eindrapport riwis deelproject regeldruk ambulante zorg en ... · (€2.250.000) is dat 5,6%.2 in...
TRANSCRIPT
Eindrapport RIWIS Deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding
ZORG MET MINDER REGELS EN MEER WERKPLEZIER
Auteurs: Korelle-team: André Nijsen, Machteld
Koopmans, Ellen Vervoort, Kornelis
Afman
Projectfase: eindrapport
Projectteam RIWIS-team: André Stoop (project-
leider), Eelko Dijkmeijer, Lidy Jan-
sen, Marco Jansen
Opdrachtgever : Stichting RIWIS zorg en welzijn
Datum: 08-01-2013 Versie 1.4
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
2
INHOUDSOPGAVE
1. INLEIDING 3
2. DOEL DEELPROJECT REGELDRUIK 3
3. UITGEVOERDE ACTIVITEITEN 4
4. RESULTATEN 0-METING 4
5. REDUCTIEVOORSTELLEN 8
6. OPBRENGST REDUCTIEVOORSTELLEN 1-METING 8
7. VERWACHTE INDIRECTE EFFECTEN 9
8. SAMENVATTING, CONCLUSIE EN AANBEVELING 12
Bijlagen: 15
- Begrippenlijst
- Korelle Standaardkostenmodel (SKM)
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
3
1. INLEIDING
Het deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding hoort bij het RIWIS verander-
traject GAAN dat in maart 2012 is gestart en deel uit maakt van het landelijk programma In
voor Zorg van het Ministerie van Volksgezondheid en Welzijn. Lidy Jansen en André Stoop
zijn namens de ambulante volwassenenzorg RIWIS bij dit deelproject betrokken. Vanaf 27
april 2012 maakt ook Eelko Dijkmeijer deel uit van het projectteam. In september 2012 is
het team nog eens versterkt met Marco Jansen van de RIWIS afdeling Financiën. Namens
Korelle hebben Machteld Koopmans, Ellen Vervoort, Kornelis Afman en André Nijsen het RI-
WIS team als adviseurs ondersteund. Doel van deze rapportage is het opmaken van de
eindbalans van het deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding.
Deze rapportage is als volgt opgebouwd. We beginnen met een korte omschrijving van het
doel van het deelproject Regeldruk. Daarna volgt een schets van de activiteiten van het pro-
jectteam: wat hebben we gedaan? Vervolgens presenteren we de resultaten op hoofdlijnen.
Achtereenvolgend gaan we in op de resultaten van de 0-meting, de reductievoorstellen en
de resultaten van de 1-meting. Daarna wordt aandacht besteed aan de verwachte indirecte
effecten van de genomen maatregelen. We sluiten af met een paragraaf ‘Samenvatting,
conclusie en aanbevelingen. Tenslotte volgen in de Bijlage een begrippenlijst en de voor de-
ze rapportage gebruikte en ingevulde documenten:
Overzicht knelpunten informatieverplichtingen (0- en 1-meting)
Overzicht knelpunten inhoudelijke verplichtingen (0- en 1-meting)
Overzicht knelpunten binnen Proces Zorgtoeleiding
Toelichting bij invulsheets SKM/RIWIS
Deze documenten zijn ook digitaal beschikbaar en kunnen worden opgevraagd bij de pro-
jectgroep.
2. DOEL DEELPROJECT REGELDRUK
RIWIS heeft in 2013 te maken met een transitie van AWBZ- naar WMO financiering. Het uit-
gangspunt voor RIWIS daarbij is: behoud van de kwaliteit van de zorg voor de cliënt in am-
bulante zorg. Om aan dit uitgangspunt van RIWIS bij te dragen is het deelproject regeldruk
gestart vanuit de gedachte: ‘zorg met minder regels en meer werkplezier’. Het huidige sys-
teem in de zorg gaat vaak gebukt onder regels. Daardoor resteert minder tijd voor de direc-
te zorgverlening en gaat veel geld naar indirecte processen. De ervaringen vanuit de AWBZ
kunnen helpen bij het formuleren van voorstellen voor het verminderen van regeldruk op
een zodanige manier dat de kwaliteit van de zorg wordt geborgd. Dit kan ook helpen bij de
transitie naar de WMO en een verdere verbetering van de medewerkerstevredenheid binnen
RIWIS.
Doel van het deelproject regeldruk is:
1. voor het onderdeel Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding bureaucratische knelpunten te
signaleren die voortvloeien uit externe en interne regels
2. ondersteuning bieden aan de inrichting van de processen in de transitie naar de
WMO
3. voorstellen te doen om de onder 1 gesignaleerde knelpunten op te lossen om daar-
mee financiële middelen en tijd vrij te kunnen spelen die kunnen worden ingezet
voor verbetering van de directe begeleiding van de cliënten
4. het ontwikkelen van een tool waarmee medewerkers van RIWIS, ook in de toe-
komst, in staat zijn voor andere onderdelen van RIWIS bureaucratische knelpunten
te signaleren en met voorstellen voor oplossingen te komen
5. verder gebruik van deze tool binnen RIWIS mogelijk maken
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
4
3. UITGEVOERDE ACTIVITEITEN
Vanaf begin maart 2012 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:
1. ontwikkelen eerste versie van het RIWIS regeldrukinstrument (Excelsheet) en pro-
duceren van een handleiding voor verder gebruik binnen RIWIS
2. inventariseren van knelpunten en kwantificeren van kosten in tijd en geld (0-
meting)
3. toevoegen van knelpunten aan de bestaande beschrijving van Activiteiten en Sub-
processen van de RIWIS procesbeschrijving Zorgtoeleiding
4. voorleggen van de resultaten van de 0-meting (huidige situatie onder AWBZ) aan
het volledige projectteam dat namens RIWIS is betrokken bij het project ‘GAAN’ op
18 juni 2012. Hiermee zijn de resultaten getoetst en is draagvlak gecreëerd voor de
resultaten binnen RIWIS
5. presenteren van de bevindingen aan het management (MT) van RIWIS op 3 juli
2012. Daarmee is goedkeuring verkregen voor de te nemen vervolgstappen
6. bedenken van oplossingen voor de gesignaleerde knelpunten zoveel mogelijk uit-
gaand van de toekomstige situatie (WMO) en waar mogelijk eerste implementatie
van deze oplossingen binnen de Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding
7. ontwikkelen van definitieve versie van RIWIS regeldrukinstrument (Excelsheet) voor
verder gebruik binnen RIWIS
8. kwantificeren van kosten in tijd en geld van gerealiseerde vermindering van regel-
druk binnen de Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding (1-meting)
4. RESULTATEN 0-METING1
De betrokken medewerkers van RIWIS hebben 25 knelpunten gesignaleerd. De kosten die
gemoeid zijn met deze knelpunten bedragen €126.363 op jaarbasis. Uitgedrukt in procenten
van de geprognosticeerde productie Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding voor 2012
(€2.250.000) is dat 5,6%.2 In totaal gaat het om 4.284 mensuren op jaarbasis wat over-
eenkomt met 2,5 mensjaar (1750 gewerkte uren per jaar). Tabel 1 (zie volgende pagina)
bevat een globale specificatie van deze kosten.
In dit stadium van het project (juni 2012) was het nog te vroeg om te zeggen welk deel van
deze kosten vermijdbaar zou zijn. Hiervoor was het nodig om de knelpunten onder te verde-
len naar categorie:
voegt waarde toe aan het zorgproces van de cliënt maar zou anders (efficiën-
ter/effectiever) moeten worden ingericht (oranje regels);
1 Deze bevindingen zijn afgeleid van de Excelsheets zoals beschikbaar naar de stand van 11 juni 2012.
De inhoud van paragraaf 4 komt overeen met paragraaf 4 van de interim-rapportage van 24 juni 2012.
2 Geprognosticeerde productie Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding voor 2012 is €. 2.250.000. Deze bere-
kening is gebaseerd op de huidige productie t/m maart 2012 voor dit cluster, welke naar het Zorgkan-
toor wordt gefactureerd (betreft het grootste gedeelte van onze ambulante omzet). Bron: Marko Jansen
e-mail van 25 mei 2012.
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
5
voegt geen waarde toe aan het zorgproces van de cliënt en zou daarom geschrapt
kunnen worden (rode regels).3
Dat is gebeurd na de zomer van 2012.
Tabel 1 bevat een overzicht van de belangrijkste knelpunten.
Tabel 1: Overzicht belangrijkste regelknelpunten RIWIS cluster
volwassenenzorg 2012
Type verplichting Knelpunt Herkomst ver-
plichting
Tijd x ta-
rief in
€*)
TOTAAL (25) 126.363
Informatieverplichtingen to-
taal (16)
58.432
Waarvan instroom subtotaal
Meest opvallend:
- mobicare
registratie niet-
productieve uren
extern:
zorgkantoor
42.888
39.333
Waarvan doorstroom subtotaal
Meest opvallend:
- ontvangstverklaring
begeleidingsplan
tekenen
ontvangstverklaring
extern: materi-
ele controle
AO/IC**)
15.544
5.507
Waarvan uitstroom 0
Inhoudelijke verplichtingen
totaal (9)
67.931
Waarvan instroom subtotaal
Meest opvallend:
-QIC systeem***)
vermelden
cliëntinformatie
intern
6.502
5.408
Waarvan doorstroom subtotaal
Meest opvallend:
- materiële controle zorg
ongewijzigde begelei-
dingsplannen steeds weer
bespreken met cliënt
extern: materi-
ele controle in-
houd zorg
59.983
44.743
Waarvan uitstroom 1.446
*) Tarief = €29,50 (gewogen gemiddelde uurloonkosten RIWIS Ambulante Zorg en Zorgtoe-
leiding plus overhead). Bedragen afgerond op hele euro’s.
**) Administratieve Organisatie/Interne Controle
***) Quality In Care
De meeste knelpunten (16) betreffen verantwoordingsverplichtingen (informatieverplichtin-
gen), die voor het merendeel (12) van buiten RIWIS komen. Deze knelpunten kosten
€58.000.
De overige knelpunten (9) hebben te maken met inhoudelijke verplichtingen en raken
daarmee direct het begeleidingsproces van de cliënten. Vijf van deze knelpunten hebben
een externe oorsprong en 4 zijn afkomstig van door RIWIS zelf ingestelde regels. De kosten
van de inhoudelijke knelpunten bedragen €67.931.
3 Groene regels (voegen waarde toe aan zorgproces en zijn al efficiënt/effectief) leveren per definitie
geen knelpunten op en maken daarom geen deel uit van deze pilot.
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
6
De meeste gesignaleerde knelpunten zijn gebeurtenisgebonden (niet-periodiek of kalender-
gebonden). Gebeurtenissen, bijvoorbeeld de aanmelding van een cliënt, komen veelal van
buiten RIWIS en zijn lastig te plannen. Ingeval van gebeurtenisgebonden knelpunten ligt
het daarom voor de hand om bij het nadenken over kostenreductie de prijs (P) als invals-
hoek te nemen en niet het aantal keren (Q).
In geld gemeten zijn de twee grootste knelpunten:
Mobicare (deels externe/deels interne informatieverplichting), vooral de registratie
van niet-productieve uren en cliëntcontacten. De totale kosten bedragen bijna €
40.000 op jaarbasis
Materiële controle inhoud zorg en levering voor het zorgkantoor en HKZ norm (deels
externe, deels interne inhoudelijke verplichting), vooral het periodiek bespreken van
begeleidingsplannen. De totale kosten bedragen ruim € 44.000 op jaarbasis.
Alle knelpunten zijn na inventarisatie in kaart gebracht in de procesbeschrijving RIWIS
Zorgtoeleiding. Hieruit blijkt dat de knelpunten zowel voorkomen binnen de cliëntenadmi-
nistratie als binnen de zorguitvoering. Tabel 2 geeft een samenvatting.
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
7
Tabel 2: Overzicht knelpunten binnen Procesbeschrijving RIWIS4
Nr Subproces Knelpunt Code Herkomst Tijd x
tarief €
1.1 Zorgtoelei-
ding
- - - -
1.2 Aanmelden
cliënt
Subtotaal
- communicatie in QIC
- kopie ID en Zorgpas
- aanmaken fysiek cliëntendossier
Inh-I-2
Inf-I-5
Inh-I-3
-intern
-extern
-extern
5.408
407
172
5.987
1.3 Oriënterend
gesprek
Subtotaal
- urenregistratie niet-productieve uren
Inf-I-2 -extern/ intern 39.333
39.333
1.4 Intakege-
sprek
Subtotaal
- ontvangstbevestiging alg. voorwaarden
- analyse wachtlijstgegevens
Inf-I-3
Inh-I-4
-extern
-intern
147
480
627
1.5 Afhandelen
indicatiebe-
sluiten
Subtotaal
- CIZ indicatie
- informatie aanvraag dagbesteding
- aanvragen herindicatie
Inf-I-4
Inf-I-1
Inh-D-1
extern/intern
-extern
-extern
1.327
886
3.442
5.655
1.6 Aanvang zorg
Subtotaal
- aftekenen ZVO
- mutatie start zorg
Inh-I-1
Inf-I-6
-extern
-extern
443
787
1.230
1 Cliëntenad-
ministratie
Totaal 52.833
2.1 Kennismaking
Subtotaal
- communicatie verwijzer
- papieren dossier
- te laat/onvolledig mutatieformulier
- formulier naastbetrokkenen
- mutatie persoonsbegeleider
Inf-D-6
Inf-D-5
Inf-D-2
Inf-D-3
Inf-D-8
-intern
-intern
-extern
-intern
-intern
467
590
161
492
29
1.739
2.2 Zorguitvoe-
ring
Subtotaal
- begeleidingsplan
- ontvangstverklaring begeleidingsplan
- ROM
- formulieren gemeenten
- registratie/evaluatie voortgang
- mutatie tijdelijke afwezigheid
Inh-D-2
Inf-D-7
Inf-D-4
Inf-D-1
Inh-D-3
Inf-D-9
-extern /intern
-extern
-extern
-extern
-intern
-extern
44.743
5.507
3.441
2.773
11.800
1.003
69.267
2.3 Dagactivitei-
ten
Subtotaal
- mutatie dagactiviteiten Inf-D-10 -extern 1.081
1.081
2. Ambulante
Woonbege-
leiding
Totaal
72.087
3.1 Uitschrijven
cliënt
Subtotaal
- Exit ROM
- Exit enquête
Inh-U-1
Inh-U-2
-extern
-extern
722
722
1.444
3. Beëindiging
zorg
Totaal 1.444
1-3 Groot Totaal 126.363
4 Afkortingen: Inf= informatieverplichting, Inh = inhoudelijke verplichting
I= instroom, D= doorstroom, U= uitstroom.
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
8
5. Reductievoorstellen
Aan de hand van de gesignaleerde knelpunten heeft het projectteam een overzicht gemaakt
van knelpunten naar herkomst van de regelgeving die aan de basis ligt van deze knelpun-
ten: extern (buiten RIWIS) of intern (binnen RIWIS), ook is een kombinatie van beiden mo-
gelijk. Het projectteam heeft zich in eerste instantie gericht op het aanpakken van de knel-
punten met een interne herkomst (9) of ingeval van een gemengde herkomst op het interne
deel (2). Daarbij gaat het om een bedrag aan knelpunten ter waarde van €104.812 ofwel
83% van het totale bedrag aan geconstateerde knelpunten. Voor de resterende 14 externe
knelpunten is een lijst opgesteld waarin per knelpunt is vermeld welke externe organisatie
is betrokken. In de meeste gevallen gaat het om het Zorgkantoor (huidige situatie onder
AWBZ). Na de transitie (ondermeer naar de WMO) zal de rol van de zorgverzekeraars en
gemeenten als gesprekspartner groter worden.
Tabel 3 geeft een overzicht van 11 interne knelpunten van de in totaal 25 gesignaleerde
knelpunten waarvoor oplossingen zijn ontwikkeld. De verdeling over informatieverplichtin-
gen en inhoudelijke verplichtingen is ongeveer 50/50. Met kleuren is aangegeven of de op-
lossing betreft een aanpassing van het knelpunt (oranje) of het schrappen van het knelpunt
(rood).
Tabel 3: Interne knelpunten Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding met type oplossing
Kleur knel-
punt
Omschrijving Minder
tijd
Minder fre-
quent
Minder tijd en
frequent
INF-I-2 registratie niet-productieve
uren*)
X
INF-I-3 ontvangstbevestiging algemene
voorwaarden
X
INF-I-4 CIZ indicatie X
INF-D-3 formulier naastbetrokkene X
INF-D-6 communicatie verwijzer X
INH-I-1 aftekenen ZVO X
INH-I-2 communicatie in QIC X
INH-I-3 aanmaken fysiek cliëntendossier X
INH-I-4 analyse wachtlijstgegevens QIC X
INH-D-2 begeleidingsplan X
INH-D-3 voortgang/evaluatie begelei-
dingsplan
X
*) Pilot loopt in januari 2013
rood=verplichting geschrapt
oranje=verplichting vereenvoudigd
Uit tabel 3 blijkt dat als oplossingsstrategie vooral is gekozen voor de kombinatie ‘minder
tijd en minder frequent’. Ook is vaak gekozen voor ‘minder frequent’ als op zichzelf staande
oplossing.
6. OPBRENGST REDUCTIEVOORSTELLEN: 1-METING5
Tabel 4 geeft een overzicht van de tot nu toe behaalde resultaten. De totale structurele
jaarlijkse kostenreductie is 75.323 euro. Dat is 60% van de bij de 0-meting gesignaleerde
regeldrukkosten (126.363 euro). Vooral bij de informatieverplichtingen is de behaalde re-
ductie hoog (71% van 58.924 euro). De regeldrukkosten van de inhoudelijke verplichtingen
5 De gegevens zoals vermeld in deze paragraaf zijn gebaseerd op de Excelsheets Standaardkostenmodel
RIWIS 0-meting en 1-meting versie datum 1 januari 2013.
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
9
zijn gehalveerd (50% van 67.931 euro). In mensuren uitgedrukt gaat het om een besparing
van 2.554 uren per jaar ofwel bijna 1,5 mensjaar (uitgaande van 1750 uur per jaar).
Tabel 4: Opbrengst aanpak interne knelpunten Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding;
structureel op jaarbasis (afgeronde bedragen in euros)
Code knelpunt Omschrijving T-0 T-1 Opbrengst
INF-I-2 registratie niet-productieve uren*) 39.333 - 39.333
INF-I-3 ontvangstbevestiging algemene voor-
waarden
148 - 148
INF-I-4 CIZ indicatie 1.328 369 959
INF-D-3 formulier naastbetrokkene 492 - 492
INF-D-6 communicatie verwijzer 467 172 295
INH-I-1 aftekenen ZVO 443 221 221
INH-I-2 communicatie in QIC 5.408 2.704 2.704
INH-I-3 aanmaken fysiek cliëntendossier 172 590 -418**)
INH-I-4 analyse wachtlijstgegevens QIC 479 111 369
INH-D-2 begeleidingsplan 44.742 22.371 22.371
iNH-D-3 voortgang/evaluatie begeleidingsplan 11.800 2.950 8.850
Totaal in €
Totaal in uren
104.812 29.488 75.323
2.554
*) Pilot loopt in januari 2013
**) Deze toename van de regeldruk betreft alleen het fysieke deel van het cliëntendossier.
Digitalisering levert uiteindelijk vermindering van regeldruk op. In de 0-meting is dat deel
buiten beschouwing gelaten. Zie ook tabel 5 Verwachte indirecte effecten.
7. VERWACHTE INDIRECTE EFFECTEN
Met de 0- en 1-meting is de regeldruk vastgesteld. Het verschil in regeldruk tussen de 0- en
1-meting noemen we het directe effect van genomen maatregelen. Daarnaast kunnen zich
ook indirecte effecten voordoen als gevolg van deze maatregelen. Er is afgesproken dat we
deze vooralsnog alleen maar benoemen en niet kwantificeren. Het kwantificeren valt buiten
dit deelproject. We onderscheiden twee soorten indirecte effecten: in tijd en geld meetbare
effecten ofwel 2e orde effecten, en percepties ofwel neveneffecten.
De in tijd en geld meetbare effecten sluiten direct aan bij het Standaard Kosten Model. De
bij 1-meting vastgestelde verschillen met de 0-meting noemen we dan ook 1e orde effecten.
Percepties gaan over het gevoel van mensen, bijvoorbeeld de arbeidstevredenheid kan als
gevolg van een bepaalde maatregel toe- of afnemen.
Wat zijn 2e orde effecten?
Bij de tweede orde effecten zoals wij die voor ogen hebben gaat het om tijd en geld en niet
om percepties. Binnen het kader van ons regeldrukproject spreken we van 1e orde effecten
(in tijd en geld) zodra we één van de door het projectteam benoemde regelknelpunten suc-
cesvol aanpakken. Bijvoorbeeld, bij knelpunt Inf-I-2 (Mobicare) stellen we voor om de re-
geldruk te verminderen door het afschaffen van de verplichting om niet-productieve uren te
registreren. Voorafgaand aan de definitieve beslissing loopt hierover in januari 2013 een p i-
lot. Als de pilot succesvol is – waar we van uitgaan - spelen we 200 maal per jaar 10 uren
voor 40 personen vrij. In totaal gaat het om €39.333 per jaar. Dat noemen we het 1 e orde
effect omdat dit het eerste directe gevolg is van deze maatregel.
Dan het 2e orde effect. We gaan verder met Mobicare. De eerste stap bij het opsporen van
2e orde effecten bestaat uit het kijken naar de keten waarin – in het gegeven voorbeeld –
Mobicare zich bevindt. Een dergelijke keten zou er als volgt kunnen uitzien:
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
10
de software van Mobicare bevat rubrieken voor niet-productieve uren: 2e orde effect, de
software zou kunnen worden vereenvoudigd zodra deze uren niet meer worden geregi-
streerd. De software wordt wellicht goedkoper;
de output van Mobicare gaat naar de administratie van RIWIS. Dat hoeft niet meer voor
de niet-productieve uren. Het 2e orde effect is dat op de administratie van RIWIS geen
tijd meer hoeft te worden besteed aan het vastleggen van deze uren;
door de RIWIS administratie wordt gerapporteerd aan het MT van RIWIS over de niet-
productieve uren per medewerker. Het 2e orde effect is dat dit niet meer hoeft. Daarmee
vallen uren vrij op de administratie;
het RIWIS MT bespreekt het verslag van de niet-productieve uren. Het 2e orde effect is
dat dit niet meer hoeft.
Wat zijn neveneffecten?
Bij neveneffecten gaat het om percepties van RIWIS medewerkers maar mogelijk ook van
externe betrokkenen, bijvoorbeeld cliënten of medewerkers van een Zorgkantoor of een
gemeente. Bijvoorbeeld, door bewuster en kritischer naar het nut van regels te kijken wor-
den medewerkers zich bewuster van wat ze doen en gaan daar dan ook naar handelen. Ze
zullen zich sneller de vraag stellen: “Doe ik de goede dingen goed?” en “Waarom doe ik de
dingen die ik doe, is dat wel nodig? Medewerkers gaan anders voelen, denken, praten en
doen over hun werk.
Het effect van verminderen van regeldruk is dat er tijd vrijkomt. Een belangrijke vraag is:
wat willen we met die tijd doen? Hoe wil en gaat RIWIS die tijd inzetten? Het anders benut-
ten van de tijd is een neveneffect. De tijd die vrij komt kun je aan veel dingen besteden:
overleg
direct tijd bij de cliënt
koffie drinken
tijd voor verbeterprojecten
verbinding zoeken met externe betrokkenen
meer cliënten bedienen en de wachtlijst verkleinen
Welke keuzen wil RIWIS maken?
Neveneffecten zijn lastig te meten. Het gaat bijvoorbeeld om:
Blije cliënt
Betere communicatie
Duidelijkheid over hoe processen lopen
Prettiger samenwerking met externen
Initiatief nemen tot verbeterprojecten
Meer werkplezier
Het reduceren van regeldruk kan dragen aan de volgende KPI’s:
1. Productivity, productiviteit stijgt. Het Mens Prestatie Cijfer (MPC)stijgt. Dit is opge-
bouwd uit: beschikbaarheid, prestatie en kwaliteit. Er komt meer beschikbare tijd
die aan productie kan worden besteed. Door een gestroomlijnd proces kan je in de
beschikbare tijd meer doen, de prestatie stijgt.
2. Quality, kwaliteit stijgt. Vermindering van regeldruk kan een bijdrage leveren aan
de afname van het aantal interne en externe klachten. Door gestroomlijnde proces-
sen is de kans op fouten en dus op herstelwerkzaamheden minder. De kwaliteit
neemt toe.
3. Cost, kosten dalen. Door het toenemen van de productiviteit nemen de kosten per
uur/product af. Door First time right, hoef je geen kosten te maken voor herstel-
werk. Minder klachten betekent dat je ook minder klachten hoeft te behandelen, etc.
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
11
4. Delivery, leveringsbetrouwbaarheid stijgt. Regeldrukvermindering zorgt voor trans-
parantie in de processen. Hierdoor is het handelen eenduidiger en het nakomen van
afspraken makkelijker.
5. Safety, veiligheid neemt toe. Regeldrukvermindering levert misschien geen structu-
rele bijdrage aan veiligheid, maar kan wel zorgen dat de focus in het werk beter ligt
op het primaire werkproces, waardoor er minder afleiding is en minder kans op on-
gevallen.
6. Morale, moreel stijgt. Meer werkplezier kan leiden tot minder kort verzuim en meer
initiatieven tot het verbeteren van de werksfeer.
In tabel 5 zijn verwachte indirecte effecten van de reductiemaatregelen benoemd.
Tabel 5: Verwachte indirecte effecten reductiemaatregelen
Code Omschrijving 2e orde effect Neveneffect
INF-I-2 registratie niet-
productieve uren
minder werk voor ad-
ministratie en teamlei-
ding
medewerkerstevredenheid neemt
toe
INF-I-3 ontvangstbeves-
tiging algemene
voorwaarden
tijdwinst geldt ook
voor Begeleid Wonen
cliënttevredenheid neemt toe
INF-I-4 CIZ indicatie Omvang kostenver-
mindering bij ambu-
lante cliënten geldt
ook voor cliënten be-
schermd wonen (BW).
Minder onrust bij cliënten doordat je
het gesprek overslaat. Of een indi-
catie al dan niet gelijk blijft, overleg
je eerst met de PBer. Pber kan de
tijd die anders voor het herindica-
tiegesprek gereserveerd werd, ge-
bruiken voor een begeleidingscon-
tact.
INF-D-3 formulier naast-
betrokkene
- Stijging kwaliteit door bewustwor-
ding van gebruik van het formulier.
Hoger moreel door verbeteren van
gebruik formulier/onderwerp.
INF-D-6 communicatie
verwijzer
Zie punt inf-1-4; geldt
ook voor cliënten BW.
Minder formulieren. Kan via de mail.
Korte lijnen.
INH-I-1 aftekenen ZVO tijdwinst geldt ook
voor Begeleid Wonen
minder onrust bij cliënten
INH-I-2 communicatie in
QIC
tijdwinst geldt ook
voor Begeleid Wonen
medewerkerstevredenheid neemt
toe
INH-I-3 aanmaken fysiek
cliëntendossier
alles wordt digitaal
aangeleverd aan team-
leiders. Winst weegt
op tegen aanvankelijke
kostenstijging
kwaliteitsverbetering omdat digitale
documenten beter bewaard blijven
INH-I-4 analyse wacht-
lijstgegevens
QIC
tijdwinst teamleiders betere afhandeling vragen cliënten
INH-D-2 begeleidingsplan Tevens minder tijd no-
dig voor formulier
‘Ontvangstbevestiging
begeleidingsplan’
Productiviteit: meer directe uren,
minder indirecte uren.
Kwaliteit: verhoging van de tevre-
denheid van de cliënt omdat deze
minder ‘last’ heeft van de admi-
nistratie.
Moreel: stijgt omdat het instrument
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
12
beter/gerichter ingezet kan worden.
INH-D-3 Voort-
gang/evaluatie
begeleidingsplan
Dit punt geldt ook voor
de teams van Be-
schermd Wonen.
Productiviteit: meer directe uren,
minder indirecte uren
Moreel: stijgt omdat dubbel werk is
weggehaald.
De verwachte indirecte effecten van de gekozen oplossingen bestaan vooral uit extra kos-
ten- en tijdbesparingen buiten de Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding bij RIWIS (2e orde ef-
fect) en als neveneffecten meer plezier in het werk, hogere productiviteit, betere kwaliteit
en toegenomen cliënttevredenheid.
8. Samenvatting, conclusie en aanbeveling
Dit rapport bevat de resultaten van het deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoe-
leiding. Het deelproject Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding hoort bij het RIWIS
verandertraject GAAN dat in maart 2012 is gestart en deel uit maakt van het landelijk pro-
gramma In voor Zorg van het Ministerie van Volksgezondheid en Welzijn. Dit project is uit-
gevoerd door medewerkers van RIWIS, ondersteund door externe adviseurs van Korelle.
Doel
Doel van het deelproject regeldruk is:
1 voor het onderdeel Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding bureaucratische knelpunten te
signaleren die voortvloeien uit externe en interne regels
2 voorstellen te doen om deze knelpunten op te lossen om daarmee financiële middelen
vrij te spelen die kunnen worden ingezet voor verbetering van de directe begeleiding
van de cliënten
3 het ontwikkelen van een tool waarmee medewerkers van RIWIS, ook in de toekomst, in
staat zijn voor andere onderdelen van RIWIS bureaucratische knelpunten te signaleren
en met voorstellen voor oplossingen te komen
4 verder gebruik van deze tool binnen RIWIS mogelijk maken.
Samenvatting
De belangrijkste resultaten zijn:
Voor de Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding RIWIS zijn 25 knelpunten gesignaleerd. De
kosten die gemoeid zijn met deze knelpunten bedragen €126.363 op jaarbasis. Uitge-
drukt in procenten van de geprognosticeerde productie Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding
voor 2012 (€2.250.000) is dat 5,6%. In totaal gaat het om 4.284 mensuren op jaarbasis
wat overeenkomt met 2,5 mensjaar (1750 gewerkte uren per jaar).
Er is een overzicht gemaakt van knelpunten naar herkomst van de regelgeving die aan de
basis ligt van deze knelpunten: extern (buiten RIWIS) of intern (binnen RIWIS), ook is
een kombinatie van beiden mogelijk. De aanpak van de knelpunten is in eerste instantie
gericht op de knelpunten met een interne herkomst (9) of ingeval van een gemengde
herkomst op het interne deel (2). Hiermee is €104.812 aan kosten gemoeid ofwel 83%
van het totale bedrag aan geconstateerde knelpunten. Als oplossingsstrategie is vooral
gekozen voor de kombinatie ‘minder tijd en minder frequent’. Ook is vaak gekozen voor
‘minder frequent’ als op zichzelf staande oplossing. Voor de resterende 14 externe knel-
punten is een lijst opgesteld waarin per knelpunt is vermeld welke externe organisatie is
betrokken. In de meeste gevallen gaat het om het Zorgkantoor (huidige situatie onder
AWBZ). Onder de WMO zal de rol van gemeenten als gesprekspartner groter worden.
Het directe effect van gekozen oplossingen is een structurele jaarlijkse kostenreductie
met €75.323. Dat is 60% van de bij de 0-meting gesignaleerde regeldrukkosten
(€126.363). Vooral bij de informatieverplichtingen is de behaalde reductie hoog (71%
van €58.924). De regeldrukkosten van de inhoudelijke verplichtingen zijn gehalveerd
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
13
(50% van €67.93). In mensuren uitgedrukt gaat het om een besparing van 2.554 uren
per jaar ofwel bijna 1,5 mensjaar (uitgaande van 1750 uur per jaar).
De verwachte indirecte effecten van de gekozen oplossingen zijn alleen kwalitatief be-
schreven. Deze bestaan vooral uit extra kostenbesparingen buiten de Ambulante Zorg en
Zorgtoeleiding bij RIWIS (2e orde effect) en als neveneffecten meer plezier in het werk,
hogere productiviteit, betere kwaliteit en toegenomen cliënttevredenheid.
Conclusie
Met deze pilot is aangetoond dat het klassieke Standaardkostenmodel (SKM)6 met succes
ingezet kan worden voor het verminderen van regeldruk binnen een organisatie als RIWIS.
Hiervoor was het nodig dat Korelle het bestaande SKM ombouwde van een instrument dat
ontworpen is voor toepassing op macro-niveau naar een instrument dat geschikt is voor
toepassing op micro-niveau.
Met toepassing op macro-niveau wordt in dit verband bedoeld: de regeldruk meten van één
of meerdere wetten/regels afkomstig van de overheid voor alle bedrijven en instellingen in
de doelgroep, ongeacht of de regels door hen als knellend worden ervaren. Het gedrag van
bedrijven en instellingen is daarbij gestandaardiseerd (gelijk verondersteld). Bij onze pilot is
precies het omgekeerde gebeurd. Daar is uitgegaan van de door RIWIS-medewerkers erva-
ren regeldruk (knelpunten) binnen het onderdeel Ambulant Volwassenenzorg en Toeleiding.
Er is zowel gekeken naar interne als naar externe regelgeving. Vervolgens is per knelpunt
de regeldruk vastgesteld (0-meting) en zijn oplossingen bedacht en geïmplementeerd.
Daarna is via een vervolgmeting (1-meting) het verschil in regeldruk vastgesteld.
Het door Korelle ontwikkelde SKM stelt medewerkers van RIWIS in staat om de door hen
zelf als knellend ervaren regeldruk ongeacht herkomst (intern of extern) in kaart te brengen
en met voorstellen voor oplossingen te komen. Aangetoond is dat hiermee tijd bespaard is
en de tevredenheid van cliënten en medewerkers is verhoogd. De besparing in tijd kan ten
goede komen in tijd aan de cliënten, het kan in gezet worden voor de verhoging van pro-
ductie en een besparing op kosten. Daardoor kan een beter evenwicht ontstaan tussen de
baten en de kosten van de zorg zelf.
Aanbevelingen
Om de kennis en kunde te borgen die ervoor zorgen dat medewerkers van RIWIS in de toe-
komst in staat zijn om kritisch te kijken naar de onnodige regeldruk binnen hun eigen orga-
nisatie doet het projectteam de volgende aanbevelingen aan het MT:
1 op korte termijn antwoord geven op de vraag hoe om te gaan met de tijd die is vri j-
gekomen met het verminderen van de regeldruk? Met andere woorden, hoe kunnen
de resultaten van de pilot worden verzilverd?
2 op korte termijn aan de slag gaan met de resterende gesignaleerde interne knelpun-
ten;
3 op korte termijn contact opnemen met de externe organisaties die aanspreekpunt
zijn voor de gesignaleerde externe knelpunten, zoveel mogelijk rekening houdend
met toekomstige overgangen zoals die naar de WMO;
4 de toepassing van het door Korelle ontwikkelde SKM uitbreiden en uitrollen naar an-
dere producten binnen de lijnorganisatie van RIWIS zoals bijvoorbeeld Beschermd
Wonen, Jeugd en Gezin en de VVT;
5 de toepassing van het door Korelle ontwikkelde SKM uitbreiden naar de staforganisa-
tie van RIWIS;
6 Het klassieke SKM is de internationaal erkende standaard voor het meten van administratieve lasten
van het bedrijfsleven als gevolg van overheidsregelgeving en wordt toegepast in meer dan 30 landen.
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
14
6 voorkomen dat in de toekomst de onnodige regeldruk binnen RIWIS ongemerkt weer
toeneemt door de bewaking van regeldruk te institutionaliseren, bijvoorbeeld in de
vorm van een interne 'waakhond' binnen het RIWIS kwaliteitsteam.
7 Om het succes van deze pilot binnen Riwis te borgen is het belangrijk om concrete
doelstellingen neer te zetten met betrekking tot inzet, tijd, activiteit en verantwoor-
delijkheid.
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
15
Bijlage 1 BEGRIPPENLIJST
INFORMATIEVERPLICHTINGEN/
VERANTWOORDINGSVERPLICHTINGEN
regels die indirect te maken hebben met het
kernproces: verantwoordingsregels die ver-
plichten tot vastleggen wat je hebt gedaan
en/of daar melding van maken
INHOUDELIJKE VERPLICHTINGEN
regels die direct raken aan het kernproces:
het verlenen van zorg
RODE REGELS
regels die irritatie oproepen,overbodig zijn,
onnodig complex zijn
ORANJE REGELS
regels die ter discussie staan
GROENE REGELS
regels die geen probleem vormen, vanzelf-
sprekend zijn, helpend en ondersteunend zijn
SKM INSTRUMENT
Standaard Kosten Model (Excel Sheet)
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
16
Bijlage 2 Korelle Standaard Kosten Model (SKM)
Samenvatting
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
17
Samenvatting
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
18
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
19
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
20
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
21
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
22
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
23
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
24
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
25
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
26
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
27
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
28
Eindrapport Meting Regeldruk Ambulante Zorg en Zorgtoeleiding versie 1.4
Versiedatum: 6-3-2013
29