Cynllunio ar gyfer dilysu a chyfrif effeithiol

Pecyn cymorth i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) yn etholiadau Mai 2015

1

Cynnwys

1 Cyflwyniad 3Cefndir a phwrpas 3Sut i ddefnyddio’r pecyn cymorth hwn 5

2 Rhagdybiaethau a phrofion i gynorthwyo gyda chynllunio 7Amseriadau ar gyfer danfon y blychau pleidleisio i'r lleoliad dilysu a chyfrif 7Nifer yr ymgeiswyr 8Nifer sy’n pleidleisio 8Sefydlu gofynion adnoddau a phrofi prosesau 11

3 Amseru’r cyfrif 13Ymgynghori â rhanddeiliaid o ran amseru a chyfathrebu penderfyniad 15Ffactorau sy’n effeithio ar amseru’r cyfrif 17

4 Paratoi ar gyfer y dilysu a’r cyfrif 22Staffio a hyfforddiant 22Lleoliad a gosodiad 24Yr offer a’i osodiad 28Sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill gydol yr amser 29

5 Cyfathrebu gyda mynychwyr yn ystod y dilysu a'r cyfrif 35Y cyfryngau 37

6 Derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau eraill 39Derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau eraill 39Derbyn blychau wedi’u selio o bleidleisiau post 40Ar ôl derbyn 40

7 Y broses ddilysu a chyfrif 42Ystyriaethau cyffredinol 42Ystyriaethau a phenderfyniadau ymarferol yn gysylltiedig â'r broses ddilysu 45Ystyriaethau a phenderfyniadau ymarferol yn gysylltiedig â'r cyfrif 47Atodiad 1 – Rhestr wirio i gynorthwyo Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) i benderfynu pa mor addas yw lleoliadau dilysu a chyfrif 50Atodiad 2 - Rhestr wirio enghreifftiol o ddeunyddiau sydd eu hangen yn y dilysu a'r cyfrif

52Atodiad 3 - Rhestr wirio o eitemau y dylai'r Swyddog Llywyddu eu rhoi i mewn yn y lleoliad dilysu (neu fan casglu) 54Atodiad 4 - Camau ar gyfer ymdrin ag amrywiannau yn y blwch pleidleisio 55Atodiad 5 - Rhestr wirio o wybodaeth allweddol sydd i'w darparu i fynychwyr yn y dilysu a'r cyfrif 57Atodiad 6 – Safonau perfformiad 60

2

1 Cyflwyniad

Cefndir a phwrpas1.1 Bwriad yr adnodd hwn yw helpu Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) i wneud penderfyniadau am rai agweddau allweddol paratoi ar gyfer a chyflawni'r dilysu a'r cyfrif, fel amseru, darparu adnoddau a sut orau i reoli'r prosesau dan sylw. Mae'r penderfyniadau hyn yn rhan hanfodol o baratoadau Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) ar gyfer etholiadau 2015, a dylid eu cymryd cyn gynted ag y bo modd.

1.2 Mae’r adnodd hwn yn ategu'r wybodaeth yn Rhan E - Dilysu a chyfrif y pleidleisiau o Ganllawiau perthnasol y Comisiwn i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol). Fe'i datblygwyd mewn ymgynghoriad ag aelodau o'r Gweithgor Etholiadau, Cofrestru a Refferenda (ERRWG) a Bwrdd Cynghori Etholiadol y DU (EAB) ac mae’n adlewyrchu'r hyn yr ydym ni, ERRWG a'r EAB yn credu fydd yn cefnogi Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) wrth gynllunio ar gyfer a chyflenwi dilysu a chyfrif cywir ac amserol, gyda chanlyniadau sy’n cael eu derbyn.

Ceir canllawiau manwl ar gamau allweddol y broses ddilysu a chyfrif yn Rhan E – Dilysu a chyfrif y pleidleisiau o Ganllawiau’r Comisiwn i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol).

1.3 Rydym yn cydnabod bod yr etholiadau sydd ar y gweill yn golygu heriau sylweddol i lawer o Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) a'u staff, ac mae hyn yn arbennig o wir am y prosesau dilysu a chyfrif:

Mewn rhai mannau mae etholiad Senedd y DU yn cael ei gyfuno gydag etholiadau eraill ac, yn yr achos hwn, rhaid cwblhau dilysu’r holl etholiadau cyn y gellir cychwyn cyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU.

Bydd craffu sylweddol ar gyfrifiadau etholiad yn etholiadau Mai 2015, yn enwedig o gofio bod llawer o etholaethau a wardiau yn debygol o weld gornestau a gaiff eu hymladd yn agos.

Mae llawer o Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol), yn enwedig mewn ardaloedd gwledig daearyddol eang, yn wynebu rhwystrau logistaidd sylweddol i hyd yn oed dod â’r holl flychau pleidleisio i'r lleoliad dilysu a chyfrif, a fydd yn effeithio ar yr amser y gall y dilysu a'r cyfrif gael ei gwblhau ac y gellir datgan y canlyniadau.

Mae lefel y diddordeb yn etholiad Senedd y DU yn debygol o fod yn sylweddol a gallai hyn amlygu ei hun gyda nifer uwch yn pleidleisio nag mewn etholiadau diweddar.

3

1.4 Rydym yn cydnabod hefyd nad oes dull ‘un maint i bawb’ y gellir ei ddefnyddio i redeg y broses dilysu a’r cyfrif mewn etholiad. Mae gan bob ardal etholiadol ei set o amgylchiadau lleol a fydd yn dylanwadu ar y penderfyniadau y mae'n rhaid i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) eu gwneud.

1.5 Fodd bynnag, mae gan yr holl ddilysu a chyfrif y canlynol yn gyffredin:

Nid yw'r dilysu yn ymwneud â sut mae pobl wedi pleidleisio na didoli unrhyw bapurau pleidleisio amheus – y cyfan a wneir yw dynodi nifer y papurau pleidleisio sydd yn y blwch pleidleisio. Mae pwrpas dilysu yn ddeublyg:- er mwyn sicrhau a dangos bod yr holl bapurau pleidleisio a

ddosbarthwyd mewn gorsafoedd pleidleisio a'r holl bapurau pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd wedi cael eu cludo i’r cyfrif, ac

- i ddarparu'r ffigwr y mae’n rhaid i ganlyniad y cyfrif gysoni ag ef

Y cyfrif hwn yw’r broses o ddidoli’r pleidleisiau i ymgeiswyr ar wahân, gan nodi a rhoi barn ar bapurau pleidleisio amheus a sefydlu faint o bleidleisiau a gafodd bob ymgeisydd.

Datgan y canlyniadau.

1.6 Beth bynnag yw’r trefniadau lleol ar gyfer y dilysu a'r cyfrif, dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) sicrhau eu bod yn cyflawni'r egwyddorion allweddol ar gyfer dilysu a chyfrif effeithiol, fel y nodir ym mhennod 1 o Rhan E – Dilysu a chyfrif y pleidleisiau.

1.7 Bwriad yr adnodd hwn yw cefnogi Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) a'u staff i fodloni'r egwyddorion allweddol hyn tra’n cydnabod amrywiol amgylchiadau lleol yn bodoli.

1.8 Dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) bob amser ystyried y canlynol wrth wneud unrhyw benderfyniad sy'n effeithio ar y dilysu a'r cyfrif:

A yw'r holl brosesau yn dryloyw? Er enghraifft:

- A gaiff pob peth ei gynnal yng ngolwg clir pawb sydd â hawl i fynychu?

- A roddir digon o wybodaeth i fynychwyr ynglŷn â’r prosesau i'w dilyn?

- A oes cyfathrebu cyson ac agored o wybodaeth?

A oes trywydd archwilio clir a diamwys?

A fydd y broses ddilysu a chyfrif yn cynhyrchu canlyniadau cywir sy'n cael eu derbyn?

A fydd y dilysu a'r cyfrif yn amserol?

A fydd cyfrinachedd y bleidlais yn cael ei gynnal bob amser?

4

A fydd diogelwch y papurau pleidleisio (a deunydd ysgrifennu arall) yn cael ei gynnal bob amser, gan gynnwys ar adegau lle mae’r papurau pleidleisio yn cael eu cludo neu eu storio rhwng prosesau?

1.9 Ym mhob achos, dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) gadw cofnod o'u penderfyniadau.

1.10 Derbynnir yn eang bod torri i lawr y dilysu a'r cyfrif i ardaloedd llai na’r etholaeth gyfan yn achos etholiad Senedd y DU er enghraifft yn arbennig o effeithiol o ran cyflawni canlyniad cywir, amserol gyda thrywydd archwilio clir. Yna caiff y canlyniadau o’r 'ardaloedd' hynny eu cronni i gyflawni canlyniad cyffredinol. Gall unrhyw faterion cyfrif a allai godi gael eu cyfyngu i ardal fwy hylaw, a gall unrhyw ailgyfrif a wneir o ganlyniad fod yn gyfyngedig.

1.11 O ganlyniad, dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ystyried defnyddio’r dull hwn wrth gynllunio eu dilysu a chyfrif.

1.12 Dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) adolygu eu cynlluniau cyfrif a dilysu yn rheolaidd oherwydd gallai amgylchiadau newid.

1.13 Bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) hefyd reoli disgwyliadau rhanddeiliaid. Dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ymgynghori ac ymgysylltu â rhanddeiliaid drwy gydol eu proses gynllunio a bod yn barod i egluro'r rhesymau dros y penderfyniadau a gymerant. Yn achos penderfyniadau allweddol, megis mewn perthynas ag amseriad y cyfrif, dylid darparu rhesymau ysgrifenedig dros y penderfyniad a gymerwyd i randdeiliaid. Gall cyfathrebu â rhanddeiliaid yn ystod y broses gynllunio ac yn ystod y dilysu a'r cyfrif ei hun fod yn arf effeithiol wrth sicrhau bod gan randdeiliaid hyder yn y broses.

Sut i ddefnyddio’r pecyn cymorth hwn1.14 Mae'r pecyn cymorth hwn yn cynnwys chwe maes:

rhagdybiaethau a phrofion i gynorthwyo gyda chynllunio

amseru’r cyfrif

paratoi ar gyfer y dilysu a’r cyfrif

cyfathrebu â rhanddeiliaid yn ystod y dilysu a’r cyfrif

derbyn deunyddiau gorsafoedd pleidleisio a blychau o bapurau post wedi'u selio

y broses dilysu a chyfrif

1.15 Mae bob un o’r meysydd hyn yn ymdrin â’r canlynol:

y penderfyniadau allweddol sydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) eu gwneud

5

arfer a argymhellir i helpu Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ddeall a chyflawni eu dyletswyddau

1.16 Trwy gydol y ddogfen hon rydym yn defnyddio 'rhaid' i gyfeirio at ofyniad cyfreithiol penodol a 'dylai' ar gyfer arfer a argymhellir. Mae unrhyw gyfeiriadau atoch 'chi' yn gyfeiriadau at y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol).

Cyfuniad

Drwy gydol yr adnodd hwn, cynhwysir blychau cyfuniad sy’n amlygu ystyriaethau penodol i’r rhai sy’n gweinyddu etholiadau cyfun.

Mae'r penderfyniadau allweddol y gofynnir i Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) eu cymryd o ran dilysu a chyfrif yn cael eu hamlygu mewn blychau gydag ebychnod. Rhoddir dolennau at rannau perthnasol pob adran sy'n rhoi rhagor o wybodaeth am y penderfyniadau hynny. Mae prif gorff yr adran hon yn gosod y penderfyniadau mewn cyd-destun ac yn rhoi canllawiau pellach, yn ogystal ag arwyddbyst i ble y gellir cael rhagor o wybodaeth.

6

2 Rhagdybiaethau a phrofion i gynorthwyo gyda chynllunio2.1 Gall sefydlu rhai rhagdybiaethau realistig a chadarn ar gam cynnar eich cynorthwyo i gynllunio ar gyfer y dilysu a'r cyfrif. Gall rhagdybiaethau cadarn roi tystiolaeth ddefnyddiol wrth esbonio eich penderfyniadau ac felly dylai’r rhain gael eu dogfennu. Bydd rhannu'r rhagdybiaethau â rhanddeiliaid ar gam cynnar hefyd yn caniatáu i'r rhagdybiaethau gael eu profi o ran cadernid gan bobl eraill, cyn i'r cynllunio manwl gael ei gwblhau.

2.2 Dylai pob rhagdybiaeth gael ei hadolygu'n rheolaidd er mwyn eich galluogi i ymateb yn briodol ac mewn da bryd petai unrhyw amgylchiadau neu ffactorau sy’n hysbysu’r rhagdybiaethau yn newid.

Amseriadau ar gyfer danfon y blychau pleidleisio i'r lleoliad dilysu a chyfrif2.3 Mae rhagdybiaethau ynglŷn â’r amseriad ar gyfer danfon y blychau pleidleisio yn ddefnyddiol am sawl rheswm:

Bydd staff sy'n derbyn y blychau pleidleisio o orsafoedd pleidleisio yn gallu rhoi gwybod i chi neu i’ch Dirprwy (Depute yn yr Alban) os oes unrhyw flwch neu flychau yn hwyr, gan y gallai hyn awgrymu problem naill ai i Swyddog Llywyddu unigol neu broblem ehangach sy’n effeithio ar nifer o Swyddogion Llywyddu.

Byddwch yn gallu gwneud amcangyfrif gwybodus ynghylch pryd fydd y blychau pleidleisio olaf ar gyfer yr etholiad yn debygol o gyrraedd, a fydd yn helpu dangos pryd y byddwch yn cwblhau'r dilysu, gan na all y broses ddilysu ddod i ben hyd nes bo’r holl flychau pleidleisio yn bresennol.

2.4 Mae'n bosibl amcangyfrif pryd y disgwylir i bob blwch pleidleisio gyrraedd yn y lleoliad dilysu a chyfrif, tra'n cydnabod y potensial ar gyfer oedi o ganlyniad i, er enghraifft, giwiau yn yr orsaf bleidleisio ar ddiwedd y pleidleisio, tywydd gwael, ayb. Mae dadansoddiad o etholiadau blaenorol yn rhoi gwybodaeth werthfawr. Hefyd mae sawl rhaglen ar y rhyngrwyd a fydd yn amcangyfrif yr amser a gymerir i deithio rhwng gorsaf bleidleisio a’r lleoliad dilysu a chyfrif.

2.5 Gallwch hefyd sefydlu’r amser cyfartalog y mae'n ei gymryd i Swyddog Llywyddu gwblhau'r ffurflenni perthnasol a phecynnu’r deunyddiau yn dilyn cau'r bleidlais drwy gyfeirio at brofiad mewn etholiadau blaenorol, neu drwy gynnal ymarferiad bach i fesur yr amser y byddai'n ei gymryd i rywun sydd wedi’i hyfforddi at lefel Swyddog Llywyddu gwblhau'r gwaith papur angenrheidiol a phecynnu’r holl ddeunyddiau.

7

Nifer yr ymgeiswyr2.6 Gall nifer yr ymgeiswyr gael effaith sylweddol ar y dilysu a'r cyfrif. Er enghraifft, gallai nifer fawr o ymgeiswyr yn sefyll etholiad olygu:

y bydd papurau pleidleisio yn fawr a gall staff fod yn arafach yn eu trin

y bydd angen mwy o le i gynnwys y papurau pleidleisio mawr

gall y broses ar gyfer gwahanu'r pleidleisiau i fwndeli ar gyfer ymgeiswyr penodol fod yn arafach a chymryd mwy o le

efallai y bydd angen mwy o le i ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lleoliad dilysu a chyfrif

2.7 Er mwyn sefydlu’r nifer debygol o ymgeiswyr dylech:

wneud cyswllt buan â'r pleidiau gwleidyddol

monitro datganiadau o ddiddordeb

monitro ceisiadau am becynnau enwebu

2.8 Yna gellir ystyried y wybodaeth hon wrth wneud penderfyniadau ynghylch lleoliad, cynllun gosodiad y cyfrif, offer ac adnoddau staffio.

Nifer sy’n pleidleisio 2.9 Mae angen i chi benderfynu pa adnoddau sy'n briodol yn y dilysu a'r cyfrif. Mae’r nifer disgwyliedig a fydd yn pleidleisio yn ffactor allweddol wrth benderfynu beth ddylai’r adnoddau hyn fod. Dylech benderfynu beth yr ydych yn disgwyl i'r nifer sy’n pleidleisio yn yr etholaeth ar 7 Mai 2015 fod, gan ddefnyddio'r nifer a bleidleisiodd yn etholiad Senedd y DU 2010 fel man cychwyn. Mae bob amser yn well bod yn or-ofalus yn hyn o beth, oherwydd gall datblygiadau cenedlaethol a lleol arwain at newidiadau cyflym yn y nifer gwirioneddol sy’n pleidleisio.

2.10 Mae lefel y diddordeb yn etholiad Senedd y DU yn debygol o fod yn sylweddol fwy nag mewn etholiadau eraill ers 2010 - yn sicr mae'r nifer sy'n pleidleisio yn debygol o fod yn uwch na'r hyn a welwyd mewn etholiadau lleol. Yn achos yr Alban, un o ganlyniadau’r refferendwm ar annibyniaeth yw bod gan etholwyr fwy o ddiddordeb, a allai drosi i nifer uchel yn pleidleisio.

2.11 Dylech adolygu’n gyson eich rhagdybiaethau ynghylch y nifer sy’n pleidleisio a bod yn barod i newid eich cynlluniau os yw’n ymddangos fod y sefyllfa yn newid.

2.12 Bydd angen i chi wahaniaethu rhwng y nifer o bleidleiswyr sy’n pleidleisio drwy'r post a phleidleiswyr gorsaf bleidleisio er mwyn sicrhau, yn ychwanegol at yr adnoddau sydd wedi'u hanelu at gyfrif papurau pleidleisio, bod yr adnoddau sydd wedi’u hanelu at agor a dilysu pleidleisiau post yn ddigonol.

8

Cyfrifo’r nifer tebygol o bapurau pleidleisio y bydd angen eu prosesu2.13 Bydd angen i chi benderfynu pa adnoddau sy'n briodol, ac mae deall faint o bapurau pleidleisio a allai fod angen eu trin yn ffactor allweddol wrth benderfynu beth y dylai’r adnoddau hyn fod.

2.14 Byddwch yn gallu amcangyfrif ar gam gweddol gynnar beth fydd yr etholaeth gymwys debygol ar gyfer etholiad Senedd y DU, drwy ddefnyddio'r ffigwr ar ôl cyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig ar ddiwedd y ganfas ac ysgrifennu at etholwyr yn 2014 fel llinell sylfaen, ond gan gyfrifo ar gyfer cynnydd tebygol cyn yr etholiad.

