PLANIFICACION ¿Qué es la planificación?

Llamaremos planificación al calculo situacional sistemático que relaciona el presente con el futuro y el

conocimiento con la acción.

La planificación en términos sencillos se podría definir como una actividad racional que tiene por objeto

decidir sobre la asignación de recursos escasos en el logro de objetivos múltiples a través de medios

adecuados para su obtención.

Puede tambien definirse como un Proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización,

obtienen analizan y procesan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar su situación

con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento a dar a la Organización.

La reflexión inmediatista y parcial no es planificación. Tampoco es planificación la reflexión que se aísla de

la acción y deviene en mera investigación sobre el futuro.Un Plan importa una toma anticipada de decisiones.

Presupone previsión, organización, coordinación de esfuerzos y control de acciones y resultados y presenta

una serie de características:

1-Reflexión previa y concomitante con la acción.

2-Selección y ponderación racional de objetivos y medios

3- Reducción del azar

4- Acciones y decisiones presentes referidas a resultados futuros

5- Previsión, promoción y estructuración de acciones tendientes a alcanzar las metas elegidas

6- Apuesta de asumir riesgos para lograr los fines deseados

7- Intención de modificar voluntariamente los acontecimientos

8- Adaptabilidad a los cambios del contexto

¿Porque es necesario planificar?

Varios son los motivos que podemos enumerar para indicar la necesidad de la planificación. Se necesita

planificar porque:

1. Se necesita una mediación entre el futuro y el presente.

2. Se necesita prever cuando la predicción es imposible.

3. Se debe tener reacción veloz y anticipada ante las sorpresas.

4. Se necesita una mediación entre el pasado y el futuro.

5. Se necesita una mediación entre el conocimiento y la acción.

6. Se necesita coherencia global ante las acciones parciales de los actores sociales.

Por lo expuesto entendemos el Planeamiento como un sistema eficaz para la toma de decisiones y desarrollo

consciente, reflexivo e intencional de acciones. Planear es decidir hoy en función de las consecuencias futuras

previsibles de tal decisión.Es decir planear implica tener un diagnóstico, proyecciones y objetivos, como base

imprescindible para tomar una decisión. No se puede dirigir ni gestionar ningún cometido sin antes decidir los

objetivos que se quieren conseguir y la dirección y rumbo que se seguirán para alcanzarlos. La planificación

es justamente eso; un proceso mediante el cual determinamos de dónde venimos, en qué situación estamos, a

dónde queremos ir y cómo y cuándo llegaremos allí.

El propósito es muy concreto: decidir qué debemos hacer hoy, esta semana, este mes o este año, para estar en

una situación determinada el próximo mes, el próximo año o dentro de cinco o diez años y tomar las

decisiones hoy que nos permitan construir el futuro deseado.

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

No toda planificación es una planificación estratégica, para que alcance esa categoría debe incorporar un

estilo y un método de pensamiento referido a la acción de carácter consiente, adaptativo y condicional.

Siempre que planeamos es para tomar decisiones.Ahora tomarlas estratégicamente será para tratar de

integrarlas a un sistema y en coherencia con la evolución previsible y buscada.

Las decisiones estratégicas son las que comprometen la vida, subsistencia, la razón de ser o la misión (para

que existe) de una entidad, persona, actividad, y que una vez ejecutada producen una modificación relevante

e irreversible en la situación del ente.

Al hablar de estrategia estamos pensando fundamentalmente en "gerenciar por anticipación". Esto es, en

adelantarnos a la realidad que nos tocará vivir, sobre todo a los problemas, y generar respuestas satisfactorias

ante cada situación que se nos presente.1

Entonces PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA es cuando verificamos la presencia en la planificación de un

método científico que lleva a tomar esas decisiones y a un aprendizaje tanto constante como creciente de la

realidad; no tanto individual como de toda la organización.

