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JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO

-SUBPROCESO DE CONTABILIDAD- INFORME FINAL DE GESTIÓN COORDINADORA CONTABLE

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1. ELABORACIÓN DEL INFORME

El “Informe Final de Gestión” es el documento que deben elaborar los jerarcas y los

titulares subordinados para cumplir con la rendición de cuentas al concluir su gestión;

establecido en el Artículo 12 de la Ley General de Control Interno Núm. 8262; así como

las directrices y lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República

(Resolución R-CO-61, publicada en La Gaceta 131 del 07 de julio del 2005).

1.1. PRESENTACIÓN

La suscrita, Maricel Moncada Rugama, cédula de identidad 6-0155-0312, laboró para el

Registro Nacional desde el 02 de febrero de 1981 y se acogerá a la jubilación a partir del

16 de setiembre del 2016, aprobada por la Dirección Nacional de Pensiones del

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social mediante la Resolución DNP-OA-1237-2016 del

14 de julio del 2016, por lo que en cumplimiento de lo ordenado, emite el presente

documento en atención a la normativa indicada en el párrafo anterior ya que ocupa el

puesto de Coordinadora Contable al finalizar el período laboral.

1.2. RESULTADO DE LA GESTIÓN

1.2.1. LABOR SUSTANTIVA REALIZADA

Inicié mis labores en el Registro Nacional, el 02 de febrero de 1981 en las oficinas

ubicadas Frente a la Escuela García Flamenco en San José, Costa Rica.

Ocupé el puesto de Oficinista 1 y me ubicaron en el Departamento Diario del Registro

Público donde recibía documentos que eran resumidos en los folios respectivos a cargo

del Lic. Carlos Camacho, durante dos meses.

Posterior a eso, debido a que mi formación académica era en Contabilidad, solicité y fui

trasladada al Departamento de Contabilidad donde ejecuté labores de secretaría y auxiliar

de contabilidad hasta que en febrero de 1987, fui nombrada como Jefe del Departamento

de Presupuesto; ahí me desempeñé como tal hasta marzo de 1997, cuando fui trasladada

nuevamente a Contabilidad, como Coordinadora Contable en el puesto de Profesional

Licenciado 3.



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Desde entonces, en el mismo puesto, se han desarrollado labores propias a la

Contabilidad, diferentes a las que se realizan en los Ministerios; pues ahí únicamente se

llevan registros contables de ingresos y gastos, mientras que en el Registro se emiten

Estados Financieros. A partir del 2009, se me asignó el puesto de Profesional Jefe de

Servicio Civil 1; siempre como Coordinadora Contable, es importante hacer notar nuestra

preocupación por los pocos recursos con los que se contaba y la gran cantidad de labores

asignadas, así comunicado en innumerables reuniones, en el oficio Contabilidad 079 de

marzo del 2007, dirigido a Irene Espinoza Alvarado, Jefa del Departamento Financiero y

en el oficio EC-DF-0236-2010 de setiembre del 2010, dirigido a Octavio Suárez Mayorga,

Jefe del Departamento Financiero (Anexo 1). Esta labor consistió en:

1. Planear, dirigir, coordinar, organizar y supervisar la programación y desarrollo de

proyectos, investigaciones, estudios, análisis, criterios y programas que se

desarrollan en la Unidad bajo mi responsabilidad.

2. Dirigir, supervisar y evaluar la implementación de sistemas, métodos y

procedimientos de trabajo, sistemas de control para la realización de las actividades y

solución de problemas diversos.

3. Proponer políticas, planes y programas de trabajo a ejecutar por la Unidad que dirige

y evaluar sus resultados, recomendando los cambios o ajustes necesarios para el

logro de los objetivos establecidos.

4. Asignar, orientar y supervisar las labores encomendadas a sus colaboradores,

velando porque las mismas se desarrollen con apego a las normas técnicas y

jurídicas vigentes y aplicables a su campo de actividad.

5. Coordinar las actividades de la Unidad a su cargo con funcionarios de su

organización o bien con otras instituciones públicas o privadas, según corresponda.

6. Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades similares y representar a la

institución ante organismos públicos y privados, nacionales o extranjeros, con el fin

de obtener información, integrar esfuerzos, tomar decisiones u otras acciones

similares, con el fin de lograr los objetivos de la Unidad que dirige.

7. Organizar, coordinar y supervisar la preparación de material divulgativo e informes

técnicos sobre las actividades que se realizan en la Unidad a su cargo.

8. Procurar el desarrollo laboral de sus colaboradores mediante procesos de

capacitación permanente y velar por el bienestar laboral de éstos, con el fin de



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mejorar su desempeño laboral y, por ende, el cumplimiento de los objetivos

organizacionales.

9. Motivar a sus colaboradores para la implementación de sistemas de control interno en

la unidad a su cargo con el fin de disminuir el riesgo de que se cometan errores o

deficiencias que atenten contra los objetivos organizacionales y servicio a los

usuarios.

10. Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presentan sus superiores,

colaboradores, compañeros y público en general, asimismo brinda asesoría en

materia de su especialidad.

11. Asistir a reuniones con superiores o con sus colaboradores, con el fin de coordinar

actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver

problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas,

actualizar conocimientos, definir situaciones y proponer cambios, ajustes y soluciones

diversas.

12. Redactar, revisar y firmar informes, proyectos, reglamentos, instructivos, manuales,

memorandos, circulares, cartas, mensajes, y otros instrumentos técnicos y

documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza.

13. Velar porque se cumplan las normas disciplinarias establecidas y atiende las

actividades relacionadas con el período de inducción de los empleados que ingresan

a la unidad que dirige.

14. Dictar charlas, conferencias u otras actividades de capacitación, sobre temas

relativos a su campo de actividad o formación, con el fin de trasmitir instrucciones,

proveer información o conocimientos a otros funcionarios y público en general que así

lo requieran.

15. Mantener controles sobre los diferentes trabajos que se realizan en la dependencia y

velar porque se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos

establecidos.

16. Revisar, corregir y firmar informes, cartas, memorandos y otros documentos variados

que se preparan en la Unidad, velando por su correcto trámite, con el fin de que los

servicios y productos se brinden oportunamente a los usuarios.

17. Supervisar y controlar que los documentos que se confeccionan y tramitan en la

Unidad bajo su responsabilidad sean preparados de forma correcta, de acuerdo con

los programas respectivos.



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18. Controlar y reportar las fallas en el equipo que se le asigna a la Unidad que dirige,

con el fin de procurar que el mismo se encuentre en las mejores condiciones para

favorecer el desempeño laboral.

19. Atender y resolver consultas de trabajo que le presentan sus colaboradores y los

orienta en la ejecución de las tareas.

20. Supervisar y controlar el correcto manejo de valores, archivos, registros, tarjeteros,

manuales, comprobantes, informes, comunicaciones, facturas, y otros documentos.

21. Velar por la correcta utilización de la asistencia técnica brindada por organismos

internacionales.

22. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función.

23. Ejecutar otras tareas relacionadas con la especialidad del puesto o con su formación.

1.2.2. CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO Y PRINCIPALES CAMBIO EN EL

ORDENAMIENTO JURÍDICO DURANTE LA GESTIÓN, QUE HAN

INCIDIDO EN ELLA

1. El Ente fiscalizador del Registro Nacional es la Contraloría General de la República;

sin embargo, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y el Ministerio de

Planificación y Política Económica, deben autorizar aspectos presupuestarios y

estructurales que la normativa vigente les ha concedido.

2. En el 2002, se promulgó la Ley General de Control Interno (Núm. 8292) para

establecer responsabilidades sobre el control interno que deben manejar: el jerarca,

los titulares subordinados y todos los funcionarios de la Administración Pública, en

procura de minimizar los riesgos que puedan presentarse en cada nivel de la

administración activa. Se estableció por parte de la Contraloría General de la

República, el Manual respectivo el cual fue ampliado posteriormente y hoy se cuenta

con el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría

General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización.

En esta Institución existe la Unidad de Desarrollo Estratégico (UDEI), quien se dio a

la tarea de proponer matrices para controlar la materia de riesgos, la cual es revisada

y actualizada anualmente.



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3. La Ley General de Archivo obligó a que ajustáramos la forma en la cual se archiva

la información; tocando tópicos como la elaboración de una tabla de almacenamiento

de la misma y la declaración de que los Estados Financieros al finalizar el período

contable del Registro Nacional deberían ser de carácter permanente.

4. La Dirección General de la Contabilidad Nacional es el Ente Rector, por Ley (Núm.

8131), de las contabilidades gubernamentales y estableció como obligatorio el uso de

las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. Primeramente,

antes de este hecho, se utilizaban los Principios de Contabilidad para el Sector

Público Costarricense y fue interés de este Subproceso la aplicación de la base

contable del devengado desde hace muchos años atrás. Así podemos observarlo en

el Anexo 2, donde se le solicita colaboración al Departamento de Recursos Humanos

por medio del oficio EC-DF-224-2009 del 10 de julio del 2009, base que fue

ratificada por las mismas NICSP.

5. Las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público

Costarricense (NICSP) fueron declaradas obligatorias a partir de enero del 2017

(Decreto 39665-MH publicado en La Gaceta 121 del 23 de junio del 2016), para

todas las instituciones sujetas al alcance de la Contabilidad Nacional y ordenan

realizar sus procesos contables con base en las NICSP y al nuevo Plan General de

Contabilidad Nacional, así ratificado por medio del oficio DCN-875-2016 del Director

de la Contabilidad Nacional, Ricardo Soto Arroyo (Anexo 3). Es importante aclarar

que este es el tercer decreto que modifica o aplaza la fecha de aplicación de esta

normativa, debido a la imposibilidad del Estado de cumplir con todo lo que ella

demanda. Ha agravado más la situación de la implementación, el hecho de que la

Contabilidad Nacional no contaba con la experiencia y conocimientos para guiar de

forma exacta y fiable a las demás entidades públicas, por lo que han tenido que

aprender y conocer esa normativa para poder cumplir con lo encomendado,

circunstancias que han repercutido en las labores diarias de registro ocasionando

muchos ajustes y modificaciones que nos ha forzado a aplicar reprocesos con

relación a la utilización del catálogo contable por ellos suministrado. Este efecto se

mantiene ya que en el mes de agosto de este año, nos indicaron que existe un

catálogo nuevo que han no ha sido publicado en la página oficial de Contabilidad

Nacional, pero que sería el definitivo por lo menos a nivel de estructura, no así en la

cantidad de cuentas aperturadas.



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En el período 2008, la Dirección General del Registro Nacional por medio del oficio

DGRN-1528-2008 del 17 de octubre del 2008 (Anexo 4), realiza el nombramiento de

la Comisión Institucional NICSP en el Registro Nacional, con el Director

Administrativo como Coordinador de la misma; y a su vez, se determina que la

Coordinadora de Contabilidad sería la secretaria de la comisión citada. En el 2014, el

Departamento de Recursos Humanos indicó que ya no podrían autorizar más trabajos

extraordinarios porque podría presentarse un problema de continuidad, para realizar

esta labor, por cuanto la misma se había extendido y que las normas que ellos

manejan en materia de Tiempo Extraordinario no lo permitían. Por tanto, la

implementación se tornó mucho más lenta a pesar de que se nombraron varias

subcomisiones con grupos interdisciplinarios para tratar cada caso particular y hasta

julio del 2016, el avance ha sido mínimo con relación a lo anterior. Es necesario

resaltar que si bien la Contabilidad Nacional nos dio, a las entidades públicas un

sinnúmero de responsabilidades y tareas, también es cierto que en cuanto a recursos

para hacer frente a esto, fue totalmente omiso. Este equipo de trabajo ha realizado

todos los esfuerzos para cumplir con lo encomendado; sin embargo, considero que la

ubicación estructural de los Equipos, Departamentos o Unidades de Contabilidad no

están acorde con la responsabilidad y autoridad asignada, lo que limita su accionar

para lograr con éxito el cumplimiento de la normativa emitida; máxime cuando éste es

un proyecto país. Otra gran limitación para el logro de esta gran labor es la

capacitación. Cuando esto inició (2008), nuestro país no contaba con expertos en la

materia, por lo que ni la misma Dirección General de la Contabilidad Nacional podían

ofrecernos la capacitación ni la orientación que necesitábamos. Acudimos a los

Colegios Profesionales para ser capacitados por ellos; no obstante, no encontramos

ahí el soporte y la calidad de la formación profesional necesaria para lograr la claridad

imprescindible en temas de NICSP, lo cual nos obligaba a estudiar más la normativa

corriendo el riesgo de aplicar criterios equivocados o diferentes a los Entes Rectores

principalmente, por problemas que se han presentado en cuanto a traducción de las

normas. Esto fue palpable ya que conforme pasaba el tiempo, poco a poco, con la

ayuda de la participación en congresos internacionales y con capacitadores

internacionales, se fueron aclarando muchas de las dudas que teníamos que no se

había logrado esclarecer a nivel nacional. Se ha realizado un gran trabajo tratando de

hacer ver que la implementación de NICSP no es un trabajo de Contabilidad, sino una



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labor institucional que debe aplicar la “centralización normativa y la descentralización

operativa” (Anexo 5). Esto quiere decir que la normativa se impartirá desde

Contabilidad, pero operativamente, los registros contables deberán realizarse desde

la fuente (naturaleza del movimiento o transacción) por medio de asientos

automatizados, favoreciendo el “registro único”, el cual minimiza el error humano y

eficiencia en el tiempo de análisis de la información financiera. En el 2015, el Equipo

de Contabilidad del Registro Nacional se dio a la tarea de realizar los ajustes que

permitieran trabajar los registros contables con el Catálogo de Cuentas propuesto en

este Plan General, aplicando los respectivos ajustes al sistema automatizado a través

de incidentes y contando al 100% con un programador contratado para ello (Exceltec,

quien brinda el mantenimiento al SIFA). Se trabajó la homologación de los catálogos

y en ese período hubo una gran cantidad de ajustes provocados por los cambios en

catálogos o criterios emitidos principalmente por los entes rectores, ya que la

utilización del nuevo catálogo requería de mucho ejercicio, pues el mismo

representaba seis veces el catálogo anterior (en número de cuentas).