2.15 Bydd dadansoddiad o'r cynnydd yn nifer yr etholwyr cyn etholiad cyffredinol Senedd y DU yn 2010 yn rhoi syniad i chi o'r cynnydd canrannol yn nifer yr etholwyr y gallwch ei ddisgwyl cyn etholiad 2015, ond dylech hefyd gadw mewn cof yr effaith bosibl ar y cyhoedd o weithgarwch ymgysylltu Swyddogion Cofrestru Etholiadol a gynhelir yn gynnar yn 2015. Drwy fonitro'r diweddariadau misol i'r gofrestr, cyfrifo am unrhyw gynnydd mewn cyfraddau cofrestru o ganlyniad i weithgareddau ymgysylltu â'r cyhoedd, a chan ystyried unrhyw ychwanegiadau hwyr i'r gofrestr, dylech allu adolygu’r amcangyfrif hwnnw a sicrhau ei fod yn parhau i fod yn gadarn.

2.16 Os nad y chi hefyd yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol, bydd angen i chi gysylltu â'r Swyddog(ion) Cofrestru Etholiadol perthnasol er mwyn cael y data hwn. Yn yr un modd, bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) mewn etholaethau traws-ffiniol gysylltu â'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar gyfer yr awdurdodau lleol eraill yn yr etholaeth er mwyn cael y data perthnasol.

2.17 Gan ddefnyddio'r rhagdybiaeth ynghylch y nifer sy’n pleidleisio yn yr etholaeth gyda'r rhagdybiaeth o nifer yr etholwyr, gallwch ddatblygu amcangyfrif o nifer y papurau pleidleisio a fyddwch o bosibl angen eu prosesu yn y dilysu a'r cyfrif.

Er enghraifft:

Papurau pleidleisio sydd i’w dilysu a’u cyfrif

Etholaeth gymwys X nifer disgwyliedig sy’n pleidleisio = nifer o bapurau pleidleisio

68,175 69.1% 47,108

Papurau pleidleisio heb eu defnyddio sydd i’w dilysu

Etholaeth gymwys – nifer o bapurau i’w dilysu a’u cyfrif = heb eu defnyddio

68,175 47,108 21,067

9

Papurau pleidleisio a gyflwynwyd

Dylech hefyd gymryd i ystyriaeth y bydd angen i chi wirio’r papurau pleidleisio a gyflwynwyd. Er y bydd y nifer hwn yn gymharol fach, dylech sicrhau bod hyn yn cael ei gynnwys yn eich cynlluniau.

2.18 Er y bydd y cyfrifo’n rhoi amcangyfrif cadarn o’r nifer o bapurau y bydd angen i chi eu rheoli yn y dilysu a'r cyfrif, mae'n syniad da adeiladu cynlluniau wrth gefn i mewn ar y cychwyn er mwyn sicrhau eich bod yn barod i ddelio â mwy na'r nifer disgwyliedig yn pleidleisio.

2.19 Byddwch hefyd yn gallu amcangyfrif yn gynnar yr hyn y mae nifer y pleidleiswyr post yn debygol o fod. Unwaith eto, bydd cyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig yn rhoi llinell sylfaen ar gyfer y nifer o bleidleiswyr post, gyda dadansoddiad o'r cynnydd canrannol cyn etholiad cyffredinol 2010 a ffactoreiddio i mewn y gweithgarwch cofrestru sy'n cael ei wneud gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol cyn yr etholiad, gan ddarparu arwydd o gynnydd posibl cyn yr etholiad. Bydd monitro'r rhestrau pleidleisio absennol yn rheolaidd yn eich galluogi i gadw eich amcangyfrif yn gyson a phrofi ei gadernid.

2.20 Gan ddefnyddio'r rhagdybiaeth o’r niferoedd sy'n pleidleisio drwy'r post ar gyfer yr etholaeth, gallwch wedyn gyfrifo cyfanswm nifer y papurau pleidleisio drwy'r post y bydd rhaid i chi o bosibl eu prosesu. Gallwch barhau i adolygu hyn drwy fonitro’r cynnydd mewn ffurflenni pleidleisiau post yn y cyfnod sy'n arwain i fyny at y diwrnod pleidleisio. Bydd dadansoddiad o batrwm y ffurflenni pleidleisiau post mewn etholiadau blaenorol (yn arbennig etholiad diwethaf Senedd y DU) yn galluogi penderfyniadau gwybodus o ran faint o gasgliadau fydd eu hangen o orsafoedd pleidleisio yn ystod y diwrnod pleidleisio a faint o staff a fydd o bosibl eu hangen i ddelio â phleidleisiau post a dderbynnir ar y diwrnod pleidleisio.

2.21 Bydd angen i chi fod yn hyblyg a gallu ymateb i ddigwyddiadau cenedlaethol a lleol a allai effeithio ar eich rhagdybiaethau. Er enghraifft, gallai dadleuon yr Arweinwyr ar y teledu arwain at ymchwydd mewn cofrestru neu geisiadau pleidleisio absennol - yn ogystal â chael effaith ar y nifer sy'n pleidleisio - ac, fel yn 2010, gallai hyn newid y patrwm traddodiadol o’r amser y mae pleidleisiau post wedi’u cwblhau’n cael eu dychwelyd.

2.22 Bydd angen i chi adolygu eich amcangyfrifon er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i fod yn gadarn, gan ystyried ffactorau megis:

Effaith gweithgarwch cofrestru a gwaith ymgysylltu â’r cyhoedd a wneir gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn y cyfnod cyn etholiadau Mai 2015, a sut y bydd hyn yn effeithio ar nifer yr etholwyr a nifer y pleidleiswyr absennol.

Newidiadau i'r nifer etholwyr a phleidleiswyr absennol bob mis.

Dileu pleidleisiau absennol gan etholwyr nad ydynt wedi’u cadarnhau ar ôl cyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig, a allai arwain at ymchwydd mewn pobl yn ail-wneud cais am bleidlais bost yn agos at yr etholiad.

10

Dileu pleidleisiau absennol yn dilyn adnewyddu llofnodion pleidleisiau absennol ym mis Ionawr/Chwefror 2015, a allai arwain at ostyngiad mewn pleidleiswyr post yn y tymor byr, ond gellid ei ddilyn gan etholwyr yn ail-wneud cais yn agos at yr etholiad.

Unrhyw gynnydd munud olaf mewn ceisiadau yn agos at y dyddiadau cau perthnasol ar gyfer cofrestru a phleidlais absennol.

2.23 Dylech adolygu eich rhagdybiaethau ynghylch nifer y papurau pleidleisio sydd i'w trin ar ôl y dyddiad cau cofrestru (h.y. ar ôl 20 Ebrill 2015) a'r dyddiad cau ar gyfer ceisiadau am bleidlais bost (h.y. ar ôl 5pm ar 21 Ebrill 2015), gan gysylltu â Swyddog(ion) Cofrestru Etholiadol yn eich ardal yn ôl yr angen.

Sefydlu gofynion adnoddau a phrofi prosesau2.24 Er mwyn bod yn fodlon y bydd y dilysu a'r cyfrif yn amserol (ac er mwyn helpu i sicrhau y gall cyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU gychwyn erbyn 2.00am) bydd angen i chi benderfynu pa adnoddau staffio sy’n ofynnol i ddelio â nifer y papurau pleidleisio a ddisgwylir, gan gadw mewn cof y fethodoleg gyfrif yr ydych yn bwriadu ei mabwysiadu.

2.25 Mae nifer o bethau y gallwch eu gwneud yn gynnar er mwyn cynorthwyo penderfyniadau am adnoddau staffio ac i brofi'r fethodoleg ddilysu a chyfrif.

2.26 Dylech edrych ar y nifer o staff a'r prosesau a ddefnyddiwyd yn etholiad diwethaf Senedd y DU (ac etholiadau blaenorol eraill) a nifer y papurau pleidleisio a gafodd eu prosesu. Yna gellir defnyddio gwerthusiad o'r prosesau a chymarebau staffio a pha bryd y cwblhawyd y camau amrywiol yn y dilysu a'r cyfrif i lywio penderfyniadau ar gyfer yr etholiad.

2.27 Gallwch gynhyrchu sampl o bapurau pleidleisio 'ffug' (gyda nifer tebyg o ymgeiswyr i'r hyn a ddisgwylir yn etholiad Senedd y DU yn 2015). Mae angen i'r sampl fod yn ddigon bach fel nad yw'r broses yn rhy feichus ond yn ddigon mawr i brofi p’un a yw'r prosesau ac adnoddau a fwriedir yn ddigonol i gyflawni'r canlyniadau gofynnol.  Trwy edrych ar yr amser mae'n ei gymryd i ddilysu a chyfrif y sampl o bapurau pleidleisio 'ffug' (gan ddefnyddio'r un prosesau a chymarebau staffio yr ydych yn bwriadu eu defnyddio ym Mai 2015), byddwch yn gallu cyfrifo pa mor hir a gymerir i brosesu’r holl bleidleisiau a ddisgwylir ar y cam dilysu ac ar y cam cyfrif. Gall yr ymarfer hwn hefyd gael ei ddefnyddio i wirio bod eich methodoleg ddilysu a chyfrif yn cynhyrchu ffigyrau dilysu a chyfrif cywir.

Cyfuniad

Gallai cynnal ymarferiad o'r fath pan fo etholiadau yn cael eu cyfuno roi darlun defnyddiol o’r amser a gymerir i brosesu’r holl bapurau pleidleisio – yn enwedig i’r ardaloedd hynny nad oedd ganddynt unrhyw etholiadau cyfun yn 2010. Yn yr achos hwn, bydd angen cynhyrchu papurau pleidleisio 'ffug' ar gyfer pob un o'r etholiadau sy'n digwydd.

11

2.28 Dylech fod yn barod i adolygu a diwygio eich prosesau ac adnoddau arfaethedig i ymateb i unrhyw faterion a nodwyd drwy'r ymarferion hyn. Ni fydd hon yn wyddor fanwl, ond gall roi sicrwydd a sylfaen dystiolaeth i chi i ddangos bod unrhyw benderfyniadau a gymerwyd o ran y broses ac adnoddau yn rhesymol – er y dylech bob amser fod yn dra gofalus yn eich cynllunio.

2.29 Bydd y gwaith hwn hefyd yn caniatáu i chi nodi beth yw’r amseriadau disgwyliedig ar gyfer cwblhau pob cam o'r dilysu a'r cyfrif. Pan fo’r canlyniad yn awgrymu na all cyfrif etholiad Senedd y DU gychwyn erbyn 2am, bydd angen i chi ailymweld â'ch cynlluniau i sicrhau eich bod wedi cymryd pob cam rhesymol i ddechrau cyfrif erbyn 2am. Dylai'r amserau disgwyliedig gael eu rhannu gyda rhanddeiliaid, a bydd yn arf defnyddiol wrth reoli disgwyliadau.

12

3 Amseru’r cyfrif

Bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) wneud penderfyniadau ynghylch sut i reoli’r dilysu a'r cyfrif mewn ffordd sy'n sicrhau eu bod wedi cymryd camau rhesymol i gychwyn y cyfrif o fewn pedair awr ar ôl i'r bleidlais gau.

Pa benderfyniadau a gymerwch i gydymffurfio â’r ddyletswydd hon?

Methodoleg dilysu/cyfrif a threfniadau rheoli

Pa fethodoleg fyddwch chi’n ei defnyddio a sut fyddwch yn rheoli’r dilysu a'r cyfrif? Er enghraifft, a fyddwch yn torri’r dilysu a'r cyfrif i fyny’n ddarnau llai, haws eu rheoli?

Yn achos etholiad Senedd DU ar ben ei hun, a fyddwch yn dechrau cyfrif y pleidleisiau cyn i'r dilysu gael ei gwblhau?

Staffio

Faint o staff fyddwch chi eu hangen i gwblhau'r dilysu a dechrau cyfrif yn etholiad Senedd y DU o fewn pedair awr?

Dewis o leoliad

A yw'r lleoliad yn addas i chi allu cwblhau'r dilysu a dechrau cyfrif yn etholiad Senedd y DU o fewn pedair awr? Er enghraifft, a fydd yn gallu cynnwys nifer y staff y byddwch eu hangen, ac a fydd yn gweithio gyda'ch gosodiad a phrosesau cyfrif? A yw'r lleoliad yn hygyrch o bob rhan o'r etholaeth?

Os ydych yn gyfrifol am fwy nag un etholaeth, a fydd gennych ddilysu a chyfrif canolog, neu a fyddwch chi’n defnyddio lleoliadau ar wahân?

Cludo’r blychau pleidleisio

A allai’r defnydd o fannau casglu i ddanfon blychau pleidleisio a deunyddiau eraill i'r lleoliad dilysu a chyfrif gyflymu'r broses o dderbyn y deunyddiau o orsafoedd pleidleisio? Os ydych yn defnyddio mannau casglu, sut fyddwch chi’n gwirio bod deunyddiau wedi cael eu danfon gan yr holl orsafoedd pleidleisio?

Beth fydd eich protocol cyfathrebu i yrwyr er mwyn iddynt roi gwybod i chi ynglŷn ag unrhyw oedi?

Pa fesurau wrth gefn a fyddwch yn eu rhoi ar waith, e.e. sut fyddwch chi’n sicrhau bod effeithiau tywydd gwael, cerbydau’n torri lawr, neu gau ffyrdd yn cael eu lleihau?

13

Ciwiau wrth i bleidleisio gau

Pa ddulliau fyddwch chi’n eu rhoi ar waith i leihau'r potensial am giwiau mewn gorsafoedd pleidleisio ar ddiwedd y bleidlais?

Beth fydd eich protocol cyfathrebu ar gyfer staff yr orsaf bleidleisio i roi gwybod i chi ynglŷn â chiwiau ac unrhyw oedi arall?

Pleidleisiau post

Sut fyddwch chi’n rheoli nifer y pleidleisiau post a dderbyniwyd ar y diwrnod pleidleisio, i gyfyngu ar nifer y pleidleisiau post sydd dal angen i chi eu prosesu yn y dilysu a'r cyfrif? Er enghraifft, pa mor aml ddylai pleidleisiau post gael eu casglu o orsafoedd pleidleisio a phryd?

A fydd dilysu dynodwyr ar bleidleisiau post a ddychwelwyd yn cael ei gynnal yn y lleoliad dilysu a chyfrif, ynteu mewn man arall?

Beth fydd y lefelau staffio priodol ar gyfer prosesau agor pleidleisiau post? Os gynhelir dilysu dynodwyr ar bleidleisiau post a ddychwelwyd yn y lleoliad

dilysu a chyfrif, pa offer fyddwch chi ei angen? Mewn etholaethau traws-ffiniol, neu os nad y chi yw'r Swyddog Cofrestru

Etholiadol, sut fyddwch chi’n penderfynu ar y ffordd fwyaf effeithiol o reoli'r broses o wirio dynodwyr ar bleidleisiau post a ddychwelwyd?

Sut fyddwch chi’n cyfathrebu ag ymgeiswyr, asiantiaid ac eraill?

Sut fyddwch chi’n ymgynghori ag ymgeiswyr, asiantiaid ac eraill ynglŷn ag amseru’r cyfrif? Sut fyddwch chi'n cyfathrebu eich penderfyniad ynghylch amseru’r cyfrif?

Penderfyniadau sy’n benodol i etholiadau cyfun

A fyddwch chi’n defnyddio blwch pleidleisio unigol neu flwch pleidleisio ar wahân i bob etholiad?

Os mai chi hefyd yw'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol, pryd fyddwch chi’n cyfrif y papurau pleidleisio yn yr etholiadau eraill? Sut ydych chi am sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio eraill tra bod papurau pleidleisio Senedd y DU yn cael eu cyfrif?

3.1 Mae'r rheolau etholiad yn gosod dyletswydd ar Swyddogion Canlyniadau i wneud trefniadau i gyfrif y pleidleisiau 'cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl i'r gorsafoedd pleidleisio gau'. Mae'r ddyletswydd hon yn berthnasol i'r holl bleidleisio sy'n digwydd ar ddydd Iau 7 Mai. Felly, bydd angen i chi wneud penderfyniad ynghylch amseriad yr holl gyfrifiadau yr ydych yn gyfrifol amdanynt. Fodd bynnag, yn etholiad Senedd y DU mae cwmpas unrhyw benderfyniad ynghylch amseriad y cyfrif yn gyfyngedig yn yr ystyr eich bod dan ddyletswydd ychwanegol i gymryd 'camau rhesymol' i ddechrau cyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU o fewn pedair awr i ddiwedd y bleidlais.

3.2 Rhaid i gyfrif gwirionedd pleidleisiau etholiad Senedd y DU (nid y broses ddilysu) fod wedi cychwyn erbyn 2am ar ddydd Gwener 8 Mai 2015. Bydd unrhyw

14

Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) nad yw'n gallu dechrau cyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU o fewn pedair awr ar ôl cau'r bleidlais angen hysbysu'r Comisiwn Etholiadol ynglŷn â hyn, a rhoi cyfiawnhad clir pam fod y sefyllfa hon wedi codi.

Gweler Rhan E – Dilysu a chyfrif y pleidleisiau o Ganllawiau’r Comisiwn i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) am ganllawiau ynghylch beth i’w wneud os nad yw cyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU wedi cychwyn erbyn 2am.

3.3 Dylech gadw cofnod o'r holl gamau a gymerwyd er mwyn gallu darparu trywydd archwilio sy'n dangos eich proses o wneud penderfyniadau. Dylech allu esbonio eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.

3.4 Mae angen i chi gymryd camau i reoli a sicrhau adnoddau ar gyfer y broses ddilysu a chyfrif er mwyn galluogi i gyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU ddechrau cyn 2am.

3.5 I rai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) sydd ag etholiad Senedd y DU ar ben ei hun, bydd yn syml cydbwyso'r angen am gywirdeb gyda'r ddyletswydd i gychwyn y cyfrif pleidleisiau erbyn 2am. Fodd bynnag, mae amgylchiadau penodol a allai effeithio ar amseriad y cyfrif, hyd yn oed os oes gennych etholiad ar ben ei hun.Os oes gennych etholaeth wledig fawr, er enghraifft, gallech wynebu rhwystrau logistaidd sylweddol i hyd yn oed dod â’r holl flychau pleidleisio i'r lleoliad dilysu a chyfrif, a fydd yn effeithio ar yr amser y gall y dilysu a'r cyfrif gael ei gwblhau a’r amser y gellir datgan y canlyniadau.

Cyfuniad

Mae Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) sydd ag etholiadau cyfun yn wynebu heriau penodol o ran cwrdd â'r terfyn amser. Lle mae etholiad Senedd y DU wedi'i gyfuno ag etholiad neu etholiadau eraill, rhaid cwblhau dilysu pob un o'r etholiadau cyn y gellir cychwyn cyfrif y pleidleisiau yn etholiad Senedd y DU. Mewn rhai ardaloedd, gallai hyn olygu dilysu'r papurau pleidleisio ar gyfer etholiadau lluosog cyn dechrau cyfrif papurau pleidleisio etholiad Senedd y DU.

