EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES

El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinar si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable.El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de la gerencia, la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantacin de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos especialmente los valiosos y movibles, estn protegidos contra prdidas por el uso o disposicin no autorizado que las operaciones son realizadas con autorizacin de la gerencia, y registradas adecuadamente para permitir la elaboracin de estados financieros de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad.

Las transacciones de la Entidad son reflejadas en los estados financieros, a travs del sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la informacin contable, est inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras.

Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles internos, consiste en disear pautas de control cuyo beneficio supere el costo de los mismos.

IMPORTANCIA Y OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO:El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.

El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, la diferencia entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho; el trmino errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales.

El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificacin, fraude o colusin y aunque posiblemente los montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conduccin de la entidad.

El procesamiento de transacciones es una funcin de los sistemas contables que consiste en capturar, procesar, validar y emitir la informacin financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de informacin contable incluye procesos y controles.

Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la informacin, los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado correctamente.

Los controles pueden ser preventivos o de deteccin, esta clasificacin de los controles depende del momento en el cual se ejecuta el control con relacin al proceso. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la ejecucin de un proceso, ejemplos de controles preventivos son los siguientes:

- El inventario que ingresa al almacn se recibe solamente con base en autorizaciones y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema.

- Revisin y aprobacin de los comprobantes de diario.

Los controles de deteccin se aplican durante o despus de un proceso; la eficiencia de los controles detectivos depender principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y la ejecucin del control. Algunos ejemplos de controles de deteccin son los siguientes:

- Reconciliaciones de cuentas de auxiliares versus mayor general- Emisin de listados de excepciones- Cuadre de totales dbitos y crditos al grabar comprobantes contables

Los objetivos generales del control interno son los siguientes:

- Custodia de los activos- Captura y proceso de la informacin en forma completa y exacta- La correcta conduccin del negocio de acuerdo con las polticas de la Empresa.

Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos especficos del control, que son los siguientes:- Integridad- Existencia- Exactitud- Autorizacin- Custodia

El objetivo referente a la conduccin del negocio depende principalmente de la actitud de la gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la administracin del negocio.

A continuacin veremos los objetivos del control interno referentes a la integridad, existencia y exactitud de la informacin, autorizacin de las transacciones y custodia de los activos.

Integridad:

Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el perodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando al inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la informacin. Los controles internos de prenumeracin de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad.Una violacin de los controles internos de integridad para un proceso de facturacin, sera obviar el registro de las operaciones en forma cronolgica.

Existencia:

Los objetivos de existencia permiten asegurar que slo se registren operaciones que afecten la identidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de que los registros contables contengan informacin que no correspondan a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos sealar, por ejemplo, lo siguiente:

- Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de venta efectivamente realizadas, de acuerdo con las Normas de contabilidad aplicables a las operaciones correspondientes.

- Los cargos peridicos por depreciacin deben corresponder a activos que realmente existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con polticas y procedimientos adoptados por la gerencia.

- Los ingresos no operacionales correspondern a operaciones diferentes a las del giro principal de la Empresa.

Exactitud:

En todo intercambio o transaccin, existe una consideracin acerca de las cantidades que se estn trazando o traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor inicial y aplicable para su registro es el costo del mismo o costo histrico. En el caso especfico del activo, el costo se refiere al valor del activo individual ms todos aquellos costos relacionados y necesarios para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de control interno adecuado, los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan.

El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas.

Este objetivo es sumamente importante, ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario, el trmino aplicable es el de razonabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la informacin fuente o se genere la transaccin.

Un control de doble chequeo de cantidades y precio, por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correctamente.

Autorizacin:

Todas las transacciones llevadas a cabo en la Empresa tienen implcita una autorizacin. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algn funcionario competente. Para el procesamiento de la informacin, pueden existir distintos niveles de autorizacin. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorizacin debe establecer lmites al inicio, continuacin o finalizacin de una operacin contable con base en polticas y procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo.