A pesar de que la Contabilidad Nacional solicitaba su utilización a partir del 2014 (así

planteado en la matriz de seguimiento del Plan de Implementación NICSP); una vez

que iniciamos con su utilización a partir de enero del 2015, nos encontramos con la

gran sorpresa de que esa Dirección no había cambiado la matriz donde debemos

enviar la información para efectos de consolidación y nos vimos forzados a llevar un

paralelo con el catálogo que utilizábamos anteriormente, el cual se utiliza únicamente

para esos efectos. Esto representa una gran limitación para esta Institución por

cuanto no contamos con recursos para doblar los esfuerzos que esto conlleva, por

otro lado, no se contaba con las horas extras que se habían solicitado en el

Presupuesto Ordinario, por disposición del Departamento de Gestión Institucional de

Recursos Humanos. Esta situación, provoca el incumplimiento en fecha con respecto

a la Implementación a partir del 2016 (segunda fecha establecida por decreto); pues

no contamos con capacidad instalada que permita llevar los registros con paralelo,

además de todas las otra funciones que tenemos pendientes y que han sido

asignadas a las diferentes subcomisiones; así como a las depuraciones que todavía

continúan pendientes, lo cual se complica más al no contar con un sistema

automatizado e integrado. Aunado a lo anteriormente detallado, la Contabilidad

Nacional ahora pide que debamos trabajar un Balance de Comprobación al octavo



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nivel, documento que no fue incluido en el Plan General Contable respectivo. Es

necesario informar que la negativa de Recursos Humanos se mantuvo a pesar de

nuestras apelaciones realizadas y a pesar de contar con la aprobación respectiva a

nivel presupuestario (Anexo 6)

6. La Estructura Administrativa del Registro Nacional cambió a partir de 1998 y como

consecuencia del apoyo a las estructuras planas, Contabilidad dejó de ser un

Departamento para convertirse en un Equipo de Trabajo dependiente del

Departamento Financiero y sin siquiera aparecer en el organigrama institucional.

(Anteriormente Contabilidad era un Departamento y dependía directamente de la

Dirección Administrativa). A través del tiempo hemos podido observar que las

responsabilidades de la Contabilidad fueron aumentando; sin embargo, eso no ha ido

relacionado con su posición jerárquica, todo lo contrario, más bien ésta ha sido

minimizada, situación que incluso fue informada a la UDEI. En reiteradas

oportunidades hemos expuesto la necesidad de contar a lo interno del Equipo de

Contabilidad, recomendado por Deloitte & Touche con la determinación de cuatro

unidades: Contabilidad Financiera, Control Interno Contable, Contabilidad

Administrativa y Fiscalización y Control de Calidad; sin embargo, por la ubicación

dentro de la estructura organizativa de este Equipo de Trabajo nos han rechazado la

idea; no obstante, operativamente e informalmente, así funciona el Equipo.

1.2.3. ESTADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO AL INICIO Y AL FINAL DE LA GESTIÓN (medidas mínimas de

control presentes en la institución o unidad y aquellas que deben

implementarse o mejorarse)

Desde el 2007, la Unidad de Desarrollo Estratégico del Registro Nacional presentó

acciones que nos permitieran trabajar en el Sistema de Control Interno (SEVRI).

A la fecha, se cuenta con matrices y un mini sistema desarrollado a lo interno de la

Institución donde se lleva el control respectivo. Para los efectos, se adjunta la información

pertinente a la fecha (Agosto, 2016) en lo que se refiere al Equipo de Contabilidad (Anexo

7).



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1.2.4. ACCIONES EMPRENDIDAS PARA ESTABLECER, MANTENER,

PERFECCIONAR Y EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, AL

MENOS DURANTE EL ÚLTIMO AÑO (medidas correctivas emprendidas

y su grado de cumplimiento)

Se han emitido circulares con relación a la fecha de presentación de los insumos para ser

incluidos en los Estados Financieros y poder cumplir con las fechas establecidas (Anexo

8); hemos también utilizado el correo electrónico y llamadas telefónicas como medidas de

comunicación, las cuales se encuentran detalladas en la respectiva matriz.

A nivel de la implementación de las NICSP, se han llevado de forma mensual reuniones

en donde se denotan los avances periódicos de las actividades asignadas a cada

subcomisión. Todos los requerimientos de las mismas han sido comunicados por medio

de oficios y correos electrónicos principalmente. Los avances en estos últimos años han

sido impalpables (casi nulos) por el tema de las horas extras, las cuales en reiteradas

ocasiones se han realizado las gestiones pertinentes para continuar con los programas de

tiempo extraordinario pero no se pudo contar con este recurso a pesar de nuestras

múltiples solicitudes, adicional de los constantes cambios que la Contabilidad Nacional

nos comunican en varias ocasiones.

Otra de las acciones que se han llevado a cabo es el cambio de cultura y comunicación

institucional, expresar la importancia que se le deben dar a las NICSP, los cuales con la

ayuda de proyección institucional han sido circuladas mediante reseñas con conceptos

básicos de las normas, con el fin de lograr el involucramiento de todos funcionarios de la

institución.

Hemos organizado diferentes charlas a nivel institucional para la comprensión del papel

que desempeñan en este cambio de normativa a nivel país, transmitiendo los

conocimientos adquiridos para el bienestar institucional.

Por otra parte, se han gestionado consultas a la Contabilidad Nacional para salvaguardar

nuestra institución de criterios tergiversados o bien interpretaciones que nos pueden

generar a largo o mediano plazo una contingencia administrativa.



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1.2.5. PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS DURANTE LA GESTIÓN Y SU

IMPACTO

1. Al finalizar Agosto del 2016 se puede apreciar en la matriz que da seguimiento a la

Implementación de las NICSP un avance del 94% (Anexo 9).

2. Se tiene actualizado el Manual de Procedimientos Administrativo y se está trabajando

en el Manual de Procedimientos Técnico Contable por el cual se adjunta cuadro del

estado de avance (Anexo 10)

3. Se logró a través de muchos años y esfuerzo un ordenamiento de los registros del

Almacén General donde se custodian los materiales y suministros de la Institución,

cuya partida forma parte de los Estados Financieros como “Inventarios”.

4. Se logró avanzar en un 90% con el inventario de Activos Fijos, se actualizó el registro

auxiliar y se está terminando el ajuste que permitirá igualar las partidas mayores con

los auxiliares.

5. Por medio del oficio EC-RN-DF-285-2012 de noviembre del 2012 se le trasladó a

Recursos Humanos toda la información que tenía custodiado el Subproceso de

Contabilidad con relación a los pagos realizados a ASOREN, para el registro auxiliar

correspondiente. (Anexo 11)

6. Se logró el traslado de funciones que estaban asignadas a este Equipo de Trabajo y

correspondían a otros como: Registros auxiliares de Cuentas por Cobrar, Cuentas por

Pagar, Retenciones a funcionarios, Reajustes de precios, etc.

7. Se está trabajando a nivel del sistema con el catálogo emitido por la Dirección General

de la Contabilidad Nacional desde el 2015.

8. Se ha realizado el mayor esfuerzo para que todos los funcionarios de Contabilidad

tomen sus vacaciones, evitando la acumulación, para lo cual se realizan cronogramas

anuales.

9. A nivel se sistema (SIFA), ya se pueden imprimir los Libros Legales Digitalizados.

Estamos en la etapa de aprobación por parte de la Auditoría Interna. Como

consecuencia de la falta de recurso, queda pendiente el período 2015 el cual está ya

impreso desde el sistema pero está siendo analizado por dicha Auditoría.

10. Se han realizado grandes esfuerzos para mantener una adecuada segregación de

funciones.

11. En la medida de las posibilidades se ha realizado la Rotación de funciones.



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12. Se han trabajado en planes de acción para la maximización de los recursos

principalmente a nivel del sistema contable.

13. Se ha brindado asesoramiento por parte del subproceso de contabilidad para un mejor

entendimiento de la nueva normativa contable.

14. Nos hemos preocupado por la actualización profesional de los funcionarios de

contabilidad.

15. Hemos logrado un cambio con respecto al tema de resistencia al cambio, brindando

apertura de información y trabajo en equipo.

1.2.6. ESTADO DE LOS PROYECTOS MÁS RELEVANTES, EXISTENTES AL

INICIO DE LA GESTIÓN Y LOS QUE SE DEJARON SIN CONCLUIR

(nombre del proyecto finalizado, en ejecución, pendiente de aprobación,

suspendidos; así como las causas que ocasionaron el inicio o la

aprobación)

16. NICSP. Tal y como puede apreciarse en la matriz respectiva, la implementación

queda a un 94% de avance. Hemos sido los pioneros a pesar de las diversos

impedimentos (cambios por parte de los entes rectores) en temas de utilización de

catálogos basados en el Plan General de Contabilidad Nacional, procedimientos,

etcétera, incluso la institución ha sido modelo a nivel de la unidad de contabilidad

marcando pautas que han ayudado a la Contabilidad Nacional con la implementación

interna.

17. Integración del SIFA: Estamos a un 53% de integración, según me informa el Ing.

Vinicio Quesada Vargas, profesional de Exceltec, encargado de esta labor. Es

importante mencionar que se preparó una solicitud de tiempo extraordinario y se

envió al Departamento Financiero para poder ejecutar este trabajo en el presente

período a partir de julio del 2016; sin embargo la solicitud no fructificó (Anexo 12)

18. Tasación: Queda como representante del Departamento Financiero el compañero Luis

Fernández Pérez, quien funge como enlace

19. Portal Web: Existe un cronograma, el cual se adjunta para el desarrollo y culminación

de este proyecto (Anexo 13).



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20. Gobierno Digital: Se están revisando los reportes que se utilizarían tanto para el

registro como para la conciliación respectiva (Se adjunta correo enviado a las

Coordinadoras de Financiero ( Anexo 14).

1.2.7. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

(PRESUPUESTO) ASIGNADOS DURANTE LA GESTIÓN (estado de la

ejecución presupuestaria de los recursos financieros asignados y el

destino de los mismos)

La asignación de los recursos financieros (Presupuesto) se maneja a nivel de

Departamento y no de subproceso por lo que no corresponde llenar este punto.

1.2.8. SUGERENCIAS PARA LA BUENA MARCHA DE LA INSTITUCIÓN EN

CASO DEL JERARCA O DE LA UNIDAD EN CASO DE TITULARES

SUBORDINADOS

1. Utilizar los Estados Financieros del Registro Nacional en la toma de decisiones de los

jerarcas de la Institución. Los Estados de Presupuesto son un importante insumo en

esta actividad; sin embargo, no contemplan todo el panorama financiero y económico

de la Entidad que les permita lograr eficiencia y eficacia en la toma de decisiones.

Este tema varía cada vez que hay cambios de Gobierno ya que hay unos que

prefieren analizar esos Estados y hay otros que no lo consideran necesario, se

adjuntan acuerdos tomados por la Junta. (Anexo 15).

2. Eliminar la desigualdad que se presenta entre funcionarios pagados por Presupuesto

Nacional y los pagados por la Junta Administrativa del Registro Nacional. Esto

generalmente se presenta por restricciones de presupuesto.

3. Lograr emitir los Estados Financieros del Registro Nacional el 15 del mes siguiente

con la aplicación de los ajustes que se deriven de las diferentes medidas de control

interno establecidas para ofrecer razonabilidad de los mismos

4. Lograr la integración total del SIFA para cumplir con el registro en la fuente (registro

primario y único)

5. Automatizar las conciliaciones entre cuentas mayores y auxiliares

6. Implementar en un 100% las NICSP para lo cual “toda la Institución” debe

comunicar oportunamente la información que permita el cumplimiento del registro con

base en devengado.



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7. Continuar con la rotación de funciones para lograr capacitación en el Equipo de

Trabajo de manera tal que si un funcionario está de vacaciones, incapacitado, en

capacitación, etc.; otro asuma su puesto y lo desempeñe con eficiencia.

8. Mantener los Manuales de Procedimientos y las políticas actualizadas

9. Hacer posible la carrera administrativa en el Equipo de Trabajo para lo cual deben

evitarse las lagunas entre plazas de manera tal que siempre pueda ser factible el

ascenso y en propiedad

10. Establecer en el Equipo de Trabajo con la especialidad en Contabilidad y lograr poder

contar con plazas de nivel superior en esta rama, cuyo requisito legal sea la

incorporación a los Colegios Profesionales respectivos (Colegio de Contadores

Privados de Costa Rica y Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica).

11. Abrir formalmente unidades dentro del Subproceso tal y como fue recomendado por

consultores externos (Deloitte & Touche): Contabilidad Administrativa, Control Interno

Contable, Contabilidad Financiera y Fiscalización y Control de Calidad.

12. Tomar conciencia de que los registros auxiliares son “auxiliares” de la Contabilidad por

lo que la codificación que se utilice deberá estar ligada a la utilizada por este Equipo

de Trabajo. Los códigos utilizados en el Almacén de Materiales y Suministros son con

base en la codificación presupuestaria y no la contable.

13. Mantener un control sumamente proactivo en el registro de los Activos Fijos de

manera tal que no se retroceda con el avance que se deja a la fecha, en el cual se han

utilizado muchas horas de trabajo intensivo. Mantengo el criterio de que ese Equipo

de Trabajo debería estar ubicado en Financiero y no en Proveeduría.

14. Insistir en que los Activos fijos deben ser reconocidos por la Contabilidad y no por

presupuesto, ya que esto genera disparidades de criterio induciendo a error al que los

registra.

15. Lograr un control exhaustivo de los activos de propiedad-planta y equipo para

mantener un orden razonable con respecto a las cifras que se llevan a nivel contable.