Ymgynghori â rhanddeiliaid o ran amseru a chyfathrebu penderfyniad3.6 Er gwaethaf yr heriau hyn, bydd disgwyliad ymysg pleidleiswyr, ymgeiswyr, pleidiau a'r cyfryngau y bydd y canlyniadau i’r rhan fwyaf o etholaethau Senedd y DU yn cael eu datgan cyn gynted â phosibl ar ôl diwedd y bleidlais am 10pm ar 7 Mai 2015. Dylech gael deialog ar gam cynnar gyda gwleidyddion, cynrychiolwyr pleidiau gwleidyddol, darlledwyr a sefydliadau newyddion ynglŷn ag amseriad y dilysu a'r cyfrif.

15

3.7 I osgoi dadl wrth i’r ymgyrch etholiadol fynd yn ei flaen dylech wneud y penderfyniadau sy’n bwydo mewn i amseriad y cyfrif erbyn mis Ionawr 2015 yn dilyn ymgynghoriad, a chyfathrebu’r rhan yn gynnar.

3.8 Gan ddefnyddio'r rhagdybiaethau a'r profion a amlinellir yn y pecyn cymorth hwn, dylech allu adnabod yr amseriadau ar gyfer cwblhau pob cam o'r dilysu a'r cyfrif gyda gradd resymol o gywirdeb. Dylech rannu'r amseriadau hyn gyda rhanddeiliaid ynghyd â'r rhagdybiaethau sy'n sail iddynt. Fodd bynnag, dylai rhanddeiliaid gael eu rhybuddio hefyd bod yr amseriadau hyn yn ddangosol, a gallant newid ar y noson, er enghraifft os yw’r nifer a bleidleisiodd yn sylweddol uwch neu is na'r disgwyl.

3.9 Efallai y bydd gan rhai rhanddeiliaid ddisgwyliadau o ran pa mor gyflym y gall y prosesau gael eu cwblhau na ellir eu diwallu yn ymarferol, a gall hyn arwain at densiwn a rhwystredigaeth yn y dilysu a'r cyfrif. Dylech egluro’r prosesau dan sylw yn fanwl, a pha mor hir mae pob cam yn debygol o'i gymryd.

3.10 Yn ogystal â chynnal sesiynau briffio i randdeiliaid allweddol, gall Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ei chael yn ddefnyddiol creu proses fach ddilysu a chyfrif ‘ffug’ fel y gall rhanddeiliaid weld yn union sut mae'r broses yn gweithio a pha mor hir y mae pob cam yn ei gymryd.

3.11 Dylech allu egluro'r adnoddau a ymrwymir i'r dilysu a'r cyfrif, gweler adran 2.

Cyfuniad

Mae Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) yn gyfrifol am ddilysu’r holl bapurau pleidleisio. Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) sy’n gyfrifol am gyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU, a Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol sy’n gyfrifol am gyfrif y pleidleisiau mewn etholiadau lleol. Yn achos etholaethau traws-ffiniol efallai nad yr un person yw’r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) a'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol.

Mater i’r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol yw’r penderfyniad ynghylch amseru cyfrif unrhyw etholiad lleol sydd wedi’i gyfuno ag etholiad Senedd y DU, ac mae dyletswydd arnynt i wneud trefniadau i gyfrif y pleidleisiau 'cyn gynted ag sy'n ymarferol ar ôl diwedd y bleidlais’.

Ar gam cynnar, a chyn gwneud unrhyw benderfyniad terfynol ar amseriad y cyfrif neu gyfrifiadau, dylai Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol gynnal deialog â gwleidyddion lleol, cynrychiolwyr y pleidiau gwleidyddol a'r cyfryngau lleol. Wrth ddod i benderfyniad ar yr amseriad, bydd angen i Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol roi ystyriaeth arbennig i’r ffaith bod yr etholiadau hyn yn cael eu cyfuno ag etholiad Senedd y DU, ac i ddiogelwch y pleidleisiau ac argaeledd staff a lleoliadau.

Lle nad yr un person yw’r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) a'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol, mae angen rhoi ystyriaeth i gludiant diogel y papurau pleidleisio nad ydynt yn rhai etholiad Senedd y DU ar ôl i’r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) orffen y cam dilysu, a diogelu’r papurau pleidleisio os oes egwyl i fod cyn i’r cyfrif ddechrau. I gael canllawiau pellach ar ddiogelwch blychau pleidleisio gweler adran 4.

16

Dylai Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol wneud penderfyniad ynghylch amseriad y cyfrif neu'r cyfrifiadau cyn gynted ag y bo modd. Yn ddelfrydol, dylai'r penderfyniad gael ei wneud heb fod yn hwyrach na diwedd mis Ionawr 2015. Unwaith y bydd y penderfyniad ynghylch amseriad y cyfrif hwn wedi ei wneud, dylid rhoi rhesymau ysgrifenedig dros y penderfyniad i'r rhai sy’n ymwneud â’r canlyniad ac a gaiff eu heffeithio ganddo.

Ffactorau sy’n effeithio ar amseru’r cyfrif3.12 Mater i bob Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) yw penderfynu pa gamau sy'n rhesymol er mwyn cydymffurfio â'u dyletswydd i ddechrau cyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU cyn 2.00am, o ystyried amgylchiadau arbennig yr etholaeth. Fodd bynnag, dylech fod yn ymwybodol os nad ydych yn cymryd camau rhesymol, gall llys ystyried eich bod yn torri eich dyletswydd swyddogol. Dylech ystyried y camau canlynol yn benodol - nid yw’r camau hyn yn gynhwysfawr, ac efallai bod ffactorau ychwanegol y bydd angen i chi eu hystyried hefyd, gan ddibynnu ar eich amgylchiadau lleol:

Methodoleg ddilysu a chyfrif a threfniadau rheoli3.13 Bydd y ffordd y mae'r dilysu a'r cyfrif yn cael ei drefnu a'i reoli yn cael effaith ar amseru. Mae cydbwysedd i’w gael rhwng cyflymder a chywirdeb – dylech roi sylw penodol i p'un a all eich prosesau dilysu a chyfrif roi canlyniad amserol, ond yn hanfodol, un cywir.

3.14 Os mai chi yw'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) mewn etholiad Senedd y DU ar ben ei hun, efallai y byddwch yn penderfynu dechrau cyfrif pleidleisiau cyn i’r dilysu gael ei gwblhau, ar yr amod bod dilysu yn cael ei gwblhau cyn i gyfrif y pleidleisiau gael ei gwblhau.

Etholiadau cyfun

O gofio bod rhaid i'r dilysu ar gyfer pob etholiad gael ei gwblhau cyn i gyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU ddechrau, bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) sydd ag etholiadau cyfun gymryd camau i sicrhau y gellir gorffen dilysu bob etholiad yn gywir cyn 2:00am, fel y gellir dechrau cyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU o fewn y terfynau amser penodedig.

3.15 Derbynnir yn eang bod y defnydd o ddilysu a chyfrif ‘bach’ yn arbennig o effeithiol o ran cyflawni canlyniad cywir, amserol gyda thrywydd archwilio clir. Yn syml, golyga’r dull hwn yn achos etholiad Senedd y DU dorri i lawr y dilysu a'r cyfrif i 'ardaloedd' llai na'r etholaeth gyfan. Yna bydd canlyniadau’r 'ardaloedd' hynny yn cael eu cronni i roi canlyniad cyffredinol.

3.16 Os ydych yn gyfrifol am fwy nag un etholaeth seneddol, bydd angen i chi sicrhau bod y dilysu a'r cyfrif ar gyfer pob etholaeth yn cael ei drefnu fel ei fod yn galluogi i gyfrif y pleidleisiau ar gyfer pob etholaeth gael ei gychwyn o fewn pedair awr ar ôl i'r bleidlais gau.

17

3.17 Am ystyriaethau ymarferol yn ymwneud â'r prosesau dilysu a chyfrif, gweler adran 7.

Digonolrwydd adnoddau staffio3.18 Dylech roi sylw penodol i ba lefel o adnoddau staffio i’w rhoi i’r dilysu a'r cyfrif. I gael awgrymiadau ar sut y gallwch sefydlu lefel yr adnoddau sydd eu hangen, gweler adran 2 o'r adnodd hwn. Ar gyfer y gwahanol fathau o staff y byddwch eu hangen i gynnal yr dilysu a'r cyfrif, gweler adran 4.

Dewis o leoliad3.19 Dylech roi sylw penodol i p’un a fydd y lleoliad yn ddigon mawr i gynnwys nifer y staff sydd eu hangen a'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol. Gweler pennod 3 Rhan E – Dilysu a chyfrif y pleidleisiau o ganllawiau’r Comisiwn ar gyfer Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) am arweiniad ar bwy gaiff fynychu.

3.20 Mewn etholiadau Senedd blaenorol y DU, efallai fod Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) oedd â chyfrifoldeb am fwy nag un etholaeth wedi canoli’r dilysu a'r cyfrif ar gyfer yr holl etholaethau. Bydd angen i chi ystyried p’un a allai lleoliadau dilysu a chyfrif unigol wedi’u lleoli o fewn yr etholaethau gyflymu'r amser a gymerir i dderbyn y blychau pleidleisio o orsafoedd pleidleisio, ac felly’n ei gwneud yn haws cadw at y terfyn amser o 2am.

3.21 Fodd bynnag, mae manteision ac anfanteision i’r dull hwn:

3.22 Mae’r anfanteision yn cynnwys:

Ni all Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) fod mewn lleoliadau lluosog a byddai angen Dirprwy Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) profiadol i reoli'r dilysu/ cyfrif mewn lleoliadau eraill ar eu rhan

Gall adnoddau mewn cyfrif canolog gael eu symud o gwmpas yn ôl yr angen – mae llai o sgôp ar gyfer hyn os yw'r cyfrifiadau’r etholaeth yn cael eu cynnal mewn lleoliadau ar wahân

Efallai na fydd lleoliadau addas lluosog ar gael

Yn gyffredinol, mae’n debyg y bydd lleoliadau lluosog angen mwy o adnoddau na dilysu a chyfrif canolog.

3.23 Mae’r manteision yn cynnwys:

Gall fod yn anos recriwtio staff i fynychu un lleoliad canolog yn hytrach na mynychu lleoliad yn nes at eu cartref

Gall canoli nifer o gyfrifiadau etholaeth greu mwy o ddigwyddiad i randdeiliaid a'r cyfryngau

3.24 I gael canllawiau cyffredinol ar ddewis lleoliadau a gosodiad y dilysu a'r cyfrif gweler adran 4 o’r adnodd hwn.

18

Daearyddiaeth a ffactorau sy’n effeithio ar gludo’r blychau pleidleisio3.25 Bydd angen i chi sicrhau y gallwch gael y blychau pleidleisio yn ddiogel ac yn effeithlon i'r lleoliad dilysu a chyfrif fel y gall y prosesau dilysu a chyfrif gychwyn cyn gynted ag y bo modd. Bydd angen i chi ystyried daearyddiaeth a chysylltiadau trafnidiaeth yr etholaeth a nodweddion penodol y lleoliad a ddewiswyd (er enghraifft, meysydd parcio, ffyrdd mynediad, ayb).

3.26 I gael awgrymiadau am sut y gallwch gasglu tystiolaeth ynghylch amseriadau cludiant i lywio eich penderfyniadau, gweler adran 2 o’r adnodd hwn.

3.27 Efallai mai un dewis fyddai derbyn deunyddiau gorsafoedd pleidleisio oddi wrth y Swyddogion Llywyddu mewn un neu fwy o leoliadau ('mannau casglu') ac yna cludo'r deunyddiau gyda’i gilydd i'r lleoliad dilysu a chyfrif. Bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) benderfynu os gall defnyddio mannau casglu gyflymu derbyniad cyffredinol o’r deunyddiau gorsafoedd pleidleisio yn y lleoliad dilysu a chyfrif.

3.28 Os gaiff y dull hwn ei fabwysiadu, bydd angen i chi roi trefniadau cadarn yn eu lle i sicrhau derbyniad cywir a threfnus yn y mannau casglu o flychau a deunyddiau pleidleisio o orsafoedd pleidleisio, a’u cludiant diogel wedi hynny i'r lleoliad dilysu a chyfrif. Byddai angen i chi sefydlu trefniadau tebyg i'r rhai y manylir arnynt yn adran 6 o'r adnodd hwn er mwyn sicrhau bod pob blwch pleidleisio, y pleidleisiau post a gyflwynwyd yn yr orsaf bleidleisio, a'r holl ddeunyddiau/ gwaith papur arall wedi eu derbyn yn y man casglu. Os yn bosibl, dylai staff sy’n derbyn y blychau pleidleisio hefyd ymgymryd â gwiriad brysiog o'r cyfrifon papurau pleidleisio, gan gynnwys y rhifyddeg sylfaenol, cyn i'r Swyddogion Llywyddu ymadael. Yna byddai angen cludo’r blychau pleidleisio a deunyddiau eraill o orsafoedd pleidleisio yn ddiogel i'r lleoliad dilysu a chyfrif. Gweler adran 4 am ganllawiau ynglŷn â diogelwch.

3.29 Os ydych yn penderfynu defnyddio mannau casglu, byddai’n ddoeth cynnal gwiriad pellach bod popeth a ddanfonwyd gan Swyddogion Llywyddu i’r mannau casglu erbyn hyn wedi cael eu derbyn yn y lleoliad dilysu a chyfrif, er y gallai’r gwiriad pellach hwn erydu'r effeithlonrwydd posibl o ddefnyddio mannau casglu, a byddwch angen pwyso a mesur y ffactorau hyn wrth wneud unrhyw benderfyniad.

3.30 Dylech fod yn ymwybodol o unrhyw ffactorau a allai effeithio ar gludiant y blychau pleidleisio i'r lleoliad dilysu a chyfrif, er enghraifft tywydd garw neu ffordd ar gau, a byddwch angen penderfynu pa fesurau wrth gefn sy’n briodol. Bydd angen hefyd i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) fonitro'r sefyllfa ar y diwrnod pleidleisio, a chymryd penderfyniadau gweithredol i ddelio â sefyllfaoedd fel y maent yn codi, megis cerbydau’n torri i lawr.

Ciwiau ar ddiwedd y cyfnod pleidleisio3.31 O bosibl, gallai'r ddarpariaeth i ganiatáu i’r rheiny sydd mewn ciw ar ddiwedd y cyfnod pleidleisio fwrw eu pleidlais achosi oedi os oes gorsafoedd pleidleisio yn gweithredu y tu hwnt i 10pm. Mae angen i chi benderfynu pa ddulliau yr ydych yn mynd i'w rhoi ar waith i leihau unrhyw oedi petai'r sefyllfa hon yn codi. Dylech hefyd

19

fod â phrotocolau cyfathrebu cadarn yn eu lle, fel y gallwch gael gwybod ar unwaith os yw’r sefyllfa hon yn codi, gan eich galluogi i wneud asesiad o'r oedi tebygol ac addasu’r dilysu yn ôl yr angen, er enghraifft drwy ailddyrannu adnoddau.

Nifer y blychau pleidleisio3.32 Bydd angen i chi sefydlu faint o bapurau pleidleisio y gall blwch pleidleisio eu dal, gan ddibynnu ar faint y papur pleidleisio neu'r papurau pleidleisio (os mai dim ond un blwch sydd i gael ei ddefnyddio ar gyfer pob etholiad a gyfunwyd). Bydd y wybodaeth hon yn hanfodol wrth benderfynu faint o flychau pleidleisio ddylai gael eu hanfon i bob gorsaf bleidleisio, a faint o flychau fydd cael eu derbyn yn y dilysu a'r cyfrif.

Etholiadau cyfun

Mae angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) benderfynu a ydynt am ddefnyddio un blwch pleidleisio yn yr orsaf bleidleisio, ynteu blychau pleidleisio ar wahân ar gyfer pob un o'r etholiadau. Mae defnyddio un blwch unigol yn golygu y bydd angen gwahanu’r papurau pleidleisio ar gyfer bob etholiad gwahanol yn y dilysu. Yn achos blychau ar wahân, bydd y papurau pleidleisio yn cyrraedd y dilysu eisoes wedi’u gwahanu (ac eithrio unrhyw bapurau a roddwyd ar gam yn y blwch 'anghywir' mewn gorsafoedd pleidleisio). Nid oes dim i awgrymu bod y naill ddull na’r llall yn golygu canlyniadau dilysu llawer cyflymach, ond efallai y byddwch yn dymuno ymgymryd ag ymarfer ymarferol i brofi hyn yn lleol er mwyn darparu sail dystiolaeth ar gyfer eich penderfyniad.

Fodd bynnag, mae rhai manteision eraill i ddefnyddio blwch unigol:

- mae’n fwy syml i’r pleidleisiwr yn yr orsaf bleidleisio- mae angen llai o reolaeth gan staff yn yr orsaf bleidleisio- o bosibl bydd llai o flychau pleidleisio i’w cludo i'r lleoliad dilysu

Nifer a rheolaeth pleidleisiau post a ddychwelwyd3.33 Un o'r rhesymau mwyaf cyffredin a nodwyd ar gyfer oedi mewn dilysu a chyfrif yw’r amser a gymerir i wirio'r pleidleisiau post a ddanfonwyd i orsafoedd pleidleisio. Bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) benderfynu beth ddylent ei wneud i sicrhau nad yw’r prosesau dilysu a'r cyfrif yn cael eu hoedi wrth ddisgwyl i’r pleidleisiau post olaf gyrraedd a chael eu prosesu.

3.34 Yn benodol, bydd angen i chi benderfynu ar y trefniadau i gyfyngu ar nifer y pleidleisiau post sydd i gael eu prosesu yn y dilysu drwy eu casglu o orsafoedd pleidleisio drwy gydol y diwrnod pleidleisio. Bydd angen i chi benderfynu pa mor aml y dylai'r rhain gael eu casglu a phryd y dylai’r casgliadau hyn gael eu cynnal er mwyn lleihau nifer y pleidleisiau post sydd angen ymdrin â nhw ar ôl diwedd y cyfnod pleidleisio.

3.35 Mae angen i chi benderfynu ar y trefniadau i alluogi dilysu effeithlon o’r llofnodion a dyddiadau geni ar ddatganiadau pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd, sydd angen eu prosesu ar ôl i'r bleidlais gau.

20

3.36 Yn enwedig:

A fydd hyn yn digwydd yn y lleoliad dilysu neu’n rhywle arall? Os yw’r broses yn cael ei chynnal yn y lleoliad dilysu, mae hyn yn debygol o fod yn fwy cyfleus i ymgeiswyr ac asiantiaid arsylwi arno, a bydd llai o gamau cludiant, ond mae risgiau sy'n gysylltiedig â symud gweithrediadau ac offer sefydledig.

