13 Comenzando con las formulas

13.1 Elementos de una fórmula

Una fórmula ingresada en una celda consiste en cinco elementos:

        * Operadores: Estos incluyen símbolos tales como + (para sumar) y * (para multiplicar).

        * Referencia de celdas: Estos incluyen nombres de celdas y rangos que pueden referirse a celdas en la hoja actual, celdas en otras hojas en el mismo libro, o incluso celdas en una hoja de otro libro.

        * Valores o cadenas de texto: Los ejemplos incluyen 7.5 (un valor) y “Resultado final” (una cadena, encerrada en comillas).

        * Funciones y sus argumentos: Estos incluyen funciones tales como SUMA o PROMEDIO y sus argumentos. Los argumentos de las funciones aparecen en paréntesis, y proporcionan ingreso para los cálculos de las funciones.

        * Paréntesis: Estos controlan el orden en el cual las expresiones dentro de una formula son evaluadas.

13.2 Ingresar una fórmula

Cuando usted escribe un signo igual en una celda vacía, Excel asume que usted está ingresando una fórmula porque una fórmula siempre comienza con un signo igual.  Lo flexible que es Excel también le permite a usted comenzar su fórmula con un signo menos o un signo más. Sin embargo, Excel siempre inserta el signo igual adelante después de ingresar la fórmula.

Como un regalo para los usuarios de Lotus 1-2-3, Excel también le permite a usted usar un símbolo (@) para comenzar una fórmula que comienza con una función. Por ejemplo, Excel acepta cualquiera de las siguientes fórmulas:

=SUMA(A1:A500)

@SUMA(A1:A500)

Usted puede ingresar una fórmula dentro de una celda de dos formas: Ingresándolo manualmente, o ingresándolo al señalar las celdas que serán usadas en la fórmula.

13.3 Ingresar una Fórmula manualmente

Ingresar una fórmula manualmente involucra, bueno, ingresarlo manualmente. Usted simplemente activa una celda y escribe un signo igual (=) y luego la fórmula. A medida que escribe, los caracteres aparecen en la celda así como en la barra de fórmula. Después de ingresar la formula, pulse Enter.

Nota: Cuando escribe una fórmula matricial, usted debe pulsar Ctrl + Mayus + Enter en lugar de solo Enter. Una fórmula matricial es un tipo de formula especial para varios tipos de datos anidados.

Después de pulsar la tecla Enter, la celda muestra el resultado de la fórmula. La fórmula aparece por sí misma en la barra de fórmula cuando la celda es activada.

13.4 Ingresar una fórmula señalando celdas

El otro método de ingresar una fórmula aún involucra algo de la entrada manual, pero usted puede simplemente señalar las celdas de referencia  en lugar de escribirlos manualmente. Por ejemplo, para ingresar la fórmula =A1+A2 en la celda A3, siga estos pasos:

1° Seleccione la celda A3.

2° Escribe un signo igual (=) para comenzar la fórmula.

Note que Excel muestra Introducir en el lado izquierdo de la barra de estado.

3° Pulse la tecla direccional arriba dos veces.

Al pulsar esta tecla, note que Excel muestra un borde en movimiento alrededor de la celda y que la referencia de celda (A1) aparece en la celda A3 y en la barra de fórmula. También note que Excel muestra el texto Señalar en la barra de estado.

Si lo desea, puede usar su mouse y hacer clic en la celda A1.

4° Escribe un signo más (+).

El borde intermitente se convierte en un borde solido azul alrededor de A1, y vuelve a aparecer Introducir en la barra de estado. El cursor en la celda también regresa a la celda original (A3).

5° Pulse una vez más la tecla direccional arriba ( ). Se agrega A2 a la fórmula.

Si lo prefiere, puede usar su mouse y hacer clic en la celda A2.

6° Pulse la tecla Enter para finalizar la fórmula.

Igual que con escribir una fórmula manualmente, la celda muestra el resultado de la fórmula, y la fórmula aparece en la barra de Fórmula cuando la celda es activada.

Si lo prefiere, puede hacer clic en el icono Introducir junto a la barra de fórmula.

13.5 Pegar nombres

Este método podría sonar un poco tedioso, pero esto es realmente muy eficiente una vez que consiga acostumbrarse a ella. Señalar para direccionar celdas en lugar de ingresarlos manualmente es siempre más rápido y más efectivo.

Usted puede asignar un nombre a una celda o rango. Si su fórmula utiliza nombres de celda o rangos, usted puede escribir el nombre en lugar de seleccionar cada celda o elegir el nombre de una lista y que Excel inserte el nombre por usted automáticamente.

Para insertar un nombre en una fórmula, posicione su cursor en la fórmula donde quiere que el nombre se ingrese y use alguno de estos dos métodos:

Pulse F3 para mostrar el cuadro de diálogo Pegar nombre. Seleccione el nombre y haga clic en Aceptar.

Tome ventaja de la característica Autocompletar fórmula. Cuando usted escribe una letra mientras construye una fórmula, Excel muestra una lista de diversas opciones. Estas opciones incluyen funciones y nombres. Use la flecha direccional abajo para seleccionar el nombre y a continuación pulse Tab para insertar el nombre en su fórmula.