16. Mantener informado a la unidad de contabilidad de cualquier cambio, diferencia,

documento o criterio con relación a los insumos contables que pueda poner en riesgo

la integridad de los estados financieros.

17. Obtener respuestas inmediatas de las Asesoría Jurídica o analizar la posibilidad de

que un profesional en derecho forme parte de este Departamento. Como ejemplo de

esta necesidad cito el documento enviado en agosto del 2013 Núm. DGRN-0847-2013



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(Anexo 16) con relación a consulta aplicada por la Contabilidad Nacional

específicamente en lo que se refiere a la NICSP 6.

18. Por costumbre, se tiende a pedir a Contabilidad gran parte de la información que

solicitan los Entes Fiscalizadores, asignándole a este Subproceso más trabajo del que

de por sí ya tiene asignado. Es conveniente que quien traslade esas solicitudes

conozca muy bien la Institución y de esa manera se dirija directamente a quien

corresponde, simplificando el trámite y permitiendo una respuesta más rápida y

efectiva.

19. Para una adecuada utilización de los recursos humanos, es importante analizar la

posibilidad de que el levantamiento de minutas y convocatorias a reuniones, en el

Departamento Financiero sea realizado por puestos secretariales y no por los

profesionales, los cuales pueden ocupar estos tiempos en sus labores asignadas, las

cuales de por sí, ya son muchas.

20. Tener claridad de que a pesar de que a partir del 2017 son obligatorias las NICSP

para hacer Contabilidad, no debemos suponer que se rompe con la utilización de los

Principios de Contabilidad del Sector Público Costarricense ya que éstos están

inmersos en las normas mismas.

1.2.9. OBSERVACIONES SOBRE OTROS ASUNTOS DE ACTUALIDAD (si

fuera necesario, referirse a otros aspectos que a su criterio deben ser

considerados por su sucesor)

Debe cambiarse radicalmente la idea de que:

1. El contador es aquel funcionario que realiza los registros contables; tal y como ha sido

comunicado, el contador ahora es más un analista de la información contable que se

genera, que un simple registrador. Esto es lo que exigen las NICSP, ya que ellos

serán los encargados de brindar la información fidedigna del estatus contable para

una toma de decisiones.

2. La implementación de esas normas compete solo a Contabilidad; esto compete al

Registro Nacional como parte del Proyecto país que esto representa.

3. El presupuesto es la única herramienta para la toma de decisiones de la

Administración, la contabilidad es una fuente más rica en información y exactitud

financiera.



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4. Que las unidades son dependencias aisladas y que no tiene afectación por las

decisiones que se tomen a nivel interno, todos debemos ser responsables con el

trabajo, por ende debe medir las consecuencias que estas puedan generar a otras

unidades.

5. La información solo compete a una sola persona, es importante dar a conocer

cualquier situación que pueda generar un impacto de cualquier tipo pensando no solo

en la dependencia a la que pertenece sino buscando soluciones para un fin común.

6. La contabilidad es solo un insumo más de información sin mayor importancia para la

Administración.

7. Los asientos o movimientos automatizados se hacen para minimizar el trabajo de los

contadores, esto se solicita con el fin de maximizar el tiempo en labores propias de

análisis y brindar a los usuarios tanto internos como externos integridad de la

información contable.

1.2.10. ESTADO ACTUAL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES QUE

DURANTE LA GESTIÓN HAYA EMITIDO LA CONTRALORÍA (si las

hubiere – estado actual de las recomendaciones emitidas, números de

oficio o documento del Ente Contralor, breve descripción de la

recomendación y su grado de cumplimiento)

En junio del 2011 se emitió un criterio contable con respecto al momento de registro del

arancel del Registro Nacional (timbre), ingreso más importante de esta Institución a través

del oficio DF-RN-0350-2011 (Anexo 17), con ocasión de una observación realizada por la

Contraloría General de la República. En la actualidad, el Ente Contralor está practicando

Auditoría.

1.2.11. ESTADO ACTUAL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES O

RECOMENDACIONES QUE DURANTE LA GESTIÓN HUBIERA GIRADO

ALGÚN OTRO ÓRGANO DE CONTROL EXTERNO (si las hubiere –

estado actual de las recomendaciones emitidas por otros Órganos de

Control Externo, con referencia al número de oficio o documento, breve

descripción de la recomendación y su grado de cumplimiento)

En el Anexo 18 se adjunta la matriz que resume el estado de las recomendaciones

generadas por las Auditorías Externas



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1.2.12. ESTADO ACTUAL DE CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES

QUE DURANTE LA GESTIÓN HUBIERA FORMULADO LA AUDITORÍA

INTERNA (si las hubiere- estado actual de las recomendaciones

emitidas por la Auditoría Interna de la Institución con referencia al

número de oficio o documento, breve descripción de la recomendación

y su grado de cumplimiento)

En el Anexo 19 se adjunta la matriz que resume el estado de las recomendaciones

generadas por la Auditoría Interna

1.3. ANEXOS

1. Limitación de recursos en Contabilidad:

a. Oficios Contabilidad 079 del 16-03-2007 y

b. EC-DF-0236-2010 del 09 de setiembre del 2010

2. Solicitud oportuna de la información dirigida al Departamento de Recursos

Humanos, para poder cumplir con la base de devengo:

a. Oficio EC-DF-224-2009 del 10-07-2009

3. Implementación NICSP a partir del 01-01-2017

a. Decreto 39665

b. Oficio DCN-875-2016 del 14-06-2016

4. Nombramiento de la Comisión de Implementación NICSP

a. Oficio DGRN-1528-2008 del 17-10-2008

b. Oficio DARN-0269-2013 del 18/03/2013

5. Cambio importante contenido en el Plan de Contabilidad General sobre

“Centralización normativa y descentralización operativa”

a. Oficio DARN-0716-2013 del 25/10/2013

6. Importancia de contar con tiempo extraordinario para la continuidad en la

Implementación de las NICSP

a. Oficio DF-RN-075-2015 del 30-01-2015

7. Sistema Específico de Valoración de Riesgo

a. Matriz SEVRI

8. Establecimiento de fechas para incorporación de información en los Estados

Financieros mensuales y envío de información oportuna



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a. Circular DARN-0662-2012 del 05/10/2012 y circular DARN-0961 del

20/12/2011

b. Circular DARN-0531-2015 del 02/09/2016

9. Implementación NICSP

a. Matriz de seguimiento al 31-08-2016

10. Estado de avance del Manual de Procedimientos Técnico Contable

a. Cuadro detalle de Procedimientos

11. Traslado información a Recursos Humanos sobre cuotas patronales ASOREN

a. Oficio EC-RN-DF-285-2012 del 19/11/2012

12. Solicitud Tiempo Extraordinario 2016 para integración del SIFA

a. Correo electrónico 07/06/2016

13. Portal WEB

a. Cronograma

14. Gobierno Digital


15. Acuerdos sobre presentación Estados Financieros a la JARN

a. Núm. J164 del 24/04/2013

b. Núm. J016 del 29/03/2011

c. Núm. J304 del 20/06/2008

16. Consultas al Departamento de Asesoría Jurídica

a. Oficio GDRN-0847-2013

17. Criterio para el registro del Timbre del Registro Nacional

a. Oficio DF-RN-0350-2011 del 10/06/2011

18. Recomendaciones de Auditorías Externas

a. Matriz respectiva

19. Recomendaciones de Auditorías Internas




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1.4. ANEXOS



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1. Limitación de recursos en Contabilidad:

a. Oficios Contabilidad 079 del 16-03-2007.

b. EC-DF-0236-2010 del 09 de setiembre del 2010.



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2. Solicitud oportuna de la información dirigida al

Departamento de Recursos Humanos, para poder

cumplir con la base de devengo:

a. Oficio EC-DF-224-2009 del 10-07-2009.



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3. Implementación NICSP a partir del 01-01-2017

a. Decreto 39665.

b. Oficio DCN-875-2016 del 14-06-2016.



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4. Nombramiento de la Comisión de Implementación

NICSP

a. Oficio DGRN-1528-2008 del 17-10-2008

b. Oficio DARN-0269-2013 del 18/03/2013

c. oficio DGRN-0308-2013



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5. Cambio importante contenido en el Plan de

Contabilidad General sobre “Centralización

normativa y descentralización operativa”

a. Oficio DARN-0716-2013 del 25/10/2013



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6. Importancia de contar con tiempo extraordinario

para la continuidad en la Implementación de las

NICSP

a. Oficio DF-RN-075-2015 del 30-01-2015



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7. Sistema Específico de Valoración de Riesgo

a. Matriz SEVRI



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Dirección Administrativa

Departamento Financiero

Subproceso de Contabilidad

Riesgo ID: 31

Ruta: / Dirección Administrativa / Departamento Financiero

Objetivo: Brindar información sobre el comportamiento financiero del Registro Nacional para apoyar el proceso de toma de decisiones en la gestión.

Origen: Interno

Tipo de Riesgo: Financieros

Factor Asociado: Razonabilidad de la Información

Evento: Que la información económica financiera del RN no sea oportuna, exacta y confiable en su totalidad (no presente razonabilidad)

Fecha Inicio: 03-11-2015 01:50:50PM

Fecha Fin: 28-04-2016 02:22:00PM

Comentarios: SUBPROCESO CONTABILIDAD

Participantes



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Nombre Apellido1 Apellido2 Puesto Email

MARICEL MONCADA RUGAMA COORDINADORA [email protected]

GRETTEL QUESADA CRUZ ANALISTA [email protected]

LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ ANALISTA [email protected]

GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ JEFA [email protected]

WILLIAM ASTUA MELENDEZ DIRECTOR ADMINISTRATIVO [email protected]

MIGUEL SIBAJA ROJAS ANALISTA CONTABLE [email protected]

MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA ANALISTA CONTABLE [email protected]

YESSENIA DÁVILA JÁCAMO ANALISTA CONTABLE [email protected]

YALILE LANZA CALDERÓN ANALISTA CONTABLE [email protected]

Causas

# Descripción

1 . Recepción de los documentos fuera del plazo establecido.

2 . Aplicación de diversos criterios contables en las unidades primarias de registro contable.

3 . Falta de comunicación entre las diferentes unidades administrativas y el jerarca.

4 . Falta de recursos (humanos, económicos, materiales, etc.)

5 . Fallas en el sistema SIFA.

6 . Oferta limitada de de expertos en el país, en relación con la normativa contable (NICSP).

8 . Fuga de conocimiento

9 . Falta de continuidad y efectividad en la capacitación.

Consecuencias

Sanciones administrativas, civiles y/o penales.

No poder aplicar medidas de control oportunas (conciliaciones, arqueos, inventarios).

Incumplimiento de la normativa en la materia.

Aumento en la cantidad de Notas a los EEFF por las salvedades en los registros.

Toma de decisiones incorrectas.

Aumento en la cantidad de trabajo.



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Dificultad en la aplicación de las normas vigentes.

Sanciones del ente rector por no cumplir con la normativa.

Registros manuales.

Riesgo Inherente

Probabilidad: 3.Alta

Magnitud: 15.Alta

Nivel Riesgo: 45.Inaceptable

Medidas

Auto capacitación (no se le realiza costo-beneficio, en virtud de que es aptitud y compromiso por parte del funcionario).

Causas: 6

Efectividad: Alto

Costo/Beneficio: Positivo

Grado Afectación: Alto

Atención del Riesgo: Retener

Frecuencia: Diario

Capacidad instalada: Demostrada

Indicadores: no aplica

Meta: no aplica

Resultados: Cumplida

Observaciones:

Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ |

Ejecución del componente de capacitación del Plan de implementación de las NICSP.



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Causas: 6

Efectividad: Alto

Costo/Beneficio: Razonable



Frecuencia: Diario


Indicadores: Cantidad de actividades realizadas

Meta: 1


Observaciones:

Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ |

Envío de oficios, correos y llamadas telefónicas a las diferentes instancias.

Causas: 1

Efectividad: Alto


Grado Afectación: Medio


Frecuencia: Diario


Indicadores: Porcentaje de información remitida

Meta: 100%


Observaciones: Se envían los correos solicitando la información que no llega en forma oportuna para los cierres mensuales ordinarios, así como los correos de las fechas de presentación de cierre trimestral enviados por la Contabilidad Nacional, lo que se ha traducido en la presentación oportuna de la información.



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Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MIGUEL SIBAJA ROJAS | MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA |

Existencia de una circular que indica la centralización de criterios contables, en el Subproceso de Contabilidad

Causas: 2

Efectividad: Medio




Frecuencia: Anual


Indicadores: Documento elaborado

Meta: 1


Observaciones:

Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ |

Extensión de la jornada ordinaria de los funcionarios.

Causas: 4

Efectividad: Alto




Frecuencia: Trimestral


Indicadores: Número de veces que se extiende la jornada ordinaria en el año.

Meta: 4



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Observaciones: Se aclara que solamente para el cierre anual se aprueba (en forma tardía) el pago de la extensión de la jornada laboral. Con esta acción queda comprobado el compromiso de los funcionarios con la Institución.

Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ |

Participación en reuniones de comisión NICSP.

Causas: 1

Efectividad: Alto




Frecuencia: Mensual


Indicadores: Porcentaje de participación en reuniones.

Meta: 100%


Observaciones:

Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO |

Reuniones con coordinadores del departamento.

Causas: 1

Efectividad: Alto




Frecuencia: Bi-Semanal



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Indicadores: Cantidad de reuniones efectuadas

Meta: 12


Observaciones:

Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ |

Reuniones con los coordinadores de las diferentes unidades en temas específicos.

Causas: 1

Efectividad: Alto




Frecuencia: Diario


Indicadores: Porcentaje de reuniones efectuadas

Meta: 100%


Observaciones:

Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | GRETTEL QUESADA CRUZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MIGUEL SIBAJA ROJAS | MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA | YESENIA DÁVILA JÁCAMO | YALILE LANZA CALDERÓN |

Se coordina con el órgano fiscalizador para establecer alta prioridad en atención a los incidentes presentados para mejoras en el sistema y con respecto a la aplicación de NICSP en el SIFA

Causas: 5

Efectividad: Alto



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Frecuencia: Diario


Indicadores: Porcentaje de mejoras aplicadas en el sistema SIFA

Meta: 100%

Resultados: Parcial

Observaciones: No se logra cumplir debido a que la capacidad de atención del recurso asignado en el contrato de mantenimiento del SIFA fue sobrepasado.

Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ |

Se solicita la intervención de la Dirección Administrativa para corregir deficiencias operativas.

Causas: 1

Efectividad: Alto




Frecuencia: Diario


Indicadores: Porcentaje de intervenciones solicitadas

Meta: 100%


Observaciones:

Responsables: | MARICEL MONCADA RUGAMA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ |

Riesgo Residual



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Magnitud: 15.Alta




Subproceso de Contabilidad

Riesgo ID: 33



Origen: Interno


Factor Asociado: Aplicación de la normativa

Evento: No cumplir con la implementación de las NICSP en el plazo establecido.

Fecha Inicio: 11-11-2015 02:25:19PM

Fecha Fin: 29-04-2016 10:30:00AM



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Comentarios: SUBPROCESO CONTABILIDAD

Participantes


GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ JEFA [email protected] GRETTEL QUESADA CRUZ ANALISTA [email protected] LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ ANALISTA [email protected] MARICEL MONCADA RUGAMA COORDINADORA [email protected]

WILLIAM ASTUA MELENDEZ DIRECTOR ADMINISTRATIVO

[email protected]

YESSENIA DÁVILA JÁCAMO ANALISTA CONTABLE [email protected] MIGUEL SIBAJA ROJAS ANALISTA CONTABLE [email protected] MARÍA GABRIELA

CHACÓN AGUILERA ANALISTA CONTABLE [email protected]

YALILE LANZA CALDERÓN ANALISTA CONTABLE [email protected] Causas

# Descripción

1 Recibo tardío de la información (insumos).

2 Falta de homologación de criterios contables

3 Falta de automatización de algunos registros.

4 Falla de comunicación con el Ente Rector.

5 Falta de personal de planta.

6 Oportunidades de mejora (Inconsistencias y otros) en el SIFA

7 Oferta limitada de expertos en el pais, en relación con la normativa contable (NICSP).

8 Relaciones de coordinación más complejas con las Unidades de registro que están fuera de financiero.

9 Poco tiempo disponible para asimilar información relativa a las NICSP.

10 Falta de claridad y exceso en las directrices emitidas por el Ente Rector.

11 Cambios frecuentes en los lineamientos para la implementación de las NICSP



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Consecuencias

Sanciones a los funcionarios derivadas de aplicación del Art. 110 en adelante de la Ley de Administración Financiera.

Mantenimiento de diferencias en cifras entre el registro auxiliar y el registro mayor.

Información financiera inexacta y poco confiable para la consolidación de cifras nacional e internacional.

Toma de decisiones menos precisas.

Reduce sustancialmente la transparencia y la rendición de cuentas.

Rezago respecto a las demás instituciones.

Riesgo Inherente


Magnitud: 15.Alta


Medidas

Atención de Reporte de incidentes en forma oportuna.

Causas: 6

Efectividad: Alto




Frecuencia: Diario


Indicadores: porcentaje de incidentes reportados

Meta: 100%

Resultados: Parcial



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Página 88

Observaciones: En este momento esta en ejecución el nuevo contrato.

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA |

Auto capacitación (no se le realiza costo-beneficio, en virtud de que es aptitud y compromiso por parte del funcionario).

Causas: 7

Efectividad: Alto




Frecuencia: Diario



Meta: 100%


Observaciones:

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | GRETTEL QUESADA CRUZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO | MIGUEL SIBAJA ROJAS | MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA |

Colaboración de estudiantes que realizan sus prácticas profesionales.

Causas: 5

Efectividad: Alto




Frecuencia: Anual



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Página 89


Indicadores: Porcentaje de estudiantes solicitados

Meta: 100%


Observaciones:


Envío de oficios, correos y llamadas telefónicas a las diferentes instancias del Registro Nacional y el Órgano Rector. (Afecta las causas 4 y 8)

Causas: 1

Efectividad: Alto




Frecuencia: Diario


Indicadores: Porcentaje de envío de correos, oficios y llamadas, según se requiera

Meta: 100%


Observaciones:

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO | MIGUEL SIBAJA ROJAS | MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA |

Existencia de registros manuales.

Causas: 3

Efectividad: Alto




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Página 90



Frecuencia: Diario


Indicadores: Porcentaje de registros actualizados

Meta: 100%

Resultados: Parcial

Observaciones: En este caso aún se está trabajando con los incidentes de automatización del sistema. Por dicha razón el porcentaje del mismo sería un 60%.

Responsables: | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO |

Existencia de un documento entregado de manual de políticas sujeto a actualización para su implementación.

Causas: 2

Efectividad: Bajo




Frecuencia: Anual


Indicadores: Documento actualizado

Meta: 1

Resultados: Parcial

Observaciones: El manual de políticas esta sujeto a actualización para su implementación, cuenta con un avance de un 100% en la elaboración, encontrándose pendiente la revisión y aprobación respectiva.

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO |



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Página 91

Existencia de una Comisión Institucional de implementación de normas.

Causas: 8

Efectividad: Alto




Frecuencia: Mensual


Indicadores: Cantidad de reuniones

Meta: 12


Observaciones: Estas reuniones se seguirán realizando.

Responsables: | WILLIAM ASTUA MELENDEZ |

Extensión de la jornada laboral. (Afecta la causa 5)

Causas: 9

Efectividad: Alto




Frecuencia: Diario


Indicadores: no se aplica

Meta: 100%

Resultados: Parcial



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Página 92

Observaciones: Se trabaja jornada extraordinaria por voluntad y compromiso de los funcionarios. El lento avance en el cumplimiento de las metas de sub-comisiones es debido a la falta de aprobación de extensión de la jornada laboral.

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | GRETTEL QUESADA CRUZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO | MIGUEL SIBAJA ROJAS | MARÍA GABRIELA CHACÓN AGUILERA | YALILE LANZA CALDERÓN |

Plan de capacitación de las normas.

Causas: 6

Efectividad: Alto




Frecuencia: Diario


Indicadores: Porcentaje de ejecución del plan.

Meta: 100%

Resultados: Parcial

Observaciones: Se debe a la aplicación de la directriz 23 H y que las empresas estén inscritas en SICOP


Plan de implementación de las normas.

Causas: 6

Efectividad: Alto






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Página 93

Frecuencia: Diario


Indicadores: Porcentaje de implementación del plan

Meta: 100%

Resultados: Parcial

Observaciones:

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO |

Se cuenta con personal de contrato.

Causas: 5

Efectividad: Alto




Frecuencia: Diario


Indicadores: Cantidad de personal de contrato

Meta: 1


Observaciones: Se cuenta con un recurso de personal contratado

Responsables: | LUIS MARIANO FERNÁNDEZ PÉREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | YESSENIA DÁVILA JÁCAMO |

Se solicitó la intervención de la Dirección Administrativa para mejorar la coordinación con las Unidades de registro. (Afecta la causa 1)

Causas: 8

Efectividad: Alto



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Página 94




Frecuencia: Anual


Indicadores: Documento remitido

Meta: 1


Observaciones:

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ |

Riesgo Residual


Magnitud: 15.Alta




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Página 95



Jefatura

Riesgo ID: 39



Origen: Interno


Factor Asociado: Información financiera

Evento: Información financiera inoportuna.

Fecha Inicio: 09-12-2015 02:24:47PM

Fecha Fin: 20-05-2016 11:30:00AM

Comentarios: JEFATURA



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Página 96

Participantes


GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ JEFATURA [email protected]

MAGDALENA SANCHEZ CHACON COORDINADORA [email protected]

ELIZABETH CHACON BARAHONA COORDINADORA [email protected]


CRISTINA HERRERA LARA COORDINADORA [email protected]

WILLIAM ASTUA MELENDEZ DIRECTOR [email protected]

MICHAEL JAMIENSON LEÓN ASISTENTE FINANCIERO [email protected]

Causas

# Descripción

1 Falta integrar algunos módulos que permitan el manejo de cuentas auxiliares para facilitar los procesos y cumplir con las NICSP.

2 Existencia de procesos manuales

3 Falta de capacitación en la redacción de informes financieros.

4 Inoportuna recepción de insumos de otras instancias

Consecuencias

Decisiones tardías

Sanciones administrativas

Rendición de cuentas tardía

Cumplimiento parcial de las exigencias normativas.

Riesgo Inherente

Probabilidad: 2.Media

Magnitud: 15.Alta



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Nivel Riesgo: 30.Muy importante

Medidas

Analista técnico de la Dirección de Informática para supervisión de incidentes presentados.

Causas: 1

Efectividad: Alto




Frecuencia: Diario


Indicadores: Analista técnico asignado

Meta: 1


Observaciones: Este analista brinda apoyo en el aspecto informático para satisfacer las necesidades del sistema de información financiera administrativa (SIFA).


Contrato de mantenimiento correctivo del sistema.

Causas: 1

Efectividad: Alto




Frecuencia: Anual




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Página 98

Indicadores: Contrato de mantenimiento funcionando

Meta: 1


Observaciones: A la fecha se mantiene el contrato de mantenimiento del SIFA, el cual es indispensable para dar sostenibilidad al funcionamiento del sistema y permite su desarrollo evolutivo.


Controles manuales y revisiones.

Causas: 1

Efectividad: Medio




Frecuencia: Diario


Indicadores: Controles manuales y revisiones realizadas

Meta: 4


Observaciones: Los controles manuales son indispensables para obtener resultados oportunos y de calidad respecto a la información financiera que se genera en el Departamento.

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | ELIZABETH CHACON BARAHONA | MARICEL MONCADA RUGAMA | CRISTINA HERRERA LARA |

Integración de los módulos del SIFA, con la reducción de trabajos manuales.

Causas: 2

Efectividad: Alto



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Página 99




Frecuencia: Diario


Indicadores: Porcentaje de módulos integrados

Meta: 100%

Resultados: Parcial

Observaciones: Esta integración permite contar con información oportuna y mas actualizada, además de minimizar los registros manuales al automatizar los procesos. Se lleva un alto grado de avance en la integración de los módulos.

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | ELIZABETH CHACON BARAHONA | MARICEL MONCADA RUGAMA | CRISTINA HERRERA LARA | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | MICHAEL JAMIENSON LEÓN |

Se emiten circulares, correos y oficios, que recuerdan la importancia de la entrega oportuna de los insumos al Departamento Financiero.

Causas: 4

Efectividad: Alto




Frecuencia: Anual


Indicadores: Documento emitido y comunicado.

Meta: 1


Observaciones: Estos comunicados incrementan las posibilidades de obtener respuestas oportunas por parte de las unidades responsables de remitir la información al Departamento Financiero.



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Página 100


Se reciben capacitaciones en el tema de redacción de informes.

Causas: 3

Efectividad: Alto




Frecuencia: Anual


Indicadores: Cantidad de capacitaciones recibidas

Meta: 1


Observaciones: Este tema es importante por la rendición de cuentas que debe ser clara, concisa y precisa en materia financiera.

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | ELIZABETH CHACON BARAHONA | MARICEL MONCADA RUGAMA | CRISTINA HERRERA LARA |

Riesgo Residual

Probabilidad: 1.Baja

Magnitud: 15.Alta

Nivel Riesgo: 15.Moderado



Jefatura

Riesgo ID: 73



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Página 101



Origen: Interno

Tipo de Riesgo: Operativos

Factor Asociado: Recurso Humano

Evento: Pérdida de personal con competencias para hacer carrera administrativa.

Fecha Inicio: 20-05-2016 01:58:22PM

Fecha Fin: 23-05-2016 02:05:00PM

Comentarios: Jefatura Financiero

Participantes








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Página 102

Nombre Apellido1 Apellido2 Puesto Email MARICEL MONCADA RUGAMA COORDINADORA [email protected]


Causas

# Descripción

1 La estructura de puestos organizacional no permite completar la carrera administrativa.

2 Congelamiento de plazas vacantes que pertenecen a Gobierno

Consecuencias

Imposibilidad de nombrar mediante ascenso directo al personal interno con las competencias para los cargos de coordinación.

Cargas de trabajos.

Reprocesos.

Posibles errores por omisión, inexactitud o falta de oportunidad.

Sanciones administrativas, penales y civiles.

Incumplimiento de plazos establecidos por los entes rectores.

Riesgo Inherente


Magnitud: 15.Alta


Medidas

Análisis de las responsabilidades de los cargos claves del Departamento.

Causas: 1

Efectividad: Medio



________________________________________________________________________

Página 103



Atención del Riesgo: Modificar

Frecuencia: Anual

Capacidad instalada: Demostrada Parcialmente


Meta: 1

Resultados:

Observaciones: Se realizará un análisis por cada uno de los subprocesos y al personal de apoyo de la jefatura.

Responsables: | CRISTINA HERRERA LARA | ELIZABETH CHACON BARAHONA | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MAGDALENA SANCHEZ CHACON | MARICEL MONCADA RUGAMA |

Valoración del envío al Departamento de Recursos Humanos de una solicitud de estudio de factibilidad.

Causas:

Efectividad: -


Grado Afectación:

Atención del Riesgo:

Frecuencia: Anual


Indicadores: Documento de valoración.

Meta: 1

Resultados:

Observaciones: Producto del análisis realizado, se valorará si procede solicitar el estudio de factibilidad al Departamento de Gestión de Recursos Humanos.



________________________________________________________________________

Página 104


Redistribución de funciones

Causas: 2

Efectividad: Alto




Frecuencia: Diario

Capacidad instalada: Demostrada Parcialmente


Meta: no aplica

Resultados:

Observaciones: Esta medida se ejecutará cada vez que se requiera para solventar el faltante de personal.


