einführung cafm system perthes präsentation

Konzept für die Einführung Konzept für die Einführung eines CAFM-Systems im eines CAFM-Systems im

Perthes-WerkPerthes-Werk

Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur

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GliederungGliederung

1 Allgemeines zum Perthes-Werk

2 Allgemeines zu CAFM-Systemen

3 Anwendung beim Perthes-Werk

4 Fahrplan


3

Allgemeines zumAllgemeines zum



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Kerngeschäft Ev. Perthes-WerkKerngeschäft Ev. Perthes-Werk

• Altenhilfe - Stationäre Altenhilfeeinrichtungen- Tagespflege- Kurzzeitpflege - Diakoniestationen

• Hilfe für Menschen mit Behinderungen

- Werkstätten- Wohnstätten- Außenwohngruppen- Ambulantbetreutes Wohnen

• Insgesamt: 5.633 Plätze


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Evangelisches Perthes-WerkEvangelisches Perthes-WerkÜbersichtskarte WestfalenÜbersichtskarte Westfalen

Dülmen

RheineGronau


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Abt. Technik und InvestitionenAbt. Technik und InvestitionenTätigkeitsfelderTätigkeitsfelder

NeubauvorhabenNeubauvorhabenmit externen Planernmit externen Planern

KonzeptionenKonzeptionen BauausschussBauausschuss

BauherrenfunktionBauherrenfunktion

VersicherungVersicherung

GewährleistungGewährleistung

Abnahme BauleistungAbnahme Bauleistung BaustellenkontrolleBaustellenkontrolle

Planung, AVAPlanung, AVA

Öffentl. FinanzierungÖffentl. Finanzierung

InventarisierungInventarisierung


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Abt. Technik und InvestitionenAbt. Technik und InvestitionenTätigkeitsfelderTätigkeitsfelder

An- Verkauf ImmobilienAn- Verkauf Immobilien TPrüfVO, BGV A3, MPGTPrüfVO, BGV A3, MPG

ASI, UmweltschutzASI, Umweltschutz

WohnungsverwaltungWohnungsverwaltung477 AW, 29 DW477 AW, 29 DW

CAD, DatenpflegeCAD, DatenpflegeFW-PläneFW-Pläne

FuhrparkFuhrpark

TelekommunikationTelekommunikationFestnetz, MobilnetzFestnetz, Mobilnetz

EnergiemanagementEnergiemanagement

Fortbildung HT, SBFortbildung HT, SB

I-PlanungI-Planung

WartungsverträgeWartungsverträge

Umbauten/SanierungUmbauten/Sanierung

UnterhaltungUnterhaltunglaufender Betrieb der Einrichtunglaufender Betrieb der Einrichtung


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Ziele der AbteilungZiele der Abteilung

• konsequentere Nutzung der Gebäude• wirtschaftlicher Betrieb von Gebäuden• Budgetplanung und Kontrolle vereinfacht• strategisches Gebäudemanagement• Automatisierung Unternehmens- übergreifender

Geschäftsprozesse


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Allgemeines zu Allgemeines zu CAFM - SystemenCAFM - Systemen


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CAFM - allgemeine EigenschaftenCAFM - allgemeine Eigenschaften

• CAFM unterstützt die Durchführung der Bewirtschaftungsprozesse durch Prozessorientierung

• Durchgängiges Informationsmanagement • Redundanzfreie Datenhaltung• Bidirektionale Bearbeitung in den

2 Hauptkomponenten CAD und Datenbank• Ein CAFM-System besteht aus den Datenketten:

– Objektdaten (z.B. Größe und Qualität der Reinigungsflächen)– Leistungsdaten (z.B. Wie wird gereinigt?)– Kostendaten (z.B. Reinigungskosten/m²/Jahr)


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CAFM - allgemeine FunktionenCAFM - allgemeine Funktionen

• Verwaltungsorientierte Anwendungen> Instrumente zur Organisation, Verwaltung und

Bereitstellung von Informationen über die zu bewirtschaftenden Objekte

(z.B. Raum-, Flächen-, Inventars, Vertrags-, Dokumentenverwaltung)

• Planungsorientierte Anwendungen> Berechnung und Bewertung von Planungsalternativen

unter Einbeziehung von Planungsmodellen(z.B. Raum-, Umzugs-, Budgetplanung)

• Ablauforientierte Anwendungen> Darstellung und Durchführung von Prozessen(z.B. Instandhaltung, Konferenzraumverwaltung,

Gewährleistungsmanagement, Parkplatzverwaltung, Service- und Helpdesk)

• Auswertungs- und Analyseanwendungen> Schnittstellen: Informationen filtern, aufbereiten und

visualisieren(z.B. Berichte, Pläne, Kennzahlen, Analysen)


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Allgemeine AnforderungenAllgemeine AnforderungenMuss-Kriterien CAFM-InfrastrukturMuss-Kriterien CAFM-Infrastruktur• leistungsfähige Teilsysteme

– Schnelle Antwortzeiten auch bei Grafiken– Verwaltung mehrerer Planungsalternativen– Integrierter einfacher Grafikeditor– Objektorientierte Datenhaltung

• modulare Strukturen– Sukzessiver Aufbau des Systems muss möglich sein– Module, die auch zukünftigen Ansprüchen genügen

