ecdl 05 excel mod1[1]

I N F O R M A C I N I Ų T E C H N O L O G I J Ų I N S T I T U T A S

Viktoras DAGYS, Vitalijus DENISOVAS, Stasys MACIULEVIČIUS,

Alfredas OTAS, Vigintas ŠAKYS, Eugenijus TELEŠIUS,

Antanas VIDŽIŪNAS, Aidas ŽANDARIS

SKAIČIUOKLĖS SĄRAŠAS IRDUOMENŲ BAZĖS

ECDL atstovybės Lietuvoje sertifikuota mokomoji medžiaga,skirta siekiantiems įgyti Europos kompiuterio vartotojo pažymėjimą (ECDL)

ir atitinkanti ECDL programos 3.0 versiją

Vilnius, 2000

UDK 004 (075.4)Da-81

ECDL projektą Lietuvoje atstovauja Lietuvos kompiuterininkų sąjunga

ECDL projekto mokomosios medžiagos reng ėjai ir autoriai:

Viktoras DAGYS (Matematikos ir informatikos institutas),

Vitalijus DENISOVAS (Klaipėdos universitetas),

Stasys MACIULEVIČIUS (Kauno technologijos universitetas),

Alfredas OTAS (Kauno technologijos universitetas),

Vigintas ŠAKYS (Kauno technologijos universitetas),

Eugenijus TELEŠIUS (Vytauto Didžiojo universitetas),

Antanas VIDŽIŪNAS (Vytauto Didžiojo universitetas),

Aidas ŽANDARIS (Matematikos ir informatikos institutas).

Recenzentai:

Ilona KALASAUSKAITĖ (AB „Lietuvos telekomas“ ),

Gėlytė KAZAKEVIČIENĖ (Vilniaus universitetas),

Algimantas MERKYS (AB „Lietuvos telekomas“ ),

Gintautas ŠIMĖNAS (AB „Lietuvos telekomas“ ),

Vytautas VALIUKĖNAS (Vilniaus universitetas),

Valerijonas ŽALKAUSKAS (Vilniaus universitetas).

Leidžiama AB „Lietuvos telekomas“ užsakymu ir pritaikyta šioje bendrovėje naudojamai įrangai

Viršelio dailininkas Alfonsas ŽviliusIšleido leidykla „Žara“, a.d. 2699, 2009 Vilnius.

Spausdino SP AB „Aušra“, Vytauto pr. 23, 3000 Kaunas.Užs. Nr.

ISBN 9986-34-051-9 © VšĮ „Informacinių technologijų institutas“, 2000

TURINYS

ĮVADAS 7

1. SĄRAŠAS – DUOMENŲ ORGANIZAVIMO FORMA 81.1. Excel sąrašas ir duomen ų bazės ..................................................................... 8

1.1.1. Sąrašo paskirtis ......................................................................................... 81.1.2. Sąrašo elementai ....................................................................................... 81.1.3. Sąrašo sudarymo taisyklės ........................................................................ 9

1.2. Data meniu komandos...................................................................................... 91.2.1. Data meniu ................................................................................................ 91.2.2. Sort komanda .......................................................................................... 101.2.3. Filter komanda ......................................................................................... 101.2.4. Form komanda......................................................................................... 101.2.5. Subtotals komanda .................................................................................. 101.2.6. Validation komanda ................................................................................. 101.2.7. Table komanda ........................................................................................ 101.2.8. Text to Columns komanda....................................................................... 111.2.9. Consolidate komanda .............................................................................. 111.2.10. Group and Outline komanda.................................................................. 11

1.3. Duomen ų rikiavimas ....................................................................................... 111.3.1. Rikiavimo esmė ....................................................................................... 111.3.2. Rikiavimas pagal kelis raktus................................................................... 111.3.3. Rikiavimo tvarka ...................................................................................... 131.3.4. Rikiavimas pagal daugiau kaip tris raktus................................................ 131.3.5. Rikiavimo ypatybės.................................................................................. 131.3.6. Kaip rikiuoti duomenis.............................................................................. 151.3.7. Rikiavimo pavojai ..................................................................................... 16

1.4. Duomen ų sekos .............................................................................................. 161.4.1. Duomenų sekų esmė ............................................................................... 161.4.2. Sekų kūrimo komanda ............................................................................. 161.4.3. Kaip sukurti seką Edit�Fill, Series komanda ........................................... 181.4.4. Individualiojo sąrašo sukūrimas ............................................................... 18

1.5. Duomen ų forma............................................................................................... 191.5.1. Duomenų formos paskirtis ....................................................................... 191.5.2. Duomenų formos elementai..................................................................... 201.5.3. Komandų mygtukai .................................................................................. 211.5.4. Duomenų paieška.................................................................................... 221.5.5. Pagrindiniai veiksmai duomenų formoje .................................................. 231.5.6. Kaip dirbti duomenų formoje .................................................................... 24

1.6. Renkamų duomen ų teisingumo tikrinimas................................................... 241.6.1. Renkamų duomenų teisingumo tikrinimo esmė ....................................... 241.6.2. Data� Validation komanda ...................................................................... 25

4

Skaičiuokl ės sąrašas ir duomen ų bazės ECDL 5 modulis

© VšĮ "Informacinių technologijų institutas" 2000 m.

1.6.3. Leidžiamųjų verčių ar reikšmių sąrašas ................................................... 261.6.4. Formulės naudojimas duomenims tikrinti................................................. 261.6.5. Aiškinamoji įvesties kortelė ...................................................................... 261.6.6. Pranešimas apie klaidą............................................................................ 271.6.7. Kaip tikrinti duomenų teisingumą ............................................................. 28

2. SĄRAŠO FILTRAVIMAS 292.1. Filtravimo komandos ...................................................................................... 29

2.1.1. Filtravimo metodas .................................................................................. 292.1.2. Filtravimo komandų paskirtis ................................................................... 29

2.2. Automatinis s ąrašo filtravimas ...................................................................... 292.2.1. Automatinio filtravimo komanda............................................................... 292.2.2. Automatinio filtravimo taisyklės................................................................ 302.2.3. 10 viršutinių įrašų ..................................................................................... 312.2.4. Individualieji kriterijai ................................................................................ 312.2.5. Kaip filtruoti sąrašą automatiniu būdu...................................................... 32

2.3. Sudėtingesnysis filtravimas........................................................................... 332.3.1. Sudėtingiojo filtravimo esmė .................................................................... 332.3.2. Advanced Filter komandos nustatomi parametrai.................................... 332.3.3. Sudėtingesniojo filtravimo taisyklės ......................................................... 34

2.4. Paieškos kriterijai............................................................................................ 342.4.1. Kriterijų reikšmių sritis .............................................................................. 342.4.2. Kriterijų tipai ............................................................................................. 352.4.3. Kriterijaus vardas ..................................................................................... 352.4.4. Įrašų paieškos būdai................................................................................ 352.4.5. Sutampančių reikšmių paieška ................................................................ 352.4.6. Reikšmių lyginimas .................................................................................. 362.4.7. Skaičiuojamasis kriterijus......................................................................... 372.4.8. Skaičiuojamųjų kriterijų pavyzdžiai .......................................................... 372.4.9. Visų sąrašo įrašų išrinkimas .................................................................... 382.4.10. Kriterijų sujungimas................................................................................ 382.4.11. Sudėtinių kriterijų sudarymo pavyzdys................................................... 40

2.5. Duomen ų kopijavimas į kitą vietą filtruojant s ąrašą .................................... 412.5.1. Duomenų kopijavimo į kitą vietą esmė..................................................... 412.5.2. Kopijavimo vietos nurodymas .................................................................. 412.5.3. Duomenų kopijavimas į kitą darbo lapą ................................................... 422.5.4. Kaip vartoti sąrašą kitame darbo lape...................................................... 432.5.5. Ataskaitų šablonai.................................................................................... 44

3. DUOMENŲ ANALIZĖ SĄRAŠE 413.1. Automatinis grupi ų sumavimas..................................................................... 41

3.1.1. Automatinio grupių sumavimo esmė ........................................................ 413.1.2. Data� Subtotals komandos parametrų nustatymas................................. 423.1.3. Tarpinių sumų sudarymo ypatybės .......................................................... 433.1.4. Kaip į sąrašą automatiškai įterpti tarpines grupių sumas ......................... 46

5



3.2. Duomen ų bazių ir s ąrašų analizės funkcijos ................................................ 463.2.1. Funkcijų paskirtis ..................................................................................... 463.2.2. SUMIF ir COUNTIF funkcijos................................................................... 463.2.3. Duomenų bazių funkcijos......................................................................... 473.2.4. Dfunction funkcijos argumentai................................................................ 493.2.5. Duomenų bazės funkcijų pavyzdžiai ........................................................ 493.2.6. Kaip vartoti duomenų bazių funkcijas ...................................................... 50

3.3. Grupavimas ir grupi ų schemos sudarymas.................................................. 513.3.1. Grupavimo esmė ..................................................................................... 513.3.2. Automatinis grupių schemos sudarymas ................................................. 513.3.3. Kaip automatiškai sukurti grupių schemą................................................. 533.3.4. Rankinis grupių schemos sudarymas ...................................................... 533.3.5. Kaip rankiniu būdu grupuoti eilutes arba stulpelius.................................. 543.3.6. Individuali grupavimo priemonių juosta.................................................... 543.3.7. Darbo su grupėmis ypatybės ................................................................... 55

3.4. Sukinys – dinamin ė sąrašo suvestin ė........................................................... 563.4.1. Sukinio paskirtis....................................................................................... 563.4.2. Sukinių pavyzdžiai ................................................................................... 563.4.3. Kaip gaunamas sukinys ........................................................................... 583.4.4. Sukinių vedlys.......................................................................................... 593.4.5. 1-asis sukinių vedlio žingsnis................................................................... 603.4.6. 2-asis sukinių vedlio žingsnis................................................................... 603.4.7. 3-asis sukinių vedlio žingsnis................................................................... 613.4.8. 4-asis sukinių vedlio žingsnis................................................................... 623.4.9. Sukinio formatų parametrų nustatymas ................................................... 623.4.10. Kaip sukurti sąrašo sukinį ...................................................................... 633.4.11. Sukinio laukų parametrų nustatymas..................................................... 633.4.12. Sukinio ašių lauko parametrai................................................................ 643.4.13. Sukinio duomenų lauko parametrai ....................................................... 653.4.14. Apibendrintieji sukinio duomenų algoritmai............................................ 653.4.15. Sukinio skaičiuojamieji laukai ir elementai ............................................. 663.4.16. Sukinio priemonių juosta ir parankinis meniu......................................... 693.4.17. Sukinio komandų vartojimo ypatumai ir galimybės ................................ 69

3.5. Kelių lenteli ų duomen ų suvestin ės ............................................................... 713.5.1. Lentelių apibendrinimo esmė ................................................................... 713.5.2. Suvestinės formavimo komanda.............................................................. 723.5.3. Suvestinės vietos žymėjimo būdai ........................................................... 733.5.4. Kaip sudaryti lentelių suvestinę................................................................ 733.5.5. Kaip sudaryti keletą lentelių gretimuose darbo lapuose........................... 74

3.6. Formul ės duomen ų lentel ė............................................................................. 743.6.1. Formulės duomenų lentelės tipai ............................................................. 743.6.2. Data�Table komanda.............................................................................. 743.6.3. Vieno kintamojo lentelė............................................................................ 753.6.4. Kaip sukurti dviejų kintamųjų duomenų lentelę ........................................ 76

6



4. DUOMENŲ BAZIŲ UŽKLAUSOS 814.1. Išorini ų duomen ų bazių bylų naudojimas..................................................... 81

4.1.1. Išorinių duomenų bazių failų vartojimo privalumai ................................... 814.1.2. Tiesioginis duomenų bazių failų atidarymas ............................................ 814.1.3. Kaip įkelti .dbf failus ................................................................................. 814.1.4. Duomenų bazės užklausų paskirtis ir sudarymo būdai ............................ 824.1.5. Pagrindinės Microsoft Query programos sąvokos ................................... 824.1.6. Naujos užklausos kūrimas ....................................................................... 83

4.2. Užklaus ų vedlys .............................................................................................. 854.2.1. Užklausų vedlio paskirtis.......................................................................... 854.2.2. 1-asis užklausų vedlio žingsnis................................................................ 854.2.3. 2-asis užklausų vedlio žingsnis................................................................ 864.2.4. 3-asis užklausų vedlio žingsnis................................................................ 884.2.5. 4-asis užklausų vedlio žingsnis................................................................ 884.2.6. Sukurtų užklausų vartojimas .................................................................... 894.2.7. Išorinių duomenų priemonių juosta .......................................................... 894.2.8. Kaip sukurti užklausą vartojant užklausų vedlį......................................... 90

4.3. Užklaus ų kūrimas vartojant Microsoft Query program ą.............................. 904.3.1. Microsoft Query programos paskirtis ....................................................... 904.3.2. Microsoft Query programos iškvietimas................................................... 904.3.3. Microsoft Query programos langas.......................................................... 91

4.4. Sudėtingesni užklaus ų sudarymo veiksmai ................................................. 944.4.1. Rezultatų rinkinio filtravimas .................................................................... 944.4.2. Lentelių sujungimas ................................................................................. 964.4.3. Jungtiniai skaičiavimai ............................................................................. 974.4.4. Rezultatų įrašymas į Excel....................................................................... 984.4.5. Kaip sukurti užklausą vartojant Microsoft Query programą...................... 99

MODULIO ŽINIŲ IR ĮGŪDŽIŲ RODYKLĖ 100

ĮVADAS

Šiame sąsiuvinyje – mokomoji medžiaga, skirta asmenims, siekiantiems Euro-pos kompiuterio vartotojo pažymėjimo (ECDL) ir norintiems pasiruošti penktojo pro-gramos modulio egzaminui. Tai bandomoji mokomoji medžiaga, atitinkanti naujausiąECDL programos versiją (3.0 ver.), platinamą Europoje nuo 2000 metų.

Asmeninių kompiuterių duomenų bazėms aptarnauti sukurtos specialios pro-gramos – vadinamosios duomenų bazių valdymo sistemos (DBVS). Šiuo metu po-puliariose DBVS, pavyzdžiui, Microsoft Access, dBase ar Microsoft FoxPro, duome-nys tvarkomi naudojant reliacinį duomenų modelį, kuris remiasi matematine reliaci-nės algebros teorija. Excel programoje taip pat yra originali reliacinio duomenų mo-delio realizacija – darbo lapo sąrašas. Šiame sąsiuvinyje naudojant skaičiuoklės są-rašą dėstomi duomenų bazių pagrindai.

Atkreipiame skaitytojų dėmesį į šiame sąsiuvinyje vartojamą naują terminą.Svarbiausias skaičiuoklių terminas, angliškai įvardintas cell , lietuviškoje literatūrojeverčiamas ir vadinamas labai įvairiai. Galime rasti ir langelį, ir laukelį, ir celę. ECDLmokomosios medžiagos rengėjai, atsižvelgę į recenzentų bei terminologų kritiką beisiūlymus, pasirinko ir šioje knygoje vartoja naują terminą – narvelis . Tikimės, kadterminų keitimas nesudarys sunkumų nei dėstytojams nei besimokantiems.

Sąsiuvinio gale yra modulio žinių ir įgūdžių rodyklė. Šios rodyklės struktūra pa-kartoja ECDL programos klausimų sąrašo struktūrą: programos dalis, žinių sritis,klausimo numeris (Nr.) ir reikalingos žinios. Paskutinė skirsnių grafa susieja ECDLprogramos klausimus su sąsiuvinio turiniu.

Šis sąsiuvinis yra skirtas akcinės bendrovės „Lietuvos telekomas“ darbuotojųmokymui ir naudojimui tik šioje organizacijoje.

Gerbiami kompiuterių vartotojai ir kursų dėstytojai, labai prašome Jūsų paramos to-liau skleidžiant ECDL programą Lietuvoje. Iš anksto dėkui už Jūsų geranoriškas pasta-bas ir pasiūlymus. Informuokite mus adresu [email protected] arba telefonu (27) 206 876Kaune. Sėkmės kelyje į informacinę visuomenę su Europos kompiuterio vartotojo pa-žymėjimu!

1. SĄRAŠAS – DUOMENŲ ORGANIZAVIMO FORMA

1.1. Excel sąrašas ir duomen ų bazės

1.1.1. Sąrašopaskirtis

Visi svarbiausieji įmonių administravimo ir vadybos duomenyspaprastai kaupiami ir apdorojami duomenų bazėse, kurių failaisaugomos kompiuterių diskuose. Asmeninių kompiuterių duomenųbazėms tvarkyti sukurtos specialios programos – vadinamosiosduomenų bazių valdymo sistemos (DBVS). Šiuo metu populiarioseDBVS, pavyzdžiui, Microsoft Access, dBase ar Microsoft FoxPro,duomenys tvarkomi naudojant sąsajinį [reliacinį] duomenų modelį,kuris remiasi matematine sąsajinės [reliacinės] algebros teorija.Vienas iš svarbiausių sąsajinio duomenų modelio privalumų yra jokoncepcijos paprastumas. Daugelis žmonių yra naudoję sąsajinįmodelį, pateiktą paprasčiausia lentele, kurią sudaro duomenų eilu-tės ir stulpeliai. Ir štai Excel programoje pateikiamas originalus są-sajinis duomenų modelis – darbo lapo sąrašas.

Sąrašas (list) – tai vardus turinčių laukų, išdėstytu eilutėmis,rinkinys, kuriame laikomi vienarūšiai duomenys. Pavyzdžiui, sąrašegali būti laikomi duomenys apie įmonės klientus, užsakymus, dar-buotojus, žaliavas ar įrenginius. Išvardysime pagrindinius sąrašobruožus.

1. Tradicinių darbo lapų duomenų lentelių – vadinamųjų sąrašų– nereikia papildomai aprašyti. Excel automatiškai atpažįsta sąra-šą, todėl galite bet kada bet kuriai lentelei taikyti sąrašo analizėskomandas.

2. Sąrašo duomenys gali būti įvairiai rikiuojami naudojant Da-ta�Sort komandą.

3. Galima automatiškai rasti dalines sąrašo eilučių grupių su-mas naudojant Data�Subtotal komandą.

4. Lengvai galima peržiūrėti, surasti, pakeisti, pridėti arba iš-mesti sąrašo eilutes naudojant Data�Form komandą. Ji pateikiastandartinį vienos sąrašo eilutės formos (form) langą.

5. Data�Filter komanda leidžia pagal keičiamas vartotojų už-klausas išrinkti duomenis iš sąrašo. Tam naudojami originalūs irvaizdūs filtrai, kurie paslepia nereikalingas sąrašo eilutes, palikda-mi ekrane tik vartotoją dominančią informaciją. Su tokiu sumažintusąrašu galima atlikti daugelį tradicinių bei tik šiems sąrašams bū-dingų veiksmų ir nereikia rūpintis specialia vieta išrinktai infor-macijai laikyti.

1.1.2. Sąrašoelementai

Sąrašas panašus į paprastą duomen ų bazę (database): joeilutės atitinka įrašus (record), o stulpeliai – laukus (field). Šiojeknygoje vartosime ir naujuosius Excel sąrašo, ir duomenų baziųterminus. Pagrindiniai Excel sąrašo elementai parodyti 1.1 paveiks-le, o 1.1 lentelėje lyginami sąrašo, duomenų bazių ir sąsajinio mo-delio terminai.

1. SĄRAŠAS – DUOMENŲ ORGANIZAVIMO FORMA 9



123456

A B C D E F G

Data Pavard ė AdresasPriskaityta

sumaMokes čiai Atskaityta Išmok ėti

94 01 31 Petraitis Gėlių 2 - 1 1000 300 100 60094 01 31 Petryla Altų 14 - 12 600 180 42094 01 31 Pečiulis Grybų 4 - 11 750 225 52594 02 28 Petraitis Gėlių 2 - 1 1200 360 200 64094 02 28 Pečiulis Grybų 4 - 11 750 225 525

Pirmoje eilutėje įrašytistulpelių vardai, kurieatitinka laukų vardus

Visose kitose sąrašoeilutėse yra vienodosstruktūros duomenų

Vieno stulpelio narveliuose įrašyti vienarūšiai duomenys

Viena sąrašo eilutė atitinka duomenų bazės įrašą

rinkiniai

1.1 pav. Pagrindinės sąrašo dalys

1.1 lentelėExcel sąrašo terminų palyginimas

Microsoft sąrašas DBVS failas Sąsajinės algebrosatitikmuo

Eilutė

Stulpelis

Narvelis

Įrašas

Laukas

Lauko vertė

Kortežas

Atributas

Elementas

1.1.3. Sąrašosudarymotaisyklės

Norėdami veiksmingai dirbti su Excel sąrašu, turite laikytis čiapateiktų pagrindinių taisyklių ir rekomendacijų.

1. Kiekviename stulpelyje turi būti tik tos pačios rūšies duome-nys. Pavyzdžiui, darbuotojų sąraše galite paskirti vieną stulpelį dar-buotojų kodams, kitą – pavardėms ir vardams, trečią – gimimo da-toms ir kt.

2. Vienoje ar dviejose viršutinėse sąrašo eilutėse turi būti stul-pelių vardai. Nors galima naudoti sąrašo apdorojimo komandas irnesuteikus stulpeliams vardų, tačiau su įvardytais stulpeliais dirbtiyra žymiai patogiau.

3. Sąraše neturi būti tuščių stulpelių ir eilučių.4. Geriausia, jei visame darbo lape yra tik vienas sąrašas. Jei

to negalima padaryti, sąrašas turi būti atskirtas nuo kitų duomenų,pateikiamų tame pačiame darbo lape, mažiausiai viena tuščia eilu-te ir vienu tuščiu stulpeliu. Excel pagal šias tuščias eilutes ir stulpe-lius automatiškai nustato sąrašo ribas.

5. Jei planuojate tvarkomą sąrašą filtruoti (žr. toliau poskyrį“Sąrašo filtravimas”), rekomenduojame nerašyti jokios kitokios in-formacijos sąrašo užimamose eilutėse.

1.2. Data meniu komandos

1.2.1.Data meniu

Šiame poskyryje aptarsime tik duomenų tvarkymo komandųpaskirtį. Apie atskiras duomenų tvarkymo komandas ir kylančiasproblemas plačiau bus kalbama tolimesniuose šio skyriaus posky-riuose ir kituose šios dalies skyriuose.

Svarbiausios duomenų tvarkymo komandos pateiktos Data(duomenys) meniu (žr. 1.2 pav.). Dauguma šių komandų skirtadarbui su sąrašais. Taip pat svarbios ir įdomios savo galimybėmisyra duomenų lentelių sudarymo (Table ) ir įkelto iš kitų programųteksto suskaidymo stulpeliais (Text to Columns ) komandos.


Skaičiuoklės sąrašas ir duomenų bazės ECDL 5 modulis


Trumpai jas aptarsime.

DuomenysRikiuotiFiltruotiFormaGrupių sumos

LentelėSkaidyti skiltimisSuvestinėGrupės ir grupių schemos

Sukinio ataskaita

Atnaujinti duomenis

Teisingumo patikrinimas

Gauti išorinius duomenis

2 pav. Data meniu komandos

1.2.2. Sortkomanda

Sort (rikiuoti) komanda surikiuoja sąrašo eilutes arba stulpeliuspagal pasirinktus raktus didėjimo arba mažėjimo tvarka. Komandaplačiau aprašyta toliau poskyryje „Duomenų rikiavimas“.

1.2.3. Filterkomanda

Filter (filtruoti) komanda skirta reikalingų duomenų paieškai di-deliame sąraše remiantis nurodytais kriterijais. Ši komanda turi pa-pildomą meniu (žr. 1.19 pav.). Paprastai paieškai naudokite Auto-Filter (automatinis filtravimas) komandą, kuri palieka sąraše tik rei-kiamas eilutes, o kitas paslepia. Sudėtingesnei paieškai skirta Ad-vanced Filter (sudėtingas filtravimas) komanda, kuriai galite nuro-dyti sudėtinius paieškos kriterijus. Išrinktus duomenis galima paliktitame pačiame sąraše arba automatiškai perkelti juos į kitą darbolapą ar kitą darbo knygą. Duomenų filtravimas plačiau aprašytasšios knygos poskyryje „Sąrašo filtravimas“.

1.2.4. Formkomanda

Form (forma) komanda pateikia ekrane standartinį vienos są-rašo eilutės maketą, kuris leidžia atlikti pagrindinius sąrašo prie-žiūros veiksmus: peržiūrėti, pridėti, pakeisti, išmesti arba surastireikiamus įrašus (žr. toliau poskyrį „Duomenų forma“).

1.2.5. Subto-tals komanda

Subtotals (grupių sumos) komanda nesunku automatiškai su-kurti ir vėliau įvairiai naudoti sąrašo duomenų grupių apibend-rinančiąsias eilutes. Jų formulėse galite vartoti sumos, vidurkio arkitas funkcijas (žr. toliau poskyrį “Automatinis grupių sumavimas”).

1.2.6. Valida-tion komanda

Validation (teisingumo patikrinimas) komanda pateikia trijų kor-telių dialogo skydą, kuriame galima sudaryti sąrašo duomenų tikri-nimo kriterijus ir nurodyti pranešimo apie rastas klaidas būdus (žr.toliau poskyrį “Renkamų duomenų teisingumo tikrinimas”).

1.2.7. Tablekomanda

Table (lentelė) komanda naudojama formule išreikštos prik-lausomybės „Kas – jeigu“ analizei. Ši komanda nurodytai formuleisukuria lentelę pagal vieno arba dviejų formulės kintamųjų reikšmiųrinkinius (žr. toliau poskyryje “Formulės duomenų lentelė”).




1.2.8. Text toColumns ko-manda

Text to Columns (suskaidyti tekstą skiltimis) komanda iškvie-čia tekstų tvarkymo vedlį (Convert Text to Columns Wizard), pade-dantį tekstą suskaidyti į kelis stulpelius. Tekstas skaidomas arbanurodžius fiksuotą simbolių skaičių, arba remiantis nurodytais sky-rikliais (tarpais, kableliais ar pan.). Be to, šis tekstų vedlys iškvie-čiamas, kai atidarote kitomis programomis sukurtą teksto failą.Skaidomas tekstas turi būti pateiktas viename stulpelyje, tačiau galiužimti keletą eilučių. Apie šią komandą ir tekstų tvarkymo vedlįdaugiau nekalbėsime.

1.2.9. Conso-lidate ko-manda

Consolidate (suvestinė) komanda sudaro kelių panašios arbatapačios sandaros lentelių suvestinę (žr. toliau poskyrį “Kelių lente-lių duomenų suvestinės”).

1.2.10. Groupand Outlinekomanda

Group and Outline (grupės ir grupių schemos) komanda gru-puojamos didelio sąrašo eilutės ir stulpeliai. Ekrane pateikiama šiųgrupių schema, kuria galima sparčiai pakeisti sąrašo detalumo lygį(žr. toliau poskyrį “Grupavimas ir grupių schemos sudarymas”).

1.3. Duomenų rikiavimas

1.3.1. Rikia-vimo esmė

Duomenis bus galima sparčiau surasti ir lengviau apdoroti, jeiįvairių duomenų rinkinių (sąrašų, lentelių, ataskaitų, failų, duomenųbazių) įrašų seką sutvarkysite (surikiuosite) pagal tam tikras taisyk-les. Paprastai vienas arba keli įrašo laukai parenkami tvarkymo kri-terijumi, kuris vadinamas rikiavimo raktu (key). Pagal jį (daž-niausiai didėjimo tvarka) surikiuojami visi duomenų rinkinio įrašai.Rikiavimo rakto pavyzdžiai: asmenų sąrašuose – pavardė, įren-ginių lentelėje – inventoriaus numeris, banko indėlininkų sąraše –indėlio sąskaitos numeris.

Surikiuoto sąrašo duomenys randami ir analizuojami žymiaisparčiau ir patogiau. Be to, surikiuotų duomenų sąraše galima ap-doroti įrašų grupes, turinčias kokį nors bendrą požymį, pavyzdžiui,tą pačią algos išmokėjimo datą arba tą patį banko kodą. Tokių gru-pių apdorojimui galima naudoti Data meniu grupių sumų(Data�Subtotals) ir grupių schemų (Data�Group and Outline)komandas (žr. 3 skyrių).

1.3.2. Rikia-vimas pagalkelis raktus

Kai duomenys rikiuojami pagal kelis raktus, reikia laikytis šitokiųtaisyklių.

1. Pirmiausia visi duomenų rinkinio įrašai surikiuojami pagalpirmąjį raktą.

2. Jeigu kelių įrašų pirmojo rakto vertės lygios, tai įrašai rikiuo-jami pagal antrąjį raktą.

3. Jeigu kelių įrašų pirmojo ir antrojo raktų vertės lygios, taiįrašai rikiuojami pagal trečiąjį raktą ir t.t.




123456789

10

A B C DEil. Nr. Grupė Vardas Balai

1 VD-2/1 Lina 72 VD-2/1 Gerdas 93 VD-2/2 Marius 64 VD-2/1 Daiva 105 VD-2/2 Rimas 66 VD-2/1 Džilda 97 VD-2/1 Dalia 98 VD-2/1 Diana 109 VD-2/2 Gintas 10

123456789

10

A B C DEil. Nr. Grupė Vardas Balai

1 VD-2/1 Daiva 102 VD-2/1 Diana 103 VD-2/1 Dalia 94 VD-2/1 Džilda 95 VD-2/1 Gerdas 96 VD-2/1 Lina 77 VD-2/2 Gintas 108 VD-2/2 Marius 69 VD-2/2 Rimas 6

a) b)

Pirmasisraktas(didėjimotvarka)

Trečiasisraktas(didėjimotvarka)

Antrasisraktas(mažėjimotvarka)

Pažymėtasrikiavimoblokas

1.3 pav. Nerikiuoto (a) ir pagal tris raktus surikiuoto (b) to paties sąrašopavyzdžiai

1.3 paveiksle parodyti nerikiuoto (a) ir pagal tris raktus surikiuo-to (b) to paties sąrašo pavyzdžiai.

1.4 pav. Data�Sort komandos dialogo skydas, kuriame nustatyti 1.3 pa-veiksle parodyto sąrašo rikiavimo parametrai

Data�Sort komanda rikiuoja sąrašo eilutes pagal nurodytus ri-kiavimo raktus. Ši komanda pateikia dialogo skydą (žr. 1.4 pav.), ku-riame turite nurodyti, kurie stulpeliai bus rikiavimo raktai, rikiavimo pa-gal kiekvieną raktą tvarką ir antraštės eilutę. Kai naudojami keli rikia-vimo raktai, pirmuoju raktu nurodomas svarbiausias laukas.

Dialogo skydo raktų apibrėžimo skyriuose (Sort by, Then by irThen by) nurodoma, pagal kuriuos stulpelius rikiuoti. Raktų parin-kimo sąraše reikia pažymėti vieną iš pateiktų stulpelių vardų. Pagalšio stulpelio vertes ir bus rikiuojamos sąrašo eilutės.

Sutampantys pagal pirmąjį raktą įrašai rikiuojami pagal antrąjį irtrečiąjį raktą, jeigu šie nurodyti. Jeigu antrasis ir trečiasis raktasnenurodyti, įrašai paliekami ta tvarka, kuri buvo pradiniame sąraše.




1.3.3.Rikiavimotvarka

Kiekvienam raktui reikia nurodyti rikiavimo tvarką Ascending(didėjimo) arba Descending (mažėjimo), spragtelėjus reikiamą pa-rinkimo mygtuką. Rikiavimo tvarka priklauso ir nuo Windows opera-cinės sistemos Control Panel programos Regional Settings dia-logo skyde nustatytos šalies parametrų.

Didėjimo tvarka. Excel rikiuoja sąrašo eilutes nuo viršaus į apa-čią, o stulpelius – iš kairės į dešinę, laikydamasi tokio eiliškumo:1. Skaitinės vertės. Skaičiai dėstomi nuo mažiausių neigiamųjų

iki didžiausių teigiamųjų (… -9 … -1 0 1 … 9 …). Datos ir laikovertės yra traktuojamos kaip skaičiai. Visais atvejais rikiuojantatsižvelgiama tik į skaičiaus tikrąją vertę (actual value) nekrei-piant dėmesio į suteiktus rodymo formatus.