Custodia:

Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposicin no autorizado de los activos de la Empresa. Este objetivo se cumple a travs de dos tipos de controles:

- Controles de custodia fsica.- Controles de existencia fsica

Los controles sobre la custodia fsica de los activos son diseados para prevenir o detectar el uso no autorizado de los activos durante el perodo en el que se encuentran bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia fsica de los activos valiosos y movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehculos, etc.

Cuando diseamos procedimientos de control sobre la custodia fsica debemos tomar en cuenta lo siguiente:

- Los activos que ingresan slo se reciben con autorizaciones, son contados e inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en particular.

- Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le haba asignado esta responsabilidad.

Los controles sobre la existencia fsica estn diseados para detectar si las cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteos peridicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueos de facturas, etc.

Con respecto a los controles de custodias debemos tener presente que el individuo o departamento que ejerza el control sobre la custodia fsica no puede tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por ejemplo, el jefe de almacn no puede ser responsable de manejar el listado de inventario y hacer ajustes al mismo.

DEFINICIN, CLASIFICACIN Y CONDICIONES Existen diversos cuerpos colegiados de la profesin contable que han definido sistemticamente el concepto del control interno en el contexto de las operaciones llevadas a cabo por las empresas. La primera definicin formal de lo que representa o se debe entender sobre el control fue emitida por la Junta de Normas de Auditora del Instituto Americano de Contadores Pblicos en el SAS No. 1 prrafo 320.09. Esta definicin de control interno, fue el punto de partida que sirvi para establecer uno de los conceptos ms importantes desarrollados por la profesin contable. El SAS No. 1 expresamente dice lo siguiente acerca del control interno.

El control interno comprende el plan de organizacin, todos los mtodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas por la gerencia.

El control interno en un sentido amplio, incluye por consiguiente controles que pueden ser contables o administrativos como sigue:

a) Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que tienen que ver principalmente y estn relacionados directamente con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorizacin y aprobacin, segregacin de tareas relativas a la anotacin de registros e informes contables de aquellas concernientes a las operaciones o custodia de los activos y controles fsicos sobre los activos y la auditora interna. b) Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que estn relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesin a las polticas gerenciales y que, por lo comn, solo tienen que ver indirectamente con los registro financieros. Generalmente incluyen controles tales como los anlisis estadsticos, estudios de tiempo y movimientos, informes de actuacin, programas de adiestramiento del personal y controles de calidad.

El Instituto Americano de Contadores Pblico Certificados ha sido una entidad que se ha caracterizado por la frecuente produccin de literatura contable, la cual ha sido tomada como fuente y norte para la emisin y pronunciamiento de nuevos conocimientos en la profesin contable, por parte de otros cuerpos colegiados. La contribucin de conocimientos ha sido sustancial y en general, la literatura contable es sumamente amplia y variada, sin embargo, si nos preguntramos cul es una de las piedras angulares del conocimiento contable, nuestra respuesta podra pasar por alto toda la teora del control interno. Otro cuerpo colegiado que ha contribuido en forma importante a la generacin del conocimiento contable, es el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, este organismo ha definido el control interno bajo los siguientes trminos: El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la informacin financiera, promover la eficiencia operacional y cumplir la adherencia a las polticas previstas por la administracin.

En forma ms o menos similar, las dos definiciones abarcan los siguientes objetivos: Proteger los activos. Asegurar registros contables completos y exactos. Fomentar la eficiencia operacional. Estimular el cumplimiento de las polticas. CLASIFICACINTomando en cuenta las definiciones explicadas, se puede clasificar el control interno, en atencin a su naturaleza. Controles internos administrativos. Controles internos contables.

Los controles internos administrativos generalmente no tienen relacin directa con las cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivos bsicos establecer lo siguiente: Plan de organizacin. Mtodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones. Adhesin a las polticas gerenciales.

