ekonomistyrning och styrelsen i entreprenöriella processer ...page 4 of 12 den tentativa...

Ekonomistyrning och Styrelsen i Entreprenöriella Processer

Doktorandseminarium

Doktorand: Joakim Wahlberg

Företagsekonomiska Institutionen

Redovisningssektionen

Gruppen för Ekonomistyrning

Huvudhandledare: Professor Christian Ax

Opponent: Svetlana Sabelfeld

Datum: 31 oktober

Tid: 14-15

Plats: B32

of 12

1. Introduktion

Med detta papper önskar jag från doktorandseminariet få kommentarer på metodupplägget vid intervju-

situationerna för datainsamlingen i forskningen för min licentiat. Dvs, kommentarer på kopplingen mel-

lan den tentativa referensramen och metod/struktur av datainsamling (och mer specifikt frågemallen). I

detta introduktionskapitel presenterar jag därför bara kort studiens teoretiska struktur och bakgrund. En

utförligare genomgång återfinns i min planeringsrapport.

Studien har tre centrala komponenter, (1) användning av ekonomistyrning, (2) styrelsen (och organisato-

riska medlemmar/enheter) och (3) entreprenörskap - den entreprenöriella processen. Mer specifikt stu-

deras hur styrelsen använder ekonomistyrning relaterad till den entreprenöriella processen samt hur

styrelsen påverkar användningen av ekonomistyrningen relaterad till den entreprenöriella processen för

organisatoriska medlemmar/-enheter. Studiens upplägg framgår av Figur 1 nedan.

Figur 1 – Studiens övergripande struktur

Figur 1 illustrerar studien och dess fokus på:

1a-1c Styrelsens användning av ekonomistyrning relaterad till den entreprenöriella processens tre fa-

ser – upptäckt, exploatering och förvaltning

2a Styrelsens påverkan på andra organisatoriska medlemmars/enheters användning av ekonomi-

styrning, samt andra organisatoriska medlemmars/enheters interaktion med styrelsen och dess

användning av ekonomistyrning

2b-2d Andra organisatoriska medlemmars/enheters användning av ekonomistyrning relaterat till den

entreprenöriella processens tre faser – upptäckt, exploatering och förvaltning

of 12

Föreliggande studie knyter därmed an till kopplingen mellan ekonomistyrning, styrelse och entrepre-

nörskap har följande forskningsfråga och syfte:

Hur använder styrelsen ekonomistyrning relaterad till den entreprenöriella processen?

Det övergripande syftet med föreliggande studie är att bidra till litteraturen inom avseende styrelsens

användning av ekonomistyrning relaterat till entreprenöriella processer. Ur ett ekonomistyrningsper-

spektiv ger det kunskap om ekonomistyrningens betydelse/roll som medel för utveckling, förnyelse och

värdeskapande av kärnverksamhet i företag (i motsats till ekonomistyrning ur ett managementperspek-

tiv). Perspektivet är inte generellt i studien, utan är knutet till en i ekonomistyrningslitteraturen förbi-

sedd aktör, nämligen styrelsen. Studien kan ge kunskap om styrelsens (1) egen användning av ekonomi-

styrning, (2) påverkan på organisatoriska medlemmars/enheters användning av ekonomistyrning och (3)

interaktion med organisatoriska medlemmar/enheter avseende användning av ekonomistyrning. Organi-

satoriska medlemmar/enheter kan utgöras av VD, ledningsgrupp, ekonomichef, marknadschef och pro-

jektledare.

Studiens tentativa referensram sammanfattas i figuren 2 nedan.

Figur 2 – Sammanfattande tentativ referensram

of 12

2. Metod

I denna studie, som är av explorativ karaktär, kommer tvärsnittsfältstudier (cross sectional field studies

Lillis & Munday, 2005) att användas som metod. Dessa kommer att användas för att få en empirisk för-

ståelse för hur ekonomistyrning används av styrelser relaterat till den entreprenöriella processen. Be-

söksintervjuer kommer att genomföras.

2.1 Urval

De företag som skall ingå i studien skall ha följande kriterier:

Tydlig entreprenöriell orientering (innovationsförmåga, risktagande och proaktivitet). I appendix

5 är det instrument som vid inledande samtal med företagens VD används för att identifiera fall-

företagen för denna studie.