A oes lefelau staffio priodol er mwyn sicrhau bod unrhyw oedi wrth wirio’r pleidleisiau post hyn yn cael ei leihau?

Beth yw'r broses ar gyfer dilysu’r dynodwyr sydd ar y pleidleisiau post hyn, a pha offer sydd angen bod yn ei le?

3.37 Bydd angen i chi benderfynu sut fyddwch yn rheoli dilysu dynodwyr ar bleidleisiau post a ddychwelwyd lle nad y chi hefyd yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol, neu lle, o ganlyniad i fod yn etholaeth draws-ffiniol, y bydd Swyddogion Cofrestru Etholiadol eraill yn dal y cofnod dynodwyr personol sy'n cynnwys y llofnodion enghreifftiol a dyddiadau geni ar gyfer rhai o'r etholwyr. Un ystyriaeth bwysig fydd sut i sicrhau bod gwirio’r dynodyddion personol ar ddatganiadau pleidleisio post a ddychwelwyd a dderbyniwyd ar y diwrnod pleidleisio ledled yr etholaeth ddim yn arwain at oedi yn y dilysu a’r cyfrif.

21

4 Paratoi ar gyfer y dilysu a’r cyfrif

Staffio a hyfforddiant

Bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) wneud penderfyniadau am faint o staff sydd angen eu penodi i gynnal y dilysu a'r cyfrif a sut i'w hyfforddi.

Beth yw eich trefniadau dirprwy?

Nifer o staff sydd eu hangen - faint o’r canlynol fyddwch eu hangen i gynnal cyfrif amserol a chywir?

Uwch staff i gynorthwyo â gweithredu a chydgysylltu cyffredinol y prosesau a chyfrifo’r canlyniad.

Staff a goruchwylwyr i ddelio â chludiant diogel y blychau wedi’u selio o bleidleisiau post i'r lleoliad dilysu a chyfrif.

Staff a goruchwylwyr i ddelio â derbyn deunyddiau gorsafoedd pleidleisio a phleidleisiau post.

Staff a goruchwylwyr i ddelio ag agoriad terfynol y pleidleisiau post. Staff a goruchwylwyr i ddelio â dilysu papurau pleidleisio a ddefnyddiwyd a rhai

heb eu defnyddio, papurau pleidleisio a ddifethwyd ac unrhyw bleidleisiau a gyflwynwyd.

Staff a goruchwylwyr i ddelio â didoli a chyfrif y pleidleisiau. Staff cyswllt cyfryngau profiadol. Porthorion, staff diogelwch a chynorthwywyr drws i ymdrin â diogelwch y safle. Person(au) sydd â gwybodaeth am y safle i ymdrin â rheolaeth y cyfleusterau o

fewn ac o amgylch y safle. Swyddog(ion) Cyfrifol i oruchwylio diogelwch y blychau pleidleisio a deunydd

ysgrifennu perthnasol pan fo toriad yn y gweithgareddau. Unrhyw aelodau eraill o staff sydd yn eich barn chi yn angenrheidiol.

Beth fyddwch chi’n ei wneud i sicrhau bod pawb yn gwybod beth yw eu swyddogaeth ac yn gwybod sut i’w gwneud?

Pa hyfforddiant fyddwch chi’n ei ddarparu i staff cyfrif? A fyddwch yn cynnal ymarfer dilysu a chyfrif ffug? Sut fyddwch chi'n cynnal unrhyw sesiynau briffio terfynol yn y lleoliad dilysu a

chyfrif cyn dechrau'r prosesau?4.1 Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr fod yn hyderus y bydd eu pleidlais yn cael ei chyfrif yn y ffordd y maent yn ei bwriadu, mae angen i chi roi adnoddau priodol yn

22

eu lle i sicrhau bod y dilysu a'r cyfrif yn amserol a bod y prosesau i'w dilyn yn cael eu cynllunio a'u rheoli mewn ffordd fydd yn sicrhau canlyniad cywir.

4.2 Bydd angen i chi benderfynu ar drefniadau dirprwy priodol rhag ofn na fyddwch yn gallu gweithredu'n bersonol. Yn aml mae dirprwyon yn uwch swyddogion yr awdurdod lleol, ond y ffactor mwyaf allweddol o ran y dewis o ddirprwyon ddylai fod ganddynt y sgiliau, gwybodaeth a'r profiad i gyflawni'r swyddogaethau a ddynodwyd iddynt.

4.3 Argymhellir y dylid penodi un neu fwy o Ddirprwy Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) yn ffurfiol er mwyn helpu dyfarnu ar bapurau pleidleisio amheus ac unrhyw faterion eraill a allai godi yn ystod y cyfrif.

4.4 Os ydych yn gyfrifol am fwy nag un etholaeth, argymhellir penodi dirprwy i bob etholaeth sydd â chyfrifoldeb am weithrediad cyffredinol y dilysu a'r cyfrif, ac a ddylai eich hysbysu’n rheolaidd am y cynnydd ac unrhyw faterion sy'n codi. Mae hyn yn hanfodol os yw’r dilysu a chyfrifiadau yr etholaeth mewn gwahanol leoliadau.

4.5 Dylai eich cynllun prosiect gynnwys dynodi gofynion staffio ar gyfer y dilysu a'r cyfrif. Mae angen i chi benderfynu ar y nifer a'r math o staff y byddwch eu hangen i redeg y dilysu a'r cyfrif, a gwneud y penodiadau angenrheidiol cyn gynted ag y bo modd. Gweler adran 2 am arweiniad ynglŷn â sefydlu’r gofynion adnoddau.

4.6 Bydd angen i chi sicrhau argaeledd nifer digonol o staff sydd wedi'u hyfforddi'n dda ac sy'n gallu gweithio yn syth ar ôl i'r gorsafoedd pleidleisio gau a thrwy'r nos. Lle bynnag y bo modd, ni ddylech ddefnyddio staff sydd wedi bod ar ddyletswydd pleidleisio drwy'r dydd.

4.7 Byddwch angen:

Digon o uwch staff i’ch cynorthwyo â gweithredu cyffredinol y dilysu a chyfrif, cydgysylltu’r prosesau dilysu a chyfrif, a chyfrifo’r canlyniad.

Staff a goruchwylwyr i ddelio â chludiant diogel y blychau wedi’u selio o bleidleisiau post i'r lleoliad dilysu a chyfrif, a staff profiadol ac effeithlon i ddelio’n fedrus a chyflym gydag agoriad terfynol y pleidleisiau post.

Staff a goruchwylwyr i ddelio â derbyn blychau pleidleisio, pleidleisiau post a deunyddiau eraill yn y lleoliad dilysu a chyfrif.

Staff a goruchwylwyr rhifog i ddelio â dilysu'r papurau pleidleisio a ddefnyddiwyd ac i ddelio â dilysu'r papurau pleidleisio heb eu defnyddio/ a ddifethwyd a phapurau pleidleisio a gyflwynwyd.

Staff a goruchwylwyr trefnus i ddelio â didoli a chyfrif y pleidleisiau.

Staff cyswllt cyfryngau profiadol.

Porthorion, staff diogelwch a chynorthwywyr drws i ymdrin â diogelwch y safle, a pherson(au) sydd â gwybodaeth am y safle er mwyn ymdrin â rheolaeth y cyfleusterau o fewn ac o amgylch y safle.

Swyddog(ion) cyfrifol i oruchwylio diogelwch y blychau pleidleisio a deunydd ysgrifennu perthnasol pan fo toriad yn y gweithgareddau.

23

4.8 Bydd angen i chi benderfynu ar y ffordd orau o hyfforddi eich staff. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys cynlluniau ar gyfer hyfforddi'r holl staff dilysu a chyfrif a chynllunio ar gyfer gweithgareddau hyfforddiant a ddylai ddechrau ar y cyfle cyntaf.

4.9 Mae rhedeg dilysu a chyfrif amserol a chywir yn dibynnu ar i bawb sy'n gysylltiedig fod yn glir ynghylch beth yw eu rôl a'u cyfrifoldebau a deall eu rhan yn drylwyr yn y broses, hyd yn oed os nad ydynt yn deall y broses gyfan. Dylai pob aelod o staff dderbyn set glir o gyfarwyddiadau ysgrifenedig a disgrifiad o'u rôl a'u cyfrifoldebau.

4.10 Dylech wneud trefniadau ar gyfer briffio’r holl staff dilysu a chyfrif fel eu bod yn llwyr ymwybodol o'u dyletswyddau a'r hyn a ddisgwylir ganddynt. Dylai pob sesiwn friffio gynnwys o leiaf y gweithdrefnau sy'n berthnasol i’r rolau.

4.11 Gall y prosesau sydd ynghlwm yn y dilysu a'r cyfrif fod yn gymhleth ac mae llawer o Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) yn canfod mai'r ffordd orau o hyfforddi uwch staff yw paratoi dilysu a chyfrif 'ffug' ar raddfa fach gydag ychydig gannoedd o bapurau pleidleisio. Mae staff wedyn yn cael y cyfle i weithio’n ffisegol drwy'r prosesau perthnasol, cwblhau'r gwaith papur angenrheidiol a dyfarnu ar y papurau pleidleisio ffug. Er bod angen rhywfaint o adnoddau i gynnal sesiynau hyfforddi o'r math hwn, gall fod yn offeryn gwerthfawr o ran sicrhau bod y dilysu a'r cyfrif yn rhedeg yn esmwyth ac yn amserol ar y noson.

4.12 Cyn dechrau'r dilysu a'r cyfrif, dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) neu uwch staff cyfrif ymgymryd ag ymarfer mynd drwy’r gweithdrefnau y maent yn disgwyl i bawb eu dilyn, fel bod pawb yn ymwybodol o'r hyn a ddisgwylir ganddynt ar bob cam, a sut y mae'r rolau gwahanol yn perthyn i'w gilydd.

Ceir rhagor o ganllawiau ar y dilysu a chyfrif a hyfforddiant staff dilysu a chyfrif yn Rhan B - Cynllunio a threfniadaeth o Ganllawiau’r Comisiwn i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol).

Lleoliad a gosodiadBydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) wneud penderfyniadau ynghylch pa leoliad neu leoliadau i’w dewis a'r cynllun mwyaf priodol ar gyfer y llif gwaith y maent yn penderfynu ei ddilyn.I

A ydych wedi dewis lleoliad neu leoliadau addas?

A fydd y lleoliad yn helpu sicrhau y gallwch ddechrau cyfrif etholiad Senedd y DU o fewn pedair awr ar ôl cau'r bleidlais?

Beth mae gwerthusiad o’r lleoliadau a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol yn ei ddweud wrthych am addasrwydd lleoliadau yn gyffredinol?

A ydych wedi asesu'r lleoliad(au) a ddewiswyd o ran addasrwydd?

24

A ydych chi wedi nodi lleoliad wrth gefn y gallech ei ddefnyddio petai’n amhosibl defnyddio eich lleoliad gwreiddiol?

Sut fydd eich cynllun yn edrych?

A yw'n adlewyrchu eich methodoleg gyfrif? A fydd yn cefnogi'r llif gwaith yr ydych wedi penderfynu ei ddilyn? A fydd y cynllun yn gweithio gyda'r gofod sydd gennych ar gael ac a all

gynnwys pawb yn ddiogel?

Lleoliad4.13 Dylai eich cynllun prosiect gynnwys dynodi lleoliad(au) sy'n addas ar gyfer y dilysu a'r cyfrif. Mae angen i chi benderfynu ar y lleoliad neu leoliadau addas ar gyfer dilysu a chyfrif y pleidleisiau cyn gynted ag y bo modd. Gweler paragraffau 3.19 i 3.24 ynglŷn â sut gall y dewis o leoliad gael effaith ar amseriad y prosesau dilysu a chyfrif, ac ar yr ystyriaethau ynghylch p'un ai i ganoli eich dilysu a chyfrifiadau os ydych yn gyfrifol am fwy nag un etholaeth.

4.14 Dylai gwerthusiad o etholiadau blaenorol amlygu unrhyw faterion cyffredinol o ran addasrwydd lleoliadau.

4.15 Rydym yn cydnabod nad oes gan rhai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ddewis enfawr o leoliadau addas sydd ar gael i’w defnyddio. Er mwyn eich cynorthwyo i asesu addasrwydd y lleoliad neu leoliadau ar gyfer eich dilysu a chyfrif rydym wedi cynhyrchu rhestr wirio yn Atodiad 1.

4.16 Dylid ystyried trefniadau wrth gefn. Petai’n amhosibl defnyddio eich prif leoliad, dylai’r trefniadau wrth gefn hyn gynnwys dynodi lleoliad arall.

Cynllun y gosodiad4.17 Dylai cynlluniau gosodiad ar gyfer y lleoliad dilysu a chyfrif gael eu paratoi ar gam cynnar.

4.18 Caiff y gosodiad ei hysbysu gan:

y model dilysu a chyfrif y penderfynwch ei fabwysiadu, a fydd yn golygu bod angen i chi wneud penderfyniad yn gynnar o ran sut yr hoffech drefnu eich dilysu/ cyfrif e.e. drwy ward neu isadran etholaethol arall - gweler adran 7.

ystyriaeth o’r llif gwaith y penderfynwch ei ddilyn, a’r

gofod sydd ar gael.

4.19 Er mwyn sicrhau y gall ymgeiswyr ac asiantiaid fod yn hyderus yn y canlyniadau, bydd angen i chi sicrhau bod eich holl brosesau yn dryloyw, gyda

25

phopeth yn y dilysu a'r cyfrif yn cael ei wneud yng ngolwg glir pawb sydd â hawl i fod yn bresennol.

4.20 Er mwyn osgoi unrhyw faterion yn y dilysu a'r cyfrif mae'n werth rhoi eich hun yn sefyllfa'r ymgeisydd neu asiant wrth gynllunio'r gosodiad i brofi p’un a yw'r trefniadau’n rhoi’r tryloywder angenrheidiol.

4.21 Fodd bynnag, mae angen i chi hefyd sicrhau nad yw gwaith eich staff yn cael ei amharu gan y rhai sy'n arsylwi ar y broses.

4.22 Wrth ystyried gosodiad a threfn y dilysu a'r cyfrif, dylech ystyried y canlynol:

A oes trefniadau diogelwch priodol yn eu lle i sicrhau mai dim ond y rhai sy'n gymwys i fod yn bresennol sydd yn mynychu mewn gwirionedd?

A oes digon o fyrddau ar gyfer y nifer o staff cyfrif yr ydych wedi eu penodi a gofod digonol i gynnal y prosesau yn effeithlon?

A yw gosodiad y byrddau:- yn caniatáu i bawb sydd â hawl i fod yn bresennol allu gwylio’n hawdd?- yn cymryd i ystyriaeth y nifer o ymgeiswyr sy'n sefyll?- yn cymryd maint y papurau pleidleisio i ystyriaeth?

A yw'r gofod o amgylch y byrddau a’r ardaloedd cylchrediad wedi ei drefnu yn y fath fodd fel ei fod yn rhoi’r lle mwyaf bosibl, ac a yw unrhyw rwystrau wedi cael eu dileu?

A oes digon o seddi ar gyfer y rhai sydd â hawl i fod yn bresennol yn y gweithgareddau?

A yw'r lleoliad wedi ei osod allan mewn ffordd sy'n sicrhau bod yr holl weithgareddau yn hygyrch i unrhyw un sydd â hawl i fod yn bresennol, gan gynnwys pobl anabl?

A yw'r systemau sain yn gweithio a beth yw eu hystod effeithiol (unwaith y bydd hon wedi ei sefydlu caiff mynychwyr wybod ble yn y lleoliad y byddant yn gallu clywed cyhoeddiadau yn glir)?

A ystyriwyd gofynion y cyfryngau (e.e. drwy ddarparu man cyfryngau ar wahân, gan eu bod yn debygol o fod angen lle ar gyfer eu cyfarpar arbenigol (sydd weithiau’n swmpus))?

A ydych chi wedi ystyried iechyd a diogelwch pawb? Er enghraifft:- ni ddylai unrhyw geblau o offer neu gamerâu’r cyfryngau achosi perygl

baglu i unrhyw un sy’n bresennol- ni ddylid rhwystro mynediad hawdd i’r allanfeydd argyfwng mewn

unrhyw ffordd- ni ddylid cael mwy o bobl yn bresennol yn y lleoliad na’r nifer a

ganiateir

4.23 Dylid dynodi ardaloedd ar gyfer swyddogaethau gwahanol ac wedyn dylid gosod celfi ac offer priodol yn yr ardaloedd hynny. Dylech ystyried dynodi’r ardaloedd canlynol:

26

4.24 Parcio ceir a mynediad i gerbydau– Dylid rhoi ystyriaeth ofalus i fynediad cerbydau o amgylch lleoliad y dilysu a’r cyfrif. Mae’n syniad da dynodi ardaloedd parcio gwahanol i ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr, ac ar gyfer staff. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfa ac allanfa ddynodedig i’r maes parcio, a all helpu osgoi tagfeydd, megis pan fydd y blychau pleidleisio yn cyrraedd o'r gorsafoedd pleidleisio. Gall fod yn ddefnyddiol cael staff yn goruchwylio’r maes parcio ar yr adeg hon. Dylai unrhyw staff sy’n gweithio yn yr ardal parcio ceir gael dillad diogelwch priodol megis siacedi llachar, a dylid eu hyfforddi er mwyn iddynt allu delio â llawer o draffig gan gynnwys, er enghraifft, asiantiaid cyfrif yn cyrraedd y gweithrediadau, a staff gorsafoedd pleidleisio yn cyrraedd gyda'r blychau pleidleisio.

4.25 Mynedfa – Dylai staff gael eu lleoli yn y fynedfa/mynedfeydd i wirio a oes gan y bobl sy'n ceisio mynd i mewn i'r dilysu a'r cyfrif yr hawl i wneud hynny. Ceir canllawiau ar reoli presenoldeb yn y dilysu a'r cyfrif yn Rhan E – Dilysu a chyfrif y pleidleisiau o Ganllawiau’r Comisiwn i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol). Gall fod yn ddefnyddiol cael gwahanol fynedfeydd i staff a mynychwyr eraill. Yn ogystal, dylech sicrhau nad yw eich trefniadau mynediad yn debygol o arwain at greu tagfa a allai oedi cychwyn y dilysu a'r cyfrif.