Definiremos por lo tanto al Planeamiento Estratégico como el proceso disciplinado y sistemático a través del

cual se determina los cursos de acción a seguir para alcanzar las metas que permitan cumplir los objetivos

acordes a la visión y misión definidas.

El siguiente cuadro ilustra los pasos secuenciales de una Planificación Estrategica.

1 El término “estrategia” deriva de strategia, el arte del general (strategos). Si bien el término tiene su origen en la Grecia clásica, la concepción de estrategia como el arte de convocar y emplear fuerzas militares en tiempo y espacio para alcanzar los objetivos de una guerra es relativamente reciente.Desde los tiempos de Machiavello hasta el siglo dieciocho, los escritores habían utilizado un término relacionado, “estratagema”, para referirse a un artificio o a una maniobra destinada a obtener una ventaja mediante la sorpresa

1.- Como fase previa a la planificación estratégica conviene hacer un buen análisis de las propias capacidades

y del entorno, de la competencia, de quién puede ser colaborador etc. Este análisis nos permitirá tener una

idea clara de quiénes somos hoy, qué hacemos, qué podríamos hacer, por qué lo puedo pasar mal en un futuro,

(escenario negativo) qué hago mal, qué debería hacer más, quédebería hacer mejor y distinto. Las respuestas a

estas cuestiones nos ayudarán a conocernos mejor requiere de un CALCULO SITUACIONAL

SISTEMATICO que permita:

•- Efectuar una mediación entre el futuro y el presente

•- Prever varias acciones alternativas ante la imposibilidad de la predicción en contextos turbulentos

•- Sostener la velocidad en las reacciones y reacción planificada ante las sorpresas

•- Efectuar una mediación entre el conocimiento y la acción

•- Sostener una racionalidad que exprese coherencia global ante las acciones parciales de los distintos

actores.

MÉTODO GENERAL DE PLANEACIÓN

El proceso de elaboración de un plan estratégico, que básicamente consiste en la determinación de la visión,

misión y los objetivos estratégicos de mediano y largo plazo, así como de las estrategias y cursos de acción

necesarios para alcanzarlos, implica la identificación de las oportunidades y amenazas, así como de las

fortalezas y debilidades ,se identifica, se formula, se desarrolla y se controla teniendo por referencia los bienes

objetivos finales, que son los productos a aplicar en el contexto para satisfacer las necesidades de los

destinatarios. Es decir que debe ser abierto para que sobre él influya el contexto (entorno) y que la ejecución

del proyecto mismo, se realiza en función de los objetivos que se diseñan en consideración al contexto para

considerar los bienes como satisfactores de necesidades, pero en el marco del contexto actual. No podría

entonces considerarse la estrategia sino se relaciona con el entorno actual y/o futuro de los escenarios que se

propongan.

La planificación es un proceso que identifica y delimita el problema, analiza con profundidad los factores que

producen ese problema, los aspectos del problema que deben ser modificados prioritariamente con las

acciones del programa, diseña e identifica las acciones que apunten efectivamente a transformar esos aspectos

específicos del problema, desagrega el programa en componentes objetivos específicos acciones tareas y

recursos que son necesarios para transformar la problemática identificada y analizada y registra los elementos

del programa en la formulación de un documento que constituirá la base para el inicio del proceso de

ejecución.

Planificar estratégicamente es decidir lo que vamos a hacer desde la situación actual que determinamos

mediante u diagnostico para llegar a la situación deseada, que visualizamos por medio de la construcción de

escenarios , mediante el diseño de una estrategia que nos indique los objetivos que es necesario alcanzar

después para cerrar la brecha entre el estado actual y el estado deseado. La planificación conlleva:

La planificación estratégica contiene cuatro grandes características:

1. Analiza los impactos futuros de las decisiones actuales.

2. Es el proceso de decisión anticipada sobre qué se debe hacer, cuándo se debe hacer, cómo se debe hacer y

quién lo debe hacer.

