ecm-strategien zum büro 2020. vom einfachen dms zu papierlosen, unternehmensweiten prozessen....

ECM-Strategien für das Büro 2020

Bernhard Zöller, Zöller & Partner

ECM-Forum

CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020 © Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de

Historie: die ersten 25 Jahre (Mitte 80er Jahre bis heute)

Frühe Lösungen – Elektronische Archivierung Ein- und Ausgangspost

– Frühes Scannen (Postkorb/Workflow)

Anwendungen – Elektronische Archive mit Workflow für frühes Scannen

– Hoher Anteil Individuallösungen bei Verteilung der Eingangspost

– Enge Integration mit Mainframe-Vorgangssteuerungen

– Häufig nur „dumme“ Archivrepositories

– Keine Integration mit PC Welt, E-Maileingang oder –ausgang

– Zugriff über die DMS-Recherche oder Host-Integration

Archivierung ist zwar immer noch eine zentrale

Anforderungen in vielen Projekten – aber nur noch „eine neben anderen“

Damals nicht auf dem Radarschirm: – Unternehmensweite Nutzung

– Knowledge Worker

– Internet, E-Mail, Portale, etc.

– Globale/Mobile Welt

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12 Zoll Jukebox, 80er Jahre

2 GB, 2000 DM

1-Platz System, 250.000 DM


Neue Anforderungen durch Knowledge Worker Quelle: BITKOM ECM Trend-Campus

Flexibilisierung der Arbeitszeiten – Selbstbestimmungswunsch wie hoch der

Anteil Office/Home Office

SharedOffice Konzepte

Universelle Mobilität – Mitarbeit überall und jederzeit

Know-How entscheidet über

Projekt-Zuordnung, nicht der

Wohnort

Gewöhnung an asynchrones

Teamarbeiten – Blogs, Diskussionsforen, Änderungs-Abos

erlauben den Info- und Wissensaustausch

ohne den Zwang zur gleichzeitigen

Anwesenheit

Gerätevielfalt (Bring your own

Device)

Cloud-Computing – Dokumente und Unterlagen von überall,

jederzeit, auf jeder Plattform verfügbar

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Anforderungen Knowledge Worker

Intuitive Benutzeroberfläche – Viele Todsünden am Markt. Manche Anbieter scheinen ihre eigenen

Produkte nicht zu benutzen

– DAS IST DIE NUMMER 1 URSACHE WARUM ANBIETER AUS

WETTBEWERBEN FLIEGEN!!!

– Der Wettbewerb heißt „Speichern unter“ oder „Drag&Drop“. Statt dessen

10 mal Dialoge klicken oder beantworten um eine Mail in die Akten zu

legen IST KEINE Alternative. Wieso muss man das eigentlich erklären?

„Persönliches“ Customizing – Nein, VisualStudio ist KEIN Customizing-Werkzeug lieber Anbieter X

Mobile, Offline, Tablets – Noch selten implementiert, viele Lösungen noch nicht nutzbar

Integration in Desktop Anwendungen inkl. E-Mail – Hier besteht definitiv noch Entwicklungsbedarf

– Denkwürdige Antworten: „die Outlook-Integration kommt vom Partner XY“,

„Drag&Drop per E-Mail in die Akte

Höhere Gewichtung von Volltextsuche/Enterprise Search – Im Sachbearbeiter-Umfeld nur ergänzend und gelegentlich

– ABER: Die Volltextsuche ist kein Ersatz für eine relationale Datenbank mit

Attributsuche. Sie ist IMMER nur ergänzend (unsere Meinung)

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Ausgangslage: Probleme der Vielfalt aus der Praxis

Vielfalt der Ablagesysteme – Nicht nur ECM-Lösungen. Auch File- und E-Mail-System, Portale, Fachanwendungen etc.

Vielfalt an hausinternen Regelungen und Verfahren – Keine zentrale Koordination

Begriffsverwirrung – Archivierung, Workflow, DMS, ECM ….

Unkenntnis der Ordnungssysteme – Ablegen, damit sie ein Dritter einfach wiederfindet ohne Bereichsablage im Detail zu kennen

Mehrfachablage – Aus o.a. Gründen

Persönliche Versionierung – „Mappe1.xls“, „Angebot_final_mit_vorläufigen_Korrekturen.doc“

Datei-Messies – Zumüllen scheint billiger als Ordnung halten

Rechteleichen – Grundregel: Das Dokument gehört dem Unternehmen!

E-Mail-Flut – Bedarf keiner Erläuterung

Jeder Anbieter kann Alles – Praxis: Erhebliche Unterschiede in vielen Kern-/Basisfunktionen

Die teuren Produkte sind schlecht ausgestattet – Manche internationale ECM-Suite ist nicht mehr konkurrenzfähig

Eigenentwicklungen – Maßgeschneidert, aber teuer in der Pflege und nach einer Weile veraltet

Altkomponenten – Teuer in der Wartung aber zu teuer zum Migrieren?

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© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020

ECM umfasst viele Disziplinen

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Verwaltung „lebender“

Dokumente

ECM

EDM

/DMS

Archiv.

Records

Managm.

Collabo-ration

E-Form

Workflow Portal

WCM

Output

Managem.

COLD/

ERM

EDM/

PDM

Aufbewahrung gem.

regulatorischer Anforderungen,

Langfristaufbewahrung

Je nach Def.:

Löschfristenverwalten,

Aktenverwaltung, aber auch

Schriftgutverwaltung nach ISO

15489

Inkl. Wikis, Blogs, Projekträume,

Foren, etc.

Engineering Data

Management

Product Data Management

Computer Output On

LaserDisk

Enterprise Report

Management

Web Content

Management

Nicht typisch, aber von

manchen Anbietern integriert

© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020

ECM-Strategien zur Konsolidierung der Vielfalt

Keine Plattform kann alle Content-Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche abdecken. Häufig findet man

eine Mehr-Säulen-ECM-Strategie

DMS/Archiv, Collaboration und WCM basieren häufig auf unterschiedlichen Anbietern. Innerhalb der Säule wird

aber standardisiert.

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Elemente einer ECM-Strategie

ECM-Funktionsangebot – Welche Funktionen soll die IT den verschiedenen

Bereich/Prozessverantwortlichen zur Verfügung stellen?

Auswahl der strategischen Komponenten – Und Definition der Spielregeln für Ausnahmen

Teamkonsens zu „Leitplanken“ – Was ist sinnvoll, was nicht nicht marktgängig, was geht mit den

vorhandenen Ressourcen (personell, Kosten etc.)?

Zielarchitektur – Inkl. Roadmap zur Konsolidierung der Systemvielfalt

Konsolidierung der Regeln und Verfahren im Umgang

mit Dokumenten und Unterlagen – Schutzklassen, Zugriffsrechte, etc.

Vereinbarung zu Ordnungssystemen – Ablage und Zugriffsattribute in ECM- oder Fachsystemen

Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen – Koordination der bereichsübergreifenden Anforderungen

– Projekt-Office „ECM“ als Single-Point of Contact für die ECM-

Arbeitspakete

Roadmap für stufenweise Umsetzung

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Weitere Informationen: Hier auf dem BITKOM ECM-Stand

www.zoeller.de www.ecm-blog.de

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