4.26 Ardal dderbyn – Dyma’r ardal lle bydd y blychau pleidleisio, y cyfrifon papurau pleidleisio ac offer a phapurau swyddfa eraill yr orsaf bleidleisio yn cyrraedd ar gyfer eu gwirio a’u didoli. Yn ddelfrydol, dylai’r ardal hon fod â mynedfa ar wahân i’r fynedfa a ddefnyddir gan staff, ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr eraill, gyda mynediad uniongyrchol o’r maes parcio neu’r ardal lwytho. Gweler adran 6 am ganllawiau ynghylch derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau eraill.

4.27 Byrddau dilysu, cysoni a chanlyniadau – Dyma lle bydd y staff dilysu yn dilysu cynnwys y blychau pleidleisio ac yn cysoni cyfanswm nifer y pleidleisiau. Os defnyddir gliniaduron, dylid ystyried sut y trefnir y ceblau, a dylid ystyried trefniadau cynlluniau wrth gefn rhag ofn i'r offer beidio â gweithio.

4.28 Bwrdd y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) – Dyma lle y dylai gwerslyfrau gyfraith, canllawiau’r Comisiwn Etholiadol, nodiadau ar weithdrefnau, cyfarwyddiadau sbâr i staff, rhestrau staff, deunydd ysgrifennu a deunyddiau canllawiau eraill fod ar gael i gyfeirio atynt.

4.29 Byrddau cyfrif – Dylai’r rhain roi lle ar wahân priodol i’r staff a’r asiantiaid cyfrif. Pan fo gofod yn caniatáu, gellid darparu cadeiriau yn agos at y byrddau hyn i asiantiaid cyfrif ac arsylwyr

4.30 Pleidleisio drwy’r post – Pan fo pleidleisiau post i gael eu hagor a’u dilysu yn lleoliad y dilysu a’r cyfrif, dylid neilltuo ardal ar wahân ar gyfer prosesu pleidleisiau post heb eu hagor sy’n dod o’r gorsafoedd pleidleisio. Yn ôl y gyfraith, rhaid agor pleidleisiau post yng ngolwg llawn yr ymgeiswyr, yr asiantiaid a’r arsylwyr sy’n bresennol. Dylid neilltuo digon o le i dderbyn a dilysu’r pleidleisiau post hyn, a lle i allu arsylwi ar y broses hon. Pan fo system awtomataidd i gael ei defnyddio i ddilysu dynodwyr personol, dylid ystyried trefniadaeth y rhwydwaith a’r ceblau.

4.31 Byrddau ar gyfer y papurau pleidleisio ar ôl eu cyfrif – Unwaith y bydd papurau pleidleisio wedi cael eu didoli a'u cyfrif i bleidleisiau ar gyfer ymgeiswyr unigol, dylid eu gosod mewn bwndeli (e.e. 100 o bapurau pleidleisio) a'u rhoi ar

27

fwrdd ar wahân, fel bod yr holl bleidleisiau ar gyfer pob ymgeisydd yn cael eu cadw gyda'i gilydd. Mae ymgeiswyr ac asiantiaid yn disgwyl i'r holl fwndeli ar gyfer yr holl ymgeiswyr gael eu lleoli mewn un lleoliad canolog fel y gallant weld niferoedd cymharol y pleidleisiau ar gyfer pob ymgeisydd. Mae angen i hyn gael ei ystyried yn enwedig pan fydd y dilysu a'r cyfrif wedi cael ei isrannu i ardaloedd llai (e.e. ardaloedd llai nag un etholaeth yn achos etholiad Senedd y DU).

4.32 Ardal ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a gwesteion – Gallai fod yn fuddiol neilltuo ardal ar wahân ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a gwesteion gyda mynediad at deledu, os yn bosibl, i weld canlyniadau’r etholiad.

4.33 Ardal ar gyfer lluniaeth – Ystyriwch ddarparu ardal lle gall y cynorthwywyr cyfrif ac aelodau eraill o staff gael diodydd a byrbrydau – gellir eu cynghori i ddod â bwyd a diod gyda nhw neu gellir eu darparu iddynt. Gall y dilysu a chyfrif fod yn broses hir ac mae’n bwysig bod digon o luniaeth ar gael i gynnal lefelau egni a chanolbwyntio’r staff. Ni ddylech ganiatáu i’r cynorthwywyr cyfrif fwyta nac yfed wrth y byrddau cyfrif er mwyn osgoi’r posibilrwydd o golli unrhyw beth. Fodd bynnag, gallech ystyried caniatáu yfed dŵr o botel (gyda thopiau addas a ddyluniwyd i osgoi colli dŵr) wrth y byrddau cyfrif. Mae nifer o Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) hefyd yn darparu cyfleusterau i ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a phobl eraill sy’n bresennol allu prynu lluniaeth ar y safle.

4.34 Ardal y cyfryngau – Bydd y gofynion ar gyfer y cyfryngau’n dibynnu ar y mathau o gyfryngau a gynrychiolir a’u hanghenion. Er enghraifft, os oes camerâu teledu yn bresennol, ni ddylai unrhyw oleuadau achosi gormod o wres na golau llachar a allai lesteirio effeithlonrwydd y cyfrif, ac ni ddylid caniatáu i gamerâu ffilmio’r papurau pleidleisio yn agos. Yn ychwanegol, mae’n bwysig nad oes ceblau ar lawr y gallai mynychwyr y cyfrif faglu drostynt, a bod unrhyw offer a osodir yn cael ei osod mewn lle diogel.

4.35 Ardal cyhoeddi’r datganiad – llwyfan wedi’i godi, lle gellir datgan y canlyniadau.

Yr offer a’i osodiad

Bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) wneud penderfyniadau ynghylch pa offer sydd angen iddynt ei gael yn y dilysu a'r cyfrif.

Pa offer fyddwch chi ei angen i weinyddu'r dilysu a'r cyfrif?

Pa offer fyddwch chi ei angen i gyfathrebu â'r ymgeiswyr ac asiantiaid ac unrhyw un arall sy'n bresennol yn y cyfrif?

4.36 Bydd angen i chi benderfynu pa offer fyddwch ei angen i weinyddu'r dilysu a'r cyfrif ac i gyfathrebu gyda'r ymgeiswyr ac asiantiaid ac unrhyw un arall sy'n

28

bresennol yn y cyfrif. Dylech sicrhau bod yr holl offer yn cael ei brofi cyn y dilysu a'r cyfrif, gan gynnwys:

systemau cyhoeddiadau cyhoeddus

llinellau ffôn

ffonau symudol a signalau symudol

offer TG cyffredinol a thaenlenni ar gyfer cofnodi’r ffigyrau dilysu a chyfrif

offer ar gyfer dilysu dynodwyr personol ar bleidleisiau post a ddychwelwyd (os yw agoriad terfynol y pleidleisiau post i gael ei wneud yn y lleoliad dilysu a chyfrif)

sgriniau ar gyfer arddangos unrhyw wybodaeth berthnasol trwy gydol y cyfrif

4.37 Dylai cynlluniau wrth gefn fod yn eu lle rhag ofn i’r offer neu’r pŵer fethu.

4.38 Er mwyn sicrhau bod yr holl ddeunyddiau sydd eu hangen yn y lleoliad dilysu a chyfrif, gan gynnwys deunydd ysgrifennu ac offer, ar gael, dylai staff perthnasol gael rhestr wirio. Gweler rhestr wirio enghreifftiol yn Atodiad 2.

Sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill gydol yr amser

Rhaid i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) sicrhau diogelwch papurau pleidleisio a deunyddiau gorsafoedd pleidleisio eraill gydol yr amser.

Pa benderfyniadau a gymerwch i gydymffurfio â’r ddyletswydd honno?

Sut fyddwch chi’n penderfynu ar eich trefniadau ar gyfer cysylltu â'ch Pwynt Cyswllt Sengl yr heddlu (SPOC) ?

A yw eich asesiad risg yn dangos bod angen defnyddio dull mwy gweithredol at ddiogelwch mewn ardaloedd penodol? Os felly, beth fydd eich trefniadau yn yr ardaloedd hynny?

Sut fyddwch chi’n cynnal diogelwch blychau pleidleisio a deunyddiau eraill sy'n cael eu danfon i'r lleoliad dilysu?

Beth yw eich trefniadau ar gyfer cludo blychau pleidleisio a deunyddiau eraill yn ddiogel o'r orsaf bleidleisio i'r lleoliad dilysu a chyfrif? Er enghraifft, a yw cludo unrhyw flychau pleidleisio penodol yn risg uchel, ac a fyddwch angen, er enghraifft, cael eich hebrwng gan yr heddlu, fan diogelwch neu bersonél diogelwch ychwanegol?

Sut fyddwch chi’n sicrhau derbyniad cywir a threfnus y blychau pleidleisio a deunyddiau eraill?

29

Sut fyddwch chi’n cynnal diogelwch papurau a deunyddiau pleidleisio drwy'r post sy’n cael eu danfon?

A yw cludo blychau wedi'u selio o bleidleisiau post yn risg uchel, ac a fyddwch angen, er enghraifft, cael eich hebrwng gan yr heddlu, fan diogelwch neu bersonél diogelwch ychwanegol?

Sut wnewch chi gynnal diogelwch yn y lleoliad dilysu?

Sut wnewch chi sicrhau na fydd papurau pleidleisio fyth yn cael eu gadael heb oruchwyliaeth?

Sut wnewch chi sicrhau bod y deunyddiau wedi’u selio yn cael eu cadw'n ddiogel?

Sut wnewch chi sicrhau fod papurau pleidleisio yn cael eu cadw’n ddiogel yn ystod unrhyw doriad yn y gweithgareddau?

Sut wnewch chi sicrhau fod papurau pleidleisio yn cael eu cadw’n ddiogel yn ystod unrhyw doriad yn y gweithgareddau? Er enghraifft, a fydd gennych rywun yn ei le i warchod y papurau pleidleisio, neu a oes gennych fynediad at gyfleuster storio ddiogel?

Sut wnewch chi sicrhau y bydd y papurau pleidleisio yn cael eu cadw'n ddiogel os bydd angen i chi adael y lleoliad?

Penderfyniadau sy’n benodol i etholiadau cyfun a lle nad y chi hefyd yw'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol

Sut wnewch chi sicrhau cludo’r blychau pleidleisio yn ddiogel i’r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol?

4.39 Dylech benderfynu pa gamau y bydd angen i chi eu cymryd i sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill/ papur ysgrifennu o amser cau gorsafoedd pleidleisio hyd at ddatgan y canlyniad. Dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ystyried risgiau diogelwch fel rhan o'u cynlluniau wrth gefn a’u cynnwys ar eu cofrestr risg. Gall risgiau diogelwch amrywio o fewn yr etholaeth ac efallai y bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) gymryd agwedd wahanol mewn achosion penodol. Dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) gysylltu â'u Pwynt Cyswllt Sengl yr heddlu (SPOC) ynglŷn â diogelwch y papurau pleidleisio ar bob cam yn y broses. Dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) hefyd friffio ymgeiswyr ac asiantiaid am y trefniadau diogelwch, fel y gallant fod â hyder yn hygrededd y dilysu a'r cyfrif.

30

Diogelwch blychau pleidleisio a deunyddiau eraill sy'n cael eu danfon i'r lleoliad dilysu4.40 Dylech sicrhau bod Swyddogion Llywyddu yn glir ynghylch y rheolau a'r prosesau ar ôl i'r gorsafoedd pleidleisio gau, gan gynnwys mewn perthynas â selio'r blychau pleidleisio. Ceir canllawiau ar hyn yn y llawlyfr gorsaf bleidleisio fydd ar gael ar ein gwefan o dan y rhestr adnoddau ar gyfer Rhan C – Gweinyddu’r etholiad. Dylid ei gwneud yn glir i Swyddogion Llywyddu na ddylent fyth adael y blychau pleidleisio neu ddeunyddiau eraill heb oruchwyliaeth, ac y dylent gymryd camau i sicrhau eu diogelwch yn ystod yr holl daith i'r lleoliad, er enghraifft, trwy gloi drysau eu ceir lle bo hynny'n briodol.

4.41 Fel rhan o'u paratoadau ar gyfer y dilysu a'r cyfrif ac ar y cyd â'u SPOC heddlu, dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) benderfynu sut y byddant yn sicrhau bod y blychau pleidleisio a deunyddiau gorsafoedd pleidleisio yn cael eu cludo'n ddiogel. Fel rhan o hyn, bydd angen iddynt asesu a oes ganddynt unrhyw ardaloedd risg uchel a allai, er enghraifft, olygu bod angen cael eu hebrwng gan yr heddlu, fan diogelwch neu bersonél ychwanegol i drosglwyddo’r blychau pleidleisio o'r orsaf bleidleisio i'r man casglu/ lleoliad dilysu ar ôl diwedd y bleidlais. Dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) barhau i adolygu hyn oherwydd gall amgylchiadau newid hyd at ddiwedd y bleidlais.

4.42 Mae cynllunio ar gyfer derbyniad cywir a threfnus blychau pleidleisio a deunyddiau eraill yn y lleoliad dilysu yn hanfodol i ddiogelwch. Gweler adran 6 am ganllawiau ynglŷn â derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau eraill yn y lleoliad dilysu. Golyga gweithredu trefniadau cadarn i dderbyn y blychau pleidleisio a deunyddiau eraill y gall unrhyw beth sydd ar goll gael ei nodi’n gyflym a gellir gweithredu ar unwaith i ddod o hyd i'r eitemau coll.

Diogelwch blychau wedi’u selio o bleidleisiau post a chyfrifon papurau pleidleisiau post sy’n cael eu danfon i’r lleoliad dilysu4.43 Mae angen i chi gynllunio sut y bydd y blychau wedi’u selio o bleidleisiau post o'r sesiynau agor post amrywiol (a'r cyfrifon papurau pleidleisiau post sy'n cyd-fynd â nhw) yn cael eu cludo'n ddiogel i'r lleoliad dilysu. Ar y cyd â'u SPOC yr heddlu, dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) asesu a yw cludiant y blychau wedi’u selio o bleidleisiau post yn risg uchel a p’un a oes, er enghraifft, angen cael eu hebrwng gan yr heddlu, fan diogelwch neu bersonél diogelwch ychwanegol.

4.44 Dylai staff sy'n derbyn y blychau pleidleisiau post gael 'rhestr wirio' er mwyn sicrhau bod cyfrif cywir am bob blwch pleidleisiau post a chyfrifon papurau pleidleisiau post. Dylai unrhyw beth sydd ar goll gael ei nodi’n gyflym a dylid gweithredu ar unwaith i ddod o hyd i'r eitemau coll. Gweler adran 6 am ganllawiau ar dderbyn blychau pleidleisiau post.

31

Diogelwch papurau a deunyddiau pleidleisio yn y lleoliad dilysu4.45 Mae angen i chi benderfynu sut y bydd y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill yn cael eu cadw'n ddiogel unwaith y byddant yn cyrraedd y lleoliad dilysu, er enghraifft, drwy sicrhau nad ydynt yn cael eu gadael heb oruchwyliaeth.

4.46 Dylech hefyd gynllunio ar gyfer diogelwch y deunyddiau hynny y mae'n rhaid i chi eu cadw wedi’u selio (megis y rhestr rhifau cyfatebol) naill ai drwy i staff oruchwylio'r deunyddiau, neu drwy eu cadw’n ddiogel mewn ystafell dan glo.

Cludiant diogel y blychau pleidleisio oddi wrth y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) at y Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol mewn etholiadau cyfun Cyfuniad

Mae Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) yn gyfrifol am ddilysu’r holl bapurau pleidleisio. Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) sy’n gyfrifol am gyfrif pleidleisiau etholiad Senedd y DU, a Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol sy'n gyfrifol am gyfrif y pleidleisiau mewn etholiadau lleol. Yn achos etholaethau traws-ffiniol efallai nad yr un person yw’r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) a'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol a bydd angen cynlluniau i gludo’r papurau pleidleisio perthnasol i’r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol fel y gallant gynnal y cyfrif.

Os yw’r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) a’r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol yr un person a bod y cyfrif mewn unrhyw etholiad lleol yn yr un lleoliad â’r dilysu, ni fydd y mater o gludiant diogel y papurau pleidleisio yn codi, ond serch hynny, dylai trefniadau fod ar waith ar gyfer storio diogel y papurau pleidleisio yn y cyfnod rhwng diwedd y dilysu a dechrau'r cyfrif etholiadau lleol.

Lle nad yr un person yw’r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) a'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol, mae rhaid i’r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) fod â chynllun yn ei le i selio’r papurau pleidleisio perthnasol mewn blychau pleidleisio neu gynhwysydd addas arall, a chaniatáu i asiantiaid osod eu seliau. Mae angen i'r cynwysyddion fod â disgrifiad o'r ardal y mae'r papurau pleidleisio yn perthyn iddynt. Bydd angen danfon y cynwysyddion, ynghyd â’r rhestrau cynnwys, y cyfrifon papurau pleidleisio a chopi o'r datganiad dilysu i’r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol. Hefyd mae angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ddanfon ar yr un pryd y pecynnau sy'n cynnwys y papurau pleidleisio na ddefnyddiwyd a phapurau pleidleisio a ddifethwyd yn ogystal â’r papurau pleidleisio a gyflwynwyd.

Fel rhan o'u paratoadau ar gyfer y dilysu a'r cyfrif ac ar y cyd â'u SPOC yr heddlu, mae angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) a Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol benderfynu sut y byddant yn sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio a p’un a yw'r cludiant yn risg uchel. Yn yr achos hwnnw, efallai y bydd angen cael eu hebrwng gan yr heddlu, fan diogelwch neu bersonél diogelwch ychwanegol.

32

Dylai'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol fod â threfniadau cadarn yn eu lle i wirio’r holl ddeunyddiau a dderbyniant er mwyn sicrhau eu bod wedi derbyn popeth y mae ganddynt hawl iddo.

Sicrhau bod papurau pleidleisio yn cael eu cadw'n ddiogel yn ystod unrhyw doriad yn y gweithgareddau4.47 Pan fo toriad yn y gweithgareddau, mae angen i chi selio'r papurau pleidleisio mewn blychau pleidleisio neu gynhwysydd addas arall a'u storio'n ddiogel. Bydd angen i chi benderfynu ar y ffordd orau y gallwch sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio yn ystod unrhyw egwyl yn y gweithgareddau.

4.48 Er mwyn sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio gallech ystyried:

eu storio mewn blychau pleidleisio wedi’u selio mewn ystafell dan glo, gan sicrhau bod y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) â rheolaeth ar yr holl allweddi i'r cyfleuster hwnnw

trefnu i staff diogelwch oruchwylio’r blychau pleidleisio gydol yr amser nes bod y dilysu/ cyfrif yn ail ddechrau

4.49 Dylech gysylltu â'ch SPOC yr heddlu wrth benderfynu ar y dull mwyaf priodol ar gyfer sicrhau storio diogel.

4.50 Unwaith y bo’r dilysu/ cyfrif wedi ail ddechrau, dylech gynllunio i agor y blychau pleidleisio wedi’u selio yng ngolwg clir unrhyw ymgeiswyr ac asiantiaid sy'n bresennol, er mwyn iddynt fodloni eu hunain nad oes neb wedi ymyrryd â'r blychau pleidleisio neu'r papurau pleidleisio.

