Écologie numérique ou archiver le développement durable

MINISTÈRE DE L’ENVIRONNEMENTDE L’ÉNERGIE ET DE LA MER MINISTÈRE DU LOGEMENTET DE L’HABITAT DURABLE

Ecologie numérique ou archiver le développement durable

Le projet SIAMAE

Intervenants

Bastien CHASTAGNER – Adjoint à la responsable de la mission des archives publiques du Ministère de l’Environnement, de l’énergie et de la mer (MEEM) et du ministère du Logement et

de l’habitat durable (MLHD), chef de projet SIAMAE

Christèle NOULET – Responsable de la mission des archives publiques du Ministère de l’Environnement, de l’énergie et de la mer (MEEM) et du ministère du Logement et de l’habitat

durable (MLHD)


Déroulé Introduction

● Contexte de la démarche d’archivage électronique ministériel

● Périmètre de la fonction « archives » au MEEM et MLHD

I - Bilan et préconisations du groupe de travail

II - Présentation de la feuille de route du projet SIAMAE

III - Quels enseignements organisationnels sur le « qui » et « comment » archiver » ?

● Qui ? Quelle(s) place(s) pour l’archiviste : convergence sémantique avec des notions métier voisines, quelle place à l’évaluation archivistique (gestion de l’information, expertise « archives » dans les SI) ?

● Comment ? Faire converger les stratégies et procédures d’archivage physique et numérique ? Créer un continuum de la structuration de l’information dès sa création ?


Introduction


Contexte interministériel

– SGMAP

● 2012 : Mandat AE piloté par la DISIC

– AE : un nouveau domaine d’expertise au service de la gouvernance des SI– AE : illustration de bonnes pratiques– AE : guide de bonnes pratiques : fiches annexes

● 2012-2013 :

– Cadre stratégique commun du SI de l’État– Cadre commun d’urbanisation du SI de l’État– Cadre commun d’architecture des référentiels de données– Vade-meccum sur l’ouverture et le partage des données publiques (Etalab)– Lancement du programme « Dites-le-nous une fois » (simplification

administrative)● 2015 :

– Etat plateforme et identité numérique (France Connect)


Contexte interministériel

● Des référentiels à disposition :

– SGMAP

● 2005 : Référentiel général de sécurité (RGS – mise à jour V2 2014)● 2009 : ANSSI, Archivage électronique… comment le sécuriser ?

(guide méthodologique)● 2009 : Référentiel général d’intéropérabilité (RGI - évolution majeure

en cours)

– Archives

● 2013 : Référentiel général de gestion des archives (DIAF)● 2015 : Lancement du programme interministériel d’AE VITAM (PIA)● 2015 : Cadre stratégique commun de modernisation des archives et

de gestion de la performance (CIAF)


Contexte ministériel

● Mandat du comité d’orientation stratégique des systèmes d’information (COSSI) confiée à la mission des archives publiques

Définition du périmètre ministériel en matière d’archivage électronique intermédiaire

● Projet de regroupement immobilier Arche Séquoia

● Périmètre de l’archivage courant et intermédiaire : orientations utilisateurs et producteurs, gestion du cycle de vie.


Des besoins d’archivage spécifiques

Réponse Décompte Pourcentage

Continuité de service (réouverture d'un dossier) 230 70.55%

Contentieux 91 27.91%

Production d'un acte administratif 83 25.46%

Contrôle / Audit 78 23.93%

Autre 67 20.55%

Justification des droits des personnes/administrés 45 13.80%

Justification des droits de l'administration ou d'une action administrative

40 12.27%

Justification des droits, suivi des entreprises (par ex. agrément)

19 5.83%

Reporting 8 2.45%


Contexte ministériel : une fonction « archives » structurée

● Création de la mission en 1953

● Organisation de la fonction « archivage » au ministère : circulaire NOR DEVK1031905C du 5 juillet 2011 établi au profit des services des MEEM/MLHD un réseau national structuré et piloté par le secrétariat général. Objectif : construire et préserver la mémoire de l’action publique

● Un outil de gestion de l’archivage : SIAM : Une mémoire pour demain développé par le secrétariat général des MEEM/MLHD est mis à disposition de tous les agents (circulaire NOR : DEVK1235247C du 09/10/2012)



● Le rôle de la mission des archives publiques

– Maîtrise d'ouvrage du SI archivage (SIAM)

– Conseils et audit en archivage courant et intermédiaire auprès de l’administration centrale (tableaux de gestion, audits, plans de classement, nommage...)

