easyfile : gebruikershandleiding ter verduideliking … · kliek op die laaste sertifikaat wat...
TRANSCRIPT
Bladsy 1 van 28
EASYFILE : GEBRUIKERSHANDLEIDING TER VERDUIDELIKING VAN DIE
INVOER VAN DATA EN DRUK VAN IRP5/IT3/EMP501 SERTIFIKATE
1. LOGIN deur u gebruikersnaam en wagwoord in te sleutel.
Die volgende skerm verskyn:
2. Belangrik: Maak altyd eers ‘n rugsteun kopie van u databasis alvorens u kan voortgaan om die
nuutste Easyfile weergawe af te laai. Dit mag dalk soos onnodige moeite voel, maar dink aan die
moeite as die hele databasis verdwyn. Berg die rugsteun weg van die rekenaar af op iets soos
Dropbox, Google Drive of OneDrive.
Bladsy 2 van 28
3. Kliek op: UTILITIES.
‘n Skerm word vertoon waar u kan kies: Database Utilities.
Kliek op: BACKUP (om rugsteun kopie te maak).
Kies die “folder” waar u die rugsteun kopie op die hardeskyf wil stoor en kliek op SAVE.
Die volgende suksesboodskap behoort te verskyn:
Gaan voort om die nuutste weergawe van Easyfile af te laai.
Bladsy 3 van 28
Kliek op: HELP – Update.
Na suksesvolle aflaai van die nuutste weergawe van Easyfile, kan dit dalk nodig wees om die
rugsteun kopie wat gemaak is, te “restore”. MOET DIT ASSEBLIEF NIE DOEN AS U NIE
SEKER IS DAT DAAR WEL DATA VERLORE GERAAK HET NIE!
Kliek weer op: UTILITIES – Database Utilities.
Kliek op: RESTORE EASYFILE DB om die rugsteun kopie wat op u hardeskyf gestoor is, te
“restore”.
4. In gevalle waar meer as een besigheid op die Easyfile geregistreer is, sal die volgende skerm
opkom waar u die keuse kan uitoefen op watter besigheid u nou wil werk.
Bladsy 4 van 28
Kies die regte besigheid, en kliek op: CONTINUE.
5. Maatskappy-besonderhede moet op datum gebring word, as volg.
Kliek op: EMPLOYER ADMIN – Add/ Edit Employer.
Die volgende skerm verskyn met die volgende hoofopskrifte:
o Employer Information
o Employer Address and Phone Information
o Employer Bank Information
o Employer Contact Details – Representatieve
o Employer Contact Details – Contact Person
o Employer Contact Details – Tax Practitioner
Bladsy 5 van 28
Voltooi al die velde onder elke sub-opskrif en kliek op: UPDATE EMPLOYER.
6. Gaan voort om u “payroll file” in te trek, deur te kliek op: IMPORT – Import/Export Payroll File.
Bladsy 6 van 28
Die skerm aan die regterkant gee vir u die opsies om van te kies.
Kliek op: IMPORT PAYROLL FILE
Let daarop dat slegs CSV lêers wat alreeds op u hardeskyf gestoor is, ingetrek kan word. Met
ander woorde, u moet eers die CSV lêer “create” (op Africlock) en die lêer op die hardeskyf stoor,
alvorens met hierdie proses voortgegaan kan word.
Die volgende skerm verskyn.
Kliek op: OK
Kies die lêer en kliek op: OPEN.
Bladsy 7 van 28
7. ‘n Uitvoerlêer kan òf:
7.1 Suksesvol deurgetrek word; òf
7.2 Heeltemal verwerp word; òf
7.3 Kan validasie slaag met waarskuwings;
Bladsy 8 van 28
‘n Uitvoerlêer wat validasie geslaag het met waarskuwings, kan wel steeds deurgetrek word, deur te
kliek op: IMPORT.