Cyfuniad

Ar gyfer etholiadau eraill sydd wedi’u cyfuno ag etholiad Senedd y DU, mae'n debygol y bydd toriad yn y gweithgareddau rhwng diwedd y dilysu a chychwyn y cyfrif ar gyfer yr etholiad hwnnw. Yn ystod yr egwyl honno, bydd angen storio'r papurau pleidleisio yn ddiogel.

Fel rhan o'ch paratoadau ar gyfer y dilysu a'r cyfrif, dylech nodi unrhyw doriad yn y gweithgareddau a chynllunio sut y cadwch y blychau pleidleisio / cynwysyddion addas eraill sy’n dal y blychau pleidleisio yn ddiogel yn ystod y toriad. Ar ôl cwblhau'r dilysu, dylai'r papurau pleidleisio nad ydynt yn rhai etholiad Senedd y DU gael eu gosod mewn blychau pleidleisio sydd wedyn yn cael eu selio. Dylai unrhyw asiantiaid sy'n bresennol gael caniatâd i roi eu seliau.

Sicrhau bod papurau pleidleisio yn cael eu cadw'n ddiogel os oes rhaid gwacáu'r lleoliad

4.51 O bryd i'w gilydd ceir digwyddiadau yn ystod dilysu a chyfrif a all ei gwneud yn ofynnol gwacáu’r lleoliad, naill ai'n barhaol neu nes bod y sefyllfa wedi'i datrys. Yn amlwg, yn yr amgylchiadau hyn, mae diogelwch y mynychwyr yn hollbwysig ond efallai na fydd rhai sefyllfaoedd yn peri risg uniongyrchol i ddiogelwch y staff. Gall

33

bod â chynlluniau gwacáu parod yn eu lle helpu i gynnal hygrededd y prosesau dilysu a chyfrif, a diogelwch y papurau pleidleisio.

4.52 Yn achos gwacáu brys, efallai y bydd yn bosibl diogelu’r papurau pleidleisio (sydd yn dal ar y byrddau) yn y lleoliad neu mewn ystafell yn y lleoliad. Fodd bynnag, dylech fod yn glir mai chi sy’n rheoli'r holl allweddi i'r ystafell neu'r lleoliad. Os oes gennych fwy o amser efallai y bydd yn bosibl gosod y papurau pleidleisio yn y blychau pleidleisio ac yna selio'r blychau pleidleisio (gan wahodd asiantiaid i osod eu seliau os yn bosibl) ac yna cadw’r blychau wedi'u selio yn ddiogel yn y lleoliad.

4.53 Weithiau, bydd y sefyllfa’n golygu os gadewir y papurau pleidleisio yn y lleoliad eu bod yn debygol o gael eu difrodi. Yn y sefyllfaoedd hyn, efallai y bydd yn bosibl gosod y papurau pleidleisio yn y blychau pleidleisio a'u symud o'r lleoliad gan staff, a mynd â nhw i le diogel hyd nes y gellir ail ddechrau’r dilysu a chyfrif, neu fynd â nhw i leoliad arall lle gellir ail ddechrau’r dilysu a chyfrif. Yn yr amgylchiadau hyn, bydd yn ddefnyddiol bod â phrotocol clir ynghylch selio'r papurau pleidleisio mewn blychau pleidleisio, a labelu’r blychau hynny’n glir. Dylech hefyd ystyried sut y byddech yn sicrhau cludiant diogel y blychau pleidleisio a'u storio wedi hynny a dan amgylchiadau o’r fath.

34

5 Cyfathrebu gyda mynychwyr yn ystod y dilysu a'r cyfrif

Bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) benderfynu sut y byddant yn cyfathrebu gyda mynychwyr yn y dilysu a'r cyfrif.

A fyddwch yn darparu pecyn gwybodaeth i fynychwyr? Beth fydd yn ei gynnwys?

Sut a phryd fyddwch chi’n defnyddio'r system sain? ?

I beth fyddwch chi’n defnyddio'r system sain? Sut fyddwch chi’n cyrraedd y rhai a allai fod yn rhywle lle na ellir clywed y

system sain? A ydych chi wedi ystyried cyn-recordio negeseuon i’w defnyddio ar y system

sain? Sut fyddwch chi’n rhoi gwybod i’r mynychwyr o unrhyw oedi wrth i’r cyfrif fynd

yn ei flaen

A fydd gennych aelod pwrpasol o staff i friffio unrhyw fynychwyr sy’n cyrraedd ar ôl i’r dilysu neu’r cyfrif ddechrau?

Sut fyddwch chi’n cyfleu canlyniad y dilysu a'r canlyniad?

Sut fyddwch chi’n cyfathrebu gyda'r cyfryngau? A fydd gennych dîm pwrpasol i gysylltu â nhw?

5.1 Dylai pawb sy'n bresennol yn y dilysu a'r cyfrif gael gwybodaeth allweddol am y prosesau dilysu a chyfrif. Gellir darparu’r wybodaeth hon mewn pecyn gwybodaeth sydd ar gael yn y lleoliad dilysu a chyfrif, neu gellid ei darparu i fynychwyr ymlaen llaw. Ceir rhestr wirio o’r wybodaeth y dylid ei darparu yn Atodiad 5.

5.2 Dylai'r lleoliad fod â digon o arwyddion fel y gall mynychwyr ddod o hyd i'r gwahanol ardaloedd. Yn benodol, os mai dim ond mewn rhai rhannau o'r lleoliad y gellir clywed y system sain, dylech nodi lle y gellir clywed y cyhoeddiadau drwy ddefnyddio arwyddion clir, ac yn y pecyn gwybodaeth.

5.3 Yn ogystal â darparu cynllun gosodiad y lleoliad, gan nodi ardaloedd allweddol o ddiddordeb ar gyfer asiantiaid ac arsylwyr cyfrif, gall hefyd fod yn ddefnyddiol cael copïau mawr o'r cynllun gosodiad i’w harddangos mewn gwahanol fannau ar draws y lleoliad. Gallech hefyd ddarparu disgrifiad o rolau asiantiaid cyfrif ac esboniad o'r hyn y caniateir i westeion eraill ei wneud.

35

5.4 Dylech ddefnyddio system sain i wneud cyhoeddiadau am yr hyn sy'n digwydd ble a phryd trwy gydol y prosesau dilysu a'r cyfrif.

5.5 Cyn cychwyn y dilysu a'r cyfrif, dylech annerch yr ymgeiswyr, asiantiaid a phawb arall sy'n bresennol i esbonio:

y prosesau dilysu a chyfrif

y trefniadau diogelwch ar gyfer y papurau pleidleisio a blychau pleidleisio

sut y gall asiantiaid arsylwi a chymryd rhan yn y dyfarniad ar bapurau pleidleisio amheus

na chaniateir ysmygu o fewn yr adeilad, ac unrhyw bolisi o ran yfed, defnyddio ffonau symudol a thynnu lluniau

unrhyw faterion iechyd a diogelwch, e.e. gweithdrefnau gwacáu ac ymarferion tân

lle gall mynychwyr gael mwy o wybodaeth

unrhyw wybodaeth berthnasol arall

5.6 Os yw’r cyfleusterau yn caniatáu, canfu rhai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ei bod yn ddefnyddiol cyn-recordio’r anerchiadau hyn er mwyn lleihau'r pwysau ar y noson.

5.7 Dylech wneud cyhoeddiadau pellach trwy gydol y dilysu a'r cyfrif, gan nodi pa rannau o'r broses sy’n cael eu cynnal ac ar ba gam mae’r gweithrediadau. Bydd cadw mynychwyr yn gyfredol â gwybodaeth drwy gydol y broses yn helpu i reoli disgwyliadau a lleihau ymholiadau. Gallai cyhoeddiadau gael eu gwneud:

pan fydd yr holl flychau pleidleisio o orsafoedd pleidleisio wedi'u derbyn

pan fydd yr holl flychau pleidleisiau post wedi'u derbyn

pan gwblheir y dilysu

i gadarnhau'r nifer a bleidleisiodd a faint o bapurau pleidleisio sy’n mynd drwy'r cyfrif

pan fydd dyfarniad ar bapurau pleidleisio amheus ar fin dechrau, gan nodi ble fydd hyn yn digwydd

pan fydd y canlyniadau yn barod i gael eu cyhoeddi fel y gall mynychwyr wneud eu ffordd i'r ardal datganiad

rhoi gwybod i fynychwyr

5.8 Gall fod yn ddefnyddiol penodi aelod dynodedig o staff i friffio unrhyw ymgeiswyr ac asiantiaid sy'n cyrraedd ar ôl i’r dilysu neu gyfrif ddechrau, er mwyn ymateb i ymholiadau ac i weithredu fel cyswllt rhwng ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a staff allweddol. Dylai uwch staff hefyd gael eu briffio ar sut i ymateb i ymholiadau gan y mynychwyr.

5.9 Gall unrhyw asiant wneud copi o'r datganiad dilysu wedi'i gwblhau a dylid gwneud copïau ar gael i’r asiantiaid ar ôl i’r dilysu gael ei gwblhau. Gweler adran 7

36

am ragor o wybodaeth ynglŷn â’r datganiad dilysu. Bydd darparu’r datganiad dilysu yn helpu sicrhau bod ymgeiswyr ac asiantiaid yn hyderus bod y dilysu a'r cyfrif yn dryloyw a bod y canlyniad yn gywir.

5.10 Bydd y canlyniadau terfynol yn cael eu datgan ar lafar. Y gofyniad yw rhoi hysbysiad cyhoeddus o enw'r ymgeisydd a etholwyd, cyfanswm nifer y pleidleisiau a roddwyd i bob ymgeisydd a nifer y papurau pleidleisio o bob math a wrthodwyd, er enghraifft, pleidlais yn cael ei gwrthod fel un annilys oherwydd ansicrwydd. Fodd bynnag, dylech hefyd gynhyrchu copïau ysgrifenedig o'r canlyniadau ar yr un pryd ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid a'r cyfryngau. Yn ogystal, dylid gwneud trefniadau i'r canlyniadau gael eu cyhoeddi ar wefan yr awdurdod lleol cyn gynted â phosibl. Hefyd gellir rhannu’r ddolen ganlyniadau drwy gyfrifon cyfryngau cymdeithasol perthnasol eich awdurdod lleol. Dylech hefyd fod â’r Writ yn lleoliad y cyfrif fel y gall gael ei harnodi a chymryd copïau.

Y cyfryngau5.11 Dylech ystyried gwneud y canlynol i baratoi ar gyfer presenoldeb cynrychiolwyr y cyfryngau yn eich dilysu a chyfrif:

Cysylltu â’r prif sefydliadau darlledu ymlaen llaw.

Amlinellu’r cyfleusterau a fydd ar gael i’r wasg.

Rhoi cyfle i gynrychiolwyr y cyfryngau archwilio lleoliad y dilysu a’r cyfrif i weld pa ofod a chyfleusterau sydd ar gael, a rhoi cyfle iddynt godi unrhyw faterion neu ofynion gyda chi. Bydd annog y cyfryngau darlledu i ymweld â'r lleoliad ar gam cynnar i nodi eu gofynion technegol yn osgoi problemau ar y noson ac yn caniatáu i ddarpariaeth gael ei gwneud yng nghynllun y lleoliad.

Trafod trefniadau gyda'r cyfryngau ar gyfer datgan y canlyniadau, megis eu rhybuddio yn union cyn i'r canlyniadau gael eu datgan fel y gallant symud i’w lle a rhoi copïau ysgrifenedig o'r canlyniadau iddynt.

Trefnu i ddefnyddio systemau sain ar gyfer y cyhoeddiadau ac unrhyw darlledu byw.

Gwneud trefniadau achredu ar gyfer y newyddiadurwyr, technegwyr a ffotograffwyr a fydd yn bresennol.

Dynodi ardal yn lleoliad y cyfrif i’r cyfryngau ei defnyddio.

Sicrhau bod llefarydd cyfryngau wedi’i enwebu yn barod ar gyfer y cyfrif, bod pawb yn gwybod pwy yw’r llefarydd ac y dylid cyfeirio holl gwestiynau’r cyfryngau i’r unigolyn hwnnw.

Gwneud yn siŵr bod y cyfryngau yn ymwybodol o unrhyw ardaloedd a gweithdrefnau y cyfyngir arnynt, e.e. sicrhau bod y gweithredwyr camera yn gwybod na chânt ddangos gwybodaeth sensitif (megis lluniau agos o bapurau pleidleisio) na rhwystro staff cyfrif.

37

5.12 Dylech sicrhau bod tîm cysylltiadau cyhoeddus yr awdurdod lleol yn bresennol i ddelio ag ymholiadau gan y cyfryngau. Dylech wneud yn siŵr eu bod yn gwybod at bwy i fynd os gofynnir unrhyw gwestiynau etholiadol technegol.

5.13 Yn ogystal â gwneud y trefniadau ymarferol ar gyfer eu presenoldeb, dylai unrhyw gysylltiad cynnar â’r cyfryngau gynnwys esboniad o'r prosesau i'w dilyn, a’r amseroedd y disgwylir gorffen a datgan y cyfansymiau lleol. Bydd y Comisiwn yn cynhyrchu llawlyfr y cyfryngau y gallwch ei gynnwys gydag unrhyw becyn gwybodaeth yr ydych yn ei gynhyrchu ar gyfer y cyfryngau sy’n bresennol yn y dilysu a'r cyfrif.

38

6 Derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau eraill

Derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau eraill

Bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) benderfynu ar y trefniadau mwyaf effeithiol ar gyfer derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau eraill.

Sut fyddwch chi’n rheoli derbyn blychau pleidleisio, ayb.? Er enghraifft, beth fyddwch chi’n gofyn i staff ei wirio pan fyddant yn derbyn blychau pleidleisio?

6.1 Mae derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau yn drefnus ac yn gywir o orsafoedd pleidleisio yn rhan allweddol o broses ddilysu gywir.

6.2 Dylech gynllunio i gael tîm o staff hyfforddedig yn gyfrifol am gofrestru derbyn pob blwch pleidleisio, y pleidleisiau post a deunyddiau eraill sydd eu danfon o orsafoedd pleidleisio.

6.3 Dylai staff (p’un a ydynt yn y lleoliad dilysu neu’r mannau casglu) gael rhestr wirio ar gyfer pob gorsaf bleidleisio er mwyn 'ticio' a chofnodi derbyn yr holl eitemau y dylai'r Swyddog Llywyddu eu danfon. Mae cwblhau'r rhestr wirio hon yn rhoi tystiolaeth bod pob blwch pleidleisio a deunyddiau eraill wedi eu derbyn ac mae’n rhoi trywydd archwilio clir a diamwys. Ceir rhestr wirio enghreifftiol yn Atodiad 3.

6.4 Dylai unrhyw beth sydd ar goll gael ei nodi yn gyflym, a dylid gweithredu ar unwaith i ddod o hyd i'r eitemau coll.

6.5 Dylai manylion yr holl orsafoedd pleidleisio ynghyd ag enwau a rhifau ffôn symudol bob Swyddog Llywyddu gael eu casglu cyn y diwrnod pleidleisio, fel y gallwch gysylltu’n hawdd â Swyddogion Llywyddu os bydd unrhyw broblemau.

6.6 Os yn bosibl, dylai staff sy'n derbyn y blychau pleidleisio hefyd wneud gwiriad o'r cyfrifon papurau pleidleisio, gan gynnwys y rhifyddeg sylfaenol, cyn i'r Swyddog Llywyddu ymadael. Dylid cofnodi unrhyw broblemau a’u cyfeirio atoch chi i’w hystyried yn y dilysu a'r cyfrif.

6.7 Os yw Swyddogion Llywyddu yn dod â blychau pleidleisio lluosog i'r lleoliad dilysu/man casglu, dylid darparu staff i gynorthwyo'r Swyddog Llywyddu gludo pob

39

blwch pleidleisio a'r deunyddiau ategol i'r lleoliad dilysu neu fan casglu mewn un daith.

6.8 Dylech hefyd gofnodi amser cyrraedd pob blwch pleidleisio, fel y gallwch ddefnyddio'r wybodaeth hon ar gyfer y dyfodol.

Cyfuniad

Pan fo etholiadau wedi cael eu cyfuno a blychau pleidleisio ar wahân wedi cael eu defnyddio i bob etholiad, bydd angen cynhyrchu ail restr wirio i dracio’r blychau a'u gwaith papur cysylltiedig ar gyfer yr etholiad arall.

Derbyn blychau wedi’u selio o bleidleisiau post

Bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) benderfynu ar y trefniadau mwyaf effeithiol ar gyfer cyflenwi a derbyn blychau wedi’u selio o bleidleisiau post.

Sut fyddwch chi’n rheoli danfon y blychau pleidleisiau post o sesiynau agor y pleidleisiau post?

6.9 Dylai'r blychau wedi’u selio o bleidleisiau post o'r gwahanol sesiynau agor hefyd gael eu cludo'n ddiogel i'r lleoliad dilysu. Dylai cyfrifon papurau pleidleisiau post ddod gyda phob blwch wedi’i selio o bapurau pleidleisiau post.

6.10 Dylai staff sy'n derbyn y blychau pleidleisiau post gael 'rhestr wirio' er mwyn sicrhau bod pob blwch pleidleisiau post a chyfrifon papurau pleidleisiau post yn cael eu cyfrif yn gywir. Mae cwblhau'r rhestr wirio hon yn rhoi tystiolaeth bod pob blwch pleidleisiau post a'r cyfrifon papurau pleidleisio cysylltiedig wedi eu derbyn, ac mae’n rhoi trywydd archwilio clir a diamwys.