13.6 Espacios y saltos de línea

Normalmente, usted ingresa una fórmula sin usar algún espacio. Sin embargo, usted puede usar espacios (e incluso saltos de línea) dentro de sus fórmulas. Haciéndolo de esa manera no afectará el resultado de la fórmula pero puede hacerla más fácil de leer y entender. Para ingresar un salto de línea en una fórmula, pulse Alt + Enter. La siguiente imagen muestra una fórmula que contiene espacios y saltos de línea.

Para que la barra de fórmulas muestre más que una sola línea, arrastre el borde inferior de la barra de fórmula hacia abajo.

13.7 El límite de las fórmulas

Una fórmula puede consistir hasta casi 8000 caracteres. En el caso poco probable de que necesite crear una fórmula que exceda este límite, usted debe separar la fórmula en varias fórmulas.  Usted también puede optar por crear una función personalizada usando Visual Basic para aplicaciones (VBA).

13.8 Ejemplo de fórmulas

Si usted sigue las siguientes instrucciones para ingresar fórmulas, usted puede crear una variedad de fórmulas. Esta sección le proporciona un vistazo a algunos ejemplos de fórmulas.

La siguiente fórmula multiplica 150 x .01, obteniendo 1.5. Esta fórmula utiliza solo valores literales, de modo que no parece muy útil. Sin embargo, esto puede ser útil para mostrar su trabajo cuando usted revise sus hojas más adelante.

=150*.01

Esta fórmula agrega los valores en las celdas A1 y A2:

=A1+A2

La siguiente fórmula substrae el valor en la celda nombrada Gastos del valor en la celda nombrada Ingresos.

=Ingresos-Gastos

La siguiente fórmula utiliza la función SUMA para agregar valores en el rango A1:A12.

=SUMA(A1:A12)

La siguiente fórmula compara la celda A1 con la celda C12 usando el operador (=). Si los valores en las dos celdas son idénticos, la fórmula regresa VERDADERO; por lo contrario, regresará FALSO.

=A1=C12

Esta última fórmula substrae el valor en la celda B3 del valor en la celda B2 y a continuación multiplica el resultado por en valor en la B4.

=(B2-B3)*B4

13.9 Editar fórmulas

Si usted hace cambios a sus hojas, usted puede necesitar editar fórmulas. O, si una fórmula regresa algún valor de error descritas más adelante en este capítulo, usted podría necesitar editar la fórmula para corregir el error. Usted puede editar su fórmula al igual como usted edita cualquier otra celda.

A continuación le mostraré varias formas para editar las celdas:

Doble clic en la celda:

Esto le permite a usted editar el contenido de la celda directamente en la celda. Esta técnica trabaja solo si la casilla de verificación Permitir editar directamente en las celdas está seleccionado, esta opción se encuentra en la ficha Avanzadas en el cuadro de diálogo Opciones de Excel

Pulse F2:

Esto le permite a usted editar el contenido de las celdas directamente en la celda. Si la casilla de verificación Permitir editar directamente en las celdas no está seleccionado, la edición se producirá en la barra de fórmulas.

Seleccione la celda de fórmula que quiera editar y haga clic en la barra de fórmula:

Esto le permite a usted editar el contenido de las celdas en la barra de fórmula.

Cuando usted edita una fórmula, usted puede seleccionar varios caracteres arrastrando el mouse sobre ellos o pulsando la tecla Mayus mientras usa las teclas direccionales. Usted puede también pulsar las teclas Inicio o Fin para seleccionar al inicio o al final de la línea actual de la fórmula.

Sugerencia: Suponga que tiene una fórmula extensa que contiene un error, y Excel no le permite ingresar en ella debido al error. En este caso, usted puede convertir la fórmula a texto e intentarlo nuevamente más tarde. Para convertir una fórmula a texto, solo quite el signo igual inicial (=). Cuando usted está listo para regresar a editar la fórmula, inserte el signo igual inicial para convertir el contenido de las celdas de nuevo en una fórmula.

13.10 Usar la barra de fórmulas como una calculadora

Si usted simplemente necesita realizar un cálculo, usted puede usar la barra de fórmula como una calculadora. Por ejemplo, ingrese la siguiente fórmula en cualquier celda:

=(145*1.05)/12

Debido a que esta fórmula siempre regresa el mismo resultado, usted puede preferir almacenar el resultado de la fórmula en lugar de la fórmula. Para hacerlo, pulse F2 para editar la celda. A continuación pulse F9, seguido de Enter.

Excel almacena el resultado de la fórmula (12.6875), en lugar de la formula. Esta técnica también trabaja si la fórmula utiliza referencias de celda.

Esta técnica es más útil cuando usa funciones de hoja. Por ejemplo, para ingresar la raíz cuadrada de 221 en una celda, escriba =RAIZ(221), pulse F9, y a continuación pulse Enter. Excel ingresa el resultado: 14.8660687473185. Usted también puede usar esta técnica para evaluar solo parte de una fórmula. Considere esta fórmula:

=(145*1.05)/A1

Si usted quiere convertir solo la expresión sin el paréntesis para una evaluación, ingrese al modo de edición de celda y selecciona la parte que quiere evaluar. En este ejemplo, seleccione 145*1.05. A continuación pulse F9 seguido de Enter. Excel convierte la fórmula a lo siguiente:

=(152.25)/A1

13.11 Usar operadores en las fórmulas

Como se explicó anteriormente, un operador es el elemento básico de una fórmula. Un operador es un símbolo que representa una operación. La siguiente tabla muestra los operadores que Excel soporta.