• Offenheit und Kommunikationsfähigkeit– Einfache Integration– Passende Schnittstellen (SQL / DWG)– Lebenszyklusübergreifender Datenaustausch


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Allgemeine AnforderungenAllgemeine AnforderungenMuss-Kriterien CAFM-InfrastrukturMuss-Kriterien CAFM-Infrastruktur

• benutzerfreundlich und komfortabel– Einheitliche Benutzeroberfläche im Windows-Standard– Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit > Akzeptanz

• mehrplatz- und internetfähig– Arbeitsplätze (Funktionen: anzeigen, eingeben, ändern)– Benutzerberechtigungskonzept (Mandantenfähigkeit)

• Anpassung durch Customizing– an organisatorische Begebenheiten– Selbstständige Durchführung durch eigene MA

>Unabhängigkeit vom Systemanbieter– Verwendung von Standard


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Kritische Punkte bei der EinführungKritische Punkte bei der Einführung

• Gefahren / Fehlerquellen– „Eierlegende Wollmilchsau“ wird erwartet– mangelnde Zeit für Implementierung– falsche Projektorganisation– unzureichende Projektkommunikation

• Einführung ist Führungsaufgabe> Unternehmensführung einbinden !

• abteilungsübergreifende Einführung• Orientierung an den Prozessen des Unternehmens• Pilotprojekt empfehlenswert

„ think big, start small “ !


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Verteilung der Einführungskosten

Realisierung17,0%

Softwarelizenz20,0%

Hardware6,5%

Datenbeschaffung

39%

Beratung / Projektmanagement / sonstige

10,0%Schulung6,5%

KostenKosten


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Anwendung beimAnwendung beim



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VorgehensweiseVorgehensweise

IST-Analyse

Ziele definieren

Sollkonzept


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IST-AnalyseIST-Analyse

• Objekte (66 Objekte mit einer Gesamtfläche von ca. 220.000 qm)

• Prozesse- die wichtigsten Prozesse sind im Rahmen von QM bereits

beschrieben- Investitionsplanung erfolgt mit Hilfe von Excel-Tabellen ohne

zentrale Datenbank

• IT-Werkzeuge (Office, SAP, CAD, AVA)- Office

Mix an unterschiedlichen Versionen- SAP

bisher keine Nutzung in der Gebäudebewirtschaftung


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- CAD Software: Mega CAD LT 3.0 Erstellung von prt-Dateien Export von dwg-/dxf-Dateien möglich

- AVA Software: California Classic V. 9.0 Export von GAEP-Dateien

• Daten- CAD-Pläne

nicht aktuell, müssten größtenteils überarbeitet werden Einpflegen von Raumpolygonen nötig

- Raumbuch bisher nicht vorhanden


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- AVA-Daten- Zentrale Gebäudedaten (Stammdaten)- Reinigungsflächen / Ausschreibungsunterlagen- Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen- TGA

Wartungsverträge, -pläne, -dokumentation Technische Datenblätter (Bedienungsanleitungen /

Ersatzteillisten etc.) - Wirtschafts- und Instandhaltungspläne- Verbrauchsdaten (Energie-, Wasserverbrauch, etc.)- Außenanlagen (Pflege)- Fuhrparkverwaltung (geleaste / eigene Fahrzeuge)


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FM- / CAFM-ZieleFM- / CAFM-Ziele

• konsequentere Nutzung der Gebäude• wirtschaftlicher Betrieb von Gebäuden• Budgetplanung und Kontrolle vereinfacht• strategisches Gebäudemanagement• Automatisierung Unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse

• Zentrale Datenverwaltung in digitaler Form• Schnellere Arbeitsprozesse / Standardisierung /

Redundanzvermeidung• Bessere Kommunikation zw. den Einrichtungen• Beseitigung von Informationsdefiziten


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Soll-KonzeptSoll-Konzept

• Systemkriterien- Gebäudeplanung- Flächenmanagement- Kaufmännisches Gebäudemanagement- Technisches Gebäudemanagement- Infrastrukturelles Gebäudemanagement- Immobilienmanagement- Querschnittsfunktionen- IT-Funktionen.xls

• IT-Infrastruktur- Schnittstellen (Office, SAP, CAD, AVA)- Benötigte Hardware


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Soll-KonzeptSoll-Konzept

- Web- und Windowsbasierend - Vergabe von Lizenzen:

• 1 Lizenz pro Gebäude • 7 MA der Bau-Abteilung (höchstens aber 2-3 Windows-

Lizenzen)• Mandantenfähigkeit• PDA-Verknüpfung, Laptops

• Daten- Siehe oben- + zusätzlich zu ermittelnde Daten


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FahrplanFahrplan


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FahrplanFahrplan

Weitere Schritte der Konzeptionsphase• Pflichtenheft• Marktanalyse• Systemvorauswahl (3 Systeme)• Systempräsentationen• Testaufgabe / Systemtest• Kostenprognose• Entscheidung


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FahrplanFahrplan

Implementierungsphase• Projektvorbereitung• Realisierungskonzept• Realisierung• Betriebsvorbereitung• Inbetriebnahme


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FahrplanFahrplan

Betriebsphase• CAFM-Betrieb• Systembetrieb• Support• Weiterentwicklung / Ausbau

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