ejemplo de informe

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOINFORME DE AUDITORAInforme de auditora No.: AU-07/09 Fecha de auditora: Tipo de auditora: 24 al 28 de agosto 2009 Interna/Anual Fecha del informe: Norma: 28 agosto 2009 ISO 9001-2008

La presente auditora ha sido solicitada por la Alta Direccin, quien defini los objetivos y alcance de la misma. Por lo anterior, se le reconoce como el cliente de la misma.1. 2.

Objetivo de auditora Alcance de la auditora

Verificar la implementacin y eficacia de los procesos del SIGC. Procesos declarados en el SIGC.

3. Verificaciones realizadas Por medio de entrevistas, encuestas y revisin documental se procedi a verificar el cumplimiento de los criterios de la auditora en los procesos y reas bajo alcance de la misma. Para la identificacin de hallazgos de conformidad y, en su caso establecer y calificar las No conformidades encontradas, el equipo auditor utiliz los siguientes criterios: Documentacin vigente del SIGC. Norma ISO 9001:2008

Revisin 3: Agosto 15, 2007 Pgina 1 de 17 Cdigo: PO-03/FO-05 Documento impreso o electrnico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO4. Conclusiones La Universidad de Quintana Roo cuenta con un sistema de gestin de calidad implantado y documentado, el cual demuestra evidencia de su operacin, sin embargo, no se encuentra evidencia documental suficiente de que la Alta Direccin:

Evale las necesidades y adopte las acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir o se implementen avances substanciales. Promueva en la Comunidad Universitaria (docentes y administrativos) un sentido de pertenencia, orgullo y satisfaccin hacia el sistema. Por el contrario se visualiza como una carga adicional de trabajo. Se considera que la actualizacin de sus procesos y la mejora continua est a cargo del Responsable del SIGC y no del dueo del proceso. Prevalece la costumbre de que personal contina otorgando los servicios y productos basados en su experiencia, responsabilidad y conocimientos, independientemente de lo declarado en el SIGC. Se asegure que exista un plan permanente de capacitacin dirigido al personal, sin importar si son o no dueos de procesos. Se asegure que los dueos de procesos consideren como su responsabilidad la actualizacin de la informacin declarada en el SIGC. Se asegure que el SIGC funciona como una herramienta para el adecuado cumplimiento de las funciones, an cuando existan cambios en las reas, es decir, los procesos deben ser las guas para la operacin institucional. Se asegure que la actualizacin de la informacin en el SIGC, comunicada por cada rea, sea incorporada en tiempo forma por el Departamento de Organizacin y Mtodos. Se asegure que los dueos de los procesos otorguen la importancia a las auditoras internas de calidad y participen respetando la agenda documentada con plena anterioridad. Y evitar que concurran eventos importantes como capacitacin y realizacin del POA 2010 , evaluacin de Modelo Educativo Debe asegurarse que los Auditores Internos dispongan de todos los recursos necesarios y facilidades para el correcto cumplimiento de sus funciones. Debe asegurarse que la informacin generada en la Alta Direccin descienda a todos los niveles, utilizando una comunicacin asertiva y formal. Debe asegurarse que los Crculos de Calidad estn operando.


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5.

Anexos: Resumen de No Conformidades Agenda de trabajo Equipo de Auditores

PARA PODER CONOCER EL CONTENIDO DE ESTE INFORME SE NECESITA PERMISO DEL CLIENTE DE LA AUDITORA.


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOANEXO I

Resumen de No ConformidadesNO. 1 TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIN DEL HALLAZGO No en todos los casos se encuentra evidencia documental que sustente el cumplimiento del plan de acciones correctivas de las auditoras anteriores. Ejemplo: Departamento de Organizacin y Mtodos, DCI, DCSEA, DCPH, DDS, Planeacin, DAF, Cmputo y SG. No en todos los casos se encuentra evidencia documental de que se realice la evaluacin del desempeo de los procesos y/o productos. Ejemplo: Departamento de Organizacin y Mtodos, DCI, DCSEA, DCPH, DDS, Planeacin, DAF, Cmputo y SG. CRITERIO UTILIZADO ISO 9001:20084.2.4. 8.5.1; 8.5.2 y 5.1d

No Conformidad MayorNo se realiza el seguimiento a las observaciones de las auditoras anteriores.

2

No Conformidad Mayor:No existe una metodologa documentada que permita dar seguimiento a los procesos.

4.1 8.2.3 y 8.2.4

3

No Conformidad Mayor:No est actualizado el SIGC. No existe correspondencia entre la operacin actual y lo documentado.