Símbolo Operador

+ Adición

- Substracción

/ División

* Multiplicación

% Porcentaje

& Concatenación de texto

^ Exponenciación

= Comparación lógica (igual a)

>  Comparación lógica (mayor que)

<  Comparación lógica (menor que)

>= Comparación lógica (mayor o igual que)

<= Comparación lógica (menor o igual que)

<>  Comparación lógica (no es igual a)

Nota: El porcentaje no es realmente un operador, pero este funciona casi igual. Ingrese un signo de porcentaje después de un número para dividir el número entre 100. Si el valor no es parte de una fórmula, Excel también aplica el formato porcentual a la celda.

13.12 Operadores de referencia

Excel soporta otras clases de operadores conocidos como operadores de referencia; vea la siguiente tabla. Los operadores de referencia, descritas en la siguiente lista, trabaja con referencias de celda.

Símbolo Operador

: (Dos puntos) Rango. Proporciona una referencia a todas las celdas entre dos referencias.

, (coma) Unión. Combina varias celdas o referencias de rango dentro de una referencia.

 (espacio) Intersección. Proporciona una referencia a las celdas comunes para dos referencias.

13.13Ejemplo de fórmulas que usan operadores

Estos ejemplos de fórmulas usan varios operadores:

La siguiente fórmula junta (concatena) las dos cadenas de texto literal (cada una encerrada en comillas) para proporcionar una nueva cadena de texto: “Handsofthelp-“&”Megabyte”.

=”Handsofthelp-”&”Megabyte”

La siguiente fórmula concatena los contenidos de la celda A1 y la celda A2:

=A1&A2

Generalmente, la concatenación es usada con texto, pero la concatenación trabaja con valores también. Por ejemplo, si la celda A1 contiene 123 y la celda A2 contiene 456, el procedimiento de la fórmula debería regresar el valor 123456. Note que, técnicamente, el resultado es una cadena de texto. Sin embargo, si usted usa esta cadena en una fórmula matemática, Excel los trata como un número. Muchas funciones de Excel ignoraran este “número” debido a que ellos están diseñados para ignorar texto.

La siguiente fórmula usa el operador exponenciación (^) para elevar 6 a la potencia 3 para obtener un resultado de 216:

=6^3

Una forma más útil de la fórmula anterior utiliza una referencia de celda en lugar del valor literal. Note este ejemplo que eleva el valor en la celda A1 a la potencia 3:

=A1^3

Esta fórmula regresa la raíz cubica de 216 (lo cual es 6):

=216^(1/3)

La siguiente fórmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 es menor que el valor en la celda A2. Por lo contrario, regresa FALSO:

=A1<A2

Los operadores de comparación lógica también trabajan con texto. Si A1 contiene Handz y A2 contiene Leiner, la fórmula regresa VERDADERO porque Handz va antes que Leiner en orden alfabético.

La siguiente fórmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 es menor o igual que el valor en la celda A2. Por lo contrario, este regresa FALSO:

=A1<=A2

La siguiente fórmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 no es igual al valor en la celda A2. Por lo contrario, este regresa FALSO:

=A1<>A2

A diferencia de algunas otras hojas de calculo (tales como Lotus 1-2-3), Excel no tiene operadores lógicos Y y O. En su lugar, usted utiliza funciones para especificar estos tipos de operadores lógicos. Por ejemplo, esta fórmula regresa VERDADERO si la celda A1 contiene 100 o 1000:

=O(A1=100,A1=1000)

Esta última fórmula regresa VERDADERO solo si ambas celdas, A1 y A2 contienen valores menores que 100:

=Y(A1<100,A2<100)

13.14 Prioridad de los operadores

Usted puede (y debería) usar paréntesis en sus fórmulas para controlar el orden en el cual los cálculos se hacen. Como un ejemplo, considere la siguiente fórmula que utiliza referencias para nombres de celdas:

=Ingresos-Gastos*TasaImpuesto

 EL objetivo es restar los gastos de los ingresos y a continuación multiplicarlo por el resultado de la tasa de impuesto. Pero, si usted ingresa la fórmula anterior, usted descubrirá que Excel calcula la respuesta equivocada. La fórmula multiplica los gastos por la tasa de impuesto y a continuación resta el resultado con los ingresos. En otras palabras, Excel no necesariamente realiza cálculos de izquierda a derecha (como podría esperar).

La manera correcta para escribir la fórmula sería:

=(Ingresos-Gastos)*TasaImpuesto

Para comprender como esto trabaja, usted necesita familiarizarse con la procedencia de los operadores, el conjunto de reglas que Excel utiliza para realizar sus cálculos. La siguiente tabla lista las prioridades de operadores de Excel.

Utilice paréntesis para anular el orden de prioridad de Excel. Regresando al ejemplo anterior, la fórmula sin paréntesis es evaluada usando la prioridad de operadores estándar de Excel. Debido a que la multiplicación tiene una prioridad más alta, la celda Gastos se multiplica por la celda TasaImpuesto. A continuación, este resultado es restado a Ingresos, produciendo un cálculo incorrecto.

