EL DOCUMENTO DIPLOMÁTICO. GÉNESIS DOCUMENTAL. TRADICION DOCUMENTAL. CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS.

INTRODUCCIÓN: La Diplomática como ciencia que estudia los documentos.

Se puede definir la Diplomática como ciencia que trata y analiza críticamente el documento en todo su conjunto, pero especialmente en su forma, génesis, evolución, tradición y conservación; disponiendo dicho análisis en orden a averiguar su autenticidad, saber si es verdadero o falso, si lo es todo o en parte, y establecer su valor como fuente histórica.

El objetivo de la Diplomática lo constituyen todos los documentos, desde los más antiguos a los actuales, y no sólo los de origen medieval, a pesar de que éstos han sido los favoritos de los estudiosos.Aunque la razón de ser y el fondo de todo documento es un acto jurídico, la Diplomática tiene en cuenta tanto y más que el fondo, la forma del documento, no sólo material y externa (soporte y tintas), sino, sobre todo, interna:● Estructura del documento:-Protocolo-Texto-Escatocolo● Fórmulas empleadas en su redacción● La génesis, y● Las fases por las que ha pasado el documento

Por último, tiene como objetivo distinguir entre documentos auténticos y falsos, no desde el punto de vista histórico, sino documental.

Alberto Tamayo considera que la Diplomática tiene por objeto el estudio de documentos que materializan por escrito un acto o negocio, en virtud del cual se crea, modifica o extingue una determinada situación jurídica. Están escritos sobre soporte blando: papiro, pergamino, papel…, los que están escritos sobre soportes rígidos son estudiados por la Epigrafía.

Aproximación diplomática al concepto de documento.

Etimológicamente proviene del griego diploo y diplom, en latín se sustantiva la palabra, haciendo referencia, en un primer momento, a ciertos escritos en que se plegaban sus dos partes protegiendo su contenido textual.

El concepto evolucionó, siendo los humanistas italianos quienes lo utilizaron para referirse a la documentación emanada de la más alta autoridad civil o eclesiástica.

Según Theodore Von Sickel, documento diplomático será cualquier testimonio escrito sobre un hecho de naturaleza jurídica en el que concurren determinada y especiales formalidades, dándole fuerza de prueba.

Algunos autores sostienen que a la definición de Sickel le falta un elemento importante, el que se refiere a las posibilidades históricas del documento. Floriano lo define como “la supervivencia escrita que perpetúa hechos de naturaleza jurídica, y, que formulada o redactada sin intencionalidad histórica, sirve, no obstante, a la historia como fuente primordial y directa”.

Es el documento depositado en los archivos el que la Diplomática estudia, en sus aspectos formales, estableciendo su tipología, evaluando su autenticidad y veracidad, etc.

El origen de la Diplomática se encuentra estrechamente vinculado a la necesidad de determinar la autenticidad de los documentos con la meta final de averiguar la de los derechos o la veracidad de los hechos en ellos representados.Estos estudios son útiles para la historia y para la archivística. En ambas, el conocimiento de la forma es necesario para la comprensión y examen crítico del contenido. La Diplomática estudia el documento archivístico, y, la Archivística, a diferencia de aquélla, no se ocupa del documento singular, sino que trata del modo en que han sido incorporado a un todo orgánico, que es el Archivo.

Para terminar, Alessandro Pratessi destaca en el documento diplomático tres elementos:1.- El ser un documento escrito, con lo que se excluye cualquier otro que haya elegido un medio de reflejar su contenido distinto a la escritura.2.- La naturaleza estrictamente jurídica de su contenido3.- La forma de su redacción, que responde a normas precisas muy variables según la época, lugar, persona y contenido del documento.

Clases de documentos

El documento definido anteriormente se puede considerar desde un punto de vista diplomático y desde un punto de vista jurídico.

Desde un punto de vista jurídico, los documentos pueden ordenarse en los siguientes grupos: documentos dispositivos, de solemnidad, de prueba, públicos y privados.

1-Documento dispositivo: se desprende de los términos en que se redacta el documento, su carácter dispositivo lo incluyen los términos que el autor utiliza porque “dispone, ordena, manda” y así crea una situación jurídica nueva, que de otro modo no podría nacer ni quedar establecida.

