ecrits professionnels 1

7/31/2019 Ecrits Professionnels 1

1/36

MIEUX RDIGERLES CRITS

PROFESSIONNELS

Courriers, messages lectroniques,comptes rendus, rapports, analyses et synthses

Mireille BRAHIC

ditions dOrganisation, 2004

ISBN : 2-7081-3047-1

Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org


2/36

1

Chaque critprofessionnel

rsulte de la rencontreentre une situation

et un objectif

1 Une lettre transmet une informationmais laisse aussi une trace

1.1 Le corps du texte dpend de lobjectif de la lettreIl serait inconsquent* de prconiser un contenu prcis pour les lettresen fonction du secteur duquel elles manent (administration, entreprise,particulier) et en fonction de loccasion (accord, refus, demande) quiles rend ncessaires. Le contenu dune lettre dpend essentiellement delobjectif de celle-ci en corrlation avec le moment. Ainsi, lobjectif

ditions dOrganisation 17

* Tous les mots suivis de cet astrisque sont dfinis dans le lexique, page 327.



3/36

dune lettre commerciale tant de fidliser le client, il savre utile demodrer les refus par des tournures telles que : jai le regret de quipeuvent tre encore renforces par malgr notre souci permanent de satis-faire notre clientle sans toutefois tomber dans la plus basse flagorneriedans laquelle ce type de lettre se vautre souvent. Quel client se trouveflatt par des cher monsieur Untel ou des chre madame Unetelle venant de parfaits inconnus? Quel client est sensible une longue lettrequi lui promet monts et merveilles? Qui croit encore votre lettre aretenu toute notre attention ? Incontestablement les flatteurs ont unauditoire restreint et les longues lettres sont rarement lues. Mme si unelettre commerciale ne doit pas manquer, non plus, de faire allusion larestitution future du service rendu ou une disponibilit illimite et per-manente, toute logorrhe dithyrambique est proscrire.

Pour ce qui est dune lettre administrative (quelle mane dune adminis-tration civile ou militaire) son but est une information objective qui nedoit trahir aucun avis personnel ; le rdacteur administratif crit en lieu etplace de ladministration laquelle il appartient et, mme si la lettre quilrdige exprime une dcision, ce nest pas la sienne en tant quindividu.Cest ladministration concerne qui sexprime par le truchement du res-ponsable de ltablissement ou de celui du dossier trait. Ainsi, les nuancesprconises au paragraphe prcdent nont rien faire dans une lettreadministrative. Nanmoins, les tablissements publics vocation indus-trielle (la Dlgation gnrale pour larmement, par exemple) ont pris lha-bitude dassouplir certains de leurs courriers.

Toutefois, une lettre manant dune entreprise nest pas toujours destine la clientle, et lentreprise peut avoir, en certaines circonstances qui tou-chent le contentieux, les contrats ou les licenciements, le mme but din-formation incontestable qui est en permanence celui de ladministration.

Le particulier quant lui nest tenu par aucune normalisation ou rgle-mentation et il est libre de sexprimer comme bon lui semble. Sil veutcrire en bandes dessines ou en vers, nul ne len empche. Pourtant, lors-quil crit pour affaire, lorsque lenjeu est lobtention dun emploi oudune prestation par exemple, il a intrt faire bonne impression .Cependant, le correspondant lui tant la plupart du temps inconnu, ilsavre difficile dtre en phase avec ses attentes. Le mieux est alors de secontenter de ne pas faire mauvaise impression . Pour cela il suffit de se

Mieux rdiger les crits professionnels

18 ditions dOrganisation



4/36

fondre dans les usages propres aux entreprises : employer la prsentationAFNOR, choisir un papier discret, blanc ou cru et de bonne qualit(80g/m2), ainsi quune enveloppe assortie, et sexprimer avec pondration.

Donc, quelle soit commerciale, administrative, militaire ou pri-ve, la correspondance doit tre claire, prcise et concise (com-prhensible par quiconque, sans ambigut), courtoise sansflagornerie et fidle linformation quelle doit transmettre. Eneffet, selon larticle 109 du code du commerce, une lettre vaut

contrat. Pouvant tre, tout moment, sortie des archives commepice conviction, elle ne doit pas prter quivoque. Lameilleure faon de la rdiger est de se mettre la place, non pasdu destinataire, mais dun tiers entre les mains de qui la lettrepourrait tomber. Le but est de ne laisser aucune prise au lecteurmal intentionn en dcrivant clairement la situation et en prci-sant la date, les adresses respectives, les rfrences, les picesjointes, les annexes et les prix convenus en chiffres et en lettres.

1.2 Le premier paragraphe rappelle la demandeou prsente la situation

La tendance actuelle, pour des motifs de rapidit et de facilit, favoriselutilisation du tlphone par rapport la correspondance. Mais, si cesdeux moyens de communication remplissent bien cette fonction detransmission de linformation, seule la lettre laissera une trace1. Et cestpour cette seconde mission quelle est, notamment lorsquun litige estenvisageable, prfrable un coup de tlphone.En effet, il ne faut jamais perdre de vue quune lettre peut tre produite

comme preuve, le plus souvent la charge de celui qui la crite. Mais cenest pas pour autant quil faut crire des lettres laconiques. Au contraire,cest exactement pour cela quelles doivent tre extrmement prcises.De plus, dans un dossier, la seule lecture dune lettre, doit indiquer quel moment de laffaire elle se situe; ce qui la rendue ncessaire; cequelle a affirm; ce quelle a annonc, conseill ou command. Et cestprcisment pour cela, quau lieu de se contenter de rpondre la ques-

La rencontre entre une situation et un objectif


1. Dans le langage de la qualit cette fonction sappelle la traabilit .



5/36

tion pose, il est indispensable de reformuler, au pralable, cette ques-tion afin dattester les propos du demandeur.Cest encore pour cela quune demande de devis doit tre accompagnedun cahier des charges prcis et cest enfin pour cela quune lettre decommande doit prciser dans le dtail les conditions dexcution, delivraison et de paiement.On peut rsumer le plan dune lettre trois grandes parties, ventuelle-ment dcoupes leur tour :

pass Reformulation prcise de la demande, de la situation

ouPrsentation (de soi, de ltablissement, de son action)prsent Rponse la demande, prcise et motive (sources,

rglements, lois) et personnalise en fonction desrenseignements fournis par le demandeurouMotif, historique, dtailsouConditions de ralisation en cas de demande de devis oude passation de commande

avenir Annonce de ce quon va faireoude ce quon conseille au destinataireouExpression du souhait

La mthode de Quintilien2 permet de ne rien oublier dans chacune deces parties. Elle se rsume au bilan de la connaissance dune situation travers les questions :

Qui?Quoi?Comment?Combien?

O?Quand?

Pourquoi?



2. Reprsentant officiel de lloquence sous lempereur romain Vespasien, Ier sicle de notre re.



6/36

Les informations manquantes peuvent se trouver dans le dossierconcern ou dtenues par la personne charge de laffaire, qui il suffitde les demander.

1.3 Des prcisions sur le signataire et le destinataire,la date et le lieu dmission sont des lmentsindispensables la fonction de preuve des

documents crits Len-tte*, dans le secteur priv, appele timbre* dans lAdministration,regroupe tous les renseignements ncessaires lidentification, lalocalisation et au paiement de lmetteur.

Labsence de lieu dmission et de date fait perdre toute valeur depreuve au document. Ainsi, une compagnie dassurance peut nedonner aucune suite une dclaration de sinistre non date.

