ed jaarbeurs maart2013

“Ontwikkelingen rond elektronisch indienen”

Utrecht12 Maart 2013

Bijeenkomst Jaarbeurs Utrecht 2013

Programma

13-04-232

Nr. onderwerp wie tijd

Ontvangst met koffie 9.00 uur1 Opening + context en samenhang van de bijdragen Rob de Haan 9.30 uur2 Elektronische dossiers:

eCTDo introductie Lifecycle Management bij CBGo validatie

eApplication FormIntroductie parallel registratie dossier standaardCentral RepositoryVeterinaire ontwikkeling

Ricco van den Hoorn

9.45 uur

3 e-business en nieuwe PhV-wetgeving Anja van Haren 10.30 uur4 koffie 11.00 uur5 Internationale ontwikkelingen (ICH) Stan van Belkum 11.15 uur6 CESP Stan van Belkum 11.30 uur7 Vragen en antwoord: panel Allen 12.00 uur Lunch 12.30 uur


eCTD

CESP

e-PhV

EiY

IDMP

eAF

e-EMA

Elektronische DossiersRicco van den Hoorn


Wetgeving• Wettelijke verplichting voor het indienen van

elektronische dossiers (humaan) vanaf 1 juli 2007• Regeling geneesmiddelenwet (25 juni 2007)

Artikel 3.1

5© Ricco van den Hoorn


WetgevingArtikel 3.11. De bij de aanvraag om een vergunning voor het in

de handel brengen van een geneesmiddel aan het College over te leggen gegevens en bescheiden, bedoeld in paragraaf 3 van dit hoofdstuk, worden aangeleverd door middel van een elektronische gegevensdrager waarvan de specificaties door het College zijn vastgesteld. De aanvraag wordt schriftelijk ondertekend, tenzij de aanvrager en het College de mogelijkheid tot het zetten van een elektronische handtekening zijn overeengekomen.

© Ricco van den Hoorn 6


WetgevingArtikel 3.12. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op

de gegevens en bescheiden die door de houder van een handelsvergunning als bedoeld in het eerste lid, aan het College worden overgelegd bij een aanvraag om een wijziging van zodanige vergunning.



Elektronische dossiers• Geen technisch inhoudelijke presentatie

Huidige standaarden eCTD, NeeS en VNeeS als bekend verondersteld

Veel informatie beschikbaar via internet Gespecialiseerde consultancy bedrijven

• Nieuwe ontwikkelingen nu en in de toekomst Introductie eCTD Belang van deze ontwikkelingen



Agenda• Introductie eCTD (viewer) en Life Cycle Management (LCM)

Technische validatie

• eApplication Form• Introductie standaard eParallel registratie dossier• Centrale Repository• Veterinaire ontwikkelingen• Informatie en communicatie



Introductie eCTD viewer en LCM• Ontvangen elektronische dossiers

One volume pdf’s Ongestructureerd NeeS eCTD

• Beoordeling m.b.v. Word Adobe Verkenner Internet explorer Enz. ICI

• Geen Life Cycle Management



Introductie eCTD viewer en LCM• Waarom geen LCM?

Te complex om te bouwen Te lastig om te onderhouden Gespecialiseerde software ontwikkelaars

• EURS is Yours• ICI en EiY

Interoperability• Eén geïntegreerd programma

Voorkomen dubbele opslag• Schijfruimte• Records management

Integriteit dossier• Beoordeling van één set gegevens



Introductie eCTD viewer en LCM• DMS connector voor FileNet

ICI en EiY (lijkt) één oplossing Enkelvoudige opslag

• Automation Engine Geautomatiseerde workflow stappen

• Validatie & import

• Automatische validatie Geen capaciteit beschikbaar voor volledige manuale

technische validatie Nu mogelijkheid voor “alles” en uitgebreide rapportages



Introductie eCTD viewer en LCM• Workflow


Information Processing Workflow

Upload Process Information EURS is Yours Upload into ICI Receipt notification & follow-up

