Download - voorstelling stadsarchief
Stadsarchief Diest Presentatie voor de Vrienden van het Stedelijk Museum en Archief vzw8 juni 2013 Petra Vanhoutte
Het stadsarchief
• 3 kilometer archief • 400 meter boeken, tijdschriften en foto’s • Oudste stuk: 1228• Collectie:
• Archief van de stad• Archief van parochies• Archief van verenigingen en privépersonen• Notarisakten • Documentaire collectie: boeken, tijdschriften, foto’s, knipsels,
affiches • Muziekcollectie
Verleden: oud archief
• Preservatie en conservatie van het oud archief• Herverpakking• Aangepast klimaat in de depots • Digitalisering van stukken
• Fotocollectie• Akten burgerlijke stand
• Restauraties
Verleden: oud archief
• Werken aan een betere bekendmaking van het archief • Leeszaal• Website • Archievenoverzicht • Archiefbank Vlaanderen • Invoer fotocollectie in erfgoedplus.be
Heden: papieren archief
Probleem: • Toevloed van archiefmateriaal van de
diensten • 200 dozen per jaar • 25 meter archief per jaar
• Knowhow rond archief is niet op elke dienst aanwezig
• Eenvormigheid is zoek • Niet transparant
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013
Extra archiefdepot
• Depot in de Zoutstraat voor het semi-statisch archief
Heden: papieren archief
• Uitbouwen netwerk van spoc’s op de diensten • Deponeringsprocedure • Selectieprocedure
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013
Uitbouwen van een netwerk spoc’s op de diensten
• Archief-verantwoordelijken • Staan in voor de communicatie tussen
dienst en archief • Houden oogje in het zeil • Zijn verantwoordelijk voor de correcte
deponering van archief
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013
Deponeringsprocedure
Dienst geeft de intentie om te willen deponeren
Doorsturen deponeringslijst (met
nieuwe inschrijvingsnummer)
ARCHIEF
Invullen deponeringslijst +
standaardetiketten op de dozenDIENST
Aanvullen deponeringslijst met bewaartermijnen en
definitieve bestemmingARCHIEF
Goedkeuring bewaartermijnen
DIENST
Overbrenging naar archief
plaatsing volgens selectietermijn
TUD
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013
Selectieprocedure
• In opbouw • Te selecteren materiaal makkelijk
genereren via: • Rapportering uit deponeringslijsten• Plaatsing in de rekken • toekomst: systeem?
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013
Heden: digitaal archief
• Nood aan duidelijke structuren • Steeds meer mensen, taken en documenten • Leesbaarheid op langere termijn• Onveranderlijkheid van gegevens
Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013
Toekomst
• Globaal systeem met deponeringslijsten en inventarislijsten
• Kwaliteitslabel culturele archiefinstelling (toegekend door de Vlaamse overheid)
• Digitaal depot?