elaboración de una factura en macros

POR: ELIANA CECILIA MADRID CORREA

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ELABORACIÓN DE UNA FACTURA EN MACROS

Para elaborar un informe, factura, inventario, etc. Lo primero que tiene que tener en cuenta es:

1. Diseñar las plantillas. 2. Crear las etiquetas de hojas que necesite con su respectivo nombre. 3. En algunos casos fórmulas. 4. Creación de los botones. 5. Creación del código en VB6. 6. Asignar macros.

Comencemos:

1. Crear cinco (5) etiquetas con los siguientes nombres. a. Registrar. b. Factura. c. Precios. d. Clientes. e. Registros.

2. ELABORACIÓN DE LA PLANTILLA DE LA FACTURA

En la etiqueta FACTURA se elabora la plantilla que contenga:

a. Selecciono el rango B2:F6, clic en el botón de comando Combinar y Centrar y le doy color rojo.

b. Me ubico en la celda B7 y escribo “No. FACTURA”. c. Selecciono las celdas con un rango B11 hasta F11, clic en el botón de

comando Combinar y Centrar y escribo “PAPELERÍA USTED”.


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d. Selecciono las celdas con un rango B12 hasta F12, clic en el botón de comando Combinar y Centrar y escribo “Calle 10 No 120”.

e. Selecciono las celdas con un rango B13 hasta F13, clic en el botón de comando Combinar y Centrar y escribo el NIT. “890130077-5”.

f. Me ubico en la celda B12 y escribo CLIENTES y me ubico en la celda C12 y escribo _______________________ (una línea). Y le doy un estilo de celda.

g. Me ubico en la celda B13 y escribo DIRECCIÓN y me ubico en la celda C13 y escribo _______________________ (una línea). Y le doy un estilo de celda

h. Me ubico en la celda B14 TELÉFONO y me ubico en la celda C14 y escribo _______________________ (una línea). Y le doy un estilo de celda.

i. Me ubico en la celda E12 y escribo No. CLIENTES y me ubico en la celda F12 y escribo _______________________ (una línea). Y le doy un estilo de celda

j. Me ubico en la celda con el rango E13 y escribo CÉDULA y me ubico en la celda F13 y escribo _______________________ (una línea). Y le doy un estilo de celda

k. Me ubico en la celda B16 y escribo “CODIGO”. l. Me ubico en la celda C16 y escribo “PRODUCTO”. Y abro la celda. m. Me ubico en la celda D16 y escribo “CANTIDAD”. n. Me ubico en la celda E16 y escribo “PRECIO”. o. Me ubico en la celda F16 y escribo “TOTAL”. p. Seleccione unas celdas con un rango de B17:F27, aplicar bordes. q. Me ubico en la celda E30 y escribo “SUBTOTAL”. r. Me ubico en la celda E31 y escribo “DESCUENTO”.


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s. Me ubico en la celda E32 y escribo “SUBTOTAL2”. t. Me ubico en la celda E33 y escribo “IVA”. u. Me ubico en la celda E34 y escribo “TOTAL”. v. Me ubico en la celda E35 y escribo “EFECTIVO”. w. Me ubico en la celda B40 y escribo “FIRMA DE”. x. Me ubico en la celda B41 y escribo “QUIEN ENTREGA”. y. Me ubico en la celda B39 y escribo “______________”. z. Me ubico en la celda E40 y escribo “FIRMA DE”. aa. Me ubico en la celda E41 y escribo “QUIEN RECIBE”. bb. Me ubico en la celda E39 y escribo “______________”. cc. Le doy clic en la cinta de opciones VISTA, clic en líneas de cuadrículas

para quitarles las líneas de división. VISTA PREVIA DE LA PLANTILLA:


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3. ELABORACIÓN DE LA PLANTILLA PRECIOS. En la etiqueta precios elaboro la plantilla de precios que contenga:

a. Selecciono un rango de A1:C5, le doy clic en combinar y centrar y aplico color Rojo.

b. Me ubico en la celda A6 y escribo “CÓDIGO”. c. Me ubico en la celda B6 y escribo “PRODUCTOS”. d. Me ubico en la celda C6 y escribo “PRECIO”.

