důvěryhodný reporting - jak věřit
DESCRIPTION
Důvěryhodný reproting pro pojišťovny - Jak věřit svým očímTRANSCRIPT
© 2011 Ness Consulting – Proprietary and Confidential
Praha
24.5.2011
Jak věřit svým očím
www.ness.com2
O čem to dnes bude…
Příběh nepovedeného zásahu
Provozně-procesní opatření
Jak pomůže metodika?
Na kontroly nezapomínat
Jak zajistit pomoc technologií?
Příběh nepovedeného zásahu
3
www.ness.com4
Příklad na začátek
Pojištění odpovědnosti z provozu motorového vozidla
• Sjednání prostřednictvím on-line aplikace na internetu
• Podmínkou platnosti smlouvy je zaplacení prvního pojistného
• Většina klientů platí pojistné prostřednictvím platební brány přímo v rámci
aplikace pro sjednání
Výchozí situace
Implementace
Sjednání
smlouvy na
webu
Nahrání dat
do systému
pojišťovny
Nastavení
stavu smlouvy
na „platná“
Generování
předepsaného
pojistného
www.ness.com6
Co všechno je špatně?
Sjednání
smlouvy na
webu
Nahrání dat
do systému
pojišťovny
Nastavení
stavu smlouvy
na „platná“
Generování
předepsaného
pojistného
Dopady• Předepsané pojistné
• Rezervy
• Pohledávky
• Provize
• Škody
• Zajištění
Porušení pravidla
Správnosti
Srozumitelnosti
Souvislosti
www.ness.com7
Pokus o vylepšení
Dopady• Předepsané pojistné
• Rezervy
• Pohledávky
• Provize
• Škody
• Zajištění
Porušení pravidla
Správnosti
Srozumitelnosti
Souvislosti
Nový report
předepsaného
pojistného
Původní report
předepsaného
pojistného
Report předepsaného
pojistného na
smlouvách bez platby
www.ness.com8
Jak by to mělo být správně?
Sjednání
smlouvy na
webu
Nahrání dat
do systému
pojišťovny
Nastavení
stavu smlouvy
na „platná“
Generování
předepsaného
pojistného
Platba?
Sjednání
smlouvy na
webu
Nahrání dat do
systému
pojišťovny
Nastavení stavu
smlouvy na
„platná“
Generování
předepsaného
pojistného
Třeba takto
Čekat
Platba?Sjednání
smlouvy na
webu
Nahrání dat do
systému
pojišťovny
Nastavení stavu
smlouvy na
„platná“
Generování
předepsaného
pojistného
Nebo jinak
Nastavení stavu
smlouvy na
„návrh“
www.ness.com9
Jaké z toho plyne poučení?
Napravovat příčinu, nikoliv
následek
Zvýšení důvěryhodnosti reportingu
nedosáhneme pouhou úpravou reportů!
Neřešit problém izolovaně, ale
vždy v souvislostech
Zvažovat poměr cena/výkon
• Příčinu musíme nejprve poznat
• Pozor na „zjevné příčiny“
• Musíme souvislosti znát
• Vědět, co „se stane, když…“
• Zjistit dopad problému
• Vybírat z více variant řešení
www.ness.com10
Jaká opatření nám důvěryhodnost posílí
Provozně-procesní Metodická
Kontrolní Technologická
Jaká opatření?
Provozně-procesní opatření
11
www.ness.com12
Provozně-procesní opatření
Následky chybně nastaveného procesu zpravidla nelze
zachránit úpravou reportingu.
Cílem je odstranit příčinu a ne opravovat následky.
• Příčinu musíme znát a musí být opravdová.
Proces musí být správně nastaven v informačním systému.
• „Ruční korekce“ možná pomohou Správnosti, ale zhorší
Souvislosti.
Pozor na „fascinaci procesy“ – nelze vše „zprocesovat“,
ne vždy to má smysl.