Existen actividades, funciones, reas y departamentos no declarados en la documentacin del SIGC. Ejemplos: Se han realizado cambios en los dueos y procedimientos de las siguientes reas: 1. Abogado General SENTRE, 2. Planeacin-PROMEP-Desarrollo Institucional/Departamento de Programacin y Presupuesto 3. Las Secretaras Tcnicas de Investigacin y Posgrado de las 4 Divisiones Acadmicas con la Direccin de Investigacin y Posgrado, PROMEP.

4.1 4.2.4 5.4.2 5.5 1 y 5.5.2


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROONO. TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIN DEL HALLAZGO 4. Departamento de Finanzas-SENTRE El Manual de Organizacin Institucional declarado en el SIGC corresponde a 2005. No en todos los casos se analizan los resultados de la medicin de la satisfaccin del Usuario por lo tanto no se toman las acciones necesarias para mejorar el grado de satisfaccin. Ejemplo: Cmputo, Abogado General, CENEI. No existe evidencia de que se estn aplicando instrumentos para medir la satisfaccin de los usuarios o clientes. Ejemplo: 1. Secretara General, 2. Planeacin, 3. Gestin -Unidad Cozumel, 4. Divisiones Acadmicas- DCSEA, DDS, DCI, DCPH en: Formacin Profesional, Generacin y aplicacin innovadora del Conocimiento Vinculacin y Difusin de la Cultura, No en todos los casos se efectan acciones de revisin verificacin y validacin, concernientes a la realizacin de los productos. No estn definidos, o los entrevistados no los conocen o no los aplican. Ejemplo: 1. Recursos Materiales y Servicios Generales 2. Recursos Humanos 3. Recursos Financieros 4. Secretara General CRITERIO UTILIZADO

4

No Conformidad Mayor:No se mide la satisfaccin del Cliente o en su defecto, cuando se mide no se analizan los resultados obtenidos.

5.6 8.2.1

5

No Conformidad Mayor:No existen procesos definidos para la realizacin del producto.

4.2.4 7.1


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROONO. TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIN DEL HALLAZGO 5. Planeacin 6. Cmputo 7. Divisiones Acadmicas Se encontr evidencia documental del uso de formatos no declarados en el SIGC, Ejemplos: 1. El Programa de Mantenimiento Vehicular del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, Cuadro de Inform P Contrat UQROO007-09 que se enva por correo electrnico; 2. Departamento de Cmputo tiene el formato DCT003/FO-01 que utiliza para la Recepcin de Equipos; DCT003/FO-02 que se utiliz el 7 de julio de 2009; 3. Formato para la evaluacin de Cuerpos Acadmicos por parte de las CIESCA; Formatos para la Modalidad de Titulacin DCSEA Se encontr evidencia de que no en todos los casos, las fichas de proceso estn actualizadas en el SIGC, Ejemplos: Recursos Humanos 1. POLTICAS, vacaciones, apoyo escolar, apoyo para lentes, premio al trabajador administrativo, 2. PUNTOS DE CONTROL , prstamos de fondo de ahorro, das econmicos solicitados y 3. El plan de acciones correctivas tienen datos del 2007 No existe un programa de induccin, capacitacin, seguimiento y evaluacin de la eficacia de la formacin de los recursos humanos CRITERIO UTILIZADO

6

No conformidad Mayor:No se lleva un adecuado control de la documentacin del SIGC.

4.2.1 c) y d), 4.2.3, 4.2.4 y 5.5.2

7

No conformidad Mayor:

5.5.2 6.2


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROONO. TIPO DE HALLAZGO No se lleva un adecuado control en la induccin, contratacin y formacin del personal, as como la capacitacin del SIGC 8 DESCRIPCIN DEL HALLAZGO El personal en muchas de las ocasiones no recibe capacitacin de acuerdo a las actividades que desempea. No en todos los casos se mostr evidencia de la existencia de acciones encaminadas al desarrollo de recursos humanos. 1. Los proyectos de capacitacin con base a competencia laboral, sistemas de administracin para instituciones de educacin superior y digitalizacin de documentos del personal incluidos en el SIGC desde 2007, no han tenido avance alguno, no se han planificado, valuado, ni presupuestado , ni se tiene idea de cundo se llevar a cabo. 5.5.2 6.1 y 6.2 CRITERIO UTILIZADO

No conformidad Mayor:No se han determinado y proporcionado los recursos necesarios para la implementacin de procesos que coadyuven al desarrollo de los recursos humanos

9

No conformidad Menor:No se evala a Proveedores

2. Se program en la PARRILLA OVAR implementar un programa de higiene y seguridad laboral con la visin de lograr un clima organizacional adecuado para cumplirse en abril del presente ao y a la fecha no se ha realizado ninguna accin al respecto. No en todos los casos se encontr evidencia de que se 7.4.1 est evaluando a proveedores. Ejemplo: 1. Divisiones Acadmicas 2. Abogado General 3. Cmputo


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROONO. TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIN DEL HALLAZGO 4. Planeacin 5. Secretara General CRITERIO UTILIZADO


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROONOTIFICACIN Y AGENDA DE AUDITORAPor medio de la presente se notifica la realizacin de la auditora de calidad en las fechas y horarios enseguida indicados.