La fórmula correcta usa paréntesis para controlar el orden de las operaciones. Las expresiones dentro del paréntesis siempre son primeras en evaluarse. En este caso, Gastos es restado de Ingresos y el resultado se multiplica por la TasaImpuesto.

Símbolo Operador

Dos puntos (:), coma (,), espacio ( ) Referencia

- Negación

% Porcentaje

^ Exponenciación

* Y / Multiplicación y división

+ y - Adición y Substracción

& Concatenar texto

=, <, >, <=, >= y <> Comparación

13.15 Paréntesis anidado

Usted puede también anidar paréntesis en sus fórmulas, que es, colocar paréntesis dentro de los paréntesis. Cuando una fórmula contiene paréntesis, Excel evalúa la expresión anidad más profunda en primer lugar y se abre camino hacia afuera. La siguiente fórmula de ejemplo, utiliza paréntesis anidados:

=((B2*C2)+(B3*C3)+(B4*C4))*B6

Esta fórmula tiene cuatro conjuntos de paréntesis. Tres conjuntos están anidados dentro del cuarto paréntesis. Excel evalúa cada conjunto anidado de paréntesis y a continuación suma los tres resultados. Esta suma es a continuación multiplicada por el valor en B6.

Es una buena idea hacer un uso liberal de paréntesis en sus fórmulas incluso cuando ellas no son necesarias. Usar paréntesis aclara el orden de las operaciones y hace a la fórmula más fácil de leer. Por ejemplo, si usted quiere agregar 12 al producto de dos celdas, la siguiente fórmula hace el trabajo:

=A1*A2+1

Debido a las reglas de prioridad de operadores en Excel, la multiplicación será realizada antes que la suma. Por lo tanto, los paréntesis no son necesarios. Usted puede encontrarlo más claro, sin embargo, usar la siguiente fórmula incluso aunque contenga paréntesis sobrantes.

=(A1*A2)+1

Cada paréntesis izquierdo, por supuesto, debe tener un paréntesis a la derecha. Si usted tiene muchos niveles de paréntesis anidados, usted puede encontrarlo dificultoso mantenerlos en orden. Afortunadamente Excel le da una mano en ayudarle a emparejar paréntesis. Cuando edite una fórmula, los paréntesis emparejados son del mismo color, a pesar que los colores pueden ser dificultosos de distinguir si usted tiene una gran cantidad de paréntesis. También, cuando el cursor se mueve sobre un paréntesis, Excel momentáneamente muestra el paréntesis y su paréntesis emparejado en negrita. Este último por lo menos un segundo, así que mucho ojo.

En algunos casos, si su fórmula contiene paréntesis no coincidentes, Excel puede proponer una corrección a su fórmula. La siguiente imagen le muestra un ejemplo de la característica Autocorrección de Excel en acción.

 13.16 No usar valores literales

Cuando usted crea una fórmula, piense dos veces antes de usar un valor literal en la fórmula. Por ejemplo, si su fórmula calcula un 7.5 por ciento del impuesto de venta, usted puede estar tentado a ingresar una fórmula tal como:

=A1*.075

Un mejor enfoque es insertar la tasa de impuesto de venta  en una celda y usar la referencia de celda en lugar del valor literal. Esto hace más fácil modificar y mantener su hoja. Por ejemplo, si el rango del impuesto de venta cambia a 7.75 porciento, usted necesita modificar cada fórmula que usa el antiguo valor. Si la tasa de impuesto está almacenada en una celda, simplemente cambie una celda y todas las fórmulas se van a calcula nuevamente usando el nuevo valor.

13.17 Calcular Fórmulas

Usted probablemente notará que las fórmulas en sus hojas consiguen calcularse inmediatamente. Si usted cambia alguna celda que una fórmula utiliza, la fórmula muestra un nuevo resultado sin ningún esfuerzo. Esto ocurre cuando el modo Calcular de Excel está establecido a Automático.  En este modo (el modo por defecto), Excel sigue ciertas reglas cuando calcula en sus hojas:

        * Cuando usted hace un cambio (ingresa o edita datos o fórmulas, por ejemplo), Excel calcula inmediatamente estas fórmulas que dependen de los datos nuevos o editados.

        * Si trabaja en un cálculo largo, Excel temporalmente suspende los cálculos cuando usted necesita realizar otras tareas de hojas; se reanuda cuando haya terminado.

        * Las fórmulas son evaluadas en una secuencia natural. Por ejemplo, si una fórmula en la celda D12 depende del resultado de una fórmula en la celda D11, la celda D11 es calculada antes que D12.

Algunas veces, sin embargo, usted puede querer tener el control cuando Excel calcula fórmulas. Por ejemplo, si crea una hoja con miles de fórmulas complejas, es posible que las cosas puedan ir lento a paso de tortuga mientras Excel hace estos cálculos. En este caso, usted puede establecer el modo de Calcular de Excel a Manual. Hágalo desde la ficha Fórmulas, grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y clic en Manual.

Cuando usted trabaja en el modo Cálculo manual, Excel muestra Calcular en la barra de estado cuando usted tiene alguna fórmula sin calcular. La ficha Fórmulas, en el grupo Calculo contiene dos controles que, cuando hace clic, realiza un cálculo: Calcular ahora y Calcular hoja. Además a estos controles, usted puede usar las siguientes teclas de método abreviado para calcular nuevamente las fórmulas:

F9: Calcula las fórmulas en todos los libros abiertos (al igual que el control Calcular ahora).

