Universidad Galileo de Guatemala

Centro de Estudios Huehuetenango CEI San Lorenzo

Nombre del Alumno: Gustavo Adolfo Cajas Cobón

No. De Carné: IDE-0414681

E-mail: gustavo_cajas_2012@hotmail.com

Curso: Automatización de Procesos Administrativos I

Hora: 4:00 P.M. a 5:00 P.M.

Tema: Ejercicio 6 Automatización de Procesos Administrativos

Tutor: Ing. Erick Morales Martínez

Fecha de Entrega: 18 de febrero de 2012

AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1

EJERCICIO 6

CAPITULO 3 – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Competencia: Proporcionar cambios en la estructura organizativa para promover una mejor comunicación.

Instrucciones y enunciado del ejercicio: Determine cual es el propósito de la comunicación en la administración.

Explique por qué y cómo se logra un cambio de la estructura organizacional para:

1. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados.2. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales.3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones.4. Clasificar las responsabilidades de tarea.5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el

desempeño.

Responda estas preguntas basado en el organigrama Chocola’k.

Para promover cambios en la estructura organizativa de la empresa de deben enumerar los siguientes errores en el organigrama.

Los puestos de mando no están bien definidos. El puesto de supervisor de ventas parece estar en un puesto fuera de la

empresa, como si su único trabajo fuera dar informes y nada mas, y no parece estar bajo ningún puesto de autoridad.

El jefe de operaciones solo se relaciona con el supervisor de ventas. El área contable esta completamente aislada de los demás puestos de la

empresa. El puesto de operador auxiliar no corresponde dentro de las líneas de mando

ya que debería estar bajo las órdenes del jefe de operaciones. Se están utilizando flechas, las cuales no son utilizadas en los organigramas ya

que representan una relación no un flujo. Se están utilizando líneas directas entre los puestos de supervisor de ventas y

los puestos de vendedor Sacatepéquez y vendedor centro y deben de tener una relación lineal.

Según el organigrama se entiende que cada departamento realiza su trabajo bajo ningún mando de autoridad.

Para dicho problema se reorganiza el organigrama de la siguiente manera:

Gerente

Asistente de Gerencia

Contador Jefe de Operaciones

Modelador

empacador

Transportador de mantenimiento

Transporte

materia prima y

producto terminad

o

Jefe de Producción

Operador Horno

Operador Molino

Modelador y

cribador

Supervisor de Ventas

Vendedor Centro

Vendedor Sacatepéquez

RRHH

Asistentes

Al organigrama se le realizaron los siguientes cambios:

Se elimino el puesto de operador auxiliar ya que este puesto no conlleva trabajo y el puesto se usaría para la creación de otro puesto.

Se creo el puesto de jefe de producción ya que este velará con que se cumpla con la producción de dicho producto con los puestos de operador de horno, operador de molino y modelador y cribador, dejando mas tiempo al jefe de operaciones para velar que se cumplas las metas de los puestos de modelador y empacador, transporte de mantenimiento y transporte de materia prima y producto terminado.

Se creo el puesto de Recursos Humanos, el cual servirá de mediador entre los empleados de la empresa y los mandos medios y altos, así como el encargado de dar todo tipo de información a los trabajadores, también capacitaciones constantes para que el trabajador realice su tarea de forma eficiente.

1. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados.

Para aumentar la aceptación de las reglas organizacionales es necesario que haya un departamento de Recursos humanos que se encarga en difundir toda la información al personal, y que se tengan diferentes métodos o canales de comunicación para difundir el reglamento de la empresa como ejemplo:

Red Interna de la empresa. Pizarra informativa. Manuales.

De tal forma que se asegure que la información llegue a los subordinados. De esta forma la información se centraliza en un solo departamento, y se comunican directamente con personal de mandos medios para que en conjunto hagan cumplir las reglas de la organización.

2. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales.

Para obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales, los subordinados deben tener claro la misión y visión de la organización, los objetivos del departamento al que pertenecen. Los mandos medios deben comunicar claramente los objetivos del departamento y establecer planes de motivación, controlar y evaluar el desempeño del personal. Todo esto con la finalidad de reducir al mínimo la incertidumbre de los subordinados.

3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones.

La información que proporcionan los subordinados es vital para la toma de decisiones, por lo que deben de realizar procesos de revisión de la información, con el objetivo de que los informes que trasladen a los mandos medios sea exacta e integra.

4. Clasificar las responsabilidades de tarea.

El Departamento de Recursos Humanos es un conjunto con mandos medios deben definir un manual de puestos con sus respectivos requisitos de puesto, atribuciones, responsabilidades y obligaciones, de tal forma que jefe y subordinado tengan claro conocimiento de las tareas a realizar para el cumplimiento de los objetivos de la organización.

5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño.

En el manual de responsabilidades y obligaciones se deben definir cuales son los puestos con mayor autoridad el cual debe fijar responsabilidades a corto plazo para los subordinados para ser monitoreados en cada momento, así el desempeño del trabajador será mayor. De no cumplirse con los objetivos con que pretende la empresa con el empleado, realizar un estudio para determinar en que parte de la labor se esta fallando.