e-Invoicing

Online Billing

Inhoud

Welkom bij Online Billing 3

Registratie voor Online Billing 4

eInvoicing en ePayment 10

Aanmelden 11

Nieuwe facturen bekijken 13

Zoeken en sorteren 15

Facturen betalen 17

Statusoverzichten bekijken 22

Facturen betwisten 25

Klantnummers toevoegen 29

Wachtwoord aanpassen 31

Registratie annuleren 33

Systeemspecificaties 34

Voor vragen over Online Billing, contacteer:

Email:

Tel.:

welkom bij Online Billing van TNT

Administratie kan flink wat tijd vragen.

Bovenop de honderden zaken waar u dagelijks mee bezig bent, is het laatste wat u wilt een berg papier- en archiveringswerk.

Wat u wel wilt, is snelheid en eenvoud.

Om op deze behoefte in te spelen, hebben we een elektronische applicatie ontwikkeld waarmee u eenvoudig en snel al uw facturen, creditnota’s, statusoverzichten en betalingen centraal kunt beheren.

Deze oplossing – Online Billing – is slimmer, sneller, groener én gebruiksvriendelijk.

In deze gebruikershandleiding vindt u alles wat u moet weten over TNT’s Online Billing systeem – de meest efficiënte manier om uw TNT-account te beheren.

registratie voor Online Billing van TNT

Ga naar www.tnt.com/be en kies Online Billing uit het ‘Online zakendoen’ menu. U komt op de Online Billing loginpagina terecht. Kies nu de optie ‘Registreren’ en volg de instructies.

Deze gegevens (gebruikersnaam, wachtwoord en e-mailadres) zullen worden gebruikt worden om uw account te creëren. Kies uw taal en geef uw TNT klantnummer in. Het land wordt automatisch ingevuld. Het opgegeven e-mailadres is het adres waarop u wenst gecontacteerd te worden eenmaal u de registratie voor het Online Billing systeem volledig hebt doorlopen. Dit e-mailadres wordt verder in het registratieproces als standaard e-mailadres gebruikt.

De gekozen gebruikersnaam mag nog niet gekend zijn in onze systemen en moet 6 tot 50 karakters tellen. We raden aan een generiek e-mailadres te kiezen als gebruikersnaam. Het wachtwoord moet bestaan uit cijfers en letters en minstens 6 karakters tellen. Als u alle verplichte velden (met een *) hebt ingevuld, klik op Verder.

Registreren voor Online Billing kan snel en eenvoudig.

1. Persoonlijke gegevens

registratie voor Online Billing van TNT

Hou een factuur van maximum 3 maanden oud bij de hand. Vul vervolgens uw klantgegevens in en check uw klantstatus door het factuurnummer en het factuurbedrag in te vullen.

2. Aanmelding

registratie voor Online Billing van TNT

Indien u meerdere klantnummers wilt registreren, herhaal dezelfde stappen en klik op ‘Bevestig’ nadat u alle klantnummers hebt toegevoegd.

2. Aanmelding

registratie voor Online Billing van TNT

Aanvaard de Algemene Voorwaarden door het vakje onder de voorwaarden aan te vinken. Klik op ‘Bevestig’ om de registratie af te ronden.

3. Voorwaarden

registratie voor Online Billing van TNT

U hebt u nu met succes geregistreerd voor Online Billing. Druk op ‘Print bevestiging’ om de registratiegegevens af te drukken. Binnenkort ontvangt u een activatiemail met uw inloggegevens.

4. Bevestiging

registratie voor Online Billing van TNT

Klik de link uit de activatiemail open binnen de 24 uur na ontvangst. Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord in om uw registratie te activeren.

5. Welkom bij Online Billing

eInvoicing en

ePayment Online Billing van TNT maakt de verwerking en betaling van uw facturen stukken eenvoudiger en minder tijdsrovend.

Met enkele muisklikken krijgt u toegang tot alle aan uw klantnummer gelinkte gegevens zonder facturen te moeten opzoeken in archiefkasten of manueel gegevens te moeten invullen.

Ontvang uw facturen online

Word per e-mail geïnformeerd wanneer nieuwe facturen beschikbaar zijn

Download facturen en statusoverzichten als PDF of Excel bestand

Raadpleeg uw facturen en statusoverzichten 24/7/365

Betaal uw facturen online

Creëer disputen en volg de afhandeling ervan op

aanmelden voor Online Billing van TNT

Ga naar www.tnt.com/be, kies Online Billing uit het ‘Online zakendoen’ menu en meld u aan voor Online Billing. U kunt ook rechtstreeks naar www.express.tnt.com/onlinebilling/login gaan.