Kliek op: CANCEL, om die proses te kanselleer; of
Kliek op: EXCLUDE om die sertifikate waarop daar moontlik ‘n boete mag wees, uit die proses te
haal.
8. Om die status van die lêer wat ingevoer is, hetsy suksesvol of nie suksesvol nie, te sien , kliek op:
UTILITIES – Import Payroll File Log.
Bladsy 9 van 28
In gevalle waar die lêer nie suksesvol ingetrek het nie, sal die status as “failed” aangetoon word.
“View” die lêer deur op die lyn waarin die lêer verskyn, te dubbelkliek. U kan die verslag van hier
uitvoer na ‘n .TXT lêer.
Kliek op: SAVE REPORT en stoor die lêer op u hardeskyf, vanwaar u dit kan uitdruk, indien nodig.
Bladsy 10 van 28
“FAILED” beteken die lêer sal op geen manier ingevoer kan word nie.
“WARNINGS” beteken die lêer is ingevoer, maar met probleem-gevalle wat reggestel moet word,
soos byvoorbeeld ontbrekende Belastingnommers van werkers wat nog voltooi moet word.
“PASSED” beteken die lêer is suksesvol ingevoer.
In gevalle waar die lêer nie suksesvol ingevoer is nie, gaan terug na die Africlock betaalstelsel.
Maak die foute reg. Maak seker alle werkerinligting is volledig op Africlock se databasis, insluitend
persoonlike besonderhede, bankbesonderhede en belastingnommer (indien van toepassing), pos-
en fisiese adres.
7.1 Registrasie van werkers
‘n Moontlike probleem-geval is waar werkers nie oor belastingnommers beskik nie.
Registrasie van werkers en die verkryging van individuele belastingnommers, is van uiterste belang
ten einde suksesvolle invoer van die “payroll” lêer te bewerkstellig.
Om aansoek te doen vir belastingnommers, kliek op: EMPLOYEE ADMIN – View/Edit Employees
Bladsy 11 van 28
Kies of die registrasie vir ʼn individuele werker of vir alle werkers is (“Add Employee” of “Bundled IT
Reg”).
Bladsy 12 van 28
In geval van ‘n verskeidenheid van werkers, kies “BUNDLED IT REGISTRATION”. Kies dan verder
tussen: “ALL (on page)”, of “SELECTED (on page)”.
Kliek op: REGISTER.
U moet vir E-filing geregistreer wees om met hierdie proses voort te kan gaan.
Die volgende skerm verskyn:
Lees u gebruikersnaam en wagwoord in en kliek op Login.
Die volgende skerm behoort te verskyn:
Bladsy 13 van 28
Kies die opsie: TAXPAYER INCOME TAX REGISTRATIONS.
Kliek op: SYNC.
Belastingnommers sal toegeken word.
7.2 Uitvoer van belastingnommers na Africlock betaalstelsel
Nadat al die werkers suksesvol geregistreer is, moet u die data (belastingnommers) terugvoer na
Africlock se betaalstelsel.
In Easyfile, kliek op: IMPORT – Import/Export Payroll File
Kies: EXPORT PAYROLL FILE.
Die volgende skerm verskyn:
Kies die besigheidnaam asook die periode.
Kliek op: EXPORT.
Gaan voort met die nodige stappe om die lêer uit te voer en te stoor op die hardeskyf, vanwaar dit
na Africlock uitgevoer kan word.
Sodra alle regstellings op Africlock se betaalstelsel op datum gebring is, sowel as die suksesvolle
registrasie van alle werkers vir belastingnommers, kan u voortgaan met die rekonsiliasie-proses
deur die hele proses van uitvoer na Easyfile van vooraf te doen.
Bladsy 14 van 28
9. Indien die uitvoerlêer suksesvol ingetrek het, sal die volgende skerm verskyn (Verwys na punt 6.1
hierbo):
Kliek op: OK
Die Maatskappy-besonderhede moet op datum gebring word (Verwys na punt 4 hierbo).