Riesgo Residual


Magnitud: 15.Alta




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Jefatura

Riesgo ID: 74



Origen: Interno

Tipo de Riesgo: Operativos

Factor Asociado: Servicios

Evento: Falta de capacidad instalada para atender temas nuevos.

Fecha Inicio: 23-05-2016 02:24:31PM

Fecha Fin: 23-05-2016 03:15:00PM

Comentarios: Este riesgo corresponde al Departamento Financiero.

Participantes








ROSIBEL ZUÑIGA RICHMOND ASISTENTE FINANCIERO [email protected]



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Página 106

Causas

# Descripción

1 Falta de personal

2 Falta de sistemas automatizados para nuevos productos o servicios.

Consecuencias

Retrasos en la entrega de la información, cobros, registros contables.

Imprecisión e inexactitud de la información.

Omisión de información financiera relevante para la toma de decisiones.

Incumplimiento de la normativa.

Sanciones administrativas, civiles y penales.

Riesgo Inherente


Magnitud: 15.Alta


Medidas

Capacitación para asumir las nuevas funciones.

Causas: 2

Efectividad: Medio




Frecuencia: Anual




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Página 107

Indicadores: Número de capacitaciones

Meta: 1

Resultados:

Observaciones:


Realización de estudios y generación de propuestas para asumir los temas que correspondan.

Causas: 2

Efectividad: Medio




Frecuencia: Anual



Meta: 1

Resultados:

Observaciones:

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | MARICEL MONCADA RUGAMA |

Se encuentra en proceso la elaboración de la solicitud de personal ante la Dirección General.

Causas: 1

Efectividad: Bajo



Atención del Riesgo: Transferir



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Frecuencia: Anual



Meta: 1

Resultados:

Observaciones: Dado que se conoce que a a partir de enero 2018 el Registro Nacional, asume por completo la administración del Portal de Servicios es importante plantear los requerimientos de personal, para asumir las nuevas funciones de índole financiero.

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | ROSIBEL ZUÑIGA RICHMOND |

Remisión de la solicitud de personal a la Dirección General, para atender los temas nuevos.

Causas:

Efectividad: -


Grado Afectación:

Atención del Riesgo:

Frecuencia: Anual


Indicadores: Documento remitido

Meta: 1

Resultados:

Observaciones:

Responsables: | GEORGINA PANIAGUA RAMIREZ | WILLIAM ASTUA MELENDEZ | ROSIBEL ZUÑIGA RICHMOND |

Se está analizando con la Dirección de Informática, brindar una solución informática para afrontar los nuevos requerimientos de automatización.

Causas: 2

Efectividad: Medio



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Página 109




Frecuencia: Anual


Indicadores: Porcentaje de requerimientos atendidos

Meta: 100%

Resultados:

Observaciones:


Riesgo Residual


Magnitud: 15.Alta




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Página 110

8. Establecimiento de fechas para incorporación de

información en los Estados Financieros

mensuales y envío de información oportuna

a. Circular DARN-0662-2012 del 05/10/2012 y

DARN-0961 del 20/12/2011

b. Circular DARN-0531-2015 del 02/09/2016



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Página 121

9. Implementación NICSP

a. Matriz de seguimiento al 31-08-2016



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Página 122

FORMULARIO DE REGISTRO DE AVANCE

PORCENTAJE DE AVANCE 94%

PROGRAMA ACTIVIDAD TAREAS

FECHA TOPE CULMINACION

FECHA DE INICIO

PORCENTAJE AVANCE

OBSERVACIONES / JUSTIFICACIONES

Capacitación 100%

Inducción y Capacitación sobre NICSP- Implementación del PGCN Metodología y Guía

Concientizar sobre la Gestión Gubernamental y la Gestión Financiera

31/12/2013

01/01/2010 100% LISTO

Gestión de Cambio 01/01/2010 100% LISTO

Capacitación Continua NICSP-PGCN

01/01/2010 100% LISTO

Utilización del PGCN y el Manual Funcional de Cuentas Contable

94%

Con base a los instrumentos proporcionados por DGCN, realizar las acciones necesarias para su implementación

Analizar la descripción de las cuentas del nuevo PGCN para identificar y extraer las correspondientes para uso de la institución

31/12/2013

31/10/2012 100% LISTO

Identificar y extraer las políticas de PGCN que aplican a las transacciones de la institución

01/01/2010 95% Se cuenta de forma documentada las políticas aplicables al Registro Nacional. Queda pendiente el proceso de entrega y aprobación de las políticas generales ante los jerarcas correspondientes.



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Página 123

Elaborar las propuestas de las Políticas particulares que la institución requiera, de acuerdo con la política general del PGCN

01/01/2010 90% Nos encontramos en el proceso de revisión y confección de las políticas particulares, estas se llevan con base a los procedimientos elaborados.

Enviar a la Contabilidad Nacional para su revisión y aprobación las políticas contables particulares propuestas

30/06/2014 80% Nos encontramos aún en el proceso de confección y aprobación de las políticas específicas. Con respecto a las políticas generales estamos en proceso de envío y aprobación por parte de los jerarcas correspondientes.

En caso de las instituciones que no tengan contabilidad patrimonial aplicar el nuevo

PGCN

N/A

N/A

Utilizacion de la guia de aplicación para la implementacion del Devengo

95%

Identificar y clasificar rubro, eventos generadores de registros, momentos de registro, política contable relacionada, cargos y abonos a las cuentas contables

Guía de Activos 31/12/2013

95% Contamos con las guías de activos, misma que se encuentra en revisión y aprobación por parte de los involucrados (Subcomisión encargada) y la Comisión Institucional de las NICSP. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.



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Página 124

Guía de Pasivos

95% Contamos con las guías de Pasivos, misma que se encuentra en revisión y aprobación por parte de los involucrados (Subcomisión encargada) y la Comisión Institucional de las NICSP. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.

Guía de Patrimonio

95% Contamos con las guías de Patrimonio, misma que se encuentra en revisión y aprobación por parte de los involucrados (Subcomisión encargada) y la Comisión Institucional de las NICSP. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.

Guía de Ingresos

95% Contamos con las guías de ingresos, misma que se encuentra en revisión y aprobación por parte de los involucrados (Subcomisión encargada) y la Comisión Institucional de las NICSP. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.



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Página 125

Guía de Gastos

95% Contamos con las guías de gastos, misma que se encuentra en revisión y aprobación por parte de los involucrados (Subcomisión encargada) y la Comisión Institucional de las NICSP. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.

Depuración de Saldos

87%

Cumplir con la Depuración de Saldos establecida por la DGCN en la Guía de Implementación 2010 (Punto 9)

Saldos de las Cuentas del Activo

31/12/2013

Año 2010 90% Ya se encuentran depuradas las cuentas de obras en proceso e inventarios, quedando pendiente lo que respecta a Propiedad-Planta y equipo e intangibles.

Saldos de las Cuentas del Pasivo

Año 2010 90% Se realizó un estudio de los posibles ajustes de cuentas de pasivos de forma específica, además de la materialidad y afectación contable en este tema. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.



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Página 126

Saldos Cuentas del Patrimonio

Año 2010 80% Este es un trabajo constante que debemos realizar a partir de las conciliaciones mensuales entre los registros contables y los presupuestarios, donde se detectan aquellas diferencias que obedecen a la utilización de bases de registro diferentes. Se nombró una subcomisión al efecto. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.

Traslado de Saldos 100%

Establecer la relación de las cuentas utilizadas hasta el 31/12/2013 con las cuentas del nuevo PGCN

Cierre del Balance General con las cuentas contables ya utilizadas

31/12/2013

31/12/2013 100% LISTO

Homologar las cuentas actuales vrs las cuentas nuevas del PGCN

30/04/2013 100% LISTO

Trasladar los saldos depurados al 31/12/2013.

31/12/2014 100% LISTO

Apertura del ejercicio 2014 con la aplicación de las NICSP

31/12/2014 01/01/2016 100% LISTO



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Página 127

Tratamiento de Activos no Financieros

95%

Reconocimiento de los Activos no Financieros de acuerdo a las NICSP, tomando en cuenta los transitorios

Inventarios

31/12/2014

31/12/2014 95% Actualmente las cuentas auxiliares y mayores están conciliadas en lo correspondiente a materiales y suministros, quedando pendiente de estudio la de timbres y boletas. Se nombró una subcomisión para tratar dicho tema. No se cuenta con tiempo extraordinario para el avance oportuno y significativo debido a un estudio técnico realizado por Recursos Humanos.

Propiedades, planta y equipo

31/12/2014 95% Se aplicará el traslado del resultado del levantamiento de activos fijos para proceder a limpiar las cuentas por depurar del balance. Lo que compete hasta diciembre 2015.

Propiedades de inversión 100% N/A

Bienes de infraestructura


Activos intangibles


Activos biológicos 100% N/A

Activos concesionados 100% N/A

Tratamiento de Instrumentos Financieros

98% Reconocer, valuar y exponer todos los instrumentos financieros

Activos Financieros 31/12/2014

100% N/A

Pasivos Financieros 100% N/A



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Página 128

según NICSP Instrumentos de Patrimonio 100% N/A

Beneficios a los empleados

01/06/2013 90% Ya se presentó el estudio de los beneficios a empleados adicionalmente de la respuesta con respecto a las plazas pagadas con presupuesto de gobierno, estamos realizando la revisión respectiva para validar dicha información. Además estamos adaptando los nuevos cambios en procedimientos según las políticas enviadas por Contabilidad Nacional.

Arrendamientos Financieros 100% N/A

Manuales de Procedimientos Contables

90% Elaboración y remisión de los manuales de procedimientos contables

Confeccionar los manuales de los procedimientos contables con los formatos establecidos por la Contabilidad Nacional

31/12/2014

01/03/2014 90% Nos encontramos en el nuevo proceso de confección de los procedimientos según los nuevos parámetros solicitados por la Contabilidad Nacional, adicionalmente estamos en la etapa de revisión y asesoría para la culminación de los mismos.

Enviar a la Contabilidad Nacional para su revisión y aprobación

85% Se han enviado parte de los procedimientos, sin embargo por requerimiento de Contabilidad Nacional los mismos deben ser enviados formalmente por medio de oficio institucional y bajo conocimiento de las altas jerarquías.

Integración del Sistema de Administración

95% Homologar los clasificadores presupuestarios con las

Identificar las cuentas contables y su relación con los clasificadores presupuestarios

31/12/2013

100% LISTO



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Página 129

Financiera cuentas contables

Ajustar sus sistemas de apoyo contable con las matrices de integración

90% En este punto, hemos presentado un retroceso con respecto al sistema, a pesar de que el avance que se muestra es de un 90%, se han presentado cambios principalmente debido a las nuevas disposiciones realizadas por Contabilidad Nacional mencionadas en el último convivio realizado a finales del 2015 y retomadas en este año 2016, principalmente en las estructuras y las políticas generales. Cabe mencionar que nuestra institución ya contaba con esa etapa superada, incluso ya se estaba registrando con las nuevas cuentas y los reportes se mostraban a como se solicitó anteriormente, por lo que estos nuevos requerimientos nos afectan a nivel de recursos tanto económicos, técnicos así como humano. Estamos trabajando nuevamente con los requerimientos para presentar un producto final acorde con lo solicitado por el ente rector (Contabilidad Nacional)



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Página 130

10. Estado de avance del Manual de Procedimientos

Técnico Contable

a. Cuadro detalle de Procedimientos



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Página 132

11. Traslado información a Recursos Humanos

sobre cuotas patronales ASOREN

a. Oficio EC-RN-DF-285-2012 del 19/11/2012



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Página 133



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Página 134

12. Solicitud Tiempo Extraordinario 2016 para

integración del SIFA




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Página 142

13. Portal WEB

a. Cronograma



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Página 143

WBS Name Start Finish Duration Avance

1

PROCESO DE TRANSICION DE PORTAL DE SERVICIOS (BCR- RN)

25/08/2015 29/12/2017 614d

1.1

Procesos de gestión técnica, soporte, mantenimiento (Dirección de Informática)

25/08/2015 25/08/2015 1d

1.1.1

Identificar los procesos de contratación que darán soporte a la plataforma

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.1

Brindar el servicio de monitoreo a la plataforma de portal (recursos del RN)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.1.1

Revisar el alcance del cartel actual de monitoreo de la plataforma del RN ( especificaciones técnicas)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.1.2

Solicitar al Depto. Asesoría Jurídica una recomendación viable legal ( incorporar nuevos componentes en el contrato monitoreo)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.1.2.1 Hacer una justificación para ampliar contratación.

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.1.2.1.1

Iniciar el trámite de ampliación antes la ejecución del contrato. (16/10/2015)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d



________________________________________________________________________

Página 144

1.1.1.2 Ejecución del Contrato de Monitoreo

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1.1.1.2.1 Implementación de la herramienta de monitoreo (RN)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.2.1.1 Configuración (BCR-RN)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.2.1.2 Pruebas 08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.2.1.3 Definir los protocolos de atención

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.2.1.3.1 Protocolos con el BCR 08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.2.1.3.2 Protocolos internos 08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.3

Brindar el servicio de mantenimiento del Hardware y software de la solución Portal

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.3.1

Entregar del licenciamiento de la plataforma Portal al RN (BCR)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d



________________________________________________________________________

Página 145

1.1.1.3.1.1 Revisión y validación de la documentación recibida (RN) por BCR.

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.3.2

Transferir (BCR) los derechos de propiedad de hardware y software del Portal.

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.3.2.1

Sesiones de trabajo a las unidades administrativas de DIRN

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.3.3

Identificar los contratos que se requieran el soportar el portal

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.3.3.1

Iniciar los procesos y tramites contractuales en el RN.