2. Tekstas. Kai nustatyta lietuviškoji rašmenų sistema, tekstoženklų tvarka yra tokia:(tarpas) ' - ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ “ ” < = >0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A Ą B C Č D E Ė Ę F G H I Y Į J K L M N OP Q R S Š T U Ū Ų V W X Z ŽBe to, rikiuojant tekstą ignoruojamas didžiųjų ir mažųjų raidžių skir-tumas, jeigu Sort Options dialogo skyde nenurodėte priešingai.

3. Loginės reikšmės. Loginė reikšmė FALSE eina prieš TRUE.4. Klaidų reikšmės. Klaidų reikšmės (#VALUE!, #N/A ir kt.) pa-

teikiamos ta tvarka, kuria jos randamos pradiniame sąraše.5. Tuštieji narveliai. Tuštieji narveliai visada pateikiami sąrašo gale.

Mažėjimo tvarka yra priešinga tik ką mūsų aptartajai, išskyrustuščiųjų narvelių padėtį (jie visada perkeliami į sąrašo galą).

1.3.4. Rikia-vimas pagaldaugiau kaiptris raktus

Data�Sort komanda galite rikiuoti duomenis pagal keturis irdaugiau raktų, rikiuodami sąrašą du ar daugiau kartų. Kai rikiavimuinaudojate daugiau negu tris raktus, laikykitės tokių taisyklių:

• paskutinis rikiavimas yra svarbiausias;• jei rikiavimo raktai yra lygūs, paliekama ankstesnė rikiavimo

tvarka.Kai norite surikiuoti duomenis pagal daugiau raktų, rikiuokite

juos keletą kartų, nurodę po tris raktus vienu metu. Pradėkite nuomažiausiai svarbių raktų, tačiau kiekvieno rikiavimo metu raktus nu-rodykite, pradėdami svarbiausiuoju tos raktų grupės raktu. Pa-vyzdžiui, jei reikia rikiuoti pagal penkis raktus, pirmą kartą rikiuokitepagal du mažiausiai svarbius (ketvirtąjį ir penktąjį) raktus, pažy-mėdami juos dialogo skyde atitinkamai pirmuoju ir antruoju raktu.Po to rikiuokite antrą kartą pagal tris svarbesnius raktus.

1.3.5.Rikiavimoypatybės

Skyrelio pabaigoje trumpai aptarsime dar keletą svarbesnių ri-kiavimo ypatybių.

1. Viso sąrašo rikiavimas. Jei pažymėjote tik vieną sąrašonarvelį, rikiavimui automatiškai pažymimas visas blokas, supantisšį narvelį, iki pirmos tuščiosios eilutės ir pirmo tuščiojo stulpelio.




2. Sąrašo dalies rikiavimas. Jei norite rikiuoti tik sąrašo dalį,pažymėkite tik reikiamas eilutes ir stulpelius. Būkite atidūs ir pažy-mėkite visus reikiamus sąrašo stulpelius, nes Excel perkels tik pa-žymėtų stulpelių eilutes, o nepažymėtų stulpelių duomenys liks se-noje vietoje. Taip galite visiškai sumaišyti sąrašo duomenis.

3. Nerikiuokite eilės numerių. Kai kada naudinga specialiaineįtraukti į rikiavimo bloką pirmojo ar paskutiniojo stulpelio, jei šia-me stulpelyje yra įrašo (aprašomojo objekto) eilės numeris (žr.1.3 pav.).

1.5 pav. Rikiavimo parametrų keitimo dialogo skydas

4. Sąrašo antraštė. Prieš rikiuojant patikrinama, ar dvi viršuti-nės sąrašo eilutės nėra antraštės eilutės. Jeigu vienoje ar dviejoseviršutinėse eilutėse yra kito tipo arba formato duomenys, šių narve-lių vertės suprantamos kaip stulpelių vardai ir Sort dialogo skydeįjungiamas My list has (sąraše yra) skyriaus Header row (antraš-tės eilutė) arba No header row (nėra antraštės eilutės) mygtukas.Antraščių eilutės nerikiuojamos. Perjunkite šiuos mygtukus, jeiJums netinka automatiškai nustatytos jų reikšmės.

5. Sąrašas be antraščių. Jeigu sąrašas neturi antraščių, Sortdialogo skydo Sort by ir Then by skyriuose rikiavimo raktai nurodomibendrosiomis stulpelių antraštėmis (Column A, Column B ir kt.).

6. Stulpelių rikiavimas. Norėdami Data�Sort komanda ri-kiuoti ne eilutes, o stulpelius, Sort dialogo skydo Options mygtukuiškvieskite Sort Options dialogo skydą (žr. 1.5 pav.), įjunkite Sortleft to right (rikiuoti iš kairės į dešinę) jungiklį, OK mygtuku grįžkiteį Sort dialogo skydą ir Sort by (Then by ) atveriamajame sąrašepažymėkite rikiavimo raktu parinktą eilutę (Row 1 ar Row 2 ir t.t.).

7. Skaičių ir teksto, įrašyto viename stulpelyje, rikiavimas.Excel skirtingai rikiuoja skaičius, pateiktus skaičių formatu, ir skai-čius, pateiktus teksto formatu. Jei gavote ne tokius rikiavimo re-zultatus, kokių tikėjotės, patikrinkite, ar visi skaitmenys įrašyti arbakaip teksto simboliai, arba kaip skaičiai. Norėdami skaičių įrašytiteksto formatu, prieš jį surinkite apostrofą ('3043) arba prieš rink-dami stulpelyje skaičius suteikite jam teksto formatą (Format�Cells, Number; Category: Text ).

8. Didžiųjų ir mažųjų raidžių rikiavimas. Excel programa, ri-




kiuodama duomenis, paprastai ignoruoja didžiųjų ir mažųjų raidžiųskirtumą. Jei reikia, Sort Options dialogo skyde (žr. 1.5 pav.) galiteįjungti Case sensitive (skirti didžiąsias ir mažąsias raides) jungiklį– tada didėjimo tvarka bus pirmiau pateikiamos mažosios, o po to –didžiosios raidės. Pavyzdžiui, pirmiausia bus pateikta abc, po to –Abc ir gale – ABC.

9. Individualioji rikiavimo tvarka. Kai kada būtina duomenisrikiuoti nestandartine tvarka. Pavyzdžiui, mėnesių pavadinimai ri-kiuojami taip: sausis, vasaris, ... ; savaitės dienų pavadinimai –pirmadienis, antradienis, ... ; kokybės lygmenys – žema, vidutinė,aukšta; įstaigos skyrių pavadinimus – senatas, rektoratas, admi-nistracija, biblioteka, ... . Šiais atvejais duomenys rikiuojami visadata pačia nustatyta tvarka. Excel tą leidžia, jeigu prieš tai Tools� Options komandos Custom Lists (individualieji sąrašai) kortelėjeyra sukurtas toks sąrašas. Norint pagal šį sąrašą rikiuoti duomenis,reikia Sort Options dialogo skyde pažymėti jį First key sort oder(rikiavimo tvarka pagal pirmąjį raktą) atveriamajame sąraše (žr.1.5 pav.). Individualiųjų sąrašų kūrimas aprašytas toliau poskyryje“Duomenų sekos”.

10. Sparčiojo rikiavimo mygtukai. Jei reikia sąrašą rikiuoti tikpagal vieną raktą, pravers standartinės priemonių juostos rikiavimo

didėjančia tvarka ir rikiavimo mažėjančia tvarka mygtukai.Prieš spragtelėdami vieną iš šių mygtukų, pažymėkite vieną stul-pelio, pagal kurį norite rikiuoti sąrašą, narvelį.

11. Rikiavimo panaikinimas. Jei Jums nepatinka rikiavimo re-zultatas, galite atkurti ankstesnę tvarką Edit�Undo Sort komanda.

Jeigu ketinate sąrašą rikiuoti daug kartų pagal įvairius raktus, opo to vėl norėsite turėti pradinę eilučių tvarką, prieš pradėdami ri-kiuoti sunumeruokite eilutes automatiniu būdu arba naudoda-miesi Edit�Fill komanda (žr. toliau). Kai norėsite grąžinti pradinęsąrašo eilučių tvarką, surikiuokite jį, raktu nurodę eilutės numeriųstulpelį.

12. Lietuviškos raidės. Rikiuojant tekstą pagal abėcėlę, lietu-viškos raidės teisingai surikiuojamos tik tada, jei Windows opera-cinės sistemos Control Panel programos Regional Settings dia-logo skyde nustatėte Lietuvos statas – Lithuanian .

1.3.6. Kaip ri-kiuoti duo-menis

1 Pažymėkite darbo lapo narvelį arba duomenų bloką:• jei norite rikiuoti visą sąrašą – pažymėkite bet kurį jo narve-

lį;• jei norite rikiuoti tik dalį sąrašo – pažymėkite eilučių ir stul-

pelių bloką su duomenimis, kuriuos norite surikiuoti.2 Nurodykite Data�Sort komandą.3 Sort dialogo skyde (žr. 1.4 pav.) nustatykite rikiavimo raktų pa-

rametrus: atveriamajame rikiavimo rakto sąraše (Sort by arbaThen by ) pažymėkite stulpelio vardą arba bendrąją antraštę ir




įjunkite reikiamos rikiavimo tvarkos (Ascending arba Descen-ding ) parinkimo mygtuką.

4 Jei reikia, Options mygtuku iškvieskite rikiavimo parametrų kei-timo dialogo skydą (žr. 1.5 pav.) ir pakeiskite šiuos parametrus:• First key sort oder (rikiavimo pagal pirmąjį raktą tvarka)

atveriamajame sąraše pažymėkite individualios rikiavimotvarkos apibrėžimą;

• Case sensitive (skirti mažąsias ir didžiąsias raides) jungik-liu nurodome, ar mažosios ir didžiosios raidės laikomosskirtingomis;

• Orientation (kryptis) skyriuje išjunkite Sort top to bottom(rikiuoti nuo viršaus į apačią) parinkimo mygtuką ir įjunkiteSort left to right (rikiuoti iš kairės į dešinę) mygtuką.

5 OK mygtukais užbaikite komandą.

1.3.7. Rikia-vimo pavojai

Rikiuojant sąrašą, galima jį sugadinti. Dažniausiai tai atsitinkadviem atvejais.

1. Sudarkytas sąrašas. Jeigu rikiuojate sąrašo dalį ir nepa-žymėjote visų reikiamų sąrašo stulpelių, surikiuojamos tik pažy-mėtų stulpelių eilučių dalys, o nepažymėtų stulpelių dalys lieka sa-vo senoje vietoje. Rikiavimo rezultatas – sudarkytas sąrašas. Tai-sykite jį Edit�Undo Sort komanda.

2. Klaidos formulėse. Kai rikiuojate eilutes su formulėmis, ku-rios naudoja kitų eilučių duomenis, po rikiavimo gaunate netei-singus rezultatus arba klaidos reikšmes. Mat rikiavimo metu san-tykinės formulių koordinatės nekeičiamos, o eilučių su duomenimisvieta pakinta. Analogiškus rezultatus gaunate, kai rikiuojate stulpe-lius (Sort left to right ) su formulėmis, kurios naudoja kitų stulpeliųduomenis. Norėdami išvengti tokių klaidų, nerikiuokite sukurtų for-mulių arba, jei tai neišvengiama, po rikiavimo jas pataisykite.

1.4. Duomenų sekos

1.4.1.Duomenų se-kų esmė

Rinkti duomenų sekas didesnėse duomenų lentelėse ar sąra-šuose yra gana nuobodu, nors jos ir sudaromos pagal labai pa-prastą algoritmą. Be to, galima pridaryti atsitiktinių klaidų. Tokiaisatvejais reikėtų naudotis Excel galimybe šias sekas kurti auto-matiškai. Skaičiuoklių knygoje supažindinome su automatinio sekųkūrimo pele (AutoFill) veiksmu. Jį patogu naudoti kuriant mažas se-kas.

1.4.2. Sekųkūrimo ko-manda

Jeigu norite sukurti didelę seką ir jos gale nurodyti konkrečiąvertę, naudokite Edit�Fill, Series komandą. Ji užpildo pažymėtąbloką sudaryta skaičių arba datų seka. Šios komandos dialogoskyde (žr. 1.6 pav.) nurodomi kuriamos sekos parametrai ir algo-ritmai. Pirmajame kiekvienos eilutės ar stulpelio narvelyje turi būti




surinkta pradinė sekos vertė.Series in (sekos padėtis) skyriuje nurodoma, kur įrašomos ku-

riamos sekos vertės: į pažymėtojo bloko eilutes (Rows) ar stul-pelius (Columns).

Type (tipas) skyriuje nurodomas algoritmas, pagal kurį, remian-tis pirmąja sekos verte, skaičiuojama kiekvieno narvelio vertė. Gali-te pasirinkti vieną iš šių toliau išvardytų algoritmų:

• Linear (tiesinis)

Kiekvieno tolesnio narvelio vertė gaunama, pridėjus žingsniovertę (Step value) prie ankstesnio narvelio vertės. Jei Trend (kitimokryptis) jungiklis įjungtas, Step value vertė yra ignoruojama, o tie-sinio kitimo krypties vertės yra skaičiuojamos remiantis pažymėtojobloko vertėmis.

• Growth (didėjantis)

Kiekvieno narvelio vertę padauginus iš žingsnio vertės (Stepvalue) gaunama tolesnio narvelio vertė. Jei Trend jungiklis įjung-tas, Step value vertė yra ignoruojama, o eksponentinio kitimo kryp-ties vertės yra skaičiuojamos remiantis pažymėto bloko vertėmis.

• Date (datų)

Datų seka gaunama atsižvelgiant į datos vienetą (Date unit) iržingsnio vertę (Step value).

• AutoFill (automatinis)

Seka sukuriama automatiškai.

Trend (kitimo kryptis) jungikliu nurodoma, kad sekos vertes rei-kia apskaičiuoti remiantis pažymėto bloko vertėmis, Type: Linearsekai parinkus tiesę, o Type: Growth sekai – eksponentinę kreivę.Visos Step value lauko vertės yra ignoruojamos. 1.2 lentelėje pa-teikti Trend sekų pavyzdžiai, kai pažymėtojo bloko pradžioje yravertės 1, 4 ir 5, o Step value lauke surinkta vertė 2.

1.6 pav. Edit�Fill , Series komandos dialogo skydas

Date unit (datos vienetas) skyriuje nurodomas vienas iš galimųdatos vienetų: Day – diena, Weekday – savaitės diena, Month –mėnuo, Year – metai. Jis apibrėžia dydį, kuriuo padidėja kiekvienasekos vertė. Šį parametrą galima nurodyti tik datoms (Type: Date ).

Step value (žingsnio vertė) lauke nurodomas skaičius, kuriuo




didinama kiekviena sekos vertė. Jeigu norite sukurti mažėjančiąseką, čia surinkite neigiamą skaičių.

Stop value (galutinė vertė) lauke nurodoma galutinė sekos ver-tė. Edit�Fill, Series komanda baigia seką arba kai gauta galutinėvertė, arba kai užpildomas visas pažymėtas blokas.

Duomenų sekų pavyzdžiai pateikti 1.7 paveiksle.

1.2 lentel ėKrypties sek ų pavyzdžiai

Sekos tipas Trend jungikliobūsena

Seka

Linear Išjungtas

Įjungtas

1; 3; 5; 7; 9; 11; ...

1,33; 3,33; 5,33; 7,33; 9,33; 11,33; ...

Growth Išjungtas

Įjungtas

1; 2; 4; 8; 16; 32; 64; ...

1,21; 2,71; 6,07; 13,57; 30,35; 67,86; ...

1.4.3. Kaipsukurti sekąEdit�Fill, Se-ries komanda

1 Pažymėkite pirmąjį sekos narvelį ir jame klaviatūra surinkitepradinę sekos vertę. Jei norėsite sukurti kitimo krypties seką,keliuose narveliuose surinkite žinomas vertes.

2 Pažymėkite visą būsimos sekos bloką, į jį įtraukdami ir pradinęsekos vertę.

3 Nurodykite Edit�Fill, Series komandą.4 Series dialogo skyde (žr. 1.6 pav.) nustatykite sekos parametrus.5 Spragtelėkite OK mygtuką.

12345678910

A B C D1 25 10 98 09 152 35 20 98 10 153 45 40 98 11 154 55 80 98 12 155 65 160 99 01 156 75 320 99 02 157 85 6408 95 12809 105 2560

10 115 5120

Pradinės sekų vertės

Type: Linear,Step value: 1

Type: Growth,Step value: 2

Type: Linear,Step value: 10

Type: Date,Date unit: Month,Step value: 1,Stop value:99/02/15

1.7 pav. Duomenų sekų pavyzdžiai

1.4.4.Individualiojosąrašo sukū-rimas

Dažnai vartotojai dirba su tais pačiais individualiaisiais sąra-šais, pavyzdžiui, lietuviškais mėnesių ar savaitės dienų pava-dinimais, įmonės skyrių pavadinimais, skyriaus darbuotojų pavar-dėmis ar vardais ir kt. Vieną kartą surinkus tokį sąrašą darbo lape,Excel gali įtraukti jį į Tools�Options komandos Custom Lists kor-




telę kaip individualųjį sąrašą. Vėliau galima jį bet kada įkelti į narve-lio automatinio užpildymo veiksmu – reikia surinkti tik vieną šio są-rašo reikšmę ir vilkti užpildymo srities rankenėlę. Šie sąrašai galibūti naudojami ir duomenų rikiavimui.

Individualusis sąrašas kuriamas (žr. 1.8 pav.) dviem būdais.

1. Pažymėkite darbo lape jau surinktą individualųjį sąrašą, nu-rodykite Tools�Options komandą, atverskite Custom Lists korte-lę ir spragtelėkite Import mygtuką.

Šio blokoduomenyspanaudotiindividualiajamsąrašui kurti

SpragtelėjusImport mygtuką,bloko turinysįkeliamas į

Custom lists irList entriessąrašus

1.8 pav. Individualiojo sąrašo sukūrimas

2. Nurodykite Tools�Options komandą, atverskite CustomLists kortelę, surinkite sąrašą tiesiog List entries sąrašo lauke irspragtelėkite Add mygtuką.

1.5. Duomenų forma

1.5.1. Duo-menų formospaskirtis

Duomenų forma (data form) – tai tipinis specialus vienos są-rašo eilutės (įrašo) maketas. Jis leidžia peržiūrėti, pakeisti, pridėti,išmesti arba surasti sąrašo įrašus. Šioje formoje pateikiami visų są-rašo laukų vardai ir vieno įrašo duomenys, be to, ji aprūpinta slink-ties juosta, įrašų numerių rodytuvu ir septyniais komandų mygtu-kais svarbiausiems veiksmams su sąrašu atlikti (žr. 1.9 pav.).

Daugeliui praktinių uždavinių spręsti visiškai pakanka duomenųformos. Ji leidžia atlikti tokius veiksmus:• peržiūrėti sąrašo įrašus;• redaguoti įrašų laukus;• įterpti į sąrašą naujus įrašus;• išmesti iš sąrašo nereikalingus įrašus;• ieškoti nurodytą kriterijų atitinkančius įrašus.




Stulpelių vardaisuteikiami formoslaukų vardams

Čia pateikiamivieno įrašoduomenys

Darbo lapo irformos vardaisutampa

1.9 pav. Sąrašas ir jo duomenų forma

1.5.2. Duo-menų formoselementai

Duomenų forma visada pateikiama standartiniame skyde (žr.1.10 pav.). Aptarsime duomenų formos elementus.

Duomenų formos vardas. Formos vardo juostoje nurodomasdarbo lapo vardas, kuriame yra sąrašas.

Duomenų formos laukai. Duomenų formos laukuose patogiuvartotojui būdu pateikiamas vienas sąrašo įrašas. Duomenų formo-je gali būti daugiausia 32 laukai. Duomenų formos laukai pagal pa-teikimo būdą ir leidžiamus veiksmus su jais skirstomi į du tipus:

• redaguojamieji laukai (juos galima redaguoti; šiuose laukuosepateikiamos konstantos);

• skaičiuojamieji arba saugieji laukai (jų negalima redaguoti;skaičiuojamuosiuose laukuose pateikiami formulių rezultatai, osaugieji laukai nustatomi Tools�Protection komanda).

Formos vardo juosta

Lauko vardas

Laukas su tekstu(gali būti reda-guojamas)

Skaičiuojamasislaukas (negali būtiredaguojamas)

Slinkties juosta

Įrašo numeriorodytuvasKomandų mygtukai:Naujas įrašas

Pašalinti įrašą

Atšaukti pakeitimus

Rasti ankstenįjį įrašą

Rasti tolesnįjį įrašą

Formuoti kriterijus

Uždaryti skydą

1.10 pav. Duomenų formos elementai

Laukai duomenų formoje pateikiami ta tvarka, kuria jie buvo iš-dėstyti darbo lape. Plačiausiojo stulpelio plotis lemia duomenų for-mos laukų plotį.




Laukų vardams suteikiami Jūsų sąrašo stulpelių vardai. Norė-dami pakeisti duomenų formos lauko vardą, pakeiskite atitinkamostulpelio vardą darbo lape.

Slinkties juosta rodo apytikrę formoje pateikto įrašo vietą są-raše. Galite ją naudoti įrašų peržiūrai.

Įrašo numerio rodytuvas rodo duomenų formoje pateikto įra-šo numerį ir viso sąrašo įrašų kiekį. Kai pirmą kartą iškviečiateduomenų formą, joje pateikiamas pirmasis sąrašo įrašas. Kai įrašųpaieškai nurodote kriterijus, rodytuvas rodo įrašo, tenkinančio šiuoskriterijus, numerį.

Svarbiausiems veiksmams atlikti skirti septyni komandų myg-tukai.

1.5.3.Komandųmygtukai

Paaiškinsime duomenų formos mygtukų paskirtį.• New (naujas) komandos mygtuku sąraše įterpiamas naujas

įrašas. Spragtelėjus pele šį mygtuką, įrašo numerio rodytuvo užra-šas pakeičiamas į “New Record” (naujas įrašas), o renkamieji duo-menys įrašomi sąrašo apačioje į naują įrašą. Jei sąrašui plėsti vie-tos nėra, Excel apie tai įspėja. Jeigu paskutiniajame netuščiameįraše yra skaičiuojamųjų laukų, jų formulės nukopijuojamos į naująįrašą.

• Delete (pašalinti) komandos mygtuku iš sąrašo pašalinamasduomenų formoje pateiktas įrašas. Toks įrašas negali būti atkurtasRestore komandos mygtuku (žr. toliau), todėl gavę įspėjimą “Dis-played record will be permanently deleted” (rodomas įrašas buspašalintas ir jo nebus galima atkurti) prieš spragtelėdami OK myg-tuką dar kartą įsitikinkite savo veiksmo tikslingumu (žr. 11 pav.).

• Restore (atkurti) komanda atkuria pradinį visų formoje pa-teikto įrašo laukų turinį. Atkurti pradinį turinį galima tik po tų keitimų,kurie buvo padaryti prieš pereinant į kitą įrašą.

• Find Prev (rasti ankstesnįjį įrašą) komandos mygtuku duo-menų formoje pateikiamas ankstesnis sąrašo įrašas. Kai formojeyra pateiktas Criteria dialogo skydas ir jau parinkote reikiamus kri-terijus, ši komanda peržiūri įrašus sąrašo pradžios kryptimi ir patei-kia duomenų formoje tuos įrašus, kurie tenkina šiuos kriterijus.

• Find Next (rasti tolesnį įrašą) komandos mygtukas analo-giškas Find Prev mygtukui, tik sąrašo peržiūros kryptis yra prie-šinga – link sąrašo pabaigos.

• Criteria (formuoti kriterijus) komandos mygtuku parenkamikriterijai, pagal kuriuos, naudojant Find Prev ir Find Next komandųmygtukus, galima sparčiai rasti visus įrašus, tenkinančius nuro-dytus kriterijus.

• Close (uždaryti) komandos mygtuku uždaromas duomenųformos skydas ir grįžtama į darbo lapą.




1.5.4.Duomenų pa-ieška

Duomenų paiešką atliekant su duomenų forma, Criteria dia-logo skyde gali būti sudaryti kelių toliau aptariamų tipų kriterijai (pa-ieškos sąlygos).

Konstantos, nusakančios ieškomųjų duomenų reikšmes.Jos nurodomos surinkus tekstą, skaičių arba loginę reikšmę (pa-vyzdžiui, Petraitis, 200 ar TRUE).

Palyginimo sąlygos. Joms nurodyti naudojami standartiniaisantykio ženklai: =, >, <, >=, <=, <> (pavyzdžiui, >5000 ar =1).

Universalieji simboliai (wildcard). Jais pakeičiamas vienas ardaugiau bet kurių simbolių. Klaustukas (?) vartojamas, kai norimarasti žodį, kurio klaustuku pažymėtoje vietoje yra bet kuris simbolis.Pavyzdžiui, ieškant vardo Jonas arba Janas, galima surinkti J?nas.Žvaigždutė (*) vartojama, kai norima rasti žodį, kurio žvaigždutepažymėtoje vietoje yra bet kuri simbolių seka. Pavyzdžiui, norėda-mi rasti visas firmas, kurių vardai baigiasi raidėmis Inc, renkame*Inc.

1.11 pav. Įspėjimas apie šalinamą įrašą

Kai palyginimo sąlygose nurodėte kokią nors teksto reikšmę,pagal ją įrašai ieškomi taip, tarytum tos reikšmės gale būtų * žen-klas. Norėdami rasti tekstą, kuriame yra simbolis ? ar *, prieš jį su-rinkite tildės (~) ženklą.

Šiuo kriterijumi nurodomaieškoti įrašų, kuriuoseįrašyta 98.06.30 data

... ir kuriuose įrašytospavardės prasideda „Pe“

... ir kurių lauko „Išmokėti“reikšmė didesnė už 500

1.12 pav. Kriterijų sudarymo pavyzdys

1.12 paveiksle parodytas duomenų formoje sudarytų kriterijųpavyzdys. Spragtelėjus Criteria komandos mygtuką, šiek tiek pasi-




keičia pati forma ir jos funkcijos. Vietoje įrašo numerio rodytuvasrodo reikšmę “Criteria”. Vietoj Criteria mygtuko yra Form mygtu-kas, kuriuo paieška nutraukiama ir grįžtama atgal į buvusią duo-menų formą. Vietoj Delete mygtuko yra Clear (išvalyti) mygtukas,kuriuo sparčiai išvalomi visi sudaryti kriterijai.

Sudarę kriterijus, spragtelėkite Find Prev arba Find Next ko-mandos mygtuką – galėsite peržiūrėti duomenų bazę atgal arbapirmyn ir duomenų formoje gauti kiekvieną įrašą, kuris tenkinašiuos kriterijus.

1.5.5.Pagrindiniaiveiksmaiduomenųformoje

Duomenų forma galima naudotis be didesnių mokslų, todėl jiypač patogi pradedantiesiems arba žemesnės kvalifikacijos dar-buotojams. Veiksmus joje galite nurodyti ir pele, ir klaviatūra. Ta-čiau vartotojams, kurie nuolat ir daug dirba su dideliais sąrašais,kiekvienu konkrečiu atveju reikia pasirinkti patį racionaliausią darbobūdą iš daugelio Excel siūlomų galimybių.

Pagrindiniai veiksmai pele ir klaviatūra aprašyti 1.3 ir 1.4 lente-lėse. Šiuos veiksmus galima atlikti ir darbo lapuose, ir dialogo sky-duose. Todėl išbandykite visus lentelėse nurodytus veiksmus ir pri-taikykite juos kiekvienu konkrečiu atveju, ieškodami racionaliausiodarbo būdo tiek duomenų formoje, tiek kituose Excel languose.

1.3 lentelėVeiksmai klaviatūra duomenų formoje

Norėdami Paspauskite

• pažymėti lauką

• nurodyti komandą

• pereiti į tą patį tolesnio įrašo lauką• pereiti į tą patį ankstesnio įrašo lauką• pereiti į kitą įrašo lauką• pereiti į ankstesnį įrašo lauką• pereiti į pirmą tolesnio įrašo lauką• pereiti į pirmą ankstesnio įrašo lauką• pereiti į tą patį įrašo, nutolusio per 10įrašų žemyn, lauką

• pereiti į tą patį įrašo, nutolusio per 10įrašų aukštyn, lauką

• pereiti į paskutinįjį įrašą• pereiti į pirmąjį įrašą• perkelti įterpimo ženklą į reikiamą

lauko vietą ir ją redaguoti

[ALT]+ lauko vardo žymimosios rai-dės klavišą

[ALT]+ komandos mygtuko pavadi-nimo žymimosios raidės klavišą

[�] klavišą[�] klavišą[TAB][SHIFT]+[TAB][ENTER][SHIFT]+[ENTER][PAGE DOWN]

[PAGE UP]

[CTRL]+[PAGE DOWN][CTRL]+[PAGE UP][HOME], [END], [�], [�], BACKSPACE]




1.4 lentelėVeiksmai pele duomenų formoje

Norėdami Atlikite

• parinkti komandą

• pažymėti, įrašyti ar redaguoti laukoduomenis

• pereiti į tą patį tolesnio įrašo lauką

• pereiti į tą patį ankstesnio įrašo lauką

• pereiti į tą patį įrašo, nutolusio per 10įrašų žemyn, lauką

• pereiti į tą patį įrašo, nutolusio per 10įrašų aukštyn, lauką

• pereiti į paskutinįjį įrašą

• pereiti į pirmąjį įrašą

• perkelti įterpimo ženklą į reikiamąlauko vietą ir ją redaguoti

spragtelėkite norimos komandosmygtuką

spragtelėkite norimo formos laukotekstą

spragtelėkite apatinę slinkties juos-tos rodyklę

spragtelėkite viršutinę slinkties juos-tos rodyklę

spragtelėkite slinkties juostoje poslinktuku

spragtelėkite slinkties juostoje viršslinktuko

vilkite slinktuką į slinkties juostosapačią

vilkite slinktuką į slinkties juostosviršų

spragtelėkite tą lauko vietą, kuriąnorite redaguoti

1.5.6.Kaip dirbtiduomenųformoje

1 Padarykite aktyviuoju darbo lapą, kuriame įrašytas sąrašas, irpažymėkite vieną sąrašo narvelį.

2 Nurodykite Data�Form komandą.3 Ekrane pateiktoje duomenų formoje galite atlikti tokius veiksmus:

• peržiūrėti sąrašą ir redaguoti įrašų laukus (žr. 1.3 ir 1.4lent.);

• sukurti naują įrašą – nurodykite New komandą;• pašalinti nereikalingą įrašą – nurodykite Delete komandą;• surasti tam tikrus įrašus – Criteria komanda sudarykite kri-

terijus ir Find Prev bei Find Next komandomis peržiūrėkiteįrašus.

4 Spragtelėję Close mygtuką grįžkite į darbo lapą.

1.6. Renkamų duomenų teisingumo tikrinimas

1.6.1.Renkamųduomenų tei-singumo tik-rinimo esmė

Dirbant su dideliais sąrašais klaviatūra tenka surinkti daug duo-menų. Natūralu, kad žmogus, juos rinkdamas, daro klaidų. Kai ku-rios iš jų gali turėti lemiamų pasekmių, todėl Excel autoriai ir čia su-kūrė priemonę, padedančią išvengti arba bent sumažinti naujųduomenų rinkimo klaidas. Tai Data�Validation komanda, kuriosdialogo skyde galima nurodyti leidžiamųjų duomenų tipą (pavyz-džiui, renkami duomenys gali būti tik arba skaičiai, arba datos, arbalaiko vertės, arba tekstas). Be to, galite nurodyti leidžiamų skaičiųintervalą (pavyzdžiui, visus skaičius nuo 100 iki 1000) ir net suda-ryti leidžiamųjų reikšmių sąrašą. Ir šiems tikslams pasiekti Jumsnereikės nieko programuoti!




1.6.2. Data� Validationkomanda

Data�Validation komandos dialogo skydo Settings kortelėjenurodomas renkamų duomenų tikrinimo algoritmas. Pirmiausia, rei-kia atveriamajame Allow (leidžiama) sąraše parinkti vieną iš šiųduomenų tipų:

• Any value – bet kuri reikšmė ar vertė;• Whole number – bet kuris nurodytojo intervalo skaičius;• Decimal – bet kuris trupmeninis nurodyto intervalo skaičius;• List – tik reikšmė iš atveriamojo reikšmių sąrašo;• Date – bet kuri nurodytojo intervalo data;• Time – bet kuri nurodytojo intervalo laiko vertė;• Text lenght – intervalu nurodyto ilgio teksto eilutė;• Custom – vertė ar reikšmė, tenkinanti formule užrašytą sąlygą.

