een integraal beleidsplan op lokaal niveau: hoe werkt dat?
DESCRIPTION
Een integraal beleidsplan op lokaal niveau: hoe werkt dat?. Dirk Meulemans Stafmedewerker Management en Organisatie. Inleiding. VVSG – aanbod: BBC, beleidsplanning, participatie, interne analyse Vorming “Stappenplan” – 2-daagse Knippen en plakken - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Een integraal beleidsplan op lokaal niveau: hoe werkt dat?
Dirk MeulemansStafmedewerker Management en Organisatie
VVSG -VVSG -
Inleiding
• VVSG – aanbod: BBC, beleidsplanning, participatie, interne analyse • Vorming “Stappenplan” – 2-daagse• Knippen en plakken
• Vertrekpunt: van planningsverantwoordelijke in een “gemiddeld” bestuur Dirksland• Praktische invalshoek / beperkte theorie
• Terminologie• Zorg voor een gemeenschappelijk begrippenkader in
het bestuur
Vorming Vlaanderen2 - 22/04/23
VVSG -VVSG -
• ENKELE BASISBEGRIPPEN• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN• BELEIDSPLAN
• TIMING• WERKVELD / TRANSACTIEVELD
• MATRIXMODEL• PARTICIPATIE
Vorming Vlaanderen3 -
VVSG -VVSG -
Verkokering
Vorming Vlaanderen4 -
VVSG -VVSG -
ALLOCHTONEN
SENIOREN
JONGEREN
Inclusief werken / procesmatige integratie
Vorming Vlaanderen5 -
VVSG -VVSG -
ALLOCHTONEN
SENIOREN
JONGEREN
Integraal werken / inhoudelijke integratie
Vorming Vlaanderen6 -
GEMEENSCHAPPELIJKE DOELSTELLINGEN
VVSG -VVSG -
• ENKELE BASISBEGRIPPEN• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN• BELEIDSPLAN
• TIMING• WERKVELD / TRANSACTIEVELD
• MATRIXMODEL• PARTICIPATIE
Vorming Vlaanderen7 -
VVSG -VVSG -
Beleidscyclus
Vorming Vlaanderen8 -
VVSG -VVSG - Vorming Vlaanderen9 -
ANALYSE
ACTIEPLANNING
BELEIDSBEPALING
VVSG -VVSG -10 -
ANALYSE
ACTIEPLANNING
BELEIDSBEPALING
integratie van de analyse
deelanalyses
visie
missie
concretisering van visie en missie in doelstellingen
middelen, activiteiten, prestaties
Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG -
Wat doen we bij planning?
HUIDIGE SITUATIEBELEID: nu
EXTERNE ONTWIKKELINGEN
TOEKOMSTIGE SITUATIE
GEWENSTE SITUATIE = VISIE
KLOOF?
MISSIE
DOELSTELLINGEN
ACTIESDirk Meulemans - Vorming Stappenplan11 - Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG -
Verhouding beleidsplan en beleid
Vorming Vlaanderen12 -
BELEIDSPLAN GEREALISEERD BELEID
NIET-GEREALISEERD BELEID
BEWUST BELEID
SPONTAAN BELEID
VVSG -VVSG -
Wat betekent dit model? (1)
• Gerealiseerd beleid = bewust beleid + spontaan beleid• Bewust = gepland + uitgevoerd• Beleidsplan is geen keurslijf - neemt de flexibiliteit niet
weg• BBC herzieningsprocedure
• Het overgrote deel van het gerealiseerd beleid moet gepland beleid zijn
• Slechts een klein deel van het gepland beleid mag tot niet-realisatie leiden
Vorming Vlaanderen13 -
VVSG -VVSG -
Wat betekent dit model? (2)
• Spontaan beleid is vaak geen strategisch beleid• Kunnen we het spontaan beleid een plaats geven
binnen ons gepland beleid?
• Oorzaken van spontaan beleid• Nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen• Verplicht / opgelegd beleid• Een opportuniteit• Politieke oorzaak
Vorming Vlaanderen14 -
VVSG -VVSG -
• Start zo snel mogelijk• 2012: analyse afwerken
• Knelpunt van de participatie
• 1e kwartaal 2013: beleidsbepaling
• 2e & 3e kwartaal 2013: actieplanning en eindredactie
• 3e & 4e kwartaal 2013: budget 2014
2.4 Timing
15 - Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG -
• ENKELE BASISBEGRIPPEN• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN• BELEIDSPLAN
• TIMING• WERKVELD / TRANSACTIEVELD
• MATRIXMODEL• PARTICIPATIE
Vorming Vlaanderen16 -
VVSG -VVSG -
Werkveld / transactieveld (1)
Vorming Vlaanderen17 -
aanbodvraag
actorenburgers
gemeente
context
VVSG -VVSG -
Werkveld / Transactieveld (2)
• = plaats waar vraag en aanbod naar bepaalde vormen van individuele en collectieve dienstverlening op elkaar worden afgestemd• Cultuur, wonen, werken, veiligheid, zorg,….
