Een kwestie van verantwoord Een kwestie van verantwoord beheerbeheer

Archiefzorg in parochies en dekenaten in

Vlaanderen en Brussel

Parochiearchief: Parochiearchief: verschillende archiefvormersverschillende archiefvormers

Parochiearchief

Kerkfabriek

Parochiale instellingen, verenigingen

en vzw’s

(Onder)pastoor als privé-persoon

Parochie

Archief van de kerkfabriek

Pastoraalarchief

Archief van parochiale

instellingen, verenigingen

en vzw’s

Privé-archief (onder)pastoor

Gevolg: verschillende archiefbestanden met verschillend juridisch statuut implicaties op gebied van toezicht, overdracht (bewaring), openbaarheid

Verschillende archiefvormers met verschillende juridisch

statuut

Archief van de kerkfabriekArchief van de kerkfabriek

Welke documenten moet een kerkfabriek verplicht aanmakenen bijhouden?

• Keizerlijk decreet op de kerkfabrieken (30 december 1809)(gewijzigd W 09/01/1837, W 04/03/1870, W 30/08/1913 art. 61 1°, W 14/07/1976 art. 314, W 10/09/1999 art. 11, KB 20/07/2000)

• Wet op het tijdelijke der erediensten (4 maart 1870)(gewijzigd W 17/04/1985, W 18/07/1991, W 10/03/1999)

• Vlaams Decreet betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten (7 mei 2004)– Sinds begin 2002 Vlaams Gewest bevoegd voor “kerkfabrieken en instellingen

belast met het beheer van de temporaliën van de erkende erediensten”– Toch blijft federale Rijksarchief bevoegd voor toezicht op archieven van

kerkfabrieken– Vlaams decreet van 7 mei 2004 van kracht sinds 1 maart 2005, behalve

bepalingen met betrekking tot het financieel beheer (art. 41 t.e.m. 56) die op een nog te bepalen datum in voege treden (uiterlijk op 1 januari 2007)

Archief van de kerkfabriekArchief van de kerkfabriek

Welke documenten moet een kerkfabriek verplicht aanmakenen bijhouden?

• Notulen/verslagen van de kerkraad

• Inventaris van alle roerende en onroerende goederen in eigendom van de kerkfabriek of waarover de kerkfabriek beschikking heeft

• Stukken met betrekking tot de samenstelling van de kerkraad

• Stockregister van de stichtingen

• Eigendomstitels van de bezittingen van de kerkfabriek

• Stukken met betrekking tot het onderhoud en beheer van de gebouwen bestemd voor de eredienst

• Boekhoudkundige stukken: begrotingen, jaarrekeningen (met bewijsstukken tot 30 jaar) dag- en kasboek, grootboek van ontvangsten, grootboek van uitgaven enz.

• Meerjarenplan (6 jaar)

Pastoraal archiefPastoraal archiefWelke documenten is een pastoor of parochieverantwoordelijke verplicht aan te maken en bij te houden?can. 535

§1. “In elke parochie dienen er parochieboeken te zijn, namelijk een doopregister, een huwelijksregister, een register van de overledenen, en andere volgens de voorschriften van de bisschoppenconferentie, of de diocesane Bisschop; de pastoor dient ervoor te zorgen dat die boeken nauwkeurig bijgehouden en zorgvuldig bewaard worden.

§ 2. In het doopregister dient ook het vormsel aangetekend te worden, alsook datgene wat de canonieke staat van de christengelovigen betreft, met betrekking tot het huwelijk, behoudens echter het voorschrift van can. 1133 [geheim huwelijk], met betrekking tot de adoptie, en ook met betrekking tot de ontvangen heilige wijding, de professie voor het leven in een instituut van gewijd leven afgelegd alsook met betrekking tot de verandering van ritus en deze aantekeningen dienen in een doopbewijs altijd vermeld te worden.