Pasiūlius duomenų tipą, Excel taip pakeičia kortelę, kad galė-tumėte nurodyti reikiamas šio duomenų tipo tikrinimo sąlygas. Pa-vyzdžiui, jei nurodėte Whole number tipą, būsite paprašytas api-brėžti intervalo nurodymo sąlygą ir jo mažiausią bei didžiausią ver-tes ar reikšmes (žr. 1.13 pav.). Leidžiamąjį intervalą pasirinkiteData atveriamajame sąraše, kuriame pateikiamos visos galimossąlygos intervalui nurodyti:

• between (tarp);• not between (ne tarp);• equal to (lygu);• not equal to (nelygu);• greater than (didesnis kaip);• less than (mažesnis kaip);• greater than or equal to (didesnis kaip arba lygus);• less than or equal to (mažesnis kaip arba lygus).

Šiame atveriamajame sąrašenurodomi leidžiamųjųduomenų tipai

Šioje keičiamojoje dalyjenurodoma papildomaparinktojo duomenų tipotikrinimo informacija

1.13 pav. Data�Validation komandos skydo Settings kortelėje sudaromasrenkamų duomenų kontrolės algoritmas

Intervalą ribojančios vertės ar reikšmės nurodomos laukuose:Minimum, Maximum ar Value.




Spragtelėjusšįmygtuką,atsiversleidžiamųjųverčiųarreikšmiųsąrašas

Jamepažymėkitereikiamąfakultetą

1.14 pav. Rinkdami patrauklius, bet gana ilgus fakultetų pavadinimus, KTUadministracijos darbuotojai ne tik nebedaro klaidų, bet ir sutaupo laiko

1.6.3. Lei-džiamųjųverčių arreikšmių są-rašas

Norėdami darbo lape renkamoje lentelėje turėti leidžiamųjųverčių ar reikšmių sąrašą, pirmiausia pažymėkite tikrinamąjį bloką irnurodykite Data�Validation komandą. Po to Settings kortelės Al-low sąraše pažymėkite List parametrą ir Source lauke nurodykitekoordinates bloko, kuriame įrašytos visos leidžiamosios vertės arreikšmės. Jos turi būti surinktos to paties darbo lapo laisvoje vieto-je. Kai pažymėsite narvelį, su kuriuo susiejote leidžiamųjų verčių arreikšmių sąrašą, šalia jo atsiras sąrašo atvėrimo mygtukas. Sprag-telėkite šį mygtuką ir atsivėrusiame sąraše pažymėkite reikiamąvertę ar reikšmę (žr. 1.14 pav.).

1.6.4. Formu-lės naudoji-mas duome-nims tikrinti

Norėdami darbo lape renkamoje lentelėje naudoti formule už-rašytą tikrinimo sąlygą, pažymėkite tikrinamąjį bloką ir nurodykiteData�Validation komandą. Po to, Settings kortelės Allow sąrašepažymėkite Custom parametrą ir Formula lauke surinkite formulę.Pavyzdžiui, jei norite užtikrinti, kad B1 narvelyje renkama reikšmėbūtų didesnė už A1 narvelio reikšmę, Formula lauke surinkite=B1>A1. Jei pagal tą pačią formulę norite tikrinti narvelių bloką, tei-singai nurodykite santykines ir absoliučiąsias koordinates.Štai koks jų poveikis. Tarkime, norite patikrinti B5:B50 bloką ir sky-de įrašėte formulę =B5>A5. Tuomet bus tikrinama, ar B5 daugiauuž A5, B6 – už A6 ir t.t. Jeigu surinksite formulę =B5>$A&2, tadabus tikrinama, ar B5>A2, B6>A2 ir t.t.

1.6.5. Aiški-namoji įves-ties kortelė

Data Validation dialogo skydo Input Message (įvesties prane-šimas) kortelėje galite nurodyti ir pranešimo pavadinimą, ir apibū-dinti įvesties ribojimus (žr. 1.15 pav.). Šis pranešimas visada buspateikiamas aiškinamojoje kortelėje šalia tikrinamo darbo lapo nar-velio, kai tik jį pažymėsite (žr. 1.16 pav.).




1.15 pav. Input Message kortelėje nurodomas tikrinamųjų narvelių aiš-kinamosios kortelės pranešimo tekstas

Tikrinamas narvelis

Aiškinamoji įvestiespranešimo kortelė

1.16 pav. Aiškinamojoje įvesties kortelėje informuojama apieleidžiamąsias vertes ar reikšmes

1.6.6.Pranešimasapie klaidą

Jei nenorite daugiau, Excel skaičiuoklė pateikia standartinį ang-lišką pranešimą apie klaidą, kai vartotojas surenka klaidingus duo-menis, ir priverčia jį arba ištaisyti klaidą, arba panaikinti surinktusduomenis (panaikinant duomenis narvelio turinys nepakinta). Ta-čiau galite sukurti individualųjį pranešimą lietuvių kalba naudoda-miesi Data Validation dialogo skydo Error Alert (pranešimas apieklaidą) kortele (žr. 1.17 pav.). Be to, šios kortelės Style lauke galitepakeisti šio pranešimo tipą:

1.17 pav. Error Alert kortelėje nurodomas tikrinamųjų narvelių pranešimasapie klaidą ir tikrinimo būdas




• Stop (stabdyti) – vartotojas priverčiamas ištaisyti klaidą arbapanaikinti įvedamus duomenis;

• Warning (perspėjimas) – vartotojas perspėjamas apie padarytąklaidą, bet galės surinktus duomenis arba ištaisyti, arba netai-sęs įrašyti į narvelį;

• Information (informacija) – vartotojas bus tik įspėtas apie klai-dą, bet taisymui skirtas mygtukas Retry (dar kartą bandyti)pranešime nepateikiamas.1.17 paveiksle parodytoje kortelėje sukurtas pranešimas apie

klaidą pateiktas 1.18 paveiksle.

1.18 pav. Pranešimas apie klaidą padeda susikaupti ir nedaryti klaidų

1.6.7. Kaiptikrinti duo-menų teisin-gumą

Apibendrindami šio skyrelio medžiagą pateikiame nuoseklią in-strukciją, kaip naudotis duomenų teisingumo tikrinimo Data� Vali-dation komanda.

Kaip tikrinti duomenų teisingumą

1 Pažymėkite darbo lapo bloką, kuriame norite sukurti tikrinimokriterijus.

2 Nurodykite Data�Validation komandą. Excel pateikia DataValidation dialogo skydą su trim kortelėmis.

3 Settings kortelės (žr. 1.13 pav.) Allow atveriamajame sąrašenustatykite tikrinamų duomenų tipą, o jo pakeistoje dalyje – rei-kiamus papildomus parametrus.

4 Jei norite, kad šalia tikrinamojo narvelio būtų pateikiama aiški-namoji įvesties kortelė (žr. 1.16 pav.), atverskite Input Messa-ge kortelę (žr. 1.15 pav.) ir joje surinkite pranešimo turinį.

5 Jei norite pakeisti pranešimo apie klaidą (žr. 1.18 pav.) tipą ar-ba turinį, atverskite Error Alert kortelę (žr. 1.17 pav.) ir nu-statykite jos parametrus.

6 Spragtelėkite OK mygtuką.Nepatingėkite. Kai nuolat renkate klaviatūra daug duomenų,

kruopščiai apgalvokite galimo tikrinimo būdus ir nepatingėkite juosapibrėžti darbo lape, naudodamiesi Data�Validation komanda.Sutaupysite daug laiko ieškodami atsitiktinių rinkimo klaidų ir galė-site labiau pasitikėti gautais rezultatais.

2. SĄRAŠO FILTRAVIMAS

2.1. Filtravimo komandos

2.1.1. Filtra-vimo meto-das

Excel skaičiuoklė duomenų paieškai sąraše naudoja originalųsąrašo filtravimo (filter) metodą. Visos nereikalingos sąrašo eilutėspaslepiamos, paliekant jame tik tas, kuriose yra vartotojo nurodytareikšmė arba kurios duomenys tenkina paieškos sąlygų, vadinamųkriterijais (criteria), rinkinį. Priešingai rikiavimui, filtravimas neper-tvarko sąrašo, o tik laikinai paslepia šiuo metu vartotojui nereika-lingas eilutes.

2.1.2. Filtra-vimo koman-dų paskirtis

Sąrašo filtravimo komandos yra Data meniu Filter komandospapildomame meniu, kuris parodytas 2.1 paveiksle.

Data�Filter, Show All komanda pateikia visą sąrašą. Kitos dvikomandos filtruoja sąrašus skirtingais būdais.

Automatinisfiltravimas

Rodyti viskąSudėtingesnisfiltravimas

2.1 pav. Sąrašo filtravimo komandos

1. AutoFilter (automatinis filtravimas) komanda sparčiai filtruo-ja sąrašą, parinkdama tokius įrašus, kurių narvelių turinys sutampasu automatinio filtro reikšme arba atitinka paprastuosius kriterijus.Pavyzdžiui, galima rasti visus sąrašo įrašus, kurių lauke „Pavardė“įrašyta „Petraitis“ arba lauko „Išmokėti“ vertė didesnė už 500 ir ma-žesnė už 1000.

2. Advanced Filter (sudėtingenis filtravimas) komanda filtravi-mui naudoja specialiai sudarytus sudėtinius arba apskaičiuotuosiuskriterijus. Šia komanda taip pat galite išskirtuosius įrašus automa-tiškai nukopijuoti į kitą vietą.

Nurodžius sąrašui filtravimo komandą, Jūsų darbo lapas yrapateikiamas ekrane filtravimo režimu (filter mode). Šiuo atveju ga-lite redaguoti, tvarkyti, braižyti diagramas ir spausdinti sąrašo eilu-čių poaibį, jo niekur neperkeldami.

2.2. Automatinis sąrašo filtravimas

2.2.1.Automatiniofiltravimokomanda

Norėdami pradėti filtruoti sąrašą, pirmiausia pažymėkite vienąjo narvelį ir nurodykite Data�Filter, AutoFilter komandą. Sąrašoantraštės laukų vardai papildomi atvėrimo rodyklėmis (žr. 2.2 pav.).Spragtelėjus tokią rodyklę atveriamas visų skirtingų šio stulpelio

2. SĄRAŠO FILTRAVIMAS 30



reikšmių sąrašas. Be to, į šį sąrašą (žr. 2.3 pav.) gali būti įtrau-kiamos penkios standartinės reikšmės (jos pateikiamos skliaus-tuose):

Panaudotų filtrųrodyklės rodomosmėlyna spalva

Filtruoto sąrašoeilutės rodomosmėlyna spalva

Atveriamasisstulpelio filtroreikšmių sąrašas

Sąrašo stulpeliųfiltrų atvėrimorodyklės

Jei filtro reikšmiųsąraše pažymėsite“Architektų 8-34”...

… bus paslėptos visoseilutės, kurių adresolauke nėra teksto“Architektų 8-34”

2.2 pav. Automatinis filtravimas

• (All) – rodomos visos reikšmės;• (Top 10...) – pateikia dialogo skydą, kuriame nustatomi įra-

šų su didžiausiomis ar mažiausiomis lauko reikšmėmis ra-dimo parametrai;

• (Custom...) – pateikia dialogo skydą individualiesiems krite-rijams sudaryti;

• (Blanks) – pateikiamos eilutės, kuriose filtruojamas laukasneužpildytas jokiais duomenimis;

• (NonBlanks) – pateikiamos eilutės, kuriose filtruojamaslaukas užpildytas kokiais nors duomenimis.

Stulpelio vardas

Filtro sąrašo atvėrimo rodyklė

Visi įrašai

Individualieji kriterijai

Visos skirtingos stulpelio reikšmės

Tuštieji narveliaiNetuštieji narveliai

10 viršutinių įrašų

2.3 pav. Atveriamasis lauko „ Atskaityta“ filtro sąrašas

Pažymėjus [spragtelėjus pele] bet kurią filtro atveriamojo sąra-šo reikšmę, paslepiamos visos sąrašo eilutės, kuriose nėra šiosreikšmės. Pažymėtoji reikšmė vadinama filtravimo kriterijumi (fil-ter criterion). Tokiu būdu vietoj viso ilgo sąrašo matote tik kelias ei-lutes, kuriose ir yra Jums svarbi informacija, reikalinga sprendi-mams priimti.

2.2.2. Auto-matinio filtra-vimo taisyk-lės

Filtruojant automatiniu būdu, pravartu žinoti keletą svarbių tai-syklių.

1. Darbo lape tuo pačiu metu galima turėti tik vieną filtruotąsąrašą. Jei vienu metu norite analizuoti kelis sąrašus arba tą patįsąrašą pagal kelis kriterijus, nagrinėjamus sąrašus nukopijuokite įskirtingus darbo lapus.




2. Vartotojams nesunku pažinti filtruotą sąrašą: eilučių ant-raščių numeriai nekeičiami, tačiau pažymimi mėlyna spalva. Taippat mėlyna spalva pažymimos filtravimui naudotų stulpelių filtro at-vėrimo rodyklės.

3. Pagal vieno stulpelio kriterijų filtruotą sąrašą galima dar kar-tą filtruoti pagal kito stulpelio kriterijų ir t.t.

4. Norėdami panaikinti vieno stulpelio filtravimo kriterijų, pažy-mėkite stulpelio filtro reikšmę All. Norėdami parodyti visas paslėp-tas sąrašo eilutes, nurodykite Data�Filter, Show All komandą.Norėdami parodyti visas paslėptas eilutes ir panaikinti filtro atvė-rimo rodykles, nurodykite Data�Filter komandą ir atšaukite Auto-Filter komandą – spragtelėkite ją pele, kad ji nebūtų pažymėtapaukščiuku (žr. 2.1 pav.).

2.2.3.10 viršutiniųįrašų

Kiekvieno stulpelio automatinio filtro reikšmių sąraše nurodęTop 10 (10 viršutinių) filtravimo kriterijų, išvysite dialogo skydą (žr.2.4 pav.). Jame galite nurodyti rasti n įrašų su didžiausiomis ar ma-žiausiomis stulpelio reikšmėmis, arba įrašus su didžiausiomis armažiausiomis stulpelio reikšmėmis, kurie sudaro n procentų nuošio sąrašo įrašų bendrojo skaičiaus. Dialogo skyde yra trys laukai:pirmajame galite pasirinkti didžiausią (Top) ar mažiausią (Bottom)reikšmę; antrajame – nurodyti skaičių tarp 1 ir 500; trečiajame –pasirinkti arba įrašus (Items), arba procentus (Percent). Šis filtra-vimo būdas taikomas stulpeliams su skaitinėmis reikšmėmis.

2.4 pav. Filtro Top 10 parametras leidžia apžiūrėti n įrašų su didžiausiomisar mažiausiomis stulpelio reikšmėmis

2.2.4. Indivi-dualieji krite-rijai

Kiekvieno stulpelio automatiniam filtrui galite sudaryti individu-aliuosius kriterijus (custom criteria). Vartokite juos, kai norite rastieilutes, kurių tekstinės ar skaitinės reikšmės tenkina du sujungtuspalyginimo kriterijus (comparison criteria). Šie kriterijai sudaromiCustom AutoFilter dialogo skyde (žr. 2.5 pav.), kurio Show rowswhere (rodyti eilutes, kur...) skyriaus atveriamuosiuose sąrašuoseparenkamas arba klaviatūra surenkamas santykio ženklo pavadini-mas ir lyginamoji reikšmė.

Jeigu sudarėte du kriterijus, jie gali būti sujungti And arba Oroperacija (spragtelėjus reikiamą parinkimo mygtuką).

• And (ir) – pateikiamos visos eilutės, kurios tenkina abu jun-giamuosius kriterijus. Pavyzdžiui, 2.5 paveiksle galime perskaitytitokį kriterijų “Show rows where Priskaityta suma is greater thanor equal to 950 And is less than or equal to 1200” (rodyti eilu-tes, kuriose Priskaityta suma yra nemažesnė kaip 950 ir nedides-nė kaip 1200). Taip randamos visos eilutės, kurių vertės yra tarp950 ir 1200.




• Or (arba) – pateikiamos visos eilutės, kurios tenkina arbavieną, arba kitą kriterijų. Pavyzdžiui, kriterijus „is greater than 400Or is less than 600“ apibūdina visas eilutes, kurių vertės yra arbamažesnės kaip 400, arba didesnės kaip 600.

2.5 pav. Individualiųjų kriterijų sudarymas

Nurodydami lyginamąsias reikšmes galite vartoti pakaitossimbolius (wildcard characters): * arba ? (žr. toliau šiame skyriuje).

2.2.5. Kaip fil-truoti sąrašąautomatiniubūdu

1 Pažymėkite vieną filtruojamojo sąrašo narvelį.2 Nurodykite Data�Filter, AutoFilter komandą. Kiekvieno stulpelio

pavadinimo narvelyje pateikiamos sąrašo atvėrimo rodyklės.3 Spragtelėkite pele to stulpelio, kurio filtravimo kriterijų norite

sudaryti, sąrašo atvėrimo rodyklę.4 Atveriamajame sąraše pažymėkite reikšmę, kurią norite rasti są-

raše (žr. 2.3 pav.). Ilgo sąrašo peržiūrai vartokite šiuos klavišus:• [HOME] – pereiti į sąrašo pradžią;• [END] – pereiti į sąrašo pabaigą;• [PAGE UP] ir [PAGE DOWN] – paslinkti sąrašą;• ieškomosios reikšmės pirmosios raidės klavišą – paslinkti

abėcėlinį sąrašą iki reikalingos raidės.5 Jei norite rasti tik tuščius arba tik užpildytus narvelius, pažymė-

kite (Blanks) arba (NonBlanks) reikšmę.6 Jei norite rasti įrašus su didžiausiomis ar mažiausiomis stulpe-

lio reikšmėmis, pažymėkite (Top 10) reikšmę. Pateiktame dia-logo skyde (žr. 2.4 pav.) nustatykite reikiamus parametrus.

7 Jei norite sudaryti individualiuosius kriterijus, pažymėkite (Cus-tom) reikšmę. Pateiktame dialogo skyde (žr. 2.5 pav.) sudaryki-te kriterijus:• spragtelėkite pirmojo santykio ženklų sąrašo rodyklę ir atve-

riamajame sąraše pažymėkite reikiamą santykio pavadinimą;




• teksto lauke surinkite lyginamąją reikšmę arba atverkite są-rašą ir jame pažymėkite tinkamą reikšmę;

• jei vartosite du kriterijus, pažymėkite And arba Or parin-kimo mygtuką ir tokiu pat būdu sudarykite antrąjį kriterijų;OK mygtuku užbaikite komandą.

8 Pakartokite 3-7 žingsnius, jei norite filtruoti sąrašą pagal kitųstulpelių kriterijus.

2.3. Sudėtingesnysis filtravimas

2.3.1. Sudė-tingiojo filtra-vimo esmė

Sudėtingam sąrašo filtravimui skirta Data�Filter, AdvancedFilter komanda. Šia komanda filtruojant duomenis, nereikalingoseilutės taip pat paslepiamos toje pačioje sąrašo vietoje. Filtruo-jamas sąrašas nebepapildomas atveriamaisiais stulpelių filtrų sąra-šais. Paieškos kriterijai nurodomi kriterijų reikšmių srityje (criteriarange), kurią prieš tai turite suformuoti darbo lapo narveliuose (žr.2.6 pav.). Sudėtingos paieškos kriterijų reikšmių srities sudarymasaprašytas tolesniuose šio skyriaus poskyriuose.

Kriterijų reikšmių sritis

Paslėptos visos sąrašo eilutės, kurios netenkina kriterijų sąlygų

2.6 pav. Sąrašo filtravimas Advanced Filter komanda

Kriterijų reikšmių sritį surinkite virš sąrašo arba po juo, kad jimatytųsi po sąrašo filtravimo. Po to, kaip visada, pažymėkite vienąsąrašo narvelį ir nurodykite Data�Filter, Advanced Filter koman-dą. Ekrane bus pateiktas Advanced Filter dialogo skydas (žr.2.7 pav.), kuriame nustatykite filtravimo parametrus.

2.3.2.Advanced Fil-ter komandosnustatomi pa-rametrai

Paaiškinsime Data�Filter, Advanced Filter komandos dialogoskyde nustatomus parametrus.

Action (veiksmas) skyriuje parinkimo mygtuku galima nurodyti,kur rodomi kriterijus tenkinantys įrašai:

• Filter the list, in-place (filtruoti sąrašą toje pačioje vietoje) –sąrašo eilutės, kurios netenkina kriterijų, paslepiamos;

• Copy to another location (kopijuoti į kitą vietą) – surastiduomenys kopijuojami į kitą darbo lapą ar į kitą to paties darbo lapovietą. Įjungus šį mygtuką, prašoma surinkti kopijavimo vietą Copy tolauke.




2.7pav. Advanced Filter komandos dialogo skydas

Trijuose teksto laukuose nurodomos sąrašo (List range), krite-rijų reikšmių srities (Criteria range) ir kopijavimo vietos (Copyto) koordinatės. List range teksto lauke būna automatiškai įrašytosviso sąrašo koordinatės, kurias galima pakeisti sumažinant paieš-kos sritį. Prieš tai Jūsų sudarytų Criteria range ir Copy to sričiųkoordinates teksto laukuose galima surinkti klaviatūra, bet geriau-sia tai padaryti pažymint pele šias sritis darbo lape. Naudokite šiųlaukų šuolio mygtukus.

Kai Unique records only (tik nesutampantys įrašai) žymimasislangelis pažymėtas, papildomai paslepiamos ir surastų eilučių ant-rininkės. O jeigu kriterijų reikšmių sritis nenurodyta, paslepiamosviso sąrašo pasikartojančios eilutės.

2.3.3.Sudėtinges-niojo filtravi-mo taisyklės

Filtruojant Advanced Filter komanda, reikia laikytis tokių taisyklių.1. Darbo lape vienu metu galima filtruoti tik vieną sąrašą.2. Negalima Advanced Filter komanda filtruotą sąrašą toliau

dar kartą filtruoti, kaip tai daroma AutoFilter komanda. Jei pakei-site kriterijų reikšmių srities duomenis, Excel pagal pakeistą kriterijųieškos duomenų ir paslėptose, ir nepaslėptose sąrašo eilutėse.

2.4. Paieškos kriterijai

2.4.1. Kriterijųreikšmių sri-tis

Ieškant reikiamų sąrašo duomenų, paieškos kriterijai formuo-jami vadinamajame darbo lapo kriterijų reikšmių srityje (criteriarange), kurios struktūra tokia (žr. 2.8 pav.):• pirmoje kriterijų reikšmių srities eilutėje įrašyti kriterijų vardai;• eilutėse, esančiose po kriterijų vardais, nurodomos reikiamos

sąlygos.

Data Adresas Atskaityta Išmokėti=98.09.30 <100=98.09.30 >500

Kriterijų vardai

Kriterijai

Kriterijųreikšmių sritis

2.8 pav. Kriterijų reikšmių srities struktūra




Kriterijų reikšmių sritis turi būti mažiausiai dviejų eilučių aukščioir bent vieno stulpelio pločio. Ji gali būti Jums reikiamo didumo.

2.4.2. Kriterijųtipai

Kriterijų reikšmių srityje duomenų paieškai nurodomi dviejų tipųkriterijai.

1. Palyginimo kriterijus (comparison criterion) vartojamasieškant sąrašo eilučių, kuriose įrašytos nurodytos reikšmės arbakurių reikšmės patenka į nurodytą intervalą. Palyginimo kriterijumigali būti ženklų seka, su kuria turi sutapti lauko reikšmė (pavyz-džiui, “Petraitis“), arba reiškinys, prasidedantis santykio ženklu (pa-vyzdžiui, “<500“).

2. Skaičiuojamasis kriterijus (computed criterion) vartojamasieškant įrašų, kai nurodyta priklausomybė tarp sąrašo laukų arbasąrašo lauko ir reikšmės, nepriklausančios sąrašui. Pavyzdžiui, ga-lite sudaryti skaičiuojamąjį kriterijų, norėdami rasti įrašus, kurių lau-kų “Mokesčiai” ir “Atskaityta” reikšmių suma yra didesnė už 100 ar-ba lauko “Išmokėti” reikšmė, padauginta iš mėnesių skaičiaus, nu-rodyto ne sąraše, yra mažesnė kaip 5000.

Taip dirbti paprasčiau. Jei norite sudaryti tik vieną ar du paly-ginimo kriterijus, pavyzdžiui, pateikti įrašus, kurių lauko “Mokesčiai”reikšmės didesnės kaip 100, vartokite AutoFilter komandos Cus-tom parametrą.

2.4.3.Kriterijausvardas

Palyginimo kriterijaus vardas turi tiksliai sutapti su sąrašo stul-pelio vardu (didžiosios ir mažosios raidės laikomos vienodomis).Jis turi būti įrašytas pirmoje kriterijų reikšmių srities eilutėje. Teisin-gus kriterijų reikšmių srities vardus lengviausia sudaryti nukopija-vus juos iš sąrašo laukų. Kriterijų reikšmių srityje turi būti bent vie-no kriterijaus vardas.

Skaičiuojamojo kriterijaus vardu gali būti bet kuri Jūsų pasirink-ta reikšmė, tačiau jam negalima suteikti sąrašo laukų vardų. Šiuovardu patogiausia vartoti tekstinę reikšmę – žodį, kuris paaiškintųkriterijų. Galima šio vardo vietoje palikti tuščią narvelį.

2.4.4. Įrašųpaieškos bū-dai

Įrašų paieška sąraše pagal kriterijus atliekama keturiais būdais:• ieškant sutampančių (matching) su palyginimo kriterijumi

reikšmių;• lyginant (comparing) reikšmes su palyginimo kriterijumi;• lyginant reikšmes su skaičiuojamojo kriterijaus rezultatu;• jungiant kriterijus.

2.4.5.Sutampančiųreikšmių pa-ieška

Sutampančių reikšmių paieška randami įrašai, kurių laukųreikšmės sutampa su kriterijaus reikšme. Šią reikšmę ir reikia nuro-dyti po kriterijaus vardu. Ji gali būti:• tekstas (pavyzdžiui, Jon, su kuriuo sutampa ir Jonas, ir Jonai-

tis, ir Jonys);




• skaičius (pavyzdžiui, 27, su kuriuo sutampa tik skaičius 27);• loginė reikšmė (FALSE arba TRUE);• tekstas su pakaitos simboliais.

Sutapimo kriterijus neturi santykio ženklų, bet jo tekstinėjereikšmėje galima nurodyti pakaitos simbolius.

Excel leidžia vartoti du pakaitos simbolius (wildcard): klaustu-ką (?) ir žvaigždutę (*). Jų vartojimas paaiškintas 2.1 lentelėje.

Svarbi taisyklė. Excel pateikia visus įrašus, kurių nurodytotekstinio lauko duomenų pradžia sutampa su Jūsų nurodyto kriteri-jaus tekstu.

2.1 lentelėPakaitos simboliai

Simbolis Vartojamas nurodyti Pavyzdys

? (klaustukas) Bet kurį vieną simbolį tojepozicijoje, kurioje yra klaus-tukas

J???s atitinka Jonas,Juras, Janas, Jonis irt.t.

* (žvaigždutė) Keletą (nesvarbu, kiek) sim-bolių toje pozicijoje, kuriojeyra žvaigždutė

*as atitinka Jonas,Dominykas ir t.t.

~ (tildė), po ku-rios rašomas ?,* ar ~

Pačius klaustuko, žvaigždu-tės ar tildės ženklus

~*eko~* atitinka *EKO*

2.4.6. Reikš-mių lygini-mas

Reikšmių lyginimas vartojamas tada, kai norite surasti sąrašoįrašus, kurių laukų reikšmės patenka į pasirinktąjį intervalą. Kriterijųsudaro santykio ženklas ir lyginamoji reikšmė. Pavyzdžiui, norėda-mi rasti visus darbuotojus, uždirbančius daugiau kaip 1000 litų, turi-te kriterijaus apibrėžimo srityje nurodyti: >1000.

Apibrėždami kriterijus galite vartoti šešis santykio ženklus (žr.2.2 lent.).

Svarbu. Jei norite, kad visa ieškomo įrašo lauko reikšmė tiksliaisutaptų su kriterijaus tekstu, vartokite tokią formą:

="=tekstas"

Pavyzdžiui, pagal kriterijų ="=Abišala" bus rasti tik tie įrašai, ku-riuose įrašyta pavardė “Abišala”. Įrašai su pavardėmis “Abišalas”,“Abišalauskas” ir pan. bus ignoruojami.

Palyginimo kriterijus taip pat gali būti nurodytas formule, kuriosrezultatas yra tekstas. Šiose formulėse gali būti vartojama tekstojungimo operacija (text operator), žymima ampersendo (&) ženk-lu. Šia operacija dvi arba daugiau tekstinių reikšmių sujungiamos įnaują tekstinę reikšmę. Pavyzdžiui, formulės

="Habil. dr. "&"E.Vilkas"

rezultatas yra tekstinė reikšmė “Habil. dr. E.Vilkas”. Ši operacijaleidžia jungti ir funkcijų rezultatus. Pavyzdžiui, norėdami išrinkti vi-sus įrašus, kurių data yra ne ankstesnė už paskutiniąsias 30 dienų,




galite sudaryti tokį kriterijų

=">="&TODAY()-30

Jeigu šiandien yra 1997 m. rugsėjo 11 diena, tai formulės rezulta-tas bus “>=35654” ir bus išrinktos datos, didesnės už 1997.08.12arba lygios jai.

2.3 lentelėSantykio ženklai

Ženklas Reikšmė

=><>=<=<>

Lygu (equal to)Daugiau kaip (greater than)Mažiau kaip (less than)Nemažiau kaip (greater than or equal to)Nedaugiau kaip (less than or equal to)Nelygu (not equal to)

2.4.7. Skai-čiuojamasiskriterijus

Skaičiuojamasis kriterijus (computed criterion) yra formulė,kurios argumentai – sąrašo laukai, o rezultato reikšmė – TRUE(teisinga) arba FALSE (klaidinga). Formulėje turi būti vartojami vie-nas ar daugiau sąrašo laukų vardų arba šių laukų santykinės ko-ordinatės – būtinai iš pirmosios sąrašo duomenų eilutės. Taippat formulėje gali būti vartojamos konstantų, esančių ne sąraše,vertės. Šios vertės nurodomos absoliučiosiomis koordinatėmis.Skaičiuojant formulę, kiekvieno sąrašo įrašo santykinės koordina-tės pakeičiamos. Jeigu formulės rezultatas yra TRUE, įrašas išren-kamas. Jeigu formulės rezultatas yra FALSE, įrašas praleidžiamas.

Skaičiuojamojo kriterijaus formulėje nurodyti reikšmių vardai turitenkinti Excel vardų reikalavimus. Prieš vartodami formulėse var-dus, nepamirškite juos sukurti Insert�Name, Create komanda, o įkriterijaus formulę įrašykite vartodami Paste Name dialogo skydą,kuris iškviečiamas [F3] klavišu.

Neišsigąskite. Jei kriterijų reikšmių srityje formulei sudarytivartojate stulpelių vardus, kriterijaus narvelyje pateikiama klaidosreikšmė #VALUE!, tačiau sąrašas filtruojamas be klaidų.

2.4.8.Skaičiuoja-mųjų kriterijųpavyzdžiai

Sudėtingus skaičiuojamuosius kriterijus dažnai vartoja įgudęekspertai. Jie, sudarydami įvairius kiekybinius efektyvumo rodiklius,atskiras jų dalis įvertina papildomais svertiniais koeficientais. Pa-nagrinėkime studentų mokymosi rezultatų sąrašą (žr. 2.9 pav.).

Tarkime, studijoms magistrantūroje ar doktorantūroje reikia at-rinkti kelis studentus, sugebančius gerai išmokti teorinius dalykus,o darbui prestižinėje firmoje – gerai sprendžiančius praktinius už-davinius. Studentų atrankai sudarysime tris skirtingus skaičiuoja-muosius kriterijus. Norėdami palengvinti kriterijų sąlygų na-grinėjimą, 2.9 paveiksle šalia sąrašo pateikėme pagalbinę lentelęsu kriterijaus formulių rezultatais kiekvienam studentui.