Les rfrences facilitent le classement du document mis et la loca-lisation des documents auxquels il est fait allusion et qui justifientle sens de la rponse qui est donne.

La rubrique objet rsume prcisment et succinctement le motifdu document mis.

Les pices jointes (chque pour un paiement, photocopie dundocument contest ou dun rglement sur lequel se fonde larponse, etc.) sont cites et quantifies afin quelles ne sgarent niau dpart ni larrive du courrier. Leur numration atteste gale-ment aux yeux du lecteur futur, inconnu et extrieur que le textetait accompagn de tous les justificatifs ncessaires.

Ces lments priphriques permettent de consacrer le corps du texte au

message uniquement et doffrir, par consquent, une meilleure lisibilit.Cest--dire que, pour rechercher la lettre produite une date prcise oudveloppant un objectif particulier dans un dossier, les yeux du lecteurse placeront lun ou lautre des emplacements rservs linscriptionde ces informations, tout en faisant dfiler les feuilles.

La disposition de ces lments sur la page peut varier selon lmetteurdu document, bien quune tendance actuelle tend normaliser leur






7/36

emplacement pour obtenir une plus grande rapidit de lecture. De plusamples dtails sur ces rubriques et leur emplacement sont exposs endeuxime partie et des modles figurent en annexe 2.

1.4 La signature* authentifie le texte La signature* est lapposition de son nom de famille au bas et droite duncrit. Elle est gnralement prcde ou suivie dun paraphe* (signature* abr-ge) destin rendre son imitation plus difficile, mais ce trait de plume nestque facultatif.

Jacques BLONDELCorrespondance militaire et relations publiques

La signature* officialise les dires dun crit elle doit donc tre celle delautorit qui en endosse la responsabilit. Cest pour cela quun particu-lier signe lui-mme ses crits et quil doit porter de sa main la date ouune mention dapprobation lorsquon lui rclame un visa*. la quasiunanimit des chartes graphiques, la signature* se place la fin delcrit, de prfrence droite, sur une hauteur de 3 cm environ.La signature* doit tre toujours semblable et autant que possible lisible.

Si elle est indchiffrable, elle doit tre suivie de sa traduction dactylogra-phie. Pour viter les ventuels abus, dans lAdministration, lemploi dela griffe* est dsormais interdit.Le monde de lentreprise se contente de faire suivre les nom et prnomde la fonction occupe par le signataire. Cependant, danslAdministration, lorsque le signataire nest pas la plus haute autoritsur place mais un dlgataire, la prsence dune attache* explicitantcette dlgation est indispensable. Tandis que lorsque le plus haut res-ponsable signe personnellement, lattache* qui figure en suscription*suffit. Cette attache* mentionne le grade, le nom et la fonction du signa-taire, les conditions dexercice de cette fonction (par intrim ou provisoi-rement) et du pouvoir consenti en matire de signature* :

La signature* par dlgation La dlgation de signature* est accorde une personne et non unefonction. Elle prend fin lorsque le dlgataire ou le dlgant cesse ses






8/36

fonctions. La dlgation de signature* laisse entire la responsabilit dudlgant qui doit endosser la responsabilit de ce que le dlgataire asign. La dlgation de signature* est donne par crit et notifie toutes les autorits subordonnes.

En rgle gnrale, le chef dun chelon de responsabilit signe les docu-ments :

destins lautorit suprieure,

engageant sa responsabilit vis vis de lautorit suprieure,

portant des apprciations concernant un subordonn, engageant des dpenses ou une procdure judiciaire,

portant dcision dans un domaine pour lequel il a reu dlgation.Il peut donner ses subordonns lautorisation de signer les pices deservice courant ou de routine ainsi que les documents dapplication deses ordres et directives gnrales. Lors de ces occasions les subordonnssignent par ordre .

La signature* par ordre La signature* est donc dite par ordre lorsque ordre est donn verbale-ment dassurer la signature* de certains types de documents. Dans cecas, la mention manuscrite p./o. prcde le paraphe*.

La signature* pour copie conforme Elle est porte sur les documents reus dune autorit suprieure qui, enraison de linsuffisance de leur nombre, ou pour toute autre raison, doi-vent tre reproduits. Ils ont ainsi valeur doriginaux.

La signature* pour ampliation* La plupart du temps le chef dun chelon de responsabilit ne signequun seul exemplaire dun document adress de nombreux signa-taires. Cet exemplaire est alors conserv aux archives du bureau expdi-teur, les autres exemplaires, qui ont galement valeur doriginaux, sontsigns pour ampliation* par le fonctionnaire qui a reu cette dlga-tion de signature*. Il en est de mme lorsquun document ancien estrediffus.





9/36

1.5 Au sein de lAdministration, la fiche de transmissionou le bordereau denvoi remplacent les lettresdaccompagnement

La correspondance administrative est acheminepar voie hirarchique

Daprs cet ordre nouveau, toutes les demandes de particuliers, des com-

munes, des fonctionnaires subalternes, des commissions dhospices, desemploys aux prisons, etc., etc., ne doivent me parvenir que par votre canal, etaprs avoir pass votre examen; toute lettre qui marrivera directement serarenvoye sans rponse, moins quelle ne contienne des plaintes contre vous,pour dni de justice administratif

Le ministre de lintrieur aux prfets5 germinal an VIII (mars 1800)

Afin que chaque chelon hirarchique traite ce qui concerne son degr decomptence*, tout document, bien quadress la plus haute autorit en place,

sera trait par celui qui est charg de ce type daffaires. Ainsi, une demande decong mise par un agent* et adresse, comme il se doit, au directeur, lui seraachemine par voie hirarchique mais sera traite au bureau du personnel.

En outre, la plupart des pices ncessitent un traitement par plusieursservices, ne seraient-ce que le courrier et les archives, ou doivent tretransmises certains bureaux pour information ou encore un respon-sable pour signature. Un compte rendu de runion, par exemple, dont lapremire destination est la direction pour rendre compte des rsultats dela rflexion des subordonns, sera galement transmis ceux qui

devront appliquer les dcisions prises en runion.La fiche de transmission et le bordereau denvoi servent donc achemi-ner ces pices vers leurs diffrents destinataires.

La fiche de transmissionElle dispense de la dactylographie tout en permettant dorienter un docu-ment et den expliciter le motif dexpdition. Toutefois, la diffrence dubordereau, elle ne permet pas den conserver la trace. La fiche de trans-





10/36

mission nest, par consquent, dun usage courant quentre proches colla-borateurs. Les grandes entreprises prives y recourent galement.

De plus en plus, la fiche tablie sur support papier saccompagne dunetransmission par courrier lectronique. Les possibilits darchivage lec-tronique permettent de suivre lacheminement des documents et de grerleur retour.

FICHE DE

TRANSMISSIONDATE :

DESTINATAIRE : URGENT

DE LA PART DE :

POUR INFORMATION POUR ATTRIBUTION POUR CLASSEMENT POUR AVIS EN RETOUR TABLIR UN PROJET DE RPONSE ME RENDRE POUR SIGNATURESUITE DONNER POUR LE :

MESSAGE :

Le bordereau denvoiLe bordereau, quant lui, sert essentiellement lorsquil est indispensablede conserver une trace de lexpdition des documents; en particulierquand il est adress lautorit afin de lui soumettre des projets detextes pour signature*. Il se prsentait autrefois sous forme dune che-mise qui contenait les pices transmettre. Il nest plus aujourdhuiquune feuille simple agrafe, portant un formulaire de trois colonnes : dsignation des pices, nombre de pices en questions, observations (sous forme de formules de transmissions figes).