Ar ôl derbyn6.11 Ar ôl derbyn y blychau pleidleisio a deunyddiau eraill o orsafoedd pleidleisio a derbyn y blychau wedi’u selio o bleidleisiau post:

dylid trefnu’r pecynnau a pharseli o orsafoedd pleidleisio mewn ffordd a fydd yn ei gwneud yn hawdd dod o hyd i leoliad unrhyw becyn.

bydd angen dilysu cyfrifon papurau pleidleisio a’r blychau pleidleisio cyfatebol a'r wybodaeth berthnasol a gofnodwyd ar y 'datganiad ynghylch canlyniad y dilysu' (y datganiad dilysu). Gweler adran 7 am ragor o ganllawiau ar y datganiad dilysu.

bydd hefyd angen dilysu’r papurau pleidleisio heb eu defnyddio, y papurau pleidleisio a gyflwynwyd a'r papurau pleidleisio a ddifethwyd. Mae hwn yn

40

ofyniad cyfreithiol ac mae’n cynnwys agor y pecynnau priodol sydd wedi’u selio. Wrth i bob pecyn o bapurau pleidleisio heb eu defnyddio, papurau pleidleisio a ddifethwyd a'r rhestr pleidleisiau a gyflwynwyd gael eu hagor, dylai'r ffigyrau gael eu cyfrifo, a bydd angen eu cofnodi ar y datganiad dilysu. Noder na ddylid agor y pecyn o bapurau pleidleisio a gyflwynwyd at ddibenion dilysu. Caiff papurau pleidleisio a gyflwynwyd yn erbyn y rhestr pleidleisiau a gyflwynwyd a’r papurau pleidleisio heb eu defnyddio. Gweler adran 7 am ragor o ganllawiau ar y datganiad dilysu. Yna bydd angen i bob pecyn gael ei ail-selio. Un opsiwn ar gyfer cyflawni hyn yw cael tîm ar wahân sy'n delio â'r broses hon neu fel arall gellid gwneud hyn ochr yn ochr â dilysu'r blychau pleidleisio o orsafoedd pleidleisio.

mae angen dilysu'r blychau wedi’u selio o bleidleisiau post a’r cyfrifon papurau pleidleisiau post cyfatebol, a chofnodi’r canlyniadau ar y datganiad dilysu. Rhaid i bapurau pleidleisiau post fod yn destun i’w dilysu yn yr un modd ag unrhyw flwch pleidleisio o orsaf bleidleisio. Gan mai’r rhain yn aml fydd rhai o'r blychau cyntaf i gael eu dilysu, maent yn rhoi cyfle i greu hyder yn y broses ac yn y dilysu a'r cyfrif drwyddo draw.

6.12 Dylech gymryd camau i sicrhau bod staff yn ymwybodol na chaniateir iddynt agor rhai o'r pecynnau wedi’u selio yn ystod y dilysu a'r cyfrif, gan gynnwys y rhai canlynol:

papurau pleidleisio a gyflwynwyd wedi’u cwblhau

rhestrau rhifau cyfatebol

tystysgrifau cyflogaeth

y copïau a farciwyd o'r gofrestr

y rhestrau o ddirprwyon

6.13 Dylech sicrhau bod y deunyddiau y mae’n rhaid i chi eu cadw wedi’u selio yn cael eu rhoi mewn ardal ddiogel ddynodedig drwy gydol y dilysu a'r cyfrif.

6.14 Bydd angen cynnal agoriad terfynol y pleidleisiau post a ddanfonwyd i orsafoedd pleidleisio. Gall hyn gael ei wneud yn y lleoliad dilysu neu mewn rhyw adeilad arall. Os yw'n digwydd mewn man arall, dylai’r blwch (blychau) olaf o agoriad terfynol y pleidleisiau post gael eu cofnodi wedi’u derbyn er mwyn darparu tystiolaeth eu bod wedi eu derbyn, ac i roi trywydd archwilio cyflawn. Os cynhelir yr agoriad terfynol yn y lleoliad dilysu ei hun, mae angen i fecanwaith cofnodi'r pleidleisiau post a dderbyniwyd ac a broseswyd fod yn ei le. Bydd angen i chi ddarparu digon o adnoddau i ddelio â'r broses hon er mwyn osgoi oedi wrth gwblhau'r dilysu. Dylid defnyddio staff profiadol, effeithlon ar gyfer dilysu’r dynodwyr personol ar bleidleisiau post a ddychwelwyd, fel bod y broses yn cael ei chwblhau mor gyflym a chywir ag y bo modd. Dylai unrhyw offer gael ei brofi’n drylwyr ymlaen llaw a dylid rhoi trefniadau wrth gefn yn eu lle rhag ofn i’r offer fethu.

41

7 Y broses ddilysu a chyfrif

Mae canllawiau manwl ar y broses ar gyfer dilysu a chyfrif y pleidleisiau yn seiliedig ar y fframwaith deddfwriaethol a geir yn Rhan E – Dilysu a chyfrif y pleidleisiau o Ganllawiau’r Comisiwn i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol).

7.1 Gan ddefnyddio'r fframwaith cyfreithiol a chanllawiau’r Comisiwn fel man cychwyn, bydd angen i chi wneud penderfyniadau ynghylch sut i reoli a threfnu’r dilysu a chyfrif yn lleol. Mae’r dilysu a'r cyfrif yn ymarfer logistaidd cymhleth, yn enwedig yn achos etholiadau cyfun, ac felly dylid cymryd penderfyniadau ar sut y i’w trefnu cyn gynted ag y bo modd.

7.2 Bwriad yr adran hon yw tynnu sylw at rai o'r ffactorau y dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ystyried wrth benderfynu sut i drefnu a rheoli eu dilysu a chyfrif.

Unwaith fo’r Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) wedi penderfynu ar eu methodoleg gyfrif ac wedi gwneud penderfyniadau sy'n effeithio ar eu cynlluniau cyffredinol, bydd angen i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) wneud nifer o benderfyniadau sy’n ymdrin ag ymarferoldeb gweinyddu'r prosesau dilysu a chyfrif.

Yn y tablau isod, nodir yr ystyriaethau a phenderfyniadau sy'n effeithio ar y prosesau dilysu a chyfrif .

Ystyriaethau cyffredinol7.3 Mae sicrhau cywirdeb ar y cam dilysu yn hanfodol i sicrhau cyfrif amserol. Os yw'r ffigyrau dilysu yn anghywir, bydd amrywiant yn erbyn cyfansymiau’r cyfrif ar ddiwedd y cyfrif a fydd angen eu datrys, ac felly ceir perygl o arafu’r broses gyffredinol yn sylweddol.

7.4 Fel y nodwyd eisoes, derbynnir yn eang bod torri i lawr y dilysu a'r cyfrif i ardaloedd llai na'r etholaeth gyfan yn achos etholiad Senedd y DU yn arbennig o effeithiol i sicrhau canlyniad cywir. Yna gellir cronni canlyniadau’r ardaloedd hynny i roi canlyniad cyffredinol i’r etholaeth.

7.5 Er enghraifft, gallech ddilysu a chyfrif ar sail ward ac yna cronni’r canlyniadau i bob ward, neu gallech isrannu’r etholaeth mewn ffordd arall, ac adio canlyniadau’r is-etholaeth gyda’i gilydd i roi canlyniad cyffredinol.

42

7.6 Bydd angen i chi sicrhau bod nifer tebyg o bapurau pleidleisio yn cael eu dyrannu i bob un o'r rhannau llai fel bod yr holl rannau yr is-rannwyd yr etholaeth iddynt yn gorffen oddeutu’r un pryd. Bydd hyn yn osgoi unrhyw oedi wrth gael y ffigyrau cyffredinol i’r etholaeth. Prif fantais y dull hwn yw y gall osgoi'r angen posibl i ailgyfrif yr holl bapurau pleidleisio, oherwydd y gall unrhyw amrywiannau gael eu datrys o fewn pob rhan.

7.7 Er efallai na fydd yn realistig disgwyl i’r holl staff dilysu a chyfrif gael eu defnyddio'n llawn ar bob cam o'r broses ddilysu a chyfrif, gallai cynllun rheoli ymatebol sy'n monitro lefelau gweithgarwch ac yn caniatáu ar gyfer ailddyrannu adnoddau leihau faint o amser a gymerir i gwblhau cyfnodau allweddol y broses.

7.8 Wrth ymdrin â phapurau pleidleisio mae angen i chi sicrhau tryloywder bob amser. Gallai hyn gynnwys:

sicrhau bod y papurau pleidleisio yn y golwg drwy’r amser. Symudwch nhw o gwmpas drwy eu rhoi mewn hambwrdd (neu debyg) a sicrhau bod y bwndeli o bapurau pleidleisio a gyfrifwyd yn cael eu storio yng ngolwg llawn asiantiaid gydol yr amser.

os yw etholiad Senedd y DU wedi cael ei gyfuno â phleidleisio mewn etholiad arall ac y defnyddiwyd blychau pleidleisio ar wahân ar gyfer pob etholiad a bod pleidleisiwr wedi rhoi ei bleidlais yn y blwch 'anghywir', sicrhewch fod y weithdrefn ar gyfer symud y papur pleidleisio i'r ' blwch cywir' yn agored ac yn dryloyw. Yn yr un modd, dylai unrhyw bapurau pleidleisio a gyflwynwyd sydd wedi'u gosod trwy gamgymeriad yn y blwch pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio gael eu symud yn agored o'r blwch o flaen yr asiantiaid.

7.9 Mae’n debygol y bydd dogfennaeth sylweddol ar lefel y dilysu a'r cyfrif a fydd yn rhoi trywydd archwilio sy'n nodi sut y pennwyd y canlyniadau. Dylid cynhyrchu templedi ar gyfer yr holl ddogfennau sydd i'w defnyddio yn y dilysu a'r cyfrif ymlaen llaw, a dylai staff fod yn gyfarwydd â chwblhau'r templedi. Mae’n hanfodol rheoli’r dogfennau’n ofalus. Gall lliw godio’r dogfennau fod yn ffordd effeithiol o leoli’r dogfennau perthnasol yn gyflym.

7.10 Mae'n hawdd gwneud camgymeriadau rhifyddol neu drosi syml, yn enwedig pan fydd pobl wedi blino. Felly, mae angen i chi roi prosesau yn eu lle i liniaru'r risg hwn, megis sicrhau bod pob cyfrifiad ac ysgrifennu’r ffigyrau i lawr yn cael ei wirio gan fwy nag un person.

7.11 Rhoddir y papurau pleidleisio mewn bwndeli ar gamau amrywiol o’r dilysu a'r cyfrif ac mae'n bwysig bod gweithdrefnau'n cael eu rhoi yn eu lle i wirio bod y nifer gywir o bapurau pleidleisio yn y bwndeli (ac, ar y cam cyfrif, eu bod yn cynnwys pleidleisiau ar gyfer un ymgeisydd yn unig). Bydd hyn yn hanfodol i gywirdeb y dilysu a'r cyfrif.

7.12 Mae angen i chi sicrhau bod cyfrinachedd y bleidlais yn cael ei chynnal bob amser. Rhaid i'r papurau pleidleisio gael eu cadw wyneb i fyny yn ystod y broses ddilysu a chyfrif. Dylai staff fod yn ymwybodol o hyn yn ystod sesiynau briffio/

43

hyfforddiant a dylai uwch staff fod yn effro i hyn gydol yr amser, ac ymyrryd ar unwaith os nad yw hyn yn cael ei wneud.

7.13 Mae'n rhaid i'r datganiad ynghylch canlyniad y dilysu (y datganiad dilysu) gynnwys yr holl wybodaeth sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith. Fel isafswm, dylai'r datganiad dilysu gynnwys:

Manylion dilysu pob cyfrif papurau pleidleisio gorsaf bleidleisio a chanlyniadau cymharu’r cyfrif papurau pleidleisio hwnnw â nifer y papurau pleidleisio a gyfrifwyd yn y dilysu, a chanlyniadau dilysu'r papurau pleidleisio na ddefnyddiwyd ac a ddifethwyd, a'r papurau pleidleisio a gyflwynwyd. Dylid manylu ar unrhyw amrywiannau ar sail blwch unigol.

Manylion dilysu pob cyfrif papur pleidleisio drwy'r post a chanlyniadau cymharu hynny â nifer y papurau pleidleisio drwy'r post a gyfrifwyd yn dilysu yn y blwch pleidleisiau post perthnasol. Dylid manylu ar unrhyw amrywiannau ar sail blwch unigol.

Dylai datganiadau dilysu hefyd gynnwys cyfanswm nifer y pleidleisiau post a chyfanswm nifer y papurau pleidleisio a ddilyswyd yn yr etholiad

7.14 Mae datganiad dilysu enghreifftiol ar gael i’w lawrlwytho o’n gwefan.

7.15 Rhaid i asiantiaid gael mynediad at y wybodaeth y maent â hawl gyfreithiol iddi, sy'n cynnwys copi o'r datganiad dilysu. Dylai asiantiaid hefyd gael cyfathrebiadau rheolaidd am yr hyn sy'n digwydd ble a phryd.

7.16 Rydych hefyd o dan ddyletswydd i roi cyfleusterau rhesymol i asiantiaid oruchwylio'r gweithrediadau, ar yr amod ei fod yn gyson â chynnal y gweithrediadau’n drefnus a chyflawni eich dyletswyddau. Dylech hefyd roi gwybodaeth berthnasol iddynt drwy gydol y dilysu a'r cyfrif.

7.17 Efallai hefyd y bydd gan Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) sy'n penderfynu gwirio a chyfrif ar sail ward wybodaeth am y cyfrif ar lefel ward. Lle bo'r wybodaeth hon ar gael, dylech fod yn barod i’w rhoi i asiantiaid.

7.18 Pan fo asiantiaid wedi ychwanegu eu seliau (naill ai ar ddiwedd y bleidlais neu pan fo toriad yn y gweithgareddau rhwng y dilysu a'r cyfrif), dylid cymryd gofal arbennig i ddangos i unrhyw asiantiaid neu arsylwyr sy'n bresennol bod y seliau hyn yn dal i fod yn eu lle cyn i’r blwch pleidleisio gael ei agor. Fodd bynnag, os nad oes ymgeiswyr ac asiantiaid yn bresennol, nid oes rhaid i chi aros tan eu bod yn cyrraedd cyn tynnu’r seliau. Dylai asiantiaid gael eu hannog i ychwanegu eu seliau pryd bynnag y mae ganddynt hawl i wneud hynny. Bydd y camau hyn yn helpu i sicrhau hyder yn y broses.

7.19 Wrth gynllunio pob cam o'r broses ddilysu a chyfrif mae angen i chi fod yn glir pwy sy'n gwneud beth, ble a sut.

44

Ystyriaethau a phenderfyniadau ymarferol yn gysylltiedig â'r broses ddilysu

Ystyriaethau Penderfyniad

Pryd mae angen i'ch staff amrywiol gyrraedd?

Beth ddylent ei wneud ar ôl cyrraedd? Er enghraifft:

- gwirio’r deunydd ysgrifennu ac offer dilysu gan ddefnyddio rhestr wirio- marcio bod y staff dilysu’n bresennol- briffio’r staff dilysu

Sut gaiff y gwahanol ddeunyddiau a blychau eu symud o amgylch y lleoliad dilysu i'r staff hynny sydd eu hangen?

Sut fyddwch chi’n dilysu'r papurau pleidleisio a ddefnyddiwyd ac yn delio ag unrhyw anghysondebau?

- Efallai y byddai'n ddefnyddiol cael tîm 'datrys problemau' profiadol a all ymchwilio i unrhyw anghysondebau/ amrywiannau a allai ddigwydd. Yn aml, gall staff sydd wedi arfer delio â chyfrifon papurau pleidleisio a thrin llyfrau pleidleisiau nodi’r rheswm dros unrhyw amrywiant yn gyflym- Gallech hefyd ystyried defnyddio rhestr wirio amrywiant i sicrhau y cydymffurfiwyd â’r camau angenrheidiol mewn perthynas â phob anghysondeb. Ceir rhestr wirio enghreifftiol yn Atodiad 4.

45

Ystyriaethau Penderfyniad

Sut fyddwch chi’n dilysu'r papurau pleidleisio na ddefnyddiwyd ac a ddifethwyd?

- Un opsiwn yw cael tîm pwrpasol ar wahân i wneud hyn; fel arall gallai'r broses gael ei hintegreiddio â dilysu'r papurau pleidleisio a ddefnyddiwyd.

Sut fyddwch chi’n rheoli dilysu'r blychau wedi’u selio o bleidleisiau post ac yn delio ag unrhyw anghysondebau?

Sut fyddwch chi’n rheoli dilysu'r dynodwyr personol ar y pleidleisiau post olaf a ddanfonir i orsafoedd pleidleisio?

Sut fyddwch chi’n cronni’r canlyniadau o'r ardaloedd unigol i roi canlyniadau cyffredinol i’r etholaeth?

Sut fydd y datganiad dilysu yn cael ei gwblhau?

- Mae angen i chi gasglu ynghyd y wybodaeth angenrheidiol o ddilysu’r papurau pleidleisio a ddefnyddiwyd, na ddefnyddiwyd, ac a ddifethwyd a phleidleisiau post er mwyn cynhyrchu datganiad dilysu a chyfrifo cyfanswm nifer y papurau pleidleisio a ddilyswyd ar gyfer yr etholiad.

Sut fydd y prosesau a dogfennaeth yn darparu trywydd archwilio clir, a chynnwys gwiriadau i sicrhau cywirdeb?

Sut fyddwch chi’n rheoli'r cyhoeddiad ynglŷn â’r nifer a bleidleisiodd, a rhoi copïau o'r datganiad dilysu i asiantiaid?

Os oes toriad yn y gweithgareddau, sut fyddwch chi’n rheoli hyn?

Os oes mwy nag un etholiad, sut

46

Ystyriaethau Penderfyniad

wnewch chi sicrhau bod y datganiadau dilysu ar gyfer yr holl etholiadau’n cael eu cwblhau cyn i gyfrif y pleidleisiau yn etholiad Senedd y DU gychwyn?

Os nad ydych yn gyfrifol am gyfrif y pleidleisiau yn yr etholiadau eraill sut fyddwch chi’n trefnu danfon y papurau pleidleisio hyn yn ddiogel i'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol yn unol â gofynion cyfreithiol?

Ystyriaethau a phenderfyniadau ymarferol yn gysylltiedig â'r cyfrif

Ystyriaethau Penderfyniad

(Lle bo’n berthnasol) Pryd mae angen i'ch staff amrywiol gyrraedd?

(Lle bo’n berthnasol) Beth ddylent ei wneud ar ôl cyrraedd? Er enghraifft:

- gwirio bod deunydd ysgrifennu’r cyfrif ac offer yno gan ddefnyddio rhestr wirio- marcio bod y staff cyfrif yn bresennol- briffio’r staff cyfrif

Sut wnewch chi sicrhau y bydd papurau pleidleisio o un blwch bob amser yn cael eu cymysgu â phapurau pleidleisio o flwch arall cyn i'r didoli i bleidleisiau ar gyfer ymgeiswyr unigol ddechrau?

Os ydych yn cyfrif mwy nag un etholiad, pa gamau sydd angen i chi eu cymryd i sicrhau bod y papurau pleidleisio ar gyfer pob etholiad yn cael eu cadw ar wahân i’w gilydd?

47

Ystyriaethau Penderfyniad

Beth fydd y broses ar gyfer didoli a chyfrif y papurau pleidleisio i bleidleisiau ar gyfer ymgeiswyr unigol?