Kriterijų reikšmių sritisKriterijaus „=B6+C6+D6>5,5 “ reikšmė TRUE, nes nurodytą sąlygą tenkina pirmasis sąrašo įraša

123456789

1011

A B C D E F G H I JIšrinkti 1 sv. koef. 0,5TRUE 2 sv. koef. 3

Studentų sąrašas Formulės rezultatasVardas KD1 KD2 Už_LD Egzaminas Iš_viso 1 kriter. 2 kriter. 3 kriter.

Dalia 1,5 1,4 3,0 4,0 10 5,90 13,45 13,90Gerdas 1,2 1,3 2,4 3,5 8 4,90 11,75 11,45Ina 1,0 1,1 2,1 2,5 7 4,20 8,55 9,65Lina 1,0 0,9 2,0 2,7 7 3,90 9,05 9,25Marius 0,9 1,1 3,0 1,4 6 5,00 5,20 11,70Rimas 0,3 0,6 1,6 1,2 4 2,50 4,05 6,30

2.9 pav. Skaičiuojamųjų kriterijų pavyzdžiai

1 kriterijus, kuriame nurodytos sąrašo pirmojo įrašo laukų san-tykinės koordinatės:

=B6+C6+D6>5,5(išrenkama Dalia)

2 kriterijus, kuriame nurodytos ne sąraše esančios reikšmės,pateiktos absoliučiosiomis koordinatėmis:

=(B6+C6)*$D$1+E6*$D$2>10(išrenkami Dalia ir Gerdas)

3 kriterijus, kuriame nurodyti sąrašo laukų vardai ir konstantos:

=KD1+KD2+Už_LD*3+Egzaminas*0,5>10(išrenkami: Dalia, Marius, Gerdas)

Apie skaičiuojamųjų kriterijų patikimumą. Šis kriterijų varto-jimo pavyzdys prieš keletą metų parengtas pagal faktinius vienosstudentų grupės mokymosi rezultatus. Vėliau sužinojau, kad iš iš-vardytų studentų į doktorantūrą įstojo Dalia ir ... Rimas!

2.4.9. Visųsąrašo įrašųišrinkimas

Norint išrinkti visus sąrašo įrašus, reikia sukurti kriterijų su tuš-čia eilute:

Vardas

Pagal šį kriterijų bus išrinkti visi sąrašo įrašai.

2.4.10. Kriteri-jų sujungi-mas

Galite sujungti keletą kriterijų į vieną ir ieškoti sąraše įrašų, ku-rie tenkina šių sujungtų kriterijų reikalavimus.

Galimi trys kriterijų sujungimo būdai.1. Vartojant loginę operaciją ir (and), kai išrenkami įrašai, kurie

vienu metu tenkina ir pirmąjį, ir antrąjį kriterijų. Abu kriterijai kriterijųreikšmių srityje rašomi vienas šalia kito toje pačioje eilutėje.

2. Vartojant loginę operaciją arba (or), kai išrenkami įrašai, ku-rie tenkina arba pirmąjį, arba antrąjį kriterijų. Abu kriterijai kriterijųreikšmių srityje įrašomi skirtingose eilutėse.




3. Vartojant bet kokį loginių operacijų ir ir arba derinį.

Pavyzdžiai

1. Loginės operacijos ir vartojimas:

Vardas Suma

Jon >100

a)

Pagal šią kriterijų reikšmių sritį bus išrinkti visi įrašai, kurių lau-ko „Vardas“ pradžia yra Jon, o lauko „Suma“ reikšmė didesnė kaip100.

Pavardė KD1 KD2 Iš_viso*ienė 1,5 >1 >=7

b)

Pagal šį kriterijų reikšmių sritį bus išrinkti visi įrašai, kuriuoselauko “Pavardė” reikšmė baigiasi ienė, lauko “KD1” reikšmė lygi1,5, lauko “KD2” – didesnė kaip 1 ir “Iš_viso” – nemažiau kaip 7.

Vardas SumaJ??as

c)

Ši kriterijų reikšmių sritis nurodo įrašus, kuriuose lauko “Vardas”reikšmė prasideda raide J, po kurios eina dvi bet kurios raidės irgalūnė – as. Jei šalia kito kriterijaus yra tuščias narvelis, jis neturijokios įtakos išrinkimui. Bus išrinkti visi įrašai, kurių vardas tenkinapirmąjį kriterijų, o lauko “Suma” reikšmė – bet kuri.

Naudinga žinoti. Jei reikia dažnai ir daug įvairių kriterijų, pato-gu suformuoti vieną kriterijų reikšmių sritį su bendraisiais visų krite-rijų vardais, o kiekvienu atveju tik pataisyti pačius kriterijus.

Suma Suma>=10 <100

d)

Ši kriterijų reikšmių sritis nurodo įrašus, kurių lauko “Suma”reikšmės patenka į tokį reikšmių intervalą:

10 <= Suma < 100.

2. Loginės operacijos arba vartojimas.

Suma>100<=10

a)

Ši kriterijų reikšmių sritis nurodo įrašus, kurių lauko “Suma”reikšmės didesnės kaip 100 arba nedidesnės kaip 10.

Suma>100

b)

Pagal šią kriterijų reikšmių sritį bus išrinkti visi sąrašo įrašai,nes sujungus kriterijus išrinkimo sąlyga yra tokia: išrinkti įrašus, ku-rių lauko “Suma” reikšmė didesnė kaip 100, arba yra bet kuri.




KD1 KD2 Už_LD>=1,2

>=1,3>2

c)

Ši kriterijų reikšmių sritis nurodo tuos sąrašo įrašus, kurių lauko“KD1” reikšmė nemažesnė kaip 1,2 arba lauko “KD2” reikšmė –nemažesnė kaip 1,3, arba lauko “Už_LD” reikšmė – didesnė kaip 2.

3. Loginių operacijų ir ir arba junginio vartojimas:

Suma Vardas>100 *as<10 *as

Ši kriterijų reikšmių sritis nurodo tuos įrašus, kurių lauko “Suma”reikšmė didesnė kaip 100 ir lauko „Vardas“ reikšmė baigiasi as ar-ba kurių lauko “Suma” reikšmė mažesnė kaip 10 ir lauko “Vardas”reikšmė baigiasi as.

2.4.11.Sudėtinių kri-terijų suda-rymo pavyz-dys

Pamokos pabaigoje pateiksime sudėtinių kriterijų sudarymo už-duoties pavyzdį (panašios užduotys gali būti pateikiamos kontro-linių testų metu).

Užduotis. Suformuokite kriterijų reikšmių sritį, pagal kurią iš pa-teikto 2.9 paveiksle sąrašo būtų išrinkti įrašai, tenkinantys 1 ir 2 są-lygas arba 3, 4 ir 5 sąlygas vienu metu (į kriterijų reikšmių sritieslentelę įrašykite surenkamą tekstą). Sąlygos yra tokios:

1) egzamino rezultatas lygus 1,4;2) studento vardas yra Marius;3) kontrolinių darbų (“KD1” ir “KD2”) pažymių suma yra mažes-

nė kaip 1;4) studento vardo antroji raidė yra i;5) egzamino rezultato ir svertinio koeficiento, įrašyto D2 narve-

lyje, sandauga nedidesnė kaip 4.Sąrašui, kurį matome 2.9 paveiksle, sudarytas reikalaujamoji

kriterijų reikšmių sritis pateikta 2.10 paveiksle.

123

A B C DVardas Egzaminas KD_suma

="=Marius" 1,4?i =KD1+KD2<1 =E6*$D$2<=4

Skaičiuo-jamojokriterijausvardas

Skaičiuojamojokriterijausvardas -tuščiasis narvelis

Pagal abi sąlygasišrenkami Mariausir Rimo įrašai

Sąrašo pirmojoįrašo santykinėskoordinatės

Sąrašui nepriklausančiosreikšmės absoliučiosioskoordinatės

Išrenkamas Mariaus įrašasIšrenkamas Rimo įrašas

Sąrašostulpeliųvardai

Insert Name, CreateŠie vardai sukurti

komanda

2.10 pav. Kriterijų reikšmių srities sudarymo pavyzdys




Įspėjimas studijuojantiems. Kontroliniame teste negalimapraleisti nė vieno būtino simbolio (operacijos ženklo, angliškų ka-bučių, pakaitos simbolio ir kt.), taip pat negalima juos vartoti be rei-kalo. Nesuklyskite nurodydami santykines ir absoliučiąsias koor-dinates. Parinkite teisingus kriterijų vardus ir kt. Baisu, kiek daugčia galite padaryti klaidų!

2.5. Duomenų kopijavimas į kitą vietą filtruojant sąrašą

2.5.1.Duomenųkopijavimo įkitą vietą es-mė

Advanced Filter komanda į kitą darbo lapo vietą galite auto-matiškai kopijuoti eilutes, tenkinančias sudėtinį kriterijų (complexcriteria). Pirmiausia sukurkite kriterijų reikšmių sritį. Tada pažymėki-te vieną sąrašo narvelį ir nurodykite Data�Filter, Advanced Filterkomandą (žr. 2.1 pav.). Advanced Filter dialogo skydo (žr.2.7 pav.) Action skyriuje įjunkite Copy to another location (kopi-juoti į kitą vietą) parinkimo mygtuką. Laukuose List range ir Crite-ria range nurodykite koordinates, o Copy to lauke – darbo lapovietą, į kurią norite įrašyti išrinktas eilutes. Jos bus pateiktos nuro-dytoje vietoje, o pats sąrašas nekeičiamas.

Jei filtruojate naudodami paprastuosius kriterijus, galite tai pa-daryti paprasčiau. Nurodykite AutoFilter komandą, po to nukopi-juokite išrinktas eilutes Edit�Copy ir Edit�Paste komandomis.Kai rodomas filtruotas sąrašas, Copy komanda kopijuoja tik iš-rinktuosius duomenis.

2.5.2. Kopija-vimo vietosnurodymas

Kai Excel skaičiuoklė kopijuoja kriterijus tenkinančias eilutes, jipatikrina kopijuojamąją sritį ir nustato, kuriuos sąrašo duomenis reikiakopijuoti. Nurodant šią sritį, reikia vadovautis tokiomis taisyklėmis.

1. Kopijuojamąją sritį galima nurodyti vienu tuščiuoju narve-liu, esančiu srities viršutiniame kairiajame kampe. Visos eilutės,kurios tenkina kriterijus, nukopijuojamos į lentelės vietą, pradedantnuo nurodyto narvelio. Kopijuojami visi sąrašo stulpeliai.

Pavojus! Jei pažymėjote vieną narvelį, įsitikinkite, ar darbo la-pe yra pakankamai vietos jo dešinėje ir apačioje išrinktiems duo-menims įdėti. Išrinkti duomenys be įspėjimo užrašomi ant šioje vie-toje esančių duomenų viršaus. Todėl, jei nenorite prarasti informa-cijos, esančios kopijuojamosios srities apačioje, nurodykite pakan-kamą, bet ribotą šio bloko eilučių skaičių.

“Paskirties sritis nėra pakankamo didumo visomsnukopijuotoms eilutėms įrašyti. Duomenys, esantys žemiaupaskirties srities, bus prarasti. Ar vis tiek

Microsoft Excel įspėja ir klausia:

2.11 pav. Pranešimas apie per mažą kopijuojamąją sritį




2. Kopijavimo vietą galima nurodyti tuščiuoju narvelių bloku,kurio plotis lygus sąrašo pločiui. Į šį bloką bus nukopijuota tiekeilučių, kiek telpa. Jei jame trūksta vietos visoms išrinktoms eilu-tėms įrašyti, bus pateiktas klausimas, ar norite įdėti ir netilpusias ei-lutes (žr. 2.11 pav.). Aišku, spragtelėję Yes (taip) mygtuką, prara-site nurodyto bloko apačioje esančius duomenis.

3. Kopijuojamąją vietą galima nurodyti prieš tai sudarytos iš-rinktosios srities (extract range) koordinatėmis. Pirmojoje šis sri-ties eilutėje turi būti įrašyti laukų vardai, tiksliai sutampantys sunagrinėjamojo sąrašo laukų vardais. Tačiau nebūtina įtraukti visųsąrašo laukų vardų į išrinktąją sritį. Be to, galima laisvai keisti jųtvarką. Kai kopijuojate duomenis, tik tie laukai, kurie pateikti išrink-tosios srities pirmojoje eilutėje, bus nukopijuoti į išrinktąją sritį. Eilutėjenurodyta tvarka bus išlaikyta. Pavyzdžiui, galite sukurti kriterijų, nuro-dantį išskirti įrašus tų darbuotojų, kurie turi mokėti ne mažiau kaip 700Lt mokesčių, bet kopijuoti tik jų pavardes, mokesčių dydį ir adresus(žr. 2.12 pav.). Ir šiuo atveju taikome abi pirmąsias taisykles:• jei nurodėte tik vieną vardų eilutę, nukopijuojamos visos sąrašo

eilutės, kurios tenkina kriterijus;• jei nurodėte kelių eilučių koordinates (pirmojoje būtinai turi būti

įrašyti laukų vardai), nukopijuojama tiek eilučių, kiek jų telpa nu-rodytojoje srityje.Jei šių taisyklių nesupratote ir neteisingai nurodėte kopijuoja-

mąją sritį, Excel draugiškai įspės: “ Extract range has a missingor illegal field name” (išrinktojoje srityje yra praleistas arba neleis-tinas lauko vardas). Dar kartą perskaitykite taisykles ir pataisykitekopijuojamąją sritį.

2.5.3. Duo-menų kopija-vimas į kitądarbo lapą

Tvarkant sąrašą, Advanced Filter komanda leidžia laikyti jįviename darbo lape, o kriterijų reikšmių sritį kurti ir išrinktus duome-nis kopijuoti į kitą darbo lapą, kuriame patogu rengti įvairiausiasataskaitas. Šiuo atveju Data�Filter, Advanced Filter komandą tu-rite nurodyti būtinai būdami aktyviajame darbo lape, į kurį kopi-juojami duomenys.

Atskirojo sąrašo vartojimo pavyzdys parodytas 2.12 paveiksle.Knygos “Sąrašas.xls” darbo lape “Algos” įrašytas pagrindinis dar-buotojų atlyginimų sąrašas, kurio duomenys vartojami keliuose kituo-se lapuose. Šie lapai gali būti net ir kitose darbo knygose. Darbo kny-gos “Book2” darbo lape “Sheet1” sukurta kriterijų reikšmių sritis, skir-ta duomenų paieškai darbo lape “Algos”, esančiame kitoje darbo kny-goje. Šiame darbo lape taip pat sudaryta išskirtoji sritis, į kurią Ad-vanced Filter komanda iš sąrašo bus išrenkami duomenys. Vėliaujuos bus patogu vartoti ataskaitoms rengti ar kitokiems tikslams.

Šio metodo esmė tokia: naujasis darbo lapas, kuriame yra su-daryta kriterijų reikšmių sritis, sujungiamas išorinėmis koordinatė-mis su sąrašu, esančiu kitame darbo lape. Šį procesą paaiškinsimetoliau pateikdami jau įprastą nuoseklią instrukciją.




Nukopijavome duomenis į

Book2 darbo knygą

Išskirtoji sritis,sudaryta iš trijųlaukų, kurių tvarkapakeista

Kriterijų reikšmiųsritis

Sąrašas laikomasSąrašas.xls darboknygoje

2.12 pav. Išrinktų sąrašo eilučių kopijavimas į kitą darbo lapą kitojedarbo knygoje

2.5.4. Kaipvartoti sąrašąkitame darbolape

1 Atidarykite darbo knygą, kurioje yra sąrašas.2 Atidarykite naują darbo knygą arba toje pačioje knygoje atvers-

kite kitą darbo lapą.3 Darbo lape, į kurį bus kopijuojami duomenys, sudarykite kriteri-

jų reikšmių ir išskirtąją sritis.4 Nurodykite Data�Filter, Advanced Filter komandą.5 Dialogo skyde nustatykite parametrus:

• įjunkite Action skyriuje Copy to another location parinki-mo mygtuką;

• List range teksto lauke surinkite darbo lapo, kuriame yrasąrašas, išorines koordinates (pavyzdžiui, jei sąrašas yra“Sąrašas.xls” darbo knygos “Algos” darbo lape, tai šiamelauke reikia surinkti =[Sąrašas.xls]Algos!$A$1:$G$24 –žr. 2.12 ir 2.13 pav.); šias koordinates galima nurodyti ir pa-žymint sąrašą pele – vartokite teksto lauko perjungimomygtukus;

• Criteria range lauke surinkite kriterijų reikšmių srities koor-dinates arba sritį pažymėkite pele;

• Copy to lauke surinkite kopijuojamosios srities koordinatesarba pažymėkite ją pele – arba vieną tuščią narvelį, arbasąrašo pločio tuščią kelių eilučių bloką, arba išskirtosios sri-ties laukų vardų eilutę, arba visą išskirtąją sritį;

• jei reikia, įjunkite Unique records only mygtuką.6 Spragtelėkite OK mygtuką.

Aprašytuoju metodu galima išspręsti dar vieną dažnai iškylan-čią problemą. Darbo lape vienu metu gali būti filtruojamas tik vie-nas sąrašas. Tačiau, sprendžiant praktinius uždavinius, tenka nuo-lat naudoti ir lyginti tarpusavyje to paties sąrašo duomenis, išrink-tus pagal kelis skirtingus kriterijus. Šią problemą galima išspręstisukuriant daug darbo lapų su skirtingais kriterijais ir iš jų kopijuojanttą patį sąrašą.




2.13 pav. Filtravimo parametrų nustatymas, kai sąrašas yra kitame darbolape ir kitoje darbo knygoje

2.5.5.Ataskaitųšablonai

Filtravimo komanda yra ypač patogi, kai, remiantis sąrašoduomenimis, reikia parengti įvairiausias ataskaitas, rikiuoti jų duo-menis ir jas išspausdinti. Tuo tikslu iš anksto parengiami tušti ata-skaitų šablonai – tai reikiamai apipavidalintos tipinės galutinių do-kumentų formos, kuriose įrašytos reikiamos formulės. Šioms for-moms suteikti naudojamo spausdintuvo puslapio dydžio ir kt. pa-rametrai. Toks šablonas laikomas diske. Kai prireikia ataskaitos,pagal sudarytą kriterijų iš įrašų sąrašo (surinkus ir pataisius duo-menis) išrenkami duomenys, jie surikiuojami ir kopijuojami į iš dis-ko perskaitytą tuščią šabloną. Prieš spausdindami gautąjį doku-mentą galime jį suredaguoti. Pakeitus kriterijų reikšmių srityje vienąar kelias išrinkimo sąlygas, per kelias minutes parengiama kitaanalogiška ataskaita. Pavyzdžiui, keičiant kriterijų reikšmių srityjedatą, gali būti sudarinėjami mėnesiniai algalapiai, o keičiant ir datą,ir banko numerį – pranešimai apie pinigų pervedimus į bankus.

3. DUOMENŲ ANALIZĖ SĄRAŠE

3.1. Automatinis grupių sumavimas

3.1.1.Automatiniogrupiųsumavimoesmė

Analizuojant ilgesnius sudėtingos sandaros sąrašus dažnai ten-ka apibendrinti įvairių sąrašo grupių duomenis. Dažniausiai šiosgrupės pasižymi kokiu nors bendru požymiu. Pavyzdžiui, grupėmsgali būti būdinga ta pati data, pavardė, pavadinimas, kodas ar pan.Tokiais atvejais galite vartoti Data�Subtotals komandą, kuriautomatiškai apskaičiuoja ir įterpia į sąrašą nurodytų laukųtarpines sumas (subtotals) (žr. 3.1 pav.). Ji taip pat gali apskai-čiuoti bet kurio stulpelio grupių verčių vidurkį, nustatyti kiekvienosgrupės eilučių bei užpildytų narvelių skaičių, apskaičiuoti standartinįduomenų grupių nuokrypį, vartojamą statistikoje, ir pan.

Datųgrupiųsumos

sąrašoGalutinė

suma

Grupiųschema

3.1 pav. Sąrašas su grupių sumomis

Subtotals komanda taip pat apskaičiuoja viso sąrašo galutinessumas (grand total), taikydama tas pačias apibendrinimo funkcijas(SUM, AVERAGE ir kt.), kaip ir sąrašo eilučių grupėms. Galutinęsąrašo sumą galite pateikti net sąrašo viršuje, taupydami laiką,gaištamą paslenkant ilgą sąrašą.Skaičiuojant grupių sumas kartu sukuriama sąrašo grupių schema(outline), kairėje sąrašo pusėje specialiais mygtukais pažyminti rastasgrupes. Naudodami ją, galite paslėpti išsamius duomenis ir analizuotitik apibendrinančiąją informaciją (žr. 3.2 pav.). Turėdami ekrane betkurio lygmens apibendrinančiuosius duomenis, galite sparčiai sutvar-kyti jų formatus, juos spausdinti ar nubraižyti diagramą.

Tarpinių sumų

schemos mygtukai:

eilutės lygmens

išsamiųjų duomenų

išsamiųjų duomenų

rodymo

paslėpimo

3.2 pav. Sąrašas su paslėptais išsamiaisiai duomenimis

3. DUOMENŲ ANALIZĖ SĄRAŠE 46


© VšĮ „Informacinių technologijų institutas“ 2000 m.

3.1.2. Data� Subtotalskomandosparametrųnustatymas

Ši sąrašo grupių sumų radimo komanda taikoma tik sąrašams,kurių stulpeliams suteikti vardai (įrašyti pirmojoje sąrašo eilutėje).Prieš vartodami šią komandą, surikiuokite sąrašą Data�Sortkomanda taip, kad tą patį grupės požymį turinčios eilutės sąrašeatsidurtų greta. Data�Subtotals komanda apskaičiuoja apibendri-nančiąsias nurodytų stulpelių tarpines sumas ir veikliajame darbolape įterpia tarpinės sumos eilutes. Tarpinė suma (Subtotal) įter-piama po kiekvieno nurodyto stulpelio vertės pokyčio, o galutinėsuma (Grand Total) – sąrašo apačioje.

3.3 pav. Data�Subtotals komandos dialogo skydas

Prieš iškviesdami Data�Subtotals komandą, kaip visada,pažymėkite vieną sąrašo narvelį. Excel pateikia ekrane dialogoskydą (žr. 3.3 pav.), kuriame reikia parinkti parametrus.

• At each change in (po kiekvieno stulpelio verčių pokyčio)

Šio lauko atveriamajame sąraše nurodomas stulpelis, kuriotarpines sumas norite sudaryti. Spragtelėkite atvėrimo rodyklę irpažymėkite grupių stulpelio vardą. Įsitikinkite, kad sąrašassurikiuotas pagal šį stulpelį.

• Use function (vartoti funkciją)Šio lauko atveriamajame sąraše nurodoma apibendrinimo

funkcija (summary function), vartojame tarpinėms sumoms irgalutinei sumai skaičiuoti. Šiame sąraše yra net 11 skirtingų funk-cijų (žr. 3.1 lentelę). Excel visada automatiškai siūlo taikyti Sumfunkciją skaitinėms vertėms arba Count funkciją – tekstui. Pagalšią funkciją apskaičiuotos vertės pateikiamos stulpeliuose, kuriuosnurodėte Add subtotal to skyriaus mygtukais.

• Add subtotal to (įterpti tarpinę sumą stulpelyje)Šio skyriaus mygtukais nurodoma, kuriuose stulpeliuose patei-

kiamos grupių sumos. Galima nurodyti daugiau kaip vieną stulpelį.• Replace current subtotals (pakeisti einamąsias tarpines

sumas)




Kai šis mygtukas įjungtas, visos einamosios tarpinės sąrašosumos pakeičiamos Jūsų pažymėtomis naujomis tarpinėmissumomis.

• Page break between groups (nustatyti puslapių pabaigątarp grupių)

Kiekviena grupė automatiškai pateikiama naujame puslapyje.

• Summary below data (suvestinė duomenų apačioje)

Tarpinių sumų ir galutinės sąrašo sumos eilutės pateikiamosapibendrinamųjų duomenų apačioje.

3.1 lentel ėSąrašo analizei vartojamos funkcijos

Pavadinimas Paskirtis

Sum Sudeda vertes

Count Suskaičiuoja užpildytus narvelius

Average Apskaičiuoja vidutinę vertę

Max Pateikia didžiausią skaitinę vertę

Min Pateikia mažiausią skaitinę vertę

Product Sudaugina vertes

Count Nums Suskaičiuoja skaitines vertes

StdDev Remdamasi grupės verčių imtimi apskaičiuojastandartinį nuokrypį

StdDevp Apskaičiuoja standartinį nuokrypį, kai grupė yrageneralinė aibė

Var Remdamasi grupės verčių imtimi, apskaičiuojadispersiją

Varp Apskaičiuoja dispersiją, kai grupė yra generalinė aibė

Reikia taisyti. Excel skaičiuoklė, įterpdama tarpinių sumų eilu-tes, automatiškai papildo grupės požymio reikšmę anglišku api-bendrinimo funkcijos pavadinimu. Jeigu tokį sąrašą spausdinsite,rekomenduojame rankiniu būdu šiuos pavadinimus pakeisti lietu-viškais (žr. 3.4 pav.).

3.1.3.Tarpini ųsumųsudarymoypatyb ės

Aptarsime dar keletą svarbių tarpinių sumų sudarymo ypatybių.1. Tarpini ų sumų parinkimas. Pirmą kartą iškvietus Data�

Subtotals komandą, At each change in lauke automatiškai patei-kiamas kraštinis kairysis stulpelis. Galite jį palikti arba pakeisti kitu.Kai spragtelėsite OK mygtuką, tarpinės sumos bus įterptos po kiek-viena šio stulpelio vienodų verčių grupe. Kai kitą kartą šiam sąrašuinurodysite Subtotals komandą, At each change in lauke buspateiktas paskutinį kartą pažymėto stulpelio vardas.




2. Apibendrinimo funkcij ų parinkimas. Pirmą kartą iškvietusData�Subtotals komandą, Use function lauke automatiškaipateikiama Sum (sudėti vertes) funkcija, jei Add subtotal to laukenurodytuose stulpeliuose yra skaitinės vertės, arba Count (suskai-čiuoti elementus) funkcija, jei stulpeliuose yra tekstiniai duomenys.Jei reikia, atveriamajame šio lauko sąraše parinkite kitą funkciją,pavyzdžiui, Average (apskaičiuoti vidurkį).

3. Apibendrinam ųjų stulpeli ų parinkimas. Pirmą kartąiškvietus Data�Subtotals komandą, Add subtotal to laukeautomatiškai įjungiamas kraštinio dešiniojo stulpelio mygtukas.Galite pasirinkti ir kitą mygtuką arba kelių stulpelių mygtukus. Kaikitą kartą šiam sąrašui nurodysite Subtotals komandą, Addsubtotal to lauke bus įjungti tie patys mygtukai, kuriuos įjungėteprieš tai.

4. Tarpini ų sumų pateikimas duomen ų vir šuje. Jei noritetarpinių sumų eilutes įterpti grupių viršuje, o sąrašo galutinėssumos eilutę – sąrašo viršuje, išjunkite Summary below datamygtuką. Taip dirbti patogiau, kai sąrašas yra didelis ir galutinessumas galima pamatyti tik paslinkus jį iki galo.

5. Pogrupi ų tarpini ų sumų sudarymas. Kai sąraše jau yrasudarytos didelių grupių sumos, galite dar įterpti papildomas tarpinesšių grupių pogrupių sumas. Šiuo atveju sąrašas turi būti surikiuotaspagal tiek raktų, kiek pogrupių tarpinių sumų norėsite į jį įterpti.Tarpinės pogrupių sumos įterpiamos, pradedant nuo svarbiausiojorikiavimo rakto, iš naujo iškvietus Data�Subtotals komandą.

6. Kelių apibendrinimo funkcij ų vartojimas . Viename sąrašetam pačiam stulpeliui galite taikyti kelias apibendrinimo funkcijas(žr. 3.1 lent.). Šiuo atveju nurodykite Data�Subtotals komandą irparinkite vieną funkciją Use function atveriamajame sąraše.Spragtelėkite OK mygtuką ir tada dar kartą nurodykiteData�Subtotals komandą. Pažymėkite kitą funkciją ir būtinaiišjunkite Replace current subtotals mygtuką.

7. Filtruoto s ąrašo tarpin ės sumos. Jei norėsite sudarytididelio sąrašo eilučių poaibio tarpines sumas, pirmiausia sąrašąfiltruokite (žr. 2 skyrių), po to jį surikiuokite ir tik tada nurodykiteData� Subtotals komandą. Šiuo atveju pateikiami tik ekranematomų eilučių apibendrinantys duomenys.

8. Tarpini ų sumų panaikinimas. Tarpines sumas galimapanaikinti 3 būdais:• jeigu įterpę tarpines sumas neatlikote jokių kitų veiksmų, nuro-

dykite Edit�Undo Subtotals komandą;• jei norite vienas grupių sumas pakeisti kitomis, nurodykite

Data�Subtotals komandą, įjunkite Replace current subtotalsjungiklį ir spragtelėkite OK mygtuką;

• jei norite pašalinti iš sąrašo visas grupių sumas, nurodykiteData�Subtotals komandą ir spragtelėkite Remove All koman-dos mygtuką.




3.4 pav. Sąrašas su pogrupi ų sumomis ir keliomis apibendrinimo funkcijomis

9. Grupi ų išsamių duomen ų paslėpimas ir rodymas. Kainurodote, kurios tarpines sumos turi būti skaičiuojamos, sąrašo kai-rėje pusėje pateikiama grupi ų schema (outline). Ji aiškiai parodosąrašo sabdarą ir įgalina sparčiai paslėpti arba vėl parodytiišsamius grupių duomenis. Šiam tikslui naudojami grupių schemosmygtukai (žr. 3.1 ir 3.2 pav.):

• jei spragtelėsite pele eilučių lygmens mygtuką, pavyzdžiui, ,paslėpsite visas šio lygmens eilutes, išskyrus tarpines sumas irgalutinės sąrašo sumos eilutes (žr. 3.2 pav.);

• jei norėsite parodyti išsamius tarpinius duomenis, dar kartąspragtelėkite eilučių lygmens mygtuką;

• spragtelėję pele duomenų slėpimo mygtuką , paslėpsite vie-nos grupės išsamius duomenis;

• jei spragtelėsite pele duomenų rodymo mygtuką , Excel vėlparodys išsamius šios grupės duomenis.10. Sąrašo su tarpin ėmis sumomis rikiavimas. Rikiuodami

tokį sąrašą galite sparčiai pakeisti jo sandarą. Prieš rikiuodamipaslėpkite išsamius grupių duomenis spragtelėję eilučių lygmensmygtukus . Dabar nurodykite Data�Sort komandą. Kartu sutarpinėmis grupių sumų eilutėmis bus surikiuotos ir paslėptosios




eilutes.11. Automatinis s ąrašo apipavidalinimas. Naudodami For-

mat�Autoformat komandą galite sparčiai ir skoningai įformintisąrašą, kuriame įterptos tarpinės grupių sumos. Automatiniaisformatais grupių tarpinių sumų ir galutinės sumos eilučiųnarveliams suteikiamas specialus pavidalas, paryškinantis šiaseilutes. Taip sutvarkytą sąrašą lengviau analizuoti.

12. Diagramos braižymas. Kai norėsite grupių tarpinių sumųduomenis pateikti diagrama, pirmiausia eilučių lygmens mygtukaispaslėpkite grupių išsamių duomenų eilutes. Tada pažymėkitebraižymo duomenų bloką (be galutinės sumos) ir iškvieskite diag-ramų vedlį (spragtelėkite priemonių juostoje diagramų mygtuką).Diagramų braižymas plačiau aprašytas 4 modulyje.

3.1.4. Kaip įsąrašąautomatiškaiįterptitarpinesgrupi ų sumas

1 Surikiuokite sąrašą pagal stulpelį, kurio grupių tarpines sumasnorite apskaičiuoti.

2 Pažymėkite kurį nors sąrašo narvelį.3 Nurodykite Data�Subtotals komandą. Excel programa ekrane

pateikia dialogo skydą (žr. 3.3 pav.).4 At each change in atveriamajame sąraše pažymėkite stulpelį,

kuriame įrašytas grupės požymis arba palikite siūlomąjį.5 Atveriamajame Use function sąraše pasirinkite apibendrinimo

funkciją (žr. 3.1 lent.) arba palikite siūlomąją.6 Add subtotal to skyriuje pažymėkite stulpelius, kuriuos norite

apibendrinti, arba palikite siūlomuosius.7 Spragtelėkite OK mygtuką.

