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WIR BITTEN DIE WELT ZU TISCH
E-Procurement mit System
wie BHS tabletop mit GISA und Mercateo den Einkauf optimiert hat
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
BHS tabletop – Wir bitten die Welt zu Tisch
©Zentraleinkauf 08.05.2019 Mercateo Business Breakfast 30
Quelle: Magazin Wirtschaftswoche, Ausgabe 48/2018
• Weltmarktführer für Außer-Haus-Verpflegung (Gastronomie-Porzellan)
• Konzernumsatz 2018 (IFRS): 119 Mio. Euro
• 1.165 Mitarbeiter
• Über 30 Millionen verkaufte Porzellanteile p.a. in mehr als 120 Länder
• Exportquote ca. 57 %
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
An den besten Adressen der Welt Zuhause - Referenzen
©Zentraleinkauf 08.05.2019 Mercateo Business Breakfast 31
Atlantis The Palm, Dubai AIDA-Flotte Lufthansa
Caesar‘s Palace, Las Vegas Mercedes-Benz Bank, Stuttgart The Brando
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Drei-Marken Strategie
©Zentraleinkauf 08.05.2019 Mercateo Business Breakfast 32
Tochtergesellschaften
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
©Zentraleinkauf 08.05.2019 Mercateo Business Breakfast 33
Standorte
• Produktionsstandort Schönwald / Oberfranken:gegründet 1879, Fertigung eines hochkomplexen Sortimentes von weit über1.000 Artikeln
• Produktionsstandort Weiden / Oberpfalz:gegründet 1881, heute größte Porzellanfertigung Europas, Produktion von bis zu 120.000 Stück Porzellan pro Tag
• Standort Selb:Dekorations- und Logistikzentrum (DLZ): Porzellanveredelung undpunktgenaue Auftragsabwicklung, Lagerung, Transport und Auslieferung
Verwaltungsstandort Ludwigsmühle: Zentralverwaltung BHS tabletop
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Organisatorische Einordnung Zentraleinkauf
• Standort: Selb Ludwigsmühle
• 4 Mitarbeiter/innen incl. Abteilungsleitung
• Vorstandsressort Produktion/Logistik – Bereich Logistik/Einkauf
• Organisatorische Besonderheit:
• Werksbeschaffungen an den Produktionsstandorten (Schönwald und Weiden)
• Dezentrale Bestellabwicklung von typischen Werksbedarfen (Dienstleistungen, Ersatzteile,
Reparaturmaterial etc.) durch Werksbeschaffungen
• Disziplinarische Zugehörigkeit zur Betriebsleitung, nicht zum Zentraleinkauf
Zentraleinkauf 08.05.2019 Mercateo Business Breakfast 34
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25 Jahre Erfahrung - 360° IT mit Zukunft
GISA ist…IT-Fullservice-Dienstleister mit Kunden aus der Energiewirtschaft, öffentlichen Auftraggebern als auch Produktions- und Industrieunternehmen
Jahresumsatz 2017 98,6 Mio. EUR
Mitarbeiter ~ 800
Gründung 1993
Standorte & BürosHalle (Saale) | Berlin, Leipzig, Dortmund, Chemnitz, Cottbus & Nutzung der deutschlandweiten itelligence-Standorte
Zertifizierungen
BSI-zertifizierter
Hochleistungsrechenzentrumsverbund sowie
mehrfach zertifizierter SAP- und Microsoft-Partner
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GISA - Philosophie -
Partnernetzwerk
Beratung Betreuung Betrieb
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Auswahl unserer Managed Services/ Outsourcing –Kunden
Vollständiges IT- Outsourcing mit der Übernahme der Applikationen der
BHS tabletop AG in den Betrieb und Bereitstellung der
Kernanwendungen, sowie Betreuung der Endgeräte wie PCs, Notebooks,
Scanner etc.
Neuaufbau des SAP HCM-Systems mit anschließendem Betrieb und Anwendungsbetreuung
CarveOut mit Übernahme des SAP ERP und HCM Systems; Betrieb und
Betreuung des SAP HCM-Systems
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Ist-Zustand vor Mercateo
• Aufwendiger, zeitintensiver Beschaffungsprozess im Bereich der C-Teile
• Zu hohe Prozesskosten
• Kaum Transparenz
• Zu hohe Lieferantenanzahl im Bereich der C-Teile
Daraus abgeleitet entstand der Projektauftrag zur Einführung einer zeitgemäßen, elektronischen Beschaffungslösung.
©Zentraleinkauf 08.05.2019 Mercateo Business Breakfast 38
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Warum ausgerechnet Mercateo?