Om dit te doen, kliek op: EMPLOYER ADMIN – Add/ Edit Employer, en voltooi soos nodig.
10. Ten einde die Rekonsiliasie te doen, kliek op: RECONCILIATION / DECLARATION:
Kies die maatskappynaam aan die regterkant, sowel as die belastingjaar waarvoor die
rekonsiliasie gedoen word .
Bladsy 15 van 28
Sodra die maatskappynaam gekies is, sal die totale van die sertifikate op die “Declaration”
vertoon word:
11. Belangrik: In gevalle waar “Employment Tax Incentive” geëis word, moet die volgende
stappe ook met voltooiing van die “Declaration” gevolg word:
Merk die blokkie aan die onderkant van die skerm waar dit lees: “Does this Declaration require
ETI?”. (Sien voorbeeld):
Bladsy 16 van 28
Kliek op: “Add ETI”.
Kliek op: JA, om te bevestig dat ETI wel van toepassing is:
‘n Daaropvolgende skerm maak oop waar u eers die opsie “CLOSE” moet kies sonder om
enige iets te voltooi:
Bladsy 17 van 28
12. Belangrik: Kontroleer ETI bedrae op die werknemers se sertifikate deur dit te vergelyk met
die totale op die EMP501 Opgawe:
Kliek op: EMPLOYEE ADMIN : View/Edit Employees.
Kies die regte maatskappy en dui die belastingjaar aan. Die werkers vir daardie jaar sal
daarvolgens gelys word.
In die voorbeeld wat hier gebruik word, is daar op die “Declaration” verklaar dat daar vir die
periode Mei tot Februarie ETI geëis is vir die werker L. April. Gaan daarom na werker L. April
se naam toe en kliek op: VIEW om sy profiel oop te maak. Sien voorbeeld hieronder:
Bladsy 18 van 28
Die werker se profiel maak oop en sertifikate voorheen uitgereik, word aan die regterkant van
die skerm vertoon. Sien voorbeeld:
Bladsy 19 van 28
Kliek op die laaste sertifikaat wat vertoon/oopgemaak moet word.
Die werker se Sertifikaat Besonderhede word vertoon. Waar ETI vir ‘n spesifieke werker
verklaar en teruggeëis is, sal dit so op sy Sertifikaat Besonderhede aangedui word. Om die ETI
wat op sy Sertifikaat aangebring is, te vertoon, kliek op: “ADD ETI”. Sien voorbeeld hieronder:
Die volgende skerm maak oop waar die werker se maandelikse inkomste sowel as die ETI
bereken vir elke spesifieke maand, vertoon word:
Bladsy 20 van 28
Kontroleer hier of die bedrae wat aangedui word as die “ETI Calculated”, ooreenstem
met die bedrae op die EMP501 wat vanuit AfriClock gedruk is. (Indien dit nie ooreenstem
nie, kontak AfriClock).
Maak die skerm toe deur op “SAVE” en daarna op “CLOSE” te kliek.
13. Indien die totale van die ETI gekontroleer en korrek is, kan daar nou voortgegaan word om die
“Declaration” volledig te voltooi:
Kies die maatskappynaam en belastingjaar en voltooi die nodige velde vir die PAYE, SDL en
UIF wat elke maand verklaar is, asook die totaal van elke maand wat in werklikheid oorbetaal
is.
Die bedrae wat ingetik moet word is slegs rande, en nie desimale nie. Rond die bedrae af na
die naaste RAND.
Die bedrae ten opsigte van LBS, SDL en UIF wat maandeliks verklaar is deur die druk van die
EMP201, word kan verkry word deur die EMP501 Opgawe Vorm uit AfriKlok te druk.
Kliek weer op: ADD ETI en dui aan dat ETI verklaar word.