Mayus + F9: Calcula solo las fórmulas en la hoja activa. Este no calcula en otras hojas del mismo libro (igual que el control Calcular hoja).

Ctrl + Alt + F9: Fuerza un cálculo nuevamente de todos los libros abiertos. Úselo si Excel (por alguna razón) no regresa los cálculos correctos.

Ctrl + Mayus + Alt + F9: Verifica nuevamente todas las fórmulas dependientes y a continuación fuerza un los cálculos nuevamente para todos los libros abiertos.

13.18 Referencias de celda y rangos

Generalmente las fórmulas se referencian a una o más celdas usando la dirección de celda o rango (o el nombre si lo tuviese). Las referencias de celda van en cuatro estilos; el signo dólar los diferencia:

Relativo: La referencia es totalmente relativa. Cuando usted copia la fórmula, la referencia de celda se ajusta a su nueva ubicación.

Ejemplo: A1

Absoluta: La referencia es completamente absoluta. Cuando usted copia la fórmula, la referencia de celda no cambia.

Ejemplo: $A$1

Fila Absoluta: La referencia es parcialmente absoluta. Cuando usted copia la fórula, las columnas se ajustan, pero la fila no cambia.

Ejemplo: A$1

Columna Absoluta: La referencia es parcialmente absoluta. Cuando usted copia la fórmula, las filas se ajustan, pero las columnas no cambian.

Ejemplo: $A1

13.19 Creando una referencia absoluta o mixta

Cuando usted crea una fórmula seleccionando celdas, todas las referencias de celdas y rangos son relativas. Para cambiar una referencia a una referencia absoluta o una referencia mixta, usted debe hacerlo manualmente agregando signos de dólar. O cuando ingrese una dirección de celda o rango, usted puede pulsar la tecla F4 para los diversos modos de referencias.

Si lo piensa bien, puede darse cuenta de que la única razón por cambiar una referencia es si planea copiar la fórmula.

La siguiente imagen demuestra una referencia absoluta en una fórmula. La celda D2 contiene una fórmula que multiplica la cantidad (celda B2) por el precio (celda C2) y a continuación por los impuestos de ventas (celda B7).

=(B2*C2)*$B$7

La referencia para la celda B7 es una referencia absoluta. Cuando usted copia la fórmula en la celda D2 a las celdas de abajo, la referencia $B$7 siempre señalan a la celda Impuesto de venta. Usando una referencia relativa (B7) los resultados son incorrectos en las fórmulas copiadas.

La siguiente imagen demuestra el uso de referencias mixtas. Note la fórmula en la celda C3.

=$B3*C$2

Esta fórmula calcula el área de varias longitudes (listado en la columna B) y anchos (listado en la fila 2). Después de ingresar la fórmula, pueden ser copiadas hacia abajo y cruzadas. Debido a que la fórmula utiliza referencias absolutas para la fila 2 y la columna B, cada fórmula copiada produce el

resultado correcto. Si la fórmula usa referencias relativas, copiar la fórmula ocasiona que las referencias se ajusten y produce resultados incorrectos.

13.20 Notación A1 VS F1C1

Normalmente, Excel utiliza la notación A1. Cada dirección de celda consiste de una letra de columna y un número de fila. Sin embargo, Excel también soporta la notación F1C1. En este sistema, la celda A1 es referida como la celda F1C1, la celda A2 como F2C1 y así sucesivamente.

Para cambiar a la notación F1C1, seleccione la ficha Archivo, y clic en Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en la ficha Fórmulas, y marque la casilla Estilo de referencia F1C1.

Ahora, note que todas las letras de columna han cambiado a números. Y todas las referencias celda y rango en sus fórmulas también se ajustan.

Observe los siguientes ejemplos de fórmulas usando la notación estándar y la notación F1C1. La fórmula es asumida para estar en la celda B1 (también conocido como R1C2).

Estándar R1C1

=A1+1 =F[-1]C+1

=$A$1+1 =F1C1+1

=A$1+1 =F1C+1

=$A1+1 =F[-1]C1+1

=SUMA(A1:A10) =SUMA(F[-10]C:F[-1]C)

=SUMA($A$1:$A$10) =SUMA(F1C1:F10C1)

Si usted encuentra la notación F1C1 un poco confusa (diría yo, bastante), usted no está solo. La notación F1C1 no es tan mala cuando está tratando con referencias absolutas. Cuando las referencias relativas están involucradas, los corchetes pueden volverlo loco.

Los números en corchetes refieren a la posición relativa de las referencias. Por ejemplo, F[-5]C[-3] especifica la celda que aparece cinco filas encima y tres columnas a la derecha. Si usted omite los corchetes (o los números), se especifica la misma fila o columna. Por ejemplo, F[5]C se refiere a la celda cinco filas abajo en la misma columna.

Aunque usted probablemente no quiera usar la notación F1C1 como su sistema estándar, esta tiene un último buen uso. La notación F1C1 hace muy fácil reconocer una fórmula errónea. Cuando usted copia una fórmula, toda fórmula copiada es exactamente la misma notación F1C1. Esto permanece igual sin tener en cuenta los tipos de referencias de celda que use (relativo, absoluto o mixto). Por lo tanto, usted puede activar la notación F1C1 y verificar sus fórmulas copiadas. Si una se ve diferente alrededor de sus fórmulas, pues probablemente sea incorrecta.