3.2. Duomen ų bazių ir s ąrašų analiz ės funkcijos

3.2.1.Funkcij ųpaskirtis

Nurodžius Data meniu Subtotals komandą, apskaičiuojamosapibendrinančiosios visų sąrašo eilučių tarpinės grupių sumos irpateikiamos to paties stulpelio arba grupių apačioje, arba viršuje.Jeigu reikia apibendrinti ne visų sąrašo eilučių duomenis, o tik tų,kurios tenkina tam tikras sąlygas, galite naudoti 14 duomenų baziųir sąrašų analizės funkcijų, kurias Jums siūlo Excel. Kadangi šiasfunkcijas vartosite sudarydami formulę, galėsite apibendrinan-čiąsias sąrašo sumas rodyti bet kurioje darbo lapo vietoje ir net ki-tame darbo lape.

3.2.2. SUMIFir COUNTIFfunkcijos

Šias dvi funkcijas sąrašo analizei vartoti yra paprasčiau, negukitas, nes jose paieškos kriterijus nurodomas tiesiog funkcijos ar-gumentais.

SUMIF (blokas; kriterijus; sumavimo blokas)




A B C D E F1 Rūšis Amžius Kaina Kaina gyvūnų,2 Karvė 10 600 kurių amžius > 10:3 Arklys 5 1000 304 Karpis 3 105 Tigras 8 8000 Skaičius gyvūnų,6 Kanarėlė 20 30 kurių kaina > 1000:7 Meška 2 5000 28

3.5 pav. Sąrašo analiz ės funkcij ų pavyzdžiai

SUMIF funkcija sudeda tik tas sumavimo bloko (sum_range)eilučių narvelių vertes, kurias atitinkančios tikrinamojo bloko (ran-ge) vertės tenkina kriterijaus (criteria) sąlygą.

Pavyzdys

3.5 paveiksle pateikto sąrašo E3 narvelyje įrašyta formulė

=SUMIF(B2:B7;">10";C2:C7) lygu 30,

pagal kurią randama bendra gyvūnų, kuriems daugiau kaip 10metų, kaina.

COUNTIF(blokas;kriterijus)

COUNTIF funkcija suskaičiuoja tik tuos nurodyto bloko (range)narvelius ar eilutes, kurios tenkina kriterijaus (criteria) sąlygą.

Pavyzdys

3.5 paveiksle pateikto sąrašo E7 narvelyje įrašyta formulė

=COUNTIF(C2:C7;">1000") lygu 2,

pagal kurią randamas gyvūnų, kurių kaina didesnė nei 1000 Lt,skaičius.

3.2.3.Duomen ųbaziųfunkcijos

Excel turi 12 duomenų bazių funkcijų (database functions). Šiųfunkcijų vardas pasiliko iš ankstesnių Excel versijų (4.0 ir anks-tesnių). Nuo Excel 5 versijos veiksmai atliekami su sąrašu (list),kurio vardas gali būti ir Database, ir bet kuris kitas. Visos duomenųbazių funkcijos vadinamos bendru Dfunction vardu ir jos visos turitris argumentus: duomen ų bazė (database), laukas (field) irkriterijai (criteria). Šiai funkcijų grupei dabar priklauso ir naujasukinių funkcija GETPIVOTDATA, nors jos ir vardas, ir argumentaiskiriasi nuo kitų duomenų bazių funkcijų (žr. 3.2 lent.).




3.2 lentel ėDuomen ų bazių funkcijos

Funkcija Paskirtis

DAVERAGE Apskaičiuoja duomenų bazės (sąrašo) įrašų, tenkinančiųtam tikrus kriterijus, nurodyto lauko verčių vidurkį.

DCOUNT Suskaičiuoja, kiek duomenų bazės (sąrašo) įrašų, tenkinan-čių tam tikrus kriterijus, nurodytame lauke yra narvelių,kuriuose įrašyti skaitiniai duomenys.

DCOUNTA Suskaičiuoja, kiek netuščių narvelių yra nurodytame duomenųbazės (sąrašo) įrašų, tenkinančių tam tikrus kriterijus, lauke.

DGET Pateikia duomenų bazės (sąrašo) įrašą, tenkinantį nurody-tus kriterijus. Jei šiuos kriterijus tenkina daugiau kaip vienasįrašas, pateikia klaidos reikšmę #NUM!, jei nė vieno – reikš-mę #VALUE!.

DMAX Suranda didžiausią skaičių nurodytame duomenų bazės(sąrašo) įrašų, tenkinančių tam tikrus kriterijus, lauke.

DMIN Suranda mažiausią skaičių nurodytame duomenų bazės(sąrašo) įrašų, tenkinančių tam tikrus kriterijus, lauke.

DPRODUCT Sudaugina nurodytame duomenų bazės (sąrašo) įrašų,tenkinančių tam tikrus kriterijus, lauke įrašytas vertes.

DSTDEV Pagal formulę

( )( )1

22

−

∑ ∑−

nn

xxnapskaičiuoja standartinį nuokrypį.

Imtimi vartojami skaičiai, įrašyti nurodytame duomenųbazės (sąrašo) įrašų, tenkinančių tam tikrus kriterijus, lauke.

DSTDEVP Pagal formulę

( )2

22

n

xxn∑ ∑−apskaičiuoja standartinį nuokrypį.

Generaline aibe vartojami skaičiai, įrašyti nurodytameduomenų bazės (sąrašo) įrašų, tenkinančių tam tikruskriterijus, lauke.

DSUM Apskaičiuoja nurodytame duomenų bazės (sąrašo) įrašų,tenkinančių tam tikrus kriterijus, lauke įrašytų skaičių sumą.

DVAR Pagal formulę

( )( )1

22

−

∑ ∑−

nn

xxnapskaičiuoja dispersiją.

Imtimi vartojami skaičiai, įrašyti nurodytame duomenų ba-zės (sąrašo) įrašų, tenkinančių tam tikrus kriterijus, lauke.

DVARP Pagal formulę

( )2

22

n

xxn∑ ∑−apskaičiuoja dispersiją.

Generaline aibe vartojami skaičiai, įrašyti nurodytame duome-nų bazės (sąrašo) įrašų, tenkinančių tam tikrus kriterijus,lauke.

GETPIVOT-DATA(Pivot_table;Name)

Pateikia vardais (Name) nurodytus sukinyje (Pivot_table)apibendrintus duomenis. Keičiant sukinio planą, funkcijospateikiami duomenys nesikeičia (sukiniai plačiau aprašytiposkyryje “Sukinys – dinaminė sąrašo suvestinė”).




3.2.4.Dfunctionfunkcijosargumentai

Dfunction (duomenų bazė; laukas; kriterijai)

Dfunction vardas prasideda D raide, po kurios rašomas tamtikros statistinės funkcijos, vartojamos ir ne duomenų bazėse, var-das. Duomenų bazių funkcijų sąrašas pateiktas 3.2 lentelėje.

Paaiškinsime šių funkcijų argumentus.Argumentu duomenų bazė funkcijai nurodomas duomenų ba-

zės (sąrašo) blokas dviem būdais: arba bloko koordinatėmis,pavyzdžiui, A2:E8 (žr. 3.6 pav.), arba bloko vardu. Nurodant duo-menų bazės bloką vardu, reikia prieš tai jį sukurti.

Argumentu laukas nurodomas duomenų bazės laukas,vartojamas skaičiavimams atlikti. Laukas gali būti nurodytas dviembūdais: arba vardu tarp angliškų kabučių, pavyzdžiui, "Amžius" ar"Kaina", arba eilės duomenų bazėje numeriu, pavyzdžiui, pirmaslaukas "Vaismedis" – skaičiumi 1, trečias laukas "Amžius" – skai-čiumi 3 ir t.t.

Argumentu kriterijai nurodomas kriterijų blokas: arba kriterijųbloko koordinatėmis, pavyzdžiui, A11:F12 (žr. 3.6 pav.), arba šiobloko vardu. Kriterijų bloką nurodant vardu, prieš tai reikia jį sukurti.

3.2.5.Duomenųbazėsfunkcijųpavyzdžiai

A B C D E F12 Vaismedis Aukštis Amžius Plotas Pelnas3 Obelis 5,5 20 14 4204 Kriaušė 4,0 12 10 3805 Vyšnia 4,5 14 9 4306 Obelis 4,5 15 10 3007 Kriaušė 3,0 8 8 3108 Obelis 2,5 9 6 18091011 Vaismedis Aukštis Amžius Plotas Pelnas Aukštis12 Obelis >3 <513 Kriaušė

Vaismedžių bazė

3.6 pav. Duomenų bazių funkcijų pavyzdžiai

Pateiksime 3.2 lentelėje išvardytų duomenų bazių funkcijų už-rašymo pavyzdžių. Tarkime, sukūrėme 3.6 paveiksle parodytą ma-žo sodo duomenų bazę ir kriterijų bloką. Duomenų bazės A2:E8blokui suteikėme vardą “Bazė”.

=DAVERAGE(Bazė;"Plotas";A11:B12) lygu 12.Tai ploto, kurį užima obelys, aukštesnės nei 3 metrai, vidurkis.=DAVERAGE(Bazė;3;Bazė) lygu 13.Tai visų duomenų bazės medžių amžiaus vidurkis, nes vietoje

kriterijaus bloko įrašytas duomenų bazės vardas.=DCOUNT(Bazė;"Amžius";A11:F12) lygu 1.Šia formule suradome, kiek yra obelų, aukštesnių kaip 3 metrai

ir žemesnių kaip 5 metrai, kurias aprašančio įrašo lauke “Amžius”įrašyti skaičiai.

=DCOUNT(Bazė;"Vaismedis";A11:A12) lygu 0.




Ši funkcija suskaičiavo, kiek yra tokių obelų įrašų, kurių lauke“Vaismedis” įrašytas skaičius.

=DCOUNTA(Bazė;"Vaismedis";A11:A12) lygu 3.Ši funkcija suskaičiavo, kiek yra tokių obelų įrašų, kurių laukas

“Vaismedis” nėra tuščias.=DMAX(Bazė;"Pelnas";A11:A13) lygu 420.Tai didžiausia pelno, gauto iš obelų ir kriaušių, vertė.=DMIN(A2:E8;5;A11:B12) lygu 300.Tai mažiausia pelno, gauto iš obelų, kurios aukštesnės nei 3

metrai, vertė.=DSUM(A2:E8;"Pelnas";C11:C12) lygu 2020.Tai visų duomenų bazės įrašų pelno suma, nes kriterijų bloko

koordinatės C11:C12 nurodo tuščią kriterijų.=DPRODUCT(Bazė;4;A11:F12) lygu 10.Tai obelų, kurių aukštis yra tarp 3 ir 5 metrų, užimamų plotų

sandauga.=DSTDEV(Bazė;"Plotas";A11:A13) lygu 2,97.Tai surastas standartinis ploto nuokrypis obelims ir kriaušėms,

kai skaičiavimams vartojami duomenys yra tik imtis.=DSTDEVP(Bazė;"Plotas";A11:A13) lygu 2,65.Tai surastas standartinis ploto nuokrypis obelims ir kriaušėms,

kai skaičiavimams vartojami duomenys yra generalinė aibė.=DVAR(Bazė;"Plotas";A11:A13) lygu 8,8.Tai suskaičiuota ploto dispersija obelims ir kriaušėms, kai

skaičiavimams vartojami duomenys yra tik imtis.=DGET(Bazė;"Amžius";A11:A12) lygu #NUM!.Gauta klaidos reikšmė, nes daugiau kaip vienas įrašas tenkina

kriterijų.

3.2.6. Kaipvartotiduomenųbaziųfunkcijas

1 Atverskite darbo lapą, kuriame yra duomenų bazė (sąrašas).2 Sudarykite kriterijų bloką.3 Pasirinktame darbo lapo narvelyje, nepriklausančiame

duomenų bazei, surinkite formulę su reikiama duomenų baziųfunkcija ir paspauskite [ENTER] klavišą. Funkciją galite nurodytiir naudodamiesi formulės skydeliu (žr. 4 modulį). Pažymėtamenarvelyje bus pateiktas šios funkcijos rezultatas.

Kai duomenų bazių funkcijose vartojate duomenų bazės irkriterijų blokų vardus, rekomenduojame juos įterpti į formulę nau-dojantis Paste Function dialogo skydu. Kai reikės funkcijos argu-mentų sąraše įterpti vardą, paspauskite [F3] klavišą ir spragtelėkitejį pateikto skydo vardų sąraše.

Duomenų bazių funkcijas galima taikyti ir duomenų bazei,esančiai kitame darbo lape. Tokiu atveju naujame darbo lape su-




darykite kriterijų bloką, o duomenų bazės bloką funkcijos argumen-tuose nurodykite išorinėmis koordinatėmis.

3.3. Grupavimas ir grupių schemos sudarymas

3.3.1.Grupavimoesmė

Daug tipinių skaičiuoklėmis apdorojamų ekonominių modeliųturi hierarchinę struktūrą. Pavyzdžiui, metinės ataskaitos lentelėjeyra kiekvieno mėnesio stulpeliai, kurie apibendrinami ketvirčių stul-peliais, o lentelė užbaigiama bendrosios visų metų sumos stulpeliu.Panašiu būdu tvarkomos ir eilutės, kurios grupuojamos keliais hie-rarchiniais lygmenimis. Kiekvienai eilučių grupei sudaromos šiųgrupių duomenis apibendrinančios formulės, o lentelės apačiojeapskaičiuojamos galutinės sumos. Excel tokioms lentelėms sudarogrupių schemas (outline), su kuriomis jau šiek tiek susipažinote šioskyriaus poskyryje “Automatinis grupių sumavimas”. Kaipprisimenate, Data�Subtotals komanda ne tik pati suranda eilučių,tenkinančių nurodytą požymį, grupes, apskaičiuoja ir įterpia api-bendrinančiąsias sumas, bet ir ekrane pateikia eilučių grupiųschemą. Šiame poskyryje susipažinsime su Data meniu Groupand Outline komanda, kuri pateikia papildomą komandų meniu (žr.3.7 pav.). Šios komandos skirtos grupių ir jų schemos sudarymuibei naudojimui tiek eilutėse, tiek stulpeliuose.

Paslėpti išsamius

Rodyti išsamius

Grupuoti

Išgrupuoti

Automatiškai

grupių schemą

Išvalyti schemą

Parametrai

duomenis

duomenis

sudaryti

3.7 pav. Data�Group and Outline komandos papildomas meniu

Šiame poskyryje aptarsime šių komandų paskirtį ir ypatybes.

3.3.2.Automatinisgrupiųschemossudarymas

Nurodžius Auto Outline (automatiškai sudaryti grupių schemą)komandą, automatiškai sudaroma pažymėtojo bloko arba visodarbo lapo grupių schema. Schema sudaroma remiantis formulėsenurodytomis narvelių koordinatėmis. Šios koordinatės turi nurodytita pačia kryptimi išdėstytus narvelius. Pavyzdžiui, formulėse,įrašytose po duomenimis ar jų dešinėje, turi būti nurodyti tik tieduomenys, kurie yra virš formulių ir jų kairėje.




Pradinis darbo lapas Automatiškai sukurtos darbo lapo grupės ir grupių schema

3.8 pav. Automatiškai sudarytos grupės

3.8 paveiksle parodyta tipinė metinė ataskaita ir jos grupiųschema, sudaryta Data�Group and Outline, Auto Outline ko-manda. Kiekvienoje grupėje pateikiami išsamūs duomenys,išdėstyti eilutėmis ir stulpeliais, ir apibendrinantieji duomenys,pateikti gretimose eilutėse ir stulpeliuose. Grupių schema gali turėtinet aštuonis lygmenis ir horizontalia, ir vertikalia kryptimi. Tačiauviename darbo lape galima sukurti tik vieną grupių schemą. Kaigrupių schema sudaryta, spragtelėdami pele jos mygtukus galitepakeisti darbo lapo sandarą: paslėpti bet kurio lygmens visus arvienos grupės duomenis ar juos vėl parodyti ekrane. Grupiųschemos elementai parodyti 3.9 paveiksle, o jų funkcijos aprašytos3.3 lentelėje.

3.3 lentelėGrupių schemos elementai (žr. 3.9 pav.)

Elementas Paskirtis

Eilutės arba stulpeliolygmens mygtukas

Rodo schemoje pateiktos duomenų grupės lygmenį

Eilutės arba stulpeliolygmens linija

Žymi grupės lygmens eilutes arba stulpelius

Išsamių duomenųpaslėpimo mygtukas

Paslepia eilutes arba stulpelius, pažymėtus eilutėsarba stulpelio lygmens linija

Išsamių duomenųrodymo mygtukas

Parodo išsamius paslėptus eilučių arba stulpeliųduomenis. Mygtukas pateiktas šalia apibendri-nančiųjų eilučių bei stulpelių




Eilutės ir stulpeliolygmens mygtukai

Stulpelio lygmens linija

Išsamių duomenų

Išsamių duomenųpaslėpimomygtukas

Išsamių duomenų rodymo mygtukas

Išsamių duomenų paslėpimo mygtukas

Eilutės lygmens linija

rodymo mygtukas

3.9 pav. Grupių schemos elementai

3.3.3. Kaipautomatiškaisukurtigrupiųschemą

1 Pažymėkite bloką, kurio grupių schemą norite sukurti. Jeigunorite sukurti viso darbo lapo grupių schemą, pažymėkite vienąbet kurį jo narvelį.

2 Nurodykite Data�Group and Outline, Auto Outline komandą.Remiantis darbo lape esančiomis formulėmis bus sukurta Jūsųdarbo lapo grupių schema ir ekrane pateikti jos elementai.

3.3.4.Rankinisgrupiųschemossudarymas

Jeigu duomenys darbo lape sutvarkyti taip, kad negalite auto-matiškai sukurti tinkamos jų grupių schemos, galima tai padarytirankiniu būdu Data�Group and Outline, Group ir Ungroup ko-mandomis. Šį darbą rekomenduojame atlikti žemiau aprašytatvarka:

1. Sugalvokite darbo lapo duomenų hierarchinę struktūrą. Kaipir naudodamiesi Auto Outline komanda, galite sudaryti iki aštuoniųlygmenų ir stulpelių, ir eilučių grupes. Kai grupės sudaromos ran-kiniu būdu, nebereikia jokių apibendrinančiųjų formulių.

2. Pradėkite grupuoti eilutes arba stulpelius nuo žemiausiojohierarchinio lygmens. Prieš iškviesdami Data�Group and Outline,Group komandą pažymėkite ištisas grupuojamas eilutes arba stul-pelius, o ne narvelius. Jeigu pažymėsite narvelius, Excel pateiksdialogo skydą (žr. 3.10 pav.) su klausimu, ką grupuosite: eilutes(Rows) ar stulpelius (Columns).

3.10 pav. Grupavimo patikslinimo dialogo skydas

3. Jei apsirikote, visada galite bet kurią grupę panaikinti




vartodami Data�Group and Outline, Ungroup komandą, prieštai pažymėję šios grupės eilutes arba stulpelius.

3.3.5. Kaiprankiniu būdugrupuotieilutes arbastulpelius

1 Pažymėkite grupuojamas eilutes arba stulpelius.2 Nurodykite Data�Group and Outline, Group komandą.3 Jeigu pažymėjote ne ištisas eilutes ar stulpelius, Excel pateiks

dialogo skydą. Įjunkite Rows arba Columns parinkimo mygtu-ką ir spragtelėkite OK mygtuką.

3.3.6.Individualigrupavimopriemoniųjuosta

Šiame poskyryje pabandysime vienu šūviu nušauti du zuikius:išmoksime sukurti individualią priemonių juostą ir sparčiai dirbti sudideliais sąrašais, vartodami darbo su grupių schemomispriemones. Jie yra paslėpti View�Toolbars komandos užka-boriuose, todėl pateikiame nuoseklią instrukciją, kaip sukurti 3.11paveiksle parodytą individualią priemonių juostą. Ją taikydami galė-site sukurti ir bet kurią kitą individualią priemonių juostą.

Grupuoti Išgrupuoti

Rodyti išsamiusduomenis

Paslėpti išsamiusduomenis

Pažymėtimatomusnarvelius

Rodyti grupiųschemoselementus

3.11 pav. Individuali grupavimo priemonių juosta

Kaip sukurti individualią priemonių juostą (žr. 3.11 pav.)

1 Nurodykite View�Toolbars, Customize komandą.2 Toolbars kortelėje spragtelėkite New komandos mygtuką, pa-

teiktame New Toolbar dialogo skydo Toolbar name laukesurinkite žodį “Grupės” ir spragtelėkite pele OK mygtuką. Exceldarbo lape pateiks tuščią priemonių juostą.

3 Atverskite Commands kortelę ir Categories sąraše pažymė-kite Data komandų grupę.

4 Slinkties juosta patraukite Comands sąrašą ir į naują priemoniųjuostą pele perkelkite šiuos mygtukus: Hide Detail (paslėptiišsamius duomenis), Show Detail (rodyti išsamius duomenis),Ungroup (išgrupuoti), Group (grupuoti), Show Outline Sym-bols (rodyti grupių schemos elementus).

5 Categories sąraše pažymėkite priemonių grupę Edit.6 Slinkties juosta patraukite Comands sąrašą ir perkelkite pele į

naują priemonių juostą Select Visible Cells (pažymėti ma-tomus narvelius) mygtuką.

7 Close mygtuku užbaikite komandą.




Grupių schemos elementų rodymo (Show Outline Symbols)mygtuku galite automatiškai sukurti naują grupių schemą arpaslėpti ir vėl parodyti jau sukurtą. Jis iš dalies pakeičia dviejųkomandų veiksmus: Data�Group and Outline, Auto Outline irTools�Options komandos View kortelės Outline symbols jun-giklį. Grupavimo (Group) ir išgrupavimo (Ungroup) mygtukai vei-kia taip pat, kaip atitinkamos Data meniu komandos. Taip patišsamių duomenų rodymo (Show Detail) ir paslėpimo (HideDetail) mygtukų paskirtis yra analogiška atitinkamų Data meniukomandų paskirčiai.

Atskirai aptarsime regimųjų narvelių žymėjimo (Select VisibleCells) mygtuką. Įprasta, kad pažymėtojo bloko paslėptieji narveliaiyra įtraukiami į šį bloką. Spragtelėjus mygtuką, paslėptieji narveliaiiš pažymėtojo bloko pašalinami. Šis mygtukas labai reikalingas, kainorite kopijuoti, braižyti diagramas arba sukurti formules taikydamitik vieno grupių schemos lygmens narvelius. Mygtukas veikia irtada, kai pažymėtos kelių lygmenų regimieji narveliai, ir net tada,kai stulpelius ar eilutes paslėpėte Format�Column, Hide irFormat�Row, Hide komandomis, nenaudodami grupių schemos.

3.3.7. Darbosu grupėmisypatybės

Poskyrio pabaigoje paminėsime dar keletą svarbių darbo sugrupėmis ypatybių.

1. Formulių krypties pakeitimas. Jeigu darbo lape api-bendrinančios formulės yra duomenų viršuje arba jų kairėje, prieškuriant grupių schemą reikia Data�Group and Outline, Settingskomandos dialogo skyde (žr. 3.12 pav.) išjungti vieną arba abujungiklius: Summary rows below detail (suvestinės eilutės yra poduomenimis); Summary columns to right of detail (suvestiniaistulpeliai yra duomenų dešinėje). Bet kuriuo atveju visos darbolapo formulėse turi būti tos pačios krypties duomenys.

3.12 pav. Grupavimo parametrų pakeitimo dialogo skydas

2. Automatinis įforminimas. Galite automatiškai taikyti kelisnustatytus stilius skirtingiems grupių schemų lygmenims. Priešsukurdami grupių schemas, Data�Group and Outline, Settingskomandos dialogo skyde įjunkite Automatic styles (automatiniaistiliai) jungiklį. Jeigu grupių schemos jau sukurtos be šių stilių, juossuteikti galite tokiu būdu: pažymėkite darbo lape bloką, kuriamnorėsite automatiškai suteikti stilių, ir iškvietę Settings dialogo sky-dą spragtelėkite Apply Styles (suteikti stilius) komandos mygtuką.Create mygtuku iškviečiama komanda šiems stiliams pakeisti.




3. Grupių schemos rodymas ir panaikinimas. Sukurtos gru-pių schemos užima dalį ekrano. Grupių schemą galima laikinai pa-slėpti, spragtelėjus grupių schemos elementų rodymo mygtukąarba iškvietus Tools�Options komandą ir jos View kortelėje išjun-gus Outline symbols jungiklį. Ši schema vėl pasirodys ekrane darkartą spragtelėjus tą patį mygtuką arba nurodžius Tools�Optionskomandą. Schema visiškai panaikinama Data�Group and Out-line, Clear Outline komanda.

4. Grupių schemos pataisymas. Daugeliu atvejų Excel auto-matiškai sukuria pageidaujamą teisingą grupių schemą. Jeigusukurtoji schema Jums nepatinka, galite ją pataisyti Data�Groupand Outline, Group ir Ungroup komandomis arba jas atitinkan-čiais priemonių mygtukais. Elkitės taip: pažymėkite eilutę arstulpelį, kuriuos norite pergrupuoti, ir nurodykite reikiamą komandąarba spragtelėkite priemonių mygtuką.

3.4. Sukinys – dinaminė sąrašo suvestinė

3.4.1. Sukiniopaskirtis

Per pastaruosius kelis dešimtmečius vadybos, ekonomikos irfinansų sferose visi pagrindiniai duomenys iš apskaitos knygų iržurnalų buvo perkelti į duomenų bazes, kurių pagrindą sudaro di-deli sąrašai (failai). Darbui su jais programuotojai profesionalai rašospecialias programas, kurios automatiškai sudaro tik keliųdažniausiai vartojamų tipų suvestines, bet įvairiapusei dinamineiduomenų analizei netinka. Ir štai Excel skaičiuoklės autoriai, iš-analizavę tokių failų analizės ypatumus, keliais bandymais sukūrėir ištobulino galingą tokių sąrašų, lentelių ir duomenų bazių duo-menų analizės priemonę – sukinius.

Sukinys (pivot table) – tai speciali suvestinės tipo lentelė. Jąsudaro atrinkta ir apibendrinta kelių pasirinktų sąrašo ar duomenųbazės laukų informacija. Sukiniui sukurti Excel turi specialųsukinių vedlį (PivotTable Wizard). Jį iškvietę keturiuose dialogoskyduose ir nurodysite, kurie sąrašo laukai Jus domina, kokia turibūti naujoji suvestinė ir kokius suminius duomenis apskaičiuoti.Sukinio esmei išaiškinti pateiksime pavyzdį.

3.4.2. Sukiniųpavyzdžiai

Tegul nedidelės prekybos firmos dviejų mėnesių veiklos duo-menys buvo kaupiami 3.13 paveiksle parodytame sąraše. Keliskartus spragtelėjus sukinių vedlio mygtukus, iš šio ilgo sąrašogalima gauti glaustą ir aiškią reikiamos apibendrintosios in-formacijos suvestinę – sukinį.

Prekybos firmos veiklos analizei sudarėme 3 sukinius.3.14 paveiksle parodyto sukinio duomenų srityje matome, kokių

prekių (“Prekė”) ir už kokią sumą (“Gauta Lt”) pardavė kiekvienasdarbuotojas (“Pavardė”) per visą ataskaitinį laikotarpį. Tai pats pa-prasčiausias sukinys, sudarytas pagal tris nurodytus sąrašo laukus.Sukinyje taip pat automatiškai sudaromos bendrosios stulpelių ireilučių sumos.




Sąrašolaukųvardai

3.13 pav. Pradinis prekybos firmos apskaitos duomenų sąrašas

3.15 paveiksle parodytame sukinyje sąrašo laukas “Pavardė”pakeistas lauku “Padalinys”, o pagal ketvirtąjį sąrašo lauką(“Mėnuo”) sudarytas atveriamasis puslapių sąrašas. Dabarsuvestinėje matome tik sausio mėnesį už prekes gautų pinigųsumas, apskaičiuotas pagal atskirus padalinius. Mėnesį galimapasirinkti atveriamajame puslapio lauko sąraše.

Duomenų Stulpelio Stulpelio

Eilutėslaukas

Eilutėslaukoelementiai

lauko elementai

Duomenųsritis

Galutinės sumos

laukaslaukas

3.14 pav. Paprasčiausio sukinio struktūra

3.16 paveiksle parodytas sukinys su dviem duomenų laukais(“Gauta, Lt” ir “Alga, Lt”), todėl jame galima palyginti vieno skyriausdarbuotojų algas su viso laikotarpio parduotų prekių apimtimis.Atsižvelgiant į analizės tikslus, tokių sukinių galima sudaryti labaidaug.




3.4.3. Kaipgaunamassukinys

Norint sėkmingai kurti sukinius, reikia žinoti turimų duomenų(pradinio sąrašo) sandarą ir nuspręsti, kuriuos duomenų laukusvartoti bei kaip juos sukinyje išdėstyti. Taip pat reikia išsiaiškintisukinio elementus ir jo sudarymo principus. Sukinio sandaranustatoma, parenkant pradinės lentelės (sąrašo) laukus ir tų laukųelementus.

Laukas (field) yra duomenų darinys, analogiškas sąrašostulpeliui, pavyzdžiui, “Mėnuo”, “Pavardė”, “Padalinys” ar “Prekė”.

Lauko elementas (item) yra viena sąrašo stulpelio reikšmė.Pavyzdžiui, lauke “Prekė” yra du lauko elementai: “Pirštinės” ir“Skėtis”, o lauke “Pavardė” – 6 elementai, šešios skirtingos pavar-dės (žr. 3.13 ir 3.14 pav.).

Puslapio laukas Atveriamasis puslapio laukosąrašas

3.15 pav. Sukinys su atveriamuoju puslapio lauko sąrašu

Sudarant sukinį, skirtingų tipų pradinio sąrašo arba lentelėslaukai vartojami skirtingai.

• Vieni laukai sukinyje vartojami kaip eilutės lauko (row field),stulpelio lauko (column field) ar puslapio lauko (page field)pavadinimai (žr. 3.14, 3.15 ir 3.16 pav.). Jie dažniausiai turi ribotątekstinių reikšmių (lauko elementų) rinkinį (pavyzdžiui, laukai“Pavardė”, “Prekė” ar “Padalinys”). Šie laukai dar vadinami sukinioašimis (axis), nes jais remiantis ir sudaromi sukiniai.

• Duomenų laukuose (data fields) yra apibendrinami duo-menys. Dažniausiai šiuose laukuose įrašyti skaitiniai duomenys(pavyzdžiui, pardavimų sumos, algos ar pan.), tačiau juose gali būtiir tekstas.

Viename sukinyje vartojamų pradinio sąrašo laukų skaičius ne-ribojamas – kiek reikia, tiek jų ir nurodykite.

Iš sąrašo lauko elementų (item) sudaromi sukinio eilučių arbastulpelių pavadinimai. Pavyzdžiui, 3.14 paveiksle pateikto sukiniostulpelių pavadinimai “Pirštinės” ir “Skėtis” yra 3.13 paveikslepateikto sąrašo lauko “Prekė” elementai – dvi nesutampančiosreikšmės. Analogiškai šio sukinio eilučių pavadinimais vartojamosstulpelio “Pavardė” reikšmės. Puslapio lauko elementai pateikiamijo atveriamajame sąraše (žr. 3.15 pav.).

Skaitiniai (kartais ir tekstiniai) duomenys yra apibendrinamisukinio duomenų srityje (data area). 3.14 paveiksle pateiktamesukinyje stulpelio “Gauta, Lt” duomenys apibendrinami tokiu būdu:




sąraše randami visi įrašai, kuriuose įrašyta ta pati pavardė(pavyzdžiui, “Pečiulis”) ir ta pati prekė (pavyzdžiui, “Skėtis”), jųstulpelio “Gauta, Lt” vertės sudedamos ir suma įrašoma sukinioatitinkamos eilutės ir stulpelio susikirtimo lauke.

Sukinio laukų ir lauko elementų išdėstymas vadinamas sukinioplanu (layout). Sukinio planą galima keisti pele; be to, galimapervardyti laukus ir laukų elementus.