• Komplikované, nepružné
• Ztráta schopnosti řešit mimořádné situace
• Alibismus při nutnosti „udělat něco jinak“
• Ztráta motivace (pocit „kolečka v soukolí“)
Náklady na změny by měly být přiměřené následkům.
• Analýza dopadů a možností řešení
Správnost
Souvislosti
Jak pomůže metodika?
13
www.ness.com14
Metodická opatření
Slovníky pojmů
Vlastnictví dat
Náležitosti reportů
Vznik rozhodných údajů pro reporting
Referenční data a výpočty
Sledování účelu
www.ness.com15
Sledování účelu – naplnění účetních zásad
Účetní zásada Komentář
Nezávislost účetních
období
Vymezení účetní jednotky
Zákaz kompenzace
Nepřetržitost trvání firmy
Stálost metod
Zásada opatrnosti
Zásada objektivity
Historické ceny
Bilanční kontinuita
Zásada materiality
Naplnění lze dosáhnout těmito kroky:
• Uzavírat období.
• Změny provádět pouze účetním postupem.
• Zajistit neměnnost výstupů.
• Využívat historický pohled.
Neměnit reporty v průběhu účetního období (roku), nebo provést zpětně
opravu v účtování na základě nově vytvořených reportů.
Zvýšení důvěryhodnosti může mít vliv například na úpravu
konzervativního přístupu k rezervování.
Zajistit důvěryhodnost finančního reportingu.
Nutno dodržet pro položky, pro které platí aplikace historických cen (např.
cizoměnové operace).
Zajistit návaznost u podkladových reportů – vstupů do finančního
účetnictví.
Naplnění zásady je přímo úměrné důvěryhodnosti finančního reportingu.
www.ness.com16
Slovníky pojmů – trocha teorie
Vytvářejí je uživatelé za účelem sjednocení názvosloví,
zajištění používání stejných pojmenování a výrazů pro stejné
skutečnosti a jednotné chápání jejich významu.
Slouží k jednoznačné a zjednodušené komunikaci mezi
uživateli a IT a mezi uživateli navzájem.
Jejich vytváření za strany IT nevede k očekávaným
výsledkům. Problémem je duplicita pojmů a nedůslednost v
užívání (něco, co se „musí“).
Základní pravidla
• Pojem, který není ve slovníku, jako by nebyl.
• Každý používaný pojem je definován právě jednou.
• Existující pojmy lze využít pro definici nových pojmů.
• Každý pojem má svého vlastníka.
• Zajistit odpovídající kulturu definování (např. metodicky).
Srozumitelnost
www.ness.com17
Slovníky pojmů - příklad
Název pole Význam Příklad
Pojem
Definice pojmu
Oblast
Doména reportingu
Vlastník
Označení v reportu
Výpočet
Použití
Verze
Název pole v IT
systému A
Název pole v IT
systému …
Poznámka
Jednoznačný název pojmu používaný při definici požadavků
uživatelů na report, nebo pro definice jiných pojmů.
Měsíční účetní hrubý předpis
Přesná definice pojmu. Lze použít přesný popis, nebo třeba
popis typu „pole Roční pojistné na obrazovce Detail
smlouvy“.
Hrubé předepsané pojistné, jehož účetní
období odpovídá požadovanému měsíci.
Skupina pojmů mající mezi sebou logický vztah. Předpisy
Označuje, pro jaký typ reportingu se daný pojem výhradně
používá.
Finanční reporting
Kdo za daný pojem obsahově a věcně odpovídá a určuje
pravidla pro jeho užívání.
Odbor účetnictví
Označení pojmu v reportech (název sloupce). Hrubý předpis
U pojmů pro vypočítávané hodnoty obsahuje vzorec. N/A
K čemu se pojem smí používat a k čemu se výslovně použít
nesmí.
Pro závěrkové reporty pracující
s předepsaným pojistným (předpisy,
pohledávky, rezervy, zajištění, provize).