Info

rmati

on

Proc

esso

r 1In

form

ation

Pr

oces

sor 2

Upload Information Rejected Task

Process New Information

Rejected Task

Tech

nisc

he s

tap

Info

rmati

on

Proc

esso

r 3

No

Review OK

Review NOK

Yes

Mapping not correct

ValidationOK

New CaseExisting Case

Review copied case

Wrongfullcreated case

Copy Case

Cancel Copy Case

Validation NOK

Validate all foundeCTD/NeeS-sequences

Cancel IP WF

No reviewneededNo

Yes

Back to upload

CMS – Tolerant validationAdd informationto existing case

and close new/copied case

Process New Information Task

StartNotification Workflow

Upload Information Task

Close Case

Cleanup:EiY references and

ICI documentsDon’t remove

validation reportReview Needed?

eCTD/Nees-sequence – EiY dossiername

mapping

Create Time Table

Start

Move eCTD/NeeS sequences to

correct folder and update object-Class

eiy-links, search index rebuild

Delete upload folder

Case Contact Information Missing

Task

StartRegistration Workflow

EURS is Yours validation, import

Perform EURS is Yours Validation

& Import?

Upload Into ICI

Determine CTD – MP mapping

Determine type of documents and

folders

Copy Case

Send validation report

Send receipt notification

Review Invalid Submission Task

Close Case

Case Contact Missing?

Review Information Processing Task

Missing eCTD/NeeS

Technical Validation outcome Invalidadd as Correspondence

Invalid Submission

Change and close invalid case


Introductie eCTD viewer en LCM• Consequenties?• Volledige validatie

eCTD & NeeS

• Weigering van invalid submissions• Waarom weigering?

Lang geleden aangekondigd Voldoende lange gewen periode Goede (valide) dossiers

• Snellere en efficiënter beoordeling Eerlijk tegenover firma’s die geïnvesteerd hebben Europese harmonisatie afspraken



Introductie eCTD viewer en LCM• Europese harmonisatie

Europees geharmoniseerde Guidance’s Pass/fail validatie criteria Minder nationale requirements RMS validatie pilot Nationale vertalingen buiten eCTD Nationale procedures buiten eCTD



Introductie eCTD viewer en LCM• Nationale procedures buiten eCTD

MAH transfer Change of local representative Sunset Clause Dose dispensing (dose distribution) Change in prescription status Change of mock-up design National notifications for a pack size in a CMS, which is already

included in the core SmPC of the MRP National notifications to remove/add an already approved

indication, due to patent usage in a CMS.

• Besluit CMDh en TIGes februari 2013



Introductie eCTD viewer en LCM• Getallen en statistieken

2012


Procedure Totaal NeeS (en ED) eCTD % eCTD van ED

Totaal 23.010 10.091 8.456 46%

Aanvraag DCP 285 50 235 82%

Aanvraag MRP 87 26 61 70%

Aanvraag Nationaal 518 468 50 10%

Variatie MRP 8.371 4.468 3.319 43%

Variatie Nationaal 4.238 3.341 355 10%


Introductie eCTD viewer en LCM• Validatie (technisch en content)

– Handtekeningen• Bij eerste indiening aanvraag of wijziging origineel

ondertekende aanbiedingsbrief en application form– Niet voor CESP!

• Wel noodzakelijke handtekeningen in dossier!• Nog geen “electronic signature”

– In ontwikkeling



Introductie eCTD viewer en LCM• Planning

– Historische sequenties (eCTD) Nieuwe aanvragen direct importeren in EiY Reeds aanwezige sequenties (her)gebruiken in EiY Vragen om eerdere sequenties bij eerste indiening variatie

– Baseline?– Tijd voor voorbereiding

Aanvragers: eSubmission op orde (NeeS!) CBG: training

– Ingangsdatum 1 september 2013!



Introductie eCTD viewer en LCM• Strategie

– Vanaf 1 september 2013 nieuwe aanvragen voor alle procedures (niet CAP) verplicht eCTD & NeeS

• “Streng” valideren• Niet in behandeling indien “invalid”

– Vanaf 1 april 2014 klaar voor variaties– Tussenliggende periode (en daarna)

• Inhaalslag op basis van Reeds aanwezige sequenties (her)gebruiken in EiY Vragen om eerdere sequenties bij eerste indiening

variatie



Introductie eCTD viewer en LCM• eCTD verplicht?

