Verksamhetshandbok
ISO 9001:2015 / 20180205
Kopparbergsvägen 45 72219 Västerås
021-3380800 [email protected] www.executivepeople.se
Innehållsförteckning
I. Sammanfattning.......................................... 2
Viktiga punkter
Mål
II. Beskrivning av företaget ............................ 2
Företagsform/juridisk person
III. Marknadsföring ........................................... 9
IV. GAP ANALYS. ÅTGÄRDER 13
2017-02-01. VERSION 17.1
1. Sammanfattning
Syftet med denna verksamhetsplanen är att strukturera upp verksamheten enligt ISO 9001:2015
Viktiga punkter:
- LEDNINGSPROCESSEN
- VERKSAMHETSPROCESSEN
Mål
Att ha klara och tydliga strukturer i företaget, samt att bibehålla en ISO certifiering
2. Beskrivning av företaget
Executive People är ett av Sveriges största utbildningsföretag inom utbildningar riktade mot vd och styrelse, och vi utbildar årligen 100-tals vd/ ledare och befattningshavare inom effektivt styrelsearbete och till rollen som vd.
Vi erbjuder personer som arbetar i små och medelstora företag utbildningar inom ekonomi, vd-rollen, styrelsearbete, management samt ledarskap. En nyckel till våra uppskattade utbildningar är givetvis våra mycket duktiga utbildare!
Företagsform/juridisk person
Bolaget drivs som Aktiebolag och innehar 100.000: - i aktiekapital
Organisationsnummer är: 556686-4939
Vision
Executive People ska vara ett av Nordens största och mest eftertraktade företag inom området
utbildning & konsultation riktad mot företag.
Mål
Det övergripande målet är att skapa ett företag där kvalité, trygghet och professionalism är ledstjärnan
för att bli ett ledande utbildning och konsultföretag inom vårt område.
Affärsidé
Att erbjuda företag kvalificerad, kostnadseffektiv utbildning och företagskonsultation samt vara en
attraktiv arbetsgivare och en långsiktig karriärpartner med yrkeskompetens inom området för att kunna
tillgodose kundernas behov, permanent eller tillfälligt med ett professionellt förhållningssätt
Område
Executive People arbetar inom Norden, samt ordnar utbildningar till andra länder
2017-02-01. VERSION 17.1
Arbetstider under året
Företaget har åretruntverksamhet med tyngdpunkt på vår & höst
Produkter och tjänster
VD-UTBILDNINGAR
STYRELSEUTBILDNINGAR
EKONOMIUTBILDNINGAR
WEBBASERAD BOKHANDEL
Leverantörer
Underleverantörer i form av utbildare och konferensanläggningar. Leverantörer gör egen utvärdering i
formulär på hemsida.
Organisation
Organisationen består av Bosse Brixeman som ensam ägare, vd och enda anställda i bolaget. Allt
ansvar tilldelas VD
4.2 Intressentmodell. Se mappen LEDARSKAP
Policy och riktlinjer
Personalpolicy
Syftet med personalpolicyn är att redovisa de synsätt och värderingar som ska prägla vårt agerande
inom företaget. Komplement till personalpolicyn är miljö- och kvalitetspolicyn.
Mål
Vi ska i samverkan arbeta för att nå uppställda mål, utveckla verksamheten i enlighet med kunders
behov samt tillgodose högt ställda krav på kvalitet och effektivitet.
2017-02-01. VERSION 17.1
Synsätt
Vår främsta tillgång är medarbetarnas kompetens. Vår övertygelse är att alla vill göra ett gott arbete
och att vi utvecklas genom att vars och ens skilda förutsättningar tas till vara. Genom delegering och
samverkan ska vi aktivt delta i besluts- och utvecklingsprocesser.
Medarbetarskap
För att vi ska vara en konkurrenskraftig organisation behövs allas insatser. Medarbetarskapet har sin
utgångspunkt i individen och ska kännetecknas av ansvar, engagemang, öppenhet, lojalitet, initiativ
och flexibilitet.
Ledarskap
Grundprinciper för vår organisation är styrning genom dialog om mål och resultat med ett ledarskap
som är engagerat och synligt. Ledarskapet ska kännetecknas av att i samverkan skapa förutsättningar
för allas delaktighet i verksamheten.
Lön
Lönesättningen ska stimulera till goda arbetsinsatser, engagemang, utveckling och
arbetstillfredsställelse så att verksamheten ständigt förbättras. Löneprofilen ska vara sådan att vi kan
rekrytera och behålla kompetenta medarbetare.
