‘driftsmodeller i boligforeningen aab og beboerdemokratiets rolle’ - kundechef pia skov

‘Driftsmodeller i Boligforeningen AAB og beboerdemokratiets rolle’ - Kundechef Pia Skov

BL 1. kredsLørdag den 1. februar 2014

• Boligforeningen AAB blev stiftet 1912, som Danmarks første

• Ca. 19.000 boliger i Storkøbenhavn, de ca. 13.000 i Københavns kommune

• Ca. 280 erhvervslejemål

• Ca. 55.000 medlemmer

• Ca. 2.600 fraflytninger årlig

• Beboerdemokratiet er altafgørende

Om Boligforeningen AAB

• Hvad ved I om AAB?

Myter ?

Politisk organisation

Repræsentantskab

Organisationsbestyrelse (OB)

Afdelings-bestyrelse

1


2


3


∞

Administrativ organisering

Organisations

bestyrelse

Direktør

Afdelinger Økonomi Kundeservice Sekretariat Byg IT

Beboerdemokratiets kerne (LAB KAP 2)

• Boligtagerne i en almen boligafdeling kan på et afdelingsmøde vælge en afdelingsbestyrelse til at udøve medindflydelse.

• Der må ikke tillægges afdelingsbestyrelsen vederlag for dens virksomhed.

• Et afdelingsmøde kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper.

Afdelingsbestyrelsens beboerdemokratiske opgaver (LAB KAP 2)

• Afdelingsbestyrelsen:

• godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen• forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til

godkendelse. • forelægger de overordnede rammer for

iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes.• påser at der er god orden i afdelingen• skal orienteres om ledelsens ansættelse og

afskedigelse af ejendomsfunktionærer.

AAB’s særlige forvaltningsmodel

Det ‘decentrale forvaltningskoncept’

En række af de opgaver, der i andre bolig-organisationer er tillagt inspektører og andet administrativt personale, er i AAB henlagt til afdelingsbestyrelser i henhold til en uddelegeret fuldmagt fra direktøren (Bent Haupt Jensen).

AAB’s vedtægter, kap. 5 ‘Administration’

§19. Organisationsbestyrelsen kan beslutte, at visse administrative opgaver optaget i en forretningsorden kan uddelegeres til afdelingsbestyrelserne. Opgaverne varetages under ansvar over for Boligforeningens direktør.Stk. 2. Et medlem af afdelingsbestyrelsen kan ikke pålægges at udføre administrative opgaver efter stk. 1.

§ 20. Organisationsbestyrelsen kan efter indstilling fra direktøren fratage en afdelingsbestyrelse de administrative opgaver, hvis afdelingsbestyrelsen forsømmer eller ikke udfører opgaverne på betryggende vis.

‘Demokratiske tilstande’

• Bestyrelsesløse afdelinger

• Parlamentariske afdelinger - afdelinger hvor bestyrelsen alene varetager de

opgaver, der er defineret i almenboligloven (25% af afdelingerne)

- administrative opgaver løses af administrationen

• Administrative afdelinger - afdelinger, hvor bestyrelsen påtager sig at løse

administrative opgaver, dvs. opgaver, der lægger udover de beboerdemokratiske opgaver i almenboligloven.

Målsætning og regler for afdelingsbestyrelsens virksomhed (1/2)

• Indberetning til lønbehandling

• Betaling af kreditorer• Klassekladder• Afstemning af likvide

midler• Inventarlister• Centralvarme,

indgåelse af servicekontrakter, varsling af ændring af aconto-bidrag samt evt. udformning af varmeregnskab

• Budgetudkast- og opfølgning• Varsling af huslejestigninger

på basis af budget• Rekvirering af håndværkere• Vedligeholdelse og

materialeindkøb, herunder tilbudsindhentning, disponering og regningsgodkendelse

• Ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer, løs hjælp mv.

• Arbejdsledelse og personaleadministration

• Fast ugentlig kontortid

Målsætning og regler for afdelingsbestyrelsens virksomhed (2/2)

• Modtagelse og viderebringelse af opsigelsesblanketter

• Deltagelse i synsforretninger

• Adgang – fremvisning af flytteboliger

• Istandsættelse af flytteboliger

• Kontrol og regningsgodkendelse

• Lave flytteopgørelser• Udlevere nøgler

• Udlejning af bi-lejemål – kontrakter og opsigelser

• Udlejning af fælleslokaler• Forsikringssager, anmeldelse

og udbedring• Administration af råderet• Vaskeridrift og regnskab for

samme• Behandling af

husordensproblemer

• Andre opgaver der fremmer AABs administrative målsætning

For løsning af disse administrative opgaver ydes et beskedent honorar, der fordeles mellem medlemmer i bestyrelsen