§ 3. Elke parochie dient haar eigen zegel te hebben; getuigschriften die aangaande de canonieke staat van christengelovigen gegeven worden, evenals alle akte die een juridische betekenis kunnen hebben, dienen door de pastoor zelf of diens gedelegeerde ondertekend te worden en door het parochiezegel bekrachtigd.

§ 4. In elke parochie dient een bewaarplaats of archief te zijn waarin de parochieboeken bewaard worden, tezamen met de brieven van de Bisschoppen en andere documenten, die noodzakelijkerwijs of omdat het nuttig is, bewaard moeten worden; de pastoor dient erover te waken dat dit alles, dat door de diocesane Bisschop of diens gedelegeerde bij gelegenheid van de visitatie of op een andere geschikte tijd geïnspecteerd moet worden, niet in handen van buitenstaanders komt.

§ 5. Ook de oudere parochieboeken dienen zorgvuldig bewaard te worden, volgens de voorschriften van het particulier recht.”

Pastoraal archiefPastoraal archief

Parochieboeken (can. 535 § 1-2)

• Doopregister• Huwelijksregister• Register van overledenen

CIC/1917 can. 470 § 1 (afgeschaft)

• Vormselregister (can. 895)• Status animarum (carthoteek)

Particuliere wetgeving (Bisschop, BC)

• Eerste-communicantenregister• Catechumenenboek• Kerkhofregister of begraafboek• Parochiestatistiek

Andere volgens het algemeen kerkelijk recht verplichte registers

Beheer van roerend en onroerende bezittingen parochie

• Intentie- en/of fundatieboek• Kasboek van inkomsten en uitgaven• Map/archief met geordende rechtstitels van de parochie (roerend/onroerend)• Inventaris van het roerend en onroerend patrimonium(cc. 955 § 3, 958 § 1, 1307, 1284 § 2 7°-9°, 1283 2°)

Parochiekroniek (Liber Memorialis)ParochiezegelParochiearchief (can. 535 § 4-5)

Pastoraal archiefPastoraal archief

Parochiearchief (can. 535 § 4-5)

• Wat moet bewaard worden (§ 4)

– Parochieboeken (doop-, huwelijks-, overlijdensregister)– Bisschoppelijke brieven (m.b.t. de parochie)– Andere stukken die noodzakelijk of nuttig zijn:

• Stukken van algemene aard• Stukken betreffende kerk, pastorie, kerkhof, klooster• Functionarissen en personeel• Financieel beheer• Beheer van goederen en gelden• Uitoefening van de zielzorg• Godsdienstige en ander verenigingen• Jeugdwerk• Armbestuur en parochiale Caritas• Scholen

Pastoraal archiefPastoraal archief

Parochiearchief (can. 535 § 4-5)

• Controle op de bewaring (§ 4)

– Diocesane Bisschop n.a.v. parochievisitatie (5 jaarlijks)– Deken n.a.v. dekanale visitatie

• Verantwoordelijkheid van pastoor of parochieverantwoordelijke (§ 4)

– Archivalia niet in handen van buitenstaanders (onbevoegden)– Beveiligde bewaarplaats

• Zorg voor het historisch archief (§ 5) = nieuw!!

– Verantwoordelijkheid van pastoor t.a.v. historisch religieus erfgoed– Richtlijnen vanuit BC voor bewaring en raadpleging

Probleem: personeel en ruimte overdracht van archief naar bewaarinstellingOverdrachtscontract (cfr. Infra)

Parochiale instellingen, verenigingen, Parochiale instellingen, verenigingen, vzw’svzw’s

geen echte voorschriften

Uitzondering: vzw’s vzw-wetgeving (27 juni 1921, gew. 2/05/2002 en 16/01/2003)uitvoeringsbesluiten (in regel vanaf 31/01/2005)

