Download - Vervolgbijeenkomst Zaakgericht Archiveren
1
Vervolgbijeenkomst Zaakgericht archiveren
Woerden 29 september
Agenda09:30u Welkom, voorstellen & verwachtingen10:00u Terugblik startbijeenkomst op 8 juni10:15u Interactieve inleiding Kees Groeneveld (KING)11:00u Interactieve inleiding Rowenna Hameleers, Ronald Kerckhoffs (BCT)11:45u Interactieve inleiding Adrie Spruit (KING)12:30u Lunch13:00u Verdieping geparkeerde punten13:45u Conclusies & next steps14:00u Einde
Voorstellen & verwachtingen- Met welke verwachting ben je hier naartoe gekomen?- Waarom wil je actief betrokken blijven bij het vervolg?
Waarom dit initiatief?We stellen vast dat we een standaard ontberen om digitale duurzaamheid te organiseren en te implementeren. Daarom delen we kennis en ervaring waarmee we Input vergaren waarmee reeds bestaande standaarden vanuit de praktijk kunnen worden verrijkt en nieuwe kunnen worden ontwikkeld
Technische standaarden zoals (TMLO, RGBZ, Zaak- en Documentservices) Handreikingen zoals een plan van inrichting, stappenplanm checklist
Terugblik startbijeenkomst 8 juni - conclusies1. Archiveren is onderbelicht op basis van zaak- en documentservices/CMIS
2. De relatie tussen het TMLO en zaakinformatie en document is onduidelijk
3. De primaire rol om documenten / dossiers te vernietigen tussen zaaksysteem en DMS is niet duidelijk (regie, en scheiden niet-zaak informatie)
4. Wet en regelgeving lijken haaks op elkaar te staan
Terugblik startbijeenkomst 8 juni - conclusies1. G2. G3. G14. 5
5. Niet alle werkprocessen worden via het zaaksysteem afgehandeld; dus de archivering kan niet enkel vanuit het zaaksysteem uitgevoerd worden, dus het RMA heeft hier ook een nader te duiden rol.
6. Er dient voorkomen te worden dat iedere organisatie een eigen metadata schema gaat ontwikkelen (TMLO interpretatie).
7. Zaakgericht archiveren is een onderbelicht thema en hier moet zsm een “standaard” van gemaakt worden
Interactieve inleiding
Zaakgericht archiveren
8
“Stap 1 van het oplossen van een probleem, is het onderkennen dat je een probleem hebt.”
9
Procesgang archiveren I
10
Procesgang archiveren II
11
VragenWaar ligt regie / verantwoordelijkheid voor archiveren?-DIV- Eindgebruiker? In
Nederland2puntnul
zijn er geen
toezichthouders, maar neemt
iedereen zijn
verantwoordelijkheid
12
VragenWelke applicatie regisseert de archivering?- RMA systeem- Zaaksysteem Het
verschil tussen 999 en 1000 is niet zo groot als
het verschil tussen 1 en 2
Vragen
Hoe bewaak je de volledige dossiervorming bij zaken waarbij samengewerkt wordt met ketenpartners?
13
? ? ?
Eigen organisatie
Keten partner
Duurzaam e-depot
Aanvraag ontvangen
In behandelinggenomen
Besluitenvastgesteld
Besluitleveren
Archiveren Vernietigen Overdragen
Vragen
Hoe bewaak je de juiste dossiervulling door de eigen medewerkers?In relatie tot analoog versus digitaal (substitutie)
14
? ? ?
Eigen organisatie
Keten partner
Duurzaam e-depot
Aanvraag ontvangen
In behandelinggenomen
Besluitenvastgesteld
Besluitleveren
Archiveren Vernietigen Overdragen
15
Vragen
Het leveren
van kwaliteit kost geld,Het niet leveren
van kwaliteit
kost kapitalen
Welke kwaliteitscontroles?
Lunch
Verdieping gemarkeerde punten
Conclusies
Next steps – vervolg?