• Op hoeveel werkvelden is een lokaal bestuur actief?• Wijzigende actoren• Actoren uit dezelfde familie• Zelfde vraagzijde
Vorming Vlaanderen18 -
VVSG -VVSG -
Werkveld / transactieveld (3)
Vorming Vlaanderen19 -
VVSG -VVSG -
Matrixbenadering
Vorming Vlaanderen20 -
WV
Bevolking
- doelgroep 1
- doelgroep 2
Grondgebied
- deel grondgebied 1
- deel grondgebied 2
WVWVWV WV
VVSG -VVSG -
• ENKELE BASISBEGRIPPEN• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN• BELEIDSPLAN
• TIMING• WERKVELD / TRANSACTIEVELD
• MATRIXMODEL• PARTICIPATIE
Vorming Vlaanderen21 -
VVSG -VVSG -
Participatie (1)
• Basis: Gemeentedecreet en OCMW-decreet• “… neemt initiatieven om de betrokkenheid en de
inspraak van de burgers of van de doelgroepen te verzekeren bij de beleidsvoorbereiding, bij de uitwerking van de …dienstverlening en bij de evaluatie ervan”.
samenloop van participatie en beleidsplanning
Vorming Vlaanderen22 -
VVSG -VVSG -
Participatie (2)
• Integrale participatie• Ter ondersteuning van een integraal planningstraject• Burgers niet gehinderd door bestuurlijke indeling• Mogelijkheid tot integraal burgerperspectief
• Advies over prioriteiten
• Clash van participatietrajecten• Problematiek van de “gelovigen”
Vorming Vlaanderen23 -
VVSG -VVSG -
Participatie (3)
• Bedenkingen bij het huidig systeem• Representativiteit
• Voorwaarden voor deelname
• Plaats van de vereniging: burger of actor?• Plaats van niet-gebruikers• Sturing van de participatie
Vorming Vlaanderen24 -
VVSG -VVSG -
Participatie (4)
• Wanneer?• Planning:
• Analyse: ja• Beleidsbepaling: in principe neen• Actieplanning: nut?
• Beleidsuitvoering: ja
25 - Vorming Vlaanderen
ANALYSE
ACTIEPLANNING
BELEIDSBEPALING
VVSG -VVSG -
• PLANNINGSCYCLUS• GEMEENTE & OCMW• ANALYSE• BELEIDSBEPALING• ACTIEPLANNING
Vorming Vlaanderen26 -
VVSG -VVSG -
Gemeente en OCMW: samen plannen?
• Gezamenlijke planningservaring in het kader van Lokaal Sociaal Beleid
• Moeten gemeente en OCMW samen plannen?• Werkvelden waarop beiden actief zijn• Beleid mikt op dezelfde burgers en hetzelfde
grondgebied• De noodzaak aan integratie
• Gezamenlijke participatie • Gezamenlijke doelstellingen / acties• Poolen van coördinatiemogelijkheden
• Stap 0 : beslissing
Vorming Vlaanderen27 -
VVSG -VVSG -28 -
ANALYSE
ACTIEPLANNING
BELEIDSBEPALING
Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG - Vorming Vlaanderen29 -
ALGEMENE CONTEXT
Deelanalyse per WV (per DG) (Deel)analyse
Geïntegreerde analyse:belangrijkste sterken, zwakten, kansen en bedreigingen
Omgevin
gs
-analyse
VVSG -VVSG -
Deelproces “algemene context”
• Algemene gegevens die van belang zijn voor de analyse
• Praktische afspraken over het opzoeken en ter beschikking stellen van die gegevens
Vorming Vlaanderen30 -
VVSG -VVSG -
Deelproces “algemene context”
• DESTEP = methodiek om externe ontwikkelingen te structureren
• Demografisch• Economisch• Sociaal• Technologisch• Ecologisch• Politiek-bestuurlijk
31 - Vorming Vlaanderen
Succesvol inspelen op je omgeving
VVSG -VVSG -
Scenario 1: de matrixstructuur (1)
Vorming Vlaanderen32 -
RAAD
BELEIDSGROEP
COÖRDINATIEGROEP
DGV WVV IAV
VVSG -VVSG -
Scenario 1: de matrixstructuur (2)
• Werkveldverantwoordelijke (WVV) • Staat in voor de inhoudelijke analyse van een werkveld• Staat in voor de participatie aan actorzijde
• Doelgroep / Deelgebied-verantwoordelijke (DGV)• Staat in voor de communicatie van, naar en over een
doelgroep of deel van het grondgebied (DGV)• Staat in voor de participatie aan vraagzijde
• Verantwoordelijke voor de interne analyse (IAV)• staat in voor de analyse van het bestuur als organisatie
33 - Vorming Vlaanderen Scenario 1: de matrixstructuur
VVSG -VVSG -
Scenario 1: de matrixstructuur (3)
• Coördinatiegroep• = ambtelijke werkgroep
• staat voor de inhoudelijke en procesmatige integratie van planningstraject
• Beleidsgroep• toetsing / terugkoppeling naar het politieke niveau• Gemengde samenstelling
• Politiek en ambtelijk….