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.3.3.2 Revisar contratos vigentes

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.3.4 Capacitación del personal técnico de la DIRN

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.4

Definir los protocolos para el control y soporte de la Plataforma de Portal (mant. desarrollos, etc.)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.4.1 Definir los protocolos de atención de toda la solución

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d



________________________________________________________________________

Página 146

1.1.1.4.1.1 Protocolos internos 08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.1.1.4.1.1.1 Técnicos 08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2 Procesos técnicos de Depto. Proyección

25/08/2015 29/12/2017 614d

1.2.1 Operación del Call Center en el RN

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.1.1 Logística de implementación

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.1.1.1 Reunión con el personal con el BCR

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.1.1.1.1 Realizar diagnóstico 08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.1.1.2 Compra de equipos (diademas)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.1.1.2.1 Traslado de personal de contrato al centro de asistencia

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d



________________________________________________________________________

Página 147

1.2.1.1.2.1.1 Reacondicionar el espacio físico y compra de mobiliario

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.1.1.3 Revisar y estandarizar los protocolos existentes

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.1.1.3.1 Capacitación del personal actual RN.

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.2 Mantener el sitio informativo del Portal (cara gráfica)

08/25/2015 08:00 a.m.

12/29/2017 05:00 p.m.

614d

1.2.2.1 Renovar el contrato de sitio informativo (Hermes BCR-RN)

08/25/2015 08:00 a.m.

12/29/2017 05:00 p.m.

614d

1.2.2.1.1 Remitir oficio de solicitud al BCR para inicio del proceso

09/14/2015 08:00 a.m.

12/29/2017 05:00 p.m.

600d

1.2.2.1.2 Iniciar procesos de contratación BCR (Dic. 2017)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.2.2 Elaborar contrato de rediseño del sitio informativo

08/25/2015 08:00 a.m.

01/02/2017 05:00 p.m.

355d

1.2.2.2.1 Actualizar los requerimientos 2016

08/25/2015 08:00 a.m.

01/02/2017 05:00 p.m.

355d



________________________________________________________________________

Página 148

1.2.2.2.1.1 elaborar el cartel 08/25/2015 08:00 a.m.

01/02/2017 05:00 p.m.

355d

1.2.2.2.1.1.1 Iniciar el proceso de contratación (2017)

08/25/2015 08:00 a.m.

01/02/2017 05:00 p.m.

355d

1.2.2.2.1.1.1.1

Requerir recursos presupuestarios (2016)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.2.2.1.1.1.1.1

Proceso de contratación ( Dic. 2017)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.2.2.1.1.1.1.1.1

Inicio contratación Enero 2018

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.2.2.1.1.1.2

Ejecución del contrato ( 2018)

01/02/2017 08:00 a.m.

01/02/2017 05:00 p.m.

1d

1.2.2.3

Elaborar contrato de ampliación para sitio informativo ( HERMES)

08/25/2015 08:00 a.m.

01/02/2017 05:00 p.m.

355d

1.2.2.3.1

Definir el plazo y alcance del contrato de horas mantenimiento de la herramienta actual

08/25/2015 08:00 a.m.

01/02/2017 05:00 p.m.

355d

1.2.2.3.1.1 Realizar sesiones de trabajo con todos los involucrados

08/25/2015 08:00 a.m.

01/02/2017 05:00 p.m.

355d



________________________________________________________________________

Página 149

1.2.2.3.1.2 Elaborar pliego cartelario

08/25/2015 08:00 a.m.

01/02/2017 05:00 p.m.

355d

1.2.2.3.1.1.1 Iniciar el proceso de contratación (2017)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.2.3.1.1.1.1

Requerir recursos presupuestarios (2017)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.2.3.1.1.1.1.1

Proceso de contratación ( Dic. 2017)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.2.2.3.1.1.1.1.1.1

Inicio contratación Enero 2018

01/02/2017 08:00 a.m.

01/02/2017 05:00 p.m.

1d

1.2.2.3.1.1.1.2

Ejecución del contrato (x tiempo determinado en el 2018)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.3

NUEVOS PROCESOS DE GESTIÓN FINANCIERA * (acciones condicionadas al Proyecto de Tasación)

25/08/2015 31/01/2018 1d

1.3.1 RECAUDACION 25/08/2015 31/12/2017

1.3.1.1

Analizar las opciones disponibles para la recaudación de los fondos

25/08/2015 30/06/2016



________________________________________________________________________

Página 150

1.3.1.2

Analizar la logística que conlleva las solicitudes de devoluciones (contra cargos)

05/05/2016 30/06/2017

1.3.1.3

Definir la modalidad de recaudación de los fondos (apertura del canal de captación).

30/06/2016 31/12/2016

1.3.1.4

Formalizar la modalidad de recaudación de los fondos

30/06/2017 31/12/2017

1.3.1.5 Capacitar al personal (BCR-RN)

indicar fecha

1.3.2 CONCILIACIÓN DE VENTAS DEL PORTAL

25/08/2015 31/12/2017

1.3.2.1

Actualizar el procedimiento para las liquidaciones y conciliaciones de ventas

25/08/2015 30/06/2016

1.3.2.2 Dotar del recurso humano necesario

30/01/2016 30/06/2017

1.3.2.3 Capacitar al personal (BCR-RN)

30/01/2016 31/12/2017

1.3.2.4 Exploración de posible automatización

01/01/2016 30/06/2016



________________________________________________________________________

Página 151

1.3.2.5 Delimitar los procedimientos definitivos

05/05/2016 30/06/2016

1.3.3 DISTRIBUCIÓN DE TIMBRES Y ESPECIES FISCALES

25/08/2015 31/12/2017

1.3.3.1

Activar una nueva línea de distribución de timbres por cada entidad recaudadora

05/05/2016 30/05/2017

1.3.3.2

Revisar y actualizar el procedimiento para la distribución de los timbres de otras entidades.

30/06/2016 30/06/2017

1.3.3.3

Contratar con la(s) entidad (es) encargada (s) de la recaudación y tasación de fondos, la distribución de los timbres y especies fiscales

30/06/2017 30/11/2017

Recaudación RN y distribución BCR por mandato

Recaudación y distribución por parte de terceros

1.3.4

DEFINIR LOS PROCESOS DE REPORTES EJECUTIVOS Y OPERATIVOS

31/01/2015 31/12/2017

1.3.4.1

Diseñar e implementar los reportes ejecutivos y operativos

05/05/2016 31/12/2017



________________________________________________________________________

Página 152

Coordinar con la Dirección de Servicios los informes ejecutivos relativos a ventas propiamente dichas (temas cualitativos) y la parte cuantitativa a cargo de Financiero.

30/01/2017 28/02/2017

1.3.4.2 Elaborar los reportes operativos

05/05/2016 31/03/2017

1.3.4.2.1 Plantear un borrador de reportes a Informática

05/05/2016 31/03/2017

1.3.4.2.2 Revisión por parte de Informática de los reportes

05/05/2016 31/03/2017

1.3.4.2.3 Generación de una última versión de reportes

05/05/2016 31/03/2017

1.3.4.2.4 Pruebas 31/07/2016 31/03/2017

1.3.4.2.5 Capacitación 31/07/2016 31/03/2017

1.3.4.2.6 Implementación 31/07/2016 31/03/2017



________________________________________________________________________

Página 153

1.3.4.3 Elaborar reportes ejecutivos

30/01/2017 30/06/2017

1.3.4.3.1 Plantear un borrador de reportes a Informática

1.3.4.3.2 Revisión por parte de Informática de los reportes

1.3.4.3.3 Generación de una última versión de reportes

1.3.4.3.4 Pruebas

1.3.4.3.5 Capacitación

1.3.4.3.6 Implementación

1.3.5 REGISTROS CONTABLES

03/01/2016 31/01/2018

1.3.5.1 Analizar la normativa NICSP (concluido)

15/10/2015 30/06/2016



________________________________________________________________________

Página 154

1.3.5.2 Emitir criterio y propuesta de registro contable

30/10/2015 30/06/2016

PWC emitió un criterio, sin embargo a la fecha hemos solicitado cambios que no han sido efectuados ya que no cumplen con los aspectos que necesitamos para cubrir este rubro.

1.3.5.3 Consulta a la CN 05/11/2015 30/09/2016

Contabilidad Nacional solicitó la información de los registros para emitir un criterio, no obstante a la fecha no hemos obtenido respuestas por escrito.

1.3.5.4 Presentación del resultado de la consulta a la DG

30/03/2016 31/10/2016

1.3.5.5

Elaborar la recomendación contable para la realización del registro del Portal como activo propiedad del RN.

03/01/2016 31/10/2016

PWC emitió un criterio, sin embargo a la fecha hemos solicitado cambios que no han sido efectuados.

1.3.5.6 Coordinar la gestión del avalúo

31/10/2016 30/11/2016

De forma verbal, PWC nos indicó que es necesario que el avaluó lo realice un profesional que conozca de este tipo de producto, por lo que sugirió que sean profesionales de TI quienes establecen los avalúos

1.3.5.7 Realización del avalúo 30/11/2016 30/09/2017

1.3.5.8 Validación del avalúo 01/10/2017 31/10/2017

1.3.5.9 Recepción del activo portal

01/12/2017 15/12/2017



________________________________________________________________________

Página 155

1.3.5.10 Emisión del acuerdo de JARN

01/12/2017 15/12/2017

1.3.5.11

Realizar los registros contables del Portal recibido a satisfacción por la Junta Administrativa

31/12/2017 15/02/2018

1.4 Procesos de la gestión operativa de Portal

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.4.1 Aprobar presupuesto de operativa ( portal)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.4.1.1 Sesión de Comité ejecutivo

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.4.1.1.1 Acuerdo de Comité Ejecutivo (aprobación de presupuesto 2016)

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.4.1.2 Elaborar un estimado proyectado de pagos.

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.4.1.2.1 Recepción de facturas

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.4.1.2.1.1 Revisión y aprobación de documentación

08/25/2015 08:00 a.m.

08/25/2015 05:00 p.m.

1d

1.4.1.2.1.1.1 Pago al BCR



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14. Gobierno Digital




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Página 159

15. Acuerdos sobre presentación Estados

Financieros a la JARN

a. Núm. J164 del 24/04/2013

b. Núm. J016 del 29/03/2011

c. Núm. J304 del 20/06/2008



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Página 164

16. Consultas al Departamento de Asesoría Jurídica

a. Oficio GDRN-0847-2013



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Página 167

17. Criterio para el registro del Timbre del Registro

Nacional

a. Oficio DF-RN-0350-2011 del 10/06/2011



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Página 175

18. Recomendaciones de Auditorías Externas




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MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA EXTERNA 2014

ESTADOS FINANCIEROS JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO

HALLAZGOS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES CONSIDERACIONES IMPLICACIONES

Controles Generales. Identificación de riesgos sobre las actividades o tareas que se realizan para la Administración de bienes.-Grado 2.

En virtud de la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, en forma conjunta los Subprocesos de Contabilidad y Administración de Bienes han venido trabajando en la depuración de la Cuenta Activos Fijos. No obstante, una vez concluida tal depuración, se hace necesario que la Administración realice una clara diferenciación de funciones en cada uno de los subprocesos involucrados, de tal forma que, la Unidad de Bienes se encargue, entre otras funciones, de la administración completa de sus registros auxiliares, mientras que la Contabilidad debe recomendar la aplicación de los ajustes a las conciliaciones de esos registros auxiliares con el mayor, según sea el caso.

Una vez que se concluya con la valoración de la ubicación del subproceso de Administración de Bienes y concluida la depuración de la Cuenta Activos Fijos, la Unidad de Bienes debe velar entre otras funciones de la administración completa de sus registros auxiliares, y la Contabilidad de las conciliaciones de esos registros auxiliares con las cuentas contables que administra.

Se considera necesario tomar en cuenta la recomendación principalmente para la delimitación de las responsabilidades en el tema de Activos Fijos, tanto para del área contable como el área de la Unidad de Bienes, y que la administración de registros auxiliares contemple la totalidad de controles que existan sobre los activos, como ejemplo, el control consecutivo de los patrimonios, registro de los activos dados de baja por desuso, deterioro o donación, control y seguimiento de las obras en proceso (registro de pagos por avance), entre otros.

Aprobar Al considerar esta recomendación, tanto el área de bienes como Contabilidad, tienen delimitada las funciones y responsabilidades en tema de activos fijos, optimizando tiempo y recursos, evitando riesgos potenciales por duplicidad de funciones, generando información más razonable y consistente a la hora de recomendar y aplicar los ajustes respectivos a las conciliaciones del auxiliar y el mayor respectivamente.

Improbar Riesgos de duplicidad en la concentración de funciones, incumpliendo principios de control interno, a saber, eficiencia , eficacia y calidad de la información que se reflejará en los EEFF en todo lo referente al tema del registro adecuado de los activos fijos, incumpliendo asi la normativa establecida en la Ley de Control Interno.


Diferencias de criterio sobre la base de registro

Las cuentas por cobrar al Ministerio de Hacienda calculadas por el subproceso de Tesorería, han

Debido a que el artículo 11 de la Ley 9024, no precisa si deben o no

Es oportuno además de establecer el criterio de cómo calcular

Aprobar Al aprobarse esta recomendación se estaría definiendo de

Improbar Se estaría incrementado cada vez más la



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de la cuenta por cobrar al Ministerio de Hacienda.-Grado 2.

estado originando diferencias entre el auxiliar y la cuenta de mayor por un monto de ₡10.532.117.41, por cuanto este Subproceso, de acuerdo con los informes de conciliación de abril 2012 a julio 2014, contempla en los registros auxiliares las comisiones y las devoluciones que se realizan al amparo de dicha Ley. Por su parte, el Subproceso de Contabilidad ha venido aplicando el registro de la cuenta por cobrar sobre el monto total recaudado (monto bruto). Por lo anterior, existen dos criterios distintos de registro en ambos Subprocesos.

considerarse (rebajarse) las comisiones pagadas al ente recaudador del impuesto y las devoluciones al contribuyente, es conveniente definir oportunamente la base de registro para que no se siga acumulando la diferencia en la conciliación. Es necesario unificar el criterio de registro.

correctamente las cuenta por cobrar a Hacienda, definir qué departamento es el responsable directo de llevar los controles de recaudación del impuesto de la Ley 9024, ya que esta función actualmente se está llevando inclusive entre Tesorería, Contabilidad y Presupuesto, todo esto con el propósito de esclarecer los criterios en cuanto a devoluciones y comisiones sobre la recaudación que realiza el BCR, y aprovechando también establecer la forma correcta que también se viene aplicando para el cálculo de la comisión que exige el BCR sobre estos recursos.

una vez por todas, los parámetros para el cálculo de la cuenta por cobrar a Hacienda y la cuenta por pagar al BCR sobre la recaudación de este impuesto, y de esta forma se realizarían los ajustes necesarios para conciliar la cuenta auxiliar y mayor, y así ofrecer un saldo razonable y consistente en los EEFF

diferencia en la conciliación de esta cuenta entre lo registrado por Tesorería, Contabilidad y Presupuesto, incumpliendo también con los principios de eficiencia, eficacia y calidad de la información financiera reflejada en los EEFF.


