el. dokumentų valdymas ir mainai lr vidaus reikalų ... · pdf filesprendimo architektūra...
TRANSCRIPT
El. dokumentų valdymas ir mainai LR Vidaus reikalų ministerijoje bei jai
pavaldžiose įstaigose
Alvydas Genys, LR Vidaus reikalų ministerijos
Bendrojo departamento direktorius
Pranešimo temos
• Projekto sudėtingumas
• Projektui kelti tikslai
• Sprendimo architektūra
• Naudos įdiegus sistemą
• DVS diegimo patirtis
• DVS diegimo kliūtys
• Projekto plėtra
Vidaus reikalų ministrui pavestos šios valdymo sritys:
• Viešasis saugumas
• Viešasis administravimas
• Vietos savivalda
• Valstybės tarnyba
• Regionų plėtra
• Elektroninės informacijos sauga
• Kūno kultūra ir sportas
Vidaus reikalų ministerijos misija
Tarnauti visuomenei garantuojant jos saugumą, veiksmingą ir profesionalų, saugiomis informacinėmis technologijomis pagrįstą viešąjį valdymą, sudarant sąlygas tolygiai, darniai regionų plėtrai, plėtojant kūno kultūrą ir sportą bei formuojant visuomenės poreikius atitinkančią valstybės tarnybą.
Vidinė ministerijos struktūra
(pareigybių skaičius 340)
Ministras
Teisės
departamentas Viešųjų ryšių
skyrius
Vidaus audito
skyrius
Ministro
patarėjai
Ministerijos
patarėjai
Kancleris
Bendrasis
departamentas
Ekonomikos ir
finansų
departamentas
Viceministras
Tarptautinio
bendradarbiavimo
departamentas
Viešojo saugumo
politikos
departamentas
(migracija)
Elektroninės
valdžios
politikos skyrius
Viceministras
Viešojo saugumo
politikos
departamentas
(saugumas)
ES paramos
administravimo
skyrius
Viceministras
Regioninės
politikos
departamentas
Viešojo valdymo
politikos
departamentas
Įstaigos prie ministerijos
Ministras
Kancleris
Sveikatos
priežiūros
tarnyba
Viceministras
Asmens dokumentų
išrašymo centras
Gyventojų registro
tarnyba
Migracijos
departamentas
Viceministras
Finansinių nusikaltimų
tyrimo tarnyba
Policijos
departamentas
Priešgaisrinės apsaugos
ir gelbėjimo
departamentas
Vadovybės apsaugos
departamentas
Valstybės sienos
apsaugos tarnyba
Viešojo saugumo
tarnyba
Ginklų fondas
Viceministras
Regioninės plėtros
departamentas
Informatikos ir ryšių
departamentas
Turto valdymo ir
ūkio departamentas
Kūno kultūros ir
sporto departamentas
prie LRV Valstybės tarnybos
departamentas
Iš viso 72 juridiniai asmenys
VRM dokumentų apyvarta 2012 m.
• Iš viso 58 547 dokumentų.
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
3500033 128
18 765
1 216 2 503 2 935
Siunčiami dokumentai
Gauti dokumentai Asmenų
prašymai Vidaus dokumentai
Teisės aktai
VR sistemos dokumentų apyvarta 2012 m.
• Iš viso 828 449 dokumentų.
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
346 485 330 456
65 874 63 072
22 562
Gauti dokumentai Siunčiami
dokumentai Asmenų prašymai Vidaus
dokumentai Teisės aktai
VRM ir įstaigų prie VRM dokumentų apyvarta 2012 m.
58547, 8%
51677, 7%
17033, 2%
8332, 1%
81577, 11%
6394, 1%
11133, 2% 271618, 36%
22707, 3%
67565, 9%
8652, 1%
55033, 7%
18433, 2%
69736, 9%
4343, 1%
VRM
PD
PAGD
VAD
FNTT
RPD
VST
IRD
TVŪD
MD
VTD
GRT
SPT
ADIC
GF
VRM
IRD
GRT PD
FNTT
MD
ADIC
VRM dokumentų valdymo situacija prieš DocLogix įdiegimą
• VRM adresuoti ir vadovybės pasirašyti dokumentai buvo registruojami DVS KONTORA2000;
• Dokumentai nebuvo skenuojami, sistemoje buvo galima rasti tik registracijos informaciją;
• Nebuvo informacijos apie konkretų užduoties vykdytoją;
• Administracijos padalinių dokumentai buvo registruojami į popierinius žurnalus;
• Kai kurie dokumentai VRM buvo registruojami du kartus.