AgendaNo. de Auditora: AU-07 Fecha de Auditora: 24 al 28 de agosto 2009

Objetivo de la Auditora:

Verificar la implementacin y eficacia de los procesos del SIGC

Alcance de la Auditora: Procesos declarados en el SIGC Agenda Auditor Departamento Equipo 1 Coordinacin de Lic.Alberto del Unidad Cozumel Moral Cima Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Lic. Luis Ernesto Bazam Prez Equipo 1 Lic.Alberto del Moral Cima Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Lic. Luis Ernesto Bazam Prez Divisin de Desarrollo Sustentable Unidad Cozumel

Horario Lunes24 agosto 11:00- 13:00

Proceso y/o Producto E-1 Gestin

Responsable M C. Erika Leticia Alonso Flores

Observaciones

Lunes 24 agosto 17:00-18:00

P-1 Formacin Profesional

Dr. Alejandro Alvarado Herrera


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOP-2 Generacin y Aplicacin Innovadora del Conocimiento Equipo 1 Lic.Alberto del Moral Cima Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Lic. Luis Ernesto Bazam Prez Equipo 1 Lic.Alberto del Moral Cima Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Lic. Luis Ernesto Bazam Prez Equipo 1 Lic.Alberto del Moral Cima Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Lic. Luis Ernesto Bazam Prez Equipo 1 Lic.Alberto del Moral Cima Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Divisin de Desarrollo Sustentable Unidad Cozumel Dr. Alejandro Alvarado Herrera

Lunes 24 agosto 18:00-19:00

Martes 25 agosto 9:00-10:00

P-3 Extensin, Vinculacin y Difusin de la Cultura

Divisin de Desarrollo Sustentable Unidad Cozumel

Dr. Alejandro Alvarado Herrera


S-2 Administracin de Recursos Financieros

Departamento de Apoyo Administrativo Unidad Cozumel

Lic. Heyden Rubn Herrera Medina


S-3 Administracin de Recursos Humanos

Departamento de Apoyo Administrativo Unidad Cozumel

Lic. Heyden Rubn Herrera Medina


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOLic. Luis Ernesto Bazam Prez Martes 25 agosto 12:00-13:00 S-4 Administracin de Recursos Materiales y Servicios Generales Equipo 1 Lic.Alberto del Moral Cima Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Lic. Luis Ernesto Bazam Prez Equipo 7 Lic. Cristina Caamal Prez ME.Tessie Minerva Priego Concha Lic. Ana Laura Ucn Yeladaqui Equipo 7 Lic. Cristina Caamal Prez ME.Tessie Minerva Priego Concha Lic. Ana Laura Ucn Yeladaqui Equipo 7 Lic. Cristina Caamal Prez ME.Tessie Minerva Priego Concha Lic. Ana Laura Ucn Departamento de Apoyo Administrativo Unidad Cozumel Lic. Heyden Rubn Herrera Medina

Mircoles 26 agosto 11:00-12:00

Rectora

E-1 Gestin

Dr. Jos Luis Pech Vrguez


E-1 Gestin

Secretara General

Dr. Enrique Baltar Rodrguez

Jueves 27 agosto 9:00-11:00

E-1 Gestin

Secretara Tcnica

Ing. Miguel ngel Alfaro Jurez


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOMircoles 26 agosto 9:00-11:00 Yeladaqui E-2 Desarrollo, Equipo 6 Direccin de integracin y seguimiento MC.Ma. de Planeacin de instrumentos Guadalupe Cullar estratgicos Espadas Lic. Kristal Palacios Mar Lic. Angelina Yah Torres E-3 Servicios jurdicos y Equipo 7 Abogado General de auditora Lic. Cristina Caamal Prez ME.Tessie Minerva Priego Concha Lic. Ana Laura Ucn Yeladaqui P-1 Formacin Equipo 3 Divisin de Ciencias Profesional Lic. Rosario Lima Sociales y Pita Econmico Lic. Jos Antonio Administrativas Jimnez Morales Lic. Lhol-H Mena Rivas Lic. Rubn Castro Mlgora P-2 Generacin y Equipo 3 Divisin de Ciencias Aplicacin Innovadora Lic. Rosario Lima Sociales y del Conocimiento Pita Econmico Lic. Jos Antonio Administrativas Jimnez Morales Lic. Lhol-H Mena Rivas Ing. William Ramrez Romero