Ja!

• Wanneer? eSubmission Roadmap



EU Electronic Application Forms (eAF)• Elektronisch aanvraag formulier

http://esubmission.emea.europa.eu/eaf/index.html Door EMA ontwikkelt formulier o.b.v. XML

• Gebaseerd op NtA “papieren” formulier Weinig gebruikt; (nog) niet verplicht

• Bruikbaarheid Elektronisch te lezen Printen Data in document herbruikbaar

• Gestandaardiseerde terminologie



Are you accepting the eAF (in pdf/XML) as a valid AF within e-submissions (eCTD/NeeS)?

Christa Wirthumer-Hoche 27


Do you still require a signed paper copy of the eAF?



Does your NCA has the intention to re-use the data from the xml eAF in order to populate national data base?



Does your NCA has the intention to ask mandatory for the submission of the xml eAF instaed of the pdf/word document?



EU Electronic Application Forms (eAF)• eAF ontwikkelingen

Formulier vrijgegeven en bruikbaar Project voor EMA afgesloten Efficiënte bruikbaarheid voor automatische data invoer alleen

voor Centrale Procedure Initiatief tijdens TIGes februari van AGES voor doorontwikkeling

• Voor nationale procedures (DCP en MRP)• Samen met aantal lidstaten, EFPIA, EGA en EMA

• Boodschap Houd de ontwikkelingen in de gaten

• Zal snel verplicht kunnen worden!



Introductie eParallel registratie dossier• CBG overgegaan van papieren naar elektronische

werkwijze• Efficiencywinst, vergroot door introductie ICI• Aanpassing wet; vanaf 1 april 2008 elektronisch indienen

verplicht volgens door CBG bepaalde standaard• Europees geharmoniseerde standaarden voor “reguliere”

aanvragen; eCTD en NeeS (voor Vet andere Wet) Niet bruikbaar voor aanvraag parallel handelsvergunning CBG definieert standaard Papier zelfs toegestaan

• Aangekondigde standaard voor parallel registraties vandaag “op tafel”



Introductie eParallel registratie dossier• Alle aanvragen digitaal aangeleverd• Veel verschillende formats en naamgeving• Onduidelijk voor aanvragers

Hoe aanleveren en welke documenten

• Onduidelijk voor CBG casemanagers Zoeken naar documenten, ontbrekende documenten, scrollen

door aanvraag

• Voordelen voor aanvrager Duidelijkheid over volledigheid indiening Efficiëntere en wellicht snellere beoordeling

• Voordeel voor CBG/casemanager Tijdwinst door niet te hoeven zoeken Onnodig opvragen van documenten



Introductie eParallel registratie dossier• CCR Praktijk 12 september 2012

Workshop 31 oktober 2012 Vertegenwoordiging vanuit VES Pilot vanaf 30 november 2012



Introductie eParallel registratie dossier• Vastgestelde structuur en naamgeving• Geen lege folders of blanco documenten (placeholders)• Voorkeur voor pdf van elektronische bron

Niet gescand; doorzoekbaar en copy/paste Werkdocumenten in Word

• Voor “overig” zelf een verklarende naam voor document bepalen

• Antwoorden op vragen en ontbrekende documenten Hoeft niet in eStructuur Wel juiste naamgeving

• Handleiding



Introductie eParallel registratie dossier• Tijdspad voor introductie

Vanaf 1 april 2013 publicatie• Evaluatie pilot in maart 2013

– Casemanagers zeer tevreden! Mag direct gebruikt worden! Vanaf 1 juli 2013 niet in behandeling genomen bij afwijking

eStructuur• Geen geautomatiseerde technische validatie



Central Repository (CR)• EMA project (CAP) vooral voor beoordelingsautoriteiten

Farmaceutische bedrijven via gateway i.p.v. CD/DVD

• Efficiency verbetering Samenhang CR, eCTD, eAF en CESP

• Pilot gestart Live Q1 2014 Voorlopig eCTD only ≠ VNeeS



Veterinaire ontwikkelingen• Weinig nieuws

Veel gebeurd!