Krijgt u van ons een e-mail dat er een nieuwe factuur beschikbaar is voor u, dan kunt u in de e-mail op de link (www.express.tnt.com/onlinebilling/login) klikken. Geef vervolgens uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Log in. Bent u uw gebruikersnaam of wachtwoord vergeten, klik dan op ‘Wachtwoord vergeten?’. We sturen vervolgens een e-mail

naar uw generiek e-mailadres (als u dit als gebruikersnaam hebt gekozen) of naar het adres dat u heeft opgegeven om notificaties op te ontvangen. Als we niet over een e-mailadres beschikken, sturen we de e-mail naar het e-mailadres dat voor uw bedrijf staat geregistreerd.

U kunt langs verschillende wegen toegang krijgen tot Online Billing.

aanmelden voor Online Billing van TNT

Klik op ePayment om uw facturen online te betalen, uw statusoverzichten te checken of disputen te creëren en de afhandeling ervan op te volgen. Klik op eInvoicing om al uw facturen en creditnota’s van de laatste 26 weken te bekijken (in diverse bestandsformaten).

Na de aanmelding komt u op de Online Billing homepage terecht.

toegang tot uw nieuwe facturen

Nadat u bent aangemeld voor eInvoicing krijgt u automatisch een overzicht van alle nieuwe facturen en creditnota’s te zien. Deze kunt u in verschillende formaten raadplegen: • Als PDF. Dit is een elektronische versie van de originele factuur die exact dezelfde informatie bevat als de originele factuur . U kunt deze vervolgens afdrukken, emailen of faxen.

• Als CSV, XLS of XML. Deze bestandsformaten kunt u rechtstreeks in uw boekhoudprogramma importeren. Om een factuur in het gewenste formaat te bekijken, klik op het gewenste formaat naast de respectievelijke factuur.

Om verschillende facturen tegelijk te downloaden (maximum 10), selecteer de bestandsformaten, klik op ‘Downloaden’. Vervolgens wordt een ZIP file gecreëerd. Nadat u een factuur hebt gedownload of bekeken, wordt de f actuur naar ‘Alle documenten’ verplaatst.

Raadplegen

toegang tot nieuwe facturen

Om items te verwijderen uit het overzicht met ‘Nieuwe documenten’, selecteer het te verwijderen item en klik op ‘Verwijderen uit Nieuwe documenten’. Het geselecteerde item wordt vervolgens als gelezen gemarkeerd en verplaatst naar ‘Alle documenten’.

Verwijderen

zoeken en sorteren

Om een document op te zoeken dat u eerder al hebt bekeken, klik op ‘Alle documenten’. U kunt vervolgens zoeken op: • Klantnummer • Factuurnummer • Factuurdatum • Documenttype

Opzoeken

zoeken en sorteren

Facturen kunnen in oplopende of aflopende volgorde worden weergegeven, in onderstaande categorieën: • Klantnummer • Factuurnummer • Factuurdatum • Documenttype • Bedrag • Betalingsdatum

Klik eenmaal op de titel boven de gewenste kolom om facturen in oplopende volgorde te sorteren en tweemaal om ze in aflopende volgorde te sorteren.

Met eInvoicing kunt u facturen tot 26 weken bewaren vanaf de datum van registratie. Na 26 weken wordt de oudste factuur verwijderd. We raden u dan ook aan facturen te downloaden en op te slaan op uw computer.

Sorteren Archiveren

betaling van uw facturen

Selecteer ePayment op de Online Billing homepage om uw facturen online te betalen, uw statusoverzichten te bekijken en te downloaden, en disputen te creëren en de afhandeling ervan op te volgen.

Selecteer de facturen en alle eraan gelinkte creditnota’s die u wenst te betalen. Wenst u slechts een deel te betalen, verander dan het betalingsbedrag van de geselecteerde factu(u)r(en) . Klik op ‘Verder’.

ePayment Facturen selecteren

betaling van uw facturen

Selecteer uw betaalmethode uit de drop down lijst. Kies vervolgens het betaalproduct. Klik op ‘Verder’.

Betaalmethode

betaling van uw facturen

Geef uw betaalgegevens voor de geselecteerde betaalmethode in. Klik op ‘Verder’.

Betaalgegevens

betaling van uw facturen

Wacht even terwijl uw betaling wordt verwerkt.

Verwerking

betaling van uw facturen

Nadat uw betaling met succes werd verwerkt, krijgt u een bevestigingsboodschap te zien, alsook de betalingsreferentie. Print deze betalingsbevestiging af voor uw archief. Klik op ‘Terug naar facturen’ om naar de openstaande facturen te gaan.

Bevestiging

bekijken van betaalde facturen

Om de facturen te bekijken die u reeds hebt betaald, selecteer de status ‘Verwerkt’ en de periode waarbinnen u wenst te zoeken. Klik vervolgens op ‘Zoeken’.

Om de lijst met reeds betaalde facturen te downladen, klik op ‘Downloaden’. U wordt vervolgens gevraagd om de lijst als CSV bestand te downloaden.

