon er ikke å gi den enkelte utbytte, men å gi studentforeningen et

konkret positivt utbytte.

§9

Kjernestyret kan gi støtte til dekning av reise og deltakelse ved alle typer arrangementer med

inntil 100 % av kostnadene forbundet med dette. Støtte kan innvilges under forutsetning av at:

a) Avtaler og tema for oppholdet skal utarbeides og forelegges for Kjernestyret senest

14 dager før reisen.

b) Kjernestyret kan pålegge vedkommende å skrive rapport fra reisen, eventuelt

innlegg i Bulle.

Støtte tildeles etter de målsetninger det til en hver tid sittende Kjernestyret og

Representantskap har med ekstern profilering og innhenting av impulser.

IV Instruks for diettgodtgjørelse i NHHS

§10

Ved godkjent representasjon for NHHS vil det der bespisning ikke allerede er inkludert i

seminar-/arrangementskostnadene kunne bli utbetalt diettgodtgjørelse.

En døgnsats er lik summen av frokostsats, lunsjsats og middagssats.

S ”Ø NHHS”

Dersom det finnes spesielle grunner for at middag eller lunsj blir dyr, kan det gis refusjon

utover grunnsatsene. Dette bestemmes av Kjernestyret.

V Instruks for kjøregodtgjørelse i NHHS

§11

Bil skal kun benyttes når det er umulig eller uhensiktsmessig å benytte annet transportmiddel.

Satser ” NHHS”

Bilgodtgjørelse beregnes etter gjeldende kilometersats.

§12

Biler som benyttes for NHHS skal ha kasko dersom bilens verdi overstiger kr.10.000. Dersom

det oppstår skade ved trafikkuhell, dekker NHHS skaden eller kaskoens egenandel.

§13

Refusjon i bilskadesaker avgjøres av Kjernestyret, og kan ankes inn for Representantskapet.

VI Instruks for internprising

§14

66

Grafisk NHHS, K7 Bulletin, K7 Minutter, IT-gruppen, Fotogruppen og TG kan i særskilte

tilfeller internprise sine tjenester i samråd med controller.

§15

Bulle kan internprise det som påfører Bulle ekstrakostnader, f.eks. ved utvidet sideantall eller

fargetrykk. Dette skal også inkludere settearbeidet på Grafisk NHHS.

VII Instruks for lønning av ansatte i NHHS' REGI

§16

NHHS’

standardsatser.

§17

Standardsatsene inkluderer i feriepenger.

S ” NHHS”

§18

M ” NHHS”

§19

Alle kostnader forbundet med et arrangement skal belastes arrangør dersom arrangementet er

et overskuddsarrangement eller arrangement internt for en gruppe. Dersom arrangementet er

åpent og et underskuddsarrangement kan det søkes om kostnadsfrie stabstjenester fra NHHS.

VIII Garantisøknader

§20

Garantisøknader leveres Kjernestyret. Garantisøknader inntil kr. 5.000 innvilges av

Kjernestyret. Søknader utover kr. 5.000 vedtas av Representantskapet.

IX Søknader FfNHHiB (Foreningen for NHH i Bergen)

§21

Søknader om støtte fra Foreningen for Norges Handelshøyskole i Bergen (FfNHHiB) leveres

økonomiansvarlig i Kjernestyret NHHS innen fastsatt frist.

§22

F NHH B’ NHHS

investeringsplan samt øvrige søknader som kommer Kjernestyret NHHS i hende innen de

fastsatte frister.

X Instruks for kreditt

§23

Representantskapet kan innvilge likviditetslån inntil kr. 50.000 per interessegruppe per

semester. Varigheten på lånet bestemmes også av Representantskapet.

§24

Økonomiansvarlig i hvert underutvalg er ansvarlig for at den totale kreditten til medlemmene

ikke overstiger et samlet beløp på mer enn kr. 10 000. Denne grensen gjelder ikke for UKEN,

Bergen Challenge og NHH-Symposiet, men de økonomiansvarlige skal ha kontrollen og

sørge for at kreditten er på et akseptabelt nivå.