Arbetsmiljö
Executive People ska vara en jämställd arbetsplats där vi trivs, mår bra och utvecklas. Vi ska se
arbetsmiljöarbetet som en möjlighet att skapa goda arbetsförhållanden.
Kvalitetspolicy
Det är Executive People´s mål att tillsammans med uppdragsgivare och eventuella övriga
samarbetspartners, i ett tidigt stadium enas om och precisera uppdragets mål. Varje uppdrag skall
präglas av professionalism och en öppen dialog för bästa resultat.
Vår policy är att öka kvalitén i alla avseenden i vår verksamhet. Den styr våra medarbetare i arbetet
för hur vi genom ett fortlöpande förbättringsarbete ökar den totala kvaliteten i vårt samlade arbete.
Kvalitetsmål:
Kundnöjdhetsmålen skall vara MINST 3,5 av 5,0 vid kursutvärdering
-Se Mappen KVALITETSMÅL i ISO-Mappen
Kvalitetspolicy:
Vi vill vara kundens första val
Våra kunders och samhällets behov är grunden till vår verksamhet. Därför arbetar vi för att varje
leverans blir en god referens för framtida affärer.
Vi sätter kunden i fokus
2017-02-01. VERSION 17.1
Vi sätter kunden i fokus och hjälper till att tydliggöra behoven. Vi anpassar vår leverans så att vi och
våra tjänster möter dessa behov på kort och lång sikt. Som miniminivå följer vi alltid lagar,
förordningar, normer och kontraktskrav.
Vi har utmanande mål och driver ständig förbättring
Vi har en hög ambition och sätter utmanande mål avseende våra kunders nöjdhet och kvaliteten i vår
leverans. Vi följer upp vår prestation och förbättrar ständigt våra arbetssätt och verktyg för att möta
kunders och samhällets föränderliga behov. Utvärderingar efter genomförd kurs, skall vara MINST 3,5
i betyg av 5,0 möjliga. Under 2014, 2015 och 2016 har vi legat på i snitt 4,4
Vi har hög kompetens
Vi har den kompetens som krävs för att möta kunders och samhällets behov och nå våra mål. Vi
säkerställer medarbetares och organisationens kompetens och förutsättningar genom utbildning och
systematiskt lärande av egna och andras erfarenheter.
Vi tar ansvar
Vår yrkesstolthet gör att vi tar ett helhetsansvar för vår leverans. Därför ställer vi höga krav på oss
själva och på våra leverantörer, underleverantörer, kunder och andra samarbetspartners. Genom
samarbete med alla involverade parter förebygger vi kvalitetsbrister och hittar smarta lösningar som
möter behoven.
Genom vårt kvalitetsarbete, arbetar vi ständigt med att förbättra vår verksamhet och våra rutiner mot
ökad kundtillfredsställelse
Sammantaget skall detta ge:
o Nöjda kunder
Missnöjd kund fyller I webbformulär: http://executivepeople.se/kursaterkoppling/
Underkonsulter och konferensanläggning SKALL skriva avvikelserapport om det uppstår någonting under
konferensen/utbildningen som är FEL eller annat problem som inte var planerat. Avvikelserapporter skall
skickas in till Executive People.
A- Webbaserad undersökning skall skickas ut efter 5,10 & 20 dagars utbildningarna.
Avvikelserapporter skall skickas in av Konferensanläggning och Underkonsulter när fel eller annat
oplanerat uppstår. Skickas in på mail och sparas i mappen KVALITETSMÅL-
B- Resurser som krävs är TID som skall avsättas.
C- VD skickar ut undersökning efter genomförda utbildningar och underkonsulter är ansvariga
D- Undersökning efter varje kurs som är 5,10 eller 20 dagars. ( Inom 2 veckor efter )
E- Utvärdering sker av VD och sammanställer årligen.
Miljöpolicy
Executive People har antagit följande miljöpolicy:
Vi ska ständigt sträva efter att införliva miljö‐ och kretsloppstänkande i vår verksamhet.
Detta skall uppnås genom att:
o Följa lagar, förordningar och myndigheters miljövillkor.
o Nya rön i miljölagstiftningen och krav från tillsynsmyndigheter
2017-02-01. VERSION 17.1
o Samtliga medarbetare tar del av våra egna samt följer våra kunders regler gällande miljöpolicys
och miljöarbete i lika stor utsträckning som deras egen personal.
o Ständigt förbättra och utveckla verksamhetens arbetsmetoder i fråga om miljöhänsyn.
o Samtliga förbrukningsartiklar skall vara av återvinningsbar karaktär.
o Hushålla med resurser, minimera avfall samt i möjligaste mån verka för att förhindra föroreningar i
miljön där bland annat miljöanpassade fordon ingår.
o Visa största möjliga miljöhänsyn och föredra ekologiska alternativ vid inköp av produkter och
tjänster.