• Komende tijd geïnformeerd over CBG beleid Website en nieuwsbrieven over Vet eSubmission

• VNeeS “highly recommended”

• Woensdag TIGes Vet bijeenkomst• Indien noodzakelijk Vet eSubmission bijeenkomst



Informatie en communicatie• Nieuwsbrief voor registratiehouders

Regelmatig updates en voortgang

• Website CBG (humaan) http://www.cbg-meb.nl/CBG/nl/humane-geneesmiddelen/

registratiezaken/elektronische-indiening/default.htm Veterinair volgt spoedig

• eSubmission website (humaan en veterinair) http://esubmission.emea.europa.eu/index.htm http://esubmission.emea.europa.eu/tiges/tigesdocuments.html



Vragen?Via contactformulier op website:


Ricco van den Hoorn088 2248117


Vragen?


E-business en de nieuwe farmacovigilantie wetgeving

12 maart 2013

Anja van Haren


• The information contained in these slides is for general purposes only and presents the state of knowledge at 12 March 2013

• No rights can be derived from this information

• The Medicines Evaluation Board accepts no liability for direct or consequential damage resulting from the use of, reliance on or action taken on the basis of this information provided during this session

48

Disclaimer


1. Introduction

2. PSUR and RMP

3. Reporting of suspected Adverse Drug Reactions

4. Art 57(2) / IDMP

5. Closure


Regulation (EU) 1235/2010

Directive 2010/84/EU

EC Implementing Regulations

GVP(Good Pharmacovigilance Practice) replace Volume 9A

Questions & Answers

Pharmacovigilance: Regulatory framework

Nationale wet

GeneesmiddelenwetStaatsblad (Stb. 2013, 67)


Implementation new legislation

New pharmacovigilance legislation entered into force in July 2012

Stepwise implementation

Criteria for prioritisation:1.public health activities2.transparency and communication activities3. simplification activities


New PV legislation: 4 topic areas

Impact beyond pharmacovigilance


53

NCA Multi-Purpose Tool

GeneralPublic

EMA Web Site WCMS

EU Medicines Web Portal

Redirects

Redirects

Other Web Sites(NCAs, …)

Web ICSR Reporting Tool

SSI Tool

EV Web

SSI XML

Eudra Gateway

EVPRM+

LoaderValidatorEVPRM+

ICSR (lit. art. attached)

EV 7/8

ISO ICSR

EVPRM+

Ack (EVPRM+) Re-route ISOICSR

ISO ICSR

NCA (Org)

Re-routed ISO ICSR

BFC

ISO ICSR

ISOICSR

ISO ICSR

E2B ICSR

DocumentRepository

Lit Art

Product and Substance Data

Management Tool

EMA Data Manager (“Kinapse”)

Product infoSubstance info

SRS

Recoding

ISO ICSR

Duplicate Detection Engine

ISO ICSR

DD Tool

EUTCT



Ack (ISO ICSR)

LoaderValidatorIDMP+S IDMP+S

EudraCT

eCTD RMP (incl Annex 1)

LoaderValidator RMP (incl Annex 1)

(Web) RMP Reporting Tool

(the NH tool?)

eCTD RMP

eCTD PSUR

eCTDPSUR

LoaderValidator PSUR

Web PSUR Reporting Tool

eCTDPSUR

Substance Monitoring

EPITT (Rename?)

ECD

Rapporteurinfo

Rapporteur - Substance

User & OrganisationRegistration

EV Registration System Fees

ENCEPP User

ENCEPPENCEPP

ETLDWH

BI Tool

Alerting Tool (NarrcowCast)

MAH

NCA

Logon

Email System


WHO &EMCDDAextracts

NCA + EMA

CorGxP (EudraGMP?) CorpGxP(EudraGMP?) SiamedProcedures

Queries on structured product and substance infoList of Substance – Rapporteur

<To be completed with the other info >

EURS

PSUR& RMP

Auditors

Audit system

eCTD IDMP+S

eCTDRMP (incl Annex 1)

Product info

Substance info

MAH

EVPRM+

EPITT

NCA (Rep)