Il sert transmettre dadministration administration ou de service service un dossier ou une srie de pices concernant une mme affaire.Il comporte la dsignation des pices transmises, leur nombre et une for-mule de transmission. Il peut comporter, mais pas obligatoirement, unavis sommaire de lexpditeur sur les modalits* de traitement de laf-faire dans sa forme. Il peut tre galement envoy, pour information,sans ses pices affrentes, et son double peut servir daccus de rcep-tion. Toutefois, lAdministration nenvoie pas de bordereau vers le sec-





11/36



Attache

Signature

TIMBRE

SUSCRIPTION

Bordereau denvoi

Dsignation des pices Nombre Observations



12/36

teur priv mais une lettre denvoi. Certains passent outre cette disposi-tion car le bordereau prsente moins de contraintes denregistrement etde signature* que la lettre ou la note.

2 Les messages, manuscrits ou lectroniques, permettentdchapper la rigueur impose la lettre

2.1 La carte de visite laisse une trace des coordonneset sert un message bref plus ou moins formel

La carte de visite nest plus gure employe dans sa fonctionpremire que dans le corps diplomatique pour laisser la trace dunevisite, voire la remplacer. Toutefois, elle est indispensable tout cadre enmission au Japon. En effet, il est dusage l-bas, lors des prsentations,dchanger sa carte de visite en se nommant.

Dans la France moderne la carte de visite est devenue un moyen pra-

tique de laisser ses coordonnes. Le cadre, dautant plus quil exerceune fonction relationnelle interne ou externe, lutilise galement lorsdune correspondance brve et protocolaire pour rpondre, parexemple, une invitation, prsenter ses condolances, ses vux, sesremerciements, ses flicitations

Les meilleures cartes sont graves en noir sur un bristol blanc de qua-lit et non pas imprimes. Les cartes professionnelles peuvent cepen-dant se permettre une certaine fantaisie. En effet la prsence du logo,des effets de couleur ou un fond pittoresque attirent lattention et mar-

quent la mmoire. Mais une trop grande originalit, sans connaissancesartistiques, est prilleuse car il est trs facile de sombrer dans le mauvaisgot.

Pour pouvoir tre envoyes sous pli par La Poste elles doivent avoirpour dimension minimum : 9 cm x 14 cm.

Le nom se place au centre de la carte ou dans la partie suprieure maistoujours centr afin de laisser une plus grande place la correspon-dance. Tout a t fait en matire doriginalit dcriture : langlaise, les





13/36

lettres bton, labsence de majuscules, des majuscules partout, lencregrise, bleue ou verte, ladresse en haut et le nom en bas Distinguez-vous donc par la simplicit du classicisme :

Madame ou Monsieur napparaissent jamais. Le prnom sins-crit en toutes lettres suivi du nom de famille le tout prcd ven-tuellement dun titre ou dun grade sil est suffisammentimportant et suivi de la fonction professionnelle.

Le commercial, se pliera aux obligations de son poste. Il ne perdra,par exemple, aucune occasion de montrer son intrt pour ses

clients lors de naissance, de mariage ou de deuil et de les devancerlors des vux annuels.



Colonel Guy Deguerre-Lace

25, rue Pierre-Brossolette - 13090 AIX-EN-PROVENCETl. 00 00 00 00 00

LOGO

Anna CorteDirecteur des ressources humaines

9, rue Saint-Victor 75000 ParisTl. 00 00 00 00 00 fax 00 00 00 00 00

LOGO

Yvan DPCHEDirecteur commercial

9, rue du Verger 75000 ParisTl. 00 00 00 00 00

Docteur Martine Seringue

5, rue Ambroise-Par 69000 LyonTl. 00 00 00 00 00



14/36

2.2 Utiliss pour transmettre rapidement des messages brefs,ml*3 et tlcopie ont une valeur juridique relative

Le problme se pose de savoir quelle est la validit dune tlcopie oudun ml* dans une transaction professionnelle. Pour y rpondre, il fautavant tout considrer quen droit franais, le consentement des partiessuffit conclure un contrat. La pice crite ne sert donc pas valider cecontrat, mais prouver son existence.

De plus, selon larticle 1341 du code civil, la preuve reste libre tant que

le contrat porte sur un bien de valeur infrieure 5000 F. Ce nestquau-del de cette somme quelle se concrtise par un crit original surpapier portant signature* manuscrite, mais, lorsquun contrat estcontest, preuve doit galement tre faite de son invalidit par un critpapier sign (une lettre de refus de service par exemple).

En outre, selon larrt de la cour de cassation du 14 fvrier 1995, unephotocopie qui nest pas un original peut constituer un commence-ment de preuve par crit.

Au reste, larticle 1348 du code civil autorise la prsentation dune copiefidle et durable en cas de perte de loriginal et la loi du 12 juillet 1980dispose quun support informatique non rinscriptible peut en faireoffice. Il est donc possible denvisager quun magistrat accepte un ml*sous cette forme ou sur tirage papier comme commencement de preuve,mais toujours condition davoir des lments complmentaires.

Concrtement, il arrive frquemment que les parties conviennentsur contrat papier sign que la preuve de transactions futurespourra tre tablie par documents numriques.

Une proposition de loi relative ladaptation du droit de la preuve auxnouvelles technologies , dont on peut trouver le texte sur le siteInternet* de Lgifrance http://www.legifrance.gouv.fr/citoyen/legi-france_actualite/Fr/preparation/preuventi.htm dfinit, entre-autres, lasignature* lectronique.



3. Orthographe propose pour e-mail par la DGLF et accepte par lAcadmie franaise.Elle prsente lavantage de conserver la prononciation tout en voquant les initiales de : message lectronique (Ml)



15/36

3 Le compte rendu informe, laisse une traceet aide au travail sur le terrain

Le compte rendu nest pas, comme il est trop souvent peru, un travailsupplmentaire, accessoire, destin remplir les archives et impor-tuner le rdacteur. Le compte rendu a trois fonctions :

informer du droulement des faits les personnes qui ny ont pasassist;

laisser une trace de ces faits pour le cas o il savrerait ncessaire,

plus tard, de les approfondir; faciliter le travail des personnes dont la tche dpend de ces faits.

Pour remplir ses fonctions, il doit tre clair, soign, prcis, conciset fidle la ralit. Cest--dire quil rend compte, comme sonnom lindique, en toute neutralit, sans aucun commentaire, nianalyse, ni proposition manant du rdacteur.

Il peut cependant varier de forme en fonction de son objectif immdiat.

3.1 Le compte rendu stnographiqueLorsque lobjectif porte sur le droule-ment des faits et la forme des proposchangs cela savre indispensablelorsque les personnes qui se sontexprimes sont susceptibles de seddire le rdacteur est contraint derecueillir la quasi totalit de la parolepuis de la retranscrire la manire

dun scnario, dans sa formulation dorigine. Ce qui est limin est on nepeut plus accessoire : onomatopes, toux, digressions sur des sujets per-sonnels

Ce compte rendu est trop long, fastidieux lire et irritant sur le terrainlorsquil sagit dy trouver les consignes ncessaires et suffisantes pourmener bien une action. Il est viter impitoyablement en dehors delobjectif initialement nonc.



Parole limine10 %

Parole Retenue90 %



16/36

En outre, ce compte rendu est irralisable partir dun vnementimprvu. Lorsquun accident survient, par exemple, il se trouve rare-ment quelquun la camra au poing et encore moins une stnotypisteprte recueillir lintgralit des propos.