Voltooi die skerm wat daaropvolgend verskyn. Die LBS wat op die “vorige skerm” voltooi is,
word outomaties oorgedra na hierdie skerm. Sien voorbeeld hieronder:
Bladsy 21 van 28
Voltooi die kolom van die ETI wat elke maand bereken is (“ETI Calculated”) , sowel as die ETI
bedrag wat elke maand by die LBS verskuldig, afgetrek en dienooreenkomstig nie oorbetaal is
nie(“ETI Utilised”):
Bladsy 22 van 28
Kliek op “SAVE” om voltooide skerm te stoor.
14. Die skerm keer terug na die “Declaration”; kliek op: SELF ASSESS (aan die regterkant onder van
die skerm) om die berekenings te finaliseer:
Indien die bedrae nie ooreenstem nie, sal u versoek word om ‘n rede te gee vir die verskil.
Verskaf die rede vir die verskil (indien daar wel enige was), en kliek op: OK.
Bladsy 23 van 28
Kliek op: SAVE, om die “Declaration” eers te stoor en op ‘n latere stadium in te dien.
(Kliek op: READY TO FILE, indien u gereed is om in te dien).
Indien u die “Declaration op ‘n latere stadium wil indien, volg die volgende stappe:
Kliek op: SUBMISSION – Submit to SARS.
Die volgende skerm verskyn aan die regterkant:
Bladsy 24 van 28
Kies die “Declaration” wat u wil indien en kliek op: SUBMIT (regs bo aan die skerm).
Kies die metode hoe u die rekonsiliasie wil indien:
Indien u geregistreer is vir E-FILING, kies: Via the Internet (efiling Login Required).
Kliek op: SUBMIT.
Sleutel u E-FILING gebruikersnaam en wagwoord in vir die submissie om voort te gaan.
Indien u nie geregisteer is vir E-FILING nie, kies: Via SARS Branch (Electronic medium).
Kies dan watter IRP5/IT3 lêer gestoor moet word.
Bladsy 25 van 28
Kliek op: SUBMIT.
Kies waar op die hardeskyf die lêer gestoor moet word, en kliek op OK.
15. Die suksesvolle submissie van u rekonsiliasie kan gemonitor word, as volg:
Kliek op: UTILITIES – Status Dashboard.
16. Na suksesvolle submissie van die rekonsiliasie, kan daar voortgegaan word met die druk en
uitreiking van die IRP5 en IT3 sertifikate.
17. Om die IRP5 en IT3 sertifikate te druk, volg die volgende stappe:
Kliek op: UTILITIES.
Kies aan die regterkant die volgende opsie: Generate IRP5 / IT3(a) PDF’s:
Die volgende skerm verskyn:
Bladsy 26 van 28
Kies vervolgens die dokumente wat gedruk moet word, deur die “tick box” te merk.
Kliek dan op: GENERATE:
Dui dan aan watter sertifikate gedruk moet word, en waar die sertifikate op u rekenaar se
hardeskyf gestoor moet word, en van waar dit gedruk kan word.
BELANGRIK: Ten tye van die ses maandelikse rekonsiliasie moet geen IRP5/IT3(a) sertifikate
aan werknemers uitgereik word nie. Daarom sal geen PDF sertifikate vir hierdie periode
genereer word nie.
‘n Finale sertifikaat vir ‘n werker wat byvoorbeeld reeds uit diens is, kan vertoon en gedruk
word, as volg:
Kliek op: “View/Edit Employees”:
Kies die regte werker en kliek dan op: VIEW:
Bladsy 27 van 28
‘n Skerm met die werker se persoonlike besonderhede sal vertoon word. Aan die heel
regterkant van die skerm sal al die vorige sertifikate wat uitgereik is, gelys word. Sien
voorbeeld hieronder:
Bladsy 28 van 28
Deur op “CREATED” te kliek, sal die sertifikaat details vertoon word:
Dan, om die volle sertifikaat te vertoon, kliek op “VIEW CERTIFICATE” aan die onderkant
van die skerm:
Die volledige sertifikaat sal vertoon word, van waar dit gedruk of op u hardeskyf gestoor word.