34 - Vorming Vlaanderen Scenario 1: de matrixstructuur
VVSG -VVSG -
Integratie werkveldanalyse – participatie
Vorming Vlaanderen35 -
Eerste analyserapport
Participatie burgers
Participatie actoren
Tweede analyserapport
Lacunes burgers
Lacunes actoren
Derdeanalyserapport
Bas
isan
alys
eV
erfi
jnin
g,
verd
iep
ing
en
o
bje
ctiv
erin
gDGV WVV
VVSG -VVSG -
Scenario 2: de vaste basisgroep (1)
36 -
RaadRaad
BasisgroepBasisgroep
DeskundigenDeskundigen
Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG -
Scenario 2: de vaste basisgroep (2)
• Basisgroep• Maakt analyse van alle werkvelden• Coördineren de analyse• Leden = ambtenaren van het lokaal bestuur
• Ifv het werkveld wordt de basisgroep uitgebreid met • Interne mensen• Externe deskundigen• Actoren• Burgers/gebruikers
37 -Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG -
Scenario 1bis
• Systeem van vaste werkgroepen toepassen op clusters van werkvelden
Vorming Vlaanderen38 -
Grond-gebiedszaken
Vrije tijd en verenigingen
Welzijn en zorg
Interne analyse
gemeente
Interne analyse ocmw
VVSG -VVSG -
Scenario 3: bovenlokaal werken (1)
Vorming Vlaanderen39 -
LOKAAL BESTUUR
LOKAAL BESTUUR
LOKAAL BESTUUR
LOKAAL BESTUUR
GEZAMENLIJKE BASISANALYSE
LOKAAL TOETS
LOKAAL TOETS
LOKAAL TOETS
LOKAAL TOETS
VVSG -VVSG -
Scenario 3: bovenlokaal overleg (2)
• Gemeenten met een gelijkaardig profiel
• Ad hoc • Voor één of meerdere werkvelden
• Aansluitend op bestaande samenwerkings- en overlegvormen
• Belang van de vertaling naar de gemeente• Ook mogelijk bovenlokale participatie
Vorming Vlaanderen40 -
VVSG -VVSG -
Deelproces “Geïntegreerde analyse”
• = vaststellen van de belangrijkste maatschappelijke uitdagingen als basis voor het beleid voor de komende jaren
• Conceptueel: afgebakende fase • Praktijk: samenvallend met de beleidsbepaling en
de zwaartepunten in de actieplanning
• Inbreng vanuit de administratie?• Sterkte van het MAT• Politiek aanvaard?
Vorming Vlaanderen41 -
VVSG -VVSG -42 -
ANALYSE
ACTIEPLANNING
BELEIDSBEPALING
Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG -
Factoren in de beleidsbepaling
• Wettelijk: kader / opdracht• Belangen: algemeen belang, belangengroepen, doelgroepen, zuilen... • Maatschappelijke problematiek (urgent, zwaar…)• Actiemogelijkheden van het lokaal bestuur (actor, regisseur,
netwerkcoördinator…)
• Middelen• Politieke visie • Het schepenmodel• Het lokaal bestuur als politiek systeem (ambtenaren en mandatarissen)
• De verkiezingsprogramma's / verkiezingsbeloften• Innovatiegerichtheid van de organisatie / cultuur / structuur• ……
43 - Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG -44 -
ANALYSE
ACTIEPLANNING
BELEIDSBEPALING
ADVIESRUIMTE
Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG -
De cirkels
• Buitenste cirkel = fase van beleidsbepaling• Vaste grootte
• Binnenste cirkel = voorbehouden domein van de mandatarissen• Variabele grootte
• Daartussen = adviesruimte• In welke mate is er ruimte voor advies van
ambtenaren / anderen?