Contact info

Organisation info

E-PSUR

E-RMP

Repositories

PAS Registry

Medicines Web Portal

EudraVigilance

Fee collection

ISO standards

Support PRAC

Art 57(2)

Gateway adaptation

pragmatic use of existing systems until budget available

ICT related changes


References use of internationally agreed terminology, formats and standards(Dir 2010/84/EU Art. 108, Reg.1235/2010 Art. 87a)

Further specified in Implementing Regulation: – Periodic Safety Update Report (E)- Risk Management Plan (E)- Study protocol, abstract and end-of-study report

(for Post Authorisation Safety Studies - PASS)- Suspected Adverse Drug Reactions (E)- Medicinal Product Information (E)

Pharmacovigilance legislation


Implementing Regulation

Legally binding

no need to transpose into national legislation


1. Introduction

2. PSUR and RMP


4. Art 57(2) / IDMP

5. Closure


Risk Management Plan (RMP)


GVPModule V


Periodic Safety Update Report (PSUR)


GVP Module VII


PSUR vs PBRER

ICH E2C(R1) ‘PSUR’ is replaced by ICH E2C(R2) ‘PBRER’• PSUR: Periodic Safety Update Report • PBRER: Periodic Benefit Risk Evaluation Report

Different mindset: From periodic review to cumulative review benefit-risk

•EU legislation: ‘PSUR’•Format of PSURs follows structure described in Implementing Regulation•ICH E2C(R2) principles implemented in GVP Module VII


• Electronic format not part of ICH PSUR/PBRER work• HL7 project to define electronic format for PSUR & RMP

- utilizes modular structure

E-PSUR and E-RMP


EMA shall set up and maintain a repository for PSURs and the corresponding assessment reports [Reg. Art. 25a]

MAHs shall submit PSURs electronically to EMA [Dir. Art. 107b]

Transitional provisions in Dir. 2010/84: till 12 months after the PSUR repository is fully operational PSURs will be sent directly to the MSs where the products/substances are authorised

How to submit PSUR?


How to submit PSUR?

http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Regulatory_and_procedural_guideline/2012/05/WC500127658.pdf


How to submit PSUR?


PSUR Repository

PSURs + Assessment Reports + comments

Status: Requirements gathering

PDF-based? New HL7 format?


1. Introductie

2. PSUR and RMP


4. Art 57(2) / IDMP

5. Closure


Implementing Regulation (EU) 520/2012

Specifies internationally agreed formats for transmission of suspected adverse drug reactions:

•ICH E2B(R2) ‘Maintenance of the ICH guideline on clinical safety data management: data elements for transmission of Individual Case Safety Reports’

•ICH M2 standard ‘Electronic Transmission of Individual Case Safety Reports Message Specification’

From 1 July 2016:•ISO 27953-2:2011 Health Informatics, Individual case safety reports (ICSRs) in pharmacovigilance — Part 2: Human pharmaceutical reporting requirements for ICSR (ISO 27953- 2:2011)


From ICH E2B (R2) to ICH E2B(R3)

ICH has developed an Implementation Guide (IG) on how to use this ISO ICSR standard: ICH E2B(R3)

Will replace the current ICH E2B(R2) message

Final ICH E2B(R3) package to be published on ICH website March/April 2013


68

ISO ICSR/ICH E2B (R3)

ICH E2B(R3) package:

ICH E2B(R3) Implementation Guide (IG)

- Appendix I (A) ICH ICSR schemas- Appendix I (B) Backwards & Forwards Compatibility (BFC)

(convert R2 into R3 message and vice versa) - Appendix I (C) Schema files- Appendix I (D) Reference instances for XML-files (ICSR and ACK)- Appendix I (E) Example instances of report cases- Appendix I (F) ICH E2B code lists - Appendix I (G) Technical Information- Appendix I (H) SGML & XML conversion


69

ICH E2B (R2) vs E2B (R3)

• Fields removed or updated (size increased, new values)

• Some fields are repeatable (“r”) (indication)

• New concepts introduced by:– Adding new fields– New values for existing fields

• Improved user instruction for fields

• Some changes capture information differently-seriousness at event level-country of occurrence at event level


E2B(R3)

E2B(R2)

