eindejaarsverrichtingen - count-e · 2016-01-26 · handleiding eindejaarsverrichtingen 3 2....

HandleidingEindejaarsverrichtingen

1

EINDEJAARSVERRICHTINGEN

1. Overzicht ..................................................................................................................... 22. Afdrukken klanten en leveranciersgegevens.............................................................. 3

2.1. Mogelijke afdrukken ............................................................................................ 32.2. Dubieuze debiteuren ........................................................................................... 6

2.2.1. Individuele afboeking ................................................................................... 62.2.2. Globale afboeking ......................................................................................... 72.2.3. De klant betaalt uiteindelijk wel................................................................... 82.2.4. Opvragen dubieuze debiteuren.................................................................... 8

3. Vaste activa en Afschrijvingen .................................................................................. 103.1. Aankoop van nieuwe vaste activa...................................................................... 103.2. Afschrijvingsrekeningen ..................................................................................... 143.3. Verkoop of buitengebruik stellen van investeringen ........................................ 143.4. Afschrijvingen boeken (niet analytisch) ............................................................. 163.5. Afschrijvingen boeken (analytisch) .................................................................... 163.6. Afdrukken ter controle....................................................................................... 183.7. Vergrendelen investeringen............................................................................... 19

4. Afdruk balans algemene rekeningen (voorlopig) ..................................................... 204.1. Controle banksaldi ............................................................................................. 204.2. Saldo klanten en leveranciersrekening .............................................................. 214.3. Andere controles................................................................................................ 21

5. Overlopende rekeningen .......................................................................................... 225.1. 490 Over te dragen kosten ................................................................................ 225.2. 491 Verkregen opbrengsten .............................................................................. 225.3. 492 Toe te rekenen kosten ................................................................................ 235.4. 493 Over te dragen opbrengsten....................................................................... 235.5. Automatisch tegenboeken van een diverse boeking ........................................ 24

6. Resultaatverwerking ................................................................................................. 257. Afdruk balans algemene rekeningen (definitief)...................................................... 27

7.1. Afdruk grootboek algemene rekeningen........................................................... 278. Vergrendeling van het boekjaar ............................................................................... 289. Starten met een nieuw boekjaar .............................................................................. 2810. Overige ...................................................................................................................... 29

10.1. Jaarrekening VSKO model .............................................................................. 2910.1.1. Wijzigingen 2015 ..................................................................................... 29

10.2. Schuldvordering kosten openbaar vervoer en fiets....................................... 3110.3. Fiche 281.10 en fiche 218.50.......................................................................... 32


2

1. OverzichtBij het afsluiten van een boekjaar zijn er een aantal verrichtingen en controles die je kuntuitvoeren. Het overzicht hieronder geeft de belangrijkste stappen weer, en kan als checklist bij deafsluitverrichtingen worden gebruikt.

Belangrijke posten: te overlopen en controleren

o Aanleggen van voorzieningeno Schulden op meer dan één jaaro Vaste activao Voorraad en voorraadwijzigingeno Openstaande vorderingen (leerlingenrekeningen en dubieuze debiteuren)o Openstaande leverancierso Wachtrekeningeno Geldbeleggingen en liquide middelen

Specifieke boekingen op het einde van het boekjaar

o Overlopende rekeningen: toerekenen of overdragen van kosten en opbrengsteno Overeenstemming personeelskosten met het overzicht van het sociaal secretariaato Afschrijvingen / Investeringssubsidies

Verwerking van het resultaat

o VoorbereidingResultaatverwerkingDefinitieve proef en saldibalans

Nadat de definitieve proef- en saldibalans klaar is, kun je starten met het opmaken van dejaarrekening.


3

2. Afdrukken klanten en leveranciersgegevens

2.1. Mogelijke afdrukken

Voor de leveranciers en klanten zijn er 3 verschillende afdrukken belangrijk. Je hebt een balans,een lijst openstaande en ten slotte de historiek. Deze afdrukken vind je terug in de moduleAfdrukken.

Balansen – Afdruk balans leveranciers (of klanten)

- ‘Lege rekeningen overslaan’:o Kies ‘Ja’ om leveranciers waarop geen boekingen gebeurden niet af te drukken.o Kies ‘Nee’ om in de afdruk een volledig overzicht te zien van alle leveranciers,

inclusief de leveranciers waarvoor geen boekingen gebeurden in het voorbijeboekjaar.

- ‘Saldo vorig boekjaar meenemen’: normaal laat je de keuze op ‘Ja’ staan. Dit betekent dathet totale debet- of creditsaldo van een vorig boekjaar wordt vermeld op de afdruk. Dit isbelangrijk om de hier onderstaande controle correct te laten verlopen.

- Centralisatierekening: indien je bij de aankoopdagboeken of de verkoopdagboekenmeerdere centralisatierekeningen gebruikt, dan kun je de balans per centralisatierekeningafdrukken. Indien je dit veld leeg laat, worden de boekingen op allecentralisatierekeningen opgenomen.

Het getoonde saldo op de klanten of leveranciers balans kan je daarna best even afstemmen methet saldo op de respectievelijke centralisatierekening(en). Dit zal meestal de rekening 440000voor de leveranciers en de rekening 403000 voor de klanten zijn.

Afdruk openstaande klanten en leveranciers

Via de module Afdrukken kies je voor Openstaande – Openstaande leveranciers/klanten.- Facturen vanaf jaar en maand – tot en met jaar en maand: Om alle facturen vanaf de

beginperiode op te nemen, volstaat het om bij facturen vanaf jaar en maand, het jaar o(nul) in te vullen en periode 1. Bij de eindperiode vul je de laatste maand van hetboekjaar in. Zo krijg je een lijst die aansluit bij de balans klanten.

- ‘Betalingen tot en met jaar en maand: om een lijst te krijgen die aansluit bij de balansklanten/leveranciers vul je de laatste maand van het boekjaar in.

- Dagboek facturen/creditnota’s: Bij de selectie van een specifiek verkoopdagboek wordenenkel de openstaande documenten die in dat dagboek geboekt zijn getoond. Definanciële openstaande betalingen zijn dan ook beperkt tot de centralisatierekening die totdat verkoopdagboek behoort.