Contingencias Fiscales relacionadas con la Adenda I Contrato de Comisión y Recaudación, suscrito con el Banco de Costa Rica.-Grado 1.

En relación al Contrato de Comisión y Recaudación, mediante nota de fecha 16 de julio del 2015 el Banco de Costa Rica, División Comercial e institucional de dicho banco, da respuesta a consulta realizada por el Registro Nacional, indicando dicho banco que por el tipo de servicio que suministra al amparo de la adenda I a dicho contrato, no está obligado a emitir

Es conveniente y necesario que se formalice una consulta por escrito a la Administración Tributaria sobre la correcta interpretación de la Ley 7092 Impuesto sobre la Renta y su Reglamento, y así lograr una respuesta de fuente independiente y

Al considerar el aspecto legal en la consulta a la Administración Tributaria sobre esta problemática, se estaría resolviendo para ambas partes si debe de emitirse o no la factura correspondiente sobre este servicio tomando en consideración lo

Aprobar De aprobar esta iniciativa, se obtendría un criterio respaldado por la Autoridad Tributaria para poder ejecutar las gestiones en temas fiscales conforme la ley así lo estipule.

Improbar De no aprobarlo se corre el riesgo, de que el contrato no este redactado de acuerdo a la normativa fiscal nacional, por lo tanto se puede incurrir en hacer



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facturas relacionadas con el cobro de los servicios e inversiones. No obstante, es nuestro criterio que la respuesta del Banco no es suficiente y competente para el análisis de si dicho Banco tiene o no la obligación de cumplir con la Ley y que la consulta debe ser formulada por escrito a la Administración Tributaria y obtener respuesta de éste órgano fiscalizador sobre la correcta interpretación de la Ley Impuesto sobre la Renta y su Reglamento.

fidedigna, con respecto si el Banco de Costa Rica debe facturar y si aplica o no la retención del 2%. Esta consulta debe ser realizada en forma escrita y con base en la respuesta de la Administración Tributaria, y proceder con lo que disponga dicho ente fiscalizador.

estipulado en la adenda 1 del Contrato de Comisión y así obtener respuesta de éste órgano fiscalizador sobre la correcta interpretación de la Ley Impuesto sobre la Renta y su Reglamento para este caso

omisión o que contradiga lo que la ley estipule por lo que la validez del mismo se perdería de forma parcial o total.


Conciliación de la cuenta Tarjeta de combustibles.-Grado 2

El estado de cuenta que suministra el Banco de Costa Rica denominado “compras institucionales”, que se utiliza para conciliar la cuenta Tarjeta de Combustible, no contiene los saldos inicial y final. Estos saldos son determinados mes a mes por la Tesorería con base en la lista de transacciones que contiene el estado de cuenta y los registros manuales que se utilizan mes a mes para tales efectos en hojas de trabajo Excel.

Solicitar al Banco de Costa Rica la inclusión de los saldos inicial y final en el estado de cuenta de la tarjeta de compras de combustible de cada mes.

Es necesario tomar en cuenta esta recomendación ya que actualmente los saldos iniciales y finales se calculan de forma manual por parte de Tesorería, y sería mucho más formal que el mismo estado de la tarjeta de combustible tenga incorporado esta información, al igual que se hace en cualquier estado mensual de cualquier cuenta bancaria.

Aprobar Facilitaría la aplicación de la conciliación de la tarjeta de combustible, al tener la información completa y fidedigna por parte del Banco de Costa Rica y de esta forma tener el saldo razonable entre la cuenta de Bancos y el Auxiliar de Tesorería, y que posteriormente facilitaría también realizar la conciliación de estos saldos versus el registro mayor de esta cuenta por Contabilidad.

Improbar Podría ocasionar cálculos incorrectos de inicio y final de esta cuenta, estableciendo saldos por conciliar no correctos que repercutirían posteriormente a la hora de conciliar con el mayor.



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Riesgos derivados de la relación mercantil con Asoren.-Grado 2

La Junta Administrativa del Registro Nacional carece de una evaluación por escrito de los riesgos a que está expuesta en dicha relación mercantil, ante una posible intervención de la C.C.S.S., o posibles reclamaciones de derechos laborales derivados de la relación de los funcionarios de ASOREN con la Administración de la Junta Administrativa del Registro Nacional; relación que puede ser interpretada en el caso de un litigio o revisión de la C.C.S.S., como de tipo laboral y no mercantil, como originalmente ha sido concebida. Los riesgos (económicos y legales) y sus implicaciones no están definidos por escrito.

Solicitar a la Departamento de Asesoría Jurídica, un análisis de los riesgos legales y definirlos por escrito a que se expone, la Institución debido a la continuidad de los contratos con la Asociación.

Al tener una respuesta por parte del Depto. Legal, permitirá esclarecer estas posible situaciones potenciales a que estarían expuesto tanto ASOREN como el Registro Nacional, y así podría revisarse los contratos vigentes incluyendo las resoluciones que disponga esta consulta legal, y de acuerdo a esta resolución ASOREN, asimismo estaría actualizando los contratos que tengan con el personal de apoya que labora en las diferentes aéreas del Registro Nacional.

Aprobar Se minimizaría los riesgos tanto para ASOREN y el Registro Nacional, en el sentido que tendría mayor claridad en cuanto a los derechos y deberes laborales que tengan con su personal a cargo, al quedar todo por escrito y revisado de acuerdo a lo que indica el Código de Trabajo y leyes conexas.

Improbar Aumentaría el grado de incertidumbre y los riesgos asociados económicos y legales, al no contemplar una resolución legal que delimite las derechos y deberes y sus implicaciones al no tener nada definido y legalizado por escrito que demuestre si el Registro Nacional tendría algún tipo de obligación si se presentara alguna reclamación laboral por parte de los funcionarios que dan apoyo y que están en planilla directamente con ASOREN.



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Administración de riesgos resultantes de aplicar el sistema de compra Merlink.-Grado 1.

La utilización del nuevo sistema Merlink ha implicado la eliminación del expediente físico donde anteriormente se archivaban los documentos en orden cronológico y secuencial y por lo tanto, la utilización del expediente electrónico en la nueva plataforma. Además, debido a estos cambios, se produjo la derogatoria del Manual de Compras Institucional según acuerdo de la Junta Administrativa J040 del 13 de febrero 2014.

De conformidad con la experiencia adquirida con el uso de medios electrónicos del sistema Merlink, realizar una revisión o diagnóstico para identificar los riesgos que implica la eliminación del expediente físico, así como también las ventajas del cambio. Es conveniente y necesario determinar los controles que se necesitan para atenuar los riesgos que se logren identificar.

La eliminación del expediente físico y en general la eliminación de documentos “en papel”, ha sido parte de los programas de gobiernos como iniciativa para al desarrollo sostenible ambiental, por lo que la recomendación no seria tan relevante. Por otro lado, es necesario acoger la propuesta de mantener un expediente histórico no necesariamente físico, sino, de forma escaneada o digital.

Aprobar A nivel sostenible, estaríamos imposibilitando a la institución de formar parte de programas de desarrollo ambiental, además de requerir un mayor espacio físico para salvaguardar dichos documentos, aunque de esa forma se aseguraría el mantenimiento de los expedientes históricos de los proveedores.

Improbar De no aprobarse, se estaría continuado con las campañas de desarrollo sostenible, sin embargo, es recomendable mantener el expediente histórico de forma digital para no tener una afectación a la secuencia cronológica de dichos documentos.


Actualización de la Guía Instructiva para el funcionamiento de los Órganos Fiscalizadores.- Grado 2

Determinamos que las funciones tipificadas en la Guía Instructiva para el funcionamiento de los Órganos Fiscalizadores, no están actualizadas. Lo anterior debido a los cambios recientes en los procesos de adquisición de bienes y servicios y la derogatoria del manual de compras.

Se recomienda revisar y actualizar la Guía Instructiva de Órganos Fiscalizadores a la luz de los cambios a la actual normativa, incluido el cambio en los procesos de adquisiciones con la actual plataforma Mer-link, las directrices de la Dirección General de Administración de Bienes y los procedimientos electrónicos.

Como todo guía instructiva, estas deben de actualizarse constantemente de acuerdo a los cambios en el entorno laboral, aumento de personal, cambios tecnológicos, de infraestructura, entre otros, por tanto, se hace necesario con el propósito de minimizar riesgos existentes y potenciales, el actualizar estos instructivos

Aprobar Aprobar la actualización, es de por si una necesidad, ya que debe de estar monitoreándose los cambios que experimenta el entorno general en que se encuentra la Institución, la relación existente entre funcionarios, usuarios clientes de los servicios que se brindan, proveedores de

Improbar En caso de no aprobarse, esto puede provocar vacios en la legislación que provoque una traba en los procesos fiscalizadores dentro de la institución. Por otro lado, podemos caer en



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tomando en cuenta la cantidad de nuevos servicios que se está ofreciendo el Registro Nacional, para facilidad de sus usuarios, como ejemplo, el portal Web, Convenios WE-Municipalidades y otros Entes, donde se realizan transacciones de gran volumen, por tanto se hace necesario estar revisando periodo a periodo de producción los cambios que se estén dando y aplicarlos a estas guías.

bienes y servicios a la institución, y la forma en como actualmente utilizan la plataforma Mer-link, con el propósito de establecer mejoras en los procedimientos.

incumplimientos ante los órganos rectores como Contraloría, Hacienda, entre otros, provocando así sanciones al Registro Nacional.



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19. Recomendaciones de Auditorías Internas




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JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

INFORME DE AUDITORIA INTERNA AF-003-2013

"ANALISIS DE ESTADOS FINANCIEROS"

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

Recomendaciones

Comentarios de Administración

(1) ECRN-DF-159-2013 (22 JULIO , 2013) Observaciones Observaciones Responsable Plazo Estado

1.Establecer una plazo en coordinación con las unidades responsables para contar con la aprobación de los manuales de procedimientos y políticas contables y ya una vez aprobados comunicar a los colaboradores involucrados en el proceso contable para así lograr un alto grado de eficiencia en el control de las operaciones

Se aportará la documentación donde se han implementado los manuales y políticas contables.

I) Manuales de Procedimientos El equipo de Contabilidad del Registro Nacional cuenta con los procedimientos administrativos los cuales fueron concluidos y aprobados en colaboración de la Unidad de Desarrollo Estratégico en junio del 2013. En el Anexo 1 se adjunta la nota ECRN-DF-140-2013 DEL 26/06/2013, donde la coordinadora contable hace entrega oficial de los mismos a los funcionarios de Contabilidad; documento que fue enviado a la MPM. Jenny Hernández Delgado el 09-07-2013 8ANEXO 2). Con relación a los procedimientos técnicos contables, los mismos están siendo ordenados por la Dirección General de la Contabilidad Nacional de acuerdo a las Directriz CN-004-2013, recibida esta semana donde presentan el formato que debemos que debemos de seguir para el desarrollo de los mismos.



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Sobre este asunto particular, se realizo la reunión el pasado 05-07-2013 en la Contabilidad Nacional con los Compañeros de la UDEI el, donde dicha Dirección fue enfática en indicar que debíamos a ajustarnos a los formatos que ellos están dando para mantener igualdad en toda la administración pública. II ) Políticas Contables Con respecto a este punto y como es de su conocimiento , la Dirección General de Contabilidad Nacional a través del Plan General Contable emitió la políticas generales. Con la contratación del consultor en materia de Implementación de Normas en esta Institución, se elaboró el documento que se les adjunta en el Anexo 3. Por solicitud verbal del Ente Rector, para que ellos entren a analizar dicho documento para efectos de aprobación, debemos de relacionar esas políticas con aquellas, para lo cual se nombro una subcomisión.

2. Verificar la existencia de la política para anular los cheques y las boletas de pago a los tres meses de emitida y que se encuentran en cartera y una vez verificada la

Se aportará la documentación donde se han implementado los manuales y políticas contables.

En el Anexo 5 se le adjunta fotocopia del acuerdo de la JARN J439 de la Sesión Ordinaria N°43-2004 celebrada el 15-01-2004 con respecto a la anulación de los cheques que tienen tres meses de estar en cartera, lo cual se revela en la notas a los Estados Financieros mensualmente.



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existencia de dicha política se deberá de documentar y mantenerla al alcance de cualquier persona que la requiera.

3. Establecer las medidas de control necesarias para poder dar validez a la información suministrada por el Banco de Costa Rica

Está en proyecto un convenio con el Banco, para establecer y hacer mejoras en los mecanismos de control.

Se está trabajando en el proyecto de Tasación donde se están tomando en consideración, entre otros, algunos reportes que nos permitan realizar pruebas periódicas del registro de ingresos, esto por cuanto actualmente estamos imposibilitados de poder conciliar toda la información por falta de recursos humanos y tecnológicos además de que un cruce entre lo recaudado y el servicio brindado no permitirá del todo poder comprobar el ingreso por la cantidad de situaciones que se presentan la respecto. Es importante indicar que se están haciendo esfuerzos necesarios para contar con más recursos humano, trámite que está en proceso.