• Neerlegging van administratief dossier bij de Rechtbank van Koophandel• Publicatie van documenten in bijlagen bij het Belgisch Staatsblad• Bewaring ondertekende oprichtingsakte (2 exemplaren) en ledenregister op de zetel van de vereniging• Inzagerecht van (werkelijke) leden in bepaalde documenten• Financieel beheer en boekhouding: jaarrekening, begroting, vereenvoudigde (kleine vzw’s) of dubbele (grote vzw’s) boekhouding• Bewaartermijnen: dagboek (10 jaar), verantwoordingsstukken (3 of 10 jaar)

Archief van parochiale instellingen, verenigingen, vzw’s:

• Algemeen (jaarverslagen, notulen, briefwisseling)• Organisatie (oprichting, statuten, bestuur, leden, personeel, verwerving en beheer van bezittingen, boekhouding en financiële verantwoording)• Activiteiten (in te delen volgens activiteitssectoren)

OverdrachtOverdrachtArchief van de kerkfabriek = publiekrechtelijk (openbaar) archief

• Kan niet van eigenaar veranderen (kerkfabriek blijft eigenaar)

• Kan niet aan externe archiefbewaarplaats worden overgedragen zonder instemming van bisdom en Rijksarchief (= toezichthoudende overheden)

• Mag zeker nooit in handen komen van privé-eigenaar (bv. Heemkundige Kring)

• Als archief van openbare instelling kan het archief van de kerkfabriek in bewaring worden gegeven op het Rijksarchief (Archiefwet 1955 art. 1) of erkend stads- of gemeentearchief

• De overdracht wordt geregeld via een overdrachtcontract met de betrokken kerkfabriek

Pastoraal archief = privaatrechtelijk, maar kerkelijk publiek (CIC/83 can. 1540)

• Eigendom van de parochie (bevoegdheid pastoor, toezicht bisdom/deken)

• Kan niet naar een externe archiefbewaarplaats worden overgedragen zonder instemming van bisdom (= toezichthoudende overheid)

• Mag zeker nooit in handen komen van privé-eigenaar (bv. Heemkundige Kring)

• Overdrachtsmogelijkheden: bewaargeving in Rijksarchief, gemeente- of stadsarchief, dekanale of diocesane archiefbewaarplaats

• Altijd apart overdrachtscontract met parochie

OverdrachtOverdrachtOverdrachtscontract

• Algemeen Rijksarchivaris gemachtigd om met openbare instellingen (bv. kerkfabriek), private organisaties (bv. parochie) of privé-personen contracten te sluiten met oog op de neerlegging en overbrenging van hun archief naar het Rijksarchief (tenminste 25 jaar en vernieuwbaar)

• Vastleggen van de eigendomsrechten (archief blijft eigendom van parochie of kerkfabriek)• Waarborgen voor openbaarstelling van documenten

Vaak: documenten jonger dan 50 jaar enkel beschikbaar voor raadpleging na expliciete goedkeuring eigenaar

documenten gedeponeerd in Rijksarchief: Archiefwet 1955

Archief van parochiale instellingen, verenigingen of vzw’s = privaatrechtelijkPrivé-archief van (onder)pastoor = privaatrechtelijkBeslissen autonoom over:• Bewaarplaats archief: Rijksarchief, KADOC, enz.• Bewaargeving of schenking

Bewaargeving Rijksarchief: voorwaarden en overbrengingsprocedure

De Keyzer, W.; Minke, A.; Van Der Eycken, M. en Van Laere, A. Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de kerkfabriek en van andere parochiearchieven. Miscellanea Archivistica Studia 96. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Brussel, 1997, pp. 72-74.

Schoning en herverpakkingSchoning en herverpakking

• Verwijder alle archiefvreemde voorwerpen zoals papierklemmen, nietjes (roest), elastiekjes, doorschijnend plakband, Post it-briefjes, plastic mapjes (weekmakers tasten inkten aan) enz.

• Verwijder meerdere identieke prints (dubbels), kladblaadjes, notities die niet relevant zijn, omslagen van briefwisseling (tenzij de postdatum van belang is!)