4

- Centralisatierekening: Je kan de afdruk openstaande ook beperken tot de gebruiktecentralisatierekening.

- Eventueel kan je ervoor kiezen om de openstaande facturen van één bepaaldeklant/leverancier te bekijken. Dan kies je bij de selectievelden één klant/leverancier uit delijst. Op het eind van het boekjaar echter, hebben we meer behoefte aan de volledige lijstvan openstaande facturen.

- Op deze afdruk zie je welke facturen nog niet betaald of niet afgepunt zijn. Facturen enbetalingen worden tegenover elkaar afgepunt maar regelmatig wordt dit over het hoofdgezien. Dan ziet men een lijn met de betaling uit het financieel dagboek en een tweederegel met de factuur en het factuurbedrag. Deze kan je dan manueel gaan afpunten. Viade module Boekhouden kies je voor Leveranciers/klanten – Afpunten betalingen. Zowordt vermeden dat de afdruk openstaande veel te uitgebreid en onoverzichtelijk wordt.

Afpunten openstaande documenten

Wanneer je eerst de factuur hebt geboekt en daarna de betaling boekt, dan kun je dieonmiddellijk afpunten. Je gebruikt daarvoor in het financieel dagboek (bankboek en kasboek) de

knoppen en . Indien je echter eerst de betaling en nadien pasde factuur kon inboeken, dan kan dit niet. Je kan dan de financiële boeking bewerken en alsnogde link leggen naar de factuur. Dit is echter vrij omslachtig. Het is dan eenvoudiger om via defiche van de klant of de leverancier het afpunten uit te voeren.

Afpunten via de fiche van de klant/leverancier

Open het scherm via de module Boekhouden – Klanten/Leveranciers en kies links in hetstructuurmenu Afpunting.


5

Om te beginnen moet je een onderscheid maken tussen openstaande betalingen enopenstaande facturen.Een openstaande betaling is een boeking die gebeurde in een financieel dagboek.Een openstaande factuur is een boeking die gebeurde in een aankoopdagboek, aankoopdagboekcreditnota’s, verkoopdagboek of verkoopdagboek creditnota’s.

Openstaande betaling

Indien het gaat om een openstaande betaling, kun je de knop en de knop

gebruiken. Openstaande : klik op de lijn van de openstaande betaling en vervolgens kan je via de

knop Openstaande één of meerdere facturen selecteren. Opgelet: bij de keuze vanmeerdere facturen, zal automatisch een boeking in een divers dagboek wordenweggeschreven. Daarom wordt een dagboek diversen opgevraagd.

Zoek factuur: Via Zoek factuur kan eventueel ook een niet openstaande factuur wordenopgehaald. Zo kan je bijvoorbeeld een dubbele betaling koppelen aan de reeds afgepuntefactuur. De factuur komt dan opnieuw open te staan en nadien kan je met deterugbetaling de factuur definitief afpunten. In tussentijd kan je heel gemakkelijk dedubbele betaling opvolgen aangezien die gekoppeld werd aan de oorspronkelijke factuur.

Openstaande facturen afpuntenVia de knop Fact/Cred kan een creditnota ten opzichte van een factuur worden afgepunt. Hettotaal van het afpunten dient gelijk te zijn aan nul.Opgelet: automatisch zal er een diverse boeking worden weggeschreven. Daarom wordt eendagboek diversen opgevraagd.

- Duid de lijn van de financiële boeking aan en klik onderaan rechts op de knop

. Je krijgt een overzicht van de nog openstaande facturen / creditnota’s.Duid het gewenste document aan en klik op OK. De factuur is nu afgepunt.

Afdruk grootboek klanten en leveranciers

- Via de module Afdrukken kies je voor Historieken – Historieken leveranciers (of klanten)


6

- Bij globalisering bestaan er drie keuzemogelijkheden: Gedetailleerd: op die manier wordt per verrichting een lijntje afgedrukt (dit kan erg lange

lijsten opleveren) Totalen per maand: de debet en credit bedragen worden per maand getoond Totalen per maand per dagboek: de debet en credit bedragen worden per maand per

dagboek getoond

Opmerking: op de fiche van de leverancier of klant kun je op het tabblad Specifiek een veldAfdruk historieken invullen met dezelfde keuzemogelijkheden. Koos je daar voor optie 2 (totaalper maand) of 3 (totaal per maand en dagboek) en vraag je hier een gedetailleerde afdruk, dankrijgt de invulling op de leveranciersfiche voorrang. Zo kun je een gedetailleerde historiekgenereren waarop sommige leveranciers toch globaal weergegeven worden.

2.2. Dubieuze debiteuren

Openstaande facturen waarvan de inning twijfelachtig is kunnen best overgeboekt worden naardubieuze debiteuren.Die overboeking kan op individuele basis of via een globale benadering. Die laatste methode zaltoegepast worden wanneer er zeer veel vorderingen zijn met een kleine waarde. Een overboekingop individuele basis zal toegepast worden wanneer het een vordering met een belangrijk saldobetreft.

2.2.1. Individuele afboeking

Via het dagboek diversen kun je een openstaande vordering overboeken naar de rekening407000 Dubieuze debiteuren. In de hoofding van het divers dagboek zet je het veld ‘dubieuzedebiteuren’ op Ja.


7

Bij het afdrukken van de openstaande vorderingen en rappels kun je hier al dan niet rekening meehouden.

Het overboeken van de vordering naar kosten kan onmiddellijk of later gebeuren. Dit kan voor hetvolledig bedrag of voor een percentage. Deze boeking staat eigenlijk los van de opvolging enhoeft ook niet met het kenmerk ‘dubieuze debiteuren’ geboekt te worden.

2.2.2. Globale afboeking

Om te vermijden dat je voor een groot aantal facturen veel individueel afboekingen moet maken,bestaat er een programma om dit globaal te doen.De afboeking kan gebeuren op basis van een reeks van nog openstaande facturen die in eenbepaalde periode geboekt werden.Vooraleer je deze actie uitvoert controleer je wel best de lijst van openstaande klanten. Eventuelebetalingen die niet aan een factuur gelinkt zijn, worden best nagekeken.