Los controles internos contables por el contrario, si tienen relacin directa o efecto sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen al menos lo siguiente: Mtodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la proteccin de activos. Autorizacin de las operaciones. Asegurar la exactitud de los registros financieros. Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos que dependen del momento en que se ejecutan: Controles para la captura de los datos. Controles para el procesamiento. Controles en la salida de la informacin.

Para los tres casos, los objetivos del control interno son la integridad existencia, exactitud y autorizacin de las transacciones.

En la siguiente figura se muestra una jerarqua que se puede establecer en la clasificacin de los controles internos administrativos y contables. En la parte inferior del grfico, se encuentran las transacciones fuente, las cuales estn, en una primera instancia, sujetas a los controles internos de tipo contable, a fin de cumplir con los siguientes objetivos. Proteccin de los activos. Autorizacin de las operaciones. Asegurar la exactitud de los registros contables.

De esta forma las operaciones estn sujetas, en primer lugar, a la verificacin de las transacciones respecto a: autorizacin, exactitud y registro adecuado de las mismas. En una segunda fase, los controles internos administrativos aseguran que las operaciones se efecten logrando un mximo de eficiencia, lo cual implica que stas se a cabo conforme a las polticas gerenciales y de acuerdo con un plan organizativo preestablecido. En este sentido los controles internos tienen relacin directa con las cifras de los estados financieros en su totalidad. La fortaleza o debilidad de los controles internos afectarn la confiabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros. Para que exista un adecuado sistema de control interno, deben darse ciertas condiciones que garanticen un mnimo grado de confiabilidad.

CONDICIONES Las condiciones de un sistema de control interno, son todas aquellas premisas bajo las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que un control interno funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso formal entre los miembros de la organizacin a respetar, y hacer cumplir las polticas previamente establecidas, es decir que exista una conciencia de control. Las condiciones para tener un adecuado sistema de control interno son: Competencia del personal Delimitacin de responsabilidades Establecimiento de niveles de autorizacin Segregacin de funciones Conciencia de control Canales de comunicacin

Competencia del personal La competencia del personal se refiere a las polticas y procedimientos que tiene una empresa para controlar, supervisar y entrenar el personal, con el objetivo de que ste se encuentre suficientemente capacitado para desarrollar su trabajo. Un personal competente por lo general, crear un clima efectivo para el cumplimiento de las funciones y actividades en la empresa. Dentro de un departamento contable, debe crearse un perfil para cada cargo y/o funcin respectivamente, de tal forma que existan maneras de asegurarse de que el personal asciende con base en mritos y conocimientos. Por ejemplo, una poltica sana puede ser el contratar estrictamente a estudiantes de contadura pblica como analistas y auxiliares contables; de esta forma, se est asegurando que el personal posee los conocimientos bsicos necesarios para llevar a cabo sus funciones.

Delimitacin de responsabilidades La delimitacin de responsabilidades establece que un adecuado sistema de control interno debe tener segregadas las actividades que realizan cada grupo de empleados en la empresa, y su mbito de responsabilidad. De esta manera, por ejemplo, las funciones de cobranza se encuentras normalmente centralizadas en un solo departamento. Esto tiene la ventaja de separar y establecer claramente, a quin corresponde una u otra tarea en la empresa. La delimitacin de responsabilidades se origina como una necesidad de la organizacin para establecer las fronteras de accin de cada individuo en su rea de competencia. Una de las herramientas gerenciales bsicas para separar as responsabilidades en la organizacin es la utilizacin de organigramas. Los organigramas o carta de organizacin indican las principales reas en las cuales se subdivide una empresa.

Los organigramas son grficos que representan a estructura y forma de organizacin de una empresa, y en el cual se muestran las principales relaciones entre sus componentes. Los organigramas ayudan a entender el esquema lgico que define una entidad. Bsicamente existen tres tipos de organigramas: estructurales, de posicin y funcionales.

Un organigrama estructural muestra la delimitacin de responsabilidades desde el punto de vista de las unidades homogneas que componen la organizacin.