Nepoužívat při výpočtu dluhu k upomínání.
Datum, od kterého lze pojem používat. 1.1.2011
Název datového pole v IT systému A, nebo způsob, jak je
možno pole získat.
Premium.Monthly když
Premium.AccPeriod=účetní období and
Premium.Type=’Account‘
Název datového pole v IT systému …, nebo způsob, jak je
možno pole získat.
…
Libovolná poznámka nezařaditelná v rámci jiných položek
slovníku pojmů.
Náhrada za dříve chybně definovaný
pojem Měsíční předpis
www.ness.com18
Vlastníci dat – opět teorie
Vlastníkem dat není IT !A kdo tedy? Jak ho určit?
Vlastník je ten, kdo má z dat největší užitek a má nejvíce možností
jejich obsah ovlivnit ať pozitivně, nebo negativně.
Jaké má vlastník dat úkoly?
• Odpovídá za obsahovou správnost dat.
• Určuje pravidla přístupu a používání dat (po dohodě s ostatními
uživateli).
• Podílí se na definici pojmů a kontroluje používání slovníku pojmů.
• Popisuje objektivně existující souvislosti mezi daty.
• Spolupracuje na tvorbě reportů využívající tato data.
• Kontroluje dodržovaní metodických opatření pro práci s daty.
V čem nám jeho stanovení pomůže?
• Správnost se zlepší v důsledku určení „osobní zodpovědnosti“.
• Srozumitelnosti pomůže ten, kdo významu dat nejvíc rozumí.
• Vlastník dat pomůže vysvětlit a zajistit Souvislosti.
3S
www.ness.com19
Vlastníci dat – příklad nastavení
Oblast Vlastník Spoluvlastník
Klienti Obchodní služba
Smlouvy a rizika Správa smluv
Předpisy Správa smluv
Platby Platební styk
Výplaty plnění Platební styk Likvidace
Unity Správa smluv Asset management
Technické rezervy Pojistná matematika
Podíly na zisku a bonusy Správa smluv
Škody Likvidace
RBNS Likvidace
IBNR Pojistná matematika
Pohledávky a přeplatky Správa smluv
Provize Obchodní služba
Pasivní zajištění Pojistná matematika
Odměny zaměstnavatelům Obchodní služba Správa smluv
www.ness.com20
Referenční data a výpočty
Data, která jsou považována za nejlepší možná a proto jsou
využívána jednotně v rámci celého reportingu.
V ideální případě jsou uložena na jednom místě.
Na referenční data aplikujeme ve zvýšené míře pravidelné
kontroly.
Referenční data je vhodné propojit s referenčními
výpočty, jejichž (mezi-)výsledky jsou ukládány pro další
využití (princip „jednoho výpočtu“).
Správnost
Souvislosti
Referenční výpočty by neměly využívat jiná data než
referenční.
www.ness.com21
Náležitosti reportů
Čeho tím dosáhneme?
• Zprůhlednění práce s reporty
• Eliminace omylů a nesprávného používání
Co musí report obsahovat?
• Názvy sloupců pouze v souladu se slovníkem pojmů
• Název reportu a jeho doména
• Datum a čas vytvoření reportu
• Seznam a hodnoty všech parametrů, se kterými byl report vytvářen
• Verzi reportu
Co by bylo dál dobré, aby obsahoval?
• Informaci o tom, zda byl vytvářen za uzavřené období
• Informaci o tom, zda se jedná o první spuštění s danými parametry
• Uživatele, který report vytvářel
Srozumitelnost
www.ness.com22
Náležitosti reportů - příklad
Měsíční změna RBNS
Doména: Finanční reporting
Datum a čas vytvoření: 3.5.2011 14:32
Parametry: Účetní měsíc: 201104
Útvar: L03 – Likvidace pojištění osob
Uzavřené období: Ano
Spuštění reportu: 1
Uživatel: Příhodová Alena
Útvar Skupina Riziko-
kód
Riziko-
název
Stav-1.1. Stav-
počátek
měsíce
Stav-
konec
měsíce
Změna
za měsíc
Změna
YTM
Skupina: Vše
Verze: 3.11
www.ness.com23
Klíčové údaje
Jaké to jsou?