3. Es parte integral del proceso de gerenciamiento.

4. Es una estructura de planes que integra a todos los niveles de la empresa a los objetivos, estrategias,

políticas y funciones de la misma.

El proceso de planeamiento generalmente incluye:

1. Determinación de la dirección de largo plazo.

2. Evaluación de la posición en relación a su entorno.

3. Destacar las capacidades básicas como así también sus fortalezas y debilidades.

4. Identificar los objetivos que permten aprovechar as oportunidades y minimizar el efecto de las

amenazas.

5. Formulación de las estrategias para alcanzar objetivos y metas.

6. Determinar los recursos requeridos y el tiempo necesario para implementar las estrategias.

7. Establecer una base consistente de resultados positivos.

Conceptualizamos la idea de la estrategia como las acciones a desarrollar a mediano y largo plazo fin de

alcanzar los objetivos. Esta definición si bien enfatiza el aspecto esencial de la estrategia, referido al horizonte

temporal de mediano y largo plazo de los objetivos estratégicos, incorporando este horizonte temporal al

concepto, deja de lado el aspecto competitivo, y la necesidad de la organización de ir adaptándose en forma

permanente al entorno en que se desarrollan y en una situación de competencia y/o cooperación con sus

organizaciones similares. Tales objetivos también necesitan ser variables en función de la dinámica del

entorno (o contexto). En efecto, los objetivos de una organización frecuentemente ingresan en un curso de

colisión con los objetivos de otras organizaciones, las cuales en razón de tal circunstancia se constituyen

precisamente en competidores.

Este aspecto competitivo, inherente al pensamiento estratégico, ha llevado a los pensadores franceses Dixit y

Nalebuf a una definición de estrategia en los términos siguientes:

“Pensar estratégicamente es el arte de superar a un adversario a sabiendas que el adversario está tratando de

hacer lo mismo con uno”.

Podemos decir, entonces, que nuestra definición incorpora los elementos: “objetivos a alcanzar” y

“adaptación al medio, de las acciones a emprender” en la idea de planificación estratégica. .

En 1978, Dan E. Schandel y Charles W. Hofer, en su libro Strategy Formulatión: Analytical Concepts,

escribieron sobre el proceso de la administración estratégica describiéndolo como compuesto de dos etapas

claramente diferenciadas: la de análisis o planeación estratégica y la de implementación del plan

estratégico.Necesitamos reflexionar en forma diferenciada la etapa del pensamiento de la planeación

estratégica y su implementación.

PLAN, PROGRAMA, PROYECTO, ACTIVIDAD, TAREA , OBJETIVOS ,METAS.

Aclararemos una serie de conceptos que nos permitirán comprender las distintas fases de la planificación.

Debemos partir de la idea de que la planificación no puede ser un momento, sino que debe constituir un

continuo que debe tener lugar a lo largo de todo el proceso.

Un PLAN se desarrolla a través de diferentes PROGRAMAS, y de la misma manera, cada programa se

desarrolla mediante diferentes PROYECTOS. Por último, los proyectos se ejecutan a través de

ACTIVIDADES, unidad mínima de efectos de la planificación; por debajo de estas estarían las tareas.

Un ejemplo ilustrativo podría ser:

Plan: Plan de educación.

Programa: Construcción de edificios escolares

Proyecto: Construir el edificio escolar X.

Actividad: Levantar las paredes.

Tarea: Preparar el mortero de hormigón. en el mismo momento que desarrollamos el plan los momentos de

control.

Nos centraremos en este punto a profundizar e internalizar una serie de conceptos bastante complejos en

cuanto a sus significados, tanto que los mismos especialistas no están de acuerdo con lo que significa

concretamente cada uno de ellos. Para superar este problema, haremos una descripción muy sencilla y sobre

todo útil de cada uno de ellos, de forma que nos pueda servir como orientación de cara a la práctica. Si bien

estos términos en el lenguaje corriente pueden utilizarse indistintamente, dentro de la jerga de la planificación,

es conveniente saber que cada uno de estos términos indica distintos niveles de concreción.