3.2 Le compte renduanalytique

Le compte rendu analytique est le

plus courant des comptes rendus. Il apour objectif la facilitation de la lec-ture du document et lacclration dela comprhension des faits relats.

cet effet, il nglige la faon dont ont t formules les ides pour nengarder que la substance et la retranscrire de faon concise et claire, enlangage crit et non plus parl. Outre les superftations du langageparl, la substance qui nest pas retenue nest que redondances, com-mentaires rcursifs ou digressions. Une rdaction analytique nempchecependant pas de faire apparatre le nom des auteurs des argumentsessentiels.

Bien que, sil dcrit un accident ou une visite par exemple, le compterendu analytique puisse respecter lordre chronologique, il nen a pas ledevoir. En effet, sa particularit est de classer les propos par thmes puisde regrouper, en conclusion, les lments importants tels les dcisionsprises en runion, les consquences dun accident, les accords concluslors dune visite, etc.

Du fait mme de ces caractristiques, il est impossible une personne

nentendant rien au domaine voqu de rdiger efficacement un compterendu analytique. En effet, la mconnaissance du domaine lui rend ledbat incomprhensible et lempche donc de diffrencier linformationutile de linformation futile. Il lui est galement difficile de regrouperavec prcision les informations par thmes, ceux-ci lui tant inconnus.Le rdacteur dun compte rendu analytique doit donc tre simultan-ment comptent dans le domaine abord et en expression crite.



Parole limine40 %

Parole retenue60 %



17/36

3.3 Le compte rendu synoptiqueDe plus en plus courant lors derunions de travail axes sur la rsolu-tion de questions lordre du jour(runions de chantier, actions HSCT4,projets de service ou dentreprise), lecompte rendu synoptique a pourobjectif de faciliter lapplicationrapide sur le terrain. Pour cela il se prsente sous la forme dun tableau

qui classe le contenu en colonnes, par exemple : incidents, causes, solutions proposes; faits, avis, dcisions; action, moyens, responsable, date de fin

La chronologie na plus aucune importance, lattention sattache iciexclusivement aux rsultats de la discussion.

Un tel compte rendu nest envisageable quau sein dun groupe motiv.En effet, lanonymat des propos pourrait permettre des personnes ver-

satiles de se drober, en cas dchec des dcisions prises, notamment.Des formes intermdiaires peuvent encore tre envisages, par exempleentre le compte rendu stnographique et lanalytique, pour rpondre des impratifs de comprhension. Ainsi, un texte o seuls seraient reprisdans leur forme initiale les propos essentiels, le reste tant rcrit en vi-tant les redondances et le style parl, pourrait tre imagin. Dautresides peuvent tre encore exploites en ce qui concerne, par exemple, lestyle de lexpression dans un tableau synoptique. Limportant, danscette activit est datteindre lobjectif du compte rendu, et non pas derentrer dans un quelconque moule.

Il convient de noter ici que cest le premier qui demande le moinsde comptence*. En effet, une prise de notes en stno ou laretranscription dune bande magntique ne demandent aucuneconnaissance dans le domaine trait ni aucun talent dexpressioncrite.



Parole limine70 %

Parole retenue30 %

4. HSCT : Hygine, scurit et conditions de travail



18/36

Les deux autres types de comptes rendus, plus simples en appa-rence, demandent quant eux de comprendre linformation, de latrier et de la restituer de faon prcise et condense, cest--dire que le rdacteur doit immanquablement possder : des facults danalyse et de synthse, des comptences* dans le domaine abord, un vocabulaire bien fourni, une syntaxe prcise.

Il est en outre inconsquent* dexiger dun rdacteur quil produise unbon compte rendu partir dune runion mal anime. En effet sans uneanimation correcte la runion est confuse et le compte rendu ne peutque reflter cette confusion.

3.4 Le compte rendu ne concerne pas queles runions

Effectivement, le terme compte rendu , voque le plus souvent unerunion alors quil savre ncessaire de rendre compte dans dautrescirconstances, accident, visite, mission, confrence, lecture, entretien

Le compte rendu daccident ne pas confondre avec le rapport daccident qui implique uneenqute du comit dhygine, scurit et conditions de travail (CHSCT)aprs que tous les tmoignages et constats auront t runis, le compterendu daccident relate, au moment o laccident vient de survenir, lesfaits qui ont pu tre observs. Le plus souvent un imprim est destin faciliter le travail du rdacteur.

Le compte rendu de visite ou de missionAu retour de la visite dune autre entreprise, dune exposition, dunsalon un cadre se doit de faire part de son exprience ses collabora-teurs par le moyen dun compte rendu. plus forte raison dans le caso cette visite a pour objectif une collaboration ou une transaction pro-chaine. Il se prsente comme un compte rendu de runion.





19/36

Le compte rendu de lecture ou de confrenceIl a la mme vocation de partage de linformation que le prcdent. Ilpeut prendre les diffrentes formes dun compte rendu de runion oucelle dune note danalyse.

Le compte rendu dentretienPeu de professionnels pensent rdiger un compte rendu lissue dunentretien ou trouvent cela superflu et fastidieux. Or le compte rendudentretien sert officialiser ce qui a pu tre conclu pendant cet entretien.

Ainsi les deux parties sont engages respecter ces accords. Lexistencedun tel compte rendu peut tre providentielle en cas de litige ou de pro-messes oublies. Il se prsente comme un compte rendu de runion.

Le procs verbalLe procs verbal, quant lui est un compte rendu qui, pour remplir samission dacte authentique, comporte les signatures de tous les protago-nistes de lvnement (runion, accident, mission) Il prend la forme decompte rendu qui, en considration de la mentalit des protagonistes

concerns, laissera le moins de prise aux litiges.Lintervention dun animateur nergique au moment du relev des faits etdires consigner permet lemploi de formes succinctes. Cest--dire que cetanimateur ninscrira, sous une forme prcise, que ce qui sera strictementapprouv par lensemble des protagonistes en prsence. Le documentpourra donc revtir une forme simplifie, les visas pourront tre recueillisimmdiatement et le fastidieux travail de composition franaise annul.

4 Le rapport fournit des propositionsaprs avoir expos puis analys une situation

4.1 Rapport et compte rendu sont deux crits trs diffrentsLa confusion est frquente entre compte rendu, procs verbal et rapport.Ces trois crits se doivent, certes dapporter une information communeet de fournir le cas chant une preuve, mais un troisime objectif lesdiffrencie : tmoigner pour le compte rendu, attester pour le procs





20/36

verbal, tudier et proposer pour le rapport. Cette divergence engendredes formes diffrentes. Ainsi, le compte rendu et le procs verbal secontenteront de rapporter de faon neutre les faits concerns, tandis quele rapport, aprs avoir expos ces derniers, les analysera et y apporterades solutions.

Une seule partie donc, bien que dcoupe en thmes, pour lecompte rendu et le procs verbal contraste avec les trois parties(description, analyse, propositions) du rapport.

4.2 Le rapport de stage peut tre une analyseou une simple compilation

Le sujet, les mthodes, la prsentation peuvent tre libres ou imposes.La libert de manuvre, attrayante premire vue, embarrasse ouconduit rechercher la facilit. Cependant, la facilit peut ntre quap-parente. Mieux vaut donc choisir en fonction de lintrt du thme etde laccessibilit des informations. Un sujet ardu mais intressant estparfois plus ais traiter quun sujet simple sur lequel aucune docu-mentation nest disponible. En outre, les sujets rebattus obtiennent leplus souvent une valuation quelconque , et les sujets trop vastes outrop panoramiques sont aussi risqus que les sujets trop pointus ou tropambitieux.