Genom att öka miljömedvetenheten hos våra medarbetare och kunder kan vi alla bidra till en
hållbarare utveckling till oss själva och till vår kommande generation.
Detta görs med bland annat att så långt som möjligt använda digitala plattformar och digitalt material
Jämställdhetspolicy
För medarbetare på Executive People ska arbetsvillkor och utvecklingsmöjligheter inte vara beroende
av kön eller ursprung.
Det ligger i Executive People´s intresse att verka för en mångfald och ta tillvara på medarbetarnas
olika erfarenheter, egenskaper och kunskaper.
Genom detta skapar vi en kreativ och utvecklande arbetsmiljö som ökar förutsättningarna att uppnå ett
optimalt resultat.
Vi ska:
o • Aktivt verka för att såväl fysik som psykosocial arbetsmiljö lämpar sig för alla medarbetare.
• Underlätta för alla medarbetare att förena arbete och föräldraskap.
• Förebygga, förhindra trakasserier och andra psykosociala problem.
• Ge alla medarbetare möjligheter till utveckling och utbildning.
• Aktivt verka för en jämnare könsfördelning inom våra verksamheter.
• Ge alla medarbetare lika lön och villkor för lika prestation då arbetet som utförs är lika eller
likvärdigt och har jämförbar svårighetsgrad.
Arbetsmiljöpolicy
Executive People´s övergripande mål är att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att minska
och förebygga risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsmiljöarbetet är anpassat till
medarbetarnas olika förutsättningar ur fysisk och psykosocial synpunkt.
Vår arbetsmiljöpolicy innebär att:
o Arbetsmiljöområdets lagar, förordningar och myndighetskrav utgör minimikrav för organisationens
arbetsmiljöarbete.
o Arbetsmiljöansvaret är tydligt delegerat inom
o Alla medarbetare känner engagemang i företaget genom ansvarstagande och delaktighet att
bedriva arbetsmiljöarbete som ger goda arbetsförhållanden.
o Tillsammans arbetar vi med att kontinuerligt förbättra arbetsmiljön utifrån såväl fysisk, psykologisk
som social och organisatorisk
o Alla medarbetare medverkar aktivt i arbetsmiljöarbetet och följer instruktioner och föreskrifter.
o Vårt arbetsmiljöarbete skall präglas av öppenhet och ärlighet mot vår
2017-02-01. VERSION 17.1
Vi strävar hela tiden efter att förbättra företagets olika processer och genomförande av
utbildningar. Detta leder till förbättring av kursinnehåll, lärarstöd, genomförande och
därigenom nöjdare kunder.
SWOT ANALYS
STYRKOR
Gedigen kunskap hos företagsledare och utbildningsledare
Upparbetat och känt varumärke inom området
Mycket nöjda kursdeltagare
Nischad inom området
SVAGHETER
Ensam i företaget. Kan bli hög belastning stundtals
Ingen certifiering
Nischad inom området
MÖJLIGHETER
Certifierat företag enligt ISO 9001:2015
Ökad marknad genom samarbeten
HOT
Konkurrerande stora företag som går in i området vd-utbildningar
Konjunktur
Politiskt läge
Förbättringsarbete
Förbättringsarbete skall ske löpande med utgångspunkt från ett kundperspektiv
Detta inkluderar:
-Underleverantörer
-Konferensanläggning
2017-02-01. VERSION 17.1
-Interna rutiner & processer
-Nya lagkrav för utbildningar. Ex ny uppdaterad aktiebolags lag.
Detta skall ske löpande eller mins en gång per år i samband med årlig genomgång av rutiner.
Se Excelfil – Förbättringar i ISO-Mappen
9.1.3 Analys & utvärdering
Analys och utvärdering skall ske efter kurserna 5,10 & 20 dagar samt att sammanställning skall ske
årligen.
Ekonomistyrning
Focus ska ligga på att renodla verksamheten och enbart syssla med utbildningsverksamhet.
Detta uppnås genom att företaget är mycket restriktiv med olika samarbeten.
Kalkyl på varje utbildning skall göras innan genomförande
3. Marknadsföring
Marknadsföring/Plan
Annonsering i Dagens industri kommer att ske under 2017, med en helsida per månad, samt
nyhetsbrev. Eventuella andra marknadsaktiviteter skall noga övervägas och dokumenteras här
Marknadsanalys
Målgruppen är små och mellanstora företag, där vd och styrelseledamöter är huvudmålgruppen.
