il Protocollo Informatico

e-Prot: cos’è? (1/2)

e-Prot è un Sistema di Protocollo Informatico e di Gestione Documentale.

Questa soluzione è un efficace strumento per la protocollazione e la gestione documentale a supporto delle attività di una Pubblica Amministrazione sia centrale che locale.

e-Prot: cos’è? (2/2)

Attraverso questo strumento è possibile gestire l’intero iter di un protocollo in ottemperanza a quanto definito dalla normativa vigente.

e-Prot è Open Source: libera il Cliente dai vincoli di licenze e fornitori ed è più sicuro.

e-Prot: cosa fa? (1/3)

• passaggio da un sistema di archiviazione “cartacea” dei documenti ad un sistema elettronico, che consente l’univocità del documento e il puntuale reperimento;

• possibilità di utilizzo del database del sistema di archiviazione per accedere ai documenti con diverse chiavi di ricerca, parametrizzabili rispetto alle esigenze dei vari contesti di utente;

e-Prot: cosa fa? (2/3)

• maggior sicurezza del servizio, nella conservazione e nella bassa circolazione degli originali, con l’effettiva certezza del reperimento di un documento e la possibile immediata verifica della relazione con altri documenti;

• adeguamento alla normativa vigente che accompagna le innovazioni di tipo funzionale organizzativo, introdotte dalle leggi e decreti più recenti;

e-Prot: cosa fa? (3/3)

• miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia rispetto alle attività degli utenti che accedono alla banca dati/informazioni dei documenti;

• accesso contemporaneo allo stesso documento da parte di più utenti, superando i problemi relativi alle consultazioni contestuali o ai documenti fuori posto;

• recupero di spazio e costi richiesto dall’archiviazione cartacea.

Alcuni vantaggi

• Soluzione Open Source di protocollo informatico maggiormente diffusa: robustezza e personalizzazione

• Risparmio di tempo

• Economicità nell’accesso ad ogni singolo documento

• Più trasparenza per il cittadino e dentro l’Amministrazione

• Disponibilità dei documenti per altri processi

Caratteristiche (1/3)

• Registrazione documenti in ingresso, in uscita e interni;

• Classificazione secondo le voci di titolario;

• Segnatura: identifica univocamente il protocollo;

• Fascicolazione dei documenti e utilizzo di faldoni;

• Registri: registro ufficiale, di emergenze e multiregistro;

Caratteristiche (2/3)

• Statistiche: registro giornaliero, report statistici sullo stato delle pratiche;

• Organizzazione: organigramma, profili, ruoli, uffici, gestione dello scarto (deposito);

• Anagrafica: anagrafe delle persone fisiche e giuridiche, liste di distribuzione;

Caratteristiche (3/3)

• Acquisizione da scanner, da email, PEC , verifica della firma digitale;

• Workflow: assegnazione (per competenza o conoscenza), presa in carico, riassegnazione, rifiuto;

• Ricerca in base a tutti i tipi di informazione registrati e full text all’interno del documento.

e-Prot: anteprima (1/2)

e-Prot: anteprima (2/2)

Per approfondire…

Vedi anche:

e-Prot: il protocollo informatico Open Source

Seguici anche su: