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EINFÜHRUNG UND EFFEKTE DER EAKTEErkenntnisse aus der Pilotierung in den gemeinsamen Einrichtungen und der Initiative Qualitätsarbeit des BMAS

Delivering Transformation. Together.


0|KURZVORSTELLUNG SOPRA STERIA CONSULTING



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Application Management | Testing Services | Operation Services | Infrastructure Management | Business Process Services

Digital GovernmenteGovernmenteAkte / eVerwaltungsarbeitProzessintegration

Public ManagementHaushaltsmanagementPersonalmanagementÖffentliches BeschaffungswesenFördermanagement

Arbeit & Soziales | Healthcare | Innere Sicherheit | Defence | Steuern & Justiz | Transport und Verkehr

TRANS-FORMATION

METHODEN & TECHNOLOGIE-

PORTFOLIO

BRANCHENSPEZIFISCHESLÖSUNGSPORTFOLIO

INDUSTRIALISIERTESERVICE LINES

Business ConsultingOrganisations- und ProzessberatungPersonalbedarfAufgabenkritikChange Management


0|AUSGANGSLAGEFokus: Arbeits- und Sozialverwaltung



WIR ERLEBEN DIE ARBEITS- UND SOZIALVERWALTUNG IM AUFBRUCH IN RICHTUNG DIGITALER EXZELLENZ


Prozessmanagement & Organisation

Digitalisierung& Durchgängigkeit

Effektive Steuerungsimpulse

Bürger haben gesteigerte Erwartungen in Bezug auf

die Schnelligkeit des Verwaltungshandelns.

Die immer engere Verzahnung von Geschäfts-

und IT-Prozessen macht das vorhandene

Potential sichtbar.

Durch privates Internet-Nutzungsverhalten geprägt, erwarten Bürger aber auch Sachbearbeiter

medienbruchfreie Dienstleistungen bzw. IT-Systeme bis hin zu

(teil-) automatisierten Dienstleistungen (KI)

Politik und Verwaltung müssen auf allen Ebenen in immer kürzeren Zyklen Entscheidungen treffen

und Auskunft geben. Hierzu benötigen sie die richtigen (IT-) Werkzeuge gepaart mit Evaluations-/

Analysekompetenz.

Ziel: Bessere Beratung & Wirkung von Fördermaßnahmen bei (notwendigerweise) reduziertem Ressourceneinsatz


1|DIE PILOTIERUNG DER EAKTE IN DEN gE



PILOTIERUNG IN DEN GEMEINSAMEN EINRICHTUNGEN

13.09.2017Einführung und Effekte der eAkte11 © Sopra Steria Consulting

• Pilotierung in 2015 in 6 ausgewählten gEum sicherstellen, dass die eAkte SGB II die Arbeit und die Prozesse im Jobcenter gut unterstützt.

• In der 6-monatigen Pilotierungsphase lag daher ein besonderes Augenmerk auf: • dem IT-Verfahren des Basisdienstes, • den Scan- und Routingprozessen, • den Prüfaufträgen der AGzIT,• sowie dem Einführungsprozess an sich • und dem Qualifizierungskonzept.


AUSGANGSLAGE UND ZIELSETZUNG


Ablösung der heute üblicherweise als Ablagesystem verwendeten Papierakte senkt prinzipiell Kosten.

Ein schnellerer, ortsunabhängiger,kontinuierlicher Zugriff auf relevante Unterlagen soll möglich werden.

Die Einführung im SGB II soll die gEbei der weiteren Professionalisierung der Leistungserbringung unterstützen.

Digitale Transformation (Medienbruch-freiheit) schafft Spielräume in der qualifizierten Sachbearbeitung.

Die heterogene Prozess- und Organisationshoheit in den gE muss hinreichend berücksichtigt werden.

Die heterogene Ausgestaltung der JC (Organisation und Prozesse ) ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren im SGB II


� Zusammenführung der eingegangenen und digitalisierten Poststücke mit den aus den Fachverfahren erstellten Druckstücken ermöglicht ein langfristig gespeichertes, gerichtsverwertbares und revisionssicheres Ablagesystem.

� Die Vollständigkeit und Lesbarkeit der Akten wird auch für externe Stellen, wie Sozialgerichte, sichergestellt.

� Die Auskunftsfähigkeit weiterer Organisationseinheiten (SC, EZ)wird gesteigert (Erhöhung Fall-abschlussquote und Kunden-zufriedenheit).

ARGUMENTE FÜR DIE EINFÜHRUNG IN DEN gE (1/3)

13.09.2017Einführung und Effekte der eAkte13 © Sopra Steria Consulting


ARGUMENTE FÜR DIE EINFÜHRUNG IN DEN GE





ARGUMENTE FÜR DIE EINFÜHRUNG IN DEN GELES BELLES HISTOIRES


Positive Effekte auf Bearbeitungsdauer durch Reduzierung von Transport-, Liege- und Wartezeiten

Erhöhung der Übersichtlichkeit durch direktes „Einfügen“ in die eAkte

Reduzierung von Lagerbedarf und somit von Mietkosten.




2|ERKENNTNISSE AUS DER PILOTIERUNGZukunftssichere Strategien im Kontext der digitalen Transformation



ERKENNTNISSE AUS DER PILOTIERUNG


Trotz anfänglicher Skepsis der FK und MA: Dezentrales Scannen ist nicht zwingend erforderlich

Scandienstleistung

Prozessmanagement

Prozessklarheit als stabilisierender

Erfolgsfaktor für eine reibungslose Einführung

Empfehlung für den Einstieg in Prozessanalyse bzw.

Prozessmanagement inkl. einer Vereinheitlichung, wo

organisatorisch angezeigt.

Die Anwenderinnen und Anwender setzen positive Erwartungen in die eAkte

Mehrarbeit lohnt sich

Frühzeitiger Aufbau von Supportstrukturen für die gE und Kommunikation zu Rahmenbedingungen einer gelingenden Einführung

Der Aufwand zur Einführung wurde von den GF unterschätzt

Changemanagement & Kommunikation

Systemseitige Auswertungen bestätigen Annahmen aus der

Voruntersuchung und das Potential der eAkte SGB II

Geschäftsführungen zeichnen ein

deutlich positives Bild der eAkte SGB II

Ebenso wird mittel- bis langfristig mit

Effizienzgewinnen durch die eAkte gerechnet.


3|EXKURS: DAS FORSCHUNGSVORHABENQualitätssicherung im SGB II: Governance und Management, BMAS Erkenntnisse (nicht nur) für die Einführung der eAkte



DAS FORSCHUNGSVORHABEN DES BMAS:DIE ZIELE WAREN MEHRDIMENSIONAL

Beschreibung existierender Qualitätssicherungs-aktivitäten in den Jobcentern

Status Quo

Analyse und Bewertung der Governance in der Qualitätssicherung

Governance-Ebene im SGB II

Begleitung und Unterstützung der Arbeit des Bund-Länder-Ausschusses

UAG Qualitätssicherung

Ermittlung lokaler Good-Practice-Beispiele

Good-Practice

Ermittlung einer empirischen Grundlage für die Weiterentwicklung und Verbreitung

vorhandener Qualitätssicherungsmaßnahmen.



DIE ERGEBNISSE:FOLGENDE KERNBEFUNDE LASSEN SICH ZUSAMMENFASSEN

Große Heterogenität bei der Prozessgestaltung

Große Heterogenität im Qualitätsverständnis

Prozessqualität: Fundament der Qualität der Leistungserbringung

Governance ist heterogen und orientiert an Ergebnisqualität

Prozess- und Organisations-veränderungen finden

weitestgehend isoliert statt

Systematische und prospektive Ansätze sind selten

Qualitätsverständnis variiert über die (Hierarchie-) Ebenen und ist

oftmals diffus

Instrumentelle Betrachtungs-weise ist dominant

QUALITÄTSARBEIT SGB II



4|DAS PROJEKT (2015-2016)Beratung zum Prozessmanagement als Qualitätsinstrument BMAS



DAS PROJEKT (2015-2016): UNTERSTÜTZUNGSANGEBOT DES BMAS AN DIE JOBCENTER

Teilnahme der Berater an bundesweiten und

regionalen Informations-veranstaltungen

Information

Moderierte „Good- Practice“Gruppe der Jobcenter, die eine

Unterstützungsberatung in Anspruch genommen haben

Austausch

Kontingent an kostenlosen Beratungstagen für die

Jobcenter zur Unterstützung

Unterstützungsberatung

Kurzübersicht gängiger Methoden und Instrumente

der Qualitätssicherung

Begleitmaterialen

Unterstützungswerkzeug zur Durchführung einer

initialen Selbstbewertung der Jobcenter

Qualitäts-Check



5|DIE ERKENNTNISSEBeratung zum Prozessmanagement als Qualitätsinstrument



01

02

03

IM DETAIL:KERNBEFUNDE AUS DEN UNTERSTÜTZUNGSBERATUNGEN

Viele diskutierte Aspekte der Qualitätsarbeit sind bereits vor Ort im Einsatz. Überführung der Aktivitäten in einen KVP ist die zentrale Entwicklungschance

Interne und externe Rahmen-bedingungen bestimmen

jeweiligen Qualitätsansatz. Aktivitäten und Defizite in den Jobcentern haben individuelle

Schwerpunkte

Hohes Entwicklungsniveau der beteiligten Jobcenter

Jeweils individuelle Entwicklungs-profile in der Qualitätsarbeit

Aber: Alle JC zeigen ähnliche Kernbereiche zur Verbesserung


Führung: Motivation, Werte vermitteln, Leitideen vorleben,

Beschäftigte aktivieren

Kommunikation: Transparenz und Information zu Führungsentscheidungen

Prozesse: Erhebung, Analyse, Verbesserung und Dokumentation


IM DETAIL:LOKALE PROZESSORIENTIERUNG – RICHTIG ABER SCHWIERIG

Gewachsene, heterogene Ausgestaltungen sind

mitunter starr.

Die „Komfortzone“:Festhalten an Altem

Häufig fehlt es an einer Dokumentation der Prozesse

oder diese ist veraltet.

Die Verbindlichkeit:Prozessbibliothek

Ein systematisches und dynamisches Management von Prozessen findet nicht

statt.

Die Systematik:Prozessmanagement

Die Erkenntnisse des Forschungsvorhabens zur

Qualitätssicherung im SGB II konnten erneut bestätigt

werden: Die lokale Ausgestaltung

der Prozesse aufgrund der heterogenen Rahmen-

bedingungen ist richtig!

Bestätigung des Forschungsberichts

Lokale Herausforderung



Lokale Ausgestaltungzwingend für Erfolg

Die erfolgversprechende lokale Ausgestaltung von Qualitätsarbeit führt vor Ort zu Herausforderungen bei denen viele Jobcenter Unterstützung benötigen.



DEN HERAUSFORDERUNGEN ADÄQUAT BEGEGNEN


Das Verständnis über die Vorteile strategischem Engagements ist in den Jobcentern zum Teil nicht ausreichend ausgeprägt.

Strategisches Engagement

Dies behindert eine systematische Beschäftigung mit Qualitätsarbeit sowie den hierfür notwendigen Kompetenzaufbau.

Systematische Beschäftigung

Die Stärkung der Projekt-management - bezogenen Kompetenzen sowie von Methodenkenntnissen (z.B. KVP) sind gewinnbringende Faktoren.

Kompetenzaufbau

Die erforderliche Ausein-andersetzung mit den eigenen Prozessen im Rahmen der eAkte –Einführung kann als Einstiegstor genutzt werden.

Prozessmanagement


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