Om de betalingsgegevens van deels betaalde facturen te bekijken, klik op het reeds betaalde bedrag van de factuur die u wenst te bekijken.

Betaalde facturen Downloaden Betalingsgegevens

U kunt facturen in oplopende of aflopende volgorde sorteren, op volgende categorieën: • Referentie • Referentiedatum • Documentnummer • Bedrag Klik eenmaal op de titel boven de gewenste kolom om facturen in oplopende volgorde te sorteren en tweemaal om ze in aflopende volgorde te sorteren.

Om alle openstaande facturen in een lijst te bekijken, klik op ‘Overzicht’.

Om een overzicht van alle openstaande facturen te downloaden, klik op ‘Overzicht’. U kunt vervolgens kiezen tussen Excel of CSV. Op de overzichtspagina kunt u ook kiezen om het overzicht af te drukken.

bekijken van openstaande facturen

Openstaande facturen Detailoverzicht Downloaden

Selecteer het jaar waarvoor u de saldi wenst te bekijken.

Om één van de items te checken, klik op het bedrag in de kolommen debet, credit of saldo.

Om de omzet in een extra kolom te tonen, selecteer ‘Omzet weergeven’ uit de drop down lijst.

bekijken van saldi & posten

Saldi Detailoverzicht Omzet verbergen/weergeven

Selecteer ‘Openstaande facturen’ uit het menu. Klik op de ‘Actie’-knop naast de factuur waarvoor u een dispuut wenst te creëren.

disputen creëren en opvolgen

Factuur selecteren

Selecteer een reden uit de drop down lijst en plaats up opmerkingen in het vrije tekst veld. Geef duidelijk aan voor welke zending van de factuur u een dispuut wilt aanmaken. Klik vervolgens op ‘Verzenden’.

disputen creëren en opvolgen

Dispuut creëren

U ontvangt een bevestiging wanneer uw dispuut werd aangemaakt. Om de afhandeling ervan te volgen, klik op ‘Disputen’ in de linkernavigatie.

disputen creëren en opvolgen

Bevestiging dispuut

Om alle disputen uit het verleden te bekijken, selecteer ‘Alle’ bij status en de periode waarbinnen u wilt zoeken. Klik vervolgens op ‘Zoeken’. Om louter disputen te bekijken die momenteel openstaan, selecteer ‘Openstaand’ bij status en de periode waarbinnen u wilt zoeken. Klik vervolgens op ‘Zoeken’.

Om de details van een dispuut te bekijken of een bericht naar TNT te sturen in verband met een dispuut, klik op het dispuutnummer in de eerste kolom.

disputen creëren en opvolgen

Disputen Detailoverzicht

toevoegen van extra klantnummers

Om extra klantnummers toe te voegen aan uw Online Billing gebruikersnaam, selecteer ‘Uw profiel’ op de Online Billing homepage. Selecteer ‘Extra klantnummer registreren’.

Op deze pagina kunt u ook klantnummers ontkoppelen van uw gebruikersnaam. Selecteer het klantnummer dat u wenst te verwijderen en klik op ‘Klantnummer verwijderen’. Om terug te gaan naar de Online Billing homepage, klik op ‘Terug’.

Extra klantnummers registreren Klantnummer verwijderen

toevoegen van extra klantnummers

Hou een factuur van maximum 3 maanden oud bij de hand. Vul vervolgens uw klantgegevens in en check uw klantstatus door het factuurnummer en het factuurbedrag in te vullen. Klik op ‘Klantnummer toevoegen’.

Klantgegevens

wijzigen van uw wachtwoord

Om uw wachtwoord te wijzigen, selecteer ‘Wachtwoord beheer’ op de Online Billing homepage. Klik vervolgens op ‘Wijzig wachtwoord’.

Wachtwoord wijzigen

wijzigen van uw wachtwoord

Geef uw bestaand wachtwoord in en vervolgens twee maal uw nieuw wachtwoord. Klik op ‘Opslaan’.

Wachtwoord wijzigen

afmelden voor Online Billing

Om uw registratie voor Online Billing te annuleren, selecteer ‘Wachtwoord beheer’ op de Online Billing homepage. Klik vervolgens op ‘Afmelden’ en bevestig.

Registratie annuleren

specificaties

Om Online Billing te gebruiken, zijn volgende systeemspecificaties vereist:

Vereist: Web browsers

Laatste versie van Microsoft Internet Explorer 7 of later, en van Firefox 3

Om facturen als PDF te bekijken

Adobe Acrobat v9.0 en Adobe Reader v8.0

Om de gegevens van de facturen te downloaden

Microsoft Excel 97 en later

Minimumvereisten:

Windows 95, NT4, 98, Me, 2000 of XP Professional

Processor – 500 MHz

RAM – 64 MB

Schermresolutie 800x600 en 16 bit kleurkwaliteit