VISTA PREVIA DE LA PLANTILLA:

4. ELABORACIÓN DE LA PLANTILLA CLIENTES. En la etiqueta precios elaboro la plantilla de CLIENTES que contenga:

1. Selecciono un rango de A1:E4, le doy combinar y centrar, le doy color

rojo. 2. Me ubico en la celda A5 y escribo “CLIENTE”. 3. Me ubico en la celda B5 y escribo “No. CLIENTE”. 4. Me ubico en la celda C5 y escribo “DIRECCIÓN”.


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5. Me ubico en la celda D5 y escribo “TELÉFONO”. 6. Me ubico en la celda E5 y escribo “CÉDULA”.

5. ELABORACIÓN DE LA PLANTILLA REGISTRO.

En la etiqueta REGISTROS elaboro la plantilla que contenga:

a. Selecciono la celda A1:N4, le doy combinar y centrar, le doy color Rojo oscuro.

b. Me ubico en la celda A5 y escribo “No&F”. c. Me ubico en la celda B5 y escribo “No”. d. Me ubico en la celda C5 y escribo “No. FACTURA”. e. Me ubico en la celda D5 y escribo “FECHA”. f. Me ubico en la celda E5 y escribo “No. CLIENTE”. g. Me ubico en la celda F5 y escribo “CLIENTE”. h. Me ubico en la celda G5 y escribo “DIRECCIÓN”. i. Me ubico en la celda H5 y escribo “TELÉFONO”. j. Me ubico en la celda I5 y escribo “CÉDULA”. k. Me ubico en la celda J5 y escribo “CÓDIGO”. l. Me ubico en la celda K5 y escribo “PRODUCTO”. m. Me ubico en la celda L5 y escribo “CANTIDAD”. n. Me ubico en la celda M5 y escribo “PRECIO”. o. Me ubico en la celda N5 y escribo “TOTAL”.

VISTA PREVIA DE LA PLANTILLA:

6. 7.


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En la etiqueta REGISTRO selecciono un rango de A6:N6 y la coloreo verde claro.

8. ELABORO LA PLANTILLA DE REGISTRAR. En la etiqueta REGISTRAR vamos a seleccionar toda la hoja la sombreo de color gris, copio los datos de la etiqueta FACTURA es decir (selecciono las celdas B7 hasta B17 con un rango de F17). Ingreso de nuevo a la etiqueta REGISTRAR y la pego en la celda B5. CREACIÓN DE BOTONES. Para crear un botón hay que habilitar la opción programador. Los pasos son: a. Clic en la ficha archivo. b. Clic en opciones. c. Personalizar la cinta de opciones. d. Activo Programador que se encuentra

Al lado derecho, le damos clic en la cinta Programador y clic en insertar.


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Pasos para crear un botón:

a. Clic en la ficha programador. b. Clic en insertar que se encuentra en el grupo Controles. c. Clic en Botón control de formulario.

d. Con la tecla ALT y clic sostenido del mouse creo el botón en el

tamaño de la celda.


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e. Se despliega una ventana donde borramos el nombre de la macro y le damos clic en aceptar.

Nota: Aún no le hemos asignado una macro, borramos el nombre a la macro.

Ya teniendo los conocimientos anteriores procedemos a crear cada botón, los botones que vamos a crear es en la etiqueta REGISTRAR.

� Creo el botón llamado “GENERAR FACTURA”. Le cambio el nombre dando clic derecho del mouse encima del botón y le doy clic en Modificar Texto y es así como le cambio el texto al botón. Ver ventana:


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Y así sucesivamente, los siguientes botones que crearemos son:

� Creo el botón llamado “LIMPIAR”. � Creo el botón llamado “GUARDAR”. � Creo el botón llamado “REGISTROS”. � Creo el botón llamado “PRECIOS”. � Creo el botón llamado “CLIENTES”. � Creo el botón llamado “ELIMINAR ÚLTIMO REGISTRO”.

Vista previa de la plantilla con los botones:


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BOTONES EN LA ETIQUETA CLIENTES

� Creo un botón que se a llamar “REGISTRAR”, sirve para cuando le dé un clic automáticamente me envía a la etiqueta “REGISTRAR”.

� Lo mismos hago con la etiqueta “PRECIOS”.

� En la etiqueta “REGISTROS” creo dos botones uno “REGISTRAR” y otro “FACTURA”.

� En la etiqueta “FACTURA” contiene cuatro (4) botones. a. Nueva factura. b. Imprimir dos copias.


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c. Registros. d. Eliminar Último Registro.

ETIQUETA REGISTRAR

� Clic en la etiqueta “REGISTRAR”.

� Agrego una fila en blanco en la parte inferior.