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4. Implementar auxiliares contables que contengan al menos los datos básicos para poder obtener de ellos la información de lo que compone el saldo de las cuentas contables y realizar las conciliaciones tanto de la cuenta por cobrar como de las cuentas por pagar

Se iniciará con un procedimiento que agilice este proceso

I- Reglamentos Auxiliares: Tal y como se comento en la audiencia, existen registros contables que son conciliados con el mayor los cuales siguiendo recomendaciones de la Dirección General de la Contabilidad Nacional y el Plan General Contable, se llevan en la fuente (Registro privados) ya que ahí es donde se conoce el detalle por minimizado de los movimientos afectados. Vamos a mejorar los formatos y a incluir mayor información en los mismos tal y como puede apreciar en la propuesta que puede observarse en el Anexo # 6, el año pasado como causa de los nuevos servicios prestados por la Institución, se tuvieron que dedicar todos los esfuerzos al análisis y registro de los mismos por lo cual se atraso el registro auxiliar de cuentas por pagar; sin embargo, a la fecha, estos están al día. II-) Conciliaciones: Las conciliaciones se realizan mensualmente, sin embargo el año pasado y parte de este como consecuencia de la cantidad de servicios nuevos a los cuales se les debió dedicar bastante tiempo para analizar el tipo de servicio y el registro adecuado, se atraso la conciliación de cuentas por pagar ocasionado por la misma falta de recurso humano, situación

DF-RN-541-2013, (11 de setiembre del 2013) De acuerdo con la revisión conjunta de estos aspectos , he sido informada de la implementación, a partir del mes de agosto del presente año, de algunas mejoras puntuales a los registros auxiliares de cuentas por cobrar en la Tesorería, tales como la inserción de una columna con el numero y detalle del documento ( lo cual se llevaba dentro de la columna de descripción), además de una columna

ET-DF-RN-I-2013-010 (11 setiembre 2013) Asignación al compañero José Guerrero el manejo de los auxiliares de cuentas por pagar varios y cuentas por pagar Fondos Gobierno Central por intereses sobre saldos. Se le solicita llevar un expediente con el historial para cada uno de los pasivos que conforman el listado de acreedores en cada una de las cuentas, debidamente foliados.

TESORERIA (José Guerrero)

Mensualmente

Proceso



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expuesta reitera mente mucha de las cuales se revelan a través de las notas a los estados financieros mensualmente.

para el número de asiento. Así mismo, se procura llevar estos auxiliares bajo el mecanismo de carpetas digitales compartidas, con responsabilidades definidas para la Tesorería y para la Contabilidad. Conforme lo ha requerido la Auditoría. Estas acciones a realizar en coordinación con el Equipo de Contabilidad, permitirán implementar mejoras en los registros auxiliares, con algunos controles cruzados, a



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fin de cumplir con las recomendaciones emitidas por la Auditoría. Asimismo la mencionada utilización de los registros auxiliares en carpetas compartidas, permitirá que cada equipo inserte la información que le corresponda y que a la vez, facilite la consulta la consulta reciproca. Port otra parte, en el tema de los incobrables, se debe de continuar con los trabajos a realizar en la subcomisión NICSP que tienen que ver con el tema.



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5. Conciliar las partidas de depreciación con el auxiliar de activos fijos

Se aportará un acuerdo de Junta para una propuesta de mejora

Depreciación de Activos Fijos Estamos analizando la forma en la cual podríamos realizar la conciliación en estas cuentas debido a que la misma es generada del Sistema Financiero Administrativo y de ahí mismo resulta el asiento que alimenta las cuentas de los Estados Financieros. Se han detectado problemas causados por debilidades que muestra el módulo de activos fijos, los cuales se encuentran como incidentes para que la empresa que brinda mantenimiento al mismo pueda solucionarlos. De acuerdo con lo solicitado por la JARN, estamos trabajando una propuesta para solucionar el problema que genera esta cuentas y así pueden visualizarlo en el Anexo 7, donde se adjunta la situación actual que enfrentamos en esta materia a nivel de control y registro contable. Esto se revela a través de las Notas a los Estados Financieros, mensualmente. Es importante hacer notar que ni Contabilidad ni la Unidad de Bienes cuenta con los recursos suficientes que permitan verificar esta situación.

Circular DGRN-43-2013 /Circular DARN-0755-2013 Asunto: Inventario General de Bienes en el Registro Nacional. Mediante acuerdo de Junta Administrativa J456, de la sesión ordinaria N°38-2013, se adjudicó a la empresa Desarrollo de Contabilidades y Consultorías DCC Ltda. Como resultado de la Licitación Abreviada 2013LA-000030-00100, la realización de un levantamiento físico de todos los



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bienes (activos) del Registro Nacional y su igualdad con los registros auxiliares y mayores. Esta contratación surguio como la necesidad para resolver los hallazgos determinados por la Contraloría General de la República, la Dirección General de Administración de Bienes y especialmente las Auditorías Externas, donde señalan salvedad al emitir su opinión sobre los Estados Financieros Institucionales en la partida de "Activos



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Fijos" (Propiedades, Planta y Equipo). Con este Inventario de Bienes se solventará prácticamente la salvedad mencionada de la cuenta de Activos Fijos.

6. Realizar el registro correcto de las obras que ya están concluidas

Obra en Proceso En el Anexo 8, se puede apreciar el nombramiento de una subcomisión que deberá atender este punto cuyo informe debe de estar preparado para el próximo 31 de agosto de los corrientes. Consideramos importantes hacer notar que la administración revela el problema que presenta esta partida, a través de las Notas a los Estados Financieros, mensualmente.



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7. Realizar la consulta al ente rector para determinar si la directriz N° CN-002-2010 del 11 de junio del 2010 puede ser variada, además de establecer una política contable a nivel de la institución para poder establecer que los rubros pueden ser parte del costo de los edificios o de los activos o cuales son parte del mantenimiento del edificios o de los activos fijos.

Se realizará la consulta a la Contabilidad Nacional

Consulta al Ente Rector con respecto a la clasificación de activos fijos Este tema ah sido ocasión de discusión en reuniones con la Contabilidad Nacional y con el Presupuesto Nacional; mucho de lo cual tiene que ver con la estructura administrativa para coordinación , por la ubicación organizativa donde se encuentran ubicada la Administración de Bienes (en Proveeduría y no en Contabilidad o Financiero). La Contabilidad Nacional actualmente está realizando un gran esfuerzo para minimizar el efecto que esto tiene sobre los registro contables; sin embargo, nosotros hemos detectado problemas que se generan cuando los interesados solicitan el presupuesto para ciertas compras , algunas se clasifican como activos cuando en realidad no lo son y viceversa, además contamos con la información de la Contabilidad Nacional donde nos indican problemas detectados entre el clasificador por objeto del gasto y el diccionario de imputaciones presupuestarias. En esos mismos correos nos han indicado que debemos de clasificar de acuerdo con el primero ; sin embargo esto contradice un poco las instrucciones que tiene Presupuesto. Debemos



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manifestar; sin embargo, que esta situación es expuesta mediante Notas a los Estados Financieros, mensualmente.



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8. Verificar el Reglamento de Cuentas por Cobrar para comprobar que el procedimiento establecido para determinar que en una cuenta es incobrable es correcto y que se apegue a los lineamientos emitidos por la Contabilidad Nacional y además de revisar si se apega a la normativa legal emitida para dicho propósito. También atender a la recomendación emitida por la Contabilidad Nacional en el Correo Electrónico con fecha 090de marzo del 2012 de Edwin Valverde Díaz, de la unidad de Asesoría y Estudios Especiales.

Se aportará la consulta a legal

Incobrables Tal y como lo recomendó la Contabilidad Nacional, se realizó la consulta al Departamento de Asesoría Jurídica del Registro Nacional; sin embargo, a la fecha no hemos recibido repuesta a pesar de nuestras solicitudes , todo lo que se adjunta en el Anexo 9; lo cual se informa mensualmente en la Notas a los Estados Financieros

DF-RN-541-2013, (11 de setiembre del 2013) De acuerdo con la revisión conjunta de estos aspectos , he sido informada de la implementación, a partir del mes de agosto del presente año, de algunas mejoras puntuales a os registros auxiliares de cuentas por cobrar en la Tesorería, tales como la inserción de una columna con el numero y detalle del documento ( lo cual se llevaba dentro de la columna de descripción), además de una columna

ET-DF-RN-I-2013-010 (11 setiembre 2013) Asignación al compañero José Guerrero el manejo de los auxiliares de cuentas por pagar varios y cuentas por pagar Fondos Gobierno Central por intereses sobre saldos. Se le solicita llevar un expediente con el historial para cada uno de los pasivos que conforman el listado de acreedores en cada una de las cuentas, debidamente foliados.



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para el número de asiento. Así mismo, se procura llevar estos auxiliares bajo el mecanismo de carpetas digitales compartidas, con responsabilidades definidas para la Tesorería y para la Contabilidad. Conforme lo ha requerido la Auditoría. Estas acciones a realizar en coordinación con el Equipo de Contabilidad, permitirán implementar mejoras en los registros auxiliares, con algunos controles cruzados, a



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fin de cumplir con las recomendaciones emitidas por la Auditoría. Asimismo la mencionada utilización de los registros auxiliares en carpetas compartidas, permitirá que cada equipo inserte la información que le corresponda y que a la vez, facilite la consulta la consulta reciproca. Port otra parte, en el tema de los incobrables, se debe de continuar con los trabajos a realizar en la subcomisión NICSP que tienen que ver con el tema.



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9. Establecer y hacer funcionar adecuados canales y medios de comunicación, que permita trasladar la información de los estados financieros de manera transparente, ágil, segura, correcta y oportuna, a los destinatarios idóneos dentro y fuera de la institución, respetando las directrices del Plan General Contable.

Al diay de hoy ya se publicaron los Estados Financieros en la pagina web del Registro Nacional. Se publicaron los del 2011 auditados y sin auditar, periodo 2012 sin auditar y I Trimestre

1-Comunicación de los Estados Financieros: Los Estados Financieros están publicados en la página Web del Registro Nacional. 2- Con respecto al informe respectivo, debemos indicar que: A) Resultados último párrafo del punto 4 (pág. 6): El informe indica que la administración se compromete a iniciar un procedimiento que agilice el proceso de elaboración de auxiliares y conciliaciones bancarias. Debemos tener claridad que mensualmente el equipo de contabilidad realiza las conciliaciones de todas y cada una de la cuentas bancarias cuyos registro auxiliares son manejados por la Tesorería; el dato presentado por la Auditoría esta erróneo por cuanto el hallazgo lo citan con respecto a las "cuentas por pagar" y las "cuentas por cobrar"(parcial), no en cuanto a cuentas bancarias. B) Resultados, Punto 5 - Diferencia entre Auxiliar de Edificios y la Cuenta de Mayor: Muchas veces hemos externado el problema reiterado con respecto al Sistema Financiero Administrativo (SIFA) y esto se revela a través de las notas de los Estados Financieros cada mes. C) RESULTADOS, PUNTO 7 - REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS: El problema en cuanto a la clasificación de los activos se



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presenta por diferencias de criterios entre Presupuesto y Contabilidad ocasionado por el control y el Registro de los Activos Fijos está ubicado en la Proveeduría y no en Financiero. Esta situación se da a nivel de todo el estado y fue expuesta en el documento adjunto al presente documento, específicamente en el Anexo #7; lo cual también se revela mensualmente a las notas a los Estados Financieros. 3) En relación al párrafo 2 de la parte de Conclusiones, debemos indicar que no compartimos el criterio externado por la Auditoría Interna toda vez que muchos de los hallazgos aquí indicados son revelados por la Administración a través de los mismos Estados Financieros en la forma de notas, razón por la cual la misma Auditoría Externa ha manifestado a través de sus dictámenes la razonabilidad de los mismos con excepción en lo que Activos Fijos se refiriere, además de que conocemos de la existencia de las oportunidades de mejora que estamos dispuestos a practicar. 4- El Registro Nacional ha crecido aceleradamente no así área de administración y mucho menos el departamento financiero. Por este medio, como parte de la contratación Deloitte &Touche, como consultor para implementar



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las NICSP, presentaron un documento donde analizaron la ubicación de este departamento en la estructura administrativa de la institución y recomendó que el vista de toda la responsabilidad que se le asigna a financiero en la aplicación de las NICSP, éste deberían ser Dirección y no Departamento. La entrega de responsabilidad debe de ir en orden con la de Autoridad. De acuerdo con lo que la Contabilidad Nacional ah externado los registro primarios contables deben de realizarse en la fuente y es ahí donde debe llevarse el detalle por memorizado de cada uno de los movimientos que muestran las cuentas, convirtiendo a Contabilidad más en un aplicador que hacedor de registros. Definitivamente el rol de contador está cambiando y el registro nacional no es la excepción sin embargo este conlleva a una serie de cambios que debemos ir asumiendo poco a poco; logro que debe de incluir también contar con un sistema automatizado en línea. Es importante que se tenga presente que se llevan registro auxiliares en: a) Departamento de Recursos Humanos donde se realizan las planillas. b) Departamento de Auditorías donde realizan los registros concernientes a: Activos Fijos e



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Inventarios de Materiales y Suministros. c) Departamento de Asesoría Legal quien brindar información sobre activos y pasivos contingentes. d) Presupuesto quien realiza los registros presupuestarios en materia de ingresos y gastos con base en efectivo. e) Tesorería quien realiza los registros en materia ingresos, egresos, cuentas bancarias, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Es sumamente necesario dotar a contabilidad de los recursos que necesita para realizar su labor con eficiencia de acuerdo como la normativa lo exige. Debemos de tomar en consideración que contabilidad cuenta con una plaza menos desde que se traslado para el equipo de costos y tarifas lo que obviamente se minimizo los de por si pocos recursos con los que cuenta; sin embargo, debíamos tomar decisiones con respecto a la apertura de este importante equipo de trabajo.

el “informe final de gestión” es el documento que deben ... de... · el “informe final de...

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