Sa forme, son style, son laboration, ltat desprit dans lequel il faut leconcevoir relvent des mmes critres que le rapport dentreprise. Il syrajoute parfois, en prliminaire, des remerciements plus ou moins per-sonnaliss envers les personnes qui ont contribu la tche ou aid laraliser. Il suffit cet endroit de respecter un ordre hirarchique.

Le rapport de stage peut prendre diffrentes formes. Des particularitsde ces formes, prcisment, vont dpendre les critres dvaluation dudirecteur de stage ou du jury.

Le rapport probatoireIl est demand lissue dune priode probatoire dans une entreprise ouun service particulier. Il synthtise une situation vcue personnellementet en retire, le cas chant, des recommandations.





21/36



Tableau comparatif du CR, du PV et du rapport

DocumentsCritresdestinataire

propos de quoi

objectif

aptitudes

plan

contenu

introduction

conclusion

style

temps du verbe

signature*

forme

compte rendu

du subordonnau suprieurhirarchique

sadresse, pourinformation, auxparticipants

runion, dbat,visite, stage,accident, fait, acti-vittmoigner

neutralitexactitude

stnographiqueanalytiqueou synoptique

descriptif

pas ncessaire

pas ncessaire

personnel ouimpersonnelprsent

du rdacteur

de la notede la lettreformulaire

procs verbal


sadresse, pourinformation, auxparticipants

dbat, fait

attester

neutralitexactitude

stnographiqueou analytique

descriptif

pas ncessaire

pas ncessaire

impersonnel

prsent

de tous lesparticipantsde la note

rapport


peut tre consultpour informationou pour action

tude, problme,accident, stage,projet, ralisa-tiontudier &proposerdes solutionsobjectivitexactitudecomptence* surle sujetchronologiqueou topographiqueou mixte

descriptif+ analyse+ propositionsSituationde lobjet+ explicitationde lobjet+ annonce duplan adoptrcapitule lespropositions

issues de lanalyseimpersonnel

prsent+ conditionneldu rdacteur

de la note oudocument reliavec sommaire



22/36

Ce type de rapport de stage sert valuer les capacits du stagiaire tenir en permanence un emploi du mme type. Le rapport doit doncdmontrer que le stagiaire est capable :

danalyser et de synthtiser une situation; dutiliser des mthodes, des outils et des connaissances thoriques; de faire preuve desprit dinitiative, daisance se sortir de situa-

tions dlicates, rsoudre des problmes, adapter les thories laralit;

de formuler et de tenir des objectifs;

Le rapport dinvestigationIl a pour objectif dapporter des informations nouvelles lorganisationqui la command. Autour dun thme donn, le stagiaire ordonne lesinformations quil a recueilli (nouvelles mthodes de fabrication; nou-velles applications du procd; nouveaux procds) ainsi que le fruitde ses rflexions.

Ce type de rapport sert dmontrer ladaptabilit du stagiaire travers :

ses capacits danalyse et de synthse; sa mthodologie denqute et de slection de linformation; son aptitude faire comprendre par crit ce quil a compris.

Le rapport compilationCe rapport dresse ltat des connaissances dans un domaine prcis. Lerdacteur doit, plus que jamais, sentendre avec son directeur demmoire* afin de dlimiter le sujet sous peine dentreprendre un travailinterminable. En effet, un sujet qui peut paratre restreint slargit rapi-

dement au fur et mesure des recherches. Quant la forme, ce travailpeut se limiter la compilation de linformation ou dboucher sur uneanalyse prospective.

Ce type de rapport de stage est destin dmontrer la valeur du sta-giaire selon :

son choix du sujet (il doit tre utile den parler ici et maintenant); ses mthodes de travail; ses facults danalyse et de synthse;





23/36

la pertinence de son jugement; les acquisitions que ce travail aura permis.

Le rdacteur a tout intrt dcrire les mthodes employes et faireressortir la contribution de ce travail son panouissement personnel.

4.3 Lpreuve de concours professionnel intitule rapport est, en fait, une synthse de dossier

partir dune demande contenue dans un nonc et dun dossier, lecandidat doit rdiger un document structur, assez court, qui ordonne desfaits, des ides, des opinions emprunts aux diffrentes pices, dans des pro-portions variables. Ce document doit tre intelligible par le lecteur sans quilsoit ncessaire de se reporter au dossier.

Grard Hoffbeck & Jacques WalterLa synthse de dossier aux concours

ditions Sirey

Linformation runie, tout rapport se rsume un exercice de synthse.Le cursus scolaire nous prpare rarement cet exercice. Celui-ci nces-site :

dexploiter rapidement un dossier pour en dgager lessentiel ;donc des capacits intellectuelles fondamentales et une aptitude traiter linformation par rapport son destinataire;

dlaborer un plan pertinent pour fdrer des donnes variesdonc un esprit de logique et un sens de la communication;

de rdiger un document court, mais informatif, tmoin duneexpression crite de qualit.

Cest une bonne lecture du sujet qui permet dopter pour une simplenote dinformation, caractre gnral (toutes les informations trouvessont rcapitules) ou slectif (seules sont retenues les informations limi-tes par une requte) ou encore une note assortie de propositions. Dansce dernier cas, lavis du rdacteur ne devra apparatre quen conclusion,aprs lexpos toujours aussi neutre des lments recueillis.





24/36

NB ce propos, lavis quil est demand de fournir dans un document derecherche ou de rflexion, doit dcouler en toute logique des informationsexploites et non pas de quelque conviction profonde extrieure au dossier.

Le sujet dtermine galement le destinataire du rapport (hirarchie, cer-taine catgorie de personnel ou grand public). Il est bien vident quenfonction de ce destinataire les informations retenues seront diffrentes etle vocabulaire plus ou moins vulgaris.

Le dossier se compose de textes officiels (lois, dcrets, arrts, circu-laires) mais aussi darticles de presse. Le style est diffrent et larigueur informative aussi. Commencer par crmer* la presse, en gar-dant des distances pour ne pas se laisser influencer par une quelconqueinterprtation, peut tre un bon moyen pour se donner une vue den-semble de laffaire traite5.

Dautres auteurs recommandent de commencer demble par le docu-ment le plus rcent et le plus lev dans la hirarchie des textes admi-nistratifs afin dy recueillir, sans influence, linformation officielle.Cependant, si le langage juridique nest pas familier au lecteur, cette

manuvre ralentit la comprhension globale de laffaire traiter.Une bonne connaissance du thme abord peut aider se faire rapide-ment une vue densemble, mais elle peut nuire en faisant perdre de vuequaucune information extrieure au dossier ne doit tre exploite dansle devoir.

Le sujet peut tre dit ferm ou ouvert selon quil impose ou nonun plan en ces termes : Vous exposerez les principes* et les modalits* dap-plication ; Aprs avoir rappel, vous exposerez ; ou partir desdocuments prsents, et sans mettre davis personnel, tablir une note en expo-sant 1, 2, 3 ; ou quil vous laisse toute initiative. Un sujetferm aide donc en fournissant le plan de la note.

Le sujet peu galement demander de faire ressortir lvolution desmentalits, de la technique, de la lgislation, le rle dune profession,dune instance, dune catgorie de personnel Dans ce cas le dernier



5. Cette tactique est recommander tous ceux pour qui le Journal officiel nest pas unelecture de chevet.



25/36

paragraphe doit tre consacr ces informations-l puisque en venir cethme devient lunique objectif du rdacteur, auquel les paragraphes quiprcderont doivent contribuer.