• De schoning gebeurt bij voorkeur door de persoon die het archief bijhoudt en kent: hij/zij beoordeelt de waarde van elk stuk in overleg met de archivaris

• Houd bij elkaar horende documenten (bv. dossiers) samen in zuurvrije mappen en berg deze op hun beurt op in zuurvrije dozen (te verkrijgen in de handel of bij het Rijksarchief)

Selectie en vernietigingSelectie en vernietigingSelectie is geen must, slechts van belang als archiefruimte te klein wordtMoeilijke oefening: altijd vermelden wat vernietigd werd!Afspraken rond correcte en effectieve vernietiging van documentenTe vernietigen documenten niet bij huisvuil of naar Heemkundige Kring (cfr. privacy)!

Kerkfabriek: publiekrechtelijke documenten kunnen niet worden vernietigd zonder toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gedelegeerde

Selectie en vernietigingslijst = niet absoluut, maar leidraad De Keyzer, W.; Minke, A.; Van Der Eycken, M. en Van Laere, A. Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de kerkfabriek en van andere parochiearchieven. Miscellanea Archivistica Studia 96. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Brussel, 1997, pp. 87-89.

• Permanent te bewaren archiefbescheiden• Archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen

– Na een termijn van 50 jaar te vernietigen– Na een termijn van 30 jaar te vernietigen

Selectielijst voor het archief van de parochie is onbestaandeBisdom bevoegd richtlijnen hieromtrent uit te vaardigen (CIC/83 can. 491)Bewaar- en vernietigingslijst voor vzw’s in map

BewaringBewaringEnkele praktische tips:

• Archief bewaren op 1 centrale plaats in parochie bv. pastorie, sacristie, parochiesecretariaat

• Afspraken maken over regelmatige overdracht van administratie of archief naar bewaarplaats bv. om 3, 5, 10 jaar enz.

Vereisten opbergruimte archiefZie checklist map (ideale situatie)

• Geen grote temperatuur- en vochtigheidsschommelingen (niet zolder of kelder)• Zo weinig mogelijk direct (zon)licht• Opletten voor stof, schimmels of bacteriën en ongedierte• Verpakking: geen plastic mapjes (weekmakers tasten inkt aan)

wel zuurvrije papieren mapjes (in zuurvrije kartonnen dozen)foto’s (negatieven) en films in gespecialiseerd neutraal materiaal

• Behandeling: proper en droog werkvlakhanden wassen, katoenen handschoenen (foto’s, films)eten en drinken in nabijheid van stukken vermijdenenkel potlood (geen lijm, tipp-ex, plakband, balpen, stift)

• Plannen altijd plat bewaren: niet oprollen of plooien

OrdeningOrdeningStappenplan ordening archief

1. Statisch en dynamisch archief scheiden voor zover mogelijk2. Verschillende archiefvormers scheiden

• Archief van de kerkfabriek• Pastoraal archief• Archief van parochiale instellingen, verenigingen en vzw’s• Persoonlijk archief van (onder)pastoor• Eventueel: oude archieven van Tafel van de Heilige Geest of Armendis

3. Ordeningsplan (dynamisch archief) en archiefschema (statisch archief)Met aanduiding bewaartermijnen = archiefbeheersplan

Ordeningsplan/archiefschema

– Veronderstelt kennis of voorstudie van organisatie (werkprocessen)– Archiefschema Rijksarchief = leidraad

De Keyzer, W.; Minke, A.; Van der Eycken, M. en Van Laere, R. Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de kerkfabriek en van andere parochiearchieven. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea archivistica studia 96. Brussel, 1997, pp. 91-98

OntsluitingOntsluiting

Stappenplan opmaak archiefinventaris:

1. Voorstudie en voorbereiding: biografisch onderzoek, instellingsstudie, historische informatie over archief, bestaande inventarissen

2. Inhoudsanalyse met eerste beschrijving van de dossiers:• Elementaire beschrijving per dossier in doorlopende (voorlopige) nummering• Plaatsinglijst (steekkaarten/computer)