Lic. Fernando Pacheco Pal


MDI.Harald Albrecht Arellano


MDI.Harald Albrecht Arellano


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOJueves 27 agosto 9:00-11:00 P-3 Extensin, Vinculacin y Difusin de la Cultura Lic. Rubn Castro Mlgora Equipo 3 Lic. Rosario Lima Pita Lic. Jos Antonio Jimnez Morales Lic. Lhol-H Mena Rivas Lic. Rubn Castro Mlgora Equipo 4 Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Lic. Ana Beatriz Garca Chan Lic. Gabriela Rodrguez Ojeda Lic. Mario Antonio Cano Prez Equipo 4 Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Lic. Ana Beatriz Garca Chan Lic. Gabriela Rodrguez Ojeda Lic. Mario Antonio Cano Prez Equipo 4 Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Divisin de Ciencias Sociales y Econmico Administrativas MDI.Harald Albrecht Arellano



Divisin de Ciencias Polticas y Humanidades

Dra. Bonnie Luca Campos Cmara


P-2 Generacin y Aplicacin Innovadora del Conocimiento








UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOLic. Ana Beatriz Garca Chan Lic. Gabriela Rodrguez Ojeda Lic. Mario Antonio Cano Prez Equipo 5 Divisin de Ciencias MC. Roberto Acosta Lic. Lila Garca e Ingeniera Olea lvarez Lic. Carlos Antonio Carballo Alba Lic. Ignacio Alonso Velasco Lic. Virginia Patricia Prez Crdenas Equipo 5 Divisin de Ciencias MC. Roberto Acosta Lic. Lila Garca e Ingeniera Olea lvarez Lic. Carlos Antonio Carballo Alba Lic. Ignacio Alonso Velasco Lic. Virginia Patricia Prez Crdenas Equipo 5 Divisin de Ciencias MC. Roberto Acosta Lic. Lila Garca e Ingeniera Olea lvarez Lic. Carlos Antonio Carballo Alba Lic. Ignacio Alonso Velasco Lic. Virginia Patricia




P-2 Generacin y Aplicacin Innovadora del Conocimiento




UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOJueves 27 agosto 9:00-11:00 S-1 Administracin de servicios de cmputo y telemtica Prez Crdenas Equipo 6 MC.Ma. de Guadalupe Cullar Espadas Lic. Kristal Palacios Mar Lic. Angelina Yah Torres Equipo 2 Lic. Francisco Snchez-Hidalgo Lic. Lourdes Aguayo Cabaas Ing.Claudia Chargoy Rosas Equipo 2 Lic. Francisco Snchez-Hidalgo Lic. Lourdes Aguayo Cabaas Ing.Claudia Chargoy Rosas Equipo 2 Lic. Francisco Snchez-Hidalgo Lic. Lourdes Aguayo Cabaas Ing.Claudia Chargoy Rosas Departamento de Cmputo y Telemtica Lic. Gabriel Delgado


S-2 Administracin de Recursos Financieros

Direccin de Administracin y Finanzas

Lic. Miguel Mndez Rosel


S-3 Administracin de Recursos Humanos




S-4 Administracin de Recursos Materiales y Servicios Generales



Auditores:Revisin 3: Agosto 15, 2007 Pgina 15 de 17 Cdigo: PO-03/FO-05 Documento impreso o electrnico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOEquipo 1 Lic.Alberto del Moral Cima Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Lic. Luis Ernesto Bazam Prez Equipo 2 Lic. Francisco Snchez-Hidalgo Lic. Lourdes Aguayo Cabaas Equipo 3 Lic. Rosario Lima Pita Lic. Jos Antonio Jimnez Morales Lic. Lhol-H Mena Rivas Lic. Rubn Castro Mlgora Equipo 4 Lic. Lic.Miguel Marcial Canul Dzul Lic. Ana Beatriz Garca Chan Lic. Gabriela Rodrguez Ojeda Lic. Mario Antonio Cano Prez Equipo 5 Lic. Lila Garca lvarez Lic. Carlos Antonio Carballo Alba Lic. Ignacio Alonso Velasco Equipo 6 MC.Ma. de Guadalupe Cullar Espadas Lic. Kristal Palacios Mar Lic. Angelina Yah Torres Equipo 7 Lic. Cristina Caamal Prez ME.Tessie Minerva Priego Concha Lic. Ana Laura Ucn Yeladaqui


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOFecha de elaboracin: __28 de agosto de 2009 Fecha de entrega: _____ 2 septiembre 2009 Fecha de aprobacin: ____________________


ejemplo de informe

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