5 Les analyses et les synthsesprparent le travail dun dirigeant

Les analyses et les synthses sont des documents internes. Elles sont

destines prparer le travail dun dirigeant qui doit prendre une dci-sion en fonction dun texte ou dun dossier. Pour cela elles doivent selonle cas :

linformer objectivement sur lessentiel dun cas; lui prsenter les informations ncessaires sa dcision; lui prsenter les diffrentes issues et leurs consquences; lui conseiller objectivement un choix; lui indiquer la marche suivre pour chacune des possibilits de dci-

sion;

tre accompagnes des projets de documents ncessaires au traite-ment administratif des diffrentes possibilits.

Ainsi, pour rdiger une analyse ou une synthse efficace, plutt que devouloir faire entrer de linformation dans une forme fige prtablie (2parties contenant chacune 2 sous-parties, par exemple), le rdacteur, doitavoir en tte un objectif : Jai ceci faire comprendre . Pour remplir cettefonction, les notes comportent donc autant de parties et de sous-partiesque ncessaire, chaque paragraphe explicitant un seul aspect du sujet.

La note danalyse repense, recre le texte en plus succinctLanalyse recherche les diffrentes ides contenues dans un texte ainsique leurs articulations.

Lanalyse se pratique sur un document. Elle nen est pas le rsum carelle ne se contente pas de rduire chaque paragraphe. Mais elle dgage lasubstance des ides du texte et souligne leurs rapports logiques, laissanttomber certains dtails et, inversement, en explicitant dautres. Cest, ensomme, la forme crite de ce qui oralement aurait donn : Ce texte ditque et que





26/36

Lanalyse nest pas proportionnelle au texte de dpart. Lorsque, parexemple, le rdacteur initial a t concis et a donc produit un textedense en information, le texte de lanalyse ne peut tre beaucoup pluscourt car peu dlments sont carter. Inversement, quand lauteur dutexte analyser a dlay ses ides, le texte de lanalyse devient trs suc-cinct puisque beaucoup de matire nest pas indispensable linforma-tion et peut donc tre limine. Dans ce dernier cas le rdacteur ne doitpas sinquiter de sa brivet il doit mme, car la tentation est frquente,se retenir de dvelopper pour meubler afin dobtenir un texte dune lon-gueur qui lui semble plus conforme aux attentes de sa hirarchie.

Lobjectif de lanalyse est de prparer le travail du responsable qui devraprendre une dcision en fonction de linformation analyse. Il nest doncpas utile de lui fournir une somme de dtails qui ne lui serviront pas,voire la comprhension desquels sa formation ne lui donne pas accs.

Exemple : Un nouveau carburant vient dtre invent. Celui-ci est universel etconvient tous les types de moteurs des vhicules terrestres, maritimes ouariens. Son utilisation prsente lavantage duniformiser lapprovisionne-

ment et le stockage. (Inutile de parler de sa composition chimique et de sesperformances, le destinataire de lanalyse ny connat peut-tre rien)

Dans un second temps, lanalyse fait apparatre les lments de linfor-mation qui concernent directement lorganisation, ceux qui, prcisment,vont jouer un rle important dans la prise de dcision :

Lemploi de ce carburant permet de :rduire la consommationrduire lentretien

uniformiser la maintenanceToutefois les moteurs devront subir une modification slevant XXX Fpar vhicule et les cuves de stockage devront tre de type Y.

Enfin lanalyse fournit, le cas chant, des suggestions pour la mise enapplication de linformation. Le rdacteur doit, ce moment-l envisa-ger toutes les possibilits, au mieux la mise en uvre et le rejet. Il doitgalement prparer les documents (lettres, demandes dautorisation,dclarations) ncessaires lapplication de ces possibilits.





27/36

Dans le cas ou lutilisation de ce carburant serait approuve il conviendrait de : organiser une formation des mcaniciens, demander lautorisation B32 la prfecture(ci-joint rponse aux propositions de formation des organismes A & B ainsique formulaire B32 complt et sa lettre denvoi).Dans le cas o ce carburant ne serait pas adopt, il conviendrait tout demme :

(Ci-joint Pour parvenir ce rsultat, une lecture en profondeur savre primor-diale. Cest--dire que linformation superficielle ne doit pas masquer lesdiffrents qui la constituent et leurs interractions. Une mthode est four-nie en deuxime partie.

6 La note de synthse retire dun dossier

lessentiel dun aspect prcisLa synthse rassemble dans un texte construit les diffrentes idescontenues dans plusieurs textes traitant du mme sujet.

La synthse fait le point sur une affaire. Rgulirement, lorsque les dos-siers spaississent, il savre ncessaire de produire un document qui, sa seule lecture permet de comprendre lorigine de laffaire, son dve-loppement, les thses avances, les propositions, les avis etc. Une syn-thse peut galement tre le rsultat de la requte dun responsable quia reu une documentation volumineuse et qui souhaite tre inform surun aspect particulier de cette documentation.

Si lanalyse se limite des suggestions concernant le traitement adminis-tratif de la question (courrier, dmarche), la synthse peut demanderau rdacteur de sengager sur le fond. Cest l que rapport et syn-thse se rejoignent car dans un cas comme dans lautre le rdacteurdevra suggrer une solution au problme pos aprs avoir expos lecontenu soit de linformation diverse quil aura recueillie (rapport), soitdu dossier ou de la documentation quon lui aura remis (synthse).





28/36

L encore, plus que le classicisme dun plan, cest lefficacit informativequi est rechercher6. Certaine matire, rpondant prcisment lintrtdu destinataire de la note, ne saurait se plier un plan en deux partiescomprenant chacune deux parties.

Laspect pratique de ce document invite se donner pour objectif larponse une question que se pose le destinataire. Il a, par exemple,entendu parler de lexistence dune thorie, dune nouvelle notion,dune nouvelle entit administrative; son besoin est de savoir :

1. Ce que cest?

2. quoi a sert?3. Comment a fonctionne?4. ventuellement est-ce que des mises en applications ont donn des

rsultats?

Voici un bon plan de note de synthse :

Exemple :

Note lattention de

Objet : cration des pays Rfrences : (numrer les pices au dossier)

La loi 95-115 du 4 fvrier 1995 dorientation pour lamnagementet le dveloppement du territoire introduit une nouvelle notion :le pays.

En effet, afin dassurer lgalit des chances et un gal accs ausavoir des citoyens, la loi dicte une politique de schma nationaldo mane cette nouvelle entit. Le pays est un terrain dapplica-tion et dvaluation de la loi, qui tient compte de la cohsion go-

graphique, culturelle, conomique et sociale du lieu. Il est destin favoriser lessor local par le rassemblement des ressources deprovenance publique ou prive.

Le pays est, en somme, un dcoupage fonctionnel destin fdrerles volonts et les moyens autour dun projet de dveloppement. Ilest cr au niveau local et les reprsentants de ltat lorganisent.



REformuler

Expliciterquoi etpourquoi

ANnoncer

6. moins que vous ne rdigiez un devoir universitaire ou que vous vous prsentiez une preuve de concours administratif imposant ce genre de contrainte.

I

N

T

R

O

D

U

CT

I

O

N



29/36

1. Le pays ne dcoule pas dun nouveau dcoupageadministratif

des fins de dcentralisation, la loi du 6 fvrier 1992 instituait descommunauts de communes et des communauts de villes. Or cesgroupements ne rassemblent que les territoires lgaux de ces collec-tivits, engendrant une aire entrecoupe impropre la cohsion. Enconsquence ces entits ne prosprent pas. Cest pourquoi il savrencessaire, sans pour autant dissoudre ce qui existe, de matriserces contraintes par la dfinition despaces ininterrompus outrepas-

sant le canton. Ainsi un pays se constitue selon des critres jamaisemploys jusqualors : la cohsion gographique, culturelle, cono-mique ou sociale.