– Gestion et conservation des archives intermédiaires de l’administration centrale

– Traitement des archives définitives

– Animation d’un réseau national structuré de la fonction « archives » dans les services déconcentrés

– Contrôle scientifique et technique sur les opérateurs en collaboration avec le bureau des missions (SIAF)

● Une mission des archives orientée RM

– Intervention de la mission auprès des services en amont de la production documentaire, définition et mise en peuvre des référentiels de gestion et de conservation des documents produits et reçus.

– Note d’information DITN/RES/2007/006 records management et gestion des archives courantes et intermédiaires dans le secteur public

– Note d’information DGP/SIAF/2012/005 du 15 février 2012 relative à l’actualité de la normalisation en matière de records management


I - Bilan du groupe de travail « archivage électronique » (GTAE)


● Constitution d’une équipe projet pluridisciplinaire

– Pilotage : mission des archives publiques

– Assistance à maîtrise d’ouvrage interne (SIAS/4) spécialisée dans les SI des fonctions support + AMO externe (cabinet Conseil Ourouk)

– Acteurs du SI : Moe du SIAM et sous-direction de la politique des systèmes d’information

● Composition du groupe de travail et déroulement des ateliers

– les maîtrises d’usage largement représentées dans les ateliers : les producteurs de données et futurs utilisateurs de l’archivage électronique

– Déroulés des ateliers fondés sur des retours d’expérience internes aux ministères ou extérieurs

– Déroulement des ateliers de janvier à novembre 2015 : 7 ateliers et 11 séances

– Décembre 2015 : comité de pilotage final avec validation de la feuille de route pour la mise en œuvre de l’archivage électronique

Organisation du groupe de travail


Organisation du groupe de travail

COPIL

Équipe projet AMO ConseilArchivage

électronique

Thématique 1Définir une politique d’archivage

Atelier 1 Atelier 3 Atelier 5Atelier 2 Atelier 4 Atelier 8Atelier 7Atelier 6

GouvernanceGouvernance

Organisation des travauxOrganisation des travaux

Pilotage GT : MAP

Thématique 2archivage des SI

Thématique 3vision cible et scénarios

Comment archiver

Gérer les SI existants

Feuille de route

Gouvernance

expertise archive et nouveaux SI

VITAMStructurationdes données et automatisation


Trois types de besoin

1/3 Besoin de structurer et gérer les données et documents électroniques en amont (dès leur création)

• Développer la dématérialisation et les échanges électroniques : nécessité de retrouver facilement l’information numérique produite + sécuriser cette information (problématique des destructions/modifications, du versionning par exemple).

• Pour les documents non structurés• Instaurer des règles de bonnes pratiques en termes d'organisation des

données et d'activité métier (nommage, plans de classement, gestion des mails, outils de gestion électronique des documents/ressources partagées, espaces collaboratifs)

• Dans la structuration de l’information : privilégier une logique d'activité par rapport à une logique d'organisation, se rapprocher des tableaux de gestion des archives (par activité dans le SIAM).

• Définir l’organisation de cette structuration des données : rôle des services producteurs, rôles des archivistes, rôle des acteurs SI.

• Pérenniser dans le temps la structuration en amont des documents bureautiques.