- Os oes nifer fawr o ymgeiswyr, gall y broses ar gyfer gwahanu'r pleidleisiau i fwndeli ar gyfer ymgeiswyr unigol fod yn arafach a chymryd mwy o le. Mae rhai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) yn ei chael yn fwy effeithlon mewn sefyllfaoedd fel hyn i ‘dynnu allan' yn gyntaf y pleidleisiau i ymgeiswyr y prif bleidiau gwleidyddol, ac yna ymdrin â'r pleidleisiau i’r ymgeiswyr eraill ar wahân. Mae gan eraill gynorthwywyr cyfrif i ddelio ag, er enghraifft, ymgeiswyr rhifau1 i 5 ar y papur pleidleisio a chynorthwywyr cyfrif ar wahân i ddelio â, dyweder, ymgeiswyr 6 i 10 ar y papur pleidleisio; gyda phroses ar gyfer cyfnewid y papurau pleidleisio hynny nad ydynt yn delio â nhw.

Sut fydd y prosesau a dogfennaeth yn darparu trywydd archwilio clir, a chynnwys gwiriadau i sicrhau cywirdeb?

Sut fydd yr ardal a ddynodwyd ar gyfer pleidleisiau pob ymgeisydd yn cael ei nodi?

Sut y bydd cyfanswm nifer y pleidleisiau ar gyfer pob ymgeisydd yn cael ei gyfrifo/ei gronni?

Beth yw'r broses ar gyfer dyfarnu ar bapurau pleidleisio amheus?

- Pwy fydd yn gwneud hyn?- Er mwyn sicrhau bod pob penderfyniad yn gyson, dylech ystyried canllawiau’r Comisiwn.- Pa broses fydd yn cael ei rhoi yn ei lle i ddarparu cyfleoedd priodol i’r rhai sydd â hawl i arsylwi a

48

Ystyriaethau Penderfyniadgwrthwynebu?

Sut fyddwch chi’n llunio'r datganiad yn dangos nifer y papurau pleidleisio sydd wedi cael eu gwrthod ac am ba reswm?

Beth fydd y weithdrefn os oes unrhyw anghysondeb gyda'r ffigwr dilysu?

Beth fydd y weithdrefn o ran cynghori ymgeiswyr ac asiantiaid o'r canlyniad dros dro a gofyn am eu cytundeb ynglŷn â chyhoeddi’r canlyniad?

Sut fyddwch chi’n delio ag unrhyw geisiadau am ailgyfrif?

- Os ydych yn cytuno i ailgyfrif, dylid cwblhau gwaith papur newydd fel bod trywydd archwilio clir yn cael ei gynnal.

Beth fydd y broses ar gyfer datgan y canlyniad terfynol?

- Ble yn y lleoliad y cyfrif fydd y datganiad yn cael ei wneud?- Pa offer sydd ei angen?- Dylech baratoi sgript i gael ei ddefnyddio yn y datganiad- A fydd ymgeiswyr yn cael eu gwahodd i wneud areithiau?- Dylai copïau ysgrifenedig o'r datganiad fod ar gael – sut gaiff hyn ei gyflawni?

Beth yw'r weithdrefn os yw pleidleisiau'n gyfartal?

Os mai chi hefyd yw'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol a bod gennych etholiadau lleol aml-aelod, beth fydd y broses ar gyfer didoli a chyfrif y papurau pleidleisio i bleidleisiau ar gyfer ymgeiswyr unigol? Er enghraifft, a fyddwch yn defnyddio taflenni cyfrif neu ddull 'sgert wair'?

49

Atodiad 1 – Rhestr wirio i gynorthwyo Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) i benderfynu pa mor addas yw lleoliadau dilysu a chyfrif

Ystyriaethau Sylwadau

☐ A yw'r lleoliad wedi cael ei ddefnyddio o'r blaen? Os felly, a oedd yn ddigonol, a pha wersi y gellir eu dysgu o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol?

☐ A yw’r lleoliad yn ymarferol a chyfleus, yn enwedig i'r rheiny sy'n danfon deunyddiau o orsafoedd pleidleisio?

☐ A yw’r trefniadau parcio’n ddigonol?

☐ A oes mynedfeydd ar wahân i’r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol a staff, ac ar gyfer danfon y blychau pleidleisio?

☐ A oes mynediad i'r anabl, i mewn i’r lleoliad ac oddi mewn iddo?

☐ A yw'r lleoliad yn ddigon mawr i gynnal y cyfan o'r prosesau dilysu a chyfrif?

☐ A yw'r lleoliad yn cynnwys y nifer ofynnol o staff yn gyfforddus, i'ch galluogi i ddechrau ar y cyfrif o fewn pedair awr ar ôl i'r bleidlais gau, yn ogystal â phawb sydd â hawl i fod yn bresennol?

☐ A yw'r lleoliad yn caniatáu ar gyfer storio’r blychau pleidleisio, pecynnau o bapurau pleidleisio heb eu defnyddio, ayb., ac offer arall

50

Ystyriaethau Sylwadau

yn ddiogel?

☐ A yw'r goleuadau tu mewn a thu allan i'r lleoliad yn ddigonol?

☐ A oes digon o wres yno?

☐ A oes llwyfan y gellir ei ddefnyddio ar gyfer datgan y canlyniadau, ac ar gyfer gwneud cyhoeddiadau rheolaidd drwy gydol y gweithgareddau?

☐ Sut mae’r acwsteg yn y lleoliad?

☐ A oes systemau TG a chyfathrebu addas?

☐ Sut mae’r cyfleusterau i'r rhai sy'n mynychu'r dilysu a'r cyfrif?

☐ A fydd y lleoliad yn gallu bodloni gofynion y cyfryngau?

☐ Pa ddodrefn a ddarperir yn y lleoliad, e.e. a oes digon o fyrddau a chadeiriau (ac os nad oes, a fydd angen eu llogi neu eu caffael o leoliad arall)?

☐ A yw'r lleoliad yn bodloni eich gofynion diogelwch a storio?

51

Atodiad 2 - Rhestr wirio enghreifftiol o ddeunyddiau sydd eu hangen yn y dilysu a'r cyfrif

Deunyddiau Sylwadau

☐ Rhestr o'r holl staff

☐ Taflenni llofnodi i mewn ar gyfer staff

☐ Copïau sbâr o gyfarwyddiadau i staff

☐ Sampl o docynnau mynediad ar gyfer cyfeirio, gan gynnwys samplau o'r bathodynnau adnabod sydd gan gynrychiolwyr y Comisiwn ac arsylwyr achrededig

☐ Taflenni dilysu – os defnyddir gliniadur neu gyfrifiadur personol, dylai’r taenlenni gael eu paratoi ymlaen llaw. Sicrhewch fod copïau papur ar gael o'r taenlenni rhag ofn i’r offer fethu.

☐ Taflenni canlyniadau

☐ Blychau pleidleisiau post ac amlenni cysylltiedig

☐ PC/ gliniadur, argraffydd a llungopïwr

☐ Stamp ‘Gwrthodwyd’ a phad inc

☐ Stamp ‘Gwrthodwyd dros dro’ a phad inc ar gyfer unrhyw agor pleidleisiau post terfynol

☐ Hambyrddau didoli (y gellid eu marcio gydag enwau'r ymgeiswyr)

☐ Taflenni parod neu gardiau rhannu i nodi’r bwndeli o bapurau pleidleisio a gyfrifwyd

☐ Cyfeirlyfrau cyfraith etholiadol a chanllawiau eraill, gan gynnwys

52

Deunyddiau Sylwadau

canllawiau’r Comisiwn Etholiadol

☐ Agorwyr llythyr a siswrn

☐ Sachau a chlymau ar gyfer y papurau pleidleisio a gyfrifwyd

☐ Pecynnau neu amlenni ar gyfer y papurau pleidleisio a wrthodwyd

☐ Eitemau o ddeunydd ysgrifennu amrywiol, gan gynnwys pennau marcio, pensiliau, prennau mesur, tâp gludiog, papur nodiadau, llinyn, gwniaduron rwber, clipiau papur a bandiau rwber

☐ Cyfrifianellau

☐ Bocs mawr neu gynhwysydd arall ar gyfer cymysgu a storio papurau pleidleisio a dilysu os nad yw blychau pleidleisio gwag i gael eu defnyddio i’r diben hwnnw

☐ Deunyddiau sydd i'w defnyddio os bydd y pleidleisiau'n gyfartal (e.e. pecyn o gardiau heb eu defnyddio, slipiau o bapur, ayb.)

☐ Unrhyw beth arall

53

Atodiad 3 - Rhestr wirio o eitemau y dylai'r Swyddog Llywyddu eu rhoi i mewn yn y lleoliad dilysu (neu fan casglu)

Deunyddiau Sylwadau

☐ Blwch (blychau) pleidleisio

☐ Pecyn yn cynnwys y cyfrif papurau pleidleisio

☐ Pecyn yn cynnwys pleidleisiau post a ddanfonwyd i’r orsaf bleidleisio, ond heb eu casglu o'r blaen

☐ Pecyn yn cynnwys papurau pleidleisio na ddefnyddiwyd, ac a ddifethwyd

☐ Pecyn yn cynnwys rhestr pleidleisiau a gyflwynwyd

☐ Pecyn yn cynnwys papurau pleidleisio a gyflwynwyd wedi’u marcio gan bleidleiswyr

☐ Pecyn yn cynnwys y gofrestr a farciwyd

☐ Pecyn yn cynnwys y rhestr rhifau cyfatebol

☐ Pecyn yn cynnwys tystysgrifau cyflogaeth

☐ Pecyn neu becynnau yn cynnwys rhestrau a datganiadau eraill

☐ Manion/ papur ysgrifennu ayb.

☐ Unrhyw beth arall

54

Atodiad 4 - Camau ar gyfer ymdrin ag amrywiannau yn y blwch pleidleisio

Rhif cyfeirio’r blwch pleidleisio

Beth yw’r amrywiant?(h.y. y nifer o bapurau pleidleisio sy’n fwy neu'n llai na'r disgwyl)

Ymgymerwch â'r gwiriadau canlynol i geisio nodi unrhyw reswm dros bapurau pleidleisio sydd ar goll neu rai ychwanegol

Camau a gymerwyd Sylwadau

☐ Gwiriwch y rhifyddeg ar y cyfrif papurau pleidleisio

☐ Gwiriwch y pecynnau eraill o ddeunyddiau a ddychwelwyd (e.e. papurau pleidleisio heb eu defnyddio)

☐ A yw’r Swyddog Llywyddu wedi darparu unrhyw wybodaeth a allai egluro'r amrywiant?

☐ Gwiriwch nad yw pleidleisiau post a ddychwelwyd wedi cael eu hychwanegu at y rhai a fwriwyd yn yr orsaf bleidleisio.

☐ Mewn achosion lle mae mwy nag un blwch pleidleisio wedi ei ddanfon i'r orsaf bleidleisio gwiriwch fod yr holl flychau a ddyrannwyd i'r orsaf wedi cael eu hagor a bod cyfrif amdanynt.

☐ Mewn achosion lle mae'r blwch pleidleisio wedi dod o leoliad gorsaf bleidleisio luosog, gwiriwch ddilysu’r cyfrif(on) papurau pleidleisio ar gyfer yr orsaf bleidleisio arall (gorsafoedd pleidleisio eraill) yn y lleoliad

55

Ymgymerwch â'r gwiriadau canlynol i geisio nodi unrhyw reswm dros bapurau pleidleisio sydd ar goll neu rai ychwanegol

Camau a gymerwyd Sylwadau

hwnnw i weld a oes gwall cydadfer.

☐ Ystyriwch gysylltu â'r Swyddog Llywyddu i ofyn iddo geisio esbonio unrhyw anghysondebau.

☐ Os yw’r rheswm am yr amrywiant yn hysbys, ychwanegwch esboniad o pam fod amrywiant wedi digwydd, a thrafod hyn gydag unrhyw asiantiaid ac arsylwyr sy'n bresennol.

Os yw’r amrywiant yn parhau ar ôl cynnal y camau uchod

☐ Ail-gyfrifwch y papurau pleidleisio yn y blwch nes ceir un ffigwr ar ddau achlysur yn olynol - y ffigwr hwn fydd y cyfanswm a ddilyswyd. Gwnewch nodyn ar y cyfrif papurau pleidleisio a'r datganiad dilysu.

Cyfuniad

Gwiriwch y blychau pleidleisio ar gyfer pob math o etholiad yn yr holl orsafoedd pleidleisio o fewn yr un man pleidleisio. Gall dilysu'r cyfrifon papurau pleidleisio ar gyfer y gorsafoedd pleidleisio eraill o fewn y lleoliad hwnnw fod yn arwydd fod gwall cydadfer wedi digwydd oherwydd bod etholwyr wedi rhoi eu papur pleidleisio yn y blwch 'anghywir' neu mewn blwch o'r orsaf bleidleisio anghywir. Os yw’r gwallau cydadfer i gyd yn cydbwyso, gellir tybio fod y dilysu yn llwyddiannus. Lle bynnag y bo'n bosibl, dylech wirio pob un o'r blychau o'r un lleoliad man pleidleisio ar yr un pryd ar fyrddau cyfagos, neu un yn syth ar ôl y llall.

56

Atodiad 5 - Rhestr wirio o wybodaeth allweddol sydd i'w darparu i fynychwyr yn y dilysu a'r cyfrif

Gwybodaeth Sylwadau

☐ Amseriadau amcangyfrifiedig ar gyfer cwblhau pob cam o'r dilysu a'r cyfrif

☐ Cyfeiriad a map o’r lleoliad dilysu a chyfrif

☐ Manylion mynediad i'r anabl

☐ Gofynion mynediad ac adnabod (e.e. achredu/ ID â llun/ llythyrau, ayb. i gefnogi mynediad)

☐ Cynllun gosodiad y lleoliad, gan nodi ardaloedd allweddol o ddiddordeb i asiantiaid cyfrif ac arsylwyr

☐ Rhestr o'r holl rifau blwch pleidleisio ac enwau'r gorsafoedd pleidleisio y maent yn gysylltiedig â nhw

☐ Yr hyn i’w wneud a pheidio ei wneud (e.e. atgoffa mynychwyr na chaniateir ysmygu o fewn yr adeilad; cynghori ar unrhyw bolisi yn ymwneud ag yfed a defnyddio ffonau symudol)

☐ Copi o'r gofynion cyfrinachedd perthnasol

☐ Manylion am y lluniaeth sydd ar gael a p’un a godir tâl amdano

☐ Manylion am unrhyw ardal cyfryngau/ystafell y wasg

☐ Ar gyfer y cyfryngau – copi o lawlyfr cyfryngau’r Comisiwn

☐ Manylion o unrhyw ofod dynodedig ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid ac eraill

57

Gwybodaeth Sylwadau

☐ Sut a phryd y bydd system sain yn cael ei defnyddio (a lle y gellir ei chlywed os mai dim ond mewn rhai rhannau o'r lleoliad y gellir ei chlywed)

☐ Copi o'r templed gwaith papur dilysu a chyfrif a ddefnyddir i gyfleu canlyniad y dilysu a'r cyfrif, gan nodi ar ba lefel y bydd y wybodaeth yn cael ei darparu (e.e. lefel y ward/lefel y dosbarth pleidleisio)

☐ Adnabod y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) ac aelodau allweddol eraill o'r staff (gall lluniau ohonoch eich hun a'ch staff allweddol i helpu mynychwyr y cyfrif eich adnabod fod yn ddefnyddiol)

☐ Eglurwch rôl y Swyddog Canlyniadau, y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) ac aelodau allweddol eraill o'r staff

☐ Rhowch fanylion ynglŷn â phwy fydd ar gael i ymateb i ymholiadau ac i weithredu fel cyswllt rhwng ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a staff allweddol

☐ Y broses ar gyfer agoriad terfynol y pleidleisiau post

☐ Amlinellwch y broses dilysu a chyfrif a'r hyn y gall y rhai sy'n bresennol ddisgwyl ei weld

☐ Y broses ar gyfer ymgynghori ag asiantiaid etholiadol ar y datganiad dilysu a'r canlyniad

☐ Y broses a’r egwyddorion ar gyfer dyfarnu pleidleisiau amheus (e.e. darparu copïau o enghreifftiau o bapurau pleidleisio amheus (mat lle’r Comisiwn))

☐ Y broses ar gyfer ailgyfrif (e.e. pwy all ofyn am ailgyfrif, pryd y gall hyn ddigwydd, ayb.)

☐ Y weithdrefn ar gyfer datgan y canlyniad (e.e. gan gynnwys os bydd yr ymgeiswyr yn gallu rhoi araith)

58

Gwybodaeth Sylwadau

☐ Gwybodaeth am sut a ble fydd y canlyniadau a ddatganwyd yn cael eu harddangos.

59

Atodiad 6 – Safonau perfformiad

Er mwyn cyflawni’r canlyniad a amlinellir yn safon perfformiad 1, bydd angen i chi roi yn eu lle adnoddau priodol i sicrhau fod y dilysu a’r cyfrif yn amserol.

I ddangos y gellir cyflenwi’r canlyniad hwn, bydd angen i chi amlinellu sut mae’r dilysu a chyfrif i gael ei drefnu a’i reoli, gan gynnwys y broses a ddilynwyd gennych i gyrraedd eich penderfyniad.

Er mwyn cyflawni’r canlyniad a amlinellir yn safon perfformiad 1, bydd angen i chi gadw’r papurau pleidleisio yn ddiogel gydol yr amser.

I ddangos y gellir cyflenwi’r canlyniad hwn, bydd angen i chi fod â threfniadau yn eu lle i gadw’r papurau pleidleisio yn ddiogel.

Er mwyn cyflawni’r canlyniad a amlinellir yn safon perfformiad 2, bydd angen i chi sicrhau bod y prosesau cyfrif yn dryloyw, gyda phopeth yn y dilysu a'r cyfrif yn cael ei wneud yng ngolwg glir yr holl bobl sydd â hawl i fod yn bresennol,

gyda gwybodaeth yn cael ei darparu i fynychwyr ynghylch y prosesau sydd i'w dilyn.I ddangos y gellir cyflenwi’r canlyniad hwn, bydd angen i chi gael cynllun gosodiad o’r cyfrif a bod â gwybodaeth yn ei lle i’w darparu i fynychwyr y cyfrif a threfniadau i gyfathrebu’r cynnydd yn y cyfrif.

Er mwyn cyflawni’r canlyniad a amlinellir yn safonau perfformiad 1 a 2, bydd angen i chi sicrhau bod y prosesau cyfrif yn cael eu cynllunio a'u rheoli i sicrhau canlyniad cywir gyda thrywydd archwilio clir.

I ddangos y gellir cyflenwi’r canlyniad hwn, bydd angen i chi gael trefniadau yn eu lle i gynnal trywydd archwilio clir o'r prosesau cyfrif.

60