Il ne sagit donc pas de ressusciter lgalement ces contres tradi-tionnelles tels le pays de Bray ou le pays de Caux ni de pratiquerun nouveau dcoupage politique; la commune reste la plus petitedivision administrative locale. Le pays est, en somme, un outilqui permet dunifier les intrts conomiques et sociaux publics etprivs sans distinction entre ville et campagne dans un projet dedveloppement.

2. Le pays fdre les volonts et les moyens autourdun projet de dveloppement

Un pays a pour seule vocation de favoriser le dveloppement et desurmonter les handicaps locaux en offrant des possibilits de col-laborations qui ne pourraient sexprimer au sein des dcoupagesadministratifs classiques. Cest--dire quil doit permettre dentre-prendre des projets qui ncessitent des ressources humaines,matrielles et financires hors de porte dune seule ville. Maisaussi quil doit veiller les nergies, quelles soient de droit public

ou de droit priv, et les faire uvrer un projet commun.Ce projet est dfini par les collectivits territoriales et leurs grou-pements soutenus au plan fonctionnel par ltat. Les projets peu-vent bnficier des aides existantes ou dj obtenues dans lanciencadre, mais aucune aide spcifique nest cre. Ce projet nest pasun programme dquipement traditionnel; il englobe, au niveaulocal, protection, organisation des services, des capacits daccueil,ancrage des entreprises.



D

V

E

L

O

P

P

E

M

E

N

T

Quest-ceque cest ?

faiblesse de

la loi prc-

dente

le pays est

un moyen,

pas une fin

quoi asert ?

but

le projet



30/36

3. Le pays est cre au niveau local et les reprsentantsde ltat lorganisent

Le morcellement en pays ne se dcide pas arbitrairement au niveaunational, mais slabore dans le dpartement. En effet, il appartient la commission dpartementale de la coopration intercommunale(CDCI) de constater quun secteur rpond aux critres numrsau 1. Celle-ci doit mener bien cette mission avant le 4 aot1996 avec les mthodes de son choix. Toutefois, elle peut solliciterlavis dexperts et trouve sa disposition des tudes socio-cono-

miques menes par des organismes comme lINSEE.La dlimitation ainsi que la liste des pays sont formules et sou-mises au Parlement par le prfet. Sil se trouve que le primtredfini pour un pays dpasse les limites du dpartement ou de largion, les CDCI comptentes sont saisies par le prfet de rgion etles listes sont publies conjointement par tous les prfets concerns.

Ladaptation de lorganisation des services dconcentrs de ltatet des services publics lactivit du pays est dcide par le prfetet le prsident du conseil gnral aprs consultation de la com-

mission dpartementale dorganisation et de modernisation desservices publics mise en place par la loi du 9 janvier 1985. Cest,enfin, le sous-prfet qui coordonne cette action dans larrondisse-ment dont le primtre aura ventuellement t rvis.

Fin 1995, 42 pays de prfiguration ont t retenus afin de testerlefficacit de ce programme. Bien que, deux ans aprs, lexp-rience se soit avre fconde avec 200 pays cres selon les dires dujournal le Monde du 16 janvier 1997, lavenir de cette rformeest tributaire dun complment de lgislation. En effet, les lus

estiment quune rforme institutionnelle est indispensable pourcirconscrire le cadre de gestion des projets et viter les dtourne-ments dintention. Elle pourrait prendre la forme dune coopra-tion intercommunale ou dorganismes spcifiques. Par ailleurs,labsence dune incitation financire connexe peut galement treun obstacle au bon droulement de lopration.

Quoi quil en soit toute mise en place dune nouvelle forme dedmocratie est longue et complexe.



D

V

E

L

O

P

PE

M

E

N

T

C

O

N

CL

U

S

I

O

N

Comment afonctionne ?

cration

publication

dconcen-tration

Quest ceque a vadevenir ?

imperfection



31/36

Les enseignements de Louis Timbal-Duclaux7 travers le moyen mn-motechnique SPRI (Situation, Problme, Rsolution, Information) peu-vent amener galement un excellent plan de synthse :

Exemple :Note lattention de

Objet : la rforme de larmeRfrences : (numrer les pices au dossier)

Les diffrents discours publics du ministre de la dfense figurant au

dossier ci-dessus rfrenc traitent de la rforme de larme franaise.Cette rforme savre ncessaire afin de maintenir la paix et la scuritsur le sol franais, quilibre qui serait un exemple auprs des parte-naires europens. Les changements dcids concernent notamment larduction des forces et la professionnalisation du personnel militaire.Le constat de la situation, la problmatique qui en dcoule ainsique ses principes de rsolution et leurs mesures daccompagne-ment sont exposs ci-dessous.

1. Larme ne peut subsister dans sa forme actuelle

1.1 Notre appareil militaire est inadapt la conjoncturemondiale actuelle

En premier lieu, la chute de lUnion sovitique assortie de la cra-tion de la CEE laisse prsager une paix durable nos frontires.Toutefois, des conflits locaux plus ou moins lointains subsistent.Lintervention dans ces derniers ncessite lgret et maniabilit.Or larme franaise a trop dunits et trop dappels.En second lieu, le danger interne est dun nouveau genre, li aufanatisme et au terrorisme qui en dcoule. Ce dernier est laffairede la gendarmerie et de la police qui pourront toujours faire appel des renforts en provenance des trois armes.En dernier lieu, le progrs auquel il faut sadapter sous peine dedisparatre fait appel llectronique, linformatique et aunuclaire. Ces nouveaux dispositifs ncessitent des spcialistes etcotent cher alors que le budget de la Dfense ne cesse de rduire.Il ressort que, face la concurrence, notre industrie de larme-ment nest pas viable.



I

NT

R

O

D

V

E

L

O

P

P

E

M

E

NT

Situation

7. La Mthode SPRI Louis TMBAL-DUCLAUX ditions Retz.



32/36

1.2 Larme na plus les moyens dassumer ses missionsPar ailleurs, larme a quatre missions : dissuasion, protection,prvention, projection. Les tches essentielles devant tre effec-tues pour les remplir sont : lentranement et les oprations.Or, les impratifs europens, lloignement des sources de danger,la grande technicit des moyens de renseignement et la rductiondu budget interdisent une arme, dans sa forme actuelle, de rem-plir au mieux ses missions. Le temps et largent disparaissent dansdes tches annexes qui pourraient tre sous-traites et le personnelnest pas suffisamment form certaines techniques de pointe.

2. Larme doit donc sadapter, adopter une structure plussimple, rduire ses effectifs et employer des spcialistes

Du point de vue oprationnel, temps et moyens doivent treconsacrs aux missions spcifiques.2.1. Les consquences de la rforme sur lindustrie de larmementLindustrie de larmement doit se consacrer des systmes de plus enplus complexes en conformit avec les accords europens. Ainsi, la pro-duction de toute matire fissile des fins militaires cessera. Les sites deMarcoule, Pierrelate et Albion seront ferms, les missiles Hads seront

dmonts. Ne subsisteront que 4 sous-marins nuclaires et les missilesaroports arobies nouveau modle. Enfin, larme de terre commanderaseulement 33 chars lourds par an pour porter son parc de 930 420.2.2. Les consquences de la rforme sur la structure de larme de terreLes forces seront rorganises en : blinde, mcanise, interven-tion blinde rapide, infanterie dassaut soit 30 000 hommes et unebrigade relevable susceptibles dintervenir sur deux thtres diff-rents. Ainsi, 70 rgiments des forces et de soutien disparatrontde mme que plusieurs tablissements de soutien et de formation.