• Herhaling van het systeem op het politieke niveau
Vorming Vlaanderen45 -
VVSG -VVSG -
De lijntjes
• In welke mate werken we verkokerd of geïntegreerd?
• Een vorm van afstemming is nodig• Middelen verkokering• Acties en output inclusief• Maatschappelijke noden integraal beleid
Vorming Vlaanderen46 -
VVSG -VVSG -47 -
ANALYSE
ACTIEPLANNING
BELEIDSBEPALING
Vorming Vlaanderen
INTEGRAAL
INCLUSIEF
VERKOKERD
VVSG -VVSG -48 -
ANALYSE
ACTIEPLANNING
BELEIDSBEPALING
Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG -
Wat bespreken we?
• Werkveld en doelstellingen• Actiemogelijkheden van het lokaal bestuur
• doorzettingsmacht
• Invulling van een beleidsplan / strategische nota• Projectstructuur en Procedure
Vorming Vlaanderen49 -
VVSG -VVSG -
Werkveld, doelstellingen en acties
Vorming Vlaanderen50 -
aanbodvraagactoren
burgers
gemeente
Doelstellingen
actorrol
coördinatierol
VVSG -VVSG -
De klassieke terminologie
Vorming Vlaanderen51 -
Wettelijke opdracht
VISIE
MISSIE
STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN
OPERATIONELE DOELSTELLINGEN
ACTOR COÖRDINATIE
VVSG -VVSG -
De klassieke terminologie
• Visie = de gewenste toekomstige situatie• Op werkveldniveau (?)• Geconcretiseerd in strategische doelstellingen
• Meestal uitgedrukt in effecten• Op lange termijn
• Geconcretiseerd in operationele doelstellingen• Uitgedrukt in effecten (output) / concreter• = middel om de strategische doelstellingen te realiseren• Korte termijn – legislatuur – politieke verantwoordelijkheid
• Missie = onze bijdrage in de realisatie van de visie
Vorming Vlaanderen52 -
VVSG -VVSG -
Actiemogelijkheden op werkveldniveau
• Doelstellingen op het niveau werkveld gaat over regie, coördinatie, afstemming, …..• Veel gebruikte termen vaak verschillende betekenis• Als lokaal bestuur werk je meer en meer in een
werkveld samen andere actoren
• Begrip “doorzettingsmacht” geeft inzicht in de actiemogelijkheden van het lokaal bestuur
Vorming Vlaanderen53 -
VVSG -VVSG -
Het begrip “doorzettingsmacht” (1)
= de mogelijkheid van het lokaal bestuur om eenzijdig medewerking van andere partijen af te dwingen ongeacht hun hindermacht
Lijn gaat van geringe tot grote doorzettingsmacht
Vorming Vlaanderen54 -
VVSG -VVSG -
Het begrip “doorzettingsmacht” (2)
• gering: • weinig (geen) mogelijkheden om andere partijen te
dwingen om de visie te realiseren. • samenwerking op basis van vrijwilligheid
/onderhandelingen• netwerkmodel - netwerkcoördinator
• groot: • het bestuur kan andere partijen zijn wil opleggen
• ongeacht of ze wel of niet beschikken over hindermacht
• regiemodel - regisseur
Vorming Vlaanderen55 -
VVSG -VVSG -
Graden van doorzettingsmacht (1)
Vorming Vlaanderen56 -
GERINGGERING GROOTGROOT
Communicatief – rationeel
Financieel Juridisch
Werkveldsturing
NETWERKMODELNETWERKMODEL REGIEMODELREGIEMODEL
Doorzettingsmacht
VVSG -VVSG -
Graden van doorzettingsmacht (2)
juridische doorzettingsmacht wettelijke of reglementaire basis verplichtingen opgelegd aan derden eventueel sancties
financiële doorzettingsmacht als het lokaal bestuur wezenlijke financiële stromen
naar de actoren kan controleren of beïnvloeden zelf al dan niet toekennen adviesrecht
Vorming Vlaanderen57 -
VVSG -VVSG -
Graden van doorzettingsmacht (3)
• werkveldsturing• aanbodzijde
• inkoopmacht • actorrol
• vraagzijde• beïnvloeding van het gedrag van burgers
• marktmechanisme• Markttransparantie / marktinformatie
• rationeel-communicatief• overtuigen en motiveren
Vorming Vlaanderen58 -
VVSG -VVSG -
Actiemogelijkheden lokaal bestuur (1)
• ACTOR• het bestuur doet een actie volledig in eigen beheer:
operationele actie• Volle politieke verantwoordelijkheid
• het bestuur doet een actie volledig in eigen beheer op voorwaarde dat bepaalde randvoorwaarden gerealiseerd worden: voorwaardelijke operationele actie
• Monitoring van de randvoorwaarden• Karakter van de doelstelling kan veranderen
Vorming Vlaanderen59 -
VVSG -VVSG -
Actiemogelijkheden lokaal bestuur (2)
• Coördinatie• Juridische doorzettingsmacht• Financiële doorzettingsmacht• Werkveldsturing:
• Aanbodzijde• Vraagzijde• Marktmechanisme
• Communicatief-rationele instrumenten
Vorming Vlaanderen60 -
Co
örd
inatie-
acties
Van resultaatsverantwoordelijkheid tot procesverantwoordelijkheid
REGIE
NETWERK-COÖRDINATIE
VVSG -VVSG -
Actiemogelijkheden lokaal bestuur (3)
• Netwerkverkenning• Onderzoek bij andere actoren of er bereidheid is om
aan een gezamenlijke doelstelling/effect te werken.• haalbaarheidsstudie
• Vrij initiatief van andere actoren – geen rol voor het lokaal bestuur
• Verbod
Vorming Vlaanderen61 -
VVSG -VVSG -
Strategische meerjarenplanning in BBC
• Strategische nota• beschrijft de prioritaire beleidsdoelstellingen
• Financiële nota• het financiële doelstellingenplan;• de staat van het financiële evenwicht.
Vorming Vlaanderen62 -
Art. 119° prioritaire beleidsdoelstelling: beleidsdoelstelling waarover explicietgerapporteerd wordt in de beleidsrapporten;
VVSG -VVSG -
Beleidsdoelstelling
63 -
Art. 6. Elke beleidsdoelstelling bestaat uit:
1° een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt;
2° een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven;
3° de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.
Vorming Vlaanderen
VVSG -VVSG -
Invulling beleidsplan
• Twee opties:• Alles in doelstellingen• Beperkt aantal doelstellingen
• Leesbare, overzichtelijke, gestructureerde, niet al te lange strategische nota met zo weinig mogelijk jargon • Bredere invulling van de strategische nota• Beperkt aantal doelstellingen en acties
• Beleidsplan ≠ beheersplan
• Het huidig beleid een plaats geven
Vorming Vlaanderen64 -
VVSG -VVSG -
Hoe beperk ik doelstellingen en acties?
• Denken in niveaus• Going concern: niet vertaald in doelstellingen
• Huidige dienstverlening/beleid: wel beschrijven in de strategische nota
• Wel budget voorzien
• E&E: (kleine) acties en projecten ter verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie
• Geen doelstellingen – wel budget voorzien• Gevolg van de analyse – veel ideeën voor verbetering• Een inventaris aanleggen? – opnemen in de toelichting?• Aanwenden in de budgetcyclus
• Beleidsfocus: waar gaan we voor in de legislatuur?• uitwerken in operationele doelstellingen
Vorming Vlaanderen65 -
VVSG -VVSG -66 -
VISIE
MISSIE
BELEIDS-FOCUS
HUIDIG BELEID
COÖRDINATIEACTOR
OD
Wettelijke opdracht
[SD]
Vorming Vlaanderen
Prioritaire BD
ActieplannenGOING CONCERNOVERIG BELEID
VVSG -VVSG -
Projectstructuur (tijdens de actieplanning)
Vorming Vlaanderen67 -
RAAD
BELEIDSGROEP
COÖRDINATIEGROEP
VERANTWOORDELIJKE DOELSTELLING (DV)
VERANTWOORDELIJKE ACTIEPLAN (APV)
VVSG -VVSG -
Aandachtspunten in de procedure (1)
• Onderscheid tussen de drie niveaus• Actieplan• Doelstelling• Alle doelstellingen samen
• Welk actieplan valt onder een doelstelling?• Bewuste beslissing• Collectieve beslissing• Coherentie van het plan
Vorming Vlaanderen68 -
VVSG -VVSG -
Aandachtspunten in de procedure (2)
• Bewaken van de integrale actieplanning• Welke dienst moet betrokken worden bij het uitwerken
van welke actie?
• Toetsen van het geheel van de actieplannen aan de beschikbare financiële en organisatorische ruimte
Vorming Vlaanderen69 -