1/3 Besoin de structurer et gérer les données et documents électroniques en amont (dès leur création)

• Pour les documents structurés• Environnement déjà structuré : manque la gestion du cycle de vie• Optimiser la gestion du cycle de vie des données tout le long du cycle de vie

des SI : sécuriser les purges, sécuriser les retraits d’applicatifs, gérer les problématiques de performance, rationnaliser les chantiers de reprises de données...

• Positionnement du rôle de l’archiviste dans cette structuration de la donnée


Applicatifs Métier

GED

Outil collaboratif

intranets

Serveurs partagés

Disque local

Armoire physique(matérialisation)

Messagerie

Multi-médias

Applicatifs Métier

GED

Outil collaboratif

intranets

Serveurs partagés

Disque local


Messagerie

Multi-médias

Applicatifs Métier

GED

Outil collaboratif

intranets

Serveurs partagés

Disque local


Messagerie

Multi-médias

Structuration de l’information

Applicatifs Métier

GED

Outil collaboratif

intranets

Serveurs partagés

Disque local


Messagerie

Multi-médias

Applicatifs Métier

GED

Outil collaboratif

intranets


Messagerie

Multi-médias

Applicatifs Métier

GED

Outil collaboratif

intranets

Disque local


Messagerie

Multi-médias

Applicatifs Métier

GED

Outil collaboratif

intranets

Serveurs partagés


Messagerie

Multi-médias

Applicatifs Métier

GED

Outil collaboratif

intranets


Messagerie

Multi-médias

Aujourd’huiAujourd’hui Structuration de l’information



+

DemainDemain



2/3 Besoin d’organiser un archivage électronique ministériel

• Organiser un archivage électronique ministériel porté par le SG : cf organisation actuelle de l’archivage physique

• Gestion archivage hybride• Ne pas perdre la notion de dossier au profit de celle du document.

3/3 Besoin d’identifier le rôle de la fonction archives dans le périmètre numérique

• Archivistes = acteurs du conseil en gestion de l'information (structuration des données et documents bureautiques)

• Définir le rôle des pilotes régionaux d’archivage dans l’archivage numérique• Coordination avec les acteurs SI


Préconisations du GTAE au regard des besoins


Processus d’archivage numérique ministériel

Services producteurs

Plans de classementNommage des fichiersEspaces partagés, Outils collaboratifs,GEDIntranet

VERSEMENTS

MAP

SI

VERSEMENTS

SAEArchives

historiques

AN/AD

SAE intermédiaire

Accompagnement par les archivistes et la MAP

Information numérique courante SAE intermédiaireSAE intermédiaire

ENREGISTRER


Les livrables du GTAE

- Livrable 1 : La politique d’archivage aux MEDDE-MLETR : principes et gouvernance

- Livrable 2 : Gestion des documents bureautiques et usage de la messagerie – fiches de bonnes pratiques

- Livrable 3 : Système d’archivage électronique : macro-processus d’archivage

- Livrable 4 : L’archivage dans le cycle de vie du SI

- Livrable 5 : Mettre en route le projet d’archivage électronique ministériel : feuille de route et calendrier


II -Présentation de la feuille de route pour la mise en œuvre de l’archivage électronique.

Le projet SIAMAE


Les quatre axes de la feuille de route

2 – Structurer l'information numérique produite

● Coordonner une offre de gestion électronique de documents ministérielle

● Faire évoluer la charte sur les messageries● Introduire la dimension archives dans la

méthode Khefren● Introduire des notions d’archivage dans l’offre

de services MCO et dans la phase de décommissionnement

● Établir une cartographie des SI critiques

2 – Structurer l'information numérique produite

● Coordonner une offre de gestion électronique de documents ministérielle

● Faire évoluer la charte sur les messageries● Introduire la dimension archives dans la

méthode Khefren● Introduire des notions d’archivage dans l’offre

de services MCO et dans la phase de décommissionnement

● Établir une cartographie des SI critiques

Sensibilisationdes

décideurs

Diffusion des guides de bonnes pratiques

(gestion bureautique)