- Plan: El plan define a grandes rasgos las ideas que van a orientar y condicionar el resto de niveles de la

planificación para el mismo. Determina prioridades y criterios, cobertura de equipamientos y disposición de

recursos, su previsión presupuestaria y horizonte temporal.

Sería el nivel estratégico, con unas metas genéricas que dan sentido al resto de los niveles, de forma que no se

hagan actuaciones aisladas sino que todas tengan una coherencia, una finalidad. Hace referencia a decisiones

de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales. Tiene por fin trazar el curso

deseable y probable del desarrollo nacional o de un sector (económico, social o cultural)

El alcance y el significado de plan, que es el término de carácter más global. Hace referencia a las decisiones

de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades, la asignación de

recursos, las estrategias de acción y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar

las metas y objetivos propuestos. En otras palabras, el plan es el parámetro técnico-político dentro del cual se

enmarcan los programas y proyectos.

Programa, en sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de

actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre sí

y que son de similar naturaleza. De este modo podemos hablar de programa de la tercera edad, programa de

construcción de escuelas, programa de salud materno-infantil, etc. Puede decirse, asimismo, que varios

programas hacen operar un plan mediante la realización de acciones orientadas a alcanzar las metas y

objetivos propuestos dentro de un período determinado. Un programa está constituido por un conjunto de

proyectos.

El programa concreta los objetivos y los temas que se exponen en el plan, teniendo como marco un tiempo

más reducido. Ordena los recursos disponibles en torno a las acciones y objetivos que mejor contribuyan a la

consecución de las estrategias marcadas. Señala prioridades de intervención en ese momento.

Sería el nivel táctico, situado entre el plan y el proyecto. Intenta acercar uno al otro concretando esas ideas y

objetivos más generales del plan en un lugar y tiempo determinados y a partir de unos recursos concretos

disponibles. De esta forma las ideas generales del Plan se llevan a una situación concreta.

Proyecto, al igual que los programas se concretan a través de un conjunto de actividades organizadas y

articuladas entre sí, para alcanzar determinadas metas y objetivos específicos. La diferencia entre un

programa y un proyecto radica en la magnitud, diversidad y especificidad del objetivo que se quiere alcanzar

o la acción que se va a realizar: si es compleja, habrá de ser un programa con varios proyectos; si es sencilla,

un simple o único proyecto podrá desarrollarla. Se refiere a una intervención concreta, individualizada, para

hacer realidad algunas de las acciones contempladas en el nivel anterior (el nivel táctico). Define resultados

previstos y procesos para conseguirlos, así como el uso concreto de los recursos disponibles.

El propósito de todo proyecto es alcanzar un resultado o un producto. Este es el nivel operativo del proceso de

planificación, por lo que no debe ser algo teórico, sino una actividad práctica y útil de cara a la intervención.

Para aclarar estos tres conceptos, algo complejos desde un punto de vista teórico, podríamos decir que el plan

es la expresión de una voluntad institucional, el programa representa la especificación de fines y la concreción

de recursos, por lo que corresponde a los responsables concretos de las estructuras, y los proyectos deben ser

responsabilidad de las personas y equipos que tienen encomendada la intervención.

Proceso del Plan del Programa

El plan inicial del programa se elabora durante la fase de iniciación del programa. Este es revisado para

obtener el Plan del Programa que incluirá información adicional que estará disponible en algún punto del

ciclo de vida del programa; por ejemplo, información acerca de recursos, hitos y funcionalidad o cobertura.

Las revisiones posteriores del Plan del Programa a lo largo del ciclo de vida permiten que el plan se

constituya en documentación del pasado (aquello que el programa se propuso alcanzar, los hitos cumplidos,

cambios ocurridos) y una predicción del futuro (dadas las condiciones reales, lo que el programa logrará,

cuando y a qué costo.)