Duomenų laukai

3.16 pav. Sukinys su dviem duomenų laukais

Bloga savybė. Excel sukuria duomenų laukų grupių sumų irbendrosios sumos angliškus ir pusiau angliškus pavadinimus irpapildo lietuvišką lauko vardą angliškais žodžiais “Sum of” (suma),“Total Sum of” (bendroji suma) ir pan. Deja, šių žodžių neleidžiamaredaguoti – gal dėl to, kad patys vartotojai juos bekeisdaminesusipainiotų, o gal dėl sukinio vartojimo laikinumo. Šiaip ar taip,tokias suvestines spausdinti ir oficialiai platinti nerekomenduojame.Aišku, sumanus vartotojas gali “apgauti” Excel tokiu būdu –Edit�Copy komanda nukopijuokite sukinį, po to Edit�PasteSpecial, Values komanda jį įdėkite ir suredaguokite pavadinimusbei sutvarkykite formatus.

3.4.4. Sukiniųvedlys

Sprendimų priėmimo procese sąrašo ar duomenų bazės suki-niai turėtų tapti viena iš pagrindinių duomenų analizės priemonių.Juos kas dieną kurs ir analizuos milijonai vartotojų. Todėl Excelautoriai, būdami ištikimi vartotojo paslaugaus ir intelektualaus ap-tarnavimo idėjai, nustatė paprastą ir aiškią sukinio sandarą irsukūrė sukinių vedlį. Jau išmokote naudotis diagramų vedliu, todėl,manome, pamėgsite ir šį vedlį.

Data�PivotTable Report komanda iškvietus sukinių vedlį(PvotTable Wizard), pateikiama seka dialogo skydų, kuriuosenuosekliai galėsite parinkti sukinio duomenis ir sukurti jo planą. Taiatliekama keturiais žingsnius. Visuose vedlio dialogo skyduose pa-teiktos aiškios ir lakoniškos instrukcijos apie parenkamus paramet-rus, o jų apačioje yra mygtukai darbui tęsti.




3.4.5. 1-asissukiniųvedliožingsnis

(Step 1 of 4). Pažymėkite bet kurį sąrašo narvelį ir nurodykiteData�PivotTable Report komandą. Ekrane pateikiamas 1-asisdialogo skydas (žr. 3.17 pav.). Jame vienu iš keturių parinkimomygtukų nurodykite, kokio tipo duomenis vartosite sukinyje. Nuopasirinkto duomenų tipo priklauso antrojo skydo parametrai. Šiojeknygoje aptarsime tik dažniausiai vartojamą pradinių duomenų rūšį– Excel sąrašą arba duomenų bazę (Microsoft Excel list ordatabase). Visų parinkimo mygtukų paskirtis paaiškinta 3.3lentelėje.

3.3 lentelėPradinių sukinio duomenų tipai

Parinkimo mygtukopavadinimas

Paskirtis

Microsoft Excel list ordatabase (MicrosoftExcel sąrašas arbaduomenų bazė)

Apibendrinami Excel darbo lape sukurto sąrašo,turinčio daug stulpelių, duomenys. Sąrašo pirmo-joje eilutėje turi būti įrašyti stulpelių pavadinimai.

External data source(išoriniai pradiniaiduomenys)

Išrenkami ir apibendrinami duomenys iš išoriniųduomenų bazių bei lentelių faily, kurie sukurtivartojant duomenų bazių valdymo sistemas arkitas išorines programas, pavyzdžiui, Access,FoxPro, dBASE, ORACLE ar SQL Server.

Multiple consolidationranges (keli sujungiamiblokai)

Sujungiami ir apibendrinami duomenys, įrašytikeliuose Excel darbo lapų blokuose, kurie turieilučių ir stulpelių pavadinimus.

Another PivotTable(kitas sukinys)

Vartojami jau sukurto sukinio, esančio toje pačiojedarbo knygoje, duomenys.

Nutraukti Atgal Pirmyn Baigtidarbą

3.17 pav. 1-asis sukinių vedlio dialogo skydas

3.4.6. 2-asissukinių

2 žingsnis (Step 2 of 4). Range (blokas) teksto lauke (žr. 3.18pav.) patikrinkite ir, jei reikia, darbo lape iš naujo pažymėkite sąra-




vedliožingsnis

šo duomenis arba surinkite klaviatūra išorines sąrašo bloko koor-dinates, pavyzdžiui, [Sukiniai.xls]Bazė!$A$1:$G$22. Jeigu sąrašodarbo knyga dar neatidaryta, Browse (peržiūrėti) mygtuku nuro-dykite failų peržiūros dialogo skydą ir atidarykite knygą.

Vedlys klausia:“Kur yra duomenys, kuriuos norite naudoti?”



3 žingsnis (Step 3 of 4). Šio žingsnio dialogo skyde vaizdžiaiparodyta sukinio plano struktūra su visomis 4 sukinio ašimis:PAGE, COLUMN, ROW ir DATA. Dešinėje skydo pusėje pateiktivisų sąrašo stulpelių pavadinimų mygtukai, kuriuos galima vilktipele (žr. 3.19 pav.). Sukurkite sukinio planą, pele vilkdami laukųmygtukus į reikiamą sritį sukinio plane. Vėliau galėsite šį planąlengvai pakeisti, pele perkeldami laukų mygtukus į kitą sritį.

Kuo daugiau laukų įtrauksite į sukinį, tuo išsamesni duomenysbus pateikti užbaigtame sukinyje.

Kai lauko mygtuką nuvelkate į puslapio (PAGE) sritį, sukinysvienu metu pateikia visus (All) arba tik vieno šio lauko elementoapibendrintuosius duomenis.

Vedlys parodo ir paaiškina:“Konstruokite sukinį, vilkdami dešinėje esančiuslaukų mygtukus į kairėje esantį sukinio planą”

Laukųmygtukai

Sukinio planas






4 žingsnis (Step 4 of 4). Šiame žingsnyje reikia nurodyti, kurįrašyti naują sukinį – į naują darbo lapą ar jau egzistuojančiamedarbo lape (žr. 3.20 pav.).

Vedlys klausia:“Kur norite įrašyti sukinį?

• į naują darbo lapą• į egzistuojantį darbo lapą”

3.20 pav. 4-ais sukinių vedlio dialogo skydas

3.4.9. Sukinioformatųparametrųnustatymas

Sukinių kūrimo profesionalai 4-ajame sukinių vedlio dialogoskyde spragtelėję Options mygtuką, pateiktame naujame Optionsskyde gali pakeisti sukinio vardą, nustatyti sukinio formatų para-metrus (pavyzdžiui, bendrųjų sumų rodymo) ir darbo su duome-nimis parametrus (pavyzdžiui, įrašymo būdą). Paaiškinsime keletądažniau vartojamų parametrų (žr. 3.21 pav.).

3.21 pav. Options dialogo skyde profesionalai gali keisti daug sukinių




parametrų

Kai Format options (formato pasirinktys) ir Data options (duo-menų pasirinktys) skyriuose įjungtas atitinkamas jungiklis, atliekamitokie veiksmai:• Grand totals for columns (galutinės stulpelių sumos) – patei-

kiamos galutinės stulpelių sumos;• Grand totals for rows (galutinės eilučių sumos) – pateikiamos

galutinės eilučių sumos;• AutoFormat table (automatinis lentelės formatas) – automa-

tiškai sutvarkomas sukinio tekstas ir lentelė;• Save data with table layout (išsaugoti duomenis su sukinio

planu) – įrašomi pradiniai duomenys kartu su sukinio planu;išjungdami šį jungiklį taupote atmintį, bet ilginate sukinio atnau-jinimo trukmę.

3.4.10. Kaipsukurtisąrašo sukinį

1 Pažymėkite sąrašo narvelį.2 Nurodykite Data�PivotTable Report komandą.3 1-ame dialogo skyde palikite pažymėtą Microsoft Excel list or

database parinkimo mygtuką ir spragtelėkite Next mygtuką.4 2-ame dialogo skyde patikrinkite, ar teisingai nustatytas sąrašo

blokas. Jei reikia, pele ar klaviatūra pakeiskite sąrašo blokokoordinates. Spragtelėkite Next mygtuką.

5 3-ame dialogo skyde nuvilkite laukų mygtukus į sukinio planosritis ROW, COLUMN, DATA ir PAGE.

6 DATA srityje esančių laukų apibendrinimui vartojama Sumfunkcija, jei duomenys skaitinės vertės, ir Count funkcija, jei –tekstinės reikšmės. Jei norite funkciją pakeisti, dukartspragtelėkite lauko mygtuką, esantį DATA srityje, PivotTableField dialogo skyde pasirinkite kitą apibendrinimo funkciją (žr.3.23 pav.), OK. Spragtelėkite Next mygtuką.

7 4-ame dialogo skyde nustatykite sukinio įrašymo vietą ir, jeireikia, bendruosius sukinio parametrus (žr. aukščiau sukiniobendrųjų parametrų nustatymo aprašymą). Spragtelėkite Finishmygtuką.

3.4.11.Sukinio laukųparametrųnustatymas

Sukinio laukų parametrai parenkami dviejuose PivotTableField dialogo skyduose. Vienas iš jų skirtas sukinio ašių laukams(eilutės, stulpelio ir puslapio); kitas – duomenų laukams. Šiuosdialogo skydus galite iškviesti keliais būdais.• Pažymėkite sukinyje bet kurį narvelį ir spragtelėkite PivotTable

priemonių juostos mygtuką.• 3-ame sukinių vedlio dialogo skyde dukart spragtelėkite lauko

pavadinimo mygtuką.• Nuspaudę dešinįjį pelės klavišą, spragtelėkite bet kurį sukinio

narvelį ir pateiktame parankiniame meniu nurodykite Field ko-




mandą.• Sukinyje dukart spragtelėkite ašių lauko mygtuką su lauko pa-

vadinimu.

3.4.12.Sukinio ašiųlaukoparametrai

Sukinio ašių lauko dialogo skydas parodytas 3.22 paveiksle.Jame nurodama, ar reikia įterpti eilutės lauko grupių sumas, pa-slėpti lauko elementus, pervardyti laukus arba pakeisti lauko kryptį(pavyzdžiui, iš eilutės lauką perkelti į stulpelį). Visa tai nurodomanaudojantis šio skydo laukais ir mygtukais.

• Name (vardas) – šiame teksto lauke taisomi vardai.• Orientation (kryptis) skyriaus Row, Column ir Page parin-

kimo mygtukais pažymėti laukai perkeliami iš vienos sukinio planosrities į kitą.

• Subtotals (tarpinės grupių sumos) skyriuje nurodoma, arreikia įterpti papildomas tarpines grupių sumų eilutes, ir parenkamajų apibendrinimo funkcija (žr. 3.1 lent.). Kai pažymėtas išorinissukinio laukas ir įjungtas Automatic (automatinis) parinkimomygtukas, grupių sumų eilutės įterpiamos po kiekvieno šio laukoelemento. Custom (individualus) mygtuku galima vienu metu įterptikelias skirtingų tipų eilutes (pavyzdžiui, Sum ir Average) arbasudaryti lauko elementų blokų sumas vidinėms sukinio ašiųeilutėms ir vidiniams stulpeliams. None (nieko) mygtuku grupiųsumos paslepiamos.

• Hide items (paslėpti lauko elementus) sąraše pažymėtilauko elementai sukinyje nepateikiami.

• Delete (pašalinti) komandos mygtuku laukas pašalinamas išsukinio, bet lieka pradinių duomenų sąraše.

3.22 pav. Ašių lauko dialogo skydas




3.4.13.Sukinioduomenųlaukoparametrai

Sukinio duomenų lauko dialogo skydas parodytas 3.23 pa-veiksle. Pagrindinė jos paskirtis – nurodyti, kokiu būdu reikiaapibendrinti pažymėto lauko duomenis sukinio duomenų srityje.

Summarize by (apibendrinti) sąraše parenkama apibendrinimofunkcija (žr. 3.1 lent.).

Options (pasirinktys) mygtuku trijuose išplėstojo dialogo skydosąrašuose nurodomas apibendrinimo algoritmas.

• Show data as (duomenis parodyti kaip) atveriamajamesąraše galima pasirinkti vieną iš 8 tipinių (dažniausiai vartojamųpasaulyje) duomenų analizės algoritmų. Pagal šiuos algoritmusgalima sukinyje palyginti vieną duomenų rinkinį su kitu susijusiųduomenų rinkiniu. Rezultatas gali būti išreikštas skirtumais,procentais ar kita tipine funkcija. Pavyzdžiui, galite gauti visų irvieno padalinio parduotų prekių skirtumą (žr. 3.23 pav.). Visi algo-ritmai paaiškinti 3.4 lentelėje.

3.23 pav. Išplėstasis duomenų lauko dialogo skydas

• Base field (bazinis laukas) sąraše pažymėkite bazinį lauką,jei jo reikia apibendrinimo algoritmui.

• Base item (bazinis lauko elementas) sąraše pažymėkitebazinį lauko narį, jei jo reikia apibendrinimo algoritmui. Skaičiavi-mams (kaip bazinį) galima vartoti prieš jį esantį (previous) arba pojo esantį (next) lauko elementą. Kai to reikia, šiame sąrašepažymėkite atitinkamą parametrą.

3.4.14.Apibendrintieji sukinioduomenųalgoritmai

3.4 lentelėSukinio duomenų apibendrinimo algoritmai

Algoritmas Esmė

Difference From Duomenų srityje visi duomenys išreiškiami jų ir bazi-




(skirtumas nuo) nio lauko (Base field) bazinio elemento (Base item)skirtumu.

% Of (% nuo) Duomenų srityje visi duomenys išreiškiami procen-tais bazinio lauko (Base field) bazinio elemento(Base item) atžvilgiu.

% Diference From(skirtumo % nuo)

Duomenų srityje visi duomenys pateikiami tokiu pa-čiu būdu, kaip Difference From algoritmo atveju,bet šis skirtumas išreiškiamas procentais baziniųduomenų atžvilgiu.

Running Total In(kaupiamoji suma)

Teisingai nurodyto lauko elementų duomenys patei-kiami kaupiamąja eilutės arba stulpelio suma.

% of Row (eilutės%)

Kiekvienos eilutės duomenys išreiškiami procentaisnuo eilutės bendrosios sumos.

% of Column(stulpelio %)

Kiekvieno stulpelio duomenys išreiškiami procentaisnuo stulpelio bendrosios sumos.

% of Total (sukinio%)

Duomenų srityje duomenys pateikiami, išreiškusjuos procentais nuo viso sukinio bendrosios sumos.

Index (indeksas) Duomenys apskaičiuojami pagal tokį algoritmą:(( narvelio reikšmė) * (bendroji suma)) / (( eilutėsbendroji suma) * (stulpelio bendroji suma)).

3.4.15.Sukinioskaičiuoja-mieji laukai irelementai

Tuo atveju, jei netinka nei vienas duomenų lauko apibendrinimoalgoritmas (žr. 3.23 pav.), Excel gali sukinyje sukurti skaičiuoja-muosius laukus ir elementus. Tai nauja Excel 97 galimybė.

Skaičiuojamasis laukas (calculated field) – tai naujas laukas,gaunamas apskaičiuojant jo reikšmes iš jau egzistuojančių sukiniolaukų. Skaičiuojamasis elementas (calculated item) – tai naujaselementas su egzistuojančiais laukais, gaunamas apskaičiavus joreikšmes iš jau egzistuojančių kitų sukinio elementų. Jei kartąsukūrėte skaičiuojamąjį lauką ar elementą, jį galite vartoti sukinyje,lyg jis būtų nagrinėjamųjų duomenų šaltinio dalis. Šie skaičiuo-jamieji laukai ir elementai apskaičiuojami, taikant aritmetinesoperacijas bet kuriems sukinyje esantiems duomenims, tarp jų irgautiems kitais apibendrinimo algoritmais. Tačiau jie negali naudotinepriklausančių sukiniui duomenų.




3.24 pav. Vartodami šį dialogo skydą galite sukurti pagal formulęskaičiuojamą lauką

Kaip sukurti sukinio skaičiuojamąjį lauką

1 Pažymėkite bet kurį sukinio narvelį.2 Sukinio priemonių juostoje nurodykite PivotTable�Formulas,

Calculated Field komandą.3 Insert Calculated Field dialogo skydo Name lauke surinkite

lauko vardą (žr. 3.25 pav.).4 Formula lauke surinkite algoritmo formulę. Skaičiavimams

nurodyti vartokite aritmetinių operacijų ženklus. Laukų vardus įformulę įterpkite tokiu būdu: pažymėkite lauko vardą Fieldssąraše ir spragtelėkite Insert Field mygtuką.

5 Spragtelėkite Add ir OK mygtukus. Excel automatiškai įtraukianaują skaičiuojamąjį lauką į sukinį (žr. 3.26 pav.).

3.15 paveiksle parodytam sukiniui sukurto skaičiuojamojo lauko“PVM” dialogo skydas parodytas 3.24 paveiksle, o pats sukinys sušiuo lauku – 3.26 paveiksle. Prieš kuriant šį lauką PivotTable� Options komandos dialogo skyde buvo išjungtas dar ir Grandtotals for rows jungiklis.




3.25 pav. Šis skyde sukurtas skaičiuojamasis lauko elementas busrodomas sukinyje visada, kai tik laukas “ Padalinys” bus įtrauktas į sukinį

Kaip sukurti sukinio skaičiuojamąjį elementą

1 Pažymėkite bet kurį sukinio lauko elementą arba lauko pavadi-nimą.

2 Sukinio priemonių juostoje nurodykite PivotTable�Formulas,Calculated Item komandą.

3 Insert Calculated Item in … dialogo skydo Name laukesurinkite lauko elemento vardą (žr. 3.25 pav.).

4 Formula lauke surinkite algoritmo formulę. Skaičiavimams nu-rodyti vartokite aritmetinių operacijų ženklus. Lauko elementųvardus į formulę įterpkite tokiu būdu: pažymėkite elementąItems sąraše ir spragtelėkite Insert Item mygtuką.

5 Spragtelėkite Add ir OK mygtukus. Excel automatiškai įtraukianaują skaičiuojamąjį elementą į sukinį (žr. 3.26 pav.).

Pažymėti sukurto skaičiuojamojolauko pavadinimai ir duomenys

Sukurto skaičiuojamojo elemento pavadinimasir duomenys

3.26 pav. Sukinys su skaičiuojamuoju lauku “ PVM” ir skaičiuojamuojuelementu “ Naujas skyrius”




3.15 paveiksle parodytam sukiniui sukurto skaičiuojamojo ele-mento “Naujas skyrius” dialogo skydas parodytas 3.25 paveiksle, opats sukinys su šiuo elementu – 3.26 paveiksle.

3.4.16.Sukiniopriemoniųjuosta irparankinismeniu

Kadangi sukiniai jau tampa vienu iš dažnausiai vartojamų duo-menų analizės metodų, darbui su jais Excel autoriai sukūrė atskirąPivotTable (sukinys) priemonių juostą (žr. 3.27 pav.). Taip patspragtelėję dešinįjį pelės klavišą galite iškviesti parankinį sukiniųmeniu (žr. 3.28 pav.). Naudodami juos sutaupysite daug laiko.

Sukinio vedlysSukinio laukas

Išgrupuoti

GrupuotiPaslėpti išsamius duomenis

Rodyti išsamiusduomenis

Rodyti puslapiusAtnaujintiduomenis

Sukinių meniu

Pažymėti pavadinimus ir duomenisPažymėti duomenis

Pažymėti pavadinimus

3.27 pav. Sukinio (PivotTable) priemonių juosta

3.28 pav. Parankinis sukinių meniu

3.4.17.Sukiniokomandųvartojimoypatumai irgalimybės

Poskyrio pabaigoje aptarsime dar keletą svarbesnių sukinio ko-mandų vartojimo ypatumų ir galimybių.

1. Sukinio plano darbo lape keitimas pele. Galite sparčiaipakeisti sukinio planą, darbo lape sukinio ašių laukus pele vilkdamiį kitą sukinio sritį. Velkant laukus, priklausomai nuo sukinio vietospelės žymeklis keičia formą. Kai lauką nuvelkate už sukinio ribų, jispašalinamas iš sukinio.

2. Duomenų atnaujinimas. Pakeitę pradinius duomenis, suki-ū




nio duomenis galite atnaujinti tokiu būdu: pažymėkite vieną sukinionarvelį ir nurodykite Data�Refresh Data komandą arba

spragtelėkite sukinio priemonių juostos mygtuką .3. Pradinių duomenų pateikimas sukinio duomenų srities

narveliui. Kai dukart spragtelėsite narvelį, esantį sukinio duomenųsrityje, naujame darbo lape bus pateiktas pradinių duomenųeilučių, kurios buvo vartojamos apskaičiuojant šią sukinio narvelioreikšmę, sąrašas.

4. Lauko elementų grupavimas. Sukinyje lauko elementusgalima grupuoti keliais papildomais būdais.

• Pažymėkite vienos grupės lauko elementus ir spragtelėkite gru-

pavimo mygtuką sukinio priemonių juostoje. Sukinyspapildomas grupės lauku ir grupės lauko elementu, kuriuos ga-lite pervardyti.

• Skaitinius lauko elementus galima automatiškai sugrupuoti pa-gal jų priklausomybę verčių intervalams, pavyzdžiui, 0-100,100-200, 200-300 ir t.t. Pažymėkite vieną lauko elementą ir

spragtelėkite grupavimo mygtuką sukinio priemoniųjuostoje. Excel pateikia dialogo skydą grupių parametramsnustatyti.5. Išsamių eilučių ir stulpelių duomenų paslėpimas ir rody-

mas. Jei sukinio lauko elementai yra sugrupuoti, galima paslėpti irvėl rodyti išsamius jo eilučių ir stulpelių duomenis keliais būdais.• Dukart spragtelėję išorinę sukinio eilutę ar išorinį stulpelį, galite

paslėpti išsamius tos grupės duomenis ir pateikti sukinyje api-bendrintuosius duomenis.

• Dukart spragtelėję apibendrintąjį elementą, vėl galite parodytipaslėptuosius duomenis.

• Kai norite paslėpti ar parodyti išsamius visų lauko elementų

duomenis, vartokite išsamių duomenų paslėpimo ar jų

rodymo mygtuką sukinio priemonių juostoje.6. Sukinio duomenų rikiavimas. Sukinio duomenis galima

rikiuoti keliais būdais.• Pažymėkite lauko vardą ir spragtelėkite standartinės priemonių

juostos arba mygtuką.• Pažymėkite lauką duomenų srityje ir nurodykite Data�Sort ko-

mandą.

7. Sukinio struktūros elementų žymėjimas. Excel skaičiuok-lė turi sukiniams pasirenkamą savybę, vadinamą struktūrineatranka (structured selection). Kai įjungėte struktūrinės atrankosveiką ir pažymėjote sukinio elementą, automatiškai išplečiamapažymėtoji sritis, į ją įtraukiant kitus tos pačios prigimties elemen-tus. Pavyzdžiui, jeigu 3.29 paveiksle parodytame sukinyje pažymė-




jote “ Sum of Gauta, Lt” eilutės pavadinimą, esantį B5 narvelyje,Excel pažymi visus “ Sum of Gauta, Lt” eilučių pavadinimus ir visusduomenis, esančius šiose eilutėse. Struktūrinė atranka žymiailengviau palygina logiškai susijusius elementus.

3.29 pav. Kai įjungta struktūrinė sukinio atranka, vienu pelėsspragtelėjimu galite pažymėti visus to paties lauko pavadinimus ir

duomenis

Struktūrinė sukinio atranka įjungiama ir keičiama sukiniopriemonių juostos Select komanda papildomajame meniu (žr. 3.30pav.). Kai prieš Enable Selection (leidžiamoji atranka) komandąesantis mygtukas būna įjungtas, tik tada galima vartoti trisviršutines papildomojo meniu komandas: Select, Label (pažymėtipavadinimus), Select, Data (pažymėti duomenis) ir Select, Labeland Data (pažymėti pavadinimus ir duomenis). Taip pat tiknurodžius Enable Selection komandą pasidaro veiklūs šiaskomandas atitinkantys mygtukai sukinio priemonių juostoje. NurodęEntire Table komandą, galite pažymėti visą sukinį.

3.30 pav. Struktūrinė sukinio atranka įjungiama ir keičiama sukiniopriemonių juostos Select komanda papildomajame meniu

3.5. Kelių lentelių duomenų suvestinės

3.5.1. Lenteliųapibendrini-mo esmė

Ekonomikoje dažnai atskirų objektų apskaitai yra vartojamospanašios arba visai vienodos sandaros lentelės, kurių duomenisvėliau reikia apibendrinti bendroje suvestinėje. Pavyzdžiui, iš mė-




mo esmė nesinių ataskaitų sudaromos ketvirtinės ataskaitos, o iš jų – metinė;iš atskirų skyrių ataskaitų sudaroma bendra visos įmonės ataskaitair pan.

Tokių lentelių suvestinėms sudaryti skirta Data meniu Conso-lidate (suvestinė) komanda, kurios dialogo skydas parodyta 3.31paveiksle. Excel gali sudaryti suvestinę net iš 255 lentelių, kuriosgali būti tame pačiame darbo lape, kitame darbo lape, kitoje darboknygoje ir net kitame aplanke įrašytame faile.

Kad galima būtų teisingai sudaryti suvestinę, pradinių duomenųlentelėms keliami gana griežti reikalavimai. Jie priklauso nuo su-vestinės sudarymo būdo. Excel suvestines formuoja dviem būdais:• pagal vietą – visos pradinių duomenų lentelės turi turėti tokią

pačią sandarą (visų eilučių ir stulpelių apibendrinamieji duome-nys turi būti tiksliai toje pačioje lentelės vietoje);

• pagal kategorijas – visų lentelių vienoje pirmoje eilutėje ir vie-name kairiajame stulpelyje turi būti kategorijų vardai. Duome-nys apibendrinami tik tada, jei šie vardai tiksliai sutampa.Apibendrinimui vartojama Sum funkcija, kurią, jei reikia, galite

pakeisti kita (žr. 3.1 lent.).

3.5.2.Suvestinėsformavimokomanda

Trumpai paaiškinsime lentelių suvestinės sudarymo komandą.Prieš iškviečiant Data�Consolidate komandą, darbo lape reikiapažymėti būsimos suvestinės vietą vienu iš būdų, paaiškintų 3.5lentelėje. Iškvietus komandą, jos dialogo skydo Reference tekstolauke reikia iš eilės nurodyti visų pradinių duomenų lenteliųkoordinates. Po to Add mygtuku perkelkite jas į All references(visos koordinatės) sąrašą. Atsižvelgiant į pradinių duomenųlentelės vietas keičiasi prieš koordinates nurodoma informacija.Pavyzdžiui, jei pradinių duomenų lentelė yra kitame aplanke negusuvestinė, koordinatės nurodomos tokiu būdu (tarp apostrofųnurodomas visas darbo lapo aplankų kelias):

'C:\EXCEL\[BOOK1.XLS]SHEET1'!A1:C10

3.31 pav. Data�Consolidate komandos dialogo skydas




3.5.3.Suvestinėsvietosžymėjimobūdai

Suvestinės vietos žymėjimo būdai pateikti 3.5 lentelėje.

3.5 lentelė

Suvestinės vietos žymėjimo būdai

Žymima vieta Rezultatas

Vienas narvelis Excel išplečia suvestinės vietą žemyn ir į dešinętaip, kad tilptų visos kategorijos iš pradinių duomenųlentelių.

Narvelių grupėvienoje eilutėje

Excel išplečia suvestinės vietą žemyn taip, kad tilptųvisos eilučių kategorijos iš pradinių duomenų lente-lių, bet į suvestinę įtraukia tik tiek stulpelių, kiek jųtelpa pažymėtoje narvelių grupėje.

Narvelių grupėviename stulpelyje

Excel išplečia suvestinės vietą į dešinę taip, kad tilp-tų visos stulpelių kategorijos iš pradinių duomenųlentelių, bet į suvestinę įtraukia tik tiek eilučių, kiek jųtelpa pažymėtoje narvelių grupėje.

Narvelių grupė,turinti daugiau kaipvieną eilutę ir dau-giau kaip vienąstulpelį

Excel įtraukia į suvestinę tiek kategorijų, kiek jų telpapažymėtoje narvelių grupėje.

3.5.4. Kaipsudarytilenteliųsuvestinę

1 Darbo lape pažymėkite suvestinės vietą (žr. 3.5 lent.).2 Nurodykite Data�Consolidate komandą.3 Function sąraše palikite Sum apibendrinimo funkciją arba

pasirinkite kitą (žr. 3.1 lent.).4 Reference teksto lauke surinkite koordinates pradinių duomenų

blokų, iš kurių norite sudaryti suvestinę.• Klaviatūra surinkite vienos pradinių duomenų lentelės koor-

dinates arba šią lentelę pažymėkite pele (galite naudotislauko šuolio mygtukais). Jei naudosite kategorijas, jas įtrau-kite į bloką.

• Jei lentelė yra kitame darbo lape, kitoje knygoje ar kitameaplanke, nurodykite išorines jos koordinates.

• Jei darbo knyga su pradinių duomenų lentele yra uždaryta,Browse mygtuku nurodykite failų peržiūros dialogo skydą,suraskite darbo knygą su pradinių duomenų lentele ir jąatidarykite.

5 Spragtelėkite Add (pridėti) mygtuką. Pradinių duomenų lentelėskoordinatės perkeliamos iš Reference lauko į All referencessąrašą.

6 Kartokite 4 ir 5 žingsnius su visomis lentelėmis, iš kurių darotesuvestinę.

7 Jei suvestinę darote pagal kategorijas, įjunkite abu Use labelsin (naudokite žymes) skyriaus Top row (viršutinės eilutės) irLeft column (kairiojo stulpelio) jungiklius arba vieną iš jų. Kai




įjungtas tik vienas jungiklis, suvestinė sudaroma mišriuojubūdu: įjungtam jungikliui – pagal kategorijas, išjungtam – pagalvietą.

8 Įjunkite Create links to source data (sukurti saitus supradiniais duomenimis) jungiklį, jeigu norite, kad Excelautomatiškai atnaujintų suvestinę, kai pakeisite pradiniusduomenis.

9 Spragtelėkite OK mygtuką.

3.5.5. Kaipsudarytikeletą lenteliųgretimuosedarbolapuose

Skyrelio pabaigoje patarsime, kaip sparčiai sudaryti daugvienodos sandaros lentelių gretimuose darbo knygos lapuose.1 Darbo lape sudarykite lentelės trafaretą su kategorijų pavadini-

mais ir reikalingomis formulėmis. Reikiamu būdu įforminkite jį.2 Pažymėkite visus papildomus darbo lapus, kuriuose norite kurti

šias lenteles: nuspauskite [CTRL] klavišą ir pele spragtelėkitedarbo lapų auseles.

3 Pažymėkite lentelės trafareto bloką, kurį kelsite į kitus lapus.4 Nurodykite Edit�Fill, Across Worksheets komandą.5 Palikite pažymėtą tik pirmąjį lapą – pele spragtelėkite jo auselę.

Pirmojoje lentelėje surinkite duomenis.6 Atverskite antrąją lentelę ir joje surinkite duomenis ir t.t.

3.6. Formulės duomenų lentelė

3.6.1.Formulėsduomenųlentelės tipai

Priimant sprendimus naudinga atlikti įvairių formulėmisišreikštų priklausomybių vadinamąją “Kas – jeigu” analizę. Exceltam tikslui turi specialią Data�Table komandą, kuri automatiškaisukuria nurodytos formulės duomenų lentelę (Data Table) suformulės rezultatais, apskaičiuotais vienam arba dviem kintamųjųreikšmių rinkiniams. Duomenų lentelės gali būti dviejų tipų:

• vieno kintamojo (žr. 3.32 pav. lentelę “1 paskolos analizė”);

• dviejų kintamųjų (žr. 3.32 pav. lentelę “2 paskolos analizė”).

1 paskolos analizė 2 paskolos analizė

696,3 Lt 696,3 Lt 180 240 300 360 420 480

9,00% 638,9 Lt 9,00% 805,4 Lt 714,4 Lt 666,4 Lt 638,9 Lt 622,5 Lt 612,5 Lt9,25% 653,1 Lt 9,25% 817,1 Lt 727,1 Lt 679,9 Lt 653,1 Lt 637,3 Lt 627,7 Lt9,50% 667,4 Lt 9,50% 828,8 Lt 739,8 Lt 693,5 Lt 667,4 Lt 652,1 Lt 643,0 Lt9,75% 681,8 Lt 9,75% 840,7 Lt 752,7 Lt 707,2 Lt 681,8 Lt 667,1 Lt 658,3 Lt

10,00% 696,3 Lt 10,00% 852,6 Lt 765,6 Lt 721,0 Lt 696,3 Lt 682,1 Lt 673,7 Lt

3.32 pav. Duomenų lentelės formulei su vienu (“ 1 paskolos analizė” ) irdviem (“ 2 paskolos analizė” ) kintamaisiais

3.6.2.Data�Table

Šių lentelių sudarymui reikia sukurti pačią formulę, parinktitikslią jos vietą darbo lape, nurodyti vieną ar abu jos kintamuosius




komanda ir šių kintamųjų reikšmių rinkinius. Abiejų tipų duomenų lentelių ele-mentų išdėstymas ir Data�Table komandos dialogo skydo para-metrų nustatymas parodyti 3.33 ir 3.34 paveiksluose.