Údaje, které věcně a časově jednoznačně
zařazují každou transakci (předpis, škoda, změna
rezervy, provize atd.). Například: produkt, riziko,
typ předpisu, druh plnění, datum, účetní měsíc atd.
V čem je problém?
Část údajů nevzniká společně s transakcí, ale je generována
později, pokud vůbec (typicky účetní měsíc). Položkový report
prvotních dat pak neodpovídá reportovaným sumárním hodnotám.
Jak situaci řešit?
IT systém musí generovat veškeré klíčové údaje společně s
transakcí. Obvyklý protiargument: „To se bude řešit až v reportingu“.
Správnost
Souvislosti
Na kontroly nezapomínat
24
www.ness.com25
Kontrolní opatření
Kontrolní body a součty
• Kontrolní body jsou zpravidla ta místa, kde data přecházejí
ze systému do systému.
• Platí zákon zachování dat. Kontrolní součty jsou
jednoduchou metodou pro ověření jeho dodržování.
Model – skutečnost
• Predikce výsledků budoucích období na základě
předešlých období a analýza odchylek.
Kontroly dávek
• Logy dávek - Analogie „Náležitosti reportů“ rozšířené o
výsledek zpracování dávky.
• Navazující dávky lze spouštět až teprve poté, co
předchozí dávka úspěšně skončila.
Správnost
Správnost
Souvislosti
Správnost
Souvislosti
Kontrolní datových toků
• Data nemění svůj význam.
• Související veličiny mají svůj společný zdroj (výpočet).
3S
www.ness.com26
Kontrola datových toků-příklad
Výpis
z účtuPárování
plateb
Systém pro
správu
smluv
Výpočet
zaplaceného
pojistného
Výpočet
provizí (výpočet
zaplaceného
pojistného)
Výpočet
zajištění (výpočet
zaplaceného
pojistného)
Pohledávky
Provize
Zajištění
Platba pojistného
Výpis
z účtuPárování
plateb
Systém pro
správu
smluv
Výpočet
zaplaceného
pojistného
Výpočet
provizí
Výpočet
zajištění
Pohledávky
Provize
Zajištění
www.ness.com27
Model-skutečnost
Vstupy
• Předepsané pojistné
• Nové smlouvy
• Storna
• Technické změny
• Škody
• Platby
Odhad
• Předepsané pojistné
• Technické rezervy
• Škody
• Provize
• Pohledávky
• Zajištění
Otevřené otázky
• Granularita – jak detailní má být model?
• Sezonní pohled – odlišný vývoj některých produktů, nebo událostí.
• Vliv mimořádností ve vstupech – kalamity, marketingové akce atd.
• Pracnost – není cílem kontrolní model, jehož pracnost bude vyšší
než například zvýšená kontrola výstupů.
• Přijatelná odchylka – co je ještě přijatelný rozdíl?
Jak zajistit pomoc technologií?
28
www.ness.com29
A nakonec technologie
Jak tyto jevy eliminovat?
• Co nejpřesněji formulovat a ověřovat pochopení požadavku.
• Průběžně monitorovat jeho vypracování (prototypy, vzorky apod.).
• Používat slovníky pojmů a vyžadovat to i po IT.
• Důsledně a průběžně testovat (např. při novém produktu).
• Ideálně si maximum věcí dělat sami.
Požadavky na úpravy
• Změny procesů
• Metodická opatření
• Kontrolní mechanismy
Požadavky na odstranění
chyb&
Nedorozumění, chybné závěry, nespolupráce a nebezpečí zhoršení stavu
www.ness.com30
Kontakt
Děkuji za pozornost
31