ELEMENTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN POR

PROCESOS

Gerencia

Estratégica

Cultura

Organizacional

Gerencia de

Procesos

Proyección al futuro

partiendo del Presente

Interacción sistemática

y metódica que busca

mantener y mejorar los

productos y servicios

mediante la practica

del ciclo PHVA

Nuevas habilidades y conocimientos

que en el tiempo transforman nuestra

cultura

GENERALIDADES DE LA

GESTION POR

PROCESOS

Se fundamenta en las expectativas y necesidades del cliente como punto de partida para el cambio

Se guía por los objetivos y metas de la organización para el diseño o rediseño de los procesos teniendo en cuenta los factores externos

Pone énfasis en aumentar el valor agregado y el manejo del tiempo

Organiza el trabajo alrededor de los productos y no de las tareas

Otorga más poder de decisión a las personas

Rota los “dueños” de procesos

QUÉ BENEFICIOS GENERA LA

GESTIÓN POR PROCESOS:

Mejor nivel de satisfacción de nuestro clientes

Calidad

Reducción de costos

Reducción de los tiempos del proceso

Gestión del cambio

Visión sistémica de la organización

Prevención de posibles errores

Desarrollo de un sistema de evaluación

Concentración en el “qué” se debe hacer y “por qué” se debe hacer

REQUISITOS BASICOS

PARA ORIENTARSE HACIA

LOS PROCESOS

Tener un responsable designado que asegure su

cumplimiento y eficacia continuados

Ser capaces de satisfacer los ciclos PHVA

Tener indicadores que permitan visualizar de

forma gráfica la evolución de los mismos

MAPA DE PROCESOS

Herramienta sistémica que permite ver la

Organización como un todo, examinar todos

sus procesos, su desempeño y forma de

interacción. Toma como punto de partida los

macroprocesos que constituyen la cadena de

valor, y los desagrega en niveles inferiores,

con el fin de identificar claramente los

procesos y subprocesos que lo conforman y

la forma como operan.

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CARACTERIZACIÓN

Identificación del conjunto de atributos que componen cada proceso en sus diferentes

niveles.

La caracterización es una descripción de los procesos en donde se analiza la finalidad, límites, líder, insumo y producto; esto permite hacerse una idea global de las actividades incluidas en cada proceso y a la vez comprender de una manera más clara la Organización en su conjunto.

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QUÉ DEBEMOS TENER EN

CUENTA PARA GESTIONAR

POR PROCESOS:

Qué hacemos

Para quién lo hacemos

Cómo lo hacemos

Visión sistémica (El todo es más quela suma de las partes)

Focalizar el interés de las personasen el logro de la organización

TIPOS DE PROCESOS

PROCESO ESTRATÉGICO: Son los procesos responsables de analizar las

necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los accionistas,

para a partir del análisis de todo ello y el conocimiento de las posibilidades de los

recursos propios, emitir las guías adecuadas al resto de procesos de la Organización para así asegurar la respuesta a las mencionadas

necesidades y condicionantes.

MACROPROCESO

MACROPROCESO (Nivel 1): Conjunto

de procesos relacionados entre si que

persiguen un objetivo común,

representan las actividades típicas de la

organización y sirven de apoyo directo

o indirecto al logro de la estrategia

corporativa

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PROCESO

PROCESO (Nivel 2): Conjunto de

recursos y actividades interrelacionadas

que se realizan para transformar unos

insumos (elementos de entrada) en

productos o servicios (elementos de

salida), con características definidas,

agregándoles valor con un sentido para

el usuario.

SUBPROCESO

(Nivel 3): Agrupación lógica de

actividades secuenciales que

contribuyen al objetivo del proceso. Su

identificación puede resultar útil para

aislar los problemas que pueden

presentarse y posibilitar diferentes

tratamientos dentro de un mismo

proceso.

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PROCESO CLAVE: son aquellos procesosorientados a generar un valor añadido sobre unaentrada, para conseguir un resultado que satisfagaplenamente los objetivos, las estrategias de unaOrganización y los requerimientos del usuarios. Unade las características principales que normalmenteintervienen en los procesos es que estos soninterfuncionales, siendo capaces de cruzar vertical yhorizontalmente la Organización. Estos son críticospara el éxito del negocio.

PROCESO DE SOPORTE: Son los procesosresponsables de proveer a la Organización de todoslos recursos necesarios, en cuanto a personas,maquinaria y materia prima, para a partir de losmismos poder generar el valor añadido deseado porlos usuarios.

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PROCEDIMIENTO

forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los

procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; que debe

hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que

materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y

registrarse

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ACTIVIDAD

Conjunto de tareas necesarias para la

obtención de un resultado.

ACTIVIDAD

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PRODUCTOS

Son las salidas del proceso, los

resultados obtenidos de la

transformación.

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SERVICIOS

Bienes no tangibles que al igual que a

un producto le antecede todo un

proceso

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LÍMITE

LÍMITE FINAL: Donde termina el

proceso.

LÍMITE INICIAL: Donde comienza el

proceso. Debe expresarse en una

actividad particular o un conjunto de

requisitos identificables y concretos.

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DOCUMENTACIÓN

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Función

Tipo de unidad organizativa

Unidad organizativa

Puesto

Entradas

NORMATIVIDAD

Sistema de aplicación

Riesgo

Tipo de unidad organizativa

Unidad organizativa

Puesto

Salidas

SISTEMA

Conjunto organizado de cosas o pautas

interactuantes e interdependientes, que

se relacionan formando un todo unitario

y complejo.

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