Un organigrama de posicin refleja la posicin o cargo de cada una de las personas que tienen bajo su mando las estructuras que se definen en el organigrama estructural. La diferencia principal entre un organigrama estructural y el de posicin es que en primero, se muestran unidades de responsabilidad homogneas, mientras que en el segundo, existe una identificacin de las personas que tienen responsabilidades dentro de la organizacin.

Un organigrama funcional plasma las funciones de cada una de las estructuras o cargos. Como se mencion al principio, los organigramas son herramientas que ayudan a implementar la condicin de delimitacin de responsabilidades para el control interno.

ESTABLECIMIENTO DE NIVELES DE AUTORIZACIN La tercera condicin sobre la cual descansa un adecuado sistema de control interno se refiere al establecimiento de niveles de autorizacin, el cual requiere que las operaciones procesadas en el sistema contable, estn autorizadas por un funcionario competente, o de acuerdo con niveles de autorizacin preestablecidos. Un auxiliar contable por lo general, no debe estar autorizado para generar operaciones como el registro de estimaciones o reservas, sin autorizacin del gerente de contabilidad. Un gerente general no puede decretar un reparto de dividendos, sin la previa autorizacin de la asamblea de accionistas. De esta forma, cada operacin que se registre en el sistema contable deber estar autorizada por algn funcionario que tenga la delegacin de autoridad respectiva.

Un sistema de autorizaciones se establece para proveer un adecuado control contable sobre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Es conveniente que el establecimiento de los niveles de autorizacin sea implantado a travs de un manual de autorizaciones, en el cual se deber detallar el tipo de autorizacin por cada funcionario. Las autorizaciones dadas a cada gerente estn plasmadas en varios tipos de documentos implantados por la empresa. Por ejemplo, es una prctica comn en muchas compaas, el efectuar pagos, previa una solicitud de emisin de orden de pago. Este documento debe reflejar todos aquellos datos que debe tener una autorizacin a los efectos del pago.

Se muestra un formulario ejemplo de orden de pago. Ntese que el formulario lleva en su parte inferior, unos recuadros en donde cada funcionario autorizado deber estampar su firma en seal de aprobacin. Una orden de pago no podr ser procesada si no posee todas las autorizaciones respectivas.

Algunos ejemplos de niveles de autorizacin son los siguientes: Existencia de, por lo menos, dos firmas diferentes para autorizar el pago de los cheques. Normas establecidas para la autorizacin de las operaciones que involucran montos importantes en los estados financieros. Las compras de activos fijos se realizan previa autorizacin de funcionarios competentes.

Segregacin de funciones La segregacin de funciones establece que un empleado o departamento no puede realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una sola persona o unidad. La segregacin de funciones se convierte en requisito indispensable para el funcionamiento del control interno. Algunos ejemplos de segregacin de funciones son los siguientes: Debe existir independencia entre un cajero, el empleado responsable de los libros auxiliares de cuentas por cobrar y la persona que maneja el registro de las operaciones. La supervisin del almacn no debe ser llevado a cabo por el departamento de compras. Los empleados responsables de los fondos fijos de caja chica no pueden tener funcin o acceso al registro de las operaciones. El departamento de compras no debe autorizar pagos a los proveedores. Los custodios de los fondos fijos no pueden autorizar las operaciones realizadas por los fondos.

Conciencia de control La gerencia de toda empresa es la responsable de la presentacin de los estados financieros esta presentacin de los estados financieros est sujeta a la confiabilidad en la estructura de control interno. La conciencia de control representa la actitud que tiene la gerencia y los empleados responsables de hacer cumplir los controles, y su efecto global en el ambiente de control interno.

Las instrucciones acerca del cumplimiento de las normas de Control Interno deben venir de la alta gerencia. Un alto compromiso para el cumplimiento del control interno, requiere que exista orden y disciplina a todos los niveles, pero que esa filosofa sea transmitida y se cumpla en forma descendente. El problema del asunto aqu planteado radica en que la gerencia puede tener la inclinacin a modificar los estados financieros a su conveniencia, de acuerdo con intereses parciales o de grupo. Si esto es as, se puede estar en ausencia total de una conciencia de control. Debe tenerse presente en todo momento que una empresa es, lo que quiere que sea su gerencia.

