Controlar la Información de la Empresa

El Archivo

Lic. Fabricio Moreno Baca2014

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Concepto de archivo:La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.:

* Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble(s) que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).

* Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.

* También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

* Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

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Historia del Archivo• El hombre prehistórico se libera parcialmente de los sentidos básicos (vista, tacto,

olfato) para recibir o transmitir información tanto actual como pasada, sobre lo que le acontecía, es decir, ya sea por el lenguaje oral o por la escritura, podía comunicar a otros hombres ideas sobre objetos, experiencias y hasta sentimientos de los cuales él era centro receptor y emisor (Ej: Cueva de Altamira)

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• Mari, ciudad real de la antigüedad, fue descubierta en 1933. En el palacio se descubrió lo que con bastante probabilidad es el archivo más antiguo de la Humanidad: 20.000 tablillas de arcilla escritas en cuneiforme silábico ocado-babilónico, con teniendo documentos de todo tipo, y que datan en su mayoría del siglo XXI antes de Cristo

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• La organización del Imperio Romano evolucionó mucho durante la llamada Época de los Césares. Estos crearon una serie de órganos administrativos especializados, entre ellos podemos mencionar a los scrinia, expertos en publicar y conservar las resoluciones del Emperador, los scrinia a rationibus encargados de las finanzas y de la contabilidad, y por último, los ab epistulis que redactaban las respuestas del Emperador a las consultas de los ciudadanos y funcionarios de Estado. Todas estas oficinas tenían espacios físicos reservados para sus archivos, los mismos que estaban separados de los locales donde funcionaba el órgano administrativo. Es importante tener en cuenta esta organización, ya que en ella se guardaba rigurosamente el principio de procedencia de los fondos.

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• El archivo más grande del mundo es el Archivo del Vaticano, creado en 1612. 31.000 metros cúbicos de cemento armado y 85 kilómetros de estanterías que albergan 150.000 documentos. Las reglas son severísimas: guardias suizos y cámaras de vigilancia. Abstenerse estudiantes y aficionados, sólo historiadores reconocidos. Fuera móviles y ordenadores; prohibido usar bolígrafo para tomar notas, sólo se permiten lápices y libretas. A los visitantes se les facilita una varilla de madera para no tener que pasar las páginas con el dedo. Un laboratorio restaura documentos con síntomas de vejez.