Historiskt ha bedrivit framgångsrika entreprenöriella processer. Bolagen (VD) skall kunna beskri-

va flera framgångsrika och slutförda entreprenöriella processer. Därmed ser jag att det ej kan

vara helt nystartade företag som exempelvis nyblivna Venture Cup företag eftersom mina fallfö-

retag bör ha funnits några år för att ha hunnit slutföra dessa processer.

Aktiv styrelse (regelbundna styrelsemöten och ej så kallade ’pappersstyrelser’ bestående enbart

av en ledamot samt suppleant, exempelvis VD med fru)

Samtiga styrelsemedlemmarna bör ha funnits med under en period (helst under de entreprenö-

riella processerna som skall undersökas hela cyklar)

Aktiebolag

Ej börsnoterat (specifika regler gäller för styrelser i dessa bolag)

Minst ca 20 anställda (tillräckligt stora för att använda ekonomistyrning)

Lönsamma (som indikation på att tidigare entreprenöriella processer har varit framgångsrika)

2.2 Datainsamling

Som datainsamlingsmetod används semi-strukturerade intervjuer. Detta avgränsar datainsamlingen till

en strikt definierat domän, där intervjuerna kommer att ta ca 1-2 timmar per intervjusubjekt. Avsikten är

att intervjua styrelsens samtliga medlemmar/aktörer samt de organisatoriska enheter/medlemmar som

arbetar med den entreprenöriella processen relaterat till styrelsen. En intervjumall kommer att användas

för att säkerställa att en komplett och konsekvent struktur sker under intervjuerna med respondenterna

(Se appendix 2-3). Användningen av en intervjumall kommer också att säkerställa att intervjuprocessen

blir möjlig att granskas i efterhand. Intervjumallen kommer att innehålla frågor för diskussion baserat på

of 12

den tentativa referensramen. Tanken är att tillse att heltäckande, jämförbara och beskrivande data sam-

las in från de olika företagen (Lillis, 1999, Lillis & Munday, 2005). Avsikten är sedan att analysera data på

ett systematiskt sätt för att hitta mönster i användandet av ekonomistyrning, och sedan genomföra ana-

lyser och koppla tillbaka till referensramen (undersökningsmodellen). Denna metod medför flera fördelar

(Huberman & Miles, 2002). En stor mängd data reduceras till mindre mängd analysenheter. Metoden

tvingar mig som forskare att analysera data under själva insamlingen av data vilket leder till en mer foku-

serad analys; metoden hjälper mig att bygga upp en kognitiv karta, och det lägger grunden för analys av

studerade företag. Detta tillvägagångssätt kommer också att säkerställa möjligheten till att hitta kluster

av ekonomistyrningsanvändning i olika faser av den entreprenöriella process, där dessa kluster kommer

att möjliggöra för analyser som kan svara på forskningsfrågan (Huberman & Miles, 2002).

Får att få en förförståelse för företagen och dess affärsidé, produkter/tjänster, etc. kommer jag även

använda data från företagens webbsida, årsredovisningar, bolagsverket, PRV, mm.

2.3 Intervjumall

De frågor som kommer att diskuteras under intervjuerna kommer att vara baserade på tidigare studier

(Dergård, 2006; Lövstål, 2008; Strauss, 2011) men anpassad efter de olika områdena i den tentativa refe-

rensramen i figur 2.

Under intervjuerna kommer jag först att förklara och definiera syftet med studien samt dess nyckelbe-

grepp, användning av ekonomistyrning, styrelsens roller och entreprenöriell process. Appendix 1 inne-

håller ett dokument med beskrivning av forskningsupplägget som kommer att skickas till respondenterna

innan intervjuerna. Detta dokument skall även kunna användas av företagens VD/Styrelseordförande när

denne skall presentera (’sälja in’) mitt forskningsprojekt för sin styrelse. Jag kommer att använda figur 2

för att förklara för respondenterna hur jag ser på dessa begrepp och hur de är relaterade till varandra.