Sin embargo, usted puede tomar ventaja de la característica de auditoría de fórmulas, el cual puede marcar fórmulas potencialmente incorrectas.

13.21 Referencias a otras hojas o libros

Una fórmula puede usar referencias a celdas y rangos que están en una hoja diferente. Para referir a una celda en una hoja diferente, anteponga la referencia de celda con el nombre de la hoja seguido por un signo de exclamación. Vea el siguiente ejemplo de una fórmula que usa una referencia de celda en una hoja diferente (Hoja2).

=Hoja2!A1+1

Usted puede también crear fórmulas vinculadas que refieren a una celda en un libro diferente. Para hacerlo, anteponga la referencia de celda con el nombre del libro (en corchetes), el nombre de la hoja y un signo de exclamación, al igual que el siguiente ejemplo:

=[Presupuesto.xlsx]Hoja1!A1+1

Si el nombre del libro o de hoja en la referencia incluye uno o más espacios, usted debe encerrarlo (también el nombre de la hoja) en comillas simples. Por ejemplo:

=’[Análisis Presupuestario.xlsx]Hoja1’!A1+A1

Si el libro vinculado está cerrado, usted debe agregar la ruta completa para la referencia del libro. Por ejemplo:

=’C:\MSOffice\Excel\[Análisis Presupuestario.xlsx]Hoja1’!A1+A1

Aunque usted puede ingresar fórmulas vinculadas directamente, usted también puede crear la referencia usando el método común de seleccionar las celdas. Para hacerlo, asegúrese que el archivo de origen está abierto.

Normalmente, usted puede crear una fórmula señalando los resultados en las referencias de celda relativas. Pero, cuando usted crea una referencia a otro libro seleccionándolo, Excel siempre crear referencias de celda absoluta. Si usted planea copiar la fórmula a otras celdas, usted debe editar la fórmula para crear una referencia relativa.

Cuidado: Trabajar con vínculos puede ser difícil y puede causar algunos problemas inesperados. Por ejemplo, si usted usa el comando Guardar como para crear una copia de seguridad del libro de origen, usted automáticamente cambia las fórmulas vinculadas para referirse al nuevo archivo (generalmente no es lo que queremos). Usted puede también estropear sus vínculos cambiando de nombre el archivo del libro de origen.

13.22 Convertir fórmulas a valores

Si usted tiene un rango de fórmulas que siempre producen el mismo resultado, usted puede querer convertirlos a valores. Usted puede usar la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles, haga clic en la flecha de Pegar y clic en el comando Valores.

Supongamos que tenemos un tabla de multiplicar en los rangos B4:J12, estos números no deberían variar, así que lo más lógico es que usted tenga valores únicos más que fórmulas.

Para convertir estas fórmulas a valores, siga estos pasos:

1° Seleccione B4:J12.

2° Haga clic en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles, haga clic en Copiar (o pulse Ctrl+C).

3° Haga clic en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles, haga clic en la flecha de Pegar y en la sección Pegar valores, haga clic en Pegar.

4° Pulse la tecla Enter o Esc para cancelar el modo de pegado.

Usted puede también tomar ventaja de una etiqueta inteligente. En el paso 3 en la lista anterior, pulse Ctrl + V para pegar. Una Etiqueta inteligente aparece en la esquina inferior derecha del rango. Haga clic en la Etiqueta inteligente y seleccione uno de los iconos de Pegar valores. (Observe la siguiente imagen para tener una idea más clara).

13.23 Cuando usar Autorelleno en lugar de Fórmulas

La característica de Autorelleno proporciona una rápida forma de copiar una celda a celdas adyacentes. Autorelleno también tiene algunos otros usos que pueden incluso substituir por fórmulas en algunos casos. Incluso, muchos usuarios con experiencia en Excel no toman ventaja de la característica Autorelleno, el cual puede ahorrarle mucho tiempo.

Por ejemplo, si usted necesita una lista de valores de 1 al 100 que aparece en A1:A100, usted puede hacerlo con fórmulas. Usted escriba 1 en la celda A1, escriba la fórmula =A1+1 en la celda A2, y a continuación copiar la fórmula a las 98 celdas de abajo.

Usted puede también usar Autorelleno para crear las series para usted sin usar una fórmula. Para hacerlo, escribe 1 en la celda A1 y 2 en la celda A2. Seleccione A1:A2 y  arrastre el controlador de relleno abajo hasta la celda A100. (El controlador de relleno es el pequeño cuadradito en la esquina inferior derecha de la celda activa.)

Excel también reconoce nombres de series comunes tales como meses y días de la semana. Si usted escribe Lunes en una celda y arrastra su controlador de relleno, Excel rellena los días sucesivos de la semana.

Usted también puede crear una lista de Autorelleno personalizado usando el panel Listas personalizadas en el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

Finalmente, si usted arrastra el controlador de relleno con el botón derecho del mouse, Excel muestra un menú de acceso directo para permitirle a usted seleccionar una opción de Autorelleno.

13.24 Errores en las fórmulas

No es raro ingresar una fórmula solo para encontrar que la fórmula regresa un error. La siguiente tabla lista los tipos de valores de error que puede aparecer en una celda que tiene una fórmula.