Canales de comunicacin Los canales de comunicacin son todos los medios que la gerencia utiliza para hacer conocer sus objetivos, polticas, normas y procedimientos. Estos canales de comunicacin estn representados por memorndums, manuales, circulares y otro tipo de documentos. La fortaleza del control interno depender mucho de la calidad de las comunicaciones en la empresa. Obviamente si la gerencia no puede transmitir efectivamente sus polticas y normas, especialmente las relativas al control interno, stas no se cumplirn.

TIPOS BSICOS DE CONTROL INTERNO

El control interno puede llevarse a cabo a travs de la implantacin de diversas tcnicas para el chequeo y verificacin de las operaciones. Se establecen distintas tcnicas de control interno, a fin de dar respuesta y seguimiento a las siguientes interrogantes: Cmo se generan las transacciones? Cmo se procesan desde el momento en que se generan hasta que son registradas en el mayor general? Cmo se disponen los activos en la empresa?

Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se disponen de los siguientes tipos bsicos de control: De existencia De exactitud De autorizacin De custodiaCada uno de estos tipos de control interno est dirigido a cumplir con el objetivo final de fortalecer el sistema en su totalidad. Veamos en que consiste cada uno de stos.

CONTROLES DE EXISTENCIA Una de las preocupaciones de toda la gerencia, debe ser que la entidad registre slo aquellas operaciones que existan y que tengan efecto sobre ella. Los controles de existencia son aquellos controles que aseguran que las transacciones registradas existan y sean vlidas. Una entidad no puede registrar en los libros operaciones no realizadas o que no sean reales. Por ejemplo, los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de existencia: Todo registro contable debe estar soportado por un documento original. Los inventarios se deben recibir nicamente previa la verificacin de su pedido, a travs de la revisin de la orden de compra interna. Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente recibo de cobro y la informacin necesaria para su registro: fecha de cobro, nmero de cheque, monto, nmero de factura que cancela y cdigo del cliente. En el primer ejemplo, se asegura que todo registro debe tener algn soporte, esto implica que ningn registro contable puede ser iniciado si no existe un documento previo que lo respalde. En algunas ocasiones, y esto puede suceder en muchas empresas, el soporte original de los registros no necesariamente debe estar archivado fsicamente anexo al comprobante contable, sin embargo, una copia o fotocopia del documento original debe soportar su registro. En caso de ser esto difcil o sencillamente a fin de no incurrir en mayores costos, las compaas deben disponer de una adecuada organizacin de los registros para poder ubicar en todo caso, la informacin que soporte los registros contables. En el segundo ejemplo, el objetivo del control es igual; es decir, asegurarse de que la transaccin existe desde todo punto de vista. Un almacn no puede recibir inventarios si no existe una previa verificacin acerca de la solicitud de compra por parte del departamento de compras. En el tercer ejemplo, el recibo de cobro y el depsito respectivo, soporta la transaccin de cobro realizada a los clientes para su posterior registro contable.

CONTROLES DE EXACTITUD Toda transaccin que sea susceptible de registro en el mayor general, debe ser cuantificable en trminos monetarios. Por lo general, ese valor monetario se desprende, de los documentos que soportan los registros contables. Cuando se est registrando una factura debe asentarse en la mayor general, el monto que refleja tal documento en caso en que los bienes recibidos estn de acuerdo con las especificaciones dadas al proveedor. Puede darse el caso de que un activo recibido tenga un valor menor al especificado en la factura, por ejemplo, un faltante en la recepcin de mercanca; en este caso, la compaa debera emitir una nota de dbito a la factura del proveedor, y la cual ser cargada a la cuenta del proveedor correspondiente.Los controles de exactitud permiten registrar operaciones por los montos que reflejan los documentos originales que generan la transaccin. Algunos ejemplos de controles de exactitud son los siguientes: Realizacin de doble verificacin manual. Verificacin manual de listados de validacin. Revisin de listados de totales por lotes de transacciones.