Jag kommer även att ge konkreta exempel på vad jag menar med styrmedel enligt appendix 4. Jag

kommer att ställa öppna frågor (appendix 2) för att sedan relatera detta till min tentativa referensram i

appendix 3. Detta kommer att resultera ett antal svarsmatriser per respondent per entreprenröriell pro-

cess (projekt).

Efter mitt planeringsseminarium, i slutet af september, har förstudier genomförts. Syftet har varit att

testa den tentativa referensramen och intervjumallen där jag har gjort flera justeringar.

of 12

Referenser

Covin, Jeffery, G. & Slevin, Dennis, P. (1989). Strategic management of small firms in hostile and benign environments, Strategic Management Journal, Vol. 10, No. 1, 75–87.

Dergård, Johan (2006). Framgångsrika Entreprenörers Användning av Redovisningsinformation. Dok-torsavhandling. Göteborg: Bokförlaget BAS, Handelshögskolan vid Göteborgs Universitet.

Davila, Tony & Foster, George (2007). Management Control Systems in Early-Stage Startup Companies, The Accounting Review, Vol. 82, No. 4, 907–937.

Huberman, Michael, A. & Miles, Matthew, B. (2002). The Qualitative Researcher's Companion. California: Sage Publications.

Lillis, Anne, M. (1999). A framework for the analysis of interview data from multiple field research sites, Accounting and Finance, Vol. 39, Issue 1, 79-105.

Lillis, Anne, M. & Munday, J. (2005). Cross-sectional field studies in management accounting research – closing the gap between surveys and case studies, Journal of Management Accounting Research, Vol. 17, Issue 1, 119-141.

Lövstål, Eva. (2008). Management Control Systems in Entrepreneurial Organisations: A Balancing Chal-lenge. Doctoral Thesis. Jönköping: Jönköping International Business School.

Miller, Danny (1983). The correlates of entrepreneurship in three types of firms, Management Science, Vol, 29, No. 7, 770–791.

Strauss, Erik (2011). The emergence of management Control Systems – A governance perspective. Doc-toral Thesis. Vallandar: Otto Beisheim School of Management. Hämtad från http://heine.bib.whu.edu/pdf_download/Strauss.Diss.pdf den 2011-07-06.

http://heine.bib.whu.edu/pdf_download/Strauss.Diss.pdf

of 12

Appendix 1 - Beskrivning forskningsprojekt (till respondenter)

Mitt namn är Joakim Wahlberg och jag forskar som doktorand på företagsekonomiska institutionen vid Handelshögskolan i Göteborg. Jag har tidigare varit verksam som controller, ekonomichef samt CFO i olika bolag där jag har kommit att arbeta med ekonomistyrning, styrelsearbete och entreprenörskap. Jag är i min forskning därför intresserad av hur styrelsen i framgångsrika entreprenöriella företag är involve-rad i ekonomistyrning relaterat till entreprenöriella processer.

Nedan förklarar jag kort hur jag ser på de olika begreppen i studien.

För att ingå i studien skall de medverkande företagen bland annat ha en aktiv styrelse (regelbundna sty-relsemöten), tydlig entreprenöriell orientering (innovationsförmåga, risktagande och proaktivitet) samt historiskt ha drivit flera framgångsrika entreprenöriella processer. Metodmässigt kommer jag att studera ca 10 framgångsrika entreprenöriella företag med syftet att mellan bolagen försöka finna kluster av an-vändning av ekonomistyrning i olika faser av den entreprenöriella processen.

Med entreprenöriella processer menar jag alla de funktioner, aktiviteter och åtgärder som sker i sam-band med att man upptäcker och exploaterar olika möjligheter. ’Möjligheter’ kan gälla att utveckla och kommersialisera en ny produkt eller tjänst, men det kan även gälla utveckling av nya resurskombinatio-ner, processer, distributionskanaler, organisationsmetoder eller affärsmodeller.

Med ekonomistyrning menar jag att avsiktligt påverka en verksamhet och dess medarbetare i syfte att i förlängningen nå vissa ekonomiska mål. D.v.s. här hur styrelsen använder ekonomistyrning för att påver-ka organisatoriska medlemmar (exempelvis VD, ekonomichef, ledningsgrupp eller projektledare) att an-vända exempelvis styrmedel såsom budgetering relaterat till ett visst produktutvecklingsprojekt.