Via de module Boekhouden – Betalingen – Openstaande facturen – Afboeking openstaandefacturen kun je de globale afboeking starten.

Vanaf jaar en maand – Tot met jaar en maand: Voor een gekozen periode kun je alleopenstaande facturen laten ophalen.Dagboek facturen: Hier kun je één specifiek dagboek verkoopfacturen kiezen. Je mag dit veldook leeg laten. Dan zullen alle openstaande facturen die tot de gekozen periode behoren getoondworden.Dagboek diversen: kies hier het dagboek diversen waarin de afboeking mag gebeuren.Jaar en maand: Vul hier de periode in waarin de afboeking mag gebeuren.Eerstvolgende document: hier wordt het nummer van de diverse boeking getoond.Tegenboeking: Op deze ingevulde rekening zal de tegenboeking van de opstaande facturengebeuren. Normaal gebruik je hiervoor de rekening 407000 Dubieuze debiteuren.


8

Nadat de bovenstaande velden zijn ingevuld gebruik je de knop Voorbereiding.De resultaten worden op scherm getoond. Per factuur wordt algemene gegevens zoals de naamvan de klant, de periode, datum en het documentnummer getoond, maar ook het factuurbedragen de eventuele betalingen. Door middel van vinkjes kun je documenten selecteren. Als de nodigefacturen zijn aangeduid gebruik je de knop ‘start aanmaak’. Er wordt dan een diverse boeking inhet divers dagboek weggeschreven.

Het overboeken van de vordering naar kosten kan onmiddellijk of later gebeuren. Dit kan voor hetvolledig bedrag of voor een percentage. Deze boeking staat eigenlijk los van de opvolging enhoeft ook niet met het kenmerk ‘dubieuze debiteuren’ geboekt te worden.

2.2.3. De klant betaalt uiteindelijk wel

Via een diverse boeking, waarbij het kenmerk ‘dubieuze debiteuren’ op ja staat, kun je factuurterug open stellen. Hiervoor gebruik je de knop ‘Zoek factuur’ in het detail.Als tegenboeking gebruik je opnieuw de rekening 407000 Dubieuze debiteuren.

Daarna kan de eigenlijke betaling in het financieel dagboek worden ingeboekt.

2.2.4. Opvragen dubieuze debiteuren

Afdrukken openstaande

Via de afdruk van de openstaande klanten kun je al dan niet rekening houden met diverseboekingen die het kenmerk dubieuze debiteuren dragen.

Ook bij het afdrukken van rappels kun je rekening houden met afboekingen van dubieuzedebiteuren. Op het extra tabblad ‘Opvolging’ is hiervoor een selectieveld toegevoegd.


9

Via de afdruk van de openstaande – afgeboekte facturen kun je een overzicht opvragen van deafgeboekte facturen dubieuze debiteuren.De details van de afgeboekt facturen dubieuze debiteuren worden hierop weergegeven. Tevenswordt het totaal van de facturen, betalingen en het saldo afgedrukt. Verder worden ook debetalingen die gebeurd zijn in de geselecteerde periode van betalingen afgedrukt.

Overig

In het scherm Boekhouden – Dagboeken – Verkopen – Betalingen is achteraan een kolomAfboeking bijgevoegd. Indien de factuur afgeboekt werd via Dubieuze Debiteuren, dan wordt dithier vermeld.


10

3. Vaste activa en Afschrijvingen

Gedurende het voorbije boekjaar kunnen er behoorlijk wat wijzingen gebeurd zijn op het vlak vande vaste activa. Aankoop van nieuwe activa, verkoop, diefstal, wijziging in de waarde vanbestaande activa, enz.

3.1. Aankoop van nieuwe vaste activa

Bij het boeken van een aankoop van investeringsgoederen kan je gedurende het boekjaar op eenautomatische manier een investeringsfiche laten aanmaken.

Je kreeg bij het bewaren van het document de volgende vraag:

Indien je hierop ja hebt geantwoord, dan heb je jezelf al heel wat werk bespaard. Er werd voor deaankopen reeds een investeringsfiche gemaakt waarbij een aantal basisgegevens zijn ingevuld.De rest kan je nadien zelf verder aanvullen.

Ook vanuit de orderadministratie kunnen investeringsfiches automatisch aangemaakt worden.Daarvoor moet de parameter in Constanten – Dossier op het tabblad Facturatie ‘aanmaakinvesteringen bij overdracht’ aangevinkt staan.

Werden de investeringsfiches niet automatisch aangemaakt dan kan je ze nog zelf manueel gaan

toevoegen. Onder de module Boekhouden – Investeringen op de fiche kan je via de knopeen nieuw record invoegen.

De belangrijkste velden worden op de volgende pagina beschreven.

Volgnummer: Elke fiche krijgt een volgnummer toegewezen. Je kan er eventueel voor kiezen omde volgnummers per boekjaar te nummer. Bv. 2006001, 2006002, enz.


11

Omschrijving: Hier kan je een beschrijving van het investeringsgoed meegeven. Indien de ficheautomatisch werd aangemaakt dan zal hier de omschrijving geplaatst worden die bij externereferentie van het aankoopdagboek werd ingevuld.

Rekening investering: hier vul je de algemene rekening in waarop de investering geboekt werd.

Tabblad Algemeen

Investeringsbedrag: Hier staat de aankoopwaarde van het investeringsgoed.

Status: Er zijn 3 mogelijke statussen,1 Actief2 Vergrendeld3 Beëindigd

De status Actief zal gebruikt worden zolang het investeringsgoed in de school aanwezig blijft.Is het goed verkocht of werd het buitengebruik gesteld en moet er niet meer wordenafgeschreven, dan kan je de status wijzigen naar Beëindigd.De status Vergrendeld gebruik je wanneer de afschrijvingstabel gegenereerd werd en niet meermag wijzigen.Indien Status Beëindigd is, dan kunnen de velden Datum Buitengebruikstelling of Datum Verkoopworden ingevuld. Met deze datum wordt rekening gehouden voor al/dan niet boeken van deafschrijvingen. Het jaar van verkoop of buitengebruikstelling wordt het investeringsitem niet meerafgeschreven.

Locatie, oppervlakte, vermogen, gewicht en aantal: Deze velden zijn informatief. Je kunt indiengewenst bijvoorbeeld de plaats waar het goed zich bevindt aan de fiche koppelen.


12

Tabblad methode

Dit is een belangrijk tabblad voor de berekening van de afschrijvingen. Hier geef je in welke degeschatte gebruiksduur van de vaste activa is. De normale gangbare lineaire percentages werdenbeschreven in het VSKO boekhoudkundig model dat op 13 januari 2006 gepubliceerd werd in hetBelgisch Staatsblad (blz. 2339 e.v.)

Software 20-33%Gebouwen 3%Overige zakelijke rechten op onroerende goederen 3%Onroerende goederen door bestemming 5%Inrichting van de gebouwen 3%Machines, installaties 10-20%Voorlopige paviljoenen en containerlokalen 10%Meubilair en materieel 10%Rollend materieel 20%Informaticamaterieel en –meubilair 20-33%

Hiervan kan afgeweken worden, indien een andere reële gebruiksduur van toepassing is. Dit moetdan wel verantwoord worden in de toelichting van de jaarrekening.

Afschrijvingsmethode: Je hebt hier de keuze tussen lineair, degressief/lineair of vast percentageop de boekwaarde. Meest gebruikt zal lineair zijn.

Pro rata per dag: Dit zal enkel door bedrijven gebruikt worden. Voor scholen kan je dit op neelaten staan. Indien nee, dan kan je bij Afschrijvingen berekenen enkel vanaf de eerste dag van demaand invullen.

Aantal kalenderjaren: op basis van het aantal ingevulde jaren zal het programma hetovereenkomstige afschrijvingspercentage berekenen.


13

Onder de module Boekhouden – Investeringen – analytisch de fiche

Het aantal kalenderjaren en het percentage kan je steeds automatisch laten invullen.Via Boekhouden – Rekeningen – Fiche – tabblad afschrijvingen kan je voor iedereinvesteringsrekening het aantal jaren en het percentage invullen zoals beslist door deRaad van Bestuur.

Na het bewaren van een investeringsfiche licht de knop op. Door hier opte drukken worden de afschrijvingen volgens de gekozen methode berekend. Op deze manierwordt de afschrijvingstabel voor de huidige investeringsfiche aangemaakt. Je kunt dit ook globaaldoen.

De berekende afschrijvingstabel vind je terug onder het lokaal menu Afschrijvingen.

Het globaal genereren van de afschrijvingstabellen gaat via de module Extra –Onderhoud data – Heropbouw afschrijvingen. De (her)opbouw kan selectief gebeuren.Per periode, vanaf volgnummer tot volgnummer en per deeldossier.

Zorg ervoor dat de nodige boekjaren voorzien werden via de module Constanten –Boekjaren – Fiche.


14

3.2. Afschrijvingsrekeningen

Het enige wat nu nog moet gebeuren vooraleer je de afschrijvingen kan boeken is bepalen opwelke algemene rekeningen de afschrijvingsboekingen moeten gebeuren.

In het MAR zullen activarekeningen en kostenrekeningen voorzien zijn om jeafschrijvingen op te boeken.

Koppel nu de juiste activarekening en kostenrekening aan de investeringsrekening.

Ga daarvoor naar Boekhouden – Boekhoudplan – Algemene Rekeningen en selecteer de fichevan de eerste investeringsrekening: vb 240000 Meubilair

Kies links in het lokaal menu voor Koppelingen. Hier voeg je dan nieuwe koppelingen toe, door

gebruik te maken van de knop . Kies type 4 voor de activarekening afschrijving entype 5 voor de kostenrekening afschrijving.

Je bent nu klaar om de afschrijvingen in het divers dagboek te boeken. Zie verder in punt 3.4.

3.3. Verkoop of buitengebruik stellen van investeringen

Gedurende het boekjaar kunnen er activa verkocht zijn of buiten gebruik gesteld zijn.Zowel bij de verkoop als bij de buitengebruikstelling van investeringen moeten er enkele actiesgebeuren in de boekhouding.

Verkoopdocument boeken

Rek.nummer Rekeningnaam Debet Credit

410 000 Vorderingen uit nevenactiviteiten x

707 000 @ Verkopen vaste activa X

Verkoopfactuur

Tevens dient er een regularisatie te gebeuren van de investeringsrekeningen en de reedsgeboekte afschrijvingen. In het jaar van verkoop boekt men geen afschrijvingen meer tenzij deafschrijvingen pro rata worden geboekt.


15

Er moet eveneens bepaald worden of de verkoop een meerwaarde of een minderwaarde voor deschool heeft opgeleverd.Voorbeeld

Verkoop van een machine aan de firma Peeters voor 4.200 EUR.In de afschrijvingstabel vinden we de volgende informatie

Berekening

Aanschaffingswaarde 9 500,00- Geboekte afschrijvingen - 5 700,00= boekwaarde 3 800,00

Verkoopprijs 4 200,00- boekwaarde - 3 800,00= resultaat (meerwaarde) 400,00

Diverse boeking

De rekening 707 000 Verkopen vaste activa zal gesaldeerd (saldo nul) zijn, nadat de verkoopboekhoudkundig volledig werd afgehandeld.

Indien de verkoop een minderwaarde als resultaat geeft, dan boekt men het bedrag van deminderwaarde op de rekening 663 000 Minderwaarden op de realisatie van vaste activa.

Fiche aanpassen

Ook belangrijk is dat je de verkoop aanduidt op de investeringsfiche.Allereerst wijzig je de status. Je brengt deze van code 1 Actief naar code 3 Beëindigd.

De velden rechts, Datum buitengebruikstelling en datum verkoop worden nu toegankelijk. Vul dedatum van verkoop in.


16

Op de afschrijvingslijst (datum na de datum van verkoop) wordt dit item niet meer getoond. Het isimmers uit de school verdwenen en staat ook niet meer in de balans.In het jaar van verkoop mag men trouwens ook geen afschrijvingen meer boeken.

3.4. Afschrijvingen boeken (niet analytisch)

Afschrijven betekent dat je een deel van de aankoopwaarde van een investering, in kost neemtverspreid over een aantal boekjaren. Jaarlijks wil je dus x % van de oorspronkelijke investering inkosten nemen.

Ga naar Boekhouden – Dagboeken – Diversen. Vul in de hoofding de periode en de datum in.Meestal zal je de afschrijvingen boeken in periode 12 en op datum 31/12/xxxx.

Bij de detaillijnen zie je de knop . Hiermee zorg je ervoor dat de boekingen vande afschrijvingen automatisch in de detaillijnen worden ingevuld.

Bij het genereren van afschrijvingen wordt gekeken naar de periode van de diverseverrichting. Indien de periode niet overeen komt met de eindmaand van het boekjaar,wordt het afschrijvingsbedrag beperkt tot de periode van de diverse verrichting.Bijvoorbeeld: indien men de afschrijvingen boekt in de maand mei, dan wordt 5/12 vanhet jaarlijkse afschrijvingsbedrag genomen.- Indien je met tussentijdse afschrijvingen wenst te werken, kan als volgt te werkworden gegaan : Genereren van tussentijdse afschrijvingen via een diverse verrichting. In een volgende periode tegenboeken van die vroegere diverse verrichting +

genereren van nieuwe tussentijdse afschrijvingen.Aan het einde van het boekjaar terug tegenboeken van de vroegere diverse verrichting+ genereren van de definitieve afschrijvingen

Indien je met deeldossiers werkt, dan heb je de keuze om de boeking van deafschrijvingen per deeldossier of om de boeking overkoepelend in één deeldossier teboeken.

3.5. Afschrijvingen boeken (analytisch)

Investeringsfiches kunnen analytisch toegewezen worden (Boekhouden – Investeringen– Analytisch). Je kunt deze analytische uitsplitsing ook gebruiken bij het boeken van deafschrijvingen.De analytische opvolging bij constanten is hierbij bepalend. Indien dekostenrekening(en) (63xxxx) analytisch worden opgevolgd, dan zal bij de afschrijving de


17

kostenrekening ook analytisch worden geboekt. Wil je ook de activarekeningafschrijving (2xxxx9) analytisch boeken dan moet bij deze rekeningen ook de analytischeopvolging aangeduid staan.


18

3.6. Afdrukken ter controle

Na het boeken van de afschrijvingen kan je best even enkele cijfers t.o.v. elkaar controleren.

Druk de volgende 2 overzichten af:Afschrijvingslijst: via Afdrukken – Investeringen – Afschrijvingslijst globaal en selecteer alsboekjaar het huidige jaar.Algemene balans: via Afdrukken – Balansen – Proef- en saldibalans. Vul bij de selectiegegevensin dat je een afdruk wenst tot en met de12e maand.

Op de afschrijvingslijst kan je de volgende kolomtotalen controleren:Aanschaffing: je ziet hier het totaalbedrag per investeringsrekening staan. Dit dientovereen te stemmen met het saldo van elke investeringsrekening op de algemenebalans.Afgeschreven: de waarde in deze kolom, is de waarde die je op de algemene balans bijde activarekening afschrijvingen terug moet vinden.Afschrijving: het bedrag van de afschrijvingen (= van het huidige boekjaar) dient overeente stemmen met de kostenrekening afschrijvingen op de algemene balans.

Afschrijvingslijst

Algemene balans


19

De afschrijvingslijst kan algemeen gedetailleerd of globaal opgevraagd worden. Tevenskan de combinatie met analytische rekeningen gemaakt worden. Ook een opvraging perdeeldossier is mogelijk.

3.7. Vergrendelen investeringen

Indien de boeking van de afschrijvingen gecontroleerd is, mogen de investeringenvergrendeld worden. Via de module Extra – Vergrendeling periodes – Boekhouding –Investeringen.

De vergrendeling kan gebeuren op deeldossier niveau. Samen met de investeringenzullen ook de afschrijvingen voor die periode vergrendeld worden. Ze kunnen dan nietmeer opnieuw gegeneerd worden. De bedragen in de afschrijvingstabel kunnen nog welmanueel gewijzigd worden indien het boekjaar buiten de vergrendeling ligt.


20

4. Afdruk balans algemene rekeningen (voorlopig)Vooraleer we een bestemming aan het resultaat geven, kan je de algemene balans al eensafdrukken. Aan de hand van deze afdruk kan je een aantal cijfers gaan controleren.Ga naar Afdrukken – Balansen – Proef- en Saldibalans.

Indien je bij totalen per titelrekening “Ja” aanduidt, dan worden de subtotalen per rekeninggroepmee afgedrukt.

Je hebt de keuze uit 4 lijsten:- de klasse 1 tot en met 5 en de resultatenrekeningen (klasse 6 en 7) kan je tesamen of apart

afdrukken.- klasse 1 tot en 5 begintoestand boekjaar; geeft je de beginbalans.

4.1. Controle banksaldi

Op de afdruk van de algemene balans zal je bij de centralisatierekening de saldi van debankrekeningen en de kas terugvinden. Deze bedragen dienen overeen te stemmen met heteindsaldo per 31/12 uit je financieel dagboek.


21

4.2. Saldo klanten en leveranciersrekening

Ook het saldo dat je op de centralisatierekening klanten en leveranciers terugvindt, kan je gaancontroleren. Maak een afdruk van de balans klanten/leveranciers en vergelijk het bedrag wat jeonderaan het overzicht bij overeenstemming met centralisatierekening ziet staan.

4.3. Andere controles

In principe mag er op een wachtrekening 4990xx geen saldo blijven staan op het einde van eenboekjaar. Indien er nog een saldo staat, ga je dit best controleren en eventueel corrigeren.

Op de rekening 5800xx kan er eventueel nog een saldo staan wanneer je op het einde van hetboekjaar een transfer hebt gedaan die nog niet volledig uitgevoerd is. Maar meestal zal het saldovan deze rekening nul zijn. Je kan altijd de historiek van deze rekening bekijken om te controlerenof er tijdens het boekjaar voor iedere debetboeking ook wel degelijk een creditboeking is gebeurd.


22

5. Overlopende rekeningen

De boekhoudwet stelt dat er rekening moet gehouden worden met de kosten en de opbrengstendie betrekking hebben op het boekjaar of op de voorgaande boekjaren. Er moet echter geenrekening houden met de dag waarop deze kosten en opbrengsten worden betaald of geïnd.

5.1. 490 Over te dragen kosten

Hier gaat het om kosten die werden gefactureerd aan de school maar die, op zijn minstgedeeltelijk, ten laste zijn van één of meerdere latere boekjaren. Het feit dat de factuur in hethuidig boekjaar wordt betaald, heeft hier in principe niets mee te maken.

Bijvoorbeeld: Je ontving in september een factuur van € 1800 voor de brandverzekering van deschool. Deze factuur heeft betrekking op de periode van september 2013 tot augustus 2014. Jezal waarschijnlijk bij het boeken van deze factuur het volledige bedrag in kosten geboekt hebben.Eigenlijk hoort slechts 4/12 van de kosten thuis in het huidige boekjaar en valt 8/12 ten laste vanvolgend boekjaar.

Boeking aankoopdagboek 01/09/2013

61 Verzekering 1800 €440000 @ Leverancier 1800 €

Je bent verplicht om via een diverse boeking deze kosten voor 8/12 over te dragen naarvolgend boekjaar.

Diverse boeking 31/12/2013

490 Over te dragen kosten 1200 €610 @ Verzekering 1200 €

Diverse boeking jan 2014

610 Verzekering 1200 €490 @ Over te dragen kosten 1200 €

5.2. 491 Verkregen opbrengsten

De verworven opbrengsten. Dit zijn de opbrengsten die in de loop van het volgende boekjaarzullen worden gefactureerd door de school, maar die nog betrekking hebben op vorig boekjaar.

Bijvoorbeeld:De leerlingenrekeningen voor de maand december die pas in januari opgemaakt worden.


23

Diverse boeking op 31/12/2013 (divers dagboek)

491 Verkregen opbrengsten X703 @ Naschoolse Opvang Y704 @ Warme maaltijden Z

Diverse boeking op 01/01/2014 (divers dagboek)

491 Verkregen opbrengsten X703 @ Naschoolse Opvang Y704 @ Warme maaltijden Y

5.3. 492 Toe te rekenen kosten

De toe te rekenen kosten. Dit zijn de kosten die pas later zullen gefactureerd worden aan deschool, maar ze hebben wel betrekking op het vorige boekjaar.

BijvoorbeeldJe telefoonrekening voor de maand december heb je nog niet ontvangen. De factuur wordt doorde leverancier pas in januari of later opgemaakt. Toch hebben deze kosten betrekking op hetvorige boekjaar.

Diverse boeking op 31/12/2013

61 Telefoonkosten X492 @ Toe te rekenen kosten X

Diverse boeking op jan 2014

61 Telefoonkosten X492 @ Toe te rekenen kosten X

5.4. 493 Over te dragen opbrengsten

De werkingstoelagen voor het schooljaar 2013-2014 worden slechts in januari en juli 2014betaald. Er kan wel gesteld worden dat op 31 december 2013 er een quasi zekerheid is dat weeen tegoed (vordering) hebben op de overheid. Zelfs het bedrag kan dan al zeer nauwkeurigingeschat worden. Deze korte termijn vordering moet op de jaarrekening van de VZWweergegeven worden, dit voor het volledige bedrag (12/12)


400 Werkingstoelagen 12/12730 @ Werkingsuitkeringen 12/12


24

Het principe van overeenstemming of “matching principe” bepaalt dat kosten en opbrengsten metelkaar in overeenstemming gebracht moeten worden, ongeacht het tijdstip van betaling. Bijgevolgmoet er dus 8/12 van de opbrengst overgedragen worden naar het volgende boekjaar. Zo zal 4/12van de opbrengst van de werkingstoelagen van het schooljaar 2013-2014 in de jaarrekening van2013 van de VZW geregistreerd zijn.


730 Werkingsuitkeringen 8/124930 @ Over te dragen

werkingstoelagen8/12

Diverse boeking jan 2014

730 Werkingsuitkeringen 8/124930 @ Over te dragen

werkingstoelagen8/12

Bij effectieve ontvangst van de werkingstoelagen ga je in het financieel dagboek devordering afboeken via de algemene rekening 400 Werkingstoelagen.

5.5. Automatisch tegenboeken van een diverse boeking

De diverse boekingen zoals in de voorgaande punten beschreven, omvatten eeninboeking en een tegenboeking. Die tegenboeking kun je automatisch uitvoeren.

Wanneer je in het divers dagboek op de knop klikt, dan wordt aan de

rechterkant de knop zichtbaar. Door middel van die knop kun je eenbestaande diverse boeking opzoeken tegenboeken.


25

6. Resultaatverwerking

Het boekhoudkundige resultaat van het boekjaar is het verschil tussen het totaal van de 7-rekeningen (opbrengsten) minus het totaal van de 6-rekeningen (kosten). Is dat verschil positief,dan is er winst; is het negatief, dan is er een boekhoudkundig verlies.De boeking van de resultaatverwerking doe je in het divers dagboek. Je duidt hierbij best aan dathet om een boeking ter afsluiting van het boekjaar gaat.

Hier volgen enkele praktische aanduidingen aan de hand van eenvoudige voorbeelden.Kies in de module afdrukken voor Balansen – Proef en Saldibalans. Selecteer de lijst Klasse 6 toten met 7 om de resultatenrekening af te drukken.

Er is geen overgedragen resultaat van vorige boekjaren. Dit zal het geval zijn indien je pasmet een dubbele boekhouding gestart bent. Zie verder bij punt C.Er is een overgedragen resultaat van vorige boekjaren.