2- Documento de solemnidad: cuando el otorgamiento de un determinado documento es condición sine qua non para el nacimiento del negocio jurídico; por ejemplo, la hipoteca voluntaria no puede constituirse sino mediante documento público.

3.- Documento de prueba: es el que da testimonio de haberse realizado un hecho o un acto jurídico, o de haberse producido los efectos esperados de tal hecho o acto.

4.- Documento público: emanado de autoridad pública con competencia necesaria para expedir documentos en el ejercicio de su función.

5.- Documento privado: se extiende por iniciativa de personas privadas, sean físicas o jurídicas, para atención de sus intereses.

Desde un punto de vista diplomático, pueden clasificarse teniendo en cuenta la forma externa de su redacción o atendiendo a su naturaleza.

Por su forma externa, creemos más conveniente agrupar los documentos según los tipos y denominaciones que han recibido a lo largo del tiempo, y de esta manera clasificarlos en privilegios rodados, cartas reales plomadas y abiertas, mandatos, provisiones reales, cartas misivas, sobrecartas, cédulas reales, albalaes, etc., así como por los diferentes tipos de la diplomática contemporánea.

Por su naturaleza, se clasifican en originales y copias. Es original el primer documento directamente otorgado por las partes. Este concepto suele relacionarse con el de autenticidad jurídica o diplomática. El original puede ser múltiple si concurren en él todos los requisitos de originalidad pero no es ejemplar único.

La copia es un escrito posterior en el que se reproduce el contenido de un documento original.Hay dos clases de copias: simple y autorizada.La simple reproduce el original y nada más, la autorizada incorpora fórmulas de autenticación o validación que las revisten de fe pública.

Copia autenticada o autorizada

A partir del S. XVI es sustituida por el traslado: que puede ser normal o en forma de acta

Otras formas de copias son: las confirmaciones, sobrecarta y los códices diplomáticos. Dentro de estos últimos podemos señalar los registros cartularios, el cabreo ("cap breve=inventario") y el reescrito (para evitar su pérdida)

Génesis documental

Es decir, filiación o procedencia, nacimiento o desarrollo.

1.- Autor, destinatario y rogatorio. En la formación y hechura del documento participan normalmente 3 personas: autor, destinatario y rogatorio.En los pactos o permutas, las partes interesadas hacen a la vez de autor y destinatario. Con respecto al rogatorio puede no existir individualmente como distinto del autor y del destinatario, pues habrá casos en que uno de los dos redacte, escriba y complete externamente el documento, pero esto es raro y lo normal es que la operación de redactarlo, escribirlo, validarlo, registrarlo, expedirlo, etc., corresponda a una tercera persona o grupo de personas (canciller, notario, escriba…)La acción tripartita que acabamos de hacer en cuanto a las personas que intervienen en la hechura del documento sirve para distinguir en dicha hechura dos partes o fases principales:

1-ACTIO (nacimiento del acto jurídico)

2-CONSCRIPTIO (puesta por escrito)La conclusión del proceso está compuesta por la:

3-TRADITIO (entrega material del documento a la parte interesada que lo conservará como título a efectos probatorios.

Tamayo habla de remisión y publicación y la considera dentro de conscriptio.La actio en los actos jurídicos unilaterales, que no dependen más que de la voluntad de una de las partes, se da unida a la conscriptio y se confunde con ella.

1.-ACTIO (la actio concluida quedará recogida en el mundum como uno de los hechos que motivan el negocio jurídico)

Un acto jurídico (negotium) es una declaración de voluntad por la cual una o varias personas, físicas o morales, pretenden producir efectos amparados por el Derecho. El acto jurídico que precede a la escrituración puede comprender distintas fases que, o bien provocan el nacimiento del actum negocial, o bien participan en el mismo. Entre las primeras se encuentran la petitio y la intercessio, y entre las segundas, la interventio y la testificatio.Petitio: petición motivada, escrita u oral, y presentado o dirigida a una autoridad por el futuro

