ELABORACIÓN DE ACTAS

Juntas de SociosAsambleas de Accionistas

Juntas Directivas

Marco normativoArt. 38 C.N.Códi. de Comercio: principalmente

artículos 189, 195, 431 y 441.

Cód. de Procedimiento Civil, Artículo 252.

Ley 222 de 1995, Artículo 21.

Ley 1429 de 2010, Artículo 42.

Decreto 2649 de 1993, artículos 131 y 132.

Circular Externa 10 de 2001. Título VIII. Superintendencia de Industria y Comercio.

Circular D-001 del 22 de febrero de 1991. Superintendencia de Sociedades.

Concepto radicado 10-8994--4-0 del 5 de marzo de 2010. Superintendencia de Industria y Comercio.

Oficio 220-49438 del 21 de agosto de 1998. Superintendencia de Sociedades.

Oficio 220-80762 del 30 de agosto de 1999. Superintendencia de Sociedades.

Definición

“Es un texto escrito en el cual se presenta, en forma objetiva, todo lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. En ella se relacionan hechos sucedidos en forma enunciativa y da cuenta de acuerdos o decisiones que tomaron los participantes en desarrollo de las negociaciones sociales”.

(Gil Echeverry – 2008)

Requisitos generales para la elaboración de Actas

↗ Número (consecutivo) del acta.

↗ Nombre de la sociedad.

↗ Órgano social que se reúne.

↗ Naturaleza de la reunión (Ordinaria; Extraordinaria; Por Derecho Propio; De Segunda Convocatoria; Universal).

↗ Fecha, hora y lugar de la reunión.

↗ Datos de convocatoria: forma o medio utilizado, antelación y órgano que convoca

↗ Verificación del quórum.

↗ Decisiones adoptadas con su correspondiente aprobación.

↗ Aprobación del acta. Ya sea por el órgano que se reúne, por la comisión designada para el efecto o en acta de fecha posterior.

Requisitos generales para la elaboración de Actas

↗ Firmas de las personas que fueron designadas y actuaron como presidente y secretario de la reunión.

↗ Firmas de todos los comisionados* cuando el acta se aprueba por esta vía.

↗ Nota de Autorización del acta*, suscrita por el secretario o un representante legal de la sociedad.

Aprobación de las Actas

Aprobación en la misma reunión o sistema general: ocurre cuando terminada la reunión de la asamblea o junta de socios, se elabora inmediatamente el documento para que sea el mismo órgano social el que imparta la aprobación correspondiente (Oficio 220-80762, 30 agosto de 1999. Supersociedades). Dicha constancia deberá quedar consignada en el acta de que se trate.

Aprobación en reunión posterior: ocurre cuando la Asamblea o Junta de socios defiere en el tiempo la aprobación del acta de que se trate para ser abordada en una reunión posterior. En este caso la aprobación del acta anterior deberá adoptarse como una decisión social y documentarse en el cuerpo de la nueva acta.

Aprobación de las Actas

Aprobación mediante delegados: Ocurre cuando la Asamblea o Junta de socios defiere en una comisión o comité la aprobación final del acta.

Dicha delegación debe entenderse hecha en cada una de las personas que conforman la comisión, de suerte que para la aprobación del acta de que se trate, se requerirá de la anuencia de todos los designados (Oficio 220-49438 del 21 de agosto de 1998. Supersociedades).

“En consecuencia, las firmas de todos los comisionados deben constar en el acta en señal de que su contenido es fiel relación escrita de lo sucedido en la respectiva sesión” (Oficio 220-80762. Ibídem).

Fotocopia “autenticada” del acta original, directamente tomada

del Libro de Actas de la compañía (siempre que el mismo se

encuentre registrado).

Copia del acta original, suscrita (o con constancia de firmado) por el

presidente y secretario de la reunión y autorizada por el secretario o por

algún representante legal de la sociedad.

Copia extractada (resumida) del acta, suscrita (o con constancia de firmado)

por el presidente y secretario de la reunión y autorizada por el secretario o

por algún representante legal de la sociedad.

Copias de actas

Actas de reuniones no presenciales

Comunicación simultánea o sucesiva de todos los asociados (artículo 19, Ley 222 de 1995).

No es indispensable la convocatoria.

Actas firmadas por el “representante legal” y el “secretario” de la compañía (a falta de éste por algún asociado).

Debe utilizarse un medio que sirva de prueba.

Las sociedades VIGILADAS deben citar a un delegado de la superintendencia de sociedades.

Actas firmadas por el “representante legal” y el “secretario” de la compañía (a falta de éste por algún asociado).

Decisiones serán ineficaces cuando alguno de los socios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva.

Mecanismo especial para toma de decisiones

Expresión escrita del voto de todos los asociados en el término de un mes (artículo 20, Ley 222/95).

Si los socios expresaron su voto en documentos separados, estos deben recibirse en el término de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida.

Actas firmadas por el “representante legal” y el “secretario” de la compañía (a falta de éste por algún asociado).

Decisiones serán ineficaces cuando alguno de los miembros no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes.

Indivisibilidad de los Requisitos Formales del Acta

Según se desprende del régimen legal de las Actas (Arts. 189 y 431 C. de Co; Art. 131 Dcto 2649 de 1993; Circular Externa D-001 de 1991 Supersociedades), todos los elementos formales que hacen parte integrante de las mismas deben quedar insertos dentro del acta original y de sus copias, debido a que esas formalidades inciden directamente en

el valor probatorio del documento.

“Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones”.

“Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto”

Actas Adicionales o Aclaratorias – dos Hipótesis Previstas en el Inc. 2º del Artículo 131 del Decreto 2649 de 1993.

Requisitos del Acta adicional o aclaratoria

Deberá estar suscrita por las personas que actuaron como Presidente y Secretario de la reunión.

Deberá señalar con exactitud el acta a la cual adiciona o aclara, insertando el requisito formal inicialmente omitido o defectuosamente consagrado en el acta adicionada o aclarada.

Deberá exhibir nota de autorización, salvo que se trate de fotocopia auténtica de la originalmente asentada en el libro de actas registrado en la Cámara de Comercio.

1. Ley 1429 de 2010: acta que declara la disolución (Art. 24); acta para enervar la disolución (Art. 24); acta de adjudicación adicional en el marco de una liquidación voluntaria (Art. 27); acta que contiene la determinación de reactivar una sociedad disuelta (Art. 29).

2. Actas y documentos privados de personas jurídicas con órganos unipersonales.

3. Acta de liquidación.

4. Aceptación y Posesión de los designados.

5. Derechos económicos de inscripción e impuesto de registro y anotación.

Otros aspectos relacionados con el Registro

José David Martínez CuervoJose.Martinez@camaramedellin.com.co

576 62 25Av. Oriental 52-82. Piso 3.

Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia

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