� Clic en la etiqueta “PRECIOS”. Selecciono un rango A7:C100, en el cuadro

nombres le doy el nombre a este rango seleccionado PRECIOS y ENTER. PARA CREAR UNA FÓRMULA SE HACE POR INSERTAR FUNCIÓN


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� En la celda de precios escribo esta fórmula =BUSCARV(código;el nombre

dado en precios; la columna en registros producto; 0). Presiono la tecla F4 en la celda B20. Para que la fórmula quede estable. =BUSCARV($B$20;PRECIO;2;0) Esto se hace para cuando ingrese el código del producto inmediatamente me salga el nombre del producto y su precio. Si en la fórmula sale un error se agrega SI.ERROR al inicio y al final del paréntesis un punto y coma dos comillas cierro paréntesis y enter.

� Copio la fórmula y la pego en precio, y le cambio el número de columna por 3.

� En TOTAL creo la fórmula = cantidad*precio y enter.

� Le agrego =Si.Error(cantidad*precio;””) y enter.


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� Elaboro una lista para CÓDIGO, se hace por datos, validación de datos, lista, elegimos validación de datos, clic en la etiqueta precios, selecciono el rango de código en este caso hasta 100 y clic en aceptar.

� Se crea una fórmula para dirección, es decir para cuando yo digite un

cliente que ya está en el sistema automáticamente muestre todos su datos. = =SI.ERROR(BUSCARV($C$15;CLIENTES!$A$6:$E$100;3;0);"")

� Lo mismo fórmula la copio y pego en Teléfono, No Cliente, Cédula, Solamente le cambio el número de columna. CLIENTE: 1 No CLIENTE: 2 DIRECCIÓN: 3 TELÉFONO: 4 CÉDULA: 5 � El número de cliente, le doy clic derecho, formato celdas, personalizar

y escribo \A\0000 (ALT + 92). � Ingreso a la etiqueta “CLIENTE”. Me ubico en la celda B6 y presiono

CTRL + SHIF FLECHA HACIA ABAJO, clic derecho personalizar y selecciono \A\0000 Aceptar.

� Crear el formato para el número de factura es parecido al anterior sólo se cambia por B es decir \B\0000 aceptar.

� Creo la fórmula para fecha que sea automática. =HOY() y enter.

GRABAR LA MACRO A TODOS LOS BOTONES.


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Para grabar una macro se hace lo siguiente:

a. Clic en programador.

b. Clic en grabar macro. c. Hago todas las configuraciones pertinentes y clic en detener macro.

MACRO DEL BOTÓN CLIENTES

A. Clic en programador. B. Clic en grabar macro. C. Le doy el nombre de “CLIENTES”. D. Clic en aceptar. E. En estos momentos ya estamos grabando, le doy clic en la etiqueta

“CLIENTES”. Me sitúo en la celda A6. F. Detengo la macro. G. Ingreso el código por programador, me sitúo en el grupo de controles y

le doy clic en ver código. Busco la macro creada inserto este código. Application.ScreenUPdating = False Application.ScreenUPdating = True Vista Previa:


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H. Asigno la macro al botón clientes. Con clic derecho en el botón y clic en

asignar macro, clic en clientes, clic en aceptar.

NOTA: La fórmula anterior se utilizará en todos los botones que voy a crear. MACRO DEL BOTÓN REGISTRAR.

Clic en programador. Clic en grabar macro. Le doy el nombre de “REGISTRAR”.


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Clic en aceptar. En estos momentos ya estamos grabando, le doy clic en la etiqueta

“REGISTRAR”. Me sitúo en el nombre del Cliente. Detengo la macro. Ingreso el código por programador, me sitúo en el grupo de controles y

le doy clic en ver código. Busco la macro creada inserto este código. Application.ScreenUPdating = False Application.ScreenUPdating = True

Asigno la macro al botón “REGISTRAR”. MACRO DEL BOTÓN PRECIOS.

Clic en programador. Clic en grabar macro. Le doy el nombre de “PRECIOS”. Clic en aceptar. En estos momentos ya estamos grabando, le doy clic en la etiqueta

“PRECIOS”. Me sitúo en la celda A7. Detengo la macro. Ingreso el código por programador, me sitúo en el grupo de controles y


Asigno la macro al botón “PRECIOS”. Que está situado en la etiqueta Registrar.


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MACRO DEL BOTÓN REGISTRO.