beneficiario o su representante para que se tome en su favor una decisión.Intercessio: es la colaboración o intercesión de un tercero para apoyar una demanda. Si se redacta por escrito se llama “recomendación”. Solían ser altos dignatarios.Interventio: o consensos, el consentimiento es un asentimiento dado por quien está de acuerdo con una decisión, a la que tenía derecho de oponerse. Con el tiempo esta participación, que en un principio fue particular, se fue institucionalizando y se crearon organismos consultivos permanentes:”visto por los del nuestro consejo fue acordado”. El documento en que se redactaba la respuesta del organismo consultado recibía el nombre de carta o consulta.Testificatio o validatio: es el elemento del acto que contiene los nombres de los testigos o consejeros del acto escrito, del acto jurídico o de ambos, los cuales constatan la existencia de este acto y dan en él su asentimiento.

Decreto: cierra y concluye, es un mandato emitido por la autoridad.

2.- CONSCRIPTIO. La fase de realización gráfica del documento se plasma también en sucesivos momentos recogidos por el formulario: iussio-rogatio, imbreviatio, mundum, recognitio, registratio, validatio y taxatio.

Iussio: el mandato de un acto (iussio) es la acción por la cual se da la orden de proceder al escrito.

Rogatio: es el ruego de la instrumentación de un acto privado.

Imbreviatio (borrador): es un primer bosquejo de redacción de un texto, al que se pueden aportar todas las correcciones necesarias. El borrador de los documentos públicos se hacía en una minuta que durante mucho tiempo fue sólo un escrito preparatorio del documento.

Mundum: es la puesta en limpio, constituye la expedición establecida por el autor del acto escrito o bajo su responsabilidad.

Recognitio: una vez puesto en limpio, el documento debía ser revisado, para comprobar que su redacción era correcta, que respondía a las intenciones de su autor y que se habían cumplido las diversas fases de la conscriptio. Este reconocimiento suele hacerse por un oficial que declara hacerse responsable del documento (recognovi).

Registratio: consiste en transcribir íntegramente o por extracto el texto o contenido de los actos a medida que son expedidos o recibidos.

Validatio: acciones por las cuales recibe sus signos y marcas de autenticidad, varias según épocas, usos y normativas. El sello es el elemento último de la validación

Taxatio: tasa que se pagaba, según cancillerías, por el derecho del sello.

3.- TRADITIO (entrega): tras el pago de los derechos correspondientes o la promesa de abonarlos, los documentos eran entregados a los destinatarios o sus representantes.

TRADICIÓN DOCUMENTAL

La Comisión Internacional de Diplomática la define como “la sucesión de etapas de un documento entre el texto tal y como lo ha querido su autor y su puesta en escrito por vez primera de una forma definitiva, que es la que nos ha llegado”, es decir, grado, modo, estado y forma en que los documentos han llegado hasta nosotros originales y copias.

Las fases o etapas de la transmisión documental van a ser:

- Minuta (escrito preparatorio o borrador)- Original (texto conservado como fue expedido)- Copia (reproducción del original)

El Original: concepto, tipos y clases intermedias.

La Comisión Internacional de Diplomática lo define como “el documento primitivo en el que se consigna por vez primera, y bajo forma definitiva, la voluntad del autor del documento que está destinado a dar fe. Es por tanto el documento perfecto, revestido de las correspondientes marcas de validación, y dotado de las condiciones de autenticidad, que le permiten dar fe por sí mismo.

El concepto de original no quiere decir “único”, puede haber varios, según las partes intervinientes. Así, encontraremos 3 tipos de originales:

- Originales diversos: confeccionados y validados al mismo tiempo.- Originales múltiples: proceden de la voluntad de un solo autor y tienen varios destinatarios, y pudiendo ser confeccionados y validados en tiempos diversos- Originales de segundo grado: les falta alguna de las cualidades del documento perfecto: varían las firmas, por ejemplo.

El concepto de original no lleva implícito que sea autógrafo y hológrafo, sino que puede ser redactado por un escriba o rogatorio (heterógrafo)Asimismo hay ciertas categorías intermedias entre el original y la copia que parecen estar más cerca del primero, son las llamadas “renovaciones” que comprenden las ampliaciones y las

reexpediciones, suplantan y revisten el valor que tenía el original, destacan:

- La ampliación o reexpedición: duplicado del original que presenta cierta modificación formal y es posterior a la expedición.- La restauratio scripturae o resturatio: igual que el anterior.- La inserción: en caso de que el original no estuviese perdido, consistía en su reproducción íntegra en el nuevo documento, este tipo se daba en:

a) documentos insertos para renovar, confirmar, etc. un derechob) poderesc) consentimiento maritald) credencialese) documentos soberanos que se muestran para exigir su cumplimientof) testimonios en autos.