Information et formation sur l’expertise archives

dans le cycle de vie des SI

Accompagnementdans la mise en œuvre du SAE

3 – Construire un système mutualisé d'archivage

électronique ministériel

● Participer au programme VITAM● Participer à la mise en œuvre

d’une version du progiciel Spark Archives (socle du SIAM) compatible avec VITAM

● Faire évoluer le SIAM (portail inclus) comme front office de VITAM

3 – Construire un système mutualisé d'archivage

électronique ministériel

● Participer au programme VITAM● Participer à la mise en œuvre

d’une version du progiciel Spark Archives (socle du SIAM) compatible avec VITAM

● Faire évoluer le SIAM (portail inclus) comme front office de VITAM

4 - Accompagnement du projet

1 - Intégrer la fonction archives à l’environnement numérique

● Mise à jour de la circulaire sur l’archivage

1 - Intégrer la fonction archives à l’environnement numérique

● Mise à jour de la circulaire sur l’archivage


Une plate-forme d’archivage électronique : SIAM+VITAM


Coordination et gestion du projet SIAMAE

● Comité de pilotage = comité de pilotage du GTAE

● Une équipe projet élargie➢ Pilotage : MAP➢ Maîtrise d’oeuvre informatique : PANDOC➢ Assistance à maîtrise d’ouvrage➢ Sous-direction de la politique des systèmes d’information➢ Pilotes régionaux d’archivage (DREAL)

● Porteur de chantier : Responsable des actions nécessaires à la mise en œuvre d’un chantier du projet SIAMAE en coordination avec la mission des archives.

● Pour chaque chantier, une fiche action a été élaborée.


Exemple de fiche-action sur un chantier de l’axe 2


III – Quels enseignements organisationnels sur le « qui » ou « comment » archiver ?


Qui ? : Convergence sémantique de notionsDonnées vs archives ?

Source : Cadre commun d’urbanisation du SI de l’État : Principes de gestion des données (p24-27)

● Le terme de « données » utilisé est à comprendre dans son acception la plus large, il désigne aussi bien les données non-structurées, semi-structurées ou structurées, brutes ou agrégées, et cela, quelque soit la nature, le métier ou le sujet sur lequel porte ces données.Il peut être utile de distinguer dans des cas précis d’architecture ou d’administration par exemple, les notions de données, d’informations et de connaissances, notamment en fonction du cycle de vie de ces objets et de leurs usages.

Dans ce cadre le terme « données » a été retenu pour désigner indifféremment l’ensemble des concepts.

● Sécurité et archivage des données Le respect des prescriptions légales (CNIL, ANSSI, Archives de France) est un facteur déterminant de confiance. La sécurisation des données ne concernent pas uniquement l’accès ou la diffusion et la publication, mais bien également en amont les processus de collecte, d’entretien et de validation des données.



Source : Cadre commun d’architecture des Référentiels de données : Définitions et principes (p13)

● Une donnée est une description élémentaire de nature numérique, représentée sous forme codée, d’une réalité (chose, évènement, mesure, transaction, …) en vue d’être :

- collectée, enregistrée,- traitée, manipulée, transformée,- conservée, archivée,- échangée, diffusée, communiquée.

● Il peut être question de donnée structurée, semi-structurée ou non structurée.

Une donnée structurée est une donnée dont on a établi fonctionnellement le sens de manière détaillée, son cycle de vie et donc ses règles de création, les valeurs possibles dans les cas de listes, ainsi que le moyen technique de représentation. Les données structurées sont stockées ou échangées dans un format organisée, une syntaxe, et dont la sémantique a préalablement été définie (par exemple une table dans une bdd)

Les données non structurées sont également une description d’une réalité, mais dont la codification, dont le sens, n’est pas exploitable directement par la machine : un fichier audio, vidéo, un texte contenu dans un document ou un mail.



● Des conclusions :

– Convergence entre la notion de données et la définition de la chaîne archivistique dans la documentation produite par les porteurs de SI

– L’archiviste a donc une légitimité d’actions dans la gestion de la donnée. Il peut affirmer son rôle et apporter son expertise de records manager.