El formato del Plan del Programa, como mínimo debe incluir:

la introducción del Plan del Programa

Propósito y objetivos

Alcance

Productos del Programa

Los entregables deben ser tangibles y mensurables para que quede claro en el programa, cuándo estos hayan

sido completados.

La estructura del programa se usa para facilitar la planificación y comunicaciones. En modo general se

determina el alcance de las actividades y luego el equipo identifica los roles y responsabilidades de cada

participante clave en el programa y en cada proyecto subsidiario. El gerente del programa debe asegurarse que

todo el personal involucrado tiene un claro entendimiento de sus roles y responsabilidades dentro de cada

etapa de la solución.

Los procesos del programa / proyecto, incluyendo aquellos acerca del control de cambios, administración de

la configuración, herramientas y técnicas de gestión, comunicaciones, seguimiento y rastreo, reportes y

controles, deben ser especificados.

• Desarrollar la estructura del desglosamiento de actividades a nivel del programa La estructura del

desglosamiento de actividades a nivel del programa debe quedar definida.

• Desarrollar los planes preliminares de proyectos. Una vez que se tenga la estructura del programa y la

estructura del desglosamiento de actividades, se desarrollan los planes de proyectos individuales.

• Revisar los planes de proyectos Se revisan todos los planes de proyectos individuales para buscar

interdependencias y aspectos de interfuncionalidad.

• Identificar tareas específicas a nivel del programa Cualesquier tareas relacionadas con el programa,

diferentes de las que se definan en los planes de proyectos, serán identificadas, estimadas y calendarizadas.

• Integrar los planes de programa / proyectos Se extraen datos claves de cada plan de proyecto, como hitos

principales y fechas, y se integran en el Plan del Programa. El equipo producirá un cronograma para el

programa completo, usando esa información.

• Definir recursos y estimar costos Se especifican todos los recursos necesarios para completar el programa,

incluyendo personal, equipos y locaciones. Se estiman los costos asociados. Los datos acerca de recursos se

integran en las definiciones de actividades y se reajusta el cronograma.

• Definir revisiones y aprobaciones Se debe especificar el proceso de revisión y aprobación de los

documentos del programa y las transiciones entre fases tanto del programa como de los proyectos

subsidiarios.

• Conducir la planificación de administración de riesgos El propósito de la planificación de la administración

de riesgos es reducir la ocurrencia del riesgo, para minimizar el impacto si ocurre el riesgo y proponer

acciones apropiadas si se requiere. El gerente del programa revisa y analiza los riesgos de los proyectos

individuales y del programa como un todo, advirtiendo acerca de los riesgos que se salgan del control del

equipo del programa.

• Desarrollo de los planes complementarios Dependiendo de la necesidad, se desarrollan los planes que

complementan el Plan del Programa. Se usa el mismo formato del plan del programa, excepto cuando se

disponga de un formato específico.

• Optimizar los planes En esta etapa se analizan los “trueques y concesiones” (traducción libre del concepto

anglosajón: ‘trade-offs’) potenciales que aplican al uso de recursos, prioridades del proyecto e

implementaciones técnicas. El equipo del programa podría verse en la necesidad de analizar distintos

escenarios, cada uno basado en premisas distintas que afectan a los recursos, prioridades, asignación de

actividades, cronograma y otros factores claves.

• Completar los borradores finales Se efectúan los cambios finales a los planes de proyectos y del

programa.

• Revisar y aprobar los planes Descripción de las secciones

1 Delimitación del sistema.

2. Identificación de las variables claves

3. Análisis y explicación: tendencias pesadas, gérmenes del cambio, juego de actores

4. Hipótesis fundamentales sobre las variables claves y los juegos de actores

5. Escogencias de futuros probables

6. Construcción de escenarios (imágenes, etc.),

7. Alternativas estratégicas

8. Planes de acción

2. Identificación de fuerzas claves del medio ambiente global.

3. Identificación de tendencias pesadas en el ambiente global.

4. Jerarquización de los elementos precedentes por orden de importancia según su rol motor y su carácter más

o menos incierto.