Message structure: ICH E2B (R2) vs E2B (R3)


EU Implementation Guide

ICH E2B(R3) Implementation Guide (IG)to be complemented by EU Regional Implementation Guide

Under preparation by EudraVigilance Expert Working Group

Will address:•Business Rules•Additional ISO/HL7 data fields (drug section)•Integration with ISO IDMP standards•ICSR classification•Use of standard terminologies•What to do in system failure•…

Expected delivery in 2013, will be subject to public consultation


• FDA-EU joint pilot testing - will assist in defining requirements for future EudraVigilance enhancements and drafting of EU regional implementation guide

• FDA test tool

http://www.accessdata.fda.gov/esubmissions/ftparea/esubmitter/platforms/Windows/IncludeJvm/jinstall_CBER_ICSR.zip

72

Testing E2B(R3)


73


NCA..1

NCA..2

NCA..28

MAH

Domestic

all

Domestic

Domestic

Own products

Simplified routing ADR reporting - Future


Transitional period

Transitional Period; submit to MS and/or EV:-obligation to submit non-serious varies between MS

Direct reporting by NCAs and MAHs to EV will apply after successful audit of EV system:-Comply with ISO ICSR/IDMP standards-Re-routing of ICSRs to NCAs-Support signal detection activities-Access to EV- reporting of ICSRs to WHO (on behalf of member states)

-Exchange with EMCDDA-…


Interim periodAnnex to GVP Module VI


Lareb reports

In the near future Lareb cases will be sent to MAHs only via: - gateway, E2B(R2) format- e-mail (XML-file + html file)


1. Introduction

2. PSUR and RMP


4. Art 57(2) / IDMP

5. Closure


EMA to create a list of all medicinal products authorised in the EU regardless of licensing procedure

• Coordinate the regulation, safety-monitoring and pharmacovigilance activities of medicines across the EU

• Identify medicines accurately, especially in ICSRs

• Facilitate the international harmonisation activities

Article 57(2)


Notification of electronic

submission format (July 2011, revised

March 2012)

xEVMPD update, guidances,

controlled vocs, Q&As

Electronic submission & data

processing

Initiation of quality review and

maintenance of Art 57(2) data

Update in compliance with

ISO IDMP standards

By 2 July 2012xEVPRM format will

be replaced

Article 57(2) implementation

This obligation does not involve traditional herbal medicinal products (Chapter 2a of Directive 2001/83/EC) , homeopathic medicinal products registered according to the simplified registration procedure (Article 14 of Directive 2001/83/EC)


ISO 11615:2012, Health Informatics, Identification of Medicinal Products (IDMP) standard ‘Data elements and structures for unique identification and exchange of regulated medicinal product information’

ISO 11616:2012, Health Informatics, Identification of Medicinal Products (IDMP) standard ‘Data elements and structures for unique identification and exchange of regulated pharmaceutical product information’

ISO 11238:2012, Health Informatics, Identification of Medicinal Products (IDMP) standard ‘Data elements and structures for unique identification and exchange of regulated information on substances’

ISO 11239:2012, Health Informatics, Identification of Medicinal Products (IDMP) standard ‘Data elements and structures for unique identification and exchange of regulated information on pharmaceutical dose forms, units of presentation, routes of administration and packaging’

ISO 11240:2012, Health Informatics, Identification of MedicinalProducts (IDMP) standard ‘Data elements and structures for uniqueidentification and exchange of units of measurement’

ISO IDMP standards (final Oct 2012)


Implementation ISO IDMP standards

1. Information model

2. MessagingXML

HL7 (SPL)

xEVPRM

3. Terminologies

Maintenance Organisation(s)


Art 57 Joint Implementation Working Group(18 October 2012, 24 January 2013)

Discussion:

- Further defining requirements for data maintenance (e.g. handling of variations, migration of data, controlled vocabularies)

- Submission of structured substance information (SSI)

- Implementation of ISO IDMP standards(XEVRPM to be replaced by new message format)

Article 57(2) implementation


http://www.ema.europa.eu/ema/index.jsp?curl=pages/regulation/general/general_content_000496.jsp&mid=WC0b01ac05803bf141&jsenabled=true