Ekonomistyrningen kommer jag att analysera ur dess slag och dels hur den används. Slag av ekonomi-styrning kan gälla allt från konkreta styrmedel som budget för ett visst projekt, produktkalkyler eller kal-kyler för tjänster, säljmål för säljare vid lansering av en ny produkt, till milstolpar för en projektutveck-ling. Ekonomistyrning kan också gälla mjukare aspekter såsom hur man organiserar ett visst projekt, or-ganisationskultur eller att ledningen informellt går runt och samtalar med medarbetarna om ett visst projekt. Med användning av ekonomistyrning tänker jag mig många olika aspekter. Det kan gälla allt från att fatta beslut, fördela ansvar, förhandling, extern kommunikation, samordning till uppföljning och benchmarking, mm.

Figuren nedan illustrerar hur begreppen i studien är relaterade till varandra. Figuren innehåller ekonomi-styrning, entreprenöriella processen, styrelsen (som studeras i form av dess enskilda ledamöter och inte som grupp) och organisatoriska medlemmar/enheter/medarbetare.

Jag är inte intresserad av generella frågor som exempelvis företagets övergripande ekonomiska situation,

utan enbart av rent operativ ekonomistyrning relaterat direkt till verksamheten i form av dess entrenöri-

ella processer.

of 12

Appendix 2 - Intervjumall

2.1. Allmänt om företaget (Ordföranden/VD)

Beskriv företagets ägarstruktur (ev. ägarföretag/gruppstruktur).

Beskriv styrelsen; dess sammansättning, individuella ansvarsområden, frekvens av styrelsemöten, mm.

Beskriv företagets organisatoriska struktur, inklusive antal anställda och befattningar.

Beskriv ledningsgruppens sammansättning.

Beskriv fördelning arbetsuppgifter mellan styrelsen och andra organisatoriska enheter/medlemmar.

Beskriv era produkter.

Beskriv era kunder.

Beskriv geografiska marknader och kundkategorier där ni marknadsför era produkter.

2.2. Allmänt om respondenten (Alla respondenter)

Vad har du som styrelsemedlem för relation till företaget (Ägare, finansiär, chefsfunktion, arbetstagarre-

presentant, extern, mm)

Vilken position har du i företaget? (VD, ekonomichef, marknadschef, projektledare, etc)

Beskriv dina nuvarande arbetsuppgifter. (organisatoriska medlemmar)

Hur länge har du arbetet i företaget? (organisatoriska medlemmar)

Hur ser du på din roll som styrelsemedlem relaterat till entreprenöriella projekt? (styrelsemedlemmar)

Vad gör du?

Vad är din funktion?

2.3. Allmänt om entreprenörskap (Ordföranden/VD)

Känner du igen beskrivningen av forskningsprojektet (sektion 2)?

Beskriv hur entreprenöriella processer/projekt generellt är organiserade.

Hur många entreprenöriella processer/projekt har ni tidigare haft?

Beskriv en viss specifik framgångsrik entreprenöriell process.

Var det en stor satsning?

Var det strategiskt betydelsefull?

När i tiden skedde detta?

Under hur lång tid pågick projektet?

I det här projektet hur gick ekonomistyrningen generellt till?

of 12

2.4. Användning av ekonomistyrning i specifik entreprenöriell process/projekt XXX (Alla

respondenter)

UPPTÄCKTSFAS

Beskriv hur du påverkade utvecklingen i projektet.

I vilket syfte använde du som ledamot ekonomistyrningen? (Styrelseledamöter/Styrelsens roll)

Beskriv styrmedlen som användes.

Hur använde du styrmedel?

Vilken ekonomistyrningsinformation används (beskrivningsobjekt, tidsperspektiv, typ av informa-

tion, styrnivå)?

Hur påverkar styrelsen användning av styrmedel i organisationen/företaget?

EXPLOATERINGSFAS






tion, styrnivå)?