§25

Medlemmer av NHHS og interessegrupper som ikke betaler sine regninger til NHHS ved

b NHHS’

§26

Utestengningen bortfaller når regningen er betalt.

§27

67

Interessegrupper og medlemmer av NHHS som ikke betaler sine regninger til NHHS ved

b ”Ø NHHS”

§28

Regnskapsgruppen har anledning til å sende utbetalte regninger til inkasso.

§29

Kredittiden i NHHS er 20 dager.

VEDLEGG 21: Ansettelsesrunder og konsertvirksomhet, bestemmelser tatt

mellom styrene i Bergen Challenge, NHH-Symposiet og UKEN1.juni v/leder og

prosjekt i Kjernestyret

Finnes på nhhs.no, og i tillegg må innholdet videreformidles gjennom vitebøker/overlapping

med de påfølgende styrer. Avtalen forutsetter at Bergen Challenge blir tatt opp som et

underutvalg ved FM4, 1.november 2012.

Ansettelsesrunder

Gruppen som har førsterett har rett til å ansette først, ikke bare velge uke først

Promotering fra gruppen som ansetter som nr. 2 skal ikke påbegynnes før den første

gruppen har avsluttet sin ansettelsesrunde

Gruppene må ha en god dialog når det gjelder selve ansettelsestidspunktene, og bør

tilstrebe å sette disse tidspunktene så tidlig som mulig

Gruppene skal jobbe for å legge sin ansettelsesuke på et tidspunkt som gjør at neste

gruppe også får en god ansettelsesuke. Det vises forståelse for at det visse uker ikke er

mulig å gjennomføre ansettelser, et eksempel på dette er uken rett etter påske

Gruppene bør ikke ansette flere enn avtalt i en tidligere runde

KS plikter å sette datoene for vårvalget på et så tidlig tidspunkt som mulig

Konkret ansettelsesrekkefølge for perioden 2013-2017 finnes på neste side. Denne

rekkefølgen ble godkjent av UKE-styret, BC-styret og styret i NHH-Symposiet pr. juni 2012.

Konsertvirksomhet

Gratisarrangement av type åpningsseremoni eller arrangement på Festivalcamp kan være

åpent for alle

Dersom BC arrangerer selv/ønsker å holde av billetter til sine deltakere må det være en

lukket konsert. En lukket konsert er en konsert for deltagere, funksjonærer og de med

supporter-billetter.

Viktig å unngå kollisjon med UKENs kjernevirksomhet

En konsert åpen for allmennheten med billettsalg må arrangeres av Backline, og det er da

viktig å få frem at det er de som arrangerer konserten

Konserten skal ikke være en del av selve BC-programmet, men kan promoteres gjennom

en annonse i det aktuelle programheftet for å opplyse deltakerne om tilbudet. Her skal det

komme tydelig frem at konserten er arrangert av Backline

68

Ansettelsesrunder og tidspunkt

Måned Arrangement Ans. Symp Ans. UKEN Ans. BC Rekkefølge

2013 Januar 4 1 S - U

Februar

Mars NHH-Symposiet

April Nytt BC-styre velges 2 U

Mai

Juni

SOMMERFERIE

Juli

August

September

3 1 U - B

Oktober Nytt Symp-styre velges

November 2 B

Desember

2014 Januar 1 4

U - S

Februar

Mars UKEN

April 2 3 S - B

Mai

Juni

SOMMERFERIE

Juli

August

September

3 4 B - S

Oktober Bergen Challenge

Nytt US velges

November

Desember

2015 Januar 4 1 S - U

Februar

Mars NHH-Symposiet

April Nytt BC-styre velges 2 U

Mai

Juni

SOMMERFERIE

Juli

August

September

3 1 U - B

Oktober Nytt Symp-styre velges

November 2 B

Desember

2016 Januar 1 4

U - S

Februar

Mars UKEN

April 2 3 S - B

Mai

69

Begrunnelse for ansettelsesrekkefølge

- Presedens og praksis fra tidligere UKEN og NHH-Symposiers ansettelsesrekkefølge:

Siste ansettelsesrunde før arrangement prioriteres ved sammenfallende ansettelsesrunder.