Konkurrens
Inom området styrelseutbildningar finns idag 3-5 större utbildningsaktörer varav Executive People är
en av dessa. Ca 20–25 mindre aktörer finns inom området. Ökad aktivitet av konkurrenter har skett de
sista åren, där Executive People har tappat marknadsandelar. Styrelseutbildningar står för ca 15% av
omsättningen
Inom området Vd-utbildningar är Executive People i princip ensam på marknaden och innehar i princip
hela marknaden. Några mindre utbildningsföretag ha juridisk eller ekonomiska utbildningar riktade mot
gruppen. Vd-utbildningar står för ca 75-80% av omsättningen.
2017-02-01. VERSION 17.1
Prissättning
Företaget innehar en prissättning som ligger i linje med andra Managementsutbildningar.
Försäljningsprognos
Försäljningsprognos för 2017 uppgår till 5 200 000 och kommer troligen att ligga stabilt under 2018
2017-02-01. VERSION 17.1
2017-02-01. VERSION 17.1
SCOPE
-Tillhandahållande av företagsutbildningar inom området företagsledning styrning och
utveckling
-Provision of corporate training in the area of corporate governance and development
PROCESSEN INPUT – OUTPUT
8.3 Konstruktion och utveckling av produkter & tjänster sker löpande, beroende på ”Världsläget” och olika politiska
beslut som sker av samhället. Vid Nya lagkrav, måste uppdatering ske.
8.3.6 Uppdatering av kursmaterial sker samtidigt.
2017-02-01. VERSION 17.1
ÅTGÄRDER GAP ANALYS
LEDNINGSPROCESSEN (utvärdering & slutsatser GAP)
1. 4.1 se ovan med SWOT analys
2. Se ISO-Mappen. Pdf, -LEDNINGENS GENOMGÅNG
3. Intern revision sker årligen i samband med genomgång av företagets rutiner och processer.
4. Se ovan. Förbättringsarbete samt Excelfil. FÖRBÄTTRINGAR i ISO-Mappen
5. Se ovan
6. Avvikelserapportering och korrigerande åtgärder. Se AVVIKELSERAPPORTER i ISO-Mappen
7. Se Mappen KVALITETSMÅL i ISO-Mappen
8. Se Mappen AVVIKELSERAPPORTER och dokument AVVIKELSEHANTERINGSPROCESSEN
9. Se Mappen KVALITETSMÅL i ISO-Mappen. Pdf
10. Användning av Logotype kommer att ske på hemsida och i marknadsföring
VERKSAMHETSPROCESSEN (utvärdering & slutsatser GAP)
1. 4.3 Se ovan
4.4 Se ovan. Kvalitetspolicy samt Excelfil KVALITETSMÅL & INPUT/OUTPUT
5.1 Se ovan. Samt KVALITETSMÅL & INPUT/OUTPUT
5.3 Se ovan organisationsschema
6.1 Risker & Möjligheter är levande process och pågår hela tiden. Se även mappen RISKER
6.2.1 Se Kvalitetspolicy samt Excelfil KVALITETSMÅL
6.2.2 Se ovan Kvalitetspolicy
6.3 Utvärdering sker årligen
7.1.5 OK
7.1.6 OK
7.2 Se mappen UNDERLEVERANTÖRER. Detta inkommer via hemsidan.
7.3 Finns med i webbformulär. http://executivepeople.se/leverantorsutvardering/
7.4 Finns med i webbformulär. http://executivepeople.se/leverantorsutvardering/
7.5 OK
7.5.3.2 Backuprutinen görs av hemsida & webbformulär varje dygn. Kopia av Utbildnings-mtrl och ISO
varje månad
8.1 OK
8.2.1 OK
8.2.2 OK
8.2.3.2 OK
8.3 Se processkarat INPUT / OUTPUT
8.3.6 Se processkarat INPUT / OUTPUT
8.4 OK. Se Se mappen UNDERLEVERANTÖRER
2017-02-01. VERSION 17.1
8.4.2 OK. Se Se mappen UNDERLEVERANTÖRER
8.4.3 Se mappen UNDERLEVERANTÖRER & webbformulär.
http://executivepeople.se/leverantorsutvardering/
9 Se Mappen ÅTGÄRDER
9.1.3 Se ovan under SWOT/Förbättringsåtgärder
9.2 Se Mappen REVISION
9.3 Se mappen LEDNINGEN. Ledningens genomgång
10 Se ovan. Förbättringsarbete samt Excelfil. FÖRBÄTTRINGAR i ISO-Mappen
10.2 Diarieförs med automatik enligt word och webbsystem