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Einführung von Wissensmanagement
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Ausgangslage
viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen bereits Methoden der Wissensbewirtschaftung, ohne dies systematisch mittels Wissensmanagement zu tun
Problem:
eine langfristig ausgerichtete Strategie zur Wissenssystematikwird nicht verfolgt
kurzfristige Alltagsfragen stehen eher im Fokus
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Besonderheiten von kleinen und mittleren Unternehmen
•oft Familienunternehmen
•eher bestimmt durch Personen, und oft langjährige Kundenbeziehungen
•Prozesse und Strukturen sind wenig formalisiert
•stark von Fachkenntnissen und einzelnen Experten geprägt
•Innovationen müssen sich sofort rechnen
•der Geschäftsführer muss immer direkt einbezogen werden
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Warum beschäftigen sich KMU mit Wissensmanagement?
•Geschäftsübergabe an einen Nachfolger
•Wissensbeschaffung und Lernen von außen
•Kundenbindung erhöhen
•neue Geschäftsfelder aufbauen
•Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter
•Wissensweitergabe über Mitarbeitergenerationen
•Verbesserungsideen schneller umsetzen
•Projektmanagement verbessern
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Ziel der Implementierung von Wissensmanagement
Wissensmanagement soll ein Teil der alltäglichen Arbeit werden
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Projektmanagement-Schema zur Einführung von WM
Phase A: Initiieren eines WM-Projekts
Phase B: Analyse
Phase C: Entwicklung
Phase D: Implementierung
Phase E: Evaluierung/ Nachhaltigkeit
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Anknüpfen an eine geeignete Ausgangslage
Günstige Ausgangsbedingungen nutzen!!!
• an offensichtliches Problem ansetzen Beispiele:– Ausscheiden erfahrener MitarbeiterInnen (MA)– Verlust des Überblicks über vorhandenes Wissen– unzureichendes Wissen über Märkte und Kunden
• Lösung dafür in Aussicht stellen
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Anknüpfen an eine geeignete Ausgangslage
• günstige Gelegenheit abpassen
Beispiele:–Maßnahmen zur Reorganisation
bestimmter Unternehmensbereiche–Bedarf der Dokumentation eines
Entwicklungsprojektes
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Anknüpfen an eine geeignete Ausgangslage
• Verfügbarkeit von geeigneten MA für Umsetzung des WM-Projekts
• notwendige Eigenschaften: –Vorkenntnisse und Kompetenzen im
Bereich des WM–hohe Motivation und Veränderungswille– Fähigkeit andere MA mitzuziehen
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A) InitiierungStartphase für die WM-Einführung
• Einrichtung des Projektteams – Klärung der Verantwortlichkeiten– Einbezug von Promotoren, Multiplikatoren
• Auswahl eines Pilotbereichs
• Auswahl von Startmaßnahmen
• frühzeitiger Beginn der internen Kommunikation
• Barrieren und Widerständen vorbeugen
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B) Analyseauf Arbeitsprozesse im UN bezogene Wissensanalyse
• gegenwärtigen WM-Status einschätzen (Ist-Analyse)
• Frage: An welchen Stellen im Arbeitsprozess kann der Umgang mit Wissen verbessert werden?
Welche Aufgaben werden zurzeit von wem mit welchem Ergebnis durchgeführt? Bei welchen Arbeitsschritten entstehen welche Informationen? Wie wird mit diesen umgegangen? Bei welchen Arbeitsschritten wird welches Wissen benutzt?
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• Dokumentation der analysierten Arbeitsprozesse• Überblick über relevantes Wissen erstellen
(Wissenslandkarte)• Schritt für Schritt vorgehen Grundlage für
zuverlässige Planung der Lösung
• Meilensteine: – Auswahl eines angemessenen WM-Analyseinstruments – abgeschlossene Durchführung des gewählten Audits
B) Analyse
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C) Lösungskonzeption• Lösung an das UN angepasst• Beteiligte müssen mit einbezogen werden• gemachte Erfahrungen müssen weiter gegeben werden
„Lessons Learned“• vorhandene IT nutzen bei der Informationen
abgelegt, bearbeitet und ausgetauscht wurden• Meilensteine:– endgültiges Design– Auswahl geeigneter Tools und Methoden
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D) Implementierung• drei wichtige Faktoren für die Umsetzung:– Mensch– Zeit– Budget- Kontrolle
• stabiles technisches System • organisatorische Absprachen treffen • Durchführung von Schulungen • weitere Unterstützungsmaßnahmen
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• Meilensteine:– Festlegung für Endtermin (Projektabschluss)– Beschränkung auf die „wichtigsten Personen“– Diskussionen über Fortschritt – Transparenz schaffen Vertrauen
D) Implementierung
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E)Evaluation und Verstetigung der WM- Lösung
• Überprüfung Lösung des anfänglichen Problems• systematische Befragung der Beteiligten, die Vorteile
in ihrer Arbeit verspüren• WM für den Erfolg muss es in die tägliche Arbeit
übergehen• Ziel = WM in Arbeitsprozesse zu integrieren und WM
nachhaltig zu etablieren
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• Meilensteine:– WM-Projekt sorgfältige Ausarbeitung– erfolgreicher Verlauf der angewandten Methode
Einführung in gesamtes UN – Fehlschlag Gründe suchen entweder
Abbruch oder neues Projekt
E)Evaluation und Verstetigung der WM- Lösung
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Barrieren und Widerstände
Aufgabe: Welche Barrieren und Widerstände können die
Einführung des WM in ein Unternehmen behindern?
Hinweis:Beachten Sie, dass Mensch, Technik und Organisation eine tragende Rolle im Prozess spielen.
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Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (Hrsg.) o.J. (b)
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KommunikationKommunikationklare Botschaften
Einbindung der Mitarbeiterkeine leeren Versprechungen
ZielsetzungenZielsetzungenklare ZielsetzungNachhaltigkeit
Integration
UnternehmensführungUnternehmensführungÜberzeugungskraft
langfristiges EngagementVorbildsfunktion
PilotprojektPilotprojektAnknüpfung an Problemlage Analyse der Arbeitsschritte
„Learning by doing“
Fazit