AAB’s forvaltningskoncept - styrker

• Boligforening = ‘beboernes’ ikke ‘administrationens’• Lokalforankring og engagement i boligafdelingen• Beboerindsigt i opgaveløsning• Ansvarlighed hos beboerne overfor afdelingen • Ansvarlighed overfor beboerdemokratiet• Visse opgaver kan løses uden for ‘normal åbningstid’• Kontinuitet - historisk høj grad af driftssikkerhed

‘Eksterne trusler’• Individualiseret

samfundsudvikling – foreningstanken er under pres i civilsamfundet

• Sektoren udfordres generelt: øgede krav om professionalisering til f.eks. it-understøttelse, udbud, personaleledelse osv.

• Ukendskab til kompetencefordelingen i AAB

AAB’s forvaltningskoncept - udfordringer

Interne ‘trusler’• Svært at rekruttere • ”Mutering” hvor

kompetencefordelingen mellem afdelingsbestyrelser, lokalt ansatte og den centrale administration er generelt uklar, skaber risiko for dårlig opgaveløsning og arbejdsvilkår for alle parter.

• Risiko for sammenblanding af beboerdemokratiets opgaver og løsning af administrative opgaver

100 år - fremtidssikring af AABs forvaltningsmodelForudsætning:

AAB ønsker at udgangspunktet for et fremtidigt driftskoncept er en bevarelse af afdelingsbestyrelsens rolle, der ligger udover det, der er nævnt i Almenboligloven, men som samtidig imødekommer de udfordringer, der er ved den nuværende model og praksis.

Egne krav til fremtidens forvaltningsmodeller

• Lægge vægt på lokalt ejerskab og forankring• Være administrativt håndterbare• Indeholde en tydelig definition af opgave- og

kompetencefordelingen mellem administration, lokale medarbejdere og afdelingsbestyrelser• Have klare principper for finansieringen • Understøtte, at afdelingsbestyrelserne har fornødne

kompetencer og værktøjer til rådighed • Have indbyggede mekanismer til sikring af

overholdelse af lovgivningen samt af, at der ikke skabes tvivl om afdelingsbestyrelsernes habilitet• Have fokus på kvalitet i opgaveløsningen • Kunne rummes indenfor lovgivningens rammer

Forvaltningsmodeller fra 2015

• Parlamentariske afdelinger

• Administrative afdelinger – ‘Classic’

• Administrative afdelinger – ‘Light’

• Bestyrelsesløse afdelinger

Administrative afdelinger – ‘classic’Servicepakke: Basis Decentrale administrative

opgaverServicepakke: Udvidet

Udlejning af familie-, ældre- ungdomsboliger samt erhvervslejemål

Katalog over administrative opgaver, som lokale lokalt af afdelingsbestyrelser med reference til direktøren og mod honorar.

Uddannelse af beboervalgte

Fraflytningssyn, syn af råderet og flytteopgørelser

Varme-, vand-, vaskeri- & antenne-regnskaber

Budget og regnskab, herunder årlig markvandring og DV-plan

Udførelse af drift og vedligeholdelsesopgaver iht. DV-planTryghedsgennemgang

Behandling af klager og indbringer sager for klagenævn mv.

Byggesager, herunder køkkenmodernisering samt mini- og helhedsplaner

Rådgivning om: HR og ledelseVedtægtsforholdBoligsociale indsatserEnergiVisitering af tekniske problemerJura inden for almen bolig og lejelov, samt erhvervslejelov

Rådgivning om jura uden for almen bolig og lejelov, samt erhvervslejelov

Obligatorisk - administrationsbidrag

Tilkøb efter behov – betaling efter medgået tid

Administrative afdelinger – ‘light’Servicepakke: Basis Decentrale administrative



Beboerservice og information Uddannelse af beboervalgte


Økonomi• Budget (herunder DV-budget)• Regnskab• Forsikringssager


Rådgivning om: HR og ledelseVedtægtsforholdBoligsociale indsatserEnergi og visitering af tekniske problemerJura (almen bolig og lejelov, samt erhvervslejelov)

Drift og vedligeholdelse i afdelingen• Varetage daglig drift af

afdelingen, så afdelingen fremstår velvedligeholdt

• Plan for og opfølgning på drift- og vedligeholdelse

• Påtale overtrædelse af husorden



Dagligt personaleansvar og - ledelse



Fraflytning og udlejning- Istandsættelse - Fremvisning- Bi-lejemål



Afdelingsbestyrelsen bevarer det lokale driftsansvar og modtager honorar for dette. Afdelingen kan uddelegere til lokalt ansat – aflønnes på kt. 114