En outre, la coopration avec les partenaires europens sera inten-sifie dans le domaine de la prvention, du renseignement et delobservation spatiale.

2.3. Les consquences de la rforme sur le capital humainLeffectif devra tre progressivement rduit de 30 % en 6 ans. Leservice national sera supprim en faveur du volontariat. Des car-rires de courte dure seront favorises par des contrats infrieurs 10 ans rmunrs au SMIC. Larme fera galement davantageappel au personnel civil et la sous-traitance.



Problme

RsolutionD

V

E

L

O

P

P

EM

E

N

T



33/36

3. Cette rforme sera progressive, anticipe par des explica-tions et accompagne de mesures conomiques et sociales.

3.1. Les mesures concernant le personnel militairePour ce qui concerne le personnel militaire, il ny aura pas de loide dgagement des cadres. Toutefois, un fonds de professionnalisa-tion dot de 9,1 milliards de francs servira financer les mesuresdencouragement au dpart volontaire : dpart la retraite avec la pension du grade suprieur ou un

cong spcial;

revalorisation de lindemnit de dpart des sous-officiers (24mensualits); octroi dun pcule pour entrer dans la vie active. Ceux qui

seront 5 ou 10 ans de la retraite seront prioritaires. Le mon-tant sera dautant plus lev que le cadre partira tt;

cration dun organisme unique de formation et daide lareconversion;

prorogation loi 70-2 facilitant le reclassement des officiers etsous-officiers suprieurs dans la fonction publique;

amlioration de laccs aux emplois rservs;

Et des mesures pour compenser la mobilit : revalorisation de lindemnisation des frais de dmnagement

pour les grades les moins levs ; dveloppement de facilits de reconnaissance de la nouvelle gar-

nison (6 jours); harmonisation et revalorisation des indemnits en cas de muta-

tion.

3.2. Les mesures concernant le personnel civilPour ce qui concerne le personnel civil le dispositif de dgagement

des cadres et ouvriers sera prorog. Le plafond de lindemnit dudpart volontaire ouvrier sera revaloris (210000 F). Le reclasse-ment interne sera favoris par la rduction du temps de travail.

3.3. La rforme du service nationalLe service militaire sera remplac par une sensibilisation rapide la dfense nationale. Ce rendez-vous citoyen concernant tousles jeunes par classe dge reste dfinir quant sa dure, saforme et son contenu.



Information

D

V

E

L

O

P

P

E

M

E

N

T



34/36

Tableau synoptique des diffrentes notes



Documents

Critres

note (correspon-dance interne)

note danalyse note de synthse

motif une conjoncture un document une affaire

destinataire un collaborateur une autorit une autorit

objectif faire savoir provoquer unedcision

provoquer une dci-sion

avantage laisser une trace donner rapide-ment lessentiel dudocument

prsenter sur undocument unique leslments importantscontenus dans plu-sieurs documents

contenu expose explique le quoiet le pourquoi du

document sansrsumer ni citerdes passages

fait apparatre lori-gine de laffaire, son

dveloppement, sesavatars* extrait dune docu-mentation une infor-mation ordonne quirpond une requte

conclusion pas obligatoire; en

rapport avec lescirconstances

propose le cas

chant des dispo-sitions* pratiques

propose une solution

pour rsoudre laf-faire; inutile si larequte ne le spcifiepas

prsentation cf. note cf. note cf. note

style impersonnel impersonnel impersonnel



35/36

Voici donc, afin que le rdacteur et son responsable saccordent sur letravail fournir, quelques dfinitions rapides des crits professionnelsles plus courants :

Dfinitions sommaires des crits professionnelsles plus courants



Secteur priv Secteur public

Message Appel aussi mmo , abrviationde mmorandum* , dsigne toutcrit bref en style tlgraphiqueinscrit sur un post-it, un formulai-re, un cahier de transmission.Semploie pour les tlcopies ou lesmls.Lacception de ce terme peutstendre des documents plusstructurs tels que la note.

crit succinct destin tre diffuspar transmission rapide (radio,tlex). Il se rdige sur formulairerglementaire, entirement en capi-tales, en style tlgraphique et intervalle constant.Le corps du message commencepar NTX et se termine par BT.Les paragraphes sont reprs parPRIMO, SECUNDO, TERTIO etles sous paragraphes par ALPHA,BRAVO, CHARLIEOn ne peut faire rfrence un NTXdans une correspondance officielle.

Ml* Message transmis par rseau informatique.

Tlcopie Moyen de transmission lectronique de documents. Tout envoi doit treaccompagn dune page de garde dclinant les coordonnes de lmet-teur et du destinataire ainsi que le nombre de pages contenues.

Lettre Document le plus couramment uti-lis pour communiquer par crit, lalettre se dcline en de nombreusesspcialits (lettre de vente, lettre demotivation, lettre de rclamation)

Document rdig en forme personnelle(je) dont lmetteur est la plus hauteautorit en place dans un tablissement.La lettre sert communiquer avecdautres organismes du secteur public,des entreprises et des particuliers.

Lettre denvoi Lettre extrmement brve accom-pagnant lenvoi dun autre docu-ment.

Annonce et prsente de faon syn-thtique un document plus volumi-neux qui lui est joint.Remplace le bordereau lors dun envoide documents vers le secteur priv.

Notification Le secteur priv utilise une lettre. Information transmise par voie hi-rarchique une personne pour lin-former dune dcision qui lintres-se titre individuel.



36/36


Bordereaudenvoi

Sutilise pour lexpdition dobjets,pas de documents.

Formulaire comprenant 3 colonnes : dsignation des pices , nombre depices et observations . Il sert diffuser au sein de lAdministrationdes crits concernant une mmeaffaire.Son double sert daccus de rception.

Note Document rdig en forme impersonnelle, remplace la lettre dans lacommunication interne.

Note de

service

Document interne une unit ou un service, destin fournir ou rap-

peler des consignes de fonctionnement sur une question prcise.Compte rendu Tmoigne de faon neutre dun vnement.

Procs verbal Atteste que des faits se sont bien drouls tels que consigns.

Rapport Expose et analyse des faits, puis propose des solutions au problmeengendr par ces faits.

Mmoire* Rapport rdig sur linitiative de son auteur.

Analyse Exploite, en corrlation avec la situation actuelle, un document. Sans lersumer compltement, elle en fait apparatre le motif et les grandeslignes et propose, le cas chant, la marche suivre pour le traitement ou

lapplication du texte analys.Synthse Exploite les pices contenues dans un dossier en corrlation avec un cas,

un problme ou une requte. La synthse se conclut, le cas chant, parune proposition de solution.

Circulaire Lettre reproduite plusieurs exem-plaires et adresse plusieurs per-sonnes la fois.

Document sign par un ou plu-sieurs ministres (auquel cas il estpubli au Journal officiel), fournis-sant aux fonctionnaires concernsles prescriptions ncessaires lap-plication dune loi.

Directive Document manant dune haute autorit exposant aux subordonns lesbuts atteindre et les ides fondamentales devant conduire leur action.

Dcision Lquivalent, dans le secteur priv,de la dcision sexprime dansune lettre, mais celle-ci est expdieen recommand avec accus derception (AR).

Document exprimant la volontdun haut responsable, fonde surle rglement et/ou un rapport,concernant un individu ou ungroupe.