Qui ? : Quelle(s) place(s) pour l’archiviste ?

En amont d’un archivage définitif patrimonial

Promouvoir la légitimité de l’expertise archivistique dans la gestion du cycle de vie de la donnée = replacer l’évaluation et la sélection au cœur de la

stratégie de collecte

● Expert en gestion de l’information numérique produite dès l’age courant : analyse de l’existant et des environnements de production, conseils en plans de classement, règles de nommage, versionning, assistance à maîtrise d’usage pour la mise en œuvre d’une gestion électronique de documents (GED).

● Expert en gestion du cycle de vie de la donnée structurée dans les applicatifs : audit des environnements de production existants : analyse du risque au regard de l’archivage légal réglementaire, sécuriser les retraits d’applicatifs et les purges, introduire la gestion du cycle de vie dans la structuration de la donnée (MD) = introduire la fonction « archives » dans l’élaboration de nouveaux projets SI ou dans leur refonte.


Comment ? : Faire converger les stratégies et procédures d’archivage physique et numérique ?

● Stratégie d’archivage portée par le SIAM

– Responsabilisation des producteurs

– Traçabilité, prévention du risque

– Constitution d'une ressource archivée accessible, valorisation des connaissances

– Conformité réglementaire

– Contrôle des procédures, qualité partagée à l'échelle du ministère



Plan de classement Plan de classement du référentiel de conservationdu référentiel de conservation



MD producteur

MD techniques

MD Description saisies le producteur

MD Gestion


Comment ? Pour un continuum de l’enrichissement des métadonnées : pourquoi ?

Fruits et légumes : 8-10°c

Zone fraîche : 4-6°c

Zone froide : 0-3°c

Zone congélateur : -3°c

Les aliments que nous consommons sont définis par :

-Des catégories ayant des propriétés particulières de conservation.

-Pour être propres à la consommation, certains aliments bruts doivent être transformés.

-Au bout d’un certain temps, certains aliments ne sont plus propres à la consommation, même conservés dans un frigidaire.

-En outre, un figidaire peut conserver des aliments un certain temps mais il ne les rend pas meilleur.

Qu’en est-il d’un SAE ?


Comment ? Pour un continuum de l’enrichissement des métadonnées

Construire une linéarité de la structuration de l’information entre archivage courant et intermédiaire : une démarche gagnant/gagnant ?

L’archivage courant est de la responsabilité des producteurs.

● La structuration de l’information pendant cette période pour un producteur sécurise ses données et donc leur qualité (version validée par exemple) et facilite leur recherche et leur accès partagé pour une meilleure efficience.

● Compte tenu des volumes produits dans le contexte électronique, le service des archives ne peut que conditionner l’entrée par un minimum de structuration pour accepter un versement.

● Pour les acteurs SI : rationalisation des espaces de stockage


Comment ? Pour un continuum de l’enrichissement des métadonnées

Construire une linéarité de la structuration de l’information entre archivage courant et intermédiaire : une démarche gagnant/gagnant ?

Dans un périmètre intermédiaire d’archivage, cette structuration amont est reprise dans le SAE.

● Cela facilitera l’accès pour le service producteur lorsqu’il aura besoin de retrouver et d’accéder à ses documents car il aura été lui même acteur de sa propre structuration.

● Pour les acteurs SI : Rationalisation des espaces de stockages, amélioration de la performance des SI, rationalisation des chantiers de reprises de données, par exemple.

● Facilités pour le service des archives pour administrer efficacement le SAE ; rationaliser la trajectoire du SAE (infrastructures) ; faciliter la préparation des versements définitifs vers les SAE dédiés en accord avec leurs propres prérequis

=> l’archivage électronique est un processus continu et dynamique qui commence dès la création du document pour se poursuivre dans le SAE intermédiaire et in

fine dans le SAE définitif.

Questions/Réponses


Écologie numérique ou archiver le développement durable

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