Parlamentariske afdelingerServicepakke: Basis Decentrale administrative



Drift af afd. efter afstemt til afdelingens forventninger til serviceniveau

Uddannelse af beboervalgte


Arbejdsledelse, lokalt samarbejde og arbejdsmiljø


Rådgivning om: HR og ledelseVedtægtsforholdBoligsociale indsatserEnergi og visitering af tekniske problemerJura (almen bolig og lejelov, samt erhvervslejelov)

Økonomi: BudgetRegnskab- Herunder fremlæggelse på

afdelingsmøde (efter behov)InventarlisterDeltagelse ved bestyrelsesmøder (aftalt niveau)Flyttesager – istandsættelse, mangellister og indflytningsrapporter



Daglig telefontid og beboerinformation



Administration af bi-lejemål og fælleslokaler



Løses af administrationen mod forhøjet administrationsbidrag


Eksterne (tilsynets) krav til AAB (1/2)

• Sikre forsvarlig og effektiv drift inden for lovens rammer• Redegøre for

driftskonceptets økonomi ift. ”traditionelt” koncept.

• Sikre, at AAB’s varetagelse af administrative opgaver, er lige så kompetent som en professionel medarbejder

• Boligafdelingerne skal være økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstå i god og tidssvarende stand

• Forretningsgange og tilsyn

• OB kommer til at følge med via ledelsesrapportering

• Forretningsgange og ‘bestyrelseskørekort’

• Tilstandsregistrering, ajourførte DV-planer og henlæggelses-niveau samt balance i budgetterne rapporteres til OB

• Politikker indenfor nøgleområder som arbejdsledelse, indkøb og udbud, m.fl.

• Lave forretningsgange, der sikrer, at afdelingsbestyrelsen ikke bliver inhabil eks. i forbindelse med deltagelse i syn, indkøb, arbejdsledelse, udlejning o. lign.

• Gennem kontrol og sikkerhedsprocedurer, sikre at afdelingerne overholder loven, AAB’s vedtagne politikker og administrationens forretningsgange.

Eksterne (tilsynets) krav til AAB (1/2)

• OB godkender/reviderer alle politikker inden 2015

• Eftersyn/nye forretningsgange, som understøtter politikker. Fokus på IT-understøttelse og værktøjer til afdelingsbestyrelserne

• Tilsyn/kontrol bliver en del af de konkrete forretningsgange. En eller anden form for afrapportering til OB.

AAB Parlamentarisk – serviceres af administrationen

OpgaverLedelse- Aftale om serviceniveau- Ansættelse og afskedigelse- Arbejdsledelse,

personaleadministration, lønindberetning

- Personalemøder, MUS og APV- Kontortid og besvarelse af

beboersager- Behandling af husordenssager- Deltagelse i afdelingsmøder og

bestyrelsesmøder efter behov

Økonomi- Betaling af kreditorregninger- Kassekladde- Inventarlister mv. - Indgåelse af serviceaftaler- Budgetudkast og –opfølgning- Håndtering af forsikringssager

Drift og vedligeholdelse- Vaskeridrift- Udlejning af bi-lejemål og

fælleslokaler- Administration af råderet- Vedligeholdelse og materialeindkøb,

herunder tilbudsindhentning, disponering og regningsgodkendelse

- Rekvirering af håndværkere

Til- og fraflytning- Deltager evt. i flyttesyn- Forestår flyttesyn i ældre- og

plejeboliger- Fremvisning af (tomme) flytteboliger- Istandsættelse af flytteboliger- Kontrol og regningsgodkendelse- Kladde til flytteopgørelser- Udlevering af nøgler- Indflytningssyn- Modtagelse og gennemgang af

mangellister

• AAB afdelingsbestyrelser løser ‘mindst’ samme opgaver som andre afdelingsbestyrelser• AAB har tilladelse til at køre vores forvaltningskoncept, hvis

opgaveløsningen sker frivilligt. Tilladelse er ikke en dispensation, men en vurdering af, at AAB kan uddelegere adm. opgaver indenfor lovens rammer. • AABs afdelinger kan vælge selv at løse udvalgte

administrative opgaver

• Modellen kræver accept af forskellighed: beboerne vælger selv serviceniveauet i boligafdelingen.

• Stiller krav til administrationen om at stille redskaber og rådgivning til rådighed for afdelingsbestyrelser

• 2014….et spændende år!

Afrunding

Tak for opmærksomheden

BL 1. kredsLørdag den 1. februar 2014

Kontaktoplysninger:Kundechef Pia SkovE-mail: [email protected].: 23200411

mailto:[email protected]

‘driftsmodeller i boligforeningen aab og beboerdemokratiets rolle’ - kundechef pia skov

Documents