Praksis har vært at i partallsår ansetter UKEN sin 4. runde før NHH-Symposiet ansetter sin 1.

runde, og motsatt i oddetallsår. Dette er fornuftig, da stillingene som lyses ut i 4. runde

nødvendigvis ikke er i konkurranse med stillinger som assisterende seksjonssjef eller

gruppeleder i motsatt organisasjon. I tillegg vil arrangementet de i 4. runde ansettes til være så

nært forestående at det er mest hensiktsmessig å få ansette disse tidligst mulig etter nyttår. 1.

runde-ansatte skal jobbe mot et arrangement neste kalenderår, og kan dermed ansettes noe

senere uten særlig tap av effektivitet.

- I tilfellet (april, partallsår) der det er tvil om det er BC eller NHH-Symposiet som skal få

ansette først, ble BC sin uttalelse om at de ønsket å tilpasse seg allerede eksisterende

prosjektorganisasjoner vektlagt.

VEDLEGG 22: Avtale mellom Bergen Challenge og UKEN vedrørende kjernevirksomhet Avtalen er gjeldende dersom Bergen Challenge blir vedtatt som underutvalg i NHHS og avtalen

blir godkjent, på Foreningsmøte 4, 1.november 2012.

I følge reglene for Underutvalg kan ikke Underutvalgenes virksomhet kollidere med hverandre, noe

som man skal etterstrebe at ikke forekommer i henhold til § 11 i ”Generell instruks for underutvalg”.

”Underutvalget skal søke å unngå at aktiviteter kommer i konflikt med andre

Underutvalgs/Interessegruppers arrangementer/prosjekter.”

Kulturarrangementer

Juni

SOMMERFERIE

Juli

August

September

3 4 B - S

Oktober Bergen Challenge

Nytt US velges

November

Desember

2017 Januar 4 1 S - U

Februar

Mars NHH-Symposiet

April Nytt BC-styre velges 2 U

Mai

Juni

SOMMERFERIE

Juli

August

September

3 1 U-B

Oktober Nytt Symp-styre velges

November 2 B

Desember

70

1. Bergen Challenge skal ikke arrangere kulturarrangement på skolen med billettsalg åpent for

alle.

2. Lukkede arrangement eller arrangement tilgjengelig for alle uten billettsalg (gratis), som for

eksempel åpningsseremonien og opplegg på Festivalcampen, faller ikke inn under disse

bestemmelsene.

Det betyr at Bergen Challenge kan arrangere en lukket aulakonsert under Bergen Challenge, men

disse billettene er kun ment for deltagere, supportere og funksjonærer.

3. Supporterbilletter skal ligge innen rimelig prisnivå under deltakerbilletter, slik at prisen på

disse billettene ikke kan dumpes til lavere enn variable bankettkostnader.

4. Dersom Backline arrangerer sin høstkonsert på fredagen under Bergen Challenge, kan Bergen

Challenge ikke ha konserten med i sitt program. Bergen Challenge kan reklamere for

konserten i annonse-format, men ikke være involvert i konserten på noen annen måte.

Idrettsturneringer

1. UKEN skal ikke arrangere Studentmesterskap eller Studentcuper tildelt av Norges

Studentidrettsforbund.

2. UKEN kan arrangere mindre idrettsturneringer i regi av UKEsport, men ikke rekruttere

deltagere utenfor Bergensområdet, eller ha flere idrettsturneringer samtidig.

For Bergen Challenge For UKEN

Christian Magnus Knap Matz Christian Ruud