1. Introduction

2. PSUR and RMP

3. PASS


5. Art 57(2)

6. Closure


Simplification: budget and technology limitations

ICT-changes essential for efficient compliance with pharmacovigilance obligations

No ‘short-term’ electronic formats expected for PSUR, RMP

EMA is in a process to develop roadmap towards implementation of ISO IDMP/ICSR standards in the EU- 2016; subject to available budget

Some changes not only IT systems, but also impact your current business process

Closure


Thank you for your attention


89

• ADR = Adverse Drug Reaction• EMA = European Medicines Agency• EV = EudraVigilance• GVP = Good Vigilance Practice• HL7 = Health Level 7 • ICSR = Individual Case Safety Report• IDMP = Identification of Medicinal Products• ISO = International Organization for Standardization• MA = Marketing Authorisation• MAH = Marketing Authorisation Holder• MS = Member State• NCA = National Competent Authority• PASS = Post Authorisation Safety Study• PBRER = Periodic Benefit Risk Evaluation Report • PRAC = Pharmacovigilance Risk Assessment Committee• PSUR = Periodic Safety Update Report• RMP = Risk Management Plan• XEVMPD = Extended EudraVigilance Medicinal Product Dictionary• XEVPRM = Extended EudraVigilance Product Report Message

Abbreviations


Back-up slides


Additional Monitoring


GVPs available

No Module title

I Pharmacovigilance Systems & Quality Systems

II Pharmacovigilance System Master File

III Pharmacovigilance Inspections

IV Pharmacovigilance Audits

V Risk Management Systems

VI Management & Reporting of Adverse Reactions to Medicinal Products

VII Periodic Safety Update Report

VIII Post-Authorisation Safety Studies

IX Signal Management

X Additional Monitoring (public consultation closed, expected Q1/Q2 2013)

XV Safety Communication


No Module titleRelease public consultation

XI Public participation in pharmacovigilance Q2 2013

XIIContinuous pharmacovigilance, ongoing benefit-risk evaluation, regulatory action and planning of public communication

Q1 2013

XIV International cooperation Q2 2013

XVIRisk-minimisation measures: selection of tools and effectiveness indicators

Q1 2013

GVPs under development


Considerations for product- and population-specific pharmacovigilance

P I - Vaccines (revision of previous guideline) Public consultation scheduled for Q1 2013

More planned:• Biological medicinal products• Pregnancy • Children• Elderly•……

‘Special’ GVPs



GVPModule VIII

Post Authorisation Safety Studies (PASS)


Post Authorisation Safety Studies (PASS)

EMA to make public protocols and public abstracts of (non-interventional) PASS falling within the scope of the new procedures involving the PRAC

MAHs should have information on the study enteredprior to the start of data collection into the electronic register of non-interventional PASS


EU PAS Register

Before the EU PAS register is fully operational, studies should be registered in the ENCePP E-register of studies


4.8. Is the ENCePP website amenable to receiving an Extensible Markup Language (XML) file that encodes the values for the fields required for registration? (New November 2012)

The ENCePP E-Register of studies must be populated via the data entry form and it does not accept XML files for upload.

EMA Q&A document - PASS


Requirements for the registration of PASS is available in GVP Module VIII - chapter VIII.B.4

http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Scientific_guideline/2012/02/WC500123204.pdf

Submission of PASS


Further guidance documents PASS

ICH & CESPStan van Belkum


ICH en onderwerpen met een e-component

Werkgroep Onderwerpen Status

M2 Allerlei procedurezaken (o.a. evaluaties, onderhoud) etc.

Work in progress

M5 IDMP gerelateerde standaarden Final standards

M8 Regulatory Product Submission Draft standard

E2b Zie presentatie Anja van Haren

13-04-23103


13-04-23104

“Common European Submission Platform”

Status overzicht


Historie• Na papier op zoek naar een nieuwe vijand: CD/DVD• Oplossing: portal, maar geen 27 portals• 2010 bijeenkomst: 1 platform?• Start CESP:

– Feasibility study– PoC– Preproduction pilot– …….– Production

13-04-23106


Wat is CESP?