Faktai apie vykdomą projektą
• Projektas pradėtas vykdyti 2010 m., projekto vykdytojas - VAD prie VRM. VRM ir įstaigos prie VRM – projekto partneriai;
• Projektas finansuojamas iš ES lėšų;
• 12 atskirų diegimų;
• 2013 vykdoma plėtra ;
• Pabaiga 2013 metų liepa;
• Numatytas projekto palaikymas 2 metus.
Pradinis projekto tikslas
Įdiegti vidaus reikalų įstaigose dokumentų valdymo sistemą, kuri užtikrintų:
– Elektroninio parašo bei atviro standarto dokumentų formatų naudojimą dokumentų mainams viešojoje erdvėje.
– Gautų, siunčiamų ir vidaus dokumentų registravimą.
– Dokumentų rengimą, derinimą, platinimą, saugojimą bei paiešką.
– Pavedimų atlikimo kontrolę.
– Tarpinstitucinius mainus.
Sprendimo architektūra
• Kiekviena įstaiga turi savo atskirą DocLogix DVS;
• Įstaigos, kurios į projekto apimtį neįeina, vykdyti dokumentus gauna per mainavietę;
• Mainavietėje įstaigos taip pat rengia tarpinstitucinius dokumentus;
• Įstaigų DVS tarpusavyje komunikuoja per Dokumentų mainų modulį.
DocLogix diegimų architektūros schema I
VRM
Įstaigos nedalyvaujančios
projekte
TVŪD
MD
GRT
ADIC
Mainavietė
...
VST
IRD
Administracijos padaliniai
Ir kitos.
DocLogix diegimų architektūros schema II
MD prie VRM
VRM
PAGD prie VRM
IRD prie VRM
VST prie VRM
VAD prie VRM
TVŪD prie VRM
VST prie VRM ADIC prie
VRM
SPT prie VRM
GRT prie VRM
Mainavietė
Mainų posistemė
MD prie VRM
VST prie VRM
VAD prie VRM
TVŪD prie VRM
SPT prie VRM
GRT prie VRM
VRM
Tarpinstituciniai mainai DocLogix sistemoje
Mainavietė
• Mainavietė – tai aplinka, kurią naudoja DVS neturinčios VRM pavaldžios įstaigos.
Tarpinstitucinių mainų proceso schema
VRM siunčiamo dokumento procesas
VRM gauto dokumento vykdymo procesas
VRM DVS Užregistruoja gautą dokumentą
Vadovybė įrašo rezoliuciją
Nustatoma dokumento kontrolė ( Sukuriamos kontrolės kortelės)
Mainų posistemė
Įstaigos A DVS
Įstaigos B DVS
Mainavietė
Dokumento perdavimas per TM
Kontroliuojami pavedimai
• Tai funkcionalumas, kuomet VRM kontroliuoja ministerijos vadovybės, LR Vyriausybės, LR Seimo ir kitų valstybės institucijų pavedimų vykdymą.
• Sukuriama atskira kontrolės kortelė, kurioje aprašoma, kas kontroliuojama, nurodomi terminai, atsakingi vykdytojai.