Poskyrio pabaigoje pateikiame nuoseklią instrukciją sudėtin-gesnei dviejų kintamųjų duomenų lentelei sukurti.

3.6.3. Vienokintamojolentelė

C8 narvelyje įrašyta formulė =PMT(D3/12;D4;-D5;0;1),apskaičiuoja mėnesines išmokas, kai kintamajamvartojamas D3 narvelis

Šiomis kintamojo reikšmėmis pakeičiamas D3 narvelio turinys. Kadangireikšmės pateiktos stulpelyje, D3 narvelis nurodytas kaip stulpelioColumn input cell teksto lauke

1 paskolos

3.33 pav. Vieno kintamojo duomenų lentelės sudarymas

Vieno kintamojo lentelė gali būti kuriama ir stulpeliuose, ir ei-lutėse. Taip pat ją galima sukurti iš karto kelioms formulėms, ku-riose yra vartojamas tas pats kintamasis. Kuriant lentelę vienamkintamajam (žr. 3.33 pav.), reikia užpildyti tik vieną dialogo skydoteksto lauką. Be to, šiek tiek keičiasi formulės įrašymo šiose lente-lėse vieta:

• jei duomenų lentelė kuriama stulpeliuose, formulė renkamaeilutėje, esančioje virš pirmosios kintamojo reikšmių rinkinio reikš-mės, gretimame dešiniajame šių reikšmių stulpelio langelyje (žr.3.33 pav. C8 narvelį);

• jei duomenų lentelė kuriama eilutėse, formulė renkama stul-pelyje, esančiame pirmosios kintamojo reikšmių rinkinio reikšmėskairėje pusėje, po šio rinkinio eilute;

• jei kuriama iš karto kelių formulių duomenų lentelė, antrojiformulė renkama narvelyje, gretimame formulės narveliui,esančiam toje pačioje eilutėje arba tame pačiame stulpelyje, ir t.t.




3.6.4. Kaipsukurti dviejųkintamųjųduomenųlentelę

B8 narvelyje įrašyta formulė =ABS(PMT(D3/12;D4;D5;0;1)), kuriapskaičiuoja mėnesines išmokas dviem kintamiesiems,naudodama D3 ir D4 narvelius

Šios reikšmės yra stulpelyje, jomis pakeičiamas D3 narvelio turinys

Šios reikšmės yra eilutėje, jomis pakeičiamas D4 narvelio turinys

2 paskolos analizė

3.34 pav. Dviejų kintamųjų duomenų lentelės sudarymas

1 Darbo lapo narvelyje (žr. 3.34 pav.) surinkite formulę, kurios dukintamuosius norėsite keisti tiriamųjų reikšmių rinkiniais.

2 Pradėdami po formule esančiu narveliu, tame pačiamestulpelyje surinkite pirmo kintamojo reikšmių rinkinį.

3 Pradėdami kairėje formulės pusėje esančiu narveliu, tojepačioje eilutėje surinkite antrojo kintamojo reikšmių rinkinį.

4 Pažymėkite narvelių grupę, įtraukdami formulę ir abiejųkintamųjų reikšmių rinkinius.

5 Nurodykite Data�Table komandą.6 Column input cell (stulpelio kintamojo narvelis) teksto lauke

surinkite stulpelio kintamojo (apibrėžto 2 žingsnyje), kurį noritekeisti stulpelio reikšmių rinkiniu, koordinates. Galite surinkti kin-tamojo narvelio koordinates klaviatūra arba spragtelėti šį narvelįpele. Jei dialogo skydas trukdo, pastumkite jį į šalį arba nau-dokitės šuolio mygtukais.

7 Row input cell (eilutės kintamojo narvelis) teksto laukesurinkite eilutės kintamojo (apibrėžto 3 žingsnyje), kurį noritekeisti eilutės reikšmių rinkiniu, koordinates.

8 OK mygtuku užbaikite komandą.

4. DUOMENŲ BAZIŲ UŽKLAUSOS

4.1. Išorini ų duomen ų bazių bylų naudojimas

4.1.1. Išorini ųduomen ų ba-zių failų var-tojimo priva-lumai

Vartotojams pakanka apdoroti duomenis, esančius Excel skai-čiuoklės darbo knygų lentelėse ir sąrašuose. Tačiau vis dažniauvartotojai teikia pranašumą tam faktui, kad šia skaičiuokle taip patgalima gauti reikiamus duomenis, laikomus didelės apimties duo-menų bazių failuose.

Išorinių duomenų išrinkimas taikant Excel skaičiuoklę yra nau-dingas daugeliu atvejų, kuriuos trumpai ir aptarsime.

• Duomenų bazė, su kuria Jūs dirbate, yra labai didelė.

• Duomenų bazė skirta daugeliui vartotojų, vadinasi keliems var-totojams reikia dirbti su duomenų bazės duomenimis tuo pačiumetu.

• Jums reikia dirbti tik su nedidele duomenų bazės dalimi – suduomenimis, kurie tenkina Jūsų sudarytus specialius kriterijus.

• Turimo formato duomenų bazės failai Excel negali atidaryti.Kai tenka vartoti išorinių duomenų bazių duomenis, Excel teikia

tokį privalumą: įkėlę duomenis į Excel darbo knygą, juos galite var-toti įvairiausiems skaičiavimams ir analizei, taikydami jau gerai ži-nomas priemones.

4.1.2.Tiesioginisduomen ų ba-zių failų ati-darymas

Tikriausiai jau žinote, kad Excel gali tiesiogiai atidaryti kai kuriųduomenų bazių failus ir su jais dirbti darbo knygose kaip su savais.Visų pirma, taip galima elgtis su įvairių DBVS dBASE versijų failais(jų vardai turi .dbf prievardį). Jeigu duomenų bazės failas turi nedaugiau kaip 65.535 įrašus ir ne daugiau kaip 255 laukus, galiteįkelti visą tokį failą į Excel darbo knygos lapą. Aišku, tam reikia tu-rėti pakankamai kompiuterio atminties. Tačiau ir šiuo atveju dirb-dami su labai didelės apimties failais nesidžiaugsite, nes Exceldarbo sparta bus tikriausiai per maža.

4.1.3. Kaipįkelti .dbf fai-lus

Norėdami įkelti .dbf failus (sukurtus dBASE II, dBASE III, dBA-SE IV arba su jais suderinamomis DBVS), paprasčiausiai vartokiteExcel File�Open komandą.

Kaip įkelti .dbf failus

1 Nurodykite File�Open komandą.2 Open dialogo skydo Look in sąraše suraskite ir atidarykite ap-

lanką, kuriame yra reikiamas duomenų bazės failas.3 Files of type sąraše pažymėkite dBase Files (*.dbf) parametrą.4 Pagrindiniame sąraše dukart spragtelėkite failo vardą.

4. DUOMENŲ BAZIŲ UŽKLAUSOS 82



4.1.4.Duomen ų ba-zės užklaus ųpaskirtis irsudarymobūdai

Daugeliu atvejų Jums tikriausiai neįdomūs visi duomenų bazėjelaikomi duomenys, nes reikia apdoroti tik nedidelę jų dalį, kuri tenkinatam tikrus kriterijus. Tai atliekama sudarant užklaus ą (query) duome-nų bazei, kuri išrenka Jūsų nurodytus duomenis ir įkelia juos į Exceldarbo knygą. Šie veiksmai atliekami palyginus labai paprastai. Tamvartojama Microsoft Query programa, kuri įdiegiama kartu su Micro-soft Office 97 programų paketu. Dabar ši programa turi gana paprastąir pakankamai veiksmingą užklaus ų vedl į (Query Wizard), kuris iš-kviečiamas Data�Get External Data, Creat New Query komandosChoose Data Source dialogo skydo Databases kortelėje nurodžiusduomenų šaltinį ir įjungus Use the Query Wizard to create/edit que-ries (vartokite užklausų vedlį užklausoms kurti ir redaguoti) jungiklį.Šio vedlio keturiuose dialogo skyduose galite pasirinkti duomenų ba-zės lenteles ir laukus, sudaryti filtravimo kriterijus, išrinktus duomenissurikiuoti ir įrašyti į nurodytą darbo knygos vietą.

Jeigu užklausų vedliu kuriamos užklausos Jums netinka, galitesukurti žymiai sudėtingesnę užklausą, tiesiogiai naudodamiesi Mi-crosoft Query programa, kuri iškviečiama ta pačia Data�Get Ex-ternal Data, Creat New Query komanda. Tik šiuo atveju ChooseData Source dialogo skydo Databases kortelėje nurodžius duo-menų šaltinį, Use the Query Wizard to create/edit queries jungik-lį reikia išjungti. Kuriant užklausas Microsoft Query programa,duomenis galima išrinkti iš kelių duomenų lentelių jas įvairiai sujun-gus. Be to, galima sudaryti žymiai sudėtingesnius filtravimo kriteri-jus, kuriuose taip pat leidžiama vartoti formules su operacijų žen-klais ir funkcijomis. Rezultatų rinkinį galite peržiūrėti specialioje šiosprogramos duomenų srityje ir, jei reikia, pataisyti užklausą dar priešįrašant duomenis į Excel darbo knygą.

Microsoft Query programa turi dar vieną naudingą galimybę –ja galima sukurti parametro užklaus ą (parameter query). Kai tokiąužklausą paleidžiate vykdyti, ji pateikia dialogo skydus, kuriuosegalite nuolat keisti išrenkamų duomenų kriterijų reikšmes.

4.1.5.Pagrindin ėsMicrosoftQuery pro-gramos s ąvo-kos

Supažindinsime su pagrindinėmis sąvokomis, vartojamomis dir-bant su išoriniais duomenimis.

• Atnaujinti (refresh) – išrinkti naujausius duomenis iš pasikei-tusios duomenų bazės.

• Duomen ų šaltinis (data source) – vienos ar kelių lenteliųrinkinys. Priklausomai nuo naudojamos ODBC tvarkyklės, duome-nų šaltinis gali būti arba diskų aplankas, kuriame laikomi duomenųbazės failai, arba lentelių rinkinys, laikomas viename faile.

• Įrašas (record) – vienas duomenų bazės lentelės elementas,atitinkantis Excel sąrašo eilutę.

• Išorin ės duomen ų bazės (exernal database) – duomenųrinkinys, saugomas viename ar keliuose failuose (ne Excel forma-to). Kiekviename duomenų bazės faile laikoma viena arba kelioslentelės, sudarytos iš įrašų ir laukų.




• Laukas (field) – duomenų bazės lentelės įrašo elementas,atitinkantis Excel sąrašo stulpelį.

• Lentel ė (table) – susijusių duomenų rinkinys, sudarytas išįrašų ir laukų. Jis atitinka Excel sąrašą. Duomenų bazės yra suda-romos iš vienos ar kelių lentelių.

• ODBC (Open Database Connectivity) – tai Microsoft korpo-racijos sukurtas standartas, naudojantis tvarkykles duomenims išįvairių formatų duomenų bazių failų išrinkti. Įdiegta MicrosoftQuery programa turi tvarkykles, skirtas dirbti su Access, dBASE,FoxPro, Paradox, SQL Server, Excel darbo knygų ir ASCII tekstųfailais.

• Rezultat ų rinkinys (result set) – pagal užklausą išrinkta in-formacija, paprastai duomenų bazės dalis, kuri tenkina sudarytuskriterijus. Šis rinkinys rodomas rezultatų srityje ir įrašomas į Exceldarbo knygą arba sukinį.

• SQL (Structured Query Language) – struktūrinė užklausųkalba, vartojama rašyti užklausas, išrenkančias informaciją išODBC failų.

• Sąryšin ė duomen ų bazė (relational database) – duomenųbazė, saugoma keliose lentelėse ar failuose. Lentelės yra susietosvienu ar keliais bendrais ryšio (key) laukais.

• Užklausa (query) – duomenų išrinkimo daugkartinio naudo-jimo aprašas, saugomas .dqy byloje.

4.1.6. Naujosužklausoskūrimas

Norint sukurti naują užklausą, reikia nurodyti Data�Get Exter-nal Data, Create New Query komandą. Excel pateikia dialogoskydą (žr. 4.1 pav.), išvardijantį visus duomenų šaltinius, kuriuosjau esate sukūrę anksčiau. Jei Jums reikia vieno iš jų, pažymėkite jįir spragtelėkite OK mygtuką. Jeigu reikiamo duomenų šaltinio čianėra, nors jis ir buvo sukurtas, spragtelėkite Browse mygtuką.Duomen ų šaltinis (data source) yra failas, kuris turi prievardį .dsn .Kai spragtelėsite Browse mygtuką, Excel pateiks visus .dsn failus,esančius aktyviajame aplanke. Be to, galite vartoti standartines pa-ieškos priemones, pereidami į kitus aplankus, kuriuose gali būti rei-kiamas .dsn failas.

Jeigu norite sukurti naują duomenų šaltinį, Choose DataSource dialogo skyde dukart spragtelėkite <New Data Source>parametrą, esantį sąrašo viršuje. Ekrane bus pateiktas CreateNew Data Source dialogo skydas (žr. 4.2 pav.). Laikykitės siūlo-mos veiksmų sekos: iš pradžių surinkite naujo duomenų šaltiniovardą (jis neturi sutapti su duomenų bazės ar jos lentelės vardu),po to antrajame sąraše pažymėkite duomenų bazės tvarkyklę irspragtelėkite Connect (prijungti) mygtuką. Ekrane bus pateiktasnaujas dialogo skydas, kuriame galima pakeisti tvarkyklės pa-rametrus.




Pažymėkite šį paramertrą, jei noritesukurti naują duomenų šaltinį

Pažymėkite anksčiau sukurtą duomenųšaltinį, jei norite jam sukurti naują arbaredaguoti seną užklausą

Išjunkite šį jungiklį, jei norite kurtisudėtingesnę užklausą, tiesiogiaivartodami Microsoft Query programą

4.1 pav. Choose Data Source dialogo skydo Databases kortel ėje pažym ėkite duomen ų šaltin į,kuriam norite sukurti užklaus ą

Čia surinkite naujo duomenų šaltiniovardą ...

… šiame sąraše pažymėkite duomenųbazės, kuriai norite sukurti užklausą,tvarkyklę ...

… ir spragtelėkite šį mygtuką

4.2 pav. Create New Data Source dialogo skyde apibr ėžiamas naujas duomen ų šaltinis

Jeigu nenorite gilintis į šiuos parametrus, palikite numatytąsiasreikšmes ir spragtelėkite OK mygtuką. Ekrane bus pateiktas darvienas Select Database dialogo skydas (žr. 4.3 pav.), panašus įOpen komandos dialogo skydą. Naudodamiesi iš ankstesnių Win-dows versijų žinomais sąrašais Drives (diskų įrenginiai) ir Direc-tories (katalogai), raskite aplanką, kuriame saugoma reikalingaduomenų bazė, ir ją pažymėkite Database name sąraše. Spragte-lėdami OK mygtukus, grįžkite į Choose Data Source dialogo sky-dą. Jo sąraše pamatysite jau įtrauktą ir pažymėtą naująjį duomenųšaltinį.

Dabar, spragtelėję OK mygtuką, galite kurti užklausą dviembūdais:

• jei jungiklis Use Query Wizard to create/edit queries įjungtas,ekrane bus pateiktas pirmasis užklausų vedlio dialogo skydas(žr. toliau poskyrį “Užklausų vedlys”);

• jei šis jungiklis išjungtas, ekrane bus pateiktas pagrindinis Mi-crosoft Query programos dialogo skydas (žr. toliau poskyrį“Užklausų kūrimas naudojantis Microsoft Query programa”).




4.3 pav. Šiame dialogo skyde suraskite ir pažym ėkite duomen ų bazės vard ą

4.2. Užklaus ų vedlys

4.2.1.Užklaus ųvedlio paskir-tis

Užklausų vedlys iš duomenų bazės išrenka Jums reikalingusduomenis tokiais keturiais paprastais žingsniais:

1) išrenkamos lentelės ir laukai (stulpeliai);2) nustatomi filtravimo kriterijai;3) įrašai surikiuojami;4) užklausai suteikiamas vardas, ji išsaugoma, o duomenys

įrašomi į darbo knygą.

4.2.2. 1-asisužklaus ų ved-lio žingsnis

Pirmojo žingsnio dialogo skydo Query Wizard – Choose col-umns (nurodykite stulpelius) kairėje pusėje esančiame sąrašeAvailable tables and columns (turimos lentelės ir stulpeliai) ro-domos visos galimos lentelės ir jų stulpeliai (žr. 4.4 pav.).

Lentelių vardai

Laukų vardai

Pažymėto laukoduomenų pavyzdžiai

Spragtelėkite šį myg-tuką, kai norėsitepamatyti pažymėtolauko duomenųpavyzdžius

Spragtetelėkite šį myg-tuką, kai norėsite įkeltipažymėtą lauką

Spragtelėkite šį myg-tuką, kai norėsite paša-linti pažymėtą lauką

Spragtelėkite šį myg-tuką, kai norėsite paša-linti visus laukus

Į užklausą įkeltilaukai

Vedlys klausia:“Kuriuos duomenų stulpelius norite įtraukti į savo užklausą?”

4.4 pav. Pirmajame užklausų vedlio dialogo skyde nurodomos duomenų bazės lentelėsir laukai

Iš pradžių dešinės pusės sąrašas, aišku, yra tuščias. Naudo-dami viduryje esančius mygtukus, perkelkite reikiamus laukus iškairiojo sąrašo į dešinįjį. Kairiajame sąraše prie lentelės vardo ro-




domu pliuso ženklu lentelėje esančius laukų vardus galima išskleis-ti, o minuso ženklu – sutraukti. Jei norite perkelti visus lentelės lau-kus iš karto, kairiajame sąraše pažymėkite lentelės vardą ir sprag-telėkite perkėlimo mygtuką. Spragtelėjus Preview Now mygtuką,virš jo esančiame sąraše galite apžiūrėti pažymėto lauko duomenųpavyzdžius. Kai užpildysite pirmojo dialogo skydo laukus, spragte-lėkite Next mygtuką – ekrane bus pateiktas antrasis dialogo sky-das.

4.2.3. 2-asisužklausų ved-lio žingsnis

Antruoju žingsniu dialogo skyde Query Wizard – Filter Data(filtruokite duomenis) galite sudaryti vieną arba kelis kriterijus (žr.4.5 pav.). Tai neprivalomas žingsnis. Jei jį praleisite (iškart spragte-lėsite Next mygtuką), užklausa išrinks visus nurodytų duomenųbazės lentelių įrašus.

Čia pažymėkitefiltruojamojo laukovardą

Pažymėkite išrenkamųreikšmių santykio sunurodyta pažymėtojo laukoreikšme operaciją

Nurodykite reikšmę,kuri riboja išrenkamusduomenis

Jei vartosite daugiaukriterijų, pažymėkitekriterijų jungimoparinkimo mygtuką

Vedlys paaiškina:„Jei norite filtruoti duomenis, nurodykite, kurias eilutes įtraukti į užklausą.Jei duomenų filtruoti nereikia, spragtelėkite Next”

4.5 pav. Antrasis dialogo skydas skirtas duomenims filtruoti

Filtravimo kriterijus turi tris komponentus: lauko vardą, san-tykio operaciją ir reikšmę. Pavyzdžiui, jei norite išrinkti tik tuos įra-šus, kuriuose lauko “Įmonės pavadinimas” tekste yra santrumpa“PIF”, lauko vardas bus “Įmonės pavadinimas”, santykio operacija– “contains” (tekste yra) ir reikšmė – “PIF”.

Dialogo skydo kairėje pusėje esančiame sąraše rodomi visi fil-truotinų laukų, vardai. Kai čia pažymite lauko vardą, jis parodomasskyriaus “Only include rows where:” (išrinkti tik tas eilutes, kuriose)antraštėje. Skyriaus viduje pateikiamas sąrašas santykio operacijainustatyti. Kai šiame sąraše pažymite reikiamą operaciją, veikliutampa ir kairysis kriterijaus reikšmių sąrašas, kuriame pateikiamosvisos duomenų bazėje esančios šio lauko reikšmės. Galite pasi-rinkti reikšmę iš šio sąrašo arba ją surinkti klaviatūra. Jei norite kri-terijų pašalinti, atidarykite santykio operacijų sąrašą ir sąrašo vir-šuje pažymėkite tuščią eilutę.

Visos kriterijų santykio operacijos pateiktos 4.1 lentelėje. Kaikurios iš jų turi prasmę tik tada, kai nurodote daugiau kaip vieną




reikšmę. Pavyzdžiui, “Is Between” (yra tarp) arba ”Is Not Between"reikalauja dviejų reikšmių, o “Is One Of” ir ”Is Not One Of” – dviejųarba daugiau reikšmių. Tačiau užklausų vedlio filtravimo skyde ga-lima nurodyti tik vieną reikšmę, todėl norėdami panaudoti santykiooperacijas su keliomis reikšmėmis turite dirbti tiesiogiai su Micro-soft Query programa (žr. toliau).

4.1 lentelėFiltravimo kriterijų santykio operacijos

Operacija Paskirtis

(tuščia eilutė) • Pašalinti kriterijų

Equals • Išrinkti lygias vertes

Does Not Equal • Išrinkti nelygias vertes

Is Greater Than • Išrinkti didesnes vertes

Is Greater Than orEqual To

• Išrinkti didesnes ir lygias vertes

Is Less Than • Išrinkti mažesnes vertes

Is Less Than orEqual To

• Išrinkti mažesnes ir lygias vertes

Is One Of • Išrinkti vertes, lygias vienai iš nurodytų

Is Not One Of • Išrinkti vertes, nelygias nei vienai iš nurodytų

Is Between • Išrinkti reikšmes, esančias tarp nurodytų ribų

Is Not Between • Išrinkti vertes, nepatenkančias tarp nurodytų ribų

Begins With • Išrinkti vertes, prasidedančias nurodyta verte

Does Not BeginWith

• Išrinkti vertes, neprasidedančias nurodyta verte

Ends With • Išrinkti vertes, pasibaigiančias nurodyta verte

Does Not EndWith

• Išrinkti vertes, nepasibaigiančias nurodyta verte

Contains • Išrinkti vertes, kuriose yra nurodyta vertė

Does Not Contain • Išrinkti vertes, kuriose nėra nurodytos vertės

Like • Išrinkti vertes, panašias į nurodytą vertę (nurodomanaudojant universaliuosius simbolius * ir ?)

Not Like • Išrinkti vertes, nepanašias į nurodytą vertę (nu-rodoma vartojant specialiuosius simbolius * ir ?)

Is Null • Išrinkti neužpildytų laukų vertes

Is Not Null • Išrinkti užpildytų laukų vertes

Užklausoje galima vartoti tiek filtravimo kriterijų, kiek tik jų rei-kia. Kai norėsite nurodyti antrąjį kriterijų, skyde pažymėkite kriterijųjungimo parinkimo mygtuką And arba Or. Jį pažymėjus, pirmasiskriterijus įsimenamas, jo pavadinimas stulpelių sąraše išskiriamaspusjuodžiu šriftu, bet iš skydo pašalinamas. Todėl antrąjį kriterijų




vėl reikia formuoti skydo viršuje, kur ką tik surinkote pirmąjį kriterijų.Gaila, kad šiame skyde negalima apžiūrėti visų pasirinktų kriterijų,tačiau tai padaryti galite ketvirtajame dialogo skyde, spragtelėjęView Data in Microsoft Query parinkimo mygtuką.


Trečiajame dialogo skyde Query Wizard – Sort Order (rikia-vimo tvarka) galite surikiuoti išrinktus įrašus (žr. 4.6 pav.). Tai ne-privalomas žingsnis. Jei jį praleisite (iškart spragtelėsite Next myg-tuką), užklausa išrinks įrašus ta tvarka, kuria jie laikomi išorinėjeduomenų bazėje. Šis dialogo skydas praktiškai nesiskiria nuo Da-ta�Sort komandos dialogo skydo (žr. 1 skyrių).

Šiame sąrašepažymėkiterikiavimo lauką ...

… ir nurodykiterikiavimo tvarką

Vedlys paaiškina:“Nurodykite, kaip norite surikiuoti duomenis.Jei duomenų rūšiuoti nereikia, spragtelėkite Next.”

4.6 pav. Trečiasis dialogo skydas skirtas duomenims rūšiuoti


Ketvirtasis užklausų vedlio žingsnis yra baigiamasis. Jo dialogoskyde Query Wizard – Finish (baigti) galite spragtelėti SaveQuery mygtuką (žr. 4.7 pav.) ir išsaugoti užklausą, naudodamiesiSave As dialogo skydu. Užklausą reikia išsaugoti tik tada, jei pla-nuojate ateityje ja naudotis. Kai užklausą išsaugote, sukuriamasužklausos .dqy failas, kurį galėsite bet kada paleisti vykdyti RunDatabase Query komanda iš Excel lango Data�Get Externaldata papildomojo meniu.

Jei esate garantuotas užklausos teisingumu, pažymėkite Re-turn Data to Excel (įrašyti duomenis į Excel) parinkimo mygtuką irspragtelėkite Finish mygtuką. Ekrane bus pateiktas papildomasdialogo skydas (žr. 4.8 pav.), kuriame galėsite patikslinti įrašomųduomenų vietą.

Jeigu norite patikrinti, ar gerai sudarėte užklausą, arba toliau jątobulinti, pažymėkite View data or edit query in Microsoft Query(peržiūrėti duomenis arba redaguoti užklausą Microsoft Queryprogramos lange) parinkimo mygtuką ir spragtelėkite Finish myg-tuką. Apie darbą tiesiogiai Microsoft Query programos lange skai-tykite toliau šiame skyriuje.




įrašyti duomenis į

Microsoft Exceldarbo knygą

Pažymėkite šįmygtuką, jei noritepapildyti arba patikrintiužklausą MicrosoftQuery programos lange

Spragtelėkiteįmygtuką, jei

norite išsaugotiužklausą

Pažymėkite šįmygtuką, jei norite

4.7 pav. Ketvirtajame dialogo skyde nurodoma arba įrašyti duomenis į Excel darbo knygą, ar-ba toliau dirbti su užklausa Microsoft Query programos lange

4.2.6. Sukurtųužklausų var-tojimas

Jeigu Jūs arba kas nors iš Jūsų kolegų anksčiau jau yra sukūręužklausą, galite ją vartoti žymiai paprasčiau. Nurodykite Data�GetExternal data, Run Database Query komandą, pateiktame sąrašepažymėkite reikiamą užklausos failą (.dqy) ir spragtelėkite GetData mygtuką. Beliks tik pateiktame skyde nurodyti, kur įrašyti iš-rinktus duomenis (žr. 4.8 pav.).

Spragtelėdami šiuos mygtukuskur įrašyti duomenis

4.8 pav. Išorinių duomenų įrašymo į Excel darbo knygą dialogo skydas

4.2.7. Išoriniųduomenųpriemoniųjuosta

Naudokitės išorinių duomenų priemonių juosta External Data,kai norėsite atnaujinti pagal užklausą iš išorinės duomenų bazės iš-rinktus duomenis, kurie duomenų bazėje pasikeitė. Nors yra daugbūdų, kaip tai atlikti, pateikiame pačio paprasčiausio, tačiau daž-niausiai vartojamo būdo nuoseklią instrukciją.

Kaip atnaujinti išorinius duomenis

1 Spragtelėkite bet kurį išorinių duomenų srities, kurią norite at-naujinti, langelį.

2 External Data priemonių juostoje spragtelėkite duomenų at-

naujinimo mygtuką .




Skyrelio pabaigoje pateikiame sustambintą nuoseklią užklausoskūrimo, naudojantis užklausų vedliu, instrukciją, kurios svarbesniusžingsnius jau paaiškinome šiame skyrelyje.

4.2.8. Kaipsukurti už-klausą varto-jant užklausųvedlį

1 Excel darbo lape pažymėkite narvelį, kuriuo pradedant turi būtiįrašytas išorinių duomenų blokas.

2 Nurodykite Data�Get External Data, Create New Query ko-mandą.

3 Databases kortelėje pažymėkite duomenų bazę, iš kurios nori-te gauti duomenis, arba sukurkite naują duomenų šaltinį.

4 Įjunkite Use the Query Wizard to create/edit queries jungiklįir spragtelėkite OK mygtuką.

5 Vykdykite užklausų vedlio dialogo skyduose nurodomas in-strukcijas:

• pirmajame dialogo skyde Choose Columns įkelkite duo-menų bazės lenteles bei laukus ir spragtelėkite Next myg-tuką;

• jei reikia, antrajame dialogo skyde Filter Data sudarykitekriterijus ir spragtelėkite Next mygtuką;

• jei reikia, trečiajame dialogo skyde Sort Order surikiuokiteišrinktus įrašus ir spragtelėkite Next mygtuką;

• ketvirtajame dialogo skyde Finish nurodykite, ar reikia įra-šyti duomenis į Excel darbo knygą, ar toliau dirbsite su už-klausa Microsoft Query programos lange; po to spragtelė-kite Finish mygtuką.

4.3. Užklausų kūrimas vartojant Microsoft Query programą

4.3.1.MicrosoftQuery prog-ramos paskir-tis

Jei kuriate užklausą ne su užklausų vedlio pagalba, bet tiesio-giai vartodami Microsoft Query programą papildomai galite atliktitokius veiksmus:

• pervardyti stulpelius;

• filtravimui naudoti laukus, kurių nėra rezultatų rinkinyje;

• apriboti rezultatų rinkinį tik skirtingais įrašais;

• atlikti apibendrinimo skaičiavimus;

• sukurti sudėtingesnius kriterijus;

• sujungti kelias lenteles sąsajos linijomis.

4.3.2.MicrosoftQuery prog-ramos iškvie-timas

Kai norėsite iškviesti Microsoft Query programą, nurodykiteData�Get External Data, Create New Query komandą ir pateik-tame dialogo skyde (žr. 4.1 pav.) pažymėkite duomenų šaltinį ir iš-junkite Use The Query Wizard jungiklį.




Šiame sąrašepažymėkite lentelę...

… ir spragtelėkitešįmygtuką

4.9 pav. Naudodami šį dialogo skydą, į duomenų sritį įkelkite duomenų ba-zės lenteles

Programa pirmiausia pateikia ekrane Add Tables dialogo sky-dą (žr. 4.9 pav.), kuriame reikia nurodyti vieną ar kelias lenteles,kurias naudosite darbo metu. Kai jas įkelsite, spragtelėkite Closemygtuką. Dabar galite dirbti su Microsoft Query programos langu,kurio pagrindiniai elementai parodyti 4.10 paveiksle.

Lentelių sritis

Kriterijų sritis

Duomenų sritis

Slinktiesmygtukai

Dalijimo juosta

Dalijimo juosta

Lentelė su laukųvardų sąrašu

Laukų sąsajos linija

Tuščias lauko laukas

Lauko vardas

4.10 pav. Pagrindiniai Microsoft Query programos lango elementai

4.3.3.MicrosoftQuery pro-gramos lan-gas

Naujas Microsoft Query programos langas turi dvi sritis: lenteliųsritis (table pane) užima viršutinę lango dalį, o duomenų sritis (datapane) – apatinę. Į šį langą galima bet kada įkelti ir trečiąją – kriterijųsritį (criteria pane), kuri rodoma lango viduryje (žr. 4.10 pav.).

Lentelių srityje rodomas vienas ar keli laukų sąrašai, pavadintiduomenų bazės lentelių vardais. 4.10 paveiksle parodytas sąrašas“Įmonės” turi 13 laukų (matomi tik 6), o sąrašas “Veikla” – 4 laukus.




Sąrašas visada pradedamas tuščia eilute su žvaigždute *, ji skirta vi-sam sąrašui įkelti į duomenų sritį. Susieti sąrašai jungiami laukų sąsa-jos linija (apie lentelių sujungimą skaitykite toliau kitame poskyryje).