Las fórmulas pueden regresar un valor de error si una celda que es referida tiene un valor de error. Esto es conocido como efecto dominó.

Valor de error Explicación

#DIV/0! Este error aparece cuando se intenta realizar alguna división entre cero o quizá una celda vacía, por ejemplo si usted desea realizar la siguiente operación: =10/0. Entonces el resultado será #¡DIV/0! Pues no existe una división entre 0.

Si tuviese una lista de valores que comprende C2:C6, en el cual tiene que realizar una división con una celda en blanco momentáneamente, ya que después añadirá algún valor, entonces el resultado sería error. Ppuede utilizar la función SI para resolver esta duda.

Utilice la función: =SI(C2=0,” “,B2*C2), indica que si la celda C2 es una celda en blanco o igual a cero, entonces aparezca la

celda con un espacio en blanco, caso contrario que se realice la multiplicación.

#N/A Este error es muy común, nos indica que no está disponible el valor deseado y que la fórmula no podrá mostrar el resultado correcto.

Algunos usuarios utilizan la función ND a propósito, para indicar que faltan datos.

#NOMBRE? Este error también es muy común dentro de una hoja de Excel, indica que está mal escrito el nombre de una fórmula, o quizá porque ha incluido el nombre de un rango sin ser todavía creado.

Generalmente este error es un error de sintaxis, para poder resolverlo, deberá revisar la fórmula detenidamente.

#¡NULO! Este error puede aparecer cuando no existe o no se utiliza correctamente los separadores de lista (,) o (;)

En la función: =SUMA(A2:A6 B2:B6), no aparece ningún símbolo de separación de argumentos o listas y el resultado será #¡NULO!, la fórmula correcta seria: =SUMA(A2:A6;B2:B6)

#¡NUM! Este error en Excel, nos indica que existe un error en algún número que funciona como argumento en nuestra fórmula.

Si se utiliza =RCUAD(B4) y tenemos en B4 un valor negativo, el resultado es error #¡NUM!, pues la función raíz no puede operar ante un número negativo, para solucionarlo puede utilizar la siguiente fórmula: =RAIZ(ABS(B4))

#¡REF! Este error nos indica que la fórmula que se esté utilizando, presenta una referencia de celda no valida, por ejemplo: =A1*B1

Devuelve el error #¡REF! si de casualidad se eliminara la columna A o la columna B.

#¡VALOR! La fórmula incluye un argumento u operando del tipo equivocado. Un operando se refiere a una valor o referencia de celda que una fórmula usa para calcular un resultado.

Nota: Si la celda entera se rellena con el marcador almohadilla (#######), esto usualmente significa que la columna no tiene el ancho suficiente para mostrar el valor. Usted puede en ampliar la columna o cambiar el formato de número de la celda. La celda también rellena con un marcador almohadilla si este contiene una fórmula que regresa una fecha u hora inválida.

Dependiendo de su configuración, las fórmulas que regresan un error pueden mostrar una Etiqueta inteligente. Usted puede hacer clic en esta Etiqueta inteligente para conseguir más información sobre el error o para rastrear los pasos de cada cálculo que lo lleven al error.

13.25 Utilizar funciones en las fórmulas

Las funciones son muy útiles a la hora de crear fórmulas complejas, por ejemplo, si usted utiliza una fórmula ordinaria como: >=A1+A2+A3+A4+A5+A6, el resultado será el correcto pero tuvo que emplear algún tiempo para crear la fórmula, ahora imagínese que tenga 100 celdas a la cual usted tiene que sumar, ¿piensa crear la misma fórmula? Las funciones le ayudarán a simplificar el trabajo, como por ejemplo: >=SUMA(A1:A100).

De esta manera ha ahorrado tiempo a la hora de operar esta suma de rangos. Excel posee diferentes funciones entre ellas funciones de texto, de fecha y hora, lógicas, de referencias, matemáticas y trigonométricas, etc.

Entre las funciones básicas tenemos:

        * SUMA

        * PROMEDIO

        * MAX

        * MIN

        * CONTAR

13.26 La sintaxis

La sintaxis de una función se refiere a cómo debemos escribirla. Todas las funciones comienzan con el signo "igual" (al igual que una fórmula), luego se escribe el nombre de la función y finalmente, entre paréntesis se escriben sus argumentos. En la celda C14 hemos escrito una función sencilla para estudiar su sintaxis.

Toda función comienza con el signo igual “=”, luego deberá escribir el nombre de la función en mayúsculas, aunque también lo puede hacer en minúsculas, sin ningún inconveniente. Dentro del paréntesis, deberá escribir los argumentos de la función.

13.27 Insertar una función

Existen varios métodos para comenzar a insertar una función. Lo primero que muchos hacemos es la forma común; manualmente. Cuando inserta el signo igual “=” y comienza a escribir la primera letra de la fórmula, automáticamente aparece una lista dinámica que va cambiando en base a lo que vayas escribiendo.

Para mí, esta es la mejor opción, a la vez que vas recordando el nombre de la función y su modo de trabajo.

Otras de las formas de ingresar una función es a través del comando Insertar función en la barra de fórmulas.

Dentro del cuadro de diálogo Insertar función, puedes escribir lo que deseas hacer en el cuadro Buscar una función, como por ejemplo, puedes escribir “Multiplicar” y al hacer clic en Ir, la lista Seleccionar una función muestra las funciones recomendadas por Excel para el propósito de multiplicar.