Indien er overgedragen winst is van vorig boekjaar:

140 Overgedragen winst X790 @ Overgedragen winst vorige

boekjarenX

Indien er overgedragen verlies is van vorig boekjaar:

690 Overgedragen verlies vorigeboekjaren

X

141 @ Overgedragen verlies X

Door deze boekingen worden winst of verlies van vorige boekjaren uit de 14-rekeningen toegevoegd aan de winst of het verlies van het huidige boekjaar. Dit isgebeurd via de resultatenrekening 690 of 790 van het huidige boekjaar.Het totaalsaldo van winst of verlies is nu zichtbaar in het saldo van de rekeningen 60t/m 79. Maak je nu een afdruk van Balansen – Resultaten, dan vind je daar nu hettotaalsaldo terug.

A. Uiteindelijk ga je het over te dragen resultaat inbrengen in het divers dagboek:

Een over te dragen winst

693 Over te dragen winst 6.700140 @ Overgedragen winst 6.700

Een over te dragen verlies


26

141 Overgedragen verlies 6.000793 @ Over te dragen verlies 6.000Voorbeeld 1: de overgedragen winst van vorig boekjaar was 5.000 €. Het verlies van het huidigeboekjaar is 11.000€.Totaalsaldo = 11.000 – 5.000 = 6.000 (= verlies)

140 Overgedragen winst 5.000790 @ Overgedragen winst van het

vorige boekjaar5.000

en141 Overgedragen verlies 6.000793 @ Over te dragen verlies 6.000

Voorbeeld 2: Het overgedragen verlies van vorig boekjaar was 1.710 €. Dit jaar werd er winstgemaakt; namelijk 3.720 €.Totaalsaldo = 3.720 -1.710 = 2.010 (= winst)

690 Overgedragen verlies vorigeboekjaren

1.710

141 @ Overgedragen verlies 1.710en

693 Over te dragen winst 2.010140 @ Overgedragen winst 2.010

Na deze boekingen is het totaal van klasse 6 en klasse 7 nu gelijk aan 0 en is er een bestemminggegeven aan het resultaat.


27

7. Afdruk balans algemene rekeningen (definitief)

Ga naar de module Afdrukken – Balansen – Proef- en saldibalans om een definitieve balans af tedrukken. Bij de selecties heb je de keuze om de afdruk te maken, inclusief of exclusief deafsluitboekingen (= resultaatverwerking).

7.1. Afdruk grootboek algemene rekeningen

Via de module Afdrukken – Historieken – Grootboek kan je een afdruk van het grootboek maken.Door gebruik te maken van de parameters kan je de afdruk naar je eigen wensen personaliseren:

- Bij globalisering kun je uit drie mogelijkheden kiezen:A. Gedetailleerd: per verrichting wordt een lijn afgedrukt (dit kan lange lijsten

opleveren)B. Totalen per maand: de debet en credit bedragen worden per maand getoondC. Totalen per maand per dagboek: de debet en credit bedragen worden per maand

per dagboek getoond.

Je kunt voor specifieke algemene rekeningen ook een afwijkende keuze instellen.Om bijvoorbeeld een gedetailleerde afdruk te vragen maar bij bepaalde algemenerekeningen toch enkel een globaal te krijgen. Dit kan je instellen via Boekhouden –Rekeningen – fiche op het tabblad Voorkeur.

- Saldo vorig boekjaar meenemen: kies voor Ja, het programma neemt de saldo’s van vorigboekjaar mee voor de balansrekeningen, NIET voor de resultaatrekeningen (klasse 6 en 7).


28

8. Vergrendeling van het boekjaarNadat je alle afsluitende verrichtingen gedaan heeft, is het mogelijk de boekhouding tevergrendelen zodat er geen wijzigingen meer aangebracht kunnen worden. Er zijn 2 niveaus vanvergrendeling:

Tijdelijke vergrendeling of Definitieve vergrendeling

Ga naar Extra – Vergrendeling periodes – Boekhouding. Daar heb je de keuze om eerst dedagboeken tijdelijk te vergrendelen zodat je alles kunt controleren en nadien nog rechtzettingenkunt boeken.Als je boekhouding gecontroleerd en goedgekeurd is, als de jaarrekening werd goedgekeurd, dankan je definitief vergrendelen. Het programma vraagt of je een back-up hebt gemaakt. Negeerdeze vraag niet zomaar.

Deze vergrendeling is definitief !!!

Als je doorgaat, zie je een scherm waarin je per deeldossier en per type dagboek een boekjaar enperiode in dat boekjaar kiest. Het programma zal vergrendelen tot en met deze periode. Je moetdaarvoor op een knop vergrendelen klikken.

9. Starten met een nieuw boekjaarMet Wisa Boekhouding kun je reeds een nieuw boekjaar starten zonder dat het vorig boekjaarvolledig afgerond is.

Het enige waar je dan op moet letten, is de nummering van de documenten.

De nummering van de facturen kan blijven doorlopen, tenzij anders gewenst. Meestalbegint men in een nieuw boekjaar opnieuw met documentnummer 1.

De nummering van de diverse operaties begint best terug vanaf 1, dit laat ook toe nogeen diverse operatie in te brengen op het einde van het vorige boekjaar om dat af tesluiten.

De nummering van de financiële documenten volgt best de nummering van definanciële uittreksels.

En de beginbalans? Die hoeft niet ingebracht omdat het programma automatisch deeindbalans van het vorige boekjaar als basis neemt voor de beginbalans van hetnieuwe boekjaar met uitzondering van de klasse 6 en 7. Indien het verschil tussenklasse 6 en 7 niet nul is, wordt in de balans van het nieuwe boekjaar een lijn afgedruktmet 'niet verwerkt resultaat'.


29

10. Overige

10.1. Jaarrekening VSKO model

Ieder jaar, ten laatste 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar, moet men eenjaarrekening neerleggen. De verantwoordelijkheid voor de neerlegging van dejaarrekening ligt bij de Raad van Bestuur.