CONTROLES DE AUTORIZACIN Los controles de autorizacin estn orientados a permitir operaciones que son vlidas desde el punto de vista interno. Un control de autorizacin le da validez a la existencia de una transaccin y genera normalmente la continuacin o no del procesamiento de la operacin. Un control de autorizacin puede ser hecho en forma manual o computarizada. Todos los controles internos que estn relacionados con algn aspecto de PED. Algunos ejemplos de controles de autorizacin son los siguientes:

La emisin de cheques es autorizada por el tesorero para asegurar la adecuada provisin de fondos. Todo registro contable en los libros, deber estar autorizado por un funcionario competente para ello. Las entradas de inventario al almacn general son autorizadas por el jefe de almacn, mediante la firma de ste en el informe de recepcin.

CONTROLES DE CUSTODIA En la definicin dada acerca del control interno, se defini como un objetivo de ste, el salvaguardar los activos de importancia y que fueran susceptibles de disposicin no autorizada.Los controles de custodias sirven para asegurarse de que los activos valiosos y movibles, estn resguardados del riesgo de robo y prdida. Se pueden enumerar varios ejemplos de controles de custodia, los cuales tienen el mismo objetivo, veamos algunos de ellos: Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en formas continuas. Efectivo depositado en cajas fuertes que no son susceptibles de moverse fcilmente. Fondos de caja chica manejados por una sola persona. Salida de inventarios del almacn realizada con base en una autorizacin escrita de algn funcionario competente. Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no autorizadas. Un ejemplo de empresas que requieran tener controles de custodia fuertes son las empresas de traslado de valores y las dedicadas a la industria de la televisin. En el primer caso, los controles de custodia empiezan desde el mismo instante en que una persona realiza una solicitud de empleo en la empresa, hasta pasar por todos los controles propios de la custodia de valores; en el segundo caso, los controles se aplican cada vez que se tiene que realizar, por ejemplo, una transaccin de un programa en vivo y fuera de los estudios de grabacin, debido a que se realiza un desplazamiento importante de activos que son monetariamente significativos.

MTODOS DE DOCUMENTACIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Cuando se evalan los controles internos, la documentacin de esta evaluacin se realiza en los papeles de trabajo, los cuales deben estar elaborados de tal forma que soporten apropiadamente la evidencia de la evaluacin de los sistemas, mtodos y procedimientos del control interno general. Existen diferentes tcnicas para documentar la evaluacin del control interno contable, a saber: Cuestionarios Narrativos Flujogramas Todas y cada una de las tcnicas anteriormente nombradas tienen el mismo objetivo, la mejor forma de documentacin es aquella que aplique mejor para las circunstancias en las cuales se realiza el trabajo.

CUESTIONARIOS Los cuestionarios son la tcnica ms antigua para documentar y evaluar el control interno y consiste en la formulacin de preguntas agrupadas en una de las siguientes formas. Por cuentas principales de los estados financieros Por departamentos de la empresa Por ciclos del negocio Generales

Por cuentas principales de los estados financieros Un cuestionario realizado bajo este esquema, se estructura por cada rubro de los estados financieros, que se considere importante evaluar.