5. Selección de las lógicas de los escenarios pertinentes.

6. Escritura de los escenarios apoyándose sobre argumentos lógicos.

7. Desarrollo de las implicaciones prácticas del escenario para la

toma de decisión

8. Selección de los indicadores “avanzados” que puedan anticipar la realización de tal o cual escenario

Construcción de Escenarios. La estrategia se piensa hoy, para desarrollarse en un futuro caracterizado por

tener diferentes grados de Incertidumbres. Estas Incertidumbres pueden tener Implicancias Estratégicas

favorables o desfavorables para la Organización. Esto motiva que para formular las estrategias, debamos

diseñar Escenarios que reflejen puntos de vista internamente consistentes del futuro. Son entornos futuros

posibles.

Los escenarios son narraciones acerca de “cómo va a ser el mundo en el futuro”..., no son predicciones sobre

el futuro, sino que son la “percepción del futuro” en el presente. Sirven como una herramienta para ordenar

las percepciones acerca de futuros alternativos, en los cuales las decisiones van a jugar un rol activo.Este

proceso consiste en determinar los Elementos del medio interno o externo que sean Inciertos e

Independientes, constituyéndose en Variables de Escenarios (pj: valor del dólar, tasa de inflación, precio de la

competencia, etc). La cantidad de Variables de Escenarios y el rango de Hipótesis que cada una de estas

pueda tener, determinara la cantidad de Escenarios posibles de construir. El análisis de la probabilidad de

ocurrencia y el nivel de impacto, nos permite limitar el rango de hipótesis, y por consiguiente la cantidad de

Escenarios.

El siguiente paso de la Planificación es la Formulación de la Estrategia en base a los Escenarios

seleccionados. Determinar si considerar todos, algunos o el escenario más probable, se convierte en un

Dilema Estratégico. Tener en cuenta para formular la estrategia a todos los escenarios, puede ser costoso.

Basar la estrategia en sólo algunos de los más probables, puede ser a veces contradictorio. Formular sólo en

base al más probable, puede ser riesgoso. Algunos recomiendan tener en cuenta los escenarios extremos,

porque ayuda al desarrollo del pensamiento estratégico, pero para otros, esto es indicado como poco práctico.

Se recomienda una Estrategia flexible a modificaciones y cambios, compartida para varios escenarios, y

secuencial en el tiempo; que evolucione en forma situacional, circunstancial y contingencial. Para esto es

necesario una Inteligencia Estratégica que provea información temprana para una rápida evolución de la

estrategia, ajustándose al entorno.

Sobre este particular existe la Dinámica del conocimiento, que implica que el primer paso importante para

pensar estratégicamente es el conocimiento de uno mismo. Recién logrado esto es posible salir al encuentro

de los demás y sostiene tres pilares básicos para definir la estrategia organizacional, que son:

1. Mirar hacia adentro 2. Mirar hacia afuera 3. Mirar desde afuera

Mirar hacia adentro implica reconocer las Fortalezas y Debilidades de la empresa.

Mirar hacia afuera implica reconocer las Oportunidades y Amenazas del entorno.

Mirar desde afuera significa tomar distancia para tener una visión clara de la situación que permita reconciliar

Fortalezas y Debilidades con Oportunidades y Amenazas. Al consolidar esta triple visión estamos avanzando

en la comprensión de la conducción estratégica de la empresa que nos permite responder a las tres preguntas

básicas siguientes:

1. ¿Dónde estamos? 2. ¿Hacia dónde vamos? 3. ¿Cómo vamos?

La respuesta a la primera pregunta se basa en el análisis FODA. La respuesta a la segunda pregunta tiene que

ver con el establecimiento de Objetivos. La respuesta a la tercera pregunta nos habla de Estrategias.