CESP is een online systeem voor het veilig versturen van registratie informatie naar één of meer registratie autoriteiten in één handeling

Kenmerken: • Eenvoudig, snellere verwerking en veilig

• Werkt voor MRP, DCP, Nationaal zowel humaan als veterinair

• Werkt bij alle soorten aanvragen, variaties, partijkeuringen en export certificaten

• Onafhankelijk van elektronische standaarden

• One-way met notificaties

• Onafhankelijk grootte indiening

• Geen fysieke media (CD, DVD) + papieren brief +AF

Het CESP Concept

Single Delivery

CESP


• Austria (AGES) • Belgium (FAGG)• Croatia (HALMED)• Cyprus (MOH)• Czech Republic (UKZBL)• Denmark (DKMA)• Estonia (Ravimiamet)• Finland (Fimea)• France (Anses)• Germany (BfArM)• Germany(PEI) • Iceland (IMA)

Wie doen er mee?

Industrie•EGA•EGGVP•AESGP•EFPIA •IFAH-Europe

Project Structuur

•Chair : UK (MHRA) •Co Chair: NL (MEB)•Technical: IE (IMB) , AT (Ages)

• Ireland (IMB)• Italy (AIFA)• Luxembourg(Ministere de la Sante)• Malta (MITTS)• Netherlands (MEB)• Norway (NOMA)• Portugal (infarmed) • Slovenia (JAZMP) • Spain (AEMPS)• Sweden (MPA)• United Kingdom (MHRA) • United Kingdom (VMD)


Agency A

Industry User

Agency B

Agency C

Registration Server

File Transfer Server

User logs on to registration server and

creates delivery file

User downloads

delivery file to local

PC

User uploads submission and

delivery file to FTP server

Files are moved to agency servers

Hoe werkt CESP?


Statistieken (1)

13-04-23112


Statistieken (2)

13-04-23113

Onderwerp Aantal

CESP in bedrijf 16 wkn

Bedrijven 390

Gebruikers 1100

Aantal zendingen 7900

Grootste aanvraag 6GB

% Veterinair 8%


Wat zijn de grote voordelen van CESP?

• Geen tijdverlies en kosten voor verzenden CD/DVD

• Duurzaam & goedkoop

• Snellere opvolging bij updates of vragen van CBG ivm CD/DVD

• Geen handmatige handelingen rond de logistiek (verliezen, vergeten, kapot gaan) en hiermee dus ook veiliger

• Mogelijkheid tot verdere automatisering en verkorting doorlooptijd

• Eenvoudig en sneller communiceren met CESP-nummer


En

• Iedereen is positief, bevestiging in joint meeting industrie en registratieautoriteiten in Ierland 19-2-2013

13-04-23115


Maar……• Nog te weinig CESP pakketten (CBG per dag 10-15%)• Nog veel kwaliteitsproblemen (oorzaken??):

– Alleen een XML-file– Alleen documenten– Ontbrekende informatie in XML-file

• Dubbele of driedubbele zendingen – Via CESP– En via CD/DVD– En via mailbox

13-04-23116


Onze boodschap• Aandeel CESP zendingen op totaal MOET omhoog• Percentage foutieve CESP pakketten MOET omlaag: hou je

aan de instructies en vul zorgvuldig in & CESP team onderzoekt enkele technische zaken nader

• Geen dubbele of driedubbele zending

13-04-23117

CBG gaat in de loop van het jaar samen met de andere deelnemers in CESP onderzoeken of verplicht stellen van indienen via CESP mogelijk is


13-04-23118


Ontwikkelingen• Financiering van en beheer op CESP door Lidstaten• Centraal ook via CESP?

– Ja– Allebei (gateway & CESP)– Convergeren

• Optimaliseren XML-file, CESP pakketnaam en email notificatie

• Integratie eAF

13-04-23119

PANNELDISCUSSIE

Anne van Luijt

ed jaarbeurs maart2013

Documents

en bescheiden

van dit hoofdstuk

aanvrager en hetcollege

context en samenhang

15uur6 cesp stan van

30uur7 vragen en antwoord

het eerste lid

uur2 elektronische dossiers