Por departamentos de la empresa El formato no vara con respecto al anteriormente mostrado, slo que las preguntas son agrupadas con base en departamentos definidos segn el organigrama de la empresa. Por ejemplo: Produccin Compras Cuentas por pagar Crdito y cobranzas Mercadeo

Por ciclos de negocios Ampliamente utilizadas para la revisin de estados financieros, un cuestionario de control interno elaborado bajo esta clasificacin reduce la actividad del negocio a unos pocos ciclos, en donde las operaciones definidas en cada uno de stos tienen algn tipo de relacin. Por ejemplo, ciclos de: Ingresos Compras y Cuentas por Pagar Produccin Nmina y otros Costos Relacionados

Generales Un cuestionario bajo un esquema general establece preguntas que son generales para: Todo el negocio Varias reas del negocio

NARRATIVOS Al igual que los cuestionarios, los narrativos son tcnicas que tiene el objetivo de documentar los controles internos, pero con la peculiaridad que se tiene un mayor nivel de detalle, en contraposicin a los cuestionarios, que por lo general, son ms puntuales. Con un narrativo, la evaluacin y documentacin de los controles internos son ms detallado, de tal forma que se permite realizar comentarios a los aspectos en l reflejados.

FLUJOGRAMAS Los flujogramas son tcnicas de documentacin, ms grficas que narrativas. Se utilizan cuando se desea tener una primera apreciacin acerca del funcionamiento de un procedimiento a nivel general. Segn se explic en el captulo 5, podemos tener los siguientes tipos de flujogramas. Secuenciales Columnares Analticos Los flujogramas aplicados al proceso de documentacin de los controles internos tienen una funcin ms de ayuda grfica para el entendimiento de un sistema, que el de documentacin propiamente dicho, es decir, son complementarios. Como se ha establecido, no podemos decir que existe una sola forma para documentar los controles internos. Por esta razn, una combinacin de cuestionarios para una primera aproximacin y, flujogramas y narrativos que amplen algn aspecto que interese al contador pblico en su trabajo, es la mejor combinacin que puede tenerse para documentar el control interno.

INFORME DE CONTROL INTERNO El informe de control interno es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad, en el cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluacin de sistemas, mtodos y procedimientos de contabilidad usados. El informe de control interno debe ser redactado en un estilo sobrio, en el cual no se debe en ningn caso personificar o sealar cargos especficos en la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas como debilidad. Los informes pueden ser emitidos por el departamento de auditoria interna, o por el contador pblico independiente que ha examinado los estados financieros. Las responsabilidades de cada uno son diferentes, por tanto, el alcance del trabajo de evaluacin del control interno contable y su informe relacionado. Es una exigencia la emisin de la carta de control interno para toda revisin de los estados financieros. Debe tenerse presente que no existe la empresa perfecta, por lo que en caso de no existir observaciones, tal situacin puede originarse en todo caso por la falta de profundidad en el trabajo del contador pblico. Los puntos de observacin varan en el grado de importancia, es decir, habr observaciones que desde el punto de vista del control interno, debern ser subsanadas con mayor rapidez que otras. Una ltima observacin referente a la carta de control interno es su carcter confidencial, lo que es necesario, a fin de proteger los intereses de la empresa a la cual se le hizo una revisin de las cifras, o de los sistemas contables en funcionamiento. El informe de control interno realizado por el contador pblico independiente recibe varias denominaciones, a saber: Carta a la Gerencia Memorndum de control interno Carta de observaciones de control interno

Hasta aqu, el contador pblico ha explicado lo siguiente: El objetivo de la evaluacin del control interno La observacin de no haber considerado el sistema de control desde la fecha del informe Limitaciones de un sistema de control interno Lo que se considera una debilidad importante del control interno. La observacin importante, segn lo definido por el contador, respecto a la interpretacin de debilidades de control interno Detalle de las observaciones que no se consideran debilidades importantes y que previamente, han sido discutidas con el personal gerencial apropiado. A continuacin, el contador pblico explica en forma detallada todas las observaciones encontradas a lo largo de su trabajo:

Los Ejemplos anteriores son solo una pequea muestra de lo que un contador pblico puede reflejar en su informe de Control Interno. Seguidamente se muestra la ltima parte que pudiese incluir la carta a la gerencia.

BIBLIOGRAFA http://prcticascontables.blogspot.com/2012/03/el-control-interno-y-las-operaciones.html Libro de sistemas y procedimientos contables de Fernando Catacora - edicin 2000