Clic en programador. Clic en grabar macro. Le doy el nombre de “REGISTROS”. Clic en aceptar. En estos momentos ya estamos grabando, le doy clic en la etiqueta

“REGISTROS”. Me sitúo en la celda A7. Detengo la macro. Ingreso el código por programador, me sitúo en el grupo de controles y


Asigno la macro al botón “REGISTROS”. Que está situado en la etiqueta Registrar y Factura. MACRO DEL BOTÓN FACTURA.

Clic en programador. Clic en grabar macro. Le doy el nombre de “FACTURA”. Clic en aceptar. En estos momentos ya estamos grabando, le doy clic en la etiqueta

“FACTURA”. Me sitúo en la celda C7. Detengo la macro. Ingreso el código por programador, me sitúo en el grupo de controles y

le doy clic en ver código. Busco la macro creada inserto este código.


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Application.ScreenUPdating = False Application.ScreenUPdating = True

Asigno la macro al botón “FACTURA”. Que está situado en la etiqueta Factura.

CREO LA MACRO DEL BOTÓN GUARDAR.

Grabo la macro. Le doy el nombre de “GUARDAR”. Clic en aceptar. Ingresamos a registros. Selecciono un rango de A7:N7. Clic derecho, insertar, desplazar las celdas hacia abajo, clic en aceptar. Y en el botón que sale al lado le doy clic y selecciono la opción el mismo

formato de abajo. Me sitúo en factura de la etiqueta registro. Clic en registrar, copio el No. FACTURA y lo pego como valores en la

etiqueta registro. Me sitúo en fecha de la etiqueta registro, clic en registrar, copio la

fecha, pegamos como valores en la etiqueta registro. Me sitúo en No cliente de la etiqueta registro, clic en registrar, copio

No cliente y lo pego como valores en la etiqueta registro. En la etiqueta Registrar selecciono los datos, cliente, dirección,

teléfono, los copio y los pego en la etiqueta registro con pegado especial, señalo valores y transponer y aceptar.

En la etiqueta Registrar Copio y pego en la etiqueta registro Cedula como valores.


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En la etiqueta Registrar selecciono los datos, código, producto, cantidad, precio, total los copio y pego en la etiqueta registro como valor.

Le creo fórmula a No. De la etiqueta registro.

=SI(Y(C7=REGISTRAR!C5;C7=C8);SUMA(REGISTROS!B8+1);”1”)

La fórmula la copio y pego como valores en la etiqueta registro. Me sitúo en la celda A7 de la etiqueta registro y creo esta fórmula. =B7&C7

La fórmula la copio y pego como valores en la etiqueta registro. Una vez terminado seleccionamos A7:N7 y le doy bordes. Me sitúo en factura de la etiqueta registro. Clic en la etiqueta Registrar y borro cantidad, código y detengo la

macro. Ver código, ingreso el código al inicio y al final


Asigno la macro.

CREAR LA MACRO DEL BOTÓN LIMPIAR .

Grabo la macro. Le doy el nombre de “LIMPIAR”. Borro cantidad, código, nombre y el número de factura. En el número de factura escribo esta fórmula. =Registros!C7+1, enter Copio la fórmula y pego como valores. Me sitúo en el nombre del cliente, y detengo la macro. Voy a código, y escribo el código.

Application.ScreenUPdating = False


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Application.ScreenUPdating = True Asigno la macro en el botón LIMPIAR.

ETIQUETA FACTURA.

Se creará fórmulas: Fórmula de la Celda Cliente. =BUSCARV($D$7;Registros!$C$6:$N$100;4;0) Agrego SI.ERROR (al inicio y ;””) al final.

Copio la fórmula en Dirección, Teléfono, No Cliente, Cédula y fecha. Solamente se indica la columna de cada celda, en la fórmula, es decir,

que en la etiqueta Registro verificar en que columna está dirección, teléfono, No cliente, cédula y fecha.

En el caso de la fecha, no muestra la fecha, le doy clic en la ficha inicio, me sitúo en el grupo número, clic en formato número, dar clic en fecha corta.

Colocar el formato para el número del cliente, clic derecho, clic en formato de celdas, clic en personalizar, buscamos el formato que ya tenemos \A\0000 y clic en aceptar.

Dar formato al número de factura, clic derecho en formato de celdas, personalizar, buscamos el formato que ya tenemos \B\0000, clic en aceptar.

Ahora me sitúo en la columna B17 y hago una serie de relleno en números.