Kontrolės kortelė
Kontroliuojamų pavedimų stebėjimas
VRM gauto dokumento vykdymo procesas. Alternatyva
Nr. 1
Įstaigos A DVS Parengiamas atsakymo projektas
Parengtas projektas suderinamas įstaigos viduje
Užpildoma tarpinstitucinio proceso kortelė
Per mainų posistemę projektas perduodamas į VRM DVS
VRM DVS Automatiškai sukuriamas įstaigoje parengtas projektas Automatiškai inicijuojamas procesas (vizavimas, pasirašymas, registravimas, išsiuntimas)
Pasibaigus procesui automatiškai
grąžinami VRM registracijos duomenys
Trapinstitucinio proceso kortelė
VRM gauto dokumento vykdymo procesas. Alternatyva Nr. 2
Įstaigos A DVS
•Parengiamas atsakymas •Parengtas atsakymas suderinamas, vizuojamas, pasirašomas, registruojamas įstaigoje •Atsakymas išsiunčiamas gavėjams
Susirašinėjimas tarp VRM įstaigų
Įstaigos A DVS Parengiamas siunčiamas dokumentas
Parengtas dokumentas suderinamas, vizuojamas, pasirašomas, registruojamas įstaigoje
Dokumentas išsiunčiamas gavėjams
Per mainų posistemę išsiunčia gavėjams
Įstaigos B DVS Automatiškai susikuria gauto dokumento kortelė
Gautas dokumentas užregistruojamas
Gauto dokumento procesas įstaigos viduje Įstaiga parengia atsakymą
Per mainų posistemę
išsiunčiamas atsakymas
Tarpinstitucinių dokumentų rengimas
Įstaigos A DVS •Inicijuoja dokumento rengimą •Parengtas dokumentas suderinamas, vizuojamas, įstaigoje •Užpildoma tarpinstitucinio proceso kortelė
Mainavietė Automatiškai susikuria dokumento kortelė
Automatiškai inicijuojamas automatizuotas procesas (pagal įstaigoje A užpildytus duomenis)
Pasibaigus procesui dokumentas grąžinamas iniciatoriui
Per mainų posistemę dokumentas perduodamas į mainavietę
Per mainų posistemę dokumentas grąžinamas
iniciatoriui
Tarpinstitucinių dokumentų rengimas (tęsinys)
Mainavietė Vykdomas automatizuotas tarpinstitucinis procesas Visiems vykdytojams atlikus užduotis inicijuojamas kitas žingsnis kol procesas pasibaigia Bent viename žingsnyje vykdytojams atsisakius derinti / vizuoti / pasirašyti, procesas automatiškai nutraukiamas
Įstaigų darbuotojai jungiasi prie Mainavietės, atlikti užduotis
Dokumentas per mainų posistemę grąžinamas
iniciatoriui
Tarpinstituciniai procesai. Procesų derinimas tarpusavyje mainų pagalba
• Gauto iš VRM dokumento vykdymas
• Teisės akto projekto rengimas įstaigoje
• Parengto projekto derinimas su kitomis įstaigomis mainavietėje
• Suderinto projekto pateikimas VRM vadovybei vizuoti, pasirašyti, registruoti
• Užregistruoto teisės akto perdavimas įstaigoms
Naudos įdiegus sistemą
• Pereita prie dokumentų elektroninio valdymo procesų: – Rezoliucijų skyrimas, vykdymas, kontrolė ir
kt.;
– Susirašinėjimo valdymas;
– Dokumentų rengimas ir derinimas viduje bei tarp institucijų.
• Sutaupyta materialinių ir laiko išteklių.
(Sumažėjo išlaidos popieriui, spausdinimui, pašto paslaugoms.)
Rezoliucijų šablonai
DVS diegimo patirtis
• DVS turėjo būti projektuojama kaip vieninga VRM sistema;
• Diegimas buvo pradėtas nuo VAD prie VRM, o jų procesai buvo žymiai paprastesni lyginant su ministerijos dokumentų valdymo procesais.
Teisės aktų kaita:
• Laiko žymų įteisinimas.
• El. parašo formatas XAdES-X-L įteisinimas.
• LRV įstaigų pavaldumo pasikeitimas (GF prie VRM, RPD prie VRM, VTD).
Išorinės DVS diegimo kliūtys
Organizacinės techninės:
• Darbuotojų dirbančių pagal sutartį aprūpinimas el.parašo sertifikatais.
• Aprūpinimas skeneriais.
• Kompiuterių atnaujinimas.
• Darbuotojų mokymas
Vidinės DVS diegimo kliūtys
Projekto plėtra 2013 m.
• DVS diegimas PAGD prie VRM pavaldžiose įstaigose, RPD prie VRM;
• DVS ryšys su Valstybės tarnautojų registru (VATARAS);
• Užtikrintas integracijos palaikymas su PAGD naudojama Valstybinės priešgaisrinės priežiūros veiklos administravimo informacine sistema (VPPVAIS);
• Teisės aktų projektų stebėjimo ir kontrolės mechanizmas;
• DVS integracija su Elektroninio archyvo IS; • Optinio teksto atpažinimo ir paieškos
funkcionalumo diegimas.
Siekiamybė – ne mažiau, kaip 75% elektroninių dokumentų 2014
metais !
Ačiū už dėmesį!