• Bietet mit über 23 Mio. Artikeln bereits ein sehr breites Warensortiment
• Aufnahme eigener Lieferanten möglich
• Hohe Preis- und Markttransparenz durch die direkte Vergleichbarkeit auf einer Plattform
es ergibt sich ein indirekter Preiskampf
• Weniger kostenintensiv als reine Softwareanbieter
• Reduzierung der Kreditorenanzahl
• Nutzerfreundliche, intuitiv bedienbare Oberfläche und optimierte Suchfunktion
©Zentraleinkauf 08.05.2019 Mercateo Business Breakfast 39
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Umsetzung
• Bildung eines Projektteams mit Verantwortlichen aus allen relevanten Bereichen entlang der Supply Chain
• Start mit Pilotprojekt im Bereich Elektromaterial mit zwei Exklusivlieferanten
• Rechnungsabwicklung und Kostenrechnung zwingend in SAP erforderlich bei standardisierter OCI-Anbindung wäre für jeden Bedarfsträger eine SAP-Lizenz erforderlich gewesen Budgetthema
• Einstieg auf Mercateo-Plattform, NICHT im SAP!
• Programmierung einer individuellen Schnittstelle durch GISA
©Zentraleinkauf 08.05.2019 40Mercateo Business Breakfast
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Anlage der Bestellung in speziell reserviertem Nummernkreis
Wareneingangsbuchung nach Wareneingang
Rechnungsbuchung
Bedarfsidentifikation Erstellung eines Warenkorbes
„Zur Kasse gehen“
Kontierung des Warenkorbes
Genehmigungs-workflow nach Absenden des Warenkorbes
Freigabe der Bestellung
…nach Mercateo-Einführung
©Zentraleinkauf 08.05.2019 41
Mercateo
Bedarfsträger GenehmigerBedarfsträger Bedarfsträger Bedarfsträger
Bestellung an Lieferant
SAP
Schnitts
telle
automatisiertWareneingangsbucherBuchhaltung
Mercateo Business Breakfast
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© GISA GmbH | Anbindung Mercateo bei BHS | 42
Einkäufer Webshop SAP PI SAP System
Online Zugriff
manuelle Erfassung
Webservice Aufruf
via HTTPS
IDOC
Übertragung
BHS Mercateo GISA
Schnittstelle Mercateo SAP PI: XML PORDCR1 (kundeneigen)
Schnittstelle SAP PI SAP ERP: IDOC Nachrichtentyp PORDCR1 (SAP Standard)
Nachrichtentyp PORDCR1 (eingehende Bestellung) ist im SAP Standard nicht für externe Kommunikation
vorgesehen und musste eingerichtet werden
Prozessablauf – technische Sicht
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© GISA GmbH | Anbindung Mercateo bei BHS | 43
Notwendige Informationen für die Bestellanlage sind:
Bestellart
Buchungskreis
Einkäufergruppe
Einkaufsorganisation
Werk
Warengruppe
Lieferant
Datenmapping und notwendige Anpassungen
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© GISA GmbH | Anbindung Mercateo bei BHS | 44
Weitere Informationen für die Bestellanlage sind:
Kontierungskennzeichen
Ableitung des Kennzeichens und Befüllung der korrekten SAP-internen Felder anhand des Formates
Mercateo Sachkonto SAP Kontierung
XXXXXX Auftragskontierung
XX-XXXXX Kostenstellenkontierung
Zusätzliche Anpassungen notwendig:
Länge des dargestellten Materialkurztexts
im SAP kürzer als im Mercateo System
Nutzung des Materialbestelltexts
Einheitenumwandlung notwendig
SAP Standard Schnittstelle beinhaltet kein
Einheitenmapping
Datenmapping und notwendige Anpassungen
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Probleme im Zuge der Umsetzung
• Hoher manueller Zuordnungsaufwand bei der Anlage von Usern, Kostenstellen, Kostenarten und Anlieferadressen
• Nur hierarchischer Genehmigungsworkflow auf Mercateo möglich
• Vertreterregelung schwierig kann beispielsweise über Admin nicht eingestellt werden
• Keine Abwicklung von bestandsgeführten Artikeln über die Plattform möglich
• Nur 90% der Plattformartikel haben Warengruppe mitgegeben
©Zentraleinkauf 08.05.2019 45Mercateo Business Breakfast
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Entwicklung seit Einführung im März 2018
• Ø 12.000 € Umsatz pro Monat
• Ø 80 Einkaufsbelege pro Monat
• Ø 2 Positionen pro Bestellung
• Von 10 Usern/Genehmigern zu Beginn des Pilotprojekts hin zu 30 Usern/Genehmigern aus den Bereichen Elektrowerkstatt, Schlosserei, Beschaffung, IT und Personalwesen
• Eingesparte Arbeitsstunden seit der Einführung rund
1.000 Stunden• Rechnerische Einsparung von Prozesskosten in Höhe von rund
30.000 €
©Zentraleinkauf 08.05.2019 46Mercateo Business Breakfast
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Stimmen aus der Belegschaft
©Zentraleinkauf 08.05.2019 47Mercateo Business Breakfast
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Ausblick – nächste Schritte
• Implementierung des Bereiches Arbeitsschutz über die Anbindung eines Exklusivkataloges
• Anlage zahlreicher zusätzlicher User durch die Abwicklung von Büromaterialien über die Plattform Mercateo
• Elektronische Archivierung von Einkaufsbelegen
©Zentraleinkauf 08.05.2019 48Mercateo Business Breakfast