Vanuit Count-e kan een export gemaakt worden van je balansgegevens die je kuntgebruiken als basis voor de jaarrekening (VSKO- model). Via de module Export – Proef-en saldibalans – VSKO.Duid een map aan waar je jouw export bestanden wil plaatsen. Het kan nuttig zijn ombij de naam van het bestand het jaartal toe te voegen (vb vsko2015.xls). Eenwachtrekening dient ook ingevuld te worden. Via de knop Export wordt het excelbestand aangemaakt.

10.1.1. Wijzigingen 2015Sinds 01/01/2015 zijn er enkele wijzigingen aangebracht aan het oorspronkelijk schemavan de jaarrekening.

- Geldbeleggingen zijn uitgebreid met de code 50 (voorheen 51/53 nu 50/53)

Rekening toe te voegen50 Geldbeleggingen andere dan aandelen, vastrentende effecten en termijndeposito's (1)


30

- Voorzieningen voor schenkingen en legaten met terugnemingsrecht (168) isvervangen door Voorzieningen voor terug te betalen subsidies en legaten en voorschenkingen met terugnemingsrecht (168) . Dit heeft ook een invloed op debijhorende kostenrekeningen. Daar wordt de rekening 638 Voorzieningen voorschenkingen en legaten met terugnemingsrecht vervangen door 638 Voorzieningenvoor terug te betalen subsidies en legaten en voor schenkingen metterugnemingsrecht

Rekening toe te voegen 483 Terug te betalen investeringssubsidiesRekening te wijzigen 638 Voorzieningen voor schenkingen en legaten met terugnemingsrechtVervangen door 638 Voorzieningen voor terug te betalen subsidies en legaten en voorschenkingen met terugnemingsrecht

- Borgtochten ontvangen in contanten (488 ) werd vervangen door Terug te betaleninvesteringssubsidies en borgtochten ontvangen in contanten (483/8)

Rekening toe te voegen483 Terug te betalen investeringssubsidies

- Resultatenrekening: 792 Onttrekking aan de bestemde fondsen werd opgesplitst inde rekeningen 791 Onttrekking aan de bestemde fondsen en 792 Onttrekking aan defondsen van het schoolbestuur. De rekening 692 Toevoeging aan de bestemdefondsen wordt vervangen door de rekening 691 Toevoeging aan de bestemdefondsen.

Rekening te wijzigen- 692 toevoeging aan bestemde fondsen vervangen door 691 Toevoeging aan bestemde fondsen- 792 Onttrekking aan bestemde fondsen vervangen door 791 Onttrekking aan bestemdefondsenRekening toe te voegen- 792 Onttrekking aan de fondsen van het schoolbestuur

OverigeEen DBFM-overeenkomst is een overeenkomst tussen de overheid en de privateopdrachtnemer, die D(esign), B(uild), F(inance) en M(aintain) voor zijn rekening neemt.Vermits dit een nieuw type overeenkomst is, moet er voor gerelateerde kosten enopbrengsten ook een boekhoudrekening voorzien worden.

Rekening toe te voegen 6116 DBFM-contracten 648 DBFM-gerelateerde kosten


31

748 DBFM gerelateerde opbrengsten

10.2. Schuldvordering kosten openbaar vervoer en fiets

De school kan de terugbetaling van de kosten voor openbaar vervoer en de kosten voorde fietsvergoeding vragen aan het Vlaams Ministerie van Onderwijs. Met dit formuliervraagt de school de volledige terugbetaling aan van de openbaarvervoerkosten en dekosten voor de fietsvergoeding.Deze module Afdrukken – Historieken -schuldvordering openbaar vervoer en fiets isenkel zichtbaar indien de optie Onderwijs geactiveerd is bij Constanten -dossiergegevens.

VoorbereidingOm de schuldvordering te kunnen aanmaken moeten de terugbetaalde kosten in hetaankoopdagboek geboekt worden. Voor elk personeelslid dient dan ook eenleveranciersfiche voorzien te worden. Daarbij moeten naam en voornaam en hetrijksregisternummer ingevuld worden.Tevens moeten op de fiche van de algemene rekeningen waarop de kosten vooropenbaar vervoer en de kosten voor de fietsvergoeding worden geboekt een verwijzingstaan bij het veld 281.10. Die verwijzing moet ofwel code 4 (Openbaargemeenschappelijk vervoer) ofwel code 8 (Fietsvergoedingen) zijn. In het geval van defietsvergoedingen dient ook het veld ‘hoeveelheid bijhouden ‘ op JA te staan.Bij het inboeken van de aankoopfacturen (onkostennota’s) moet er op gelet worden datmen bij de fietsvergoeding het aantal gefietste kilometers invult.Ter controle kan de afdruk Historieken – Aankooprekeningen leveranciers gedetailleerdgebruikt worden.

Afdruk schuldvordering kosten openbaar vervoer fietsvergoeding

Voor het aanmaken van de schuldvordering moeten enkele selectievelden ingevuldworden (zie voorbeeld hieronder).


32

De aankoopfacturen en creditnota's worden doorlopen en de rekeningen met in hetveld 281.10 de keuze 4 (openbaar gemeenschappelijk vervoer) of de keuze 8(fietsvergoeding) worden weerhouden.De km's met de fiets afgelegd, worden vermenigvuldigd met 0,15 euro.- Opmerking : er wordt niet gecontroleerd of de bedragen reeds daadwerkelijk zijnuitbetaald aan de personeelsleden.

10.3. Fiche 281.10 en fiche 218.50

Vergeet niet om na de afsluiting van het boekjaar de fiscale fiches op te maken. Deloonfiche 281.10 en/of de fiche 281.50 voor commissies, erelonen, enz.

De uiterste indieningsdatum voor de fiches:

Voor de fiches 281.10 is de wettelijke uiterste indieningsdatum 28/2.

De fiches 281.50 moeten ingediend worden vóór 30/06.

Indien deze datum overschreden wordt, wordt het bestand aanzien als laattijdig opfiscaal vlak.

Voor het aanmaken van beide fiches vanuit Count-e bestaan er aparte handleidingen.Meer info kan je terugvinden op onder website www.count-e.be.

eindejaarsverrichtingen - count-e · 2016-01-26 · handleiding eindejaarsverrichtingen 3 2....

Documents