FÖRVALTNINGSFAS






tion, styrnivå)?


of 12

Appendix 3 - Tentativ referensram

3.1. Styrelsen

Styrelsens reglerade roller

Övervakande:

Organiserande:

Förvaltande

Styrelsens oreglerade roller

Strategi:

Övervakande/Styrande:

Service:

Resurstillhandahållande:

Beslutsfattande:

Konfliktslösande:

Ad hoc:

Styrelsens reglerade medlemmar/aktörer

Styrelsens ordförande:

Ledamöter:

Suppleanter

Styrelsens oreglerade medlemmar/aktörer

Ägare

Finansiär

Arbetstagar representant:

Expert:

Revisor:

Konsult:

Annan:

3.2. Organisatoriska medlemmar/enheter

Medlemmar / Aktörer

VD:

Ledningsgrupp:

Ekonomichef:

Marknadschef:

Produktionschef

Projektansvarig:

Projektdeltagare:

Annan:

of 12

3.3. Ekonomistyrning

Ekonomistyrningsfokus

Relationen mellan styrelsen och den specifika entreprenöriella processen:

Relationen mellan styrelsen och ”produkten” (objektet) i den specifika entreprenöriella proces-sen:

Relationen mellan styrelsen och externa aktörer avseende den/flera specifika entreprenöriella processen:

Relationen mellan styrelsen och en eller flera entreprenöriella processer i företaget:

Användningsområde

Ansvarsfördelning/-utkrävande:

Beslutsfattande:

Uppföljning/Utvärdering/Kontroll:

Signalering (”attention-directing”):

Förhandling:

Benchmarking:

Extern kommunikation:

Förbättring/Rationalisering:

Samordning/Koordinering:

Feedback/Återkoppling/Rapportering:

Ad hoc:

Styrmedel

Formella styrmedel:

Mindre formaliserad:

Organisationsstruktur:

Icke formell styrning:

Ekonomistyrningsinformation

Beskrivningsobjekt:

Tidsperspektiv: ante, ex post eller pågående:

Typ av information: finansiell/ icke finansiell, kvantitativ/kvalitativ, monetär/icke monetär

Styrnivå: strategisk, taktisk eller operativ

3.4. Entreprenöriella processen

Entreprenöriella processen

Upptäcktsfas:

Exploateringsfas:

Förvaltningsfas:

of 12

Appendix 4 - Exempel på styrmedel i entreprenöriella företag

(Davila och Foster, 2007, s. 914-915; Strauss, 2011, s. 41-42)

1 Operating Budget 29 Application Procedure

2 Cash Flow Projections 30 Definition of Strategic (non-financial) Milestones

3 Sales Projections 31 Customer Development Plan (Plan to Develop Market)

4 Business Plan 32 Headcount/Human Capital Development Plan

5 Profit and Loss 33 Product Portfolio Plan (Plan About Future Products)

6 Balance Sheet 34 Investment Budget

7 Capital Investment Approval Procedures 35 Project Milestones

8 Operating Expenses Approval Procedures 36 Product Concept Testing Process

9 Routine Analysis of Financial Performance against Targets 37 Reports Comparing Actual Progress to Plan

10 Product Profitability Analysis 38 Project Selection Process

11 Customer Profitability Analysis 39 Product Portfolio Roadmap

12 Customer Acquisition Cost Analysis 40 Budget for Development Projects

13 Key Performance Indicator Analysis 41 Project Team Composition Guidelines

14 Variance Analysis 42 Quality Assurance

15 Accounting 43 Sales Targets for Salespeople

16 Management Accounting 44 Market Research Projects

17 Core Values 45 Sales Force Compensation System

18 Mission Statement 46 Sales Force Hiring and Firing Policies

19 Organizational Chart 47 Reports on Open Sales

20 Codes of Conduct 48 Customer Satisfaction Feedback

21 Written Job Descriptions 49 Sales Process Manual

22 Orientation Program for New Employees 50 Sales Force Training Program

23 Company-Wide Newsletter 51 Marketing Collaboration Policies

24 Career Paths 52 Customer Relationship Management System

25 Written Performance Objectives for Managers 53 Partnership Development Program

26 Written Performance Evaluations Reports 54 Policy for Partnerships

27 Linking Compensation to Performance 55 Partnership Milestones

28 Individual Incentive Programs 56 Partner Monitoring Systems

of 12

Appendix 5 - EO Scale

(Miller 1983; Covin and Slevin, 1989)

ekonomistyrning och styrelsen i entreprenöriella processer ...page 4 of 12 den tentativa...

Documents