3. Bij elkaar horende dossiers samenbrengen in afdelingen en rubrieken:• Vertrekpunt: ordeningsplan of archiefschema• Logische opbouw (afdelingen en rubrieken)• Zo volledig mogelijk, geen overlappingen

4. Dossiers rangschikken binnen afdeling of rubriek (chronologisch)

5. Afwerking• Inleiding schrijven: geschiedenis archiefvormer, archief, onderzoekswaarde,

voorwaarden voor raadpleging• Inventaris (corpus) definitief nummeren• Klapper of index opmaken: lijst van eigennamen, geografische namen en

zaaknamen met verwijzing naar nummer

OntsluitingOntsluiting

Handleidingen archiveren en terminologie

• Coppens, H. De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en aanbevelingen voor de ordening en beschrijving van archieven in het Rijksarchief. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea Archivistica Manuale 21. Brussel, 1997.

• Coppens, H. Archiefterminologie. Archieftermen voor gebruik in het Rijksarchief. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea Archivistica Manuale  5. Brussel, 1990.

• den Teuling, A.J.M. Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. Stichting Archiefpublicaties. Den Haag, 2003.

• Horsman, P.J. Archiveren. Een inleiding. Stichting Archiefpublicaties. Archiefschoolschrift 1. Den Haag, 2004.

• Verschelde, M. Zakboekje archiveren.Erfgoedcel Brugge – Brugge Plus vzw. Brugge, 2004.

Tips voor verantwoord tentoonstellenTips voor verantwoord tentoonstellen

Documenten blijven het best geconserveerd als ze onaangeroerd blijvenArchivalia zijn gemaakt om gelezen en bestudeerd te worden

Enkele vuistregels

• Vraag de nodige garanties voor de bescherming van de tentoonstelling (brand, diefstal, waterschade)

• Vraag de nodige garanties en ingrepen voor de bescherming van het document tijdens het tentoonstellen (klimaat, lichtsterkte, tentoonstellingswijze enz.).

• Ga bij heel waardevolle documenten ter plaatse controleren.• Controleer of de conditie van het document transporteren en tentoonstellen toelaat.• Vraag de nodige garanties voor de bescherming van het document tijdens

transport.• Sluit een degelijke verzekering af voor de hele periode waarin het document de

archiefruimte verlaat tot het terugkomt (“van spijker tot spijker”)• Leg alle voorwaarden vast in een bruikleenovereenkomst die door alle betrokken

partijen wordt ondertekend. • Onderhoud een goede uitleenregistratie: identificatie van uitlener en uitgeleend

document, datum van uitlenen, datum van teruggave, eventuele opmerkingen• Maak zowel bij het vertrek als bij de terugkomst van een document een

conditierapport op

Inzage en reproductieInzage en reproductieWat mag een archivaris laten zien en wat niet? Van welke stukken mag de archivaris (de archiefgebruiker) een kopie afleveren (maken)?

Cluster van wetgevingen

• Vlaams decreet betreffende de openbaarheid van bestuursdocumenten (18 mei 1999)• Wet ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van

persoonsgegevens (8 december 1992)• Wet betreffende het auteursrecht en de naburige rechten (30 juni 1994, aangepast bij wet

van 3 april 1995)

Enkele vuistregels:

• Archieven van kerkfabrieken vallen onder de openbaarheidswetgevingIedere burger heeft na schriftelijke aanvraag recht op kostenloze inzage in bestuursdocumenten, tenzij bepaalde belangen zwaarder doorwegen: openbare veiligheid, privacy, auteursrechten enz.

• Pastoraal archief, archief van parochiale verenigingen, instellingen en vzw’s, privé-archief van (onder)pastoor vallen niet onder de openbaarheidswetgeving, maar wel:

– Privacywetgeving: tot 50 jaar na overlijden– Wetgeving op auteursrechten: tot 70 jaar na dood auteur

Taak van de archivaris? Of dient de archiefgebruiker van de wetgeving op de hoogte te zijn?