Duomenų srityje rodomi įrašai, kurie tenkina nustatytus krite-rijus. Šie įrašai vadinami rezultatų rinkiniu (result set). Iš pradžiųMicrosoft Query programa duomenų srityje pateikia vieną neuž-pildytą lauko lauką (field box). Po to, kai įkeliate duomenis į šią sritį,Microsoft Query paslenka šį tuščią lauką toliau, todėl galite įkelti įduomenų sritį tiek laukų, kiek Jums reikia.

4.3.4. Prie-monių juosta

Microsoft Query programa turi savo priemonių juostą (žr.4.11 pav.) – vartodami jos mygtukus galite keisti sudarytą užklausąir įkelti duomenis į Excel darbo lapą.

Nauja užklausa

Atidaryti užklausą

Išsaugoti failą

Įrašyti duomenis į Excel failą

Apžiūrėti ir redaguoti SQL

Rodyti arba paslėpti lenteles Rodyti arba paslėpti kriterijus

Pridėti lenteles

Kriterijai lygūs

Skaičiuoti galutines sumasRikiuoti didėjimo tvarka

Rikiuoti mažėjimo tvarka Atnaujinti duomenis

Automatiškaiatnaujinti duomenis

Žinynas

Asistentas

4.11 pav. Sudarydami užklausas ir rinkdami duomenis vartokite Microsoft Query priemoniųjuostą

4.3.5. Naujosužklausoslaukų nuro-dymo būdai

Kuriant naują duomenų bazės užklausą Microsoft Query prog-ramos lange, pirmiausia reikia nurodyti duomenų srityje patei-kiamus laukus ir jų tvarką. Tai galima padaryti net keturiais būdais:• lentelių srityje dukart spragtelėti išrenkamų laukų vardus;• nuvilkti reikiamo lauko vardą iš lentelių srities į tuščią duomenų

srities viršuje esantį lauką;• spragtelėti duomenų srityje esančio tuščio lauko atvėrimo ro-

dyklę ir atveriamajame sąraše pažymėti reikiamą lauką;• nurodyti Records�Add Columns komandą ir pateiktame dia-

logo skyde pažymėti reikiamą lauko vardą.Jei minėtus veiksmus atliksite su lentelės viršutinėje eilutėje

rodoma žvaigždute, į duomenų sritį bus įtraukti visi lentelės laukai.

4.3.6. Micro-soft Queryprogramosdarbo su už-klausomisprincipai

Microsoft Query programa gali atlikti labai daug įvairių veiks-mų. Be to, daugelį veiksmų jai galima nurodyti keliais būdais – irvartojant meniu komandas, ir priemonių juostos mygtukais, ir kla-viatūra, ir vilkdami ar spragtelėdami pele, ir taikant mišrųjį būdą.Nemažai iš jų galima atlikti ir jau Jums gerai žinomomis Excel pro-gramos priemonėmis po to, kai duomenis įkelsite į darbo lapus.Todėl dabar išaiškinsime tik pagrindinius Microsoft Query progra-mos darbo su užklausomis principus, o poskyrio pabaigoje tik trum-pai išvardysime kitas jos galimybes.




Pirma, reikia apsispręsti, kada išrinktus duomenis perkelti iš duo-menų bazės į duomenų srityje rodomą rezultatų rinkinį. Tai galima at-likti automatiškai po kiekvieno užklausos pakeitimo – turi būti įjungtas(rodomas nuspaustas šviesesne spalva) priemonių juostos automatinio

duomenų atnaujinimo mygtukas (žr. 4.11 pav.). Arba duomenysbus perkelti tik tada, kai to paprašote po kelių ar visų užklausos kūrimoveiksmų – esant išjungtam automatinio atnaujinimo mygtukui, spragte-

lėkite priemonių juostos duomenų atnaujinimo mygtuką .Antra, bet kada galite pašalinti ar įkelti į Microsoft Query

programos langą ir lentelių, ir kriterijų sritis. Tai atliekama įjungiant

ar išjungiant atitinkamus priemonių juostos mygtukus: (“Rodyti

arba paslėpti lenteles”) ir (“Rodyti arba paslėpti kriterijus”). Išprogramos lango pašalinus nurodytas sritis, žymiai padidėja duo-menų sritis. Be to, bet kada galite maksimizuoti ir Microsoft Queryprogramos langą, ir jame rodomą užklausos langą – spragtelėkiteatitinkamo lango maksimizavimo mygtuką .

Trečia, jeigu Jūsų duomenų bazė yra labai didelė, sutaupysitedaug laiko, jei prieš duomenų išrinkimą sudarysite kriterijus (kri-terijų sudarymas aprašytas toliau).

Ketvirta, kai duomenis išrenkate iš kelių lentelių, jas turite teisingaisujungti sąsajos linijomis (lentelių sujungimas aprašytas toliau).

Penkta, norėdami sužinoti duomenų bazės laukų arba juoseesančių grupių galutines sumas, galite atlikti jungtinius skaičia-vimus (aggregate calculations) ir jų rezultatus gauti duomenų sri-tyje (žr. toliau).

4.3.7.MicrosoftQuery prog-ramos gali-mybės

Prieš pradėdami gilintis į tris paskutiniuosius iš minėtųjų veiks-mų, trumpai apžvelgsime pagrindines bendrąsias galimybes irveiksmus, kuriuos galite atlikti Microsoft Query programos lange.

1. Duomenų srities peržiūra. Jeigu visas rezultatų rinkinys ne-telpa į duomenų sritį, jį peržiūrėti galite vartodami duomenų sritiesslinkties juostas, esančias srities apačioje ir dešinėje. Įrašus paslinktigalite ir klaviatūra: paspauskite [CTRL]+ [HOME] klavišus, kai noritepereiti į rinkinio pradžią, arba [CTRL]+ [END], kai norite pereiti į rinkiniopabaigą. Taip pat rinkinio peržiūrai galite vartoti duomenų srities apa-čioje rodomus slinkties mygtukus (žr. 4.12 pav.).

Pažymėti aukščiau esantį įrašąPaslinkti į pradžią ir pažymėti pirmąjį įrašą

Pažymėti žemiau esantį įrašą

Paslinkti į pabaigąir pažymėti paskutinįjį įrašą

Pažymėtojoįrašo numeris

4.12 pav. Rezultatų rinkinio slinkties mygtukai




2. Laukų vietos keitimas. Laukų vietą rezultatų rinkinyje galitepakeisti, vilkdami juos pele. Spragtelėkite lauko vardą ir nuvilkite jį įkitą vietą.

3. Laukų pašalinimas. Kai nuspręsite, kad koks nors laukasrinkinyje nebereikalingas, galite jį pašalinti. Pažymėkite lauko vardąir paspauskite [DELETE] klavišą.

4. Stulpelių pločio keitimas ir jų paslėpimas. Vartodami tąpatį būdą, kaip ir Excel darbo lape, galite pakeisti rezultatų rinkiniostulpelių plotį – paprasčiausiai vilkite pele lauko vardo rėmelį. Tiks-liau stulpelių pločius galima nurodyti Format�Column Width ko-manda. Norėdami paslėpti stulpelį, galite jį susiaurinti iki nulio arbanurodyti Format�Hide Column komandą. Kai norėsite vėl rodytipaslėptuosius stulpelius, nurodykite Format�Show Columns ko-mandą.

5. Stulpelių pervardijimas. Bendruoju atveju numatyta, kadMicrosoft Query programa vartoja duomenų bazės vardus. Jei šievardai yra trumpi ir neaiškūs, galite juos pakeisti naujais: pažymėki-te pervardijamą stulpelį ir nurodykite Records�Edit Column ko-mandą; po to Column Heading lauke surinkite naują vardą irspragtelėkite OK mygtuką. Šis veiksmas nepakeičia laukų vardųduomenų bazėje.

6. Rezultatų rinkinio rikiavimas. Microsoft Query programaduomenų srityje pateikia įrašus ta tvarka, kuria jie laikomi duomenųbazėje. Po to galite juos rikiuoti Records�Sort komanda arba ati-tinkamais priemonių juostos mygtukais. Šie veiksmai praktiškaimažai skiriasi nuo sąrašo rikiavimo Excel darbo lape, todėl jų atski-rai neaiškinsime. Be to, duomenis surikiuoti galėsite ir vėliau, įkėlęjuos į Excel darbo lapus.

4.4. Sudėtingesni užklausų sudarymo veiksmai

4.4.1. Rezul-tatų rinkiniofiltravimasSutapties kri-terijai

Microsoft Query programa turi labai daug įvairių metodų, ku-riais galima filtruoti rezultatų rinkinį taip, kad čia būtų rodomi tik tieįrašai, kurie atitinka sudarytus kriterijus.

Dažniausiai sudaromi sutapties kriterijai (exact-match criteria),kurie rezultatų rinkinyje palieka tik tuos įrašus, kurių nurodyto laukoreikšmės tiksliai sutampa su kriterijaus srityje nurodyta reikšme.Kaip sudaryti sutapties kriterijus

1 Rezultatų rinkinyje pažymėkite lauko reikšmę, kuriai kuriate kriteri-jų.

2 Spragtelėkite priemonių juostos sutapties kriterijaus mygtuką

.3 Jei reikia, kartokite 1 ir 2 žingsnius su kitomis to paties ar kito

lauko reikšmėmis.

Kai tik sudarote pirmąjį kriterijų, Microsoft Query programoslango centre parodoma kriterijų sritis. Jeigu 2 skyriuje gerai išnag-




rinėjote Excel sąrašo filtravimo Advanced Filter komandos sudė-tingus filtrus, galite pastebėti, kad ši sritis praktiškai sutampa suminėtos komandos kriterijų bloku – šiek tiek skiriasi santykio opera-cijos užrašymo sintaksė ir galimų operacijų kiekis (žr. 4.1 lent.).

Bet kada kriterijų sritį įkelti ar pašalinti galite spragtelėję prie-

monių juostos mygtuką (“Rodyti arba paslėpti kriterijus”).

Palyginimo kri-terijai

Sudėtingesnius palyginimo kriterijus (comparison criteria) ga-lima sudaryti, vartojant Criteria�Add Criteria komandą. Ji pateikiadialogo skydą, parodytą 4.13 paveiksle. Jame kriterijams sudarytigalite vartoti atveriamuosius sąrašus. Pavyzdžiui, galite pasirinktilauką Field sąraše, o po to jam parinkti santykio operaciją Opera-tor sąraše. Visos šiame sąraše pateikiamos operacijos (filtravimokriterijų santykio operacijos) paaiškintos 4.1 lentelėje. Lyginamąjąvertę galite arba surinkti klaviatūra Value teksto lauke, arba, sprag-telėję Values mygtuką, pasirinkti ją visų duomenų bazėje rastų tolauko skirtingų reikšmių sąraše (jis pateikiamas atskirame dialogoskyde). Kai vartosite kelių reikšmių reikalaujančias santykio opera-cijas (pavyzdžiui, “Is One Off”) reikšmes surinkite Value teksto lau-ke, atskirdami kableliais.

4.13 pav. Palyginimo kriterijai sudaromi Criteria�Add Criteria komandosdialogo skyde

Total (bendroji suma) atveriamasis sąrašas vartojamas api-bendrinimo funkcijai nurodyti, kai filtruojamos bendrosios sumos(žr. toliau), todėl sudarant paprastųjų laukų palyginimo kriterijus jisturi būti tuščias.

Kriterijų jungi-mas

Po to, kai vienam kriterijui užpildėte Add Criteria dialogo skydolaukus, spragtelėkite Add mygtuką – sudarytas kriterijus bus įra-šytas į kriterijų sritį. Dabar galite sudaryti kitą kriterijų tam pačiam arkitam laukui. Prieš pradėdami jį sudarinėti pažymėkite And arba Orparinkimo mygtuką, esantį skydo viršuje. Kai pažymėtas And myg-tukas, kriterijus įrašomas į tolesnį tos pačios kriterijaus srities eilu-tės lauką. O kai pažymėtas Or mygtukas, naujasis kriterijus įrašo-mas į žemiau esančios eilutės tą patį (jei yra) arba naują lauką. Kaibaigsite sudaryti visus kriterijus, spragtelėkite Close mygtuką. Pa-vyzdžiui, pagal 4.10 paveikslo pagal kriterijų srityje sudarytus filtra-




vimo kriterijus bus išrinkti įrašai, kurių lauko ”Gatvė” reikšmės pra-sideda tekstu “Rotušės” ir lauko “Veiklos kodas” reikšmės nema-žesnės kaip 4500, arba tuos įrašus, kurių lauko ”Gatvė” reikšmėsprasideda tekstu “Savanorių” ir lauko “Veiklos kodas” reikšmėsnemažesnės kaip 4500. Jeigu kriterijų srityje nepavyko reikiamubūdu įrašyti kriterijų reikšmių, galite jį redaguoti Edit meniu Cut irPaste komandomis.

Svarbu. Add Criteria dialogo skyde filtravimui galima nurodytiir tuos laukus, kurių nėra rezultatų rinkinyje.

Pasikartojan-tys įrašai

Filtruojant duomenų bazėse laikomus duomenis ir išrenkant tikdalį jų laukų, rezultatų rinkinyje dažnai pateikiama daug pasi-kartojančių įrašų. Kad taip neatsitiktų, nurodykite View�Queryproperties komandą ir pateiktame dialogo skyde (žr. 4.14 pav.)įjunkite Unique Values Only jungiklį. Šį jungiklį galima įjungti irprieš sukuriant filtrą, ir jį jau sukūrus.

4.14 pav. Šiame dialogo skyde galite nurodyti išrinkti tik nepasikarto-jančius įrašus

4.4.2. Lenteliųsujungimas

Kai, vartodami Microsoft Query programą, kuriate užklausas,galite išrinkti duomenis ir iš kelių lentelių, turinčių bendrų laukų.Duomenų bazių terminais šis veiksmas vadinamas sujungimu(join). 4.10 paveiksle parodytoje lentelių srityje duomenų bazės len-telės sujungtos ryšio linija. Abi lentelės “Įmonės” ir “Veikla” turibendrą lauką “Veiklos kodas”. Rezultatų rinkinyje laukai “Įmonėspavadinimas”, “Gatvė” ir “Namo Nr” yra įkelti iš lentelės “Įmonės”.Tuo tarpu laukai “Veiklos pavadinimas” ir “Veiklos kodas” – iš lente-lės “Veikla”. Kadangi mes užklausos prašome sujungti lentelesbendrojo lauko pagrindu, kiekvienas rezultatų rinkinio įrašas turi tąpačią “Veiklos kodo” reikšmę abiejose lentelėse.

Ryšio linijas sukurti galima keliais būdais.1. Kai kurių duomenų bazių lentelės, turinčios bendrą lauką,

sujungiamos automatiškai, kai tik jos abi įtraukiamos į užklausą.2. Daugiausia galimybių suteikia universalusis būdas, kai nau-

dojama Table�Joins komanda. Šios komandos dialogo skydo pa-grindiniai nustatomieji elementai parodyti 4.16 paveiksle. Šį skydągalima iškviesti ir dukart spragtelėjus sąsajos liniją.

3. Sąsajos liniją tarp bendrųjų dviejų lentelių laukų galima nu-brėžti ir nuvelkant pele vienos lentelės bendrąjį lauką ant kitoslentelės bendrojo lauko. Šiuo būdu sukuriamas pirmojo tipo ryšys(žr. 4.16 pav.).




Iš sujungtų lentelių išrenkami:1. Tik lentelių “ĮMONĖS” ir “VEIKLA” įrašai , kuriuose

”ĮMONĖS.Veiklos kodas” = “VEIKLA.Veiklos kodas”2. Visos lentelės “ĮMONĖS” reikšmės ir tik lentelės

“VEIKLA” įrašai, kuriuose ”ĮMONĖS.Veiklos kodas” =“VEIKLA.Veiklos kodas”

Pažymėkitekairiosioslentelėslauką

Nurodykitesujungimooperaciją

Pažymėkitedešiniosioslentelėslauką … ir spragtelėkite

šį mygtuką

Šiame skyriuje pažymėkitereikiamą sujungimo mygtuką ...

3. Visos lentelės “VEIKLA” reikšmės ir tik lentelės“ĮMONĖS” įrašai, kuriuose ”ĮMONĖS.Veiklos kodas” =“VEIKLA.Veiklos kodas”

4.16 pav. Table�Joins komandos dialogo skyde galite pasirinkti kelis jungimo tipus

Kaip sujungti lenteles sąsajos linija

1 Nuvilkite pele vienos lentelės bendrąjį lauką ant kitos lentelėsbendrojo lauko.

2 Jei norite pakeisti sujungimo tipą, dukart spragtelėkite sąsajosliniją, pateiktame dialogo skyde pažymėkite reikiamo jungimoparinkimo mygtuką ir spragtelėkite OK mygtuką.

Nesujungtos lentelės. Jeigu kursite užklausą vartodami dviejųnesujungtų lentelių laukus, tai rezultatų rinkinyje gausite šių lenteliųįrašų sandaugą, kai kiekvienam pirmosios lentelės įrašui sukuriaminauji įrašai su antrosios lentelės kiekvieno įrašo nurodytais laukais.Jei abi lentelės didelės, tai bendrasis įrašų skaičius bus labai dide-lis (m*n). Todėl visada teisingai sujunkite dideles lenteles, o tik poto išrinkite duomenis.

4.4.3. Jungti-niai skaičia-vimai

Kai pagal užklausą išrinkti duomenys įrašomi į Excel darbo la-pą, juos čia galite analizuoti įvairiais būdais. Tačiau ir MicrosoftQuery programa turi penkias dažniausiai vartojamas apibend-rinimo funkcijas Sum, Avg, Count, Max ir Min, kuriomis galite ap-skaičiuoti ir pagal kriterijus išrinktų įrašų, ir visų bazėje saugomųįrašų kiekvieno stulpelio galutines sumas bei įrašų grupių galutinessumas, net neįkėlę detalių duomenų nei į užklausos duomenų sritį,nei į Excel darbo lapą.

Paprasčiausiai skaičiuojamos vieno nefiltruoto lauko galuti-nės sumos. Užklausos lange įkelkite lauko vardą į duomenų sritį irspragtelėkite priemonių juostos galutinių sumų skaičiavimo mygtu-

ką . Pirmą kartą spragtelėjus šį mygtuką, skaitinio lauko galuti-nė suma bus apskaičiuota vartojant Sum funkciją, antrą kartą –Avg, po to atitinkamai Count, Min ir Max. Kai dar kartą spragtelė-




site šį mygtuką, rezultatų rinkinyje bus pateiktas originalus neapi-bendrintų duomenų rinkinys. Po to vėl galėsite šį apibendrinamųfunkcijų ciklą kartoti. Tekstų reikšmėms pirmosios dvi funkcijos ne-taikomos.

Filtruoto lauko galutinės sumos skaičiuojamos panašiai, tikiš pradžių reikia sudaryti kriterijų ir tik po to pažymėti lauko vardą irspragtelėti galutinių sumų skaičiavimo mygtuką.

Kai norėsite apskaičiuoti duomenų bazės įrašų grupių galuti-nes sumas, pirmuoju lauku į duomenų sritį įkelkite lauką, kurioreikšmės pasikartoja duomenų bazėje, antruoju lauku įkelkite api-bendrinimo lauką, pažymėkite jo vardą ir tik tada spragtelėkitebendrųjų sumų skaičiavimo mygtuką. Jei reikia, prieš pradėdamiskaičiuoti galutines sumas duomenų rinkinį filtruokite. 4.17 pa-veiksle matome Microsoft Query programos langą su kaip tik tokiorezultatų rinkinio vaizdu.

4.17 pav. Filtruoto rezultatų rinkinio grupių galutinės sumos

Trumpai aptarsime dar keletą jungtinių skaičiavimų galimybių.1. Bet kada galite pakeisti pusiau angliškus galutinių sumų

lauko pavadinimus lietuviškais.2. Jei reikia, rezultatų rinkinyje galite pridėti ir daugiau galutinių

sumų – įkelkite į rinkinį naują ar tą patį lauką ir galutinių sumų skai-čiavimo mygtuku parinkite reikiamą funkciją.

3. Galite apskaičiuoti ir įrašų pogrupių galutines sumas: tadapirmasis rezultatų rinkinio laukas turi rodyti grupes, antrasis – po-grupius, tolimesni – galutines sumas.

4. Rezultatų rinkinį galite net filtruoti, vartodami galutinių sumų lau-kus: pirmiausia apskaičiuokite galutines grupių sumas, o po to pažymėki-tegalutinėssumos lauką ir nurodykite Criteria�Add Criteria komandą.

4.4.4.Rezultatų įra-šymas į Excel

Kai užbaigsite kurti užklausą ir rezultatų rinkinyje pateikti duo-menys tenkins Jūsų poreikius, nurodykite File�Return Data ToExcel komandą arba spragtelėkite priemonių juostos duomenų įra-

šymo į Excel failą mygtuką .




4.4.5. Kaipsukurti už-klausą varto-jant MicrosoftQuery pro-gramą

Skyrelio pabaigoje pateikiame išplėstą nuosekliąją užklausossukūrimo instrukciją, kurios svarbesnius žingsnius jau paaiški-nome šiame skyrelyje.1 Pažymėkite narvelį, kuriuo pradedant norite įrašyti išorinių

duomenų bloką.2 Nurodykite Data�Get External Data, Create New Query ko-

mandą.3 Databases kortelėje pažymėkite duomenų bazę, iš kurios no-

rite gauti duomenis, arba sukurkite naują duomenų šaltinį.4 Išjunkite Use the Query Wizard to create/edit queries mygtu-

ką ir spragtelėkite OK mygtuką.5 Į lentelių sritį įkelkite lenteles.6 Jei reikia, bendruosius lentelių laukus sujunkite sąsajos linijo-

mis.7 Įkelkite laukus į rezultatų rinkinį.8 Jei norite susiaurinti paiešką, sukurkite filtravimo kriterijus.9 Jei norite sukurti parametrinę užklausą, nurodykite kriterijus.

10 Kai į Excel norėsite įrašyti rezultatų rinkinį, spragtelėkitemygtuką:

• jei norite įrašyti duomenis į veiklųjį darbo lapą, pažymėkiteExisting worksheet parinkimo mygtuką ir spragtelėkite OKmygtuką;

• jei norite įrašyti duomenis į naują darbo lapą, pažymėkiteNew worksheet parinkimo mygtuką ir spragtelėkite OKmygtuką;

• jei norite sukurti sukinį, pažymėkite PivotTable Report pa-rinkimo mygtuką ir spragtelėkite OK mygtuką.

MODULIO ŽINIŲ IR ĮGŪDŽIŲ RODYKLĖ

Dalis Žinių sritis Nr. Žinios Skirs-niai

5.1. Pradžia 5.1.1.1 Paaiškinti skaičiuoklės sąrašo struktūrosreikalavimus.

1.15.1.1. Pirmiejidarbo su sąrašužingsniai

5.1.1.2 Paaiškinti skaičiuoklės Data meniu koman-dų paskirtį.

1.2.

5.1.1.3 Sugalvoti ir suplanuoti sąrašą, susidedantįiš 10 stulpelių ir 30 eilučių. Į sąrašą įtrauktiįvairių duomenų tipų: 1-2 stulpelius su teks-to reikšmėmis (pavadinimais), 3-5 stulpeliussu eilučių grupių požymių laukais (juose turibūti tik 2-5 skirtingos reikšmės), 3-5 stulpe-lius su skaitiniais laukais ir 2-3 stulpeliusapskaičiuojamus formulėmis.

1.1

5.1.1.4 Paleisti skaičiuoklės programą ir naujos darboknygos pirmame lape sukurti suplanuoto są-rašo pradžią: stulpelių pavadinimų eilutę ir 10eilučių su duomenimis. Pervardinti darbo lapąir išsaugoti darbo knygą diske.

1.1

5.1.2. Darbassu sąrašo duo-menų forma

5.1.2.1 Iškviesti sąrašo duomenų formą, “pavaikščio-ti” po sąrašą, naudojantis formos komandųmygtukais, klaviatūra ir slenkamąja juosta.

1.5

5.1.2.2 Papildomai įvesti į sąrašą 23 naujus įrašusir 3 senus pašalinti.

1.5

5.1.2.3 Pakeisti vieno stulpelio 10 reikšmių. 1.5

5.1.2.4 Sukurti duomenų formoje kriterijus ir suras-ti įrašus pagal tekstinio lauko reikšmę ir pa-gal skaitinio lauko palyginimo sąlygas beijuos modifikuoti.

1.5.4

5.1.3. Sąrašoduomenų rikia-vimas

5.1.3.1 Surikiuoti sąrašą pagal vieną lauką (tekstinį irskaitinį) mažėjimo, o po to didėjimo tvarka,naudojantis greitojo rikiavimo mygtukais.

1.3,1.3.6

5.1.3.2 Surikiuoti sąrašą pagal tris laukus parenkantskirtingas (mažėjimo ir didėjimo) tvarkas.

1.3.2

5.1.3.3 Surikiuoti sąrašą pagal penkis laukus paren-kant skirtingas (mažėjimo ir didėjimo) tvarkas.

1.3.4

5.1.3.4 Surikiuoti sąrašą nestandartine individualiarikiavimo tvarka. Prieš tai turi būti sukurtasindividualus reikšmių sąrašas (žr. toliau).

1.3.5,1.4.4

5.1.4. Duome-nų sekos

5.1.4.1 Sukurti sekas pagal žingsnio reikšmę, tiesi-nį ir eksponentinį kitimo algoritmą. Sukurtiįvairias datų sekas.

1.4

5.1.4.2 Sukurti individualiųjų reikšmių sąrašą. Auto-matinio užpildymo veiksmu įkelkti šį sąrašąį darbo lapą.

1.4.4

5.2. Pagrin-dinės sąrašo

5.2.1. Renkamų

duomenų tei-5.2.1.1 Paaiškinti Data�Validation komandos gali-

mus duomenų tikrinimo algoritmus.1.6




operacijos singumo tikri-nimas

5.2.1.2 Sukurti sąrašo keliems skirtingų duomenųtipų stulpeliams duomenų teisingumo tikri-nimą pagal jiems tinkamus algoritmus.

1.6

5.2.1.3 Sukurti aikinamąją įvesties kortelę. 1.6.5

5.2.1.4 Sukurti klaidos pranešimus, naudojant trisskirtingus šio pranešimo tipus (stabdymą,perspėjimą ir informaciją).

1.6.6

5.2.1.5 Pademonstruoti sukurtųjų priemonių veiki-mą įvesties metu darant klaidas.

1.6

5.2.2. Sąrašofiltravimas

5.2.2.1 Automatinio sąrašo filtavimo komanda nufil-truoti sąrašą pagal kelių stulpelių filtrus, var-tojant skirtingus filtravimo kriterijus: stulpelioreikšmę, 10 viršutinių įrašų ir du sujungtusindividualius kriterijus.

2.1, 2.2

5.2.2.2 Sukurti paprastą kriterijų bloką ir pagal jį nu-filtruoti sąrašą.

2.3, 2.4

5.2.2.3 Sukurti sudėtinį kriterijų bloką naudojant įvai-rius sutampamčius (skaitinius, tekstinius su-tampančius ir tiksliai sutampančius, su univer-saliaisiais simboliais), palyginimo ir skaičiuoja-muosius kriterijus, juos įvairiai sujungiant logi-nėmis ir ir arba operacijomis, ir pagal jį nufil-truoti sąrašą.

2.4

5.2.2.4 Nukopijuoti išrinktus duomenis į kitą vietą fil-truojant sąrašą.

2.5

5.2.3.1 Automatiniu būdu apskaičiuoti sąrašo vienostulpelio grupėms parinktų stulpelių reikš-mių sumas.

3.15.2.3. Duomenųgrupių apskaitasąraše

5.2.3.2 Automatiniu būdu sąrašui sukurti grupių irpogrupių apibendrinančias eilutes, vartojantįvairias apibendrinimo funkcijas.

3.1

5.2.3.3 Paslėpti ir vėl parodyti detalius grupių duo-menis naudojantis grupių schema.

3.1

5.2.3.4 Panaikinti grupių sumas ir grupių schemą. 3.1

5.2.4. Duome-nų bazių ir są-rašų analizėsfunkcijos

5.2.4.1 Naudojantis SUMIF ir COUNTIF funkcijo-mis, sudėti arba suskaičiuoti vieno stulpelioreikšmes toms sąrašo eilutėms, kurios ten-kina kriterijaus sąlygas.

3.2.2

5.2.4.2 Sukurti sąrašui kriterijų bloką, turintį 5 stul-pelius ir 3 eilutes.

3.2.3-3.2.6

5.2.4.3 Naudojantis duomenų bazių fukcijomis, ap-skaičiuoti sąrašo įrašų, tenkinančių įvairiuskriterijus, nurodyto lauko vidurkį, sumą,standartinį nuokrypį. Rasti didžiausią ir ma-žiausią skaičių bei suskaičiuoti įrašus, tenki-nančius nustatytus kriterijus.

3.2.3-3.2.6

5.2.5.1 Automatiškai sukurti sąrašo grupių schemą,remiantis jame esnčiomis formulėmis.

3.35.2.5. Grupavi-mas ir grupiųschemos suda- 5.2.5.2 Rankiniu būdu sukurti sąrašo grupių schemą 3.3




rymas 5.2.5.3 Sukurti individualią grupavimo įrankių juostąir ja naudojantis modifikuoti grupių schemą,paslėpti ir vėl parodyti detalius duomenisbei grupių schemą.

3.3.6

5.2.6. Sukinys 5.2.6.1 Paaiškinti sukinio paskirtį, elementus irkonstravimo principus.

3.4

5.2.6.2 Sukurti sąrašui įvairius sukinius: papras-čiausią, su atveriamuoju puslapio lauku, sudviem duomenų laukais.

3.4

5.2.6.3 Pakeisti sukinio ašių laukų ir duomenų lau-kų parametrus.

3.4

5.2.6.4 Sukurti sukinio skaičiuojamąjį lauką ir skai-čiuojamąjį elementą.

3.4.15

5.2.6.5 Pakeisti bet kuriam sukiniui pusiau angliš-kus pavadinimus lietuviškais.

3.4.3

5.2.7.1 Sudaryti keletą lentelių gretimuose darbolapuose.

3.5.55.2.7. Kelių len-telių duomenųsuvestinės 5.2.7.2 Sudaryti lentelių suvestinę ir pagal vietą ir

pagal kategorijas, naudojant įvairias api-bendrinimo funkcijas.

3.5

5.2.8.1 Pagal formulę sukurti vieno kintamojo duo-menų lentelę.

3.65.2.8. Formulėsduomenų lente-lė 5.2.8.2 Pagal formulę sukurti dviejų kintamųjų

duomenų lentelę.3.6

5.3. Duome-nų bazių už-klausos

5.3.1.1 Paaiškinti išorinių duomenų bazių duomenųnaudojimo skaičiuoklės darbo lapuose pri-valumus.

4.1.15.3.1. Duome-nų bazių už-klausų naudo-jimas 5.3.1.2 Įkelti į skaičiuoklės darbo lapą .dbf bylą. 4.1.2,

4.1.3

5.3.1.3 Paaiškinti Microsoft Query programos pa-grindines sąvokas.

4.1.5

5.3.2. Užklausųžynys

5.3.2.1 Sukurti naują užklausą naudojantis užklau-sų žyniu.

4.1.6,4.2

5.3.3.1 Paaiškinti Microsoft Query programos paskirtį 4.3.15.3.3. MicrosoftQuery pro-grama 5.3.3.2 Iškviesti Microsoft Query programą. 4.3.2

5.3.3.3 Paaiškinti Microsoft Query programos langoelementus.

4.3.3

5.3.3.4 Sukurti užklausą naudojantis Microsoft Qu-ery programa

4.3,4.4.5

5.3.4.1 Filtruoti rezultatų rinkinį naudojant kelis kri-terijus

4.4.15.3.4. Sudėtin-gesni užklausųsudarymoveiksmai

5.3.4.2 Sujungti kelias duomenų bazės lenteles ry-šio linija ir sukurti užklausą naudojant abiejųlentelių laukus.

4.4.2

5.3.4.3 Naudojantis Microsoft Query programa, atliktiapibendrinančius skaičiavimus vienam nefil-truotam laukui ir filtruoto laukorezultatų rinkiniui.

4.4.3

ecdl 05 excel mod1[1]

Documents