- La confirmación: es un documento jurídico que reitera acuerdos o disposiciones consignadas en documentos anteriores, con objeto de renovar su fuerza y vigencia legales.

La copia

DRAE: “Traslado o reproducción de un escrito”. En Diplomática transcripción literal de un texto anterior”Atendiendo a su mayor o menor relación con el original y a su valor jurídico, tendremos dos tipos de copias:1) COPIA AUTÉNTICA:Transcripción certificada y legitimada en pública forma por autoridad competente. Puede sustituir al original, se nos presenta bajo dos formas:a) VIDIMUS: una autoridad atestigua haber visto un documento anterior. Segunda mitad S. XV será reemplazado por los traslados notariales.b) Traslado notarial: transcripción certificada, cuya autenticidad está avalada por la suscripción y el signo del notario que lo realiza.

2) COPIA SIMPLE o “INFORME”: es la copia que no lleva marca alguna de autenticidad jurídica puesta por autoridad competente.

Se pueden incluir dos tipos intermedios entre las auténticas y las simples: la copia autógrafa y copia figurada o imitativa.Otras copias: los Códices DiplomáticosCopias conservadas de manera conjunta: cartularios y registros

1) Registros: más próximos al original, son colecciones de documentos emanados de la misma persona o entidad, inscritos íntegra o abreviadamente, antes de su promulgación

Constancia de los actos documentados como garantía y recuerdo para su administración y

gobierno. Doble finalidad:

Remediar una posible pérdida a los destinatarios o probar la fidelidad de un contenido en caso de controversia

2) Cartularios: la C.I. de Diplomática lo define como “una colección de copias hechas por persona física o moral que transcribe íntegramente o en extractos los títulos relativos a sus bienes, derechos, así como los documentos concernientes a su historia o administración para asegurar su conservación y facilitar su consulta, por. Ej. el libro becerro.

CARACTERES EXTRÍNSECOS E INTRÍNSECOS

Caracteres extrínsecos

Son aquellos que conforman su apariencia externa, es decir, su hechura material y determinadas adiciones o signos especiales que pueda presentar (anotaciones, adornos, sellos, signaturas, etc.). Una primera distinción es la que podemos hacer entre el soporte (materia sustentante) y los elementos que se le añaden para elaborar el documento (materia sustentada).1) Un estudio diplomáticos sobre el soporte debe tener en cuenta los siguientes elementos:a) Tipo de soporte (pergamino, papel, papiro…)b) Formato y volumenc) Corondeles y puntizonesd) Filigranas y contramarcas2) Materia sustentada: las tintas3) la escritura en su forma, en su ductos, en su ángulo, en sus enlaces y en el modo de su factura, con los signos de puntuación y pautado de renglones.4) Signos especiales (membretes, logotipos, imagotipos, escudos heráldicos, rúbricas, etc.5) Sellos.6) Notas.

Caracteres intrínsecos

Hacen referencia a la autoría, al contenido informativo del documento, a la forma o estructura con la que se organiza el texto, al código lingüístico, estilo, léxico, ritmo, etc. empleados y al procedimiento jurídico-administrativo de validación que se utilice.

La estructura documental

A) Fórmulas y Formularios: en algunas ocasiones se dispone de modelos debidamente difundidos e incluso refrendados normativamente que eran utilizados para expedir documentos similares, los llamados “formularios” (ars dictandi y ars notariae)B) Un documento tiene tres grandes partes:

- Protocolo inicial, donde aparecen, además de algunos formalismos, como el saludo y la invocación a la divinidad, la identificación del emisor del documento y del destinatario.- Cuerpo del documento, donde se contiene el mensaje y toda una serie de cláusulas y formalismos- Protocolo final o escatocolo, que contiene la data y los signos y cláusulas de validación del documento.