Inserto una columna a partir de la columna B. Me sitúo en la celda A17 y elaboro esta fórmula. =B17&$D$7(número de

factura). Y arrastro la fórmula hacia abajo. Se creará otra fórmula:


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Fórmula para el código. =BUSCARV(A17;Registros!$A$6:$n$100;10;0) el 10 significa código en la etiqueta Registro.

Copio la fórmula y la pego en producto, cantidad, precio, solamente le cambiamos B17 por A17, y el número de columna que es 11 en este caso para producto.

La cantidad lo mismo y precio. Se creará otra fórmula:

Fórmula para el Total. =cantidad*pecio y enter. =E7*f7

Agrego a la fórmula Agrego SI.ERROR (al inicio y ;””) al final.

Las fórmulas las arrastro hacia abajo, muestra los productos que compró el Cliente.

Le cambio el aspecto un poquito. Le agrego filto a todo el encabezado, por datos, clic en filtros. Fórmula de la Subtotal. =SUMA(G17:G27)

Fórmula para el descuento. =G30*H31

Fórmula para subtotal2. =G30-G31

Fórmula para el IVA. =G32*H33

Fórmula para el Total.


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=G32+G33 Crear otra celda F36 con el nombre cambio. =efectivo - total

GRABAR MACRO ELIMINAR ULTIMO REGISTRO

Grabo la macro. Le doy el nombre de “ELIMINAR”. Clic en la etiqueta Registro, Selecciono la última fila del registro, clic

derecho eliminar, desplazar las celdas hacia arriba y clic en aceptar. Clic en factura. Clic en el filtro de código y clic en seleccionar todo aceptar. Clic en el filtro de código y clic en vacías clic en aceptar. Me sitúo en el número de factura. Ver código.


Asigno la macro en el botón ELIMINAR.

CREAR EL BOTOÓN CON NOMBRE AGREGAR OTRO PRODUCTO

Grabo la macro. Le doy el nombre de “AGREGAR OTRO PRODUCTO”. Copio el nombre del cliente y lo llevo a “Registrar”. Lo pego como valores en el nombre de Cliente. Clic en Registro copio el número de factura y en registrar lo pego como

valores en No de factura. Borro lo que hay en cantidad y lo que está en código.


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Detengo la macro Ver código, ingreso el código


Asigno la macro en el botón AGREGAR OTRO PRODUCTO. CREAR MACRO “ELIMINAR ÚLTIMA FACTURA.

Grabo la macro. Le doy el nombre de “ELIMINAR ULTIMA FACTURA”. Clic en factura. En No Factura escribo esta fórmula. =Clic en registro, clic en el último número de factura, enter.

Copio y pego como valores en la etiqueta factura. En código le doy en filtro y selecciono todo aceptar, y vuelvo le docy en

vacías y aceptar. Clic afuera y delete. Me ubico en número de factura. Detengo la macro Ver código, ingreso el código


Asigno la macro en el botón GENERAR ULTIMA FACTURA.

CREAR MACRO PARA NUEVA FACTURA.

Grabo la macro. Le doy el nombre de “NUEVA FACTURA”.


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Clic en Registrar. Elimino le que está en cantidad, en código, nombre del cliente. En número de factura elaboro esta fórmula. =Registros! ultima factura

+1 y enter. La fórmula la copio y la pego como valores en registrar. Me sitúo en nombre de clientes y le doy delete. Detengo la macro Ver código, ingreso el código


Asigno la macro en el botón NUEVA FACTURA. CREAR LA MACRO ELIMINAR ULTIMO REGISTRO

Grabo la macro. Le doy el nombre de “ELIMINAR2”. Clic en registro Selecciono el último registro. Clic derecho eliminar Desplazar las celdas hacia arriba (abajo). Aceptar. Clic en registrar. Me sitúo en código. Detengo la macro. Ver código, ingreso el código.


Asigno la macro en el botón ELIMINAR2.


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En factura selecciono toda la plantilla y le doy clic en diseño de página, establecer área de impresión, márgenes estrecho, centralizar la página.

CREAR LA MACRO PARA IMPRIMIR.

Grabo la macro. Le doy el nombre de “IMPRIMIR”. Clic en Archivo. Imprimir. 2 copias. Clic en imprimir Me sitúo en el número de factura. Detengo la grabación. Ver código. El mismo.

Referencia Digital.

Ramón Gracesqui.

elaboración de una factura en macros

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