Seleccione una función y haga clic en Aceptar. En la siguiente imagen, se muestra la función SUMA seleccionada.

Cuando hace clic en el botón Aceptar, aparece el cuadro de diálogo Argumentos de función. En base a la función, aparecerán varios cuadros de argumentos. Una vez ingresado los argumentos, haga clic  en Aceptar.

También puede usar la ficha Fórmulas, dentro del grupo Fórmulas para insertar las funciones que necesita. Estas funciones se encuentran categorizadas para que pueda acceder a ellas más sencillas.

13.28 Las funciones matriciales

Las funciones matriciales son funciones algo especiales, pues estas no se insertan en una única celda, en lugar de ello, estas se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la función matricial devolver varios resultados juntos.

El siguiente ejemplo mostrará la función matricial FRECUENCIA. Para insertar una función matricial debes seguir los siguientes pasos:

1° Seleccione el rango E2:E4 que es donde aparecerán los resultados.

2° Escribir la función matricial en nuestro caso =FRECUENCIA(B2:B11,D2:D4)

3° Pulse CTRL+MAYUSC+ENTER para crear la fórmula matricial.

Observe en la barra de fórmulas que la fórmula matricial posee símbolos de llave al principio y final de la misma. No cometa el error de agregar las llaves manualmente.

La función matricial devuelve como resultado una MATRIZ. Si te fijas en el rango E2:E4 la función matricial resultante es la misma pero los resultados son distintos en cada celda. La función FRECUENCIA se explica en detalle más adelante, pero como podrás deducir calcula la cantidad de casos o repeticiones de ciertos valores que se producen en una muestra o tabla.

13.29 Funciones Básicas

En Excel existen gran variedad de funciones que puede aplicar a sus tablas o datos. Una función puede ser utilizada únicamente para obtener un resultado o juntarlo con una fórmula y obtener mayor capacidad de operación.

Existen funciones básicas en Excel para obtener resultados simples y sencillos y será un buen punto de partida para comenzar a entrar al mundo de las funciones.

13.30 Función SUMA

Como su nombre lo dice, esta función permite sumar valores de las celdas, se utiliza mejor cuando se suman rangos. La sintaxis de la función SUMA es la siguiente:

=SUMA(Número1,[Número2])

El argumento Número1 puede ser un valor de una celda o valores de un rango. EL argumento [Número2] está encerrado en corchetes pues señala que es un argumento opcional que también es un valor de celda o un rango de celdas.

Utilice la función SUMA cuando desea sumar una serie de valores en un rango, por ejemplo usando: =SUMA(Rango).

La imagen muestra =SUMA(C4:C7), pues va  a sumar los valores desde C4 hasta C7, es como si utilizáramos esta fórmula: =C4+C5+C6+C7.

También puede utilizar un nombre de rango para utilizar la función SUMA, como por ejemplo: =SUMA(Enero).

Si deseamos obtener el total de la suma de Enero y Febrero podemos utilizar la siguiente fórmula: =SUMA(C4:C7,D4:D7). Esta fórmula obtiene la suma de C4 hasta C7 y luego la suma de D4 hasta D7 y ambos resultados los vuelve a sumar; la coma (,) separa ambos argumentos, pero quizá en su computadora no sea una coma (,) sino un punto y coma (;), todo eso depende de la configuración del equipo.

13.31 Función Promedio

La función Promedio permite obtener la media aritmética. Lo que hace esta función es sumar todos los valores de un rango y dividirlos entre el número de los mismos, por ejemplo, cuando un alumno tiene 4 notas, se debe sumar sus cuatro notas y dividirlos entre el número de ellos que es 4, la siguiente fórmula puede hacer lo que queremos: =(Nota1+Nota2+Nota3+Nota4)/4.

La función Promedio puede ahorrar este trabajo, mejor aun cuando tiene una lista de alumnos demasiado extensa. Puede utilizar lo siguiente: =PROMEDIO(Rango), vea la siguiente imagen.

Si queremos obtener el promedio del mes de Enero, podemos utilizar la fórmula: =PROMEDIO(A2:A5), lo que hace la función PROMEDIO es sumar cada dato de Enero y los divide entre 4 para obtener el resultado.

13.32 Función Contar

La función Contar permite contar las celdas que contienen valores numéricos. Puede utilizar la función Contar con un rango como argumento: =CONTAR(rango). Observe el siguiente ejemplo.

En este caso se necesita obtener los Valores numéricos del rango A1:A6. Podemos utilizar: =CONTAR(A1:A6) y automáticamente nos brinda el resultado 4. Esto se debe a que solo existen 4 valores numéricos en todo el rango.

13.33Función Max y Min

Estas dos funciones son muy sencillas de comprender, MAX permite obtener el valor más alto de un rango de celdas y MIN el valor más bajo. Observe la siguiente imagen.

Si desea obtener el valor máximo de Enero, simplemente puede usar la siguiente fórmula: =MAX(A2:A5). El resultado es 700, pues es el valor más alto.

Para obtener el valor Mínimo de febrero, basta con agregar la siguiente fórmula: =MIN(B2:B5) o =MIN(Febrero) si existiese un nombre de rango. El resultado debe ser 300.